usos de la intranet 2.0 en la comunicación...
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Usos de la Intranet 2.0 en la comunicación interna.
La aparición de entornos web orientados a la creación de redes
sociales corporativas está redefiniendo el concepto de intranet dentro
de las organizaciones. Los procesos de documentación e información
categorizada, al mismo tiempo que se combina con la participación y
la co-creación de la audiencia aflora nuevas herramientas en todo
tipo de dispositivos informáticos que revolucionan la forma en que se
consulta el contenido y se interacciona. Es evidente que el uso
intensivo de la intranet con esta nueva fórmula, que denominamos
“intranet 2.0”, está siendo clave para la implantación de programas y
nuevas formas de trabajo flexible.
Presentamos datos obtenidos a partir de una investigación realizada
sobre una muestra de 4.781 compañías (3.285 pymes y 1.496 grandes empresas) reflejan que esta herramienta ha facilitado la
labor directiva y el trabajo colaborativo, especialmente en las
empresas de telecomunicaciones, servicio a clientes, banca, finanzas,
seguros y salud.
Autores:
Dr. Toni González Pacanowski.
Dra. Consuelo León Llorente
1.Panorama actual.
El uso de intranets entendidas en el entorno de la empresa ha
evolucionado hasta convertirse en un recurso esencial en la transmisión de la información. Sus funcionalidades logísticas,
administrativas y corporativas se organizan atendiendo a la
estructura y objeto de la empresa. Desde que McKinsey y William H.
Newman publicaran en 1940 su primer manual de management para
la Universidad de Columbia, la estrategia de la comunicación
empresarial evoluciona condicionada sin duda por los diferentes
contextos socioeconómicos, pero especialmente por la innovación en
las tecnologías de la información y la comunicación.
Lo que se ha dado en llamar la intranet del siglo XXI (Holtz, 2008)
implica nuevas actitudes y comportamientos, donde la principal
ventaja es la disponibilidad de un mayor volumen de informacion, y por contra, el tiempo que se invierte en su búsqueda, que filtrado y
selección para usos particulares.
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La percepción que desde el inicio de la implantación de estas
herramientas se tiene es que para su éxito debe conceptuarse y
orientarse sobre todo a las necesidades de los usuarios, a la mejora
de la formación y, en definitiva, a perfeccionar los diferentes procesos
y flujos de comunicación internos de la organización y sus planes de
comunicación. Su conceptualización se ha concebido atendiendo al
cambiante entorno de la misma tecnología, hoy vinculada a internet y a su potencial socializador y co-creativo, así como a los llamados
entornos “cloud”.
Las estructuras de las organizaciones, especialmente de las grandes
corporaciones y compañías, son cada vez más globales y al mismo
tiempo locales. En consecuencia más complejas. La posibilidad de
malos entendidos, interpretación y oportunidades perdidas crece
exponencialmente, constatándose que la claridad de comunicación
cae un 20% cada vez que se intercambia información (McVicker,
2013). Se trata de un contexto donde los usuarios y la audiencia
expuesta a los contenidos de una intranet requiere una conexión
emocional e integrarse en un plan de liderazgo corporativo.
Desde el punto de vista de su arquitectura y contenido en diversos
estudios se demuestra como una intranet puede proporcionar
oportunidades para aprender sobre la cultura de una organización. El
conocimiento se transmite y se renueva a través de intranet (Bennet
2007). Sin embargo, uno de los principales obstáculos no es tanto el
coste económico sino el cambio cultural que exige, pues obliga a una
actitud colaborativa y de transparencia desde los responsables y
trabajadores de la propia organización (Lara y Maniega 2013).
