V Jornadas Técnicas de la Red Federal de V Jornadas Técnicas de la Red Federal de Control PúblicoControl PúblicoBuenos Aires, 26 y 27 de mayo de 2009Buenos Aires, 26 y 27 de mayo de 2009

Informes de AuditoríaInformes de Auditoría

Contenido del programaContenido del programa

Principios básicos de redacciónPrincipios básicos de redacción Otros aspectos a tener en cuenta para la Otros aspectos a tener en cuenta para la

confecciónconfección del informe del informe Estructura de los informesEstructura de los informes Ejercitar los conceptos tratadosEjercitar los conceptos tratados

1.1. Principios básicos de Principios básicos de redacciónredacción

a.a. PrecisiónPrecisión

b.b. SíntesisSíntesis

c.c. SimplicidadSimplicidad

d.d. Corrección gramaticalCorrección gramatical

1.a. 1.a. PrecisiónPrecisión

Motivos de ImprecisiónMotivos de Imprecisión

a.a. Utilización de palabras o expresiones imprecisasUtilización de palabras o expresiones imprecisas

b.b. Empleo de términos desconocidos para el Empleo de términos desconocidos para el destinatariodestinatario

c.c. Uso de palabras fuera de su significado realUso de palabras fuera de su significado real

d.d. Construcción sintáctica incorrecta o dudosaConstrucción sintáctica incorrecta o dudosa

e.e. Párrafos extensos, complicadosPárrafos extensos, complicados o o imprecisos imprecisos

f.f. Uso indebido de los signos de puntuaciónUso indebido de los signos de puntuación

Utilización de palabras oUtilización de palabras oexpresiones imprecisasexpresiones imprecisas

Ejemplo:Ejemplo:“El control interno vigente es deficiente “El control interno vigente es deficiente por la carencia de verificaciones por la carencia de verificaciones cruzadas”.cruzadas”.

- Cuáles verificaciones?- Cuáles verificaciones?- Qué importancia tienen?- Qué importancia tienen?

Empleo de términosEmpleo de términosdesconocidos para el destinatariodesconocidos para el destinatario

Ejemplo:Ejemplo:

“La renuncia del empleado responsable “La renuncia del empleado responsable de la tarea y la inexistencia de un de la tarea y la inexistencia de un back-back-upup adecuado, dificulta seriamente el adecuado, dificulta seriamente el know-howknow-how del sistema.” del sistema.”

Uso de palabras fuera de su Uso de palabras fuera de su significado realsignificado real

Ejemplo:Ejemplo:

“Dicho funcionario demostró ser muy “Dicho funcionario demostró ser muy meticulosometiculoso en su gestión.” en su gestión.”

Párrafos extensos, complicados Párrafos extensos, complicados o imprecisos o imprecisos

Ejemplo:Ejemplo:

“Un incremento en los precios, apoyado “Un incremento en los precios, apoyado en una mejora proporcional en la en una mejora proporcional en la calidad de los artículos, originará una calidad de los artículos, originará una reacción del mercado consumidor.”reacción del mercado consumidor.”

- Reacción favorable o negativa?- Reacción favorable o negativa?

Uso indebido de los signos de Uso indebido de los signos de puntuaciónpuntuación

““Todo hombre que te busca va a pedirte Todo hombre que te busca va a pedirte algo: el rico aburrido, la amenidad de tu algo: el rico aburrido, la amenidad de tu conversación; el pobre, tu dinero.”conversación; el pobre, tu dinero.”

““Todo hombre que te busca va a pedirte: Todo hombre que te busca va a pedirte: algo, el rico aburrido; la amenidad de tu algo, el rico aburrido; la amenidad de tu conversación, el pobre; tu dinero.”conversación, el pobre; tu dinero.”

