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VRL-PE-06 Versión 01 Julio 2016 Página 2 de 18

PROCEDIMIENTO DE REMUNERACIONES

________________________________________________________________________________________ Tanto las impresiones como las copias de este documento son un DOCUMENTO NO CONTROLADO,

sólo se considerarán como documentos controlados aquellos que se encuentren en el sistema computacional de la empresa.

1.0 OBJETIVO

El presente procedimiento tiene el propósito de establecer las normas y la descripción de los procesos y métodos que se deben realizar, para el correcto funcionamiento del área de Remuneraciones perteneciente al Departamento de Personas y Relaciones Laborales, y que rige para los Contratos y las áreas relacionadas de IMOPAC Ltda.

2.0 ALCANCE

El procedimiento es válido para todos los departamentos, áreas, y contratos de IMOPAC Ltda. 3.0 REFERENCIAS

• Legales D.F.L. Núm. 1 Código del Trabajo Ley N°16.744 Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales Ley N° 19.728 Seguro de Cesantía Decreto Ley N°3.500 Administradoras de Fondos de Pensiones; Pensiones de Invalidez Decreto Ley 824 Ley sobre Impuesto a la Renta Ley 20.152 Sobre Abandono de Familia y Pago de Pensiones Alimenticias Ley 20.763 Reajuste Monto Ingreso Mínimo Mensual, de la Asignación Familiar y Maternal y del Subsidio familiar para los periodos que indica Ley N° 20.123 Subcontratación

• Normativos

ISO 9001 Sistema de Gestión de Calidad ISO 14001 Sistema de Gestión Medio Ambiental OHSAS 18001 Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad Convenios Colectivos VRL-IN-02 Instructivo Postulación Becas VRL-NN-07 Evaluación de Desempeño Matriz o Escala de Rentas

4.0 DEFINICIONES

• Departamento de Personas y Relaciones Laborales: Departamento responsable de la administración del recurso económico y control financiero de IMOPAC Ltda., procurando dar cumplimiento a las normativas legales vigentes.

• Organización: Forma de englobar al personal de IMOPAC Ltda., empresas contratistas, empresas subcontratistas, visitas, autoridades y proveedores.

• Empresa Contratista: Persona natural o jurídica que, en virtud de un contrato u orden de compra,

ejecuta para la Empresa Mandante, por su cuenta y riesgo y con trabajadores de su dependencia, una obra material o presta un servicio en el interior de algún contrato de IMOPAC Ltda.





• Contrato: Acuerdo de voluntades entre dos o más personas (naturales y/o jurídicas), por el cual una de las partes se obliga a dar, hacer, o no hacer para la otra parte alguna función, servicio o actividad previamente definida.

• Documento: Información y su medio de soporte, básicamente se refiere a la política, manual,

procedimientos, instructivos, formatos, registros y cualquier otro documento externo al sistema pero que es necesario disponerlo.

• Medio de Soporte: Papel, disco magnético, digital, fotografía, muestras patrón o una combinación de éstos.

• Formatos: Documento que sirve para registrar los resultados obtenidos de cada actividad o tareas

cuando los requerimientos normativos o legales lo exijan. • Registro: Documento que presenta los resultados obtenidos y que pueden ser llenados en forma

manual y que proporciona evidencia objetiva del cumplimiento de las actividades o tareas realizadas y se pueden almacenar por cualquier medio (físico y/o digital)

• Visto Bueno (V°B°): Acción de aprobar digital o manualmente documento y/o contenido de uno o

varios registros digitales y/o físicos.

• Trabajador: Persona que mantiene una relación contractual con IMOPAC Ltda.

• Servicio Impuestos Internos (SII): Institución del Estado que tiene por misión el administrar con equidad y justicia el sistema de tributos internos de destino fiscal, facilitando el cumplimiento voluntario mediante la provisión de servicios de calidad, adecuados a cada tipo de contribuyente; velando por el correcto cumplimiento tributario con estricto apego a la legalidad vigente y focalizando el esfuerzo fiscalizador en los contribuyentes con comportamiento tributario riesgoso.

• Registro Comunicación Físico o Digital (RCF o RCD): Documento, que puede ser llenado de

forma manual o digital, que contiene información relevante respecto de alguna de las fases del proceso, proporcionando evidencia objetiva del cumplimiento de las actividades asociadas, pudiéndose almacenar por cualquier medio (físico y/o digital)

• Remuneraciones: Suma de dinero y otros pagos en especies con valorización, que recibe de forma

periódica un trabajador de su empleador, por un tiempo determinado, a cambio de la realización de una tarea específica o fabricación de un producto.

