vision de sistema
DESCRIPTION
Mapeo completo de un proceso de requerimiento de materiales.TRANSCRIPT
Proyecto Mejora de ProcesoAeroman
Gestión de Procesos en Finanzas – MAFI - May 2010
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Solicitud de cotizaciónOrdenes de compraConsultas de reparacionesEvaluación del desempeño
Fabricantes de
aviones
Fabricantes de
componentes
Proveedores de
insumos
Proveedores de
servicios
subcontratados
CEPA
AENOR
Consultores
Universidades/
colegios
Mercado laboral
Aerolineas
norteamericanas
Aerolineas locales
Clientes privados
Competencia (Fabricantes de aviones/componentes/ Estaciones reparadoras)
Dirección de
Servicios Técnicos
Dirección de
Tecnología
Dirección de
RecursosHumanos
CEO
Dirección
Financiera
Administrativa
Dirección de
Operaciones
Aseguramiento
de la Calidad
DirecciónComercial
Leyenda
* Hacia todas** De todas*** Hacia todos los proveedoresa De Aseguramiento de la Calidad
Código TributarioCódigo de TrabajoCódigo de Comercio
Regulaciones de AviaciónCivil (RAC)
EASAMaintenance Organization Exposition (MOE)
Federal Aviation Regulations (FAR)
FAA AAC EASAMinisterio de Hacienda/ Trabajo y Previsión Social
ISSS
Ley del Seguro Social
Cotizaciones, Facturas
Instrucción de reparacionesCotizaciones, FacturasPiezas/ repuestos, Pagos
Solicitud de cotizaciónOrdenes de compra,Pagos
Cotizaciones*, Facturas
Solicitud de cotización, Ordenes de compra Evaluación del desempeñoBienes/Servicios. Pagos
Solicitud de cotizaciónOrdenes de compra, Servicios,Pagos
Contrato de arrendamientoReglamento de operación
Cotizaciones, Facturas
Cheques***, Transferencias***Contratos***, Pagos***
Informes de diagnósticosCertificación ISO, Factura*
Solicitud de serviciosª
Facturas*, Presupuestos*Reporte de EvidenciasKPI’s*
Solicitud de servicios**, Térrminos de consultoria**
Informes de diagnósticosRecomendacionesFactura *
Solicitud de pasantes
Hojas de vida
Solicitud de personal
Hojas de vida
Perfiles de canditatos*, Personal*Evaluaciones de desempeño*Reportes de asistencia*, Entrenamientos*
Solicitudes de personal**Solicitudes de capacitacion/ entrenamiento**Evaluaciones del desempenocompletadas**
Planillas
Info
rme
sfin
an
cie
ros
Info
rme
sd
e g
estó
n
Ba
se
de
da
tos*,
Ma
nu
ale
s*
Rep
ort
es*,
Ap
lica
cio
ne
s
(sis
tem
as)
Plan estrátegico**Objetivos estrátegicos**Comunicados**
Solicitud de información**Solicitud de soporte técnico**
Pro
gra
ma
ció
na
nn
ua
l d
e c
he
qu
eo
sd
e M
an
ten
imie
nto
ma
yo
r
Reporte de chequeos en progresoReportes de productividad
Requisiciones de insumos y/o servicios**
Instrucciones para reparacionesBienes/Servicios*Piezas/repuestos/componentes
Ma
nu
ale
sd
e m
an
ten
imie
nto
*M
an
ua
les
de
Pro
ce
dim
ien
tos*
Rep
ort
es
de
dis
cre
pa
ncia
s*
Rep
ort
ed
e d
iscre
pa
ncia
se
nco
ntr
ad
as
en
au
dito
ria
sE
ntr
en
am
ien
tos
técn
nic
os
So
licitu
dd
e e
ntr
en
am
ien
tos
técn
ico
sR
ep
ort
ed
e a
ccio
ne
sco
rre
ctiva
sa
d
iscre
pa
ncia
s
Cotizaciones de servicios
Contratos
Encuestas de servicio al
cliente
Reporte final de chequeo
Facturas
Solicitudes de servicio
Orden de servicio
Avion sin mantenimiento
Encuesta de servicio al
cliente completada
Pagos
Informes de auditoriasManuales de Aeronave
Manuales de aeronaveManuales de calidad
Programa de
mantenimiento
Paquete de trabajos
rutinarios
Reporte de
discrepancias pos
chequeo
Componentes averiados
Aviones con
mantenimiento
Componentes reparados
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Proceso: Solicitar materiales utilizados en chequeos (1/6)
Me
cá
nic
oSu
pe
rvis
or
Ge
ren
ted
e
Pro
ye
cto
Re
pre
sen
tan
te
de
Ae
rolín
ea
Alm
ac
en
ista
Ge
ren
cia
de
Pro
ye
cto
s
Ge
ren
cia
de
Log
ístic
ay
Alm
ac
én
Clie
nte
Identifica
material
faltante
Inicio
Solicita a Supervisor
requisición de material
Completarequisición con
informaciondetallada
El costo del material
excede el limite
autorizadopor el
Supervisor?