Desde un enfoque tecnológico las intranets han incorporado
progresivamente en los últimos años soluciones que permiten la
integración de los diferentes niveles de la organización y por consiguiente de todo el flujo de comunicación relacionado. En este
sentido opciones como las de “SAP”, “Oracle” y “Sharepoint”
(Microsoft) son empresas multinacionales líderes de este sector de
software. Otro aspecto esencial desde el punto de vista tecnológico
implica considerar la traslación de los contenidos a dispositivos
móviles que requieren una arquitectura y distribución diferente, al
mismo tiempo que inducen a un uso en ocasiones experimental de las
funcionalidades de la misma intranet. Es en esta etapa de uso de
tecnologías móviles y dispositivos basados en los diferentes sistemas
operativos algunos expertos han indicado que la reticencia de
Microsoft a proporcionar más capacidad móvil e integración con red
social de su principal herramienta para intranets, “Sharepoint”, es más bien de tipo estratégico comercial que realmente tecnológico
(Pérez, 2013).
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Sin lugar a dudas el aumento de recursos y el volumen de contenidos
disponibles pueden llevar a pensar en una utilización diferente y más
usual de la intranet de las empresas por sus trabajadores pensadas
para un usuario que demanda aplicaciones de este tipo. El obstáculo
que se presenta para sus fabricantes es la fragmentación del mercado
de terminales pues ofrecen diferentes formatos de pantalla y de
sistemas operativos que obliga a una estrategia de producción de contenidos con dilemas complejos (e-marketer, 2013).
Las experiencias actuales de grandes grupos del mundo de las TIC,
como es el caso de la compañía española “Telefónica”1 muestran
algunas ventajas y beneficios que supone la intranet y sus redes
digitales. Por un lado están las que suponen una mayor adhesión
corporativa como el mejor conocimiento de la institución, percepción
más real de la proyección de la compañía y conciencia de las ventajas
de pertenecer a una empresa puntera. Incluso se constata una
mejora del sentimiento de pertenencia e identificación con la misión y
valores de la empresa. Por otra parte, se detecta otro cambio más
relacionado con el proceso comunicativo, como es la posibilidad de interaccionar participando y compartiendo conocimiento en los
nuevos canales colaborativos. Experiencia con la aplicación
denominada “Yammer”2, ha permitido a sus usuarios comprobar el
beneficio de la información colaborativa y con finalidad formativa.
Entre estos logros y ventajas destacan las siguientes:
Debates entre directivos para la toma de decisiones a nivel
estratégico
Canales de trabajo para coordinación de equipos.
Comunidad de conocimiento.
Formación: idiomas, escuela de tecnologia.
La arquitectura estandarizada de una intranet requiere unos
parámetros mínimos para garantizar su usabilidad, accesibilidad y
adaptación al usuario. Entre los más usuales en su diseño podemos
destacar los siguientes:
1. Garantizar el acceso a datos e información precisa , actualizada
y oportuna en la cadena de valor de una empresa.
2. Integración datos y contenidos obtenidos de manera dispersa,
distribuida y de distintas fuentes.
3. Configuración de los contenidos en el formato adecuado para
cada usuario.
4. Gestión documental optimizada en su indexación y búsquedas.
5. Seguridad y confidencialidad cubiertas tanto para usuarios
internos como externos (invitados, colaboradores o
stakeholders de la organización).
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6. Gestión colaborativa en tiempo real entre todos los
departamentos y empleados de la empresa
7. Validación de los cambios y control de calidad de los
contenidos.
Otro factor relacionado que potencia las redes de información digital
privadas es precisamente la transformación digital de los mercados,
donde todos los productos y contenidos están accessibles. Este
cambio donde se estima en cerca de más de mil millones de personas
interconectadas (Granieri, 2006), lo que obliga a manejar de modo
inteligente y rápido grandes masas de información (big data) para
decisiones correctas. Este aspecto es precisamente una de las claves
permanentes del éxito de las intranet: la selección correcta de los
recursos para manejar la información (Sánchez, 1997). Es
probablemente el punto diferencial con respecto a los usuarios de
redes públicas en internet donde el usuario es global, menos
diferenciado y la información no se categoriza para usos privados.
En el seno de las empresa periodística se ha analizado la utilidad de
la intranet en sus orígenes (Fuentes, 1997:254) y su vinculación
necesaria al mundo hipertextual de internet. Ya entonces se
destacaba su papel para organizar conferencias múltiples y mantener
discusiones en tiempo real.
