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EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE MÁLAGA NIT: 890205049-0

Código: GTH.P01

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANOPLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN

Versión: 0.1Página: 1 de 14

EL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION

2.018

CALLE 13 No 6ª-586617858

e-mail: [email protected]

Elaboro: Yajaira Isabel Jaimes Moreno

Reviso: Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Aprobó: Comité Institucional de Gestión y Desempeño


Código: GTH.P01



CONTENIDO1. Objetivo................................................................................................................2

2. Alcance................................................................................................................2

3. Responsable.......................................................................................................2

4. Definiciones.........................................................................................................2

5. CONTENIDO.......................................................................................................4

5.1 Introducción...................................................................................................4

5.2 Objetivos Específicos.....................................................................................5

5.3 Marco Legal...................................................................................................5

5.4 Misión Institucional.........................................................................................6

5.5 Visión Institucional.........................................................................................6

5.6 Metodología de Trabajo.................................................................................6

5.7 Fases del Plan Institucional de Capacitación y Formación............................7

5.8 Diagnóstico de Necesidades..........................................................................8

5.9 Estrategias...................................................................................................12

5.11 Programación.............................................................................................13

5.12 Mecanismos de Autocontrol, Control, Seguimiento y Evaluación..............14

6. Documentos de Referencia...............................................................................14

7. Historial de modificaciones.................................................................................14

CONTROL DE CAMBIOS......................................................................................15

9. Anexos..............................................................................................................15

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PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE MÁLAGA

1. Objetivo Formular el Plan Institucional de Capacitación y Formación para el personal de la Empresa de Servicios Públicos de Málaga, con el fin de fortalecer las capacidades: conocimientos, habilidades y aptitudes de los funcionarios, para desempeñar con mayor eficiencia y eficacia sus funciones, y por ende mejorar el desempeño institucional.

2. Alcance El documento es un apoyo para las actividades de capacitación y formación a todo el personal de la Empresa de Servicios Públicos de Málaga.

3. Responsable Todos los funcionarios de la Empresa de Servicios Públicos de Málaga.

4. Definiciones 4.1 Aptitud:

Capacidad para operar competentemente en una determinada actividad. Suficiencia o idoneidad para obtener y ejercer un empleo o cargo.

4.2 Capacitación:

Conjunto de procesos orientados a reforzar y complementar la capacidad cognitiva y técnica de los servidores públicos.

4.3 Compromiso organizacional:

Nivel en que un empleado se identifica con la organización y desea seguir participando activamente en ella.

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4.4 Formación:

Son procesos encaminados a facilitar el desarrollo integral del funcionario, potenciando actitudes, habilidades y conductas, en sus dimensiones: ética, creativa, comunicativa, crítica, sensorial, emocional e intelectual, para incrementar los niveles de eficiencia y competitividad del empleado.

4.5 Educación Formal:

Es la que se imparte en establecimientos educativos aprobados, en una secuencia regular de ciclos lectivos, con sujeción a pautas curriculares progresivas y conduce a grados y títulos. Hace parte de este tipo de educación: básica secundaria, media vocacional y superior (Pregrado y Postgrado). (Ley 115/94).

4.6 Educación Informal:

Es todo conocimiento libre y espontáneamente adquirido, proveniente de personas, entidades, medios masivos de comunicación, medios impresos, tradiciones, costumbres, comportamientos sociales y otros no estructurados.

4.7 Educación No Formal:

Es la que se ofrece con el objeto de complementar, actualizar, suplir conocimientos y formar en aspectos académicos o laborales sin sujeción al sistema de niveles y grados establecidos para la educación formal.

4.8 Parámetro:

Dato o factor que se toma como necesario para analizar o valorar una situación.

5. CONTENIDO

5.1 Introducción El desempeño eficaz, eficiente y efectivo de las instituciones depende fundamentalmente de aquellos recursos que les permitan cumplir sus objetivos y metas, ya sean humanos, financieros y físicos.

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Toda Empresa de Servicios Públicos de tiene la responsabilidad de velar por sus recursos, y en tal sentido el humano representa un papel muy importante, pues son precisamente los funcionarios los encargados de vigilar que los demás recursos sean utilizados adecuadamente y por ende son los que generan el resultado de las operaciones.

En ese contexto, La Empresa de Servicios Públicos de Málaga como toda entidad pública cuenta con unos objetivos institucionales que debe alcanzar, por medio de planes, programas y proyectos. El logro de tales objetivos se puede ver afectado por deficiencias en las competencias como la educación, formación y habilidades conocimientos del personal administrativo, lo que se podría traducir en un personal desmotivado, impidiendo el desempeño optimo del Empresa de Servicios Públicos; por tal razón es importante que el factor humano esté preparado para tal fin.

