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MANUAL DE USUARIO DEFINICIONES COLLEGE

VERSIÓN 13.43

Enero 2021 CollegeERP Ver. 13.43 Definiciones

ÍNDICE

RESEÑA HISTÓRICA CollegeERP ................................................................................................. 1

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 2

DEFINICIONES ........................................................................................................................... 3

FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO ............................................................................................. 4

1. BÁSICOS ....................................................................................................................... 4

1.1. Institución: ................................................................................................................ 4

1.2. Sedes: ........................................................................................................................ 6

1.3. Módulos Sistema: ...................................................................................................... 8

1.4. Procesos del Sistema: ............................................................................................... 10

1.5. Monedas: ................................................................................................................ 12

1.6. Parámetros Generales: ............................................................................................. 13

2. GENERALES................................................................................................................. 18

2.1. País:......................................................................................................................... 18

2.2. Provincia: ................................................................................................................. 19

2.3. Cantón: .................................................................................................................... 21

2.4. Parroquia: ................................................................................................................ 22

2.5. Religiones: ............................................................................................................... 23

2.6. Nacionalidades: ....................................................................................................... 24

2.7. Idiomas: ................................................................................................................... 26

2.8. Especialidades: ........................................................................................................ 27

2.9. Nexos: ..................................................................................................................... 28

2.10. Criterio de Familia: ................................................................................................. 29

2.11. Nivel Educacional: .................................................................................................. 30

2.12. Ocupaciones: ......................................................................................................... 31

2.13. Profesiones: ........................................................................................................... 32

2.14. Áreas: .................................................................................................................... 33

2.15. Informes por Módulo: ............................................................................................ 34

2.16. Feriados: ................................................................................................................ 35


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RESEÑA HISTÓRICA CollegeERP

BROWSE, Ingeniería de Software, es una empresa chilena que desde el año 1988, se dedica a la consultoría, desarrollo e implementación de sistemas de información en el Sector Público y Privado, destacándose en grandes Instituciones, Industrias, Comercio y Administración integral de Colegios Públicos y Privados. En este periodo, BROWSE, ha creado fuertes raíces en los sectores y tomó como iniciativa construir sistemas de administración de colegios, aprovechando la fortaleza de sistemas ERP, y de gestión de personas. Con estos recursos, creó e integró una solución para la administración de colegios, desarrollando en forma completa un sistema de gestión académica, considerando todos los aspectos más importantes del alumno y su relación con el colegio, desde el punto de vista académico, económico y de actividades que los alumnos realizan para recibir una educación de calidad. Por esta razón, su nombre es: CollegeERP, ya que integra la gestión de las personas, las finanzas y los aspectos académicos que deben ser administrados y proporcionados por cualquier Institución de Educación.

El objetivo de BROWSE, es generar una constante búsqueda de la perfección, en el desarrollo de productos de software que respondan a los requerimientos de nuestros usuarios, permitiéndoles hacer uso de todas las capacidades de hardware y software, hoy disponibles.

Como respuesta a este desafío, BROWSE, desde el año 2015, ha puesto a disposición en el mercado a CollegeERP, como una solución que contribuye a mejorar notablemente los niveles de administración, operativos y de gestión, proporcionando herramientas de gran utilidad, para el trabajo diario y el cumplimiento de las obligaciones del sector. En esta materia, se ha integrado a todas las organizaciones del Estado que contribuyen a esta administración, tales como los Organismos Contralores, Tributarios, Bancos, Isapres, AFP, Previred, y muchas otras de gran importancia para la digitalización de éstos. En esta versión, también se han incorporado para la gestión sin papel, diversas funcionalidades, además incorpora, cuadros de mando para los directivos y tomadores de decisiones, información que puede ser utilizada en celulares, tabletas y estaciones de trabajo tradicionales.

BROWSE, continuará en esta dirección, incorporando nuevas tecnologías, nuevas necesidades, integraciones propias de la administración de colegios, integraciones generales del sector, nuevas utilidades y servicios, para hacer más ágil el trabajo de los usuarios y la comunicación con nuestra empresa, BROWSE.