2. Información y redes conectivas
La transformación de los canales de comunicación empresarial en
soportes más accesibles para las audiencias y usuarios y fáciles de
implementar, puede favorecer una revalorización del trabajo y una
reafirmación de la personalidad de cada trabajador. Dicho cambio se
produce en cierto modo en el marco de lo que algunos han definido la cultura de la inteligencia conectiva (De Kerckhove, 1998) y
mentalidad psicotecnológica3, donde la interacción del conocimiento
colectivo puede revolucionar los fundamentos de la formación y por
tanto de la forma de comunicar dentro de las organizaciones. Las
aportaciones parciales mediante ideas, proyectos o sugerencias en
una intranet no son anónimas sino que proceden de identidades
personales.
Estas aportaciones se pueden medir y evaluar, hasta el punto de
poder establecer en una organización la actitud proactiva y
constructiva de cada uno de los empleados o directivos. Es por tanto
un cambio de la misma mentalidad de la audiencia que ya no busca
en manuales de empresa las soluciones sino en las respuestas fundamentadas en la experiencia y la opinión personal, autorizada o
no.
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El uso de intranets comienza a ir más allá de la optimización de
procesos y operaciones industriales y empresariales y se postula
como una de las fórmulas más eficientes para estimular y hacer
compartir entre colectivos de organizaciones proyectos que hacen
más prósperas y competitivas sus empresas.
Las nuevas formas de trabajo y el estilo de gestión han roto los muros de las estructuras físicas y el concepto de oficina móvil cabe
en la palma de una mano. Las nuevas generaciones de directivos y
trabajadores toman decisiones con mayor precisión y de modo más
inmediato que años atrás. Al mismo tiempo la jerarquización y los
organigramas piramidales adoptan formas más horizontales y
multidepartamentales. La gestión de las bases de datos que requieren
una actualización instantánea para la planificación de cualquier
actividad son también una preocupación para las grandes
corporaciones y compañías. En este entorno también es donde
evolucionan las intranets como canales de comunicación mucho más
efectivos que los sistemas de información basados en soportes off-
line. En este sentido, cabe destacar como la logística ha sido una de las principales áreas donde las intranets han demostrado su validez
de modo tangible mejorando la gestión de stocks e incluso la
productividad.
La investigación sobre el uso de intranets plantea horizontes muy
atractivos. El intercambio de experiencias sobre mejores prácticas de
arquitectura y diseño, accesibilidad y estabilidad tecnológica son cada
día más frecuentes, especialmente las 2.0, o basadas en la actitud
colaborativa de sus usuarios. Se han descrito desde el punto de vista
profesional los puntos clave para dar con el diseño y la organización
correcta de las intranets. Por ello se plantea considerar los errores de
diseño comunes, la comprensión de las necesidades del personal, la
definición de la marca en intranet, definir con certeza la oferta de contenido, la planificación de la evolución de la herramienta y la
personalización según el perfil de las audiencias y usuarios
(Robertson, 2007).
Otras revisiones se basan en el estudio del comportamiento de los
usuarios mediante archivos log captados de las búsquedas realizadas
y tras ser categorizados en clusters (Stenmark ,2008a). Stenmark es
en este ámbito uno de los pioneros en la definición de arquitecturas
basadas en el comportamiento de búsqueda de contenido y traza los
factores esenciales que ayudas o perjudican la selección de datos
relevantes a través de estudios comparativos (Stenmark, 2010b).
Esta forma de evaluar la usabilidad y tipo de búsquedas ayuda a ordenar con más facilidad los contenidos relacionados con el fin de
ayudar en la micronavegación de la intranet.
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Desde el plano teórico se ha investigado la intranet desde el enfoque
que podríamos llamar multidimensional considerando su perfil como
recurso capaz de sistematizar información, inducir a la colaboración y
mejorar el nivel de conocimiento personal, sin dejar de atender a la
exigencia de mantener la calidad en sistemas y diseño (González,
2004:13).
