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i
UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
La Universidad Católica de Loja
MAESTRÍA EN AUDITORIA INTEGRAL
“Manual específico de auditoria para la Policía Nacional”
Tesis de Grado
Autor:
Estrella Rosero, Freddy Marcial
Director:
Dueñas López, Nélson Blasco, Dr. MBA
Centro Universitario: Quito
2012
ii
Certificación
Doctor MBA
NELSON BLASCO DUEÑAS
LÓPEZ
CERTIFICA:
Que el presente trabajo denominado “Manual específico de Auditoria para la
Policía Nacional” realizado por el profesional en formación FREDDY ESTRELLA
ROSERO cumple con los requisitos establecidos en las normas generales para la
Graduación en la Universidad Técnica Particular de Loja; tanto en el aspecto de
forma como de contenido, por lo que me permito autorizar su presentación
para los fines pertinentes
Quito, 14 de octubre de 2012.
f) …………………………
iii
CESIÓN DE DERECHOS
Yo Freddy Estrella Rosero, declaro ser autor de la presente tesis y eximo
expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus representantes
legales reclamos o acciones legales.
Adicionalmente declaro conocer y aceptar la disposición del artículo 67 del Estatuto
Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte pertinente
textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad
intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que se
realicen a través o con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de la
Universidad”.
----------------------------------
AUTOR DE LA TESIS
C.I: 170676300-8
iv
DEDICATORIA
En el largo camino de la vida, siempre tendremos que enfrentar muchos
obstáculos, mismos que previo su análisis, nos ayudarán a alcanzar el éxito
deseado, que será compartido con mis seres queridos.
Freddy Estrella Rosero
v
AGRADECIMIENTO
A Dios, a la Patria y a mi familia por haberme permitido desarrollar los
conocimientos adquiridos y a tan noble Institución como es la Policía Nacional
representada por el Lic. Marco Aniceto, quien me brindó las facilidades para
culminar la presente investigación, así como a mi distinguido Director de Tesis Dr.
Nelson Dueñas, por su valioso aporte y sugerencias; y, a mis amigas, amigos,
compañeras y compañeros.
……………………………………….
Freddy Estrella Rosero
C.I.: 170676300-8
vi
Índice de contenidos
INDICE DE CONTENIDOS
Carátula I
Certificación del director Ii
Cesión de los derechos Iii
Dedicatoria Iv
Agradecimientos V
Índice de contenidos Vi
Resumen Xi
CAPÍTULO I
DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD 1
1.1 Antecedentes 1
1.2 Siglas Utilizadas 6
1.3 Base Legal 8
1.4 Objetivos Institucionales 14
1.5 Estructura Orgánica 25
1.6 Misión y Visión de la Policía Nacional 28
1.7 Objetivos Estratégicos 28
1.8 Disposiciones Legales Conexas 31
CAPÍTULO II
UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA 33
vii
2.1 Estructura Orgánica y funcional de la
Unidad de Auditoría Interna
33
2.2 Descripción de funciones de principales
cargos de auditoría
34
2.3 Definición y alcance de la UAI 37
2.4 Ámbito de la UAI 40
2.5 Objetivos de la UAI 45
2.6 Resumen del Código de Ética 45
2.7 Normativa legal y técnica 51
CAPÍTULO III
PLANIFICACIÓN ANUAL DE LA UAI 63
3.1 Políticas emitidas por Organismos de
Control
63
3.2 El Plan Anual de Auditoría Interna 65
3.3 El proceso de Planificación Anual de
Auditoría
67
3.4 Aprobación del Plan 70
3.5 Control y Evaluación del Plan Anual 72
CAPÍTULO IV
PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA 72
4.1 Orden de Trabajo 72
viii
4.2 Notificación de inicio de la actividad de
control
73
4.3 Archivo permanente 74
4.4 Planificación preliminar 75
4.5 Planificación específica 75
4.6 Evaluación del Control Interno 76
CAPÍTULO V
CONTROL INTERNO 92
5.1 Marco Conceptual 92
5.2 Tiempos del Control Interno 93
CAPÍTULO VI
EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA 106
6.1 Pruebas de Auditoría 106
6.2 Hallazgos de la Auditoría 107
6.3 Puntos de vista de los auditados 109
6.4 Evidencia de la Auditoría 109
6.5 Papeles de Trabajo 110
6.6 Verificación de eventos subsecuentes en
la Auditoría gubernamental
111
6.7 Comunicación en el Transcurso de la
Auditoría
112
ix
CAPÍTULO VII
SUPERVISIÓN 113
7.1 Importancia 113
7.2 Niveles de Supervisión 115
7.3 Principios de Supervisión 115
7.4 Supervisión y Control de Calidad en las
fases de la Auditoría
119
7.5 Manejo de los formularios de evaluación 122
7.6 Manejo del Archivo Técnico 122
7.7 Coordinación con la Dirección de
Coordinación de Auditoría Internas de la
Contraloría
125
CAPÍTULO VIII
EL INFORME DE AUDITORÍA 128
8.1 El Informe de Auditoría 128
8.2 Clases de Informes 128
8.3 Estructura de los Informes 131
8.4 Comunicación de Resultados al Término
de la Auditoría
134
8.5 Trámite y aprobación de los informes 138
8.6 Pasos o sugerencias para la redacción de
informes
138
x
CAPÍTULO IX
SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES 141
9.1 Objetivos 141
9.2 Seguimiento de Recomendaciones 142
9.3 Cronograma de Ejecución 143
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 145
HIPÓTESIS 148
CONCLUSIONES 149
RECOMENDACIONES 150
BIBLIOGRAFÍA 152
ANEXOS 158
xi
RESUMEN
La Auditoria Interna depende de la gerencia o máxima autoridad, constituye una de las
más importantes herramientas de gestión de la Dirección de toda empresa o
institución, su campo de trabajo abarca la totalidad de sus unidades. Para evaluar
procesos, funciones, decisiones, operaciones y transacciones es importante y
necesario que el auditor se apoye en un manual que constituya la guía y herramienta
para lograr una administración eficiente y eficaz; en las cuales se encuentran
documentadas actividades, procesos, políticas, estándares que desarrolla la
institución, buscando normar su operación, permitiendo formarse un criterio sobre el
funcionamiento de la entidad y emitir una opinión clara y sustentada que permita tomar
los correctivos necesarios para mejorar o cambiar ciertos procesos o para la toma de
decisiones.
La Auditoria Interna es la actividad de evaluar en forma independiente, dentro de una
organización las operaciones contables, financieras y administrativas y de cualquier
otra naturaleza, como base para presentar un servicio constructivo y de protección a la
administración. El manual de auditoría constituye un instrumento para mejorar el
desempeño y calidad del trabajo de los auditores.
12
CAPÍTULO I DESCRIPCIÓN DE LA POLICÍA NACIONAL
1.1. ANTECEDENTES
Ejecución de la Auditoría
Plan de Auditoria.- La Auditoria Interna debe preparar un Plan de Trabajo que contemple
las Auditorías o Estudios Especiales por ejecutarse en un periodo determinado, con la
finalidad de lograr una mejor utilización de los recursos humanos y materiales que
dispone la unidad.
Estudio y evaluación del Sistema de Control interno.- Es el establecido en la entidad u
organismo, debe ser estudiado y evaluado al iniciar cualquier auditoría o estudio especial
en función del objetivo de esa auditoría, para comprobar el cumplimiento, la validez y la
suficiencia del sistema de control existente en la entidad, organismo o unidad
administrativa examinada y determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de las
pruebas.
Programa.- Es una compilación racional, metódica y pormenorizada de prácticas
comunes de Auditorías y de evaluación del sistema de Control Interno, basadas en
normas técnicas y en procedimientos aceptados en la contaduría pública y aplicables
total o parcialmente a todas las unidades administrativas de la institución u organismo.
Los procedimientos de auditoría, constituyen los actos conclusivos y coordinados que se
realizan en el curso del trabajo; la finalidad es ser el medio o instrumento para obtener
evidencia.
13
En la evidencia se obtendrá material de prueba suficiente y adecuado, por medio de la
inspección, observación, investigación, indagación y confirmación, que permitan sustentar
los informes que se suscriban.
Los papeles de trabajo son el conjunto de cédulas y documentos, en los cuales el auditor
registra todos los datos e información útil e importante, así como los resultados de las
pruebas realizadas.
Se deberá ejercer supervisión de las labores, con el propósito de guiarlos en la ejecución
del trabajo.
La comunicación de resultados se realizará al organismo administrativo de más alto nivel,
por escrito durante el desarrollo de la Auditoría, mediante memorandos, oficios o informes
parciales, o al finalizar la misma, por medio del Informe Final.
El Informe deberá contener comentarios, conclusiones, recomendaciones y los
respectivos anexos.