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INTRODUCCIÓN

El Módulo de Definiciones tiene como objetivo ser maestro de todos los otros módulos que conforman a CollegeERP. Permitiendo el ingreso y mantención de los datos de la Institución, que se comparten a los diferentes módulos del sistema, los cambios realizados en estos, serán validados a nivel general.


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DEFINICIONES

Este módulo lo podemos encontrar en la barra superior en DEFINICIONES/ Definiciones College.

1 - Ubicación de la Opción


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Botones genéricos del módulo:

Agregar Modificar Visualizar Eliminar Reporte Creación de filtros

Las opciones de “Académico”, “Secretaría”, “Currículum Nacional” y “Asistencia”, son parte de los módulos que mencionan su nombre, y son descritos en sus manuales respectivos.

FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO

1. BÁSICOS

Al seleccionar la opción se nos desplegará la pantalla, permitiendo visualizar sus características. Esta funcionalidad contempla las siguientes opciones: Institución, Sede, Módulos Sistema, Procesos del Sistema, Monedas, Parámetros Generales, Ayuda College.

Respecto a Empleados, Cargos y Profesores estos se conectan con el Módulo de Personal, para más detalle véase el Instructivo de Módulo Académico y en relación al Módulo de Personal.

Los datos ingresados se incorporan al sistema por Importación Inicial, pero también el poblamiento se puede hacer de manera manual, como se detallará a continuación.

1.1. Institución:

Como se detalla en la Ilustración, encontramos “Institución”, todo lo inherente de la Institución educativa, donde ira el nombre de la Institución, código y datos particulares de ella. Esto se crea cuando realizamos la Iniciación del sistema (véase el Instructivo “Iniciación del Sistema”, para más detalle).


Una vez ingresado podemos visualizar las opciones de la ventana Institución.


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3 - Institución

Para confeccionar una nueva institución, debemos ingresar al botón de agregar, ingresando los datos solicitados.

Lo que también podemos realizar es modificar la Institución, ingresando a “Modificar”, esto nos permite ingresar más detalle de dato del centro educativo.

4 - Ubicación Botón Modificar

En cuanto a los datos de ingreso que se muestra en la Ilustración, es la información que tiene la Institución.


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5 - Datos Solicitados

Una vez ingresados los datos solicitados como obligatorios (*), seleccionamos el botón al terminar. Para observar los datos ingresamos apretamos el ícono de “Visualizar”.

1.2. Sedes:

Aquí encontramos las Sedes que la Institución tiene, como detalla la Ilustración podemos ingresar para visualizar o crearlas, eliminar y modificarlas.


Para ingresar una nueva sede debemos seleccionar el botón de “Agregar”, una vez ingresados los

datos solicitados como obligatorios (*), seleccionamos el botón al terminar.

Ilustración 01.6.


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7 - Datos Solicitados

Quedando creada la sede para la institución, como muestra la Ilustración.

8 - Creación de Sede


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1.3. Módulos Sistema:

Aquí encontramos todos los módulos del sistema, lo cuales son cargados por base de datos, los nombres y sus correspondientes versiones. Esta funcionalidad se puede visualizar en Básicos/ Módulos Sistema, como muestra la Ilustración.


Nos lleva a la ventana de Módulo de Sistema y podremos visualizar los módulos cargados con la información de Fecha última actualización, Versión en Genexus, Producto y Código, como ejemplifica la Ilustración siguiente.

70 - Ventana de Módulos del Sistema


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Al ingresar al botón de modificar nos lleva a la ventana donde se pueden ingresar los datos del módulo, el encargado de llenar y actualizar esta información viene de Soporte de CollegeERP.

81 - Datos del Módulos

Para observar la información seleccionamos “Visualizar”, podemos ver lo mismo que en la pantalla anterior, pero sin poder modificar ningún dato.

12 - Modo Visualización


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1.4. Procesos del Sistema:

Podemos visualizar y activar los procesos activos que están en funcionamiento del sistema. Debiendo ingresar a Básicos/ Procesos del Sistema, como muestra la Imagen.


