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Lineamientos específicos para el uso y operación de la fototeca de Conservación del Patrimonio

Cultural. FECHA DE EMISIÓN: 26 DE AGOSTO DEL 2020

SECRETARIA DE CULTURA

INSTITUTO NACIONAL DE ANTROPOLOGÍA E HISTORIA

LINEAMIENTOS PARA EL USO Y OPERACIÓN DE LA FOTOTECA



CONTENIDO

INTRODUCCIÓN.........................................................................................................................4

OBJETIVOS...................................................................................................................................5

FUNDAMENTO LEGAL............................................................................................................6

AMBITO DE APLICACIÓN......................................................................................................7

LINEAMIENTOS ESPECÍFICOS PARA EL USO Y OPERACIÓN DE LA FOTOTECA DE LA COORDINACIÓN NACIONAL DE CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO CULTURAL 8

CAPÍTULO I..................................................................................................................................8DISPOSICIONES GENERALES EN MATERIA DE OPERACIÓN DE LA FOTOTECA8

CAPITULO II...............................................................................................................................20

DISPOSICIONES GENERALES PARA EL USO DE LA FOTOTECA......................20

CAPITULO III.............................................................................................................................23

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LAS INSTALACIONES Y MOBILIARIO QUE RESGUARDAN LOS ACERVOS BAJO RESGUARDO DE LA FOTOTECA DE LA CNCPC.........................................................................................................................................................23

GLOSARIO..................................................................................................................................25



INTRODUCCIÓN

Los presentes lineamientos para el uso y operación de la fototeca de la CNCPC, es el resultado del esfuerzo que la actual administración del Instituto Nacional de Antropología e Historia ha venido realizando por atender y apoyar los procesos sustantivos que ejecutan la diferentes áreas en materia de investigación, restauración, conservación, registro y de tipo académico en el INAH, para facilitar sus actividades de registro y consulta de acervos, de catalogación, de reproducción y digitalización de documentos, así como de simplificar los trámites por los servicios proporcionados por la fototeca. En tal virtud, la incidencia directa que tiene la operación de la fototeca a nivel institucional en los aspectos sustantivos, hizo necesario establecer los presentes lineamientos que las distintas áreas habrán de observar para garantizar su adecuada operación y funcionamiento permanente, tanto al interior como al exterior del Instituto, sin soslayar a los diferentes entes públicos y privados que también solicitan la consulta y reproducción de los acervos documentales propiedad del INAH. Asimismo, debe señalarse que las presentes lineamientos fueron elaborados con la participación directa del personal de la Coordinación Nacional de Conservación del Patrimonio Cultural y de Desarrollo Institucional.



OBJETIVOS

Implementar las normas y políticas que regulen la organización, la conservación y la difusión del patrimonio fotográfico, radiográfico, video gráfico y fonográfico de la Coordinación Nacional de Conservación del Patrimonio Cultural

Normar la producción y la organización documental con base en los lineamientos más adecuados que garanticen su acceso a largo plazo.

Difundir el acervo documental por medio de una normatividad que guíe a los usuarios en su consulta.

Disminuir el deterioro del acervo documental al implementar las medidas de conservación que prolonguen su vida útil.



FUNDAMENTO LEGAL

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Ley Orgánica del INAH.

Ley General de Bienes Nacionales.

Ley Federal de Archivos.

Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos.

Reglamento de la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos.



AMBITO DE APLICACIÓN

Corresponde a la Coordinación Nacional de Conservación del Patrimonio Cultural del Instituto Nacional de Antropología e Historia, la aplicación de los presentes lineamentos para el uso y operación de la Fototeca. Para tal efecto se apoya en sus diferentes direcciones así como en sus departamentos para el correcto funcionamiento de dichas áreas.



LINEAMIENTOS ESPECÍFICOS PARA EL USO Y OPERACIÓN DE LA FOTOTECA DE LA COORDINACIÓN NACIONAL DE CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO

CULTURAL

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES EN MATERIA DE OPERACIÓN DE LA FOTOTECA TITULO I

Funciones y responsabilidades de los encargados y servidores públicos encargados de

la operación de la Fototeca de la CNCPC.

1. Las funciones y actividades de los encargados y responsables de la Fototeca de la CNCPC estarán basadas en lo establecido en el artículo 7° de la Ley General de Responsabilidades Administrativas y al artículo 11° de la Ley General de Archivos, además de las regulaciones Institucionales internas vigentes de carácter organizacional y operativo en la materia de fototecas.

2. Es responsabilidad de los encargados de la Dirección de Educación Social para la Conservación, del área de acervos documentales y responsables de la Fototeca de la CNCPC mantener el orden y control del acervo documental visual y audiovisual para su correcta conservación y difusión.

3. La Dirección de Educación Social para la Conservación será la encargada de vigilar, controlar y establecer los términos para las autorizaciones de consulta y reproducción de acervos fotográficos, radiográficos, fonográficos y video gráficos.

4. El área o servidor público encargado de los acervos documentales será responsable de gestionar, aplicar y vigilar las disposiciones establecidas por la Dirección de Educación Social para la Conservación, así como todas aquellas aplicadas a nivel normativo.