De acuerdo con lo anterior, es fundamental que a los funcionarios se les proporcione la atención necesaria para que desempeñen sus funciones eficazmente; la capacitación es uno de los mejores medios para conseguirlo, pero para que sea realmente adecuada, debe estar fundamentada en un diagnóstico de necesidades de capacitación.

Por otra parte, el Sistema de Control Interno representa la herramienta esencial para la evaluación y mejoramiento de la gestión pública, puesto que permite a los organismos de dirección y gobierno, verificar que todas las actividades y operaciones se lleven a cabo de acuerdo a las normas vigentes, en cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.

En tal sentido, el Desarrollo del Talento Humano es el elemento de control, que tomado como política institucional conlleva a logro de una planta de personal competente, idónea y capaz de proporcionar servicios que respondan a las necesidades de la comunidad; así como de solucionar dificultades que surgen en el entorno laboral y social; y poder de esta manera fortalecer el Sistema de Control Interno, logrando por ende, el cumplimiento de los objetivos.

Así la capacitación se convierte en una herramienta esencial para la gestión y el desarrollo del factor humano, ya que proporciona a los funcionarios la oportunidad de fortalecer sus competencias, habilidades y conocimientos, con el propósito de

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desempeñar con mayor eficiencia y eficacia las funciones que se les asignan, y por consiguiente mejorar el desempeño institucional.

5.2 Objetivos Específicos 1. Diagnosticar las necesidades de capacitación y formación del personal administrativo de la Empresa de Servicios Públicos de Málaga.

2. Definir los objetivos del plan institucional de capacitación y formación del personal administrativo de la Empresa de Servicios Públicos de Málaga. .

3. Definir las estrategias de implementación del plan institucional de capacitación y formación del personal administrativo de la Empresa de Servicios Públicos de.

4. Diseñar la programación referente a la aplicación del plan institucional de capacitación y formación con base en las áreas temáticas y el presupuesto.

5. Proponer los parámetros para efectuar el autocontrol, control, seguimiento y evaluación al plan institucional de capacitación y formación.

6. Definir capacidades para la toma de decisiones en situaciones complejas frente a las cuales el funcionario deberá proponer soluciones efectivas.

7. Socializar ante los diferentes grupos de interés el documento de trabajo para mejorarlo.

5.3 Marco Legal Los fundamentos legales y reglamentarios bajo los cuales se sustenta la capacitación y formación de los servidores públicos son los siguientes:

Constitución Política de Colombia (Artículo 54).

Ley 30 de 1992 (Artículos 28 y 29, literal a), en lo que respecta al principio de autonomía ciudadana.

Ley 734 de 2002, Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Establece:

ARTÍCULO 33. “DERECHOS. Además de los contemplados en la Constitución, la

Ley y los reglamentos, son derechos de todo servidor público: (…) 3. Recibir capacitación para el mejor desempeño de sus funciones.”

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Ley 115 de 1994, Por la cual se expide la ley general de educación.

Modelo Estándar de Control Interno – MECI.

5.4 Misión Institucional

Somos la empresa Malagueña de prestación de servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, comprometidos con la mejora continua para generar bienestar a nuestros usuarios con respeto, transparencia y sostenibilidad.

5.5 Visión Institucional

Para el año 2028 Seremos una empresa regional líder en la prestación de servicios de acueducto, aseo y alcantarillado, reconocida por la calidad en la gestión, la operación de esquemas sostenibles, buscando satisfacer las necesidades de nuestros usuarios y grupos de interés

5.6 Metodología de Trabajo

La Empresa de Servicios Públicos de Málaga en cumplimiento a la implementación del MECI, en lo que respecta al elemento de control denominado “Desarrollo del Talento Humano”, proyectará el Reglamento de Capacitación y Formación para el personal del Empresa de Servicios Públicos, que oriente los procesos de capacitación y formación, en el cual se fijen las normas y procedimientos aplicables a dichos procesos.

Una vez establecido el Reglamento de Capacitación y Formación, se procederá a formular el Plan Institucional de Capacitación y Formación (ver Manual de Capacitación).

