ventas

MODULO VENTAS

Ventas es el módulo para elaborar comprobantes de venta de bienes y/o servicios de una manera fácil y segura,

con todas las formas posibles de pago, Control de créditos, promociones, control de series y en general cualquier

egreso de inventarios; está integrado con los módulos de: cuentas por cobrar, inventarios, Reporte de

Ventas, Docs. SRI, Caja, y contabilidad.

Para ingresar, en el menú principal haga clic en el siguiente icono:

Presenta el siguiente menú:

¿Cómo realizar un comprobante de venta?

Clic en el siguiente botón:

Presenta la siguiente pantalla:

1

Para ingresar los datos del encabezado se procede de la siguiente manera:

- En el de clientes coloque las iniciales, RUC/CI o código del cliente, presione , las

coincidencias de la búsqueda aparecen a continuación en esta barra de desplazamiento:

- Haga clic en este icono y Seleccione al cliente para el comprobante de venta. Si el Cliente no se

encuentra ingresado, presione , le indica la pantalla para Crear Nuevo Cliente, se sigue los mismos

pasos que fueron detallados en el Módulo Directorio, icono Clientes.

- Automáticamente se coloca en la factura todos los datos de dicho cliente.

- La fecha del comprobante de venta se pone por defecto la actual (fecha del servidor del sistema), si es

necesario cambiar la fecha, haga clic en la etiqueta , luego le pedirá ingresar su Password

, presione y el campo de fecha estará listo para ingresar la nueva fecha ,así

, si tiene activada la opción de crédito por número de días aparecerá este campo ,

donde le permitirá digitar el número de días de crédito para la venta; automáticamente el sistema

pondrá la fecha correspondiente al vencimiento del crédito.

2

- En este campo usted podrá ingresar el número físico autorizado por el SRI del

comprobante de venta, así como también otros números referenciales en los campos correspondientes.

- Si tiene activada la opción de promociones, puede aplicarlas seleccionando en este

campo .

- Si necesita insertar una

- Cuando sea necesario determinar un vendedor como predeterminado, haga clic en , luego ubique

al vendedor para predeterminar.

¿Cómo agregar productos al detalle del comprobante de venta? - Puede elegir entre 4 tipos de precios predefinidos en ítems, activando el campo correspondiente al

precio elegido , o si se ha definido a un cliente con un tipo de precio, al

momento de ubicarlo en la venta, el precio automáticamente se indicará seleccionado.

- Haga clic en el icono nuevo , o Control + A, aparece la siguiente pantalla:

- En código ingrese las iniciales o código del artículo o servicio a buscar, previamente ingresado en el

módulo productos.

- Para ver todo el listado de productos y servicios, presione ** y enter .

3

- Para ubicarse en el primero de la lista, presione ctrl. + Q y luego puede desplazarse a través del listado

con la tecla

- Seleccione el producto haciendo doble clic en el nombre o , y automáticamente se coloca el

precio de venta del producto (si ha sido definido en productos), o agregue el valor correspondiente.

- Coloque la cantidad del producto a vender.

- Presione .

- Puede agregar o quitar IVA, activando o desactivando este campo.

- Si desea hacer un descuento unitario al producto vendido, digite el valor a descontar en el campo Desc.

Si este ícono esta desactivado, significa descuento en dinero, si esta activado es descuento en

porcentaje.

- Presione guardar , o control + G.

- Al presionar guardar, el producto que ha sido seleccionado para la venta se coloca en las filas de la

pantalla de Nueva Factura.

- La pantalla de Nueva Factura con todos los datos ingresados es la siguiente:

Para guardar el comprobante de venta:

- Haga clic en , muestra las opciones posibles de pago; Crédito o Contado.

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¿Cómo cancelar un comprobante de venta de contado? Puede seleccionar entre estas tres opciones:

Con Efectivo: Para hacer una venta al contado y con dinero en efectivo, haga clic en o su equivalente en

el teclado, aparece la siguiente pantalla:

- Total: Valor Total de la Venta.

- Retenciones: Para colocar los valores de las retenciones, así como los números de documentos. En

los campos de definición de conceptos de retención, es necesario indicar los códigos por los cuales se

recibe la retención del cliente; tanto Retención en la Fuente como en IVA

- Anticipo: Si el cliente realizo algún abono por la compra. - Valor a Pagar: Valor total a cancelar luego de los descuentos (anticipo, retenciones) - Recibido: Valor recibido en caja, - Cambio: Valor que será regresado al cliente, el cambio es calculado automáticamente por el Sistema.

- Haga clic en ó , para ejecutar la tarea, inmediatamente el comprobante de venta esta listo

para ser impreso.

Con Cheque: Para cancelar la venta con un documento bancario (cheque) haga clic en o su equivalente

en el teclado, le presentará la siguiente pantalla:

5

- Efectivo, cuando el cliente ha cancelado una parte en efectivo.