Aprueba y firma
requisiciónde material
Aprueba y firma
requisiciónde material
No
El costo del material
excede el limite
autorizadopor el
Gerente?
Si
Si
No
1
2
3
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Proceso: Solicitar materiales utilizados en chequeos (2/6)
Me
cá
nic
oSu
pe
rvis
or
Ge
ren
ted
e
Pro
ye
cto
Re
pre
sen
tan
te
de
Ae
rolín
ea
Alm
ac
en
ista
Ge
ren
cia
de
Pro
ye
cto
s
Ge
ren
cia
de
Log
ístic
ay
Alm
ac
én
Clie
nte
Recibe
requisición
completada
y firmada
Aprueba y firma
requisiciónde material
Se dirige al
Almacén
3
2
1
Espera suturno,
mientrashace cola
en Almacén
Recibe del
mecánico la
requisición
de material
4
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Proceso: Solicitar materiales utilizados en chequeos (3/6)
Me
cá
nic
oSu
pe
rvis
or
Ge
ren
ted
e
Pro
ye
cto
Re
pre
sen
tan
te
de
Ae
rolín
ea
Alm
ac
en
ista
Ge
ren
cia
de
Pro
ye
cto
s
Ge
ren
cia
de
Log
ístic
ay
Alm
ac
én
Clie
nte
Informa al mecánico que no hay existencias del material solicitado
y sella la requisición
4Verifica en
sistema la
disponibilidad del
material solicitado
Hay existencias
para el material
solicitado?
Reciberequisición de
material selladacon “Out of
Stock”
Si
No
5
6
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Proceso: Solicitar materiales utilizados en chequeos (4/6)
Me
cá
nic
oSu
pe
rvis
or
Ge
ren
ted
e
Pro
ye
cto
Re
pre
sen
tan
te
de
Ae
rolín
ea
Alm
ac
en
ista
Ge
ren
cia
de
Pro
ye
cto
s
Ge
ren
cia
de
Log
ístic
ay
Alm
ac
én
Clie
nte
Informa al mecánicoque no hay existencias
del material, sella y entrega la requisición6
Busca el material solicitado en la ubicación que
aparece en sistema
Encontróel
material?
