usar una tabla o consulta como origen de datos de combinación de correspondencia
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Usar una tabla o consulta como origen de datos de combinación de correspondencia
Para crear una operación de combinación de correspondencia, puede utilizar el Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word. Este asistente también está disponible en Microsoft Office Access 2007 y le permite configurar un proceso de combinación de correspondencia que utilice una tabla o una consulta en una base de datos de Access como origen de datos para cartas modelo, mensajes de correo electrónico, etiquetas postales, sobres o directorios.
Este tema explica cómo iniciar el Asistente para combinar correspondencia desde Access y cómo crear un vínculo directo entre una tabla o una consulta y un documento de Microsoft Office Word 2007. Además, se trata el proceso para escribir cartas. Para obtener información paso a paso sobre cómo configurar un proceso de combinación de correspondencia, vea la Ayuda de Office Word 2007.
Usar una tabla o consulta como origen de datos
1. Abra la base de datos de origen y, en el panel de exploración, seleccione la tabla o la consulta que desea utilizar como el origen de datos de la combinación de correspondencia.
2. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar , haga clic en Más y, a
continuación, haga clic en Combinar con Microsoft Office Word .
Se inicia el Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word.
3. Seleccione si desea crear el vínculo en un documento existente o en uno nuevo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
4. Si opta por vincular a un documento existente, en el cuadro de diálogo Seleccione un documento de Microsoft Word, busque y seleccione el archivo y luego haga clic en Abrir .
Se inicia Word. Dependiendo de la opción que haya elegido, Word abrirá el documento que haya especificado o un documento nuevo.
5. En el panel Combinar correspondencia, bajo Seleccione el tipo de documento, haga clic en Cartas y, a continuación, haga clic en Después: inicie el documento para continuar con el paso 2.
6. En el paso 2, haga clic en Después: seleccione los destinatarios.
En el paso 3, se crea el vínculo entre el origen de datos en Access y el documento de Word. Dado que el asistente se inició desde Access, este vínculo se crea automáticamente. En Seleccione los destinatarios, observe que la opción Utilizar una lista existente está seleccionada y que el nombre de su origen de datos aparece en Utilizar una lista existente.
7. Haga clic en Editar lista de destinatarios si desea personalizar el contenido de la tabla o de la consulta.
Puede filtrar, ordenar y validar lo datos. Haga clic en Aceptar para continuar.
8. Haga clic en Después: escriba la carta para continuar. Siga las instrucciones en el panel Combinar correspondencia y, en el paso 5, haga clic en Después: complete la combinación.
Otras formas de usar una tabla o consulta como origen de datos
Hay otros métodos para especificar una tabla o una consulta como origen de datos. Por ejemplo, puede exportar la tabla o la consulta desde Access a una base de datos ODBC, un archivo de Microsoft Office Excel 2007, un archivo de texto o a cualquier otro formato de archivo que sea compatible con Word, y después crear un vínculo al archivo resultante mediante el Asistente para combinar correspondencia de Word.
1. Si todavía no ha exportado la exploración, seleccione la tabla o la consulta que desee usar y, en la ficha externos, en el grupo las instrucciones.
2. En Word, si el panel Envíos, en el grupo situada debajo de Iniciar Combinar correspondenciaen Paso a paso por el Asistente para cpanel Combinar correspondencia
3. En el paso 3 del panel existente, haga clic en
4. En el cuadro de diálogo archivo de datos que haya creado en Access y, a continuación, haga clic en
5. Siga las instrucciones de los siguientes cuadros de diálogo. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondenciaarchivo. Antes de continuar, puede filtrar, ordenar y validar el contenido.
6. Haga clic en AceptarCombinar correspondenciapersonalización de la combinación de correspondencia, vea la Ayuda de Word.
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Caracteres restantes: 500 Si hace clic en Enviar, acepta el Enviar Corresponde a: Access 2007 Vea también:
Crear e imprimir etiquetas para una distribución masivaCrear e imprimir sobres para una distribución masivaCrear e imprimir una hoja de etiquetas distintasUtilizar la combinación de correspondencia para crear e imprimir cartas y otros documentos
Si todavía no ha exportado la tabla o la consulta, hágalo. En Access, en el panel de exploración, seleccione la tabla o la consulta que desee usar y, en la ficha
, en el grupo Exportar , haga clic en el formato al que desee exportar y siga
panel Combinar correspondencia no está abierto, en la ficha , en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, haga clic en la flecha
Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Combinar correspondencia. En el paso 3 del panel Combinar correspondencia, en Utilizar una lista
, haga clic en Examinar o en Editar lista de destinatariosEn el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datosarchivo de datos que haya creado en Access y, a continuación, haga clic en Siga las instrucciones de los siguientes cuadros de diálogo. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, revise y personalice el contenido del archivo. Antes de continuar, puede filtrar, ordenar y validar el contenido.
Aceptar y, a continuación, en Después: escriba la cartaCombinar correspondencia. Para obtener más instrucciones sobre la
lización de la combinación de correspondencia, vea la Ayuda de Word.
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etiquetas para una distribución masiva Crear e imprimir sobres para una distribución masiva Crear e imprimir una hoja de etiquetas distintas Utilizar la combinación de correspondencia para crear e imprimir cartas y otros
tabla o la consulta, hágalo. En Access, en el panel de exploración, seleccione la tabla o la consulta que desee usar y, en la ficha Datos
, haga clic en el formato al que desee exportar y siga
no está abierto, en la ficha , haga clic en la flecha
y, a continuación, haga clic ombinar correspondencia. Aparecerá el
Utilizar una lista Editar lista de destinatarios.
e origen de datos, especifique el archivo de datos que haya creado en Access y, a continuación, haga clic en Abrir . Siga las instrucciones de los siguientes cuadros de diálogo. En el cuadro de diálogo
sonalice el contenido del archivo. Antes de continuar, puede filtrar, ordenar y validar el contenido.
Después: escriba la carta en el panel . Para obtener más instrucciones sobre la
lización de la combinación de correspondencia, vea la Ayuda de Word.
