visio parte2-temas 5 8

5/10/2018 Visio Parte2-Temas 5 8 - slidepdf.com

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Microsoft Office Visio 2007 25

¿Cuánto tiempo de media se dedica a producir un pedido? ¿Cuántos pedidos están esperando a ser

enviados? Puede agregar estos detalles en su diagrama si vincula los datos a él.

Formas en que los datos mejoran los diagramas

A continuación, observará el mismo diagrama, aunque con datos vinculados que le indican la cantidad depedidos pendientes en cada departamento. Con los datos, puede identificar tendencias, excepciones oproblemas. Por ejemplo, parece que hay un problema con el departamento de almacén: hay 24 pedidospendientes de ser procesados. Quizá haya llegado la hora de mejorar el proceso o de descubrir cuál es elproblema. Es posible que esté pensando, "¿Por qué debo usar Visio para ver y analizar los datos? Despuésde todo, las hojas de cálculo y los informes de la base de datos me pueden proporcionar dicha información".Es cierto, pero Visio le muestra realmente los datos en un contexto visual más complejo. ¿Por qué no

disfrutar de lo mejor de ambos mundos: la versatilidad de los diagramas de Visio y el análisis detallado de

datos?

Este diagrama de red tiene datos vinculados y podrá ver los datos de cada servidor en forma develocímetros. Si su jefe le pregunta qué servidor tiene la CPU de mayor capacidad para el desarrollo de unanueva aplicación web, podrá observar los velocímetros y notará que el servidor 3 es el que tiene la mayorvelocidad. También podrá ver cuál de los servidores se encuentra disponible y cuál no; parece que los

servidores 1 y 2 funcionan correctamente, pero que el servidor 3 no está disponible. Sería convenientedescubrir cuál es el problema. Visio mejora el valor del contenido visual, ya que hace que el diagramaincluya más información. Es una interfaz visual para ver y realizar un seguimiento de los datos acerca de suequipamiento. Además, se trata de información actualizada. Se puede actualizar el diagrama en cualquiermomento para observar los cambios de los datos. Por tal motivo, el diagrama es una herramienta activa yútil para realizar el seguimiento de los datos de su empresa.



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Tres pasos

¿Cómo se vinculan los datos a los diagramas? El procedimiento está compuesto por tres pasos diferentes:el primero consiste en colocar las formas en la página; el segundo, en conectarse al origen de datos y eltercero, en arrastrar los datos hacia cada forma.

Paso 1: Colocar las formas en la página

Esto podría parecer evidente, pero el proceso de importación comentado en este curso funciona mejor si yase han colocado formas en la página. Los diagramas que se muestran aquí son buenos ejemplos. El diagramade flujo, el diagrama de red o el organigrama (cualquier tipo de diagrama) pueden asociarse a datos.



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Si ya ha realizado un diagrama, ábralo y habrá avanzado un tercio del proceso. Asimismo, siempre podráagregar más formas más adelante. No es necesario que todas las formas estén en la página desde elcomienzo.

Paso 2: Conectarse al origen de datos

1.

Para comenzar, haga clic en Vincular datos a las formas en el menú Datos. Se le preguntará a quétipo de origen de datos desea conectarse y en qué lugar se encuentra.

2. Cuando haya respondido a estas preguntas, aparecerán los datos como filas en la ventana Datos

externos.El próximo paso consiste en vincular los datos a las formas, tal como se explica en la siguientesección.



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Paso 3: Arrastrar las filas hacia las formas

Es el momento de la verdad. Para vincular una fila de datos con una forma, debe arrastrar la fila desde laventana Datos externos hasta la forma.

Nota. Si tiene que vincular muchas filas, este proceso podría alargarse. En tal caso, existe una alternativa,llamada vinculación automática, que trataremos en el tema “Vincular los datos automáticamente”.

