ut11 aprovisionamiento de materias primas

7/24/2019 Ut11 Aprovisionamiento de Materias Primas

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Ofertas gastronmicas Emilio Alonso Alvarez

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Lgicamente, esta es una informacin que no procede nicamente del departamento de

compras, sino que emana de otros departamentos de la empresa.

CDIGO 0701016 ARTCULO Solomillo de TerneraFAMILIA Carnes SUBFAMILIA Ternera

EXISTENCIAS UBICACIN STOCK Unidad kilos20 Almacn MXIMO 408 Cocina MNIMO 6

LOTEREPOSICIN 20

PRECIO COMPRA 7,81PROVEEDOR Carnicera Joseln

TOTAL 28VALORACIN 203,28 PRECIO MEDIO 7,26

b) Seleccin de proveedores. No debe confundirse con la evaluacin y seleccin que se hace

de los proveedores para convertirlos en habituales dentro de la organizacin. En este caso setrata de elegir, en cada momento, y de acuerdo con los parmetros fijados, el que ms nos

interese en cada momento.

Normalmente, en este momento, la empresa dispone de varias ofertas, que debe analizar antes

de escoger el proveedor ms adecuado. La empresa emplear los criterios de valoracin ms

adecuados. Por ejemplo:

1. Cumplimiento de las especificaciones del producto.

2. Precio.

3. Plazo de entrega previsto.4. Experiencias previas con el proveedor.

5. Equipo humano del proveedor.

6. Garantas que ofrece respecto al producto.

7. Sistema de calidad y certificacin.

8. Solvencia de la empresa.

c) Realizacin de la compra. Esta operacin se har de la forma habitualmente reglamentada

a tal efecto, como veremos posteriormente. Esta fase, adems, no finaliza en el mero acto

administrativo de la peticin, sino que alcanza hasta la recepcin del gnero y su paso a

almacenamiento despus de superar los controles fijados a la hora de la recepcin.

d) Puesta a disposicinde lo comprado para el resto de departamentos que as lo precisen.

As, cuando anteriormente nos referamos al Departamento de Economato y Bodega de un

gran establecimiento hotelero, estamos pensando en una amplia red de distribucin interna en

la cual existen pedidos a almacn que son solventados sin que deba realizarse una compra

externa.

3.- MTODOS PARA LA SOLICITUD Y RECEPCIN DE GNEROS

Hablaremos en este epgrafe de cuanto supone la emisin y seguimiento del pedido. En primerlugar, una vez identificadas las necesidades, se proceder a la seleccin del proveedor ms


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adecuado en funcin de un valor muy importante para toda buena empresa que se precie: el

establecimiento de los estndares. Para ello, resulta aconsejable disponer de un Manual de

Especificaciones Tcnicas. Veamos un ejemplo:

ARTCULO

Lomo de

TerneraFAMILIA Carnes

SUBFAMILIA Ternera

MANUAL DEESPECIFICACIONESTCNICAS

CDIGO 0701016

CARACTERSTICAS PROCEDENCIA

ASPECTO CONSERVACIN

En este caso presentamos el lomo de ternera. Lo hemos codificado

07........... Familia de Carnes.

01........... Subfamilia correspondiente a las carnes de ternera.

016......... El orden que hace dentro de los artculos procedentes de la ternera.

Anotaremos las caractersticas que presenta junto con el aspecto visual que debe reflejar la

entrega. As, podramos exigir que las piezas no contengan sebo u otras caractersticas

determinadas y anotarlas en la ficha del Manual. Estas caractersticas se deben dar a conocera los proveedores para que conozcan claramente las condiciones que deben reunir las piezas

que sirva a nuestra empresa.

Posteriormente, y conocidas las necesidades, es necesario realizar el pedido, utilizando para

ello los medios documentales que sea posible ya sea a proveedor habitual o a travs de

centrales de compras.

La documentacin del pedido debe hacerse de dos formas diferentes, especialmente en las

grandes organizaciones como pueden ser los hoteles donde exista un departamento de

Economato y Bodega. En esta situacin se realiza el pedido, que debe quedar registrado enfuncin de su destino final, en los siguientes documentos:

3.1.- PEDIDO, que ser la existencia adquirida que debe ser recepcionada para su

almacenamiento en Economato Bodega.

