INFORME CONSULTORÍA

EFECTIVIDAD ORGANIZACIONAL

DANTE AGUIRRE Bravo. Santiago 18 de marzo de 2010

No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y, a continuación, abra el archivo de nuevo. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuevo.

INDICE

1. Descripción proceso consultoría

2. Mapa Estratégico Vial Consultores

3. Resultados DISC

4. Propuesta Estructura

5. Consenso Procesos Críticos

6. Implementación Acciones Estratégicas

7.

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO CONSULTORÍA

El proyecto de consultoría tuvo como objetivo central diseñar un plan para mejorar la efectividad organizacional de Vial Consultores, el cuál fue abordado desde las siguientes dimensiones y acciones:

❏ Diagnóstico de competencias organizacionales, para determinar brechas en relación al modelo ideal o estratégico.

❏ Reflexión participativa sobre estado actual y cómo logramos la estrategia en esta nueva estructura.

❏ Desarrollo planes de acción, organizacionales e individuales, para el cumplimiento de la estrategia o estado ideal.

❏ Propuesta modelo de gestión para implementación y seguimiento de plan estratégico.

El proceso de trabajo realizado fue el siguiente:

Las definiciones centrales se llevaron a cabo con el Socio Director, Juan Enrique Schiesewitz las cuales fueron compartidas y complementadas con todo el equipo en reuniones individuales. Finalmente se dio un cierre al proyecto, en esta etapa de diseño, en una reunión con todas las personas de Vial Consultores presentes a la fecha. Cabe destacar la importante participación del equipo, su compromiso con la organización, su entusiasmo y disposición en las diferentes etapas del proyecto.

FUNDAMENTACIÓN DE LA MISIÓN DE VIAL CONSULTORES

Vial & Consultores Asociados, cimenta cualquier tipo de intervención en la participación activa de todos los stakeholders involucrados en una determinada área de influencia, desde una perspectiva de desarrollo y sustentabilidad a largo plazo, creando, ampliando y/o fortaleciendo redes sociales productivas que den fundamento a la acción. El respeto a los Derechos Fundamentales de las personas y las comunidades, nos orienta en el desarrollo de relaciones transparentes, sinceras, honestas horizontales, con la contribución efectiva y necesaria de todos los grupos y personas de interés en cualquier tipo de iniciativa que se implemente. En este sentido, fortalecer el empoderamiento de las comunidades de acuerdo a sus propias definiciones de desarrollo, promoviendo su participación activa e informada en las iniciativas que contribuyen a este fin y al ejercicio de sus derechos, es un valor fundamental de nuestra intervención. Del mismo modo, buscamos fortalecer la Responsabilidad Social de las empresas clientes, visibilizando la importancia de mantener un comportamiento claro y transparente con las comunidades; éticamente responsable y de respeto por el medio ambiente y las culturas preexistentes en las áreas de influencia. En este marco, un valor fundamental de nuestra intervención es buscar establecer las condiciones éticas necesarias en las que los distintos grupos de interés de un negocio (compañía–comunidad-estado) puedan establecer un diálogo de respeto y reconocimiento mutuo como agentes de desarrollo para una localidad. Esto, en la construcción a largo plazo de una relación equitativa, basada en la confianza, colaboración y mutua generación de valor.

Finalmente, nuestra intervención se sustenta en el análisis crítico y la

reflexión permanente sobre los procesos en los que cotidianamente

participamos.

De esta manera, buscamos mantener un comportamiento ético

concordante con nuestros principios corporativos y un estado de alerta

permanente respecto de las condiciones en las cuales desarrollamos

nuestras intervenciones, teniendo siempre en valor la pertinencia de

nuestras acciones, su flexibilidad y adaptabilidad y el perfeccionamiento

constante.

Desde esta declaración se plantea la misión:

“Facilitar procesos de Comunicación y de Responsabilidad Social

sustentables en el tiempo que promuevan relaciones más

equitativas entre las comunidades, las compañías y otras

instituciones interesadas, a través de la construcción y la

promoción de espacios de corresponsabilidad y codiseño de

estrategias de mutuo desarrollo”.

