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Dando cumplimiento a la Directiva Presidencial No 7 del 2018, el Sector de

Relaciones Exteriores a través del Ministerio de Relaciones Exteriores y la Unidad

Administrativa Especial Migración Colombia, desarrollaron las cuatro fases

definidas en la Campaña “Estado Simple, Colombia Ágil”, en donde a continuación

se presentan los principales resultados alcanzados.

FASE 1. CONVOCATORIA PÚBLICA

Con el fin de promover la participación ciudadana en la consulta de los formularios

habilitados en la página web http://www.colombiaagil.gov.co/ sobre normas de alto

impacto, normas obsoletas y trámites engorrosos, se ejecutaron las siguientes

actividades virtuales y presenciales:

Envío de mailing a nuestras partes interesadas registradas en el SITAC y

que se han inscrito en nuestro formulario de participación ciudadana.

Publicación de la consulta en la Intranet de Cancillería.

Publicación de banner y botón en las páginas de Cancillería incluyendo las

Misiones de Colombia en el exterior y Migración Colombia.

Publicación de post diarios en redes sociales de Cancillería, Migración

Colombia y Colombia Nos Une.

En las sedes de servicios Calle 53 y Calle 98 se destinaron servidores

públicos invitando a los usuarios a participar en la consulta.

Publicación de las piezas promocionales en las pantallas informativas en

las sedes de servicios Calle 53 y Calle 98.

Proyección de la invitación en la pantalla principal de la quinta feria de

servicios para colombianos en Nueva York, Estados Unidos “Colombia

Fest”.

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FASE 2. FORMULARIOS Y FORMATOS DE ANÁLISIS

1. Observaciones de los ciudadanos y empresarios

Se recibió por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública, la

base de datos con 146 observaciones, a través de las cuales los ciudadanos y

empresarios dieron a conocer sus preocupaciones y propuestas para mejorar

nuestros trámites y normas.

Una vez revisada la información se observó que, de las 146 observaciones, 64

corresponden al Ministerio de Relaciones Exteriores, 12 a la Unidad Administrativa

Especial Migración Colombia, y 70 observaciones que no corresponden al Sector

Relaciones Exteriores, como se muestra a continuación:

Es importante resaltar que, a cada una de las observaciones se les dio respuesta,

y para conocimiento de la ciudadanía fueron publicadas en la Página Web de la

Cancillería.

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2. Plan de Racionalización de Trámites

Teniendo en cuenta que las observaciones realizadas por la ciudadanía están

relacionadas con el conocimiento de los requisitos y procedimientos para acceder

a los trámites, no se identificaron acciones a implementar en el marco de la

estrategia de racionalización de trámites y por lo tanto no se realizó ningún

ejercicio de priorización, sin embargo, el Ministerio ha venido adelantando

acciones para mejorar la calidad y acceso de sus trámites.

Dando respuesta a las observaciones relacionadas con los pagos, es importante

resaltar que actualmente el Ministerio de Relaciones Exteriores se encuentra en

proceso de implementación de la opción de pago con tarjeta de crédito de la

franquicia VISA para los diferentes trámites, incluyendo los realizados en los

Consulados de Colombia en el exterior. Esta opción permitirá mayor agilidad en

los tramites que brinda esta entidad.

Adicionalmente, el Ministerio de Relaciones Exteriores presenta una propuesta de

acciones, que, aunque no corresponden a iniciativas resultado de las propuestas

realizadas por la ciudadanía, podrían dar una visión amplia de lo contemplado a

incluirse en la Estrategia de Racionalización de trámites:

- Solicitud virtual de Pasaporte Electrónico cuando se cuenta con uno

vigente: Se evaluará jurídica y tecnológicamente si un usuario pierde o

daña su pasaporte en los 5 años posteriores a su expedición, se le podría

expedir otro con los datos almacenados, siempre y cuando no hayan

variado, con lo cual evitaría acudir personalmente a tramitar uno nuevo.