• Previsiones Sociales: Conjunto de sistemas orientados a brindar bienestar y protección social a la población, cuando enfrenta contingencias que no pueden ser resueltas en forma eficiente de manera individual, y donde se requiere el apoyo o protección brindada por mecanismos legales, tales como por ejemplo la salud, la vejez, las discapacidades, el desempleo, entre otros.

• Finiquito: Documento, legal y laboral que se aplica en los casos en los que una relación laboral entre

empleado y empleador debe finalizarse por diversas razones, según lo especificado en Código del Trabajo.

• Formulario de Autorización de Pago Remuneraciones (FAPR): Documento, que puede ser llenado de forma manual o digital, donde el trabajador autoriza a IMOPAC Ltda., a depositar su renta mensual en su cuenta bancaria.

http://www.definicionabc.com/general/relacion-laboral.php





• Formulario Notificación de Contratación (FNC): Documento, que puede ser llenado de forma

manual o digital, donde se informa de modo formal a la Unidad de Remuneraciones sobre la incorporación de un nuevo trabajador, así como las condiciones de la misma.

• Formulario Único de Notificación (FUN): Documento entregado por las Isapres, notificando alguna modificación en el plan de salud pactado por el trabajador, o incorporaciones.

• Retención Judicial (RJ): Pago ordenado por un Tribunal Civil o de Familia del país, que obliga al empleador a retener las remuneraciones del o los trabajadores.

• Registro de Asistencia: Documento, que puede ser llenado de forma manual o digital que informa

sobre número de horas trabajadas, colaciones, movilizaciones y otros, de cada trabajador de la empresa.

• Asiento Contable: Registro o anotación que se realizan en el libro diario de contabilidad, con la

finalidad de registrar un hecho económico.

• Liquidación de Sueldo: Documento legal que certifica el pago mensual y aceptación de la remuneración.

• Solicitud de Feriado (SF): Documento, que puede ser llenado de forma manual o digital, por medio

del que se otorga feriado a un trabajador.

5.0 RESPONSABILIDADES • Gerente General (GG) Aprobar finiquito e indemnizaciones especiales. Aprobar aumento de dotación. Aprobar aumento de rentas para la dotación existente, según escala de sueldo definida. Aprobar pagos derivados del proceso de remuneraciones, nominas, previsiones, retenciones,

finiquitos y cualquier otro.

• Jefe Corporativo de Personas y Relaciones Laborales Revisar el presente procedimiento. Procurar por la adecuada aplicación del presente procedimiento. Fiscalizar el cumplimiento del procedimiento en todos los departamentos, áreas y/o contratos. Controlar, coordinar y evaluar la aplicación de disposiciones legales y políticas internas,

relacionadas con materias de remuneraciones emanadas de la Dirección del Trabajo. Controlar la aplicación de la normativa previsional vigente. Dirigir, controlar y supervisar todas las actividades relacionadas con el pago de remuneraciones,

cotizaciones previsionales y otras asignaciones al personal de IMOPAC Ltda. Autorizar el pago de la nómina de remuneraciones, descuentos (Legales y Voluntarios) y otras

asignaciones. Controlar la disponibilidad presupuestaria necesaria para efectuar los pagos de remuneraciones y

otros beneficios del personal.





• Encargado Sistema de Gestión Integrado Coordinar y monitorear la actualización del procedimiento.

• Administrativo de Remuneraciones (AR) Aplicar el procedimiento toda vez que le corresponda. Apoyar la realización de modificaciones al presente documento, así como también en el retiro de

los ejemplares obsoletos y el reemplazo por las nuevas versiones.

• Encargado de Contabilidad (EC) Aplicar el procedimiento toda vez que le corresponda.

• Encargado de Selección Remuneración y Capacitación (ESRC) Dar a conocer, capacitar en su contenido y velar por la adecuada disposición de este documento,

para el conocimiento de los trabajadores, cuando sea necesario. Velar por la adecuada aplicación del procedimiento por parte de los involucrados. Procurar la actualización del documento y anexos asociados, junto con el retiro de los ejemplares

obsoletos y el reemplazo por las nuevas versiones.