Al ingresar nos lleva a la siguiente ventana, encontrando diferentes procesos, que una vez activados se utilizan en diferentes módulos y procesos, como ejemplifica la Ilustración. El proceso de Cambio de año debe estar activo, en el módulo académico, cuando la Institución comienza su nuevo año escolar. Los procesos de Facturación, Facturación electrónica son pertenecientes al módulo de Colecturía y Proceso Empleados con el módulo de Personal, deberían estar activados cuando se quiera recurrir a sus funcionalidades.

14 - Procesos del Sistema


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Cada uno, contemplan sub-procesos, observando Proceso de cambio de año, el cual contempla más subprocesos que los otros, como muestra la imagen. Para poder visualizarlos y activarlos

ingresamos a “Detalle de Procesos” .

105 - Detalle de los Procesos

Como señala la Ilustración para activar/desactivar estos subprocesos debemos seleccionar el ícono

de .

Activa un proceso, si está en rojo el subproceso esta desactivado

Desactiva un proceso, si está en verde el proceso se encuentra activado

Siempre debemos activar los subprocesos y después los procesos. Permite ingresar Imagen que se visualice el flujo del proceso o sub-proceso, seleccionando el ícono

de . Para subir un archivo, debemos seleccionar “+ Agregar Archivos…”. Se elige la imagen a cargar en el explorador de archivos del ordenador. Para terminar, le damos a “Guardar”.


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116 - Opción de Carga de Archivos

1.5. Monedas:

Es el dinero que utilizará el sistema, detalle del tipo de moneda que trabajará los módulos de Colecturía o Facturación. En esta funcionalidad la podemos insertar a través de Importación Inicial y agregando manualmente. Lo encontramos en Básicos/ Monedas, como muestra la Ilustración.

127 - Ubicación de Opción


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Nos llevará a la ventana de Monedas, podemos visualizar, crear o eliminarlas.

138 - Opción Monedas

Para ingresar una nueva moneda debemos seleccionar el botón de agregar, nos llevará a la siguiente ventana que ejemplifica la Ilustración. Debemos insertar todos los datos solicitados como obligatorios (*). Para terminar, le damos “Confirmar”.

19 - Agregar Moneda

Moneda: Código o nomenclatura de la moneda. Nombre: Nombre de la moneda. Tipo de cambio: Referido al tipo de cambio que tendrá la moneda, es la relación de equivalencia de las monedas. Estado de la monedea: Es la relación de equivalencia de las monedas. Indicador de redondeo moneda: Cuando se convierte la cantidad en un número entero.

1.6. Parámetros Generales:

En esta opción tienen relación a configuración del sistema a nivel general, la encontramos en Básicos/ Parámetros Generales, como muestra la Ilustración.


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Una vez ingresado se nos despliega la siguiente ventana que podemos observar en la Ilustración, encontramos el parámetro principal, el cual se crea al realizar la Iniciación del sistema. Aquí podemos modificar, crear y eliminar el parámetro.

151 - Opción Parámetros Generales de Sistema


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Para modificar seleccionamos el botón, pudiendo observar las características del parámetro. Aquí podemos definir conceptos en relación al proceso de facturación que tendrá el sistema.

162 - Opciones de Parámetros

En la siguiente Ilustración, podemos observar varios botones de configuración que al estar activas es cómo afectarán el sistema y su funcionamiento.

173 - Opciones de Configuración


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Ambiente: Referido al tipo de ambiente se trabajará, ambiente de prueba se refiere al que se utiliza por el usuario o el Personal de College, para practicar en la utilización del sistema o probar funcionalidades mejoras o nuevas. Ambiente de producción, es el que accede el usuario para ingresar datos en el sistema y que afectarán a todos los módulos.

Tesorería: Si/No se le da la orden al sistema de utilizar las funcionalidades de Tesorería para procesos del sistema.

Elija Finanzas: Producto o sistema de Browse que utilizará el sistema para ver el módulo de Finanzas, por lo general se utiliza “LISA ERP/ WIN”.