No
5 Se dirige a la oficina del Supervisor
Informa que no hay stock y
entregarequisición de
material sellada
Iniciaproceso de compra del
material faltante
Descargamateriales del
sistemaSi7
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Proceso: Solicitar materiales utilizados en chequeos (5/6)
Me
cá
nic
oSu
pe
rvis
or
Ge
ren
ted
e
Pro
ye
cto
Re
pre
sen
tan
te
de
Ae
rolín
ea
Alm
ac
en
ista
Ge
ren
cia
de
Pro
ye
cto
s
Ge
ren
cia
de
Log
ístic
ay
Alm
ac
én
Clie
nte
7Imprime
comprobantede descargo
Solicita firma de mecánico en comprobantede descargo
Firma comprobantede descargode material
Recibe de mecánico el
comprobantefirmado
8
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Proceso: Solicitar materiales utilizados en chequeos (6/6)
Me
cá
nic
oSu
pe
rvis
or
Ge
ren
ted
e
Pro
ye
cto
Re
pre
sen
tan
te
de
Ae
rolín
ea
Alm
ac
en
ista
Ge
ren
cia
de
Pro
ye
cto
s
Ge
ren
cia
de
Log
ístic
ay
Alm
ac
én
Clie
nte
8Retira copia del comprobante
correspondienteal solicitante
Archiva copiadel
comprobantecorrespondiente
al Almacén
Recibematerial y se traslada al
avión
Entrega material solicitado y copiadel comprobante
de descargo al mecánico
Efectuareparaciónen el avión
Fin
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Entidad
Temporal Temporal
Solicitud de materialesComprobante de descargo
de materiales
Tipo
ESTADO/
Interacciones
E L A B O R A D AElaborar
A U T O R I Z A D AAutorizar
R E C I B I D ARecibir
V E R I F I C A D AVerificar
A C E P T A D A oC A N C E L A D A
Aceptar o Cancelar
E L A B O R A D OElaborar
I M P R E S OImprimir
F I R M A D OFirmar
ENTREGADOEntregar
C O P I A A R C H I V A D A
Archivar
P R O C E S A D A
Procesar
FINALIZADA
FinalizarStanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Contabilidad
Propósito:
Proveer los materiales necesarios de forma oportuna, para la reparación y mantenimientode las aeronaves de nuestros clientes
Proveedor:
Mecánico Gerencia de Proyectos ClienteGerencia de Logística y
Almacén
Listado de material
faltante
Cliente:
Mecánico
Elaborar y obtener
autorizacion de solicitud
de materiales
Autorizar solicitud de
materiales en caso de
exceder el límite
Recibir y revisar solicitud
de materiales
Verificar existencias del
material requerido
Aceptar o rechazar
solicitud de materiales
Buscar y descargar
material solicitado
Imprimir comprobante
de descargo
Recibir comprobante
firmado, retirar y
archivar copia de
Almacén
Entregar material
solicitado y
comprobante original
de descargo
Firmar comprobante de
descargo
Entregar solicitud de
material autorizadaEl proceso
termina una vez
que el mecánico recibe
el material
solicitado a bodega para
efectuar la reparación
El proceso
comienza cuando el mecánico
detecta la necesidad y
solicitaelaboración de
solicitud
Factor clave del éxito
*Elaborar las
solicitudes con
información exacta
Materialrequerido y
comprobante
Cliente:
Comprobante electrónicode descargo de materiales
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Cliente SalidasCaracterísticas
de calidadUnidad de
medidaObjetivos de desempeño
Material
solicitado
Comprobante
de descargo de
materiales
Calidad
Completo
Calidad
Piezas en buen
estado
Porcentaje de
campos
completos
Número de
Errores
Cero piezas
dañadas
100% de
campos
completos
Cero errores
Cliente SalidasCaracterísticas
de calidadUnidad de
medidaObjetivos de desempeño
Completo
Calidad
Porcentaje de
campos
completos
Número de
Errores
100% de campos
completos
Cero errores
Comprobante
electrónico de
materiales
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
ProveedorSalidas del proveedor
Característicasde calidad
Unidad de medida
Objetivos de desempeño
Formulario de
solicitud de
material
Completo
Calidad
Porcentaje de
campos
completos
Número de
Errores
100% campos
completos
Cero errores
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
1.1 Identificarmaterial faltante
2.1 Elaborar
solicitud de
material
2.2 Obtener
autorización
de solicitud
2.3 Entregar
solicitud al
Almacenista
3.1 Verificar en
sistema
existencias de
material
solicitado
3.2 Aceptar o
rechazar
solicitud según
sea el caso
3.3 Buscar
materiales en
estantes
3.4 Imprimir y
solicitar firma
para
comprobante
de descargo
3.5 Descargar
materiales en
sistema
4.1 Recibirmaterial solicitado y comprobante
de descargo
Identificar Solicitar Descargar Recibir
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Proceso Propuesto: Solicitar materiales utilizados en chequeos (1/6)
Me
cá
nic
oSu
pe
rvis
or
Ge
ren
ted
e
Pro
ye
cto
Re
pre
sen
tan
te
de
Ae
rolín
ea
Alm
ac
en
ista
Ge
ren
cia
de
Pro
ye
cto
s
Ge
ren
cia
de
Log
ístic
ay
Alm
ac
én
Clie
nte
Identifica
material
faltante
Inicio
Solicita a Supervisor
requisición de material
Completarequisición con
informaciondetallada
El costo del material
excede el limite
autorizadopor el
Supervisor?