Utilizar la combinación de correspondencia para crear e imprimir cartas y otros
Utilizar la combinación de correspondencia para crear e imprimir cartas y otros documentos
Mostrar todo
Puede utilizar la combinación de correspondencia cuando desee crear un conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de dirección. Cada carta o etiqueta contiene el mismo tipo de información, aunque su contenido es único. Por ejemplo, en las cartas que envíe a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La información única de cada carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen de datos.
El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:
1. Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto y los gráficos
que son iguales para cada versión del documento combinado. Por ejemplo, en el caso de
una carta modelo, el remite o el saludo.
2. Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que
contiene la información que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los
nombres y direcciones de los destinatarios de una carta.
3. Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word genera una copia
del documento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su
archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos elementos sean destinatarios
de la correspondencia. Si desea generar copias sólo para determinados elementos del
archivo de datos, puede elegir qué elementos (registros) incluir.
4. Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a
los documento. Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan
con información contenida en el archivo de datos.
5. Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla. Puede
obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto.
Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia.
Sugerencia También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, que le dirigirá paso a paso a lo largo del proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
Configurar el documento principal
1. Inicie Word.
De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Déjelo abierto. Si lo cierra, no estarán disponibles los comandos del paso siguiente.
2. En el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en
Iniciar Combinar correspondencia.
3. Haga clic en el tipo de documento que desea crear.
Por ejemplo, puede crear:
• Un conjunto de sobres El remite es el mismo en todos los sobres, pero la dirección de
destino es única para cada uno de ellos. Haga clic en Sobres y especifique sus preferencias
para el tamaño del sobre y el formato del texto en la ficha Opciones de sobre del cuadro
de diálogo Opciones de sobre.
• Un conjunto de etiquetas de dirección Cada etiqueta muestra el nombre y la dirección
de una persona, pero el nombre y la dirección de cada etiqueta son únicos. Haga clic en
Etiquetas y especifique sus preferencias para el tipo de etiqueta en el cuadro de diálogo
Opciones para etiquetas.
• Un conjunto de cartas modelo o mensajes de correo electrónico El contenido básico es
el mismo en todas las cartas o mensajes, pero cada uno contiene información específica
para cada destinatario, como su nombre, dirección o cualquier otra información. Haga clic
en Cartas o en Mensajes de correo electrónico para crear esos tipos de documentos.
• Un catálogo o directorio Para cada elemento se indica el mismo tipo de información,
como su nombre o su descripción, pero el nombre y la descripción de cada uno es único.
Haga clic en Directorio para crear este tipo de documento.
Reanudar una combinación de correspondencia
Si tiene que dejar de trabajar en una combinación de correspondencia, podrá guardar el documento principal del sobre y reanudar la combinación más adelante. Microsoft Office Word conserva la información del origen de datos y de los campos. Si estaba utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, Word vuelve al lugar donde estaba en el panel de tareas cuando reanude la combinación.
1. Cuando esté listo para reanudar la combinación, abra el documento.
Word muestra un mensaje que le pide que confirme si desea abrir el documento, que ejecutará un comando SQL.
2. Puesto que este documento está conectado a un origen de datos y desea recuperar esos
datos, haga clic en Sí. Si estuviera abriendo un documento que no supiera que estaba
conectado a un origen de datos, podría hacer clic en No para impedir accesos
posiblemente malintencionados a los datos.
Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados.
3. Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo.
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Conectar el documento a un origen de datos.
Para combinar información en el documento principal, debe conectarlo a un origen de datos, también llamado archivo de datos. Si no dispone previamente de un origen de datos, puede crearlo durante el proceso de combinación de correspondencia.
Elegir un archivo de datos
1. En el grupo Iniciar combinación de correo de la ficha Correspondencia, haga clic en
Seleccionar destinatarios.
2. Siga uno de estos procedimientos:
• Si desea utilizar la lista Contactos de Outlook, haga clic en Seleccionar de los
contactos de Outlook.
Sugerencias para trabajar con la lista Contactos de Microsoft Outlook
• Si tiene una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, una base de datos de Microsoft
Office Access u otro tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista existente y busque el
archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.
En el caso de Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de cálculo o rango con nombre de un libro. En el caso de Access, puede seleccionar datos desde cualquier tabla o consulta definida en la base de datos. Para cualquier otro tipo de archivo de datos, seleccione el archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Si no aparece el archivo en la lista, seleccione el tipo de archivo apropiado o elija Todos los archivos en el cuadro Tipo de archivo. En una combinación de correspondencia se pueden utilizar los siguientes tipos de archivos de datos:
• Archivos de programas de base de datos basados en archivos y de fila única, para los que
tenga instalado un proveedor de OLE DB o un controlador ODBC. Con Microsoft Office se
incluyen varios controladores de este tipo.
• Un archivo HTML que incluya una sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener
nombres de columna y las demás filas deben contener datos.
• Libretas de direcciones electrónicas:
• Libreta de direcciones de Microsoft Outlook
• Lista de contactos de Microsoft Schedule+ 7.0
• Cualquier lista similar creada con un sistema de correo compatible con MAPI
como, por ejemplo, Microsoft Outlook.
• Un documento de Microsoft Word. El documento debe incluir una sola tabla. La primera
fila de la tabla debe contener títulos y las demás filas, los registros que desee combinar.
También puede utilizar un origen de encabezado como origen de datos.
• Cualquier archivo de texto que contenga campos de datos separados o delimitados por
marcas de tabulación o comas, y registros de datos separados por marcas de párrafo.
Sugerencias para aplicar formato a los datos en Excel
• Si todavía no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una nueva lista y utilice
entonces el formulario que se abrirá para crear su lista. La lista se guarda como archivo de
base de datos (.mdb) que se puede utilizar posteriormente.
Nota Si ha instalado 2007 Microsoft Office System (en vez de instalar Microsoft Word de forma independiente), también puede utilizar Microsoft Query para construir una consulta y recuperar los datos que desee de un origen de datos externo.
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Acotar la lista de destinatarios o de elementos
Cuando conecte con un determinado archivo de datos, puede que no desee combinar en el documento principal la información contenida en todos los registros de ese archivo de datos.
