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Curso de Formación

Aprovisionamiento y gestión de stocks en

la oficina de farmacia

Unidad didáctica 1

Aprovisionamientoy gestión de stocks en la oficina

de farmacia

UNIDAD DIDÁCTICA 1 1

INTRODUCCIÓN

A lo largo de 2012 está siendo una constante hablar de la gestión de stocks y qué hacer

para mejorarla. ¿Cómo disminuirlos, cómo controlarlos, cómo hacer que no se disparen como

antaño? ¿Tenemos que realizar el inventario? ¿Por qué? ¿Cada cuánto tengo que hacerlo?

¿La rotación es la adecuada? ¿Tengo correctas las categorías?… Vamos a intentar contestar

a todas estas cuestiones de una manera ordenada en las siguientes páginas de este curso.

Para empezar, ¿reconocen alguna de estas frases?:

● "¿Recuerda aquel producto que tuvimos que pedir porque no salía en el ordenador…? Es-

taba escondido en aquella esquina"

● "¿Ha vuelto a pedir de esto? ¡Pero si tenemos un par de cajas en el almacén!

● "¿Que no sale en el ordenador? Eso no lo sé, pero en el almacén hay un par de cajas. Venga

y mírelo usted mismo"

● "Si me hubieran preguntado a mí se lo habría dicho, pero como no me preguntan nada…

pues ahora tenemos más de lo mismo"

● "Cuántas veces he dicho que hay que ordenar el almacén, que así no se puede saber lo

que hay"

● "Perdone señora López, es que aquí en el ordenador me sale que tenemos una unidad,

pero no la encuentro….¿La pido y vuelve esta tarde? Es para no hacerla esperar porque

seguro que está en la farmacia, pero ahora mismo no sé dónde"

● "¿Por qué pedirá sin preguntar?"

● "Pues el ordenador dirá lo que quiera, pero… le aseguro que no queda nada y eso que he

buscado bien"

● "Ya sé que sale en el ordenador, pero eso debe hacer como mínimo un par de años o tres

que no está, ¿a que si Antonio? "(y la respuesta de Antonio es siempre la misma: ¿De eso?,

de eso… bufff")

Unidad didáctica 1Aprovisionamiento y gestión de stocksen la oficina de farmaciaAlbert GasullaPublicitarioEspecialista en Publicidad y Estrategias en el Punto de Venta. Barcelona. [email protected]

Jordi FerrerAdministración y Dirección de EmpresasEspecialista en Marketing y Coaching Farmacéutico. Barcelona. [email protected]

● "¿Eso? Lo corregí ayer mismo y ya vuelve a estar mal…"

● "¿Qué porque no lo corregimos?… No sé, como ya sabemos que no está, no vale la pena

perder tiempo"

Estas y otras muchas son frases que hemos escuchado más de una vez en la oficina de far-

macia. Incluso también hemos oído: "Todo eso no ocurriría si los stocks estuviesen bien". Ahí

estamos de acuerdo. Los stocks no están bien y eso repercute en la gestión que hacemos

en/de la farmacia. ¿Se dan cuenta en cuánto nos influye? ¿Cuánto tiempo perdemos bus-

cando innecesariamente?. Demasiados errores no corregidos o mal corregidos nos hacen

pedir de más -teniendo un dinero inmovilizado innecesariamente- o, lo que es peor, perder

ventas y dar mal servicio. Y, como sólo son unas pocas veces a la semana, no nos damos

cuenta de la cantidad de tiempo perdido.

De modo que no tenemos más remedio que hablar de aquello que de alguna manera pone

orden en los almacenes y los stocks: el inventario, de lo que es, pero, sobre todo, de cómo

planificarlo y cómo hacerlo.

EL INVENTARIO DE ALMACÉN: ¿qué es y para qué sirve? ¿cómo hacerlo? ¿cómo con-

trolarlo? ¿quién lo debe realizar? ¿cómo planificar su control? ¿cada cuánto debo hacerlo

y cómo me afecta a la gestión diaria de la oficina de farmacia?

¿Qué es el inventario?

Es el resultado de un proceso de control de la mercancía (stock) que tenemos en la farmacia,

valorándola normalmente a precio de coste. Esta es una definición clara que todo el mundo

puede entender.

El inventario es hacer un recuento físico (real) de lo que tenemos en la farmacia y al que se le

pone valor. Normalmente a efectos fiscales a precio de coste, mientras que si lo usamos para

analizar rotaciones es a PVP.

¿Por qué tengo que hacerlo?

Para saber la situación real de la farmacia. Para conocer exactamente qué artículos tenemos

y dónde están. Muchas veces el inventario ayuda a "redescubrir" productos que teníamos

olvidados. Nadie puede decir que sabe dónde está todo, ni que su almacén no contenga

"sorpresas". Lo más habitual es que tengamos artículos olvidados. El inventario ayuda a re-

frescar la memoria y a hacerlos salir a la sala de ventas.