Revisiones de gabinetes especializados (Gonzalo, 2011) han dado a
conocer además datos sobre el uso real de herramientas 2.0 en las
intranets proponiendo su potenciación, así como las secciones de
mayor o menor uso correlacionado con el perfil de la audiencia. Los
resultados son desconocidos en la evaluación de las aplicaciones 2.0
y la medición de los mismos es un reto para las organizaciones, pero
suponen sin duda un cambio de conducta y actitud ante la
información que se maneja y puede compartir (Williams , 2011).
Parece evidente en cualquier caso que el hecho de conocer y sobre
todo compartir ciertos valores ayudan a crear una conciencia más
palpable y una identificación con valores institucionales de gran
alcance, como es el caso de la Organización de las Naciones Unidas (Stoddart†, 2007) y no solo en organizaciones pequeñas o empresas
que buscan la optimización de sus procesos y una mejora de la
rentabilidad.
El motivo por el que aplicamos nuestra muestra obedece a que la
intranet se ha considerado herramienta esencial del “business
intelligence” (Bukur, 2012), al mismo tiempo que debe ser estudiada
dando prioridad al perfil de los usuarios. Es decir, según su capacidad
de uso y recursos útiles y adaptados a sus competencias, y no tanto a
los objetivos corporativos tangibles de productividad y resultados
(Taylor, 2008). Unido al hecho de centrar la atención en la audiencia
es preciso igualmente aportar ideas innovadoras en su desarrollo
para lograr que el intercambio de experiencias y conocimientos en la estructura de la intranet, sobre todo en e-business (Mockler y
Gartenfeld, 2009).
Por otra parte, es útil evaluar el uso de estas herramientas pues se
ha propuesto como elemento indispensable en la motivación y por
consiguiente relacionado con el liderazgo en las organizaciones
(Löfström, 2011). La satisfacción del propio trabajador respecto a sus
herramientas de trabajo es un aspecto importante cuando se le
plantean objetivos productivos. Encontrar la información correcta,
actualizada y en el momento preciso es una fase intangible, pero
relacionada sin duda con la eficacia y en definitiva con la cadena de
valor de un proceso industrial. De ahí que la intranet pueda ser un medio útil para medir la satisfacción del usuario empleado o directivo.
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En consecuencia, nuestra hipótesis de partida plantea que tanto
empresas como en otro tipo de entidades la intranet es válida en la
comunicación interna para los siguientes objetivos:
Reforzar de la cultura corporativa basada en la participación de
los usuarios.
Crear un flujo continuo de la información interna en procesos
de comunicación organitzacional multidireccional
Mejorar la capacidad de decisión al disponer de información
más estructurada y personalitzada.
3. El caso español: uso de la intranet en 4.700 empresas
El estudio ha sido realizado a través de encuestas dirigidas a los
empleados de las empresas a través de la intranet y pretende
establecer correlaciones entre implantación de nuevas formas de
trabajo y los estilos de comunicación interna dados en las compañías.
El papel determinante del presupuesto4, y la actitud proactiva de los
directivos en la intranet5, específicamente en el uso intensivo de esta herramienta, muestra que existen sectores de actividad pioneros:
telecomunicaciones, servicios al cliente, seguros, banca y salud por
encima de otros como construcción, automoción, hostelería y
logística.
3.1 Metodología del estudio
Variables consideradas:
El tamaño de la empresa (grandes y pymes)
El porcentaje de mujeres empleadas.
El sector de actividad, Producción o Servicios.
El estilo de liderazgo y la comunicación interna como
generadores de confianza.
Es habitual, en los estudios en los que las unidades de muestreo son
empresas, usar el tamaño y el sector de actividad como variables de
control. La proporción entre sectores es muy similar aunque en la
muestra hay más pymes, algo por otra parte acorde con la realidad
del tejido empresarial español.
