Para modelos UX-43, UX-60, SX-6700,LX-5700, NX-5400

MANU AL DE OPE R ACI ONU X - B AT CH

JPCF 2004Batch Comunication Version 1.1

REGISTRO

Para comenzar el uso de este programa diseñado para las cajas registradoras UX-43, UX-60, SX-6700,LX-5700, debe estar registrado. Para eso debe llamar por teléfono a ELCA si este no esta registrado

Una vez registrado el Software Ud. deberá hacer doble click en este icono dejado en suescritorio o en Inicio/ Programas/ Sistemas Elca/ UX Batch.

Al ejecutar el programa le preguntará una contraseña ( por defecto ADMIN)

Cuando ingrese la clave presione ENTER y se abrirá una ventana similar a esta.

MÓDULOS DEL UX-BATCH

MAESTROS:

Los maestros son la información que se guarda en el computador (lista de grupos, productos, cajeros etc...) que sedeben enviar a las cajas registradoras.Los Maestros que existen en el UX-Batch son los siguientes:

Grupos A: Familia principal de productos, por ejemplo carnicería. Se crean de la siguiente manera. Hacer Clicken Maestros/ Grupos A. Se abrirá una ventana como la que se muestra en la figura.

Grupos B: sub - familia de productos, estos grupos pertenecen a los grupos A, ejemplo cerdo, vacuno, aves,pescados. Estos se crean de la misma manera que los Grupos A, con la diferencia que al ingresar a los Maestrosse debe escoger Grupos B y no Grupos A

Para eliminar tanto un grupo A como un Grupo B solo se debe presionar el botón Eliminar. Se desplegará unaventana como esta.

Al momento de eliminar un Grupo del sistema,solo se eliminará del software, ya que un productono se puede vender si no pertenece a un grupo. Enel ejemplo, si elimino el Grupo carnicería, ¿cómolograremos vender carne de cualquier tipo si elgrupo ya no existe? Por esta razón el grupo seelimina del software y no así de la caja

Ingresar el código de Grupo, si el grupo noexiste se desplegará otra ventana como semuestra en la figura, si quiere crear el Gruposolo debe presionar Si y si ud. no lo quierecrear haga click en No. El código queingrese debe ser numérico. El númeromáximo de grupos dependerá de la cajaregistradora que ud. tenga.Una vez ingresado el N° de Grupo debeescribir el nombre o la descripción delGrupo y Luego presione Grabar y asísucesivamente.

Productos: Los productos son los artículos que Ud. venderá en la caja registradora, Ejemplo: Filete, LomoVetado, Abastero, chocolates, pan, etc... Estos se crean de la siguiente manera. Hacer Click en Maestros/Productos, o bien Ud. puede hacer click en un acceso directo desde la barra de herramientas del SoftwareCreación de Maestro de Productos

Hacer doble click en el botón “Actualizaciónde Productos” para crear productos nuevos opara modificar alguna característica de unproducto ya creado. (maestro de Productos)Para realizar solo cambios de precios hagadoble click en “Cambios de PreciosManuales a Productos”Para realizar un listado de los productos queUd. ya tiene creado solo debe hacer dobleclick en “Listado de Productos”. El listado sepuede obtener en pantalla, por la impresora obien en un archivo Excell. Además se puedeordenar de la forma que Ud. desee, porejemplo solo el Grupo A “Carnicería” que esel “Grupo A “ 1 o bien solo los productospesables etc...

Cuando Ud. hace click se abrirá una pantalla similar a esta, si no se abre pase a la pagina siguiente,ya que Ud. hizo click en el acceso directo a la Actualización de Productos.

Este módulo tiene que ver con todo lo referente a ingreso, modificación y eliminación de productos. Si existeconexión con las cajas, al modificar el maestro de productos, despliega un mensaje de confirmación de envíohacia las cajas, si no fuese así, queda almacenado el código del producto para ser enviado mas tarde por mediodel módulo de Últimos PLU's Modificados, proceso que debe ser realizado por el usuario. Los productoscondimentos corresponden a plu's que no son enviados a las cajas y cumplen con la función de detallar todos loscomponentes de un producto compuesto.NOTA : Tenga presente que al eliminar un producto, si este ha sido vendido, no se realizará la eliminación en lascajas, únicamente será borrado del maestro de productos en el archivo del software.

Código: En este campo se debe escribir el código del producto o bien el código de barra (se debe escribircompleto ej. 7801610252059). Cuando el producto es pesable solo se escribe el código del producto.