Para acotar la lista de destinatarios o utilizar un subconjunto de los elementos contenidos en el archivo de datos, siga este procedimiento:
1. En el grupo Iniciar combinación de correo de la ficha Correspondencia, haga clic en Editar
lista de destinatarios.
2. En el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, siga uno de
estos procedimientos:
• Seleccionar registros individuales Este método resulta muy útil si la lista es
breve. Active las casillas de verificación junto a los destinatarios que desee incluir
y desactive las que aparecen junto a los destinatarios que desee excluir.
Si sabe que desea incluir sólo unos cuantos registros en la combinación, puede desactivar la casilla de verificación de la fila de encabezado y seleccionar sólo aquellos que desee usar. De manera similar, si desea incluir la mayor parte de la lista, active la casilla de verificación de la fila de encabezado y después desactive las casillas de verificación de los registros que no desee incluir.
• Ordenar registros Haga clic en el título de columna del elemento por el que desee
ordenar. La lista se ordena en orden alfabético ascendente (de A a Z). Haga clic en el
encabezado de columna otra vez para ordenar la lista en orden alfabético descendente (de
Z a A).
Si desea ordenar los datos de una manera más compleja, haga clic en Ordenar bajo Restringir lista de destinatarios y elija sus preferencias de clasificación en la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar . Por ejemplo, puede usar este tipo de ordenación si desea que las direcciones de los destinatarios se dispongan en orden alfabético por los apellidos y los códigos postales por orden numérico.
• Filtrar registros Esta función resulta útil si la lista contiene registros que no desee ver o
incluir en la combinación. Una vez filtrada la lista, puede utilizar las casillas de verificación
para incluir y excluir registros.
Para filtrar los registros, siga este procedimiento:
1. En Restringir lista de destinatarios, haga clic en Filtrar.
2. En la ficha Filtrar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, elija los criterios que
desea utilizar para el filtro.
Por ejemplo, para generar copias del documento principal únicamente para las direcciones que contengan Australia como país o región, haga clic en País o región en la lista Campo, en el elemento Igual a de la lista Comparación, y en Australia en la lista Comparado con.
3. Para restringir aún más el filtro, haga clic en Y o en O y especifique más criterios.
Por ejemplo, para generar copias del documento principal sólo para las empresas de Munich, podría filtrar por los registros cuyo campo Ciudad contenga Munich y aquellos cuyo campo Nombre de la compañía no esté en blanco. Si utiliza el operador O en vez de Y en este filtro, la combinación de correspondencia incluye todas las direcciones de Munich así como todas las direcciones que incluyen un nombre de compañía, independientemente de la ciudad.
Nota Si ha instalado software de validación de direcciones, haga clic en Validar direcciones en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia para validar las direcciones de los destinatarios.
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Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a los documento
Una vez conectado el documento principal a un archivo de datos, estará listo para escribir el texto del documento y agregar marcadores de posición que indiquen dónde aparecerá la información única en cada copia del documento.
Los marcadores de posición, como los de direcciones y saludos, se denominan campos de combinación de correspondencia. Los campos de Word se corresponden a los encabezados de columna del archivo de datos que seleccione.
Las columnas de un archivo de datos representan categorías de información. Los campos
agregados al documento principal son marcadores de posición para estas categorías.
Las filas de un archivo de datos representan registros de información. Al realizar una
combinación de correspondencia, Word genera una copia del documento principal por cada
registro.
Colocando un campo en el documento principal, indica que desea que en esa ubicación aparezca una determinada categoría de información, como un campo o una dirección.
Nota Cuando se inserta un campo de combinación de correspondencia en el documento principal, el nombre del campo siempre se indica entre comillas de combinación (« »). Estas comillas no aparecen en los documentos combinados. Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de los campos en el documento principal.
Qué ocurre al realizar la combinación
Al combinar, la información contenida en la primera fila del archivo de datos reemplaza los campos del documento principal para crear el primer documento combinado. La información de la segunda fila del archivo de datos reemplaza los campos para crear un segundo sobre, y así sucesivamente.
Trabajar con campos: ejemplos
Puede agregar cualquier encabezado de columna de su archivo de datos al documento principal como campo, lo que ofrece gran flexibilidad al diseñar cartas modelo, etiquetas, mensajes de correo electrónico y otros documentos combinados. Por ejemplo:
• Suponga que está creando una carta para notificar a las organizaciones locales que han
sido seleccionadas para ser incluidas en la guía urbana anual. Si su archivo de datos
contiene una columna Organización con el nombre de cada empresa con la que desea
establecer contacto, puede insertar el campo «Organización» en lugar de escribir el
nombre de cada organización específica.
• Imagine que trimestralmente envía mensajes de correo electrónico a sus clientes
informándoles de nuevos productos y ofertas especiales. Para personalizar esos mensajes
para sus mejores clientes, puede agregar una columna NotaPersonal a su archivo de datos,
en la que escribirá notas como, por ejemplo "Sra. García, este nuevo artículo es
exactamente lo que estaba buscando". Colocando un campo «NotaPersonal» en el
documento principal, puede incluir esas notas al final de mensajes concretos.
• Suponga que su lista de correo es la de los suscriptores de su boletín y que su archivo de
datos incluye una columna, llamada FechaCaducidad, en la que se indica la fecha en que
finaliza cada suscripción. Si coloca un campo «FechaCaducidad» en el documento principal
de la etiqueta antes de ejecutar la combinación de correspondencia, los suscriptores
podrán ver sus respectivas fechas de caducidad en sus etiquetas postales.
Los campos se pueden combinar y separar con signos de puntuación. Por ejemplo, para crear una dirección, puede colocar los campos en el documento principal de esta manera:
«Nombre» «Apellidos»
«Dirección»
«Código postal» «Ciudad», «Estado o provincia»
Para elementos que se utilizan con frecuencia, como bloques de dirección o líneas de saludo, Word proporciona campos compuestos que agrupan entre sí una serie de campos. Por ejemplo:
• El campo Bloque de direcciones es una combinación de varios campos que incluye el
nombre, los apellidos, la dirección, la ciudad y el código postal.
