universidad tecnolÓgica equinoccial sistema de...
TRANSCRIPT
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIALSISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
TESIS
PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA – CONTADORA PÚBLICA
TEMA:
“DISEÑO Y APLICACIÓN DEL PROCESO DE CONTROL INTERNO CONTABLE EN LA SOCIEDAD DE LUCHA CONTRA EL CÁNCER SOLCA
MANABÍ NÚCLEO DE PORTOVIEJO EN EL PERIODO 2009”
AUTORA:
ROSA HERMELINDA GARCIA QUIJIJE
DIRECTOR DE TESIS:
ING. XAVIER ORTEGA HARO MCA-CP
QUITO – ECUADOR
2008
ROSA GARCIA QUIJIJE
ii
DEDICATORIA
A mi madre por su apoyo constante.
A mis hijos: Mauro Isaac y Mauro Jossué, fuentes de inspiración constante para lograr mis metas.
Rosa García Quijije
ROSA GARCIA QUIJIJE
iii
AGRADECIMIENTO
A la Universidad Tecnológica Equinoccialpor la formación impartida durante mi período estudiantil, a SOLCA Manabí Núcleo de Portoviejo por brindarme la oportunidad de aplicar los conocimientos adquiridos en las aulas universitarias, a mi Director de Tesis Ing. Xavier Ortega por su apoyo profesional y a todos quines de alguna manera contribuyeron en la realización del presente trabajo.
Rosa García Quijije
ROSA GARCIA QUIJIJE
iv
Soy responsable del contenido de este documento, la autora:
Rosa García QuijijeC.I. No. 130429593-2
ROSA GARCIA QUIJIJE
v
Certifico que la presente tesis ha sido realizada por la egresada Rosa García Quijije bajo mi supervisión y constituye el resultado de un proceso de investigación adecuadamente planificado y ejecutado.
Ing. Xavier Ortega Haro MCA-CP
ROSA GARCIA QUIJIJE
vi
CALIFICACIONES
Calificador 1 Calificador 2
Ing. Xavier Ortega HaroDIRECTOR DE TESIS
ROSA GARCIA QUIJIJE
vii
ÍNDICE Pág.
RESUMEN EJECUTIVO xi
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN 1
1.1 JUSTIFICACIÓN DEL TEMA 11.1.1 Justificación Científica 21.1.2 Justificación Práctica 3
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 31.3 DELIMITACIÓN DEL TEMA 41.4 OBJETIVOS 4
1.4.1 General 41.4.2 Específicos 4
1.5 IDEA DE DEFENDER 51.6 VARIABLES 5
1.6.1 Independientes 51.6.2 Dependiente 51.6.3 Indicadores 5
1.7 METODOLOGÍA 51.7.1 Tipo de Investigación 51.7.2 Métodos 61.7.3 Técnicas e instrumentos de recolección de datos 6
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL
2.1 PROCESO ADMINISTRATIVO DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 7
2.1.1. Determinación De los Objetivos de Control Contable y Administrativo 13
2.1.2. Ambiente de Control 142.1.3. Atmósfera de confianza mutua 152.1.4 Organigrama 152.15. Asignación de autoridad y responsabilidad 162.1.6 Políticas y Prácticas en Personal 172.1.7. Separación de tareas y responsabilidades 172.1.8. Coordinación entre áreas 172.1.9. Documentación 182.1.10. Niveles definidos de autorización 18
ROSA GARCIA QUIJIJE
viii
2.1.11. Registro oportuno y adecuado de las transacciones y Hechos 192.1.12. Acceso restringido a los recursos, activos y registros 192.1.13. Rotación del personal en tareas claves 202.1.14. Control del sistema de información 202.1.15. Indicadores de desempeño 212.1.16. Información y responsabilidad 222.1.17. Contenido y flujo de la información 232.1.18. Calidad de la información 232.1.19. Flexibilidad al cambio 232.1.20. El sistema de información 242.1.21. Compromiso de la dirección 24
2.2. EL CONTROL INTERNO 252.3. CLASES DE CONTROL INTERNO 252.4. PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO 262.5. LIMITACIONES INHERENTES AL CONTROL INTERNO 27
2.5.1. Criterio en la Aplicación del Control 282.5.2. Disfunciones del sistema 282.5.3. Elusión de los controles por la dirección 282.4.4. Actuación Ilícita 29
2.6. ELEMENTOS BÁSICOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 292.6.1 Plan de Organización 292.6.2 Sistema de autorización y procedimientos de registro 31 2.6.2.1. Prácticas Sanas 33 2.6.2.2. Personal apropiado 34
2.7. CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y CONTROL CONTABLE 352.8. CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA FUNDAMENTAL CONTABLE 36
2.8.1. Marco Conceptual del Sistema de Control Interno Contable 372.8.2. Diagrama funcional de un proceso de Control Interno 39
CAPÍTULO III
ANÁLISIS SITUACIONAL DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
EN SOLCA MANABÍ NÚCLEO DE PORTOVIEJO
3.1. ANTECEDENTES 403.2. MISIÓN 403.3. VISIÓN 403.4. OBJETIVOS INSTITUCIONALES 40
ROSA GARCIA QUIJIJE
ix
3.5. ÁMBITO DE ACCIÓN Y SERVICIOS QUE BRINDA ALA COMUNIDAD 413.5.1 Servicios de SOLCA Manabí, Núcleo de Portoviejo 423.5.2 Políticas 43
3.6. SISTEMA ADMINISTRATIVO 443.7. ESTRUCUTA INTERNA GENERAL DEL SOLCA 473.8. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL DEPARTMENTO FINANCIERO DE SOLCA 483.9. EL ACTUAL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE
EN SOLCA MANAVI NUCLEO DE PORTOVIEJO 49
CAPÍTULO IV
MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA SOLCA MANABÍNÚCLEO DE PORTOVIEJO4.1. INTRODUCCIÓN 514.2. ALCANCE 524.3. OBJETIVOS 534.4. DETERMINACIÓN DE FUNCIONES 534.5. NORMAS DE CONTROL INTERNO PROPUESTAS 554.6. DIAGRAMA DE PROCESO CONTABLE
De Pagos 95De Ingresos 96
4.7. PROCESO DE CONTROL CONTABLE 100 4.7.1. Políticas Contables 100 4.7.2. Estructura Orgánica y Funcional del Área de Contabilidad 100 4.7.3. Del Contador 101
4.7.4. De las/os Auxiliares de Contabilidad 1024.8. PRINCIPIOS GENERALES 103 4.8.1. Periodo de Gestión 103 4.8.2. Exposición de Información 1044.9. PROCESO DE REGISTRO 104 4.9.1. Medición económica 104 4.9.2. Igualdad Contable 105 4.9.3. Costo Histórico 105 4.9.4. Reconocimiento y Agrupación de los Hechos Económicos 105 4.9.5. Existencias 106 4.9.6. Bienes de Larga Duración 106 4.9.7. Inversiones en Proyectos y Programas 108 4.9.8. Contratación de Crédito 108 4.9.9. Perdida de Recursos, Disminución de Bienes 109 4.9.10. Estructura del Catalogo General de Cuentas 1094.10. IDENTIFICACIÓN DEL CATÀLOGO DE CUENTAS DE SOLCA
ROSA GARCIA QUIJIJE
x
MANABÍ NÚCLEO DE PORTOVIEJO 1104.11. PROCESO PARA EL REGISTRO DE TRANSACCIONES 110 4.11.1. Recepción de Documentación 110 4.11.2. Documentos habilitantes para realizar una transacción de Egreso de Bancos 111 4.11.3. Documentos habilitantes para realizar una transacción de Ingresos de Bancos 111 4.11.4. Documentos habilitantes para realizar una transacción de Diario 112 4.11.5. Registro de Transacciones 112 4.11.6. Tipos de Comprobantes 114 4.11.6.1. Comprobante de Egreso 114
4.11.6.2. Comprobante de Ingreso 114 4.11.6.3. Comprobante de Diario 114 4.11.6.4. Legalización de Transacciones 1154.12. CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN 115
4.12. 1. Archivo de Comprobante 1154.12.2. Declaración del Impuesto a la Renta 1164.12.3. Informes Financieros 117
4.13. PROCESO PARA EL REGISTRO CONTABLE 1174.13.01. Actividades del Proceso Contable 118
CAPITULO VCONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 120
CONCLUSIONES 120RECOMENDACIONES 122BILIOGRAFIA 124
ROSA GARCIA QUIJIJE
xi
RESUMEN EJECUTIVO
La importancia de contar con un buen sistema de control interno en las organizaciones se ha
incrementado en los últimos años, esto debido a los resultados conseguidos luego de su
implementación, un adecuado sistema de control interno permite materializar
ordenadamente los objetivos de las organizaciones.
El control interno aplicado a las operaciones de cualquier institución, conduce a incrementar
los niveles de efectividad y eficiencia en la realización de las mismas, de ahí la importancia
de contar con una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan
adecuadamente para darle una mejor visión sobre su gestión.
Por consiguiente el control interno comprende el plan de organización en todos los
procedimientos, coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para
proteger y resguardar sus activos, verificar la confiabilidad de los datos contables y la
consecución de los objetivos institucionales.
Catácora, expresa que el control interno "es la base sobre el cual descansa la confiabilidad
de un sistema contable, el grado de fortaleza determinará si existe una seguridad razonable
de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante del
control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto
negativo dentro del sistema contable".
En la perspectiva que aquí se adopta, se puede afirmar que un departamento que no aplique
controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus
operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más adecuadas para su
gestión e incluso podría llevar al mismo a una crisis operativa.
Después de revisar y analizar algunos conceptos con relación al control, se puede decir que
estos nos permiten definir la forma sistemática de como las empresas han visto la necesidad
de implementar análisis administrativos en todos y cada uno de sus operaciones diarias,
dichas operaciones se deben establecer con el objeto de minimizar el riesgo.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
1
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
El ordenamiento legal y vigente de la estructura contable Gubernamental constituye un
sustento jurídico mediante el cual la Contraloría General del Estado desarrolla y cumple
funciones específicas en el control de recursos, bienes y servicios de las diferentes
instituciones de servicio público.
Los diferentes recursos que administran las instituciones públicas, según Artículo 211
de la Constitución Política del Estado, son sometidos a un proceso de evaluación y
control que se sustentan en la aplicación de un Manual de Procedimientos Contables, el
mismo que se limita a la teneduría de libros.
SOLCA Manabí nace el 12 de marzo de 1970 con la razón social de “Amigos de
SOLCA” con sede en la ciudad de Portoviejo, beneficiando a las poblaciones de Manabí
y Esmeraldas, por las características en la prestación de sus servicios se la define como
una Institución de carácter social en el área de salud, cuyo principal objetivo es el
tratamiento y prevención del cáncer.
1.1 JUSTIFICACIÓN DEL TEMA
La importancia del proceso de Control Interno dentro del manejo de los bienes y
recursos en el sector público y de manera especial de SOLCA Manabí Núcleo de
Portoviejo, permitirá llevar a esta institución a desarrollar sus prestaciones de
servicios de manera más eficiente y eficaz, lo cual redundará en la democratización
de la salud.
A través del diseño y aplicación de procesos de control interno contables se busca
mejorar el proceso de integración de los eventos que se deben aplicar como norma
ROSA GARCÍA QUIJIJE
2
de eficiencia y cambio de conducta de los servidores públicos con los recursos del
estado.
Así mismo el Departamento Financiero y Contable necesariamente debe contar con
un recurso humano de alta calidad, gestión y conocimientos actualizados sobre la
materia de Control Interno en el ámbito del sector público.
De esta forma se espera que todo el recurso humano mantenga el objetivo común
como es; cumplir con las funciones en base a un desempeño de eficiencia y con
resultados de modernidad en la gestión administrativa de los bienes y recursos del
Estado, para promover en un corto período de tiempo la eficiencia y eficacia en
beneficio de la población manabita y esmeraldeña.
1.1.1 JUSTITICACIÓN CIENTÍFICA
La modernización de los eventos administrativos y de control de los bienes del
sector público, está relacionada con la gestión del recurso humano, el desarrollo y
avance tecnológico son propios del hombre a ser definidos como principio y fin de
toda actividad humana.
El desarrollo tecnológico de la ciencia contable como principio - objetivo de
eficiencia y eficacia, genera una seguridad razonable, de ello el Control Interno es
la resultante de políticas y actividades gerenciales propias del hombre a través de
las Instituciones para su propio beneficio.
Salvaguardar los bienes del Estado para que genere un mayor beneficio constituye
un relevante interés de valores y propiedades técnicas, que dinamizan la garantía y
ROSA GARCÍA QUIJIJE
3
razonabilidad de una gestión moderna en valores, las actividades del uso y destino
de los bienes públicos.
El Control Interno implica que cada uno de sus componentes estén aplicados a cada
categoría esencial de la Institución, convirtiéndose en un proceso integrado y
dinámico permanentemente; como paso previo debe establecerse los objetivos,
políticas y estrategias relacionadas entre si con el fin de garantizar el desarrollo
organizacional y el cumplimiento de las metas corporativas de SOLCA Manabí
Núcleo de Portoviejo.
1.1.2. JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA
El Control Interno proporciona la orientación lógica de cómo se debe actuar con los
recursos del estado para obtener el mejor beneficio posible dentro de la
organización institucional.
La comprensión del Control Interno puede así ayudar a cualquier entidad pública o
privada a obtener logros significativos en su desempeño con eficiencia, eficacia y
economía, indicadores indispensables para el análisis, toma de decisiones y
cumplimiento de metas.
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La falta de un adecuado diseño de procesos para el control Interno dentro del área
contable en SOLCA Manabí Núcleo de Portoviejo, ha ocasionado que los procesos
y actividades sean realizadas a discreción del personal sin mantener uniformidad de
criterio, lo que ha ocasionado que no se alcancen los niveles de eficiencia, eficacia
y economía planificados.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
4
La información que procesa el departamento de contabilidad permite a los altos
directivos de SOLCA tomar decisiones respecto a las operaciones económicas y
financieras, de ahí la importancia de contar con sistema de Control Interno que
proporcione información, útil, precisa y oportuna.
1.3 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA
El presente trabajo de investigación se realizó en SOLCA Manabí Núcleo de
Portoviejo, con sede en esta ciudad y se circunscribió en la evaluación del Control
Interno y en el diseño y aplicación de un Sistema de Control Interno para el área
Contable.
1.4. OBJETIVOS
1.4.1. GENERAL
Diseñar y aplicar Procesos de Control Interno Contable en SOLCA Manabí
Núcleo de Portoviejo
1.4.2. ESPECÍFICOS
Realizar un diagnóstico de los procedimientos y controles desarrollados en el
departamento de contabilidad de SOLCA Manabí núcleo de Portoviejo.
Establecer una base legal y conceptual para la elaboración de procedimientos de
control interno
Aplicar el proceso de Control Interno Contable en SOLCA Manabí Núcleo de
Portoviejo.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
5
1.5. IDEA A DEFENDER
La implementación de diseños de procesos para el control interno permitirá la
optimización de recursos y la operatividad administrativa en el área contable.
1.6. VARIABLES
1.6.1. Independiente
Procesos de control Interno
1.6.2. Dependiente
Operatividad Administrativa
Eficiencia y eficacia en la utilización de recursos.
1.6.3. Indicadores
Nivel de riesgo
Grado de confiabilidad de registro de cuentas
Nivel de programación financiera
Nivel de modernización y aplicación de normas y leyes de
procesos contables
1.7. METODOLOGÍA
1.7.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN.- El tipo de investigación que se aplicó es
“Descriptiva”, por cuanto describe la problemática que presenta el
Departamento Financiero y Contable por la carencia de diseños de procesos para
ejercer control interno para el manejo de los recursos económicos y financieros
de la institución. Así mismo se aplicó la investigación de campo, por cuanto la
información se la recopiló en el sitio mismo que la genera.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
6
1.7.2. MÉTODOS: Los métodos aplicados en la presente investigación fueron:
MÉTODO DEDUCTIVO, parte de un análisis general a lo particular de la
acción de SOLCA frente a los procesos contables.
MÉTODO RETROSPECTIVO, su utilización en el trabajo realizado se
circunscribe en la obtención de información histórica, de la entidad y de los
procesos de registros contables aplicados en SOLCA-Manabí
1.7.3. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
- Observación Directa.- Permitió valorar la información en forma objetiva y
precisa, sistemática y controlada sobre los factores del proceso de Control
Interno Contable, identificando sus características para luego establecer una
relación técnica con los objetivos propuestos evitando la distorsión de la
información recopilada.
- Entrevistas no estructuradas.- El permanente contacto y diálogo con el recurso
humano de la unidad financiera y contable de SOLCA Manabí-Núcleo de
Portoviejo, permitió intercambiar ideas y definir la necesidad e importancia de
mantener un Control Interno acorde con las necesidades Institucionales que
garantice la eficiencia en el manejo de recursos.
- Presentación de resultados.- Los resultados obtenidos de la evaluación de la
información se presentan en cuadros, diagramas, flujogramas, con la finalidad de
que los mismos sean más observables.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
7
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL
2.1. PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Las distintas acciones coordinadas e integradas que se llevan a cabo en la organización,
pueden ser clasificadas según los objetivos o fines que cada una de ellas puedan
alcanzar, pero siempre teniendo presente que no son elementos aislados, que forman
parte de un proceso y que están interrelacionados con otras acciones que a su vez se
encuentran integradas con los diferentes procesos de gestión.
Tomando en consideración los intereses institucionales para la evaluación del Control
Interno y la confiabilidad de la información financiera contable es vital diferenciar las
acciones que integran el proceso de control interno; mismo que pueden ser clasificadas
en control administrativo u operativo, estratégico y control contable.
El control administrativo, es denominado como operativo, y está relacionado con la
eficiencia operativa y la adhesión a las políticas de la dirección.
Teniendo en consideración esta conceptualización acerca del control interno y en el uso
cada vez más generalizado de la dirección estratégica, el control administrativo se puede
definir como todas las acciones coordinadas e integradas que son ejecutadas por las
personas en cada nivel de la entidad para otorgar un grado razonable de confianza en la
consecución de los objetivos de las leyes y normas aplicables.
1. Control operativo. Los controles, entendidos como las acciones estructuradas y
coordinadas, para alcanzar un nivel razonable de confianza en el cumplimiento de la
ROSA GARCÍA QUIJIJE
8
legislación aplicable en el área operativa, y en lograr los niveles esperados de economía,
eficiencia y eficacia en las operaciones contables.
2. Control estratégico: Proceso que comprende las acciones coordinadas e integradas a
las unidades o áreas financieras contables, para alcanzar un nivel razonable de seguridad
y éxito de las estrategias formuladas para la consecución de los objetivos contables.
3. Control Contable son aquellas acciones estructuradas, coordinadas e integradas a los
procesos de gestión básicos de planificación, ejecución y supervisión con el propósito
de otorgar un grado razonable de confiabilidad sobre la información financiera. Estas
acciones están conformadas por los controles y procedimientos contables establecidos
con este propósito.
Son más efectivos los controles internos cuando se incorporan a la infraestructura de
una organización y comienzan a ser parte de su actividad más elemental. No deben
entorpecer, sino comportarse positivamente en la consecución de los objetivos.
No obstante, para su instrumentación siempre se ha tenido en cuenta el costo beneficio
del sistema de control interno, así como las limitaciones inherentes a cualquier sistema.
Como hemos planteado anteriormente el Control Interno comprende el plan de
organización, el conjunto de métodos debidamente clasificados y coordinados, las
medidas tomadas en una entidad para asegurar sus recursos, propender a la exactitud y
confiabilidad de la información contable, apoyar y medir la eficiencia de las
operaciones y el cumplimiento de los planes, así como estimular la observancia de las
normas, procedimientos y regulaciones establecidas.
Deben ser tareas priorizadas de la administración y cada empleado, la implantación de
las medidas de control interno, así como la realización sistemática de éstos y de la
aplicación de divisiones para erradicar las deficiencias con el objetivo de lograr un
ROSA GARCÍA QUIJIJE
9
incremento de la eficiencia económica, la calidad y el resultado positivo de las
actividades realizadas por cada uno.
Para lograr establecer un eficaz sistema de control interno, se deberá tomar en cuenta
previamente la organización de la entidad sobre la base de determinados principios,
entre ellos los fundamentales son los siguientes:
- División del trabajo.
En ningún caso una sola persona tendrá el control íntegro de una operación, para
procesar cada tipo de transacción el control interno debe pasar por cuatro etapas
separadas:
· Autorización.
· Aprobación.
· Ejecución.
· Registro.
De modo tal que garantice que los responsabilizados con la custodia de los medios y la
elaboración de los documentos primarios no tengan autoridad para aprobar los mismos
y que ambos no tengan la función o posibilidad de efectuar anotaciones en los registros
contables, de esta forma el trabajo de una persona es verificado por otra que trabaja
independiente y que al mismo tiempo controla esta operación, posibilitando la
detección de errores.
- Fijación de responsabilidad.