6.0 DESARROLLO

6.1 Nomina Regular Corresponde a la determinación de las asignaciones, deducciones y retenciones de carácter legal y contractual que percibe cada trabajador de IMOPAC LTDA., en su remuneración por el periodo determinado. El proceso comienza mensualmente con la entrega formal, por parte del área de Personal al ESRC, de información de haberes y descuentos correspondientes a cada trabajador de IMOPAC LTDA. La misma viene con V°B° del EP, y firmado por el JCPRRLL, siendo recepcionada hasta 7 días hábiles antes de cada fecha de pago. Paralelamente, el ER, informa mensualmente a todos los departamentos de IMOPAC LTDA., por medio de Circular (IMO-C-FI-N°00X/año - Anexo 1) visada por el JCPRRLL, las fechas y horarios de pagos que regirán para cada periodo. El ESRC, hace entrega de información de descuentos al AR, quien debe ingresar dicha información al ERP. Una vez esto completado, el ESRC procede a realizar cuadratura de información pesquisando diferencias y visando las coincidencias, validando datos. De haber diferencias en la cuadratura, se solicita realizar modificaciones hasta que concuerde la información. Una vez cuadrado, se procede a ingresar información final y solicitar V°B° al JCPRRLL. 6.1.1 Haberes

Una vez recepcionada la información que proporciona el área de personal respecto de los haberes, el ESRC ingresa datos al ERP según códigos existente, y se procede a realizar revisión para cuadrar. De haber una solicitud de “haber” que no posee código asignado en ERP, el ESRC, solicitará autorización a JCPRRLL para elevar solicitud de creación de código específico, previa coordinación con el área de contabilidad, siendo el EC quien





asesora de acuerdo al plan de cuentas contables. Una vez realizado esto, se ingresa la información faltante. Los haberes asociados son los siguiente (Fig. 01):

Haberes Responsables de Entrega Información Haberes

Responsables de Ingreso y Verificación de la

Información

Sueldo Base

Departamento de Personas y Relaciones

Laborales

Asignación Responsabilidad

Unidad de Remuneraciones

Asignación Familiar Bono Incentivo Bono Vacaciones Gratificación Legal por

Sistema Compensación días progresivos Aguinaldos

Compensación descansos días anuales

Participación de Utilidades

Horas extras Asignación Casa Bono Responsabilidad Asignación Fallecimiento Asignación Colación Asignación Movilización Bono Alcaparra Diferencia Haberes Bono Aislamiento Bono Sala Cuna Bono Reemplazo Diferencia Sobretiempo Descansos Vencidos Bono Campamento Bono Planta Magnetita Bono Terreno Faena Continua

*Los siguientes haberes son representativos, siendo factible incluir otros relacionados con nuevos contratos o necesidades.





6.1.2 Descuentos

El AR, recepciona la información, la revisa y compara con la ficha de cada trabajador que corresponda, luego ingresa al sistema ERP el listado con los descuentos asociados. Adicionalmente, debe ingresar toda información de descuento proveniente de otras entidades externas. Luego, entrega al ESRC documentación ingresada con su respectivo respaldo para que este cuadre y vise la información. De haber diferencias, solicita modificaciones, dando V°B° una vez que no haya errores. Los Descuentos asociados son los siguientes (Fig. 02):

Descuentos Responsables de Entrega Información Descuentos Responsables de

Entrega Información Sindicatos

Departamento de Relaciones Laborales y

de Personas (área de personal/ área de

bienestar)

Créditos Sociales

Otras Entidades Externas

Seguro Complementario

AFP Cada Proveedor

Deportivos Salud Cada Proveedor

Préstamo Empresa Impuestos

Permisos sin goce de sueldo

Convenios Especiales Bienestar

Licencia Inasistencia Anticipo Bono Vacaciones Anticipo Remuneraciones Descuento Pulpería Para finalizar el proceso de Descuentos y Haberes, se genera Report, el cual queda de respaldo de la gestión realizada de la información mensual, archivada donde corresponda. 6.1.3 Ingreso de Nuevos Trabajadores

El EP mediante el FNC informa al ESRC de las nuevas contrataciones y de sus respectivos códigos de ingreso. El FNC debe contener obligatoriamente lo siguiente: Información personal del nuevo trabajador Unidad, Rol, Área, Ceco, Cargo N° de personal Categoría, Sueldo Base Contrato (lugar donde ejecuta la función) Haberes fijos correspondientes al trabajador Descuentos Leyes Sociales Fecha de ingreso y de permanencia (indefinido o plazo fijo)

Esta información ha sido ingresada al ERP por parte del área de personal y bienestar, por tanto, el ESRC o quien este disponga, debe ingresar información necesaria para completar la ficha del trabajador (asignación casa, quincena, provisión leyes sociales, AFP, Salud y AFC) además, incluye datos de cuenta para pago de remuneraciones. Una vez finalizado esto, realiza test de Liquidación para corroborar que los datos estén bien ingresados. De haber diferencia, procede a realizar los cambios hasta que quede conforme a lo requerido.