PRESENTACIÓN Y ENFOQUE DEL MANUAL ESPECÍFICO DE AUDITORÍA INTERNA DE LA POLICÍA NACIONAL
Las Unidades de Auditoría Interna, pertenecientes a las instituciones del Estado,
como integrantes del sistema de control interno, serán objeto de evaluación por
parte de la Contraloría General del Estado. Su dependencia técnica consistirá
principalmente en la aprobación de los informes y manuales específicos de
Auditoría Interna,...". Por lo tanto, se presenta este documento que sistematiza la
planificación, ejecución y comunicación de los resultados de los exámenes de auditoría,
14
basados en la normativa legal y reglamentaria emitida por la Contraloría General del
Estado para el ejercicio de la auditoria gubernamental.
La ejecución de labores de control por varios años, así como normas, procedimientos y
manuales de auditoría y, otros específicos de auditoría interna; son el fundamento para
que este documento constituya la principal fuente de apoyo del trabajo que debe cumplir
el personal de Auditoría Interna de la P.N.: Para el efecto, de manera especial se
consideró la siguiente normativa:
• Constitución de la República del Ecuador, emitida por la Asamblea Constituyente y,
aprobada por Referendo de 28 de septiembre de 2008, publicada en Registro Oficial
No. 449 de 20 de octubre de 2008.
• Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Ley 2002-73, publicada en el
Suplemento del Registro Oficial No. 595 de 12 de junio de 2002.
• Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Decreto
Ejecutivo No. 584, publicado en el Registro Oficial No. 119 de 7 de julio de 2003.
• Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades, Acuerdo 026-CG, publicado en el
Registro Oficial Nro. 386 de 27 de octubre de 2006.
• Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental Aplicables y Obligatorias en las
Entidades y Organismos del Sector Público Sometidas al Control de la Contraloría
General del Estado, Acuerdo No. 19-CG, publicado en el Registro Oficial Suplemento
No. 6 del 10 de octubre de 2002.
• Manual de Auditoría Financiera Gubernamental, Acuerdo No. 016-CG, publicado en
el Registro Oficial No. 407 de 7 de septiembre de 2001.
• Manual de Auditoría de Gestión para la Contraloría General del Estado y Entidades y
Organismos del Sector Publico; Acuerdo No. 31-CG, publicado en el Registro Oficial
No. 469 de 7 de diciembre de 2001.
• Manual General del Auditoría Gubernamental, Acuerdo No.012-CG de 6 de junio de
2003, publicado en el Registro Oficial No. 107 de 19 de junio de 2003. En
15
concordancia con lo dispuesto en el Art. 13 del Reglamento para la elaboración y
presentación de informes de examen especial y memorando de antecedentes,
• Reglamento para la elaboración y trámite de auditoría. examen especial e informes
con indicios de responsabilidad penal, realizados por las unidades administrativas de
control dela Contraloría General del Estado, las unidades de auditoría interna y las
unidades de auditoría externa, Publicadas en R.O. No. 474 de 21 de junio de 2011
Acuerdo 013 CG – 2011...
• Reglamento para el Trámite General de Emisión y Distribución de Informes de
Auditoria Externa e Interna sin Responsabilidades, e Informes con Indicios de
Responsabilidad Penal, Responsabilidad Administrativa y Responsabilidad Civil
Culposa. Acuerdo No. 18-CG de 21 de julio de 2003, publicado en el Registro Oficial
No. 142 de 7 de agosto de 2003.
• Normas que regulan el otorgamiento de copias de borradores de informes de
Auditoría Externa y de Auditoría Interna, Acuerdo No. 021-CG de 30 de septiembre
de 2008, publicado en el Registro Oficial No. 451 de 22 de octubre de 2008.
La Auditoría gubernamental es la herramienta con atributos para sistematización es
utilizada de manera general en el Sector Público para cumplir con las funciones definidas
en la Constitución de la República de Ecuador, de octubre del 2008, para la aplicación del
Sistema de Control Administrativo (SCA) cuyo, órgano rector es la Contraloría General
del Estado, Art. 212,.
El Sistema de Control Administrativo establece como atribuciones de la CGE el control
interno, la auditoría interna y la auditoría externa, además la normativa del sistema, la
determinación de indicios de responsabilidad y la asesoría en casos que sea solicitada.
La CGE ha emitido las normas relacionadas con la auditoría externa que se viene
utilizando en las Unidades de Auditoría Interna (UAI’s) de las entidades públicas para el
ejercicio de la función de Auditoría Interna. La resolución de la CGE No. 029 - CG de 9 de
septiembre del 2009, establece el esquema del contenido para el Manual de Auditoría
Interna (MAI) requerido a todas las instituciones del Estado donde se haya establecido
esta función.
16
La Policía Nacional (P.N) dispone de la Unidad de Auditoría Interna (UAI) organizada y
en funcionamiento desde el año de 1985 de acuerdo a las disposiciones dictadas por la
Contraloría General del Estado
Las políticas de auditoría gubernamental emitidas por la CGE establecen el enfoque
principal de las acciones que la UAI del sector, conforme el Plan Anual de Auditoría que
estará dirigido al control del proceso presupuestario, la evaluación del control interno
institucional, la información financiera y de gestión generada, así como la legalidad de las
operaciones realizadas e incorporadas en los informes presentados en el proceso de
rendición de cuentas de la administración dirigida a la sociedad y a los organismos de
control interno y externo.
Informes y Evaluación (Retroalimentación)
La actividad dirigida a la rendición de cuentas a todos los niveles mediante informes
preliminares y finales ya que un administrador eficiente mantiene informado a los
superiores y a los subalternos, de los avances de su gestión, mediante una
comunicación franca y sincera.
Los informes sirven para detectar y resolver oportunamente los problemas y para que el
administrador reasigne los recursos y reoriente los esfuerzos del personal, aplique el
seguimiento a las labores y resuelva cuándo evaluar de nuevo las actividades en la
perspectiva de posibles modificaciones de los objetivos y las metas institucionales.
La evaluación es un proceso constante de la gestión que continúa incluso cuando ha
concluido un proceso de gestión. La evaluación ayuda a identificar técnicas o enfoques
más eficaces para la ejecución.
RENDICIÓN DE CUENTAS GUBERNAMENTAL
Implica que los funcionarios a cargo de programas y unidades de la P.N., son
responsables de obtener sus productos y/o prestar los servicios de forma eficaz y el
17
manejo de los recursos disponibles de manera económica y eficiente, e informar al nivel
superior sobre su gestión.
La rendición de cuentas en el sector gubernamental supone que existe un juicio público
(opinión pública) sobre las actividades de un programa o entidad pública y que los
funcionarios y entidades están obligados a rendir cuenta plena e informar sobre la
administración de los fondos que les asignaron para la consecución de los objetivos y
metas derivados de la misión institucional.
La auditoría de gestión, en ese sentido, surge como un importante mecanismo para que
los ciudadanos y los principales usuarios del servicio de auditoría gubernamental
obtengan un punto de vista objetivo e independiente sobre el manejo de la gestión
institucional.
ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL
En cumplimiento al Art.6 del Acuerdo 022 –CG de 23 de octubre de 2008, del Reglamento
Sustitutivo sobre la Organización, Funcionamiento y Dependencia Técnica de las UAI´s de
las entidades que coordina la CGE, publicado en el RO 461, de 6 de noviembre del 2008.
El MEAI - P.N está sujeto a la actualización permanente, con el propósito de incluir los
cambios que se produzcan, como resultado del desarrollo profesional, la difusión y
actualización de la normatividad y políticas que emita el Organismo Técnico encargado del
control externo. Los cambios que por necesidades de la P.N. sean necesarios incluirlos
deben pasar el proceso de aprobación por la CGE.
Con este propósito el personal de la UAI de la P.N. mantendrá una reunión ampliada anual
con el objeto de presentar los aportes para actualizar MEAI y tramitar las reformas
necesarias con la Dirección de Coordinación de Auditorías Internas de la CGE.
1.2. SIGLAS UTILIZADAS:
AC.
Acuerdo
AG Normas relacionadas con el Auditor Gubernamental
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ART. Artículo
CGE
Contraloría General del Estado
COSO
Comité of Sponsoring Organizations
DA.1 Dirección de Auditoría 1
D.E. Decreto Ejecutivo
D.S. Decreto Supremo
DCAI.
Dirección de Coordinación de Auditoría Interna.
EAG Normas relativas a la ejecución de la Auditoría Gubernamental
IAG Normas relativas al informe de Auditoría Gubernamental
ISO International Standard Organization
LOCGE
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
MAFG
Manual de Auditoría Financiera Gubernamental
MAI Manual de Auditoría interna
MAG Manual de Auditoría de Gestión
MEAI Manual Específico de Auditoría Interna
MGAG. Manual General de Auditoría Gubernamental
NAGA Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas
NA Normas Ecuatorianas de Auditoría
NEAG. Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental
NEPAI Normas para el ejercicio profesional de la Auditoría Interna NCI Normas de Control Interno
P.A.G.