1.b. Síntesis1.b. Síntesis

Las oraciones y párrafos cortos son preferibles Las oraciones y párrafos cortos son preferibles a) acortan la comunicación entre el escritor y el a) acortan la comunicación entre el escritor y el lectorlectorb) reducen el riesgo gramaticalb) reducen el riesgo gramatical

Utilizando solamente oraciones cortas, el estilo Utilizando solamente oraciones cortas, el estilo resulta cortado, pobre y monótono.resulta cortado, pobre y monótono.Usando únicamente oraciones largas, la lectura Usando únicamente oraciones largas, la lectura sería confusa y fatigante.sería confusa y fatigante.Una buena técnica es combinarlas unas con Una buena técnica es combinarlas unas con otras, en forma equilibrada.otras, en forma equilibrada.

1.c. Simplicidad1.c. Simplicidad

Significa escribir en forma fácil y llana, no Significa escribir en forma fácil y llana, no rebuscada, sin recurrir a palabras o expresiones rebuscada, sin recurrir a palabras o expresiones complicadas o simplemente llamativas.complicadas o simplemente llamativas.

El estilo más apropiado es el conocido como El estilo más apropiado es el conocido como coloquial, es decir el utilizado en una coloquial, es decir el utilizado en una conversación formal ante superiores conversación formal ante superiores jerárquicos, funcionarios desconocidos o en una jerárquicos, funcionarios desconocidos o en una exposición públicaexposición pública

1.d. Corrección gramatical1.d. Corrección gramatical

Significa utilizar las palabras y formas Significa utilizar las palabras y formas gramaticales correctas.gramaticales correctas.Esta habilidad se adquiere a través de la Esta habilidad se adquiere a través de la educación formal recibida así como los educación formal recibida así como los estudios o esfuerzos personales.estudios o esfuerzos personales.Más allá de eso, ante la duda están los Más allá de eso, ante la duda están los recursos del diccionario o la posibilidad de recursos del diccionario o la posibilidad de repasar las estructuras gramaticales.repasar las estructuras gramaticales.

2.2. Algunas sugerencias sobre el Algunas sugerencias sobre el estilo de redacciónestilo de redacción

a.a. OrdenamientoOrdenamiento

b.b. Las palabrasLas palabras

c.c. La oraciónLa oración

d.d. Los párrafosLos párrafos

2.a. Ordenamiento2.a. Ordenamiento

Elegir un esquema o diseño adecuado y Elegir un esquema o diseño adecuado y mantenerlomantenerlo

Organizar los párrafos, manteniendo una Organizar los párrafos, manteniendo una debida secuencia en las ideas expresadasdebida secuencia en las ideas expresadas

2.b. Las palabras2.b. Las palabras

Asegurarse de su significadoAsegurarse de su significado Omitir palabras innecesariasOmitir palabras innecesarias Elegir términos claros y sencillosElegir términos claros y sencillos Evitar la jerga técnica innecesariaEvitar la jerga técnica innecesaria NoNo utilizar frases de tipo “clisé” utilizar frases de tipo “clisé” Usar palabras concretasUsar palabras concretas Evitar las frases rebuscadasEvitar las frases rebuscadas

2.c. La oración2.c. La oración

PremisasPremisas Preferir las proposiciones cortasPreferir las proposiciones cortas Evitar las intercalaciones excesivas (frases Evitar las intercalaciones excesivas (frases

incidentales). De emplearlas, ubicarlas incidentales). De emplearlas, ubicarlas preferentemente entre comas, antes que entre preferentemente entre comas, antes que entre paréntesis o guionesparéntesis o guiones

Emplear los adjetivos con cuidadoEmplear los adjetivos con cuidado Controlar la correcta ubicación de los signos de Controlar la correcta ubicación de los signos de

puntuaciónpuntuación

2.c. La oración2.c. La oración

Colocar el énfasis, preferentemente, en la Colocar el énfasis, preferentemente, en la primera o última parte de la oraciónprimera o última parte de la oración