Garantizar que los procedimientos inherentes al control de las operaciones económicas,
así como la elaboración y aprobación de los documentos pertinentes, se pueda
ROSA GARCÍA QUIJIJE
10
determinar en todos los casos la responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y
hechos llevados a cabo.
Se deben proveer las funciones de cada área, así como las consecuentes
responsabilidades de cada uno de los integrantes de la misma, teniendo en cuenta que la
autoridad es delegable, no siendo así la responsabilidad.
- Cargo y descargo.
Debe garantizarse que todo recurso o servicio recibido o entregado sea registrado, es
decir, lograr que se contabilicen los cargos de todo lo que entra y descargos de todo lo
que sale, lo cual servirá de evidencia documental que precise quién lo ejecutó, aprobó,
registró y verificó.
Debe quedar claro en que forma y momento, una cuenta recibe los créditos y los
débitos, es por ello que toda anotación que no obedezca a las normas de esta se debe
investigar en detalle.
La supervisión de las operaciones reflejadas en cada cuenta y subcuenta o análisis en
forma sistemática, por personal independiente al que efectúa dichas anotaciones,
permitirá observar si las operaciones registradas si corresponden con el contenido de
cada mayor.
Resulta conveniente además aplicar la práctica de rotar a los trabajadores en sus
distintas actividades, teniendo en cuenta sus conocimientos y nivel ocupacional, lo que
limita los riesgos de dependencia de una actividad respecto u una persona, y tiene
además la ventaja de aumentar la eficiencia, al conseguir un entrenamiento más integral.
Para que el Sistema de Contabilidad garantice un eficiente control interno, debe suceder
lo siguiente:
ROSA GARCÍA QUIJIJE
11
a) La Institución antes de comenzar sus operaciones debe tener definida correctamente
su organización, como mínimo debe poseer:
¨ Gráfico de organización
¨ Manual de funciones por cargos.
b) Fundamentalmente deben estar bien definidas las funciones de contabilidad,
presupuesto, tesorería, inventario y costos. Además, segregadas y establecidas las
relaciones y puntos de convergencias de las mismas.
c) El Jefe de contabilidad debe ser responsable de sus actos ante el funcionario que
desempeña las funciones de Director Financiero de la entidad, lo cual quiere decir, que
éste debe tener independencia de criterio absoluto ante el resto de los empleados de su
área.
d) Toda entidad clasificada como mediana o grande de acuerdo a sus actividades
económicas, debe poseer la función de auditoria interna, subordinada directamente al
funcionario de primer nivel de la organización, ante el cual debe rendir sus informes. La
intervención interna consiste fundamentalmente en la comprobación periódica de los
mecanismos de control interno establecidos en los procedimientos contables.
e) La entidad debe contar antes del inicio de sus operaciones con un clasificador de
cuentas donde se detalle el plan de las mismas, que utiliza la contabilidad para registrar
los hechos económicos y financieros el contenido de cada una con el detalle de sus
abonos y créditos fundamentales y el sistema informativo que emite la contabilidad
periódicamente a la dirección de la empresa, para dirigir económicamente la misma.
f) Otro documento de dirección con que debe contar la entidad antes del inicio de sus
ROSA GARCÍA QUIJIJE
12
operaciones es el manual de procedimientos de contabilidad y control interno, en el cual
se describirán los procesos y las normas a que cada operación descrita esté sujeta, con la
finalidad de permitir:
Agilitar los procesos, determinar responsabilidades y ejercer un mejor control
interno
g) Para una dirección eficiente la institución debe contar con los siguientes elementos:
¨ Sistema de Costos
¨ Control Presupuestario de costos y gastos.
¨ Análisis de la interpretación de ambos.
1.- El sistema de costos: es un conjunto de elementos donde se recogen métodos,
normas y procedimientos que rigen la determinación y el análisis del costo, así como el
proceso del registro de los gastos de una o varias actividades. Este sistema debe
garantizar los requerimientos informativos para una correcta dirección de la entidad.
2.- El control presupuestario establece la comparación de la ejecución real con el
pronóstico o presupuesto, determinando las desviaciones y sus causas.
3.- El análisis de los costos y el presupuesto permite la adopción de medidas
concretas para erradicar los efectos negativos de las desviaciones.
h) La entidad debe tener definida la política general en cuanto a la cobertura de
seguro o caución, así como el perfil del funcionario en el cual recae la responsabilidad
de la revisión periódica de dicha cobertura.
i) Debe estar definido el formato de los comprobantes de diario, la forma de
justificarlos y determinar la persona o funcionario que los aprueba.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
13
j) Debe ejercerse control sobre los Centros Oncológicos que posee la Institución,
debe ser similar al del hospital en cuanto a las intervenciones internas.
k) Debe estar establecido que todos los funcionarios y empleados administrativos
tomen vacaciones anuales y que en ese período sean sustituidos por otros funcionarios o
empleados según sea el caso.
l) En poder de un funcionario debe existir un calendario o archivo de fechas relativo
al vencimiento de contratos, liquidaciones de impuestos e informes especiales y los
términos para reclamaciones.
m) Recopilación de las Normas y Procedimientos a aplicar, basados en las regulaciones
emitidas por los organismos gubernamentales y de control, así como los específicos de
la entidad.
n) Diseño del conjunto de documentos que se necesitan utilizar en la entidad, tanto de
uso común que establezcan relaciones con terceros, como los que soporten las
operaciones de carácter interno, así como los de uso específico, de acuerdo a las
peculiaridades de las actividades que desarrollan, incluyendo sus correspondientes
metodologías y previendo el adecuado archivo y conservación de los mismos, acorde a
las regulaciones que en materia de prescripción se legislen al efecto.
o) Establecimiento de un Sistema Informático que permita un adecuado registro y
control de las actividades económicas y financieras.
2.1.1 Determinación de los objetivos de control contable y administrativos
El responsable del área contable debe determinar los objetivos específicos de control
contable y administrativo, en relación a ellos, establecer los procedimientos de control
ROSA GARCÍA QUIJIJE
14
más convenientes, éstas deberán estar adecuadamente articuladas con los
institucionales, en función de estos se seleccionarán las medidas que se estimen más
efectivas al menor costo, para minimizar riesgos de cualquier índole.
2.1.2. Ambiente de Control
El ambiente o entorno de control contable constituye el punto fundamental para el
desarrollo de las acciones y refleja la actitud asumida por el Jefe de Contabilidad en
relación con la importancia del control interno y su incidencia sobre las
actividades contables y los resultados, por lo que debe tener presente todas las
disposiciones, políticas y regulaciones que se consideren necesarias para su
implantación y desarrollo exitoso.
El Ambiente de Control fija el tono de la organización contable al influir en la
conciencia del personal. Este puede considerarse como la base de los demás
componentes del Control Interno.
El Ambiente de Control Contable es la base para el desarrollo del resto de los
elementos, sus fundamentos claves son:
· La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de
todos los componentes de la unidad, así como su adhesión a las políticas y objetivos
institucionales establecidos.
· La estructura, el plan de organización, los reglamentos y los manuales de
procedimientos.
· Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del
personal.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
15
· El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación de programas
que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.
2.1.3. Atmósfera de confianza mutua
Para que el control resulte eficiente debe existir un nivel de confianza mutua entre las
personas que laboran en el departamento contable, lo cual coadyuva el flujo de
información que las personas necesitan para tomar decisiones y entrar en acción.
Propicia, además, la cooperación y la delegación que se requieren para un desempeño
eficaz que tienda al logro de los objetivos de la entidad. La confianza está basada en la
seguridad respecto a la integridad y competencia de la otra persona o grupo.
La comunicación abierta crea y depende de la confianza dentro de la unidad. Un alto
nivel de confianza estimula para que se asegure que cualquier tema de importancia sea
de conocimiento de más de una persona. El compartir tal información fortalece el
control, reduciendo la dependencia, y la presencia de una única persona.
2.1.4. Organigrama
Toda unidad debe desarrollar una estructura organizativa que atienda al cumplimiento
de los objetivos, la que deberá ser formalizada en un organigrama. Esta constituye el
marco formal de autoridad y responsabilidad en el cual las actividades que se
desarrollan en cumplimiento de los objetivos del organismo, son planeadas, efectuadas
y controladas.
Lo importante es que el diseño se ajuste a sus necesidades, proporcionando el marco de
organización adecuado para llevar a cabo la estrategia diseñada para alcanzar los
objetivos fijados.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
16
2.1.5. Asignación de autoridad y responsabilidad
La Unidad financiera contable debe complementar su organigrama, con un manual de
funciones, en el cual se debe asignar las responsabilidades, las acciones y los cargos, a
la par de establecer las diferentes relaciones jerárquicas y funcionales para cada uno de
estos.
El Ambiente de Control se fortalece en la medida en que los miembros de la unidad
contable conocen claramente sus deberes y responsabilidades. Ello impulsa a usar la
iniciativa para enfrentar y solucionar los problemas, actuando siempre dentro de los
límites de su competencia.
Existe una nueva tendencia de derivar autoridad hacia los niveles inferiores, de manera
que las decisiones queden en manos de quienes están más cerca de la administración.
Una cuestión crítica de esta corriente es el límite de la delegación: hay que hacerlo,
tanto en cuanto sea necesario, pero solamente para mejorar la probabilidad de alcanzar
los objetivos.
Toda delegación de la autoridad contribuye a la necesidad de que el Jefe de
Contabilidad examine y apruebe, cuando proceda, el trabajo de sus subordinados y que
ambos cumplan con la debida rendición de cuentas de sus responsabilidades y tareas.
También requiere que todo el personal conozca y responda a los objetivos de la unidad.
Es esencial que cada integrante de ella conozca como su acción se interrelaciona y
contribuye a alcanzar los objetivos institucionales.
Para que sea eficaz un aumento en la delegación de autoridad se requiere de un elevado
nivel de competencia en el Jefe de Contabilidad, así como un alto grado de
responsabilidad personal. Además, se deben aplicar procesos efectivos de supervisión
de la acción y los resultados por parte de la administración.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
17
2.1.6. Políticas y prácticas en personal
La conducción y tratamiento del personal de la unidad debe ser justa y equitativa,
comunicando claramente los niveles esperados en materia de integridad,
comportamiento ético y competencia.
El personal es el recurso más valioso que posee cualquier entidad y se debe tratar y
conducir de forma tal que se obtenga su más elevado rendimiento. Debe procurarse su
satisfacción personal en el trabajo que realiza, propendiendo a que este se consolide
como persona y se enriquezca humana y técnicamente.
2.1.7. Separación de tareas y responsabilidades
Las tareas y responsabilidades, esenciales, relativas al tratamiento, autorización,
registro y revisión de las transacciones y hechos, deben ser asignadas a personas
diferentes.
El propósito de esta norma es procurar un equilibrio conveniente de autoridad y
responsabilidad dentro de la estructura de la unidad contable.
Al evitar que las cuestiones fundamentales de una transacción u operación queden
concentradas en una misma persona o sector, se reduce notoriamente el riesgo de
errores, despilfarros o actos ilícitos y aumenta la probabilidad que, de producirse, sean
detectados.
2.1.8. Coordinación entre áreas
Cada área de la entidad debe operar coordinada e interrelacionadamente con el
departamento financiero contable. En una institución, las decisiones y acciones de cada
una de las unidades que la integran, requieren coordinación. Para que el resultado sea
ROSA GARCÍA QUIJIJE
18
efectivo, no es suficiente que las dependencias que la componen alcancen sus propios
objetivos; sino que deben trabajar mancomunadamente para que se logren, en primer
lugar, los de la entidad, la coordinación mejora la integración, la consistencia y la
responsabilidad y limita la autonomía..
Es esencial, en consecuencia, que funcionarios y empleados consideren las
implicaciones y repercusiones de sus acciones en relación con la entidad. Esto supone
consultas entre áreas dentro de la institución.
2.1.9. Documentación
La estructura del Control Interno y todas las transacciones y hechos significativos,
deben estar claramente documentados, y estos soportes legales deben estar disponible
para su verificación.
Se debe contar con la documentación referente a su Sistema de Control Interno y a las
cuestiones pertinentes de las transacciones y hechos significativos.
2.1.10. Niveles definidos de autorización
Los actos y transacciones relevantes sólo pueden ser autorizados y ejecutados por
dirigentes, funcionarios y demás trabajadores que actúen dentro del ámbito de sus
competencias.
La autorización es la forma idónea de asegurar que sólo se realizan actos y
transacciones que cuentan con la disposición de la dirección de la entidad. Esta supone
su ajuste a la misión, la estrategia, los planes, programas y presupuestos.
La autorización se debe documentar y comunicar explícitamente a las personas o
ROSA GARCÍA QUIJIJE
19
sectores. Estos deberán ejecutar las tareas que se les han asignado, de acuerdo con las
directrices, y dentro del ámbito de competencia establecido por las normas,
reglamentos, etc.
2.1.11. Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
Las transacciones y los hechos que afectan a una entidad deben registrarse
inmediatamente y ser debidamente clasificados.
Las hechos deben registrarse, en el momento de su materialización o lo más inmediato
posible, para garantizar su relevancia y utilidad. Esto es válido para todo el proceso o
ciclo de la transacción, desde su inicio hasta su conclusión.
Asimismo, deberán clasificarse adecuadamente para que, una vez procesados, puedan
ser presentados en informes y estados financieros con saldos razonables, facilitando a
los directivos la adopción de decisiones.
2.1.12. Acceso restringido a los recursos, activos y registros
El acceso a los recursos, activos, registros y comprobantes, debe estar protegido por
mecanismos de seguridad y limitado a las personas autorizadas, quienes están obligadas
a firmar las Actas de Responsabilidad, a rendir cuenta de su custodia y utilización.
Todo activo de valor debe ser asignado a un responsable de su custodia y contar con
adecuadas protecciones, a través de seguros, almacenaje, sistemas de alarma, pases para
acceso, etc.
Además, deben estar debidamente registrados, y periódicamente se cotejarán las
existencias físicas con los registros contables para verificar su coincidencia. La
ROSA GARCÍA QUIJIJE
20
frecuencia de la comparación depende del nivel de vulnerabilidad del activo.
Estos mecanismos de protección cuestan tiempo y dinero, por lo que, en la
determinación del nivel de seguridad pretendido, deberán ponderarse los riesgos
emergentes, entre otros del robo, despilfarro, mal uso, destrucción, contra los costos que
puedan derivarse del control.
2.1.13. Rotación del personal en las tareas claves
Ningún empleado debe tener a su cargo, durante un tiempo prolongado, las tareas que
presenten una mayor probabilidad de eventos que puedan presentar irregularidades. Los
empleados a cargo de dichas tareas deben, periódicamente, rotar en otras funciones.
Si bien el Sistema de Control Interno debe operar en un ambiente de solidez ética, es
necesario adoptar ciertas protecciones para evitar hechos que puedan propiciar actos que
conlleven a acciones ilícitas dentro de la institución.
.
En tal sentido, la rotación en el desempeño de tareas claves para la seguridad y el
control es un mecanismo de probada eficacia y muchas veces no utilizado por el
equivocado concepto del "hombre imprescindible".
2.1.14. Control del sistema de información
El sistema de información debe ser controlado con el objetivo de garantizar su correcto
funcionamiento y asegurar el control del proceso de los diversos tipos de transacciones.
La calidad del proceso de toma de decisiones en una entidad, descansa fuertemente en
sus sistemas de información. Esta es cuantitativa, por ejemplo, cuando los reportes de
desempeño utilizan indicadores, y es cualitativa, en lo concerniente a opiniones y
ROSA GARCÍA QUIJIJE
21
comentarios. El sistema deberá contar con mecanismos de seguridad que alcancen a las
entradas, procesos, almacenamientos y salidas.
El sistema de información debe ser flexible y susceptible de modificaciones rápidas que
permitan hacer frente a necesidades cambiantes de la administración, en un entorno
dinámico de operaciones y presentación de informes. El sistema ayuda a controlar todas
las actividades de la entidad, a registrar y supervisar transacciones y eventos a medida
que ocurren, y a mantener datos financieros oportunos.
2.1.15. Indicadores de desempeño
Toda entidad debe contar con métodos de medición de desempeño que permitan la
preparación de indicadores para su supervisión y evaluación.
La información obtenida se utilizará para la corrección de los cursos de acción y el
mejoramiento del rendimiento.
La dirección de una entidad, programa, proyecto o actividad, debe conocer cómo
marcha hacia los objetivos fijados para mantener el dominio del rumbo, es decir, ejercer
el control.
Un sistema de indicadores elaborados desde los datos emergentes de un mecanismo de
medición del desempeño, contribuirá al sustento de las decisiones.
Los indicadores no deben ser tan numerosos que se tornen confusos, ni tan escasos que
no permitan revelar las cuestiones claves y el perfil de la situación examinada.
Cada entidad debe preparar un sistema de indicadores ajustado a sus características, es
decir, tamaño, proceso productivo, bienes y servicios que entrega, nivel de competencia
de sus dirigentes y demás elementos que lo distingan. El sistema puede estar
ROSA GARCÍA QUIJIJE
22
constituido por una combinación de indicadores cuantitativos, tales como los montos
presupuestados y cualitativos, como el nivel de satisfacción de los usuarios.
Los indicadores cualitativos deben ser expresados de una manera que permita su
aplicación objetiva y razonable. Por ejemplo: una medición indirecta del grado de
satisfacción del usuario puede obtenerse por el número de reclamos.
2.1.16. Información y responsabilidad
La información debe permitir a los funcionarios y empleados cumplir sus obligaciones y
responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser identificados, captados, registrados,
estructurados y comunicados, en tiempo y forma.
Una entidad debe disponer de una corriente fluida y oportuna información relativa a los
acontecimientos internos y externos. Por ejemplo, necesita tomar conocimiento con
prontitud de los requerimientos de los usuarios para proporcionar respuestas oportunas
y de los cambios en la legislación y reglamentaciones que le afectan. De igual manera,
debe tener conocimiento constante de la situación de sus procesos internos.
Los riesgos que afronta una entidad se reducen en la medida en que la toma de
decisiones se fundamente en información relevante, confiable y oportuna. Esta es
relevante para un usuario, en la medida que se refiera a cuestiones comprendidas dentro
de su responsabilidad y que él cuente con la capacidad suficiente para apreciar su
contexto e impacto.
La supervisión del desempeño de la entidad y sus partes componentes, opera mediante
procesos de información y de exigencia de responsabilidades de tipos formales e
informales. La cultura, el tamaño y la estructura de organización influyen,
significativamente, en el tipo y la confiabilidad de estos procesos.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
23
2.1.17. Contenido y flujo de la información
La información debe ser clara y con un grado de detalle ajustado al nivel de la toma de
decisiones. Se debe referir tanto a situaciones externas como internas, a cuestiones
financieras como operacionales.
Para el caso de los niveles directivo y gerencial, los informes deben relacionar el
desempeño con los objetivos y metas fijados. El flujo informativo debe circular en
todos los sentidos: ascendente, descendente, horizontal y transversal.
Es fundamental para la conducción y control de la entidad disponer de información
satisfactoria, en tiempo y en el lugar necesario, y por ende, el diseño del flujo
comunicativo y su posterior funcionamiento adecuado, deben constituir preocupaciones
centrales para los responsables de la entidad para la toma de decisiones, si no de nada
serviría.
2.1.18. Calidad de la información
La información disponible en la entidad debe cumplir con los atributos de: contenido
apropiado, oportunidad, actualización, exactitud y accesibilidad. Esta norma plantea las
cuestiones a considerar con vistas a formar juicios sobre la calidad de la información
que utiliza una entidad y hace imprescindible su confiabilidad.
Es deber de la autoridad superior, responsable del control interno, esforzarse por obtener
un grado adecuado de cumplimiento de cada uno de los atributos mencionados.
2.1.19. Flexibilidad al cambio
El sistema de información debe ser revisado y rediseñado cuando se detecten
ROSA GARCÍA QUIJIJE
24
deficiencias en su funcionamiento y productos. Cuando la entidad cambie su estrategia,
misión, política, objetivos, programa de trabajo, etc., se debe contemplar el impacto en
el sistema de información y actuar en consecuencia.
Si el sistema de comunicación se diseña orientado en una estrategia y un programa de
trabajo, es natural que al cambiar éstos tenga que adaptarse, la información que dejó de
ser relevante no debe seguir fluyendo en detrimento de otra que sí pasó a serlo,
cuidando que el sistema no se sobrecargue artificialmente, situación que se genera
cuando se adiciona la información, ahora necesaria, sin eliminar la que perdió
importancia.
2.1.20. Compromiso de la dirección
El interés y el compromiso de la dirección de la entidad con los sistemas de información
se deben explicitar mediante una asignación de recursos suficientes para su
funcionamiento eficaz, por lo tanto:
El Control Contable Administrativo es una herramienta de suma importancia
para salvaguardar y proteger aspectos tales como de índole financiero,
económico, etc., su debida aplicación permite a las instituciones el
cumplimiento de resoluciones de la alta gerencia para el cumplimiento de
los objetivos organizacionales.
