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UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003

VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL INSTITUCIONAL

OFICINA PRODUCTORA: Vicerrectoría Administrativa y Financieros 2

OFICINA PRODUCTORA: División de Asuntos Financieros 3 OFICINA PRODUCTORA: Sección Almacén 17

OFICINA PRODUCTORA: División de Contratación 19

OFICINA PRODUCTORA: División de Bienestar Universitario 27 OFICINA PRODUCTORA: División de Apoyo Logístico 29

OFICINA PRODUCTORA: División de Apoyo Logístico (Campus Lorica) 30 OFICINA PRODUCTORA: División de Apoyo Logístico (Campus Berastegui) 31

OFICINA PRODUCTORA: División de Talento Humano 33

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003

VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011

PÁGINA 2 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL


OFICINA PRODUCTORA: Vicerrectoría Administrativa y Financieros CÓDIGO DE OFICINA: 500

Código Dependencia

No. Serie

Series y sus correspondientes tipos documental

Retención Documental

Disposición Final PROCEDIMIENTO

A.G. A.C. C S E

500-1 INFORME GENERAL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA 2 10 X Se conservan por ser documentos históricos.

500-2 PRESUPUESTO ANUAL DE LA VIGENCIA 3 5 X Se conservan por ser documentos históricos

500-4 DISEÑOS

500-4-1 AFICHES 3 10 X Se selecciona el10% del total de la serie de cada transferencia

500-4-2 LOGOTIPOS 3 10 X Se selecciona el10% del total de la serie de

cada transferencia

500-4-3 FORMATOS 3 10 X Se selecciona el10% del total de la serie de

cada transferencia

500-4-4 CARNETS 3 10 X Se selecciona el10% del total de la serie de cada transferencia

500-4-5 CERTIFICADOS 3 10 X Se selecciona el10% del total de la serie de

cada transferencia

ABREVIATURAS

C: Conservación E: Eliminación S: Selección

A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Fecha de Actualización

de la TRD

30/08/2011


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011



OFICINA PRODUCTORA: División de Asuntos Financieros CÓDIGO DE OFICINA: 500-10

Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

500-10-1 INFORMES

500-10-1-1 INFORMES FINANCIEROS MINISTERIO DE HACIENDA Y

CREDITO

5 5 X Los informes se conservan por

ser documentos históricos

500-10-1-2 INFORMES FINANCIEROS CONTRALORIA GENERAL DE LA

REPUBLICA

5 5 X Los informes se conservan por


500-10-1-3 INFORMES FINANCIEROS CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

5 5 X Los informes se conservan por ser documentos históricos

500-10-1-4 INFORMES INTERNOS 5 5 X Los informes se conservan por


500-10-2 ORDENES DE PAGO

ORDENES DE SERVICIOS (SIAC)

Solicitud de servicios

Recibido a satisfacción Solicitud adquisición de bienes y servicios

CDP RUT

Cotización elegida Factura o cuenta de cobro (original y copia, la copia será

utilizada por la oficina de contabilidad, no se archivara)

6 30 X Se selecciona una muestra representativa

del 10 % del total de cada transferencia.

ABREVIATURAS




de la TRD

30/08/2011


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011




Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

Seguridad social Orden de pedido

Solicitud Cotización elegida

CDP

RUT Cámara de Comercio

Recibido a satisfacción Entrada a almacén

Factura, (original y copia, la copia será utilizada por la oficina

de contabilidad, no se archivara) Seguridad social

VIÁTICOS(PRYTES)

Solicitud Invitación o plegables

Cotización de tiquetes aéreos o terrestres Factura

Cumplido o legalización respectiva

ABREVIATURAS




de la TRD

30/08/2011


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011




Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

Póliza Aprobación de garantías

RUT Copia contrato

Cámara de Comercio si haya lugar

Timbre Publicación

Cuenta de cobro Pago seguridad social (falto la copia del contrato)

CONTRATOS DE OBRA PUBLICA (ACTAS

PARCIALES DE OBRA )