Seguramente alguien dirá: "Ya tengo el inventario en el ordenador. ¿Por qué debo perder

tiempo en hacerlo físicamente?" La respuesta es muy sencilla: porque a lo largo de un año

(que es la cadencia normal para el inventario) suelen ocurrir las siguientes situaciones:

● Contaje incorrecto en la entrada de mercancía.

● Entrega de productos a cuenta.

● Abonos en mercadería mal realizados.

● Robos en la sala de ventas; pequeños siseos en almacén.

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2 UNIDAD DIDÁCTICA 1

● Salida de mercancía de productos para el titular o familiares del titular que no se contabilizan

correctamente.

● Ventas mal contabilizadas por las prisas.

● Ordenadores que puntualmente se apagan por fallos eléctricos, realizándose ventas que

no se han contabilizado bien.

● Ajustes de stock manuales que se realizan sin una correcta comprobación.

● Aparición de material que tampoco se contabiliza bien en almacén.

● Una persona en prácticas.

● Etc.

Como se puede observar en esta lista, muchos de estos casos generan errores en el inven-

tario. La gran mayoría son errores humanos. Aquellos que dispongan de robot sabrán que

su inventario de medicamentos casi nunca presenta problemas, mientras que su inventario

de parafarmacia sí los presenta (la parafarmacia no cabe en su totalidad en el robot, y la sala

de ventas con sus estanterías tampoco). El robot exige realizar unos pasos y eso implica

atención al hacerlo. Si no estamos atentos nos equivocamos. Pero en el caso del robot, éste

nos indica que hay un error y que debemos hacer algo para subsanarlo siguiendo los proce-

dimientos estipulados.

Propuesta de ejercicio

Le proponemos un ejercicio muy fácil de hacer y que le informará objetivamente de cuál es

el control de sus inventarios. Se trata de contabilizar, a lo largo de un mes, las ocasiones en

las que el ordenador dice una cosa y los colaboradores afirman que no coincide. Si todos

son honestos y dicen las veces que hay descuadre, al final se sabe si esta farmacia tiene mu-

chos o pocos problemas de inventario, por lo que se podrá evaluar la importancia de hacerlo

físicamente o no.

Para realizar este ejercicio aconsejamos seguir un procedimiento, que usted también puede

utilizar cuando haga el inventario. Cada recuadro es un paso. El objetivo es que usted des-

cubra la importancia de los descuadres de una manera ordenada y que al hacerlo saque con-

clusiones y aplique soluciones. No se olvide de su gente; implíquela.

Incluya todas las categorías, desde medicamentos hasta parafarmacia. Cualquier artículo de

la farmacia debe estar presente en este ejercicio.

Recuerde: cualquier articulo que no cuadre con lo que dice el sistema informático debe ano-

tarse.


de farmacia


Cuando acabe elejercicio analícelo.Busque dónde seconcentran losproblemas de descuadre: Personas/Sala/Zonaespecial/Almacén

Realice el ejercicio.Controle personalmente quese está haciendo.No delegue estecontrol. Implíquese

Asegúrese que lohan entendido. Siobserva algunaduda repita la información tantasveces como seanecesario

Informe a su personal del ejercicio, comentando elprocedimiento ylos objetivos

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A tener en cuenta en este ejercicio:

Implíquese personalmente. Usted va a realizar una acción que le tiene que reportar una mejora

en su rentabilidad; no lo delegue en un colaborador.

Implique a su personal. Explíqueles el porqué del ejercicio y de las propuestas. Escúcheles

activamente (que se note que usted los escucha y los toma en serio).

Deje claro que no es un ejercicio de control del personal sino de búsqueda de mejoras en la

gestión de la farmacia.

No se canse de repetir las cosas. "¿Es que siempre deberé estar encima?" La respuesta es

sí. De una manera u otra, sí. Gestionar conlleva una parte de control que no puede eliminarse

y que ningún titular debe delegar.

Después de realizar este ejercicio usted sabrá la urgencia que tiene en realizar el inventario

de su farmacia. Si ha tenido cinco errores o menos tendrá que hacer el inventario, pero sin

prisas. Si ha tenido entre cinco y diez no tarde mucho en hacerlo. Si ha tenido más de diez

tiene un problema (piense que diez mensuales son 120 anuales). Póngase manos a la obra.

¿Quiere esto decir que no debo hacer inventario si no tengo errores?

El inventario hay que tenerlo al finalizar el período fiscal. ¿Hacemos un inventario físico o entrega-

mos el inventario que da el ordenador? Muchísimas oficinas de farmacia entregan el que aporta

el sistema informático. ¿Es el óptimo? NO, porque todo el mundo sabe que hay diferencias reales,

y a veces en muchos casos significativas, entre lo que dice el ordenador y lo que realmente hay.

