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2015

SERVICIOS DE SALUD DE CHIHUAHUA

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

INDICE

PRESENTACIÓN……………………………………………………2AMBITO DE APLICACIÓN………….……………………………..2MARCO JURÍDICO…………………….……………………………2DEFINICIONES……………………………………..……………....3

1. ORGANIZACIÓN………………………….……………………7

1.1. OBJETIVO……………………………….…………………71.2. MISIÓN…………………………………….………………..81.3. ORGANIGRAMA…………………………………………..81.4. FUNCIONES GENERALES……………….……………..81.5. FUNCIONES ESPECIFICAS…………………………….9

2. DISPOSICIONES GENERALES PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS………….…….19

2.1. COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS…………………………………………..….…19

2.2. PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN…………………………………..…21

2.3. DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN…………...252.4. MODIFICACIONES…………………………………….….322.5. PENAS CONVENCIONALES…………………………...332.6. CONDICIONES DE PAGO…………………………….…332.7. INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES……………………34

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MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

PRESENTACION.

Con fundamento y en apego a lo establecido en el Artículo 1 de Ia Ley de Adquisiciones, Arrendamientos Contratación de Servicios y Obra Pública del Estado de Chihuahua, se emite el siguiente Manual de Políticas y Procedimientos del Departamento de Adquisiciones de los Servicios de Salud de Chihuahua, con objeto de permitir una adecuada y uniforme apreciación de las disposiciones en esta materia, para asegurar que los recursos económicos de que disponga se administren con eficiencia, eficacia y honradez, satisfaciendo las necesidades del Organismo.

AMBITO DE APLICACION.

El ámbito de aplicación del presente documento, se circunscribe al Departamento de Adquisiciones de Servicios de Salud de Chihuahua encargado de llevar a cabo los procesos de adquisición de bienes, Ia contratación de servicios, así como Ia supervisión y administración de los pedidos o contratos que se requieran para el desarrollo de los diversos programas fundamentales.

MARCO JURIDICO

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Contratación de Servicios y Obra Pública del Estado de Chihuahua.

Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Publico del Estado de Chihuahua.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico.

Ley Federal de instituciones de Fianzas.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chihuahua.

Ley de ingresos del Estado de Chihuahua.

Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Chihuahua.

Ley Orgánica del Organismo Público Descentralizado "Servicios de Salud de Chihuahua".

Ley General del Equilibrio Ecológico y Protección al Ambiente.

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

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Ley Orgánica de Ia Administración Pública Federal.

Ley de Contabilidad Gubernamental.

Codigos.

Código Fiscal del Estado de Chihuahua.

Código Civil del Estado de Chihuahua.

Código de Procedimientos Civiles del Estado de Chihuahua.

Código Fiscal de Ia Federación.

Código Civil Federal.

Código Federal de Procedimientos Civiles.

Reglamentos

Catalogo Universal de Servicios de Salud.

DEFINICIONES

Para los efectos del presente documento se entenderá por:

Adjudicación:El acto por medio del cual una autoridad competente atribuye o reconoce a una persona el derecho de gozar de un bien patrimonial.

Almacén:Departamento de Almacenaje y Distribución.

Área abastecedora:El Departamento de Adquisiciones, dependiente de Ia Subdirección de Recursos Materiales.

Área administradora de pedido:El área que requiera del bien o servicio.

Área solicitante:La que de acuerdo con sus necesidades, requiere Ia adquisición, arrendamiento de bienes muebles, o Ia prestación de servicios para Ia eficaz realización de los programas y funciones que le han sido conferidas.

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Es Ia responsable de supervisar Ia entrega de los bienes o prestación de los servicios y de verificar el cumplimiento del contrato o pedido.

Área técnica:Es el área solicitante que establecerá las especificaciones y normas de carácter técnico como referencia para su adquisición, arrendamiento y servicio respectivo.

Anticipo:Pago por adelantado, con base en el Artículo 36 fracción V de LAACS y OPECH el Artículo 31 fracción XIII de LAASSP.

Bienes muebles:Los que establece el Codigo Civil Estatal y Federal.

CCE:Código Civil del Estado de Chihuahua

CCF:Código Civil Federal.

Comité:Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Servicios de Saludde Chihuahua.

Contrato:Acuerdo de voluntades en el que dos o más partes crean, modifican o extinguen derechos y obligaciones.

Convenio:Es el acuerdo de dos o más personas para transferir modificar o extinguir derechos y obligaciones.

Convocante:El área abastecedora que inicia un procedimiento de compra o de contratación de servicios.

Constitución:La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

DAQ:Departamento de Adquisiciones.

Dictamen:El documento en el que se establece, mediante los antecedentes, desarrollo y resultados Ia opinión o juicio que se toma o emite por parte de un servidor público, como

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respuesta.

Dictamen técnico:El documento en el que se establece, mediante los antecedentes, desarrollo y resultados, el punto de vista del servidor público que lo suscribe, como respuesta al caso de interés.

Disposición:Artículo, precepto de una Ley o Reglamento o resolución, fallo o decisión de un tribunal.

POE:Periódico Oficial del Estado de Chihuahua.

DOF:Diario Oficial de Ia Federación.

DSGDepartamento de Servicios Generales.

ICTP:Invitación a cuando menos tres personas.

LAACS y OPECHLey de Adquisiciones, Arrendamientos, Contratación de Servicios y Obra Publica del Estado de Chihuahua.

LAASSP:Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico.

LPI:Licitación Pública internacional.

LPN:Licitación Pública Nacional.

LR:Licitación Restringida.

PAAASPrograma Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

PE:Presupuesto de Egresos.

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Órgano lnterno de Control:La Contraloría interna de Servicios de Salud de Chihuahua.

Pedido:Documento por el cual puede Servicios de Salud de Chihuahua formalizar adquisiciones, arrendamientos y contratación de servicios.

Proveedor:Persona física o moral que celebra pedidos o contratos de adquisiciones con Servicios de Salud del Estado.

Prestador de servicio:Persona que celebra contratos de servicios o arrendamientos relacionados con bienes muebles con Servicios de Salud de Chihuahua.

SCGECH:Secretaria de Ia Contraloría del Gobierno del Estado de Chihuahua.

SDPP:Subdirección de Programación y Presupuesto.

SDRM:Subdirección de Recursos Materiales.

SFPSecretaria de Ia Función Pública

Servicios:Las acciones que en forma especializada realiza a solicitud de SSCH, una persona física o moral que tiene obligaciones a través de contratos administrativos con los SSCH.

SSCH: Servicios de Salud de Chihuahua.

1. ORGANIZACION.

1.1. OBJETIVO.

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El presente documento tiene como finalidad establecer criterios que permitan con Ia oportunidad que determina Ia Ley, realizar las operaciones en materia de adquisiciones y contratación de servicios a cargo de Servicios de Salud de Chihuahua.

Las Políticas y Procedimientos se entenderán como normas de observancia en Servicios de Salud de Chihuahua.

Las Políticas y Procedimientos contenidos en este documento, establecen criterios que permiten Ia modernización, el desarrollo administrativo y Ia efectiva delegación de facultades.