La utilización del Control en las unidades permite que se reduzcan en gran
magnitud las ilegalidades y corrupción dentro del marco laboral, ya que
obliga a cada elemento a ser controlado por la persona correspondiente.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
25
2.2. El Control Interno
El Control Interno es un proceso ejecutado por el Consejo de Directores, la
Administración y todo el personal de una entidad, diseñado para proporcionar
una seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos de:
Efectividad y eficiencia en las operaciones.
Confiabilidad en la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos
y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos,
verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa,
promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las
políticas prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos
programados.
2.3 Clases de Control Interno
Los controles de la organización de una manera convencional, pueden clasificarse
de la siguiente forma:
CLASIFICACIÓN TIPO DE CONTROL APLICACIÓN
Según su relación
con el controlado
Interno Se efectúa desde las funciones propias de la organización.
Externo Se realiza por agentes externos de la organización
Directo
Los controles se pueden identificar claramente o están
diseñados específicamente al proceso, al producto o a la
persona.
IndirectoEl efecto del sensor llega de forma indirecta a otros elementos
controlados.
Según la oportunidad Previo Cuando se ejercen labores de control antes de que un acto surta
ROSA GARCÍA QUIJIJE
26
de realización efecto, ejemplo: La totalización y la revisión de roles antes de
su pago.
Perceptivo Concurrente
Es el que se produce al momento en que se está ejecutando un
acto administrativo, ejemplo: el control de arena, ripio y
cemento que se mezclan al momento de una fundición.
PosteriorEs el que se realiza después de que se ha efectuado una
actividad.
Según su alcance
Sobre las personasAplican a la presencia de las personas en la organización, por
ejemplo: control de salud, de asistencia, bienestar social.
Sobre los procesos
Aplican al funcionamiento de los procesos, por ejemplo:
controles al proceso de empaquetamiento de productos
terminados.
Sobre los productos
Aplican a la última posición de la línea de producción, es decir
a los productos. También se analiza a los productos internos
que sirven a los procesos internos.
Sobre la gestión Aplican al control de gestión o a la administración de los
recursos empresariales y a la obtención de objetivos.
Por función
AdministrativoAplica a todas las operaciones de la organización, por ejemplo:
controles de asistencia al personal.
FinancieroAplica a las operaciones que involucran recursos financieros;
controles de manejo de fondo en cuentas corrientes, etc.
Técnico
Aplica a las actividades técnicas relacionadas al giro del
negocio, por ejemplo; mantenimiento de maquinaria
especializada.
Jurídico
Aplica a los aspectos jurídicos que afectan a la gestión, por
ejemplo: constitución legal de la compañía y demandas de
terceros.
2.3.Principios de Control Interno
Los principios son declaraciones que se constituyen en base fundamental de un
razonamiento y son de aceptación universal. En el caso del sistema de control
interno, se pueden identificar varios principios que son aceptados por las
organizaciones para el diseño de sus sistemas de control interno entre los más
importantes, podemos citar:
ROSA GARCÍA QUIJIJE
27
PRINCIPIO FUNDAMENTO
Responsabilidad Delimitada Se debe establecer el campo de acción de los miembros de una organización,
establecer el límite superior e inferior de sus responsabilidades.
Separación de funciones de
carácter incompatible
Evitar que una misma persona haga varias funciones que puedan conducir a
fraudes o errores, por ejemplo: Quien recauda fondos no debe hacer depósitos
y llevar el libro bancos.
Ninguna persona puede ser
responsable por un proceso
No conviene que una sola persona sea la encargada de un ciclo completo de
operaciones, por ejemplo: cotizar, comprar, contabilizar, embodegar, distribuir
y pagar las adquisiciones.
Selección de personal idóneo Se debe contratar personal que cumpla con las competencias exigidas por los
cargos.
Rotación de deberes Si bien es cierto la especialización es beneficiosa para los procesos, también es
evidente que la rotación de funciones ayudará a refrescar la gestión y evitar
islas de poder o conflicto de interés.
Instrucciones por escrito La asignación de responsabilidades y los comandos de trabajo deben darse por
escrito y debe iniciarse por las especificaciones generales en los contratos de
trabajo.
Uso y control de formularios
prenumerados
La documentación de los procesos debe cumplir con características que
garanticen el adecuado registro, el control numérico o cronológico, el soporte
y registro de las operaciones.
Evitar el uso de Dinero en
Efectivo
Es preferible operar con cuentas de cheques o transferencias para evitar el
riesgo de mantener efectivo a la disposición.
Depósitos intactos en
inmediatos
Todas las recaudaciones deben ser depositadas en el banco, tal como fueron
recibidas, máximo al siguiente día de su recaudación, medida que facilita el
control de las operaciones y el cruce de información.
2.5 Limitaciones inherentes al Control Interno
El control interno no otorga a la administración la seguridad total de que se
cumplan los objetivos o se salvaguarden sus inversiones, pues su efectividad
estará supeditada a otros factores (humanos, tecnológicos, medio ambientales,
etc.), que no se relacionan con las características técnicas del control, los cuales
deben ser tomados en consideración al momento de diseñar los controles para los
ROSA GARCÍA QUIJIJE
28
procesos u operaciones específicas, entre las principales limitaciones podemos
citar:
2.5.1 Criterio en la Aplicación del Control
Existe la posibilidad de que los controles implementados no sean bien
entendidos por las personas, de tal manera que no sean ejecutados como
realmente fueron diseñados
2.5.2. Disfunciones del Sistema
La falta de revisión del diseño de los controles del sistema, puede
ocasionar que éstos sufran desajustes en relación a la variación de las
operaciones de la empresa, el tamaño, la estructura, el tipo de productos, la
competencia, etc. Entonces, los controles pueden estar bien diseñados
pero no para las nuevas condiciones que son producto de la evolución
natural de las organizaciones y su entorno.
2.5.3. Elusión de los Controles por la Dirección
El término “elusión de los controles por la dirección” en el sentido en que
se emplea aquí se refiere a la omisión de políticas o procedimientos
establecidos con finalidades ilegítimas, con ánimo de lucro personal o para
mejorar la presentación de la situación financiera o para disimular el
incumplimiento de obligaciones legales. El director de una división o
unidad o un miembro de la alta dirección podría eludir el sistema de
control por diversos motivos: para mejorar la cifra de negocios declarada y
así disimular una reducción no anticipada en la cuota del mercado, para
mejorar artificialmente resultados con el fin de cumplir unos presupuestos
poco realistas, para hacer subir el valor de mercado de la empresa antes de
una oferta pública o una venta, para infravalorar las previsiones de ventas
ROSA GARCÍA QUIJIJE
29
o beneficios con el fin de aumentar los incentivos por ventas, para
disimular una situación que con arreglo a condiciones contractualmente
establecidas podría suponer el reembolso inmediato de los préstamos o
para encubrir el incumplimiento de determinadas obligaciones legales.
2.5.4. Actuación Ilícita
Los controles implementados no pueden garantizar que la voluntad del
personal o de terceros pueda afectar a las inversiones de la empresa. El
sistema no puede detectar que una persona o varias personas desde adentro
o fuera de la organización planeen el causarle un perjuicio, entonces, esto
requerirá una planeación por parte de los perpetradores que incluya el
cómo burlar los controles para no ser detectados. El sistema no ha llegado
a un nivel de perfeccionamiento que detecte con oportunidad y precisión
éste tipo de actitud.
2.6. Elementos Básicos del Sistema de Control Interno
Los elementos básicos del control interno son:
2.6.1. Plan de Organización.- Algunos factores que deben considerarse
al evaluar el plan de la organización son:
1. Las responsabilidades funcionales deben estar divididas de manera que una
sola persona no controle todas las fases de cualquier transacción.
2. Cada funcionario debe estar autorizado para tomar medidas de decisión
oportunas, necesaria para cumplir apropiadamente con su deber. De lo
contrario habría fricción, demora e ineficiencia en la organización.
3. La responsabilidad individual siempre debe estar claramente definida para
que no sea evadida ni excedida. La definición de la responsabilidad
ROSA GARCÍA QUIJIJE
30
permitirá evitar el endoso de culpabilidad por falta de acción o por acciones
inapropiadas.
4. Un funcionario que asigna deberes y delega autoridad a sus subordinados
debe contar con un medio eficaz de control, para evaluar si están
desempeñando en forma apropiadas las tareas delegadas.
5. La persona a quien se le ha delegado autoridad debe estar obligada a operar
según los términos prescritos, deberá consultar con su supervisor en casos
de excepción. Aún las instrucciones específicas no abarcan todas las
contingencias y el personal debe conocer aquellas situaciones fuera de lo
común. No existe ningún sustituto para el criterio aplicado.
6. Toda persona debe estar obligada a informar a su superior respecto a la
forma en que ha cumplido con su deber y por los resultados obtenidos en
relación con lo que se deberá haber logrado.
7. Se deben conocer los requerimientos de la organización contenidos en las
disposiciones pertinentes.
8. La organización debe ser lo suficientemente flexible como para permitir
una sincronización de los cambios en su estructura, debido a variaciones
en los planes, políticas y objetivos de las operaciones.
9. Se debe evitar la duplicidad o conflicto de labores al asignar funciones,
obligaciones y deberes.
10. La estructura de la organización debe ser lo más simple posible. El
establecer una división demasiado precisa de las obligaciones y deberes,
generalmente, dará como resultado atraso en el procesamiento de las
operaciones, creando de esta manera una ineficiencia general.
11. Los organigramas y manuales de la institución son muy útiles para el
planeamiento, el control de los cambios realizado y la comprensión del tipo
de empresa, líneas de autoridad y asignación de deberes.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
31
12. Deben diseñarse las unidades de organización con el fin de obtener un
máximo de efectividad a un mínimo costo.
2.6.2. Sistema de Autorización y Procedimientos de Registro.- Para asegurar
la adecuada documentación de las operaciones y transacciones deben
implementarse:
1. Registro y formularios adecuados, los cuales deben reunir los siguientes
requisitos:
Cumplir una función provechosa dentro de los procedimientos
establecidos, para alcanzar los objetivos fijados por la administración.
Ser lo suficientemente simples y claros, para quienes lo utilicen y
además permitirles registrar los datos pronta y correctamente, a un
costo mínimo.
Los formularios deben ser diseñados tomando en consideración todos
los posibles usos, de tal forma que el número de formularios distintos
sea mantenido al mínimo.
Permitir usar el formulario cumpliendo los procedimientos de control
establecidos, en este sentido debe proveer de cierto grado de
comprobación interna, dentro del formulario o registro.
2. Plan de cuentas conveniente que asegure la sistematización del control
contable. Los requisitos que deben reunir son:
Facilitar la preparación de los estados financieros y otros informes de
manera económica.
Incluir todas las cuentas que se requieran para reflejar en forma
adecuada y exacta: los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos lo
ROSA GARCÍA QUIJIJE
32
suficientemente analizados, de tal forma que sean útiles a la
administración en el control de sus operaciones.
Tener como complemento descripciones de las cuentas que expliquen
el contenido y uso de cada una. Así mismo, se debe tener presente que
una clara denominación de las cuentas y una codificación adecuada
ayudarán a evitar errores de distribución y clasificación.
Definir claramente los desembolsos que se clasificaron como: activo
fijo, inventarios y gastos de operaciones.
Proveer de las cuentas de control que sean necesarias.
Contener clasificaciones según las líneas de organización y autoridad
de la entidad para proporcionar datos sobre los costos de cada unidad
de la organización. (Contabilidad por áreas de responsabilidad)
La autorización y los procesos de registro son partes integrantes del control
interno. Incluye el control a través de los registros de las operaciones y
transacciones así como la clasificación de los datos de una estructura formal.
Es importante limitar el número de personas que participan en este proceso,
fijar la responsabilidad de autorizar transacciones.
Los documentos y registros contables indican la procedencia de los datos y su
trámite y, por medio del plan de cuentas, la clasificación de los mismos. Se
debe respaldar con documentos el flujo del proceso financiero a través de un
manual de procedimientos contables y de igual manera la circulación de los
procedimientos administrativos.
Mediante el diseño apropiado de formularios se logran procedimientos de
control interno, tales como la aprobación de las transacciones en sus distintas
etapas, la verificación aritmética mediante la colocación apropiada de la
información y la distribución de las copias entre las distintas oficinas.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
33
2.6.2.1. Prácticas Sanas.- Si comparamos el desarrollo de un plan de organización y
la concepción del flujo de los procedimientos con uno estratégico, la adopción de
prácticas sanas se podrían equiparar con las medidas tácticas para la ejecución de este
esquema.
La efectividad del control interno en el resultado de las operaciones, dependerán
básicamente de la medida en que las prácticas adoptadas sean adecuadas y aplicadas
en el cumplimiento de los deberes y funciones de cada una de las unidades de la
organización.
A Continuación se presenta algunos ejemplos que servirán para aclarar el significado
de las prácticas sanas, además de diferenciarlas de las autorizaciones y los
procedimientos de registro:
1. Plantear una lista actualizada de los proveedores autorizados
2. Solicitar cotizaciones de precios a varios proveedores para realizar
adquisiciones.
3. Contar independientemente todas las mercancías recibidas.
4. Hacer que la unidad de contabilidad verifique las facturas y su
documentación sustentatoria como base para el pago.
5. Establecer el uso de bodegas cerradas con acceso limitado para el
almacenamiento de las mercaderías.
6. Contratar seguros para el personal que maneja recursos materiales y
financieros.
7. Propiciar y efectuar reuniones periódicas de los jefes de las unidades con su
personal, para mantener siempre abierta una provechosa línea de
comunicación.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
34
2.6.2.2. Personal Apropiado.- El funcionamiento de control interno no solo depende
del planeamiento efectivo de la organización y de los procedimientos y prácticas
apropiadas, sino también de la selección de funcionarios hábiles con experiencia y de
un personal capaz de llevar a cabo los procedimientos prescritos por la administración
en forma eficiente y económica.
Es importante que el personal que tiene responsabilidades de custodia o registro de
recursos sea de confianza y posea una amplia experiencia. Antes de contratar los
servicios de una persona, se debe investigar adecuadamente su capacidad e integridad.
A través de la capacitación a los empleados se debe inculcar la necesidad absoluta de
una adherencia estricta a los procedimientos de control prescritos. Como parte de su
capacitación, ellos deben aprender el por qué de cada procedimiento de control, si no
lo entiende, es probable que piense que no es importante. Es deber del auditor hacer
una observación cuando determine que existe personal no idóneo para el desempeño
de sus cargos, anotando la correspondiente deficiencia de control.
Los elementos importantes para un adecuado control interno referente al personal son:
1. Entrenamiento
2. Eficiencia
3. Moralidad
4. Retribución
ROSA GARCÍA QUIJIJE
35
2. 7 CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y CONTROL INTERNO
CONTABLE
Existen dos tipos de controles internos (administrativos y contables)
El control interno administrativo no estálimitado al plan de la organización y procedimientos que se relaciona con el proceso de decisión que lleva a la autorización de intercambios
Entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el ente.
El control interno contable comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable de que:
1-Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o especificas de la gerencia
2- Se registran los cambios para:
* Mantener un control adecuado y
* Permitir la preparación de los Estados Financieros.
3- Se salvaguardan los activos mediante el acceso autorizado.
4- Los activos registrados son comparados con las existencias.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
36
2.8 EL CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA FUNDAMENTAL
CONTABLE
Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el
grado de fortaleza determinará si existe una seguridad razonable de las
operaciones reflejadas en los estados financieros.
2.8.1 Marco Conceptual del Sistema de Control Interno Contable
El Sistema de Control Interno Contable, se enmarca dentro de la estructura
institucional, cuyo principal objetivo es el adecuado manejo de los recursos,
bienes y sistemas de información, a efectos de garantizar el registro de los
hechos económicos en forma exacta, veraz y oportuna, de tal manera que
permitan emitir informes contables que faciliten la gestión y contribuyan a lograr
los resultados esperados en la organización.
El objetivo principal del sistema de control interno contable está dirigido a
garantizar el cumplimiento de:
1. Las condiciones y cualidades de la información contable,
2. Los principios, normas generales y técnicas del proceso contable;
y,
3. Los instructivos y procedimientos de contabilidad, orientados a la
preparación, presentación y difusión de estados contables e
informes complementarios útiles y confiables, incluyendo los de
períodos intermedios.
Constituyen elementos del sistema de control interno contable los siguientes:
ROSA GARCÍA QUIJIJE
37
a) Ambiente de Control Interno Contable
El ambiente de control da el tono de una organización, influenciando la
conciencia de sus funcionarios, es el fundamento de todos los demás
componentes internos, proporcionándole disciplina y estructura.
Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y
la competencia de los funcionarios; la filosofía y el estilo de operación del
gobierno; la manera como la administración asigna autoridad y responsabilidad
y como organiza y desarrolla su personal; y la atención y dirección
proporcionada por el gerente público y el comité o consejo directivo.
Los factores específicos del ambiente de control interno contable se refieren a la
cultura, conocimiento, integridad y competencia técnica de la administración
para velar por la óptima y eficiente operación del entorno contable incluyendo
áreas, personas, procesos, procedimientos, informes y controles, entre otros.
b) Operacionalización de los Procesos Administrativos.
Se refiere a la coherencia e interrelación existente en los procesos fundamentales
de la administración, es decir, Dirección, Planeación, Organización, Ejecución y
Seguimiento y Control de las actividades relacionadas con el proceso contable,
desde el reconocimiento de los hechos hasta la generación y revelación de los
estados contables de los entes públicos, con el propósito de identificar, valorar y
controlar los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos de
confiabilidad y utilidad de la información contable.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
38
c) Sistema de Información y Documentación
La existencia de sistemas de información que integren las distintas funciones,
fuentes, áreas, actividades y procesos para el reconocimiento de las
transacciones contables con adecuada consistencia, objetividad y transparencia,
es uno de los elementos fundamentales del sistema de control interno contable
en las entidades públicas.
Por su parte, la documentación de estos distintos procesos y actividades induce
la obligación de elaborar Manuales de Procesos y Funciones que especifiquen
claramente las tareas que deben cumplirse al interior de las áreas involucradas en
la emisión de estados e informes contables, así como en el diseño y revisión
periódica del sistema de indicadores para la gestión y los resultados
institucionales de las dependencias del área financiera.
d) Retroalimentación y Mejoramiento Continuo
Está constituido por el conjunto de acciones y mecanismos, motores de gestión,
que de ser utilizados adecuadamente por las entidades, permiten corregir,
encausar o motivar comportamientos estructurales, como resultado de las
recomendaciones de las Unidades de Control Interno o quienes hagan sus veces.
La Auditoria del Sistema de Control Interno Contable, es el instrumento de la
evaluación del Sistema, con el propósito de determinar su calidad técnica, el
nivel de confianza que se le puede otorgar y si es eficaz y eficiente en el
cumplimiento de los objetivos, entre lo cual se destaca el producir información
financiera confiable y oportuna, mismo se materializa a través de un proceso,
dado por las etapas de la planeación, ejecución, evaluación y comunicación de
los hallazgos y recomendaciones.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
39
CONTROLES BÁSICOS
Procedimientos de autorización Procedimientos de registroProcedimiento de custodiaProcedimiento de revisión
INICIO
FORMULACIÓN DE NORMAS BÁSICAS DE CONTROL:
CONTROL PREVIOCONCURRENTEPOSTERIOR
Ley Orgánica CGE Art. 12
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNOBase normativaSeguimiento de recomendacionesDocumentación para evaluación Atributos funcionales y referenciales
Resultados de laEvaluación de
Control Interno
Aplicación de Matriz FODA, de resultados para la
calificación de riesgos
Comunicación de los resultados de Control Interno
Relación de la evaluación de Control Interno con los programas de trabajo en la institución
Seguimiento de recomendaciones del Control Interno FIN
2.8.2. DIAGRAMA FUNCIONAL DE UN PROCESO DE CONTROL INTERNO
Aplicación de formularios básicos de evaluación de Control Interno
Determinación del proceso de riesgo de Control Interno y proceso de evaluación según componentes
ROSA GARCÍA QUIJIJE
40
CAPÍTULO III
ANÁLISIS SITUACIONAL DEL CONTROL INTERNO CONTABLE EN SOLCA
MANABÍ NÚCLEO DE PORTOVIEJO
3.1 ANTECEDENTES
SOLCA Manabí Núcleo de Portoviejo es una entidad autónoma y se caracteriza
por ser un organismo de derecho privado con personería jurídica, patrimonio y
fondos propios, tiene facultad para crear bases legales y potestad para regir sus
intereses mediante Normas y Órganos de Gobierno propio, así mismo, tiene
capacidad para auto determinarse en los aspectos técnicos, financieros,
administrativos y legales, este nivel y autonomía es el grado más alto de
descentralización.