6.1.4 Formulario Único de Notificación (FUN) Se recepciona la información desde las entidades externas, siendo el AR responsable de hacer modificaciones en las fichas de los trabajadores que han cambiado de Isapre o Fonasa y/o APV, así como también de ingresar la información correspondiente a trabajadores nuevos. Los documentos físicos se archivan donde corresponda.

6.1.5 Retención Judicial (RJ)

Toda vez que se recepciona Oficio que instruye el realizar descuentos por concepto de retención judicial, el ESRC procede a crear la retención en la ficha del trabajador que corresponda, indicando monto, y fecha de comienzo de pago de la misma. Para verificar que esté ingresado de forma apropiada, se realiza test de Liquidación de sueldo.

6.1.6 Procesamiento y Pagos de Liquidaciones de Sueldo

Una vez realizadas las cuadraturas por parte del ESRC, se procesa la información en el ERP, dando como resultado las Liquidaciones de Sueldo correspondientes a cada trabajador por sistema. Los archivos son revisados con el objeto de que la información sea la correcta en cuanto a saldos líquidos. De haber diferencias, se corrigen y se vuelve a procesar hasta cuadrar la información. Esto último es enviado al Jefe Corporativo que corresponda para dar V°B° y poner en conocimiento el resultado del mes y las novedades si las hubiera. Con visación, el ESRC procede a generar archivos para transfer bancario. (Anexo 2 Liquidación de Sueldo)

6.1.7 Reproceso de Liquidaciones de Sueldos

Todo primer día hábil del mes siguiente de pago, el ESRC reprocesa Liquidaciones de Sueldo relacionadas a trabajadores que presentan licencias médicas, fallas o inasistencias con posterioridad a la fecha de pago. Esta información se extrae desde el ERP.

6.1.8 Asientos Contables

Se realizan una vez que está cerrado el proceso de nómina regular. La centralización la efectúa el ESRC, contabilizando remuneraciones mensuales pagadas. Posterior a esto, emite un Informe de Costo Contrato que entrega al Departamento de Personas y Relaciones Laborales y al Departamento de Finanzas. Además de entregar al JCPRRLL la base de datos que componen el informe antes mencionado. (Anexo 3 Informe de Costo Total Mensual) Por otro lado, contabiliza los aportes del personal, correspondientes a deportivos y convenios especiales, remitiendo listado por medio de RCD a Bienestar.

6.1.9 Libro Auxiliar de Remuneraciones

El ESRC, una vez que ha cerrado el mes, procede a imprimir Libro Auxiliar de Remuneraciones, el que contiene toda la información procesada de forma mensual que acredita los pagos y descuentos realizados a todo el Personal de IMOPAC LTDA. Este es impreso como documento oficial de acuerdo a la normativa vigente, siendo foliado y autorizado por el SII, para su posterior archivo.





6.1.10 Pago a terceros

El ESRC determinará quien realiza esta actividad, e informará a JCPRRLL a través de Formulario de Retenciones, por medio de RCF, solicitando V°B° respectivo para su posterior confección de comprobante contable, solicitando la gestión para la emisión del medio de pago, contemplando de acuerdo a ERP la previsión de vacaciones mensualmente. (Anexo 4 Formulario Retenciones) (Véase Flujo Grama Remuneraciones Anexo 5)

6.2 Finiquitos

Corresponde a la fase de término de la relación laboral, este Formato Finiquito, debe contar con varias especificaciones, tales como: Datos del Trabajador (nombre, rut, domicilio, fecha ingreso a la empresa, fecha término, cargo

desempeñado) Causal de despido según lo estipulado en las normas laborales y reglamento interno de la

empresa. Cuánto es la retribución económica, por el término de relación, que debe recibir el trabajador

(vacaciones proporcionales, indemnizaciones en caso que hubiera, y todo lo relacionado con la remuneración de acuerdo a lo que estipula el Código del Trabajo)

Descuentos u otros que deban reflejarse en este documento, que lleven a realizar descuentos del monto total del finiquito (préstamos, pagos a terceros, entre otros)

Firma de ambas partes (trabajador y empleador) (Anexo 6 Finiquito Trabajador)

La información de entrada para el cálculo del finiquito, es proporcionada por la Unidad de Personal a través de RCF, indicando:

Nombre del trabajador y número de registro ficha interna asociada Días trabajados Días de vacaciones pendientes Horas extras Causal de despido Indemnizaciones voluntarias Otros beneficios acordados en cada caso particular. El AR recepciona la información y procede a realizar los cálculos respectivos (descuentos y haberes y monto final) Luego, se imprime el Finiquito para ser revisado por el ESRC, quien de encontrar diferencias, solicita modificación hasta lograr dar V°B°. Una vez validado por ESRC, y autorizado por JCPRRLL, se imprime en triplicado, contabilizando y solicitando la gestión para la emisión del medio de pago. Posteriormente, los documentos son entregados a GG para firma final. La fase finaliza con la entrega y pago del finiquito al trabajador, siendo archivada la copia que corresponde en la Unidad de Remuneraciones, la cual se replica para ser enviada a la Unidad de Personal, con el fin que sea anexada a la carpeta que corresponda.

