Teoría Archivística Actividad No. 1, Teórico práctica

Presentado por: LUZ MARINA SARMIENTO TORRES

LUZ HELENA PEDROZO MEJÍA VICTOR MANUEL SARMIENTO TORRES

Docente Tutor (a): María Nancy Uribe Cuellar

Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística,

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA: CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

TEORÍA ARCHIVÍSTICA BARRANCABERMEJA NOVIEMBRE – 2012

CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 3

1. Realice una visita a un archivo.

A. Identifique: 4

¿A qué clase de archivo pertenece? 4

Tipologías documental 4

Clasificación documental 5

Tipos de Instrumentos de descripción documental 6

Servicios que ofrecen 6

B. Después de realizada esta visita e identificados los puntos anteriores, elija una de las bibliotecas estudiadas en la asignatura “Unidades de Información” y describa cada una de las diferencias existentes entre el archivo visitado y la Unidad elegida. 6

2. Consulte en los Código Penal y Código de Comercio:

Que es documento para cada uno de ellos 7

Cite cada uno de los artículos que tengan que ver con documento (s). 8

Explique de forma breve el archivista qué papel juega dentro de esta norma. 15

CONCLUSIONES 16

BIBLIOGRAFÍA 17

ANEXOS 18

INTRODUCCIÓN

Con esta visita hemos podido observar el gran adelanto que han tenido los archivos en Colombia, las empresas se han especializado de tal manera que hoy día cuentan con personas especializadas y soluciones integrales, las cuales ofrecen a sus clientes. Nuestra visita fue a un archivo privado, donde hemos podido observar la gran organización y la calidad de los procesos que allí desarrollan.

Teniendo en cuenta los temas tratados en este curso y en las investigaciones realizadas por usted realice la siguiente actividad, el cual consta de consta de 2 puntos, así:

1. Realice una visita a un archivo

La visita se realizó a la empresa P&Z Servicios Ltda., ubicada en la calle 12C No. 79A-25, Bodega 10, Parque Industrial Alsacia, PBX 4247838, en la ciudad de Bogotá, D.C.

¿Quiénes somos?

Empresa colombiana fundada en 1996, fortalecida por los resultados crecientes de los once últimos años en Gestión Documental, ha incursionado en forma resuelta en la nueva visión universal del manejo de la información, que se orienta hacia los soportes virtuales, en donde se utilizan las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones.

Entiende que la información se ha convertido en uno de los activos más importantes de las empresas de hoy. Las sociedades avanzadas de principios de siglo, son denominadas sociedades de información y han sido llamadas así, no solo por la cantidad de datos que manejan, procesan y almacenan, sino primordialmente por la importancia de ésta para el desarrollo de la empresa a nivel económico y social.

A. Identifique:

¿A qué clase de archivo pertenece? PRIVADO.

Tipología documental

1. Informes de gestión 2. Contratos 3. Informes de Salud Ocupacional 4. Estados Financieros 5. Historias laborales 6. Manual de calidad

7. Libros contables 8. Actas 9. Comunicaciones oficiales

Clasificación documental

Los documentos producidos por la organización, se clasifican de acuerdo a la Tabla de Retención Documental, correspondiente a las áreas correspondientes.

Tipos de Instrumentos de descripción documental

1. Inventarios documentales para archivos de Gestión y El Central, el cual está basado en la norma Aplicación del estándar ISAD(G)

Servicios que ofrece:

1. Gestión de Información: Administración, operación, asesorías e interventorias.

2. Organización y administración de archivos: Clasificación, ordenación y descripción.

3. Reprografía 4. Administración de correspondencia: Control efectivo sobre los procesos. 5. Organización de Centros de Información Técnica Especializada, Bibliotecas

y Centros Documentales. 6. Tablas de Retención Documental: Por dependencias o por procesos. 7. Guarda y custodia de documentos.