3.2. MISIÓN
“Lucha contra el cáncer en Manabí y Esmeraldas”
3.3. VISIÓN
“Para el año 2012 de Manabí y Esmeraldas brindará atención integral del
excelencia a sus usuarios y usuarias, para lo cual estará certificada por Normas
Internacionales de calidad y promocionará las prácticas docentes y la
investigación oncológica”.
3.4. OBJETIVOS INSTITUCIONALES
La Sociedad de Lucha contra el Cáncer de Manabí tiene como objetivo principal
la conducción de la campaña anticancerosa en las Provincias de Manabí y
Esmeraldas.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
41
De acuerdo a los Estatutos aprobados por el Acuerdo Ministerial No. 5002 de
Diciembre 21 de 1959 los fines de la Sociedad de Lucha contra el Cáncer son:
1. Estimular por todos los medios a su alcance el interés de los médicos y
estudiantes de medicina y profesionales afines institucionales a todo orden
de Derecho Público y Privado, especialmente las de servicio social y
asistencial, Consejo Provincial, Concejos Cantonales y público en general,
sobre el grave problema de salud pública que significa la enfermedad
cancerosa.
2. Conducir la lucha anticancerosa en las Provincias de Manabí y Esmeraldas
con la finalidad de disminuir la morbilidad y mortalidad por cáncer.
3. Fomentar la prevención y diagnóstico oportuno de la enfermedad; y,
4. Dar facilidades a las personas presuntas enfermas o que padezcan esta
patología para que reciban la asistencia adecuada.
3.5. ÁMBITO DE ACCIÓN Y SERVICIOS QUE BRINDA A LA
COMUNIDAD.
SOLCA Manabí Núcleo de Portoviejo tienen su sede en la ciudad de Portoviejo,
capital de la provincia de Manabí, la labor del núcleo es científica y social,
excluyéndose de manera absoluta toda actividad política y religiosa.
Hasta diciembre del 2004 SOLCA Manabí Núcleo de Portoviejo ofertaba sus
servicios en un Centro Oncológico ubicado en la ciudad de Portoviejo, en una
infraestructura pequeña con una atención de calidad y calidez; desde enero del
2005, cuenta con el funcionamiento de un moderno hospital con 17.000 metros
cuadrados de construcción; con tres grandes bloques, uno administrativos y de
consulta externa, docencia, prevención, otro de hospitalización ( 60 camas),
ROSA GARCÍA QUIJIJE
42
servicios auxiliares y de diagnóstico y tratamiento y un tercer bloque para el
centro quirúrgico, cuidados intensivos y departamento de servicios y apoyo.
3.5.1 Servicios que brinda SOLCA Manabí, Núcleo de Portoviejo
Servicios Médicos Clínicos:
Clínica
Cirugía y Ginecología Oncológica
Urología
Gastroenterología
Neumología
Dermatología
Mastología
Cardiología
Medios de Diagnóstico y tratamiento:
Imagenología
Laboratorio Clínico
Anatomía Patológica
Citología
Quimioterapia
Docencia e Investigación
Prevención y Clínicas móviles
Cirugía
Hospitalización
ROSA GARCÍA QUIJIJE
43
SOLCA despliega su atención en Centros Oncológicos denominados tipo “B”,
son Centros de apoyo, donde se brinda servicios de prevención y diagnóstico;
en las Provincias de Esmeraldas y Manabí, en la primera se cuenta con un centro
y en la última los centros están ubicados en los Cantones de Manta, Jipijapa y
Chone, estos fueron creados para dar atención a la población mediante la
aplicación de programas preventivos, educativos y con acciones eficaces que
contribuyan al diagnóstico precoz del cáncer.
3.5.2 Políticas
SOLCA Manabí Núcleo de Portoviejo dentro de la prestación de servicios a la
comunidad en la lucha contra el cáncer expresa en calidad de políticas el
conjunto de actividades que realiza la administración con participación del
recurso humano, en beneficio de la población; es decir, la consecuencia de un
determinado fin, dentro de las políticas tenemos:
1. Atender los problemas del cáncer a las personas sin distingo de clase social,
política y económica en las provincias de Manabí y Esmeraldas.
2. Efectivizar el tratamiento del cáncer con procedimiento de la investigación y
diagnóstico.
3. Fomentar la disciplina operacional en el paciente con cáncer para su tratamiento
lógico en sus diferentes etapas.
4. Mantener la equidad, ética y eficacia en la atención médica.
La información y comunicación es relevante para que las políticas sean efectivas y
de ello tenemos:
1. Mantener un recurso humano con alto conocimiento de procesos contables que
faciliten el registro y asentamiento de cuentas.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
44
2. Mantener el entorno situacional y operativo acorde con la necesidad de gestión
contable.
3. Mantener actividades de permanente capacidad del recurso humano
integrándolo a los organismos de control público.
4. Promover la interrelación de conocimiento al interior de la institución.
3.6. SISTEMA ADMINISTRATIVO
1. Planificación.- es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un
futuro curso de acción para lograrlos.
La Institución se encuentra en un proceso de Planeación Estratégica, lo cual
conllevará a cada departamento a establecer su plan de acción el que tiene que
alcanzar objetivos, y al cual se le pueda medir de acuerdo a los Indicadores que
para el efecto se están realizando.
2. Organizar.- es el proceso mediante el cual los empleados y sus labores se
relacionan unos con los otros para cumplir los objetivos de la empresa. Consiste en
dividir el trabajo entre grupos o personas y coordinar las actividades individuales
del grupo. Organizar implica también establecer autoridad directiva.
La organización administrativa de SOLCA Manabí Núcleo de Portoviejo, está
sustentada en un esquema de tipo aplicado, en donde el cumplimiento de sus
objetivos se da por efecto directo del desempeño del recurso humano, que presta sus
servicios de tipo especializado, profesional y servicio general.
Los directivos han organizado la Institución empíricamente, por lo tanto el
organigrama existente no cumple con las necesidades actuales que tiene SOLCA,
por lo tanto la responsabilidad de cada departamento está supeditada al criterio de
las máximas autoridades. Si bien es cierto quienes están al frente de la Institución
tratan de suministrar el personal y administrar los recursos humanos, no existen
ROSA GARCÍA QUIJIJE
45
procesos de reclutamientos de empleados competentes, que se desarrollen y se les
recompense por lograr los objetivos de la Institución.
El sistema Administrativo de SOLCA Manabí Núcleo de Portoviejo está bajo el
esquema lineal vertical, es decir las ordenes o funciones a cumplirse vienen del
Consejo Directivo, como máxima autoridad, el mismo que tiene la función básica de
legislar sobre las políticas que debe seguir la organización, está apoyada por
unidades técnicas que se constituyen en asesores para mantener un esquema de
integración dentro de la institución.
El nivel operativo dentro del sistema administrativo de SOLCA Manabí Núcleo de
Portoviejo está compuesto por los responsables directos de ejecutar las ordenes y
actividades básicas de la institución, es decir, es el ejecutor material de las órdenes
emanadas por las órganos directivos y legislativo, en el esquema de la estructura
organizacional de SOLCA consta la Dirección Financiera, Dirección del Hospital,
Dirección Administrativa, Dirección de Programas Preventivos y Dirección de
Mantenimiento, todas ellas con funciones específicas dentro del sistema de
prestación de servicios de SOLCA Manabí Núcleo de Portoviejo.
El nivel auxiliar es el encargado de la contribución general de prestación de
servicios, los que son: médicos, emergencias, control quirúrgico, enfermería, entre
otros.
El proceso de modernización de prestación de servicios, administración del recurso
humano y de orden económico y financiero de esta institución, requiere de forma
urgente un Sistema de Control Interno Contable el mismo que permitirá mejorar el
manejo de los recursos económicos con que cuenta SOLCA, para beneficio de la
población.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
46
3. Dirección.- Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y
grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del
modo más eficaz los planes señalados.
Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del
cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver
fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración.
La Dirección carece de un liderazgo, por el desconocimiento de la administración de
una Entidad como la de SOLCA, sin embargo con el paso de los años, se ha tratado
de dirigir a la Sociedad de acuerdo a experiencias de otras Instituciones de Salud.
El nivel directivo está representado por el Presidente de la Institución, mismo que
ejerce la autoridad máxima para garantizar el fiel cumplimiento de las disposiciones
del Consejo Directivo.
La dirección de la Institución, debe impulsar, coordinar y vigilar las acciones de
cada persona y grupo de SOLCA, con el fin de que en conjunto se realice de modo
eficaz las metas y objetivos establecidos; la institución debe buscar establecer
sistemas o métodos que permitan medir los resultados en relación con los objetivos
esperados, con el fin de saber si se corrigió, mejoró el proceso, de tal forma que se
puedan generar nuevos planes que garanticen el cumplimiento de la finalidad para
la que fue creada SOLCA.
4. Control.- Controlar es el proceso de asegurar el desempeño eficiente para alcanzar
los objetivos de la Entidad, se pretende:
a) Establecer metas y normas
b) Comparar el desempeño medido contra las metas y normas establecidas
ROSA GARCÍA QUIJIJE
47
c) Reforzar los aciertos y corregir las fallas
La entidad no cuenta con Normas de Control que nos permitan medir el desempeño
institucional. Se está tratando de implementar políticas de control y de calidad, pero
como en todo proyecto se espera una culminación de éste a mediano plazo, esperando se
alcancen las mejoras en los servicios de la Institución.
3.7 ESTRUCTURA INTERNA GENERAL DEL SOLCA
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
ESTRUCTURA FINANCIERA
- Organigrama general- Definición-asignación autoridades- Responsabilidades
- Manual de procedimientos y criterios- Gestión de datos contables- Calendarios de cierres de información- Supervisión administrativa
- Presentación estados financieros- Análisis económicos, financieros y
patrimoniales- Comparativos con presupuestos. Estudio
variaciones- Informes financieros. Reportings
ROSA GARCÍA QUIJIJE
48
3.8. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO
DE SOLCA MANABI (ACTUAL)
FUENTE: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE SOLCA MANABÍ
CONSEJO DIRECTIVO
DIRECCIÓN FINANCIERA
PRESIDENCIA
CONTABILIDADPRESUPUESTO TESORERÍA
ROSA GARCÍA QUIJIJE
49
3.9 EL ACTUAL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE
EN SOLCA MANABÍ NÚCLEO DE PORTOVIEJO
El Sistema de Control Interno Contable en SOLCA Manabí Núcleo de portoviejo,
carece de procedimientos, el proceso contable se realiza en base al Manual de
Contabilidad Gubernamental que ha emitido la Contraloría General del Estado, pero no
cuenta con lineamientos a seguir de acuerdo a la característica de la Institución que es la
atención de pacientes, no se ha definido una metodología apropiada para el proceso de
la información contable y no existe garantía de una correcta gestión organizativa lo cual
ocasiona errores frecuentes. Se ha determinado que el sistema de control interno
contable padece de:
- Un adecuado registro de los activos y no existen procedimientos apropiados de
custodia y salvaguardia de los mismos.
Las propiedades, planta y equipo de SOLCA tienen una porción importante de los
activos totales de la Institución, por lo tanto son significativos en la presentación de su
posición financiera.
- No hay un adecuado registro de pasivos, ni se tiene reconocidas todas las
provisiones y pérdidas previstas y reales.
Los pasivos están reconocidos, sin embargo no existe provisiones que puedan servir
para enfrentar las pérdidas que se pudieran dar, además de un buen registro.
La provisión es un pasivo con incertidumbre de cuantía y vencimiento, y para el
reconocimiento de las provisiones dichas deben ser obligaciones presentes, probables y
que cuentan con una estimación fiable, situación que en la Institución no se da, ya que
ROSA GARCÍA QUIJIJE
50
no es una política institucional mantener una provisión para futuros pagos, además no se
cuentan con los recursos necesarios.
- No existe una total autorización de todos los gastos incurridos en el período.
Dentro de la Institución existen muchas instancias para la autorización de un gasto, que
llevan a la burocratización y que cuando se presentan casos emergentes o de prioridad
no se cumplen con los trámites de autorización.
- No son supervisados y revisados los Estados Financieros y de información
económica.
Los Estados Financieros son enviados directamente al Consejo Directivo para su
aprobación, con un informe del Director Financiero, en el cual se destacan los hechos
económicos y financieros más sobresalientes, sin embargo dentro de este Directorio no
existe una persona que pueda analizar estos resultados por lo que todo lo que se presenta
es aprobado.
- No se detectan las irregularidades, debilidades y errores durante el proceso de
generación de la información administrativa-contable.
El control previo es deficiente, la rotación del personal constantemente hacen que se
pierda continuidad en el ejercicio de las funciones de cada colaborador, por lo tanto los
documentos que se reciben son enviados a cumplir con los procedimientos ya
establecidos sin haberse verificado los requisitos necesarios que avalice la erogación.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
51
CAPÍTULO IV
DISEÑO Y APLICACIÓN DEL PROCESO DE CONTROL INTERNO
CONTABLE EN SOLCA MANABI NUCLEO DE PORTOVIEJO
4.1. INTRODUCCIÓN
El Control Interno no es un evento o circunstancia, sino una serie de acciones que
penetran las actividades de una entidad. Tales acciones comprenden y son inherentes a
la manera como la administración dirige la compañía
El proceso, que es conducido con o a lo largo de las unidades o funciones de la
organización, es administrado mediante el proceso básico gerencial de planificación,
ejecución y monitorio. El control Interno es parte de ese proceso y está integrado al
mismo. Facilita funcionar y monitorear su conducta y relevancia continuada. Es una
herramienta usada por la administración, no es sustituto de la gerencia. El Sistema de
control está entrelazado con las actividades de operación de una entidad y son más
efectivos cuando se construyen dentro de la infraestructura de la entidad y son parte de
la esencia de la empresa.
El diseño de los procesos establece la estructura de los procedimientos a seguir en el
área contable de SOLCA, es decir, que sirva de herramienta contable administrativa,
que le permita al personal ejercer y desarrollar en forma eficiente y eficazmente las
labores de control efectivo que minimicen los riesgos de índole contable.
Por lo anterior y como parte de las actividades que se pueden emprender en materia de
modernización y atendiendo la importancia que reviste el contar con diseños de
procesos de Control Interno Contable que sirva de apoyo y consulta en las actividades
ROSA GARCÍA QUIJIJE
52
que se realizan en forma cotidiana, que además coadyuve al logro de los objetivos y
cumpla con el propósito de orientar a los empleados involucrados.
4.2. ALCANCE:
El presente diseño de procesos de Control Interno Contable se construye a partir de los
estándares definidos en el subsistema de Control que busca garantizar, el cumplimiento
de los resultados esperados, al definir las guías de acción que permitan la coordinación
de las actuaciones al interior del área responsable del proceso contable, al igual que los
procedimientos, controles e indicadores que garanticen su ejecusión, en términos de
eficiencia, eficacia y economía.
De la misma forma, establece los sistemas de información y las políticas de
comunicación de la información contable como producto del proceso contable, con
destino a los diferentes grupos de interés.
El esquema contempla una serie de disposiciones que incluyen desde la recepción de
documentos, pasando por el control previo, procesamiento de la información, destino,
elaboración de pago y archivo.
El diseño de procesos de Control Interno contiene una serie de disposiciones que
permitirán a las áreas operativas del proceso contable, conocer las tareas y
responsabilidades a su cargo, tales como la elaboración de Comprobantes de Pagos y
Cheques, la emisión de la información correcta, oportuna y confiable que deben
proporcionar para la adecuada toma de decisiones. Se contempla a su vez la necesidad
de establecer una coordinación estrecha entre las áreas participantes para efectos de
conciliación, de movimientos y manejo de información homogénea y veraz.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
53
4.3. OBJETIVOS:
1.- Dar a conocer como se deben llevar a cabo las actividades para el control y registro
contable con la finalidad de apoyar al personal involucrado para que desarrollen sus
labores con mayor eficiencia y eficacia.
2.- Definir los procesos para que todas las transacciones administrativas – contables se
realicen de acuerdo con normas y criterios establecidos y en las fechas definidas con la
supervisión de los responsables correspondientes.
3.- Establecer y definir una operatividad organizativa y de gestión contable clara,
precisa y responsable con el fin de crear una información rápida, fiable y resolutoria.
4.- Generar información financiera y contable suficiente, razonable, adecuada y
oportuna, en los períodos definidos, la cual tras un estudio y análisis dará lugar a la
toma de decisiones.
4.4. DETERMINACIÓN DE FUNCIONES:
ÍNDOLE DEL TRABAJO: Planificación, supervisión, coordinación y control de actividades contables.
FUNCIONES ESPECÍFICAS: Planificar, organizar, dirigir y controlar labores de Contabilidad de la Institución.
Participar con la Comisión Administrativa en la elaboración de la proforma presupuestaria anual de ingresos y egresos para someterlos a consideración del Consejo Directivo.
Establecer las labores contables, los mismos que deberán ser presentadas al Consejo
CONTADOR GENERAL
ROSA GARCÍA QUIJIJE
54
Directivo y la Comisión de Administración en forma mensual o, cuando sea requerido ese informe.
Suscribir balances contables y estados financieros.
Asesorar al Director Administrativo y Financiero y demás funcionarios en la ejecución de control contable.
Ser responsable que la contabilidad de la entidad para que se encuentre al día y hacer las observaciones que estime conveniente para el mejor desenvolvimiento de los asuntos contables.
Diseñar y mantener los instructivos y el manual especifico de contabilidad: así como llevar los libros contables que sean necesarios para la buena marcha de la contabilidad a su cargo, los mismos que estarán a disposición del Consejo Directivo y Directores, cuando estos así lo requieran.
Sugerir a la Comisión de Administración las medidas más apropiadas para la buena marcha de la gestión económica de la entidad.
Registrar los contratos, emisión de obligaciones, garantías y otros compromisos financieros.
Realizar el control previo y concurrente de las cuentas correspondientes a la institución.
CARACTERÍSTICAS DE LA CLASE:
Responsabilidad administrativa, civil y penal por el cumplimiento de procedimientos para el manejo económico presupuestario.
Ejercer supervisión a personal de menor nivel.
Precisar el manejo contable. Ser sujeto de garantía o caución. Cumplir el Reglamento Interno de las
Relaciones de Trabajo de SOLCA Manabí, Núcleo de Portoviejo.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
55
ÍNDOLE DEL TRABAJO: Colaboración en la ejecución de labores
auxiliares de contabilidad.
FUNCIONES ESPECÍFICAS: Colaborar en el registro y control de kardex. Preparar cheques y órdenes de pagos. Preparar nóminas de pago y verificar cálculos. Hacer liquidaciones de planillas y cuentas. Colaborar en la programación de informes
diarios y periódicos de las diferentes cuentas y estados contables.
Anotar operaciones y hacer balances en libros auxiliares, tales como: cuentas corrientes, caja chica y cuentas por pagar.
Mantener registros para fines de pago de deudas.
Comprobar listas de pago, comprobantes por cheques con las cuentas respectivas.
CARACTERÍSTICAS DE LA CLASE:
Responsabilidad administrativa por la oportuna presentación de cuentas contables.
Cumplir el Reglamento Interno de las Relaciones de Trabajo de SOLCA Manabí, Núcleo de Portoviejo.
4.5. NORMAS DE CONTROL INTERNO PROPUESTAS
La propuesta busca en su escencia hacer operativas las Normas de Control
Interna y adaptarlas a SOLCA Manabí Nucléo de Portoviejo. La Idea es generar
nuevos controles los cuales son especificos para esta institucion ya que la misma
no violenta la normativa vigente, por el contrario permite su aplicabilidad .
La contabilidad tiene como misión registrar todos los hechos económicos que
representen derechos a percibir o que constituyan obligaciones a entregar, y
cuyo objetivo final es producir información financiera sistematizada y confiable
AUXILIAR DE CONTABILIDAD
ROSA GARCÍA QUIJIJE
56
a través de estados financieros verificables, reales, oportunos y razonables bajo
criterios técnicos soportados en principios y normas.
La contabilidad de SOLCA se basará en principios, políticas y normas técnicas
emitidas sobre la materia para el registro de las operaciones y la preparación y
presentación de reportes y estados financieros.
ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD
Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recoge
la información de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de
recursos como formularios, reportes, libros, etc. y que presentados a la gerencia
le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.
Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos, etc.
para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una
empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de la
información administrativas y financieras que se nos suministre.
Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su
estructura cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe
estar tan íntimamente ligada a las actividades propicias de la institución.
SOLCA organizará e implementará un sistema de contabilidad que le permita
proporcionar con oportunidad información económica y financiera para la toma
de decisiones.
El sistema de contabilidad se sustentará en la normativa vigente y comprende,
entre otros, la planificación y organización contables, objetivos, procedimientos,
registros, estados financieros y demás información gerencial y los archivos de la
documentación que sustentan las operaciones SOLCA es responsable de
ROSA GARCÍA QUIJIJE
57
establecer y mantener su sistema de contabilidad dentro de los parámetros
señalados por las disposiciones legales pertinentes, el cual debe diseñarse para
satisfacer las necesidades de información financiera de los distintos niveles de
administración, así como proporcionar, en forma oportuna los reportes y estados
financieros que se requiera para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento
real de sus operaciones.