Nos referimos al documento que abarca la relacin existente entre la empresa, desde el

departamento de Compras o Economato Bodega, y el proveedor. Sea cual sea el tipo de pedido

y su forma de emisin, podra considerarse como vlido este formulario tipo:


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Restaurante La Escuela

Los Requejos 93 P E D I D O

28200 MADRIDN/Ref ProveedorFecha Cdigo

CDIGO CONCEPTO CANTIDAD PRECIOUNITARIO

IMPORTE

TOTAL

Fecha de entrega prevista

Forma de pago

Restaurante La EscuelaLos Requejos 93 O R D E N D E P E D I D O

28200 MADRID

DE A ECONOMATO BODEGAFecha N/REF

CDIGO CONCEPTO CANTIDADPRECIO

UNITARIOIMPORTE

TOTAL

SUMINISTRADO CON FECHA DE DE 2.

Firmado__________________ Firmado_________________


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3.2.- ORDEN O BONO DE PEDIDO

Tambin podemos denominarla PROPUESTA DE PEDIDO o SOLICITUD DE ENTREGA, ya

que puede tratarse de un pedido desde un departamento al almacn. Son, por tanto,

documentos por el que se espera aprovisionar un rea determinada, por ejemplo para el

desarrollo de banquetes. Tiene una triple misin:

1. Impedir las compras no autorizadas.

2. Facilitar la recepcin de los productos y su distribucin.

3. Impedir las compras de ltima hora.

Este documento podra denominarse ORDEN DE PEDIDO Y ENTREGA y proponerse como

documento de ida y vuelta, justificando la solicitud y entrega de materiales.


Los Requejos 93 L I S T A D E M E R C A D O28200 MADRID

____/______/2.___


UNITARIOIMPORTE

TOTAL

RECIBIDO CON FECHA DE DE 2.____RECIBIDO VB

EL JEFE DE DEPARTAMENTO

3.3.- LISTA DE MERCADO, que es el documento en el cual quedan registrados aquellos

artculos que entrarn directamente a los departamentos de consumo, como por ejemplo la

cocina, por su naturaleza de perecedero.

Es un documento como la Orden de Pedido pero que sirve para verificar la entrega de

materiales que no pasan por el almacn, sino que se sirven directamente a los departamentos,

como por ejemplo una carne o un pescado que entra directamente a las cmaras de la cocina.

Por tanto, ser en este caso el Jefe de cocina el encargado de supervisar el pedido, la

recepcin y almacenamiento del mismo, comunicando al almacn su llegada y conformidad.


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Recibe este nombre por asemejarse con el pedido al mercado, considerando ste como un

lugar fsico tradicional de venta de productos frescos perecederos.

3.4.- REPORTE DE COMPRAS DIARIO: Es el documento en el cual quedan reflejadas todas

las compras realizadas a lo largo de un da. Este documento sirve para llevar el control de las

compras realizadas y las entregas pendientes. Un diseo vlido sera:


Los Requejos 39

28200 MADRIDREPORTE DE COMPRAS DIARIAS Fecha_______

IMPUTACIN DEL CARGO A:PROVEEDOR Albarn Artculo

Cocina Economato Rte Otros

TOTALES

Conviene destacar, adems, la importancia de disponer de un Manual o Fichas de

Especificaciones Tcnicas de cada producto, tras la entrada en vigor el da 1 de enero de 2005,

del Reglamento 178/2002 del Parlamento europeo y del Consejo de 28 de enero de 2002, por

el que se establecen los principios y requisitos generales de la legislacin alimentaria, se crea

la autoridad europea de seguridad alimentaria y se fijan los procedimientos relativos a lamisma. Esta entrada en vigor implica que las empresas alimentarias deben disponer de un

sistema de TRAZABILIDAD, es decir, el control de un alimento desde todas las etapas de la

produccin, empezando en su origen ( por ejemplo, un animal ), y acabando en el plato de un

consumidor. La trazabilidad servir para detectar, y en consecuencia inmovilizar, lotes o

partidas problemticas al conocerse todo el movimiento que ha sufrido un alimento.

A la hora de solicitar el gnero a los diferentes proveedores, o incluso de los diferentes

departamentos a Economato Bodega, emplearemos los siguientes mtodos o tipos de

pedido:a. Pedido verbal: Realizado normalmente a travs del telfono.

b. Pedido en soporte papel: Ya sea en formato predefinido por la compaa o sin formato,

pudiendo adems en este caso proceder con la transmisin de los pedidos a travs del

fax.

c. Pedido electrnico: A travs de la red, pudiendo ser tambin en formato predefinido por

la compaa o sin formato.

4.- RECEPCIN, ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIN DE GNEROS

Las empresas necesitan disponer, en el momento oportuno, de los productos necesarios, bien

para su propio consumo (fabricacin) o bien para la venta. Sin embargo, problemas tales como


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los retrasos en los suministros y/o las variaciones en la demanda obligan a las empresas a

aprovisionarse de mercancas para hacer frente a estos riesgos. Surge de esta forma la

necesidad de almacenamiento. Esta situacin es muy habitual en el sector de la hostelera,

especialmente en las empresas de Restauracin, donde la acumulacin de demanda puede

llegar a ser verdaderamente repentina.

