República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación

Instituto Universitario de Tecnología ´´Antonio José de Sucre¨.

Extensión Punto Fijo

Materia: Electiva.

Realizado por:

Javier Borges C.I 24.426.541

Punto Fijo, Enero 2014.

UTILIDAD DEL COMPUTADOR EN LAS CUENTAS POR COBRAR.

Introducción

A fin de conservar los clientes actuales y atraer nuevos, la mayoría de las

empresas deben conceder créditos y mantener inventarios. Para la mayoría de las

empresas las Cuentas por Cobrar representan una inversión considerable que se

determina a través del volumen de ventas a crédito esta inversión se considera

como propiedades de un negocio, el dinero, las mercancías y las cuentas por

cobrar a los clientes están ligados en una secuencia, ya que el dinero se

transforma en mercancías y éstas en cuentas por cobrar, las cuales a su vez se

convierten en dinero, iniciándose así un ciclo que se repite indefinidamente dentro

de las actividades de una empresa.

La administración de cuentas por cobrar tiene por objetivo el mostrar las diferentes

acciones a seguir para tomar la decisión sobre la conveniencia de otorgar crédito a

los clientes, conocer las diferentes alternativas que se tienen para lograr el cobro

de estas cuentas y cuál es el costo financiero de cada una de ellas, para

seleccionar la más viable en cuanto a costo y tiempo, situación que se reflejará en

un mejor flujo de efectivo.

El objetivó del trabajo es explicar los elementos que se usan para otorgar un

crédito a un cliente y los procesos que se usan para la cobranza de clientes en

diferentes situaciones.

Las cuentas por cobrar.

Las Cuentas por Cobrar representan derechos exigibles originados por ventas,

servicios prestados y otorgamiento de préstamos, son créditos a cargo de clientes

y otros deudores, que continuamente se convierten o pueden convertirse en

bienes o valores más líquidos disponibles tales como efectivo, aceptaciones, etc.,

y que por lo tanto pueden ser cobrados.

Las Cuentas por Cobrar constituyen una función dentro del ciclo de ingresos que

se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para

reportarlas a los departamentos de Crédito y Cobranza, Contabilidad, Tesorería y

Finanzas.

Las cuentas por cobrar son el total de todo el crédito extendido por una empresa a

sus clientes; por lo consiguiente, esta cuenta del Estado de Posición Financiera

Representa cuentas no pagadas adeudadas a la empresa. Desde el punto de vista

del administrador financiero la cantidad en pesos de las cuentas por cobrar se

puede dividir en dos partes. Una de ellas representa los desembolsos de caja

efectuados por la empresa al proporcionar los productos que se han vendido; la

otra, es la diferencia entre los desembolsos de caja y los precios de veta de los

productos.

La porción de desembolso de caja es la inversión real de la empresa en cuentas

por cobrar; lo estante representa utilidades contables.

Objetivo de las cuentas por cobrar

Su objetivo primordial es el de registrar todas las operaciones originadas por

adeudos de clientes, de terceros o de funcionarios y empleados de la compañía.

Las cuentas por cobrar fundamentalmente son un instrumento de mercadotecnia

para promover las ventas, el director de finanzas debe cuidar que su empleo

ayude a maximizar las utilidades y el rendimiento de la inversión y que no se

abuse del procedimiento hasta el grado en que el otorgamiento de créditos deje de

ser rentable y atractivo en términos de rendimiento sobre inversión.

El departamento de mercadotecnia de la empresa por lo general tiende a

considerar las cuentas por cobrar como un medio para vender el producto y

superar a la competencia. Por lo regular se observa que la mayoría de los

vendedores, por ejemplo, se inclinan hacia una política de crédito muy liberal,

porque favorece las ventas. Si la competencia ofrece crédito, la propia empresa

tendrá que hacerlo también para proteger su posición en el mercado. Esto se

puede aplicar a una tienda de departamentos que se ve obligada a ofrecer a sus

clientes tarjetas de crédito para poder competir, lo mismo que a una empresa

internacional de ingeniería que tiene que otorgar o arreglar crédito a largo plazo

como parte de sus operaciones a fin de competir con éxito por la adjudicación de

contratos de construcción de presas, refinerías y otros grandes proyectos de

inversión de capital. Muchas veces ha sucedido que la empresa que ofrece

facilidades de crédito como parte de sus servicios ha triunfado en la licitación, a

pesar de que otras firmas, que no ofrecían arreglos de crédito, presentaron

presupuestos más bajos.