Normas relativas a la Planificación de la Auditoría Gubernamental
P.N. Policía Nacional
RLOCGE
Reglamento a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
R.O. Registro Oficial ROF Reglamento Orgánico Funcional
19
S.C.A. Sistema de Control Administrativo
UAI
Unidad de Auditoría Interna
UAI-PN Unidad de Auditoría Interna de la Policía Nacional
TIC Tecnología de Información Computarizada
UAI ´s Unidades de Auditoría Interna
USA United States of American
USD Dólares de los Estados Unidos
% Porcentaje
1. 3 BASE LEGAL DE LA POLICÍA NACIONAL
Breve síntesis histórica de la Policía Nacional del Ecuador
“En el año de 1832 el Congreso considerando la necesidad de fijar bases para formar la
policía, decreta que los Consejos Municipales, de las Capitales de Departamento
elaboren el Reglamento de Policía que regirá en cada uno de ellos, aclarando que la
Policía no tendrá ninguna otra intervención que la que le atribuyen las leyes y deberá
quedar bajo la responsabilidad de los Consejos Municipales , por lo tanto cesan en sus
funciones todos los empleados del ramo y quedan abolidos los nombres de Juez y
Jueces de Policía, Súper vigilantes, Gendarmes y Celadores, subsistiendo solamente los
de Comisarios y Dependientes.
En este primer período presidencial, mandato del Gral. Juan José Flores no se dejó muy
resuelto el aspecto policial y como fácilmente se puede deducir de lo expuesto, la Policía
a esa fecha no era una institución nacional, pues su acción no sobrepasa los linderos
provinciales o cantonales.
Al asumir la presidencia Vicente Rocafuerte en el año 1835, restablece la Policía al
mismo estado que se encontraba en 1830, de todas maneras se preocupa que la Policía
20
adquiera los más altos niveles de eficiencia y servicio dictando la Ley de Régimen Político
y Administrativo. En ella se fijan como funciones de los Consejos Municipales, el cuidar
de la Policía de Seguridad, Salubridad, Comodidad y Ornato.
La Asamblea Constituyente de 1843, dicta una nueva ley de Régimen Político y
Administrativo, según la cual se centralizaba en el Poder Ejecutivo la mayor parte de las
atribuciones que correspondían a los Municipios y se establece que los Ministros de
Gobierno y Relaciones Exteriores se encarguen de todo lo que se refiere a la Policía de
todos los pueblos. Esto viene a constituir un primer paso para la organización de la
Policía como Institución Nacional.
En febrero de 1848, es aprobado por el Ejecutivo el Reglamento expedido por el
Municipio de Quito, sentándose bases para una función policial menos localista, pues
comparte responsabilidades con el poder central. Se establece que la Policía de cada
cantón estará a cargo de un Jefe de Policía, un Comisario, Celadores y Empleados, el
Jefe de Policía será la autoridad máxima y será nombrado por el Ejecutivo. La Policía
deja de ser dependencia administrativa municipal y se constituye una entidad casi
independiente con funciones especificas, tales como : las de perseguir a sociedades
secretas o sospechosas de cualquier crimen, cuidar que no corran rumores falsos que
alarmen a la ciudadanía, los extranjeros que llegaren deberán presentarse con sus
pasaportes ante el Jefe de Policía, no deberá permitirse ningún espectáculo, diversión sin
licencia de la Policía, prohibición de actos o expresiones contrarios a la religión, a la
moral y a las buenas costumbres, entre otras.
En el año 1864, con García Moreno en el Poder, se emite un trascendental decreto que,
considerando que la Policía de Orden y seguridad corresponde al Ejecutivo y que toca al
Ministro del Interior lo relativo a la misma, organiza la Policía nombrando tres Jefes
Generales de Distrito, Quito, Guayaquil y Azuay, y nombra un Jefe de Policía para la
Capital de cada provincia, el reglamento policial tiene como base la Constitución y las
Leyes.
Después de 20 años, en el año 1884 se promulga una disposición creando un Orgánico
para la Policía, en el que se contempla la organización de cuerpos policiales que deben
cubrir las principales ciudades del país, con 65 oficiales y 685 hombres de tropa; su
duración fue efímera por que se distorsionaron sus funciones.
21
En el año de 1895, el Gral. Eloy Alfaro, luego del triunfo de la Revolución Liberal y debido
al elevado índice de criminalidad aparecido especialmente en las ciudades de la costa,
de las provincias del Guayas, Los Ríos, Manabí y Esmeraldas, organiza la Policía Rural.
Para la ciudad de Quito organiza una Policía de Investigaciones y Seguridad y además
una Policía de Fronteras, estas policías pronto se terminaron por su formación
rudimentaria y sin sentido profesional.
En el año de 1897, una nueva ley debió dictarse con el ánimo de uniformar, en cuanto
fuere posible al servicio de la Policía de Orden y seguridad, dándole ya un carácter
nacional y abordando su definición institucional; es que el Gral. Eloy Alfaro debido a que
la Policía disponía de una cabeza para el cumplimiento satisfactorio de sus funciones,
mediante Decreto Ejecutivo crea una autoridad superior de Policía con la denominación
de Director General de Policía.
Pasan los años sin que se produzcan mayores novedades, aunque siempre se hace
presente la preocupación de los gobiernos por estructurar un Cuerpo Policial
técnicamente estructurado, y llegamos al año de 1921, en el que el Congreso Nacional,
mediante Decreto Legislativo, establece las primeras Escuelas de Policía que deberán
funcionar en las ciudades de Quito y Guayaquil, esta verdadera innovación tampoco llega
a cristalizar por el desorden y la anarquía que vivía el País en esos momentos.
El año 1924, el Presidente José Luis Tamayo expide un reglamento que contiene
disposiciones de trascendental importancia para la organización policial, pone la
Institución bajo el único mando del Director General responsabilizando en sus funciones a
cada uno de sus miembros. El 3 de agosto de 1928, el Congreso Nacional, decreta la
formación de un Cuerpo de Carabineros que deberá contar con un orgánico de 3500
hombres pero la miseria y la desorganización en que vivía el país determinaron un nuevo
fracaso.
Siendo el Presidente el Dr. Velasco Ibarra, año 1934, se dispone la contratación de una
Misión Técnica extranjera chilena, para la organización y funcionamiento de la Escuela de
Policía y Detectivismo , pero el 20 de agosto de 1935, desafortunadamente Velasco
Ibarra es obligado a dejar el poder y el contrato queda sin efecto.
22
El 27 de agosto de 1937, el Presidente Federico Páez, crea un curso para preparación de
Oficiales de Policía, tomando como alumnos a los Inspectores y Subinspectores que al
momento tenía la fuerza, el cual también tuvo los efectos previstos para asumir el Gral.
Enríquez Gallo la Jefatura Suprema del país.
Sometida la Policía a un Régimen Militar, se expide en el año de 1938, la Ley Orgánica a
las Fuerzas de la Policía clasificando a sus miembros en Oficiales Generales, Superiores
e Inferiores a la tropa en Sub-Oficiales, Clases y gendarmes. En este Gobierno se
plasman muchas aspiraciones institucionales, pues se expide la Ley de Situación Militar,
Ascensos y se procede a la especialización de los Oficiales de Policía que se hallaban en
servicio activo. Y arribamos a un día 2 de marzo de 1938, en el que el General Alberto
Enríquez Gallo, a cuyo recuerdo los policías debemos rendir un homenaje de admiración
gratitud, crea la Escuela Militar de carabineros, con sede en la ciudad Capital, con una
planta de sesenta cadetes y sus labores debían empezar el primero de abril del mismo
año.
Desde esa misma fecha se inicia una nueva etapa en la historia de la Policía, se da
comienzo a la profesionalización del hombre policía y el Gobierno trata de complementar
la formación y estructuración de la Policía, es así como meses después se expide un
Decreto denominado “Cuerpo de Carabineros” a todas las fuerzas que componían a esa
fecha las fuerzas de la Policía Nacional, Con fecha 8 de julio del mismo año se dicta una
Ley Orgánica para que rija el funcionamiento de este nuevo Cuerpo de Carabineros, la
misma que es reemplazado en 1939 por una nueva dictada por el Congreso. Con afán de
alcanzar un mayor perfeccionamiento, el 17 de enero de 1941, se crea un servicio de
carácter rural de carabineros.
En el año 1941, de ingrata recordación para todos los ecuatorianos, carabineros rinden
sus primeros frutos y generosos ofrendan sus vidas, con heroísmo y sacrificio, quedando
grabados nombres de carabineros como héroes nacionales.