Subconjunto de datos mostrado



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Cuando arrastra una fila hacia una forma, observará tres resultados. Uno es muy evidente y los otros dosson más sutiles. El primero, como es evidente, es que aparece un subconjunto de datos de la fila en laforma, el cual se observa como texto. No aparece toda la fila de datos, lo cual conllevaría un exceso deinformación. Visio escoge dos valores, que son los que se observarán. Podrá cambiar dicha selección sidesea mostrar un número diferente de valores, o bien valores distintos de la fila. En la próxima sesión depráctica, le mostraremos el procedimiento y en "Gráficos de datos" abordaremos el tema con mayordetalle. El texto que se observa en la forma no es un texto ordinario, es decir, no puede seleccionarlo ysobrescribirlo. Se trata de los datos que se observan como texto.

Se importa la fila completa

El segundo resultado, que es más sutil, es que se importan los datos de toda la fila en la forma. Para vertodos los datos de la forma, seleccione la forma y observe la ventana Datos de formas. (Si no la ve, hagaclic en el menú Ver para activarla).

Icono de vínculo

El tercer resultado que se produce cuando arrastra una fila hacia una forma es que aparece un icono devínculo de la fila en la ventana Datos externos. El icono indica una conexión entre los datos y la forma. ¿Por

qué es importante el icono de vínculo? En primer lugar, cuando trabaja con muchas filas es útil saber cuálesestán vinculadas y cuáles no. No obstante, el icono de vínculo también servirá de recordatorio cuandoactualice los datos incluidos en el diagrama. Cuando actualiza los datos con el menú Datos, todos los datosde la ventana Datos externos se actualizarán y las filas que tengan un icono de vínculo enviarán lasactualizaciones a la forma con la que estén vinculadas.



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Nota. No necesita vincular todas las filas a una forma, por lo cual no todas las filas tendránnecesariamente un icono de vínculo. Puede arrastrarlas más adelante o no hacerlo en absoluto. Puedevincular ciertas filas y dejar otras sin vincular.

Posiblemente se pregunte

Muchas personas que han usado versiones anteriores de Visio suelen plantearse varias preguntas. Una deellas es "¿Se pueden cambiar los valores en la ventana Datos de formas?" . Sí, se puede. Asimismo, los datos

en la forma le mostrarán estos cambios. Sin embargo, los cambios no se enviarán de vuelta al origen dedatos original. Además, de forma predeterminada, los cambios que realice en los valores de la ventanaDatos de formas no se perderán; si actualiza los datos, los datos externos no reemplazarán sus cambios adichos valores. (Puede modificar este comportamiento si lo desea. Al final de este curso, en la Tarjeta dereferencia rápida, se brinda más información). Otra pregunta frecuente es, "¿Qué ocurrió con la ventana

Propiedades personalizadas de las versiones anteriores?" . La respuesta es… nada. La ventana Datos deformas es la ventana Propiedades personalizadas; simplemente tiene un nombre diferente en esta versiónde Visio.

Existen otras cuestiones importantes que le aconsejamos aprender antes de trabajar con sus propiosdiagramas y datos. Por ejemplo, ¿qué tipos de formatos de datos puede usar? ¿Se deben preparar losdatos de un modo especial?



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Las filas deben describir las formas

Requisito de los datos: cada fila debe describir una forma. Por ejemplo, si cada fila describe una parte delequipo de computación, dichos datos funcionarán con un diagrama que contenga formas del equipo de

computación.Si cada fila describe a un empleado con el departamento, el número de oficina, etc., los datos funcionaríansi los importara a un organigrama que contenga formas de empleados. Las filas que describen procesospodrían funcionar para un diagrama de flujo, etc.

Los datos deben presentarse en forma de tabla con encabezados



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Dado que las filas están asociadas a las formas, hay otras maneras de asegurarse de que resulte más fáciltrabajar con los datos en Visio. La primera manera es asegurarse de que los datos estén organizados enforma de tabla, con encabezados de columna en la parte superior y filas debajo. Si usa una base de datos,muy probablemente esto ya esté resuelto. Sin embargo, si trabaja con Microsoft Office Excel, el usuariodebe asegurarse de que los datos estén organizados de esta forma. En la imagen, en el ejemplo A seobservan datos organizados en columnas y filas con encabezados de columna en la parte superior. Con esteesquema podrá trabajar perfectamente. Con el ejemplo B, podría trabajar correctamente, pero será másdifícil para el usuario y para Visio, dado que falta un encabezado de columna y hay una fila en blanco.