Por lo anterior y con fundamento en los artículos 1° inciso IV de Ia Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Contratación de Servicios y Obra Pública del Estado de Chihuahua, que establecen Ia obligación en cada Organismo Descentralizado, para emitir las políticas, bases y lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios se formuló el presente documento.

Se presentan lineamientos de carácter general con Ia finalidad de orientar Ia función de adquisición y contratación de los servicios conforme establece Ia Ley de en Ia materia y los procedimientos de operación, registro, control e información para dichas funciones.

Se pretende aclarar las competencias para Ia realización de las adquisiciones de bienes de consumo, así como para Ia contratación de servicios, según su importe y características, de manera que se asegure el suministro en cantidad, calidad y con Ia oportunidad requerida por las áreas solicitantes de Servicios de Salud de Chihuahua.

Establecer como meta Ia consolidación de las adquisiciones de bienes de uso generalizado y Ia contratación de servicios, en los casos que por su naturaleza y volumen así se requiera, con el fin de obtener las mejores condiciones en calidad, oportunidad y precio.

Fortalecer el registro, control y seguimiento de las operaciones derivadas de Ia función de adquisiciones y contratación de servicios, para Ia oportuna información de las mismas, que tenga como objetivo servir de base para tomar decisiones.

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1.2. MISION DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES.

Enfocar y coordinar los recursos humanos, materiales y financieros, mediante el esfuerzo conjunto del Departamento para adquirir bienes y servicios que cubran las necesidades requeridas, con los más altos índices de calidad, a los menores precios del mercado, en los tiempos requeridos y con apego a Ia normatividad aplicable.

1.3. ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES.

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

AUXILIAR DE LICITACIONES Y COMITÉ

COMPRADORES

SECRETARIA

COORDINADOR DE ADJUDICACIONES DIRECTAS COORDINADOR DE LICITACIONES Y COMITÉ

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

AUXILIAR SANCIONES Y GARANTIAS

1.4. FUNCIONES GENERALES DEL DEPARTAMENTO.

El Departamento de Adquisiciones es el área responsable de supervisar el proceso administrativo de Ia adquisición de bienes y servicios.

Se entiende por adquisición todos los procedimientos administrativos y legales necesarios para Ia obtención de un bien o servicio, iniciando por Ia búsqueda de proveedores hasta su entrega en el almacén.

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1.5. FUNClONES ESPECIFICAS.

1.5.1. JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

Principales obligaciones:

Debe aplicar Ia LAACS y OPECH, LAACSSP, así como las demás normas que rigen los procesos de adquisición de bienes y servicios.

Establecer objetivos de trabajo congruentes con los objetivos y las metas de Servicios de Salud de Chihuahua.

Supervisar Ia elaboración del programa anual de adquisiciones con base en las políticas y prioridades de los programas de Servicios de Salud de Chihuahua.

Supervisar Ia elaboración del calendario anual de reuniones delComité.

Diseñar y dar seguimiento al calendario de reuniones del Comité, así comoresguardar actas resultado de estas reuniones y dar seguimiento a

los acuerdo que en estas se registren.

Presentar dictámenes ante el Comité, con relación a Ia procedencia del tipo de adquisición de bienes o servicios.

Proponer y presentar ante el Comité, mecanismos que auxilien y sean base para el análisis de los resultados de los procesos de adquisición.

Proponer políticas internas ante el Comité, para el análisis de los procesos de adquisición.

Presentar trimestralmente ante el Comité, el informe de conclusión de los casos dictaminados.

Presentar ante el Comité, dictámenes que sirvan de base para emitir fallo relacionado con los procesos de adquisición.

Elaborar y someter a acuerdo orden del día para sesiones de comité.

Citar a los miembros de comité para sesionar.

Establecer e iniciar los procedimientos para Ia adquisición de bienes y servicios.

Representar a Servicios de Salud de Chihuahua en los eventos relacionados con los procedimientos de adquisición.

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Supervisar Ia elaboración de acta de cada evento relacionado con los procesos de adquisición.

Supervisar Ia elaboración de material administrativo base para el análisis de resultados de los procesos de adquisición.

Elaborar dictámenes de los resultados de los procesos de adquisición.

Elaborar pedidos para el suministro de los bienes.

Proveer información necesaria al OPE para Ia elaboración de contratos.

Confirmar Ia entrega de bienes en Almacén.

Comunicar el avance del estado de los procesos de adquisición a las áreas involucradas.

informar de los resultados de los procesos de adquisición a las áreas involucradas.

informar de los pedidos generados a Almacén y SDPP para su conocimiento.

Establecer criterios d e honradez y buen servicio entre los funcionarios públicos que integran el Departamento de Adquisiciones para atender los procedimientos derivados de los procesos de. adquisición.

Establecer políticas y lineamientos encaminados a promover el respeto entre los trabajadores.

Promover mejoras continuas.

Promover Ia capacitación de los trabajadores bajo su cargo.

Establecer líneas de comunicación para con sus superiores, así como con el personal bajo su cargo.

Establecer metodologías de trabajo con el objetivo de ofrecer un servicio eficiente y eficaz, que permita Ia mejora continua.

Modernizar los sistemas de información.

Coordinar y supervisar los esfuerzos encaminados a satisfacer las necesidades de las áreas solicitantes.

Atender a las áreas solicitantes que requieran servicio.

1.5.1.1. SECRETARIA10



Establecer objetivos de trabajo congruentes con los objetivos y las metas de Servicios de Salud de Chihuahua.

Auxiliar al Jefe del Departamento con las responsabilidades que se le asignen.

Recepción, registro y control de comunicaciones externas al departamento.

Control, recepción y registro de comunicación recibida vía electrónica.

Elaborar e implementar metodología administrativa para informar de los comunicados al Jefe del Departamento.

Con base a indicaciones recibidas por el jefe de Departamento turnar, registrar y controlar comunicados para su debida atención por las áreas correspondientes.

Supervisar y dar seguimiento a Ia atención oportuna de comunicados por parte de las áreas internas del Departamento.

informar al Jefe del Departamento los resultados del seguimiento y conclusión de comunicados.

En coordinación con el Jefe del Departamento, elaborar los comunicados de salida hacia las diferentes áreas de Servicios de Salud de Chihuahua.

Recibir, registrar y controlar suficiencias presupuestales y requisiciones de compra, así como verificar que estas cumplan con los requisitos necesarios.

Controlar y registrar la numeración de pedidos de compra.

Crear y mantener actualizados los bancos de datos que permitan verificar y analizar Ia información necesaria sobre requisiciones y pedidos de compra que permitan tomar decisiones.

Atender las metodologías y líneas de comunicación con su superior y con sus compañeros.

Aplicar y dar seguimiento a las acciones para proporcionar un servicio eficiente y eficaz.

Aplicar y dar seguimiento· a las acciones encaminadas a modernizar las

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metodologías de trabajo.

Apoyar y promover esfuerzos para garantizar Ia satisfacción del área solicitante.

Atender al público en general.

1.5.1.1. AUXILIAR SANCIONES



Establecer objetivos de trabajo congruentes con los objetivos y las metas del Departamento de Adquisiciones.