La cual es llevada a términos operativos para la ejecución del mapa

estratégico de la siguiente manera:

“Contribuir a la simetría en la relación Capital - Comunidad,

creando valor y sostenibilidad a todos los grupos de interés

relacionados”

MAPA ESTRATÉGICO

OBJETIVOS DE PROCESOS VIAL CONSULTORES Los procesos respaldan el fortalecimiento de las ventajas estratégicas de Vial Consultores, el trabajo en terreno, las relaciones horizontales, la instalación de capacidades y el desarrollo de productos acordes a la realidad de cada comunidad. Los objetivos de procesos financieros buscan profundizar las relaciones comerciales con los clientes, identificando nuevas oportunidades de negocio y fomento de la RSE desde la experiencia en terreno y conocimiento de la comunidad. Como asimismo la búsqueda de nuevos potenciales clientes. A su vez estos objetivos abren la posibilidad de diversificar las fuentes de financiamiento, explorando alternativas directas de recursos en las comunidades, a través de fondos concursables, postulación a proyectos, etc. Disminuyendo la sobre dependencia de las Empresas Clientes para el equilibrio financiero de Vial Consultores. OBJETIVOS DE PERSONAS Y ORGANIZACION VIAL CONSULTORES Una vez definidos los procesos internos claves Vial Consultores responde a la pregunta: para que dichos procesos sean gestionados con excelencia, ¿cuáles son los requerimientos necesarios en término de capital humano, cultura organizacional y tecnologías de gestión que debemos implementar? El enfoque adoptado de efectividad organizacional se centra en el desarrollo de las personas y el equipo.

OBJETIVOS DE VIAL CONSULTORES El objetivo de Vial Consultores es el núcleo de su Misión es Contribuir a la simetría en la relación capital comunidad, creando valor y sostenibilidad a todos los grupos de interés fortaleciendo e instalando capacidades en los actores involucrados, para generar redes sociales productivas orientadas al desarrollo sustentable en el largo plazo. Esta se logra a través de la comunidad y las empresas clientes, instaurando espacios de interacción, participación activa y visiones comunes de desarrollo. Creando valor y sostenibilidad en el tiempo. A su vez fomenta prácticas de Responsabilidad Social en las Empresas Clientes, las cuales son uno de las principales fuentes de ingreso para Vial Consultores, sin embargo no constituyen la única vía de ingreso a proyectar hacia el futuro.

RESULTADOS DISC

PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DEL MODELO DISC La investigación sobre el comportamiento sugiere que las personas más efectivas son aquellas que tienen un pleno entendimiento de sí mismos, de sus habilidades y debilidades, y así tienen la posibilidad de desarrollar estrategias que satisfagan las demandas de su entorno. El comportamiento de una persona es una parte necesaria e integral de quiénes son. En otras palabras, mucho de nuestro comportamiento proviene de la "naturaleza" (inherente), y mucho proviene de la "nutrición" (crianza). Es el lenguaje universal de "cómo actuamos", o de nuestro comportamiento humano observable. En este informe lo medido fue cuatro dimensiones de comportamiento normal. Ellas son: ❏ cómo usted responde ante problemas y desafíos ❏ cómo usted influencia a otros hacia su punto de vista ❏ cómo usted responde al ritmo del medio ambiente ❏ cómo usted responde a las reglas y procedimientos

establecidos por otros Clasificar el comportamiento gerencial no es una tarea fácil, mayormente porque hay muchas variables en las que las clasificaciones se pueden basar. Las clasificaciones en este informe son puramente comportamentales. La medición del comportamiento puede ser clasificada de acuerdo a como la persona hará el trabajo. No se le ha dado ninguna consideración a la edad, experiencia, entrenamiento o valores. El gráfico Natural representa el comportamiento natural - el comportamiento que la persona lleva al trabajo. El gráfico Adaptado mide su respuesta al ambiente - el comportamiento que la persona cree necesario para tener éxito en el trabajo. Si el gráfico Adaptado es significativamente diferente del Natural, la persona está bajo presión para cambiar o "camuflar" su comportamiento.

MODELO DISC Se basa en una antigua tradición de categorías de la personalidad que a través del tiempo ha sido estudiada y profundizada. • EMPEDOCLES (490-430 a. c.) “4 raíces”: Tierra, Aire, Fuego y Agua. • HIPPOCRATES (460-370) “4 temperamentos”: Sanguino, Melancólico, Colérico y Flemático. • CARL GUSTAV JUNG (1921) “4 tipos”: Sensitivo, Intuitivo, Sentimental y Racional. • WILLIAM MOURTON MARSTON (Las emociones de la gente corriente, 1926) “4 cuadrantes” Dominio, Influencia, Estabilidad y Cumplimiento De esta última se toma el concepto DISC que a partir de un instrumento psicolaboral, aplicado al equipo entrega resultados individuales y grupales que ayudan a comprender la dinámica de trabajo al interior de Vial Consultores.