Evitar el uso de signos de exclamación o Evitar el uso de signos de exclamación o interrogacióninterrogación

Agrupar las expresiones de igual sentidoAgrupar las expresiones de igual sentido Evitar el empleo de oraciones negativas Evitar el empleo de oraciones negativas

innecesarias, de expresiones ambiguas y de innecesarias, de expresiones ambiguas y de frases vacilantes o sin vigorfrases vacilantes o sin vigor

2.d. Los párrafos2.d. Los párrafos

PautasPautas

Construir párrafos utilizando varias oraciones Construir párrafos utilizando varias oraciones separadas por “punto y seguido”separadas por “punto y seguido”

Incluir en la primer oración la idea principalIncluir en la primer oración la idea principal Utilizar nexos gramaticales a partir de la 2ª Utilizar nexos gramaticales a partir de la 2ª

oraciónoración

Nexos gramaticales: causaNexos gramaticales: causa

Por esta razónPor esta razón PorquePorque Por lo antedichoPor lo antedicho Por lo que antecedePor lo que antecede ComoComo Puesto quePuesto que Debido aDebido a

Nexos gramaticales: consecuenciaNexos gramaticales: consecuencia

Por lo tantoPor lo tanto Por lo antes dichoPor lo antes dicho Por consiguientePor consiguiente ConsecuentementeConsecuentemente Por lo expuestoPor lo expuesto En atención a lo expuestoEn atención a lo expuesto En consecuenciaEn consecuencia Dado queDado que De acuerdo con De acuerdo con

3. Defectos que deben evitarse en la redacción

ExageraciónExageración

Uso de palabras emocionalesUso de palabras emocionales

IndefiniciónIndefinición

ExageraciónExageración

Ejemplo:Ejemplo: Cualquier aumento en los lapsos de entrega de Cualquier aumento en los lapsos de entrega de

nuestros productos provocaría un nuestros productos provocaría un irreparable y irreparable y alarmantealarmante perjuicio al organismo, con el perjuicio al organismo, con el consiguiente deterioro de la imagen consiguiente deterioro de la imagen local, local, regional y nacional del ente.regional y nacional del ente.

Cualquier aumento en los lapsos de entrega de Cualquier aumento en los lapsos de entrega de nuestros productos provocaría un perjuicio al nuestros productos provocaría un perjuicio al organismo, con el consiguiente deterioro de su organismo, con el consiguiente deterioro de su imagen.imagen.

Uso de palabras emocionalesUso de palabras emocionales

En vista de los repetidos actos de deslealtad En vista de los repetidos actos de deslealtad comercial en que ha incurrido maliciosamente el comercial en que ha incurrido maliciosamente el mencionado agentemencionado agente, que hasta el presente , que hasta el presente había recibido todo tipo de consideración y había recibido todo tipo de consideración y atento servicio por parte de nuestro organismo, atento servicio por parte de nuestro organismo, el suscripto considera ineludibleel suscripto considera ineludible proceder a proceder a imponer una sanción correctiva al causante, imponer una sanción correctiva al causante, eliminándolo de nuestro registro de proveedores eliminándolo de nuestro registro de proveedores yy procediendo a procediendo a dar a conocer a la cámara dar a conocer a la cámara respectiva la decisión tomadarespectiva la decisión tomada. .

IndefiniciónIndefinición

De todo lo expuesto, el suscripto se permite De todo lo expuesto, el suscripto se permite informar a esa superioridad que, en caso de informar a esa superioridad que, en caso de considerarlo conveniente y económico, considerarlo conveniente y económico, podría procederse a contratar los servicios podría procederse a contratar los servicios del citado proveedor o de quien se resuelva del citado proveedor o de quien se resuelva en definitiva (en definitiva (texto indefinidotexto indefinido).).

De lo expuesto, el suscripto informa que De lo expuesto, el suscripto informa que pueden contratarse los servicios del citado pueden contratarse los servicios del citado proveedor (proveedor (texto definidotexto definido).).