Esta acción mejora los procesos de la Entidad y evita los costos de traslado

al ciudadano para realizar el trámite, si éste se encuentra dentro de las

condiciones aplicables.

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- Entrega de Pasaportes por correo certificado a nivel nacional: Se realizará

el diagnóstico de la viabilidad de realizar el envío del pasaporte por correo

certificado a nivel nacional en una primera fase, para posteriormente

implementarlos en todos los Consulados. Esta acción mejora los procesos

de la Entidad y evita los costos de traslado al ciudadano para realizar el

trámite, si éste se encuentra dentro de las condiciones aplicables.

- Obtención de copias de registro civil en cualquier oficina registral en

Colombia o en el Exterior: Con la Registraduría Nacional del Estado Civil

se trabaja en la implementación del Sistema de Registro Civil SRCWEB en

todos los Consulados, con el objetivo facilitar el procedimiento de

inscripción y permitir la posibilidad de obtener copia de dicho documento en

cualquier oficina registral del país y del exterior. Es importante resaltar que

la expedición del registro Civil es un trámite por Delegación, ya que es

propio de la Registraduría Nacional del Estado Civil, el beneficio para el

ciudadano está en los tiempos de espera entre la solicitud y la expedición

final del trámite. En el caso de la Entidad se están optimizando los tiempos

para las gestiones relacionadas al trámite.

- Uso de lectores de huella en Consulados: Se avanza en el convenio

interadministrativo que permitirá a todos los Consulados abandonar el uso

de tinta y de tarjetas decadactilares, para poder tomar huellas de los

connacionales a través de lectores de huella y mediante un sistema

automatizado; la prueba piloto se realizaría en 5 consulados. El sistema

agilizará la obtención de cédulas y tarjetas de identidad, registros civiles y

facilitará a los Consulados la identificación de las personas sin documentos

de identidad, lo cual representa beneficios para los usuarios y la Entidad.

Aplicaría para los trámites que se realizan en los Consulados como

pasaportes, autenticación de copias de documentos, autenticación de

firmas registradas en consulado, reconocimiento de firma en documento

privado, entre otros.

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- Creación e implementación de la aplicación móvil consular: Crear una

aplicación integral para dispositivos móviles, que permita acceder a

información actualizada de los consulados, servicios, horarios,

emergencias, guías del inmigrante, consulta de trámites, entre otros temas.

En el caso de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, se proponen

las siguientes acciones de racionalización:

- Habilitar formulario electrónico para iniciar el procedimiento de enrolamiento

en Migración Automática: El ciudadano podrá diligenciar por medios

electrónicos el formulario que da inicio al procedimiento de enrolamiento en

Migración Automática.

- Entregar la Cédula de Extranjería a domicilio: Respondiendo a la

necesidad de los extranjeros que requieren el envío del documento.

Inicialmente se implementará en la ciudad de Bogotá. El ciudadano podrá

solicitar el envío de la Cédula de Extranjería a domicilio, evitando

desplazamientos y disminuyendo la presencia de ciudadanos en los puntos

de atención.

Además de las acciones mencionadas, Migración Colombia viene gestionando la

creación de una notaría en las instalaciones del Aeropuerto El Dorado en la ciudad

de Bogotá y liderando el proyecto de fortalecimiento misional de “Pasillos

Migratorios con Reconocimiento Biométrico por Iris”, con el fin de optimizar la

prestación del servicio mediante la innovación y facilitación migratoria, reduciendo

los tiempos de atención y agilizando el proceso de Inmigración para los

ciudadanos nacionales. Al respecto, la Entidad tiene previsto la instalación de 10

pasillos migratorios, que permitirán realizar el proceso de Emigración por medio de

la autenticación del IRIS en un rango aproximado de 10 segundos, cuando la

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consulta se realiza con la ayuda de API, en una estrategia de validación anticipada

de información.