Aconsejamos que se haga un inventario físico como mínimo una vez al año. Que no pase

nada eligiendo el resultado informático no quiere decir que se deba hacer. Es como atravesar

un semáforo en rojo. ¿Pasa algo? No ¿Se debe hacer? Tampoco, pero si le atropellan,

¿cuánto le costará la recuperación? No debemos olvidar que estamos en una empresa. Mu-

chas oficinas de farmacia no recuerdan que son empresas con cierto calado y con personal.

Tienen una responsabilidad y es mejor cubrirla correctamente. En definitiva, el inventario se

debe hacer como mínimo una vez al año.

Hay razones que superan con creces las excusas que se ponen para no hacerlo: "Es muy

largo". "Me cuesta mucho dinero porque tengo que cerrar la farmacia, tengo que pagar horas

extras". "Es un rollo que al final no sirve para nada". "En mi farmacia el inventario siempre

está bien". "Total para lo que sirve"…

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Implemente laspropuestasProponga

soluciones

Acepte propuestasaunque no seansuyas

Implique a su personal

Coméntelo con elequipo

Escuche propuestas

Analice las propuestas

Antes de seguir ycomentar los resultados pregúntese quépuede hacer ustedpara mejorar estasituación.

Piense en propuestas

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Controle que seimplementan y querepercuten en me-joras visibles. Ciméntelas.

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Les recordamos que es más caro dejar de dar buen servicio. ¿Qué piensa el cliente cuando le

decimos "en el ordenador me sale pero no lo encuentro"? Además de acumular artículos en rin-

cones que se olvidan ("Lo encontré en aquel rincón") o pedir dos veces el mismo artículo, o sim-

plemente no tener la rotación correcta o tomar decisiones de compra en base a datos incorrectos.

¿Cómo puedo hacerlo? ¿Hay algún método fácil o rápido?

Antes de presentar cómo podemos hacerlo veamos cómo debemos prepararnos para ha-

cerlo.

La imprescindible planificación del acto de inventariar

● Informe a sus colaboradores de que lo van a hacer y fije fecha y hora.

● Explique exactamente qué es lo que usted espera de cada uno. Será mucho mejor si se lo

puede explicar personalmente a cada colaborador. De esta forma, le dará más importancia

a todo el proceso.

● Recuerde que las prisas son malas consejeras. No las tenga. Habitualmente un recuento fí-

sico suele llevar dos días.

● Anímelos. Que vean que vale la pena y que usted se involucra en el proceso.

● Tenga todo preparado. No es la primera vez que un titular nos comenta que el procedimiento

lo prepara el mismo día. "Pero si sólo hay que contar…". Luego resulta que además para

contar hay que haberlo separado, haber ordenado el almacén, etc. Los listados de los ar-

tículos, si se van a utilizar, deben estar ya impresos. Si se utilizan lectores de código de ba-

rras (que aconsejamos usar) deben haber sido testados con anterioridad.

No hay peor manera de comenzar cualquier tarea que quedar a una hora y darse cuenta

entonces de que faltan infinidad de detalles (papeles sin imprimir, el lector de código de ba-

rras no funciona…). Sus caras cambian y empiezan a pensar que estarían mejor en la cama

durmiendo que en la farmacia esperando a tener las cosas listas y perdiendo el tiempo. Es

responsabilidad directa del titular de la farmacia tenerlo todo preparado y testado.

● Imprima y haga copia en su programa informático del inventario y su valor antes de iniciar

el proceso, así podrá conocer las variaciones de valor del mismo.

● Programe controles. Cuando se acabe una fase o una parte del inventario haga personal-

mente un control con recuento físico aleatorio de unas quince o veinte referencias. Si coin-

cide, ¡perfecto!. Si no es así, se tendrá que repetir o incrementar hasta cuarenta el número

de referencias controladas. En función de resultados decida si debe repetir el conteo o no.

● Cuando haya acabado el inventario extraiga conclusiones. Intente saber dónde podría me-

jorar su gestión de ese tiempo. ¿Qué ha fallado a la hora de implementarlo? Comente sus

inquietudes con sus colaboradores; si no lo quiere hacer con todos, hágalo con sus más

allegados, pero que sean críticos; si no lo son, este paso no sirve de nada. Cuando sepa

en cuánto ha variado el stock coméntelo con sus colaboradores. Que sepan que el tiempo

que han invertido ha servido para algo y conozcan dónde se cometen los fallos. Inventariar

ha de servir también para mostrar nuestras debilidades y mejorarlas.


de farmacia


¿Quién debe hacer el inventario?:

El inventario lo deben hacer quienes "sufren" las consecuencias de su mala gestión. No es obli-

gatorio que el inventario lo haga el personal de la farmacia. Lo podría hacer cualquiera que sepa

contar o que sepa utilizar el lector de código de barras, pero a nuestro entender nada mejor que

sea el personal de la farmacia quien corrija mancomunadamente los errores de su mala gestión,

de sus prisas, etc. Y además porque se darán cuenta de lo que implica hacerlo. No es justo que

sólo recaiga en unos cuantos cuando si está descuadrado es por culpa de todos en general.

