· web viewremitimos informe parcial, que contiene algunos aspectos de control interno...

San José, 09 de agosto del 2018AI-INF-020-2018

Señor:Nogui R. Acosta JaénViceministro de Ingresos

ASUNTO: Informe parcial de control interno sobre la atención y trámite de los casos enviados por la Dirección de Fiscalización a la Dirección Normativa de la DGA.

Estimado señor:

Remitimos informe parcial, que contiene algunos aspectos de control interno determinados durante la revisión preliminar del estudio especial que realiza esta Auditoría Interna, sobre la atención y trámite de los casos enviados por la Dirección de Fiscalización a la Dirección Normativa de la Dirección General de Aduanas (DGA).

El estudio se desarrolla a solicitud de su Despacho, según lo solicitado en el oficio Nº DVMI-0127-2018, de fecha 17 de mayo del 2018 y tiene como objetivo determinar la seguridad en la conservación, custodia y manejo de los expedientes administrativos tramitados por el Departamento de Procedimientos Administrativos de la Dirección Normativa de la DGA y su seguimiento.

Con este informe, ponemos en conocimiento de esa instancia decisoria, situaciones que ameritan generar la reacción correctiva necesaria para subsanar las debilidades identificadas y asegurar el cumplimiento de los objetivos de control interno; la protección y conservación del patrimonio público contra cualquier pérdida, irregularidad o acto ilegal, la garantía de continuidad eficiencia y eficacia de las operaciones y el acatamiento del ordenamiento técnico y jurídico vigente.

El estudio se realiza de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público y está a cargo del Lic. Moisés Mejías Cubero y el Lic. Luis Fernando Obando Peraza, con la supervisión del Lic. Oldemar Murillo Arce, Coordinador de Auditoría del Área de Ingresos.

Los resultados de este informe fueron comunicados a su persona el 27 de julio del 2018, y se contó con la presencia del Lic. José Raúl Vargas Calvo, Jefe de Planificación Estratégica y Control de la Gestión y del Lic. Bernardo Ovares Navarro, Jede del Departamento de Procesos Administrativos de la Dirección Normativa, ambos funcionarios de la Dirección General de Aduanas, las observaciones realizadas durante la comunicación se incluyen en el anexo N°1.

1. Resultados

1.1 Aspectos Generales

El Decreto Ejecutivo 34475-H, “Reforma al Reglamento a la Ley General de Aduanas”1 establece en su artículo 12, que el Departamento de Procedimientos Administrativos tiene como competencia la defensa jurídica a nivel administrativo del Servicio Nacional de Aduanas y de los intereses fiscales vinculados con el ámbito aduanero, por tanto, corresponde a esa instancia la preparación del acto de apertura, la instrucción de los procedimientos administrativos determinativos y sancionatorios generados por informes de fiscalización del nivel central rector o por las aduanas así como la de los casos de infracciones sancionables con

1 Publicado en la Gaceta N°83 del 30 de abril del 2008.

Edificio Fischel, Avenidas 3 y 5, Calle 2, 50 mts norte Edificio Correos de Costa Rica. San José, Costa Rica. Tel:(506)2539-6686 (506)2539-4232 Fax: (506)2222-4486 - www.hacienda.go.cr

http://www.hacienda.go.cr/

AI-INF-020-2018 Página 2 de 7

suspensión, extendiéndose a dar seguimiento y colaboración en los procedimientos instruidos en instancias ulteriores tanto en sede administrativa como judicial incluyendo la etapa de ejecución de los actos finales y cobratorios.

1.2 Sobre el manejo y custodia de expedientes

Se determinó que la Dirección Normativa no cuenta con un procedimiento formal para el manejo y custodia de los expedientes activos asignados a sus funcionarios para la atención y trámite de los procesos determinativos y sancionatorios.

Se evidenció durante la visita realizada a esa Dirección entre el día 5 y 7 de junio del 2018, que los funcionarios del Dpto. de Procesos Administrativos, tienen la práctica de mantener fuera de los archivos, sobre los escritorios y en el piso, legajos físicos de expedientes en trámite, situación que se mantiene en caso de ausencia temporal del funcionario y fuera de la jornada laboral, tal y como se muestra en las siguientes fotografías:

Fotografías: Cajas con expedientes en el suelo y apiladas en los escritorios de los funcionarios del Departamento de Procedimientos Administrativos.

Al respecto, las Normas de Control Interno para el Sector Público (NCISP)2, emitidas por la Contraloría General de la República, en su numeral 4.4.1establecen lo siguiente:

"El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda".