Los datos deben tener una columna con valores únicos

Otra forma de que facilitar el trabajo en Visio con los datos es asegurarse de que la columna en el origende datos contenga valores únicos. Cuando actualiza los datos vinculados a un diagrama, Visio necesitaidentificar a qué fila en la ventana Datos externos (y, por lo tanto, qué forma en el diagrama) se deben

aplicar las actualizaciones. Una columna con valores únicos, tales como nombres o números de identificador,le garantiza que esto ocurrirá sin inconvenientes. En la imagen anterior, en el ejemplo A se observa estasituación. Sin embargo, en el ejemplo B, hay valores duplicados en la columna de identificadores. Estopodría causar confusiones para Visio y para el usuario; ¿cómo sabrá a qué corresponde cada columna?

Nota. Las columnas de valores únicos también se denominan columnas de clave oclaves principales. Si elorigen de datos es una base de datos, es muy posible que esto ya esté resuelto. Sin embargo, si trabajacon Excel, deberá asegurarse de que exista dicha columna.

Si es necesario, prepare los datos

Otra recomendación útil es asegurarse de que los datos sean los adecuados para el diagrama. Por ejemplo,si desea que se muestren las cantidades como barras de progreso o medidores, no mezcle texto y números.



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Observe la columna CPU en la tabla de la izquierda; sólo contiene números. Sin embargo, en el ejemplo de laderecha hay texto combinado con números. Si mezcla texto y números, los datos se tratarán como texto yla barra o el medidor no mostrarán las cantidades de la manera esperada.

Origen de datos compatibles

Dado que los datos que se importan son externos a Visio, deben estar almacenados en un origen que Visiocomprenda. Los orígenes de datos que puede usar son: Libros de Microsoft Office Excel

Bases de datos de Microsoft Office Access Listas de Microsoft Windows SharePoint Services Bases de datos de Microsoft SQL Server Orígenes de datos OLEDB o ODBC

Gráficos de datos

Cuando importa datos a un diagrama de Visio,desea que resulten útiles y que tengan unapresentación atractiva. A continuación, seincluyen algunos ejemplos de datos útilespresentados de forma atractiva en un diagrama.Observe las barras de datos, que le indicancuántos pedidos pendientes hay en cadadepartamento, y los velocímetros, que lepermiten saber cuánto tiempo lleva cada proceso.



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Aparentemente hay un problema en el departamento de empaquetado. ¡Lleva más tiempo empaquetar losproductos que fabricarlos!

Definición de gráfico de datos

¿Qué es un gráfico de datos?

Un gráfico de datos es un conjunto de llamadas de datos que se aplican a una forma. Por ejemplo, estaforma de empaquetado tiene asociado un solo gráfico de datos. Pero dicho gráfico de datos contiene tresllamadas. Una llamada de texto muestra el nombre del departamento: Empaquetado. Una llamada de barramuestra los pedidos en proceso: 14. Por último, una llamada de velocímetro muestra el tiempo promedio quelleva procesar un pedido: 10 días.

El gráfico de datos está asociado a una forma. En consecuencia, si la forma se mueve, el gráfico de datos ytodas sus llamadas se mueven junto con ella. Repasemos las definiciones: por un lado, tenemos la formapropiamente dicha y, por el otro, el gráfico de datos asociado a la forma. Dentro del gráfico de datos, seencuentran las llamadas de datos individuales.

Relación de las llamadas de datos con las columnas

Los gráficos de datos contienen un conjunto de llamadas de datos. Cada llamada de datos corresponde auna columna de datos. En este ejemplo, la llamada de texto que muestra el nombre del departamento,"Empaquetado", obtiene la información correspondiente de la columna Departamento. La llamada de barraque muestra 14 pedidos en proceso obtiene su información de la columna "Pedidos en proceso", y asísucesivamente.



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Crear un gráfico de datos

Al arrastrar una fila a una forma por primera vez, se asocia automáticamente un gráfico de datos a laforma. Este gráfico de datos es un gráfico básico con texto sin formato que muestra tan sólo dos datosprovenientes de dos columnas de la fila vinculada. Si lo desea, también puede crear su propio gráfico dedatos mediante el panel de tareas Gráficos de datos. Este panel de tareas aparece a la derecha de laforma después de arrastrar una fila a ella. Existen gráficos de datos que ya vienen listos para usar pero esposible que no presenten los datos exactamente como desee. Por eso, es aconsejable que aprenda a crear

un gráfico de datos desde cero.



