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CONTROL VACACIONAL – EJEMPLO DE SOLUCIÓN

La siguiente solución intenta mejorar el sistema del control de vacaciones del personal

en una empresa donde por su volumen de empleados, se precisa de un medio centralizado de

control.

Problemática previa

Debido al alto volumen de departamentación en la empresa y que cada departamento

lleva una sistema manual del control de las vacaciones de los empleados, se detectaban en

ciertos casos que el departamento de recursos humanos le resultaba muy complicado controlar

las vacaciones de las que disponía cada empleado, al ser cada jefe de departamento quien

llevaba su control particular, en algunos casos el empleado y recursos humanos diferían en los

días a disfrutar.

La solución planteada

Hasta la fecha como hemos comentado, cada departamento llevaba un control

particular, que por un lado es un sistema correctísimo ya que es el propio departamento quien

sabe fehacientemente quien está y quien no está de vacaciones cada día, por ese motivo no se

debe dejar de lado esa pre-gestión departamental, pero se debe implicar más al departamento

de recursos humanos ya que es éste, en último término que debería tener el control y estar

informado on-line del estado real de las vacaciones de cada empleado de la empresa, ya que es

el único departamento que tiene los datos precisos de el número de días de vacaciones que

dispone cada empleado según contrato. Todo ello nos lleva a la conclusión que el proceso de

autorización debería implementarse en dos niveles de autorización, el primer nivel a cada

responsable de cada departamento y un último escalafón, el responsable del departamento de

recursos humanos.

Como parte adicional se planteó el control de los días en que el empleado estaba de

baja, de esta manera recursos humanos también dispondría de otra información útil de cara a

las nominas. En el caso que el motivo de ausencia del trabajo fuera por baja laboral, el

responsable del departamento al cual perteneciera el empleado, a la hora de rellenar el

formulario en su nombre, debería indicarlo marcando la opción , (ver Fig.

14, en página siguiente). En los listados y resúmenes de vacaciones, estos días motivados por

baja se computarían a parte y no restarían del global de días laborables de vacaciones

disponibles por contrato de los empleados.

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Fig. 14 – Formulario de Petición de Vacaciones

El formulario de petición de vacaciones (ver Fig. 14), una vez solicitada la confirmación

mediante el botón superior pertinente, es enviada al responsable del departamento al cual

pertenece el empleado, según se indica en su ficha de empleado (ver Fig. 15), y una vez que

este último da el visto bueno, la solicitud llega al responsable del departamento de recursos

humanos que realiza la segunda firma de conformidad.

Para mantener toda la información relativa a los empleados será necesario crear un

formulario adicional donde cada año y por empleado se detallen los datos de su contrato,

concretamente los días laborables disponibles de vacaciones por año, (ver Fig. 15)

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Fig. 15 – Ficha Empleado

Nota: La fecha de nacimiento es usada para que el empleado pueda conocer on-line el estado de sus vacaciones.

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Esquema del recorrido prefijado para el formulario de propuesta de vacaciones:

* Nota: En rojo aparece una zona especial, ya que en el caso del departamento de Recursos Humanos puede que la

persona con función de responsable de departamento coincida con la persona que dispone del cargo de responsable de

recursos humanos, en este único caso, la primera firma es automática, es decir el formulario se auto-aprueba, y solo se

debe realizar la última y definitiva aprobación por parte del responsable de recursos humanos.

La botonería asociada al formulario de propuesta de vacaciones:

Salir – Cierra el Formulario

Modificar – Nos permite Modificar datos.

Solicitar Confirmación – Una vez completado los datos del formulario, pulsando sobre este

botón, la propuesta entra en el circuito de aprobación o denegación.

Resp. Dpto – Botones para Aprobar o Denegar la operación en primera instancia, con motivo

del resultado, se mandará un correo avisando al usuario. Estos Botones solo son accesibles si se

dispone de permisos adecuados.