La eficiencia de la organización contable constituye un elemento de control interno,
orientado a que:
o Las operaciones se efectúen de acuerdo con la organización establecida
en la entidad.
o Las operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas
apropiadas y en el período correspondiente.
o Se mantenga el control de los bienes de larga duración para su
correspondiente registro y salvaguarda.
o La información financiera se prepare de acuerdo con las políticas y
prácticas contables determinadas por la profesión.
o Se produzcan los estados financieros requeridos por las regulaciones
legales y por las necesidades gerenciales.
INTEGRACIÓN CONTABLE DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS
La contabilidad constituirá una base de datos financieros actualizada y confiable
para múltiples usuarios. La función de la contabilidad es proporcionar
información financiera válida y confiable para la toma de decisiones y
responsabilidad de los funcionarios que administran fondos.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
58
La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque integra y
coordina las acciones que deben cumplir las otras unidades que integran el
Sistema de Gestión Financiera, ya que reciben las entradas de las transacciones
de presupuesto, tesorería, recaudación, bodega, recursos humanos,
endeudamiento y otras áreas, los clasifica, sistematiza y ordena, para registrarlos
y luego producir información actualizada y confiable para el uso interno de la
máxima autoridad; así como para otros niveles de usuarios como: auditoría
interna o externa, nivel directivo, otras entidades y demás organismos oficiales.
En cada unidad de contabilidad se reflejará la integración contable y
presupuestaria de sus operaciones respecto del movimiento de fondos, bienes y
otros.
DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO Y SU ARCHIVO
SOLCA dispondrá de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus
operaciones. La documentación sustentatoria de transacciones financieras,
operaciones administrativas o decisiones institucionales estarán disponibles, para
acciones de verificación o auditoría, así como para información de otros usuarios
autorizados en ejercicio de sus derechos.
Todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de
soporte suficiente y pertinente, esto permitirá la identificación de la transacción
ejecutada y facilitará su verificación, comprobación y análisis.
La documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de gestión
importantes debe ser íntegra, confiable y exacta, lo que permitirá su seguimiento
y verificación, antes, durante o después de su realización por los auditores
internos o externos.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
59
Corresponde a la administración financiera de la entidad establecer los
procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la
conservación y custodia de la documentación sustentatoria tales como: ingresos
de caja, comprobante de pago, facturas, roles, contratos, entre otros, los que
deben ser archivados en orden cronológico y secuencial y se mantendrán durante
el tiempo que fijen las disposiciones legales vigentes.
Los documentos de carácter administrativo estarán organizados de tal manera
que responda a la realidad y a las necesidades institucionales, los cual se
clasificarán en documentos de uso permanente y eventual, el calificado como
histórico y el que ha perdido su valor por haber dejado de tener incidencia legal,
técnica, financiera, estadística o de otra índole.
La evaluación de toda la documentación y la destrucción de aquella que no se la
utiliza se hará con la intervención de una comisión que se encargue de analizar,
calificar y evaluar la información existente y determinará los procedimientos a
seguirse, los períodos de conservación de la documentación, los datos
relacionados con el contenido, período, número de carpetas o de hojas y notas
explicativas del documento.
OPORTUNIDAD EN EL REGISTRO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS
Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la
información continúe siendo relevante y útil para la entidad que tiene a su cargo
el control de las operaciones y la toma de decisiones. El registro oportuno de la
información en los libros de entrada original, en los mayores generales y
auxiliares, es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de
la información.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
60
La clasificación apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la
dirección disponga de información confiable. Una clasificación apropiada
implica organizar y procesar la información, a partir de la cual serán elaborados
los reportes y los estados financieros de la entidad.
El registro de los hechos económicos se los realizará en el sistema de
computación que para el efecto cuente la organización, se deberá sacar respaldos
de los archivos contables cada mes.
CONCILIACIÓN DE LOS SALDOS DE LAS CUENTAS
Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad
de una situación reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas
cruzadas entre datos de dos fuentes internas diferentes o de una interna con otra
externa, proporcionan confiabilidad sobre la información financiera registrada.
Permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones
cuando sean necesarias.
Los saldos de los auxiliares se conciliarán mensualmente con los saldos de la
respectiva cuenta del mayor general, con la finalidad de detectar la existencia de
errores para efectuar los ajustes correspondientes.
Los funcionarios o empleados encargados de realizar la conciliación, serán
independientes del registro, autorización y custodia de los recursos.
Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarán
constancia por escrito de los resultados, y en el caso de determinar diferencias,
se notificará por escrito a fin de tomar las acciones correctivas por parte de la
máxima autoridad.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
61
FORMULARIOS Y DOCUMENTOS
Las operaciones y actos administrativos desarrollados en SOLCA Manabí
deberán contar con la documentación sustentatoria totalmente legalizada que los
respalde para su verificación posterior.
Los formularios y documentos que utilice la entidad proporcionarán
información completa y permitirán eficiencia, economía y transparencia en las
operaciones.
En el diseño se definirá el contenido y utilización de cada formulario, se limitará
el número de ejemplares (original y copias) al estrictamente necesario y se
restringirán las firmas de aprobación y conformidad a las imprescindibles para
su procesamiento.
Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros y
los que respalden otras operaciones importantes de carácter técnico o
administrativo serán preimpresos y prenumerados. Si los documentos se
obtuvieren por procesos automatizados, esta numeración podrá generarse
automáticamente a través del computador, el sistema deberá impidir la
utilización del mismo número en más de un formulario.
Los documentos prenumerados serán utilizados en orden correlativo y
cronológico, lo cual posibilita un adecuado control.
La autoridad correspondiente designará una persona para la revisión periódica de
la secuencia numérica, el uso correcto de los formularios y la investigación de
los documentos faltantes. En el caso de errores en la emisión de los documentos,
ROSA GARCÍA QUIJIJE
62
éstos se salvarán emitiendo uno nuevo. Si el formulario numerado, es erróneo,
será anulado y archivado el original y las copias respetando su secuencia.
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA PRESUPUESTO
RESPONSABILIDAD DEL CONTROL
La máxima autoridad de SOLCA, diseñará los controles que se aplicarán para
asegurar el cumplimiento de las etapas del ciclo presupuestario en base de las
disposiciones legales, reglamentarias y políticas que regulan las actividades del
presupuesto de SOLCA y alcanzar el logro de los resultados previstos.
SOLCA delineará procedimientos de control interno para la programación,
elaboración, aprobación, ejecución, control, evaluación, clausura y liquidación
del presupuesto institucional; se fijarán los objetivos generales y específicos en
la programación de los ingresos y de los gastos para su consecución en la
ejecución y asegurar la disponibilidad presupuestaria real y oportuna de fondos
aprobados.
En la formulación del presupuesto de SOLCA se observarán los principios
presupuestarios, como: equilibrio entre ingresos y gastos, universalidad, unidad,
sostenibilidad, sustentabilidad y flexibilidad, con la finalidad que este cuente
con atributos que vinculen los objetivos del plan con la administración de
recursos, tanto en el aspecto financiero, como en las metas fiscales.
La programación de la ejecución presupuestaria del gasto, consiste en
seleccionar y ordenar las asignaciones de fondos para cada uno de los proyectos,
programas y actividades que serán ejecutados en el período inmediato, a fin de
optimizar el uso de los recursos disponibles.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
63
Las unidades componentes del sistema de administración financiera tales como:
Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Pagaduría, Recaudación, Nómina y
Bodega, coordinarán e implantarán los procedimientos de control interno
necesarios y serán cumplidos por todos los servidores de acuerdo a las funciones
asignadas.
CONTROL INTERNO PREVIO AL COMPROMISO
Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que
adoptan los niveles directivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para
precautelar la correcta administración de los recursos humanos, financieros y
materiales.
En el control previo a la autorización para la ejecución de un gasto, las personas
designadas verificarán que:
1. La operación financiera esté directamente relacionada con la misión de
SOLCA Manabí y con los proyectos, programas y actividades aprobados en
los planes y presupuestos;
2. La operación financiera, prevista para su ejecución, sea la más apropiada;
3. La operación financiera reúna los requisitos legales pertinentes y necesarios
para llevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la misma; y,
4. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no
comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y presupuestarias.
CONTROL INTERNO PREVIO AL DEVENGAMIENTO
Previa a la aceptación de una obligación, o al reconocimiento de un derecho,
como resultado de la recepción de bienes, servicios u obras, la venta de bienes
o servicios, u otros conceptos de ingresos, se verificará:
ROSA GARCÍA QUIJIJE
64
1. Que la obligación o deuda sea veraz y corresponda a una transacción
financiera que haya reunido los requisitos exigidos en la fase del control
previo, que se registre contablemente y contenga la autorización
respectiva, así como mantenga su razonabilidad y exactitud aritmética;
2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la
calidad y cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el
ingreso a bodega o en el acta de recepción e informe técnico legalizados y
que evidencien la obligación o deuda correspondiente;
3. Que la transacción no varíe con respecto a la propiedad, legalidad y
conformidad con el presupuesto, establecidos al momento del control
previo al compromiso efectuado;
4. Diagnóstico y evaluación preliminar de la planificación y programación de
los presupuestos de ingresos;
5. La existencia de documentación debidamente clasificada y archivada que
respalde los ingresos;
6. La corrección y legalidad aplicados en los aspectos formales y
metodológicos del ingreso; y,
7. La sujeción del hecho económico que genera el ingreso a las normas que
rigen su proceso.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
65
CONTROL DE LA EVALUACIÓN EN LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
La evaluación presupuestaria es una herramienta importante para la gestión de
SOLCA, por cuanto determina sus resultados mediante el análisis y medición de
los avances físicos y financieros obtenidos. Comprende la determinación del
comportamiento de los ingresos y gastos, así como la identificación del grado de
cumplimiento de las metas programadas, a base del presupuesto aprobado.
El propósito de la evaluación presupuestaria es proporcionar información a los
niveles responsables del financiamiento, autorización y ejecución de los
proyectos, programas y actividades, sobre su rendimiento en comparación con lo
planteado, además, debe identificar y precisar las desviaciones en el presupuesto,
para su corrección oportuna.
La máxima autoridad dispondrá que los responsables de la ejecución
presupuestaria efectúen el seguimiento y evaluación del cumplimiento y logro de
los objetivos, frente a los niveles de recaudación óptima de los ingresos y
ejecución efectiva de los gastos.
Los responsables de la ejecución y evaluación presupuestaria, comprobarán que
el avance de las obras ejecutadas concuerden con los totales de los gastos
efectivos; con las etapas de avance y las actividades permanezcan en los niveles
de gastos y dentro de los plazos convenidos contractualmente.
Mantendrán procedimientos de control sobre la evaluación en cada fase del
presupuesto, tales como:
o Controles sobre la programación, formulación y aprobación;
o Controles de la ejecución en cuanto a ingresos y gastos efectivos;
ROSA GARCÍA QUIJIJE
66
o Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y la obligación;
y,
o Controles a las etapas de evaluación, cierre y liquidación.
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA TESORERÍA
DETERMINACIÓN DE LOS INGRESOS EFECTIVOS
Los ingresos de efectivo de auto gestión estimados en el presupuesto aprobado
serán determinados y recaudados en concordancia con las disposiciones legales
de la materia. Los ingresos del efectivo serán clasificados bajo criterio
económico tales como: corrientes, de capital y financiamiento. Los valores
cobrados indebidamente serán devueltos a los contribuyentes o compensados
con otras obligaciones, siempre que sea posible identificarlos.
Los ingresos de autogestión, en ausencia de disposiciones que regulen la
materia, serán fijados por el Consejo Directivo de SOLCA. Los valores que se
determinen para estas recaudaciones, por lo menos cubrirán los costos
actualizados del bien o servicio que se convierta en la fuente de ingresos
financieros.
Los conceptos por los cuales se generen ingresos se identificarán de acuerdo al
clasificador presupuestario.
RECAUDACIÓN Y DEPÓSITO DE LOS INGRESOS DE EFECTIVO
Los ingresos se recaudarán en efectivo, cheque certificado a nombre de SOLCA
Manabí y serán revisados, depositados y registrados en la cuenta corriente
abierta a nombre de la entidad durante el curso del día de recaudación o máximo
el día hábil siguiente.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
67
Las recaudaciones directas serán depositadas en las cuentas bancarias
establecidas por la entidad, en el curso del día de recaudación o máximo el día
hábil siguiente, pudiendo consignarse en varios depósitos parciales cuando sean
por montos que impliquen un gran riesgo conservarlos en SOLCA.
Los ingresos serán depositados en forma completa e intacta, según se hayan
recibido, por tanto, está prohibido cambiar cheques, efectuar pagos o préstamos
con los dineros producto de la recaudación.
CONSTANCIA DOCUMENTAL DE LA RECAUDACIÓN
Sobre los valores que se recauden, por cualquier concepto, se entregará un
recibo prenumerado, fechado, legalizado y con la explicación del concepto y el
valor cobrado en letras y número y con el sello de "Cancelado", documento que
respaldará la transacción realizada. El original de este comprobante será
entregado a la persona que realice el pago. Diariamente se preparará, a modo de
resumen, el reporte de recaudación.
SOLCA mantendrá un control interno estricto y permanente del uso y destino de
los formularios para recaudación de recursos.
En caso de especies valoradas o títulos de crédito, sus movimientos se
justificarán documentadamente mediante controles administrativos.
VERIFICACIÓN DE LOS INGRESOS DE EFECTIVO
Se efectuará una verificación diaria, con la finalidad de comprobar que los
depósitos efectuados sean iguales a los valores recaudados. Esta diligencia la
realizará la tesorera de la institución, es decir, una persona distinta a la
encargada de efectuar las recaudaciones y su registro contable.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
68
Luego de efectuar la verificación, si como resultado se establece una diferencia
en más, el valor quedará a favor de la entidad; y, de producirse diferencias en
menos ente lo recaudado y los valores verificados, esta diferencia es asumida por
la persona encargada de la recaudación
El responsable de la gestión financiera y el responsable de las recaudaciones
evaluarán permanentemente la eficiencia, efectividad y eficacia con que se
recaudan los recursos y adoptarán las medidas que correspondan.
MEDIDAS DE PROTECCIÓN DE LAS RECAUDACIONES
La máxima autoridad de SOLCA y el responsable de tesorería adoptarán las
medidas para resguardar los fondos que se recauden directamente, mientras
permanezcan en poder de la entidad y en tránsito para depósito en los bancos.
El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estarán
respaldados por una garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado de
responsabilidad.
Estas medidas de respaldo podrán incluir la exigencia de una caución suficiente
al recaudador, la contratación de pólizas de seguro, la utilización de equipos con
mecanismos de control automático de los cobros o de la secuencia y cantidad de
comprobantes, seguridad física de las instalaciones, la asignación de personal de
seguridad, la contratación de empresas de transporte de valores o depósitos en
bancos que ofrezcan este servicio.
FONDOS DE REPOSICIÓN
Son recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados a cubrir
gastos específicos, serán adecuadamente controlados, con el fin de precautelar
ROSA GARCÍA QUIJIJE
69
una apropiada y documentada rendición de cuentas y la devolución de los
montos no utilizados.
Existen operaciones mediante las cuales se entregan fondos a rendir cuentas a
entidades o funcionarios públicos. Este tipo de operaciones se da generalmente
en la ejecución de programas, cuya cobertura abarca diversas zonas alejadas de
la sede principal; y, cuando se producen entregas en efectivo para gastos de viaje
del personal en comisión de servicios.
El área de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de
información sobre la situación, antigüedad y monto de los saldos sujetos a
rendición de cuenta o devolución de fondos, a fin de proporcionar a los niveles
directivos elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que incidan
sobre una gestión eficiente.
Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos sobre este
tipo de las operaciones y hechos económicos, se utilizará cuentas auxiliares:
Fondos Rotativos, Fondos a Rendir Cuentas y Fondos Fijos de Caja Chica.
FONDOS ROTATIVOS:
Fondos rotativos son valores fijos asignados para la administración de un fin
específico y se mantendrán depositados en una cuenta corriente independiente a
nombre de la entidad o proyecto.
Dichos fondos se utilizarán exclusivamente en los fines para los que fueron
asignados; la cuenta corriente será cerrada una vez cumplido el propósito para el
que fue creada.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
70
Estos fondos permitirán un mejor control contable en oficinas regionales sobre
proyectos, su reposición se realizará en base de la documentación remitida por el
responsable del manejo del fondo para su debida contabilización.
La emisión del cheque de reposición o la nota de crédito cuando se trate de
transferencia, constituyen los únicos documentos para el registro contable de los
desembolsos del fondo.
Los desembolsos se realizarán en cumplimiento al flujo de efectivo del proyecto
aprobado.
FONDOS A RENDIR CUENTAS:
Son valores en efectivo entregados para gastos de viajes al personal en comisión
de servicios, cuyas actividades las ejecutan en zonas geográficas alejadas de la
sede principal.
Los valores diarios a entregar se calcularán tomando como referencia la
siguiente tabla:
ROSA GARCÍA QUIJIJE
71
NIVELES ZONA A
USD
ZONA B
USD
PRIMER NIVEL
Máximas autoridades, que
incluyen Presidente,
primero y segundo
Vicepresidente y demás
Miembros del Consejo
Directivo
150,00 120,00
SEGUNDO NIVEL
Directores y Jefes
Departamentales
90,00 80,00
TERCER NIVEL
Todos los empleados que
no pertenecen al primero y
segundo niviel
70,00 50,00
Para el cálculo de estos valores se considerará las siguientes zonas:
ZONA A: Comprende las capitales de provincias y las ciudades de Manta y
Bahía de Caráquez.
ZONA B: Comprende el resto de ciudades del país
Cuando un Servidor comisionado, utilizase un número de días menor al
establecido para el cumplimiento de la comisión, por los cuales se procedió a su
pago, estará en la obligación de realizar la devolución de la diferencia, la cual se
reflejará en la reliquidación que se practique.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
72
La liquidación de los valores por concepto de viáticos se efectuará con 24 horas
de anticipación a la Comisión y se reliquidará dentro de los cinco días laborables
posteriores a la fecha de presentación del informe.
El servidor una vez cumplida la comisión de servicios, presentará al respectivo
directivo, dentro de 48 horas posteriores laborables, el informe escrito de la
comisión con copia a la Dirección Financiera, los comprobantes de las
compañias de transportes, facturas de hotel, entre otros.
FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA:
El uso de fondos en efectivo sólo debe implementarse por razones de agilidad y
costo. Cuando la demora en la tramitación rutinaria de un gasto puede afectar la
eficiencia de la operación y su monto no amerite la emisión de un cheque, se
justifica la autorización de un fondo para pagos en efectivo destinado a estas
operaciones.
El fondo fijo es un monto permanente y renovable, utilizado generalmente para
cubrir gastos menores y urgentes denominado caja chica.
Estos pagos se harán en efectivo y estarán sustentados en comprobantes
prenumerados, debidamente preparados y autorizados.
Los montos de los fondos de caja chica se fijarán de acuerdo a la reglamentación
interna de la Institución y serán manejados por personas independientes del
cajero y de quienes administren dinero o efectúen labore contables.
El manejo o utilización de un fondo de caja chica ahorrará tiempo y permitirá
que las operaciones de valor reducido sean realizadas oportunamente.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
73
El fondo fijo de caja chica se utilizará únicamente para pagos en efectivos, de
gastos frecuentes y de valor reducido (no excederá a USD 30,00) . Los
administradores de fondos de Caja Chica tramitarán la reposición del fondo
cuando este se haya agotado hasta en un 50% de su valor.
Para solicitar la reposición del fondo, el adminsitrador detallará en el formulario
“Solicitud de reposición del fondo” todos los comprobantes cancelados en orden
numérico, con indicación de fecha, número de comprobante, conceptos y
valores. Receptado en la Dirección Financiera la solicitud de reposción del
fondo se revisará la legalidad, veracidad y propiedad del gasto; los documentos
que adolezcan de errores o no cumplan con las disposiciones establecidas, serán
devueltos a la unidad de orígen y su valor deducido de la reposición en trámite;
corresponde al administrador del fondo justitifcar los documentos devueltos y
remitirlos en un nuevo trámite.
ARQUEOS SORPRESIVOS DE LOS VALORES EN EFECTIVO
Los valores en efectivo; incluyendo los que se encuentran en poder de los
recaudadores de la entidad, estarán sujetos a verificaciones mediante arqueos
periódicos y sorpresivos con la finalidad de determinar su existencia física y
comprobar su igualdad con los saldos contables.
Dichos arqueos se realizarán con la frecuencia necesaria para su debido control y
registro.
Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del servidor
responsable de su custodia, debiendo obtenerse su firma como prueba que el
ROSA GARCÍA QUIJIJE
74
arqueo se realizó en su presencia y que el efectivo y valores le fueron devueltos
en su totalidad.
