Manual para Posibles Reuniones Virtuales

(recopilación By Internet realizada por Dr De Michele )

IMAGENINTRODUCCIONVENTAJAS Y DESVENTAJASOTROS ARGUMENTOS LAS DOS PLATAFORMAS MAS USADASOTRAS PLATAFORMASCOMO CONDUCIR REUNIONES VIRTUALES ( O.P.Salud)

IMAGEN

INTRODUCCION

Se hubieran imaginado que un Comité Ejecutivo en Buenos Aires , o un asesor desde San Luis , podría mantener una reunión virtual a través de videoconferencia con la Coordinación y el personal administrativo del Fondo en Paraná , mientras la Presidencia Coordina la Reunion desde Corrientes ?

Todo eso es posible y el nuevo formato tiene grandes ventajas, aunque también algunos problemas, los que deben ser tenidos en cuenta al implantarlo . Pero es obvio que las ventajas pueden ser enormes.

Lo mejor es poder explotar “lo mejor de sus características para establecer relaciones laborales -o de cualquier otro tipo- de contacto o de trabajo colaborativo en cuestión de segundos.”VENTAJAS Y DESVENTAJAS

Cualquier ventaja de la videoconferencia online  es clave para el teletrabajo.

Ya que : Hay una conexión directaSe pueden ver las reacciones de nuestro interlocutorSe logra una comunicación cercanaSe pueden presentar y trabajar documentos Se puede intercambiar materiales e ideas ( Brains storming, por ejemplo )

Entonces , , ¿cuáles son las ventajas de una reunión online ¿? .

Principalmente CUATRO:

• Ahorro de costo , pues no es necesario el traslado de ninguno de los miembros convocados a esa reunión . Esto a su vez genera ahorros suficientes para abonar lucro cesante por el tiempo profesional frente a las pantallas de la reunion

• Un ahorro de tiempo, gracias a la inmediatez de internet.

• Un e incremento de la productividad, con posibilidad de un premio monetario por el aumento de eficiencia, motivado por las dos anteriores ventajas.

• Una disminución importante de los riesgos físicos y los trastornos asociados al traslado de personal de alto nivel de capacitación

Pero no todo seria positivo . El mayor inconveniente es que existe la falta de contacto físico. Podria ser accesorio o sacrificable , pero tiene mucha importancia cuando se trata de NEGOCIACIONES .

La OPS ( Organización Panamericana de la SALUD ) tiene un manual, sobre CÓMÓ CÓNDUCIR REUNIÓNES VIRTUALES EFECTIVAS, promoviendos “una solución de encuentro a través de medios electrónicos en situaciones en que los participantes por diferentes motivos no pueden reunirse personalmente.”

Creo que ya no deberíamos esperar 30 dias para definir algun tema de manera presencial, ni viajar miles de kilometros , con los costos y riesgos que significa.

Teniendo un país con una extension de 4 mil kilometros de norte a sur, y mil quinientos de oeste a este , y siendo resposnables del funcionamiento de una RED con semejante desarrollo territorial , resulta de primera necesidad instaurar sistemas de reuniones virtuales, a través de cualquiera de los programas profesionales que existen en el mercado, cuya utilidad es reconocida.

Estas reuniones permiten el intercambio de información en diversos formatos , y pueden ser muy simples ( teleconferencia por skyp convencional) o muy complejas y multifocales con multiples intervinientes ( hasta 30 ) con foftwares profesionales.

Se utilizan las cámaras de video de la propia computadora . Son muy útiles para contactarse con la gente que trabaja a distancia, para seleccionar personal , para ampliar la información sobre un escrito o documentos, para mejorar el feeling entre miembros de una junta, para planificar proyectos, para tomar decisiones ad referéndum, etc.

Tambien se puede hacer a través de teléfonos que se conectan desde diversos lugares , pero en este caso no hay una visualización de quienes participan de la reunión, y suelen superponerse las conversaciones .