• El campo Línea de saludo puede incluir uno o varios campos de nombre, dependiendo del
tratamiento de cortesía elegido.
Puede personalizar el contenido de cada uno de estos campos compuestos. Por ejemplo, podrá seleccionar un formato de nombre formal en la dirección (Sr. Javier García Saavedra), mientras que, en el saludo, podrá optar por usar "Para" en lugar de "Estimado".
Asignar los campos de combinación de correspondencia al archivo de datos
Para asegurarse de que Word encontrará una columna del archivo de datos que corresponda a todos los elementos de dirección o de saludo, puede que sea necesario asignar los campos de combinación de correspondencia de Word a las columnas del archivo de datos.
Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.
Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos.
Los elementos de la dirección y el saludo se colocan a la izquierda, mientras que los encabezados de columna del archivo de datos aparecen a la derecha.
Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración, Word hizo coincidir automáticamente la columna Apellidos del campo de datos con la columna Apellidos. Pero Word no pudo hacer coincidir los demás elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede asignar el campo Nombre.
En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna de su archivo de datos que corresponde con el elemento de la izquierda. En la ilustración, la columna Nombre coincide ahora con el campo Apellido. No es problema que los campos Tratamiento de cortesía, Identificador único y Segundo nombre no estén asignados. No es necesario que el documento de la combinación de correspondencia utilice todos los campos. Si agrega desde su archivo de datos un campo que no contiene datos, en el documento combinado este campo aparecerá como marcador de posición vacío, normalmente una línea en campo o un campo oculto.
Escribir el contenido y agregar campos
1. En el documento principal, haga clic donde desee insertar el campo.
2. Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.
3. Siga uno de estos procedimientos:
Bloque de direcciones con nombre, dirección y otra información
Línea de saludo
Campos individuales
Campos personalizados de los contactos de Outlook
Notas
• No se puede escribir los caracteres de los campos de combinación («« »») manualmente ni
utilizar el comando Símbolo del menú Insertar, sino que se debe utilizar la característica
de combinación de correspondencia.
• Si los campos de combinación aparecen entre llaves, como { MERGEFIELD Ciudad }, eso
significa que Microsoft Word muestra códigos de campo en lugar de los resultados de los
campos. Esto no afecta a la combinación, pero si desea mostrar los resultados, haga clic
con el botón secundario del mouse en el código de campo y, a continuación, haga clic en
Activar o desactivar códigos de campo en el menú contextual.
Aplicar formato a los datos combinados
Los programas de bases de datos y hojas de cálculo, como por ejemplo Microsoft Office Access y Microsoft Office Excel, almacenan como datos sin formato la información escrita en las celdas. El formato que se aplique en Access o Excel, como las fuentes o los colores, no se almacena junto con los datos sin formato. Cuando se combina la información de un archivo de datos en un documento de Word, se combinan los datos sin el formato que tienen aplicado.
Para aplicar formato a los datos del documento, seleccione el campo de combinación de correspondencia y aplíquele el formato que desee, de la misma manera que lo haría con cualquier otro texto. Asegúrese de que la selección incluye las comillas de combinación (« ») que rodean el campo.
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Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla
Una vez agregados los campos al documento principal, estará listo para obtener una vista previa de los resultados de la combinación. Cuando esté satisfecho con la vista previa, puede completar la combinación de correspondencia.
Obtener una vista previa de la combinación
Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y realizar los cambios antes de completar efectivamente la combinación.
Para obtener la vista previa, siga uno de estos procedimientos en el grupo Vista previa de resultados de la ficha Correspondencia:
• Haga clic en Vista previa de resultados.
• Hojee cada documento combinado utilizando los botones Próximo registro y Registro
anterior del grupo Vista previa de resultados.
• Obtenga una vista previa de un documento específico haciendo clic en Buscar
destinatario.
Nota Haga clic en Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia para abrir el cuadro de diálogo
Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista o borrar destinatarios si ve registros que no desea incluir.
Finalizar la combinación
Puede imprimir los documentos combinados o modificarlos individualmente, así como imprimir o cambiar todos los documentos o sólo un subconjunto de ellos.
Imprimir los documentos combinados.
1. En el grupo Finalizar de la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y, a
continuación, en Imprimir documentos.
2. Decida si desea imprimir todo el conjunto de documentos, sólo la copia que está visible en
cada momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica
mediante los números de registro.
Cambiar copias individuales del documento
1. En el grupo Finalizar de la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y, a
continuación, en Editar documentos individuales.
2. Elija si desea editar todo el conjunto de documentos, sólo la copia que está visible en cada
momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante
los números de registro. Word guarda las copias que desea editar en un solo archivo, con
un salto de página entre cada copia del documento.
Guardar el documento principal
Recuerde que los documentos combinados que guarde son independientes del documento principal. Es conveniente guardar el propio documento principal si desea utilizarlo para otra combinación de correspondencia.
Cuando guarde el documento principal, también puede guardar su conexión con el archivo de datos. La siguiente vez que abra el documento principal, se le pedirá que indique si desea volver a combinar la información del archivo de datos en el documento principal.
• Si hace clic en Sí, se abre el documento con la información del primer registro ya
combinada.
• Si hace clic en No, se rompe la conexión entre el documento principal y el archivo de
datos. El documento principal se convierte en un documento normal de Word y los
campos se reemplazan con la información del primer registro, exclusivamente.
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Word 2007
Vea también:
¿Por qué no se puede incluir un código de barras POSTNET o un código FIM-A en sobres o
etiquetas?
Crear e imprimir etiquetas para una distribución masiva
Crear e imprimir sobres para una distribución masiva
Exportar datos a Word
Importar o vincular a los datos de un archivo de texto
Usar la combinación de corres
personalizados a la lista de direcciones de correo electrónico
Usar una tabla o consulta como origen de datos de com
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pondencia para enviar mensajes de correo electrónico
binación de correspondencia
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trucos access: Fusion de correspondencia entre Access y Word * Crear una tabla en Access con al menos 2 columnas: nombre de la persona y su localidad (por
ejemplo)
* Abrir la tabla y elegir de la barra de menues Herramientas/Vinculos de Office/Combinar con MS
Word. Se abrira Word y dara a elegir si se desea abrir un documento existente o si prefiere crear
uno nuevo. Supondremos el segundo caso.