4. Objetivos generales de los informes

InformarInformar: dar a conocer lo importante, con : dar a conocer lo importante, con una comprensión fácil y rápida una comprensión fácil y rápida

PersuadirPersuadir: convencer acerca de los hallazgos : convencer acerca de los hallazgos detectados y las soluciones propuestasdetectados y las soluciones propuestas

Obtener resultadosObtener resultados: habilidad para promover : habilidad para promover acción (obtener el compromiso de implantar acción (obtener el compromiso de implantar las recomendaciones, para reducir riesgos y las recomendaciones, para reducir riesgos y prevenir problemas) prevenir problemas)

Objetivos específicos de los Objetivos específicos de los informesinformes

Con respecto a cada hallazgo, debemos Con respecto a cada hallazgo, debemos preguntarnos:preguntarnos:

- - quéqué necesita saber mi destinatario? necesita saber mi destinatario?- - porquéporqué? ? cómocómo? ? cuándocuándo? ? para quépara qué?.... ?.... necesita esa informaciónnecesita esa información- hay algo que creo necesario comunicar y a - hay algo que creo necesario comunicar y a mi destinatario mi destinatario no le interesano le interesa??

5. Considerar el destinatario del informe

1.1. Quien debe leer y comprender el informe?Quien debe leer y comprender el informe?

2.2. Cuáles son las necesidades del destinatario?Cuáles son las necesidades del destinatario?- cuál es su función, respecto de la materia - cuál es su función, respecto de la materia examinada?examinada?- qué autoridad tiene para tomar decisiones - qué autoridad tiene para tomar decisiones acerca de los temas informados?acerca de los temas informados?- debe conocer el asunto en forma detallada o - debe conocer el asunto en forma detallada o resumida?resumida?- En qué aspectos se debe poner énfasis? - En qué aspectos se debe poner énfasis?

6. Estándares de calidad del informe

DirectoDirecto SucintoSucinto ApropiadoApropiado PersuasivoPersuasivo ConstructivoConstructivo Orientado a resultadosOrientado a resultados AtractivoAtractivo OportunoOportuno

EstándaresEstándares

DirectoDirecto: incluir: incluir- las - las conclusiones conclusiones al principioal principio- los - los puntos principalespuntos principales en primer lugar en primer lugar- la - la idea principalidea principal al comienzo al comienzo

SucintoSucinto::- detalle limitado- detalle limitado- seleccionar los ítems de mayor importancia- seleccionar los ítems de mayor importancia- incluir los datos de respaldo en forma sumaria- incluir los datos de respaldo en forma sumaria- utilizar un estilo conciso- utilizar un estilo conciso

EstándaresEstándares

ApropiadoApropiado::- considerar los intereses de los destinatarios- considerar los intereses de los destinatarios- seleccionar el tono de escritura adecuado- seleccionar el tono de escritura adecuado

PersuasivoPersuasivo::- conclusiones respaldadas en forma terminante- conclusiones respaldadas en forma terminante- incluir el efecto real o potencial de los - incluir el efecto real o potencial de los hallazgoshallazgos- cuantificar el impacto- cuantificar el impacto

EstándaresEstándares

ConstructivoConstructivo::- incluir las causas de los problemas (no - incluir las causas de los problemas (no solamente los “síntomas”)solamente los “síntomas”)- balancear lo positivo y lo negativo- balancear lo positivo y lo negativo- de corresponder, destacar las acciones - de corresponder, destacar las acciones gerenciales encaradasgerenciales encaradas

Orientado a resultadosOrientado a resultados::- recomendaciones específicas y mensurables- recomendaciones específicas y mensurables- proponer soluciones prácticas, orientadas a la - proponer soluciones prácticas, orientadas a la acción acción