Por supuesto que existen desventajas, de los cuales el obvio es la imposibilidad de leer el lenguaje corporal y las señas no verbales, asi como la dificultad para examinar elementos tangibles. Nada reemplaza al contacto físico , obvio. Sin embargo , y como contrapartida se puede aumentar el número de cnsultas con bajo costo, pagar por horas (ganadas) de trabajo - pantalla en lugar de pagar viáticos-horas (perdidas) de viaje, disminuye los riesgos de la movilidad, permite distribuir todo tipo de documentos digitalizados y analizarlos en conjunto.

LA REUNION VIRTUAL ES MUY UTIL A LA HORA DE PONER EN MARCHA SUBCOMISIONES Y FUERZAS DE TAREAS para resolver o encarar temas específicos. Es cierto que a veces hay fallos técnicos que pueden interrumpir las reuniones parcial o totalmente . Los horarios de menos trafico de internet, pueden ayudar a solucionar este problema.

Para mejorar la eficiencia conviene tener una AGENDA CLARA , OBJETIVOS CLAROS, UN COORDINADOR DE LA REUNION QUE HABILITE A PARTICIPAR, SER ESCUETO EVITANDO EL FLOREO ESTILISTICO, RESPETAR EL HORARIO A RAJATABLA, Y SER MUY PROFESIONALES A LA HORA DE PARTICIPAR , evitando temas que nada tienen que ver con el objetivo de la hora, . Un documento final distribuido por internet y devuelto aprobado por los participantes , puede ayudar a certificar los resultados de la reunión.

LAS DOS PLATAFORMAS MAS USADAS

En definItiva , en principio parece que habría que inclinarse por SKYP o HANGOUTS.

• Skype: es la más conocida y la pionera. Tiene nueve años de vida y es el servicio más usado en todo el mundo. Cuenta en la actualidad con más de 280 millones de usuarios en todo el mundo. Tiene la posibilidad de videconferencias de un usuario con otro y de videollamadas grupales. Alnmenos un usuario debe tener una cuenta Premium ( 29 Dolares x mes ¿ )

• Google Hangouts: es la opción más similar a Skype y quizá las más fácil de usar por su integración en el entorno del gigante del buscador. Servicio gratuito y con un funcionamiento muy fiable en multiconferencias. Esa integración permite algo que es, realmente, muy útil: compartir y editar documentos en tiempo real con Google Docs o compartir pantalla para mostrar presentaciones u otro tipo de archivos.

En su mano está decidir si en su empresa quieren implantar este sistema para llevar a cabo reuniones. Tiene sus ventajas y sus inconvenientes, pero lo que resulta evidente es que su utilidad y posibilidades son enormes.

OTRAS PLATAFORMAS

Aportamos un par de listas de plataformas de reuniones on line propuestas por paginas de internet

Algunas plataformas para video reuniones1. MeetingBurner . Pago y gratis hasta 15 usuarios2. WebEx . EL costo es de US$19 mensuales 3. Huddle . presupuesto personalizado.4. Meetin.gs - sencillo y veloz de su implementación. Pago ¿?5. Fuze Meeting . Sus planes inician en US$29 mensuales.7. Videollamadas de Facebook . tiene cantidad de usuarios y Skype como pilar de potenciación.8. TinyChat. . hasta 12 personas con su webcam y /usuarios adicionales escribiendo. 9. Skype Videollamadas grupales. El líder , uno de los usuarios debe tener cuenta Premium.10. Google+ y sus Hangouts (de forma gratuita) videoconferencias con muchos contactos,

Otra web pone en su lista a 1. Anymeeting: 2. Skype: 3. Appear.in: 4. Google Hangouts:

5. BlueJeans: 6. Webex: 7. PalTalk: 8. Meetingburner: 9. Videolink2.me:

COMO CONDUCIR REUNIONES VIRTUALES EFECTIVAS

(Organización Panamericana de la Salud)https://www.paho.org/hq/index.php?option=com_docman&task=doc_view&Itemid=270&gid=35663&lang=es

ALGUNOS MATERIALES AMPLIATORIOS

10 interesantes aplicaciones para videoconferencias y reuniones online

27. feb. 2012

1. MeetingBurner

Un servicio online sin necesidad de descargas adicionales que incluye integración con Skype, grabación de archivos de audio para compartirlos luego instantáneamente, transmisión en vivo de la pantalla del anfitrión y hasta estadísticas para registrar la interacción de los usuarios presentes en la charla. Cuenta con planes de pago y uno gratuito con un límite de 15 usuarios simultáneamente.