Aunque los vendedores de la empresa recomienden una política de crédito muy

liberal, corresponde al director de finanzas cuidar que la ciudad de crédito que se

otorgue sea óptima y lleve a la empresa hacia sus objetivos generales. Esto exige

que las cuentas por cobrar maximicen las utilidades y ofrezcan un rendimiento

atractivo. Es necesario comparar los costos y los riesgos de la política de crédito

con las mayores utilidades que se espera habrán de generar. También se tratará

de evitar que se otorgue crédito a clientes potenciales que probablemente tendrán

dificultades para pagar o que inmovilizarán los recursos de la empresa |

demorando el pago por largo tiempo. No conviene financiar a clientes que ofrecen

demasiado riesgo o que requieren un total de cuentas por cobrar tan considerable

que la inversión sólo es rentable marginalmente porque absorbe recursos que se

podrían usar para financiar otros proyectos más atractivos. Como se verá más

adelante, si el rendimiento de la inversión en cuentas por cobrar adicionales es

inferior al costo de los recursos que se obtienen para financiarlas, se debe

rechazar la inversión adicional en esas cuentas.

Determinación del nivel de las cuentas por cobrar.

Para determinar un nivel en cantidad de cuentas por cobrar es necesario conocer

las políticas que la empresa tenga en cuenta al otorgamiento de créditos y clientes

mucha, por ejemplo acostumbran ofrecer descuentos por pronto pago, pero es

conveniente comparar el monto de dicho descuento con el costo de administración

de la inversión en clientes para precisar cuál de las alternativas es la más

conveniente.

Administración de Cuentas por Cobrar.

Cómo ya hemos estudiado, la administración del capital de trabajo es clave en las

organizaciones por cuanto tiene impacto en sus medidas de rentabilidad, liquidez y

riesgo.

Ahora veremos la administración de cuentas por cobrar como uno de las

herramientas más importantes que tiene al alcance el administrador financiero

para optimizar el capital de trabajo y en consecuencia maximizar el valor de la

empresa.

Políticas de crédito y cobranza

El administrador financiero debe hacer un profundo análisis sobre el impacto que

tiene un cambio en las políticas de crédito y cobranza, sobre la rentabilidad,

liquidez y riesgo de la empresa.

La flexibilización de las políticas de crédito (normas crediticias para aceptación de

cuentas, términos de crédito: plazo, límites de crédito, descuentos otorgados,

términos especiales) puede estimular la demanda, pero genera un costo por llevar

cuentas por cobrar adicionales, y un mayor riesgo de pérdidas por cuentas

incobrables.

La posibilidad de flexibilizar las políticas de crédito encuentra sus límites

fundamentalmente en tres variables:

1. El mercado. Dado que las organizaciones juegan en el mercado, las acciones

de los competidores no pueden ser ignoradas ya que van a tener influencia en el

impacto que tienen los cambios en la política de crédito sobre las ventas.

2. La capacidad de producción. En la medida que la flexibilización estimula la

demanda, esa demanda incremental tiene que poder ser satisfecha.

3. Los flujos de caja. No podemos olvidar que va a haber una mayor demanda en

inversión en capital de trabajo.

Con estos elementos básicos vamos a sensibilizar una extensión de los términos

de crédito y evaluar entonces la conveniencia o no de realizar dichos cambios en

función de la mayor o menor rentabilidad que estos generen a la empresa.

Utilidad del computador en las cuentas por cobrar.