* Crear un documento en Word con marcadores, donde los datos de Access seran colocados. Por
ejemplo:
Estimado <<Nombre_Persona>>.
Aqui iria el texto de la carta
Atentamente,
Nuestra firma
Lo que va entre angulos es lo que se denomina marcadores y se puede conseguir pulsando el
boton de Word Insertar campo de combinacion, que es el primero de la barra de herramientas
Combinar correspondencia. Esta barra se despliega automaticamente. En el menu que despliega el
boton mencionado estaran como opciones todos los campos de la base de datos de Access.
* Una vez el documento este terminado, pulsar el boton Combinar correspondencia en Word. Del
cuadro que aparece (llamado Combinar correspondencia y que muestra 3 pasos), pulsar el boton
Combinar del paso tercero y en el siguiente cuadro que aparece (llamado Combinar), pulsar
Combinar.
Word creara un documento nuevo con tantas paginas como registros haya en la tabla de Access.
Si lo que se pretende crear es una hoja de etiquetas, en el paso primero del cuadro Combinar
correspondencia que aparece en Word, pulsar el boton Crear y elegir la opcion al efecto.
Si lo que se pretende es enviar la carta como mensaje de correo electronico o enviarlo por fax, en
el cuadro Combinar de Word desplegar el menu desplegable Combinar en y elegir la opcion Correo
electronico. El boton Configuracion que hay a su derecha permite seleccionar el campo de la tabla
de Access que contiene la direccion de correo electronico o numero de fax.
Hola, tengo un pequeño problema, estoy tratando de exportar los datos de una base de datos de
Access 2000 a un documento de Word, lo hago utilizando el combinar correspondencia de Word,
pero de esta manera solo me permite combinar los datos que tenga en una sola table. ¿Existe
alguna manera de hacer lo mismo pero cogiendo los datos de varias tablas diferentes dentro de
una misma base de datos?
Gracias de antemano, Carbo.
Creo que lo más cómodo seria crear una consulta sobre esas tablas, esto lo puedes hacer desde el
mismo Combinar correspondencia del Word, en el segundo paso del Combinar, cuando
seleccionamos el Origen de datos, selecciona Abrir Origen de datos, en este diálogo observa el
botón MS Query (si no lo tienes instalado te pedirá el cd del office), si inicias MS Query veras que
una vez seleccionada la .mdb te aparecen todas las Tablas/Consultas.
Otra opción seria montar la consulta desde el mismo access y usa el Combinar con MS Word de
access, personalmente lo haría con la primera opción.
Muchas gracias por la respuesta anterior, me queda un pequeño problemilla.
Hago una consulta en la que incluyo todos los campos que necesito y uso el combinar
correspondencia de word, pero cuando pongo un campo el cual coge los datos de otra tabla con la
que esta relacionada, no me pone el contenido que yo quisiera, sino que me pone el código que lo
identifica. Ejemplo:Tengo tabla CP(idCodigoPostal, vodigoPostal), tabla cliente(NIF, nombre,
dirección, CP), el campo CP de la tabla clientes lo tengo como numérico, y esta relacionado con el
campo idCodigoPostal de la tabla CP, así tengo una tabla con todos los códigos postales. El
problema esta que cuando inserto el campo CP de la tabla cliente en el word al hacer un combinar
correspondencia, no me sale el código postal, sino que me sale el identificador, el idCodigoPostal.
Cuando haces una consulta si sale bien, pero en el word no, ¿Algún consejo?
Gracias por todo, Carbo.
En el Ms Query, con el Asistente para consultas, cuando eliges las columnas puedes
hacer un Vista Previa ahora, para ver resultados sobre las Columnas en la consulta. El
caso es que he hecho un combinar correspondencia sobre neptuno.mdb usando las
tablas Clientes y Pedidos, que tienen una relación de IDCliente, de Clientes solo he
cogido el NombreCompañia y de Pedidos el IdCliente (que aquí es el lado Varios de la
relación), Cargo y IDPedido, la consulta es correcta y la combinación en word también,
a excepción de un mensaje de word sobre que no encuentra campos en la relación y me
deja con el .doc en blanco, pero solo he tenido que picar en Insertar campo de
combinación y poner mis 4 campos de la consulta. El resto es correcto mostrando el
.doc un registro por página.
Microsoft Word para Microsoft Access 1.x y 2.x de Windows
Microsoft Access copia una consulta en el Portapapeles en formato de texto sin formato; por lo
tanto, cuando se vincula una consulta de Microsoft Access a un documento de Word, aparece en
formato de texto delimitado por tabulaciones.
No se actualizará un enlace automático a una consulta de Microsoft Access. Después de crear un
vínculo automático, debe cambiar a un vínculo manual mediante el comando vínculos en el menú
Edición. A continuación, puede utilizar el comando Actualizar vínculos (en el menú Edición) o
presione F9 para actualizar la información de acceso.
Para obtener más información sobre la edición y actualización de vínculos, vea páginas 686-690 en
Word para Windows, versión 2.0, "Guía del usuario".
Sólo es posible vincular una consulta en una aplicación cliente de Microsoft Access. No es posible
vincular una parte de una consulta de Microsoft Access a un documento de Word. Si se copia parte
de la consulta de Microsoft Access para vincular a un documento de Word, no está disponible el
botón Pegar vínculo y el origen es desconocido en el cuadro de diálogo Pegado especial en Word.
NOTAS
En las versiones de Word 6.0 y 7.0 y versiones de Microsoft Access 2.0 y 7.0, el campo DDEAUTO
no cambiará a DDE después haga clic en el comando Editar vínculos y seleccionar Manual. Tendrá
que modificar el campo y quitar automáticamente.