¿Que hacemos con los artículos que no salen en el inventario?

El inventario no sólo pone en evidencia aquellos artículos que no tenemos en stock física-

mente y que sí constan en el sistema informático. También pone en evidencia aquellos artí-

culos que estando físicamente en el almacén no están contemplados en el sistema.

Esto implicará que deberemos rectificar los stocks e incrementarlos. También representará

que deberemos poner a la venta artículos que no teníamos previsto vender y también que

deberemos realizar alguna oferta especial para eliminar determinados stocks que, no estando

del todo obsoletos, si están a lo mejor un tanto desfasados o con packs defectuosos, rotos,

que se ven ya viejos…

En el siguiente cuadro se presentan cuatro métodos diferentes para realizar inventarios y sus

ventajas e inconvenientes.

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Inventario Anual Inventario Permanente 20/80 Basada en Pareto Productos DPeriodicidad Aconsejada anual Continuada Continuada Mínimo una vez cada dos

Finales/ Principios de año añosTiempo necesario Normalmente dos días Unos minutos al día Unos minutos cada día Aconsejable hacerlo en un día, para realizarlo pero se puede periodificar en

el tiempoCategorías implicadas Todas. Especialidades y Básicamente Especialidades Básicamente Especialidades Todas. Especialidades y

parafarmacia parafarmaciaProductos Todos Todas las especialidades. Los importantes en cuanto a Solo los que no han tenido

Sin importar volumen de facturación. Aconsejamos mix rotación en los últimos docefacturación ni de unidades con los importantes en unidades meses

Objetivo que se persigue Contar stock de todo Contar stock. Aprovechar Contar stock de aquello que Contar stock y sacar aquellosconteo para un control de más se vende o que más productos que están muertoscaducidades visual unidades mueve en el almacén. Tomar

Controlar la parte sensible de conciencia de su valor y sula farmacia presencia

Metodología Ordenar primero. Contar uno Contar primero las cajoneras Listar los artículos. Tenerlos Ordenar primero (es lo mása uno los artículos (se puede empezando por la A y acabando localizados en almacén y sala importante ya que sonutilizar lector de barras) por la letra Z. Si existe producto de ventas artículos que estánAconsejable separar por zonas almacenado fuera de la cajonera "escondidos"). Contar uno afísicas de conteo. Almacén. ordenarlo alfabéticamente y uno los artículos.Sala de ventas (separarla por contarlo cuando se hagaestanterías o categorías.) inventario de cada letra.Cajoneras.

LA CATEGORIZACION: ¿Qué significa? ¿Por qué me interesa hacerla? ¿Quién la hace?

¿Qué es categorizar?

Categorizar es agrupar bajo unos determinados criterios una serie de artículos conteniendo

entre ellos el mismo paraguas conceptual.


de farmacia


Inventario Anual Inventario Permanente 20/80 Basada en Pareto Productos DVentajas Se pone en orden el stock Al mismo tiempo que se audita Se audita solo lo que tiene Se audita solamente aquellos

de una vez. Toda la farmacia el stock se realiza control de movimiento. Se deja aparte todo artículos que no tienen salida.queda auditada caducidades. lo que no suele moverse mucho

Es una buena manera deRequiere poco tiempo diario pero empezar un proceso deen 30 días se ha inventariado el Requiere poco tiempo diario auditoria si no se ha realizadoalmacén de especialidades. nunca

Desventajas Se para la actividad para Requiere que los colaboradores Hay productos que no sabremos Solo se centra en los artículoshacerlo. Es costoso en tiempo sean constantes. Una vez que están en la farmacia si no D que no son los más

acabado el inventario hay que hacemos un inventario. importantes en la facturación.Necesita preparación y orden volver a empezar.

