Manual guía básica para Word

Hecho por: Sebastian Mendoza, Sebastian torres e iann barrios

Sena

2015

ContenidoIntroducción........................................................................................................................................ 3

Que es una herramienta ofimática.....................................................................................................4

Capítulo 1: Word, como abrirlo, cerrarlo, sus elementos de entorno y de mas..................................5

Que es Word.................................................................................................................................. 5

Como abrir Word y cerrarlo............................................................................................................5

Como crear un documento.............................................................................................................6

Elementos de entorno....................................................................................................................7

Formas de ver un documento.........................................................................................................8

Desplazarse por un documento......................................................................................................9

Como guardar un documento.......................................................................................................10

Como seleccionar un texto...........................................................................................................11

Capítulo 2: uso del portapapeles, fuente y párrafo...........................................................................12

Cortar, copiar y pegar................................................................................................................... 12

Fuentes de letra, tamaño, color y más.........................................................................................13

Párrafo, alineación de textos y sangría........................................................................................14

Sangría......................................................................................................................................... 15

Alinear un texto............................................................................................................................ 16

Mayúsculas o minúsculas.............................................................................................................17

Capítulo 3: encabezado y pie de página, texto en columna, buscar y reemplazar, entre otros.......18

Encabezado y pie de página........................................................................................................18

Buscar y reemplazar..................................................................................................................... 20

Texto en columnas....................................................................................................................... 21

Letra capital.................................................................................................................................. 22

Bordes a una página y fondo........................................................................................................23

Configurar una pagina.................................................................................................................. 24

Imprimir un documento y configuración antes de imprimir...........................................................25

Como insertar una tabla...............................................................................................................27

Como darle formato a una tabla...................................................................................................28

Capítulo 4: combinación de correspondencia y plantillas.................................................................29

Combinación de correspondencia................................................................................................29

Como usarla................................................................................................................................. 29

Plantillas....................................................................................................................................... 30

Como crear una plantilla...............................................................................................................30

Conclusión........................................................................................................................................ 31

Introducción

El manual de guía de usuario básico está basado para personas que no tienen ningún tipo de experiencia en el campo de las herramientas ofimáticas o sean novatas y quieran aprender cómo usar una herramienta ofimática; en este manual hablaremos sobre Word, explicaremos para que se usa, y las diferentes opciones que ofrece para crear y editar un documento con muchas opciones.

Que es una herramienta ofimática

Una herramienta ofimática es un conjunto de programas los cuales son utilizaos principalmente en la oficina, ya que sus funciones principales son: crear. Modificar. Organizar, escanear, imprimir, etc.

La razón de que fueron creados, es para optimizar, automatizar y mejorar tareas y procedimientos en las oficinas.

Capítulo 1: Word, como abrirlo, cerrarlo, sus elementos de entorno y de mas

Que es WordWord es una herramienta ofimática que permite crear documentos en un equipo. Puede usar Word para crear textos con una buena apariencia mediante fotografías o ilustraciones, de modo que pueda completar documentos profesionales, como artículos o informes, con facilidad.

Como abrir Word y cerrarloLa iniciación más común es dar clic en el botón inicio, luego dar clic en todos los

programas, a continuación damos clic en la carpeta llamada Microsoft office

aparecerán varios programas de Microsoft office damos clic en el de Microsoft

Word y se nos abrirá Word. Para cerrar Word dirigimos el mouse en la parte

superior derecha hacia el cuadro que es una X roja, damos clic hay y cerraremos

Word.

Como crear un documento

Para crear un documento lo más común es ir a inicio, buscar Microsoft office y seleccionar el documento de Word.

Para crear un nuevo documento desde Word es: ir a archivo, seleccionar la opción documento en blanco.

Elementos de entorno

Word está conformado por varios elementos que facilitan al usuario a cambiar de

opciones, desplazarse, etc. Entre estos tenemos a: la iniciación más común es dar

clic en el botón inicio, luego dar clic en todos los programas, a continuación damos

clic en la carpeta llamada Microsoft office aparecerán varios programas de

Microsoft office damos clic en el de Microsoft Word y se nos abrirá Word. Para

cerrar Word dirigimos el mouse en la parte superior derecha hacia el cuadro que

es una X roja, damos clic hay y cerraremos Word.

Formas de ver un documento

Podemos ver distintas formas nuestro documento dependiendo de nuestras necesidades, para ver las distintas formas, primero nos vamos a la ficha vista, después al grupo vista y seleccionamos la opción que requerimos o la más rápida nos dirigimos a la esquina inferior izquierda al lado de la barra de zoom ahí tenemos distintas opciones para ver el documento

Desplazarse por un documento

Para desplazarnos por un documento nos dirigimos a la barra de desplazamiento que está situada a la derecha, después le dejamos clic izquierdo presionado y nos desplazamos a la selección deseada.