(Véase Flujo Grama Finiquito Anexo 7)





6.3 Nominas Especiales 6.3.1 Becas

EB ingresa al ERP nómina de trabajadores que han sido beneficiados con las Becas mensuales otorgadas por la Empresa según el convenio colectivo vigente, a su vez, entrega al ESRC listado oficial de personal beneficiado, siendo este último el responsable de procesar por medio del sistema ERP dichos datos para su posterior transfer bancario. Una vez cuadrado los montos y cantidades, el ESRC genera comprobante contable, solicitando la gestión para la emisión del medio de pago a los beneficiarios.

6.3.2 Anticipos

6.3.2.1 Quincenal

El ESRC revisa vigencia de dotación y rentas base, cuadrando esta información, se procede a analizar si existiesen trabajadores con días de licencia mayores o iguales a 10 días, en caso de existir, se excluyen de este proceso de pago. Posterior a esto, se genera transfer bancario y comprobante contable, solicitando la gestión para la emisión del medio de pago a los trabajadores.

6.3.2.2 Vacaciones y Compensación de Feriado

El Departamento de Personas y Relaciones Laborales, entrega a la Unidad de Remuneraciones, solicitud de anticipo de bono de vacaciones y compensaciones de feriado, informando lo siguiente:

Nombre trabajador y su número asignado Monto anticipo Mes en que se liquidará dicho bono

El ESRC recepciona la información, y realiza comprobante contable, solicitando la gestión para la emisión del medio de pago.

6.3.2.3 Prestamos

El EP entrega solicitud a ESRC, con previa autorización de GG, para cursar préstamo especial, el cual es descontado mes a mes de acuerdo a lo pactado con el trabajador e informado en dicha solicitud. El ESRC realiza el comprobante contable, solicitando la gestión para la emisión del medio de pago.





7.0 CONTROL DE REGISTRO

Item Nombre Código Tipo * Lugar de resguardo Tiempo de resguardo Disposición

1 Circular IMO-C-FI-N°00X/año F/M

Carpeta Digital y/o Físico Responsable del

Resguardo Indefinido Eliminación

2 Liquidación de Sueldo --- F/M


Resguardo Indefinido Eliminación

3 Informe Costo Total Mensual

N°XXX --- F/M


Resguardo 1 año Eliminación

4 Formulario Retenciones ---- F/M



5 Finiquito de Trabajo ---- F/M



* F: Registro de tipo físico (papel); M: Registro de tipo magnético. 8.0 ANEXOS

Anexo 1: Circular IMO-C-FI-N°00X/año Anexo 2: Liquidación de Sueldo Anexo 3: Informe Costo Total Mensual N°XXX Anexo 4: Formulario Retenciones Anexo 5: Flujo Grama Remuneraciones Anexo 6: Finiquito Trabajador Anexo 7: Flujo Grama Finiquito





Anexo 1

CIRCULAR

IMO-C-FI-N° 00X/AÑO.- Vallenar, Día de Mes de Año MAT.: PAGO REMUNERACIONES MES DE AÑO Se comunica las fechas y horarios de pago de Remuneraciones a efectuarse en el mes de XXX de XXXX. Quincena: Día Fecha Liquidación: Día Fecha Los fondos quedarán disponibles desde las XX:XX hrs. de las fechas de pago indicadas anteriormente. Atentamente,

Jefe Corporativo de Personas y Relaciones Laborales

IMOPAC Ltda. CC: Departamento Remuneraciones

Carpeta





Anexo 2





Anexo 3





Anexo 4

FECHA N°ACREEDOR N°ACREEDOR CC-NOMINA BENEFICIARIOS MONTOS $

TOTALES CHEQUES A GIRAR -

V°B° JEFE CORPORATIVO DE PERSONAS Y RELACIONES LABORALES

IMOPAC LTDA.

FORMULARIO RETENCIONESPAGOS A TERCEROS MES XXX 201X





Anexo 5





Anexo 6





Anexo 7

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