Respecto al cuestionario, destacar que consta de 5 bloques. El
primero presenta una lista de treinta y una políticas de conciliación
trabajo/familia, que el encuestado debe valorar a través de la
intranet según el grado de accesibilidad de los trabajadores de su
empresa a las mismas. El segundo bloque, dedicado a los
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facilitadores, evalúa el compromiso de la empresa con las políticas
aplicadas, en los aspectos de liderazgo (sensibilización,
ejemplaridad), estrategia (presupuesto para las políticas y fase de
implantación), comunicación (canal utilizado: intranet) y
responsabilidad (equipo o persona que impulsa el programa). El
tercer bloque del cuestionario (frenos e impulsores) lo forman seis
preguntas referidas a diversos hábitos que ilustran la cultura de la empresa, entendida en este caso como hábitos horarios, criterios en
la promoción y sentido del compromiso. El cuarto bloque propone una
lista de problemas con el fin de que el encuestado escoja los dos más
relevantes para su empresa. El quinto bloque contiene preguntas
descriptivas sobre el tamaño de la empresa, el sector de actividad, el
porcentaje de mujeres en la plantilla y el de trabajadores temporales.
En los últimos años el cuestionario del IFREI ha sido respondido por
un número creciente de empresas, aunque predominan las de más de
250 empleados.
3.2. Resultados
El resultado obtenido a través del estudio cuantitativo permite establecer un modelo estructural (ver figura1)6. Los coeficientes que
vienen en el diagrama son estandarizados, y sus valores estimados
fueron calculados con Mplus. En términos estadísticos, el modelo es
altamente satisfactorio, con un estadístico chi cuadrado 3,01 (df = 3,
p = 0,391) e índices CFI = TLI = 1:
FIGURA 1
Modelo estructural
En general, los empleados responden de un modo más unánime
cuestiones que denominamos “facilitadores”. Están integrados por los
siguientes: Sensibilización y ejemplaridad del directivo ante el uso de
políticas (liderazgo), el presupuesto y diseño del programa
(estrategia), comunicación interna del programa y equipo
responsable (mandos intermedios, directivo a tiempo parcial o sindicato). Este hecho es el que nos ha permitido establecer el
modelo estructural que se representa.
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En este sentido cabe afirmar que existen leves diferencias entre
grandes empresas y pymes. Conforme aumenta el tamaño, en las
empresas de mayor actividad y estructura todos los facilitadores
crecen menos el liderazgo. En las Pymes sucede el fenómeno
contrario.
Podemos destacar igualmente que factores internos de la empresa tales como Liderazgo, Estrategia, Uso de la intranet (Comunicación) y
Equipo o Departamento capaz de impulsarla (Responsabilidad) se
demuestran como claves en el proceso de implantación no sólo de
cualquier programa, sino también en el funcionamiento cotidiano de
la compañía y en la implantación de nuevas formas de trabajo
flexible.
Por otra parte los sectores de actividad más proclives al uso intensivo
de la intranet son sin lugar a dudas telecomunicaciones, servicio a
clientes, banca, finanzas, seguros y salud. En todos ellos estos
promedios crecen exponencialmente. Las formas de trabajo
orientadas a las demandas de mercados globales y la peculiaridad de las plantillas formadas también por profesionales externos, favorece
sin duda esta situación:
3.3. Conclusiones del estudio de la muestra
1. Las nuevas tecnologías se presentan como un aliado muy
poderoso en la implantación de la flexibilidad y del trabajo
no presencial al 100% en base a objetivos. Sin embargo
estas nuevas formas de organización del trabajo requieren
también modos más sofisticados y eficaces de implantación
de estas formas de trabajo. El uso adecuado y
profesionalizado de la intranet es uno de ellos.
2. Existen sectores de actividad con una mejor valoración por parte de sus empleados a lo que se refiere al uso de la
intranet. Estos son: telecomunicaciones, servicio a clientes,
banca, finanzas, seguros y salud.
3. Los departamentos de comunicación interna se apoyan de
forma decisiva en la intranet de las compañías y en el uso
intensivo que de ellas hacen los empleados.