Acta parcial de recibo de obra Factura (original y copia, la copia será utilizada para la oficina

de contabilidad, no se archivara) RUT

CDP Cámara de Comercio si haya lugar

Copia contrato

ABREVIATURAS




de la TRD

30/08/2011


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011




Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

Seguridad social actualizada CONTRATOS DE OBRA (ACTA FINAL)

Cámara de Comercio si haya lugar

RUT Factura

Acta final de liquidación del contrato

Póliza de estabilidad Aprobación póliza de estabilidad

Seguridad social actualizada CONTRATOS DE COMPRA O SUMINISTRO

Póliza

Aprobación de garantías

RUT Cámara de Comercio

Timbre Publicación

Factura (original y copia, la copia la utilizara la oficina de contabilidad, no se archivara)

ABREVIATURAS




de la TRD

30/08/2011


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011




Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

Entrada a almacén Seguridad social actualizada

CDP Contrato

Recibido a satisfacción del interventor

PAGOS PERIODICOS DE CONTRATOS DE

COMPRA O SUMINISTRO Factura (original y copia, la copia será utilizada para la

oficina de contabilidad, no se archivara) Entrada a almacén

RUT

Seguridad social actualizada Recibido a satisfacción del interventor (similar al acta parcial)

CDP Cámara De comercio

Copia contrato

ABREVIATURAS




de la TRD

20/12/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011




Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

CONTRATOS U ORDENES CONTRACTUALES DE

COMPRA Aprobación de garantías

Póliza Publicación

Factura (original y copia)

Entrada a almacén Seguridad social actualizada

Recibido a satisfacción del interventor RUT

Cámara De comercio

Contrato CDP

ORDENES DE COMPRA (SIAC)

Orden de pedido Solicitud

Cotización elegida CDP

RUT

Cámara de Comercio

ABREVIATURAS




de la TRD

20/12/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011




Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

Recibido a satisfacción Entrada a almacén

Factura, (original y copia, la copia será utilizada por la oficina de contabilidad, no se archivara)

Seguridad social

VIÁTICOS (PRYTES)

Solicitud Invitación o plegables

Cotización de tiquetes aéreos o terrestres Factura

Cumplido o legalización respectiva

CONTRATOS DE OBRA PUBLICA (ANTICIPO)

Póliza Aprobación de garantías

RUT Copia contrato

ABREVIATURAS




de la TRD

20/12/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011




Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

ORDENES CONTRACTUALES DE

INTERVENTORIA Póliza

Aprobación de garantías Publicación

Factura (original y copia, la copia será utilizada para la

oficina de contabilidad, no se archivara) Acta de interventoría

Orden contractual CDP

RUT

Copia orden contractual Seguridad social actualizada

CONTRATOS DE MANTENIMIENTO

(PREVENTIVO Y CORRECTIVO ) Póliza

Timbre Aprobación de garantías

Publicación

ABREVIATURAS




de la TRD

20/12/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011




Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

Factura (original y copia) Actas de mantenimiento

Contrato Seguridad social

Oficio para descarga de rubros y saldos

CDP Recibido a satisfacción

PAGOS PARCIALES DE CONTRATOS DE

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

Factura

Acta de mantenimiento Oficio de saldos

Informe de los rubros por donde se van a pagar CDP

Recibido a satisfacción Seguridad social actualizada

ABREVIATURAS




de la TRD

20/12/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011




Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

CUENTAS DE FORMACIÓN AVANZADA (HORAS

CATEDRAS) RUT

CDP Solicitud de servicio

Recibo a satisfacción

Cuentas de cobro Seguridad social actualizada

CDP NOMINAS (CONVENIOS)

CDP

Nomina Completa (incluyendo cuadro seguridad social)

Certificaciones Contratos o convenios

NOMINAS BECARIOS

Nomina Certificaciones

Contratos o convenios CDP

ABREVIATURAS




de la TRD

20/12/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011




Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

NOMINAS DE HONORARIOS

Nomina CDP

Certificaciones Resolución

SERVICIOS PUBLICOS

CDP

Solicitud de bienes o servicios Facturas

FONDO DE SALUD

Factura Liquidación firmada

SEGUROS

Solicitud de bienes o servicios Factura o póliza original (el original lo custodia la Oficina de