EstándaresEstándares

AtractivoAtractivo::- incluir un informe ejecutivo para la dirección- incluir un informe ejecutivo para la dirección- utilizar un formato profesional- utilizar un formato profesional- emplear secciones breves y claramente - emplear secciones breves y claramente identificablesidentificables

OportunoOportuno::- presentación inmediata- presentación inmediata- de ser aplicable, anticipar un informe parcial- de ser aplicable, anticipar un informe parcial- definir estándares de tiempo y respetarlos - definir estándares de tiempo y respetarlos estrictamente estrictamente

7. Cómo atraer la atención del destinatario?

Fije la conclusión directamenteFije la conclusión directamente Diseñe aperturas para guiar al destinatarioDiseñe aperturas para guiar al destinatario Escriba concretamente y en forma descriptivaEscriba concretamente y en forma descriptiva Utilice términos que los destinatarios Utilice términos que los destinatarios

comprendancomprendan Elija la información de mayor interés para el Elija la información de mayor interés para el

destinatariodestinatario

Fije la conclusión directamenteFije la conclusión directamente

““El informe más eficiente es aquel que contesta El informe más eficiente es aquel que contesta el objetivo de la auditoría en su primer párrafo”.el objetivo de la auditoría en su primer párrafo”.- Evitar las introducciones innecesarias.- Evitar las introducciones innecesarias.- Es conveniente limitar la cantidad de - Es conveniente limitar la cantidad de información de soporte y descripción de información de soporte y descripción de procedimientosprocedimientos

Para ello, deberíamos preguntarnos:Para ello, deberíamos preguntarnos:¿El lector entenderá los términos utilizados?¿El lector entenderá los términos utilizados?¿Qué explicación necesita el lector?¿Qué explicación necesita el lector?¿Cuánta información quiere el lector? ¿Cuánta información quiere el lector?

Diseñe aperturas para guiar al Diseñe aperturas para guiar al destinatariodestinatario

Es posible guiar al lector utilizando Es posible guiar al lector utilizando encabezamientos, diferentes tipos de letras y encabezamientos, diferentes tipos de letras y otro tipo de recursos para destacar lo más otro tipo de recursos para destacar lo más importante.importante.

Las oraciones de apertura, tanto en la Las oraciones de apertura, tanto en la conclusión como en cada hallazgo, pueden conclusión como en cada hallazgo, pueden guiar al lector expresando los puntos más guiar al lector expresando los puntos más importantes. importantes.

Escriba concretamente y en Escriba concretamente y en forma descriptivaforma descriptiva Evitar frases que no aportan información:Evitar frases que no aportan información:

- Durante nuestra revisión de los registros de - Durante nuestra revisión de los registros de solicitudes, se comprobó que los procedimientos solicitudes, se comprobó que los procedimientos utilizados necesitan mejorarse.utilizados necesitan mejorarse.- Los registros de asistencia no son controlados - Los registros de asistencia no son controlados adecuadamente.adecuadamente.- Existe alguna debilidad en la documentación - Existe alguna debilidad en la documentación de préstamos.de préstamos.- La documentación de las operaciones necesita - La documentación de las operaciones necesita mejorasmejoras

Utilice términos comprensiblesUtilice términos comprensibles

Muchas veces, el auditor redacta su informe sin Muchas veces, el auditor redacta su informe sin pensar que no será leído por otro auditor.pensar que no será leído por otro auditor.Para obtener un producto de calidad, debemos Para obtener un producto de calidad, debemos “ponernos en los zapatos del lector”, “ponernos en los zapatos del lector”, considerando que puede esperar el destinatario.considerando que puede esperar el destinatario.

La utilización de un vocabulario excesivamente La utilización de un vocabulario excesivamente técnico desgana a los lectores.técnico desgana a los lectores.

La lógica investigativa del auditor es distinta de La lógica investigativa del auditor es distinta de la lógica informativa que interesa al lector.la lógica informativa que interesa al lector.