4. La relación casusa efecto entre liderazgo y demuestra que la
asignación de recursos para convertir la intranet en
plataforma de trabajo colaborativo y no sólo en canal de
información vertical desde la dirección de las empresas, es
una asignatura pendiente. Incluso las grandes empresas,
que de modo eminente presentan las medias más altas de la muestra en estos dos facilitadores, demuestran su debilidad
en el desarrollo de los mismos. Si observamos resultados por
franjas de empleados; el liderazgo y el presupuesto crecen
con menos decisión conforme aumenta el tamaño de las
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grandes empresas que en las pymes. En las pymes, a pesar
de presentar en general medias más bajas en todo, políticas
y facilitadores están más alineados entre sí, son más
coherentes. Un obstáculo puede ser el escaso presupuesto, y
más concretamente las pymes de 50-250 empleados, ya
que en estos casos las empresas sufren una crisis de
crecimiento y transformación hacia gran empresa con la consiguiente falta de formación, recursos y organización para
tal efecto.
5. Este hecho incide directamente el enfoque de la
comunicación interna ya que suele ser el departamento de
Recursos Humanos quien diseña y maneja directamente esta
herramienta o plataforma. Este equipo responsable de la
comunicación interna actúa a instancias de la Dirección
General.
6. De modo paralelo puede hablarse de otro nivel de
comunicación interna, el de los mandos intermedios en
general menos comprometidos con el uso de la intranet y
más proclives a la interacción directa con el empleado. Esta situación deviene en lo que denominamos comunicación
informal y cultura de empresa.
7. En general, en las grandes empresas y más en el sector
servicios abundan las mujeres. Es especialmente ahí donde
el uso de la intranet es usada de un modo más intensivo.
8. Las empleadas con hijos a su cargo son las que reconocen y
defienden con más ahínco las ventajas del teletrabajo y de la
intranet. Ellas han introducido el debate de las ventajas del
teletrabajo en las empresas. En los casos en los que llegan a
puestos directivos los índices de comunicación formal e
informal en el colectivo femenino crecen exponencialmente
tanto en las grandes empresas como en las pymes.
9. Los frenos más claros al uso intensivo de la intranet se vinculan a la actitud de la alta dirección y a la escasez de
recursos para implantarla.
10. Un liderazgo débil, una actitud poco comprometida desde
la Dirección General, especialmente cuando la plantilla es
muy numerosa, genera dificultades de comunicación interna
y por lo tanto desconfianza en el empleado que se puede
ver abocado a invertir más horas presenciales en la empresa
con tal de ganarse el favor de sus jefes o bien ocultar sus
planes familiares por miedo a no ser promocionado. Es el
uso perverso o no deseado de la intranet y en general del
uso de la tecnología en favor de la eficiencia empresarial y
de una mejor forma de trabajo coordinado entre departamentos.
4. Escenarios de futuro
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4.1 Planificación estratégica
La evolución de una plataforma digital como la intranet está en
función de la estrategia de futuro que se plantee una
organización. Considerando que el factor tecnológico se
soluciona con la actualización y posterior adaptación de los sistemas y software implantado, es sobre todo el factor
organizacional el que debe ser estudiado. En una primera fase
debe diagnosticarse el estado actual de la comunicación interna
y trazar los objetivos de optimización de los procesos. En
segundo lugar debe comunicarse el cambio de filosofía de la
organización y las reglas que se deben respetar para que el
flujo de la comunicación colaborativa y participativa tenga
efecto. En una tercera fase el lanzamiento de una plataforma
de intranet social requiere la moderación y el control de la
calidad con la finalidad de que los contenidos no sean claros y
no ambiguos, la información actualizada y el tráfico de
información dimensionado a la capacidad real de asimilación por los usuarios. Animar y estimular al uso y la participación es
una tarea igualmente necesaria. En función del retorno que
percibirán los usuarios en un trabajo más productivo y eficaz, la
intranet será sin duda más exitosa.
4. 2 Elementos del entorno y aplicaciones
Los elementos imprescindibles para desarrollar entornos de
trabajo colaborativo con flujos y sistemas de información
ágiles y efectivos son por tanto la construcción de la
comunidad identificada con la nueva cultura de comunicación
organizacional, la identificación de los diferentes perfiles que
intervienen en el cambio y la generación de información
suficientemente relevante que pueda poner en contacto
personas. La solución tecnológica favorece la instauración de
un modelo de red social corporativa, pero siempre será las
necesidades de los usuarios el criterio que debe iluminar los
proyectos7 .