Determinar las sanciones a los proveedores por medio del sistema de abasto y generar los oficio de notificación para el proveedor como para SDPP.

Ordenar, clasificar, y resguardar los oficios por sanciones que se generan como producto de las entregas extemporáneas de los proveedores

Ordenar, clasificar, integrar y resguardar toda Ia documentación que se genera durante las actividades del Departamento de Adquisiciones.

Establecer metodologías para ordenar, clasificar y resguardar las comunicaciones escritas para y del Departamento de Adquisiciones.

Es responsable de proporcionar expedientes para su consulta a las áreas requirentes con previa solicitud por oficio y autorización de su superior, así como de mantener un registro de esta documentación.

Apoyar a su superior en los trabajos que le sean encomendados.

Conservar y mantener comunicación con sus superiores, e informar de los acontecimientos relevantes.

Respetar los criterios de honradez y honestidad para prestar sus servicios.

Apoyar y aplicar las disposiciones encaminadas a Ia mejora continua, capacitación y modernización de metodologías.

Trabajar con el objetivo de obtener Ia satisfacción del area solicitante.

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Conservar actitud de respeto hacia sus compañeros.

1.5.1.1. AUXILIAR GARANTIAS




Recibir, ordenar, clasificar, resguardar y en su momento hacer la devolución de las garantías que como producto de los procesos de adquisición.

Ordenar, clasificar, integrar y resguardar toda Ia documentación que se genera durante las actividades del Departamento de Adquisiciones.

Establecer metodologías para ordenar, clasificar y resguardar las comunicaciones escritas para y del Departamento de Adquisiciones.

Es responsable de proporcionar expedientes para su consulta a las áreas requirentes con previa solicitud por oficio y autorización de su superior, así como de mantener un registro de esta documentación.





Trabajar con el objetivo de obtener Ia satisfacción del área solicitante.


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1.5.2. COORDINACION DE LICITACIONES Y COMITE DE ADQUISICIONES.




Proveer información necesaria para Ia elaboración del calendario anual de reuniones de comité.

Dar seguimiento a reuniones de comité, elaborar y resguardar actas de sesiones de comité y dar seguimiento a los acuerdos tomados por el comité.

Realizar los dictámenes con relación a Ia procedencia del tipo de adquisición de bienes y servicios.

Realizar informe trimestral del estado que guardan los acuerdo tornados por el comité.

Realizar dictámenes que sean Ia base para el fallo de procesos de adquisición.

Elaborar orden del día para sesión de comité.

Elaborar citatorio para sesión de comité.

Elaborar documentación administrativa para iniciar y dar seguimiento a los procedimientos de adquisición por licitación en sus modalidades.

Elaborar y resguardar documentos generados durante los procedimientos de adquisición por licitación.

Elaborar material administrativo base para el análisis de resultados de los procesos de adquisición.

Comunicar a quien corresponda los avances y resultados de los procesos de adquisición.

Establecer criterios de honradez y buen desempeño entre los funcionarios públicos bajo su cargo.

Establecer y apegarse a las políticas y lineamientos encaminados a promover el respeto entre los trabajadores.

Promover y dar seguimiento a las acciones encaminadas hacia Ia mejora continua.

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Promover y dar seguimiento a las acciones encaminadas a proporcionar capacitación a los trabajadores.

Establecer metodologías y líneas de comunicación con su superior y con los trabajadores a su cargo.

Establecer y dar seguimiento a las acciones para proporcionar un servicio eficiente y eficaz.

Proponer y dar seguimiento a las acciones encaminadas a modernizar las metodologías de trabajo.

Coordinar, apoyar y promover esfuerzos para garantizar Ia satisfacción del área solicitante.


1.5.2.1. AUXILIAR DE PROCESOS DE LICITACION Y COMITE DE ADQUISICIONES.




Auxiliar en Ia elaboración del calendario anual de sesiones de comité.

Asistir en Ia elaboración de actas de sesión de comité, ordenar Ia información y procurar su resguardo en el área de archivo.

Utilizar metodología de trabajo que le permita dar seguimiento, ordenar información y presentar informes sobre el estado que guardan los asuntos acordados en sesión de comité.

Auxiliar en Ia elaboración de dictámenes producto de los procesos de adquisición.

Auxiliar y elaborar documentación administrativa básica que concentre información relevante de los procesos de adquisición en sus diferentes etapas, que permita tomar decisiones por sus superiores y el comité.

Obtener, ordenar y clasificar información sobre los proveedores que participan en los procesos de licitación con Ia finalidad de mantener actualizado el padrón de proveedores y que proporcione información para Ia elaboración de contratos.

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Diseñar metodología para ordenar, registrar y resguardar Ia documentación generada por los procesos de adquisición.







1.5.3. COORDINACION DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES DIRECTAS.




Responsable del registro, seguimiento y clasificación de las suficiencias presupuestales y requisiciones de compra recibidas por el departamento.

Establecer tiempos mínimos y máximos para Ia atención total de requisiciones de compra.

Promover, diseñar e implantar metodologías encaminadas a ordenar, clasificar y resguardar requisiciones de compra.

Elaborar material administrativo base para las adquisiciones por adjudicación directa.

Respetar Ia normatividad para Ia integración de las adquisiciones directas.

Establecer mecanismos para ordenas, clasificar y resguardar Ia documentación generada durante el proceso de adquisición directa.

Elaborar los pedidos para el suministro de bienes producto de los procesos de adquisición.

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Idear e implementar metodología encaminada al registro, control y clasificación de los pedidos tanto en medios magnéticos como físicos que permitan su rápido análisis, interpretación y localización para tomar decisiones.

Apegarse a las políticas de racionalidad del gasto público.

Crear metodologías para los procedimientos de compra que garanticen compras de bienes que satisfagan las necesidades requeridas al menor precio.

Informar de los pedidos elaborados con rapidez a almacén y SDPP.

Confirmar Ia entrega a tiempo por parte de los proveedores, de los bienes requeridos.

Confirmar Ia satisfacción de las áreas requirentes.

Establecer criterios de honradez entre el personal a su cargo.

Mantener informado a los proveedores de las políticas de compra, con el objetivo de permitir y facilitar Ia cooperación de estos para Ia firma de contratos.

Crear y mantener actualizado el padrón de proveedores con datos vigentes y útiles que permitan al área responsable elaborar los contratos correspondientes.

Establecer líneas de comunicación con almacén y áreas requirentes que permitan tiempos de acción para corregir y mejorar el servicio.

Establecer y apegarse a las políticas y lineamientos encaminados a promover el respeto entre los trabajadores.

Promover y dar seguimiento a las acciones encaminadas hacia Ia mejora continua.

Promover y dar seguimiento a las acciones encaminadas a proporcionar capacitación a los trabajadores.

Establecer metodologías y líneas de comunicación con su superior y con los trabajadores a su cargo.

Establecer y dar seguimiento a las acciones para proporcionar un servicio eficiente y eficaz.

Proponer y dar seguimiento a las acciones encaminadas a modernizar las metodologías de trabajo.

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Coordinar, apoyar y promover esfuerzos para garantizar Ia satisfacción del área solicitante.