RESULTADOS DISC Vial Consultores

El informe DISC se entrego individualmente a cada persona participante, en una reunión de retroalimentación que buscaba explicar la utilidad del instrumento y poder dar lineamientos para acciones individuales de mejora. En la reunión final se revisaron los resultados de todos, generando una conversación sobre las ubicaciones del Natural (circulo) y Adaptado (estrella) de cada uno, descubriendo las tensiones y los efectos de estas en el equipo. El contar con este espacio, es en sí el comienzo de la intervención en el equipo en busca del alto desempeño, aportando al conocimiento del otro y de si mismo. En la figura están ubicados los resultados Natural y Adaptado de cada una de las personas que participaron en el DISC, con sus iniciales. Podemos ver que en las personas participantes se da como fortaleza el perfil deseado para la consultora, lo que se explica fácilmente al entender el negocio de Vial Consultores. Sin embargo se evidencia la tensión originada en un par de personas por la distancia entre su Natural y Adaptado, lo que lleva a asumir compromisos de acción individuales. Finalmente, este informe entrega claridades en cuanto a los perfiles de las personas que se encarguen de los nuevos roles propuestos para la consultora, donde principalmente se desea pasar de un estado actual de grupo de trabajo al de un Equipo de Trabajo de Alto Desempeño.

PROPUESTA ESTRUCTURA Enfoque de modelo integral de cambio Para construir la propuesta de estructura se adopto el concepto de Modelo Integral para el logro de la estrategia de la organización y que a su vez estuviese alineado con la Planificación Estratégica. ❏ Estrategia de la organización (solo una)

o Planificar: políticas y directrices. Foco en el cliente.

o Hacer, verificar y retroalimentar ❏ Personas

o Participación, gestión por competencias, liderazgo, comunicación, ambiente físico y cultural. Productividad.

❏ Procesos o Fluidez y agregar valor al cliente o Evitar “cuellos de botella” y acciones en

“tierra de nadie” ❏ Estructura

o Estructura organizacional e infraestructura ❏ Tecnología

o Principalmente herramientas de comunicación

En función de este enfoque, más el benchmark de otras empresas de consultoría se propone la estructura

PROPUESTA ESTRUCTURA VIAL CONSULTORES

La propuesta de estructura se desarrolla buscando cubrir las funciones criticas de la organización, a partir de los recursos existentes y el capital desarrollado por Vial Consultores. Asimismo centra el trabajo en el cumplimiento de la Misión y Estrategia de la organización.

Las funciones críticas son:

❏ Relación con los clientes, consultoría a cargo del equipo de CONSULTORES

❏ Soporte para el desarrollo de la consultoría a cargo de la COORDINACIÓN de CONSULTORIA

❏ Administración y gestión general de la empresa a cargo de la COORDINACIÓN GENERAL

❏ Control de calidad de procesos, desarrollo metodológico, estándares de operación GESTION CALIDAD DE PROCESOS

❏ Desarrollo de productos, estudios de mercado, estrategias de comunicación a cargo de COORDINACIÓN PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO

❏ Definición de la Estrategia y Gestión Comercial a cargo del DIRECTORIO

DESCRIPCION DE FUNCIONES PRINCIPALES Directorio Principales funciones:

❏ Direccionar y accionar el mapa corporativo

❏ Definir actuales y nuevos mercados y/o clientes

❏ Generar nuevos contratos o negocios, de acuerdo a capacidad instalada, actual y deseada.

❏ Realizar la negociación comercial, con los clientes.

Coordinación General Principales Funciones

❏ Coordinar el comité de apoyo a consultores.

❏ Dirigir el que hacer de V&C en pos de su desarrollo.

❏ Apoyar el trabajo estratégico de los consultores

❏ Apoyar la relación con los clientes

Consultor Estratégico Principales Funciones

❏ Coordinar equipo de consultores para su cliente en particular

❏ Velar por cumplimiento de la MISIÓN en terreno de V&C

❏ Cara visible en terreno de la empresa

❏ Búsqueda de nuevas oportunidades de negocio y desarrollo con el cliente

❏ Responsable de cumplimiento del contrato

❏ Responsable de facturación y rendición

❏ Responsable de informes y gestión de información de consultoría

Consultor Asesoría Complementaria Principales Funciones

❏ Es parte de los equipos de consultoría para clientes

❏ Velar por cumplimiento de la MISIÓN en terreno de V&C

❏ Diseño y gestión de talleres y mesas de trabajo (Manuales)

❏ Apoyo de informes y documentos de asesorías complementarias.