Elija la información de mayor interés Elija la información de mayor interés para su lectorpara su lector

Para definir el tipo de información a incluir en Para definir el tipo de información a incluir en el informe, es conveniente responder a las el informe, es conveniente responder a las siguientes preguntas:siguientes preguntas:- Cuán significativo es el hallazgo?- Cuán significativo es el hallazgo?- Cómo es la reacción del lector? (receptivo o - Cómo es la reacción del lector? (receptivo o reticente)reticente)- A quién se quiere lograr atención? (nivel - A quién se quiere lograr atención? (nivel político o nivel gerencial)político o nivel gerencial)- Cómo describiría al lector a quien se quiere - Cómo describiría al lector a quien se quiere influir? (sensitivo o duro) influir? (sensitivo o duro)

8. Pautas para aumentar el potencial del informe(para obtener resultados)

Describir y cuantificar el problemaDescribir y cuantificar el problema Mostrar el efecto desde el punto de vista de Mostrar el efecto desde el punto de vista de

la autoridad superiorla autoridad superior Utilizar un estilo que reduzca las objecionesUtilizar un estilo que reduzca las objeciones

8.1. Describir y cuantificar el8.1. Describir y cuantificar el problema problema

Redacte la conclusión en forma directa y Redacte la conclusión en forma directa y concretaconcreta

Incluya evidencia objetivaIncluya evidencia objetiva Evite exagerar o indefinir los hechosEvite exagerar o indefinir los hechos Incluya las causas, independientemente de Incluya las causas, independientemente de

los síntomaslos síntomas Cuantifique la magnitud del problemaCuantifique la magnitud del problema

8.1. Ejemplos de cuantificación8.1. Ejemplos de cuantificación

Número o porcentaje de ítems con excepcionesNúmero o porcentaje de ítems con excepciones- basados en muestras- basados en muestras- basados en el total del universo- basados en el total del universo

Valor monetario de los ítems con excepcionesValor monetario de los ítems con excepciones- valor en pesos- valor en pesos- porcentaje sobre el total del universo ($ / $)- porcentaje sobre el total del universo ($ / $)

Número o valor monetario de la variableNúmero o valor monetario de la variable- diario- diario- mensual- mensual

Comparación de los resultados con un estándarComparación de los resultados con un estándar

8.2. Mostrar el efecto desde el punto8.2. Mostrar el efecto desde el punto de vista de la autoridad superior de vista de la autoridad superior

ProblemaProblema: falta de precio: falta de precioRiesgo R / PRiesgo R / P: sobreprecio: sobreprecioBeneficiosBeneficios: posible menor precio, reducción : posible menor precio, reducción del costo total.del costo total.

ProblemaProblema: falta de pedidos de cotización: falta de pedidos de cotizaciónRiesgo R / PRiesgo R / P: sobreprecio, colusión de : sobreprecio, colusión de intereses, baja calidad de las materias primasintereses, baja calidad de las materias primasBeneficiosBeneficios: precio más bajo, mejor calidad : precio más bajo, mejor calidad por igual precio.por igual precio.

8.3. Utilizar un estilo que reduzca las8.3. Utilizar un estilo que reduzca las objeciones objeciones

Mostrar equilibrio y diplomacia, aceptando que Mostrar equilibrio y diplomacia, aceptando que existen otros puntos de vistaexisten otros puntos de vistaEjemplos:Ejemplos:

1.1. Mientras algunas solicitudes requerirán más de Mientras algunas solicitudes requerirán más de 60 días para su procesamiento, un 75% se 60 días para su procesamiento, un 75% se pueden resolver en 15 díaspueden resolver en 15 días

2.2. Se necesitará un incremento temporal del Se necesitará un incremento temporal del personal para superar el atraso, pero luego la personal para superar el atraso, pero luego la dotación puede volver a la cantidad actual.dotación puede volver a la cantidad actual.