La metodología para la formulación del Plan Institucional de Capacitación y Formación para el Personal de la Empresa de Servicios Públicos, se efectuara mediante la metodología que presenta el Departamento Administrativo de la Función Pública, buscando una mayor cobertura y facilitando un buen trabajo en equipo, para esto se efectuara una investigación descriptiva, ya que se busca especificar las propiedades importantes de los funcionarios realizando un análisis y evaluación de diversos aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno a investigar. Es importante notar que la descripción del estudio puede ser más o menos general o detallada. Dicha investigación se ejecutara y desarrolla en cinco

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Fases. Cada una de ellas contiene lineamientos que deben desarrollarse secuencialmente para identificar las necesidades de capacitación y formación individuales y de cada dependencia, definir objetivos, estrategias, establecer la programación y el presupuesto y determinar los mecanismos de control y evaluación del plan; y así poder precisar de manera clara la formulación del plan, para su posterior implementación.

5.7 Fases del Plan Institucional de Capacitación y FormaciónPara la formulación del Plan se deberá seguir las siguientes fases: (Ver gráfico)

Grafico 1. fases del plan de capacitación

La Empresa diseñará el proceso que estará inmerso en el manual de procesos y procedimientos donde contenga las orientaciones que paso a paso indicarán como formular el Plan Institucional de Capacitación y Formación.

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5.8 Diagnóstico de Necesidades El plan que se formula para La Empresa de Servicios Públicos de Málaga, se centraliza en mejorar los procesos deficientes a través de la capacitación del personal administrativo de planta, como única población vinculada a la Empresa de Servicios Públicos de forma permanente e idónea de aplicar lo aprendido para generar el cambio que es necesario para adelantar los procesos con eficiencia y eficacia; garantizando la actualización de los conocimientos y el mejoramiento continuo de las competencias laborales para responder a las permanentes y crecientes exigencias de la comunidad de Málaga.

Para identificar las necesidades de capacitación y formación se realizó un proceso de recolección de la información necesaria a partir del formato de necesidades individuales de Capacitación, que tiene por objetivo: Detectar las debilidades, fortalezas y necesidades en los aspectos de capacitación y desarrollo, necesario para Diseñar el Plan Institucional de Capacitación y Formación para el personal de La Empresa de Servicios Públicos de Málaga. Con la información recolectada se detectaron los principales temas de capacitación en los que se requiere actualización de conocimientos e información para obtener un óptimo desempeño.

Posteriormente a la recolección de información se realizó el taller de Proyectos de Aprendizaje por Equipos con los cuales a partir de problemas detectados por dependencias se desarrollara un proyecto de aprendizaje que ejecutaran los funcionarios por medio de capacitaciones. De acuerdo con la información recopilada en las necesidades Individuales de capacitación y los proyectos de aprendizaje se elaboró el Plan Institucional de Capacitación.

El personal administrativo de planta de La Empresa de Servicios Públicos de Málaga tiene un personal cuyo nivel educativo está entre secundaria, técnico y Profesional por esta razón la capacitación y formación estará centrada en un mayor número en estudios de educación formal a través de cursos, talleres, seminarios, conferencias, diplomados que pueden ser dictados por instituciones como Comfenalco, Cajasan, Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y la Escuela de Administración Pública ESAP.

2. TEMAS DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN, QUE REQUIERE PARA MEJORAR SU DESEMPEÑO.

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No de Encuestas diligenciadas: 13

No

Necesidad de Capacitación

1 Archivo2 MECI3 Atención al cliente5 Contratación8 Salud Ocupacional9 Presupuesto12 Ofimática13 Gestión ambiental16 Supervisión de contratos17 Normas tributarias y financieras18 Manejo de PQR28 Actualización y manejo de páginas institucionales29 Elaboración de informes a entes de control30 Realización de informes de gestión31 Elaboración de auditorias

La necesidad más grande que se presenta entre el personal de las Empresa de Servicios Públicos es lo referente al tema de Archivo, MECI y Atención al cliente, seguido por Informática, y otros temas que están relacionados en el cuadro anterior. Respondiendo a una serie de necesidades que debe orientarse a generar una prestación de servicio de buena calidad, ya que una persona al no recibir un buen servicio podría perjudicar la imagen y eficiencia que desea proyectar la Empresa de Servicios Públicos de Málaga.

Las capacitaciones se desarrollaran de acuerdo con las necesidades presentadas, y se ejecutaran de acuerdo con el proyecto de aprendizaje individual que se desprende del proyecto de aprendizaje por Equipos. En los temas de archivo es básicamente la mayor necesidad de capacitación y formación que pueden desarrollarse con un curso virtual de corta duración un mínimo de cuarenta (40) horas anuales, y para reducir costos se pueden programar con el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. De igual forma se establecería una participación continua en talleres, seminarios, conferencias, foros, a cargo de entidades como:

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Comfenalco, Cajasan, Escuela Superior de Administración Pública ESAP, entre otras.