Estos arqueos serán efectuados por la unidad de Auditoría Interna o por personas
delegadas por el Director Financiero, que sean independientes de las funciones
de registro, autorización y custodia de fondos.
Si durante el arqueo de fondos o valores se detectare irregularidades, se
comunicará inmediatamente este particular a la autoridad competente y a la
Unidad de Auditoría Interna, para que adopten las medidas correctivas
necesarias.
De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejará constancia escrita y
firmada por las personas que intervinieron en el arqueo.
CUENTAS CORRIENTES BANCARIAS
Las cuentas corrientes bancarias se abrirán bajo la denominación de SOLCA
Manabí Núcleo de Portoviejo, y si es necesario, con indicación de la oficina
regional, provincial, delegación o agencia, y su número será lo estrictamente
necesario, con la finalidad de mantener un adecuado control interno.
Al abrir las cuentas bancarias, se registrarán las firmas de los funcionarios
autorizados para suscribir los cheques, el Representante legal y la Tesorera de la
Institución.
Todo desembolso se efectuará mediante cheque, a la orden del beneficiario y por
el valor exacto de la obligación que conste en los documentos comprobatorios.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
75
Las personas autorizadas para girar cheques no tendrán funciones de
recaudación de recursos financieros, de recepción de recursos materiales, de
registro contable ni de autorización de gastos. Los funcionarios responsables de
su manejo serán obligatoriamente caucionados.
CONCILIACIONES BANCARIAS
La conciliación bancaria se realiza comparando los movimientos del libro
bancos de la entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una
fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones
pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliación de los saldos contables
y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la oficina de
tesorería han sido oportunas y adecuadamente registradas en la contabilidad.
Inmediatamente y luego de recibir los estados de cuenta bancaria dentro de los
primeros tres días hábiles del mes, se efectuarán las conciliaciones bancarias
correspondientes por un funcionario independiente del manejo de los recursos y
registro.
Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, este será
efectuado por una persona no vinculada con la recepción de fondos, giro y
custodia de cheques, depósito de fondos y/o registro de operaciones
relacionadas. Corresponde a la Contadora designar a una auxiliar de contabilidad
como responsable de la revisión de las conciliaciones bancarias efectuadas.
La oportunidad con que se realice la conciliación, será la base fundamental para
el control de las disponibilidades bancarias y la toma de decisiones.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
76
CONTROL PREVIO AL PAGO
Los funcionarios designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de
egreso o cheques, entre otros, previamente verificarán que:
- La transacción disponga la documentación sustentatoria y autorización
respectiva;
- Exista la disponibilidad presupuestaria para cubrir la obligación;
- Existan fondos disponibles para realizar el pago dentro del plazo convenido;
y,
- No haya demora injustificada en el pago.
Esto incluye además la verificación de:
a) La documentación de respaldo que evidencia la obligación;
b) La existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al
reconocimiento total o parcial de las obligaciones a pagar; y,
c) Que la transacción no ha variado respecto a la propiedad, legalidad y
conformidad con el presupuesto.
PAGO DE REMUNERACIONES
Las remuneraciones serán pagadas a los servidores mediante depósitos directos
en sus cuentas corrientes o de ahorros.
CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES
Todas las obligaciones contraídas por una entidad serán autorizadas, de
conformidad a las políticas establecidas para el efecto; a fin de mantener un
adecuado control de las mismas, se establecerá un índice de vencimientos que
ROSA GARCÍA QUIJIJE
77
permita que sean pagadas oportunamente para evitar recargos, intereses y
multas.
Todas las obligaciones serán canceladas en la fecha convenida al momento de
definir el compromiso, aspecto que será controlado mediante conciliaciones,
registros detallados y adecuados que permitan su clasificación, sean éstas a corto
o largo plazo.
Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por
mora injustificada en el pago de las obligaciones con retraso, será de
responsabilidad personal y pecuniaria de quien o quienes los hayan ocasionado,
por acción u omisión.
UTILIZACIÓN DEL FLUJO DE CAJA EN LA PROGRAMACIÓN FINANCIERA
SOLCA elaborará el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus
recursos.
La programación comprende un conjunto de acciones relacionadas con la
previsión, gestión, control y evaluación de los flujos de entradas y salidas de
fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo,
permitiendo compatibilizar los requerimientos programáticos del presupuesto,
con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atención.
Un instrumento de la programación financiera es el Flujo de Caja, que refleja las
proyecciones de ingresos y gastos de un período e identifica las necesidades de
financiamiento a corto plazo, así como los posibles excedentes de caja.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
78
El flujo de caja de la entidad tendrá un período determinado similar al ejercicio
presupuestario; su periodicidad será mensual.
El responsable de la elaboración del flujo de efectivo es la Tesorera de la
Entidad, mientras que de sus aprobación es de la Dirección Financiera
CONTROL Y CUSTODIA DE GARANTÍAS Y FIANZAS
Existen contratos que celebra SOLCA cuyas condiciones generales estipulan la
presentación de garantías y fianzas otorgadas por los contratistas o proveedores
para proseguir con su ejecución. Algunos de éstos son los contratos de obras,
contratos por adquisición de bienes; la contratación de servicios profesionales,
entre otros, que prevén el pago de anticipos o se entregan adelantos, previa la
presentación de una garantía o fianza. Así mismo algunas transacciones por
prestación de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior, deben
requerir de los proveedores la presentación de garantías y fianzas de
conformidad a las estipuladas en la Ley de Contratación y su Reglamento, la
tesorería no efectuará ningún pago sin previo cumplimiento de este requisito.
Es importante que la tesorería se constituya en un elemento de control para el
adecuado cumplimiento de este requisito formal en los aspectos siguientes:
o Las garantías cumplirán con los requisitos señalados en las disposiciones
legales vigentes;
o La recepción de los documentos se efectuará previo al pago de los
anticipos, en cuyo proceso se verificará que las garantías y fianzas sean
solidarias, incondicionales, irrevocables y de realización automática;
o Custodia, organizada de las garantías y fianzas; y,
o Control de vencimientos de las garantías y fianzas recibidas.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
79
La tesorería informará oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos
de las garantías y fianzas, a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en
cuanto a requerir su renovación o ejecución, según sea el caso.
USO DE SELLO RESTRICTIVO PARA LOS DOCUMENTOS PAGADOS POR
LA TESORERIA
Una vez concluido el trámite del pago, los documentos que evidencien el
desembolso de dinero, serán marcados con un sello de "cancelado", que indique
en forma visible su condición de documento pagado, debiendo consignar además
el número del cheque girado, número de la cuenta corriente, el nombre de la
entidad bancaria y la fecha de pago. Luego será enviado a la unidad de
contabilidad para su registro, archivo y conservación por el tiempo establecido
por la Ley. Este mecanismo de control interno reduce el riesgo de utilización del
mismo documento para sustentar otro egreso de fondos, indebidamente o por
error.
TRANSFERENCIA DE FONDOS POR MEDIOS ELECTRÓNICOS
Toda transferencia de fondos, por medios electrónicos estará sustentada en
documentos que aseguren su validez y confiabilidad.
La utilización de medios electrónicos para las transferencias de fondos entre
entidades agilita la gestión financiera gubernamental, luego de efectuada la
transacción deberá imprimirse el documento electrónico que este genera.
Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar,
enfatizando los mecanismos de seguridad en el uso de contraseñas (passwords),
cuyo acceso será restringido y permitido solamente a la Tesorera.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
80
Las cartas de confirmación que requieren las transacciones efectuadas mediante
el sistema de transferencia electrónica de fondos serán verificadas y validadas,
por el signatario del password respectivo.
Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtenga reportes
automáticos, que constituirá uno de los elementos de evidencia inmediata de la
transacción, que muestre los movimientos de las cuentas de salida y de destino
de los recursos.
El uso del fax es otro medio que permite contar en lo inmediato con reportes que
sustenten la naturaleza y detalles de la operación, cuyo respaldo formal estará
sujeto a la obtención de los documentos originales.
INVERSIONES FINANCIERAS: ADQUISICIÓN Y VENTA
La adquisición y venta de inversiones financieras se planificarán y ejecutarán de
manera que se resguarde y se obtenga una rentabilidad acorde con el mercado
financiero y con el grado de riesgo asumido, dentro de las condiciones,
limitaciones y autorizaciones determinadas en la respectiva Ley.
Los papeles fiduciarios, con excepción de los que la Ley dispone su negociación
directa, serán comprados y vendidos a través de las Bolsas de Valores.
Las renovaciones, redenciones, cobros de capital e intereses por las inversiones
en papeles fiduciarios se tramitarán con la debida oportunidad.
El costo de una inversión financiera corriente incluye el precio de adquisición,
más comisiones e impuestos que se relacionan con la comercialización de las
mismas.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
81
La adquisición y venta de inversiones deberán ser planificadas en el flujo de caja
presupuestado.
INVERSIONES FINANCIERAS, CONTROL Y VERIFICACIÓN FÍSICA
Se mantendrán registros adecuados que permitan identificar a cada tipo de
inversión corriente y establecer los montos de los intereses, dividendos u otra
clase de renta que devenga cada una de ellas, el sistema de registro contable
proporcionará el control que asegure que han sido registradas debidamente y que
las rentas generadas han sido oportunamente recibidas y contabilizadas.
Se establecerá un mayor auxiliar para cada inversión, con lo cual se mantendrá
un alto grado de confiabilidad en la información, estos registros serán
constantemente actualizados a fin de que los directivos cuenten con datos
necesarios para la toma de decisiones.
En base del saldo de los registros contables auxiliares, personas independientes
de la custodia y registro de las operaciones realizarán constataciones físicas de
los valores fiduciarios existentes; se relizará una conciliación.
Esta acción será efectuada por la unidad de auditoría interna, la misma que
actuará bajo la responsabilidad del titular financiero, dicho control se realizará
en forma trimestral.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
82
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA ANTICIPOS DE FONDOS Y CUENTAS
POR COBRAR
ANÁLISIS Y CONFIRMACIÓN DE SALDOS
Los valores pendientes de cobro serán analizados periódicamente por parte del
encargado de las cobranzas y del ejecutivo máximo del área financiera para
determinar la morosidad, las gestiones de cobro realizadas, los derechos y la
antigüedad del saldo de las cuentas.
Los problemas encontrados serán resueltos o superados dentro de un tiempo
razonable, para impedir la prescripción o incobrabilidad de los valores.
Este análisis será efectuado mensualmente, para verificar la eficiencia de la
recaudación de las cuentas vencidas.
En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, éste será investigado y
analizado para efectuar las acciones correctivas y los ajustes que amerite.
CONCILIACIÓN Y CONSTATACIÓN
Una persona independiente del registro y manejo del mayor auxiliar o general de
anticipos de fondos y cuentas por cobrar se encargará de efectuar la conciliación
entre estos registros, verificando que los saldos de los auxiliares concilien el
saldo de la cuenta del mayor general.
Se efectuarán constataciones físicas sorpresivas de los valores a cobrar por lo
menos trimestralmente, por servidores independientes de su control, registro o
manejo de efectivo, comprobando la legalidad de los documentos de respaldo.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
83
El responsable del área financiera, por lo menos una vez al año, enviará a los
deudores los estados de cuenta de sus movimientos y saldos a fin de
confirmarlos, siempre que la naturaleza de las operaciones lo justifique.
ELIMINACIÓN DE SALDOS NO RESUELTOS
Se eliminarán de los registros contables los saldos de las cuentas que no se
hayan podido identificar, localizar o se han mantenido sin solución definitiva
durante los cinco años anteriores, a menos que la ley señale otro plazo.
El Director Financiero, presentará para fines de control a la máxima autoridad de
la entidad y a la Unidad de Auditoría Interna, informes semestrales en los que
consten en forma detallada los conceptos, valores por cobrar y las gestiones
realizadas para hacerlos efectivo antes de que opere la caducidad o prescripción
de la acción legal.
Los informes serán presentados los meses de junio y diciembre de cada año, los
mismos que constituyen el principal justificativo para eliminar los saldos no
resueltos. En el asiento de eliminación correspondiente, se utilizará como
contrapartida la respectiva cuenta de Patrimonio.
No podrán ser eliminados los activos que se encuentren sujetos a un proceso
legal activo o cuyo cobro sea inexcusable.
La documentación de los asientos de eliminación, se mantendrá por el tiempo
especificado en las disposiciones legales pertinentes.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
84
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE
INVERSIONES EN EXISTENCIAS Y BIENES DE LARGA DURACIÓN
ADQUISICIÓN
Las adquisiciones deberán ser planificadas y reflejadas en el presupuespto anual,
como parte del proceso de control se establecerán mínimos y máximos de
existencias dependiendo de su nivel de rotación, de tal forma que éstas se
realicen únicamente cuando sea necesario y adquiridas en cantidades apropiadas,
bajo los criterios de austeridad, eficiencia, efectividad y economía.
La máxima autoridad y los miembros del comité de adquisiciones y
abastecimiento, serán responsables de la aprobación de las cotizaciones,
concursos de ofertas o licitaciones, para lo cual se:
o Considerarán las cotizaciones en un mínimo de tres;
o Mantendrá un registro actualizado de proveedores y cotizaciones para
asegurar un debido control, calidad y precios de los productos;
o Determinará un criterio de economía en la compra de bienes;
o Tomará en cuenta, para los materiales fungibles o de uso diario, el
tiempo de duración; y,
o Considerará para las medicinas y otro tipo de bienes perecibles, el
tiempo de caducidad.
ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
Los bienes que adquiera la entidad ingresarán físicamente a través de bodega,
cuando la naturaleza física del bien requiera su ubicación directa en el
departamento que lo solicita, debe haber la presencia del bodeguero.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
85
Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes y bodegas,
estarán adecuadamente ubicados, contarán con instalaciones seguras, y tendrán
el espacio físico necesario.
El guardalmacén o bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con
documentos, su conformidad con los bienes que ingresan (si se ajustan a los
requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por las dependencias de la
institución), así como los que salen.
Los directivos establecerán un sistema apropiado para la conservación,
seguridad, manejo y control de los bienes almacenados.
El control de la existencia de los bienes se lo efecturá a través de registros
individuales, el control y actualización de los inventario se los realizará
permanentemente por unidades de iguales características. Sólo las personas que
laboran en el almacén tendrán acceso a las instalaciones.
Los registros que lleve el bodeguero únicamente se lo realizará por unidades,
éste responsable no tendrá acceso al costo de los inventarios.
Existen bienes que, por sus características especiales, deben ser almacenados en
otras instalaciones o enviados directamente a quienes requieren su utilización,
en estos casos, el encargado de almacén efectuará la verificación directa y, la
tramitación de la documentación correspondiente.
SISTEMA DE REGISTRO
Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las
existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados
con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a
ROSA GARCÍA QUIJIJE
86
fin de que la información se encuentre siempre actualizada y de conformidad
con la normativa contable vigente.
La actualización permanente, la conciliación de saldos de los auxiliares con los
saldos de las cuentas del mayor general y la verificación física periódica,
proporcionará seguridad de su registro y control oportuno, y servirá para la toma
de decisiones adecuadas.
IDENTIFICACIÓN Y PROTECCIÓN
Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación,
organización y protección de las existencias de suministros y bienes de larga
duración.
Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente
en una parte visible, permitiendo así su fácil identificación.
El responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantendrá
registros individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados,
para que sirvan de base para el control, localización e identificación de los
mismos.
La protección de los bienes entregados para el desempeño de sus funciones, será
de responsabilidad de cada servidor.
La protección de los bienes incluye la contratación de pólizas de seguro
necesarias para protegerlos, contra diferentes riesgos que pudiera ocurrir, se
verificarán periódicamente, a fin de que las coberturas mantengan su vigencia.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
87
CUSTODIA
La máxima autoridad a través de la unidad respectiva, será responsable de
designar a los custodios de los bienes, quienes serán los responsable de su
adecuada utilización y resguardo.
USO DE LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN
En SOLCA los bienes de larga duración se utilizarán únicamente en las labores
institucionales y por ningún motivo para fines personales o particulares.
Cada servidor será responsable del uso, custodia y conservación de los bienes de
larga duración que le hayan sido entregados para el desempeño de sus funciones;
y por ningún motivo serán utilizados para fines personales o particulares. En el
caso de bienes que son empleados indistintamente por varias personas, es
responsabilidad del jefe de la unidad administrativa, definir los aspectos
relativos a su uso, custodia y verificación, de manera que estos sean manejados
correctamente, y para los fines de la institución.
CONTROL DE VEHÍCULOS OFICIALES
Los vehículos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el
personal de la entidad. Su cuidado y conservación será una preocupación
constante de la administración, siendo necesario que se establezcan los controles
que garanticen el buen uso de tales unidades.
La utilización de los vehículos oficiales por necesidades del servicio, durante o
fuera de los días y horas no laborables, requieren la autorización expresa del
nivel superior. Con el propósito de disminuir la posibilidad de que los vehículos
sean usados en actividades distintas a los fines que corresponde,
obligatoriamente contarán con la respectiva orden de movilización.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
88
Por ningún concepto la máxima autoridad emitirá salvo conductos que tengan el
carácter de indefinidos.
Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehículos oficiales tendrán la
obligación del cuidado y conservación del mismo, debiendo ser guardadas las
unidades, en los sitios destinados por las autoridades de SOLCA Manabí..
Los vehículos deberán llevar el logotipo que identifica a la institución.
CONSTATACIÓN FÍSICA DE EXISTENCIAS Y BIENES DE LARGA
DURACIÓN
Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración
por lo menos una vez al año. El personal que interviene en la toma física, será
independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los
conceptos señalados, salvo para efectos de identificación.
De esta diligencia se elaborará un acta y las diferencias que se obtengan durante
el proceso de constatación física y conciliación con la información contable,
serán investigadas, y luego se registrarán los ajustes respectivos, previa
autorización del funcionario responsable; también se identificará los bienes en
mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o remate según
corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
Cuando la entidad contrate servicios privados para llevar a cabo la toma física de
las existencias y bienes de larga duración, el informe final presentado así como
la base de datos, tendrá la conformidad del área contable en forma previa a la
cancelación de dichos servicios.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
89
La contratación de estos servicios se hará estrictamente cuando las
circunstancias así lo exijan, siempre y cuando la entidad cuente con la partida
presupuestaria correspondiente para sufragar dichos gastos.
El auditor interno participará en calidad de observador, para evaluar la adecuada
aplicación de los procedimientos establecidos.
Esta norma es también aplicable para la realización de los inventarios físicos de
almacén, se aplicarán los mismos criterios antes establecidos, no debiendo
intervenir en dicho acto el personal encargado de la custodia de los bienes.
BAJA DE BIENES POR OBSOLESCENCIA, PÉRDIDA O ROBO
La baja de bienes de larga duración se efectuará una vez cumplidas las
diligencias y procesos administrativos que señalan las disposiciones legales
vigentes, dejando evidencia clara de las justificaciones, autorizaciones y su
destino final.
Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservación,
obsolescencia, pérdida o hurto, se observarán las disposiciones del Reglamento
Interno de Utilización de Bienes de SOLCA y demás reglamentaciones.
Si la pérdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el
Juez competente como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantará el acta
de baja correspondiente y se procederá a la exclusión de los registros contables
disminuyendo del inventario respectivo.
Para baja de bienes que no estén contabilizados como activos, por no reunir las
condiciones para considerarse cómo tales, bastará que se cuente con la
autorización del nivel superior.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
90
Si la baja procediere de una pérdida o destrucción injustificada, al servidor
responsable se le aplicará la sanción administrativa que corresponda y, cuando el
caso lo amerite, se le exigirá además la restitución del bien con otro de igual
naturaleza o pagar su valor a precio de mercado.
VENTA DE BIENES
Las ventas ocasionales de bienes se realizarán de acuerdo con los
procedimientos fijados en las leyes y reglamentos sobre la materia. Los
servidores responsables de organizar la junta de remates y demás procedimientos
previos para autorizar las enajenaciones de los avalúos de ventas y adjudicar los
bienes, cumplirán sus funciones resguardando los intereses institucionales y en
concordancia con las disposiciones reglamentarias.
MANTENIMIENTO DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
La administración de la entidad velará en forma constante por el mantenimiento
preventivo de los bienes de larga duración, a fin de conservar su estado óptimo
de funcionamiento y prolongar su vida útil.
Diseñará y ejecutará programas de mantenimiento preventivo, a fin de no afectar
la gestión operativa de la entidad. Corresponde a la dirección establecer los
controles necesarios que le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales
programas, así como que se cumplan sus objetivos.
La contratación de servicios de terceros para atender necesidades de
mantenimiento, estará debidamente justificada y fundamentada por el
responsable de la dependencia que solicita el servicio.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
91
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA DEUDA
CONTRATACIÓN DE PRÉSTAMOS
La información administrativa del endeudamiento se organizará de manera tal
que satisfaga los diferentes requerimientos, para mejorar el conocimiento y
comprensión de este tipo de operaciones.