Respecto a la forma que se trabajará con el personal al sistema, en parámetros generales se configura. Como se ejemplifica en la Ilustración, al darle “SI”, el sistema de College trabajará con SIGPER.

184 - Opción de Administración Personal

Al darle la opción de “No”, se podrá crear funcionarios desde la opción desde Básicos/ Empleados, como se ejemplifica en la Ilustración.


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195 - Opción de Empleados

También podemos restringir acceso a los apoderados cuando existen atrasos de pagos, la Ilustración 1.27., muestra restricciones en el portal, incluso pudiendo la deuda señalar el monto de mora, que el sistema bloqueará la observación de notas.

206 - Opciones de bloqueo en Portal Padres

Se puede configurar los accesos y funcionalidades que tendrá el portal para el apoderado económico.

217 - Opciones del Portal Padres

El proceso de facturación se configura en lo que nos muestra la ilustración siguiente, respecto a donde se archivará cada proceso de facturación electrónica del sistema.

228 - Ubicaciones de Archivo


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2. GENERALES

Al seleccionar la opción se nos desplegará la pantalla, permitiendo visualizar sus características. Esta funcionalidad contempla las siguientes opciones: País, Provincia, Cantón, Parroquia, Religiones, Nacionalidades, Idiomas, Especialidades, Nexos, Criterio Familia, Nivel Educacional, Ocupaciones, Profesiones, Áreas, Informes por Módulo y Feriados. Los datos ingresados se incorporan al sistema por Importación Inicial, pero también el poblamiento se puede hacer de manera manual, como se detallará a continuación.

2.1. País:

Encontramos aquí la posibilidad de ingresar al sistema de manera manual, la información del país de origen de quienes pertenecen a la institución educativa. Se puede visualizar en DEFINICIONES/ Definiciones College/ Generales/ País, como se muestra en la Ilustración.


La ventana de país tiene las siguientes opciones, se describen a continuación:

230 - Opción de País

Podemos agregar, visualizar, modificar y eliminar datos. Para insertar uno seleccionamos el botón de “Agregar” e indicamos lo solicitado.


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241 - Agregar País

Se ingresa el código en “(*) País” y el nombre “(*) Descripción”. La opción de “Código país alfa” se refiriere al país que se implementara el sistema, si es Chile o Ecuador. Permite poder sacar del sistema la información ingresada en un documento en PDF. Destacado en la Ilustración siguiente:

252 - Emisión de Reporte

2.2. Provincia:

Esto se refiere a la Región de un país, en el caso de Ecuador se le llama “Provincia”. Se puede visualizar en DEFINICIONES/ Definiciones College/ Generales/ Provincia, como se muestra en la Ilustración.


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263 - Ubicación de Provincia

Aquí se pueden insertar las Provincias o Regiones, ingresando al botón de “Agregar”, ejemplificado en la siguiente Ilustración.

27 Agregar Provincia

En esta sección se debe seleccionar el país al cual se le incorporará las regiones o provincias, en “(*) País”. Se ingresa el código y el nombre en “(*) Provincia”. Además, permite visualizar un reporte en formato PDF.

285 - Emisión de Reporte


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2.3. Cantón:

Esto se refiere a la Provincia de un país, en el caso de Ecuador se le llama “Cantón”. Se puede visualizar en DEFINICIONES/ Definiciones College/ Generales/ Cantón, como se muestra en la Ilustración 2.38.


La ventana de Cantón tiene las opciones de agregar, modificar, visualizar y eliminar.

307 - Opciones de Pantalla Cantón

Al ingresar esta opción, nos lleva a la siguiente ventana, en la cual podemos agregar el cantón o provincia. Ingresamos todos los datos obligatorios. Cuando seleccionamos el País o Provincia se nos despliega para seleccionar los datos antes ingresados. Le damos “Confirmar” para terminar.


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318 - Opción Agregar Cantón

Al darle la opción de PDF, nos permite descargar un documento en ese formato, con toda la información correspondiente al Cantón.

