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PRIMER POSTGRADO EN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD.BASADO EN LA NORMA ISO 17025-2005

TEMA:

Procedimiento de Control de los Documentos (Acápite 4.3), y Control de los Registros (Acápite 4.13) del Sistema de Gestión de Calidad del

Laboratorio de Criminalística de la Policía Nacional.

Asesor técnico: Ing. Ricardo Torrez

INTEGRANTES

Lic. Lorieth Rodríguez Rodríguez. Lic. Margina Sandoval. Lic. Noel Martín Corea. Lic. Alberto Urroz Salgado. Sub-Oficial: Carlos Hernán Vega.

20 de Marzo 2006.Managua, Nicaragua

DEDICATORIA

A Dios padre todo poderoso por darnos fuerzas para culminar este postgrado.

A nuestros hijos e hijas por ser lo mas hermoso y lindo que tenemos en la vida, el ser que nos motiva y nos inspira deseo de seguir superando

A nuestros padres por ser las personas que siempre nos han apoyado en nuestros estudios, quienes nos ha formado con buenos principios y valores morales y espirituales. A nuestros compañeros y amigos por haber compartido los momentos de alegrías y tristezas durante este postgrado.

Lic. Lorieth Rodríguez Rodríguez.

Lic. Margina Sandoval. Lic. Noel Martín Corea.

Lic. Alberto Urroz Salgado.

Sub-Oficial: Carlos Hernán Vega.

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AGRADECIMIENTO

A todos los excelentísimos docentes que nos brindaron el pan del saber, durante el

transcurso de este Post –grado.

A nuestros compañeros de estudios nacionales y extranjeros que tuvimos la oportunidad de

demostrar nuestras experiencias y habilidades, así como también intercambiar

conocimientos científicos técnico.

Al Laboratorio de Criminalística del la Policía Nacional por darnos la Oportunidad de

participar en el primer postgrado de “ Sistema de gestión de la Calidad “ con el objetivo de

servir con eficacia y eficiencia a nuestros usuarios.

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INDICE

5- Introducción1. Justificación2. Antecedente3. Planteamiento del Problema4. Metodología5. Objetivos

A. GeneralesB. Específicos

6. Diseño Conceptual6.1. Reseña Histórica de la documentación del Laboratorio de Criminalística.6.2. La norma ISO 17025/2005 en su acápite 4.2 Sistema de gestión6.3. Importancia del sistema de gestión de la calidad6.4. La Norma ISO 9001/2000 en su acápite 4.2 requisito de la Documentación6.5. La Norma ISO 9000/2000 identifica dos tipos de documentos.6.6. Requisito de la Norma 17025 en su Acápite 4.3 Control de Documentos6.7. Estructura jerárquica de los Documentos.6.8. Revisión de la documentación 6.9. Realización de la documentación

8.0 Procedimiento para la gestión de documentos del laboratorio de Criminalística8.1 Emisión8.2 Elaboración8.3 Codificación8.4 La Documentación externa8.5 Procedimientos generales8.6 Instrucciones técnicas8.7 Los Formatos8.8 Código /ZZ/N8.9 Revisión y aprobación.8.10 Difusión interna de los documentos.8.11 Actualización8.12 Modificación8.13 Archivo8.14 Anexo

9.0 Resultados10 Conclusiones11 Recomendaciones12 Bibliografía13 Anexos

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I. INTRODUCCIÓN

El Laboratorio de Criminalística, en su proceso de modernización, tiene como objetivo

principal ser un centro de investigación, Para lograrlo debe cumplir con lo que establecen las

normas Internacionales ISO 9001/2000, 9004/2000 en lo que se refiere a la eficiencia, y la

norma ISO 17025/2005, refiriénda a la competencia técnica para realizar ensayos y/o

calibraciones.

Estos requisitos definen los sistemas de gestión de calidad aplicable a toda la organización, la

que necesita demostrar su capacidad para proporcionar servicios que cumplan los requisitos

reglamentarios para dar respuestas a las demandas de los usuarios.

Por esta razón el Laboratorio de Criminalística debe establecer y mantener procedimientos

para el control de todos los documentos y registros, que forman parte del Sistema de Gestión

de la Calidad, generado internamente o de fuentes externas, tales como reglamentaciones,

normas nacionales y otros documentos normativos, los métodos de ensayos o de calibración,

así como los diagramas, el Software, las especificaciones, las instrucciones y los manuales.

Se debe crear una cultura de calidad en el personal por medio del conocimiento de las normas

Internacionales ISO relacionadas a la calidad, para preparar las condiciones de implantación

del sistema de gestión de calidad.

Para implantar un sistema de calidad debe hacerse lo siguiente:

1. Capacitar personal específico para realizar la implementación.

2. Que se haga un plan general de la calidad.

3. Que exista un programa interno de calidad.

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1.1- JUSTIFICACIÓN

En la implementación de un sistema de Gestión de la calidad, uno de los requisitos

fundamentales es el control de los documentos (Acápite 4.3) y control de los registros (Acápite

4.13), al iniciar esta implementación, el laboratorio de Criminalística no posee procedimientos

documentados de control de los documentos ni registros de su sistema de gestión, por lo cual

se hace necesario realizar un inventario de la documentación y registros existentes en el

laboratorio de Criminalística, para ajustar la información obtenida a los requisitos que exige la

norma internacional ISO 17025

Este estudio deberá estar orientado a los Requisitos de gestión en los Acápites 4.3 control

de los documentos y 4.13 Control de registro, según lo demanda la norma ISO 17025/2005

en la cual todos los documentos en un sistema de gestión de calidad deben estar

identificados, revisados y aprobados por un personal autorizado.

Es importante contar con un Sistema de gestión de Calidad que tenga procedimientos que

contribuyan al control de los documentos y registros del laboratorio de Criminalística, con el fin

de garantizar un mejor servicio a los usuarios con agilidad y eficiencia.

Con este estudio pretendemos contribuir a la implantación del Sistema de Gestión de la

calidad del Laboratorio de Criminalística, basándonos en los requisitos que exige la norma

internacional ISO 17025.

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1.2- ANTECEDENTES

Desde la antigüedad han sido implementados los sistemas de control de documentos, desde

la época de los Romanos hasta la actualidad ha sido una necesidad implementar y llevar un

control de los Documentos y Registros.

Cuando se da el auge de la Revolución Industrial los sistemas de control documentados

fueron claves para llevar el control de los procesos y subprocesos, los cuales le permitía

planificar los programas de corrección y mejora.

La Policía Nacional de Nicaragua en su proceso de modernización ha venido desarrollando

sus políticas de fortalecimiento y control de documentos y registros en sus diferentes

procesos. Así en fecha del 17 de abril al 15 de mayo del 2004, el Programa de fortalecimiento

institucional de la Policía Nacional de Nicaragua y la Agencia Española de Cooperación Internacional (AECI), realiza un Diagnóstico sobre la situación existente en los Laboratorios

de Criminalisticas de la Policía Nacional de Nicaragua, para Determinar:

Necesidades de personal.

Necesidad de equipos,

Revisión de Marca, Manual de Seguridad, Manual de Procedimientos, Control de Calidad.

Asesoramiento para la elaboración del Plan de Acreditación de conformidad a las Normas

Técnicas Nicaragüenses

Defensa de pruebas en Juicio Oral.

Documentación previa de que se disponeNormas de Organización y Funcionamiento del Laboratorio, Manual de Procedimiento,

Normas Nacionales para la Acreditación de Laboratorios de Ensayo y Análisis.