9. Pautas para redactar una conclusión efectiva

Contestar el objetivo de la auditoríaContestar el objetivo de la auditoría Elegir la información de soporte más concretaElegir la información de soporte más concreta Utilizar un tono apropiado y consistenteUtilizar un tono apropiado y consistente Balancear lo positivo y lo negativoBalancear lo positivo y lo negativo Ofrecer perspectivaOfrecer perspectiva Incluir la respuesta de la DirecciónIncluir la respuesta de la Dirección

9.1. Contestar el objetivo de la auditoría9.1. Contestar el objetivo de la auditoría

Cuando escriba la conclusión, responda al Cuando escriba la conclusión, responda al objetivo de la auditoría en forma directaobjetivo de la auditoría en forma directa..

Cuando la auditoría incluya múltiples objetivos, Cuando la auditoría incluya múltiples objetivos, asegúrese de referirse a cada uno de ellos.asegúrese de referirse a cada uno de ellos.En las auditorías más complejas, la conclusión En las auditorías más complejas, la conclusión puede ser dividida en secciones. Por ejemplo, se puede ser dividida en secciones. Por ejemplo, se puede escribir un párrafo para cada una de las puede escribir un párrafo para cada una de las principales secciones de la auditoría.principales secciones de la auditoría.

Una buena conclusión es la que, en el primer Una buena conclusión es la que, en el primer párrafo, contesta el objetivo de la auditoríapárrafo, contesta el objetivo de la auditoría..

9.2. Elegir la información de soporte9.2. Elegir la información de soporte más concreta más concreta

De la opinión general sobre el objetivo de la De la opinión general sobre el objetivo de la auditoría, se debe pasar a la información de auditoría, se debe pasar a la información de soporte concreta que la sustente.soporte concreta que la sustente.

La opinión debe estar respaldada en hechos, La opinión debe estar respaldada en hechos, ejemplos, comparaciones, etc., que ayuden a ejemplos, comparaciones, etc., que ayuden a sustentarlasustentarla..

Para la información de soporte:Para la información de soporte:- utilizar un lenguaje claro- utilizar un lenguaje claro- evitar los términos ambiguos o generalistas- evitar los términos ambiguos o generalistas- evitar el exceso de calificativos- evitar el exceso de calificativos..

9.3. Utilizar un tono apropiado y9.3. Utilizar un tono apropiado y consistente consistente

Los resultados de nuestra revisión indican que Los resultados de nuestra revisión indican que la condición en que se desarrollan las la condición en que se desarrollan las operaciones son buenas. No obstante, operaciones son buenas. No obstante, detectamos que algunas áreas necesitan detectamos que algunas áreas necesitan atención. Es necesario intensificar el esfuerzo atención. Es necesario intensificar el esfuerzo para reconciliar algunas cuentas. En el proceso para reconciliar algunas cuentas. En el proceso de pagos se debe implantar un control de pagos se debe implantar un control automatizado y el control de supervisión debe automatizado y el control de supervisión debe mejorarse. Además, las cuentas en suspenso mejorarse. Además, las cuentas en suspenso necesitan atención.necesitan atención.

9.4. Balancear lo positivo y lo negativo9.4. Balancear lo positivo y lo negativo

Si para responder al objetivo de la auditoría se Si para responder al objetivo de la auditoría se obtienen algunos resultados positivos y otros obtienen algunos resultados positivos y otros negativos, distribuya esa incidencia en forma negativos, distribuya esa incidencia en forma balanceada al escribir la conclusión.balanceada al escribir la conclusión.Muchas veces, se sobrecarga un lado de la Muchas veces, se sobrecarga un lado de la conclusión, dándole poco espacio al otro.conclusión, dándole poco espacio al otro.

Las ideas más importantes deben ocupar Las ideas más importantes deben ocupar lugares destacados dentro del informe. En la lugares destacados dentro del informe. En la conclusión, la idea a enfatizar debe colocarse en conclusión, la idea a enfatizar debe colocarse en el primer párrafo.el primer párrafo.