Un registro de controles de préstamos permite visualizar las obligaciones
contraídas por SOLCA en cada período fiscal, en los que se debe identificar:
monto original, plazo, vencimientos, condiciones financieras y acreedor de cada
contrato, entre otros.
Todo endeudamiento será incluido en el presupuesto y éste constituirá el monto
máximo que se contrate en el ejercicio fiscal.
En el caso de no estar aprobado el presupuesto, no podrá contratar préstamos.
Las solicitudes de contratación de la deuda o de emisión de bonos presentadas
sin tener la autorización correspondiente, serán negadas mientras no cumplan las
disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.
La contratación de los préstamos será aprobada cuando el aporte exigido cómo
contraparte local se encuentre debidamente financiado en el presupuesto.
No se aprobará la contratación de nuevos préstamos cuando teniendo otros no
han sido utilizados y se encuentran pagando comisiones, ya sea porque ha
concluido el proyecto y no han invertido todo su monto o porque el proyecto se
encuentra paralizado sin justificación alguna.
Para el control adecuado de los préstamos deberá considerarse:
ROSA GARCÍA QUIJIJE
92
- Los objetivos del endeudamiento;
- Las fases de endeudamiento;
- La organización de la información sobre endeudamiento;
- Las clases y tipo de deuda;
- Los nombres de los acreedores (gobiernos, organismos internacionales, banca
privada internacional, entre otros); y,
- La conciliación de desembolsos de préstamos y operación por servicio de la
deuda.
Un registro de la deuda privada avalada por SOLCA, será útil para la
información sobre contingencias en este aspecto.
Los tipos de obligación se clasifican en internos o externos, a corto o largo
plazo; el mantener controles sobre cada obligación, permite su comprobación
posterior y permite informar oportunamente a los responsables sobre los
vencimientos.
Contar con información organizada y actualizada permitirá conservar en forma
adecuada la memoria institucional de la gestión, en relación con el
endeudamiento de la Entidad.
CONTABILIDAD DE LA DEUDA
Se implementará un adecuado sistema de contabilidad que proporcione
información gerencial de la deuda y que permita el registro de las operaciones de
endeudamiento, asegurando la preparación de información financiera detallada,
confiable y oportuna.
Un sistema de contabilidad adecuado constituye un elemento necesario para
contar con información válida y confiable sobre la deuda pública. El proceso
ROSA GARCÍA QUIJIJE
93
contable de las operaciones de endeudamiento tendrá un diseño apropiado a las
características y necesidades de estas operaciones, que permitirá el registro
actualizado de la deuda, asegurando que la información pueda incluirse en la
base de datos financieros del sistema de contabilidad gubernamental.
El uso de sistemas computarizados para el registro y control de la deuda pública,
posibilitará el registro de la información de los préstamos relacionándolos con
los proyectos financiados por ellos, actualizar desembolsos en forma automática,
identificar atrasos en el pago del servicio de la deuda, calcular las tablas de
amortización y preparar reportes para la gerencia y auditoría. La contabilidad del
endeudamiento mediante sistemas computarizados producirá reportes sobre el
servicio de la deuda pública en: amortización, intereses, comisiones, moras,
entre otros, para ser conciliados con el presupuesto.
Complementariamente los estados financieros contendrán las notas aclaratorias y
la información financiera adicional que aclaren los conceptos relacionados con
los reportes generados.
CONCILIACIÓN DE DESEMBOLSOS DE PRÉSTAMOS Y DE
OPERACIONES POR SERVICIO DE LA DEUDA
Los desembolsos recibidos durante la fase de ejecución de los préstamos, al
igual que las operaciones del servicio de la deuda serán conciliados entre los
organismos y entidades involucradas en su procesamiento.
La conciliación de desembolsos con los acreedores, con los agentes financieros y
con el Banco Central del Ecuador permite un mejor control sobre los saldos
adeudados de los préstamos.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
94
La conciliación con las unidades ejecutoras facilita el control sobre los
desembolsos efectivamente recibidos y colocados para ejecución de gastos e
inversiones.
Se conciliará periódicamente los montos pagados por concepto del servicio de la
deuda, desagregada en los conceptos de amortización del principal, intereses,
comisiones e intereses por mora.
ELIMINACIÓN DE PASIVOS NO RESUELTOS
Se eliminarán de los registros contables, los pasivos vencidos que el ente
mantenga por más de cinco años, sin una solución definitiva.
El Director Financiero, presentará para fines de control a la máxima autoridad de
SOLCA Manabí y a la Unidad de Auditoría Interna, informes semestrales en los
que consten en forma detallada los conceptos y valores por pagar.
Los informes serán presentados los meses de junio y diciembre de cada año, los
mismos que constituyen el principal justificativo para eliminar los saldos no
resueltos. En el asiento de eliminación correspondiente, se utilizará como
contrapartida la respectiva cuenta de Patrimonio.
No serán eliminados los pasivos que se encuentren sujetos a un proceso legal
activo, o cuyo pago sea inexcusable.
La documentación que sustenten los asientos de eliminación se mantendrá por el
tiempo especificado en las disposiciones legales pertinentes.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
95
FLUJOGRAMA DE PROCESOS (PAGOS)
SECRETARIA
JEFATURA
FINANCIERA
JEFE
PRESUPUESTO
CONTADOR
GENERAL
JEFATURA
FINANCIERA
TESORERIA PRESIDENCIA
NOSI
V
INICIO
Recepción de documentos
Revisión de legalidad de documentos
RecibeDocumentos
Verifica presupuesto
Asigna Partida Presupuestaria
RecibeDocumentos
Revisa Documentos
Elaboración de registro contable
Elaboración de cheque
Control Previo
Legalización de documento
Recibe cheque
Control y legalización
Legalización
Pago de cheque
Verifica Documento
Fin
Archivo
ROSA GARCÍA QUIJIJE
96
FLUJOGRAMA DE PROCESOS (INGRESOS)
TESORERIA JEFE
PRESUPUESTO
CONTADOR
GENERAL
JEFATURA
FINANCIERA
PRESIDENCIA
NO
SI
Revisión final
INICIO
Cobro y emisión de factura
Depósito
Cuadre de caja
Verificación
Registro de ingreso Partida Presupuestaria
Cuadre de caja y papeleta de deposito
Verificación y Registro contable
Revisión y legalización Legalización
Fin
Archivo
ROSA GARCÍA QUIJIJE
97
PROCESO 1 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
RESPONSABLE Secretaría
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
Control de documentación (pagos)
Elaboración de orden de pago
Archivo de copia de documentación
PROCESO N.2 VALOR PRESUPUESTADO
RESPONSABLE Coordinadora de presupuesto
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
Verificación de la asignación presupuestaria del valor a pagar
Control de documentos
PROCESO N.3 ELABORACIÓN
RESPONSABLE CONTADORA
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
Control de documentos
Elaboración del cheque
Legalización de documento
Archivar copia de documentos
ROSA GARCÍA QUIJIJE
98
PROCESO N.4CONTROL Y VERIFICACIÓN DE PASOS PREVIOS A LA LEGALIZACIÓN
RESPONSABLE Dirección Financiera
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
Revisión, control y verificación de la legación
PROCESO N.5 LEGALIZACIÓN
RESPONSABLE Tesorería
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
Suscripción y legalización de los pagos
Archivar copias de documentos
PROCESO N.6 LEGALIZACIÓN
RESPONSABLE Presidencia
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
Suscribe (firma) y legaliza finalmente documentos
ROSA GARCÍA QUIJIJE
99
PROCESO N.7 PAGO
RESPONSABLE Tesorería
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
Realiza pagos
Verifica firmas y documentos finales
PROCESO N.8 ARCHIVO FINAL
RESPONSABLE Contadora
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
Revisión final y archivos de documentación de pago
ROSA GARCÍA QUIJIJE
100
4.7. PROCESO DE CONTROL CONTABLE
El departamento de contabilidad depende jerárquicamente de la Dirección Financiera
del Hospital y está bajo la responsabilidad del Contador General, quien es el
responsable de planificar, organizar, dirigir y supervisar las labores contables de la
Institución, teniendo a su cargo el personal de auxiliares de contabilidad, por lo que para
tener una mejor organización dentro de este departamento se creyó conveniente el
diseñar procesos, los mismo que se pone a disposición del personal que trabaja en el
área contable, para el mejoramiento de las actividades a realizarse diariamente.
4.7.1. Políticas Contables
La contabilidad se deberá llevar por partida doble, en idioma castellano, en dólares de
los Estados Unidos de América. se acogerá a las disposiciones contables presupuestarias
emitidas por el Ministerio de Economía y Finanzas, con sujeción a las Normas
Ecuatorianas de Contabilidad y a las Normas Internacionales de Información Financiera
en los aspectos no contemplados por las primeras. Para fines tributarios la contabilidad
estará supeditada a las disposiciones de la Ley de Régimen Tributario Interno y de su
reglamento. La información contable deberá ser útil, confiable y de fácil comprobación
aplicando siempre los criterios de eficacia, eficiencia y economía, calidad e impacto en
los procesos y ordenamientos para lograr la misión y visión Institucional.
4.7.2. Estructura Orgánica y Funcional del Área de Contabilidad
El área de contabilidad está integrada por el contador y los auxiliares de contabilidad y
depende jerárquicamente de la Dirección Financiera de la Institución, tal como se lo
demuestra a continuación gráficamente:
ROSA GARCÍA QUIJIJE
101
4.7.3. Del Contador:
El contador es el encargado de organizar, planificar, supervisar y dirigir la contabilidad
de la Institución, a la suscripción de balances, y declaraciones de impuestos, para lo
cual deberá mantener actualizada anualmente la licencia profesional que otorga la
Federación Nacional de Contadores, así como también la inscripción del RUC en el
Servicio de Rentas Internas. Entre sus funciones se encuentran:
Planificar, organizar y controlar labores de Contabilidad de la Institución.
Participar en la elaboración de la proforma presupuestaria anual de ingresos y
egresos para someterlos a consideración del Consejo Directivo.
Establecer las labores contable, las mismas que deberán ser presentadas al
Consejo Directivo en forma mensual o cuando sea requerido este informe.
Suscribir balances contables y Estados Financieros.
Asesorar a quien corresponda en lo relacionado en la ejecución del control
contable.
PRESIDENCIA
DIRECCIÓN FINANCIERA
CONTABILIDAD
ROSA GARCÍA QUIJIJE
102
Ser responsable que la contabilidad de la entidad se encuentre al día y hacer las
observaciones que estime conveniente para el mejor desenvolvimiento de los
asuntos contables.
Diseñar y mantener los instructivos y el Manual Especifico de Contabilidad.
Realizar el control previo y concurrente de las cuentas correspondientes a la
Institución.
4.7.4. De las/os Auxiliares de Contabilidad
Son los encargados de realizar los registros de las transacciones diarias que se generan
en la Institución con la finalidad de mantener actualizados los auxiliares contables, así
como también el archivo de la documentación de respaldo de las mismas, Además
deben preparar la información para las declaraciones de impuestos oportunamente y sus
funciones se distribuyen anualmente de acuerdo a las siguiente clasificación.
Recepción y revisión de la documentación previo al pago.
Registro de las obligaciones de la Institución (pagos, facturas de servicios).
Regularización de comprobantes que se encuentren en anticipos de servicios
básicos y compras a proveedores.
Conciliaciones Bancarias de las cuentas que mantiene la Institución en varias
entidades bancarias.
Recepción, revisión de la documentación de respaldo y archivo de los
comprobantes de ingresos, egresos y diarios.
Preparar la documentación para solicitud de devolución del IVA mensual al
Servicio de Rentas Internas.
Revisar y analizar toda la documentación mensualmente relacionada con el
Impuesto al Valores agregado y las Retenciones en Fuente, previo a la
declaración de impuestos Anexos de IVA y Retenciones en la fuente.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
103
Atender todos los requerimientos que realice el Servicio de Rentas Internas a la
Institución.
Solicitar las renovaciones cuando corresponda para la emisión de facturas y
retenciones en la fuente en el sistema financiero contable de la Institución.
Recepción, revisión de la documentación de respaldo y archivo de los
comprobantes de egreso de bancos.
Regularización de comprobantes que se encuentren en anticipos por concepto de
viáticos.
Registro de los Ingresos en las diferentes bodegas de la Institución.
Registro de los egresos por consumo y otros de las bodega.
Registro de los Ingresos por Autogestión.
Registro de las transacciones de débito y crédito de los estados de cuenta de las
cuentas que tiene la Institución en varias entidades financieras.
Regularizaciones para conciliación de cuentas contables.
Archivos de la documentación que es remitida a contabilidad (contratos, oficios
recibidos y enviados).
4.8. PRINCIPIOS GENERALES
4.8.1. Período de Gestión
El período de gestión y la situación económica financiera contable y presupuestaria de
la entidad se presentan en forma semestral, sin que ello constituya impedimento para
generar informes con la oportunidad, forma y contenido que las máximas autoridades lo
determinen.
En el espacio con cierre activado, no se puede alterar o modificar datos; las
regularizaciones por errores, omisiones u otras causas serán efectuadas en el mes
siguiente al cierre.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
104
El ejercicio fiscal coincide con el año calendario, comprendido entre el 1 de enero y el
31 de diciembre de cada año.
4.8.2. Exposición de Información
Los reportes obtenidos del sistema contable financiero utilizado incluyen toda la
información que permite una adecuada interpretación de la situación económica de la
entidad.
En la información que corresponda a procesos de agregación de movimientos contables
y presupuestarios, se observan procedimientos de consolidación que permiten expresar
la situación lo más cercano al nivel de gestión de la administración respectiva.
En notas explicativas a los reportes, se revelan todos los hechos económicos o
situaciones cuantitativas y cualitativas que puedan influir en los análisis y decisiones de
los usuarios de la información.
4.9. PROCESO DE REGISTRO
4.9.1. Medición Económica
En contabilidad se registran los recursos materiales e inmateriales, las obligaciones, el
patrimonio y sus variaciones, siempre que posean valor económico para ser expresados
en términos monetarios. Los hechos económicos son registrados en la moneada de curso
legal vigente.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
105
4.9.2. Igualdad Contable
En contabilidad se registran los hechos económicos y financieros sobre la base de la
igualdad entre el debe y el haber, es decir, el principio de partida doble.
4.9.3. Costo Histórico
Los hechos económicos son registrados al valor monetario pactado, ya sea este el de
adquisición, producción, construcción o intercambio de los recursos y obligaciones.
Los bienes recibidos en calidad de donación que no tienen valor establecido, se
valorarán y registrarán a su valor de mercado en la fecha del donativo.
4.9.4. Reconocimiento y agrupación de los Hechos Económicos
Los hechos económicos pueden presentarse como derechos monetarios, obligaciones,
otros movimientos, ajustes económicos y donaciones de bienes, para lo cual se
utilizaran diferentes tipos de transacciones, estos son: Movimiento de apertura,
financiero, ajuste, y de cierres.
Los movimientos de apertura consiste en la identificación de los saldos de las cuentas
de activo, pasivo y patrimonio al inicio de cada ejercicio, los financieros conciernen a la
identificación de los hechos económicos con impacto inmediato o futuro en las
disponibilidades monetarias, los de ajuste, corresponden a la identificación de las
transacciones de ajustes económicos, regularizaciones, actualizaciones o traspasos
originados en procesos de depreciación, consumo de existencias, u otros de igual
naturaleza y los de cierre originados en el traspaso de saldos de algunas cuentas al
termino del ejercicio fiscal.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
106
En la contabilidad existen varias cuentas que son tratadas de manera especial, las
mismas que se detallarán a continuación:
4.9.5. Existencias:
Las adquisiciones de existencias se contabilizan al precio de compra, incluyendo los
derechos de importación, fletes, seguros, impuestos no reembolsables y cualquier otro
valor necesario para que el bien esté en condiciones de consumo, trasformación o venta.
Las disminuciones de existencias se registraran al precio promedio.
4.9.6. Bienes de Larga Duración:
Para determinar los valores de contabilización de los bienes de larga duración, se tiene
en cuenta los siguientes conceptos:
Costo de adquisición, comprende el precio de compra más los gastos inherentes a las
mismas.
Valor de donación, comprende el asignado para su correspondiente registro, incluyendo
gastos realizados para ser puestos en condiciones de operación.
Valor contable, que el costo de adquisición o donación más los incrementos o
disminuciones durante la vida útil del bien.
Valor en libros, que es el valor contable menos la depreciación acumulada.
Para considerar un bien como de larga duración deben cumplir con la mayoría de los
siguientes requisitos:
1. Bienes de propiedad privativa de la Institución
ROSA GARCÍA QUIJIJE
107
2. Estar destinado a actividades administrativas y/o productivas
3. Generar beneficios económicos futuros.
4. Vida útil estimada mayor a un año
5. Costo de adquisición mayor o igual a cien dólares (US$ 100,00)
Las inversiones en bienes de larga duración se contabilizan al precio de compra,
incluyendo los derechos de importación, fletes, seguros, instalaciones, impuestos no
reembolsables, más cualquier valor directamente atribuible para poner el bien en
condiciones de operación y cumplir el objetivo para el cual fue adquirido. Los gastos de
financiamiento de las inversiones en bienes de larga duración formarán parte del costo
del bien, en la medida que sean devengados durante el período previo a su entrada en
funcionamiento. Los gastos incurridos con posterioridad al tiempo antes indicado serán
reconocidos como de gestión.
Las adiciones, mejoras y reposiciones vitales destinadas a aumentar la vida útil
estimada, la capacidad productiva o el valor de los bienes de larga duración, se registran
como erogaciones capitalizables del bien.
Las reparaciones extraordinarias que aumenten significativamente la vida útil estimada
o la capacidad productiva de los bienes de larga duración, se registran como
erogaciones capitalizables del bien.
Los gastos en reparaciones ordinarias, producto del mantenimiento y conservación de la
capacidad de uso del bien, se registran como gastos de gestión.
La venta, permuta, entrega como parte de pago, donación, exclusión de inventario u otra
forma de traspaso de dominio de los bienes de larga duración, se registran eliminando el
valor contable del bien y la depreciación acumulada. La diferencia que se produce entre
los valores antes indicados se registrará en una cuenta del patrimonio.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
108
La depreciación de los bienes de larga duración se la realiza anualmente. Y para su
contabilización se emplea el método en línea recta, manteniendo en las cuentas del
grupo de inversiones en Bienes de Larga Duración el valor contable y en cuentas
complementarias la acumulación de la depreciación respectiva.
4.9.7. Inversiones en Proyectos y Programas
Los proyectos y programas tienen una identificación, valoración, acumulación de costos
y liquidación de las inversiones en proyectos y programas. En los proyectos y
programas se incluyen todos los costos atribuibles a su ejecución, hasta la puesta en
funcionamiento, cumplimiento del objetivo o fecha de la liquidación.
Los costos incurridos con posterioridad al periodo antes indicado, son reconocidos
como gastos de gestión.
Las adquisiciones de bienes de larga duración destinados a proyectos y programas, que
no se integran al grupo hasta el final en forma total, se registran en las cuentas
correspondientes una vez que hayan cumplido con las condiciones técnicas establecidas
en los acuerdos o contratos, contablemente se procede a registrar la liquidación.
4.9.8. Contratación de Créditos
Los recursos provenientes del endeudamiento público o privado, originados en
contratos o convenios de financiamiento o en la negociación de títulos, valores, sujetos
a restitución por el ente contratante o emisor se registran como derechos monetarios y
abonando a la cuenta correspondiente de Empréstitos de deuda pública o privada
ROSA GARCÍA QUIJIJE
109
4.9.9. Pérdidas de Recursos, Disminución de Bienes.
La pérdida de documentos de inversiones financieras o bienes corporales que se
presuma fueran causadas por los servidores, terceros ajenos a la institución o resultante
de de caso fortuito o fuerza mayor, deberá trasladarse mediante asiento de ajuste,
debitando la cuenta de complemento correspondiente del Subgrupo Disminución
Patrimonial y acreditando las cuentas pendientes al bien sustraídos, hasta que las
autoridades competentes emitan el dictamen o resolución sobre la materia.
4.9.10. Estructura del Catalogo General de Cuentas:
El catálogo de cuentas de SOLCA, ha sido estructurado ordenadamente de acuerdo con
la naturaleza de los Activos, Pasivos y el Patrimonio, identificando los recursos de
propiedad de la Institución y las obligaciones directas, tomando como referencia la
codificación dadas en las Normativas de Contabilidad Gubernamental.