El almacn es el lugar donde llega la mercanca adquirida por la empresa (las materias primas

solicitadas por las diferentes secciones del departamento de produccin, si la empresa es

industrial, o artculos para la venta, si la empresa es comercial) y donde la empresa guarda las

mercancas destinadas a los clientes. Tambin se recogen en el almacn las mercancas

devueltas por los clientes y los sobrantes.

En el almacn, las mercancas se encuentran en posicin de reposo, a la espera de ser

llevadas a su lugar de destino. El almacenaje, por tanto, es una fase del proceso productivo o

de distribucin que no aade valor al producto.

Como resumen, diremos que el almacn o el encargado de ese almacn o departamento de

Economato Bodega realiza tres funciones bsicas para garantizar un ptimo funcionamiento:

Recepcin de los pedidos.

Almacenamiento de gneros y actualizacin de datos.

Distribucin de los gneros.

4.1.- Recepcin de pedidos:

La funcin del almacn, desde el punto de vista de la gestin de compras, consistebsicamente en recibir los pedidos esperados. Para ello, el responsable del almacn debe

conocer los pedidos realizados por la empresa, donde se detallan las mercancas y su

cantidad, sus especificaciones tcnicas, el proveedor y el plazo de envo.

Una vez contrastados los datos de los albaranes de entrega de los transportistas con los datos

de los pedidos, el encargado del almacn ordena la descarga del material, recuenta los bultos

comprobando que no existan daos externos y notorios (si existen daos, lo comunica al

departamento de compras para que haga la reclamacin oportuna) y acepta la mercanca a

falta del examen final. A este recuento o conteo de las unidades recibidas se le denominacontrol cuantitativo. La evolucin tecnolgica y, en concreto, los importantes avances

producidos en el campo de la informtica hacen que este control se efecte utilizando distintos

sistemas que permiten una identificacin rpida y eficaz de los productos.

Las mercancas recibidas deben ser sometidas a un proceso de control de calidad o control

cualitativo antes de darles la entrada de manera definitiva en el almacn. Para ello, se

remiten al departamento de control de calidad, el cual se encarga de verificar si las

mercancas responden a las especificaciones de calidad establecidas en el pedido. Cuando el

nmero de artculos sobre los que hay que realizar el control de calidad es muy elevado, se

recurre al sistema del muestreo.


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El departamento de control de calidad debe emitir un informe favorable sobre la calidad de las

mercancas recibidas para dar la entrada definitiva al pedido.

Una de las funciones ms importantes del almacn es descubrir todos los errores de la

compra: faltas, equivocaciones en los artculos (tipo, cantidad, etc.), daos, defectos, etc., ya

que su deteccin a tiempo evitar muchos de los problemas que ocasiona darse cuenta de

ellos demasiado tarde.

4.2.- Almacenamiento y actualizacin del almacn:

Una vez que la mercanca llega a poder de la empresa hay que almacenarla. Este hecho

genera, adems, una serie de gastos, que posteriormente veremos. El almacenamiento

responde a tres actividades bsicas: reunir, guardar y registrar.

Almacenar supone reunir porque representa el acto de poseer aquello que resultar

necesario en un futuro prximo y en cantidades suficientes para cubrir las necesidades. Almacenar supone guardar por el hecho de ubicarlo fsicamente en un lugar en el cual se

pueda realizar su vigilancia y cuidado.

Almacenar supone registrar por la obligacin de anotar lo que se guarda, es decir, existir

un control documental del almacn. Estos datos que proceden de la obligacin de registro

suponen la actualizacin de los datos del almacn.

Los costes de almacenamiento o de posesin son los costes que tiene la empresa por el hecho

de tener existencias en el almacn.

Los costes de almacenamiento o de mantenimiento de existencias comprenden los siguienteselementos:

Costes de capital o financieros. El dinero empleado en mercancas que estn almacenadas

y que podra ser utilizado en actividades de mayor rentabilidad para la empresa tiene un

coste financiero. Este coste se denomina coste de oportunidad del capital.

Costes de servicio. El coste del seguro que cubre las mercancas depositadas en el

almacn.

Costes de almacn. Coste de los recursos materiales y humanos utilizados en el almacn

(luz, agua, telfono, vigilancia, ...). Costes de riesgos. Dentro de este tipo de costes consideramos los costes por

obsolescencia, que es el coste de tener en el almacn una mercanca que no tiene salida,

debido a los cambios en las modas y en los gustos de los consumidores, y los costes por

daos y desperfectos generados por deterioros, prdidas, caducidad, roturas, etc., que

sufren las mercancas al mantenerlas durante un determinado tiempo en el almacn.

