Visión General e Introducción a la Administración de Documentos

Capítulo 1

Profa. Carmen M. Maldonado-OliverasRevisado por: Prof. Lilia Y. Torres Guzmán, 2014

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Vocabulario

• Comunicación es el proceso que permite el intercambio de ideas, actitudes y sentimientos.

• Información es un activo esencial para que una institución pueda funcionar, y está compuesta de datos numéricos, alfabéticos o de símbolos que representan conceptos o ideas.

• Prehistoria es el período anterior a todo documento escrito y que sólo se conoce por ciertos vestigios, como huesos, instrumentos y ruinas de construcciones.

• Sistema es un conjunto de partes, reglas o principios relacionados entre sí que funcionan cordialmente para realizar actividades esenciales y lograr metas.

• Tecnología es el conjunto de instrumentos, conocimientos y procedimientos que combinados adecuadamente sirven a determinado propósito.

• Archivar es el arte de conservar en orden, debidamente agrupados y protegidos, los documentos pertenecientes a un individuo, firma, asunto o zona geográfica.

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• Administración de Documentos es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar todas aquellas actividades relacionadas con los documentos.

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Tipos de documentos

• Cartas, memorandos, informes, estados financieros, facturas, cheques, solicitudes, manuales, actas de reuniones, planos, presupuestos, libros, revistas, catálogos, mapas, documentos legales, fografías, trabajos de arte, cotizaciones y otros

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Medios para guardar documentos

• Papel, tarjetas, cintas magnéticas, fotos, videocintas, audiocintas, discos flexibles, discos duros de computadora, discos ópticos, discos compactos, microimágenes, rollos de película, tarjetas de memoria para agendas electrónicas y otros.

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Los medios desde la antigüedad

• Petroglifos (período prehistórico neolítico) Grabados sobre roca hechos por el ser humano con instrumentos rudimentarios.

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• Papiro (Antiguo Egipto) Material de escritura más antiguo. Es una lámina obtenida del tallo del papiro, planta indígena

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• Pergamino (siglo IV) se hacían de la piel de cordero y reses. Se fabricó por primera vez en Pérgamo, Asia Menor y derivó su nombre de la ciudad. Coexistió con el papiro, al que luego sustituyó.

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• Papel (Año 105 en China) hoja delgada hecha con fibras vegetales; se obtiene de la madera o de la paja.

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• Rollo de película (siglo XIX) cinta de celuloide que se utiliza para hacer impresiones de imágenes fotográficas que se pueden proyectar y duplicar.

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• Cinta magnética (1950) cinta delgada de plástico con capa magnetizada, en la cual se registran datos. Esta cinta fue un componente de la máquina IBM Magnetic Tape Selectric Typewritere (MTSI) en 1966.

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• Tarjeta magnética (1969) tarjeta delgada de plástico con capa magnétizada, en la cual se registran datos. Esta tarjeta fue componente de la IBM Mag Card Selectric Typewriter.

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• Discos magnéticoa (1970) lámina circular con superficie magnetizada con alta capacidad para almacenar información. Incluye discos flexibles y discos duros de las computadoras, entre otras.

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• Otros A partir de 1972 Inclye discos ópticos, discos compactos, tarjeta de memoria, discos magnéticos óptico y otros. Estos medios se comenzaron a usar a partir de los 1980.

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Métodos para conservar Información

• Gancho o espigón (principios siglo XV)

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• Nido de paloma

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• Carpeta de acordeón (1860)

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• Archivo horizontal (1868)

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• Archivo caja (1875) caja de cartón para archivar cartas y otros documentos en papel en forma horizontal. Introdujo el uso de guías con las letras del abecedario para clasificar los documentos detrás de la letra correspondiente.

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• Tabla Shannon (1880) tabla con plancha de presión o gancho para sostener los papeles. Hoy se le conoce como tablilla de tránsito, pues se usa para sostener los papeles mientras se hacen anotaciones fuera del escritorio. Lleva el nombre de su inventor.

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• Archivo vertical (1892) gabinete con gavetas en las cuales los documentos se archivan en carpetas. Cada carpeta se coloca en posición vertical, detrás de la guía correspondiente. En este sistema, los documentos descansan en su lado iquierdo, dentro de cada carpeta.

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• Archivo lateral gabinete o gaveta que sostiene las carpetas y el papel en posición lateral. El rótulo de las carpetas aparece en posición vertical.

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• Archivo electrónico la información se conserva en dispositivos electromagnéticos y se archiva y procesa por medio de una computadora.

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Importancia de los documentos

• De base para tomar decisiones y planificar el futuro.

• Como evidencia.

• Para propósito de impuestos

• Fundamento o base en procedimientos legales

• Cumplir con las leyes

• Base histórica

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Criterios para Clasificar los DocumentosAspectos que

considerarNaturaleza Ejemplo

Procedencia InternaExterna

Memorandos, informes, Cartas, cotizaciones, subastas

Contenido De transacciones

De referencias

Facturas, cheques, órdenes de compra, Actas de reuniones o informes anuales

Tiempo por el que se deben conservar

PermantentesTemporales

Escrituras y testamentosInvitaciones y propagandas

Nivel de consulta ActivosSemiactivosInactivos

Correspondencia del año en cursoCorrespondencia del año anteriorNóminas de más de dos años

Valor de contenido Vitales

ImportantesÚtilesNo esenciales

Contratos vigentes, títulos de propiedadesPatentes, facturasCorrespondencia generalMaterial publicitario

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Clasificación de acuerdo al valorDocumentos Vitales Son trascendentales para las instituciones y los

individuos. Su pérdida conlleva consecuencias que afectan la estabilidad de la institución y hasta su existencia. Incluye fórmulas secretas, contratos, actas, pasaportes. Requiere protección especial. No deben destruirse mientras estén vigentes

Documentos Importantes Son necesarios para el funcionamiento normal de las operaciones y para la continuidad de las instituciones. Incluyen ciertos permisos, patentes, etc. Se pueden reemplazar, pero ocasionan mucho contratiemplo, pérdida de tiempo, demoras y otros problemas.

Documentos útiles Su utilidad es temporal, pero son necesario para las operaciones diarias. Incluyen correspondencia general, memorandos y estados de cueta bancarios. Se pueden reeplazar a un costo bajo.

Documentos no esenciales

Su varlor es efímero, pues contiene información rutinaria. Incluyen anuncios, intivaciones, hojas de trámite, etc. Se pueden destruir tan pronto se tramitan.

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Referencias

Correa, C., Díaz, A. (2004). Adminsitración de

Documentos, Sistemas, Procedimientos y

Tecnología, McGraw-Hill

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