2.4. Parroquia:

En esta opción podemos ingresar las Parroquias en caso de Ecuador y Comuna en Chile, de manera manual. Esto lo encontramos en Definiciones/ Definiciones College/ Generales/ Parroquia, como ejemplifica en la Ilustración.


Para agregar una Parroquia, debemos seleccionar el botón de “agregar”. Se nos mostrará la siguiente ventana, en la cual se ingresan los datos de la Parroquia, seleccionando el país, Provincia, Cantón. Para terminar, le damos “Confirmar”.


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320 - Agregar Parroquia

Si quisiéramos tener en la información en formato PDF para imprimir, podemos seleccionar la opción de imprimir con el botón de reporte.

331 - Opción de Reporte

2.5. Religiones:

Es esta parte encontramos las Religiones que pueda tener la Comunidad Educativa, esto lo encontramos en Definiciones/ Definiciones College/ Generales.



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Para crear una Religión, se ingresa a la ventana siguiente y se oprime el botón de “agregar”, pudiendo agregar de forma manual una nueva Religión. Incorporar los datos solicitados y darle “Confirmar” para terminar.

353 - Agregar Religión

Al darle a la opción de “Reporte”, nos permite descargar un documento en PDF, con toda la información correspondiente a las Religiones.


2.6. Nacionalidades:

Aquí podemos agregar al sistema, las nacionalidades de los alumnos, apoderado y funcionarios. Ingresando a Definiciones/ Definiciones College/ Generales/ Nacionalidades.



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Para crear al botón de “Agregar”, nos llevará a la siguiente ventana, ingresamos el código y nombre y terminamos con “Confirmar”.

386 - Opción de Agregar

Si quisiéramos imprimir la información en formato PDF, podemos seleccionar la opción de “Reporte”.



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2.7. Idiomas:

Para ingresar los Tipos de Idiomas del colegio, debemos ir a Definiciones/ Definiciones College/ Idiomas.


Para agregar un Idioma, debemos seleccionar el botón “Agregar”. Al ingresar esta opción, nos lleva a la siguiente ventana, en la cual podemos agregar el idioma. Ingresamos todos los datos obligatorios. Le damos “Confirmar” para terminar.

49 - Agregar Idiomas

Si quisiéramos imprimir la información en formato PDF, podemos seleccionar la opción del “Reporte”.



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2.8. Especialidades:

Esta opción la encontramos en DEFINICIONES/ Definiciones College/ Generales/ Especialidades. Aquí podemos ingresar los cursos de especialización que pudiera impartir la institución educativa, los cuales son optativos o de calidad informativos.


Para insertar uno nuevo lo podemos realizar con el botón de “Agregar”. La cual nos lleva a la siguiente ventana. Se ingresa los datos obligatorios. Para terminar se le da “Confirmar”.


Además, al crear cada especialidad, aparecen botones en cada una de ellas. El botón de “Modificar”, deja cambiar algún dato de la especialidad creada. Se puede “Eliminar”, el cual borrará del sistema lo creado. Cuando selecciono “Visualizar”, nos permite ver los datos ingresados. Además, permite emitir la información en pantalla con el botón de “Reporte”.


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2.9. Nexos:

Nexos, se refiere a los parentescos que una familia puede tener, específicamente referidas a los apoderados. Esto lo encontramos en DEFINICIONES/ Definiciones College/ Generales/ Nexos.


Podemos crearlos a través del botón de “Agregar”, incorporando los datos que se solicitan en base al parentesco.


Además, al crear los parentescos, aparecen botones en cada una de ellas. El botón de “Modificar”, deja cambiar algún dato. Se puede “Eliminar”, el cual borrará del sistema lo creado. Cuando selecciono “Visualizar”, nos permite ver los datos ingresados.


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476 - Opciones de Visualizar, Modificar y Eliminar

2.10. Criterio de Familia:

Lo encontramos en DEFINICIONES/ Definiciones College/ Generales/ Criterios de Familia. En esta opción podemos decirle al sistema, como se organizarán los apellidos de la Institución. Debe solo tener uno creado, es por eso que viene configurado por Base de Datos, pero se puede realizar modificaciones.