Planeación)

Cotización Póliza CDP

ABREVIATURAS




de la TRD

20/12/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011




Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

CESANTIAS PARCIALES

Resolución Oficio

CDP Liquidación

Certificado de tradición y libertad

Promesa de compraventa o presupuesto obra Solicitud

AUXILIOS FUNERARIOS

Resolución CDP

Solicitud

Factura de la funeraria Certificado de defunción

Cédula del finado PAGOS DE APORTES EN SALUD, PENSION Y

ARP (EMPLEADOS , MONITORES, BECARIOS)

Machote

ABREVIATURAS




de la TRD

20/12/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011




Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

CDP Autoliquidación

CAJA MENOR (CONSTITUCIÓN)

Solicitud de bienes y servicios CDP

Resolución

CAJA MENOR (LEGALIZACIÓN)

Solicitud de bienes y servicios Resolución

CDP Comprobantes de caja menor

Facturas

Libro PAGOS AL ICBF

Solicitud

Obligación CONTRATOS DE ARRENDAMIENTOS

Factura o cuenta de cobro

Recibido a satisfacción Contrato

ABREVIATURAS




de la TRD

20/12/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011




Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

NOMINA DE CONSEJEROS

Solicitud de Bienes o servicios Nomina

CDP COMISIONES DE ESTUDIOS

Contrato

Póliza

Aprobación Cotización

Factura Acuerdo

Resolución

500-10-3 COPIA DE SEGURIDAD DEL SISTEMA

FINANCIERO

1 5 X Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS



Fecha de Actualización de la TRD

20/12/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011



OFICINA PRODUCTORA: Sección Almacén CÓDIGO: 500-10-40

Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

500-10-40-1 INVENTARIO GENERAL INSTITUCIONAL 2 5 X

500-10-40-1-1 INVENTARIO DE BIENES ANUAL Se conservan por ser documentos

históricos

500-10-40-1-2 INVENTARIO ANUAL DE EQUIPOAS DE OFICINA 5 10 X Se conservan por ser documentos

históricos

500-10-40-1-3 INVENTARIO DE EQUIPOS DE LABORATORIO 5 10 X Se conservan por ser documentos históricos

500-10-40-1-4 INVENTARIO DE LIBROS DE BIBLIOTECA 5 10 X Se conservan por ser documentos

históricos

500-10-40-1-5 INVENTARIO DE ARMAMENTOS 5 10 X Se conservan por ser documentos

históricos

500-10-40-1-6 INVENTARIO EQUIPOS DEVOLUTIVOS FONDO DE SALUD


500-10-40-2 COMPROBANTES

500-10-40-2-1 COMPROBANTES DE INGRESO DE ALMACEN 2 5 X Se conservan por ser documentos

históricos

500-10-40-2-2 COMPROBANTES DE EGRESO DE ALMACEN 2 5 X Se conservan por ser documentos históricos

500-10-40-3-1 ACTAS DE INVENTARIO

ABREVIATURAS




de la TRD

20/12/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011



OFICINA PRODUCTORA: Sección Almacén CÓDIGO: 500-10-40

Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

500-10-40-3-2 ACTA DE ENTREGA DE INVENTARIO 3 5 X Se conservan por ser documentos históricos

500-10-40-3-3 ACTA BAJA DE BIENES 2 5 X Se conservan por ser documentos

históricos

500-10-40-3-4 ACTA COMITÉ DE COMPRAS 2 5 X Se conservan por ser documentos

históricos

500-10-40-3 INFORME MENSUAL DE ASEGURAMIENTO 2 5 X Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS




1/11/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011



OFICINA PRODUCTORA: División de Contratación CÓDIGO: 500-20

Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

500-20-1 CONTRATOS

500-20-1-1 CONTRATO DE OBRA PÚBLICA

Análisis de necesidad y oportunidad Solicitud de bienes y servicios

Términos de referencia Invitaciones a cotizar

Acta Apertura de Propuestas

Acta Cierre de Propuestas Propuestas (mín. 3) si superan los 2.5 S.M.L.V..