5. Los servidores públicos responsables de la Fototeca de la CNCPC serán los encargados de atender las solicitudes de producción, registro, control, organización y consulta de los acervos fotográficos, radiográficos, fonográficos y video gráficos, en un horario de 8 a 16 horas de lunes a viernes.



6. Será responsabilidad de los encargados de la Fototeca registrar todo ingreso de material para clasificar, ordenar, editar, digitalizar y resguardar, en los controles correspondientes (bitácora de recepción de acervos, inventarios, catálogos y guías generales de los fondos).

7. Corresponde a todo el personal adscrito a la CNCPC (restauradores, investigadores, fotógrafos, radiólogos y demás profesionales de la institución) que realizan registro fotográfico, radiográfico, fonográfico y video gráfico de proyectos, obra y actividades afines a este centro de trabajo, entregar una copia impresa o digital del mismo a la Fototeca utilizando los formatos indicados en el presente documento. (anexo)

8. El personal responsable de la Fototeca deberá mantenerse actualizado y capacitado en materia de organización y conservación de Fototecas, con el objetivo de implementar nuevas perspectivas de conocimiento y tecnologías que contribuyan a la preservación de la memoria visual y audiovisual generada por la CNCPC.

9. Es obligación de los responsables de la Fototeca brindar las asesorías correspondientes a los usuarios que requieran la consulta y acceso a la información bajo su resguardo.

TITULO II

Producción de documentos fotográficos, radiográficos, fonográficos y video gráficos.

1. La producción de documentos visuales y audiovisuales corresponderá únicamente a lo generado por la Coordinación Nacional de Conservación del Patrimonio Cultural; salvo en casos en que usuarios externos hayan solicitado por escrito al titular de la CNCPC la autorización correspondiente.

2. Es responsabilidad de los titulares de proyecto, así como del personal adscrito a la CNCPC, documentar y registrar visual y audiovisualmente todos aquellos procesos realizados para la conservación-restauración de bienes culturales nacionales bajo custodia de la citada Coordinación.

3. Para el registro y producción de acervo documental fotográfico correspondiente a los proyectos y actividades realizadas por la CNCPC, el titular del proyecto o responsables de las actividades deberán realizar las gestiones administrativas necesarias para ello. Esto mediante previa solicitud, la cual deberán presentar ante los encargados y responsables de la Fototeca.

4. El servicio de producción fotográfica se realizará por dos vías mediante el préstamo de equipo fotográfico el cual únicamente se proporcionará al personal adscrito a la Coordinación Nacional de Conservación del Patrimonio Cultural,



mediante la solicitud correspondiente o bien a través de solicitar la colaboración de personal especializado adscrito a este centro de trabajo o externo.

5. La solicitud de equipo fotográfico se deberá hacerse con 10 días de anticipación con la finalidad de dar cumplimiento a lo establecido por la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios del INAH.

6. El préstamo del equipo fotográfico es intransferible, el solicitante que firme la solicitud de préstamo de equipo fotográfico interno de la CNCPC es responsable de la devolución en la fecha indicada.

7. Las condiciones de entrega y devolución del equipo deberán ser de acuerdo a las indicadas en la solicitud y en las que se le proporcionó al solicitante.

8. En caso de alguna afectación al equipo fotográfico, el solicitante deberá notificar mediante escrito las causas de la afectación.

9. Los responsables de la Fototeca deberán mantener control actualizado del registro de cada equipo que esté en préstamo, ya sea interno o bien que se encuentre fuera las instalaciones de la CNCPC.

10.El registro y descripción de documentos fotográficos, radiográficos, fonográficos y video gráficos deberá corresponder correctamente a la actividad, inmueble o bien cultural tomado.

11.El personal de la CNCPC responsable de documentar visual y audiovisualmente los proyectos, obra y/o actividades realizadas, deberá recabar todos los datos necesarios para la identificación y descripción de los documentos fotográficos, radiográficos, fonográficos y video gráficos según sea el caso.

12.Los campos de identificación y descripción deberán corresponder a lo establecido en la Norma Mexicana NMX-R-069-SCFI-2016 Documentos Fotográficos-Lineamientos para su Catalogación como son:

Título de origen o nombre del documento fotográfico, radiográfico, fonográfico y video gráfico

Nombre del autor Fechas de la toma de la imagen visual Lugar de la imagen visual Formato (Tamaño) Tema principal Nombre del área generadora Nombre del titular del proyecto o responsable Nombre del proyecto o actividad

13.Para la producción de documentos visuales y audiovisuales en formato digital se



deberá atender las siguientes recomendaciones:

Calidad: en la visualización del color, tonalidad, imagen y sonido de forma adecuada.

Compatibilidad en el equipo y formato de archivo digitales, software y hardware actualizados y disponibles.

Operatividad: el equipo y formato de archivo elegidos para la producción de documentos deberá generar documentos digitales en un formato que no sea exclusivo a un solo programa, sistema operativo o empresa.

Permanencia: el equipo y formato de archivo elegido deberá estar dirigido a garantizar la mayor integridad, originalidad y estabilidad de la información y con ello evitar la menor cantidad de errores que puedan repercutir en la lectura, visualización y organización de la información.