El Dr. Carlos Arroyo del Río continuando con su afán de propender a la mejor
organización y el funcionamiento de la Policía, introdujo algunas reformas a la Ley
Orgánica y crea la Escuela Fundamental de Policía en el año de 1943.
23
Se produce el movimiento revolucionario del 28 de mayo de 1944 y triunfante este
movimiento asume el poder el Dr. Velasco Ibarra en calidad de Jefe Supremo. El 1 de
junio de 1944 y el día 6 de junio del mismo año transforma el Cuerpo de Carabineros en
“Guardia Civil Nacional” y encarga a la Asamblea Constituyente, como recomendación
del Ejecutivo, el expedir una nueva Ley Orgánica que de una nueva modalidad a la
organización policial.
En el año de 1945, se publican una serie de reglamentos internos necesarios para formar
la vida de la Institución. En el año de 1946 se expiden los Códigos Penal y Procedimiento
Penal y se promulga la Ley de Situación Policial y Ascensos.
El 12 de enero de 1949, siendo Presidente de la República Galo Plaza, se organiza la
Policía Rural sujeta a leyes propias y funcionamiento independiente.
En el año 1953, mediante decreto expedido por Velasco Ibarra se cambia la
denominación de Guardia Civil Nacional a “Policía Nacional”. En el aspecto técnico de la
institución se consideró conveniente para la mejor marcha de servicios, llegar a la
unificación de los mandos y el Comandante General, en el año de 1956 unificó los
mandos urbano y rural, dando término a la autonomía en que venía desenvolviéndose la
Policía Rural.
En el año de 1959 se promulga una Ley de Situación Policial y ascensos y un año más
tarde se hace realidad la Ley de Función Judicial de la Policía, así mismo se publican en
el registro oficial nuevas codificaciones de los Códigos Penal y Procedimiento Penal de
actual vigencia.
A principios de 1965 se produce la anexión definitiva del Ecuador a la Organización
Internacional de Policía Internacional INTERPOL. Un año más tarde se expide la Ley de
Personal que nos rige actualmente, instrumento legal indispensable para regular la
profesión policial de sus miembros, garantizar su estabilidad y propender a su
perfeccionamiento y superación.
En 1970 se expiden la Ley y el Reglamento del Servicio de Cesantía, que regula el
otorgamiento de la Cesantía policial y devolución de aportes a sus miembros.
24
A la Institución se le conoció con el nombre de Policía Civil Nacional hasta el día 28 de
febrero de 1975, en el que el Gral. Rodríguez Lara expide una nueva Ley Orgánica de la
Policía Nacional, adoptando este nombre hasta la presente fecha para los actos oficiales,
públicos e institucionales. Así mismo se crea en el Ministerio de Gobierno la
Subsecretaría de Policía, organismo de alto nivel para el asesoramiento administrativo y
técnico del mencionado ministerio en asuntos fundamentales y de coordinación entre esta
Secretaría de Estado y la Institución Policial
La Policía Nacional ha venido año a año alcanzando logros cada vez más significativos,
gracias al trabajo tesonero y sacrificado de todos sus miembros, lo que ha merecido
reconocimiento de los Poderes del Estado, la Prensa y la Ciudadanía, que ven en ella a
la Institución noble garantía de la paz y seguridad ciudadana.
En los actuales momentos la Policía marcha segura y con paso firme hacia adelante, con
la seguridad de alcanzar un futuro enaltecedor
Con Ley 13, publicada en el Registro Oficial 67 de 15 de enero de 1938, se expidió la
primera Ley Orgánica de las Fuerzas Policiales; luego de varias reformas se expidió la
Ley Orgánica de la Policía Nacional, publicada en el registro oficial 368 de 24 de julio de
1998, vigente a la fecha.”1
Base legal
De conformidad a la Ley 109 publicada en Registro Oficial 368, de 24 de julio de 1998 y
sus reformas, expedidas en la Ley 2002-75, publicada en el Registro Oficial 635, de 7 de
agosto de 2002 y el Decreto Ejecutivo No. 632, de 17 de enero de 2011, la Policía
Nacional es una Institución profesional y técnica, depende del Ministerio del Interior, con
personería jurídica, autonomía administrativa y financiera, organizada bajo el sistema
jerárquico disciplinario, centralizada y única. Tiene por misión fundamental garantizar el
orden interno y la seguridad individual y social. La representación legal, judicial y
extrajudicial es ejercida por el Ministerio del Interior.
1 http://www.policianacional.gob.ec
25
1.4 OBJETIVO INSTITUCIONAL
Brindar servicios de seguridad ciudadana y orden público con calidad y ética, en el marco
de la legislación vigente, respetando la dignidad humana, para que todos los actores
sociales puedan convivir en paz y ejercer con libertad sus derechos.
1.5. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA POLICÍA NACIONAL
De conformidad con lo determinado en la Ley Orgánica de la Policía Nacional, la
estructura orgánica de las Unidades de Administración Financiera bajo examen, está
conformada por los siguientes niveles:
1) Organismos Directivos:
- Ministerio de Gobierno
- Comandancia General
2) Organismos Superiores
3) Organismos Asesores
4) Organismos Operativos
5) Organismos Judiciales
6) Organismos adscritos
Forman parte de la estructura orgánica de la Policía Nacional la Dirección Nacional de
Migración y la Dirección Nacional de la Policía Judicial e Investigaciones.
1. Estructura orgánica funcional de la Policía Nacional
Referencia: Ley Orgánica de la Policía Nacional.
“Art. 7.- La Policía Nacional está constituida por los siguientes organismos:
26
a) Directivos;
b) Superiores;
c) Asesores;
d) Operativos;
e) Judiciales; y,
f) Organismos adscritos.
Art. 8.- Organismos Directivos:
a) Ministerio de Gobierno; y,
b) Comandancia General.
Art. 9.- Organismos Superiores:
a) Consejo de Generales;
b) Consejo Superior; y,
c) Consejo de Clases y Policías.
Art. 10.- Son Organismos Asesores:
a) Estado Mayor;
b) Inspectoría General;
c) Asesoría Jurídica;
d) Auditoria Interna; y,
e) Dirección de Planificación.
Art. 11.- Organismos Operativos:
a) Comandos Distritales;
b) Comandos Provinciales; y,
c) Unidades Operativas Especiales.”2
2 Ley Orgánica de la Policía Nacional, Ley 109, R.O. No. 368 de 24 de julio de 1998
27
28
1.6. MISIÓN Y VISIÓN
El Plan Estratégico de la Policía Nacional 2010-2014, constituye una herramienta para el
desarrollo integral de la Institución que permita alcanzar con éxito los objetivos en él
planteados, conforme a la visión humanista de la Policía Nacional.
“La Misión de la Policía Nacional
Atender la seguridad ciudadana y el orden público, y proteger el libre ejercicio de los
derechos y la seguridad de las personas dentro del territorio nacional.
La Visión de la Policía Nacional
Policía Nacional Honesta respetuosa de los Derechos Humanos, Efectiva en el
cumplimiento de la misión que brinde calidad de servicio a la ciudadanía
1.7. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA POLICÍA NACIONAL
Políticas y Objetivos Estratégicos
Los Objetivos Estratégicos se enfocan directamente al cumplimiento, atendiendo una
articulación lógica, y que se dé cumplimiento a la misión y visión compartida, lo que
conllevará a la efectividad y calidad en el servicio, mediante los siguientes objetivos.
Gestión Estratégica del Talento Humano
Obj_1: Fortalecer la Gestión del Talento Humano y mejorar los niveles de formación,
cultural y técnica de los miembros de la Institución.
29
Policía Humanizada al Servicio de la Comunidad
Obj_2: Fortalecer la capacidad operativa de los servicios policiales para aumentar los
niveles de seguridad e incrementar permanentemente el nivel de satisfacción de la
comunidad.
Gestión de Calidad y Desarrollo Institucional
Obj_3: Generar el manejo eficiente de los recursos institucionales necesarios para
garantizar la prestación del servicio policial.
Institución Policial Eficaz y Honesta
Obj_4: Institucionalizar un sistema de control para prevenir y eliminar la corrupción.
Políticas Institucionales
1. Liderar el talento humano policial para alcanzar un alto rendimiento de forma
continua, logrando ser efectivos en el cumplimiento de la misión institucional de
“Atender la seguridad ciudadana y el orden público, y proteger el libre ejercicio de
los derechos y la seguridad de las personas dentro del territorio nacional…”.
2. Impulsar y generar confianza y credibilidad a través de un trabajo policial integral,
profesional y de calidad, que demuestre una imagen de probidad, disciplina,
orden, educación y trabajo en equipo sustentando en efectividad, transparencia,
responsabilidad y rendición de cuentas que nos acerque permanentemente a la
comunidad a cual servimos.