Registro en el CISE del contratista Precio indicativo - CISE

Recibo de Consignación BDME RUB

RUT

Certificado de Existencia-Cámara de Ccio Identificación Tributaria DIAN

Fotocopia Identificación Representante Legal Declaración Juramentada – Deudor Moroso

Acta Calificación

Acta de Junta de Contratación Contrato

Pólizas

3 20 X Se selecciona una muestra representativa del

10% del total de la serie de cada transferencia

ABREVIATURAS




de la TRD

20/12/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011




Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

Timbre Publicación en el Diario Oficial

Aprobación de Pólizas Acta Final o recibido a satisfacción

Seguridad Social Integral

Aportes Parafiscales Contrato

Informe de interventoría

500-20-1-2 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES-PERSONA JURÍDICA

Hoja de Vida Solicitud de bienes y servicios

Fotocopia de la C.C. Análisis de necesidad y oportunidad Términos de referencia

Invitaciones a cotizar

Propuestas (mín. 3) si superan los 2.5 S.M.L.V.. Acta de Junta de Contratación

Solicitud para elaboración de contrato CISE (precio indicativo)

Contaduría General de la Nación

Contrato

3 20 X Se selecciona una muestra representativa del 10% del total de la serie de cada

transferencia

ABREVIATURAS




de la TRD

20/12/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011




Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

Legalización : Pólizas Aprobación de Pólizas


Aprobación de Pólizas

Acta Final o recibido a satisfacción Seguridad Social Integral



500-20-1-3 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES-PERSONA NATURAL


Términos de referencia

Invitaciones a cotizar Propuestas (mín 3) si superan los 2.5 S.M.L.V.

Acta de Junta de Contratación Solicitud para elaboración de contrato

CISE (precio indicativo)

Contaduría General de la Nación Contrato


transferencia

ABREVIATURAS




de la TRD

20/12/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011




Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E







500-20-1-4 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO Hoja de Vida

Solicitud de bienes y servicios Fotocopia de la C.C.

Certificado de tradición y libertad

Inventario del inmueble Contrato

Legalización firmas Informe de interventoría


transferencia

500-20-1-5

CONTRATOS DE COMPRAVENTA




ABREVIATURAS




de la TRD

20/12/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011




Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E


Propuestas (mín. 3) si superan los 2.5 S.M.L.V. Acta de Junta de Contratación

Solicitud para elaboración de contrato

CISE (precio indicativo) Contaduría General de la Nación

Contrato Legalización : Pólizas



Pagos : Factura Pólizas




Seguridad Social Integral

500-20-1-6

CONTRATOS DE SUMINISTRO Análisis de necesidad y oportunidad

3 20 X Se selecciona una muestra representativa del 10% del total de la transferencia

ABREVIATURAS




de la TRD

20/12/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011




Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

Solicitud de bienes y servicios Términos de referencia

Invitaciones a cotizar Propuestas (mín. 3) si superan los 2.5 S.M.L.V.

Acta de Junta de Contratación

Solicitud para elaboración de contrato CISE (precio indicativo)

Contaduría General de la Nación Orden elaboración del contrato

Contrato


Orden de Pago Timbre

Publicación en el Diario Oficial Pagos : Factura

Ingreso de elementos al Almacén


Seguridad Social Integral Aportes Parafiscales

Contrato

Acta de liquidación

ABREVIATURAS




de la TRD

20/12/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011




Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E


500-20-1-7

CONTRATOS DE INTERVENTORIAS



Propuestas (mín. 3) si superan los 2.5 S.M.L.V.