En Word 7.0 y Microsoft Access 7.0, de forma predeterminada el DDEAUTO campo se inserta con
un modificador \r en lugar del modificador \t. El modificador \r impide que el usuario cambie el
elemento especificado, como cambiar "All" a "Datos". Si se cambia un elemento "Datos", recibirá
el mensaje de error "Word no puede obtener datos desde...". Quite el \r y que funcione
correctamente como Word 6.0. Además, Word 6.0, el \t para texto sin formato se incluye de
forma predeterminada; en Word 7.0 se pega texto sin formato como texto con formato.
Crear el vínculo
1. En Microsoft Access, active la ventana Base de datos.
2. Elija el botón de consulta (o en el menú Ver, elija consultas).
3. Seleccione el icono que representa la consulta que desea copiar. En el menú Edición, elija
Copiar. (Nota: no se abra la consulta y elija Seleccionar todos los registros en el menú
Edición.)
4. Cambie a Word para Windows.
5. En el menú Edición, haga clic en Pegado especial.
6. En el cuadro Tipo de datos, seleccione el texto sin formato y, a continuación, elija el botón
Pegar vínculo.
Nota: Texto sin formato es la única opción que aparece en el cuadro Tipo de datos.
Los pasos anteriores, crean un campo DDEAUTO en el documento que se puede mostrar al activar
los códigos de campo en el menú Ver. El campo DDEAUTO aparecerá como sigue:
{DDEAUTO MSAccess "BaseDatos.mdb;CONSULTA nombreconsulta"todos los \ * mergeformat \t}
Para cambiar el vínculo al manual para que se actualizará correctamente, en el menú Edición,
seleccione vínculos, seleccione el vínculo que desee y, a continuación, seleccione Manual en
actualizar. Esto cambiará el campo DDEAUTO a un campo DDE que puede actualizarse
manualmente presionando la tecla F9.
Este campo también se puede crear manualmente escribiendo en el código de campo anterior
(presione CTRL + F9 para crear las llaves de campo) y, a continuación, presione F9 para actualizar
el campo y establecer el vínculo. La base de datos debe estar abierto para crear y actualizar el
vínculo correctamente.
También puede editar el campo DDE la vinculación de una consulta de Microsoft Access para
especificar elementos diferentes en la consulta. "All es el elemento solicitado de forma
predeterminada, al copiar y pegar la consulta en el ejemplo anterior. Sin embargo, los elementos
siguientes pueden utilizarse en lugar de "All" en el fieldcode DDEAUTO para vincular los distintos
elementos de la consulta:
Item Result ------------------------------------------------------------------- All All the data in the table including the column names. Data All rows of data without the column names. FieldNames A list of Columns. NextRow Only the next row in the table/query. When the conversation is first started, NextRow returns the first row. If the current row is the last record and
NextRow is executed, the request will fail. PrevRow Only the previous row. If PrevRow is the first request ever, a new channel the last row of the table/query is returned. If the current row is the first record, the request for PrevRow will fail. FirstRow Data in the first row of the table/query. LastRow Data in the last row of the table/query. FieldCount Count of columns in the table/query. MacroName You may also send the name if a macro to be executed. Por ejemplo, el siguiente campo crea un vínculo a los nombres de campo en la consulta de la lista
de clientes en NWIND.Base de datos de Microsoft Access:
{DDE MSAccess "C:\\ACCESS\\NWIND.MDB;Consultar la lista de clientes"FieldNames mergeformat
\t}
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• Informes en Access
• Access y Word
• Generador de correspondencia
• Uso de campos adicionales en Word
•
En línea con nuestro último tutorial, seguimos comprobando como las herramientas ofimáticas pueden ayudarnos, con relativamente poco conocimiento, a organizar el trabajo diario de un jefe de proyecto.
En mis cursos, siempre insisto en una cosa que supongo que algunos compartiréis.... (aunque hay veces que hasta que no nos lo cuentan no lo percibimos):
En un proyecto de desarrollo de software, ya sean por los gerentes o comerciales, normalmente nos llegan prefijadas las variables principales: Tiempo, coste (por tanto recursos), alcance (lo que hay que hacer) y calidad (es nuestra metodología).
La mayoría de las veces, ni siquiera nos han pedido opinión (un día de estos os contare (aunque esto sorprenderá a muchos) que realmente NO ES SIEMPRE NECESARIO [o acaso un director de una empresa de automóviles debe saber soldar para saber cuanto cuesta construir un modelo nuevo de coche ;-)) ] ).
Bajo estas circunstancias, lo único que podemos hacer es: Mejorar la productividad diaria.
Bueno, esto es mucho más profundo de lo que parece y requiere mucha disciplina (y muchas más técnicas).
Uno de los modos de mejorar la productividad puede consistir en manejar eficientemente la generación y mantenimiento de la documentación. Ya vimos (en el último tutorial) como crear sencillas tablas para estructurar la información. Parece que tiene sentido que si debemos entregar documentación sobre requisitos, riesgos, casos de uso, pruebas, etc. pudiéramos estructurarla en MS Access, generar un informe impreso y anexarla al documento original.
Hacerlo es así de sencillo:
Informes en Access
Creamos un nuevo informe usando el asistente
Elegimos la tabla principal y sus campos.
Podemos marcar otras tablas y campos
Como las tablas estas relacionadas, el sistema nos sugiere una posible organización
También podemos crear agrupaciones. En nuestro caso por probabilidad.
Podemos elegir el modo de presentación
Y un aspecto
Le asignamos un nombre
Y vemos el informe resultante
Con poco esfuerzo podemos diseñar el informe para que tenga el aspecto deseado.
Access y Word
En organizaciones más evolucionadas ya existe una metodología y unas plantillas maestras que tenemos que seguir.
Puede tener sentido, si somos consultores que trabajamos en distintos clientes, que desarrollemos nuestra propia metodología y que adaptemos los entregables al formato exigido por el cliente.
Importante: No confundir el medio y el fin
• Los entregables son el producto de seguir una metodología.
• Proporcionar los entregables en el formato deseado, no garantiza que se halla seguido
ninguna metodología.
• La metodología nos ayuda, a través de la construcción de entregables, a garantizar que se
ha realizado un estudio mínimo de todos los aspectos vitales de un proyecto.
En muchas organizaciones, MS Word es la herramienta elegida. En estas circunstancias podemos integrar nuestros datos dentro de las plantillas proporcionadas.