No se controlan todos los Es un esfuerzo que hay queAcaba "cansando" y siendo artículos saber "vender " a losmonótono, con el peligro que colaboradorescomporta de errores Requiere saber qué artículos

queremos controlar conSe tiende a olvidar hacer el anterioridadinventario de parafarmacia "Como ya lo hago de las Requerirá hacer en otroespecialidades…" momento un inventario anual

Comentarios En artículos de parafarmacia Es un método fácil y rápido de Este método permite controlar Es un buen método paraes el mejor método para inventariar. Permite combinarse los productos más importantes aquellos que nunca haninventariar con un inventario anual de en el negocio realizado inventario o para

parafarmacia. aquellos que tienen muchoRentabilizamos al máximo el articulo D. Es una manera

Con este procedimiento aquellas esfuerzo en el inventario de tomar conciencia delfarmacias que tengan muchos valor de lo que tenemos enerrores en el ejercicio anterior Permite que se realice al mismo stock parado sin rentabilizar,verán disminuido en poco tiempo tiempo que se hace el control además de saber cuántoel desfase. de caducidades stock es real en nuestro

sistema informáticoEs fácil de utilizar para los medicamentos y se puede combinar con el anual para inventario de parafarmacia

Requiere Orden Constancia Conocimiento de cuáles son los OrdenPreparación previa Seguimiento por parte del titular que se quieren controlar Preparación previaControl Hábitos de trabajo Control

Seguimiento por parte del titularEn todos los casos es importante controlar lo que se tenía antes y lo que sale después del inventario. No dudar en repetir si no se ve claro.

Esta definición no implica que los criterios para categorizar deban ser estándares. Lo normal

es que se adecuen a las necesidades y características de cada farmacia.

Al agrupar artículos en categorías también concebimos agrupaciones económicas. Hacemos

de cada categoría una unidad de negocio con sus ingresos, sus gastos y sus propios benefi-

cios (márgenes). No quiere decir esto que se deban separar contablemente pero sí que debe-

mos trabajarlos desde un punto de vista independiente entre si, ya que habrá farmacias en las

que la categoría infantil sea muy importante y otras (que las hay) en las que no lo sea y no lo

pueda ser en el futuro inmediato y, por tanto, será decisión del titular de la farmacia potenciarla

o no, pero siempre en función de la información que nos den las ventas y el entorno.

¿Existen limitaciones o condicionantes para categorizar?

Sí. Hay varios elementos que pueden afectar a la categorización:

● El tamaño de la farmacia y de la sala de ventas. Una sala de ventas pequeña implicará poca

exposición de categorías y necesidad de priorizar entre ellas o entre el ABC de los produc-

tos.

● El porcentaje de las ventas de medicamentos frente al resto de artículos. No es lo mismo

que las ventas de medicamentos sean el 80% que el 60%.

● El volumen de la facturación global de la farmacia. Una farmacia que factura 500.000 euros

tiene probablemente más potencial para crecer en parafarmacia que otra que facture

3.000.000 de euros

● La implicación en la gestión de la farmacia del titular. Cuanto más crea el titular en que tiene

un negocio que debe gestionar como tal, mejores categorías y uso de las mismas realizará.

● La clientela actual y la potencial. Un barrio con gente joven implica una serie de productos

que afectarán a las ventas de las categorías, a diferencia de una farmacia ubicada en un

barrio con mucha clientela de paso.

● El entorno en el que está situada la farmacia. No solo si es rural o urbano, sino si está ro-

deada de edificios altos con muchos pisos o casas pareadas o se encuentra en el centro

urbano, con calles peatonales…

● La competencia. No solo las farmacias adyacentes, sino cualquier otro comercio que sea

significativo para las ventas de la farmacia. Por ejemplo, tener un centro de El Corte Inglés

cerca puede ser un determinante en el tipo de categorización que vayamos a realizar.

¿Por qué tengo que categorizar mi farmacia?

El objetivo de categorizar es el de ordenar y ayudar a una mejor gestión de las compras y de

las ventas de la farmacia. Ayuda así mismo a la gestión del inventario y del orden y control en

el almacén.

La categorización no es una moda. Si lo hacemos porque sea moda o porque "queda bien

decirlo o hacerlo" entonces mejor no hacerlo, ya que las modas vienen y se van -dicen que

la moda es el preludio de lo efímero-. Para su negocio queremos fijar procedimientos sólidos

que ayuden a crecer y que queden en el ADN de su farmacia. Recuerde, es una ayuda para

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mejorar su gestión, ya que ordena los artículos en función de criterios que no deben ser ne-

cesariamente estándares, sino que pueden y, en algunos casos, deben ser personalizados

porque están en función de sus necesidades.

Pero categorizar es muy pesado

Es cierto. En un primer momento categorizar requiere esfuerzo y tiempo por parte de quien

lo va a hacer, aunque en la actualidad los sistemas informáticos, junto con las hojas Excel,

hacen que categorizar sea muchísimo más rápido que hace unos años. Categorizar también

requiere orden y disciplina. De modo que sí, categorizar es pesado… pero menos de lo que

pensamos.

Decimos que requerirá disciplina y orden porque no se categoriza una vez. Todos los artículos

que están en stock se categorizan, pero los que vienen después, los que damos después de

alta también hay que categorizarlos. Si no nos mantenemos firmes en este hábito, en poco

tiempo perderemos lo conseguido porque solo tendremos una parte de las ventas ordenadas.