Las soluciones tecnológicas tienden a ser más accesibles y
menos costosas, a la vez que se instauran en entornos 2.0 y
almacenamiento “cloud” que permiten una flexibilidad mayor
en su consulta. Son por tanto más compatibles con la
organización de la jornada laboral orientada a la conciliación
de tareas profesionales y personales. Entre las principales
aplicaciones cuyo uso es cada vez es más frecuente
destacamos las siguientes:
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-Google apps para empresas: es el paquete de
productividad de Google basado en aplicaciones en la nube
que permite utilizar los diferentes componentes más
populares junto a otros más específicos relacionados con la
productividad empresarial. A diferencia de otras soluciones,
se ofrece modularmente de modo que el usuario escoge y
diseña su intranet a medida8. Permite la creación de grupos
de trabajo, elaboración de documentos colectivos y la
comunicación por webcam con posibilidad de acceso a
documentos comunes. Según sus creadores cinco millones
de empresas utilizan esta plataforma9 desde empresas a
entidades de todo tipo. Por el momento la solución es de
pago. (Ver figura 2).
-Yammer: Es una compañía adquirida por Microsoft en
2012 y su aplicación permite la interacción entre diferentes
divisiones y dispone de diversas funcionalidades 2.0 en
“cloud”, compatible con todos los sistemas operativos. Se
define como una “enterprise social network”. Dispone de
siete millones de usuarios10 y 200.000 empresas registradas
que ya utilizan sus servicios. Algunos análisis apuntan a que
esta herramienta de nueva generación para la gestión de la
información corporativa refleja que es útil como canal de
intercambio de información, espacio para las ideas de
crowdsourcing, un medio para encontrar conocimientos y
resolver problemas y sobre todo un vía de conversación y
construcción de relaciones (Riemer et al, 2012). Yammer
recuerda la organización de menús de Facebook. Las
funcionalidades permiten crear entornos de conversación en
diferentes ámbitos de la organización y la empresa. Es de
acceso libre y con versión gratuita. La aplicación móvil
ofrece las misma prestaciones que el entorno de la web, si
bien está planteada más para la interacción directa con otros
usuarios (Ver Figura 3)
-Zyncro: Es una empresa perteneciente al grupo Inspirit11
definida como una red social corporativa donde es posible la
integración con otras plataformas tecnológicas y la
compatibilidad completa con dispositivos móviles y sistemas
operativos variados (Ver figura 4). Entre sus ventajas
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descritas por sus propios impulsores sobresalen las
siguientes:
1. Impulso del conocimiento “bottom up”
2. Mayor eficacia en la gestión de las nuevas ideas
3. Reducción de los esfuerzos dedicados a la gestión de la
información corporativa
4. Facilitación del “crowdsourcing” dentro de la empresa
5. Mayor fidelización de clientes, proveedores y partners
6. Reducción de costes dedicados a todos los puntos
anteriores
7. Reducción de los esfuerzos dedicados a la gestión de la
información
Un aspecto diferencial con Yammer es que Zyncro se orienta al
conocimiento colaborativo con stakeholders de conocimiento. Su
entorno se ha diseñado con la finalidad de interactuar al instante con
profesionales de otras empresas pero del mismo o diferentes
ámbitos, participar en grupos de empresas bien estructurados y crear
una red de contactos de valor. Zyncro aporta funciones para
compartir información y crear grupos de trabajo relacionado con la
actividad de la organización, un planteamiento mixto de intranet-
extranet en definitiva. La aplicación móvil es también una solución
planteada para el usuario de dispositivos portátiles (Figura 3).