Circular del Sub-Director General Orlando Aguilera, donde se autoriza los tipos de peritaje que

puede emitir cada Laboratorio Departamental.

Aspectos del árbol de objetivos que corresponden al Laboratorio, así como necesidades de

técnica instrumental y capacitación, Plantilla del Laboratorio de Criminalística a Nivel Nacional,

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1.3- Planteamiento del problema

El Laboratorio de Criminalística no cuenta con un procedimiento adecuado para controlar los

documentos y registros de su sistema de Gestión acorde a la norma ISO 17025, Requisito de

gestión en sus Acápites 4.3 Control de documentos y 4.13 Control de registros.

¿Que relación existe entre la documentación y registro que posee actualmente el Laboratorio

de Criminalística y los requisitos de gestión en sus Acápites 4.3 Control de documentos y

4.13 Control de registros, que establece la norma ISO 17025 en la implementación de un

sistema de gestión de la Calidad ?

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1.4- Metodología.

1.4.1 Tipo de Estudio:

Es exploratorio, el estudio se realizó en el Laboratorio de Criminalística para identificar tipos

de documentos y registros existentes.

1.4.2 Área de estudio:

Laboratorio de Criminalística, Managua, Nicaragua.

1.4.3 Población: Todos los documentos y registros existentes en el Laboratorio de

Criminalística.

1.4.4 MuestraPor las características del estudio la muestra constituirá el total de la población.

1.4.5. Método Empírico:

1.4.5-1.- Observación: Permitirá la observación in situ de los documentos y registros de cada

área en el laboratorio de Criminalística.

1.4.5.2. Técnicas empíricas

1.4.5.3. Entrevistas: al personal relacionado con la entrada y salida de la documentación del

sistema de gestión del laboratorio de Criminalística.

1.4.5.4. Técnicas Documentales: Análisis Documental: Permitió la revisión bibliografica de las normas, nacionales e

internacionales, reglamentos, leyes y decretos en lo que se refiere al control de los

documentos y registros de un sistema de gestión de la calidad en el laboratorio de

Criminalistica

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1.5- OBJETIVOS

A.-OBJETIVOS GENERALES:

1. Realizar un diagnóstico comparativo entre la documentación existente en el laboratorio de

Criminalística y los Requisitos de Gestión, en su Acápite 4.3 control de documentos y Acápite

4.13 control de registros que exige la norma internacional ISO/IEC 17025, para la

implementación de un sistema de gestión de la calidad.

2. Identificar los procedimientos para el control de documentos y registro que exige la norma

internacional ISO/IEC 17025, e implementarlos en el sistema de gestión de calidad del

laboratorio de Criminalística.

B. OBJETIVOS ESPECIFICOS.

1. Revisar los documentos y registros existentes en el laboratorio de Criminalística para

conocer la situación actual de éstos y ver el grado de cumplimiento con los requisitos

de gestión de la documentación que exige la norma internacional ISO/IEC 17025.

2. Identificar los procedimientos para el control de los documentos y registros

que exige la norma ISO/IEC 17025 para implementar un sistema de gestión

de calidad.

3. Elaborar un procedimiento general en base a los requisitos de gestión, en

sus Acápites 4.3 Control de documentos y 4.13 Control de registros

establecidos en la norma ISO/IEC 17025, que contribuyan a la realización de

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los demás procedimientos que establece dicha norma e implementarlos en

el sistema de gestión del laboratorio de Criminalística.

1.6- Diseño conceptual.

1.6.1- Situación actual de la documentación del laboratorio de Criminalística.

-Reseña Histórica de la documentación del Laboratorio de Criminalística.

El Laboratorio de Criminalística de Nicaragua, se fundó un 18 de Mayo de 1980 y se

constituye como un órgano científico-técnico, con la misión de investigar y aportar evidencia

para ayudar a la aplicación de la justicia, sustentando su base documental, en la Ley 144

Funciones P/N, Ley 228 de la P/N, Decreto 26-96, decreto 27-96, y disposición 103/97

Doctrina Policial.

En la actualidad constituido éste como órgano disciplinado que cuenta con diferentes ramas

de la ciencias que le permiten realizar análisis científicos altamente técnicos y le ubican como

institución rectora y de gran prestigio. No cuenta con procedimientos documentados para

controlar todos los documentos (generados internamente y de fuentes externas) que forman

parte de su sistema de operación tales como regulaciones, normas, métodos de ensayo y/o

calibración, así como diagramas, programas computacionales (software), especificaciones,

instrucciones y manuales.

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1.6.2- Importancia del Sistema de Gestión de la Calidad.

Es la forma en que una organización realiza la gestión empresarial asociada con la calidad.

En términos generales consta de la estructura organizacional, junto con la documentación,

procesos, recursos que se emplean para alcanzar los objetivos de calidad, y cumplir con los

requisitos del cliente y los procesos bajo control 1.

El enfoque a través de un sistema de Gestión de Calidad anima a las organizaciones a

analizar los requisitos del cliente, definir los procesos que contribuyen al logro de servicios

aceptables por el cliente y mantener éstos.

Un sistema de gestión de calidad puede proporcionar el marco de referencia para la mejora

continua con el objeto de incrementar la satisfacción del cliente y otras partes interesadas,

provee de confianza tanto a la organización como a sus clientes de su capacidad para

proporcionar servicios que satisfagan los requisitos de forma coherente.

Establecer un sistema de gestión de calidad para el Laboratorio de Criminalística es

fundamental, ya que sirve de base para llegar a ser la primera Institución (Policía Nacional) a

nivel estatal en establecer un sistema de gestión de calidad para mejorar sus procesos; ser el

laboratorio de referencia Nacional e Internacional y ser aún más ágiles y eficientes.

1.6.3. Norma Técnica Nacional 04 001- 98 en su Acápite 3.9 -Registro3.9.1 El Laboratorio debe disponer de un sistema de registro que responda a sus

características particulares y que este de acuerdo con las posibles disposiciones

legales en vigor, Deben conservarse las observaciones iniciales, cálculos,

resultados derivados de estos, calibraciones, informe de los ensayos o análisis y

otros, durante un periodo apropiado. Los registros deben contener la información

necesaria para permitir la repetición satisfactoria de cada ensayo o análisis.

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¹ ISO 17025/2005 en su acápite 4.2 Sistema de gestión Pág.3 parrafo4 13

Se deben tomar las medidas necesarias de seguridad y de confidencialidad para conservar

los registros e informes, se indicara el lugar en el que pueden localizarse las actas de las

pruebas.

1.6.3.1 Informes sobre los resultados de ensayos y análisis Cada trabajo realizado por el laboratorio debe plasmarse en un informe que presenta de

una forma exacta, clara y sin ambigüedad los resultados del ensayo o análisis y cualquier

otra información relacionada.

1.6.3.2 Designación del documentoEl documento que presenta los resultados debe designar como “Informe de ensayo o

análisis

1.6.3.3- Identificación del documentoEl informe debe tener una identificación única, la cual figura en todas las paginas, esta

identificación puede consistir en un numero de serie asociado en su caso, ala fecha de

emisión. El informe numeradas todas sus paginas y figurara en cada una el numero total

de ellas .

1.6.3.4- Identificación del LaboratorioDebe indicarse el nombre y la dirección de laboratorio, puede indicarse también otros

datos, tal como su dependencia de otro organismo mas amplio. Si el laboratorio esta

acreditado para los ensayos o análisis a que se refieren los informes, puede igualmente

consignarse esta circunstancia, de acuerdo con las reglas establecidas por la entidad

competente.