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Cuadro de dialogo Nuevo gráfico de datos

Como verá, hay dos elementos de Campo de datos en la lista: uno para Tiempo medio (días) y unopara Pedidos en proceso. Estos dos elementos corresponden a las llamadas de datos del gráfico de

datos. Tiempo medio (días) corresponde a la llamada de texto que muestra el tiempo medio en días y Pedidos en proceso corresponde a la llamada de barra de datos. En consecuencia, el número de elementosde este cuadro de diálogo determina directamente el número de llamadas de datos del gráfico de datos.

Acerca de texto

No es posible seleccionar y sobrescribir el texto que aparece en un gráfico de datos. Dicho texto aparececomo resultado de vincular la forma a los datos de las columnas.



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Esto no significa que una forma con texto proveniente de datos vinculados no pueda incluir también textocomún escrito directamente en ella. En este ejemplo pueden verse los dos tipos de texto: texto escritodirectamente ("Tomás Navarro") y texto en forma de datos ("Departamento", "Ventas", "Pedidos enproceso", etc.). Una forma puede incluir tanto texto común como texto de llamadas de datos.

Seleccionar llamadas para mejorar la presentación visual

Las llamadas de datos mejoran notablemente la presentación visual de los datos importados. Cuando creeun nuevo gráfico de datos, debería personalizar las llamadas para que muestren exactamente lo que desee.Visio le permite elegir entre tres tipos de llamadas:

1. Llamadas de texto.2. Llamadas de barra de datos.3. Iconos.

La forma del servidor de la imagen contiene los tres tipos de llamadas en su gráfico de datos.

Llamadas de texto

Observe el campo Formato de valor en Detalles. Aquí está vacío pero, si quisiera ver sus datos con undeterminado formato (por ejemplo, como porcentajes o como una determinada moneda) debería hacer clic

en los puntos suspensivos. Veremos los detalles en la siguiente práctica. Antes de hablar sobre la posiciónde la etiqueta, veamos la definición de etiqueta. La etiqueta es el nombre de la columna de sus datos. Eneste caso, la etiqueta es Nombre de red y está a la izquierda del valor servidor01. Es útil saber esto, yaque las etiquetas no se utilizan simplemente para llamadas de texto. También se pueden usar para llamadasde barra de datos.



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Llamadas de barra de datos

Las barras de datos son útiles para mostrar cantidades. Además, algo importante que debe saber sobre sufuncionamiento es que necesitan un valor mínimo y uno máximo. El valor mínimo es para el comienzo, o labase, de la barra. El valor máximo es para el final de la barra. En este ejemplo, es posible que nuestrosservidores reciban un aumento de hasta 3 gigabytes (o 3.072 megabytes). Entonces, escribiremos 3072 enValor máximo y 0en Valor mínimo. En su caso, el valor mínimo y el máximo dependerán de los datos queutilice.



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Más tipos de barra de datos

Las barras de datos no siempre tienen forma de barras. También pueden representarse en forma deestrellas, velocímetros y termómetros, como puede ver aquí. Visio ofrece todas estas opciones y, al igual

que las barras, son ideales para representar cantidades.

Conjunto de iconos

Las llamadas de icono, o según la terminología de Visio, conjuntos de iconos, son sumamente útiles para

indicar estados. En la columna que se encuentra a la derecha de los cuadros es igual a, escriba los valorespara activar un determinado icono.



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En este ejemplo, si un servidor tiene datos en la columna Estado iguales a Correcto, aparecerá un icono conforma de marca de verificación para esa forma. Si un servidor tiene datos en la columna Estado iguales aNo disponible, aparecerá un icono con forma de signo de exclamación. Por otra parte, si el estado esDesconocido, aparecerá un icono con forma de signo de interrogación.

Más tipos de conjuntos de iconos

Los conjuntos de iconos, como puede ver aquí, también pueden adoptar la forma de banderas, caras osemáforos, entre muchas otras. Éstas también están incluidas en Visio. Lo único que debe hacer es elegir elconjunto de iconos que desee y definir las condiciones para controlar qué iconos aparecen en qué momento.