- La opción Retenciones, es para colocar los valores de las retenciones, así como los números y

conceptos de retención del comprobante de retención.

- Valor y Crédito Corriente, es el valor pendiente que se cancela con el Cheque, luego de hacer los

descuentos (efectivo, retenciones), el sistema lo descuenta automáticamente. - Banco, seleccione la institución financiera de procedencia del cheque. - Digite el: N. Cheque, y Cuenta Corriente.

- Presione , para ejecutar la tarea.

- Presione para deshacer la tarea.

Con Tarjeta de Crédito: Realice una cancelación con dispositivos electrónicos (Voucher), haga clic en o

su equivalente en el teclado, aparece la siguiente pantalla:

6

- Valor en Efectivo, si el cliente desea cancelar una parte del total facturado en efectivo.

- La opción Retenciones, es para colocar los valores de las retenciones, cada tipo (Retención en IVA y

Fuente) definidos con su código, así como el número del comprobante de retención.

- Valor y Crédito Corriente, el valor a cancelar con la tarjeta de Crédito, luego de hacer todos los

descuentos (efectivo, retenciones). - Tarjeta de Crédito, para seleccionar la institución financiera proveedora de la Tarjeta de Crédito. Si no

se encuentra en la lista presione el icono , para ingresar los datos de una nueva tarjeta de crédito,

siguiendo los mismos pasos que son detallados en el Módulo Bancos, opción Bancos.

- Al presionar el icono , la factura de venta es enviada para ser archivada e imprimirse.

¿Cómo cancelar el comprobante de venta a crédito? Crédito: Cuando una deuda es cancelada después de un lapso de tiempo o en el caso de que la cancelación se

haga por terceros (créditos a instituciones, descuento a nómina, diferidos, etc.). En crédito tenemos las opciones,

de crédito diferido (F7) y Crédito Corriente (F11).

Crédito Diferido: Nos presenta la opción de diferir el valor del crédito del cliente para pagos iguales mensuales,

haga clic en o su equivalente en el teclado, aparece la siguiente pantalla:

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- Total a Pagar: Valor de la Venta,

- Efectivo: Si el cliente hace algún abono en efectivo, de la deuda.

- Valor Cheque: Para hacer un abono o alcance con cheque

- Otro: Valor que se puede registrar como un abono extra, no en efectivo

- Adicional: Valor de una entrada sin interés que queda pendiente de pago. Se detalla al final de las

cuotas con fecha de emisión del crédito.

- Crédito Corriente: Valor que va hacer diferido (divido en cuotas).

- Saldo: Valor pendiente de la deuda. - Redondear a: Antes de definir las cuotas mensuales de pago, puede utilizar los siguientes opciones de

redondeo, así:

o Normal, corresponde al redondeo matemático que sube al inmediato superior a cantidades

>=0.5, ejecute la tarea con clic en .

o A 5 Centavos, sube al inmediato superior a cantidades >=0.5 y baja al inmediato inferior a

cantidades <0.5, ejecute la tarea con clic en .

o A 10 Centavos, se refiere a la acción de redondear las cuotas >=0.01 al número inmediato

superior, ejecute la tarea con clic en . o A 9 Centavos, aplica el tipo de redondeo al inmediato inferior a valores <=0.09, ejecute la tarea

con clic en .

o A Enteros, se maneja el concepto de subir al inmediato superior entero al valores >=0.5 y

bajar al inmediato inferior entero a valores <0.5; si desea aplicar el tipo de redondeo que toda

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cuota con valor >=0.01 se convierta a entero inmediato superior, primero seleccione el tipo

redondeo a enteros y utilice este icono , luego ejecute la tarea con clic en .

- % Int: Porcentaje de interés mensual a cobrar por el valor de cada cuota diferida, es el precio a pagar

por la disposición de capitales durante un intervalo de tiempo, en el cual se va a disponer de este

capital.

- No. Numero de cuotas, en el que se realizará el pago total de la deuda.

- . Ejecutar la tarea, divide el Saldo de la deuda en valores iguales dependiendo del No. de Cuotas,

y el tipo de redondeo seleccionado, el valor total de la cuota se presenta en la columna .

- Valor de la Cuota: Valor que cancelará cada periodo de tiempo. Valor que sale de la división de

Saldo/No. de Cuotas más el valor del interés.

