wbs_estructura analítica o de desagregación del trabajo_eat, edt

Control de Costos en Proyectos de Construcción

MARINO MARTINEZ MINIÑO

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Estructura Analítica, de Desglose o de Desagregación del Trabajo,

EAT o EDT, en un Proyecto (Work Breakdown Structure, WBS) Definido el alcance del proyecto, debe desarrollarse la EAT (WBS), incluyendo todos los productos esperados de la ejecución del proyecto (También EDT)

– Se desarrolla en forma de estructura de árbol jerárquico (organigrama) en el que se ilustra el alcance del proyecto de acuerdo a los entregables esperados del mismo

La EAT se define como una descomposición jerárquica, orientada a los entregables, relativa al trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr sus objetivos y crear los entregables requeridos. La EAT optimiza y define el alcance total del proyecto (Estructura de Desglose o Desagregación del Trabajo) La EAT, EDT o WBS provee un marco para todos los elementos del proyecto, las tareas específicas que se deben realizar y para preparar mejores estimados de costo y programas de trabajo. Igualmente permite un mejor control del proyecto Facilita los procesos de integración de los planes del proyecto relativos al tiempo, el costo y el alcance Estimula un proceso sistemático de planificación, reduce la posibilidad de omitir elementos clave del proyecto y lo simplifica dividiéndolo en unidades más pequeñas y manejables Es una herramienta excepcionalmente útil para la planificación, monitoreo y control del proyecto Provee una guía para la planificación, monitoreo y manejo de todas las facetas componentes del proyecto, tales como: Definición de Alcance Productividad Asignación de Recursos Programación Estimación de Tiempo Estimación de Costos Preparación de Presupuesto Control de Gastos Evaluación de Desempeño Cambios de Alcance Su proceso de desarrollo se puede ver como el agrupamiento de los elementos del proyecto en varias categorías, que se denominan nivel 1, que a su vez se descompone en varias subcategorías que forman el nivel 2 y así sucesivamente Como regla del pulgar, el proyecto se desagrega en 3 a 9 componentes o categorías Cada elemento del nivel 1 se desagrega igualmente en 3 a 9 componentes



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A su vez el nivel 2 se desagrega en 3 a 9 componentes y así sucesivamente El proceso de desagregación continúa hasta que el proyecto se haya dividido en unidades identificables, discretas y manejables que requieran de tareas simples a desarrollar. La desagregación se continúa hasta que los elementos no puedan ser realísticamente más divididos, siendo allí donde se realizará el control Debe haber uniformidad y consistencia en la WBS. Para lograr la uniformidad, los elementos hijos del mismo padre se deben desarrollar sobre la misma base. No todas las ramas de la WBS deben llegar al mismo nivel, pero la significancia de todos los ítems de más bajo nivel debe ser similar (todos ser paquetes de trabajo)

• Paquete de Trabajo: Es un entregable o componente del trabajo del proyecto en el nivel más bajo de cada rama de la Estructura Analítica del Trabajo (WBS)

Es importante dejar claro que aunque el desarrollo de la WBS es simplemente la desagregación del trabajo por niveles, es crucial que la base de división en cada junta sea la misma (padre – hijo) La WBS comienza en un nivel 0, que corresponde al proyecto como un todo La transición de cada nivel al próximo se puede basar en lo siguiente:

– ENTREGABLES – PROGRAMACION – RECURSOS

Entregables La división se hace sobre la base de:

• PRODUCTO • SISTEMA FUNCIONAL • AREA FISICA

Entregables por Producto Esta base se refiere a casos en los que el proyecto se divide en componentes distintos e individuales que en definitiva componen al proyecto. Por ejemplo:

– Documentos de Diseño: Planos y Especificaciones – Edificaciones de Producción – Sistemas de Generación de Potencia – Fundaciones de Concreto – Equipos a Instalar



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Entregables por Sistema Funcional La base funcional se refiere a sistemas funcionales que proveen las facetas particulares o la infraestructura para el entregable del proyecto. Usualmente están entretejidos con el producto. Por ejemplo

– Sistema Eléctrico de Potencia – Sistema Mecánico General – Tipo de Estructura de un Edificio

Entregables por Área Física Esta base ilustra la ubicación física o geográfica del entregable, como por ejemplo:

– Muro Norte de Tablestacas – Piso de Oficinas de Gerencia – Entrada al Área de Almacenes – Obras Exteriores de la Planta

Hay cierto solape en la definición y uso de las bases de producto, sistema funcional y área física, pudiéndose dar el caso de que diferentes personas dividan el proyecto por bases distintas Véase el siguiente ejemplo:

• Para una planta industrial, se pueden dividir los entregables por funciones, tales como recepción, fabricación, pulitura, embarque y despacho. Estas operaciones usan equipos que son productos distintos y el diseño requiere que cada función se ubique en áreas específicas diferentes

• Por lo tanto, la desagregación podría desarrollarse por producto o por área

física, indistintamente.

