Visitas e inspecciones de obra digitales

Visitas e inspecciones de obra digitalesLa visita e inspección de obra es un proceso obligatorio en toda obra y ayuda a gestionar correctamente el avance de la obra.

Este proceso se realiza en papel por temas operativos (la firma) pero su gestión a medio y largo plazo es totalmente obsoleta. - Papel complejo de utilizar como herramienta operativa- Complejo de gestionar en equipo- Genera lentitud y fricción

Estos problemas se ven como una oportunidad para desarrollar una herramienta digital que solucione este proceso desde un punto de vista práctico para los usuarios y útil como herramienta de trabajo.- Facilitar al máximo el seguimiento del proceso- Permitir la firma online- Generar un histórico indexado que se pueda buscar y

filtrar- Agilizar el trabajo en equipo

La información son un activo que en papel pierden valor

Las visitas de obra generan información de mucho valor. Esta información gestionada en papel solo genera más burocracia y procesos administrativos de gestión con poco valor añadido.

Digitalizar esta información libera un activo para que todas las partes hagan una mejor gestión del proyecto.

Versión escritorio para el técnico, versión móvil para los asistentes

El usuario técnico que elabora el acta tenga todas las herramientas necesarias para hacer un documento elaborado y con todas las garantías de control sobre el equipo involucrado, proceso de firma y revisión.

El usuario que revisa tenga una herramienta fácil de usar y validar. A este usuario queremos darle la información necesaria para ir a la acción concreta. Si quiere o lo necesita tendrá acceso al historial de documentos generados para su revisión.

¿Cómo funciona?

1. Una gestión integral

El proyecto se inicia con unos activos que son las obras y las personas involucradas en las mismas. El acceso a la herramienta siempre es nominal por seguridad.

Las personas que gestionamos tienen un perfil definido de tal forma que su rol en el proyecto queda claramente identificado.

Las obras se gestionan como activos que podemos activar, editar y asociar a las personas involucradas en el proyecto.

21 3Acceder a la herramienta Dar de alta usuarios Asociar obras y personas

2. Gestión multiproyecto y multiusuario

El sistema desde un inicio está diseñado para poder gestionar múltiples proyectos de forma simultánea.

Con personas que pueden compartir su actividad en diferentes proyectos.

Con administradores independientes para cada obra.

3. La creación de actas y visitas

La creación de un acta es un proceso sencillo y claro.Podemos asignar texto, imágenes, comentarios y estatus.Los asuntos se van creando y se asignan automáticamente al acta que esté activa en ese momento.Los asuntos pendientes se asocian automáticamente al documento cuando se cierra para ser firmado.

4. Búsqueda y filtrado de asuntos

Los asuntos tratados en las actas se archivan y se pueden recuperar desde el panel de control de forma dinámica.

Se pueden buscar por palabras clave, estado del asunto y por número de acta.

6. El acta que recibe el usuario para firmarEl equipo de personas que debe firmar el acta lo realiza de forma independiente.

Cada uno recibe un email con un enlace único que deben usar para firmar el documento.

Cada usuario lo firma de forma independiente y al terminar el proceso, se consolida el documento.

El formato que recibe el usuario para firmar es una reproducción fiel del acta original. La versión PDF que se genera al final de cada proceso, igualmente preserva el formato original de las actas.

De esta forma, si se quiere archivar en papel, el formato es coherente con el archivo de la compañía.

5. Control de la firma del documento

Cuando el administrador del acta la da por cerrada, automáticamente se envía un correo a las personas asociadas al documento.

El proceso es seguro al ser “nominal”. Cada persona tiene un identificador único.

Si alguna persona no puede firmar el documento, el administrador puede enviar un recordatorio. El acta se puede llegar a cerrar sin tener todas las firmas consolidadas quedando así reflejado en el propio documento (se pueden dar casos de enfermedad grave, bajas, etc…).

Se identifica a las personas que deben firmar el documento

Una vez firmado, se identifica el estatus

6. Generación del acta en PDF

Cuando el administrador del acta la da por cerrada, automáticamente se envía un correo a las personas asociadas al documento.

Las personas que están vinculadas al documento, reciben un email con un enlace a ese documento.

Lo pueden revisar y firmar.

Una vez todas las personas firman, se consolida el documento y envía un PDF definitivo a todas las partes.

El proceso es seguro al ser “nominal”. Cada persona tiene un identificador único.

7. Seguridad y control

El administrador del sistema es la persona que tiene el control de la herramienta.

La apertura y cerrado de actas siempre depende de su control.

Si hay un conflicto con un asunto en un acta, el puede volver a editarlo para generar un nuevo proceso de firma.

8. Archivo e histórico

Todas las actas se quedan guardadas en el servidor y el acceso a las mismas está siempre disponible por cualquier usuario del proyecto.

De esta forma, la gestión de la información pasa a ser un activo del proyecto.

Los controles y filtrado se pueden seguir desarrollando para dar un paso más en la gestión del proyecto y que sirvan como alertas en cuanto un asunto tenga una cierta antigüedad o poder ver los asuntos pendientes en base a los perfiles asignados al proyecto.

Las actas e inspecciones que se generan se

guardan en la nube de forma segura.

De esa forma en caso de conflicto, cada usuario tiene una copia y el sistema almacena otra.

EquipoEduardoCEO PhD Math2 empresa creada

CésarCOO2 empresas creadas

PacoCTOVaughan y Acens

Gracias

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