14.Para la producción de documentos radiográficos se deberá realizar la solicitud mediante oficio:

Si es personal externo adscrito al INAH, la solicitud deberá ir dirigida al titular de la Coordinación con copia a la Dirección de Educación Social para la Conservación.

Si es personal interno de la CNCPC deberá solicitar mediante nota informativa interna dirigida a la Dirección de Educación Social para la Conservación y al responsable del laboratorio de Rayos X.

15.Es obligación del servidor público responsable del Laboratorio de Rayos X entregar puntualmente a los responsables de la Fototeca las placas elaboradas por su área llenando el formato correspondiente (anexo) para la entrega-recepción de acervos.

16.Para el caso de producción de documentos fonográficos y video gráficos internos se deberá hacer previa solicitud ante la Dirección de Educación Social para la Conservación con copia al Área de Enlace y Comunicación.

17.Es responsabilidad del Área de Enlace y Comunicación entregar una copia digital de los documentos fonográficos y video gráficos elaborados para el registro de actividades con la finalidad de preservar la información generada por la CNCPC.

18.Queda prohibido a todo el personal de la CNCPC realizar la distribución y comercialización de los acervos producidos por la CNCPC previo al registro en el inventario, organización, clasificación y ordenación aplicado por la Fototeca. En caso de hacerlo se aplicarán las sanciones correspondientes de acuerdo a la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

TITULO III

Recepción de documentos fotográficos, videos gráficos, fonográficos y radiográficos análogos y digitales.



1. La entrega de acervos visuales y audiovisuales deberá cumplir con los requisitos establecidos en el formato F-01 Ingreso de acervos visuales y audiovisuales para la Fototeca de la CNCPC. (anexo)

2. Es responsabilidad del personal de la CNCPC que entrega los acervos visuales y audiovisuales llenar el formato F-01 Ingreso de acervos visuales y audiovisuales para la Fototeca de la CNCPC, con todos los datos requeridos y obligatorios. (anexo)

3. La entrega de los acervos visuales y audiovisuales (impresos y digitales) se realizará de manera organizada por carpetas impresas o digitales acompañado del formato F-01 Ingreso de acervos visuales y audiovisuales para la Fototeca de la CNCPC identificando principalmente:

Nombre del área generador Nombre del proyecto, obra o actividad de procedencia Nombre del responsable del proyecto y/o actividad Autor de la toma Nombre del inmueble o bien cultural Lugar de procedencia Fecha de la toma(anexo)

4. El responsable de realizar la entrega de los acervos producidos a la Fototeca, deberá presentar el material generado por duplicado, un archivo digital de alta calidad (Negativo digital-Master File) y una copia del mismo archivo en baja resolución para su consulta constante.

5. Es responsabilidad del personal de la Fototeca de la CNCPC recibir, revisar y verificar que los acervos visuales y audiovisuales entregados correspondan a lo indicado en el formato F-01 Ingreso de acervos visuales y audiovisuales para la Fototeca de la CNCPC, así como a las políticas de operación internas de la Fototeca. En caso de existir alguna inconsistencia, el responsable de la Fototeca deberá emitir sus observaciones para que se realicen las modificaciones pertinentes. (anexo)

6. No se recibirán acervos visuales y audiovisuales repetidos, borrosos, sin precisión en la toma o bien que no presente las recomendaciones anteriormente mencionadas en el Capítulo II de los presentes lineamientos.

7. Se recibirán donaciones de acervos fotográficos, radiográficos, fonográficos y video gráficos producidos por el personal de la CNCPC que deseen incorporar al acervo de la Fototeca de la CNCPC.



8. La recepción de donaciones de acervos documentales será mediante el formato F-01 Ingreso de acervos visuales y audiovisuales para la Fototeca de la CNCPC. (anexo).

9. Los encargados y responsables de la Fototeca emitirán los agradecimientos correspondientes por la donación además de realizar las gestiones administrativas para el registro e ingreso de acervos visuales o audiovisuales.

TITULO III

Control de ingreso de fondos, elaboración de inventarios y organización y clasificación del acervo documental.

1. Es responsabilidad de los encargados y responsables de la Fototeca de la CNCPC proponer los mecanismos y herramientas necesarias para el registro y control de los acervos documentales de nuevo ingreso y bajo resguardo de la Fototeca, a partir de lo expuesto por la Ley General de Archivos en el artículo 12, Norma Mexicana NMX-R-100-SCFI-2018, Acervos Documentales-Lineamientos para su preservación, Norma Mexicana NMX-R-069-SCFI-2016 Documentos Fotográficos - Lineamientos para su Catalogación, así como a lo establecido por el INAH en materia de organización de acervos documentales, asimismo deberán aplicar los procedimientos, controles y demás mecanismos que se autoricen institucionalmente.

2. Es obligación y responsabilidad de los responsables de la Fototeca elaborar inventarios, guías generales de cajas y catálogos de los acervos fotográficos, radiográficos, fonográficos y video gráficos, tanto analógico como digital, resguardado por la Fototeca de la CNCP. Con la finalidad de determinar y establecer un control interno, así como conocer la composición total de los fondos bajo resguardo de la Fototeca.