Para esto podemos ingresar al botón de “Modificar”, cambiando el criterio. Además, tiene para “Visualizar” los criterios, como se muestra en las Ilustraciones.

498 - Opción de Modificar


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59 - Modificación de Criterio Familia

2.11. Nivel Educacional:

Se refiere ingresar el nivel de escolaridad, que pudiese tener los apoderados que pertenezcan a la institución educativa. Encontrándolo en DEFINICIONES/ Definiciones College/ Generales/ Nivel Educacional.


Podemos “Agregar”, “Modificar”, “Eliminar”, “Visualizar” los datos ingresados en relación al nivel educativo.



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522 - Creación de un Nivel Educacional

2.12. Ocupaciones:

Aquí se pueden agregar las ocupaciones que tengan los apoderados de la institución. Esto lo encontramos en DEFINICIONES/ Definiciones College/ Generales/ Ocupaciones:


Podemos crear una ocupación, ingresando a “Agregar”, se incorporan los datos obligatorios y se le da “Confirmar”.

544 - Agregar Ocupación

El botón de “Modificar”, deja cambiar algún dato. Se puede “Eliminar”, el cual borrará del sistema lo creado. Cuando selecciono “Visualizar”, nos permite ver los datos ingresados.


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* Para poder crear una ocupación, primero deben estar ingresadas en el sistema las “Áreas de empresas”, las cuales se mencionan en el punto 2.14.

2.13. Profesiones:

Podemos ingresar las profesiones de los Apoderados, que pertenecen a la Institución, encontrándolo en DEFINICIONES/ Definiciones College/ Generales/ Profesiones.


Podemos crearlos a través del botón de “Agregar”, incorporando los datos que se solicitan en base a las profesiones que se desempeñan los apoderados.


Una vez creada la profesión, aparecen botones en cada una de ellas. El botón de “Modificar”, deja cambiar algún dato creado. Se puede “Eliminar”, el cual borrará del sistema lo ingresado. Cuando selecciono “Visualizar”, nos permite ver los datos. Además, puede imprimir la información en pantalla con el botón de “Reporte”.


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588 - Opciones con Datos Creados

2.14. Áreas:

Podemos ingresar las Áreas de las Empresas, asociadas a las Ocupaciones de los apoderados, encontrándolo en DEFINICIONES/ Definiciones College/ Generales/ Áreas.


Podemos “Agregar”, “Modificar”, “Eliminar”, “Visualizar” los datos ingresados en relación a las áreas de empresas. Como se muestra en las siguientes ilustraciones.



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601 - Agregar Áreas


2.15. Informes por Módulo:

Podemos ingresar a los Informes por Módulo, encontrándolo en DEFINICIONES/ Definiciones College/ Generales/ Informes por Módulo.


Aquí se consideran todos los reportes que da el Sistema, en los diferentes módulos y opciones. Podemos solo visualizar y/o modificarlos, ya que son creados por Base de datos. Además, cuando se requiere de un reporte en particular, la ventana considera filtros de búsqueda.


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634 - Filtros de Búsqueda, Opciones de Visualizar y Modificar

Para “Modificar” un reporte, ingresamos a la opción. Podremos cambiarle los títulos, el estado (Vigente y no Vigente), la Clasificación y el uso del informe.

645 - Opción de Modificar

2.16. Feriados:

Podemos ingresar a Feriados, encontrándolo en DEFINICIONES/ Definiciones College/ Generales/ Feriados.



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Los Feriados que se señalan aquí tienen relación a los Feriados por ciudad, país y también, las fechas en donde la institución educativa no esté en funcionamiento, como por ejemplo “Periodo de Vacaciones de Invierno”, entre otros. Esto debe estar configurado por el usuario, antes de los Módulos de “Extracurricular”, “Asistencia” y “Examen Online”, ya que utilizan este parámetro para funcionar. Podemos “Agregar”, “Modificar”, “Eliminar”, “Visualizar” los datos ingresados en relación a los Feriados.

667 - Opciones de la pantalla



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79 - Agregar Fecha del Feriado

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