• Lo importante es que la desagregación por entregables está orientada al cliente y es superior a las demás bases

La base de división por entregables es la más útil y definitivamente la más difícil de preparar, sobre todo para el personal que viene de las áreas de planificación La desagregación por programación o por recursos está orientada al ejecutor en lugar de al cliente Programación La división se hace sobre la base de:

• TAREAS O ACTIVIDADES • FASES SECUENCIALES



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Programación por Actividades Esta base se refiere a lo que el equipo del proyecto debe hacer para el logro de los objetivos del proyecto. Por ejemplo:

– Diseño Detallado de la Chimenea – Excavaciones para Fundaciones – Encofrado de Losa Nivel +6,75 – Montaje de Tuberías Superficiales – Ensayos y Pruebas de Control

Programación por Fases La base secuencial refleja el orden en que se ejecutarán las actividades del proyecto, a menudo dictada por aspectos administrativos e incluso arbitrarios:

– Fase I de la Preparación del Terreno – Fase III de la Planta de Polímeros – Fase VI de la Tanquería Metálica – Fase II de los Estacionamientos

El uso de esta base es análogo a tratar de importar el programa de trabajo a la WBS, cuando la idea es que ésta se use para desarrollar el programa Sin embargo, debe aclararse que es la forma más fácil y común de desarrollar la WBS, siendo el patrón mayoritario de uso Indudablemente los niveles inferiores de una WBS totalmente desarrollada deben estar conformados por actividades Sin embargo, es totalmente conveniente que los niveles superiores fueran desagregados sobre la base de los entregables Recursos La división se hace sobre la base de:

• DISCIPLINA • UNIDAD ADMINISTRATIVA • CUENTAS FINANCIERAS

Recursos por Disciplina Se orienta a una desagregación por clasificación de trabajo, del nivel del mismo en la organización o por las destrezas de los miembros del equipo

• Por ejemplo: ingenieros, mecánicos, técnicos, etc



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Recursos por Unidad y Cuentas La desagregación por unidad administrativa se orienta a la inclusión de elementos de la estructura organizacional del ejecutor en la WBS e indica las líneas de su división administrativa La desagregación por cuentas se orienta a la estructura financiera y del catálogo de cuentas de la organización La WBS debe usarse para desarrollar los costos y recursos a ser asignados al proyecto, en lugar de lo contrario, así como que la procedencia de los fondos a utilizar no debe afectar la naturaleza del mismo. Debe evitarse esta forma de desagregación WBS Orientada a Programación Debido a que una WBS orientada a la programación tiende a estar basada completamente en actividades, es muy difícil, si no imposible, establecer cuál es el objetivo del proyecto y cuáles son sus entregables. Aunque no queda identificado en la WBS anterior, el objetivo del proyecto es entregar al cliente lo siguiente:

• Dos nuevas chimeneas para emisiones de gases • Un sistema nuevo de monitoreo de las emisiones • Un edificio para un sistema de dos generadores de emergencia



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Eso sí se puede observar en esta WBS orientada a Entregables, es decir al Cliente: WBS Codificada Se observa un sistema de codificación muy simple (elemental), que servirá muy bien para el control del proyecto, sobre todo a la hora de asignar costos

Nota: NP significa Número del Proyecto



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Otra WBS por Entregables

Se puede observar en esta WBS que el alcance del proyecto contempla las gestiones de Ingeniería, Procura y Construcción para ampliar una planta industrial en la que se construirán (o ampliarán): • Una casa de fuerza en la que se instalarán un sistema generador de vapor y

otro de electricidad, en las que ambos incluyen la ejecución de sus obras civiles y sus montajes electromecánicos

• Una sección de fábrica para instalar o montar un equipo de procesos y otro de empaque, ambos igualmente incluyendo sus correspondientes obras civiles y sus montajes electromecánicos

• La construcción (o ampliación) de unas oficinas, que incluyen un edificio y sus correspondientes obras exteriores. Del edificio se ejecutarán sus obras civiles y demás instalaciones, mientras que las obras exteriores se componen de un estacionamiento y obras de paisajismo. El estacionamiento incluye la ejecución de sus correspondientes obras civiles y la (pintura para la) demarcación de tráfico, mientras que las obras de paisajismo contemplan sus instalaciones de alumbrado y el desarrollo de unas áreas verdes

En cuanto a la Ingeniería, el proyecto incluye el desarrollo de la Ingeniería básica y la de detalle, con sus correspondientes planos y especificaciones, así como las especificaciones para la Procura De la procura se puede ver que se contempla realizar una parte nacional y otra de importación, además de la gestión de contratación de las obras. La Procura nacional se realizará para los componentes del sistema generador de vapor, el equipo de empaque y parcialmente para el sistema de generación de electricidad y del equipo de procesos. La Procura internacional (de importación) se realizará