Abrimos un documento Word (que podría ser nuestra plantilla de la metodología) y configuramos las barras de herramientas a visualizar.
Interesan dos en concreto:
• Base de datos
• Combinar correspondencia
En cualquier punto del documento, podemos pulsar la opción Insertar->Campo
Un tipo de campo a elegir puede ser base de datos
ç
Elegimos la fuente de datos
Seleccionamos el fichero adictos.mdb
Elegimos entre las tablas y consultas (no descuidar estas últimas que nos permitirán agrupar datos de distintas tablas)
Marcamos el orden
Igual de sencillo es elegir el formato
Hay muchas opciones y podemos crear personalizadas
Seleccionamos los registros
Y ya tenemos integrada la tabla de datos dentro de la página.
Generador de correspondencia
Una de las opciones, para mi gusto más útiles, que tiene Word es la capacidad de replicar un documento, generando una copia a partir de una plantilla y combinándolo con datos dinámicos (esto es útil para generar cartas personalizadas, correos, etc.).
Imaginad que queremos realizar un informe para concretar los riesgos más importantes. Podríamos rellenar solo una de las hojas y decirle al propio Word que genere el resto a partir de los datos de nuestras tablas.
Seleccionamos la hoja modelo y abrir una base de datos (observad el botón marcado en la barra de herramientas)
Elegimos la tabla
Marcamos el campo elegido
Veremos que en Word aparecen los campos marcados entre fechas <<id>>.
Si pulsamos el botón marcado en la siguiente pantalla, podremos previsualizar el resultado.
Una vez que estamos contentos con el resultado, podemos generar un documento nuevo con la combinación de datos y formato
Elegimos los registros a los que aplicar la combinación
Y se habrá generado el documento completo.
La gracia que tiene el tema es que si cambian los requisitos o deseamos añadir o quitar campos, bastan unos clicks y no tenemos que perdernos dentro del documento Word. ¿a alguien que le guste programar le gusta documentar?
Uso de campos adicionales en Word
Entendiendo la potencia de lo visto anteriormente, ahora podemos comprender para que valen otras opciones normalmente ignoradas en las herramientas ofimáticas..
En el menú principal, Archivo podemos pulsar la opción Propiedades. En estas propiedades definimos el autor, título, etc.
Es fácil añadir nuevas propiedades
Al igual que hicimos con la tabla, podemos añadir la propiedad en el documento.
Siendo creativos, si tenemos que hacer informes periódicos de seguimiento, podríamos crear una plantilla compleja y posteriormente insertar campos específicos en ella, cosa que simplificaría la labor diaria.
Imaginad a la hora de hacer escritos oficiales .... sería sencillo ¿verdad? ¿y contratos? ....
Conclusiones
Lo sencillo puede ser complejo y lo complejo sencillo .... "en un momento del tiempo". Con constancia y formación las barreras se rompen.
Normalmente excedemos nuestros esfuerzos formativos en las nuevas tecnologías y tendencias cuando podría ser más práctico aprender a manejar las herramientas básicas que funcionan y tenemos desde hace años.
Y antes aún, creo que lo primero que deberíamos aprender es a optimizar el tiempo, ideas como:
• Compromiso personal
• Prioridad
• Técnicas y herramientas de mejora diaria
• Saber decir que no
• Anular a los ladrones del tiempo (buscad sobre esto)
• y algunas cosas más.....
Pero ... esto es otra historia
Roberto Canales Mora
www.adictosaltrabajo.com
Comentarios
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Exportar datos a Word: nociones básicas
Puede exportar tablas, consultas, formularios o informes a Office Word 2007. Al exportar un objeto mediante el Asistente para exportación, Office Access 2007 crea una copia de los datos del objeto en un archivo de formato de texto enriquecido (*.rtf) de Microsoft Word. Para tablas, consultas y formularios, los campos y registros visibles aparecen como tabla en el documento de 2nd_Word12. Al exportar un informe, el Asistente exporta los datos y el diseño del informe: intenta hacer que el documento de Word se parezca lo más posible al informe.
• Iniciar la operación desde Access Para exportar datos de Access a Word, debe trabajar
en Access. En Word no existe una funcionalidad para importar datos desde una base de
datos de Access. Tampoco es posible guardar una base de datos o tabla de Access como
documento Word utilizando el comando Guardar como de Access.
• Objetos que puede exportar Puede exportar una tabla, consulta, formulario o informe.
También puede exportar sólo los registros seleccionados en una vista. No puede exportar
macros ni módulos. Al exportar un formulario o una hoja de datos que contiene
subformularios u hojas secundarias de datos, sólo se exporta el formulario o la hoja de
datos principal. Debe repetir la operación de exportación para cada subformulario y hoja
secundaria de datos que desea ver en Word. A la inversa, al exportar un informe, se
exportan los subformularios o subinformes que están incluidos en el informe junto con el
informe principal.
• Resultado de la operación El Asistente para exportación siempre exporta datos con
formato. Esto significa que sólo se exportan los campos y registros que son visibles en un
objeto o una vista junto con la configuración de formato de presentación. No se exportan
las columnas y los registros que están ocultos, debido a la configuración de los filtros. Al
exportar un informe, se conserva su diseño.
• Combinar con un documento existente Al exportar un documento de Access a Word,
los datos siempre se exportan a un nuevo archivo de Word. Si desea insertar los datos en
un documento de Word existente, primero debe exportar desde Access a un nuevo
documento de Word y, a continuación, copiar los datos desde el nuevo documento de
Word y pegarlos en el documento existente. Como alternativa, puede copiar filas
directamente desde una tabla, consulta, formulario o informe de Access y pegarlas
después en el documento existente.
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Exportar datos a Word
El proceso de exportar datos a un documento de Word sigue estos pasos generales:
• Preparar los datos de origen para la exportación. Como parte de este paso, hay que
asegurarse de que los datos no contengan errores y decidir si se desea exportar parte o
todos los datos de la tabla de origen.
• Ejecutar el Asistente para exportación.
• Guardar opcionalmente la configuración como especificación de exportación para su uso
posterior.