- Total de Intereses: Valor total a cobrar por los intereses calculados sobre el crédito. Detalle de Columnas:

- No. Nro. de cuotas, en el que se realizara el pago total de la deuda. - Fecha de Pago: Fecha en que cada una de las cuotas será cancelada. - Subtotal: Valor de la Cuota. - Interés: Valor que corresponde por este concepto a cada cuota - Forma de Pago: Se lo puede hacer a través de Factura, Efectivo Cheque, Transferencia Electrónica,

Tarjeta de Crédito y Código. - Cheque: Si la forma de pago es cheque, ingrese el número del documento que cancela esa cuota. - Banco: Seleccione el Banco al que pertenece el Cheque o la Tarjeta de Crédito. - Cuenta Bancaria: Nro. de la Cuenta, sea Corriente o de Ahorros. - Total, valor total de las cuotas, esto es, capital más interés.

- Presenta el valor total a recaudar al final de la última cuota.

- Presione guardar , o control + G, al momento de hacer clic la factura esta lista para imprimirla. Crédito Corriente: Permite hacer una venta a crédito normal, con una fecha de vencimiento y con las opciones

libres de recibir abonos en cualquier tiempo, haga clic en o su equivalente en el teclado, aparece la

siguiente pantalla:

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- Cupo, valor del cupo o saldo de crédito que tiene el cliente.

- Total a Pagar, valor total de la venta.

- Crédito Corriente, valor sobre el cual se le va a realizar el crédito.

- Efectivo, una parte del valor que cancela el cliente en efectivo.

- Recibido, valor que es entregado a la persona que cobra.

- Cambio, valor que es regresado al cliente (valor recibido - efectivo).

- Retenciones: valores de Retenciones a la Fuente y Retenciones de IVA, así como los números de cada

uno de los documentos.

- Presione guardar , o control + G, al momento de hacer clic la factura esta lista para imprimirla.

¿Cómo y para que dejar un comprobante de venta pendiente?

Se utiliza esta opción cuando el comprobante de venta va ser modificado algún dato y no se quiere utilizar aún

una secuencia de documentos de venta ni establecer una forma de pago aún, los documentos en este estado, no

afectan a ninguno de los módulos integrados con ventas.

- Para dejar a una factura como pendiente presione

- Muestra el siguiente mensaje:

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¿Cómo obtener un informe de todas las ventas realizadas?

Esta opción permite listar los comprobantes de venta en estados archivados o pendientes ingresados en un

periodo de tiempo determinado, además de poder utilizar filtros de búsqueda personalizada, para ello, haga clic

en el siguiente icono:

La pantalla que se muestra es la siguiente:

Para obtener un Listado de documentos de venta por Tipo

Primero es necesario ingresar un rango de fechas en el filtro , luego ejecute la

consulta con clic en , por defecto se mostrará el tipo , con la barra de

desplazamiento puede cambiar a las siguientes opciones:

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- Si elije Facturas y Notas de Venta, presenta la siguiente pantalla:

- Para listar solo Facturas, utilice la opción, Facturas, los documentos encontrados se indican con su tipo

en esta columna:

- Al elegir Notas de Venta, el la columna tipo presenta la siguiente pantalla:

-

- Para identificar cualquier tipo de documento en el listado, ayúdese con la columna Tipo que le indicará

lo siguiente:

o NV= Nota de Venta

o FC = Factura de Venta

o NE = Nota de Entrega

o SA= Otras ventas(Donaciones, promociones, consumos)

- A continuación de estas siglas estará el secuencial que corresponde a cada tipo de documento con

serie y número, así:

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- Si elije Transacciones Vigentes, es decir aquellos comprobantes de venta que se encuentran en

estado archivadas, anuladas y todos, seleccione le filtro por estado así;

- presenta la siguiente pantalla

- Para revisar ventas por la forma de pago que han sido canceladas, utilice el tercer filtro ubicado en la

parte superior izquierda de esta pantalla, esto es:

La pantalla en donde se puede seleccionar los filtros por tipo de pago y la columna en donde se muestra

el tipo de pago se indican a continuación.

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- Así también puede utilizar los filtros por: Cliente, Vendedor, sucursal, bodega y usuario, haciendo clic

en el nombre del filtro; le mostrará una barra de desplazamiento para que escoja la opción equivalente a

cada filtro, así por ejemplo al filtrar ventas en un periodo por cliente:

- Al seleccionar cualquiera de las opciones y filtros anteriores se mostrará una Pantalla con la

información solicitada dependiendo del filtro activo.

- Para listar ventas pendientes, haga clic en , utilice la opción anterior, que le muestra todas

las facturas que están pendientes de archivar en el rango de fechas propuesto para la búsqueda.

- Para revisar ventas , utilice el botón anterior, que indica una pantalla con todas las

facturas archivadas.

- Para revisar las facturas con error, presione el siguiente botón le mostrará facturas que por

daños en el hardware (equipo) o cortes de energía, no estén bien grabadas en la base de datos.

- Botón , utilizado para indicar las facturas que tienen devoluciones en efectivo por retenciones

(SRI).