5.9 Estrategias

El Plan de Capacitación se realizó de acuerdo con los proyectos de aprendizaje por equipos y la encuesta de necesidades básicas de capacitación.

a. Población objetivo:

La población Objeto estaría conformada por los funcionarios de planta de la Empresa de Servicios Públicos de Municipal de Málaga.

Capacitación/Formación colectiva (más de 10 funcionarios). Capacitación personalizada.

La capacitación y formación se podrá desarrollar de carácter abierto (para todos los funcionarios que quieran participar) o de carácter cerrado (para un grupo de funcionarios específicos).

b. Modalidad de capacitación y formación:

• Conferencias, Foros (Eventos de corta duración, máximo de 10 horas).

• Seminario, Talleres (duración de 10 a 40 horas).

• Cursos.

c. Aprendizaje a distancia: El funcionario obtenga un aprendizaje a ritmo propio; por medio de reuniones de análisis, ejercicios de observación, apoyado en material didáctico como folletos, videos, libros, programas de multimedia.

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d. Alianzas estratégicas: Llegar a acuerdos con otras entidades (públicas o privadas) para la realización de eventos de capacitación con miras a lograr mayor cobertura, obtener mayores beneficios institucionales, mejorar la calidad de los programas académicos, disminuir el costo.

Entidades con las que se pueden formar alianzas o acuerdos:

• Comfenalco • Cajasan • Escuela Superior Administración Pública. ESAP• Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

e. Se formarán grupos de trabajo: coherentes a las funciones que desempeña cada funcionario y obedeciendo al tema de capacitación y formación. Con el fin de no obstaculizar el funcionamiento institucional de La Empresa de Servicios Públicos de Málaga.

5.11 Programación La programación se hará de acuerdo a lo establecido en los proyectos de aprendizaje y las capacitaciones priorizadas para fortalecer el aprendizaje individual se realizarán de acuerdo con el cronograma de las instituciones que prestaran el servicio de capacitación y se realizara el cronograma en cuanto se apruebe el curso, taller, diplomado, y en algunos casos específicos el pregrado y posgrado, teniendo en cuenta que para esta modalidad el presupuesto saldrá de la persona interesada en hacer el pregrado o posgrado. Teniendo en cuenta que la Empresa de Servicios Públicos no tiene presupuesto para coadyuvar al servidor público con los costos educativos, está se compromete en facilitar por lo menos los permisos que sean necesarios para que el personal adelante sus estudios, siempre y cuando estos permisos no atenten contra la ley y el reglamento interno que rige al La Empresa de Servicios Públicos de Málaga

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5.12 Mecanismos de Autocontrol, Control, Seguimiento y Evaluación Para un efectivo desarrollo y mejoramiento del plan institucional de capacitación y formación, se implementaran las siguientes medidas de autocontrol, control y evaluación.

• Los funcionarios inscritos en el proceso de capacitación y formación deberán presentar constancia de permanencia y certificados de calificaciones de sus respectivos estudios.

• Cuatrimestralmente se analizaran los beneficios, progresos o dificultades que han surgido a partir del inicio del plan; estos resultados se discutirán y si es necesario se procederá hacer los respectivos ajustes al plan.

• Cada funcionario participe del proceso de capacitación y formación tendrá el compromiso de expresar sus ideas para mejorar los procesos del plan, a partir del punto de vista de lo experimentado y hallado en su proceso de capacitación.

La Empresa de Servicios Públicos de Málaga participará activamente en el control y seguimiento del Plan Institucional de Capacitación y Formación para asegurar su cumplimiento dentro los parámetros establecidos.

6. Documentos de Referencia

Programa de bienestar social laboral.

Manual de procedimientos de capacitación.

7. Historial de modificaciones Aquí se citan los cambios que ha tenido el documento por la actualización de su versión, en el siguiente cuadro:

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CONTROL DE CAMBIOSVERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO RESPONSABLE DE

LA APROBACIÓN

8. Control de Registros

Aquí se encuentra la información base de los registros que pertenecen al documento y asean internos o externos, se relacionan los registros que genera un documento y se identifica su control de la siguiente forma:

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE ALMACENAMIENTO TIEMPO DE RETENCION

DISPOSICION FINAL

9. Anexos

Formato individual de necesidades de capacitación

Proyectos de Aprendizaje por Equipos

Consolidado de proyectos de aprendizaje

Procedimiento capacitación a funcionarios

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