Descripción: En este campo se debe escribir el nombre del producto por ejemplo Coca Cola 1 lt.

Status: Solo indica si el producto se puede vender o no. 0 = producto vendible 1= producto no vendibleFunción: Este campo es muy importante ya que determina las características de un producto. 0= Normal 1=Pesable por Kilo 2= pesable por precio 3= paquete 4= pesable por balanza 5 = condimento

Halo: (High Amount Lock-Out) El HALO define el precio más grande de PLU que se puede incorporarmanualmente. Por ejemplo, cuando el precio más grande que puede ser entrado manualmente es 99999, entoncesel valor del HALO es 95 (9: valor, 5: número de dígitos). Para efectos prácticos en el software cuando es unproducto pesable, este debe llevar HALO = 95 y cuando es un producto normal, debe llevar HALO = 0

Precio 1 y Precio 2: Todos los productos tienen la particularidad de tener 2 precios, el precio 1 es con el quefunciona normalmente la caja registradora y el precio 2 usualmente se ocupa para vender productos mas baratos.Los Grupos se crean en los maestros de grupos A y Grupos B

Grupo A y Grupo B: En estos campos se debe ingresar el número de grupo que le corresponde para enlazar elproducto a sus respectivos grupos, por ejemplo: el abastero tiene como Grupo A = 1 que es CARNICERÍA yGrupo B = 8 VACUNO. Un producto debe tener como obligación un grupo A, el grupo B se puede omitir.

Envase: Este campo está hecho con el fin de enlazar una botella retornable a un producto con envase retornable.Por ejemplo Si asociamos una botella de bebida retornable al cual le asignamos un valor de $ 150 y el producto“bebida” le asignamos un valor de $ 500 y además los enlazamos, se podrá vender en la caja registradora a unprecio de $ 500 si el cliente trae el envase retornable, de lo contrario se venderá a $ 650. Los envases se crean enel maestro de envases

Mensaje: Este modulo solo enlaza el producto con un mensaje suplementario. El mensaje se debe programarmanualmente en la caja.

Stock Crítico: Cantidad de unidades que deben haber como mínimo en la góndola o en la sala de ventas. ElSoftware le avisará por medio del Informe de Stock Crítico la cantidad de unidades que quedan actualmente.

Ubicación: Se ingresa el lugar en el cual esta el producto dentro del supermercado. Este dato no se imprime en laboleta, solo es para ubicar el producto. Por ejemplo: lápiz pasta tic , ubicación: pasillo 4 góndola 6 repisa 2.

Unidad de medida: Esta función se usa para discriminar tipos de productos que son similares pero que por elnombre no se puede distinguir, por ejemplo: Cuaderno marca XXX de matemáticas 100 hojas o cuaderno marcaXXX de matemáticas 60 hojas. En la unidad de medida se ingresa 60 hojas o 100 hojas. Este dato no se imprimeen la boleta, solo es para distinguir al momento de modificar alguna característica del producto.

Stock Actual: Información que me entrega automáticamente el sistema. Esta información se actualiza en elmomento que se realiza un cierre de caja ( se explica mas adelante).

Impuestos: Se deben seleccionar los impuestos que corresponden a dicho producto. Estos impuestos se crean enel maestro de impuestos

Retención: Se ingresa el tipo de retención que tiene el producto. Por ejemplo para una carnicería que compracarne a su proveedor, SII le exige el 5% de retención a algunas carnes.

Al terminar de ingresar todos los datos de los productos se debe presionar el botón Actualizar con el fin deactualizar el maestro de productos, de esta forma se crean los productos nuevos o se pueden modificar losproductos ya creados. Si está conectado con las cajas registradoras, al momento de presionar el botón actualizarse abrirá una ventana que le preguntará si quiere enviar el producto a la caja.

Envases: Los envases se crean con el fin de enlazarlos a algún PLU con envase retornable. Para crearlos se debepresionar Maestros/ Envases y se abrirá una ventana como esta:

Cajeros: Persona que ingresa a operar la caja. Pepito, Juan, ...etc... Para crear los distintos cajeros se debepresionar Maestros/ Cajeros y se desplegará una ventana como esta:

Atributos ECR: Atributos que se le asignan a cada cajero en forma particular, por ejemplo, se le puede permitirborrar un PLU o no, se le autoriza para programar la caja o no... etc....

Código: Se debe ingresar elnúmero de envase.