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- , se utiliza para emitir una guía de remisión, aplicada a un comprobante de venta, así

mismo puede filtrar las ventas que contienen este documento haciendo clic en el icono contiguo .

- utilice este filtro para indicar las ventas que excluyen de impuestos, es decir, las venas

del sector público que por Ley están exentas de IVA.

- Para imprimir un título de propiedad, es necesario indicar un comprobante de venta activando en la

columna Sel , luego clic en , le presenta la siguiente ventana:

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- Si necesita legalizar una venta con un contrato, seleccione la venta en el listado, luego clic

en , automáticamente el sistema abrirá un documento de Word en donde se encontrará un

formato pre-elaborado y en las partes pertinentes tomará los datos de la factura de vena ingresada. Si

necesita filtrar las ventas que contienen un contrato de venta, presione , ubicado a continuación.

- Este buscador le facilitará encontrar el nombre de algún Cliente, el número de un

comprobante de venta o el monto de una venta, coloque una parte del nombre y

realice y el documento encontrado se colocará de un color más claro. Así:

- Utilice este icono para separar las ventas que tienen control de series y garantías.

- Para ordenar una columna en forma ascendente o descendente, o en orden alfabético, haga clic en el

título (nombre) de la columna a ordenar, la flecha azul hacia arriba o hacia abajo indicará el orden, así:

¿Cómo utilizar los botones del listado de ventas?

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Para anular un comprobante de venta: Elija el documento que va hacer anulado haciendo clic en la columna

Sel, en el listado de ventas, así:

- Clic en el siguiente botón

- Presenta el siguiente mensaje:

- Si desea anular la factura, confirme la acción y a continuación le pedirá ingresar el Password del

usuario y una nota indicando la razón por la que se anula, presione y la anulación será

efectuada. Así por ejemplo:

IMPORTANTE: Sí al ingresar el password y hacer enter para realizar cualquiera de las acciones

de estos botones, le presenta el mensaje , significa que el usuario no tiene los privilegios suficientes para ejecutar ese proceso.

Para revisar la utilidad por comprobante de venta: Seleccione el documento a consultar en la columna Sel,

luego clic en el botón , muestra la siguiente pantalla indicando el valor de la utilidad en dinero y

porcentaje.

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Para realizar una Nota de Crédito o Débito: Es el documento que el vendedor elabora y remite al comprador

para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por alguno de los

siguientes motivos:

Error en facturación.

Otorgamiento de bonificaciones o descuentos en productos.

Devolución de mercaderías.

La Nota de Crédito siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o

cliente deudor, por lo tanto es un documento registrable.

- Una Nota de Débito en cambio genera un incremento al valor adeudado por el cliente, es aplicable

cuando por cualquier motivo es necesario cobrar un recargo adicional al cliente de una factura ya

archivada. Para realizar esta acción, siga el siguiente proceso:

- Elija la factura, en la columna Sel, luego Clic en


- Si confirma la acción, se podrá emitir las notas de crédito con el mismo proceso del módulo

Documentos del SRI (Ver manual del Módulo Documentos del SRI), se muestra la siguiente pantalla:

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Las columnas cuentan con la siguiente información:

Código del producto.

Nombre del producto.

Cantidad del producto salida (vendido).

Costo del producto (PVP).

Descuento unitario del producto.

Valor del IVA.

Valor total de la Venta.

Total de la cantidad retornada.

Cantidad que va a retornar (Campo digitable).

Definición de iconos:

- Número secuencial de las Notas de Crédito y Débito. Colocado automáticamente por el Sistema.

- Seleccione el tipo de documento, Nota de Crédito o Débito.

- Seleccione el tipo de devolución que se va a realizar en el caso de la nota de crédito.

- Fecha: fecha actual de la devolución y emisión del documento.

- Cliente: Nombre del Cliente al que se le va a realizar la devolución.

- Seleccione el Usuario.

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- Elija el Vendedor. - Factura. Nro. a la cual se va aplicar el documento.

- Fecha FC: fecha en que fue elaborada la Factura.

- . La devolución se la puede hacer por cualquiera de

las opciones anteriores, al elegir la opción Ingresar Ítems Manualmente la opción Cliente se activa

para seleccionar cliente.

- Saldo CxC, valor que esta pendiente por cobrar, si hay varias, puede seleccionar a la cual va aplicar la

nota de crédito.

Para ingresar la cantidad del producto a retornar:

- Clic en la opción retornar:

- Digite la cantidad del producto a retornar.

- Presione enter .

- El icono , se selecciona automáticamente

- Presione guardar , le muestra el siguiente mensaje:


- En el caso se una Nota de Débito, es necesario crear un ítem en el módulo productos con el nombre

del rubro a cargar en el detalle del documento (nota de débito), se debe elegir esta opción

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luego con el botón nuevo ingresar el código de dicho ítem en la

columna Código, la cantidad y valor del recargo para agregarse como cuenta por cobrar.