Cabe destacar que la intranet social se instaura también dentro de
corporaciones con finalidades similares a Yammer y Zyncro. De hecho
el mismo grupo Inspirit ha sido el impulsor de la red corporativa
adoptada por la Cámara de Comercio de Barcelona (ver figura 5) y
que convierte la relación comercial y asociativa en un foro de
intercambio de oportunidades de negocio y conocimiento de la oferta
de servicios y de profesionales socios de esta entidad. Podríamos
calificar esta experiencia de modelo híbrido entre intranet corporativa
y plataforma interactiva de intercambio y formación en e-learning. Es
un ejemplo de como una entidad adapta a sus usuarios y objetivos el
diseño y funcionalidades de la red social, utilizando como base una
solución que está ya presente en el público general.
Hemos aprendido que los medios sociales son sólo una dimensión de
una empresa que de por sí y en su naturaleza también es social. Una
plataforma no será la solución para solucionar déficits de
comunicación o la falta de diálogo entre niveles de gestión o
departamentos de una organización, pero sin duda será una ayuda y
un incentivo para iniciar o en su caso mejorar la interacción y por
tanto avanzar en la gestión del conocimiento y en la transformación
de la comunicación tradicional jerárquica y opaca en otro modelo
abierto, transparente y más participativo.
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Será por tanto necesario tener en cuenta que los medios digitales y
sociales pueden potenciar y acelerar el reenfoque de estrategias de
comunicación, hasta ahora basados en esquemas de planificación
muy descendentes y verticales. Además los públicos internos y
externos que conforman el plan estratégico de comunicación de las
empresas están en un proceso de redefinición en cuanto a su actitud
ante las nuevas tecnologías de internet y su integración y participación en el proceso de cambio hacia la intranet 2.0 tienen que
estudiarse para encontrar los aliados necesarios y los públicos más
dispuestos a propagar la cultura colaborativa con un compromiso
emocional y, en definitiva, adoptar una inteligencia y una psicología
conectiva.
Las nuevas tecnologías de la intranet social pueden integrarse con
eficacia en las estrategias de marca y comunicación para promover la
coherencia, la retención y satisfacción del cliente interno y explotar
con más eficacia sus activos de conocimiento. Un reto que acaba de
iniciarse, requiere mayor investigación y cuyo camino no estará
exento de innovación, soluciones imaginativas y desarrollos tecnológicos más adecuados y accesibles. Es un proceso de cambio
cultural a nivel personal y corporativo, donde las herramientas
estarán disponibles y serán realmente eficaces en función del uso y la
finalidad que se les dé y estén diseñadas con el foco puesto en las
relaciones humanas dentro de las organizaciones.
FIGURA 2
Google apps para empresas
Cada día Google innova en sus aplicaciones y aporta una
interactividad total para todas sus soluciones ofreciendo modelos de intranet personalizables por los usuarios con la creación de grupos,
así como la conversación y videoconferencia inmediata mediante
aplicaciones.
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FIGURA 3
Yammer: entorno web y móvil
El usuario puede crear diversos grupos, constituyendo
colectivos que dialogan y aportan conocimiento colaborativo.
Muy similar al diseño de Facebook.
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FIGURA 4
Zyncro: entorno web y móvil
La información entre los diferentes grupos es transversal con
una interfaz muy intititiva y que anima a la participación y por
consiguiente a la conversación entre usuarios y grupos.
Zyncro ha creado una plataforma para los socios de la Cámara de
Comercio de Barcelona con unas funcionalidades orientadas a
fomentar el intercambio comercial y a la difusión de los perfiles de las
diferentes empresas y sus responsables. La plataforma se lanzó con
motivo de la creación del Clúb Cámara que agrupa a más de
doscientas mil empresas.
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FIGURA 5
Solución de Zyncro para la Cámara de Comercio de Barcelona.
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BIBLIOGRAFÍA
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https://www.yammer.com/about/who-we-are/ 3 Disponible en http://www.muyinteresante.es/cultura/arte-cultura/articulo/derrick-
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de éxito en la implantación de políticas de conciliación de trabajo y familia en las
empresas españolas (2003-2007)”. Doctorado en Administración de Empresas por
la Universitat Politècnica de Catalunya (UPC). 7 Radick, Steve (2011). “The power of social networks: Reviving the intranet”.
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