Descripción: Nombre deltipo de envase.

Precio unitario: Precio deventa en la caja.Grupos: Asignar grupo alque pertenece, serecomienda crear un grupollamado envases

N° Cajero: Se debe ingresar unnúmero de cajero que identifique aun cajero.

Nombre: Nombre del cajero

N° Tarjeta: En caso de que loscajeros ocupen tarjeta, se ingresa elnúmero en este campo.

Clave: Esta por defecto el N° decajero, esta se puede cambiar ydeben ser 4 dígitos.Rut, dirección, teléfono, Obs, sondatos del cajero.

Impuestos: En este módulo se crean todos los impuestos que tengan sus productos por ejemplo el IVA = 19%.Para crear el Maestro de impuestos se debe presionar Maestros/impuestos y se abrirá una ventana como esta:

Ofertas: La Oferta a productos corresponde a un porcentaje de descuento a un determinado número deproductos. Esta rebaja se realiza una vez terminado el ingreso de productos vendidos, automáticamente rebaja elporcentaje solo a los productos que tiene enlazada la oferta.

La Oferta es aplicable después del subtotal de la boleta, y no es anulable una vez realizada.La Oferta número 4 se encuentra ligada directamente al impuesto de la harina, por lo que es imposible

modificarla. Esta oferta no se puede ocupar ya que estaba relacionada con las facturas en la caja registradora queactualmente no se puede hacer.

Después de crear las ofertas, es necesario enlazar los productos, en el módulo Enlazar.Después de enlazados los productos, estos productos son grabados en las últimas modificaciones para su

posterior envío, así cuando se procede con la transmisión de productos, se está enviando el registros de últimosplu's modificados.Para crear las ofertas se debe presionar Maestros/ Ofertas/ Mantención y se abrirá una ventana como esta:

Código: Ingresar código de impuesto.

Porcentaje: Se debe ingresar el porcentajedel impuesto por ejemplo IVA = 19%

Descripción: Nombre del impuesto, porejemplo IVA, ILA, etc...

Antes de enlazar los productos a unaoferta determinada se deben crear lasofertas, colocando el nombre y elporcentaje de descuento. Una vezhecho esto se graba y se enlazan losproductos.

Una vez creada las ofertas se debentransmitir a las cajas presionando elbotón transmitir

Para enlazar los productos se debepresionar la tecla Enlazar.

Después de presionar la tecla enlazar se desplegará una pantalla como la que sigue:

La selección de productos puede ser por un rango de ellos, por grupo A, o bien todos los productos. Cadaproducto puede estar contenida en una, todas o ninguna de las oferta. Para enlazar o desenlazar productos se debemarcar o desmarcar el casillero de la oferta dentro del hoja Enlazar o desenlazar.

En la hoja Productos enlazados, se despliegan todos los productos que hacen referencia a alguna oferta,esta vista puede ser emitida por impresora, y a la vez se pueden filtrar los datos en la hoja Filtros y Vistas, dondese puede aplicar un sistema de consulta para desplegar solo que necesitemos ver, en pantalla o bien papel.

Para enlazar solo algunos productos a una determinada oferta o a varias ofertas se deben enlazar de a uno, esdecir se ingresa en “desde” y “hasta” el mismo código de PLU. Por ejemplo si ud. desea enlazar el código 1 y el2 debe primero hacer click en la oferta que pertenece dicho producto, luego en “desde, hasta” se debe ingresar 1en ambos campos y luego grabar. Después se debe hacer lo mismo para el código 2 y así sucesivamente.

Para enlazar un rango de productos se debe ingresar en “desde , hasta” el rango de PLU que quiero que seenlacen. Por ejemplo si ud. desea que se enlacen los productos desde el 10 hasta el 23 se deben rellenar loscampos correspondientes “desde y hasta” según corresponda y grabar.

Se hace de igual forma para enlazar grupos o bien todos los productos.

Promociones: solo para algunos modelos de cajas

Las promociones que existen en el sistemas son las siguientes:

Precio por paquete: Fija un valor determinado a un conjunto de productos.Ejemplo : 10 productos por $ 900, independiente del valor unitario del producto.

Monto descuento por paquete: Realiza un descuento fijo por una cantidad de productos.Ejemplo : cada 10 productos, descuenta $ 1000

Uno gratis por paquete: Descuenta el valor unitario a un paquete de productos.Ejemplo : lleve 3 y pague 2, cada 3 productos, el tercero es descontado.