Acta de Junta de Contratación Solicitud para elaboración de contrato

CISE (precio indicativo) Contaduría General de la Nación

Contrato Legalización : Pólizas



Pagos : Factura Pólizas



Aportes Parafiscales



ABREVIATURAS




de la TRD

20/12/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011




Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

Contrato Informe de interventoría

500-20-1-8 CONTRATOS DE CONSULTORÍA 3 20 X Se selecciona una muestra representativa del


500-20-1-9

CONTRATOS UNIDAD DE SALUD 3 20 X Se selecciona una muestra representativa del


500-20-1-10 PLAN DE COMPRAS 3 20 X Se selecciona una muestra representativa del 10% del total de la serie de cada

transferencia

ABREVIATURAS




de la TRD

20/12/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011



OFICINA PRODUCTORA: División de Bienestar Universitario CÓDIGO DE OFICINA: 500-30

Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

500-30-1 AREA DE LA SALUD

500-30-1-1 PROGRAMA DE ATENCIÓN EN SALUD

Original de orden de atención servicios internamente Convenios prestación de servicios

Registro de usuarios del servicio (Software) Registro entrega de medicamentos

5

5

X

Pasa al Archivo Central los convenios UAES y

la original de la orden de atención, se conservan por ser poseer valor legal y

administrativo. Los demás documentos se eliminan después de haber expirado su

vigencia según la Ley

500-30-1-2 HISTORIAS CLINICAS Exámenes médicos de ingreso

Exámenes de odontología Historia clínica

RIPS de atención médica y odontológica

5

5

X

500-30-1-3 PROGRAMA DE PROMOCIÒN DE LA SALUD Y PREVENCIÒN DE LA ENFERMEDAD

Registro de asistencia a eventos

Consentimiento de las pruebas de las pruebas de VIH

500-30-2 AREA DE DESARROLLO HUMANO

Registro mensual de atención

6

5

x

Se conserva porque contiene información

valiosa para la institución

500-30-3

PROGRAMA DE APOYO A LA EXPRESIÓN ARTÍSTICO-CULTURAL Y DEPORTIVA

Hoja de vida de los integrantes de grupos culturales y deportivos

Formato de asistencia a práctica

6

10 x

Se selecciona una muestra del total de la

transferencia

500-30-4 INFORMES DE GESTIÓN POR ÁREAS

500-30-4-1 INFORME DE GESTIÒN DESARROLLO HUMANO

ABREVIATURAS




de la TRD

20/12/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011



OFICINA PRODUCTORA: División de Bienestar Universitario CÓDIGO DE OFICINA: 500-30

Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

Evidencias (fotos, medios digitales, registro beneficiarios, plegables y otros)

6

10

X

Todos los informes se conservan por ser documentos históricos

500-30-4-2 INFORME DE GESTIÒN PROMOCIÒN SOCIAL

Evidencias (fotos, medios digitales, registro

6

10

X

Todos los informes se conservan por ser

documentos históricos

Beneficiarios, plegables y otros)

Informe de interventoría servicio de cafetería

6

10

X

Todos los informes se conservan por ser


500-30-4-3 INFORME DE GESTIÒN DE SALUD Evidencias (fotos, medios digitales, registro

beneficiarios, plegables y otros)

6

10

X


500-30-4-4 INFORME DE GESTIÒN DEPORTES Evidencias (fotos, medios digitales, registro


6

10

X


500-30-4-5 INFORME DE GESTIÓN DE CULTURA Evidencias (fotos, medios digitales, registro


6

10

X


500-30-5 ACTAS

500-30-5-1 ACTA COMITÉ DE BIENESTAR 5 10 X Todas las actas se conservan por ser documentos históricos

500-30-5-2 ACTA SELECCIÓN OPORTUNIDADES LABORALES

5

10

X

Todas las actas se conservan por ser


500-30-5-3 ACTA OTORGAMIENTO CASAS UNIVERSITARIAS

5

10

X

Todas las actas se conservan por ser


500-30-5-4 ACTA EXONERACIÓN DEPORTIVO Y ARTÍSTICO CULTURAL

5

10

X

Todas las actas se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS




de la TRD

30/08/2011


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011



OFICINA PRODUCTORA: División de Apoyo Logístico CÓDIGO DE OFICINA: 500-40

Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

500-40-1 HOJA DE VIDA DE VEHICULOS Documentos legales

Acta de entrega de vehículos Historia de mantenimiento

2 8 X Se conservan por ser documentos históricos (tarjeta de propiedad y factura de compra).