Habitualmente se expresa el coste de almacenaje como un porcentaje anual del valor del

artculo. Este porcentaje se determina calculando los costes de los diferentes elementos que

componen el coste de almacenaje (costes de capital, servicio, obsolescencia, daos,...) y se

utiliza el mismo para todas y cada una de las mercancas del inventario.


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4.3.- Distribucin de gneros:

Es la tercera de las funciones a realizar en un departamento de almacn o Economato

Bodega. Mediante la entrega de la peticin procedente de alguno de los departamentos de un

establecimiento, se procede a la entrega de los gneros solicitados. Este acto provoca en el

almacn una serie de actuaciones:

En el momento de la solicitud de gnero, se comprueba si hay o no existencia suficiente

para cubrir el pedido del departamento afectado.

De no haber gnero suficiente se procede a su pedido.

Se entrega al departamento la cantidad solicitada.

Se actualizan los datos del almacn y se comprueba la eficacia del stock mximo y stock

mnimo fijados.

En el acto de la recepcin, almacenamiento y distribucin de gneros se detecta la necesidad

de ejercer un control documental.

5.- DOCUMENTOS RELATIVOS AL PROCESO DE RECEPCIN DE GNEROS

5.1.- ALBARN:

Es el documento por el cual queda acreditada la entrega de mercancas. Es el documento que

acompaa a la factura en el proceso de compras. Puede reconocerse tambin con el nombre

de Nota de Entrega, pero en cualquier caso, sirve para probar la recepcin del producto por

parte del cliente. Puede ser:

Albarn de entrega o de devolucin, en cuanto al objeto de su existencia.

Albarn parcial o total, sin incluye una parte de la mercanca solicitada o su totalidad, y

siempre en casos en los que la mercanca se entrega dividida.

Albarn valorado o sin valorar, si refleja o no los precios a facturar.

Se divide en las siguientes partes, siempre en relacin de los datos que debe contener:

Encabezamiento: Es la parte superior del documento y en l deben figurar:

Datos del emisor: Nombre o Razn social, domicilio y C.I.F. como mnimo.

Datos del cliente: Nombre o Razn social, lugar de entrega,...

Identificacin del documento: Nmero y fecha de emisin.

Cuerpo: Es la parte destinada a describir los artculos entregados. Debe indicar:

Cdigo del artculo o referencia, si los posee.

Denominacin o descripcin del artculo o servicio.

Cantidad entregada.

Precio unitario del artculo y, si se desea, valoracin del documento.

Pi: Se destina para incluir datos adicionales y de conformidad, como son:

Fecha de entrega de la mercanca.

Firma de la persona que la recibe.

Observaciones que deseen indicarse.


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Se divide en las siguientes partes, siempre en relacin de los datos que debe contener:

Encabezamiento: Es la parte superior del documento y en l deben figurar:

Datos del emisor: Nombre o Razn social, domicilio y C.I.F. como mnimo

Datos del cliente: Nombre o Razn social, resto de datos del cliente, incluido CIF

Identificacin del documento: Nmero y fecha de emisin

Cuerpo: Es la parte destinada a describir los artculos entregados. Debe indicar:

Cdigo del artculo o referencia, si los posee.

Denominacin o descripcin del artculo o servicio

Cantidad entregada

Precio unitario del artculo y, si se desea, valoracin del documento.

Resumen de totales, desglosado en Base Imponible, IVA, indicando porcentaje y

cantidad, y el Total de la Factura.

Pi: Se destina para incluir datos adicionales y de conformidad, como son:

Resumen de totales, desglosado en Base Imponible, IVA, indicando porcentaje y

cantidad, y el Total de la Factura.

Forma de pago.

ENCABE

ZAMIENTO

FACTURA :____________________ FECHA: ________________


UNITARIOIMPORTE

CUERPO

BASE IMPONIBLE...............................

I. V A . %..............................PIE

TOTAL FACTURA................................

Distribuciones Exclusivas S.LAvda. de los Patos CLIENTE:

Restaurante La Escuela S.A.