❏ Responsable de informes y gestión de información de consultoría.

❏ Sistematización de info de V&C

❏ Diseño y ejecución de programas de capacitación.

Comité Soporte y Apoyo a Consultores Funciones transversales: ❏ Apoyo en gestión de equipos de consultores

❏ Apoyo en relación estratégica con clientes

Coordinación Desarrollo & Planificación Principales funciones ❏ Aprobación de costeo y precio de propuestas

❏ Desarrollo de estrategias de marketing y comunicaciones de V&C

❏ Desarrollar nuevos “productos” o líneas de negocio

❏ Investigar las nuevas tendencias del mercado RSC

❏ Apoyo en la generación de estándares de calidad y control de cumplimiento

❏ Apoyo en la gestión de calidad y mejoramiento continuo

Coordinación de Gestión de Calidad, Estudios y Procesos Principales funciones

❏ Aprobación metodológica de propuestas

❏ Dirección de estudios de V&C

❏ Aprobación metodológica de propuestas

❏ Gestión de manuales y guías metodológicas

❏ Desarrollo metodológico de servicios y productos de V&C

❏ Acompañamiento en terreno de consultores

❏ Desarrollo de gestión de calidad y mejoramiento continuo

❏ Apoyo en diseño y ejecución de asesorías complementarias

Coordinación de Consultoría Principales funciones

❏ Coordinación reuniones de equipo y estatus clientes.

❏ Control de gestión de consultores

❏ Desarrollo metodológico de servicios y productos de V&C

❏ Acompañamiento en terreno de consultores

❏ Apoyo gestión de calidad y mejoramiento continuo

❏ Apoyo en diseño y ejecución de asesorías complementarias.

❏ Responsable de integrar información y informes de consultoría

CONSENSO PROCESOS CRÍTICOS Finalmente, a partir de una lista de acciones pertinentes al proceso de cambio identificadas en las diferentes conversaciones con el equipo, de manera individual y grupal, son presentadas y luego se priorizan aquellas acciones que son críticas para la implementación estratégica de este proceso de cambio. Se señala al equipo, que esta priorización es un input para la toma de decisiones del Directorio, de manera de ajustar la expectativas frente a las prioridades. Las siguientes son aquellas acciones que fueron definidas en consenso como criticas para la efectividad de la organización, se presentan en orden de prioridad por su cantidad de menciones. ❏ Implementación Estructura Organizacional (roles y funciones) (6) ❏ Estructura de remuneraciones orientada a resultados y carga de trabajo (conocida por todos) (4) ❏ Sistematizar los modelos de trabajo Vial Consultores (3) ❏ Implementación de este proceso de gestión de cambio en general (3) ❏ Gestión del conocimiento, rescatar el conocimiento y valorizarlo (3) ❏ Implementar el soporte organizacional para los consultores en terreno (administrativo) (2) ❏ Definición de una estrategia de precios Vial (2) ❏ Claridad en los procedimientos y coordinación de las consultorías (2) ❏ Aprovechar las tecnologías de la información como soporte de la gestión (2) ❏ Infraestructura básica (oficina), mención especial por destacarse como un acto declarativo y simbólico del proceso

de cambio. ❏ Elaboración del Presupuesto General Vial Consultores. Agregado por Juan Enrique Schiesewitz por su importancia

para la gestión. Las restantes acciones identificadas, pero no priorizadas, están en la presentación final. A continuación se presenta una propuesta de implementación de las acciones estratégicas. El orden que se establece busca generar sub-equipos que se auto-organicen y se adapten durante ciclos cortos de desarrollo, aprovechando el aprendizaje en equipo para alcanzar los objetivos de cada etapa. Es importante construir espacios para destacar hitos relevantes y simbólicos en el proceso de gestión de cambio, para fortalecer la motivación por el desafío y compromiso con la organización.

IMPLEMENTACIÓN ACCIONES ESTRATÉGICAS

❏ Presupuesto General: Contar con la Estimación financiera, de los egresos e ingresos necesarios para cumplir con

las metas y permitir el control financiero. Elaborar por centro de costo y proyecto. Es responsabilidad de la

Coordinación General su elaboración y el Directorio la aprobación.