B. Después de realizada esta visita e identificados los puntos anteriores, elija una de las bibliotecas estudiadas en la asignatura “Unidades de Información” y describa cada una de las diferencias existentes entre el archivo visitado y la Unidad elegida.

DIFERENCIAS BIBLIOTECA UNIVERSITARIA ARCHIVO

Voluntad de creación

La voluntad de creación si ocurre en las bibliotecas, ya que las bibliotecas son “colecciones” de documentos.

El archivo no se plantea como conveniente, es un conjunto orgánico de documentos procedentes de la actividad de una organización, que se crea de modo paralelo a la actividad de la misma, es decir, que no existe voluntad de creación.

Origen La biblioteca se forma por compra, donación o permuta.

El archivo, como ya hemos dicho, se origina natural por funciones que se desempeña.

Dependencia de las Instituciones

Para las bibliotecas, no existe tal dependencia de las instituciones, pueden existir con total independencia.

Los archivos están ligados inevitablemente a cualquier institución, ya sea pública o privada.

Crecimiento

El volumen de la biblioteca depende de los presupuestos económicos.

En los archivos no se necesita presupuesto, para que se formen ni para crecer, porque su volumen dependerá de la mayor o menor gestión de la institución productora, de la cual depende el archivo. No puede haber más documentos porque exista voluntad de aumento.

Función Coleccionar, conservar, catalogar, clasificar y servir.

Encaminado a recoger, conservar, organizar, describir y servir los documentos de archivo.

Información

La información se lleva fuera, se ofrece, se acerca a los usuarios que la necesitan.

Son los usuarios los que habitualmente buscan la información, sin necesidad de que haya una difusión amplia que favorezca su conocimiento.

Ingreso de Información Es codificado en el sistema bajo los sistemas de catalogación.

La codificación, se debe basar en las tablas de retención documental.

Disposición final Hay una preselección de libros más antiguos, obsoletos, los cuales son retirado.

De acuerdo a su ciclo vital, se elimina o va al archivo histórico.

2. Consulte en los Código Penal y Código de Comercio:

Para el Código Penal:

Para los efectos de la Ley Penal, es documento toda expresión de persona conocida o conocible recogida por escrito o por cualquier medio mecánico o técnicamente impreso, soporte material que exprese o incorpore datos o hechos, que tengan capacidad probatoria.

Para Código de Comercio:

Los títulos-valores son documentos necesarios, para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora. Pueden ser de contenido crediticio, corporativos, participación y de tradición o representativos de mercancías.

Documentos mercantiles no negociables.

Son todos aquellos documentos, que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal, la realización de una operación mercantil.

Ejemplos de mercantiles no negociables:

Recibo:

Documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa.

Factura:

Es la nota que el vendedor entrega al comprador, en el que se detallan las mercancías compradas.

3. Cite cada uno de los artículos que tengan que ver con documento (s).

Código Penal:

ARTICULO 286. FALSEDAD IDEOLOGICA EN DOCUMENTO PÚBLICO. <Penas aumentadas por el artículo 14 de la Ley 890 de 2004, a partir del 1o. de enero de 2005. El texto con las penas aumentadas es el siguiente:> El servidor público que en ejercicio de sus funciones, al extender documento público que pueda servir de prueba, consigne una falsedad o calle total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de sesenta y cuatro (64) a ciento cuarenta y cuatro (144) meses e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de ochenta (80) a ciento ochenta (180) meses.

ARTICULO 287. FALSEDAD MATERIAL EN DOCUMENTO PÚBLICO. <Penas aumentadas por el artículo 14 de la Ley 890 de 2004, a partir del 1o. de enero de 2005. El texto con las penas aumentadas es el siguiente:> El que falsifique documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de cuarenta y ocho (48) a ciento ocho (108) meses.

Si la conducta fuere realizada por un servidor público en ejercicio de sus funciones, la pena será de sesenta y cuatro (64) a ciento cuarenta y cuatro (144) meses e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de ochenta (80) a ciento ochenta (180) meses.