3. El inventario para el registro y control de los acervos deberá estar conformado por los campos de identificación y descripción completa de los acervos fotográficos, radiográficos, fonográficos y video gráficos, tanto analógicos como digitales, que faciliten su control, localización, accesibilidad, y consulta. Así como deberá ceñirse a lo establecido a la Norma Mexicana NMX-R-069-SCFI-2016 Documentos Fotográficos - Lineamientos para su Catalogación.

4. Los campos de descripción del inventario deberán incluir de manera obligatoria el nombre de: proyecto, obra o evento, responsable, descripción temática, fechas extremas, autor o firma (si existe), lugar, municipio, estado, nombre del productor del material fotográfico, radiográfico, fonográfico o video gráfico, número de ítems, tipo de material, entre otros.



5. Los responsables de la Fototeca deberán realizar un proceso de organización sobre el acervo fotográfico, radiográfico, fonográfico y video gráfico que ingrese y esté bajo resguardado, tanto analógico como digital, que permita su correcta inserción e identificación para su consulta y difusión.

6. El personal de la Fototeca debe realizar la organización documental con base en el principio de procedencia y respeto al orden original que determina la archivística y conforme a la normatividad vigente aplicable.

7. La organización documental deberá responder y atender a lo establecido en las disposiciones jurídicas y normativas establecidas en leyes, planes nacionales, reglamentos, políticas, reglas, acuerdos, normas, manuales y lineamientos vigentes y de orden nacional e internacional relativas a los procesos de organización documental.

8. Es responsabilidad del personal de la Fototeca ubicar y resguardar organizadamente los acervos documentales análogos y digitales que ingresen o que se encuentre bajo resguardo, con la finalidad de asegurar su integridad y conservación física, así como preservar su significado informativo, estético, histórico, social y cultural.

9. Queda prohibido que el personal encargado y responsable de la Fototeca, preste, reproduzca, autorice o permita la consulta de acervos que no hayan sido sometidos a un proceso de organización, control y registro y que no se encuentren insertos en los fondos de la Fototeca de la CNCPC.

10.El personal de la Fototeca deberá clasificar y ordenar los documentos que integran el acervo documental, asegurando su accesibilidad y rápida localización para su consulta.

11.En el caso de recibir donaciones de materiales fotográficos, radiográficos, fonográficos y video gráficos producidos por personal de la CNCPC que deseen incorporar al acervo, se observara lo establecido en los presentes lineamientos.

12.La clasificación de los fondos que componen el acervo documental de la Fototeca responderá en todo momento a las funciones y actividades realizadas por la Coordinación Nacional de Conservación del Patrimonio Cultural.

13.La clasificación de los documentos fotográficos deberá respetar en todo momento el origen de procedencia.

14.El sistema de clasificación para acervos documentales fotográficos es de dos



secciones (Talleres y Geográfico).

15.Para la asignación de la clasificación de los acervos documentales fotográficos se deberá considerar en todo momento al área generadora de la información y la temática de la información.

16.La ordenación responderá a la sección y serie documental asignada para posteriormente establecer un orden alfabético de los expedientes y documentos además de considerar el número de inventario asignado por álbum, número consecutivo de documento.

TITULO IV

Catalogación de los acervos documentales

1. Para la catalogación de los acervos documentales contenidos en la Fototeca de la CNCPC, se tomarán como referencia a la Norma Mexicana NMX-R-069-SCFI-2016 Documentos Fotográficos-Lineamientos para su catalogación, así como, a lo mencionado por el Sistema Nacional de Fototecas del INAH.

2. Corresponderá a los encargados y responsables de la Fototeca determinar promover proponer (las autoridades son las normativas)los sistemas de automatización para la catalogación de los acervos documentales.

3. El sistema de metadatos para la descripción de los acervos documentales deberá contener todos los elementos que identifiquen a detalle el contenido informativo de los acervos documentales fotográficos, radiográficos, fonográficos y video gráficos.

TITULO V

Conservación del acervo documental

1. Los encargados y responsables de la Fototeca deberán garantizar la preservación y acceso a la información digital a largo plazo por lo que aplicarán los mecanismos y medios físicos de almacenamiento de información, que sean adecuados al volumen documental y necesidades de los acervos visuales y audiovisuales.



2. Los usuarios deben observar en todo momento las disposiciones para el adecuado manejo del material (de acuerdo a las políticas de operación internas), así como las indicaciones que al respecto les transmita el personal de Fototeca.

3. Queda prohibido introducir y consumir alimentos y bebidas en el área de catalogación y consulta, así como manipular el material sin la higiene o equipo necesario para hacerlo.

4. Los encargados y responsables de la Fototeca deberán establecer los mecanismos y materiales necesarios para la conservación física y digital de los acervos resguardados, de acuerdo a lo establecido en el artículo 60 de la Ley General de Archivos y a la Norma Mexicana NMX-R-100-SCFI-2018, Acervos Documentales-Lineamientos para su preservación (2018).

5. Previo al establecimiento de procedimientos de conservación preventiva de documentos análogos, los encargados y responsables de la Fototeca solicitarán al Programa Nacional de Conservación de Patrimonio Documental un diagnóstico sobre el estado de conservación de los mismos.

6. Como resultado del Diagnóstico se programará la elaboración de historias clínicas de los acervos documentales que resguarda la Fototeca con el objetivo de contar con registros escritos sobre el estado de conservación y su evolución a lo largo del tiempo.