Color por valor



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Al igual que los conjuntos de iconos, la característica Color por valor le permite mostrar los datos de formaatractiva. Por ejemplo, en un organigrama, puede colorear cada forma de empleado conforme a suantigüedad. En este ejemplo, las formas más azules representan los empleados de más antigüedad en lacompañía. Cuanto más claro es el color, menor es la antigüedad del empleado. Si bien la característica Colorpor valor no es un tipo de llamada, es bastante similar.

Ubicar gráficos de datos

Cuando aplica un gráfico de datos en Visio, sueleaparecer inicialmente a la derecha de la forma,como muestran estos ejemplos. Pero, ¿y si deseamover el gráfico de datos a la izquierda de laforma, o encima o debajo de ella? ¿Y si deseasuperponerlo sobre la forma? Naturalmente

puede hacerlo, ya sea en una sola forma o entodas las formas que comparten un gráfico dedatos. Visio le facilita la tarea.

Mover un solo gráfico de datos

Para mover un gráfico de datos en una sola forma, primero haga clic en la herramienta Puntero. Acontinuación, seleccione la forma, haga clic en el rombo amarillo y arrástrelo. Puede mover el graficoencima de la forma, debajo de ella o a un lado, o bien superponerlo.



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Mover varios gráficos de datos al mismo tiempo

Mover el gráfico de datos de una sola forma es sencillo. Pero ¿y si tuviera que mover los gráficos de datosde todas las formas? En este ejemplo, tendría que arrastrar el rombo amarillo cuatro veces para mover los

gráficos de datos debajo de las formas. Esto llevaría demasiado tiempo. Como todas estas formascomparten el mismo gráfico de datos, hay una manera más rápida de hacerlo: cambie la posición mediante elpanel de tareas Gráficos de datos.

Abrir el cuadro de diálogo Editar gráfico de datos



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Para mover todos los ejemplares de un gráfico de datos compartido al mismo tiempo, debe editarlo. Paraempezar, en el panel de tareas Gráficos de datos, haga clic en la flecha en la miniatura correspondiente adicho gráfico de datos. A continuación, haga clic en Editar gráfico de datos. En la siguiente página seexplica en detalle cómo trabajar con las opciones de posición.

Cambiar posición horizontal y vertical

Aquí se explica cómo mover un gráfico de datos en todas las formas a las que está asociado. En el áreainferior izquierda del cuadro de diálogo Editar gráficos de datos, busque las opciones deposición Horizontal y Vertical. En cada una de esas opciones, el cuadrado rojo representa el gráfico dedatos y el cuadrado negro la forma. En este ejemplo el gráfico se centrará en la forma horizontalmente ydebajo de la forma verticalmente. Haga clic en Aplicar y todas las formas que utilizan este gráfico dedatos se modificarán con la nueva posición.

Nota. Tenga en cuenta que, cuando utilice este cuadro de diálogo, cambiará todas las formas a las que estáasociado el gráfico de datos, aunque no las haya seleccionado. Esto significa también que le resultarásencillo volver a cambiarlas en caso de que desee hacerlo.

Resolver problemas de sobrecarga

Veamos ahora cómo los gráficos de datos pueden sobrecargar su diagrama. Este diagrama de flujo es unejemplo perfecto. ¿Por qué ocurre esto? Algunos gráficos de datos, especialmente las barras de datos,pueden ocupar tanto espacio como la forma a la que pertenecen. ¡Incluso pueden ser más grandes! En esoscasos, es como si tuviera el doble de las formas que deseaba tener. Mover los gráficos de datos puedeayudar a resolver el problema de espacio. Intente colocar todos los gráficos encima o debajo de lasformas, si están sobrecargadas a los lados.



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Si realmente tiene muy poco espacio, superponga las formas sobre los gráficos un poco o inclusototalmente. De esa forma, podrá liberar espacio. Siga haciendo ajustes hasta que logre una apariencia y unafacilidad de lectura adecuadas.

Duplicar primero

Debido a que editar un solo gráfico de datos puede afectar a muchas formas, es aconsejable hacer unacopia del gráfico de datos antes de editarlo. Para ello, use el comando Duplicar. De esta forma, siemprepodrá volver al gráfico de datos original si lo desea.