Pero insistimos en que actualmente categorizar es muy rápido. No se desanime.

¿Por dónde empezamos a categorizar? En primer lugar hay que pensar cómo se quieren or-

denar los productos. Hay que determinar cuál es el criterio o criterios que se van a utilizar y

qué objetivo cumplen. Es importante saber qué buscamos cuando categorizamos, como ve-

remos más adelante.

Por tanto, es aconsejable que quien defina los criterios de categorización los explique muy

bien, incluso que los deje por escrito porque así cualquiera que vaya a dar de alta nuevos

productos en la farmacia sabrá a qué categoría debe asignarlos.

¿Para que servirá de verdad?

Los beneficios de categorizar son múltiples y no se limitan a tener el almacén ordenado, sino

que una buena categorización ayuda a mejorar la sala de ventas. Si organizamos el sistema

informático en función de las categorías obtendremos que:

● De entrada, conoceremos mejor nuestras ventas. ¿Alguien puede decir que no le interesa

conocer cuántos ibuprofenos se venden independientemente de la marca/laboratorio que

sea? ¿O si la farmacia es fuerte en la categoría infantil o en ortopedia? ¿Y cuánto de fuerte?

Porque lo que es fuerte para unos para otros no lo es.

● Conoceremos mejor la rentabilidad de las ventas. Por ejemplo, la rentabilidad de la alimen-

tación infantil suele ser muy baja en una farmacia, ahora bien, ¿cuánto vende de otros artí-

culos relacionados con la alimentación infantil? ¿Y qué rentabilidad le aportan?

● Gestionaremos mejor las compras. Una farmacia puede decidir comprar a muchos labora-

torios pequeñas cantidades o a pocos laboratorios cantidades mayores. Solo juntando las

ventas podrá analizarlo y tomar decisiones objetivas.

● Nos ayudará a negociar mejor. Preparar una compra de artículos es mejorar la negociación

y, mejorando ésta, se mejoran los resultados. Tener datos contrastados es la mejor herra-

mienta para negociar ante un laboratorio.


de farmacia


● Nos ayudará a almacenar de manera más ordenada. Si se ha hecho inventario, el almacén

tiene que estar ordenado y qué mejor orden que aquel que ya se ha establecido en el sis-

tema informático en cuanto agrupaciones o categorizaciones.

● Incrementaremos las ventas. Concentraremos más esfuerzo en aquellas categorías en las

que más rentabilidad o mejores ventas tengamos y eso a la larga mejora los resultados.

● Disminuiremos stocks. No hay duda que comprando mejor tendremos mayor rotación y

eso ayudará a no incrementar el stock de productos C y D que ya tengamos.

● Tendremos menos dinero inmovilizado en stock y en compras cuya venta no está basada

en cifras reales. Por tanto, más dinero para comprar novedades que nos diferencien de la

competencia.

Actitudes reacias a la categorización

Tras la necesidad imperiosa de categorizar que tienen las farmacias modernas, hay quien

piensa: "todo esto es pura teoría; al final yo funciono mejor si lo hago como siempre, con mis

listas", "yo nunca lo he usado y no me va nada mal", "para lo que tengo que vender de pa-

rafarmacia… me va bien tal y como lo tengo en el ordenador", "esto son modernidades que

sirven para que unos pocos se ganen la vida a costa de los farmacéuticos".

¡Cuidado! Los medicamentos pueden pasar de ser el 70-80% del negocio al 50% o menos,

pero no porque la gestión del titular haya sido buena en cuanto a incremento de la venta de

parafarmacia sino que este porcentaje le vendrá dado por Reales Decretos, por disminución

de precios de medicamentos, etc. Si no tenemos la mentalidad de vender otras cosas y ha-

blamos exactamente de vender, no de despachar ni de dispensar, sino de realizar actos de

ventas con argumentaciones claras y convincentes, la farmacia puede tener un problema de

subsistencia importante.

La sala de ventas de la farmacia es como la de cualquier otro establecimiento, pero con pro-

ductos y marcas específicos del canal farmacia. Gestionarla correctamente es lo que hará

que nuestros clientes aprovechen su visita a la farmacia para comprar otros artículos. De ahí

la necesidad de categorizar y olvidarnos de prejuicios peligrosos.

Conclusión: La gestión por categorías no es una moda, es una necesidad cuando lo

que queremos es mejorar la rentabilidad de los artículos que tenemos.

¿Cómo empiezo a categorizar?

Habiendo dejado claro que las categorías nos ayudan a mejorar nuestra gestión en la sala

de ventas, revisaremos ahora cuáles son las categorías o cómo categorizar en nuestra far-

macia.

