Manual SIIF

Recuperación de Gastos

Acerca del sistemaEl Sistema de Integrado de Información Financiera (SIIF) es una plataforma web que permite ejecutar consultas y solicitudes a través de internet para operaciones del beneficio de la Universidad Técnica Federico Santa María.

En lo particular, el siguiente manual presenta el procedimiento que deberá realizar el usuario de la plataforma para efectuar instrucciones de pagos por concepto de recuperaciones de gastos. Estas recuperaciones de gastos, se entenderán como desembolsos en dinero que el trabajador con contrato vigente con la Universidad incurrió por comisiones de servicio que efectuó a nivel nacional y que significaron actividades asociadas a la operación e interés de la Universidad, para los cuales cuenta con el respaldo documental legal y/o tributario a través de facturas, boletas o contrato y lo establecido en los reglamentos internos y normativa de la Universidad.

Para pagos que se deban efectuar a proveedores por la compra de bienes o contratación de servicios, se recomienda realizarlos a través del procedimiento de compras institucional, considerando los contratos y documentos o comprobantes tributarios respectivos.

Esta plataforma, se encuentra vinculado con el sistema de Banner Finanzas para el registro de las transacciones contables, presupuestarias y tesorería.

El procedimiento de pago considera las siguientes etapas:

1. Ingreso.2. Autorización responsable de la organización y envío de respaldos a la Dirección de

Administración y Finanzas del Campus o Sede.3. Revisión documental en el área contable de la Dirección de Administración y Finanzas.4. Autorización del Director de Administración y Finanzas del Campus o Sede.5. Generación de nómina de pago.

Consideraciones y alcances para el uso del sistemaEl sistema está diseñado para abarcar las recuperaciones que utilizan como respaldo los siguientes documentos:

1. Boleta.2. Boleta electrónica afecta o exenta.3. Peajes.4. Vale de movilización (disponible en página web de la Dirección de Finanzas).5. Voucher de Transbank deben incluir RUT de la empresa al momento de ingresar a la

plataforma.

El sistema, no está diseñado para procesar los siguientes tipos de documentos tributarios:

1. Boleta de honorario.2. Boleta de honorario electrónica.3. Factura de proveedor.4. Pagos por desembolsos que signifiquen beneficios a los trabajadores que no se

encuentren suscritos en Decretos y Contratos Colectivos vigente.

El pago de una boleta de honorario (electrónica) debe ser realizado a través del SIIF en el proceso establecido para tales efectos, en el caso de facturas, esta debe estar asociada a una orden de compra.

Los respaldos que se ingresen a la plataforma y que se extiendan nominativamente, deben ser extendidos a nombre de la Universidad.

Aquellas recuperaciones de gastos donde el RUT a pago coincide con el responsable de la organización deben incluir en la documentación de respaldo un documento en el cual el superior directo autoriza la recuperación enviada por SIIF, así como también, en aquellos casos donde puede existir conflicto de interés.

ContenidoAcerca del sistema.............................................................................................................................2

Consideraciones y alcances para el uso del sistema...........................................................................2

Acceso al sistema...............................................................................................................................5

Ingresar recuperación de gastos........................................................................................................6

Autorización recuperación de gastos.................................................................................................7

Revisión de documentación de recuperación de gastos....................................................................9

Recepción de administración y finanzas de campus y sedes............................................................10

Condiciones de Pago........................................................................................................................10

Acceso al sistemaEl Proceso se inicia ingresando a su sesión de usuario. El sistema utiliza el control de acceso Institucional. Se recuerda la importancia de cuidar la clave de acceso Institucional y que esta no sea conocida por terceros.

La efectuar el ingreso, se debe proceder con los siguientes pasos:

1. Dirigirse a la página: http://siif.utfsm.cl/2. Ingresar Cuenta y Clave utilizados en cuenta correo USM:

3. Luego dirigirse a Servicios / Finanzas / Recuperación de Gastos:

4. Finalmente, se desplegarán las opciones disponibles para su sesión de usuario:

Ingresar recuperación de gastosEl ingreso de una recuperación de gastos puede ser realizado por los usuarios con perfiles de “Ingresador” y “Autorizador”. Ambos perfiles deben seleccionar del menú desplegado a su izquierda la opción “Ingreso”, dentro del menú, deberá indicar el RUT a pago.