1.6.3.5- Identificación del ClienteDebe figurar el nombre y la dirección del cliente que encarga los ensayos y los análisis.

1.6.3.6- Identificacion del material presentado a ensayo o análisis

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1.6.3.7- Descripción del trabajo encargado por el cliente.

1.6.3.8- Métodos de ensayos o análisis

1.6.3.9- Equipos de ensayo o análisis.

1.6.3.10- Modalidad de muestreo

1.6.3.11- Utilización de la subcontratación.

1.6.3.12- Resultados de los ensayos

1.6.4 Normas y procedimientos en los registros, muestrarios y colecciones de consulta del Laboratorio de Criminalística.

Arto. 64 Registro Criminalístico, es un sistema mediante el cual se recepcionan, clasifican,

ordenan y archivan materiales y/o evidencias obtenidas en la escena del crimen en casos no

esclarecidos para efecto de su posterior identificación y aportación como medios probatorio a

las autoridades competentes.

Arto.65 Muestrarios son colecciones de objetos de interés Criminalístico que se obtienen y

se ordenan en relación a sus características genéricas y de clase con el objetivo de

utilizarse como medios auxiliares y de referencia en los procesos de análisis e investigación.

Arto.66 Colecciones de consulta. Son recopilaciones o colecciones documentales o

informatizadas de diferentes tipos de objetos de interés Criminalístico que se obtienen y

ordenan en relación a sus características genéricas y de clase con el objetivo de utilizarse

como medios auxiliares y de referencia en los procesos de análisis de investigación.

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Arto.67 En el laboratorio de Criminalístico funcionaran al menos los registros muestrarios y

colecciones de consulta siguientes :

a) Registro de huellas dermatoscopicas.

b) Registro de casquillos y proyectiles.

c) Muestrario de calzado.

d) Muestrario de bandas de rodamiento

e) Muestrario de armas de fuego.

f) Muestrario de química, biología y AVEXI.

g) Colección de modelos de escrituras.

h) Colección de retratos hablados

i) Colección de documentos oficiales (pasaportes, papel moneda etc.)

Arto.68 En dependencia de las necesidades operativas y posibilidades existentes se podrán crear otros tipos de registro, muestrarios y colecciones de consultas.

Arto.69.- El sub-sistema de información del laboratorio de Criminalística, se tendrá como parte integrante de las presentes normas .

Normas y procedimientos del Laboratorio de Criminalística Sección V Pág. 18 1998

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1.6.5 Requisito de gestión de la documentación Normas internacionales

1.6.5.1 La Norma ISO 9001/2000 en su acápite 4.2 -requisito de la documentación:

Los requisitos de la Documentación en un sistema de Gestión de la calidad basado en

procesos, serán la base de la actuación y para su mejora se diseña un modelo que esta

soportado por los siguientes documentos.

a) Documento de definición de objetivos a alcanzar por la organización.

b) Procedimientos documentados que describan los procesos realizados por la

organización para alcanzar los objetivos.

c) Manual de calidad que incluya todos los procedimientos documentados o haga

referencia a ellos.

d) Documento en la que la dirección exprese la política de calidad a desarrollarse para

alcanzar los objetivos.

e) Documentos donde se anoten los resultados de los procesos de acuerdo

con un plan de control y a los que se le denomina registros de calidad ²

1.6.6 La Norma ISO 9000/2000 identifica dos tipos de documentos. Procedimiento documentado.

Documentos.Procedimiento documentado Son los procedimientos escritos obligatorios que se exigen para describir cómo el laboratorio

desempeña las actividades escritas en los documentos como:

Control de los documentos.

Control de los registros.

Auditorias interna.

Control de los productos no conformes.

Acción correctiva.

Acción preventiva.

__________________________________________________________________

² Manual de procedimientos de un sistema de Calidad ISO 9001/2000 acápite 4.2 -requisito de la

documentación Pág.16

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DocumentoLa norma emplea el término documento, definiendo la herramienta utilizada con el objetivo de proveer información que usted y su personal requiere para desempeñar las actividades de la organización ³

1.6.7 Norma ISO 17025/2005 acápite 4.2 -Sistema de gestión de la Calidad:

“El laboratorio debe establecer, implementar y mantener un sistema de gestión apropiado al

alcance de sus actividades”.

El Laboratorio debe documentar sus políticas, sistemas, programas, procedimientos e

instrucciones tanto como sea necesario, para asegurar la calidad de los resultados de los

ensayos o calibración.

La documentación del sistema debe ser comunicada al personal pertinente, debe estar a su

disposición y debe ser debe ser comprendida e implementada por éste.¹

1.6.7.1 Requisito de la Norma 17025/2005 4.3 -Control de Documentos.

Todos los documentos del Sistema de gestión deben estar claramente identificados y controlados;

Esto incluye (pero no se limita) Normas Reglamentos Métodos de ensayo Planos Tablas de Calibración. Software

¹ ISO 17025/2005 en su acápite 4.2 Sistema de gestión Pág.3 parrafo4 13² Manual de procedimientos de un sistema de Calidad ISO 9001/2000 acápite 4.2 -requisito de la

documentación Pág.16

³ Norma ISO 9000:2000 Guía para las pequeñas empresas. Pág.47 acápite 4.2

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¿Que significa control de documentos?

Este control tiene que ver básicamente con asegurar que el documento en uso sea el documento correcto, aprobado, según sea necesario. Es decir, que es el documento aplicable, por lo general la última edición, para el trabajo que se está realizando.

El numeral 3 aclara que no deberían de confundirse los documentos con los registros. Los registros se generan como resultado de alguna actividad y constituyen una declaración de hechos existentes en el momento y no pueden actualizarse.Adicionalmente los documentos deben estar:

-Disponibles en el lugar de uso.

-Revisados periódicamente

-Identificados unívocamente.

-Con los cambios resaltados.

-Identificados los documentos obsoletos.

La identificación debe incluir.

Fecha de emisión o identificación de la revisión.

La numeración de las páginas.

El número total de paginas o marca que indique el final

Las personas autorizadas a emitirlos.

El control de los Documentos esta a cargo del gerente de Calidad.

1.6.7.2 Requisito de la Norma 17025/2005 4.13 -Control de Registro.

Procedimientos para:

Identificación

Recuperación

Indexado

Control de acceso

Almacenamiento

Mantenimiento

Eliminación

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Registros de calidad Informes de auditoria interna.

Revisiones por la dirección.

Acciones correctivas y preventivas.

Registros Técnicos

Determinación del tiempo de retención.

Los Registros deben ser:

Legibles

Completos

Fácilmente recuperables.

Reproducibles

Condiciones de almacenamiento adecuadas.

Control de Registros.

Registros técnicosSon documentos que permiten:

o Identificar factores que afectan a la incertidumbre en la información.

o Repetir el ensayo o calibración en condiciones similares a las originales

o Registros de calibración.

o Registros de personal

o Copias de todos los informes de ensayo y certificados de calibración emitidos.4

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1.6.7.3 Documentos utilizados en un Sistema de Gestión de Calidad

Documentos de Entrada Control de CalidadManual de Calidad Control de Proceso

Normas Control Estadístico de la Calidad

Manual de Procedimientos Inspección (verificación)

Instrucciones Ensayos (procedimientos /métodos)

Especificaciones/Códigos Metrología (Calibración/Trazabilidad)Documentos de Salida Auditorias / Revisión

Protocolos Sistema

Certificados Proceso

Registros Producto

Actas

Informes

Documentos Obsoletos

El Sistema de Gestión de la Calidad, contará con un Manual de manejo de documentos y

registros donde estarán descritos los procedimientos detallados sobre la edición, impresión,

cambios, autorización y tiempo para el control de la documentación.

La Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad será editada electrónicamente,

empleando los programas pertinentes para registro de documentos.

La Documentación Editada será impresa, empastada o encolchada, firmada y autorizada por

la autoridad correspondiente dentro del Sistema de Gestión de la Calidad en orden de

Jerarquía.

En el caso de Hojas Sueltas, éstas deben fijarse en un binder y emplasticarse de forma que

su manipulación se haga de manera sencilla y no destructiva.

_______________________________________________________________________________

4Interpretación y aplicación de la norma ISO/17025/ En laboratorios de Calibración y Ensayos

( ENMIENDA 2005) Ing Francisco Monje MARZO,2002

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La Documentación será revisada periódicamente para determinar su vigencia o caducidad.

En caso de caducidad y/o obsolescencia se retirarán de circulación y serán respaldados en

medios ópticos (CD´s/DVD´s). La destrucción de documentos se hará de acuerdo a los

períodos establecidos por las leyes de Nicaragua.

La Alta Dirección del Laboratorio de Criminalística en coordinación con los Responsables de

los Laboratorios determinará el estado de los documentos.

Cualquier cambio en los documentos normativos con nivel táctico y operacional, solamente

podrán ser enmendados con la debida autorización de la Alta Dirección del laboratorio de

Criminalística.

La Alta Dirección del laboratorio de Criminalística, deberá informar por escrito de la enmienda

en un plazo no mayor de 48 horas laborables a las Gerencias de Laboratorio y Aseguramiento

de Calidad.

Las enmiendas realizadas deberán ser informadas en la reunión bimestral con las Gerencias y

Responsables de Laboratorios, para la aprobación y reedición del documento enmendado.

1.6.7.4 Los Documentos se estructuran de forma jerárquica como:

NIVEL FINALIDAD DOCUMENTOS CONTENIDO

Estratégico Directriz Manual de Calidad Lo que hay que hacer

Táctico Normativos Procedimientos Como hacer

Operacionales Normativos Instrucciones de

Trabajo

Detalles de cómo

hacer

Probatorios Registros de

calidad

Verificación de lo que

se hace

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Por lo tanto El Documento a Nivel Estratégico es el Manual de Calidad que será únicamente

autorizado por la Alta Dirección del Laboratorio de Criminalística.

Existirán tres ejemplares oficiales del Manual de Calidad destinadas a la Dirección del

Laboratorio de Criminalística, Gerencia del Laboratorio y Gerencia de Aseguramiento y

Control de Calidad, encuadernados, firmados y autorizados. Quedando abierta la solicitud de

entrega a los Responsables de cada Laboratorio.

Para el Control de la Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, se aplicará el

formato de inventario que detallará el total de ejemplares, ejemplares almacenados,

ejemplares distribuidos, quiénes recibieron los ejemplares distribuidos, fecha en que los

recibieron y presentación (texto impreso, grabado en Disquete o quemado en CD), El

Inventario de Control de la Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad será

autorizada únicamente por la Alta Dirección del Laboratorio de Criminalística. Dicho inventario

se revisará Bimestralmente por parte de la Alta Dirección del Laboratorio de Criminalística en

conjunto con el Equipo de Acreditación para la Actualización de la Documentación.

Los Documentos de Calidad serán Firmados y Revisados por el Gerente de Aseguramiento y

Control de la Calidad, en base al Plan de Actividades del Aseguramiento y Control de Calidad.

La autorización de los mismos estará a cargo de la Alta Dirección del Laboratorio de

Criminalística. Se entregarán Ejemplares de estos documentos a los Responsables de

Laboratorios correspondientes.

Los Documentos Tácticos con finalidad Normativa serán Elaborados por el Equipo de

Acreditación, Revisados de forma Bimestral en conjunto con la Alta Dirección del Laboratorio

de Criminalística y Autorizada su Edición electrónica e impresa una vez que estén aprobados

por éstas entidades.

El Número de Ejemplares de los documentos Tácticos serán dos, un ejemplar para la Alta

Dirección del Laboratorio de Criminalística y otro ejemplar para el Responsable del

Laboratorio correspondiente.

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Los Documentos Operacionales con finalidad Normativa serán elaborados por el

Responsable del Laboratorio Correspondiente, Revisado por el Gerente de Aseguramiento y

Control de Calidad y Autorizado por la Alta Dirección del Laboratorio de Criminalística. Estos

Documentos se revisarán de forma Bimestral, con tres ejemplares editados electrónicamente

e impresos, un ejemplar para la Alta Dirección, Gerentes de Aseguramiento de la calidad y

uno para el Responsable del Laboratorio Correspondiente.

Los Formatos de los Documentos Operacionales con Finalidad Probatoria (documentos de

salida, auditoria / revisión) serán elaborados por el Gerente de Aseguramiento y Control de

Calidad, revisado y autorizado por el Gerente de Laboratorios en función del Plan de

Actividades de cada gerencia.

La Organización y Control de la Documentación del Sistema de Gestión de la calidad estará

bajo la Responsabilidad del Gerente de la calidad.

Los Laboratorios deberán registrar los datos, cálculos, gráficos de los ensayos en una

bitácora.

Todo analista deberá tener una bitácora para registrar las actividades que realiza para obtener

los resultados de los ensayos y/o calibraciones.

El analista puede realizar un cambio o enmienda en una bitácora de trabajo sobre algún

resultado manuscrito. El error se tachará con una raya y el cambio o enmienda se deberá

colocar entre paréntesis a la derecha del valor original con la firma del analista y fecha en que

se realizó el cambio y/o enmienda.

El Responsable del Laboratorio es la única persona autorizada para hacer los cambios en los

registros almacenados electrónicamente.

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Los registros de los cálculos de ensayo y/o calibración, así como las recomendaciones

deberán escribirse en la bitácora de trabajo del analista en forma clara y sencilla.

Los registros electrónicos de los mismos deberán guardarse en la computadora del laboratorio

donde se realizó el ensayo y/o calibración, protegiendo el acceso a estos archivos con una

contraseña. Deberá crearse un respaldo óptico de los mismos y guardar dicha información de

forma confidencial y segura.

Cada responsable de laboratorio guardará electrónicamente e impresos los registros de los

resultados de los ensayos, los resultados de calibración, los certificados de calibración de los

equipos del laboratorio, registro de personal y cualquier otro registro.

Cada responsable de laboratorio registrará para cada ensayo y cada calibración la suficiente

información para identificar los factores que afectan la incertidumbre y que permita que se

repitan las condiciones del método original.5

Manual de CalidadLa Norma ISO 9001/2000. Es el conjunto de procedimientos documentados que describen los

procesos de la organización.

Revisión de la documentación Es la acción de examinar un documento nuevamente con el objeto de corregirlo, ajustarlo o

mejorarlo para su uso eficaz en el sistema de Gestión de la Calidad .6

Realización de documentaciónEl Manual de Calidad será elaborado por el responsable de calidad, revisado y aprobado por

el jefe del Laboratorio de Criminalística, distribuido y custodiado por el responsable de

calidad.