7. La periodicidad para la elaboración de las historias clínicas se contemplará como máximo un intervalo de tiempo de tres años.

8. Para la elaboración de las historias clínicas se solicitará el apoyo de especialistas en conservación de acervos fotográficos, radiográficos, fonográficos y video gráficos o afines, con el objetivo de elaborar registros puntuales.

9. Es corresponsabilidad de los encargados, responsables de la Fototeca y especialistas en materia de conservación elaborar planes y programas de manejo para la Conservación del acervo documental.

10.Está prohibido extraer la documentación analógica del área la Fototeca.

11.Es obligación del personal responsable de la Fototeca manipular los documentos análogos con el equipo correspondiente (guantes, cubre bocas y bata), con el propósito de no alterar, manchar y deteriorar físicamente los documentos.

12.Durante la manipulación de los documentos el responsable en turno evitará poner encima de estos, cualquier objeto u otro documento ajeno, así como, escribir sobre y por encima de estos.



13.Los responsables de la Fototeca de la CNCPC deberán extraer todos aquellos agentes que puedan alterar o deteriorar a los documentos análogos como separadores, clips, post-it o cintas adhesivas.

14.En caso de que algún acervo analógico presente algún agente de deterioro como humedad, hongos o insectos, el responsable en turno deberá aislar inmediatamente el documento afectado para evitar la propagación de los agentes nocivos.

15.Los responsables de la Fototeca deberán notificar a las autoridades correspondientes cualquier afectación, contaminación o deterioro identificado en los acervos, así como en el inmueble que resguarda los acervos.

16.En caso de que algún documento análogo requiera de un proceso de restauración se solicitará el apoyo de especialistas en materia. El área de acervos documentales realizará las gestiones administrativas pertinentes para ello.

17.Con respecto a las imágenes fotográficas análogas, estas deberán ser manipuladas por las orillas con el fin de evitar cualquier deterioro del soporte.

18.Todos los acervos análogos y sin excepción alguna deberán contar con guardas de primer, segundo y tercer nivel, así como estar resguardados en contenedores adecuados.

19.Está prohibida la consulta a usuarios de los documentos análogos dentro de la Bóveda.

20.Está restringida la consulta de los negativos, material único e irremplazable, así como del material positivo o negativo que presente un estado de deterioro avanzado y cuya conservación se encuentre en riesgo.

21.En caso de reproducción de documentos análogos para servicio a usuarios, estos deberán solicitarlo con un plazo mínimo de tres días a partir de su solicitud para su localización y atención, salvo en los casos de prioridad que determine la Coordinación.

22.El personal responsable de la Fototeca deberá identificar si los documentos a reproducir no se encuentran en un estado de deterioro o bien que por su naturaleza física puedan verse alterados por la manipulación.

23.Cuando se consulte material analógico por usuarios, este podrá solicitar un máximo de tres álbumes fotográficos, se le proporcionarán uno a la vez.



24.Es obligación de los responsables de la Fototeca realizar periódicamente evaluaciones y revisiones sobre el estado físico de los soportes, guardas de protección, contenedores y equipo de almacenamiento, con la finalidad de prevenir cualquier deterioro que pueda alterar, deformar o mutilar los acervos bajo resguardo de la CNCPC.

25.En el caso de los usuarios, este será corresponsable del buen uso del acervo consultado.

26.El usuario que cause algún deterioro al acervo analógico durante la consulta se compromete a resarcir los daños ocasionados, bajo la normatividad vigente aplicable.

TITULO VI

Digitalización y preservación del acervo documental

1. Los responsables de la Fototeca se asegurarán y supervisarán que durante el proceso de digitalización de los documentos análogos estos no se vean afectados en su integridad física o bien se pongan en riesgo. Por lo que se deberá considerar que el equipo para la reproducción represente el menor riesgo de daño para los mismos.

2. La digitalización de documentos análogos estará sujeta a la relevancia temática de la información, así como a la conservación de los documentos que presenten algún deterioro, con la finalidad de evitar el incremento desmedido de documentos digitales.

3. Corresponde a los responsables de la Fototeca revisar detalladamente el estado de conservación de los medios electrónicos que resguardan la información digital con el objetivo de conocer su acceso y lectura oportuna.

4. Es responsabilidad del personal de la Fototeca realizar la migración de soportes digitales como cd’s, cintas de audio y video, a sistemas de almacenamiento actualizados, con la finalidad de fomentar su permanencia.

5. Corresponderá a los encargados y responsables de la Fototeca de la CNCPC solicitar la revisión, mantenimiento y actualización de los equipos de cómputo que se requieren en la Fototeca de la CNCPC.



6. De igual manera se deberá además observar de lo anteriormente establecido, lo referido en los “Lineamientos de operación para la digitalización de bienes culturales y clasificación de objetos digitales en el INAH”

CAPITULO II

DISPOSICIONES GENERALES PARA EL USO DE LA FOTOTECATITULO I

Registro de usuarios para el ingreso a la Fototeca

1. El horario de consulta en sala del acervo es de lunes a viernes de 9 a 15 horas en días hábiles.

2. Los usuarios externos deberán ingresar por la puerta principal de la CNCPC y registrarse presentando una identificación oficial.