Los Requejos 93

28200 MADRID

CIF: B/28002523 CIF: A- 28520012


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El pi de la factura que se muestra es estndar y no siempre es el ms til. De hecho, no

servira si se diera el caso en el que recibisemos artculos cuyo IVA fuese del 4 %, como la

leche o las frutas y verduras, del 7 % como las carnes y pescados, o del 16 % como los vinos y

licores. Por ello se va a proponer a continuacin un pi diferente, ilustrado con un ejemplo en el

cual la base imponible es desglosada en esos tres tipos de impuesto- Adquirimos artculos porun importe neto de 236,00

BASE IMPONIBLE....................... 236,00

I. V. A. 4 % sobre 120,00 4,80

I. V. A. 7 % sobre 62,00 4,34

I. V. A. 16 % sobre 54,00 8,64

PIE

TOTAL FACTURA........................ 253,78

5.4.- FICHA DE INVENTARIO PERMANENTE:

Es el documento o ficha de producto que existe en el almacn para controlar individualmente

los movimientos y valoracin individual de cada producto almacenado. Como posteriormente se

ver, esta valoracin puede hacerse en funcin de deferentes criterios.

Se trata de una ficha individualizada por producto o eferencia del almacn. As, aunque hoy en

da estas operaciones sean realizadas de forma mecanizada, se obtendrn datos histricosacerca de cada uno de los movimientos habidos. Estas fichas, especialmente en las opciones

informatizadas, dispondrn de datos de alerta acerca del stock mximo y el mnimo

aconsejables para cada una de las referencias del almacn.

A continuacin se expone un ejemplo de lo que podra ser esa ficha:

ARTCULO:___________________________________________ CRITERIO DE VALORACIN______________

ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS

DIA UDS. PRECIO TOTAL UDS. PRECIO TOTAL UDS. PRECIO TOTAL


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FICHA ESCANDALLO

ARTCULO: MERLUZA

PESO 3,2 KG PRECIO KG. 12,00 IMPORTE 38,40

Estado Peso % Coste Total Coste Kg.EN BRUTOPeso inicialDesperdiciosCabeza, raspa y pielCola

3.200160576240

1005

187,5

38,40-

1,730,96

12,00-

3,004,00

EN LIMPIOMerluza limpia 2.224 69,5 35,71 16,06

La elaboracin de este test de rendimiento, ms conocido como escandallo, debe servirnos

para saber:

Cul es el precio por kilo de la merluza limpia y dispuesta para ser empleada?

Sabiendo que cada racin ser de 180 gramos de merluza limpia, cunta merluza debemos

adquirir para servir un banquete de 250 personas?

De la ejecucin de la ficha se desprende que esta merluza tiene un rendimiento del 69,5 %, es

decir, el 69,5 % de la merluza ser utilizable para nuestro fin. Por ello, la valoracin por

kilogramo ser superior a la fijada inicialmente.

En cuanto a la segunda parte del supuesto, sabemos que para que 250 personas consumanraciones de 180 gramos:

250 x 180 = 45.000 gramos / 2.224 = 20,23 merluzas, es decir, 21 MERLUZAS

7.- LA POLTICA DE COMPRAS:

Dentro del clculo de las necesidades previas al aprovisionamiento es importante destinar un

apartado amplio a lo que debemos denominar Poltica de Compras. Esta es una actuacin a

tener en cuenta en el momento en que la empresa realice las actividades de planificacin. De

hecho, siempre dentro del proceso de planificacin empresarial deben preverse las polticas.

Por ello, entendemos que la poltica de compras es una de ellas. En caso de que esta se dirija

en estos trminos debe estar basada en seis amplios parmetros:

a. La calidad de los gneros.

b. El volumen del pedido.

c. El precio.

d. Los descuentos y bonificaciones.

e. El plazo de aprovisionamiento.

f. El plazo de pago.


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7.1.- La calidad de los gneros:

Es el primero de los factores que realmente se tienen en cuenta a la hora de los

aprovisionamientos. Por muy tentadores que puedan resultar otros aspectos que

comentaremos, como el plazo de pago, o los descuentos, si stos no se sitan por encima del

poder de la calidad resultar muy complejo que tengan capacidad de decisin de compra.

Definiremos la calidad como aquellas propiedades que hacen de un artculo que ste sea

diferente del resto. Lgicamente no se busca sencillamente esa diferencia, pero s que se

desea que el artculo sirva fielmente a nuestros intereses. De hecho, en una actuacin de un

departamento de compras altamente complejo, ste debera comprar en funcin de las

especificaciones tcnicas que les hiciesen llegar los diferentes departamentos, siendo stos,

lgicamente, los que definiesen la calidad de los gneros culinarios u otros artculos a adquirir.

As, cada vez que el departamento de compra deba adquirir un artculo recibir instrucciones

de compra en funcin de tres aspectos:

Por la marca.

Por estndares o normas comerciales (Normas ISO, por ejemplo).

Por especificaciones.