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Manual de procedimientos GeneralesSerá elaborado por el responsable de calidad y aprobado por el jefe del Laboratorio de

Criminalística, distribuido y custodiado por el responsable de calidad.

Las Instrucciones técnicas (IT) Serán elaboradas por el Director técnico o los Analistas del área que afecte dicha instrucción,

revisada por el director técnico y el jefe de departamento; aprobada por el Jefe del Laboratorio

para que se aplique y sea distribuido y custodiado por el responsable de calidad.

Las normas de análisis de documentos informativos y documentos externos que provengan

del exterior serán revisados por el Director técnico y posteriormente por el responsable de

calidad y aprobados por ellos mismos, serán distribuidos y custodiados por el responsable de

calidad.

5 Manual de calidad del Laboratorio del CIEMA-UNI Codigo07-01-MC-01 f. ed ,06-06-2005. Pág. 18 Autorizado por Msc. Sergio Gómez Gutiérrez6 Procedimiento para la gestión de documentos PG-2 Pág.4 –11 Fecha: 20/10/057 Procedimiento para la gestión de documentos PG-2 Pág.4 –11 Fecha: 20/10/05

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II RESULTADOS

CAPITULO I

2.1 Estado actual de la documentación

Se realizó una revisión global de la documentación existente, encontrándose los siguientes resultados.

Clasificamos lo que es documentación externa normas nacionales, leyes procedimientos y decretos que ya están distribuidos y todo el personal lo conoce, y luego tenemos los documentos internos: Manual de Calidad esta en proceso de revisión, el Manual de procedimiento esta elaborado, los instructivos técnicos, y los registros están elaborados.

DOCUMENTACIÓN EXISTENTE SITUACION ACTUALE R A M Ar D OBSERVACIONES

Marco Jurídico:Régimen Particular del Laboratorio de Criminalística de la Policía Nacional.La investigación Policial y Forense Dirigida al juicio Oral.-Ley 228 de la Policía Nacional: Reglamento Ley 228: Decreto 26-96Disposición 008-98: Normas de organización y funcionamiento.Ley de Funciones en Materia de Auxilio Judicial No. 144:Ley de Droga No. 285Reglamentos de la Ley 285.Ley Orgánica del Poder Judicial. No 260Ley Orgánica del Ministerio Público. No 346.Ley de Reforma al Código Procesal Penal.Libro II de los Procedimientos, Capitulo II de la Actuación Policial.

x

MANUAL DE CALIDAD. X Lo tiene alta Dirección

MANUAL DE PROCEDIMIENTO GENERAL DEL Laboratorio de Criminalística. X

Lo tiene todos los jefes de procesos y la Alta dirección y no cumple con normativas de hacer manuales, no tiene objetivos para ser manuales.

DOCUMENTACIÓN EXISTENTE SITUACION ACTUALE R A M Ar D OBSERVACIONES

REGISTROS DE*CALIDAD.*TECNICAS.Existen registros de calibración, -Registro de personal,-Copia de todos los informes de ensayos, - Bitácoras en el Laboratorio,- Libros de Registros de radicación de casos del

X

X

Registro de calidad esta en proceso de elaboración.

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Laboratorio de la SRCE, - Libro de entrega de evidencia a los laboratorios SRCE.- Libro de registro de caso por laboratorio, Ejemplo: Biología, Química, Balística, Trazologia, Documentoscopia, Dactiloscopia, Alexis.- Libro de Control de entrega y devolución de evidencias,-- Formatos de citas Judiciales,- Registro de trabajo de fotografía, - Libro de registro de solicitudes, - Orden de trabajo, - Informe periciales.

(E) Elaboración, (R) Revisión, (A) Aprobación, (M) Modificación, (Ar) Archivo y (D) Distribución

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CAPITULO II.

2.2 IDENTIFICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS EXISTENTES

Los procedimientos que se identificaron se pueden observar en los flujo gramas

representados en las figuras siguientes.

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2.-Observe en el Flujograma de los documentos se identifican los documentos, el Manual de Calidad, Manual de procedimientos, instructivos técnicos y los registros, luego se asignan las responsabilidades, se distribuye el trabajo y se realizan las actividades.

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3.- En el Flujograma de registro ¿Quien lo hace? se identifican los responsables de las actividades, jefe de sección, el perito de la especialidad, se distribuye el trabajo y se participa activamente en el desarrollo de los registros.

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Entrevista con el personal clave del laboratorio de Criminalística

La alta dirección reconoce que el Laboratorio de Criminalística no cuenta con un sistema de

control de documentos y registros, que es muy importante la implementación de este, como

sistema de gestión de calidad, demuestra su compromiso mediante la capacitación del

personal en sistema de gestión de la calidad la creación del proceso de apoyo, como la

gerencia de calidad y la constante gestión de recurso par dar cumplimiento a sus objetivos

planteados en programa de mejora continua como son los planes operativos basados en las

normas internacionales ISO como ejemplo tenemos el proceso de validación de métodos en la

sección de química.

CAPITULO III.

2.3 PROCEDIMIENTO GENERAL ELABORADO PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL LABORATORIO CRIMINALÍSTICA.

En base a los requisitos de gestión, en sus Acápites 4.3 Control de documentos y 4.13 Control de registros establecidos en la norma ISO/IEC 17025, que contribuyan a la realización de los demás procedimientos que establece dicha norma e implementarlos en el sistema de gestión del laboratorio de Criminalística Proponemos el siguiente formato del procedimiento general :

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INDICE

2.1OBJETO

2.2ALCANCE

2.3REFERENCIAS

2.4GENERALIDADES

2.5REALIZACION

2.5.1 EMISION

2.5.2 MODIFICACION

2.5.3 ARCHIVO

2.6FORMATOS

2.7ANEXOS (Histórico de modificaciones)

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LABORATORIO DE CRIMINALISTICA

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

“Honor Seguridad Servicio” PROCEDIMIENTO GENERAL PG-02

Hoja 32 de 13Rev.:Fecha

Gestión de la DocumentaciónKm 10 ½ Carretera Masaya - Managua

[email protected] Telefax: 2762922, Tel: 2760263

mailto:[email protected]

2.1 OBJETO

El objeto del presente procedimiento es describir el procedimiento adecuado por el Laboratorio de Criminalística para la elaboración, revisión, aprobación, modificación, archivo y distribución controlada de los documentos del sistema de calidad con el propósito que los documentos estén actualizados y a disposición de todo el personal.

2.2 ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación a todos los Documentos relacionados con el sistema de calidad, a los documentos internos que se elaboran y a los documentos externos que se utilicen o se haga referencia. Entre los que están:

Manual de la calidad (MC)Procedimientos Generales (PG)Instrucciones técnicas (IT)Especificaciones, Libros Técnicos, Bibliografía, Revistas y otros

2.3REFERENCIAS

Para la elaboración del presente procedimiento se han tomado de referencia los siguientes documentos del Sistema de Calidad del Servicios Criminalistico de la Guardia Civil de España. (SECRIM)

* Manual de Calidad. Capítulo 2. “Sistema de Calidad”.* Procedimiento General. PG-01 “Procedimientos para elaboración de

procedimientos.

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1.4. GENERALIDADES

DOCUMENTOEfecto escrito de carácter administrativo elaborado en papel o en soporte informático, probatorio de una petición o gestión solicitada de la emisión de un informe pericial.

REVISIÓNEs la acción de examinar un documento con el objetivo de corregirlo, ajustarlo o mejorarlo.

