“GUÍA DIDÁCTICA- PROPUESTA CIBERNÉTICA” PARTE II

INDICE

Presentación

Objetivo General y Específicos

Modelo de Sistema Viable

A modo de Síntesis

Bibliografía

PRESENTACIÓN

La guía didáctica que a continuación exponemos parte del organigrama institucional establecido para la Subdirección de Secretaría de la UNESR Apure, pasando por diagramas cercanos a las formas cómo está trabajando la misma en la actualidad.

Asimismo, presenta la explicación de cada uno de los sistemas de la propuesta viable desarrollada por el grupo asistido con los respectivos diagramas; incluyendo cada proyecto y sus interconexiones con cada uno de los elementos que lo circundan. También, presenta una variedad de conceptos relativos a la cibernética y su aplicación en las organizaciones complejas.

Por último, se agregan algunas sugerencias para optimizar el desempeño de la unidad organizativa seleccionada que favorezca el funcionamiento global del Núcleo y por ende de la universidad.

Objetivo general

Presentar el modelo de sistema viable en el contexto de la propuesta cibernética para la unidad organizativa seleccionada de la UNESR Apure (Subdirección de Secretaría).

Objetivos específicos

Determinar las unidades operativas del sistema uno de la unidad organizativa seleccionada de la UNESR,

Establecer las relaciones existentes entre las distintas unidades operativasDe la unidad organizativa seleccionada.

Establecer las funciones que ejercen cada uno de los sistemas en el contexto organizacional para el logro de los objetivos.

Aplicar el modelo de sistema viable a la unidad organizativa seleccionada de la UNESR Apure.

MODELO DE SISTEMA VIABLE (MSV)

Para la construcción de un sistema viable desde la unidad organizativa seleccionada, consideramos pertinente presentar el diagrama institucional establecido, conjuntamente con las finalidades atribuidas a cada unidad operativa, para así transitar por él, hasta llegar a la propuesta desde la perspectiva cibernética

Diagrama institucional

Sub dirección de Secretaria (rango sub-programa) Finalidad: Consolidar y ordenar la información que demandan las máximas autoridades del Núcleo, en lo que se refiere a registros académicos, actos del Consejo, estadísticas, memorias y órganos oficiales, así como la expedición de certificados de notas provisorias y otros de carácter oficial, con el fin de satisfacer con oportunidad y calidad las demandas de los usuarios,

Control de estudios (rango proyecto)

Dirección de Núcleo

Subdirección de Secretaría

Tramitación y Documentación

Control de Estudios

Finalidad: Consolidar y mantener información actualizada de los registros académicos de los participantes en los diferentes niveles y modalidades que ofrece el Núcleo, con el fin de emitir certificaciones, constancias y otros de carácter oficial provisorio, así como dotar de información a otras instancias para dar soporte a los procesos de toma de decisiones.

Tramitación y documentación (rango proyecto)Finalidad: Recopilar, analizar y procesar información proveniente de las diferentes unidades e instancias del Núcleo, así como preservar y mantener el archivo general, con el fin de resguardar los soportes físicos de información que respaldan la toma de decisiones de las máximas autoridades del Núcleo y elaborar las memorias y cuentas anuales, boletines, informativos de carácter oficial y otros.

Ahora bien, observando los diagramas respectivos en los que se consideran dos representaciones del cómo ha de funcionar(A) y el cómo funciona (B) actualmente esta unidad organizativa a nivel del núcleo apure.

(A) (B)

En atención al diagrama (A) refleja que ambos proyectos están adscritos a la Subdirección de Secretaria y están ubicados en una misma unidad operativa, trabajan en un mismo módulo y las interconexiones operativas son ejercidas sin distinción de proyecto, logrando los objetivos propuestos. La situación radica, si tales logros se pueden alcanzar con menos esfuerzo, en menor tiempo y en mejores condiciones.

Dirección de Núcleo

Subdirección de Secretaria

Control de Estudios y Tramitación y Documentación

Metasistema

Considerando el flujograma (B) se observa que la Subdirección de Secretaría es una sola unidad operativa, en la cual todas sus dependencias convergen y los circuitos de interacciones entre los proyectos de ésta se suscitan en un ambiente y a la vez está interconectada con el metasistema, el cual se inicia con la Dirección del Núcleo. No olvidemos que ésta subdirección tiene un módulo de aproximadamente 20 mts x 5 mts y es reducido para ambos proyectos.

En conclusión en esta Subdirección de Secretaría son todos para uno y uno para todos. Cibernéticamente el metasistema procura la coherencia requerida en el sistema (Subdirección de Secretaría).

Hemos llegado a la presentación de nuestra propuesta cibernética la cual explicaremos lo más posible para una comprensión rápida y práctica.

Para comprensión del modelo a presentar por este grupo no asistido se ha de considerar la siguiente simbología: Las flechas señalan la interconexión entre partes o unidades operativas, el rectángulo mayor al metasistema, los rectángulos menores las unidades operativas y las líneas zigzagueantes a las interacciones fuertes ( ) o débiles ( ).

Sistema Uno:

Control de Estudio

Tramitación y Documentación

Metasistema

Este diagrama refleja las interacciones entre las unidades operativas de la unidad organizativa seleccionada, conviene aclarar que en atención a disminuir las limitaciones diagramáticas y seguir las concepciones teóricas en la explicación de los modelos de Beer. A continuación indicamos el significado: Rectángulo grande (Metasistema), rectángulo inscrito cortado (Subdirección de Secretaría), flechas (circuito), rectángulos pequeños (unidades operativas) y líneas zigzagueantes verticales (interconexiones de las unidades operativas).