Los sistemas de cuentas por cobrar llevan registros de cantidades que deben los

clientes, a partir de datos generados por las compras y los pagos realizados por

los clientes. Estos generan facturas para los clientes, extractos mensuales a

clientes e informes de manejo de crédito.

A través del computador se realiza lo siguiente:

Registro de la información de crédito.

Contiene los primeros contactos hechos con los clientes, a través de pedidos o

solicitudes de crédito. Antes de que se efectúe la venta a crédito el acreedor debe

investigar el caso. Este registro, precisamente, es para mantener la información

sobre los clientes provenientes de las fuentes utilizadas como informes de

agencias estados financieros, referencias comerciales y bancarias. El registro

debe estar diseñado de manera que pueda ser capaz de almacenar futuras

referencias, de manera que pueda hacer adiciones en la medida que se reciban

nuevas informaciones.

Procesamiento electrónico de datos (ped).

Los procedimientos estudiados hasta ahora en el presente trabajo bibliográfico

para la administración del flujo efectivo de fondos generados por las cuentas por

cobrar, tienen su base en el manejo de un flujo físico de información. Es decir,

para acelerar los cobros y hacer más lentos los pagos, el medio más utilizado por

organizaciones menos eficientes es la transferencia de papel. Sin embargo, cada

vez más los fondos fluyen en forma electrónica, tanto para los cobros como para

los pagos. Las razones de esta evolución son de dos tipos:

Los cambios en las regulaciones de las instituciones financieras y los avances en

los sistemas de información basados en computadoras así como en las

comunicaciones electrónicas han permitido una competencia mayor entre las

instituciones financieras. A la mayoría de estas instituciones se les ha permitido

ofrecer una diversidad de mucha mayor amplitud de cuentas e instrumentos. Esta

mayor flexibilidad ha afectado también a los mecanismos de pago.

Generalidades de las cuentas por cobrar.

Están constituidas por créditos a favor de las empresas, correspondientes a las

ventas, prestación de servicios y demás operaciones normales, incluyendo

cuentas de clientes no garantizadas, efectos o documentos por cobrar,

aceptaciones de clientes y montos acumulados o no facturados por los cuales

pueden expedirse o no facturadas con posterioridad.

Diversas aplicaciones en el manejo de la cartera real.

El Sistema de Cartera surge como una necesidad de la empresa para satisfacer a

sus clientes más importantes otorgando un crédito definido a través de políticas

generales de la empresa.

Los clientes más importantes son evaluados en su solvencia moral y económica

como un medio de garantizar la recuperabilidad de la cartera.

Para la aprobación de un crédito a sus mejores clientes la empresa debe solicitar

una garantía bancaria igual al cien por ciento de sus transacciones. Este valor es

luego cancelado a la empresa en un plazo de hasta 30 días.

Así mismo los niveles de autorización de crédito para evitar posibles malas

interpretaciones o autorizaciones de crédito inadecuadas son evaluados al interior

de la empresa.

Por lo tanto esto no constituye un alto riesgo crediticio, puesto que el crédito es

celosamente vigilado por el Jefe del Área y en casos de montos más elevados

para las compañías relacionadas, por el Gerente de la empresa. Por tanto existe

un menor riesgo de contraer cuentas malas o incobrables.

En muchos casos de créditos las empresas otorgan una extensión del crédito en

un plazo específico con cargo de intereses. En otras empresas esto no se cumple,

por lo tanto las Cuentas por Cobrar se hacen efectivas en el plazo indicado y se

convierten en un activo verdadero en ese tiempo.

El objetivo del Sistema de Cartera surge como necesidad de responder a los

requerimientos de la Gerencia de otorgar créditos a sus principales clientes

dándole facilidades cómodas de pago, acorde a su solicitud previamente

establecida.

Esta aplicación tiene como finalidad manejar toda la información referente a la

cartera, la misma que interactúa con los módulos de Caja / Bancos y Facturación.

Funcionamiento de un Sistema de manejo de la cartera real

Descripción del Proceso

La aplicación de Cartera está integrada a los módulos de Facturación y Caja /

Bancos. En esta aplicación se recibe información de facturas, notas de débito,

notas de crédito que alimentan al Sistema en el procesamiento diario.