ARTICULO 288. OBTENCION DE DOCUMENTO PÚBLICO FALSO. <Penas aumentadas por el artículo 14 de la Ley 890 de 2004, a partir del 1o. de enero de 2005. El texto con las penas aumentadas es el siguiente:> El que para obtener documento público que pueda servir de prueba, induzca en error a un servidor público, en ejercicio de sus funciones, haciéndole consignar una manifestación falsa o callar total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de cuarenta y ocho (48) a ciento ocho (108) meses.

ARTICULO 289. FALSEDAD EN DOCUMENTO PRIVADO. <Penas aumentadas por el artículo 14 de la Ley 890 de 2004, a partir del 1o. de enero de 2005. El texto con las penas aumentadas es el siguiente:> El que falsifique documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá, si lo usa, en prisión de dieciséis (16) a ciento ocho (108) meses.

ARTICULO 291. USO DE DOCUMENTO FALSO. <Artículo modificado por el artículo 54 de la Ley 1142 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> El que sin haber concurrido a la falsificación hiciere uso de documento público falso que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12) años.

Si la conducta recae sobre documentos relacionados con medios motorizados, el mínimo de la pena se incrementará en la mitad.

ARTICULO 292. DESTRUCCION, SUPRESION U OCULTAMIENTO DE DOCUMENTO PÚBLICO. <Penas aumentadas por el artículo 14 de la Ley 890 de 2004, a partir del 1o. de enero de 2005. El texto con las penas aumentadas es el siguiente:> El que destruya, suprima u oculte total o parcialmente documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de treinta y dos (32) a ciento cuarenta y cuatro (144) meses.

Si la conducta fuere realizada por un servidor público en ejercicio de sus funciones, se impondrá prisión de cuarenta y ocho (48) a ciento ochenta (180) meses e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas por el mismo término.

Si se tratare de documento constitutivo de pieza procesal de carácter judicial, la pena se aumentará de una tercera parte a la mitad.

ARTICULO 293. DESTRUCCION, SUPRESION Y OCULTAMIENTO DE DOCUMENTO PRIVADO. <Penas aumentadas por el artículo 14 de la Ley 890 de 2004, a partir del 1o. de enero de 2005. El texto con las penas aumentadas es el siguiente:> El que

destruya, suprima u oculte, total o parcialmente un documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de dieciséis (16) a ciento ocho (108) meses.

ARTICULO 294. DOCUMENTO. Para los efectos de la ley penal es documento toda expresión de persona conocida o conocible recogida por escrito o por cualquier medio mecánico o técnicamente impreso, soporte material que exprese o incorpore datos o hechos, que tengan capacidad probatoria.

Código de Comercio:

ARTÍCULO 619. <DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS TÍTULOS VALORES>. Los títulos-valores son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora. Pueden ser de contenido crediticio, corporativos o de participación y de tradición o representativos de mercancías.

ARTÍCULO 620. <VALIDEZ IMPLÍCITA DE LOS TÍTULOS VALORES>. Los documentos y los actos a que se refiere este Título sólo producirán los efectos en él previstos cuando contengan las menciones y llenen los requisitos que la ley señale, salvo que ella los presuma.

La omisión de tales menciones y requisitos no afecta el negocio jurídico que dio origen al documento o al acto.

ARTÍCULO 621. <REQUISITOS PARA LOS TÍTULOS VALORES>. Además de lo dispuesto para cada título-valor en particular, los títulos-valores deberán llenar los requisitos siguientes:

1) La mención del derecho que en el título se incorpora, y

2) La firma de quién lo crea.

La firma podrá sustituirse, bajo la responsabilidad del creador del título, por un signo o contraseña que puede ser mecánicamente impuesto.