Los pasos que se describen en las siguientes secciones indican cómo se lleva a cabo cada tarea.
Prepararse para la exportación
1. Abra la base de datos de origen.
2. En el panel de exploración, seleccione el objeto que contiene los datos que desea
exportar.
Puede exportar tablas, consultas, formularios o informes.
3. Revise los datos de origen para garantizar que no contienen indicadores de error
(triángulos verdes) ni valores de error como #Num.
Asegúrese de que ha resuelto cualquier error antes de exportar los datos a Word. De lo contrario, verá que estos valores están reemplazados por valores nulos.
4. Si el documento de destino de Word existe y está abierto, ciérrelo antes de continuar. El
Asistente le solicita su confirmación antes de sobrescribir el documento.
Nota No puede anexar datos a un documento de Word existente.
5. En la base de datos, si desea exportar sólo una parte de una tabla, una consulta o un
formulario, abra el objeto y seleccione sólo los registros que desea.
Exportar los datos
1. En el grupo Exportar de la ficha Datos externos, haga clic en Word.
Nota Los comandos Exportar están disponibles sólo cuando la base de datos está abierta.
2. En el Asistente para exportación, especifique el nombre del archivo de destino.
3. El Asistente siempre exporta datos con formato. Si desea ver el documento de Word tras
completar la operación de exportación, active la casilla de verificación Abrir el archivo de
destino al finalizar la operación de exportación.
4. Si ha seleccionado los registros que desea exportar antes de que inicie la operación de
exportación, puede activar la casilla de verificación Exportar sólo los registros
seleccionados. No obstante, si desea exportar todos los registros de la vista, deje la casilla
de verificación desactivada.
Nota Esta casilla de verificación no está disponible (aparece atenuada) si no hay registros seleccionados.
5. Haga clic en Aceptar.
6. Si existe el documento de destino, se le pide que haga clic en Sí para sobrescribir el
archivo. Haga clic en No para cambiar el nombre del archivo de destino y vuelva a hacer
clic en Aceptar.
Access exporta los datos y abre el documento de destino en Word, en función de las opciones de exportación especificadas en el Asistente. Access también muestra el estado de la operación en la última página del Asistente. Vaya a los pasos siguientes si desea guardar la configuración de importación para su uso posterior.
Guardar la configuración de exportación
1. En la última página del Asistente para exportación, active la casilla de verificación Guardar
los pasos de la exportación.
Aparece un conjunto de controles adicionales.
2. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para las especificaciones de la
exportación.
3. Opcionalmente, escriba una descripción en el cuadro Descripción.
4. Haga clic en Guardar exportación.
O bien,
Para ejecutar la operación de exportación a intervalos fijos (como semanal o mensualmente), active la casilla de verificación Crear tarea de Outlook y luego haga clic en Guardar exportación. De este modo, se creará una tarea de Microsoft Office Outlook 2007 que le permitirá ejecutar la especificación en el futuro.
Si no crea la tarea de Outlook, Access guarda la especificación. Si elige crear la tarea de Outlook, Access muestra el cuadro de diálogo Exportar nombre tarea. Vaya a los pasos siguientes para obtener información sobre el uso de este cuadro de diálogo.
Nota Si Outlook no está instalado, Access muestra un mensaje de error cuando hace clic en Guardar exportación. Si Outlook no está configurado correctamente, se inicia el Asistente para configuración de Outlook. Siga las instrucciones del Asistente para configurar Outlook.
Crear una tarea de Outlook
1. En el cuadro de diálogo Exportación nombre tarea, revise y modifique la configuración de
tareas tales como Vencimiento y Aviso.
Para que se repita la tarea, haga clic en Periodicidad. La figura siguiente muestra el programador de tareas con algunos valores típicos:
Para obtener más información sobre la programación de tareas de Outlook, vea el artículo Programar una operación de importación o exportación.
2. Una vez finalizada la configuración, haga clic en Guardar y cerrar.
Ejecutar una tarea guardada
1. En el panel de configuración de Outlook, haga clic en Tareas y, a continuación, haga doble
clic en la tarea que desea ejecutar.
2. En la ficha Tarea, en el grupo Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar exportación
.
3. Abra el archivo de texto y revise el contenido del archivo.
Vea la sección siguiente para obtener ayuda para solucionar problemas de valores que faltan o no son correctos.
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Comprender cómo exporta Access objetos a Word
En la tabla siguiente se describe cómo exporta Access varios objetos y valores a Word. Esto puede ayudar a determinar lo que no funciona si la operación de exportación no sale del modo previsto.
Elemento Consideraciones sobre exportación
Nombres de campos
Cuando exporta una tabla, consulta o formulario, los nombres de campo se
colocan en la primera fila de la tabla en el documento de Word. Cuando
exporta un informe, la ubicación de los nombres de campo en el
documento de Word varía con la presentación del informe.
Campos multivalor Un campo en Access que admite varios valores se exporta a una única
columna de Word. Los valores están separados por comas (,).
Imágenes, objetos y
datos adjuntos
No se exportan todos los elementos gráficos, como logotipos, datos de
campos de objetos OLE y datos adjuntos que forman parte de los datos de
origen.
Gráficos Los objetos de Microsoft Graph no se exportan.
Expresiones Las expresiones no se exportan al documento de Word. Sólo se exportan los
resultados de las expresiones.
Subformularios y
hojas secundarias de
datos
Al exportar un formulario o una hoja de datos, sólo se exporta el formulario
o la hoja de datos principal. Debe repetir la operación de exportación para
cada subformulario y hoja secundaria de datos.
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No
No es lo que esperaba
Corresponde a:
Access 2007
Vea también:
Ejecutar una operación de importación o exportación guardada
Exportar datos a un archivo de texto
Guardar los detalles de importación o exportación como especificación
Importar o vincular a los datos de un archivo de texto
Programar una operación de importación o exportación
Usar una tabla o consulta como origen de datos de combinación de correspondencia
Programar una operación de importación o exportación
Usar una tabla o consulta como origen de datos de combinación de correspondencia Usar una tabla o consulta como origen de datos de combinación de correspondencia