7.2.- El volumen del pedido:

Este es uno de los grandes dilemas de la actividad de compras en la empresa. Debemos

responder oportunamente a la cuestin: Es ms barato comprar cada da o almacenar?

Ajustar el pedido es una actuacin complicada pero debemos llegar siempre a la conclusin de

adquirir el pedido ptimo que debe ser determinado en funcin de la experiencia y de las

condiciones de cada pedido, como el plazo de reposicin o el coste del almacenamiento.

Diremos que tenemos tres tipos de compras:

a) Compra anticipada: Es la ms habitual. Se emplea para cubrir con las previsiones de

necesidades de adquisicin o con el fin de aprovechar una situacin favorable del mercado.

En este tipo de compra se corre un riesgo escaso de obsolescencia y la posibilidad de fallo

en el suministro es reducida. Normalmente no se emplea para grandes ventajas del

mercado, sino ms bien para ofertas puntuales, que son las que le hacen ser msbeneficiosa de las frmulas de compra.

b) Compra especulativa: Se realiza para aprovechar los precios bajos del mercado, o

empleando un volumen de compra elevado para bajar los precios. Es, en definitiva, una

compra anticipada que no busca cubrir solamente las necesidades. El error es que no tiene

en cuenta el coste de almacenamiento y el riesgo de roturas o de obsolescencia de

algunos artculos (las caducidades, por ejemplo).

c) Compra de precario: Se compra poco y de forma muy frecuente. Es la forma de intervenir

en mercados de frecuentes fluctuaciones, en el cual una bajada de precios podra provocaruna prdida en el caso de haber acumulado existencias adquiridas a precios superiores.


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7.3.- El precio:

Es, indudablemente, uno de los indicadores ms relevantes a partir de las cuales pueden ser

evaluadas las ofertas de los proveedores. Sin embargo, concederle a este parmetro ms

importancia que a otros puede ser considerado como un error, pues una buena compra en

cuanto al precio de adquisicin de un producto puede ser poco interesante por los plazos de

pago, los plazos de entrega, el volumen exigible en el pedido o la calidad final de lo adquirido,

entre otros.

Antes de decidir la compra, el departamento de compras debe considerar que:

COSTE DE LA COMPRA = PRECIO DE COMPRA + COSTES ADJUDICADOS

Donde los costes adjudicados incluyen el transporte, los embalajes, los seguros,..., si bien

deberamos incluir una deduccin en estos costes: los descuentos.

7.4.- Los descuentos y bonificaciones:

Los proveedores podrn mejorar la oferta final de compra mediante la aplicacin de una serie

de descuentos. Estos pueden ser:

DESCUENTO COMERCIAL: Se aplica sobre el importe bruto de la compra y se fija en

funcin de la consideracin que el proveedor tiene acerca de su cliente.

DESCUENTO POR CANTIDAD: Lo conocemos habitualmente como rappels, nombre que

tambin les otorga el Plan General de Contabilidad. Este descuento tiene que ver con el

volumen de lo adquirido, si bien no se suele aplicar a cada pedido sino a lo largo de un

determinado periodo de tiempo que, generalmente, suele ser un ao.

DESCUENTO POR PRONTO PAGO: Que no tiene por qu tratarse de pago al contado. Es

un descuento que se obtiene al anticipar el momento del pago de un pedido. Este sistema

supone una mejora de la liquidez del proveedor. En muchos casos se llega a considerar

pronto pago hasta en plazos de 30 das. Un ejemplo clarsimo de gestin basada en la

obtencin de liquidez est en las Grandes Superficies que llegan a pagar en plazos que

van desde los 90 hasta los 180 das, cantidades de producto cuya venta en los

supermercados se realiza en no ms de 20 30 das, con lo cual han pagado un producto

a sus proveedores con el dinero obtenido de su venta.7.5.- El plazo de aprovisionamiento:

Este es el nombre con el que se denomina al tiempo que transcurre entre que se realiza el

pedido y que ste se entrega al cliente. Este parmetro resulta tambin muy importante a la

hora de realizar el clculo del aprovisionamiento pues rebasar la previsin de plazos puede

suponer la falta de existencias. Por ello, es muy importante tener previstos los plazos de cara al

almacn y en atencin a la posibilidad de obtener mejora de precios. Por ejemplo, para un

proveedor que distribuye una vez a la semana, modificar la fecha de entrega para evitar

nuestra falta de existencia supondr un coste aadido que nos repercutir, a buen seguro. Portanto, es muy importante valorar los plazos de aprovisionamiento.