Obsérvese que hablamos de nuestra farmacia y es porque no existen criterios únicos para

categorizar, para hacer categorías, sino que cada farmacia tiene unas necesidades, un en-

torno, una tipología de ventas y una sala de ventas, así como una manera de comprar que

incidirán de una forma u otra en la determinación de las categorías.

Antes de empezar determinemos el vocabulario que vamos a utilizar:

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Categoría: conjunto de artículos o productos que conforman una determinada característica.

Por ejemplo, Alimentación Infantil, Juguetes infantiles, Biberones, Complementos infantiles…

Familia: conjunto de categorías. Por ejemplo, Infantil (que engloba a Alimentación Infantil, Ju-

guetes, Complementos…)

A continuación mostramos un cuadro con diferentes categorías clásicas y un listado de refe-

rencias o productos que se venden en la farmacia.

POSIBLES CATEGORIAS

Nota: este cuadro contiene diferentes categorías pero está lejos de contener todas las posi-

bles. Sirva exclusivamente como agrupación para ejemplo de ejercicio.

Trate de hacer coincidir los artículos con las categorías.


de farmacia


Infantil Dermo corporal F. publicitarios Hombre Cepillos Deporte

Leches Geles de baño Lociones capilares Colutorios Piojos Infusiones

Potitos Anticelulíticos Solares Aftas Almohadas Herboristería

Papillas Higiene capilar Jabones íntimos Dentaduras postizas Ortesis Adelgazantes

Infusiones Lociones corporales Lubricantes Dietética de adultos Humidificadores Preservativos

Juguetes Desodorantes Fotoprotectores Adelgazantes Demo facial Juguetes sexuales

Chupetes Nutricosmética Protector labial Vitaminas Pastas Lentes de contacto

Biberones Cremas de pies Champús Antiparasitarios Gafas Colirios

Termómetros Cremas de manos Anticaídas capilar Veterinaria Varios Ortopedia

Respiradores nasales Cremas de piernas Higiene bucal Óptica Antiarrugas Sillas

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525931 CIGARRILLOS FLOWERS 2 PIEZAS


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Una vez han hecho una primera correlación les sugerimos que hagan una segunda diferente.

Hay artículos que pueden estar en varias categorías. ¿En cuáles? ¿Por qué elige una y no

otra? Recuerde que estos razonamientos son los que le valdrán a la hora de concretar cate-

gorías y familias.

Primer ejemplo:

After Sun Pediatrics. ¿En qué categorías lo ha colocado? Por ejemplo, podría estar en Foto-

protectores, en Infantil, en Solares. Dependerá de si en la farmacia, por ejemplo, se venden

muchos solares (¿es de costa esta farmacia?, ¿es de montaña, o ¿es de ciudad?; en este

ultimo caso seguramente lo pondríamos en Fotoprotectores) ¿Hay muchos niños en nuestro

entorno? Si es así podría categorizarse como Producto Infantil y, más concretamente, Dermo

Infantil. Fíjense que no estando en el listado ya hemos incluido otra categoría, Dermo Infan-

til.

Este mismo artículo podría estar en Varios ya que ésta podría ser una farmacia en la que la

venta de solares fuese muy poco significativa. Aunque siendo así nos deberíamos preguntar

porqué es tan poco significativa en un país como España.

Segundo ejemplo:

¿En qué categoría/s colocaría la crema de manos Neutrógena?.... Intente no buscarla en el

cuadro anterior, dígala, por lógica, por sentido común. ¿En qué otra categoría podría estar y

por qué?

Crema de manos, Dermo Corporal, Manos y Pies… son categorías posibles. Una categoría

que no figura en ninguna parte: categoría invierno. Se preguntarán el porqué de esta catego-

ría. Imaginen una farmacia pequeña que no tiene casi sala de ventas. Utiliza la gestión de ca-

tegorías con el objetivo de rentabilizar el espacio de exposición (además de mejorar su gestión

de compras). Seguramente no tendrá espacio para una gran exposición de diferentes marcas

de productos similares, por lo que acabará teniendo una sola categoría de invierno en la que

confluyan los artículos que más salida tengan en esta época.

Algunos de los criterios más usuales a la hora de agrupar familias o crear categorías, que no

son siempre correctos:

● La facturación. Buscar facturaciones semejantes entre las diferentes agrupaciones de ar-

tículos.

- No es aconsejable. Las categorías deben ser tratadas como unidades de negocio inde-

pendientes y, por tanto, al buscar la homogeneidad se pierde la diferenciación que preci-

samente se consigue con ellas.

● Homogeneidad entre los propios artículos y sus usos:

- Es quizás la más común de las agrupaciones. Un ejemplo clásico son las categorías de

Alimentación Infantil, Juguetes y Dermo Infantil. En si, ésta podría ser una gran familia pero

se podrían añadir más categorizaciones, por ejemplo, Aparatos post embarazo (sacale-

ches, algodón para pecho...). Esta categorización está muy pensada para aquella sala de

ventas en donde todas las categorías que están bajo la misma familia están cerca, física-

mente juntas.