2. WebEx

Compartir escritorio, audio, video, ficheros, conectarse a través de móviles, trabajar en documentos colaborativamente o armar una lluvia de ideas con los trazos de cada usuario, entre otras opciones. Un conocido en el mundo empresarial con un costo es de US$19 mensuales siendo ofrecido en versiones para Windows, Mac, Linux y Solaris.

3. Huddle

Destaca entre el resto del grupo por sus opciones extra para la gestión de proyectos, herramientas para administrar tareas y manejar documentos contando con acceso incluso desde móviles. Exceptuando la versión de prueba, para empezar a utilizar el servicio es necesario contactar directamente con sus creadores para que armen un presupuesto personalizado.

4. Meetin.gs

Para la gestión de reuniones: edición de documentos, opciones para compartir material (notas, ficheros), manejar agendas, invitar contactos en segundos y más. Se integra perfectamente con Dropbox, Skype, servicios de calendarios y redes sociales (también vía móvil). Su video promocional muestra lo sencillo y veloz de su implementación.

5. Fuze Meeting

La “telepresencia” es lo más promocionado como una de sus especialidades contando con aplicaciones para iPad, Android y BlackBerry. Caracterizado por la transmisión de video (también compartiendo escritorio) y contenido en alta resolución, una interfaz intuitiva, grabación de cada videoconferencia y la importación de contactos a través de varias redes sociales. Sus planes inician en US$29 mensuales.

6. Twiddla

Para reunirse a trabajar con compañeros de estudio o de la compañía usando una pizarra multifuncional (formas, líneas, trazos libres, imágenes) que además permite compartir documentos y comunicarse vía audio o texto. Una alternativa excelente para crear diagramas de flujo o registrar todo tipo de ideas colaborativamente, algo tan necesario en campos como el diseño gráfico.

7. Videollamadas de Facebook

Una funcionalidad que el equipo de Mark Zuckerberg lanza semanas después de que Google la pusiera a funcionar en su red social. Es un nuevo nivel para las redes sociales al posibilitar el encuentro en tiempo real ya no sólo como

chat sino con opciones de videollamada. La ventaja es la cantidad de usuarios registrados en Facebook y Skype como pilar de potenciación.

8. TinyChat

Aunque en general es una sala de chat de video, lo importante de TinyChat es su integración con las redes sociales (Facebook, Tumblr, Twitter) para armar una conversación al instante hasta con 12 personas usando su webcam y cualquier número de usuarios adicionales escribiendo. Perfecto para interactuar, por ejemplo, con los que siguen nuestra marca vía Social Media.

9. Videollamadas grupales de Skype

El actual líder en cuanto a llamadas vía internet (VoIP) cuenta con una interesante opción de videollamadas grupales útil entra otras situaciones para reuniones familiares, contactar con los miembros del grupo de trabajo o hablar con clientes conectados en cualquier parte del planeta a través de los miles de dispositivos compatibles con Skype. Requiere al menos que uno de los usuarios conectados tenga cuenta Premium.

10. Google+ y sus Hangouts

Favorecido con la velocidad, estabilidad, servidores y demás características que sólo Google puede potenciar, tan llamativa que hasta el propio Barack Obama le utilizópara comunicarse en una nunca antes vista reunión virtual con sus ciudadanos, la herramienta de Hangouts de Google+ pone a nuestra disposición (de forma gratuita) videoconferencias con decenas de contactos, la posibilidad de trabajar colaborativamente con Google Docs o compartiendo la pantalla, compartir archivos y notas, chatear, conectarse desde sus aplicaciones para móviles, etc. Lo mejor es activar los Hangouts con Extras, similar a lo que es Labs para Gmail.