Si no se menciona el lugar de cumplimiento o ejercicio del derecho, lo será el del domicilio del creador del título; y si tuviere varios, entre ellos podrá elegir el tenedor, quien tendrá igualmente derecho de elección si el título señala varios lugares de cumplimiento o de ejercicio. Sin embargo, cuando el título sea representativo de mercaderías, también podrá ejercerse la acción derivada del mismo en el lugar en que éstas deban ser entregadas.

Si no se menciona la fecha y el lugar de creación del título se tendrán como tales la fecha y el lugar de su entrega.

ARTÍCULO 26. <REGISTRO MERCANTIL - OBJETO - CALIDAD>. El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad.

El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos.

ARTÍCULO 28. <PERSONAS, ACTOS Y DOCUMENTOS QUE DEBEN INSCRIBIRSE EN EL REGISTRO MERCANTIL>.

Deberán inscribirse en el registro mercantil:

1) Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares, tales como los comisionistas, corredores, agentes, representantes de firmas nacionales o extranjeras, quienes lo harán dentro del mes siguiente a la fecha en que inicien actividades;

2) Las capitulaciones matrimoniales y las liquidaciones de sociedades conyugales, cuando el marido y la mujer o alguno de ellos sea comerciante;

3) La interdicción judicial pronunciada contra comerciantes; las providencias en que se imponga a estos la prohibición de ejercer el comercio; los concordatos preventivos y los celebrados dentro del proceso de quiebra; la declaración de quiebra y el nombramiento de síndico de ésta y su remoción; la posesión de cargos públicos que inhabiliten para el ejercicio del comercio, y en general, las incapacidades o inhabilidades previstas en la ley para ser comerciante;

4) Las autorizaciones que, conforme a la ley, se otorguen a los menores para ejercer el comercio, y la revocación de las mismas;

5) Todo acto en virtud del cual se confiera, modifique o revoque la administración parcial o general de bienes o negocios del comerciante:

6) La apertura de establecimientos de comercio y de sucursales, y los actos que modifiquen o afecten la propiedad de los mismos o su administración;

7) <Numeral modificado por el artículo 175 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios.

8) Los embargos y demandas civiles relacionados con derechos cuya mutación esté sujeta a registro mercantil;

9) La constitución, adiciones o reformas estatutarias y la liquidación de sociedades comerciales, así como la designación de representantes legales y liquidadores, y su remoción. Las compañías vigiladas por la Superintendencia de Sociedades deberán cumplir, además de la formalidad del registro, los requisitos previstos en las disposiciones legales que regulan dicha vigilancia, y

10) Los demás actos y documentos cuyo registro mercantil ordene la ley.

ARTÍCULO 39. <PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO>. El registro de los libros de comercio se hará en la siguiente forma:

1) En el libro se firmará por el secretario de la cámara de comercio una constancia de haber sido registrado, con indicación de fecha y folio del correspondiente registro, de la persona a quien pertenezca, del uso a que se destina y del número de sus hojas útiles, las que serán rubricadas por dicho funcionario, y

2) En un libro destinado a tal fin se hará constar, bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de los datos mencionados en el ordinal anterior.

ARTÍCULO 40. <REGISTRO DE DOCUMENTOS NO AUTÉNTICOS NI RECONOCIDOS>. Todo documento sujeto a registro, no auténtico por su misma naturaleza ni reconocido por las partes, deberá ser presentado personalmente por sus otorgantes al secretario de la respectiva cámara.

ARTÍCULO 41. <REQUISITOS PARA EL REGISTRO DE PROVIDENCIAS JUDICIALES Y ADMINISTRATIVAS>. Las providencias judiciales y administrativas que deban registrarse, se presentarán en copia autenticada para ser archivadas en el expediente respectivo. De la entrega de dichas copias se levantará acta en un libro especial, en la que constará el cargo del funcionario que dictó la providencia, el objeto, clase y fecha de la misma.