2.5 REALIZACIÓNA continuación se describe como se llevan a cabo las actividades de elaboración, revisión, aprobación, modificación, archivo y la distribución de los documentos del sistema de calidad y quienes son los responsables de que se realicen:

DOCUMENTOELABORACI

ONREVISION

APROBACION

DISTRIBUCION Y

ARCHIVO

Observaciones

Manual de calidad RC J L.C. J L.C. RC La Alta Dirección Establece en sus políticas el estado en que se encuentra la documentación y registros de igual manera el tiempo de retención.

Procedimientos Generales RC J L.C. J L. C. RCInstrucciones Técnicas DT/RT/E DT JD RCNormas de Análisis y Documentación Externa en general

DT DT/RC DT/RC RC

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Jefe del Laboratorio de Criminalística (J L.C.C.)

Jefe de Departamento (JD)

Director Técnico (DT)

Responsable de la Sección Gestión de la Calidad (RC)

Responsable Técnico (RT)

Especialista.(E)

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5.10.1 Emisión. Es el conjunto de actividades que se realizan para la aprobación por primera vez de un

documento del sistema de calidad y sus etapas son: elaboración, codificación, revisión,

aprobación, distribución y control del mismo.

5.10.2 ElaboraciónLa elaboración de procedimiento general es responsabilidad del responsable de calidad,

quien puede emitir los procedimientos que sean necesarios para el buen funcionamiento del

sistema de calidad, pero con apego a lo establecido en el manual de calidad.

Cualquier persona del Laboratorio de Criminalística puede solicitar y proponer cuando sea

necesario un nuevo documento para ello deberá solicitarlo al responsable de calidad

indicando el alcance y objeto del documento su justificación e importancia para el sistema.

Recibida la solicitud, el responsable de calidad decidirá si procede o no la emisión del

Documento verificando de previo si no existe conflicto o cruce con otro documento.

La elaboración de las Instrucciones técnicas, será responsabilidad del Director Técnico y los

peritos que afecte dicha instrucción, el director técnico y los jefes del departamento y

secciones en equipo, pueden decidir cuantas instrucciones técnicas sean necesarias para el

funcionamiento del proceso del ensayo o peritaje y pueden decidir elaboración de una nueva

instrucción técnica cuando sea conveniente.

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Para efectuar una nueva instrucción técnica se le comunicará al responsable de la calidad,

para que revise si en los documentos anteriores que estén en vigor está o no otro documento

referido a la instrucción que se desea elaborar de no existir y una vez justificada la necesidad

de elaboración, se procederá a su realización para lo cual el responsable de calidad le

asignará un código, el que será invariable y único para dicho documento. Este documento

será un borrador y será sometido a un proceso de revisión antes de su aprobación, el primer

borrador se identificará con la letra A y las revisiones posteriores, consecutivamente con las

letras que siguen del alfabeto español, hasta que sea aprobado se le pondrá número de

revisión que empezará por el numero uno (1) ejemplo (Rev. A) o (Rev. 1) dicho estado del

documento, ya sea en letra o en numero según sea el caso estará ubicado en la parte

superior derecha del documento.

5.10.3 Codificación

Los documentos del sistema de calidad excepto el manual de calidad se identificaran con un

código de letras y números, la responsabilidad de esta acción recae sobre el responsable de

calidad.

Los documentos del sistema de calidad se dividen en dos partes Documentación Externa (DE)

y la Documentación interna (DI).

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5.10.3.1 La Documentación externa se codificará de la siguiente manera.

DE- Documentación externa

DE-Z-YY.

DondeZ- Indica el área del laboratorio que aplica si es Q significa QUÍMICA, si es BIOLOGÍA será B y si es de la sección de calidad: será SGC.

YY- Indica el numero consecutivo que aplica al documento externo entre sus análogos.

Los documentos internos se codificaran de la siguiente forma:

Los Procedimientos generales como PG-YY

SIENDO, YY Es el numero correlativo entre sus análogos.

5.10.3.3 Las Instrucciones técnicas se codificaran como IT-X-YY en donde X indica el área

que aplica, YY es el numero correlativo entre los documentos análogos ejemplo, si el

documento es de química será IT-Q-01, significa que este documento es una instrucción

técnica de química y que es el numero uno de las IT de esa área.

5.10.3.4 Los Formatos: son documentos referidos a un procedimiento del sistema o a una

instrucción Técnica, los formatos se codificaran de la siguiente manera

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5.10.3.5 Código /ZZ/N

Código: es la identificación para cada procedimiento general (PG-YY) o instrucción técnica

(IT-YY) que indica el documento al que pertenece el formato.

ZZ- Es el numero correlativo del formato dentro del mismo documento.

N- Indica el estado de revisión del formato. Este estado puede coincidir con el numero de

revisión del documento donde este incluido, ya sea borrador o documento aprobado.

Los formatos y hojas de trabajo se podrán distribuir separadamente del documento que los

contiene.

5.10.3.6 Revisión y aprobación.a) Documentación Interna La documentación Interna será entregada por quien sea el responsable de elaborarla en

borrador se entregará a los responsables de su revisión y aprobación y puede ser consultado

con el jefe del Laboratorio y discutido exponiendo los responsables de su elaboración y

aprobación sus respectivos comentarios y justificación del porque del documento nuevo

dichos comentarios serán recogidos en un acta que servirán para ser tomados en cuenta en

las revisiones posteriores.

Al documento aprobado se le asignara un numero de edición empezando por el numero

UNO, codificará como (Rev. 1).

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La aprobación del documento conlleva la firma y fechas de los responsables en las casillas

correspondientes de Elaboración, Revisión y aprobación de la portada del Documento. En el

manual de calidad se hará en el índice.

La fecha de aprobación coincidirá con la fecha de entrada en vigor del documento.

b) Documentación externa

La documentación externa (Esta es la) que por cualquier medio llegue al Laboratorio de

Criminalística y que se relacione con el sistema de calidad, será revisada y aprobada por el

Director técnico en el caso de documentos técnicos y si es el caso de documentos de calidad

será aprobada por el responsable de calidad. Poniéndole la fecha y firma correspondiente así

como su respectiva codificación.

c) Distribución

Una vez que sean aprobados los procedimientos generales y las instrucciones técnicas

pasaran a formar parte del sistema de calidad, procediéndose a su distribución.

Los documentos que se distribuyan de forma controlada son aquellos que el laboratorio de

Criminalística se compromete a mantener actualizadas, enviando copias a los destinatarios de

cada nueva edición

Los documentos que se distribuyan de forma no controlada son aquellos que el laboratorio de

Criminalística envía con carácter informativo y sobre los que no existe un compromiso de

actualización.

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Las copias controladas y no controladas se identificaran en la portada del documento, en el

recuadro indicado para ello. En el manual de calidad la identificación se hará en el índice,

además se incluirá una identificación del responsable de la distribución

La distribución de los documentos, tanto internos (PG, IT, Formatos y hojas de trabajo), como

documentos externos, se realizaran de acuerdo al formato (PG-02/01) LISTADO DE CONTROL DE DISTRIBUCIÓN, que debe ser complementado por el responsable de la

calidad y será firmado por los destinatarios internos, en el apartado de “Observaciones” y

servirá de Acuse de recibo de la copia controlada del documento.