9 Plataformas para una videoconferencia online de calidad

1. Anymeeting : Esta plataforma de videoconferencia online te permite crear tus propios webinars e incluso, compartir documentos, Excel, PowerPoint o páginas web. Es una herramienta muy completa para impartir seminarios online. Anymeeting es muy fácil de manejar. Sólo tienes que crearte una cuenta y automáticamente se creará tu espacio virtual en el que mantener tu reunión online.2. Skype:  Sin duda es una de las herramientas más conocidas para mantener una videoconferencia online y hacerlo de forma gratuita, pero ¿sabías que desde comienzos de año dispone de una opción para empresas? Su nombre es Skype for Business y aunque es de pago, su coste es muy reducido (1,70 euros al mes) y te permite realizar reuniones online de hasta 250 personas asegurándote calidad y seguridad en  las comunicaciones de trabajo. La última novedad de Skype es que ya permite realizar videoconferencias sin necesidad de registrarse. ¿Sabes cómo funciona el modo de invitado de Skype? Accede al menú principal Selecciona Iniciar una conversación.

Pon tu nombre de usuario y dale a aceptar.

Skype generará un código (solo dura 24 horas) que deberás enviar a las personas con las que quieras conversar.3. Appear.in :  Tan sencillo como acceder a la web, crear una sala virtual en la que celebrarás la videoconferencia online, enviar el enlace a la persona con la que vas a mantener la charla online y todo listo para la reunión online. Es totalmente gratuita y además no tienes que registrarte para usar esta plataforma en la que puedes charlar hasta con ocho personas.4. Google Hangouts : Tan sencillo como tener una cuenta de Gmail para iniciar una videconferencia online con una o varias personas a las que también puedes invitar a la reunión, compartir documentos y acceder desde la propia llamada a la opción de enviar comentarios o compartir pantallas para que todo quede claro.5. BlueJeans : Se trata de una plataforma de videoconferencia online para empresas que se desarrolla en la Nube y que, como ventajas ofrece la posibilidad de conectarse a una charla online en curso, integrar hasta 25 personas en el encuentro online, mostrar documentos y presentaciones, participar desde el móvil o grabar una copia de la conversación para reproducirla posteriormente. Los servicios más avanzados son de pago, pero dispones de unaprueba gratuita de Bluejeans de 14 días que te puede resultar muy útil para probar la herramienta.

6. Webex : Te ofrece un servicio de videoconferencia online desarrollado por la empresa Cisco. La herramienta te permitirá realizar reuniones online, además de impartir charlas, cursos y eventos a través de Internet. Con una buena configuración de imagen y sonido, Webex también se puede utilizar en dispositivos móviles.7. PalTalk : Fue una de las primeras plataformas para videoconferencias online. La herramienta te ofrece la oportunidad de elegir entre realizar una videoconferencia o utilizar alguno de sus múltiples chats de vídeo de los que dispone.8. Meetingburner : Esta plataforma te permite la opción de acceder a una versión gratuita con la que podrás invitar hasta a diez personas a una videoconferencia online. También dispone de una versión de pago en la que se activan otros recursos como la opción de realizar webinars.9. Videolink2.me:  Sencilla, gratuita te permite conectarte con tus clientes o familiares de una forma directa y sin registro de cuentas, ya que tan solo tendrás que enviarles un enlace para que comience la videoconferencia online

OPS

Cómo conducir Reuniones Virtuales EfectivasVersión Borrador 1, 17 de mayo de 2015

DefiniciónLas reuniones virtuales representan una solución de encuentro a travésde medios electrónicos en situaciones en que los participantes pordiferentes motivos no pueden reunirse personalmente.

ObjetivoPropiciar un encuentro para intercambio de información, evaluación otoma de decisiones, independientemente del lugar físico donde seencuentren los participantes a través de herramientas electrónicas ymetodologías de colaboración.