La condición expuesta, expone a riesgo de pérdida o deterioro parcial o total de los documentos contenidos en esos expedientes, además que podría facilitar el extravío o sustracción, mal uso, irregularidad o acto ilegal por parte de terceros ajenos a su manejo, sobre todo considerando la importancia material de los casos que por adeudos al Estado ahí se tramitan, los cuales de acuerdo con inventario proporcionado por la Directora de Fiscalización, solo del año 2008 al 2015 alcanzan el monto de ¢8.608.607.318,88, suma cuantiosa para la Hacienda Pública, que exige que se tomen previsiones y resguardos para su custodia y protección, dado el volumen de recursos involucrados..

1.3 Sobre los accesos físicos a las instalaciones de la Dirección Normativa

De acuerdo con inspección realizada el día 07 de junio de 2018, esta Auditoría Interna evidenció que la Dirección Normativa, además de su acceso principal, tiene otros dos que se comunican con el Área de 2 Publicadas en la Gaceta N°26 del 06 de febrero de 2009

Edificio Fischel, Avenidas 3 y 5, Calle 2, 50 mts norte Edificio Correos de Costa Rica. San José, Costa Rica. Tel:(506) 2539-6686 (506)2539-4232 Fax: 2222-4486 - www.hacienda.go.cr



Relaciones y Asuntos Externos de la D.G.A. y la Gestoría Administrativa y Financiera, las cuales, por su condición de uso común deben permanecer continuamente abiertas y propician el libre tránsito de personas que laboran en esas áreas.

Esta circunstancia, aunada a la anteriormente expuesta, permitiría materializar el riesgo de exposición de información importante y podría propiciar la sustracción o pérdida de documentación, dado el poco control físico y ambiente de confianza con que se labora, situación que de presentarse, impactaría el resultado de la gestión de cobro de tributos o sanciones con el consecuente perjuicio para las finanzas del Estado, por sumas que podrían quedarse sin recuperar de adeudos de contribuyentes.

Las siguientes fotografías exhiben la condición planteada:

Fotografías: Accesos comunes de la Dirección Normativa con la Gestión Administrativa Financiera.

Sobre el particular, las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de la Información”3, promulgadas por la Contraloría General de la República, en su numeral 1.4.5 referente al “Control de acceso” disponen lo siguiente:

“La organización debe proteger la información de accesos no autorizados, para dicho propósito debe: i) Establecer controles de acceso a la información impresa, visible en pantallas o almacenada en medios físicos y proteger adecuadamente dichos medios.”

También en el mismo sentido las “Políticas Generales para la Seguridad de la Información”4 del Ministerio de Hacienda, en su capítulo VII, numeral 8, sobre el control de la seguridad física establece lo que se transcribe:

“Toda Dirección, Departamento o Unidad del Ministerio debe contar con procedimientos y controles para la seguridad física, con el fin de evitar accesos no autorizados, daños e interferencias contra las instalaciones y la información de la organización.”

De lo anterior se desprende la necesidad de control, para que la Administración documente mediante procedimientos de trabajo, las principales rutinas, de tal forma, que los funcionarios tengan claras las reglas y normas a las cuales deben de ajustarse, en el momento de realizar sus funciones, para establecer mecanismos, que permitan dar una custodia y protección adecuada, conforme a normas estándares para la documentación que tramitan y custodian.

1.4 Sobre el uso de recursos tecnológicos en lugares inadecuados

Al respecto se determinó que, en una de las oficinas del Departamento de Procedimientos Administrativos, la cual actualmente es utilizada como repositorio de información para archivar los expedientes activos más

3 Publicadas en la Gaceta N°119 del 21 de junio de 2007 4 Código: DTIC-POL-013




voluminosos, se mantiene en uso, rodeado de cajas de cartón rellenas de papeles y sin los requerimientos mínimos de soporte, un equipo de cómputo utilizado como servidor para el “Digesto Aduanero”, tal y como se muestra en las siguientes fotografías:

Fotografías: Equipo de cómputo utilizado como servidor ubicado dentro de repositorio de información del Departamento de Procedimientos Administrativos.

Sobre este tema, la “Política de Seguridad para el Uso de Recursos Tecnológicos”5, en su numeral 6.6 sobre las condiciones de equipos con misión crítica instruye lo que se transcribe:

“El equipo con propósito específico y que tenga una misión crítica asignada, requiere estar instalado en un área que cumpla al menos con los siguientes requerimientos:

Seguridad física controlada. Condiciones ambientales controladas. Alimentación eléctrica de acuerdo con las especificaciones del fabricante. Contar con elementos de soporte como UPS y aires acondicionados. Elementos de protección como cubiertas, gabinetes, extintores, entre otros.”