1.5.3.1. COMPRADORES.




Elaborar documentación administrativa base para Ia toma de decisiones (Tablas comparativas) producto de los procesos de adquisición por licitación y/o por adjudicación directa.

Establecer y dar seguimiento a los mecanismos establecidos para el proceso de compra.

Apegarse a las políticas de racionalidad del gasto público.

Apegarse a las metodologías para los procedimientos de compra que garanticen compras de bienes y servicios que satisfagan las necesidades requeridas al menor precio.

Encaminar esfuerzos para Ia satisfacción del área solicitante.

Elaborar pedidos de compra producto de los procesos de adquisición.

Dar seguimiento a las entregas de bienes por parte de los proveedores.

informar a sus superiores Ia omisión de entrega por parte de los proveedores.

Conservar relación exclusivamente comercial con proveedores.

Ordenar, clasificar y procurar el resguardo de documentación generada por los trabajos de adquisición de bienes.



Respetar los criterios de honradez y honestidad para prestar sus servicios.18




2. DISPOSICIONES GENERALES PARA LA ADQUISICION DE BIENES, Y LA CONTRATACION DE SERVICIOS.

2.1. COMITE DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS.

El Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de SSCH, es el Órgano Colegiado presidido por el Director General al que hace referencia Ia LAACS y OPGECH, el cual realizara sus funciones con sujeción al Manual de Integración y Funcionamiento que apruebe el propio Comité.

Entre las funciones del Comité se encuentra Ia de proponer las Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y obra pública sometiéndolas a Ia consideración del titular de Ia Dependencia, para su expedición.

El Secretario Ejecutivo del Comité tendrá las siguientes atribuciones, con el fin de agilizar Ia operación en Ia materia.

• Convocar a licitaciones públicas;• Firmar convocatorias;• Presidir los actos relacionados con las licitaciones e invitaciones a cuando

menos tres proveedores (personas, en caso de ejercicio de recursos federales);

• Firmar los fallos respectivos;• Autorizar Ia integración de subcomités y grupos de evaluación, y• Autorizar a los servidores públicos para presidir los actos relacionados con los

procedimientos de adquisición, arrendamientos y servicios.

2.1.1. REQUISITOS PARA SOMETER CASOS AL COMITE.

El Comité atenderá y dictaminara aquellos casos que estén debidamente soportados, para lo cual el Departamento de Adquisiciones Presentara los siguientes documentos:

Dictamen de acuerdo a lo que se establece Ia normatividad vigente, fundado y

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motivado según las circunstancias que concurran en cada caso, en criterios de economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez, en el que se hará constar el análisis de Ia o las propuestas y las razones para Ia adjudicación del contrato o pedido, firmada por el responsable del área solicitante;

Oficio de suficiencia presupuestal que autorice el máximo de recursos asignados a la partida.

Cuadro comparativo anexando las cotizaciones correspondientes.

2.1.2. REDUCCION DE PLAZOS.

Las áreas solicitantes podrán solicitar Ia reducción de los plazos en los procedimientos de licitación, presentando al Presidente, Secretario Ejecutivo o al Secretario Técnico del Comité, Ia solicitud debidamente fundada, motivada y firmada por el responsable de Ia misma.El Departamento de Adquisiciones con base en Ia solicitud enviada por el área solicitante, presentara el caso al dictamen del Comité, quien determinara Ia procedencia o no de Ia solicitud.

2.1.3. TIEMPOS DE PRESENTACION DE CASOS PARA DICTAMINACION EN EL COMITE.

Para las sesiones ordinarias, se requiere que los casos para dictamen sean presentados a Ia SDRM, con cinco días hábiles de anticipación de acuerdo con el calendario de sesiones aprobado por el Comité.

Cuando por Ia importancia y Ia oportunidad del procedimiento asi se requiera, las áreas solicitantes o los miembros del Comité podrán solicitar al Presidente del mismo, Ia realización de una sesión extraordinaria. En cuyo caso Ia información procedente se presentara con dos días hábiles de anticipación.

Los tiempos de distribución de Ia carpeta del Comité serán los siguientes:

Sesiones Ordinarias con dos días hábiles de anticipación; Sesiones Extraordinarias con un dia de anticipación.

El Secretario Ejecutivo, previa acuerdo del Presidente podrá convocar a reuniones extraordinarias.

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2.1.4. INFORMACION PERIODICA

2.1.4.1. INFORMES TRIMESTRALES.

El Departamento de Adquisiciones informara al Comité, en el ámbito de su competencia, lo relacionado con los siguientes procedimientos:

Casos de excepción dictaminados por el Comité, licitaciones públicas celebradas, informando los avances respectivos, hasta su formalización.

Casos de contratos en donde los proveedores incurran en atrasos, señalando las penalizaciones que se hubiesen aplicado y los supuestos en que se agote el manto máximo de Ia penalización, así como los casos en los que se hayan convenido diferimientos en los plazas de entrega de los bienes o Ia contratación de servicios;

Casos de inconformidades recibidas;

2.1.4.2. FORMATO DE INFORME AL COMITE.

Con el objeto de informar al Comité con oportunidad de conformidad con lo que establece Ia normatividad en Ia materia, el informe deberá cumplir los siguientes requisitos: ·

Presentarse trimestralmente, Ser enviado a Ia SDRM dentro de los 5 días naturales después de concluido el

periodo que se informe, Presentarse en el formato establecido por Ia SDRM, conteniendo los

siguientes criterios:a) Numero consecutivo,b) Tipo de adjudicación,c) Monto y concepto por partida presupuestal ejercida.

2.2. PLANEACION, PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION.

2.2.1. PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS.

El Departamento de Adquisiciones realizara Ia consolidación de Ia información con base en Ia cual se formulara el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

Para los efectos de Ia consolidación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, el Departamento de Adquisiciones enviara a las diferentes áreas que integran SSCH, los criterios y metodología una vez que se inicie el proceso programático presupuestal según el programa de actividades, para que estas últimas envíen sus requerimientos.

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No podrá llevarse a cabo el proceso de adquisición, arrendamiento y contratación de servicios, sin Ia autorización presupuestal y mediante Ia solicitud expresa de las áreas requirentes.

2.2.1.1. REQUISICIÓN ANUAL EN MATERIA DE ADQUISCIONES

La requisición anual estará integrada por aquellos bienes de consumo genérico que requieran las diferentes áreas de SSCH, que representen el gasto por partida de mayor demanda anual.

El Departamento de Adquisiciones, efectuara las adquisiciones de manera consolidada de Ia requisición anual. Para tal efecto solicitara a las áreas solicitantes Ia información necesaria, misma que deberá ser autorizada por el titular del área solicitante.

Para Ia determinación de los bienes a adquirir, deberán considerar lo siguiente:• Los techos presupuestales aprobados por Ia SDPP,• La certificación de no existencias o el nivel de inventario de los bienes en el almacén.

2.2.2. PROGRAMA ANUAL DE SERVICIOS.

La SDRM y Ia SDRH en el ámbito de sus competencias, consolidaran las necesidades de servicios de SSCH en las partidas que correspondan y remitirán dicha información al departamento de Adquisiciones para que esta programe las licitaciones públicas o invitaciones a cuando Menos tres Proveedores para Ia contratación de los servicios generales.