Resultados esperados Optimización de recursos humanos y tiempo Disminución de tiempos y costos Registro digital de reuniones para memoria institucional Solución de problemas Toma de decisiones Conferencias magistrales

Premisas Flexibilidad: La comunicación remota requiere de flexibilidad yadaptación a las tecnologías ya que las diferencias geográficasimplican diferencias de acceso, de zonas horarias, de idiomas y deculturas. Rapidez: Hoy resulta casi esencial, poder dar respuestas sindemoras. (Viajes, reuniones presenciales, horas en aeropuertos,falta de conectividad) Adaptabilidad: Cada vez más organizaciones, incluida la OPSrequieren que su trabajo se desarrolle con actores ubicados endiferentes lugares y husos horarios.

ProcedimientoFase I Preparación Esta fase corresponde a la organización y preparación dela reunión virtual

Consideración inicial importante: Esta metodología se refiere a reuniones 100%virtuales y bajo ningún concepto debe aplicarse a reuniones semi-presenciales ya que lasmismas requieren un entendimiento y una metodología totalmente diferente.

1. Definición del tipo de reunión: Es importante definir el tipo de reunión, a) Soluciónde problemas, b) Toma de decisiones, c) Conferencia magistral, d) Coordinación ogestión de un proyecto descentralizado o que opera en red, o bien para e)Intercambio de información y conocimientos.

2. Selección de la herramienta de gestión del conocimiento: Para un funcionamientoefectivo, la reunión virtual requiere que se utilice una herramienta que facilite elintercambio entre sus miembros, que sea fácil de operar por todos losparticipantes, que no requiera de mucho aprendizaje previo. Existen muchasherramientas diseñadas para la realización de reuniones virtuales y lasorganizaciones generalmente ya utilizan alguna de ellas, lo mejor es utilizar lo queestá disponible y cuenta con soporte técnico institucional.

3 Gestión del Conocimiento – www.paho.org

3. Configuración de la sala: Como en cualquier reunión, la sala debe estar disponible ypreparada para la reunión, en el caso de las salas virtuales este momento sedenomina “configuración”. Una vez seleccionada la herramienta que se utilizará:

a. Enlaces a la sala: muchos sistemas de conferencia electrónica tienen enlacespara moderador y para participantes, es conveniente conocer ambospreviamente e ingresar en ellos para corroborar que funcionancorrectamente.

b. Soporte técnico: Contar con un soporte técnico disponible durante el iniciode la reunión es un factor muy importante para reducir el estrés antecualquier inconveniente.

c. Pruebas previas e instructivos: Muchas veces los participantes no conocen elsistema que se utilizará para la reunión, es conveniente en esos casosinvitarlos a conectarse 20 minutos antes para hacer breves pruebas básicasde uso. Sobre todo porque en las reuniones, a diferencia de laspresentaciones, todos participan. Y no es conveniente que los participantesse vean limitados a intervenir por no conocer la tecnología.

d. Documentación para la reunión: Se recomienda tener toda la información(documentos) que serán utilizados en la reunión en una sola carpeta. Resultamás fácil a la hora de compartirla, subirla a la sala para que sea visualizada,etc.

4. Participantes - Roles: Las personas que participan de una reunión virtual suelentener roles que, quien organiza la reunión, debe tener bien definidos. Esto ayudaa disminuir un posible desorden durante la reunión.

a. Moderador: es por lo general quien convoca al encuentro y entre sus tareasse encuentran:i. Acompañar a quienes no están familiarizados con la plataformaii. Verificar que estén todos los participantes para dar inicio a la reunión.iii. Dar las palabras de inicio, junto con las pautas de comportamientodel encuentroiv. Ser el responsable de que se respete la agendav. Organizar la intervención de los participantes: la prevista y laespontánea

b. Orador: En el caso de que la reunión contenga presentaciones, el orador, quepuede ser diferente del moderador, es quien realiza estas intervenciones. Almomento de hablar, debe tener su presentación disponible para compartircon los participantes.

c. Participantes: Todos los invitados a una reunión son participantes, por logeneral intervienen con comentarios, preguntas, breves presentaciones detemas que les parecen pertinentes. Para ello deben respetar la organizacióndel evento y a la figura del moderador. Tener presente que los comentariospueden darse a través del uso de micrófono o bien en las salas de chat.