Los documentos que se envíen externamente del laboratorio de Criminalística, Irán

acompañados del formato PG-02/03, HOJA DE ACUSE DE RECIBO, que deberá ser

complementado por el responsable de la calidad. En este ultimo caso, se anotara en el

formato PG-02/01 LISTADO DE CONTROL DE DISTRIBUCIÓN, como fecha de recepción, la

fecha que se recibe el Acuse de Recibo devuelto (Ver formato en Anexo). En ambos casos

será el Responsable de Calidad el encargado de la distribución, Cuando se trate de una copia

controlada, el responsable de calidad recogerá la copia obsoleta a la entrega del nuevo

documento anotando en “Observaciones tal hecho.

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Por cada procedimiento general, Instrucción técnica o documento externo que se haga, se

hará un original y cuantas copias sean necesarias para la distribución, pero el original se

mantendrá en custodia en el archivo de la calidad.

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Para garantizar que los documentos que se utilicen están actualizados, el Responsable de

calidad, comprobara semestralmente que todos los documentos del sistema indicados en el

formato PG-02/02, LISTADO DE DOCUMENTOS EN VIGOR, están en su versión

actualizada, en caso contrario procederá a realizar una revisión del listado. (Ver formato en Anexo)

5.11 DIFUSIÓN INTERNA DE LOS DOCUMENTOS.Para asegurar que el personal del Laboratorio de Criminalística, que realice las actividades

contempladas en los procedimientos, conozca claramente su contenido, se llevara a cabo la

difusión interna de los mismos. Esta actividad la realizara el Responsable de la calidad,

poniendo en conocimiento del personal el contenido y la ubicación de estos.

Para facilitar la difusión y uso, de formatos y hojas de trabajo en vigor, se distribuirá una copia

informatizada del modelo, protegido para solo lectura, al personal implicado directamente en

su uso.

5.11.1 ActualizaciónLa actualización de documento que sirve de referencia para la elaboración de la

documentación interna del sistema, tanto en aspectos técnicos como de gestión, se realizara

de la siguiente manera:

Se consultará la documentación en vigor en las paginas Web oficiales de los distintos

organismos oficiales, MIFIC (ONA) Oficina Nacional de Acreditación, También mediante

buscadores de documentación en boletines oficiales de organismos nacionales e

internacionales.

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Revistas nacionales e internacionales relacionadas con las ciencias forenses y la gestión de

la calidad

Participación en congresos, Conferencias y Seminarios de carácter nacional e internacional,

en aspectos de interés para este Servicio.

La verificación de su vigencia se realizará, cuando corresponda realizar una revisión del

documento en cuestión.

5.11.2 MODIFICACIÓNQueda totalmente prohibida la realización de cualquier tipo de modificación, manual o

informática de los documentos internos distribuidos, como Manual de calidad, Procedimiento

General, Formatos, Instrucción Técnica u Hoja de trabajo.

En el caso de que cualquier persona considere que algunos de estos documentos del

sistema que ya haya sido aprobado, es susceptible de modificación o mejora, se entregara

una copia del formato u hoja de trabajo, o un documento manuscrito, donde se detalle la

modificación que se propone.

La propuesta anterior se debe dirigir al responsable Técnico si el documento es de carácter

técnico o al responsable da calidad si es relacionado con la gestión de calidad.

Los responsables que reciban las propuestas de modificación evaluarán la situación y se

reunirán con una comisión integrada por el responsable de calidad, responsable técnico y jefe

de proceso para Justificar la corrección o modificación, del documento.

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Las modificaciones una vez discutidas pasarán al proceso de revisión, aprobación y

distribución.

En el caso del Manual de Calidad cuando se modifique uno de sus capítulos se distribuirán

con el índice, el capitulo modificado y en la portada del Manual se pondrá la revisión

correspondiente.

En el caso de las correcciones en los datos que contienen las hojas de trabajo, Actas,

formatos, listados de documentos, se podrá efectuar pero con la siguiente sistemática:

La corrección será de forma indeleble y clara.

No se permite el uso de lápiz de grafito o algo similar.

El dato corregido debe quedar legible con una doble ralla discontinua sobre al dato.

Al final del documento se pondrá la razón de la corrección.

Se pondrá la fecha y firma del responsable de dicha corrección.

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5.11.3 ARCHIVO

El responsable del archivo de cada original de los documentos, mas las listas de los

documentos en vigor, control de distribución de los documentos, los recibos de documentos

es el responsable de la calidad.

Toda persona que reciba una copia controlada de un documento será responsable del archivo

del mismo y en condiciones adecuadas, queda prohibida la fotocopia De las copias

controladas.

Cuando se entregue una copia controlada el responsable de calidad retirará la obsoleta y se le

pondrá una marca como obsoleto y la fecha, la que archivará en un archivo de documentos

obsoletos por un periodo de tiempo de cinco años los que concluidos se procederá a su

destrucción con la autorización de la dirección de lo cual el responsable de calidad hará un

acta de destrucción y destruirá personalmente los documentos obsoletos.

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III CONCLUSIONES

1-. La Documentación existente en el Laboratorio Criminalística cumple con el marco legal en

base a la ley 228 de la Policía Nacional, pero no se ajusta a los requisitos que exigen las

normas, ISO 9001-2000 y 17025-2005 para implantar el Sistema de Gestión de la Calidad, y

el único documentos que existe en el Laboratorio de Criminalistica es el Manual de Calidad se

encuentra en proceso de revisión y aprobación por la alta dirección; los demás documentos

existentes en el Laboratorio de Criminalística no cumplen con los requisitos de Gestión de los

Documentos y Registros definidos en las normas ISO.

2.- Los Procedimientos para el control de los Documentos y Registros, que exige la Norma

ISO 17025-2005, en la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad son:

Realización, Revisión, Aprobación, Modificación, Archivo Y Distribución.

3.- Se elaboró un procedimiento general para el Control y Registro de Documentos del

Laboratorio de Criminalística, ajustado a los requisitos que exigen las normas, ISO 9001-2000

y 17025-2005 .

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IV RECOMENDACIONES

En base a la norma ISO 17025/2005 se propone elaborar el siguiente listados de procedimientos generales y su codificación

Procedimientos Generales (PG)

PG-01 Elaboración de Procedimiento PG-02 Gestión de la documentación.PG-03 Realización de las auditorias internas.PG-04 Gestión de trabajos no conformes, acciones correctivas Preventivas, y reclamos.PG-05 PersonalPG-06 Gestión de equipos.PG-07 Gestión de muestra.PG-08 Gestión de los ensayos y emisión de informes.PG-09 Gestión de informes pericialesPG-10 Evaluación de la calidad de los ensayosPG-11 Calculo de incertidumbre.PG-12 Compras de productos y equipos.PG-13 Revisión de solicitudes PG-14 Validación.PG-15 Gestión de medios informáticos

Procedimiento general de campo

PG-16 Registro y Responsabilidades del personal encargado de los trabajos de campo

PG-18 Inspección y mantenimiento de los equipos. PG-19 Aplicación del mantenimiento de los equipos. PG-20 Fallas de equipo

Procedimiento General de Laboratorio

PG-26 Preparación de disoluciones para su aplicación. PG-27 Aplicación de sustancias de ensayo al sistema de ensayo. PG-28 Equipos para limpieza de muestras. PG-29 Almacenamiento y mantenimiento de muestra. PG-30 Transporte de muestras PG-31 Registro de los datos crudos. PG-32 Personal del Laboratorio. PG-33 Requerimiento para nuevo personal del Laboratorio. PG-34 Seguridad en el Laboratorio. PG-35 Uso de la campana de gases. PG-36 Disposición de desechos en el laboratorio

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2.-REGISTROS DE LA CALIDAD

A continuación se enumeran los REGISTROS REQUERIDOS POR LA NORMA. Esto no significa que sean los únicos que puedan disponerse.