- Haba clic en la columna Sel

- Verificado el total, elija guardar , le muestra el siguiente mensaje:

Para revisar una Nota de Crédito:

- Elija la el documento de venta, a la que se le realizó la Nota de Crédito.

- Clic en .

- Indica la siguiente pantalla, sirve para que el usuario pueda ver las notas de crédito o debito aplicadas a

un documento de venta.

Para duplicar un Documento:

Se utiliza en el caso de que un documento de venta contenga la misma información que puede ser utilizada en la

elaboración de un nuevo comprobante de venta.

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- Seleccione el documento que va hacer duplicado.

- Clic en


- Luego le pedirá ingresar su password

- El documento copiado se registrará automáticamente en estado pendientes con los mismos datos

copiados del documento de origen y que pueden ser modificados para archivarse.

Para modificar, Departamento y Vendedor:

Elija la factura que va hacer modificada.

Clic en

Ingrese el código de usuario


Realice los cambios necesarios en cuanto a: Nº físico del comprobante de venta, vendedor y

departamento.

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Clic en o presione

Ingrese el código de usuario y el cambio será efectuado.

Para Aplicar una Retención:

Esta opción es aplicable para realizar el egreso de dinero en efectivo por concepto de retenciones a facturas

canceladas en efectivo, lo que significa que afectará al cierre de caja por la devolución en efectivo que se tenga

que efectuar, el proceso es el siguiente:

En el listado de ventas, elija la vena cancelada en efectivo

Clic en


Ingrese los datos respectivos de la retención, tome en cuenta que la fecha es modificable, por lo tanto

afectará la devolución en efectivo al cierre de caja de esa fecha.

Clic o en el teclado

Presenta el siguiente mensaje:

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Para revisar las retenciones aplicadas, ir al menú de este módulo, ingresar en el

botón .

Para revisar la Bitácora o Log Transaccional.

Elija en el listado la venta a revisar. Haga clic en:


Lo que se Indica:

1. Acción: Descripción del proceso efectuado originalmente

2. Usuario: Señala el nombre del usuario que ha realizado la acción

3. Tiempo: Manifestación del tiempo en fecha y hora que se realizó la acción

4. Terminal: Indica en nombre del computador desde donde se realizó la acción

5. Nota: Describe exactamente la acción realizada o el cambio que se ha efectuado.

IMPORTANTE: Cada vez que se registre un cambio significante que solicite Password (en este caso en un documento de venta), se creará un proceso como el descrito anteriormente para indicar con exactitud las acciones realizadas por el usuario, esta información es únicamente de lectura, por lo tanto, no hay forma de modificarla y es de vital importancia en procesos de auditoria en un determinado momento.

Opciones de Impresión.

Clic en para imprimir los reportes.

o El icono de la parte inferior izquierda, imprime la lista de ventas indicadas en la pantalla en el

rango de tiempo seleccionado.

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o El icono de la parte inferior derecha, imprime los comprobantes de venta individualmente

previamente seleccionado en la columna .

o Para imprimir en otra impresora diferente a la predeterminada en su computador, presione clic

derecho sobre el mismo icono de impresión , inmediatamente se abrirá una ventana

de Windows indicando el listado de impresoras disponibles, seleccione una de ellas y

presione para hacerlo sólo por una vez en esa impresora, o escoja y

luego para dejar como predeterminada esa impresora. Estas opciones de

impresión puede utilizar en todo el sistema de igual manera.

Iconos para Imprimir las Guías de Despacho y la Factura:

Utilice este icono para imprimir un comprobante de venta en otro formato de punto de venta.

Seleccione , para imprimir los comprobantes de venta en 6 formatos diferentes adicionales al

original, al hacer clic, se podrá seleccionar en el que desee imprimir, así:

¿Cómo obtener un reporte de Órdenes Pedidas?

Clic en el siguiente icono:

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Utilizado para obtener un reporte de órdenes de venta elaboradas en el módulo cotizaciones (Ver manual de

módulo cotizaciones), presenta la siguiente pantalla:

• El reporte lo puede adquirir por selección de Todas las Transacciones o Por Cliente. A cualquiera de las

opciones que elija le puede colocar el rango de fecha para que realice la búsqueda.

• . Para imprimir el reporte.

¿Cómo realizar Ajustes de Salida?

En este proceso, se puede elaborar un egreso de mercadería de la misma manera que en el módulo inventario,

para ingresar haga clic en el siguiente botón:

Presenta la siguiente pantalla con todos los ajustes de salidas de productos que se ha realizado utilizando este

icono o a través del módulo inventario (Ver manual de módulo inventario – Cómo hacer una salida de

mercadería).