2.2.3. MONTOS DE ACTUACION PARA REALIZAR OPERACIONES DE ADQUISICION, ARRENDAMIENTO O CONTRATACION DE SERVICIOS.

La Secretaria de Hacienda del Gobierno del Estado con fundamento en el artículo que establece los montos de actuación del Decreto Aprobatorio del Presupuesto de Egresos de Gobierno del Estado (y de Ia Federación) del ejercicio presupuestal que corresponda, adjudicara los contratos o pedidos tomando en cuenta los montos de cada operación de compra o servicio, conforme a lo siguiente:

• La SDPP comunicara por escrito al Departamento de Adquisiciones el presupuesto autorizado para el ejercicio presupuestal y conforme a los rangos previstos en el PEE y en el PEF del año correspondiente, se determinaran los montos de actuación a que se sujetaran los procedimientos de adquisición, arrendamiento y contratación de servicios.

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• El Secretario Ejecutivo del Comité, presentara para acuerdo de ese

Órgano colegiado, los montos de actuación del ejercicio presupuestal correspondiente.

• Para mantener Ia continuidad y oportunidad en Ia ejecución de las adquisiciones, arrendamientos o servicios que demande los SSCH, se podrá presentar al Comité Ia solicitud para ejercer el presupuesto de acuerdo con los montos de actuación aprobados para el año inmediato anterior, en tanto se determinan los vigentes.

• En el caso de contrataciones de bienes arrendamientos o servicios reguladas por los Tratados Internacionales, DEBERAN LICITARSE INTERNACIONALMENTE cuando el monto de ellas supere cualquiera de los umbrales establecidos en los mismos, salvo que tales contrataciones sean incluidas en Ia reserva a dichos tratados o se cumpla con algún supuesto de excepción a Ia Licitación Pública.

2.2.4. ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y CONTRATACION DE BIENES O SERVICIOS AL AMPARO DEL ARTICULO 31 DE LA LAACS Y OPGECH Y ARTICULO 26 DE LA LAASSP.

El Departamento de Adquisiciones podrá llevar a cabo adquisiciones, arrendamientos o contratación de bienes o servicios, a través del procedimiento de Licitación Pública, Licitación Restringida en su modalidad de invitación a Cuando Menos tres Proveedores (tres personas) o por Adjudicación Directa, en los términos señalados por la ley que corresponde.

2.2.4.1. LICITACION PUBLICA, LICITACION RESTRINGIDA EN SU MODALIDAD DE INVITACION A CUANDO MENOS TRES PROVEEDORES O LICITACION RESTRINGIDA POR INVITACION A CUANDO MENOS TRES PERSONAS.

Para realizar adquisiciones, arrendamientos o contratación de bienes y servicios, se observaran las disposiciones establecidas en Ia LAACS y OPECH y Ia LAASSP, así como cumplir con los siguientes requisitos:

a) Levantar el registro de los licitantes participantes a Ia junta de aclaraciones, en Ia que no podrán hacerse modificaciones sustanciales a las bases.

b) El acta de Ia junta de aclaraciones, se deberán de notificar o poner a disposición de los licitantes que no hayan asistido, entregando copias de dichas actas o bien, mediante el aviso del Iugar donde estas serán proporcionadas.

Los puntos a y b no aplican en caso de ser adquisición por invitacion a cuando menos tres personas (base Ley Federal).

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c) Para llevar a cabo Ia adjudicación correspondiente, se deberá contar con un mínima de tres propuestas susceptibles de analizarse técnicamente por partida, y se verificara que cuando menos estas cumplan con todos los documentos solicitados en las bases de Ia invitación, de no ser así, el evento o Ia partida deberá declararse desierta. (En caso de Licitación Pública, este punto es opcional).

d) Elaborar el dictamen técnico correspondiente, el cual deberá contener el resultado de las evaluaciones de las propuestas técnicas presentadas, así como las causas por las cuales hubiese sido desechada alguna propuesta, dictamen que deberá firmar el titular del área solicitante.

e) Se procederá en el orden establecido a Ia apertura de las propuestas económicas de aquellos proveedores cuyas propuestas técnicas no hayan sido desechadas en Ia primera etapa o en el análisis detallado de las mismas, rubricando todas y cada una de las hojas que integren las propuestas.

f) Se levantara el registro de asistencia de los proveedores participantes y el acta de las dos etapas del acto de presentación y apertura de las proposiciones, en las que se hará constar las propuestas aceptadas, sus importes, así como las que hubieran sido desechadas y las causas que lo motivaron; el acta será firmada por todos los participantes. Si hubiere alguno que no quisiese hacerlo, se asentara en el acta de esa forma.

g) Revisada Ia documentación, se procederá a elaborar el cuadro comparativo de precios.

h) Se elaborara un dictamen de conformidad con lo que establece Ia Ley en vigor, mismo que servirá como fundamento para el fallo que en su caso se emita.

i) Se emitirá el fallo y se formulara el pedido o contrato que se adjudicara al proveedor que reúna las condiciones legales, técnicas y económicas requeridas por Ia convocante, y que hubiera presentado Ia propuesta solvente más baja.

j) Con el registro de asistencia de los licitantes y participantes se levantara el acta de fallo, Ia cual deberá contener Ia información acerca de las razones por las cuales Ia o las propuestas correspondientes en su caso, no fueron elegidas, así como el de los proveedores adjudicados, por haber presentado a SSCH las mejores condiciones en cuanto a precio, oportunidad y calidad.

2.2.4.2. ADJUDICACIONES DIRECTAS.

Para las adquisiciones y procedimientos de contratación de servicios que realice el Departamento de Adquisiciones por un monto máximo establecido por Ias Leyes correspondientes tanto estatales como federales, deberán contar con Ia siguiente documentación justificadora y aprobatoria:

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• Requisición de compra o de prestación de servicios en Ia que se incluirá Ia descripción y las áreas que lo recibirán, avalada por Ia Dirección Administrativa, Ia SDPP, el titular del área solicitante y la Coordinación de Insumos;• Oficio de autorización de suficiencia presupuestal emitido por la SDPP;

Para las adquisiciones, arrendamientos o contratación de servicios que realicen bajo el procedimiento de adjudicación directa, sin exceder del monto máximo autorizado para adjudicación directa, además de los requisitos antes mencionados, se deberá cumplir con el siguiente procedimiento:

El Departamento de Adquisiciones realizará lo siguiente:

a) Cotizar los bienes y/o servicios por lo menos con tres proveedores. ;.

b) Elaborará tabla comparativa;

c) Se elabora pedido.

d) En el procedimiento de Adjudicación Directa, no será necesario elaborar el dictamen a que se refiere Ia Ley.

2.3. DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACION.

El Comité podrá autorizar integración específica de un Subcomité Revisor de Bases cuando así lo considere pertinente, atendiendo lo establecido en el Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Adquisiciones.

Para los casos en que el Comité determine Ia integración de un subcomité revisor de bases, este será presidido por el titular de área correspondiente, quien será el responsable de definir el manual de integración y funcionamiento del mismo.