Aprueba y firma
requisiciónde material
Aprueba y firma
requisiciónde material
No
El costo del material
excede el limite
autorizadopor el
Gerente?
Si
Si
No
1
2
3
100% de
campos de la
Solicitud
completados
100% de campos
completados
con
información
exacta
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Proceso Propuesto: Solicitar materiales utilizados en chequeos (2/6)
Me
cá
nic
oSu
pe
rvis
or
Ge
ren
ted
e
Pro
ye
cto
Re
pre
sen
tan
te
de
Ae
rolín
ea
Alm
ac
en
ista
Ge
ren
cia
de
Pro
ye
cto
s
Ge
ren
cia
de
Log
ístic
ay
Alm
ac
én
Clie
nte
Recibe
requisición
completada
y firmada
Aprueba y firma
requisiciónde material
Se dirige al
Almacén
3
2
1
Espera suturno,
mientrashace cola
en Almacén
Recibe del
mecánico la
requisición
de material
4
95% de
solicitudes recibidas en
menos de 10
mins
Tiempo en
cola debe ser
menor a 5 mins
100% de
solicitudes
recibidas con
las firmas de
autorización
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Proceso Propuesto: Solicitar materiales utilizados en chequeos (3/6)
Me
cá
nic
oSu
pe
rvis
or
Ge
ren
ted
e
Pro
ye
cto
Re
pre
sen
tan
te
de
Ae
rolín
ea
Alm
ac
en
ista
Ge
ren
cia
de
Pro
ye
cto
s
Ge
ren
cia
de
Log
ístic
ay
Alm
ac
én
Clie
nte
Informa al mecánico que no hay existencias del material solicitado
y sella la requisición
4Verifica en
sistema la
disponibilidad del
material solicitado
Hay existencias
para el material
solicitado?
Reciberequisición de
material selladacon “Out of
Stock”
Si
No
5
6
97% de materialessolicitados
deben estaren
inventario
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Tiempomáximo de
búsqueda
10 mins
Proceso Propuesto: Solicitar materiales utilizados en chequeos (4/6)
Me
cá
nic
oSu
pe
rvis
or
Ge
ren
ted
e
Pro
ye
cto
Re
pre
sen
tan
te
de
Ae
rolín
ea
Alm
ac
en
ista
Ge
ren
cia
de
Pro
ye
cto
s
Ge
ren
cia
de
Log
ístic
ay
Alm
ac
én
Clie
nte
Informa al mecánico que no
hay existenciasdel material, sella
y entrega la requisición
6
Busca el material solicitado en la ubicación que
aparece en sistema
Encontróel
material?