❏ Implementación de Estructura Organizacional: Definición de roles y funciones para cada persona de la

organización, estableciendo áreas de responsabilidad y desempeño. Responsabilidad de la Coordinación General.

❏ Sistematizar los modelos de trabajo: Desarrollar el modelo de intervención de Vial Consultores, definiendo

estándares de calidad y de proceso. Responsabilidad de Coordinación de Planificación y Desarrollo.

❏ Soporte para los consultores en terreno: Generar los procedimientos y recursos necesarios para la ejecución

eficiente y de calidad de los proyectos por parte de los consultores. Responsabilidad de la Coordinación de

Consultoría.

❏ Infraestructura: Proveer y mantener a la organización de un espacio físico para la organización. Responsabilidad

en primera instancia del Directorio, la gestión y mantención posterior si bien es de todo el equipo, recae

principalmente en la Coordinación General.

PresupuestoGeneral

EstrategiaComunicacional

Gestióndelconocimiento

Comunicacionesinternas

ImplementaciónEstructura

Organizacional

Sistematizarlosmodelosdetrabajo

Diseñoestrategiadeprecios

Procedimientosycoordinación

Soporteconsultores

Tecnologíasdeinformación

Gestióndecambio(PlanEstratégico)Estructurade

Compensaciones

Infraestructura(oEicina)

❏ Gestión de cambio: implementar el proceso de efectividad organizacional, principalmente accionar la

Planificación Estratégica de Vial Consultores. Responsabilidad de la Coordinación General como controlador de

la Gestión y de las Coordinaciones como ejecutores.

❏ Tecnología de información: eficientar procesos a través de la utilización de sistemas de comunicación e

información, Responsabilidad de Coordinación de Consultorías.

❏ Diseño estrategia de precios: Desarrollo de la estructura de precios relacionando factores internos (costo,

estrategia del producto) y factores externos (mercado y demanda). Responsabilidad de Coordinación de

Desarrollo y Coordinación General.

❏ Gestión del conocimiento: Transferir el conocimiento y la experiencia existente, de modo que pueda ser utilizado

como un recurso disponible para otros fortaleciendo el aprendizaje organizacional. Responsabilidad de la

Coordinación de Desarrollo apoyado por la Coordinación de Consultoría.

❏ Estructura de Compensaciones: Lograr un adecuado sistema de compensaciones para generar beneficios a la

organización como atraer personas calificadas, retener a los mejores, garantizar equidad y alentar el desempeño

sobresaliente. Responsabilidad de Coordinación General y Directorio.

❏ Procedimientos y coordinación: Implementar un sistema de control de gestión para garantizar calidad de procesos

y resultados esperados. Responsabilidad de cada Coordinación y se centraliza en la Coordinación General.

❏ Estrategia Comunicacional: La estrategia de comunicación consiste en definir con claridad quiénes somos y qué

ofrecemos. Nada más. Y nada menos. Logrando implementar el enfoque de comunicación espejo entre lo externo

y lo interno.

CONSIDERACIONES

Este proceso de Efectividad Organizacional ha sido bien recibido por el equipo, sin embargo es necesario considerar aprehensiones frente al cumplimiento de los compromisos adoptados en experiencias anteriores, que se percibe que no se cumplieron. Esto se transforma en una oportunidad para generar el cambio, en la medida que se cumplan los compromisos asumidos por parte de la Dirección la adhesión al cambio será mayor, para esto es necesario comunicar los avances de este proceso e incorporar al equipo en su implementación. Se recomienda generar instancias periódicas de evaluación del proceso, bimestrales en lo posible, en la que participen todos los integrantes del equipo. El objetivo es lograr compromiso con el cambio y detectar obstáculos en la implementación. Recomendamos realizar los cambios, de manera progresiva y secuencial dada la estructura organizacional pequeña y la incorporación o desarrollo de competencias organizacionales necesarias para la implementación estratégica. Para esto es fundamental que realicen un proceso de Planificación Estratégica, que busque orientar el foco y fortalecer el alineamiento en la acción de Vial Consultores.

Finalmente, la Efectividad Organizacional en Vial Consultores se logrará en la medida que

esté pase por el desarrollo de las personas, logrando su compromiso y motivación con el

proyecto. Para esto la comunicación directa y oportuna cumple un rol fundamental.