ACTA ADMINISTRATIVA

COMITÉ: Institucional de Gestión y DesempeñoACTA No: 04 - 2020LUGAR: Video Sesión – Hangouts MeetFECHA: Marzo 31 de 2020HORA INICIO 12:00 mHORA TERMINACIÓN: 12:40 pm

ASISTENTES

Nombres y Apellidos Cargo – DependenciaAngélica María Acuña Porras Secretaria GeneralGiselle Johanna Castelblanco Muñoz Jefe Oficina Asesora de PlaneaciónAngélica Asprilla Jefe Oficina Servicios al Consumidor y Apoyo EmpresarialFrancisco Andrés Rodríguez Jefe Oficina de Tecnología e InformáticaBianca Lauren Palacio Galván Directora AdministrativaÁngel Augusto Velasco Mendoza Director Financiero

INVITADOS

Nombres y Apellidos Cargo – DependenciaGiovanny Chamorro Rúales Jefe Oficina de Control Interno (Invitado Permanente)

Iván Alexander Díaz Coordinador Grupo de Desarrollo de Talento Humano Ceira Morales Quiceno Coordinadora Grupo de Trabajo de Atención al Ciudadano

Cindy Dayana Pertuz Contratista Grupo de Trabajo de Gestión Documental y Recursos Físicos

Jenny Stella Cruz Contratista Oficina de Tecnología e Informática

Viviana Andrea Rodríguez Profesional Grupo de Trabajo de Gestión Documental y Recursos Físicos

Jhon Jairo Arias Chaparro Contratista Oficina Asesora de Planeación

AUSENTES

Nombres y Apellidos Cargo – Dependencia

Rocío Soacha Pedraza Jefe Oficina Asesora Jurídica

ORDEN DEL DIA

1. Someter a aprobación modificaciones al Plan de Bienestar y Plan de Capacitación.2. Someter a aprobación la actualización las Tablas de Retención Documental – TRD.3. Varios.

DESARROLLO AGENDA:

1. Someter a aprobación modificaciones al Plan de Bienestar y Plan de Capacitación.

El Coordinador del Grupo de Desarrollo de Talento Humano, Ivan Diaz, inicia explicando que debido a la actual coyuntura por la que atraviesa el país y a la declaración de emergencia sanitaria se hace necesario modificar los planes de bienestar y capacitación.

Indica también que se encuentran trabajando para conseguir virtualidad en diferentes programas a través de la caja de compensación y con algunas universidades.

Así mismo, aclara que las nuevas fechas programadas tienen cambios en primer y segundo semestre para organizarlas de manera tal que no saturen a la Entidad.

A continuación, la presentación empleada para exponer las modificaciones al Plan de Bienestar:

La siguiente fue la presentación empleada para exponer las modificaciones al Plan de

Capacitación:

Los miembros del Comité aprueban por unanimidad las modificaciones a los Planes de Bienestar y Capacitación.

2. Someter a aprobación la actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD.

La Dra. Bianca Palacio, Directora Administrativa, inicia la presentación resaltando el trabajo realizado con las dependencias para la actualización de las TRD y da paso a Cindy Pertuz, contratista del Grupo de Trabajo de Gestión Documental y Recursos Físicos.

Cindy explica que la SIC cuenta con TRD desde el año 2000, y que en aquel momento se contó con el visto bueno de aprobación del Archivo General de la Nación - AGN. En el año 2016, se presentó una actualización de las TRD que no surtió el proceso de convalidación ante el AGN y la meta para este 2020 es conseguir el aval de dicha entidad.

En cuanto a la metodología de actualización explica que se hizo una rigurosa revisión del marco legal de la SIC, de los procesos y procedimientos, para identificar las series y subseries documentales y entender como se componen los expedientes. Luego de dicho ejercicio se realizaron mesas de trabajo con toda la Entidad.

En dichas mesas de trabajo, se hizo una valoración documental en la que se establecieron tiempos de retención y de disposición final de los documentos. Cuando se identifica que hay documentos que tienen mucha relevancia para las distintas áreas del conocimiento, se determinó que serán trasladadas al AGN como archivo histórico para que después puedan ser consultadas.

Finalmente explica que se espera que las TRD permitirán un mejor control de los documentos que se generan en el día a día en el ejercicio de las funciones de las diferentes dependencias.

La Dra. Bianca Palacio, explica que antes de solicitar el concepto técnico por parte del AGN, se ha realizado un trabajo concienzudo, lo que implica que la Entidad puede implementar y usar sus TRD. Cuando se obtenga el concepto por parte del AGN podría llegar con algunas sugerencias, si no se presentan modificaciones se iniciará el proceso de sensibilización con todas las dependencias de la Entidad. Estas tareas nos llevarán a cerrar algunos de los presuntos incumplimientos que generó la visita del AGN, por lo anterior las TRD son la columna vertebral de toda la documentación que se expide en la SIC.

A continuación, la presentación empleada:

Una vez finalizada la intervención, se pregunta a los miembros del Comité si aprueban la actualización de las TRD, y son aprobadas por unanimidad.

3. Varios

Jhon Arias, contratista de la Oficina Asesora de Planeación, informa a los miembros del Comité que recibirán un correo desde la Secretaría Técnica, con la actualización de la cadena de valor de los procesos de la Oficina de Tecnología e Informática – OTI. El ingeniero Francisco Rodriguez, interviene mencionando que se actualizaron los procesos de tecnología en la Entidad, en razón a que la tecnología es muy cambiante y que el Gobierno Nacional desde el 2013 ha hecho énfasis en buscar buenas prácticas tecnológicas.

Continúa su intervención mencionando que el marco de arquitectura actual que nos rige da buenas prácticas sobre como debe gestionarse la tecnología en las entidades, con elementos nuevos que antes no estaban considerados y le da un carácter estratégico a la tecnología como la coyuntura actual lo demuestra, pues nos encontramos trabajando de manera virtual.

El ingeniero Francisco, resalta que la nueva cadena de valor se ha trabajado de la mano con la Oficina Asesora de Planeación y da paso a Jenny Cruz, contratista de la OTI.

En su intervención, la Ingeniera Jenny Cruz, indica que, de acuerdo con los alcances de cada proceso, se clasificaron en procesos estratégicos y procesos de apoyo.

A continuación, la presentación empleada:

4. Cierre

Se cierra la reunión siendo las 12:40 pm, y habiéndose cumplido con los puntos propuestos en la agenda.

FIRMA MIEMBROS COMITÉ:

Al tratarse de una video conferencia, la aprobación de los diferentes temas se dio durante la sesión y las firmas físicas se conseguirán una vez superada la emergencia sanitaria.

ASISTENTES

Angélica María Acuña Porras

Giselle Johanna Castelblanco Muñoz

Angélica Asprilla

Bianca Lauren Palacio Galván

Ángel Augusto Velasco Mendoza

Francisco Andrés Rodríguez

Giovanny Chamorro Rúales