● Por laboratorios:

- Muy usual en medicamentos y en genéricos. Es como una extensión de las listas que se

usan en los sistemas informáticos, en donde se agrupan los artículos de un laboratorio

para que cuando se haga el pedido no nos dejemos nada por pedir ni por analizar. Está

bien hacerlo así, pero sólo vemos los árboles y no vemos el bosque, ni como crece o de-

crece la competencia en función de acciones especiales.

- Un ejemplo muy simple. ¿Por qué debo mirar solamente las ventas de un laboratorio de

ibuprofeno para hacer el pedido? ¿No sería más lógico hacer un pedido de todos los ibu-

profenos a solo dos laboratorios (máximo tres) juntando las cantidades de todo un año?

Nos garantizaríamos mejores condiciones que pidiéndolo a cinco laboratorios.

- Obsérvese que la categorización de medicamentos siguiendo el mismo criterio que los ar-

tículos de parafarmacia no nos permite vender más, ya que desde el mostrador no se

pueden vender medicamentos y sólo se puede aconsejar el uso y siempre que no nece-

siten receta, en cuyo caso se deberá ir al médico primero; pero en este caso, con este

criterio lo que conseguimos es una mejora del precio de compra o de las condiciones de

pago por agrupar cantidades y concentrar adecuadamente proveedores.

● Categorización simplista:

- Aquella que busca el mínimo de agrupaciones posibles independientemente del volumen

de artículos. Sería, en el caso extremo, desglosar entre Especialidades y Resto, incluyendo

en resto todo lo que no son especialidades. Si han de hacer esto, nuestro consejo es que

no pierdan el tiempo. No lo hagan. No categoricen.

● Categorización del Consejo o del propio sistema:

- Casi todos los artículos que están en una farmacia están categorizados por el propio Con-

sejo Farmacéutico. Este criterio, a veces, es discutible, dado que asigna productos a ca-

tegorías siempre bajo un prisma muy dogmático y a veces poco práctico para la gestión

de la farmacia, por lo que a la hora de su uso aconsejamos ser prudentes. Lo mismo con

las asignaciones que automáticamente realizan algunos programas informáticos de ges-

tión.

- Por ejemplo, la manzanilla está definida como Alimento Tradicional Digestivo y la tila como

Alimento Tradicional Tranquilizante (quizás demasiado técnico).

● Categorización por comodidad o manejabilidad:

- Aquella que utiliza el gestor de la farmacia en la que se encuentra "cómodo", no impor-

tándole si el volumen de la categoría es alto o bajo en ingresos o en referencias, sino que

él se encuentra cómodo para hablar con los proveedores, gestionar los stocks y analizar

las ventas.

- Desde nuestro punto de vista, animamos a los titulares a categorizar según sus propios

criterios de comodidad. Tomen como referencia lo que hay en el mercado (el cuadro de


de farmacia


categorías que hemos visto puede servir) pero que sea su referencia, después háganselo

suyo. Con el tiempo les garantizamos que irán cambiando esa categorización a medida

que la van utilizando y vean rentabilidad en su uso.

- No solemos poner ejemplos de clientes propios, pero tenemos una oficina de farmacia

que gestiona 1.500 euros en calzado como categoría. Otra agrupó los protectores labiales

en una categoría y se sorprendió al ver que facturaban casi 3.000 euros, concentró la

compra en un proveedor e incrementó la rotación y la venta (ya que tuvo mejores condi-

ciones con uno, que con los tres que compraba) y así podríamos citar múltiples ejemplos.

Denominación de las categorías

Denominar una categoría es casi tan importante como elegir el criterio. De hecho primero

bautizamos y después agrupamos.

Denominamos en función de quien utilizará o verá la denominación. Si solo es para uso interno

el nombre podrá ser el que deseemos. Pero si se va a utilizar para nombrar o colocar cartelería

en la sala de ventas entonces el nombre es muy importante. Por ejemplo:

- Dermofarmacia vs Cosmética facial

- Dietética vs Adelgazantes

- EFP vs Resfriados

No es lo mismo escribir EFP y que los clientes lo lean en la sala de ventas que escribir Res-

friados. Les garantizamos que en el primer caso los clientes no lo entienden y en el segundo

se comprende perfectamente. Ahora bien, si tiene que ser para uso interno (exclusivamente

interno de la farmacia) se podría utilizar EFP.

Hemos querido escoger este ejemplo porque es una muestra muy real, ya que esta denomi-

nación -interna para los farmacéuticos- y que alguna empresa de rotulación ha utilizado en

alguna farmacia, está lejos de la comprensión de los clientes.

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