Los demás documentos se eliminan en el A.G.

500-40-2 INFORMES DE MANTENIMIENTO DE PLANTA

FISICA Formato de reporte de novedades y mantenimiento

Aires Acondicionados

Carpintería Plomería

Electricidad

2 3 x Se eliminan por que pierden validez

administrativa, su información se consolida en el plan de mejoramiento

500-40-3 INFORME DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE

REFRIGERACION

Reporte de novedades y mantenimiento

2 3 X Se eliminan por que se pierden validez

administrativa, su información se consolida

en el plan de mejoramiento

500-40-4 INFORMES DE MANTENIMIENTO DE PLANTA

FISICA

Formato de reporte de novedades y mantenimiento

2 3 X Se eliminan por que pierden validez

administrativa, su información se consolida

en el plan de mejoramiento

ABREVIATURAS




22/02/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011



OFICINA PRODUCTORA: División de Apoyo Logístico Campus Lorica CÓDIGO DE OFICINA: 500-40-10

Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

500-40-10-1 ACTAS Comunicaciones

Soportes

2 3 X Las actas conservan por ser documentos históricos

500-40-10-2 INFORMES Comunicaciones

Soportes

2 3 x Los informes e conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS




de la TRD

22/02/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011



OFICINA PRODUCTORA: División de Apoyo Logístico Campus Berastegui CÓDIGO DE OFICINA: 500-40-20

Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

500-40-20-1 PLAN DE ACCIÓN 1 1 x Se eliminan porque carece de valor administrativo

500-40-20-2 INFORMES DE GESTION 1 1 x Se eliminan porque carece de valor

administrativo

500-40-20-3 ACTAS x Todas las actas Se conservan por ser


500-40-20-3-1 ACTA DE BAJA SEMOVIENTES 2 2

500-40-20-3-2 ACTA DE PRECIO 2 1

500-40-20-3-3 ACTA DE VENTA 2 1

500-40-20-4 INVENTARIOS

500-40-20-4-1 INVENTARIO DE SEMOVIENTES 1 1 x Se conservan por ser documentos históricos

500-40-20-4-2 INVENTARIO DE BIENES 1 1 x Se eliminan porque se consolidan en almacén

500-40-20-5 PRODUCCIÓN

500-40-20-5-1 PRODUCCIÓN PROGRAMA DE AVICULTURA

Comunicaciones Informes

2 1 x Se selecciona un 10% de la muestra total de

la serie de cada transferencia

500-40-20-5-2 PRODUCCIÓN PROGRAMA DE PORCICULTURA

Comunicaciones Informes

2 1 x Se selecciona un 10% de la muestra total de

la serie de cada transferencia

ABREVIATURAS




de la TRD

25/10/2011


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011



OFICINA PRODUCTORA: División de Apoyo Logístico Campus Berastegui CÓDIGO DE OFICINA: 500-40-20

Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

500-40-20-5-3 PRODUCCIÓN PROGRAMA DE BOBINOS Comunicaciones

Informes

2 1 x Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia

500-40-20-5-4 PRODUCCIÓN PROGRAMA DE CUNICULTURA Comunicaciones

Informes


500-40-20-5-5 PRODUCCIÓN PROGRAMA DE OVI-CAPRINOS Comunicaciones

Informes


ABREVIATURAS




25/10/2011


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011



OFICINA PRODUCTORA: División de Talento Humano CÓDIGO DE OFICINA: 500-50

Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

500-50-1 HISTORIAS LABORALES DE SERVIDORES PUBLICOS

Lista de chequeo para posesión y organización de historia laboral

Formato único de hoja de vida y declaración

juramentada de bienes y renta ( anexo a la hoja de vida , foto anexa)