3. No se permite el acceso al área de consulta con bolsos y mochilas, los cuales deberán ser depositados en el área de resguardo correspondiente.

4. La Fototeca de la CNCPC no se hace responsable por la pérdida de algún objeto propiedad del usuario.

5. No se permite el acceso al área de consulta con alimentos y bebidas.

6. Los usuarios deberán realizar su registro al ingresar a la Fototeca de la CNCPC de acuerdo a lo solicitado en el presente documento para lo cual deberán presentar una identificación oficial con fotografía, llenar el formato F-0 de Registro de usuarios del acervo (anexo ) proporcionando los siguientes datos:

Nombre completo Institución de procedencia Área de adscripción Cargo o actividad del solicitante Datos de contacto Firma del solicitante

7. El usuario entregará el formato debidamente requisitado al personal de la Fototeca.



8. Una vez llenado el formato de F-0 Registro de usuario, el personal de la Fototeca generará una clave de usuario.

9. El llenado del formato F-0 se realizará en una única ocasión en lo consecuente la identificación del usuario será mediante la clave asignada y la presentación de su identificación oficial.

TITULO II

Consulta y manipulación del acervo documental

1. Es responsabilidad del personal encargado de la Fototeca de la CNCPC y del usuario contribuir y mantener la correcta manipulación de los acervos.

2. El usuario deberá traer consigo hojas sueltas para apuntes y lápiz (no se permitirá el acceso con plumas, plumones o marcadores).

3. Para la consulta del acervo de la Fototeca de la CNCPC los usuarios deberán llenar el formato F-0 de Consulta de acervo (anexo II), explicitando la siguiente información:

Clave de usuario Nombre completo Fecha de consulta (dd/mm/año) Datos de referencia del acervo a consultar (tipo de acervo, tema) Motivo de consulta. Firma del solicitante

4. El usuario entregará el formato F-0 debidamente requisitado al personal responsable de la Fototeca para la localización del acervo.

5. El personal responsable de la Fototeca realizará la búsqueda y localización del acervo solicitado y lo proporcionará al usuario para su consulta en sala. En caso de que el acervo solicitado se encuentre en bóveda, el personal responsable contactará al usuario en un periodo no mayor a dos días hábiles, vía correo electrónico, notificando sobre la existencia del acervo solicitado y si este se encuentra disponible para su consulta.

6. El préstamo del acervo a consultar será de un álbum a la vez, en el caso de fotografías y en el caso de otros acervos audiovisuales un sobre o pieza a la vez.

7. Para la manipulación de los acervos, el usuario deberá contar con:



Guantes de algodón, látex o nitrilo limpios y secos además de cubre boca. En caso de no traer se le facilitará el material durante la consulta.

8. El usuario no deberá hacer marcas, mutilaciones, dobleces, anotaciones o colocar clips en las fotografías.

9. Toda pérdida o daño al acervo consultado será sancionado bajo los términos establecidos por las normas federales y/o institucionales procedentes.

10.En caso de que el acervo a consultar presente algún deterioro o bien sea susceptible a sufrir algún daño durante la consulta se notificará al usuario y en su defecto se brindará una reproducción digital para su consulta.

11.Si el usuario durante la manipulación detecta algún deterioro en el acervo documental análogo consultado, deberá notificar al responsable de la Fototeca en turno.

12.Concluida la consulta el usuario deberá devolver el acervo prestado de acuerdo a lo indicado posteriormente

13.Es obligación del personal responsable de la fototeca revisar que el acervo devuelto no presente ningún daño. En caso de identificar algún daño provocado por el usuario, el personal responsable de la Fototeca deberá notificar al titular del área la incidencia para que se aplique la sanción correspondiente.

14.Al momento de la devolución del acervo consultado el personal de la Fototeca deberá firmar y sellar el formato de consulta, por lo que se da por concluida la consulta.

15.En caso de que los usuarios requieran la reproducción del acervo a consultar deberán observar las disposiciones expuestas en el Capítulo II Título III de los presentes lineamientos.

16.Para mayor información se deberá acudir a las oficinas que ocupa la Coordinación Nacional de Conservación del Patrimonio Cultural ubicada en: Ex Convento de Churubusco, Xicoténcatl y General Anaya s/n col. San Diego Churubusco, alcaldía Coyoacán C.P. 04120 o contacto vía electrónica a través del correo: [email protected] o bien [email protected].

TITULO III

Procedimiento para la reproducción y uso de las imágenes fotográficas



TITULO IVDifusión de los acervos bajo resguardo

1. Los servicios ofrecidos por la Fototeca se encontraran en la página web de la CNCPC https://conservacion.inah.gob.mx/index.php/portfolio-items/fototeca/.

2. Para la difusión de la Fototeca de la CNCPC los encargados y responsables de la misma se apoyarán a través de la Dirección de Educación Social para la Conservación y del área de cooperación académica, quienes se encargarán de establecer las herramientas tecnológicas pertinentes para la difusión y divulgación de los acervos bajo resguardo de la Fototeca de la CNCPC.