No
5 Se dirige a la oficina del Supervisor
Informa que no hay stock y
entregarequisición de
material sellada
Iniciaproceso de compra del
material faltante
Descargamateriales del
sistemaSi7
99% de los
materiales
encontrados
en ubicación
especificada
en sistema
100% de los
materiales
descargados
corresponden
al solicitado
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Completacampos de
comprobantede descargo
Proceso Propuesto: Solicitar materiales utilizados en chequeos (5/6)
Me
cá
nic
oSu
pe
rvis
or
Ge
ren
ted
e
Pro
ye
cto
Re
pre
sen
tan
te
de
Ae
rolín
ea
Alm
ac
en
ista
Ge
ren
cia
de
Pro
ye
cto
s
Ge
ren
cia
de
Log
ístic
ay
Alm
ac
én
Clie
nte
7Imprime
comprobantede descargo
Solicita firma de mecánico en comprobantede descargo
Firma comprobantede descargode material
Recibe de mecánico el
comprobantefirmado
8
100% de
campos de
completados
100% de
campos
completados
con
información
correcta
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Proceso Propuesto: Solicitar materiales utilizados en chequeos (6/6)
Me
cá
nic
oSu
pe
rvis
or
Ge
ren
ted
e
Pro
ye
cto
Re
pre
sen
tan
te
de
Ae
rolín
ea
Alm
ac
en
ista
Ge
ren
cia
de
Pro
ye
cto
s
Ge
ren
cia
de
Log
ístic
ay
Alm
ac
én
Clie
nte
8Retira copia del comprobante
correspondienteal solicitante
Archiva copiadel
comprobantecorrespondiente
al Almacén
Recibematerial y se traslada al
avión
Entrega material solicitado y copiadel comprobante
de descargo al mecánico
Efectúareparaciónen el avión
Fin
95% de los
materiales
solcitados son
entregados
en menos de
15 mins
100% de
materiales
solicitados se
reciben en
buen estado
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Función
Resumen de objetivos (medición y objetivos)
Plazos Calidad Otros
Medición Meta Medición Meta Medición Meta
Procesototal
% de los materiales
solicitados son
entregados en menos
de 15 minutos
95%
% de materiales
solicitados se reciben
en buen estado
100%
Gerenciade
Proyectos
% de campos de la
Solicitud
completados
100%
% de campos
completados con
información exacta
100%
% de solicitudes
recibidas con las
firmas de autorización
100%
% de solicitudes
recibidas en menos de
10 minutos
95%
Gerenciade Logísticay Almacén
% de campos
completados100%
% de campos
completados con
información correcta
100%
% de los materiales
encontrados en
ubicación
especificada en
sistema
99%
Tiempo máximo de
búsqueda 10 minutos 100%
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Principales pasos del
proceso
Logros de la
función de
Gerencia de
Proyectos
Tareas, Responsabilidades, Objetivos de Gerencia de Proyectos
Puesto: Mecánico Puesto: Supervisor
Logros Objetivos Logros Objetivos
Identificar material faltante
Necesidad de
materiales
IDENTIFICADA
Lista de materiales
faltantes ENTREGADA
100% de listados de
material faltante
con información
completa y exacta
Elaborar solicitud de
materiales
Solicitud de
materiales
ELABORADA
Solicitud de
materiales
elaborada
100% de campos
de la solicitud
completados con
información exacta
Obtener autorización de
solicitud de materiales cuyo
costo excede el límite
autorizado
Solicitud de
materiales
AUTORIZADA
Firma de autorización
OBTENIDA en solicitud
de materiales
100% de solicitudes
recibidas con firma
de autorización en
menos de 10
minutos
Entregar solicitud de material
autorizada
Solicitud
ENTREGADA
Solicitud de materiales
ENTREGADA a
almacenista
95% de las
solicitudes recibidas
en menos de 10
minutos
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]
Puesto de Trabajo: Supervisor
Finalidad del puesto de trabajo: En el proceso de solicitar materiales a ser utilizados en las reparaciones elaboración y
autorización de solicitud
Logros y sub-logros Dimensiones críticas Formas de medición Normas
Solicitud de materiales
elaborada y completada Exactitud
% de campos de la solicitud
completada con información
exacta
100%
Puesto de Trabajo: Mecánico
Finalidad del puesto de trabajo: En el proceso de solicitar materiales a ser utilizados en las reparaciones identificar los
materiales que son necesarios para la reparación y solicitar que esta sea elaborada
Logros y sub-logros Dimensiones críticas Formas de medición Normas
Lista de materiales faltantes
entregada Exactitud
% de listados de material faltante
entregados con información
exacta
100%
Solicitud de materiales
autorizada
A través de la obtención de
la firma de autorizada en la
solicitud de materiales
Exactitud % de solicitudes recibidas con
firma de autorización 100%
Tiempo % de solicitudes autorizadas en
menos de un plazo de minutos
95% recibidas en menos de
10 minutos
Solicitud ya autorizada
entregada al almacenista Tiempo
solicitudes autorizadas en menos
de un plazo de minutos 10 minutos máximo
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]