3. Desarrollar y mejorar las competencias en nuestro talento humano para crear y
sostener programas de mejora en la actividad policial que aseguren la seguridad
30
ciudadana y garanticen la sostenibilidad de los esfuerzos y las operaciones
policiales.
4. Desenvolver la actividad policial desde una visión humanista que garantice el
respeto absoluto de los derechos, las libertades y la dignidad humana; buscando
del talento humano policial la adhesión firme a un código de valores éticos;
traducidos en una vida ejemplar y de honestidad en toda actividad que realice,
procurando y cuidando por la forma en la que se interrelaciona con los ciudadanos
y con los compañeros, hasta habituar los conceptos en las decisiones personales
del día a día.
5. Velar por el cuidado y mantenimiento de los recursos del Estado entregados a la
institución para el cumplimiento de la misión; un miembro de la policía que
desarrolla sentido de pertenencia y responsabilidad es una persona que ha
interiorizado y clarificado las metas de la seguridad ciudadana y del servicio
policial de calidad.
6. Mantener canales de comunicación con el talento humano policial con la
comunidad a la cual servimos, para establecer compromisos que faciliten la
construcción de espacios seguros en la jurisdicción bajo nuestra responsabilidad.
7. Aplicar un sistema coherente de apreciación de rendimiento individual y colectivo
de talento humano de la unidad, así como el programa de evaluación de las
estrategias operativas (Cuadro de Mando Integral) con fines de mejora continua
hasta lograr revertir la tendencia creciente de los delitos en el ámbito nacional.
31
8. Difundir las acciones positivas desde la perspectiva del adecuado cumplimiento
de los procedimientos, normas, doctrina, manuales, e instructivos policiales que
ayuden y fomenten autoconfianza, tranquilidad y seguridad en la actuación del
talento humano policial.
9. Actuar con total transparencia y responsabilidad en la función encargada, a través
de una compresión ética que parta del interés del bien común y no de la
obligación y el deber.
10. Vigilar que los procedimientos policiales sean ajustados a los principios de
legalidad, proporcionalidad, ponderación, eficacia, calidad de servicio y firmeza.”3
1.8 DISPOSICIONES LEGALES CONEXAS
Constitución Política de la República del Ecuador
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento
Ley de Personal de la Policía Nacional
Ley Orgánica de la Policía Nacional
Código de Ética Profesional de la Policía Nacional
Código Penal de la Policía Nacional
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
3 http://www.policianacional.gob.ec
32
Ley de Contratación Pública
Ley de Régimen Tributario
Código de Planificación y Finanzas Públicas
Políticas y Normas emitidas por la Contraloría
Reglamentos y Directivas emitidas por el Estado Mayor de la Policía
33
CAPÍTULO II UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE LA
POLICIA NACIONAL
2.1. ESTRUCTURA ORGÁNICA Y FUNCIONAL DE LA UNIDAD DE
AUDITORÍA INTERNA DE LA POLICÍA NACIONAL
Misión y Visión de la Unidad de Auditoría Interna de la Policía Nacional
La Misión
“Ejecutar de forma independiente y objetiva, actividades de aseguramiento y consulta,
concebidas para agregar valor y mejorar las operaciones de la organización. Ayuda a la
Institución Policial a cumplir con sus objetivos aportando un enfoque sistemático y
disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos,
control y gobierno.
La Visión de la Unidad de Auditoría Interna
Unidad pro-activa de alto nivel profesional comprometida con la Institución Policial, que
proporciona confianza, asesoría y valor agregado a la gestión para el logro de sus
objetivos4.”
Organigrama estructural de la Unidad de Auditoría Interna
4 The Institute of Internal Auditors. (2006), Marco para la Práctica Profesional de la Auditoria Interna, (1ra.
Edición).- Florida-USA, Adaptado de las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna.(NEPAI)
34
2.2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE LOS CARGOS DE AUDITORÍA
Auditor Interno Jefe
a) Informar y asesorar a la alta dirección sobre el desarrollo de las operaciones de
la Institución, así como de los resultados obtenidos de su gestión.
b) Comprobar la adecuada utilización de los recursos, la protección de los activos
y la eficiencia de las operaciones.
c) Asistir a las diversas unidades administrativas, sobre la correcta utilización de
las leyes, normas de control interno y reglamentación interna.
d) Evaluar el cumplimiento de las políticas, estrategias y demás instrucciones
impartidas por el Alto mando Institucional; así como, verificar la calidad de la
información que sirve para la toma de decisiones de la alta Gerencia.
e) Informar a la CGE los resultados de las evaluaciones realizadas y cumplir con
los requerimientos de planificación anual, informes aprobados y otros.
Descripción de Funciones:
35
a) Supervisar la marcha de la Auditoría Interna de la Policía Nacional.
b) Impartir y disponer exámenes especiales y auditorías específicas y hacerlas
cumplir oportunamente, conforme el plan anual de auditoría.
c) Vigilar que las operaciones y procedimientos de la Policía Nacional se ajusten
a la ley, reglamentos y mando Institucional.
d) Monitorear la ejecución del Presupuesto aprobado.
e) Asistir sin voto, cuando las circunstancias lo ameriten, a cualquier comité o
comisión relacionada con el manejo de los recursos humanos, financieros,
técnicos y materiales.
f) Prestar la asistencia requerida por el Mando Institucional, Directorios y
Comandante General.
g) Las demás funciones que le sean asignadas.
Auditor – Supervisor:
a) Coordinar, controlar, asesorar, y evaluar los procesos de auditoría y exámenes
especiales.
Descripción de Funciones:
a) Asesorar y coordinar las actividades previstas en el Plan Anual de Auditoría
Interna de la institución.
b) Apoyar en la preparación del Plan Anual de Auditoría y en la elaboración de los
borradores preliminares de informes, producto de los exámenes especiales y
auditorías específicas.
c) Informar al Auditor General sobre el avance de los trabajos asignados y los
hallazgos de auditoría necesarios de comentar.
d) Efectuar la evaluación del desempeño de los profesionales, en coordinación con el
Auditor General.
e) Las demás funciones que le sean asignadas.
Descripción de Funciones del Jefe de Equipo
a) Preparar y poner a consideración del Auditor Supervisor la planificación preliminar
y específica de la auditoría de gestión o examen especial a realizar.
b) Dirigir y evaluar el equipo de auditoría durante el trabajo en el campo.
36
c) Distribuir entre los miembros del equipo el trabajo a efectuarse, según el programa
de auditoría originalmente aprobado.
d) Determinar con el Auditor Supervisor modificaciones en la planificación preliminar
y específica del examen.
e) Evaluar si la evidencia obtenida por los miembros del equipo es suficiente,
competente y pertinente para respaldar las conclusiones del informe
f) Preparar los informes como resultado de la planificación preliminar y específica.
g) Revisar las hojas de apuntes elaboradas sobre los hallazgos de auditoría
h) Considerar procedimientos que de acuerdo a las circunstancias sean necesarios
i) Preparar el borrador del informe que tenga conclusiones y recomendaciones
j) Preparar la convocatoria a la conferencia final
k) Preparar el informe definitivo para la Institución y la CGE.
l) Registrar las actividades diarias en el Sistema de Control de Trabajo.
Descripción de Funciones de los Auditores miembros del Equipo.
a) Formar parte de un equipo de auditoría
b) Realizar el trabajo asignado en forma eficiente.
c) Obtener evidencia suficiente, competente y pertinente sobre las áreas de examen
asignadas.
d) Realizar pruebas sustantivas y revisiones de las actividades y procedimientos
aplicados.
e) Evaluar el cumplimiento de los indicadores de gestión
f) Informar al jefe de equipo sobre el avance del trabajo durante el proceso de
auditoría.
g) Sugerir al jefe de equipo cambio en los planes y programas de trabajo.
h) Participar en la observación de las operaciones y la inspección de activos fijos.
Capacitación del personal de la Unidad de Auditoría Interna de la Policía Nacional
La capacitación especializada del personal de la UAI-PN la asumirá la propia Institución,
sin perjuicio de la ofrecida por la Dirección de Capacitación de la CGE, sobre temas
relacionados con la teoría y práctica de métodos de evaluación interno, cursos
especializados de auditorías: financiera, gestión, calidad, cumplimiento, sistemas, así
37
como cursos de actualización en la base legal y procesamiento de datos para la
prestación de un servicio de calidad y mejoramiento continuo.
2.3 DEFINICIÓN Y ALCANCE DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
La unidad de auditoría, constituye un elemento importante del control interno de la
Entidad, su labor se concentra principalmente en realizar evaluaciones a las operaciones
administrativas y/o financieras con sujeción a las disposiciones legales y normas
nacionales emitidas por la CGE de control interno y auditoría aplicables al sector en que
se desarrolla.