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La información de las columnas es la siguiente:

Id. de la Salida.

Fecha de emisión de la salida.

Nro. de referencia de la salida.

Nombre del cliente.

Valor total de la salida

Id del proveedor. (Cambiar nombre de esta columna)

Para obtener un reporte de las salidas:

• La lista de salidas las puede obtener de diferentes maneras:

• Si la elección es por Fecha, le indica una opción para que ingrese la fecha de inicio y de terminación de

la búsqueda.

• Cuando elije la opción por Departamentos, se activará una barra de desplazamiento para filtrar por

nombres de clientes y consultar si se ha elaborado salida de mercadería con ese nombre.

• Clic en , para ejecutar las tareas de búsqueda por la categoría seleccionada.

• Todas las Transacciones: le muestra todas transacciones realizadas en todo el tiempo.

• Pendientes; le indica todas las transacciones que aun no han sido aplicadas, es decir, que aun no han

sido enviadas para hacer la descarga en los respectivos kárdex de los productos contenidos en la

misma.

• Aplicadas: le muestra una pantalla indicando todas las transacciones que han sido aplicadas.

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• Anuladas: todas las salidas que han sido anuladas.

Iconos de Listado de Salidas:

• Para crear una nueva salida.

o Clic en o control + A.

o Indica la siguiente pantalla:


Cantidad del producto.



Precio unitario del producto.

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Valor total de la salida.

¿Como Ingresar datos para Crear una Nueva Salida?

- Clic en nuevo o Control + A, muestra la siguiente pantalla:

En el campo código, digite la inicial del nombre del producto, o el código del producto, para buscar todos digite

**:

- Presione , en la pantalla indica todos los productos ingresados.

- Seleccione el producto realizando doble clic en el nombre.

- Digite la cantidad y precio del producto.

- Presione o Control + G.

- Si no se encuentra el ítem puede crear haciendo clic en el icono y proceda a ingresar los datos

como se indica en el Módulo Productos.

- El producto seleccionado para la salida se coloca en la pantalla Salidas de inventario, así:

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- Para guardar los datos de la nueva Salida:

o Seleccione un Cliente de la lista en el directorio.

o Si no se encuentra ingresado, clic en este icono siga los mismos pasos como fueron

detallados en el Módulo Directorio, botón Clientes.

o Presione para guardar la nueva salida.

- Para aplicar los Ajustes de Salida:

o Clic en , para aplicar todas las salidas que están pendientes.

o Muestra el siguiente mensaje:

o al aplicar una transacción, se procederá hacer la baja del inventario de los productos

agregados al ajuste de salida.

- Para Reversar una Salida que ha sido Aplicada:

o Clic en , para reversar una salida.

o Indica el mensaje:

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o Presione SI,

o Digite el password de usuario: la salida será reversada.

- Para Anular una Salida, antes de ser aplicada:

o Clic en

o Presenta el siguiente mensaje:

o Digite el código de usuario la salida será anulada.

¿Cómo realizar una Facturación Interna?

Se utiliza para hacer salidas de mercadería para el consumo de la empresa. Para ingresar haga clic en el

siguiente botón:

Muestra la siguiente pantalla: CAMBIAR

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Cantidad del producto.



Precio unitario del producto.

Valor total de la facturación.

Para obtener un reporte de la Facturación Interna, se sigue los mismos pasos que fueron detallados en Ajustes

de Salida ( ).

Iconos de Facturación Interna:

Para crear una nueva salida de Facturación Interna.

• Clic en o control + A.

• Presenta la siguiente pantalla:

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¿Cómo Ingresar datos para Crear una Nueva Salida, en Facturación Interna?

o Clic en nuevo o Control + A, muestra la siguiente pantalla:

o En el campo código, digite la inicial del nombre del producto, ** o el código del producto.

o Presione enter , en la pantalla indica todos los productos ingresados.

o Seleccione el producto realizando doble clic en el nombre.

o Digite la cantidad del producto.

o Presione guardar o Control + G.

o El producto seleccionado para la Facturación Interna, se coloca en la siguiente pantalla:

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o Para guardar los datos de la nueva Salida, en Facturación Interna.

o Elija la División o Departamento.

o Seleccione el Cliente de la lista, que en este caso puede ser la misma empresa.

o Presione para guardar la salida de Facturación.

Para aplicar la Facturación Interna.

o Clic en .

o Muestra el siguiente mensaje:

Para Reversar la Facturación Interna.

o Clic en , para reversar una salida.

o Indica el mensaje:

o Presione SI,

o Digite el código de usuario: la salida será reversada.

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Para Anular una Facturación Interna, antes de ser aplicada.

o Clic en

o Presenta el siguiente mensaje:

o Si ejecuta SI, digite el código de usuario la salida será anulada.