La SDRM por conducto del Departamento de Adquisiciones, cuando considere conveniente y de acuerdo con Ia complejidad de Ia adquisición o contratación, podrá convocar a las áreas solicitantes de los bienes para revisar las bases de Ia Licitación Pública, así como Ia de Ia licitación restringida en su modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores (personas), a fin de garantizar las mejores condiciones de transparencia, eficiencia, imparcialidad y trato equitativo a los licitantes.

Las bases que sirvan de antecedente para desarrollar Licitaciones Públicas, asi como Licitaciones Restringidas en modalidad de invitaciones a cuando menos tres proveedores (personas) serán rubricadas por el Departamento de Adquisiciones, Ia SDRM, Ia Dirección Administrativa y Ia Dirección General de SSCH.

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2.3.1. PRESIDENCIA DE LOS ACTOS DE LICITACION PUBLICA Y LICITACION RESTRINGIDA EN SU MODALIDAD DE INVITACION A CUANDO MENOS TRES PROVEEDORES (PERSONAS).

El Director Administrativo, el Subdirector de Recursos Materiales, el Jefe del Departamento de Adquisiciones y Jefes de Departamento de Ia SDRM, podrán indistintamente presidir los actos derivados de procedimientos de licitaciones públicas y de licitaciones restringidas en modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores (personas), e invitar a los servidores públicos y demás participantes que por su especialidad deban intervenir en dichos eventos.

El servidor público que presida el acto respectivo será el encargado de recibir las proposiciones, así como Ia documentación administrativa, técnica y legal, Ia que será conservada en el Iugar que garantice su confidencialidad e inviolabilidad.

2.3.2. PROCEDIMIENTOS DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD.

Las áreas facultadas para realizar procedimientos de adquisición y contratación de servicios solicitaran en las bases el cumplimiento según el caso, de las normas oficiales mexicanas, las normas mexicanas y a falta de estas, las normas internacionales o en su caso las normas de referenda, de conformidad con los términos previstos en Ia Ley Federal sobre Metrología y Normalización.

En los avances de fabricación de bienes y operaciones de arrendamiento se incluirán los mecanismos para Ia verificación, inspección, control y seguimiento, cuando las áreas solicitantes Ia determinen.

Se establecerá Ia obligación de los proveedores de responder por los defectos o vicios ocultos de los bienes y Ia calidad de los servicios, así como Ia del cumplimiento oportuno de las obligaciones derivadas de los pedidos o contratos.

2.3.3. EVALUACION DE PROPOSICIONES Y DICTAMEN TECNICO.

El Departamento de Adquisiciones por conducto del servidor público que presida el acto de recepción de propuestas y apertura de propuestas técnicas, requerirá a las áreas solicitantes de los bienes que realicen el análisis detallado de las propuestas técnicas recibidas y emitan un Dictamen técnico en apego a Ia normatividad vigente. Dicho dictamen se emitirá de acuerdo con los criterios de Ia evaluación binaria, es decir si cumple o no cumple con los requisitos que para este acto se solicita a los participantes, debiendo relacionarse a los licitantes que "cumplen" en orden de evaluación, y los que "No cumplen", indicando las razones por las que fueron desechadas o por las que fueron consideradas. El dictamen deberá ser firmado por el titular del área solicitante de los bienes o servicios, con el aval del representante del área técnica, si lo hubiere, identificando sus cargos y sus nombres.

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El dictamen técnico deberá ser entregado al Departamento de Adquisiciones con 48 horas de anticipación a Ia fecha establecida para dar a conocer el resultado técnico y fallo.

Podrá solicitarse el diferimiento del fallo dentro de los dos días naturales después de haberse establecido Ia primera fecha, remitiendo por escrito Ia solicitud a quien hubiese presidido los actos del procedimiento, indicando las razones de esta y Ia nueva fecha propuesta. La solicitud señalada deberá estar firmada par el titular del área técnica competente.

2.3.3.1. CRITERIOS DE EVALUACION.

El Departamento de Adquisiciones basara Ia evaluación de las propuestas y Ia determinación de Ia adjudicación de los pedidos o contratos bajo los siguientes criterios:

En las bases de los procedimientos se establecerá que será causa de desechamiento el incumplimiento de cualesquiera de los requisitos establecidos en Ia convocatoria, en las bases, en las precisiones pronunciadas en Ia o las juntas de aclaraciones y, si se comprueba Ia existencia de arreglos entre los participantes al procedimiento para el que se haya convocado o invitado. La evaluación se efectuara considerando exclusivamente los requisitos y condiciones establecidas en las bases de los procedimientos de licitación pública y licitación restringida en modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores (personas), las especificaciones técnicas de los bienes descritos, así como las precisiones pronunciadas en Ia junta de aclaraciones, a efecto de que se garantice satisfactoriamente el cumplimiento de las obligaciones respectivas. La aplicación del criterio de evaluación relativa al costo beneficio, solo podrá establecerse siempre y cuando sea definido, medible, aplicable a todas las propuestas, y se haya incluido en las bases de Ia licitación o en las de licitación restringida y/o invitación a cuando menos tres personas. En Ia determinación del costo beneficio, el área solicitante establecerá

los conceptos que deberán ser objeto de Ia evaluación, tales como mantenimiento, operación, consumibles, rendimiento u otros elementos vinculados con el factor de temporalidad o volumen de consumo, mismos que se aplicaran de acuerdo con el método de evaluación establecido para el efecto. En estos casos, Ia adjudicación se hará a Ia propuesta que presente el mayor beneficio neto, mismo que corresponderá al resultado que se obtenga de considerar el precio del bien más el de los conceptos que se hayan previsto en el método de evaluación. En Ia evaluación de las proposiciones económicas se verificara que el precio de los bienes no resulte menor al costo que implicaría Ia producción de los mismos, por lo que si en alguna propuesta resulta mayor el costo que el precio, Ia unidad administrativa podrá desecharla por estimarla insolvente.

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Si derivado de Ia evaluación económica se obtuviera un empate en el precio de dos o más proposiciones, Ia adjudicación se efectuara a favor del licitante que resulte ganador a través del procedimiento manual por insaculación que celebre la convocante o a consideración de la convocante al proveedor que tenga la mejor capacidad de respuesta. Cuando se presente algún error de cálculo en las propuestas presentadas, solo habrá Iugar a su rectificación por parte del Departamento de Adquisiciones, cuando Ia corrección no implique Ia modificación de precios unitarios, lo que se hará constar en el dictamen. Si el licitante no acepta Ia corrección de Ia propuesta, se desechara Ia misma. En las bases de los procedimientos de adquisición y contratación de

servicios, se solicitara a los licitantes participantes, Ia presentación de una declaración de integridad. En los procedimientos de adquisición y contratación de servicios se podrá invitar a los representantes de las cámaras, colegios, asociaciones

profesionales u otras organizaciones no gubernamentales para que asistan a los actos públicos, asi como a cualquier persona física, que sin haber adquirido las bases, manifieste su interés de estar presente en los mismos. bajo Ia condición de que en ambos casos estos deberán registrar su asistencia y abstenerse de intervenir en cualquier forma en los mismos.