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7.6.- El plazo de pago:

Es el ltimo de los parmetros que consideraremos dentro de la poltica de compras. El plazo

de pago se define como el tiempo que transcurre entre el momento del aprovisionamiento y el

momento en que se hace efectivo. El pago se puede hacer:

AL CONTADO: Que no es necesariamente el pago en efectivo en el momento del

aprovisionamiento. Se trata de pago al contado tambin en caso de remesas mensuales, a

satisfacer mediante transferencias bancarias, recibos o talones bancarios.

APLAZADO: Comercialmente se considera contado hasta 90 das. No obstante, la

consideracin ms lgica dentro del sector de la hostelera, donde son muchos los

productos perecederos, es que a partir de los 30 das estemos en pago aplazado.

8.- LA EVALUACIN PROVEEDORES

En este momento ya podemos asumir que el proceso de aprovisionamiento es un elementoclave para la buena marcha de un negocio del sector y que existen una gran cantidad de

variedades en cuanto a las calidades de los gneros, las cantidades a aprovisionar, la

composicin de los precios de los lotes, etc. Por tanto, el aprovisionamiento en la empresa

afecta a:

La calidad de los productos finales elaborados en el sector de la hostelera.

El cumplimiento de los compromisos que se adquieren desde la carta y los mens

elaborados.

Los niveles de stock acumulado en almacenes y la composicin de los lotes de reposicin. La estructura de los costes, especialmente del food cost.

Por ello, la empresa de hostelera y turismo debe asegurar que sus proveedores le aseguren la

efectividad y calidad de los productos, al tiempo que cumple perfectamente las condiciones

econmicas y los plazos de entrega fijados. Para que los objetivos se puedan cumplir en este

particular, es aconsejable que la empresa defina e implante un SISTEMA DE EVALUACIN

DE PROVEEDORES. Esto sistema debe definir:

1. El mbito de la evaluacin, con lo que se determinan los productos y servicios, si proceden,

que van a ser objeto de evaluacin.2. El sistema de clasificacin, que servir para fijar los niveles por producto y las condiciones

que deben cumplirse en cada particular, por ejemplo, los niveles de calidad de los gneros

culinarios.

3. Los criterios de evaluacin, que definen los criterios que van a valorarse para poder

establecer la evaluacin de cada proveedor, los indicadores a tener en cuenta y la

frecuencia con que van a obtenerse.

4. Las responsabilidades y comunicacin, en las que se fija quien realiza cada rea y como se

traslada la informacin dentro y fuera de la empresa.


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8.1.- El mbito de la evaluacin:

Supone discriminar proveedores y productos que van a ser evaluados. En el sector de la

Hostelera y el Turismo, el nmero de productos que entrar en el almacn es amplsimo, al

igual que con una gran diversidad de proveedores. Evaluarlos a todos ellos supone un costoso

esfuerzo que no siempre es asumible. Por ello, resulta aconsejable establecer un nmero de

productos y proveedores que van a serlo. Es lo que conocemos como el ALCANCE DE

EVALUACIN. Preferiblemente se escogern aquellos productos y proveedores cuya situacin

pueda considerarse como crtica.

8.2.- El sistema de clasificacin:

Se establecen las bandas de clasificacin en funcin de la puntuacin obtenida en la

evaluacin. Por ejemplo, proveedores de tipo A, B y C.

8.3.- Los criterios de evaluacin:Son los criterios que se fijan para poder establecer una evaluacin cuantitativa y medible. Por

ejemplo:

La calidad de los gneros.

El cumplimiento de los plazos de entrega.

La adaptacin del proveedor a las necesidades de la empresa.

La fiabilidad de los documentos del proveedor, como facturas, albaranes, recibos...

El precio de los productos.

Por ejemplo, una vez fijados estos criterios deben ponderarse:

CRITERIO PONDERACIN

Calidad 40 %Plazos de entrega 20 %

Adaptacin a la empresa 5 %Fiabilidad documentacin 10 %

Precio 25 %TOTAL 100 %


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A modo de ejemplo, se incluye un acercamiento sencillo a una metodologa de evaluacin que

puede resultar ilustrativo:

CRITERIO INDICADOR PUNTUACIN

Si % > 15. Puntuacin = 0Si % entre 10 y 15. Puntuacin =1

Si % entre 5 y 10. Puntuacin = 2Calidad

% de gneros en mal estado:Productos defectuosos / productos

suministrados

Si % < 5. Puntuacin = 3

Si % > 15. Puntuacin = 0Si % entre 10 y 15. Puntuacin =

1

Si % entre 5 y 10. Puntuacin = 2

Plazos de entrega % de entregas retrasadas:Nmero de entregas retrasadas/entregas realizadas


Si % entre 25 y 50. Puntuacin =

1Adaptacin a la empresa

% pedidos urgentes atendidos:

Pedidos urgentes atendidos / pedidosurgentes realizados Si % > 50. Puntuacin = 3

Si % > 10. Puntuacin = 0




Fiabilidad documentacin% documentos con errores:

Documentos con errores/ documentosemitidos


Si variacin relativa es > 2.Puntuacin = 0

Si variacin relativa est entre 1 y2. Puntuacin = 1Precio

Variacin de precios:

Variacin de precios del proveedor/variacin de precios de todos losproveedores Si variacin relativa es < 1.