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para el complemento del sistema generador de electricidad y del equipo de procesos que no se podrán adquirir localmente. La gestión de contratación de obras se refiere a la contratación de los servicios de construcción de todas las obras civiles, montajes electromecánicos, instalaciones del edificio y obras de alumbrado y de áreas verdes del paisajismo. El si estas obras se contratarán a un solo contratista (general) o serán contratadas a diferentes contratistas, es un asunto que no concierne a la desagregación del trabajo sino a la estrategia de contratación que se adopte. Por lo tanto, ello no se ilustra en la WBS Es interesante darse cuenta que el alcance explicado de este proyecto queda claramente descrito de la simple observación de la WBS y que cualquiera pudo haberlo definido como se hizo arriba, sin necesidad de haberlo leído sino, como ya se dijo, con sólo observar la WBS Por mencionar uno de los elementos repetidos, hablemos de las Obras Civiles. La repetición de estos elementos no es duplicidad (o multiplicidad) de conceptos, sino que cada uno corresponde a las Obras Civiles de una parte del proyecto. Al hacer las estimaciones de costo para el presupuesto, por ejemplo, o bien al controlar el costo del proyecto, si queremos saber cuanto costarán (o costaron) las obras civiles del edificio de oficinas, nos referiremos a este elemento específico. Pero si queremos saber cuanto costarán (o costaron) las obras civiles del proyecto, acumularemos los costos de 6 elementos diferentes. Definitivamente eso representa una mejoría en los procesos de estimación y/o de control Si los niveles inferiores a los indicados se desagregan orientados a las actividades (programación), podemos entonces estimar (o controlar, por seguir con los mismos temas) cuanto costarán (o costaron) cada uno de los paquetes de trabajo en que termine cada rama de la WBS y acumulamos de abajo hacia arriba (bottom-up), hasta que tenemos la estimación del costo final o presupuesto (o el costo real definitivo) del proyecto. Igualmente, a nivel de los paquetes de trabajo se estiman las duraciones de las actividades y se establecen las relaciones de precedencia entre ellas, lo que conduce a la elaboración del programa de trabajo (schedule) del proyecto Puede entonces notarse claramente la importancia y utilidad de la Estructura Analítica del Trabajo (WBS) y se deduce claramente que el alcance del proyecto está definido por TODO lo que está presente en la WBS. De igual manera, lo que no está en ella NO está en el alcance del proyecto. Así, la WBS es también una herramienta de inmensa utilidad en el control del alcance del proyecto y ayuda enormemente en el proceso de Gerencia de los Cambios Por último, debe decirse que la WBS debe ser elaborada al inicio del proyecto (desarrollándola a medida que se tiene más información del proyecto) y que debe ser convenida entre cliente y ejecutor, para que pueda funcionar como herramienta para la Gerencia de los Cambios. Si no es claramente convenida entre las partes, al menos ayudará a la estimación y control de quien la prepare.


Estructura Analítica de la Organización Es interesante ahora hacer una breve mención a otra estructura analítica de gran utilidad para el equipo del proyecto: la Estructura Analítica o de Desagregación de la Organización, EAO o ADO (Organizational Breakdown Structure, OBS) Definido el alcance del proyecto en la WBS (¿qué trabajo hay que hacer?), lo que corresponde ahora es el desarrollo de la OBS, que no es más que la estructura organizacional que se adopta para la ejecución del proyecto, o sea la estructura organizacional del equipo del proyecto (¿quién hace el trabajo?). En general está disponible de acuerdo a la organización empresarial La OBS se ajustará a los cambios más recientes de la organización, normalmente corresponderá a una estructura funcional que refleje la departamentalización de la empresa y deben incluirse a los ejecutores externos que participan en el proyecto (contratistas), ya que ellos tienen algunas responsabilidades que cumplir Matriz de Asignación de Responsabilidades Por último, una vez que se han elaborado la WBS y la OBS queda por establecer la Matriz de Asignación de Responsabilidades (MAR), que no es otra cosa que el resultado del cruce e integración de ambas estructuras para determinar el ¿quién hace qué del trabajo? Para ello la WBS se coloca en la primera fila y define las columnas de la matriz, mientras que la OBS se coloca en la primera columna y define las filas de la matriz (o viceversa, es indiferente). Los puntos de cruce de la WBS con la OBS en la MAR definen los puntos o cuentas de control, los puntos en los que se realiza el control del trabajo a realizar en el proyecto. Cada punto o cuenta de control tiene un dueño y responsable (el que hace o responde por el trabajo a realizar, a quien se denomina el Gerente de la Cuenta de Control, GCC (Control Account Manager, CAM).


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