2.3.4. SERVIDORES PUBLICOS RESPONSABLES PARA FIRMA DE PEDIDOS Y MODIFICACIONES.

Los pedidos que formalice el Departamento de Adquisiciones deberán suscribirse por los servidores públicos que a continuación se relacionan o los puestos homólogos, incluyendo el nombre completo y cargo del funcionario que lo ocupe.

Elaboró y revisó: Coordinador de Procedimientos de Adquisiciones directas.Supervisó: Jefe del Departamento de Adquisiciones.Autorizó: Subdirector de Recursos Materiales.Autorizó: Director Administrativo.

2.3.5. CONDICIONES DE ENTREGA DE LOS BIENES Y PRESTACION DE SERVICIOS

Los bienes y los servicios que sean adquiridos o contratados deberán ser entregados en el almacén de los SSCH.

El Departamento de Adquisiciones establecerá en las bases de los procedimientos de adquisición, que el licitante que resulte adjudicado, será responsable de Ia entrega en el almacén o el Iugar dentro del territorio nacional que se determine, indicando que los tramites de importación, impuestos y derechos que se generen, serán pagados por el mismo. Lo anterior con Ia finalidad de asegurar Ia participación de licitantes nacionales e internacionales en igualdad de condiciones.

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Todos los impuestos, derechos y gastos que se generen correrán por cuenta del proveedor.

El Tiempo de entrega de los bienes en todos los casos y de manera general será de 30 días naturales posteriores al acuse del pedido correspondiente, salvo que se indique lo contrario.

2.3.5.1. DOMICILIO DE LOS PARTICIPANTES.

En las adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles así como en Ia contratación de servicios se solicitara a los licitantes ganadores en los procesos relativos, que previo a Ia adjudicación, indiquen el domicilio fiscal del establecimiento en el que se proporcionara los servicios posventa, como es el caso de Ia garantía de equipos, soporte técnico, mantenimiento, capacitación, etc. Independientemente del domicilio que, señalen para recibir notificaciones en el procedimiento.

2.3.6. DE LOS PEDIDOS Y CONTRATOS.

Para Ia adquisición y arrendamiento de bienes y contratación de servicios el Departamento de Adquisiciones formalizara los pedidos y turnara Ia información con respecto a los proveedores adjudicados al departamento de contratos para formalizar los contratos derivados de los procesos licitatorios respectivos, respecto a los requerimientos de Ia área solicitantes de SSCH y según los montos y criterios establecidos por el Comité de Adquisiciones.

Los pedidos o contratos serán congruentes con el contenido de las bases de licitación e invitación y de conformidad con las disposiciones presupuestarias, estipulándose invariablemente que los derechos y obligaciones que se deriven de los mismos no podrán cederse en forma parcial ni total a favor de cualquier otra persona, con excepción de los derechos de cobro, en cuyo caso se obtendrá el consentimiento de SSCH.

La administración y supervisión de los pedidos y contratos que celebre SSCH quedan bajo Ia responsabilidad de las áreas solicitantes, como administradoras de los mismos.

2.3.6.1. RESCISION ADMINISTRATIVA.

La SDRM por conducto del Departamento de Adquisiciones podrá rescindir administrativamente los pedidos o contratos en caso de incumplimiento en las obligaciones a cargo del proveedor, en cuyo caso el procedimiento deberá iniciarse dentro de los 15 días naturales siguientes a aquel en que se hubiere agotado el monto límite de aplicación de las penas convencionales.

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Cuando se trate de Ia rescisión de los pedidos o contratos cuya entrega se haya pactado en el almacén, las unidades encargadas de Ia administración del pedido o contrato, o Ia SDRM, por conducto del almacén, deberán comunicar por escrito al Departamento de Adquisiciones el incumplimiento respectivo, solicitando se inicie dicho procedimiento. Para el caso de contratos de servicios, las areas administradoras y supervisoras de los mismos lo notificaran a Ia SDRM.

Si previamente a Ia determinación de dar por rescindido el contrato y/o pedido, se hiciere entrega de los bienes o se prestaren los servicios, el procedimiento iniciado quedara sin efecto.

En tal virtud una vez solicitada Ia rescisión, el área usuaria o el almacén deberán abstenerse de aceptar los bienes o recibir los servicios.

2.3.6.2. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LOS PEDIDOS O CONTRATOS.

El almacén y DSG serán los responsables para todos los efectos legales de Ia recepción de los bienes y los servicios contratados respetivamente y dar el seguimiento a Ia entrega de los bienes, de acuerdo con las condiciones establecidas en el contrato o pedido.

La SDRM por conducto del almacén será Ia responsable de comunicar por medio del sistema integral de abasto al Departamento de Adquisiciones, respecto de aquellos proveedores que de acuerdo con el tiempo de entrega señalado en el pedido, no hubiesen cumplido, para los efectos que procedan.

2.3.7. GARANTIAS DE CUMPLIMIENTO.

Derivado de los procedimientos de adquisición, el Departamento de Adquisiciones, deberá solicitar a los proveedores Ia garantía de cumplimiento del pedido o contrato:

El proveedor que resulte adjudicado deberá presentar garantía a favor de SSCH por el importe del 10% del monto total del pedido o contrato sin incluir el IVA, según los criterios establecidos por el Comité de Adquisiciones.

El Titular del área abastecedora podrá exceptuar al proveedor de presentar Ia garantía de cumplimiento del pedido respectivo, cuando los montos de adjudicación o contratación de servicios sean inferiores al monto máximo establecido en el Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado (Ia Federación) para Ia adjudicación directa antes del IVA, quedando asentado en el pedido o contrato respectivo.

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2.3.7.1. GARANTIAS A TRAVES DE FIANZAS.

En caso de que el licitante opte por presentar fianza para garantizar el cumplimiento del pedido o contrato deberá cumplir con lo siguiente:

a) Referencia de que Ia fianza se otorga atendiendo a todas las estipulaciones contenidas en el contrato.

b) La información correspondiente al número de contrato o pedido, Ia fecha de firma, así como Ia especificación de las obligaciones garantizadas.

d) El señalamiento de Ia denominación o nombre del proveedor.

e) La condición de que Ia vigencia de Ia fianza deberá quedar abierta para permitir que cumpla con su objetivo, de forma tal que no podrá establecerse o estipularse plaza alguno que limite su vigencia, lo cual no deberá confundirse con el plazo para el cumplimiento de las obligaciones previsto en los contratos y actas administrativos.

En Ia redacción de Ia garantía se deberá transcribir el siguiente texto. "Esta garantía estará vigente durante Ia sustanciación de todos los recursos legales o juicios que se interpongan hasta que se pronuncie resolución definitiva, de forma tal que su vigencia no podrá acotarse en razón del plazo de ejecución del contrato principal o fuente de las obligaciones, o cualquier otra circunstancia. Asimismo esta fianza permanecerá en vigor aun en los casos en que "Ia dependencia otorgue prorrogas o esperas al contratista o fiado para el cumplimiento de sus obligaciones"."La institución de fianzas acepta expresamente someterse al procedimiento de ejecución establecido en el artículo 95 de La Ley Federal de instituciones de Fianzas, para Ia efectividad de Ia presente garantía procedimiento al que también se sujetara para el caso del cobro de intereses que prevé el artículo 95 bis del mismo ordenamiento legal, por pago extemporáneo del importe de Ia póliza de fianza requerida". "Que para liberar Ia fianza, será requisito indispensable Ia manifestación expresa y por escrito de Ia Unidad Administrativa que realizo el procedimiento de adquisición"."En caso de prorroga o espera, Ia vigencia de esta fianza quedara automáticamente prorrogada en concordancia con dicha prorroga o espera y al efecto (Campania emisora de Ia fianza) pagara en términos de ley hasta Ia cantidad de 10% total del pedido o contrato".