Para revisar las salidas:

Clic en


Muestra el siguiente mensaje:

¿Cómo registrar nuevos anticipos a clientes?

Sirve para registrar el dinero recibido de los clientes por adelantado, que luego puede ser utilizado como pago en

el comprobante de venta, para ingresar haga clic en el siguiente icono:

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Para ingresar los datos del cliente que va a realizar el anticipo, siga los siguientes pasos:

Elija el nombre del cliente, si no esta creado en el directorio de clientes, puede crearlo desde el botón

que se indica para crear nuevos clientes.

Digite el valor recibido del anticipo, de cualquier tipo que sea.

Elija el tipo de pago:

Si el pago o anticipo, se realiza con cheque , las siguientes opciones se activan

automáticamente:

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Digite la Nota, de por que se realiza el anticipo, por Ejemplo:

Presione para registrar el nuevo anticipo.


Seleccione si, a continuación aparece el mensaje:

Haga clic en aceptar y el anticipo será grabado.

Usted puede también grabar e imprimir a la vez un recibo por el anticipo, haciendo clic sobre este icono

.

¿Cómo obtener un Listado de Anticipos?

Aquí podemos obtener un reporte de todos los anticipos recibidos de clientes por los diferentes conceptos que es

factible hacerlo, ingrese haciendo clic en el siguiente botón:

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Muestra la siguiente pantalla:

La pantalla de anticipos como puede observar, se divide en dos partes; superior e inferior:

• La primera superior consta de la siguiente información:

o Nro. secuencial de clientes con anticipos.

o Nombre del cliente, que ha realizado el anticipo.

o Valor del anticipo.

o Valor del saldo en anticipos.

La pantalla inferior presenta la siguiente información en las columnas:

o Nro. secuencial del Anticipo.

o Fecha de creación del anticipo.

o Tipo de pago del anticipo (cheque, efectivo, nota de crédito, etc.).

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o Valor del anticipo.

o Valor del anticipo utilizado.

o Valor del anticipo devuelto.

o Valor del saldo en anticipos.

o Descripción o nota, de por que se realizó el anticipo.

o Si desea realizar alguna modificación, devolución del anticipo, etc. esta opción debe estar

seleccionada, automáticamente se activan las siguientes opciones:

Para ver la factura:

Para revisar un comprobante de venta en el que se ha utilizado el anticipo.

• Elija el cliente en la primera parte de la pantalla de anticipos.

• Luego seleccione el tipo de anticipo de ese cliente.

• Clic en el siguiente botón:

• Presenta la siguiente pantalla: (Factura de Venta).

Para realizar la devolución de un Anticipo:

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• Elija el anticipo.

• Clic


• Coloque el valor de la devolución y digite Nota.

• Presione

• Presenta el siguiente mensaje:

Para realizar la modificación de un Anticipo:

• Elija el anticipo.

• Clic en


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• Realice los cambios.

• Clic en guardar.

• Presenta el siguiente mensaje:

• Digite la clave de usuario

• Ejecute enter , la modificación será realizada.

Para anular un Anticipo.

Elija el anticipo.

Clic en


Digite la clave de usuario

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Ejecute , la anulación será ejecutada.

¿Cómo revisar los procesos de Facturación?

Utilice esta opción para asignar descuentos especiales, promociones por cantidades vendidas, promociones por

temporada a clientes para utilizar al momento de hacer ventas.

Clic en el siguiente botón:

Muestra el siguiente menú:

Para revisar los Descuentos Especiales a Clientes:

• Clic en


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La información que presenta esta pantalla es la siguiente:



Precio del producto.

Marca del producto.

% de descuento del producto para ese cliente.

Para cargar ítems con descuentos para clientes especiales:

- Seleccione el nombre del cliente insertando el código, RUC o CI de ese cliente en el buscador:

- Puede cargar uno a uno los ítems con este procedimiento:

Clic en el siguiente icono:


Digite el código o la inicial del nombre del producto

Presione

Presenta la lista con el nombre o nombres del producto:

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Digite el % de descuento.

Clic en guardar.

La información guardada se coloca en la siguiente pantalla:

Para cargar ítems con descuentos por categorías:

- Al activar la opción Marca, las siguientes opciones se activan automáticamente:

- Digite el valor a descontar para los ítems de la categoría seleccionada

- Clic en


44

- Presione SI. Presenta la siguiente pantalla con los ítems agregados de la categoría seleccionada al

cliente previamente seleccionado:

- Posteriormente si necesita ver un reporte de clientes con descuentos especiales en ítems, debe

ingresar el código, RUC o CI de ese cliente en el buscador y ejecutar la consulta con clic en .