Con el fin de realizar la evaluación de la Policía Nacional , la UAI mediante la aplicación
de técnicas y procedimientos de auditoría, realizará exámenes especiales para evaluar la
eficiencia de las operaciones; la asesoría a todos los niveles de la Institución; la
evaluación del control interno institucional; el seguimiento continuo y posterior de las
actividades financieras, operativas, ambientales y técnicas, al logro de los objetivos
Institucionales; así como observar las entregas recepciones de bienes y servicios y el
estudio y evaluación de las denuncias y consultas solicitadas por la máxima autoridad,
entre otras actividades.
“La Auditoría Interna constituye una actividad independiente y objetiva de aseguramiento
y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una
organización”5; “evalúa el sistema de control interno, los procesos administrativos,
financieros, legales, operativos y estratégicos, gestión de riesgos, control y dirección de la
entidad.”6 NEPAI
“Las actividades de las unidades de auditoría interna, de las entidades del sector público,
estarán orientadas principalmente a brindar asesoramiento al titular de la entidad con el
propósito de lograr mayor eficiencia en la prestación de servicios y en la producción de
bienes, a la ejecución de exámenes al ciclo presupuestario para comprobar que los
ingresos y gastos hayan fluido conforme al presupuesto aprobado; proponer mecanismos
5 The Institute of Internal Auditors. (2006), Marco para la Práctica Profesional de la Auditoria Interna, (1ra. Edición).- Florida-USA, Adaptado de las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna.(NEPAI) 6 Acuerdo No. 022 CG, Capítulo I, Art. 2, publicado el 23 de octubre de 2008.
38
para mejorar las recaudaciones y optimizar los gastos; y, demás acciones de control
previstas en la Ley de Presupuestos del Sector Público y su Reglamento.7
ALCANCES Y MODALIDADES DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
La LOCGE, determina que “la auditoría gubernamental consiste en un sistema integrado
de asesoría, asistencia y prevención de riesgos que incluye el examen y evaluación
críticos de las acciones y obras de los administradores de los recursos públicos. La
auditoría gubernamental no podrá modificar las resoluciones adoptadas por los
funcionarios públicos en el ejercicio de sus atribuciones, facultades o competencias,
cuando éstas hubieran definido la situación o puesto término a los reclamos de los
particulares, pero podrá examinar la actuación administrativa del servidor de conformidad
con la ley8”.
Por lo tanto, la auditoría gubernamental constituye el examen objetivo, sistemático,
independiente, constructivo y selectivo de evidencias, efectuadas a la gestión institucional
en el manejo de los recursos públicos, con el objeto de determinar la razonabilidad de la
información, el grado de cumplimiento de los objetivos y metas así como respecto de la
adquisición, protección y empleo de los recursos humanos, materiales, financieros,
tecnológicos, ecológicos y de tiempo y, si estos, fueron administrados con eficiencia,
efectividad, economía, eficacia y transparencia.
“Art. 19.- Examen Especial.- Como parte de la auditoría gubernamental el examen
especial verificará, estudiará y evaluará aspectos limitados o de una parte de las
actividades relativas a la gestión financiera, administrativa, operativa y medio ambiental,
con posterioridad a su ejecución, aplicará las técnicas y procedimientos de auditoría, de
la ingeniería o afines, o de las disciplinas específicas, de acuerdo con la materia de
examen y formulará el correspondiente informe que deberá contener comentarios,
conclusiones y recomendaciones.
7 Manual General de Auditoría Gubernamental, Capítulo II, Numeral 6, Pág. 24
8 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (Ley No. 2004-34, R.O. No. 337 del 18 de mayo de 2004.
39
Art. 20.- Auditoría Financiera.- La auditoría financiera informará respecto a un período
determinado, sobre la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros
de una institución pública, ente contable, programa o proyecto; concluirá con la
elaboración de un informe profesional de auditoría, en el que se incluirán las opiniones
correspondientes.
En este tipo de fiscalización, se incluirán el examen del cumplimiento de las normas
legales, y la evaluación del control interno de la parte auditada.
Art. 21.- Auditoría de Gestión.- La Auditoría de Gestión es la acción fiscalizadora
dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestión, utilizando recursos humanos
de carácter multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente contable, o la
ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeño o
ejecución, se está realizando, o se ha realizado, de acuerdo a principios y criterios de
economía, efectividad y eficiencia. Este tipo de auditoría examinará y evaluará los
resultados originalmente esperados y medidos de acuerdo con los indicadores
institucionales y de desempeño pertinentes.
Constituirán objeto de la auditoría de gestión: el proceso administrativo, las actividades
de apoyo, financieras y operativas; la eficiencia, efectividad y economía en el empleo de
los recursos humanos, materiales, financieros, ambientales, tecnológicos y de tiempo; y,
el cumplimiento de las atribuciones, objetivos y metas institucionales.
A diferencia de la auditoría financiera, el resultado de la fiscalización mediante la
auditoría de Gestión no implica la emisión de una opinión profesional, sino la elaboración
de un informe amplio con los comentarios, conclusiones y recomendaciones pertinentes.
Art. 22.- Auditoría de Aspectos Ambientales.- La Contraloría General del Estado,
podrá en cualquier momento, auditar los procedimientos de realización y aprobación de
los estudios y evaluaciones de impacto ambiental en los términos establecidos en la Ley
de Gestión Ambiental, publicada en el Registro Oficial No. 245 del 30 de julio de 1999
y en el artículo 91 (396) de la Constitución Política de la República. Art. 23.-
Auditoría de Obras Públicas o de Ingeniería.- Evaluará la administración de las obras
en construcción, la gestión de los contratistas, el manejo de la contratación pública, la
40
eficacia de los sistemas de mantenimiento, el cumplimiento de las cláusulas contractuales
y los resultados físicos que se obtengan en el programa o proyecto específico sometido a
examen."9
2.4. ÁMBITO DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE LA POLICÍA
NACIONAL
El ámbito de acción de la Unidad de Auditoría Interna de la Policía Nacional, conforme al Anexo No. 2, guarda relación con lo establecido en el reglamento Sustitutivo sobre la Organización, Funcionamiento y Dependencia Técnica de las Unidades de Auditoría Interna de las Entidades que Controla la Contraloría General del Estado, rige para las instituciones del Estado previsto en el artículo 225 de la Constitución de la República del Ecuador; a las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos; y, a los bancos y entidades financieras públicas. 10 A continuación se detalla el ámbito específico de la Auditoría Interna de la Policía Nacional, conforme a la estructura orgánica funcional de la Policía Nacional:
ÁMBITO DE CONTROL DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
DE LA POLICÍA NACIONAL
PRIMER DISTRITO
Dirección Nacional de Bienestar Social
Dirección Nacional de Antinarcóticos
Dirección Nacional de Policía Especializada para niños y adolescentes-DINAPEN
Dirección Nacional de Comunicaciones
9 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Ley 2004-34, R.O. No. 337 del 18 de mayo de 204
10 Acuerdo No. 022 CG de 23 de octubre de 2008, Art. 1.
41
Dirección Nacional de Educación
Dirección de Logística y Materiales
Dirección General de Inteligencia
Unidad de Lucha contra el crimen organizado
CP1 COMANDO PROVINCIAL DE PICHINCHA No. 1
CP1 Unida de Vigilancia centro Occidente
CP1 Unidad de Vigilancia Norte
CP1 Unidad de Vigilancia Norte
CP1 Unidad de vigilancia Quitumbe
CP1 Unidad de vigilancia Sur
Comando Provincial Santo Domingo de los Tsáchilas
CP 10 Comando Provincial Carchi
CP 12 Comando Provincial Imbabura
CP 14 Comando Provincial Esmeradas
CP 20 Comando Provincial Napo
CP 21 Comando Provincial Sucumbíos
CP 22 Comando Provincial Francisco de Orellana
Escuela San Pablo del Lago
42
Escuela José Emilio Castillos
Instituto Tecnológico Superior de la P.N.