Al indicar el RUT a pago mostrará la siguiente pantalla:

En la primera sección debe indicar el campus o sede correspondiente al gasto (de acuerdo al perfil del usuario), el identificador interno de la Recuperacion en la Unidad y una descripción del motivo de la actividad académica/docente que justifica el pago.

En la sección “Documentos Asociados”, debe indicar por cada documento de respaldo: el número del documento, el tipo (de la lista de tipos habilitados en el sistema), RUT de la empresa que lo emitió (el documento), el monto total, rubro de gasto (cuenta de la lista de disponibles) y glosa particular (opcional).

En la sección “Distribución de Gasto”, debe indicar organización (es) a la cual será cargada la recuperación de gasto, seleccionandola de la lista de cuentas habilitadas para el usuario.

Una vez que finalice el proceso, deberá presionar “Registrar”. Una vez registrado se enviará un correo electrónico al (los) responsable(s) de la organización (es) para revisión y autorización y, adicionalmente, entregará un número de operación que deberá ser referenciado en la documentación de respaldo enviada a la Dirección de Administración y Finanzas de Campus y Sede. Este número servirá como referencia para consultas sobre esta operación.

Autorización recuperación de gastosLa persona que cuente con perfil de autorizador de una organización, recibirá a su correo electrónico un mensaje indicando que una Recuperación de Gastos ha sido solicitada en una de las organizaciones donde es responsable. A él le corresponderá realizar la revisión y autorización de esta recuperación a través del portal SIIF en la sección “Autorización”.

En esta sección podrá ver el listado de Recuperaciones de Gastos solicitadas a su organización y revisar el detalle de cada uno de los registros que la componen.

Una vez que se realizada la revisión, el responsable de la organización podrá autorizar o rechazar la recuperación

Posteriormente, la Unidad deberá enviar la documentación de respaldo a la Dirección de Administración y Finanzas a su respectivo Campus o Sede, haciendo referencia al número de operación de la recuperación de gastos.

Ante la posibilidad que la organización no disponga de disponibilidad presupuestaria, el sistema sólo permitirá el envío a la Dirección de Presupuesto para su revisión, una vez que esta Dirección entregue su aprobación, el responsable de la organización podrá enviar la recuperación de gastos a pago a la Dirección de Administración y Finanzas de Campus y Sede.

Revisión de documentación de recuperación de gastos

Este proceso está a cargo del funcionario designado en la Dirección de Administración y Finanzas de cada Campus o Sede, quien recepcionará y conciliará las solicitudes electrónicas de pago con los respaldos físicos enviados por la unidad. Para ambos casos se requerirá el número de operación.

El funcionario revisará, de acuerdo a número de operación asociado, el detalle a pago con la documentación de respaldo enviada a la Dirección. En el caso que todo se encuentre acorde a lo informado en la solicitud electrónica y que los antecedentes físicos proporcionados coinciden, podrá dar aprobación para ser incorporada en la nómina de pago; si es rechazada, la documentación debe ser devuelta a la Unidad para que envie una nueva instrucción con los valores o documentos corregidos. Adicionalmente, estará encargado de efectuar una revisión del propósito del pago a fin de determinar que este se encuentre asociado a alguna actividad operacional y en beneficio de la Universidad.

Recepción de administración y finanzas de campus y sedes.

El proceso de recepción, es realizado directamente por la dirección de adminsitración y finanzas del respectivo campus o sede y gestiona la recepción de la instrucción para su registro presupuestario, contabilización y pago.

Una vez que indique la recepción de la(s) recuperacion(es) se desplegará un mensaje indicando la conformidad de la operación.

El responsable de la Dirección de Administración y Finanzas velará para que la instrucción de pago está asciada en su descripción con operaciones afines a la Universidad y que corresponde a beneficio de esta, las que adicionalmente, deben estar dentro de la reglamentación interna como externa de la Universidad.

Condiciones de PagoEl pago de las recuperaciones de gastos se realizará el día viernes con depósito o emisión de vale vista, este último debe ser retirado en cualquier sucursal del Banco Santander. Esta fecha de pago, considera que la revisión documental fue realiza antes del día miércoles a las 12:00 horas y que no existen días festivos. En el caso de existir días feriados se postergará a los días hábiles siguientes.

Para que el pago se realice en su cuenta corriente, debe informar al correo direccion.finanzas@usm.cl y recibir un correo de confirmación. Desde la fecha de emisión del correo sus pagos serán abonados directamente en la cuenta de correo indicada1.

1 Se exceptúan aquellos documentos que se encuentran en proceso de pago.