3. En caso del acervo de imágenes fotográficas relacionadas a los proyectos y actividades realizadas por la CNCPC que sirvan para difusión en redes sociales, deberán apegarse a lo establecido en la Ley Federal del Derecho de Autor. Requisitos para llenado del formato F-0 Solicitud interna de autorización de reproducción de Acervo de la Fototeca de la CNCPC expuesto en el presente.

TITULO V

Sanciones

1. En caso de que cualquier usuario dañe, marque, mutile, doble, haga anotaciones, coloque clip´s en los documentos se aplicará la sanción correspondiente establecidas por la autoridad competente bajo los términos de la legislación correspondiente.

CAPITULO III

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LAS INSTALACIONES Y MOBILIARIO QUE RESGUARDAN LOS ACERVOS BAJO RESGUARDO DE LA FOTOTECA DE LA CNCPC

1. Queda prohibido el acceso a la bóveda que resguarda el acervo de la Fototeca a toda persona ajena al área. En caso de requerirse, se solicitará la autorización



correspondiente a los encargados.

2. Los responsables de la Fototeca deberán realizar cada seis meses una revisión del mobiliario y de las instalaciones de la Fototeca con el objetivo de identificar cualquier desperfecto, mobiliario dañado que pueda poner en peligro la integridad física del personal y del acervo.

3. Es obligación de los responsables de la Fototeca de la CNCPC notificar a los titulares de la Dirección de Educación Social para la Conservación y el área de acervos documentales sobre cualquier desperfecto del inmobiliario y mobiliario perteneciente a la Fototeca de la CNCPC.

4. Es responsabilidad y competencia de los encargados de la Dirección de Educación Social para la Conservación y al área de acervos documentales promover la adquisición de mobiliario y equipo necesario la para la protección y resguardo de los acervos contenidos en la Bóveda de la Fototeca de la CNCPC.

5. Se programará cotidiana y mensualmente los trabajos de limpieza y el mantenimiento correspondiente del interior y exterior de la bóveda.

6. Los trabajos de limpieza y mantenimiento de la bóveda deberán estar enfocados principalmente en la eliminación de polvo, plagas, humedad entre otros.

7. Los responsables de la Fototeca serán los encargados de indicar al personal de limpieza las especificaciones para la correcta limpieza del área. Promoviendo se evite el uso excesivo de agua, y de productos de limpieza que puedan afectar al acervo.

GLOSARIO

Para efectos del presente manual se entenderá por:



Accesibilidad de la información: Cualidad de un procedimiento, inmueble, sistema informático, sitio de internet o documento que facilita a una persona (independientemente de sus condiciones físicas, intelectuales, sociales, económicas, culturales o habilidades tecnológicas) el ejercicio de su derecho a la información. Acervo: Totalidad de colecciones, fondos y documentos que custodia un archivo, biblioteca, museo, centro de documentación, fototeca, fonoteca, hemeroteca, videoteca y demás instituciones y organismos afines. (NMX-R-100-SCFI-2018)Acervo documental: Conjunto de documentos que cuentan con un proceso de organización con base en la estructura orgánica de la Institución que los genera. Dichos documentos pueden ser de cuatro tipos: fotográficos, radiográficos, video gráficos y fonográficos. (Manual Fototeca CNCPC-2011)Archivar: Actividad que consiste en guardar documentos sometidos de forma previa a un proceso técnico que les dé un orden y estructura útil para su consulta. (Manual Fototeca CNCPC-2011)Catalogación: El proceso de descripción de una imagen en sus partes esenciales y sus relaciones, con normas establecidas, con el fin de identificarla entre el resto del fondo y conocer su ubicación. (NMX-R-069-SCFI-2016)Clasificar: Actividad orientada a unir o separar de forma física un conjunto de documentos de acuerdo a ciertas características con el objetivo de que queden integrados formando una unidad, con base en las acciones y estructura orgánica de la dependencia que los generó. (Manual Fototeca CNCPC-2011)Clasificación de la información: Es el proceso o conjunto de acciones que realizan los sujetos obligados para establecer que determinada información se encuentra en alguno de los supuestos de reserva establecidos en la legislación en materia de transparencia o que contiene información considerada de carácter confidencial. (DTAIP, 2019)Conservación: Acciones directas e indirectas que tienen por objeto garantizar la transmisión del documento en el mismo aspecto-forma, contenido- en que este ha llegado a nosotros, evitando la alteración de sus materiales y su función. Se trata de medidas para disminuir y retardar el deterioro en los acervos documentales. (NMX-R-100-SCFI-2018) Conservar: En fotografía se refiere al estudio del cuidado de una pieza fotográfica, desde su elaboración hasta su almacenaje, pasando por lo diferentes procesos a los que es sometida para retardar su deterioro y garantizar su permanencia. (Valdez Marín, 2009, pp.12)Consulta de documentos: A las actividades relacionadas con la implantación de controles de acceso a los documentos debidamente organizados que garantizan el derecho que tienen los usuarios mediante la atención de requerimientos. (LGA, 2018)Deterioro: Conjunto de mecanismos que interactúan con los documentos ocasionando cambios químicos y físicos que promueven su degradación y modifican sus valores o