ARTÍCULO 42. <INSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS DESTINADOS A SER DEVUELTOS AL INTERESADO>. Los documentos sujetos a registro y destinados a ser devueltos al interesado, se inscribirán mediante copia de su texto en los libros respectivos o de fotocopias o de cualquier otro método que asegure de manera legible su conservación y reproducción.

ARTÍCULO 43. <APERTURA DE EXPEDIENTES INDIVIDUALES Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DEL REGISTRO MERCANTIL>. A cada comerciante, sucursal o establecimiento de comercio matriculado, se le abrirá un expediente en el cual se archivarán, por orden cronológico de presentación, las copias de los documentos que se registren.

Los archivos del registro mercantil podrán conservarse por cualquier medio técnico adecuado que garantice su reproducción exacta, siempre que el presidente y el secretario de la respectiva cámara certifiquen sobre la exactitud de dicha reproducción.

ARTÍCULO 44. <PROCEDIMIENTO EN CASO DE PÉRDIDA O DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS REGISTRADOS - VALOR PROBATORIO>. En caso de pérdida o de destrucción de un documento registrado podrá suplirse con un certificado de la cámara de comercio en donde hubiere sido inscrito, en el que se insertará el texto que se conserve. El documento así suplido tendrá el mismo valor probatorio del original en cuanto a las estipulaciones o hechos que consten en el certificado.

Lo dispuesto en este artículo no se aplicará a los libros registrados.

ARTÍCULO 45. <EMOLUMENTOS POR INSCRIPCIÓN O CERTIFICACIÓN>. Cada inscripción o certificación causará los emolumentos que fije la ley.

ARTÍCULO 46. <RÉGIMEN DE TRANSICIÓN - VALOR Y EFECTOS DEL REGISTRO>. Los actos y documentos registrados conforme a la legislación vigente al entrar a regir este Código, conservarán el valor que tengan de acuerdo con la ley; pero en cuanto a los efectos que ésta atribuya al registro o a la omisión del mismo, se aplicarán las disposiciones de este Código.

ARTÍCULO 47. <APLICACIÓN EXCLUSIVA DEL PRESENTE CAPÍTULO AL REGISTRO MERCANTIL>. Lo dispuesto en el presente Capítulo se aplicará exclusivamente al registro mercantil, sin perjuicio de las inscripciones exigidas en leyes especiales.

ARTÍCULO 48. <CONFORMIDAD DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE A LAS NORMAS COMERCIALES - MEDIOS PARA EL ASIENTO DE OPERACIONES>. Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.

ARTÍCULO 49. <LIBROS DE COMERCIO - CONCEPTO>. Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos.

ARTÍCULO 50. <CONTABILIDAD - REQUISITOS>. La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno.

ARTÍCULO 51. <COMPROBANTES Y CORRESPONDENCIA - PARTE DE LA CONTABILIDAD>. Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios.

ARTÍCULO 52. <OBLIGATORIEDAD DE ELABORAR PERIÓDICAMENTE UN INVENTARIO Y UN BALANCE GENERAL>. Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.

ARTÍCULO 53. <ASIENTO DE LAS OPERACIONES MERCANTILES - COMPROBANTE DE CONTABILIDAD - CONCEPTO>. En los libros se asentarán en orden cronológico las

operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden.

El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.

ARTÍCULO 54. <OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL>. El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.

ARTÍCULO 55. <OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LOS COMPROBANTES DE LOS ASIENTOS CONTABLES>. El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud.

ARTÍCULO 56. <LIBROS - HOJAS REMOVIBLES - OBLIGATORIEDAD DE NUMERAR>. <Artículo modificado por el artículo 173 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.

Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional.

ARTÍCULO 57. <PROHIBICIONES SOBRE LOS LIBROS DE COMERCIO>.

En los libros de comercio se prohíbe:

1) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren;

2) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos.

3) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere;

4) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y

5) <Numeral modificado por el artículo 174 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros, o alterar los archives electrónicos.