5. Agenda: Una agenda, aunque sea breve, previamente consensuada y compartidacon los participantes es un factor que, al establecer un orden, y si se respeta,previene la prolongación innecesaria del evento. Es conveniente enviar la agendacon anticipación y evitar presentarla el día que se produce la reunión. Serecomienda incluir:a. Normas de identificación para los participantes: En aquellas herramientasque lo permitan, el participante al ingresar debe colocar: Nombre, Apellido,Institución, país o ciudad. Estos datos permiten una correcta identificación de

cada uno de los que están en la sala, asi como permite identificar la redvirtual conectada al evento.b. Espacio para principiantes: 20 minutos antes para aquellos que nunca hayanutilizado la plataformac. Bienvenida por el moderador de la reuniónd. Presentación de los participantese. Desarrollo de la reuniónf. Cierre y próximos pasos si el tipo de reunión lo requiereFase II Desarrollo Esta fase corresponde al desarrollo de la reunión virtual

1. Momentos previos a la reunión: Se recomienda que el moderador ingrese a la salacon 20 minutos de anticipación a hora establecida, de este modo puede:a. Verificar el funcionamiento de la salab. Cargar documentosc. Dar la bienvenida a cada participante que va ingresandod. Verificar con cada participante que el audio funcione biene. Ayudar a aquellos participantes que no están familiarizados con laherramienta

2. Comienzo de la reunión: La reunión comienza cuando todos los participantes estánen la sala, el moderador da la bienvenida y las pautas básicas de organizacióndentro del evento y se procede a seguir la agenda establecida. Puede suceder queno hayan ingresado todos los participantes a la sala, esto no debe tomarse inicialmente como una falta de puntualidad o de respeto hacia los participantessino que, si bien las tecnologías han avanzado mucho en el último tiempo, suelenhaber muchos inconvenientes de acceso desde diferentes lugares y problemas deconexión. Tener otro medio para poder comunicarse con quien no ha llegado,preguntar si tiene algún problema y ofrecer ayuda es una actitud adecuada tantodel moderador como del resto de los participantes.

3. Proceso de desarrollo: Para que una reunión virtual sea efectiva es importante:a. Hacer pruebas de audio antes de la reunión;b. Respetar los tiempos y roles establecidos;c. Que la duración no sea de más de 60 minutos, las reuniones muy largas adistancia suelen agotar a los participantes y la atención disminuye;d. Que el moderador tenga una actitud activa, sin temor de intervenir a lahora de hacer respetar la agenda;e. Que el moderador esté atento al comportamiento de los participantes, sinecesitan intervenir, hacer preguntas, si necesitan ayuda técnica. Paraello debe estar siempre atento a lo que ocurre en la sala. Esto incluyetener atención constante a la sala de chat y al pedido de palabra “virtual”de algún participante.

4. Cierre de la reunión: El cierre de una reunión virtual requiere por parte delmoderador una tarea de síntesis de lo hablado e identificación de los pasos aseguir, si los hay, y de las responsabilidades. Esto se realiza mejor cuando la reunión

tiene objetivos claros. La síntesis debe hacerse antes de finalizar la reunión y buscarel consenso de todos los miembros. Si la reunión es de toma de decisiones o degestión/coordinación de un proyecto, es importante que el líder del proyectopresente un resumen de las decisiones y las acciones a corto o mediano plazo.

Fase IIISeguimientoDe acuerdo al tema y estilo de la reunión, esta fasepermite hacer un seguimiento de lo acordado en lamisma o un resumen de lo conversado

1. Minutas: Si la reunión fue de toma de decisiones o gestión de proyectos, esimportante que se haga una minuta de la misma. El moderador, o quien se designeen la reunión, es responsable de redactarlas y enviarlas a los participantes para surevisión y de preferencia, consenso. Esto fortalece la acción de cierre de la reuniónya que integran una síntesis de lo conversado con los próximos pasos y lasresponsabilidades. Se recomienda en las minutas adjuntar, si es posible, un acceso ala grabación de la reunión y a los documentos que se utilizaron en la misma.

