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Nombre del documento: Procedimiento de Comunicación del SGC

Código: CA-CO-PRO-01Revisión: 0

Referencia a la Norma ISO 9001:2015 : 7.4 Página 1 de 7

1. Propósito

Establecer los lineamientos y las actividades que permitan una eficaz comunicación entre los diferentes niveles y funciones del Instituto Tecnológico de Matehuala.

2. Alcance

Este procedimiento aplica para la difusión de toda comunicación interna y/o externa que tenga relación con el Sistema de Gestión.

3. Políticas de operación 3.1 El Departamento de Comunicación y Difusión es el responsable de llevar a cabo la

difusión interna y externa del SG y el diseño de la presentación de la información.

3.2 Los principales temas de comunicación INTERNA del SG se basará principalmente en la Política de la Calidad, procesos estratégicos, objetivos de calidad e indicadores declarados.

3.3 Los/as responsables de los procesos y/o procedimientos solicitaran al Departamento de Comunicación y Difusión las necesidades de comunicación interna y/o externa, la información debe incluir: vigencia, responsable de la emisión.

3.4 Los medios de comunicación pueden ser a través de la Página Web, correos electrónicos, prensa, radio y/o TV, revistas, trípticos, folletos, carteles, lonas impresas, su elección dependerá del material a difundir.

CONTROL DE EMISIÓNELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

ING. FEDERICO BÁEZ RAMOS M.C. JOSÉ ARTURO ARMIJO PEDRAZA

DR. JOSÉ LUIS L. BERNAL ROBLEDO

Firma: Firma: Firma:11/Julio/ 2018 18/Julio/ 2018 30/Julio / 2018

PA-CO-PRO-01 Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original. REV 0




3.5. Sobre los canales de comunicación:

Comunicación interna:

a) Circulares internasb) Mamparas internasc) Cartel o lonad) Reuniones directase) Encuestasf) Grupos cerrados en redes sociales

Comunicación externa:

a) Página webb) Correos electrónicosc) Redes sociales publicasd) Medios de comunicación masivae) Participación en eventosf) Comunicados de prensag) Boletinesh) Periódicos

Participación y consulta:

a) Buzón de comentarios, quejas y/o sugerenciasb) Correos electrónicosc) Redes Socialesd) Eventos masivos con el personal y las partes interesadas

4.- Partes interesadas Persona o grupo que tiene interés o está afectado por el desempeño del SGC del ITMH, ____________Registro Maestro de de Partes Interesadas






Inico

Revisa y valida información a difundir

Identifica necesidades de comunicación interna y/o

externa

¿Cumple?

Envía al Departamento de Comunicación y Difusión la

información a publicar

Verifica si la difusión fue eficaz

¿Cumple?

Informa al Departamento de Comunicación y Difusión

Término

Registra la solicitud en la bitácora de comunicación. Diseña y da formato a la Información a publicar,

considerando algunos aspectos del Manual de Identidad Gráfica

del TECNM

Difunde la información en los medios de comunicación

solicitados.

SI

NO

1

3

2

4

5

6

NO

SI




5.- Diagrama de procedimiento

Dirección, Subdirecciones, Jefaturas de División o

Departamento, Responsables de procesos y/o procedimientos

RD o CD del SGC/Director /Subdirector/a/Jefes de División

o de Departamento/Jefe de Departamento de Comunicación y Difusión








4. Descripción del procedimiento

Secuencia Actividad Responsable1. Identifican

necesidades de comunicación y/o información interna y/o externa del SGC.

1.1 El personal dueño de procesos y/o procedimientos determina la información que debe darse a conocer interna o externamente y recomienda los medios de difusión y comunicación a utilizar.

1.2 Entrega la Información al CD del SGC o Director o Subdirector/a o Jefe de División o de Departamento cuando aplique.

Dirección, Subdirecciones,Jefaturas de División y deDepartamento, Responsables de procesos y/oprocedimientos.

2. Revisa y valida la información a difundir.

2.1 CD del SGI o Director o Subdirector/a o Jefe de División o de Departamento (cuando aplique) recibe las necesidades de difusión de las diferentes áreas.

2.2 CD del SGI o Director o Subdirector/a o Jefe de División o de Departamento (cuando aplique) revisa y valida que la información a publicar sea acorde a la Política de Calidad, para la su publicación.Si no cumple, informa al área solicitante y regresar

al Punto 1.Si Cumple, informa al área solicitante y pide la envíe al Departamento de Comunicación y Difusión para su publicación.

CD del SGC, Director, Subdirector/a, Jefes de División o de Departamento

3. Envía la información al Departamento de Comunicación y Difusión

3.1 La información a publicar se envía al Departamento de Comunicación y Difusión a través de correo electrónico y la solicitud de la publicación en documento físico indicando si la comunicación es interna o externa y la propuesta del medio de comunicación.

Responsable de la Información

4. Diseña y da formato a la información a publicar.

4.1 Recibe del CD del SGC o del responsable de la información mediante correo electrónico la información validada para difusión y comunicación.