Como guardar un documento

Para guardar un documento nos dirigimos a archivo seleccionamos guardar como, a continuación seleccionamos donde lo queremos guardar.

Como seleccionar un texto

Para seleccionar un texto primero miramos cual es el texto que queremos seleccionar, después posicionamos el ratón en el texto deseado; a continuación mantenemos clic presionado y arrastramos el ratón por el texto y se sombreara de

azul, esto indica que esta seleccionado

Capítulo 2: uso del portapapeles, fuente y párrafo

Cortar, copiar y pegarPara cortar un texto primero seleccionamos el texto deseado, nos ubicamos en el

grupo portapapeles, y seleccionamos la opción cortar. Para copiar hacemos el

mismo procedimiento pero en vez de darle la opción cortar le damos en copiar.

Para pegar simplemente seleccionamos un espacio en blanco y le damos en la

opción pegar y el texto se pegara al lugar deseado

Fuentes de letra, tamaño, color y másLa fuente son los estilos que uno desee ponerle al texto como por ejemplo: cambiar el tipo de letra, ponerla en negrilla, modificar el tamaño, etc.

Para cambiar la fuente hay que dirigirse a la primera barra de ahí hacerle clic y seleccionar el estilo deseado (por lo general se recomienda Arial)

Para cambiar el tamaño hay que dirigirse al icono agrandar y encoger fuente que se encuentra al lado de la barra de tamaño de fuente y seleccionar el tamaño adecuado (también al lado de ese mismo icono podemos seleccionar las mayúsculas o minúsculas)

Para cambiarle el color nos dirigimos donde está la A y hacemos clic y seleccionamos el color deseado

Para cambiar a negrilla u otro tipo de fuente seleccionamos el icono N y de ahí cambiamos los estilos.

Párrafo, alineación de textos y sangríaEl párrafo nos ayuda a acomodar el texto de acuerdo a lo que necesitemos en el momento, como centrar un texto o si necesitamos enumerar tenemos varias opciones para hacerlo, por ejemplo podemos enumerar por medio de viñetas, por la más común enumeración o por lista de multinivel, para enumerar nos dirigimos a párrafo y nos vamos a las opciones que nos brinda el documento como esta en la imagen

SangríaSangría establece una distancia del párrafo respecto al margen físico o derecho. Entre los márgenes, puede aumentar o disminuir la sangría de un párrafo o un grupo de párrafos.

Para aumentar o disminuir la sangría nos vamos a la ficha de inicio, al grupo párrafo y ajustamos la sangría como se requiere.

Alinear un texto

Para alinear un texto nos dirigimos al grupo párrafo, tenemos 4 tipos de alineaciones diferentes para cubrirlo de acuerdo a nuestras necesidades

Mayúsculas o minúsculas

Muchas veces nos vemos en la necesidad de convertir un texto escrito en mayúsculas a minúsculas, o caso contrario, convertir un texto en minúsculas a mayúsculas, algo que en Word se puede hacer con toda facilidad

Capítulo 3: encabezado y pie de página, texto en columna, buscar y reemplazar, entre otros

Encabezado y pie de página

Los encabezados y pie de página son áreas de los márgenes superior e inferior y laterales de cada página de un documento

En los encabezados y pies de página puede insertar texto o gráficos, o bien cambiarlos. Por ejemplo, puede agregar números de página, la hora y la fecha, un logotipo de su organización, el título del documento, el nombre del archivo o el nombre del autor.

Para ir a encabezado o pie de página, vamos a la ficha insertar, acto seguido nos vamos al grupo encabezado y pie de página, ahí seleccionamos cualquiera de los nos o la que necesitemos en el momento.

Buscar y reemplazar

Buscar y reemplazar esta opción está hecha para encontrar palabras específicas que, queramos cambiar; para cambiar ya entra en juego reemplazar ya que nos permite cambiar la palabra actuar por una que se acomode más a la situación o simplemente corregir.

Para buscar y reemplazar nos dirigimos a la ficha inicio, después en el grupo edición y seleccionamos la que deseamos usar en el momento

Texto en columnas

Para poner un texto en columnas primero lo seleccionamos, después hacemos clic en diseño de página, y seleccionamos la que necesitemos (por defecto, Word viene establecido en una columna).

Letra capital

La letra capital, una letra mayúscula destacada del texto del párrafo, se puede utilizar para empezar un documento, un capítulo o para agregar interés a un boletín o a una invitación.

Para utilizar la letra capital, se tiene que usar siempre al inicio de un texto, ahora nos dirigimos a la ficha insertar, después al grupo texto y seleccionamos la opción letra capital.

Bordes a una página y fondo

Estas funciones, se utilizan principalmente para crear fondos más interesantes para verlos en línea. Los fondos son visibles en las vistas Diseño web y Lectura de pantalla completa.