SEGUNDO DISTRITO
Comando Provincial Chimborazo
Comando Provincial Bolívar
Comando Provincial Cotopaxi
Comando Provincial Pastaza
Comando Provincial Tungurahua
Escuela San José de Chimbo
Escuela San Miguel de Bolívar
Escuela AlausÍ
Escuela Baños
TERCER DISTRITO
CP 6 Comando Provincial Azuay
CP 15 Comando Provincial Cañar
CP 17 Comando Provincial Morona Santiago
CP 18 Comando Provincial Zamora Chinchipe
43
CP 7 Comando Provincial Loja
Unidad de Equitación y Remonta Cuenta CP 6
CUARTO DISTRITO
CP 2 Comando Provincial Guayas
CP 19 Comando Provincial Galápagos
CP 3 Comando Provincial El Oro
CP 4 Comando Provincial Manabí
CP 8 Comando Provincial Los Ríos
Comando Cantonal de Policía Manta
Servicio Rural Los Ríos
Escuela Fabián Armijos Jiménez
Escuela Sócrates Las Peñas
Escuela Tropa Guayas
Escuela Gustavo Noboa
Escuela Lizandro Herrera
Escuela Rosero León
Escuela Estado Mayor
44
Escuela Perfeccionamiento Oficiales
Escuela Superior Policía
Unidad Nacional de servicios especializados UNASE
Servicio Aero Policía Quito
Servicio Aero Policía Guayas
Museo
Unidad de Equitación y Remonta Quito
Unidad de Equitación y Remonta Guayas
Unidad Protección del Medio Ambiente UPMA
Grupo de Intervención y Rescate GIR Quito
Grupo de Intervención y Rescate GIR Guayas
Grupo de Operaciones Especiales Quito
Grupo de Operaciones Especiales Guayas
Servicio Aero Policial Santo Domingo de los Tsáchilas
Comando Provincial Santa Elena
Dirección Nacional de Control del tránsito y seguridad Vial
Unidad de Investigación de delitos energéticos e hidrocarburíferos
Unidad Técnica de control de armas
45
Subdirección de Inteligencia Antidelicuencial
Comandancia General Plan Central
2.5. OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE LA POLICÍA
NACIONAL
El Reglamento Sustitutivo sobre la Organización, Funcionamiento y Dependencia Técnica
de las Unidades de Auditoría Interna de las Entidades que controla la Contraloría General
del Estado, en el Art. 3 establece que “las Unidades de Auditoría Interna, mediante la
aplicación de técnicas y procedimientos de auditoría, evaluarán la eficacia del sistema de
control interno, la administración de riesgos institucionales, la efectividad de las
operaciones y el cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables que permitan el logro
de los objetivos institucionales. Proporcionará asesoría en materia de control a las
autoridades, niveles directivos y servidores de la entidad, para fomentar la mejora en sus
procesos y operaciones”11.
2.6. RESUMEN DEL CÓDIGO DE ÉTICA
“La CGE ha emitido el CÓDIGO DE ÉTICA DE LOS SERVIDORES DE LA
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO mediante Acuerdo N°034 de octubre 24 del
2002, el “Código de Ética de los Servidores de la Contraloría General y del Auditor
Gubernamental”; que en su capítulo II “Código de Ética para los Auditores de la
Contraloría General, de las Auditorías Internas Gubernamentales y de las Firmas
Privadas de Auditoría Contratadas” en sus artículos pertinentes establece lo siguiente:
“Artículo 1. BUEN CREDITO MORAL.- El servidor como persona será juzgado de
acuerdo al comportamiento que observe; por tanto, evitará cualquier muestra de conducta
11 Acuerdo No. 022 CG de 23 de octubre de 2008, Art. 3.
46
irregular; inhabilidad de trato, mal humor, vanidad, grosería, y, sobre todo, la propensión
a vicios.
Artículo 2. LEALTAD Y COLABORACION.- El servidor se obliga a ser leal a sus
superiores en cuanto éstos no alteren los derechos y obligaciones del subalterno.
Artículo 3. DISCRECIÓN.- El servidor ha de considerar en su desempeño que las
acciones legales, administrativas y técnicas son reservadas en el sentido de discreción.
Podrá hacer declaraciones públicas o suscribir documentos, únicamente cuando esté
expresa y legalmente autorizado para ello.
Artículo 4. HONOR.- El servidor al que se le impute la comisión de un delito de acción
pública, deberá facilitar la investigación correspondiente para esclarecer su situación y
dejar a salvo su honra y la dignidad de su cargo.
Artículo 5. IDONEIDAD.- El servidor deberá tener la conciencia y la seguridad de sus
conocimientos generales y particulares, para poder desempeñar eficazmente su tarea
específica y para garantizar la moralidad del desempeño.
Artículo 6. OBEDIENCIA.- El servidor deberá cumplir las órdenes del superior jerárquico,
siempre que éstas reúnan las formalidades del caso y tengan por objeto la realización de
actos que se vinculen con las funciones de su cargo.
Artículo 7. EQUIDAD Y JUSTICIA.- En relación a la atención al público ha de considerar
los principios que rigen a la institución, pero también los de equidad y justicia que asisten
47
a las personas, como demandantes de legítima información. El servidor prestará dicha
atención con prontitud, cordialidad y esmero.
Artículo 8. VERACIDAD.- El servidor estará obligado a expresarse con veracidad en sus
relaciones funcionales con los particulares, con sus superiores y subordinados, y así
contribuir al esclarecimiento de la verdad.
Artículo 9. PROBIDAD.- El servidor deberá actuar con rectitud, procurando satisfacer el
interés general y desechando cualquier beneficio personal, obligándose a mantener y
demostrar una conducta intachable y honesta.
Artículo 10. PRUDENCIA.- El servidor deberá actuar con pleno discernimiento de las
materias sometidas a su consideración, con la misma cautela que un buen administrador
emplearía para con sus propios bienes. El ejercicio de la función pública debe inspirar
confianza en la comunidad...
Artículo 11. TEMPLANZA.- El servidor deberá desarrollar sus funciones con respeto y
sobriedad, usando adecuadamente las prerrogativas inherentes a su cargo y los medios
de los que dispone para el cumplimiento de sus funciones y deberes.
Artículo 12. SINCERIDAD.- Los servidores deberán ser veraces con respecto a las
decisiones y acciones que asuman. Deberán explicar la razón de sus decisiones y
restringir la información cuando la ley o el interés público así lo requieran.
48
Artículo 13. VIRTUDES MORALES.- El servidor público demostrará su personalidad con
la práctica de las virtudes morales que le impongan su conciencia y, si fuere del caso, y
con absoluta libertad, los principios religiosos que fundamenten su moralidad.
Artículo 14. INTEGRIDAD.- Los servidores no aceptarán ningún tipo de prestación
financiera, o de cualquier otra índole, proveniente de entidades, organizaciones o
personas, que comprometan sus responsabilidades como servidor público.
Artículo 15.- MURMURACION.- El servidor público evitará hablar mal del prójimo, y de
personas o instituciones relacionadas con su actividad, pues si lo hiciere, aparte de ser
un defecto censurable, contribuiría a perder y denigrar su credibilidad personal.
Artículo 16. RESPONSABILIDAD EN EL EJERCICIO DEL CONTROL.- Los servidores de
la Contraloría General en todos los puestos y funciones, deberán actuar con ética y
corrección.
Artículo 17. CAPACITACION.- El servidor está especialmente obligado a procurar su
capacitación permanente, pues el progreso y la evolución de las ciencias, de los
principios y las técnicas, así como los cambios en la legislación, a fin de mantenerse
actualizado en sus conocimientos.
Artículo 18. EVALUACIONES.- El servidor se someterá a las pruebas y sistemas de
evaluaciones periódicas que fueren dispuestas por la autoridad.
49
Artículo 19. LEGALIDAD.- El servidor deberá conocer, estudiar y cumplir con las
disposiciones de la Constitución Política de la República, así como de las leyes y
reglamentos que regulan su actividad.
Artículo 20. RENDICION DE CUENTAS.- Los servidores deberán rendir cuentas por sus
acciones y decisiones en el ejercicio de sus funciones y estar dispuestos a someterse a la
revisión y análisis de sus acciones, a la luz de los principios de la materia que se
investiga.
Artículo 21. DECLARACION PATRIMONIAL JURAMENTADA.- Todos los servidores
deberán presentar, al inicio de su gestión, a la finalización de la misma y cuando lo
requiera el Contralor General, la declaración patrimonial juramentada, de conformidad
con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
Artículo 22. USO ADECUADO DE LOS BIENES DEL ESTADO.- El servidor deberá
utilizar adecuadamente los bienes y materiales que le fueren asignados para el
desempeño de sus funciones, evitando su abuso o desaprovechamiento. Tampoco podrá
emplearlos, o permitir que otros lo hagan, para fines particulares.
Artículo 23. EMPLEO ADECUADO DEL TIEMPO DE TRABAJO.- El servidor deberá
emplear su horario oficial completo de trabajo, cumplir con sus deberes y desempeñar
sus funciones de una manera eficiente y eficaz, con mística y entrega y velar que sus
subordinados actúen de igual manera.
Artículo 24. USO DE INFORMACION.- El servidor deberá abstenerse de difundir, sin
autorización superior, toda información.