Por su parte, las Normas de Control Interno para el Sector Público, en su numeral 4.3.3 sobre regulaciones y dispositivos de seguridad, dispone lo siguiente:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer y vigilar la aplicación de las regulaciones y los dispositivos de seguridad que se estimen pertinentes según la naturaleza de los activos y la relevancia de los riesgos asociados, para garantizar su rendimiento óptimo y su protección contra pérdida, deterioro o uso irregular, así como para prevenir cualquier daño a la integridad física de los funcionarios que deban utilizarlos”.

La situación determinada genera el riesgo de pérdida de información y daño a la integridad física de los funcionarios que transitan por ese archivo. La ausencia de condiciones adecuadas para la utilización del recurso tecnológico, podría provocar un recalentamiento o falla eléctrica que finalmente podría terminar en un incendio, sobre todo por la cantidad de material inflamable presente en ese lugar. Estos aspectos, además de la ausencia de orden, denotan descuido en las medidas de seguridad en el trabajo que la comprometen.

1.5 Sobre la asignación y concentración de funciones.

Producto de la revisión del proceso de recepción de expedientes enviados por la Dirección de Fiscalización a la Dirección Normativa, se observa que una vez asignado un número de identificación, el documento es

5 Código: Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación-POL-025




entregado al funcionario encargado de la base de datos que se lleva en el aplicativo de “Share Point”, para que este, proceda a registrar en las casillas correspondientes, los siguientes datos: nombre del profesional designado para la atención del expediente, fecha de prescripción del DUA más antiguo, monto de la deuda y otros.

Sobre este proceso en particular, se identifican dos aspectos de control susceptibles de mejora:

a)- Asignación funciones: Se determinó que el funcionario actualmente encargado de la inclusión de la información en la base de datos antes citada, no ha recibido una asignación formal de esas funciones, en la cual como complemento al Manual de Cargos y al Manual de Descripción de Puestos, se establezca al menos lo siguiente:

• Naturaleza del cargo• Objetivo del cargo• Nombre del proceso en que se ubica• Cargo del cual depende• Actividades del cargo• Productos o servicios que resultan del cargo• Clientes internos• Clientes externos• Responsabilidades (por funciones, relaciones de trabajo, equipo, materiales y valores)• Consecuencias del error• Características personales deseables

b)- Concentración de funciones: En línea con lo anterior, además se determinó que no obstante la Dirección Normativa, cuenta con dos funcionarios de Procesos Administrativos con el rol o perfil de administrador de la base de datos de expedientes activos, las funciones de control, administración y seguimiento de ésta base son realizadas por una sola persona.

Al respecto, el Manual de Normas Generales de Control Interno, en su capítulo IV sobre actividades de control dispone:

“4.6. Separación de funciones incompatibles Deberán separarse y distribuirse entre los diferentes puestos, las funciones que, si se concentraran en una misma persona, podrían comprometer el equilibrio y la eficacia del control interno y de los objetivos y misión institucionales. Igualmente, las diversas fases que integran un proceso, transacción u operación deben distribuirse adecuadamente, con base en su grado de incompatibilidad, entre los diversos funcionarios y unidades de la institución, de tal manera que el control por la totalidad de su desarrollo no se concentre en una única instancia.”

La concentración de funciones en un solo funcionario, podría materializar el riesgo de que las operaciones fundamentales del Departamento de Procesos Administrativos y el cumplimiento de sus objetivos, así como la continuidad del proceso se vean comprometidas ante su ausencia; dado a que este funcionario tiene dominio total de la información que se ingresa.

Además, ésta condición, menoscaba la seguridad de las operaciones, dificulta el establecimiento de controles y concede derechos y libertades, que eventualmente podrían generar errores o fraudes, difíciles de descubrir, por tener dominio total del proceso y ninguna otra instancia que pueda revisar o monitorear la información que se registra, modifica y borra del sistema.

2 Conclusiones

Conforme con los resultados obtenidos, se concluye:




2.1 La Dirección Normativa presenta debilidades de control interno que ponen en riesgo la seguridad de la información que atiende y tramita el Departamento de Procedimientos Administrativos. Ver puntos 1.2 al 1.5, inciso b) del informe.

2.2 La ausencia de un procedimiento debidamente formalizado y divulgado para el manejo y custodia de los expedientes activos en poder de los funcionarios responsables de la atención y trámite de los procesos determinativos y sancionatorios, incrementa el riesgo de deterioro parcial o total de la información, así como su extravío, sustracción, mal uso, irregularidad o acto ilegal. Ver punto 1.2 del informe.