- También al ingresar el %Mínimo y el % Máximo de descuento de un cliente, el sistema le ofrece un

reporte de % descuentos por rangos, clasificándolos por colores de acuerdo al siguiente criterio:

o Color son productos que se encuentran por debajo del % mínimo de descuento

propuesto para el reporte.

o Color son productos que se encuentran comprendidos entre el % mínimo y el %

máximo de los rangos propuestos para el reporte.

o Color son productos que se encuentran sobre el % máximo propuesto para el

reporte.

o Con un ejemplo, la pantalla se mostraría así:

45

Para eliminar ítems de la pantalla:

- Puede hacerlo uno a uno, seleccionando el ítem a borrar y luego clic en , le indicará la siguiente

pantalla:

- Clic en el botón seleccionado y la acción será ejecutada

- Para borrar ítems por categorías, clic en , seleccione la categoría y a continuación el nombre

- Presione

- Presenta el siguiente mensaje indicando el No de ítems que van a ser eliminados:

- Confirme la acción a realizar haciendo clic en la opción que corresponda.

Para modificar un descuento:

Elija el ítem a modificar el % de descuento.

Clic en o presionar


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Modifique el porcentaje de descuento

Clic en y el cambio será efectuado.

Para cerrar la pantalla, ejecute clic en .

¿Cómo cargar promociones en ventas?

Sirve para crear combos de promociones en venta de productos por cantidades.

• Clic en


• Crear el nombre de la promoción ingresando en , presenta la siguiente pantalla:

47

• Haga clic en el botón , presenta la siguiente pantalla:

• Digite el nombre de la promoción y seleccione como activa, luego el botón .

• Para cargar los ítems de las promociones, ingrese en .


• Haga clic en , e ingrese la información de esta pantalla de la siguiente manera:

48

- Seleccione la categoría en los filtros: Marca, Grupo, Proveedor, Item.

- Seleccione el nombre de la categoría anteriormente seleccionada, este servirá para agregarse como

promoción

- Active este filtro , si necesita dar como promoción otro ítem diferente al seleccionado

anteriormente.

- Active la opción , para agregar la base cuantitativa mínima que se ha de vender para

agregar como promoción la cantidad ítem del producto seleccionado anteriormente. Los ítems

agregados se grabarán en esta pantalla:

Para consultar las promociones:

- Seleccione el tipo de promoción y ejecute la consulta con clic en , o si desea borrar todos los

ítems de esa promoción, haga clic en . Acepte el mensaje de confirmación y la tarea será

ejecutada.

- Para borrar ítems de promoción por grupos, seleccione una categoría con clic en el nombre y el filtro se

activará para seleccionar una de ellas, a continuación aparecerá el botón , haga clic sobre él y le

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aparecerá el mensaje , confirme para ejecutar

la tarea.

¿Cómo cargar promociones en ventas?

Este tipo de promociones es de mucha importancia para implementar promociones por periodos, permite

implementar a partir de una fecha de inicio y una fecha de término. El proceso es el siguiente:

- En configuraciones del monitor, active el tipo .

- Luego ingrese en el botón , le presenta la siguiente pantalla:

- Empiece definiendo el nombre de la promoción para una temporada ingresando en , se

presenta la siguiente pantalla:

- Aquí aparecerá los nombres de todas las definiciones elaboradas para este tipo de descuentos

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- Para ingresar una nueva definición, clic en , en esta pantalla:

- Ingrese en nombre de la promoción por temporada

- Defina el rango de tiempo de vigencia para la promoción

- Seleccione como promoción activa y .

Para cargar los ítems a la promoción:

Ingrese al botón , le presentará la siguiente pantalla:

El icono muestra la siguiente información:

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¿Cómo obtener el reporte de retenciones aplicadas a ventas en efectivo?

En este módulo podemos encontrar las retenciones de clientes aplicadas a ventas en efectivo desde el listado de

ventas a través de este botón . Para ver un reporte de retenciones aplicadas siga el siguiente

proceso:

Clic en el botón:


La información que presenta en las columnas es la siguiente:

- Nro. secuencial interno de la retención.

- Fecha de emisión de la retención.

- Nombre del cliente (agente de retención).

- Nro. de factura a la que aplica.

- Nro. físico del comprobante de retención.

- Valor de retención en la fuente.

- Nro. físico del comprobante de retención.

- Valor de retención en IVA.

Para obtener un reporte de retenciones aplicadas a ventas en efectivo, coloque un rango de tiempo en estos

campos , ejecute la tarea pulsando el siguiente botón:

Para anular una retención:

- Elija en el listado con un clic la retención a anular, luego

- Clic en

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- Digite el password de usuario

- Ejecute , la anulación será ejecutada.

IMPORTANTE: Con el ingreso de estas retenciones, automáticamente se estará alimentando la información al módulo tributario para los respectivos informes del SRI, por lo que se recomienda ingresar los datos cuidadosamente de manera correcta.

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ventas

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