ARTÍCULO 58. <SANCIONES POR VIOLACIONES A LAS PROHIBICIONES SOBRE LOS LIBROS DE COMERCIO>. La violación a lo dispuesto en el artículo anterior hará incurrir al responsable en una multa hasta de cinco mil pesos que impondrá la cámara de comercio o la Superintendencia Bancaria o de Sociedades, según el caso, de oficio o a petición de cualquier persona, sin perjuicio de las acciones penales correspondientes. Los libros en los que se cometan dichas irregularidades carecerán, además, de todo valor legal como prueba en favor del comerciante que los lleve.

Cuando no pueda determinarse con certeza el verdadero responsable de estas infracciones, serán solidariamente responsables del pago de la multa el propietario de los libros, el contador y el revisor fiscal, si éste incurriere en culpa.

ARTÍCULO 59. <CORRESPONDENCIA ENTRE LOS LIBROS Y LOS COMPROBANTES>. Entre los asientos de los libros y los comprobantes de las cuentas, existirá la debida correspondencia, so pena de que carezcan de eficacia probatoria en favor del comerciante obligado a llevarlos.

ARTÍCULO 60. <CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS Y PAPELES CONTABLES - REPRODUCCIÓN EXACTA>. <Ver Notas del Editor> Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.

Cuando se expida copia de un documento conservado.

Explique de forma breve el archivista qué papel juega dentro de esta norma

El papel que desarrolla el archivista dentro de la normatividad jurídica, en la Sociedad Colombiana es fundamental, y más aun en materia penal y comercial, pues de él depende que:

Los documentos se encuentren en el lugar indicado. De forma organizada. Codificando y clasificando cada documento. El archivista ejecuta actividades de clasificación. Mantiene los documentos actualizados. Tiene custodia y control de cada uno de los documentos de la Compañía. Ofrecer el acceso de la información de manera oportuna.

Esta información puede y debe sustentar las actividades licitas comerciales y mercantiles que realiza la empresa de una forma clara ante el ente de control, dichos documentos no pueden tener enmendaduras, tachones o estar deteriorados. Pues de no ser así la Compañía corre el riesgo de ser sancionada ya que no estaría cumpliendo con las reglas básicas para el manejo documental que debe tener cada empresa.

Es una tarea muy delicada y de cuidado, pues no se puede perder ni dañar ningún documento, debe ser de fácil acceso y localización pues los entes de control pueden pedir documentos al azar y todos deben de encontrarse y soportarse.

CONCLUSIÓN

La Información se ha convertido en uno de los activos más importantes de las empresas de hoy. La Memoria Técnica Documental (MTD) debe ser tratada y almacenada de tal forma que sea recuperable de una forma valedera y en tiempo real, aprovechando los avances de la técnica y la tecnología. El Sistema de Archivo de las empresas debe ser amigable con los usuarios, brindándole los datos exactos que necesita, aprovechando los avances de los equipos de digitalización y reprografía existentes, que sumados al software especializado permiten tener acceso a la información en forma exacta.

BIBLIOGRAFÍA

- Unidades 2 y 3 de Teoría Archivística. - http://www.mundoarchivistico.com.ar/?menu=articulos&accion=ver&id=265 - www.scielo.org.co/pdf/rib/v32n1/v32n1a3.pdf - http://es.wikipedia.org/wiki/Archiv%C3%ADstica - http://books.google.com.co/books?id=ciHVAzaGeToC&pg=PA59&lpg=PA59&dq=t

eoria+archivistica+ciclo+vital+documento&source=bl&ots=-JfWEIspaM&sig=OX_u_h6O5MbsKxSLeKVXx_OhHAY&hl=es&sa=X&ei=dzKoUJyNEoju9ASJlICQDw&ved=0CBwQ6AEwADgK#v=onepage&q=teoria%20archivistica%20ciclo%20vital%20documento&f=false

- www.concla.net/cursos/.../HA2066%20Teoria%20Arch%2006.pdf - http://www.pyzservicios.com/

ANEXOS