2.3 La ausencia de controles de ingreso a las instalaciones físicas de la Dirección de Normativa, además, de la utilización de repositorios de información para mantener en uso recursos tecnológicos, potencia el riesgo de exposición de información sensible, a daños y pérdidas, con el consecuente debilitamiento de la seguridad de la documentación custodiada y administrada en esa instancia. Ver puntos 1.3 y 1.4 del informe.

2.4 La asignación informal y la concentración de funciones en un solo funcionario, para el registro y control de la documentación en el sistema, es contrario a sanas prácticas de control interno y perjudica el desarrollo normal de las operaciones del Departamento de Procedimientos Administrativos y sus procesos críticos, afectando el establecimiento de los grados de responsabilidad e injerencia del funcionario en estos procesos y podría facilitar el ocultamiento de fraudes, errores u omisiones. Ver punto 1.5 incisos a) y b) del informe.

3 Recomendaciones

Para colaborar con la Administración en el fortalecimiento del control interno, recomendamos a ese Despacho, disponer la implementación de las siguientes acciones de mejora:

A la Dirección de Normativa:

3.1 Ordenar que se elabore y divulgue a los funcionarios del Departamento de Procedimientos Administrativos un procedimiento formal que regule, prácticas y rutinas, para la conservación, custodia y manejo de los expedientes administrativos sujetos a procesos determinativos y sancionatorios en su poder.

3.2 Disponer que se implementen las acciones necesarias para que todas las entradas a las instalaciones de la Dirección Normativa cuenten con controles para la seguridad física de los documentos, a fin de evitar accesos no autorizados a la información impresa, visible en pantallas o almacenada en sus archivos, procurando la protección adecuada de todos esos medios.

3.3 Girar instrucciones para que se regule el uso de los archivos o repositorios de expedientes en la Dirección Normativa a fin de que estos no sean utilizados para otros fines distintos a los que establece la normativa vigente.

3.4 Gestionar las acciones necesarias para que las funciones específicas que se realizan en la Dirección Normativa sean asignadas formalmente a cada uno de los colaboradores que ahí se desempeñan.

3.5 Valorar la conveniencia de desconcentrar las funciones realizadas por el Departamento de Procedimientos Administrativos, relacionadas con la administración de datos y de seguimiento. En caso de que no sea posible es necesario que se establezcan los controles complementarios suficientes para garantizar una seguridad razonable de que la gestión se realice conforme con las sanas prácticas y la normativa vigente

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley General de Control Interno, que establece un plazo de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implementación de las recomendaciones. Para los efectos, considerar lo




dispuesto en el Manual de Atención de Informes de la Contraloría General y de la Auditoría Interna, establecido en el Ministerio de Hacienda.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Auditoría Interna, dentro del plazo señalado la decisión que se tome respecto a las recomendaciones que se plantean en el presente informe, así como el Plan de Acción y el cronograma que se defina para su efectivo cumplimiento y el seguimiento que le corresponde a esta Auditoría Interna.

Dejándole informado para la toma de decisiones, se suscribe:

Atentamente,

Máster. Juan de Dios Araya NavarroDirector

JAN/OMA/mmc/lop

Ce: Estudio N°015-2018Criterio Auditoría: 031 Registro y custodia de expedientes de la Dirección Normativa de la DGA.

ANEXO N° 1OBSERVACIONES REALIZADAS DURANTE LA COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

COMENTARIOS VALORACIÓNRespecto al resultado 1.2 “Sobre el manejo y custodia de expedientes”, el señor Nogui Acosta, Viceministro de Ingresos, manifestó que debe haber una política de conservación de expedientes a nivel institucional y no una por cada Departamento.

Con respecto a este comentario, esta Auditoría acoge la observación y aclara que aun cuando existe normativa relacionada con este tema, es necesario darle operatividad mediante el establecimiento de un procedimiento formal propio de las actividades realizadas por el Departamento de Procedimientos Administrativos.

Respecto al resultado 1.5, b) “Concentración de funciones”, el señor Nogui Acosta, Viceministro de Ingresos, manifestó que debe tenerse mucho cuidado con el manejo de las bases de datos debido al riesgo que éstas representan para la seguridad de la información.

Con respecto a este comentario, esta Auditoría acoge la observación y amplia sobre la necesidad de desconcentrar esas funciones y establecer controles que mitiguen los riegos determinados en el presente informe.



· web viewremitimos informe parcial, que contiene algunos aspectos de control interno...

Documents