El catálogo de cuentas está constituida por 12 dígitos, el primer digito sirve para
identificar el grupo contable de la siguiente manera: 1 ACTIVO, 2 PASIVO Y 6
PATRIMONIO a continuación se presenta un detalle de la clasificación utilizada.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
110
4.10. INDENTIFIACIÓN DEL CATALOGO DE CUENTASDE SOLCA MANABI NUCLEO DE PORTOVIEJO
1 ACTIVO 2 PASIVO 11 OPERACIONALES 21 DEUDA FLOTANTE111 Disponibilidades 212 Depósitos y Fondos de Terceros112 Anticipos de Fondos 213 Cuentas por Pagar 113 Cuentas por Cobrar 22
12 INVERSIONES FINANCIERA 223 Empréstitos
121 Inversiones Temporales 6 PATRIMONIO 122 Inversiones Permanentes 611 Patrimonio Público 124 Deudores Financieros 618 Resultados del Ejercicio
125 Cargos Diferidos 62 INGRESOS DE GESTIÓN126 Inversiones no Recuperables 621 Impuestos
623 Tasas y Contribuciones624 Venta de Bienes y Servicios625 Rentas de Inversiones y Otros
13 INVERSIONES EN EXISTENCIAS 629 Actualizaciones y Ajustes
131 Existencias para Consumo 63 GASTO DE GESTIÓN
132 Existencias para la Venta
14 INVERSIONES EN BIENES DE L/DURACIÓN 633 Remuneraciones
141 Bienes de Administración 634 Bienes y Servicios de Consumo
15INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS 635 Transferencias entregadas
151 Inversiones en Obras en Proceso 639 Actualizaciones y Ajustes
4.11. PROCESO PARA EL REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES
4.11.1 Recepción de Documentación
Se reciben facturas y notas de crédito u otros documentos que generen retenciones de
impuestos solo hasta el 22 de cada mes, se exceptuarán las facturas por adquisición de
medicinas de carácter urgente y por reposición de adquisición de combustibles por los
señores choferes de la Institución en comisiones de servicios después de la fecha
señalada. Toda documentación es recibida por la secretaria de la Dirección Financiera
donde se elabora la respectiva orden de pago, luego dicha documentación es enviada a
ROSA GARCÍA QUIJIJE
111
presupuesto donde efectuarán la afectación presupuestaria correspondiente, hecho que
solo se puede excluir sí la transacción ha realizarse se trata de pagos considerados
anticipos.
4.11.2 Documentos habilitantes para realizar una transacción de egreso de bancos
Solicitud a bodega, oficio de requerimiento del servicios, solicitud de reposición
de fondos
Solicitud de compra
Cotizaciones o Proformas (3)
Certificación de disponibilidad Presupuestaria
Orden de Compra, orden de trabajo, contratos
Ingreso a bodega
Conformidad del servicio prestado
Informe de labores
Roles de pagos
Certificación de asistencia
Copia del Registro Único del Contribuyente
Facturas
Avisos de pagos
Acciones de personal
Solicitudes de viáticos.
Orden de Pago
4.11.3. Documentos habilitantes para realizar una transacción de ingresos de
bancos:
Reporte diario de los ingresos por recaudaciones por autogestión, u oficios en
los que se indiquen el ingreso por cobros de servicios prestados a pacientes que
ROSA GARCÍA QUIJIJE
112
han obtenido créditos, por adquisiciones de bases, calificación de proveedores,
áreas de salud, cobro de anticipos de sueldos.
Papeleta de depósito
4.11.4. Documentos habilitantes para realizar una transacciones de Diario.
Copia de factura con ingreso a bodega.
Estados de cuenta bancarios (Ingresos por las Operaciones de Crédito, debitos,
intereses y otros depósitos no entregados en la tesorería de la Institución)
Formularios de declaraciones de Impuestos
Documentos que requieran de regularizaciones por ajustes
Reportes de egresos e ingresos de farmacia y bodega.
Orden de transferencias entre cuentas bancarias.
Una vez reconocido el tipo de comprobante a utilizar y la verificación de la
documentación sustentatoria, se revisa en el listado de proveedores el nombre del
beneficiario, de no constar como proveedor, este es ingresado en el respectivo sistema,
teniendo en cuenta que como requisito básico tendrá que poseer copia de la cédula de
identidad o el respectivo RUC.
4.11.5. Registro de Transacciones:
Una vez ingresada toda la documentación en contabilidad se procede al registro de la
transacción, para lo cual se ingresa al modulo de cartera donde dependiendo de la
transacción ha realizar se procede lo que corresponda.
Cuando se trate de obligaciones se ingresan en transacciones, luego en cuentas por
pagar, depósitos a terceros o devoluciones de valores recibidos.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
113
Si son derechos de la Institución se ingresan a transacciones, luego en cuentas por
cobrar, anticipos de fondo o devolución de pagos efectuados.
En cualquiera de los dos casos anteriormente descritos se llena toda la información
requerida, teniendo en cuenta si se recibirá o desembolsará efectivo, para registrar un
visado en el casillero de aplicación directa, de solo ser registrado el hecho dicho
casillero deberá quedar en blanco de tal manera que en el modulo de contabilidad no se
afecte ninguna cuenta de disponibilidades al generar el comprobante que sea necesario.
Cuando se registra únicamente la transacción sin afectación de las cuentas de
disponibilidades (cajas o bancos), en el momento de recibir o realizar el pago se debe
ingresar en el modulo de cartera en la opción, transacciones, luego escoger cobros o
pagos según el caso, para luego poder generar el comprobante respectivos.
Cuando se efectúen ingresos o egresos de las bodegas de la Institución estos serán
registrados automáticamente en el modulo de cartera al realizar la interfase entre el
modulo de inventario y contabilidad.
Si por cualquier motivo justificado se anula una de las transacciones realizadas en el
modulo de cartera, escogerá la opción transacciones, luego anulaciones donde elige la
transacción a anular para lo cual una vez elegida, el sistema le pedirá un número de
comprobante que debe ser digitado antes de grabar la transacción.
Una vez efectuado lo anteriormente expuesto, para el registro de las transacciones
contables en la Institución se cuenta con tres tipos de comprobantes, que previo a la
realización se debe verificar todos los documentos de soporte con el fin de reconocer el
tipo de comprobante a utilizar teniendo en cuenta los siguientes aspectos.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
114
4.11.6. Tipos de Comprobantes:
Existen tres clases de comprobantes: egreso, ingreso y diario, dentro de los cuales los de
ingreso y egreso son numerados secuencialmente por el sistema, mientras que los de
diario por efectos de ajustes y regularizaciones la numeración es ingresada por el
usuario, debiéndoselos identificar de acuerdo al mes de elaboración tal como se lo
detalla a continuación: 1000 Enero, 2000 Febrero, 3000 Marzo, 4000 Abril, 5000 Mayo,
6000 Junio, 7000 Julio, 8000 Agosto, 9000 Septiembre, 10000 Octubre, 11000
Noviembre y 12000 Diciembre.
4.11.6.1. Comprobantes de Egreso:
En los comprobantes de Egreso, se registran todas las transacciones que por su
naturaleza signifiquen desembolsos de efectivo mediante cheques o
transferencias a cuentas de terceros, por obligaciones contraídas que cuenten
con su respectiva autorización y documentación de sustento.
4.11.6.2. Comprobantes de Ingreso:
En los comprobantes de Ingreso, se registran todos los derechos adquiridos
sobre terceros; como pueden ser cobros por servicios que presta la Institución,
cobros de anticipos a empleados, entre otros y que entre los documentos
habilitantes exista la documentación pertinente como por ejemplo la respectiva
papeleta de depósito.
4.11.6.3. Comprobantes de Diario:
Los comprobantes de Diario son utilizados para el registro de ajustes,
reclasificaciones, contabilización de los movimientos diarios de bodega,
ROSA GARCÍA QUIJIJE
115
registro de facturas pendientes de pago, notas de debito y crédito realizadas
por los Bancos y verificadas en estados de cuenta.
4.11.6.4. Legalización de Transacciones:
La legitimación de las transacciones debe ser realizada de acuerdo a su naturaleza esto
es, si se trata de un documento de ingresos o egresos, donde se realizan movimientos de
efectivo deben ser legalizados por el Contador, Director Financiero, Tesorero y
Presidente de la Institución. Si se trata de comprobantes en los cuales no hay
movimiento de efectivos y solo se realizan regularizaciones internas por mal
aplicaciones de cuentas, cierres de estados financieros, contabilización de facturas,
ingresos al stock, consumo de materiales, el costo de la venta de medicina,
transferencias entre bodegas, solo son avalizados por el Contador y Director Financiero.
4.12. CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN
4.12.1. Archivo de Comprobantes
Previo al archivo de los comprobantes estos son clasificados en comprobantes de
egreso, ingreso y diario, para proceder a su respectivo archivo,
Los comprobantes son remitidos a contabilidad por el área de tesorería a excepción de
aquellos que solo son legalizados por el Contador y Director Financiero, la encargada de
remitir estos comprobantes a contabilidad será la secretaria de la Dirección Financiera.
El archivo de todo tipo de comprobante debe ser en fólder, ordenados por mes e
indicando desde y hasta que número que se encuentran comprobantes en cada fólder.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
116
Previo al archivo de los comprobantes se sacarán copias del comprobante, factura y
retención para realizar la respectiva declaración al Servicio de Rentas Internas y poder
pedir la devolución del IVA.
Los documentos, formularios y registros de Contabilidad se los mantendrá y conservará
debidamente ordenados, foliados y numerados de modo que permitan su clara e
inmediata ubicación e identificación, durante al menos 10 años. Los Documentos
relativos a cada transacción, serán archivados juntos, o debidamente referenciados.
Los archivos de la documentación contable son de propiedad de la Institución y no son
removidos de las oficinas correspondientes, sino de acuerdo a disposiciones legales o en
base a órdenes legítimas de la autoridad competente.
4.12.2. Declaración de Impuestos al Servicio de Rentas Internas.
Las declaraciones al Servicio de Rentas Internas de acuerdo al noveno digito del RUC
de la Institución, se presentan como fecha máxima el 28 del mes siguiente. Dicha
información se consolida con los documentos de soportes, y el modulo de anexos
financieros con el que cuenta el sistema contable financiero, es decir, se verifican los
comprobantes, facturas, retenciones y auxiliares contables.
El Servicio de Rentas Internas, deberá devolver el IVA pagado contra la presentación
formal de la declaración del representante legal que deberá acompañar la copia de las
facturas en las que se desglose el IVA.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
117
4.12.3. Informes Financieros
La preparación de estados financieros se realiza semestralmente o cuando es requerida
por las máximas autoridades de la Institución. Es de obligatoriedad la preparación de
los siguientes estados financieros con sus respectivos anexos.
Estado de Situación Financiera
Estado de Resultados
Estado de Flujo del Efectivo
Estado de Ejecución Presupuestaria
Las notas a los estados financieros son un requisito indispensable en la presentación de
los estados, ya que revelan los hechos o situaciones cuantitativas y cualitativas que
puedan influir en los análisis o decisiones de los usuarios de la información.
PROCESO PARA EL REGISTRO CONTABLE
Para los propósitos del Control Interno Contable, este proceso se define como un
conjunto de actividades que comprende desde el momento en que se genera el hecho
financiero- económico, hasta que se obtiene, analiza, interpreta y comunica la
información de carácter contable.
La identificación de las diferentes actividades del proceso contable, así como los riesgos
y controles asociados a cada uno de ellos, constituye una acción administrativa de
primer orden para efectos de garantizar la sostenibilidad de los sistemas de contabilidad.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
118
4.13.01 ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE
En la determinación estructural de los procesos financieros y contables de debe tener en
cuenta las actividades propias de la gestión financiera y contable y el orden lógico y
secuencial de éstas, así:
Identificación: Actividad en el que se determina la ocurrencia de hechos y
transacciones que afectan la estructura financiera, económica y social y por lo tanto
debe ser objeto de contabilización. Con esta actividades busca evaluar que la totalidad
de los hechos sean de conocimiento del área contable para su clasificación y registro
oportuno.
Clasificación: Acción en la que de acuerdo con las características de la operación, se
determina la ubicación en el Catálogo General de Cuentas , de acuerdo a la naturaleza.
En esta diligencia se debe evaluar que el hecho financiero económico o social a registrar
cumpla con los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica.
Registros y Ajustes: Actividad en la que se elaboran los Comprobantes de
Contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos. Corresponde también
la verificación de la información producida durante los hechos precedentes del proceso
contable, para verificar su consistencia y confiabilidad previo a la revelación en los
estados contables para determinar así las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificación.
Elaboración y Presentación de los Estados Contables y demás Informes: Es el
resultado del proceso contable, expresado en el diseño y entrega oportuna de los Estados
e Informes Contables, los cuales deben contener las discriminaciones básicas y
adicionales que sean necesarias para una adecuada interpretación cuantitativa y
cualitativa de los hechos realizados. Así mismo, deben permitir a los usuarios construir
indicadores de seguimiento y evaluación, de acuerdo con sus necesidades e informes
sobre el grado de avance de planes, programas y proyectos del ente.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
119
Diferentes Áreas del Hospital Oncológico, Centros OncológicosTipo B, Exterior.
Recepción de documentos.
Factura, Ordenes de Pago.
Anticipos
Realizar afectación
Presupuestaria.
Recepción de documentos..
Revisión documentos.soporte.
Solicitud a Bodega, Solicitud de Compra, Proformas,
Registro transacciones en Sistema de Contabilidad.
Registro de Ingresos de
Bodega.
Revisión y aprobación de registro de transacciones.
Registro de Pagos con Anticipos.
Módulo de Cartera, Cobros, Comprobante de Egreso.
Registro de Ajustes.
Módulo de Cartera, Cuentas por Pagar, Cobro de Anticipos de Viáticos, Proveedores, Comprobantes de Diario.
Elaboración de cheque.
Cheque
Firmas Autorizadas:Director(a)Financiero(a),
Registro de Ingresos por Recaudacio
Interfase entre el Módulo de Facturación y Contabilidad, Módulo de Cartera, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Comprobante de Diario,
Registro de pagos.
Módulo de Cartera, Cuentas Por Pagar, Pagos, Comprobante de Egreso.
Recepción de documentos.
Registro de Ingresos por Recaudaciones.
Interfase entre el Módulo de Inventario y Contabilidad, Módulo de Cartera, Cuentas por Pagar, Comprobantes de Diario, Retenciones de Ley.
Facturas de Medicina, Combustible, Servicios, Oficios,
Elaboración Orden de Pago.
Orden de Pago.
Se determina en esta actividad su estructura, clasificación de partidas según su
disponibilidad, exigibilidad, etc. de acuerdo con las Normas Técnicas de Contabilidad y
las políticas de información financiera y contable establecidas. Deben verificarse los
saldos de los libros frente a los Estados Contables e informes producidos. Igualmente
para una mejor comprensión de la información, deben determinarse las situaciones que
ameritan explicarlas a través de las notas de los Estados Financieros
MAPA DE PROCESOS CONTABLES
SecretariaDirección Financiera Presupuesto Contabilidad
ROSA GARCÍA QUIJIJE
120
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
SOLCA es una entidad autónoma que tiene su propia reglamentación, y se dirige por un
grupo de personas que carecen de conocimiento en técnicas de administración, no
obstante ellos han tratado de aplicar metodologías de otras instituciones de salud,
diferentes a los fines para la que fue creada la Institución.
Los procesos internos han sido aplicados de acuerdo a las necesidades presentadas, sin
una técnica de evaluación y monitoreo.
El control interno es una función administrativa y contable, es la fase del proceso que
mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este
modo, el control es un proceso esencialmente regulador.
La aplicación de un adecuado control interno en SOLCA ayudaría a atender dos
finalidades principales: corregir fallas o errores existentes y prevenir nuevas fallas o
errores de los procesos. Actualmente el el control prelimiar y concurrente es débil y el
control posterior ejecutada por el Organismo de Control que es la Contraloría General
del Estado se lo aplica en algunos rubros no en todos, por lo que los examenes no
aportan a un cambio sustancial.
Actualmente la Dirección preocupada por los desfaces en los procesos Internos y la falta
de control está empeñada en el cambio organizacional y en una reestructuración de
procesos que garanticen la correcta utilización de recursos económicos, humanos y
materiales.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
121
Es necesario la aplicación de procesos de Control Interno Contable que regule las
actividades contables diariamente, apoyada siempre en lo que establecen las Leyes y
reglamentos del País.
Esta conclusión es específica porque dentro del departamento al cual es aplicada esta
tesis, se constató la debilidad en cuanto al control interno, la importancia de la
aplicación de los procesos garantizaría las actividades del departamento Contable.
Podríamos concluir que es necesario el diseño y aplicación de procedimientos de control
interno contable en la Sociedad de Lucha Contra el Cáncer SOLCA – Manabí Núcleo de
Portoviejo, con la finalidad que los reportes financieros presenten razonablemente la
situación financiera y económica de la institución y permita una adecuada toma de
decisiones.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
122
RECOMENDACIONES
Es necesario que los Directivos de SOLCA, apoyen las propuestas presentadas, ya que
con estos se estaría implementando una serie de controles que garantizan el buen
funcionamiento de la Entidad.
La sociabilización de un cambio organizacional conllevará a mejoras inmediatas en toda
la Institución, todo esto de la mano con la capacitación del personal, el mismo que debe
estar en constante evolución de acuerdo a los cambios presentados en cuanto a la
aplicación del nuevo sistema de control interno.
Como una recomendación al Departamento de contabilidad se describe:
La verificación de existencias y cumplimiento de políticas y planes sobre
necesidades de información presupuestaria contable y financiera.
Determinar planes de trabajo y procedimientos específicos que permitan la
eficiencia de los flujos de información desde los procesos proveedores hacia el
proceso de contabilidad en forma oportuna.
Establecimiento de las conciliaciones de saldos del disponible e inversiones, entre
las áreas de presupuesto, contabilidad y tesorería, y examinar los tiempos de
respuesta y oportunidad en la entrega de la información.
Ejercer medidas para la salvaguarda de los activos fijos; realizando periódicamente
tomas físicas y conciliación de saldos con la contabilidad.
Existencia de medidas de protección para la guarda y custodia de los activos,
valores, titulos valores, cheques girados, chequeras, cheques anulados, tarjetas
ROSA GARCÍA QUIJIJE
123
magnéticas, sellos protectores, claves de cajas fuertes, y demás bienes asociados al
manejo del disponible.
Así mismo se hace necesaria la implantación de políticas de control interno para
ayudar a verificar oportunamente la situación de cada uno de los bienes.
La Institución debe hacer un análisis a las Cuentas del Pasivo y de acuerdo a las
Normas Técnicas de Contabilidad eliminar de los registros contables los pasivos
vencidos que el ente mantenga en condición de tales por más de cinco años sin
solución definitiva. De este hecho serán informados el contador, el responsable del
área financiera; la unidad de auditoria interna, y, la máxima autoridad de la entidad,
quienes podrán objetar fundamentadamente tal contabilización.
No serán eliminados los pasivos que se encuentren sujetos a un proceso legal activo
o cuyo pago sea inexcusable.
La documentación que respalde estas eliminaciones se conservará por el tiempo
especificado en el artículo 224 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y
Control.
Es necesario que como política interna mantengan la descentralización
estableciendo autorizadores de gastos quienes estén directamente relacionados con
la operatividad financiera de la institución.
Es conveniente que el Consejo Directivo busque asesoramiento que garantice la
realidad de los Estados Financieros.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
124
BIBLIOGRAFÍA
1. CATÁCORA, F. (1996). SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES.
Primera Edición. Editorial McGraw/Hill. Venezuela.
2. COOPERS & LYBRAND E INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS DE
ESPAÑA
3. Ediciones Díaz de Santos, S.A., Madrid, 1997.
4. FEDERACIÓN COLEGIO DE CONTADORES PÚBLICOS DE
VENEZUELA. (1994). PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
GENERALMENTE ACEPTADOS. Venezuela.
5. HOLMES, A. (1994). AUDITORIAS PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS.
Editorial Limusa. México.
6. HORNGREN, Charles; INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD FINANCIERA; Séptima Edición; Prentice Hall; México; 2000
7. LEFCOVICH, MAURICIO L. Matriz de Control Interno Gestiopolis.com Noviembre/2003
8. LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
9. LEY ORGÁNICA ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE CONTROL
10. LOS NUEVOS CONCEPTOS DEL CONTROL INTERNO (INFORME
COSO),
11. MAKRON BOOKS: ADMINISTRACIÓN PROCESO ADMINISTRATIVO; Tercera Edición Colombia: Do Brasil Editora, LTDA.
ROSA GARCÍA QUIJIJE
125
12. MEIGS, W. LARSEN, J. (1994). PRINCIPIOS DE AUDITORÍA. Segunda
Edición. México. Editorial Diana.
13. POCH, RAMÓN MANUAL DE CONTROL INTERNO Gestión 2000 – 1997
14. PUNGITORE, JOSÉ LUIS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y CONTROL INTERNO Club de Estudio - 1994
15. RUSENAS, RUBÉN OSCAR MANUAL DE CONTROL INTERNO Editorial Cangallo – 1978
16. SORIANO GUZMÁN GENARO: LA AUDITORÍA INTERNA EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO; Editoral CENAPEC – 1992
17. SUÁREZ SUÁREZ, ANDRÉS LA MODERNA AUDITORÍA McGraw Hill –
1991
18. WARREN-REEVE-FESS THOMPSON CONTABILIDAD FINANCIERA: Novena edición 2005