La actualización de los archivos de la aplicación es inmediata y su procesamiento

es centralizado.

Al ejecutar el proceso, el Sistema procede a evaluar los créditos aprobados y

generar las correspondientes Notas de Crédito. Al cierre se genera un archivo

temporal que contiene el detalle de las facturas de los distribuidores y compañías

relacionadas que optaron por el crédito, con las que al final del día el sistema

genera una Nota de Crédito y se la envía al sistema de Cartera de la empresa

matriz.

Módulos Integrados al Sistema de Cartera

Caja/Bancos.

De la aplicación de Caja/Bancos se recibe la información de los comprobantes de

pago, notas de débito y notas de crédito.

Facturación.

De la aplicación de facturación se reciben las facturas de las compañías

relacionadas (Agrícolas, industriales, ganaderas), de los principales distribuidores

y otros clientes.

Procesos.

1. Manuales

El ingreso de información que alimenta al Sistema de Facturación y Caja es

digitado por el receptor de la transacción por tanto constituye el procesamiento

manual que interactúa con el Módulo de Cartera.

2. Automatizados

Los procesos del sistema son automatizados pues toma la información de otros

módulos y realiza los respectivos cálculos y distribución de información a las

demás bases del Sistema.

Reglas de la tabla de decisión.

Las tablas de decisión son:

a) La Sección Identificación de condiciones: se detalla una condición por renglón.

Se llaman condiciones a situaciones variables que pueden ocurrir (por .ej.: tipo de

cliente, monto de ventas, antigüedad, etc.).

b) Sección Identificación de acciones: se describen todos los pasos que se deben

realizar. Se llaman acciones a los distintos comportamientos que se asumirán en

función de los valores que tomen las condiciones. Se escriben en el orden en que

deben ser ejecutadas (por .ej.: calcular descuento, calcular retención, pedir

materiales, etc.).

c) Sección Valores de condiciones: se indican valores de las condiciones

indicadas en la primera sección, dependiendo del tipo de tabla de decisión (de

entrada limitada o extendida) que se construya para representar el proceso.

d) Sección Valores de acciones: se indican valores de las acciones descriptas en

la segunda sección, dependiendo del tipo de tabla de decisión (de entrada limitada

o extendida) que se confeccione.

Una vez confeccionada la tabla, quedarán determinadas las reglas de decisión.

Estas son proposiciones que se leerán verticalmente, partiendo desde la sección

Valores de Condiciones y descendiendo por la sección Valores de Acciones.

Ventajas

Más concreto cuando se busca una respuesta.

Para una situación concreta puede ser más claro.

Sencillo de hacer y de interpretar.

Limitaciones

No permite ver la secuencia.

No se puede observar la lógica del programa.

Conclusión.

Las cuentas por cobrar constituyen el crédito que la empresa concede a sus

clientes a través de una cuenta abierta en el curso ordinario de un negocio, como

resultado de la entrega de artículos o servicios. Con el objetivo de conservar los

clientes actuales y atraer nuevos clientes, la mayoría de las empresas recurren al

ofrecimiento de crédito. Las condiciones de crédito pueden variar según el tipo de

empresa y la rama en que opere, pero las entidades de la misma rama

generalmente ofrecen condiciones de crédito similares.

El objetivo que se persigue con respecto a la administración de las cuentas por

cobrar debe ser no solamente el de cobrarlas con prontitud, también debe

prestarse atención a las alternativas costo - beneficio que se presentan en los

diferentes campos de la administración de éstas.

En la utilidad del computador en las cuentas por cobrar los sistemas de cuentas

por cobrar llevan registros de cantidades que deben los clientes, a partir de datos

generados por las compras y los pagos realizados por los clientes.

A través del computador se realiza lo siguiente procesos como el registro de

información del crédito que tiene y el procesamientos de los datos lo que hace

mejor en el proceso de la cuentas por cobrar.