2. Material didáctico: Si la reunión fue de intercambio de información o conferenciamagistral se recomienda compartir el material durante la reunión y antes que lamisma termine ya que no siempre se logra conocer los datos de contacto de laspersonas conectadas. De preferencia se sugiere establecer un repositorio digitalasociado a sus conferencias magistrales que pueda ser clasificado y recuperado demanera estandarizada y que forme parte de la memoria institucional de lainstitución. Para ello se sugieren los siguientes metadatos:

1. Nombre o Título del evento2. Área temática (Tabla predefinida que permita estandarización)3. Entidad responsable (Tabla predefinida que permita estandarización)4. Moderador/a5. Presentador/a

Consejos útiles

● Resistencia natural: Usted debe entender que, si bien cada vez existen yexistirán menos, habrá grandes resistencias al uso de sistemas de conferenciasvirtuales. Los principales motivos están relacionados con:o Conferencias (o reuniones) virtuales no son parte de la CulturaOrganizacional y los empleados siguen prefiriendo las reunionespresenciales;o El fenómeno conocido como “Tecno fobia” aun existe;o Falta de conocimiento acerca del verdadero poder y valor agregadoque traen este tipo de reuniones virtuales;o Preocupación por temas de seguridad tecnológica;

● Minimización de problemas: Para reducir al mínimo los problemas técnicos quepueden suscitarse durante la sesión es importante tener el soporte técnicodisponible e incluirlo en la reunión. En caso de no ser posible, es importanteasesorarse previamente con el personal de soporte para que comparta losproblemas más frecuentes y sus soluciones.

● Tiempo de duración: Se recomienda que las reuniones no tengan una duraciónmayor a 60 minutos y que si existen presentaciones audivisuales no seanmayores a 10 minutos;

● Identificación apropiada de los participantes: En aquellas herramientas que lopermitan, el participante al ingresar debe colocar: Nombre, Apellido, Institución.

Estos datos permiten una correcta identificación de cada uno de los que están enla sala. Si quienes están participando son varias personas desde una mismaconexión se recomienda colocar el nombre del equipo y luego en la ronda depresentaciones indicar los nombres de cada uno de los participantes.

● Retraso de los participantes: se recomienda tener una forma alternativa decomunicación con los participantes para que, en el caso de que no esténingresando a la reunión a la hora programada, haya una forma de comunicarsecon ellos, preguntarles si tienen algún inconveniente técnico y acompañarlos enel proceso de ingreso a la herramienta.

● Interacción: Es fundamental, mas allá del tipo de reunión, que al final haya unasesión de preguntas y respuestas en donde todos puedan participar u opinar.

● Cultura organizacional: Es muy importante, para lograr una apropiacióninstitucional de esta metodología (reuniones virtuales efectivas) que el tema nose plantee como “la solución a todos los problemas de la Institución” o biencomo la herramienta que obligatoriamente se ha instalado para reemplazarviajes de misión o actividades presenciales.

● Comunicando beneficios: Debe formularse una estrategia de comunicación ycapacitación interna, en coordinación con su Departamento de RecursosHumanos, que permita reducir las brechas – y miedos- de conocimiento en elpersonal, así como que permita entender los siguientes beneficios:o Reuniones virtuales efectivas ayudan a reducirle costos que podríanser utilizados en otros proyectos de su interés;o Reuniones virtuales efectivas ayudan a optimizar el tiempo de laspersonas, principalmente cuando se tratan de participacionesmagistrales en eventos de media o modesta dimensión;o Reuniones virtuales efectivas permiten sumar personas a proyectosque jamás podrían sumarse por limitación de recursos financieros oprioridades de ambas partes;o Reuniones virtuales efectivas permiten aumentar, de manera

exponencial, la diseminación de información o conferenciasmagistrales;o Reuniones virtuales efectivas permiten focalizar mejor los objetivos através de una mayor asimilación de conceptos de trabajo en redmediante el uso de equipos descentralizados;o Y muchos otros que usted podrá ir descubriendo con su personal