9.5. Ofrecer perspectiva9.5. Ofrecer perspectiva

Los resultados de la auditoría serán difíciles de Los resultados de la auditoría serán difíciles de interpretar, si no están contextualizados y sólo interpretar, si no están contextualizados y sólo consisten en una lista de problemasconsisten en una lista de problemas..

Se puede proveer perspectiva describiendo el Se puede proveer perspectiva describiendo el efecto global de los principales hallazgos, efecto global de los principales hallazgos, incluyendo comparaciones significativas o incluyendo comparaciones significativas o identificando posibles causas.identificando posibles causas.

Puede compararse la gestión respecto de la Puede compararse la gestión respecto de la última auditoría, comentar las acciones tomadas última auditoría, comentar las acciones tomadas sobre las recomendaciones anteriores, etc.sobre las recomendaciones anteriores, etc.

9.6. Incluir la respuesta de la Dirección9.6. Incluir la respuesta de la Dirección

Además de la “opinión del auditado”, incluida en Además de la “opinión del auditado”, incluida en cada uno de los hallazgos, es cada uno de los hallazgos, es convenienteconveniente exponer dentro de un párrafo final de la exponer dentro de un párrafo final de la conclusión, la opinión que la Dirección tiene conclusión, la opinión que la Dirección tiene sobre la mismasobre la misma y su propuesta al respecto. y su propuesta al respecto.

La La convicción y acciónconvicción y acción correctiva correctiva de la Dirección de la Dirección brindarábrindaránn beneficio a la organización. Por ello, el beneficio a la organización. Por ello, el cierre para la conclusión de un informe de cierre para la conclusión de un informe de auditoría que “mira hacia adelante”auditoría que “mira hacia adelante” debería debería incluir dicha información.incluir dicha información.

10.Elementos para “ganar tiempo” en la emisión del informe

Sin aumentar la carga de los “papeles” de Sin aumentar la carga de los “papeles” de trabajo, se puede utilizar un modelo de trabajo, se puede utilizar un modelo de formulario donde se vayan registrando cada formulario donde se vayan registrando cada una de las informaciones necesarias para la una de las informaciones necesarias para la redacción del informe:redacción del informe:- debilidad observada- debilidad observada- causa- causa- efecto (riesgo o perjuicio real o potencial)- efecto (riesgo o perjuicio real o potencial)- recomendación o sugerencia- recomendación o sugerencia

11. Uso de tablas, gráficos y anexos

Se aceptan dos reglas de carácter general:Se aceptan dos reglas de carácter general: El texto escrito debe poder leerse El texto escrito debe poder leerse

independientemente de las tablas, gráficos y independientemente de las tablas, gráficos y anexosanexos

Cada tabla o gráfico presentará una sola idea, Cada tabla o gráfico presentará una sola idea, con el objeto de permitir una rápida y clara con el objeto de permitir una rápida y clara comprensión de su contenido e importanciacomprensión de su contenido e importancia

12. Revisión final

En la medida que los tiempos de emisión lo En la medida que los tiempos de emisión lo permitan, se aconseja dejar pasar “un tiempo” permitan, se aconseja dejar pasar “un tiempo” después de haber terminado la redacción del después de haber terminado la redacción del informe, para revisarlo.informe, para revisarlo.Al releerlo, se lo confrontará una vez más con Al releerlo, se lo confrontará una vez más con nuestra comprensión y se tendrá una idea más nuestra comprensión y se tendrá una idea más aproximada al punto de vista del destinatario.aproximada al punto de vista del destinatario.Con esta revisión, se tendrá una visión más Con esta revisión, se tendrá una visión más objetiva de la redacción que permitirá efectuar objetiva de la redacción que permitirá efectuar los “retoques” necesarios.los “retoques” necesarios.

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