Para lo anterior, se tiene determinado que inicialmente el servicio se preste a

ciudadanos colombianos y posteriormente se evalúe el escenario de incluir a

ciudadanos extranjeros; servicio habilitado únicamente para ciudadanos mayores

de edad.

3. Normas de alto impacto

Se recibió por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública, la

base de datos con 14 observaciones, a través de las cuales los ciudadanos y

empresarios nos dieron a conocer sus preocupaciones y propuestas para mejorar

nuestras normas. De las 14 observaciones, 12 corresponden a trámites, 1 a pagos

y 1 a Concursos de Ingreso.

Una vez revisada la información relacionada, se dio respuesta a cada una de las

observaciones, información que puede ser consultada en la página web de la

Cancillería.

De acuerdo con el análisis realizado, se considera que las normas mencionadas

no tienen un impacto significativo para ser incluidas como priorizadas en la agenda

regulatoria.

4. Normas Obsoletas

En desarrollo de la Directiva 7 de la Presidencia de la Republica, en el marco de la

implementación del Programa Estado Simple Colombia Ágil, se dispuso que la

ciudadanía y grupos de interés, realizaran comentarios en relación con normas

emitidas por el Ministerio de Relaciones Exteriores, que pudieran considerarse

obsoletas por haber cumplido su objetivo y/o haber perdido su fuerza ejecutoria.

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Dado lo anterior. al Ministerio de Relaciones Exteriores, solo se le hizo un

comentario con relación a la vigencia de la Ordenanza 42536 de 2018, norma que

no se encuentra en el ordenamiento jurídico interno de la entidad, por lo tanto, se

dio respuesta con fundamento en estos términos, en relación con la

indeterminación de la norma a estudiar.

No obstante, el Ministerio de Relaciones Exteriores, ha realizado desde 2016 la

revisión y estudio de vigencia de muchas normas entre Leyes, Decretos y

Resoluciones, en aras de realizar un proceso de depuración normativa de aquellos

actos administrativos que han sido afectados por fenómenos tales como la

desuetud, derogatoria tacita, cambios de régimen constitucional o porque han

cumplido su objetivo.

En desarrollo de esta actividad el Ministerio de Justicia se encuentra liderando un

proceso revisión de normas obsoletas con ocasión al Proyecto de ley 199 de 2018

“Por medio de la cual el Congreso de la República se pronuncia acerca de la

vigencia de unas normas de rango legal y deroga expresamente otras normas”,

presentado por el Gobierno Nacional, en el cual se incluyeron 11.317

disposiciones legales para ser retirados del ordenamiento jurídico colombiano,

proceso que actualmente se encuentra realizando la entidad con las áreas

respectivas, para determinar la vigencia de varias leyes que tienen relación con el

sector de relaciones exteriores.

FASE 3. COMITÉ SECTORIAL

El día 21 de diciembre de 2018, en las instalaciones del Ministerio de Relaciones

Exteriores se realizó el Comité Sectorial con la participación de representantes de

la sociedad civil, el Ministerio de Relaciones Exteriores y la Unidad Administrativa

Especial Migración Colombia. En este espacio se socializaron los resultados de

las fases 1 y 2 de la campaña y se presentaron las propuestas de mejora a

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implementar en los trámites para el 2019, en donde se resaltó los avances del

sector en la prestación de sus trámites y servicios.

FASE 4. DIVULGACIÓN DE RESULTADOS.

Se publicaron los resultados de la campaña, los cuales se encuentran disponibles

en las siguientes secciones de la página web del Ministerio de Relaciones

Exteriores y la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia:

Respuestas Campaña Estado Simple Colombia Ágil

Plan Anticorrupción y de atención al Ciudadano 2019 – Ministerio de

Relaciones Exteriores

Plan Anticorrupción y de atención al Ciudadano 2019 – Unidad

Administrativa Especial Migración Colombia

Agenda regulatoria 2019

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