Puntuacin = 3

8.4.- Responsabilidades y circuitos de informacin:

Responde a la necesidad de obtener datos dentro y fuera de la organizacin y en distintos

departamentos de la misma. Por tanto, resulta necesario establecer los circuitos de informacin

a travs de los cuales sta pueda ser obtenida y los resultados fruto de cada anlisis

distribuidos para su conocimiento y propuestas de mejora. Ser en este circuito donde se fijen,adems, las responsabilidades que cada miembro de una organizacin debe asumir.


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PGINA - 20 -

Actividades1) Hoy hemos recibido un pedido que habamos realizado a Distribuciones Exclusivas. El

pedido recibido fue el siguiente:

Una caja de 15 botellas de Ron Bacardi a 9,20 la botella. Su destino es Economato y est

gravado con un IVA del 18 %

Una caja de 100 paquetes de servilletas de doble capa a 2,40 el paquete. Su destino es

la Cocina y est gravado con un 18% de IVA

Una caja de 8 botes de melocotn en almbar con destino cocina. Su destino es el

economato y su precio de 1,95 netos se grava con un 8 % de IVA.

10 cajas de leche, con 12 litros cada caja. El precio unitario es de 0,78 y su IVA es del 4%. La mitad se destinar a economato y la otra mitad se divide entre la cocina y el

restaurante.

6 cajas de un vino cosechero de Rioja, con 12 botellas cada caja, que adquirimos a un

precio 3,80 la botella. La mitad se ir al economato y la otra mitad al restaurante. Su IVA

ser del 18%.

Se pide:

Realizar la factura del pedido y el reporte de compras diario, siendo sta la nica realizada.

2) Deseamos elaborar un Tourned Rossini para un banquete de 250 personas. Para ello se

adquieren solomillos de 4 Kg cada uno a un precio de 24 / kg. Una vez recibidos en el

establecimiento se procede a su limpieza, tras la cual se retiran 540 gramos de desperdicios.

Del solomillo limpio distinguimos tres piezas:

Cordn, con un peso de 360 gramos

Punta del solomillo, con un peso de 440 gramos

Cabeza y centro del solomillo, que pesan el resto.

Para elaborar el Tourned utilizaremos la cabeza y el centro, mientras que la punta y el cordn

se picarn para steak tartare.

El valor comercial de cada una de las piezas es el siguiente:

Desperdicios: sin valor comercial

El cordn se valora en nuestro almacn a 18 el kilo y la punta a 16 . Si cada racin pesa 240

gramos, cuntos solomillos debemos adquirir?


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3) Debemos realizar la evaluacin de dos proveedores (A y B) que realizan nuestro

aprovisionamiento de forma habitual de frutas, verduras, hortalizas y legumbres. Para ello

observamos diversos datos que pueden generar indicadores que nos ayuden a valorar a cada

uno de ellos de la forma ms representativa para que le otorguemos valor. Una vez analizados

los datos que este supuesto aporta, debe fijar los criterios de evaluacin que va a utilizar yadjudicarles una determinada ponderacin. Finalmente, otorgue una puntuacin a cada uno de

los indicadores que para cada criterio es capaz de fijar. Los datos que debe analizar son los

siguientes:

DATO A VALORAR PROVEEDOR A PROVEEDOR BEntregas realizadas por el proveedor 86 75Kilogramos servidos 1920 2432Kilogramos servidos con alguna unidad defectuosa 24 26Entregas realizadas con retraso 8 3

Pedidos urgentes realizados 16 14Pedidos urgentes atendidos 15 12Precio medio por pedido ao anterior 50 47Precio medio por pedido ao actual 52 50

El precio medio por pedido de todos los proveedores este ao es de 120 mientras que el ao

anterior fue de 117 .

Una vez analizados estos datos, otorgue una valoracin a cada proveedor.

4) Elaborar una ficha de artculo para cada uno de los siguientes que forman parte del

inventario de un establecimiento de Restauracin:

Tapa de ternera

Merluza 2- 3 kg.

Setas

5) Elaborar para los artculos anteriores, la ficha correspondiente al Manual de Especificaciones

Tcnicas.

ut11 aprovisionamiento de materias primas

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