Promoción Limitada: Realiza un descuento por producto, hasta una cantidad definida.Ejemplo : Los primeros 5 productos cuestan $ 100, mas de 5, al precio normal

En las promociones al igual que en las ofertas se deben enlazar los productos. En ambos casos se hace de lamisma manera.

Actualización de Stock:

Para mantener un stock real y actualizado de sus productos, deben ser digitados en este módulo todos losingresos de productos, salida o ajuste de estos. Se recomienda ingresar la información sobre los documentos(Boleta, factura, cheques etc..) Además se debe ingresar el costo de compra y otros costos, estos último derelevante importancia para la emisión de informes de márgenes y otros.

Para actualizar el stock se debe hacer click en Maestros/ Actualización de Stock y se abrirá una ventana comoesta:

Para ingresar, rebajar, ajustar o ajustar el costo medio de un producto se debe ingresar el código del producto enel campo de código. Luego se debe ingresar el número que corresponda en el campo Tipo según lo que deseahacer. Después solo falta rellenar los campos que el software le va pidiendo. Una vez hecho esto se debe grabar yqueda grabado en el historial. La forma de borrar el historial es presionando el botón Limpiar. Este borrara elhistorial de todos los productos pero no borrara los saldos.

Este módulo esta dividido en 3 partes A, B, CA: Información del producto, costo medio, costo última compra etc... Esta información está en “cero” cuando elsoftware se instala si ud. no tiene hecho su inventario deberá hacerlo e ingresar la mercadería.B: Zona de ingreso de datos, esta modifica a la zona A después de grabarC: Historial

Cuando ud. tiene creado sus maestros los debe enviar a las cajas registradoras.

A

C

B

CONECCION A CAJAS

Para enviar los maestros a las cajas registradoras o para recibir información de las cajas ud. debe estar conectadocon ellas.

Para conectarse con las cajas ud debe presionar el botón conectar.

Cuando ud. se conecta con las cajas entones podrá enviar los maestros a las cajas.

ENVIAR MAESTROS

Para el envío de los maestros a las cajas ud de deberá hacer click en “enviar maestros” luego seleccionar cual detodos los maestros desea enviar como se muestra en la figura

Una vez que ud. selecciona el maestro que desea enviar, el software le “preguntará” desde que caja hasta que cajadesea enviar la información. Siempre que ud. tenga más de una caja.

RECEPCIÓN:

Recepción de Reportes X:La única información que Ud. puede recibir de las cajas registradoras son informes de venta, estos pueden serInformes X o bien Informes Z, la diferencia esta en que los informes Z dejan la caja registradora en 0 como paraempezar al otro día con la caja en 0 y los informes X solo me informa la venta realizada hasta ese minuto. UnInforme Z comienza cuando se realizó el último informe Z. Los Informes Z se deben realizar todos los días parahacer el cierre de caja. Estos informes son los siguientes:

• Ventas por horario (X05)• Ventas por vendedor (X10)• Ventas del Grupo A (X26)• Ventas del Grupo B (X30)• Ventas por productos (X40)• Informe financiero de caja (X02)

Lo que se muestra en la figura es como se debe hacer para hacer Informes X, a continuación detallaremos comoefectuar cierres de caja o Informes Z.

Cierre de la Jornada:

El cierre diario, de proceso obligatorio y periódico, recibe de la(s) caja(s) los siguientes informes :

• Ventas por horario (Z05)• Ventas por vendedor (Z10)• Ventas del Grupo A (Z26)• Ventas del Grupo B (Z30)• Ventas por productos (Z40)• Informe financiero de caja (Z02)

Después de cada recepción de informe desde la caja, se limpian las ventas según el informe recibido. En caso de no efectuarse el cierre correctamente, debido a corte en la comunicación por ejemplo, secontinuará con la recepción de informes que estén pendientes cuando se vuelva a restablecer la conexión con lacaja.

Para realizar esta operación se deberá hacer click en Recepción/Cierre de la Jornada/ Cierre del día, talcomo se muestra en la figura.

Se va a desplegar una pantalla como la que se muestra en la figura

Al costado izquierdo de la pantalla se debe seleccionar la fecha del día del cierre de la (s) caja (s), esta se ponesola por defecto en el día en que se esta realizando el cierre, en el ejemplo se está realizando un cierre el día 01-04-2004 a las 9:48 pm.

Luego deben hacer click en Procesar y luego comenzará a realizar el cierre de las cajas.