Documento de identificación Fotocopia de libreta militar

Pasado judicial

Certificado de antecedentes disciplinarios Certificado de antecedentes fiscales

R.U.T. (registro único tributario) Fotocopia de tarjeta profesional

Fotocopia de registro civil del posesionado Registro de matrimonio y fotocopia de cedula del

conyugue

Registro civil y documento de identidad de los hijos de beneficiarios de subsidio familiar

Certificados de estudio ( actas de grado y diplomas)

4 80 X Se selecciona el 10% del total de cada transferencia

ABREVIATURAS




14/06/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011




Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

Certificados laborales Verificación de datos de estudios y experiencias

Resultado de concurso merito Acreditación de categorías

Acto administrativo de nombramiento (resolución) o

contrato de trabajo Oficio de notificación del nombramiento o contrato de

trabajo Oficio de aceptación del nombramiento de cargo o

contrato de trabajo

Carta donde especifique a que fondo se le van a realizar sus aportes de seguridad social

Carta con número de cuenta bancaria Certificado de amplitud laboral (examen médico de

ingreso ) Información básica de contrato

Actos administrativos que señalen las situaciones

administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos,

inscripción en

ABREVIATURAS




de la TRD

1/11/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011




Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

Carrera administrativa, suspensión de contrato, pago de prestaciones, conceptos jurídicos, liquidaciones por

retiros u otros conceptos. Evaluación del desempeño

Evaluación periodo de prueba

Constancia de inducción laboral Hoja de control de historias laborales

500-50-2 NOMINAS

500-50-2-1 NOMINAS DE PERSONAL ACTIVO

Soportes novedad de nomina Pago de seguridad social

4 80 Se conservan por ser documentos históricos

500-50-2-2 NOMINA PERSONAL PENSIONADO 4 80 Se conservan por ser documentos históricos

500-50-2-3 NOMINA DOCENTES OCACIONALES 4 80 Se conservan por ser documentos históricos

500-50-2-4 NOMINA DOCENTES CATEDRATICOS 4 80 Se conservan por ser documentos históricos

500-50-2-5 NOMINA APRENDIZ UNIVESITARIO 4 80 Se conservan por ser documentos históricos

500-50-2-6 NOMINA APRENDIZ SENA 4 80 Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS




de la TRD

1/11/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011




Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

500-50-2-7 NOMINAS PERSONAL BECARIO O MONITORES 4 80 Se conservan por ser documentos históricos

500-50-2-8 NOMINAS CONVENIOS 4 80 Se conservan por ser documentos históricos

500-50-3 PROGRAMAS

500-50-3-1 DPROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL 3 20 X Se eliminan por carecer de valor administrativo

500-50-3-2 HISTORIA OCUPACIONAL ( ingreso, periódicas, y retiro)

500-50-3-3 REGLAMENTO DE HIGIENE 5 2 X Se eliminan por carecer de valor

administrativo

500-50-3-4 PANORAMA DE RIESGO 2 20 X Se conservan por ser documentos históricos

500-50-4 ACTAS

500-50-4-1 ACTAS DE CONFORMACION DE COMITÉ PARITARIO 2 20 X Se conservan por ser documentos históricos

500-50-4-2 ACTAS DE ENTREGA DE ELEMENTOS DE PROTECCION 2 20 X Se conservan por ser documentos históricos

500-50-4-3 ACTAS DE REUNION DEL COMITÉ PARITARIO 2 20 X Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS




de la TRD

1/11/2012


VERSIÓN: 02

EMISIÓN: 10/10/2011




Código Dependencia

No. Serie




A.G. A.C. C S E

500-50-5 ASUNTOS SINDICALES Permisos sindicales

Acuerdos , actas ,negociaciones sindicales y convenciones colectivas


500-50-6 PLANTA UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA 5 50 X Se conservan por ser documentos históricos

500-50-7 PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL Convocatoria , términos de referencia

Actas Resoluciones

Informe técnico Resultado de pruebas

ABREVIATURAS




1/11/2012

versiÓn: tabla de retenciÓn documental pÁgina

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