Registra la solicitud en la bitácora de comunicación PA-CO-FOR-01.

Departamento de Comunicación y Difusión

5. Difunde información

5 Difunde y comunica la información en los medios de comunicación solicitados durante el periodo requerido.

Departamento de Comunicación y Difusión


ING. FEDERICO BÁEZ RAMOS M.C. JOSÉ ARTURO ARMIJO DR. JOSÉ LUIS L. BERNAL





PEDRAZA ROBLEDOFirma: Firma: Firma:

11/Julio/ 2018 18/Julio/ 2018 30/Julio / 2018

6. Verifica eficacia de difusión y comunicación

6.1 Se verifica 2 días hábiles después de haber hecho la difusión si la comunicación fue efectiva.

6.2 Si la comunicación no es efectiva envía nuevamente al Departamento de Comunicación y Difusión la información y los medios a difundir.

6.3 Si la comunicación es efectiva informa al departamento de Comunicación y Difusión a través de correo electrónico o documento en físico.

Responsable de la Información.

6. Documentos de referencia

DocumentosNorma ISO 9001:2015, punto 5.2.2

7. Registros

Registros Tiempo de retención

Responsable de Conservarlo Código

Bitácora para Comunicación del SGC 1 año Coordinador del SGC PA-CO-FOR-01

8. Glosario

Comunicación Interna: Son todas aquellas publicaciones que son exclusivas de un área, departamento y/o la Comunidad Tecnológica que solo se comunican al interior de las Instituciones del Tecnológico Nacional de México.

Comunicación Externa: Son todas aquellas publicaciones de un área, departamento y/o la Comunidad Tecnológica que se comunica al exterior de las Instituciones del Tecnológico Nacional de México.

Comunidad Tecnológica: Es el conjunto del Personal y estudiantes de Instituto Tecnológico de Matehuala.









Canales de Comunicación:

Reuniones con la Alta Dirección

La reunión surge cuando se convoca a la alta Dirección para comunicar, tomar decisiones y/o acuerdos sobre cualquier actividad del Sistema de Gestión (SG) teniendo como evidencia de la misma una minuta de acuerdos y/o resultados.

Publicaciones internasEs toda aquella información que se publica y difunde para información exclusiva de la comunidad tecnológica. Los boletines son aprovechados como cauce de comunicación de la información, derivada de la gestión, que interese transmitir. Es un vehículo unidireccional.

Circulares internasLa circular interna, entendida como un escrito o memorando en que la alta dirección comunica algo a todos los integrantes o a una parte de la institución, es unidireccional.

MamparasSon lugares de visualización y lectura de información facilitada por la alta dirección. Se distribuyen estratégicamente ubicados para colocar información variada, en los que se colocan escritos, cuadros, gráficos, fotografías, carteles o similares.

Cartel o lonaSon elementos gráficos de información, sobre algo concreto, más o menos puntual, dotados de diseño para atraer la atención de personal y usuarios, hacia el mensaje y la información. La comunicación es unilateral y descendente.

VideosSon producciones audiovisuales desarrolladas para transmitir información aprovechando las posibilidades de estos medios. La información puede ser generada sobre la naturaleza o las actividades del SGC.

EncuestasEs un elemento de comunicación unidireccional, pero ascendente. Permite recabar la opinión de los empleados o usuarios sobre algunos aspectos de la gestión, de sus actividades o procesos e igualmente recibir sugerencias sobre éstos.

Buzón de observaciones, quejas y/o sugerencias

Es un espacio físico o virtual, donde la comunidad tecnológica pueden expresar sus opiniones respecto a alguna inquietud del Sistema de Gestión. Utilizado en muchas ocasiones para diversas cuestiones en el SG. Si se usa para recabar quejas, sugerencias y opiniones de empleados y usuarios, se estaría usando para la comunicación unidireccional ascendente.

Correo electrónicoForma de comunicación virtual, donde la información se realiza de manera personal, permitiendo una comunicación bidireccional, donde el inconveniente es que puede ser tardada. Puede ser utilizado como foros de opinión y debate, buzón de sugerencias y similares, el e-mail permite una comunicación bidireccional, ascendente y descendente entre los mandos y el resto de los usuarios.









Página web o internet Tecnología de alcance mundial de comunicación virtual por medio redes interconectadas; al utilizarse para comunicación interna, da la posibilidad de accesar a contenidos informativos acerca del SGC, resultados, informes generales, productos o actividades, etc.

Medios de comunicación masiva:La radio, la televisión, los periódicos, revistas, anuncios espectaculares y boletines son aprovechados como cauce de comunicación masiva de la información, derivada de la gestión, que se interese transmitir. Son vehículos unidireccionales.

9. Anexos

1. Formato para Bitácora de Comunicación Interna y/o Externa PA-CO-FOR-01

10. Cambios a esta versión

Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio

0 30 de Julio de 2018 Revisión total de la integración del proceso al SGC del ITMH









Anexo 1

Bitácora de Comunicación Interna y/o Externa

Código: PA-CO-FOR-01





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PA-CO-FOR-01 Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original. REV 0

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