La garantía de cumplimiento del contrato o pedido deberá presentarse a más tardar dentro de los 10 días naturales siguientes a Ia fecha de fallo, salvo que Ia entrega de los bienes o Ia prestación de los servicios se realice dentro del citado plazo.

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Cuando se requiera hacer efectivas las fianzas por incumplimiento del proveedor, las áreas responsables de Ia administración de los pedidos o contratos, o las áreas solicitantes de los bienes, deberán remitir el dictamen en el cual se determine dicho incumplimiento, firmado por el titular de Ia misma. Lo anterior para que el Departamento de Adquisiciones remita Ia solicitud para Ia reclamación de Ia fianza.

2.3.7.2. GARANTIAS PARA ANTICIPO.

En el caso de anticipos, los proveedores que celebren contratos o pedidos, deberán garantizar Ia totalidad del monto de los mismos. Dicha garantía podrá presentarse en cualquiera de las formas establecidas en el presente manual.

La garantía del anticipo del contrato se presentara previamente a Ia entrega de este.

En todos los casos los anticipos deberán contar con el visto bueno de la SDRM y la autorización de la Dirección Administrativa.

2.4. MODIFICACIONES.

2.4.1. INCREMENTOS EN PEDIDOS Y CONTRATOS

La SDRM por conducto del Departamento de Adquisiciones dentro del presupuesto aprobado y disponible, podrá modificar los pedidos y/o contratos vigentes dentro de los seis meses posteriores a su firma, siempre que el monto total de las modificaciones no rebase, en conjunto, el treinta por ciento en caso de tratarse de recursos Estatales y el veinte por ciento en caso de recursos federales, del monto o cantidad de los conceptos y volúmenes establecidos originalmente en los mismos y el precio de los bienes o servicios sea igual al pactado originalmente, contando para ello con Ia aceptación del proveedor.

Para lo anterior, las diferentes áreas de SSCH deberán solicitar a Ia SDRM Ia modificación al pedido o contrato correspondiente, anexando oficio de reserva presupuestal del DPP.

2.4.2. MODIFICACIONES AL TIEMPO DE ENTREGA.

Se podrá diferir Ia fecha para Ia entrega de los bienes o prestación de los servicios, a solicitud expresa del proveedor, previamente al vencimiento de las fechas de cumplimiento estipuladas en el pedido o contrato, por caso fortuito o fuerza mayor, o por causas atribuibles a SSCH, no procediendo Ia aplicación de penas convencionales por atraso.

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2.5. PENAS CONVENCIONALES

En los pedidos y contratos de adquisición de bienes, deberán establecerse penas convencionales del 5 al millar por cada día natural de atraso en Ia entrega de los mismos, dicha pena no podrá exceder del 10% del importe total del pedido contrato sin considerar el impuesto al Valor Agregado, circunstancia que será asentada en las bases del procedimiento y en el pedido respectivo.

En el caso de adquisición de bienes, Ia SDRM a través del departamento de adquisiciones será Ia responsable de determinar el monto de Ia sanción por desfase en el tiempo de entrega de los mismos, comunicando a Ia SDPP para el tramite respectivo.

Las áreas que soliciten que los bienes sean entregados e instalados directamente en las instalaciones de las mismas, serán las responsables de comunicar por escrito al almacén los días de desfase en que el proveedor hubiese incurrido en Ia entrega e instalación de los bienes, para que sea informado en tiempo y forma a Ia SDRM.

Corresponde a Ia SDPP aplicar las penas convencionales que procedan a cargo del proveedor que incurra en atraso en el cumplimiento del contrato o pedido previa notificación de la SDRM. El pago de los bienes y servicios quedara condicionado, proporcionalmente, al pago que el proveedor debe efectuar por concepto de penas convencionales.

La SDRM por conducto del Departamento de Adquisiciones, establecerá en las bases que el proveedor acepta Ia aplicación del descuento que, en su caso, resulte de Ia facturación que presente para el cobro.

2.6. CONDICIONES DE PAGO A PROVEEDORES.

El pago a los proveedores no podrá exceder de 30 días naturales posteriores a Ia presentación de Ia factura respectiva que contenga los requisitos formales de esta documentación.

Se podrá establecer en los procedimientos de adquisición, contratación o arrendamiento, Ia condición de pronto pago a proveedores, de acuerdo con Ia disponibilidad presupuestaria y calendarios autorizados, misma que podrá efectuarse cuando los proveedores a su elección, acepten el descuento en el precio de los bienes o servicios por el adelanto en el pago con relación a Ia fecha pactada. Lo anterior de acuerdo con los lineamientos que para el caso emita Ia SDPP.

El porcentaje de descuento se definirá entre el responsable de Ia contratación y el representante designado por Ia SDPP.

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2.7. INTEGRACION DE LOS EXPEDIENTES.

2.7.1. DE LICITACION PUBLICA, LICITACION RESTRINGIDA EN SU MODALIDAD DE INVITACION A CUANDO MENOS TRES PERSONAS.

El expediente de cada operación se integrara con el siguiente contenido mínimo:

a) El oficio de solicitud del área solicitante y/o requisición;

b) En el caso de adquisiciones Ia constancia de no-existencia o nivel de inventario en almacén;

c) El oficio de suficiencia presupuestal autorizada por Ia SDPP;

d) El oficio en el que se hace constar que las bases han sido revisadas por el área Jurídica, área solicitante y/o por un comité revisor;

e) El acta de Sesión del subcomité, en su caso;

f) Las bases firmadas;

g) Documentación que acredite Ia publicación de Ia convocatoria en apego a LAACS y OPECH y/o LAASSP o el acuse de recibo de proveedores invitados;

h) El acuse de recibo del oficio de invitación al órgano interno deControl y demás áreas que se involucren;

i) El acta de junta de aclaraciones de bases;

j) El acta de apertura de proposiciones técnicas y económicas;

k) Las proposiciones técnicas y económicas, documentación administrativa y legal de los licitantes;

I) El dictamen técnico elaborado por Ia unidad administrativa solicitante;

m) El acta de fallo;

n) El cuadro comparativo económico;

o) Los contratos y/o pedidos;

p) La copia de garantía de cumplimiento del pedido en su caso;

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2.7.2. ADJUDICACION DIRECTA.

Los expedientes que se encuentren bajo Ia responsabilidad del Departamento de Adquisiciones, contendrán en su caso Ia documentación indicada en los incisos a y b citados en el punto 2.7.1, así como Ia siguiente documentación:

• Justificación,• Cotización(es).• Tabla comparativa que presente cuando menos tres cotizaciones.

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