funciones (NMX-R-100-SCFI-2018) Documento: Unidad conformada por un soporte físico y un contenido informativo. (NMX-R-100-SCFI-2018) Es aquel que registra un hecho o un acto generado como parte del ejercicio de las facultades y actividades de una dependencia. Para el caso específico de la Fototeca, es el material fotográfico, radiográfico, video gráfico y fonográfico, tanto analógico como digital, creado como parte de las funciones de la Coordinación Nacional de Conservación del Patrimonio Cultural. (Manual Fototeca CNCPC-2011)Documentos digitales: Documentos creados con base en la tecnología de dígitos, visibles y consultables únicamente por medios electrónicos. (Manual Fototeca CNCPC-2011)Estabilización: Acción y efecto de restituir la firmeza dimensional de una pieza fotográfica dañada físicamente. (Valdez Marín, 2009, pp.15)Al procedimiento de limpieza de documentos, fumigación, integración de refuerzos, extracción de materiales que oxidan y deterioran el papel y resguardo de documentos sueltos en papel libre de ácido, entre otros. (LGA-2018)Estantería móvil: Sistema de mobiliario para el almacenamiento dispuesto sobre rieles, lo que permite desplazar en módulos, de manera manual o eléctrica. Se utiliza para optimizar el aprovechamiento de espacios de almacenamiento. También se le conoce como estantería compacta. (NMX-R-100-SCFI-2018)Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados. (LGTAIP, 2015)Expediente electrónico: Al conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. (LGA, 2018)Fotografía:Fototeca:Formato de Archivo: Característica del archivo el cual describe la forma en que un archivo puede ser interpretado, por ejemplo, DNG, JPEG, TIFF, entre otros. (Manual Fototeca CNCPC-2011)Gestión documental: Al tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, consulta, valoración documental y conservación. (LGA, 2018)Guardas de protección: Elementos que contienen y protegen al documento de las condiciones que lo rodean durante su almacenamiento, manejo y uso. (NMX-R-100-SCFI-2018)Instalar: Actividad orientada a colocar, acomodar e identificar un documento dentro de un Acervo. (Manual Fototeca CNCPC-2011)Información de interés público: Se refiere a la información que resulta relevante o beneficiosa para la sociedad y no simplemente de interés individual, cuya divulgación resulta útil para que el público comprenda las actividades que llevan a cabo los sujetos obligados.



Metadatos: Al conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos de archivos y su administración, a través del tiempo, y que sirven para identificarlos, facilitar su búsqueda, administración y control de acceso. (LGA, 2018)Ordenar: Procedimiento por el que se agrupa uno o varios documentos con base en criterios lógicos establecidos, por ejemplo, el alfabético, el cronológico, el numérico o el topográfico, entre otros. (Manual Fototeca CNCPC-2011)Organización: Al conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas destinadas a la clasificación, ordenación y descripción de los distintos grupos documentales con el propósito de consultar y recuperar, eficaz y oportunamente, la información. Las operaciones intelectuales consisten en identificar y analizar los tipos de documentos, su procedencia, origen funcional y contenido, en tanto que las operaciones mecánicas son aquellas actividades que se desarrollan para la ubicación física de los expedientes. (LGA, 2018)Plan de conservación: Estrategia que busca la conservación del acervo fotográfico mediante un plan escrito en donde se contempla la planificación de los recursos humanos y financieros, así como aspectos relacionados con la consulta, préstamo, conservación y gestión de archivos. (Manual Fototeca CNCPC-2011)Preservación: Acciones que se implementan para retardar el deterioro de un bien cultural. Dichas acciones van dirigidas a controlar el medio ambiental, es decir, la temperatura y humedad relativa, así como los contaminantes atmosféricos que circundan un bien cultural por medio de su monitoreo. (Manual Fototeca CNCPC-2011)Preservación digital: Acciones específicas cuyo fin último y a largo plazo es asegurar la permanencia y acceso del contenido de documentos digitales a lo largo del tiempo y las tecnologías, independientemente de su soporte, formato o sistema. (NMX-R-100-SCFI-2018) Principio de procedencia: Es el principio por el cual los documentos de archivo de una misma procedencia no deben de ser entremezclados con otros de cualquier otra. Este principio también es conocido como el principio de respeto a los fondos y respeto al orden original. La ventaja que brinda este principio en la organización de un acervo documental son:

A) protege la integridad de los documentos en el sentido de que los orígenes y procedimientos que los documentos deben su existencia están reflejados en su ordenación.

B) Un documento individual solo puede ser entendido únicamente cuando los documentos son ordenados de acuerdo a este principio.

C) Recurrir al principio de procedencia representa una guía práctica, económica, eficaz y confiable para organizar un acervo documental.

Producción de documentos: Actividad de crear documentos, analógicos o digitales (Manual Fototeca CNCPC-2011)

Restauración: Son las acciones que se implementan sobre los daños de un bien cultural con el objetivo de facilitar su comprensión respetando su integridad física.



Reprografía: Proceso que permite reproducir documentos mediante técnicas como la fotografía o la digitalización. (NMX-R-100-SCFI-2018)Trazabilidad: A la cualidad que permite, a través de un sistema automatizado para la gestión documental y administración de archivos, identificar el acceso y la modificación de documentos electrónicos;

ANEXOS

FORMATOS

· web viewlos presentes lineamientos para el uso y operación de la fototeca de la cncpc, es el...

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