Una organización es libre de desarrollar otros registros que puedan necesitarse para demostrar la conformidad de sus procesos, productos y del sistema de gestión de la Calidad.

Apartado Registro requerido5.6.1 Revisión por la dirección6.2.2 e) Educación, formación, habilidades y experiencia7.1 d) Evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos7.2.2 Resultados de la revisión de los requisitos relacionados con el producto y de las acciones

originadas por la misma7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo7.3.4 Resultados de las revisiones del diseño y desarrollo y de cualquier acción necesaria7.3.5 Resultados de la verificación del diseño y desarrollo y de cualquier acción que sea necesaria7.3.6 Resultados de la validación del diseño y desarrollo y de cualquier acción que sea necesaria7.3.7 Resultados de la revisión de los cambios del diseño y desarrollo y de cualquier acción

necesaria7.4.1 Resultados de las evaluaciones del proveedor y de cualquier 7.5.2 (d) Según se requiera por las organizaciones, demostrar la validación de los procesos donde los

productos resultantes no puedan verificarse mediante actividades de seguimiento o medición posteriores.

7.5.3 Identificación única del producto, cuando la trazabilidad sea un requisito.7.5.4 Cualquier bien que sea propiedad del cliente que se pierda, deteriore o que, de algún otro

modo, se considere inadecuado para su uso7.6 a) La base utilizada para la calibración o la verificación del equipo de medición cuando no

existen patrones de medición nacionales o internacionales7.6 Validez de los de los resultados de las mediciones anteriores cuando se detecte que el

equipo de medición no está conforme con los requisitos 7.6 Resultados de la calibración y la verificación del equipo de medición8.2.2 Resultados de la auditoria interna y de las actividades de seguimiento8.2.4 Identificación d la(s) persona (s) responsable(s) de la liberación del producto8.3 Naturaleza de las no conformidades del producto y de cualquier acción tomada

posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido.8.5.2 Resultados de la acción correctiva8.5.3 Resultados de la acción preventiva

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V Bibliografía

1.- Documento” Oficial de personal en las Delegaciones Policiales

Departamentales” s.f. ed. Policía Nacional de Nicaragua.

2. ISO 9000/2000

Guía para las pequeñas empresas Pág.47

ICONTEC 2001. Bogota, Colombia.

3.- ISO 9001/2000.Manual de procedimientos de un sistema de calidad

Alfonso Fernández Hatre. Centro para la calidad en Asturias

4.- ISO 17025/2005 “Requisitos generales para la competencia de los laboratorios

de ensayo y de calibración”. Segunda edición. Cap.4.3 y 4.13 Pág. 4 y 9.

Impreso en Suiza.

5.- Interpretación y aplicación de la Norma ISO/IEC 17025 en Laboratorios de

Calibración y Ensayo (enmienda 2005) Ing. Francisco Monje Marzo 2002.

6.- Manual de calidad de Laboratorio del CIEMA- UNI Código. 07-01-MC-01

fecha 06-06-200 Autorizado por Msc. Ing Sergio Gómez Gutiérrez Pág.18.

7.- Manual de la Calidad del Laboratorio de Criminalística de la Policía Nacional

de Nicaragua Hoja 51 de 56, Rev.: A, Fecha: 15-II-2005.

8.- Modulo “Metodología de investigación” Curso de postgrado en Criminalística” Instituto de Estudios Superiores Academia de Policía Walter Mendoza”

Freddy Franco Managua, Julio 2005.

9.- Procedimiento para la gestión de documentos del Laboratorio de Criminalística

Pág.11 s.n.f.

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ANEXOS



“Honor Seguridad Servicio”

LISTADO DE CONTROL DE DISTRIBUCIÓNHoja 1 de 1Rev.:Fecha

Km 10 ½ Carretera Masaya - [email protected] Telefax: 2762922, Tel: 2760263

CODIGO DOC/

No. REV.

PERSONA/ENTIDAD.

No. COPIA.

C/NC. FECHA DE ENVIO.

FECHA DE RECEPCIÓN.

OBSERVACIONES.

C: copias controladas.Nc: copias no controladas.

PG-02/01/02.

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LISTADO DE DOCUMENTO EN VIGOR..Hoja 1 de 1Rev.:Fecha

Km 10 ½ Carretera Masaya – Managua [email protected] Telefax: 2762922, Tel: 2760263

CODIGO TITULO DEL DOCUMENTO. No. DEREVISIÓN.

FECHA DE APROBACIÓN.

MC. MANUAL DE CALDAD.PG.01. ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS.PG-02. GESTION DE LA DOCUMENTACION.PG-03. REALIZACION DE AUDITORIAS INTERNAS.PG-04. GESTION DE NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y RECLAMOS.PG-05. PERSONAL.PG-06. GESTION DE EQUIPOS.PG-07. GESTION DE MUESTRAS.PG-08. GESTION DE LOS ENSAYOS Y EMISIONES DE INFORMES.PG-09. GESTION DE INFORMES PERICIALES.PG-10. EVALUACION DE LA CALIDAD.PG-11 CALCULOS DE INCERTIDUMBRES DE MEDIDA.

APROBADO POR: _______________________. FECHA: _____________________.(Responsable)

PG-02/0

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HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTACIONHoja 1 de 1Rev.:Fecha


CODIGO DE DOCUMENTOS. REVISIÓN

No. DE EXPEDIENTE. No. de Dpto.

RETIRADA.

DEVOLUCION

OBSERVACIONESFECHA. FIRMA. FECHA. FIRMA.

PG-02/04/01.

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HOJA DE ACUSE O RECIBOHoja 1 de 1Rev.:Fecha


REMITENTE: FECHA DE ENVIO.

DESTINATARIO DIRECCIÓN.

SE ADJUNTA PARA SU:

REVISIÓN. UTILIZACION APROBACIÓN

CORRECION COMENTARIOS INFORMACIÓN

LA DOCUMENTACIÓN QUE SE INDICA A CONTINUACIÓN:

TITULO REV. No. COPIA No.

OBSERVACIONES:

FIRMA DEL REMITENTE . DEVOLVER ACUSE DE RECIBO AL REMITENTE.

RECIBIDA LA INFORMACIÓN ARRIBA REFERENCIADA POR:

NOMBRE: FECHA Y FIRMA

OBSERVACIONES:

DEVOLVER ORIGINAL OBSOLETO, EN CASO DE TRATARSE DE COPIA CONTROLADA.

PG-02/03/02.

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Glosario

Alta dirección: persona o grupos de personas que dirigen y controlan al mas alto nivel una organización.

Auditoria, proceso sistemático independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria

Calidad. grado en que un conjunto de características, inherentes cumplen con los requisitos, puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre, buena o excelente. Documento, información y su medio de soporte ,también es el efecto escrito de carácter administrativo elaborado en papel o medio informatico que demuestra evidentemente la solicitud de un peritaje, la gestión sobre ese peritaje, el informe del peritaje o registro de una acción.

Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización

Gestión de calidad, actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad

Sistema de gestión: sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos.

Sistema de gestión de calidad: sistema de gestión para dirigir y controlar la organización con respecto a la calidad

Manual de calidad: es el conjunto de procedimientos documentados que describen los procesos de la organización.

Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Estos pueden estar documentados o no.

Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas

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