Como fondo puede utilizar degradados, tramas, imágenes, colores sólidos o texturas. Los degradados, tramas, imágenes y texturas se disponen en mosaico o se repiten para rellenar la página. Si guarda un documento como página web, las imágenes, las texturas y los degradados se guardan como archivos JPEG, mientras que las tramas se guardan como archivos GIF.

Para agregarle un borde o fondo, nos dirigimos a la ficha diseño, al grupo fondo de página y modificamos a voluntad

Configurar una pagina

Configurar una página, es editar los márgenes, orientación, tamaño, columnas, etc., sirve para modificar la misma página y hacer que luzca más presentable. Se puede hacer con documentos nuevos o ya hechos.

Para configurar una página nos vamos a la ficha diseño de página, al grupo configurar página; ahí configuramos ya sean: márgenes, orientación, tamaño, columnas. Saltos. Numero de línea y guiones.

Imprimir un documento y configuración antes de imprimir

Antes de imprimir un documento se recomienda obtener una vista previa de éste para asegurarse de que tenga la apariencia que desea. Para obtener una vista previa ahí que hacer clic en archivo y luego en imprimir.

NOTA: La ventana de vista previa se verá en blanco y negro, independientemente de si el documento incluye color, a menos que esté usando una impresora que pueda imprimir colores, para obtener una vista previa de las páginas siguientes y anteriores, en la parte inferior de la ventana de vista previa, haga clic en Página siguiente y Página anterior.

Configurar opciones de impresión

Siga uno o varios de estos procedimientos:

Para cambiar la impresora, haga clic en el cuadro desplegable en Impresora y seleccione la impresora que desee.

Para realizar cambios en la configuración de la página, incluida la orientación de la página, el tamaño del papel y los márgenes de la página, seleccione las opciones que desee en Configuración.

Para ajustar más de una página del documento en una sola hoja impresa, en Configuración, haga clic en la opción que desee en el cuadro desplegable de opciones de escala.

NOTA:  Si desea ver el aspecto que tendrá el documento al imprimirlo en papel de diferente tamaño del que hay en la impresora, haga clic en Escalar al tamaño del papel y, a continuación, haga clic en un tamaño de papel diferente. Por ejemplo, puede imprimir el documento en papel de 21,6 x 28 cm, escalado como si fuera a imprimirse en papel de tamaño A4.

Como insertar una tabla

Para insertar una tabla debemos ir a la ficha insertar, acto seguido en tabla, después movemos el mouse sobre la cuadricula que nos aparece hasta que haya resaltado el número de columnas y filas que desee.

Como darle formato a una tabla

Una vez que hallamos creado nuestra tabla, nos aparece una ficha nueva la cual es herramientas de tabla, diseño. Ahí nos aparecen varias opciones con las cuales podemos darle formato a nuestra tabla.

Capítulo 4: combinación de correspondencia y plantillas

Combinación de correspondencia

Una combinación de correspondencia es una herramienta extremadamente útil. Si se utiliza adecuadamente puede ahorrarnos gran cantidad de tiempo y facilitar notablemente nuestro trabajo. Ésta permite generar documentos (cartas, invitaciones, etcétera) personalizados, es decir, con un mismo cuerpo de mensaje, pero dirigido a varias personas, cada documento con el nombre, dirección y demás información personal de cada persona a quién va dirigido el documento. Al final, se generarán todos los documentos con sólo realizar uno denominado plantilla inicial

Como usarla

Para usar la combinación primero hay que tener listo el documento y la información a enviar, después nos vamos a la ficha correspondencia.

Nota: para una mayor información de su uso ver el video.

Plantillas

Una plantilla es un tipo de documento que crea una copia de sí mismo cuando se abre. Una plantilla puede tener la extensión .dotx o .dotm (el tipo de archivo .dotm le permite habilitar las macros en el archivo).

Por ejemplo, un plan de negocios es un documento que se suele escribir en Word. En lugar de crear la estructura de dicho plan desde cero, puede utilizar una plantilla con diseño de página, fuentes, márgenes y estilos predefinidos. Todo lo que tiene que hacer es abrir una plantilla y rellenar el texto y la información específica del documento. Al guardar éste como un archivo .docx o .docm, se almacenará por separado de la plantilla en la que está basado

Como crear una plantilla

Para crear una plantilla primero abrimos un documento en blanco, después realizamos los cambios que deseemos por ejemplo: cambiar formatos, personalizar los diferentes estilos, el tamaño y la orientación del papel, etc.

Después de modificarla nos vamos a archivo, después en guardar como, a continuación escogemos el sitio donde queramos guardar, después nos aparecerá otro recuadro; en ese recuadro nos aparece una barra y al lado dice tipo le damos clic en la barra y escogemos la opción de plantilla de Word

Conclusión

El manual guía básica para Word es un manual, hecho principalmente para gente inexperta en el uso de esta herramienta ofimática llamada Word, a lo largo de esta guía explicamos las funciones principales y el mismo uso de ella para que cualquier persona se relacione con su interfaz y también sepa usar la misma.