Sistema Dos:

En atención a la unidad organizativa seleccionada el diagrama ilustra sobre la función anti oscilatoria del sistema dos, muy específicamente a nivel de Núcleo estaría representado por el encargado de la Subdirección de Secretaría y de otras Subdirecciones. Ahora bien no olvidemos que este sistema presta servicio a los proyectos de control de estudios y unidad de tramitación y registro. Tales servicios reducen variedad a quien los recibe pero nunca autonomía ni opresión. La situación presentada en esta unidad organizativa podría ser ejecutada por el metasistema, esto sería muy autocrático e iría en detrimento de la autonomía del sistema uno; luego entonces los dos proyectos de la subdirección de secretaría, la planificación que logren va a permitir la cohesión de las mismas; independientemente

Metasistema

Control de Estudio

Tramitación yDocumentación

que realicen las operaciones autónomamente. El sistema debe estar preparado para manejar las oscilaciones potenciales que se producen en las unidades operativas; para ello habrá que recurrir a las conexiones verticales entre las unidades operativas (control de estudios y tramitación y documentación). El sistema dos se apoya en diferentes instancias entre ellas a nivel de Núcleo se considera por ejemplo: el departamento de reproducción apoya funciones generales de los proyectos de la subdirección, asimismo se agrega al sistema dos la subdirección académica también provee de información a las unidades operativas del sistema uno.

Sistema Tres:

Considerando el Núcleo, el sistema tres está representado por la dirección de éste. Desde allí, se lograría la sinergia requerida entre los proyectos: control de estudios y tramitación y documentación, ya que posee una visión

METASISTEMA

sinóptica de estos proyectos y no está inmerso en el acontecer de cada uno de ellos.

El proceso sinérgico es común en todos los sistemas y subsistemas para lograr la mayor funcionalidad. Considerando nuestra unidad organizativa el hecho sinérgico se da al momento que la Dirección de Núcleo aúpa y estimula al encargado de la Subdirección de Secretaria y éste a su vez hace lo mismo con los responsables de los proyectos; los cuales, transferirán al personal adscrito a cada proyecto los lineamientos establecidos para el logro de los propósitos institucionales. Así mismo se pueden lograr tales propósitos, permitiendo la interacción entre el sistema tres y la actividad operativa del sistema uno (previa aprobación de las respectivas unidades gerenciales). Cabe destacar que la función sinérgica del sistema tres es compatible con el principio de autonomía, y tal sinergia se ha de dar en el campo de acción, o sea el área de intercepción comparativa de los proyectos de la unidad.

En conclusión el sistema tres está a cargo de la supervisión del sistema dos y sus actividades anti oscilatorias además está conectado en tiempo real con todas las unidades operativas de cada sistema uno.

MODELO DE SISTEMA VIABLE (MSV)El sistema viable propuesto recomienda que cada proyecto tenga un coordinador o responsable para reducir y atenuar la variedad producto de las interacciones operativas. Asimismo aumentaría el requisito de variedad en la unidad organizativa y se cumpla la transducción; es decir, estos responsables pueden ser transductores de excelencia, todo ello porque los proyectos se encargan de las actividades básicas de la unidad organizativa, en otras palabras son la razón de la misma, las líneas onduladas entre las unidades operativas de los proyectos pueden ser débiles o fuertes; sin embargo a nivel de la unidad organizativa seleccionada han de ser muy fuertes, ya que las actividades se relacionan con un mismo proceso administrativo y en donde una unidad alimenta a la otra. Igualmente se han de considerar las relaciones del circuito operacional (la cual muchas veces no se consideran dentro de la idea que fueron tomadas en cuenta por lasPrácticas establecidas).

A MODO DE SÍNTESIS

La comprensión del funcionamiento de una unidad organizativa o de los sistemas, desde una perspectiva cibernética, es una actividad significativa y reconfortante que irrumpe determinantemente en los cambios de las concepciones paradigmáticas en el campo organizacional. Provee de una gran cantidad de herramientas conceptuales y procedimentales que facilitan el debido aprovechamiento de los recursos humanos y materiales existentes que muchas veces por error gerencial no son debidamente aprovechados y su potencial se diluye en una imperante desidia organizacional que los conduce al automatismo laboral sin satisfacción creciente para emprender con entusiasmo cada función del día a día institucional.

Entre los aspectos mas relevantes se halló el cómo se relacionan las partes con el todo y viceversa; es decir los subsistemas con el metasistema para el logro de un modelo cibernético viable. Se determino fortalezas y debilidades existentes en las unidades operativas de la unidad organizativa seleccionada a partir de la aplicación del material didáctico y se generó una visión distinta de cómo ha de funcionar la misma para el logro de los objetivos meso y macro de la institución en la cual es un subsistema.

Así mismo se consideraron las apreciaciones del recurso humano que labora en los mencionados proyectos, los cuales determinan de una u otra manera la sobrevivencia de la unidad organizativa.

BIBLIOGRAFÍA

GUTIERREZ PÉREZ, ÁNGEL y JORGE. Aplicación del modelo del sistema viable como directriz metodológica de un enfoque de diseño apropiado a las necesidades del área administrativa de la universidad de la Gran Colombia. Septiembre 2006.

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMON RODRÍGUEZ. Refundación UNESR. 14-12-2007