RR.HH. – Botones para Aprobar o Denegar la operación en última instancia, mandando un

correo avisando al usuario. Estos Botones solo son accesibles si se dispone de permisos

adecuados.

Empleado

¿El Responsable del Departamento

acepta la solicitud? * Si No

Se manda la denegación al empleado

Se envía la solicitud al siguiente escalafón de aprobación

¿El responsable de RR.HH. acepta la

solicitud? Si No

Se manda la aprobación al empleado

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Fig. 16 – Pantalla Inicial

La base de datos se divide en 2 zonas, la primera dirigida a los empleados, y una

segunda para administrar la información de los contratos.

Zona de Empleados

La primera zona contempla 3 vistas, solicitudes aprobadas, denegadas y pendientes, estas

últimas contienen aquellos documentos que están pendientes de revisión o simplemente los que

el empleado no haya aún tramitado su aprobación mediante el botón correspondiente.

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Fig. 17 – Vista de Solicitudes Pendientes

En la Fig. 17 de arriba, vemos que el empleado RAFAEL SERVERA RIERA, tiene

solicitadas 2 hojas de vacaciones para el año 2004, una de ellas ha iniciado el tramite de firmas,

ya que las columnas R y C, correspondientes a las firmas del responsable de departamento y

contabilidad respectivamente nos muestran iconos: Aprobada

En estudio.

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Fig. 18 – Vista de Solicitudes Aprobadas

En la Fig. 18 de arriba, en negro aparecen los totales, y los detalles en rojo) vemos

como el en 2003 ha habido un total de 19’5 días de ausencias, 15’5 por vacaciones y 4 días en

concepto de bajas. El empleado JUAN MAS RIPOLL, disfrutó de 15 días de vacaciones y otros

4 estuvo de baja.

La pantalla o vista de solicitudes aprobadas en su zona superior, nos ofrece 2 acciones

especiales:

Quién está Ausente?: Dadas 2 fechas, intervalos de consulta nos ofrece la

información de quien esta ausente entre esas dos fechas, esta información es mandada

por correo electrónico a nuestra atención. (ver Fig. 19)

Resumen Estado Vacaciones: Previa introducción de nuestra clave de acceso, y el

año a consultar, se nos presenta por pantalla nuestro estado actual de vacaciones. (ver

Fig. 20)

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Fig. 19 – Respuesta a solicitud de informe “Quién está Ausente?”

Fig. 20 – Respuesta a solicitud de informe “Resumen Estado Vacaciones”

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Zona de Administración

Para acceder a la zona de Administración, se requieren de unos privilegios de usuario

especiales, solo los usuario con rol de administración tendrán acceso (estos roles con fácilmente

definibles para cada base de datos).

La vista que nos presenta (ver Fig. 21, abajo), nos muestra las fichas de los empleados

y para cada año se indica que modalidad de contrato se tiene y por tanto el número de días de

vacaciones que les corresponden, también se define para cada empleado, quien es su

responsable de departamento y el responsable de contabilidad, personas que tendrán la función

de aprobar o denegar las propuestas de vacaciones.

Fig. 21 – Vista de administración

En la Fig. 21, justo arriba podemos ver como el empleado RAFAEL SERVERA RIERA,

dispone de un contrato de 3 meses, y por tanto le corresponden 7’5 días Oficiales para

vacaciones y 5’5 laborablemente hablando.

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En la zona superior de la vista de administración (ver Fig. 21), aparecen 2 acciones de

listados y consultas:

Impresos Liquidación: Dadas 2 fechas, intervalos de consulta nos ofrece la

información de quien está ausente entre esas dos fechas, esta información es mandada

por correo electrónico a nuestra atención. (ver Fig. 22)

Resumen Anual Vacaciones: Dado un año, se calcula un resumen de vacaciones de

los empleados y se remite a nuestro correo. (ver Fig. 23)

Fig. 22 – Respuesta a solicitud de informe “Impresos Liquidación”

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Fig. 23 – Respuesta a solicitud de informe “Resumen Anual Vacaciones”