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Vincular los datos automáticamente

Para vincular automáticamente los datos con losdiagramas, se necesita realizar tres pasos, que

son similares a los tres pasos del procedimientomanual. El primero consiste en colocar las formasen la página; el segundo, en conectarse con elorigen de datos y el tercero, en vincularautomáticamente las filas con las formas. Sinembargo, existen algunas diferencias entre elprocedimiento manual y el automático; la másevidente es el último paso. En dicho paso se vinculan las filas con las formas de manera automática y"masiva", en lugar de arrastrar cada una de ellas.

Colocar las formas en página

El primer paso, colocar las formas en la página, es muy similar al del procedimiento manual. Sin embargo, loimportante para la vinculación automática es que debe escribir texto para cada forma. Es muy posible que ya haya realizado este paso.

Nota. Para que funcione la vinculación automática, la ortografía de la forma debe ser igual a la ortografíade los datos. El nombre de cada forma de servidor debe coincidir con el nombre correspondiente en losdatos. De este modo, es posible realizar la vinculación automática en el paso 3, dado que proporciona acada par de fila y forma un identificador compartido.



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Conectarse a un origen de datos

El segundo paso consiste en conectarse al origen de datos. Para comenzar, haga clic en Vincular datos a

las formas en el menú Datos. De este modo, iniciará el asistente Selector de datos, que es el mismo

asistente que usa cuando vincula manualmente los datos con los diagramas.

Seleccionar columnas de conjuntos grandes de datos

Cuando usa el método de vinculación automática, posiblemente esté trabajando con muchos más datos de

los que suele emplear cuando usa el método manual. Por lo tanto, es posible que necesite agregar elementosadicionales en el asistente Selector de datos. Por ejemplo, puede elegir qué columnas aparecerán en laventana Datos externos. Esto es muy útil dado que, a veces, existen muchas columnas en el origen de datos y es posible que no las necesite todas en su diagrama.



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Procedimientos para vincular automáticamente

Cuando haya terminado de conectarse al origen de datos, aparecerá la ventana Datos externos en la parteinferior. En lugar de arrastrar cada fila hacia una forma de una en una, basta con hacer clic en Vincular

automáticamente en el menú Datos.

Funcionamiento de la vinculación automática

A continuación, indique a Visio cómo vincular cada fila con una forma. En el Asistente para vincularautomáticamente, elija una columna de datos a la izquierda y después Texto de forma a la derecha.



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En este ejemplo, si los datos en la columna Nombre de red coinciden con los datos en Texto de forma (esdecir, el texto que ha escrito para la forma), Visio vinculará dicha fila con la forma. Además, continuarávinculando automáticamente cada fila siempre que Nombre de red y Texto de forma coincidan.

Resultado

Las filas están vinculadas a las formas, y de un solo paso. Tal como ocurre con el procedimiento devinculación manual, se conecta un gráfico de datos inicial a cada forma, aparecen los iconos de vínculo en laventana Datos externos y así sucesivamente

Si usó versión anterior



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En una versión anterior de Visio, ¿escribía los datos en la ventana Propiedades personalizadas? Ya no tieneque hacerlo. Puede vincular el diagrama a un origen de datos de tal modo que Visio pueda escribir los datosautomáticamente. Para ello, debe hacer algo diferente en el Asistente para vincular automáticamente. En laparte izquierda, elija una columna de datos del origen de datos. En la parte derecha, para Campo de forma,seleccione un campo en el cual ya haya escrito datos anteriormente. Esto le permite hacer coincidir unacolumna en el origen de datos con el campo de forma equivalente. Ahora Visio sabrá con qué forma vincularcada fila.

Actualización automática

A continuación, se menciona otra forma de realizar este proceso de forma automática: use Actualizaciónautomática para asegurarse de que los datos del diagrama están actualizados. En el menú Datos, haga clicen Actualizar datos y después en Configurar. Active la casilla Actualizar cada y después escriba unnúmero para establecer el intervalo de tiempo entre cada actualización. Puede usar Actualización

automática incluso si ha vinculado los datos manualmente.

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