50
Artículo 25. BENEFICIOS NO PERMITIDOS.- El servidor no deberá, directa o
indirectamente, para sí, ni para terceros, solicitar, aceptar o admitir dinero, dádivas,
beneficios, regalos, promesas u otras ventajas, en las siguientes situaciones:
a) Por hacer, retardar o dejar de hacer, las tareas relativas a sus funciones.
b) Por hacer valer su influencia ante otro servidor, a fin de que éste haga, retarde o deje
de hacer tareas relativas a sus funciones.
Artículo 26. EXCEPCIONES.- Quedan exceptuadas de las prohibiciones establecidas en
el artículo 24, los gastos de viaje y estadía recibidos oficialmente por invitación de
gobiernos, instituciones de enseñanza u otros, para dictar conferencias, cursos o
actividades académico – culturales, o para participar en ellas y, además, cuando se trate
de becas o pasantías a nivel nacional o internacional.
Artículo 27. NEPOTISMO.- El servidor no podrá dar empleo a sus parientes en la unidad
a su cargo, hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, de acuerdo
con las normas legales vigentes sobre la materia.
Artículo 28. ACUMULACION DE CARGOS.- El servidor no podrá desempeñar otro cargo
remunerado en la Administración Pública en el ámbito nacional, sin perjuicio de las
excepciones que establezcan y regulen las normas constitucionales y legales vigentes.
Artículo 29. CUMPLIMIENTO DEL CODIGO DE ETICA.- El Código de Ética de los
servidores de la Contraloría impone su comportamiento personal e institucional, en razón
de la defensa que deben hacer respecto de la moralidad en el manejo de los recursos
públicos; pues, su quebrantamiento será causa para la determinación de
responsabilidades administrativas, civiles e indicios de responsabilidad penal.
51
Artículo 30. SUMARIO ADMINISTRATIVO.- Por decisión del Contralor General o por
denuncia debidamente presentada y fundamentada, el quebrantamiento de las normas
del presente Código dará lugar a la instauración del sumario administrativo, con las
consecuencias legales respectivas”12
2.7. NORMATIVA LEGAL Y TÉCNICA PARA EL EJERCICIO DE LA
AUDITORÍA INTERNA
La normativa legal para el ejercicio de las funciones de UAI es la establecida por la CGE.
La auditoría gubernamental es la herramienta con atributos de sistematización profesional
utilizada de manera general en el Sector Público para cumplir con las funciones definidas
en la Constitución de la República para la aplicación del Sistema de Control
Administrativo (SCA) cuyo, órgano rector es la Contraloría General del Estado,
El Sistema de Control Administrativo establece como atribuciones de la CGE el control
interno, la auditoría interna y la auditoría externa, además la normativa del sistema y la
asesoría en casos que sea solicitada.
La CGE ha emitido las normas relacionadas con la auditoría externa que vienen
utilizando las Unidades de Auditoría Interna (UAI’s) de las entidades públicas para el
ejercicio de la función de Auditoría Interna la resolución de la CGE No. 029 - CG de 9 de
septiembre del 2009, establece el esquema del contenido del Manual de Auditoría Interna
(MAI) requerido a todas las instituciones del Estado donde se haya establecido esta
función.
La Unidad de Auditoría Interna dependerá directamente de la máxima autoridad o del
titular de la entidad pública y estará ubicada orgánicamente en el nivel asesor.
Las instituciones del Estado, contarán con una Unidad de Auditoría Interna, cuando se
justifique.
12 Acuerdo 034 de octubre 24 de 2002
52
El personal auditor será nombrado, removido o trasladado por el Contralor General del
Estado y las remuneraciones y gastos para su funcionamiento serán cubiertos por las
propias instituciones a las que ellas sirven y controlan, de conformidad a lo dispuesto en
el artículo 14 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Es un elemento importante del control interno de una entidad u organismo del sector
público y su labor consiste en el examen de las operaciones administrativas y/o
financieras efectuadas por sus propios auditores como un servicio a la alta dirección.
Será responsable del examen posterior de las operaciones de la entidad u organismo,
mediante los mecanismos señalados en las leyes pertinentes.
Para ser nombrado y ejercer las funciones de dirección o jefatura de esa Unidad se
requerirá ser profesional con título universitario y formación compatible con el ejercicio y
práctica de la auditoría financiera y experiencia en materia de auditoría de gestión.
Lo podrán conformar también los estudiantes de contabilidad y auditoría por lo que su
nombramiento como auditor estará condicionado hasta la obtención de su título
profesional conferido por un centro de estudios superior legal y debidamente reconocido
por los organismos oficiales.
Las funciones que realice la Unidad de Auditoría Interna serán completamente
independientes de las funciones de línea.
Con el fin de realizar la evaluación integral de la institución, esta Unidad también realizará
auditorías de gestión para asegurar la eficiencia de las operaciones; la asesoría a todos
los niveles de la institución; la evaluación de la estructura y ambiente de control interno; el
seguimiento continuo y posterior de las actividades financieras, operativas, ambientales y
técnicas y el logro de los objetivos institucionales.
Para cumplir con este objetivo se requerirá de profesionales en otras disciplinas, es decir,
la Unidad de Auditoría Interna estará integrada por personal multidisciplinario.
Los auditores de la Unidad de Auditoría Interna actuarán, individual o colectivamente, con
criterio independiente respecto a la operación o actividad auditada; y no intervendrán en
53
la autorización o aprobación de los procesos financieros, administrativos, operativos y
ambientales.
Los informes de las unidades de auditoría, suscritos por el Jefe de la Unidad, serán
dirigidos a la máxima autoridad de la institución a la que pertenezcan, la que será
responsable de adoptar las medidas pertinentes para implantar las recomendaciones
emitidas.
Las unidades de auditoría interna, en concordancia con lo establecido en las
disposiciones legales vigentes, enviarán a la Contraloría General del Estado, ejemplares
de sus informes, en el término de 8 días contados desde la fecha de suscripción,
conjuntamente con la documentación probatoria de los hechos informados, para los
trámites administrativos
Las Normas de Control Interno para el Sector Público de la República del Ecuador
constituyen guías generales emitidas por la Contraloría General del Estado, orientadas a
promover una adecuada administración de los recursos públicos y a determinar el
correcto funcionamiento administrativo de las entidades y organismos del sector público
ecuatoriano, con el objeto de buscar la efectividad, eficiencia y economía en la gestión
institucional. Esto es para la administración de la Policía, el auditor interno usa como
herramienta o criterios de evaluación solamente, los debe aplicar en la administración
interna de la UAI.
La evaluación en la aplicación de las NCI emitidas por la CGE se aplicará en forma anual
como base para el informe de evaluación de la Estructura de CI a ser completado al 30
de septiembre de cada año. Se instrumentan mediante procedimientos encaminados a
proporcionar una seguridad razonable, para que las entidades puedan lograr los objetivos
específicos que se trazaron; tienen soporte técnico en principios administrativos,
disposiciones legales y normativa técnica pertinente.
Contenidos de las NEAG aplicadas en la UAI-PN.
La normativa que rige el desarrollo de la auditoría gubernamental en el sector público se
encuentra dada por las Normas Ecuatoriana de Auditoría Gubernamental (NEAG)
54
emitidas por la Contraloría General del Estado, las mismas que se fundamentan en las
Normas Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA) y las Normas Ecuatorianas de
Auditoría (NEA), que son de aplicación y cumplimiento obligatorio por parte de los
auditores de la Contraloría General del Estado, los auditores internos de las entidades
públicas y los profesionales de las firmas privadas contratadas de auditoría, cuando sean
designados o contratados por el Organismo Técnico Superior de Control para efectuar la
auditoría gubernamental.
El resumen de NEAG emitidas por la CGE, son las siguientes:
“I NORMAS RELACIONADAS CON EL AUDITOR GUBERNAMENTAL
“LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL DEBE DESEMPEÑARSE POR UNA
PERSONA O PERSONAS QUE POSEEN UN ADIESTRAMIENTO ADECUADO
Y PERICIA PROFESIONAL”
AG-01 Requisitos mínimos del auditor gubernamental
AG-02 Cuidado y esmero profesional del auditor gubernamental
AG-03 Responsabilidad de la función del auditor gubernamental
AG-04 Entrenamiento técnico y continuo del auditor
AG-05 Participación de profesionales y/o especialistas
AG-06 Independencia del auditor
AG-07 Confidencialidad del trabajo de auditoria
AG-08 Control de calidad de la auditoria gubernamental
II NORMAS RELACIONADAS CON LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA
GUBERNAMENTAL
“EL TRABAJO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL DEBE PLANIFICARSE
ADECUADAMENTE, OBTENIENDO SUFICIENTE COMPRENSION DEL
CONTROL INTERNO PARA DETERMINAR LA NATURALEZA, DURACION Y
EXTENSION DE LAS PRUEBAS A REALIZAR.”
PAG-01 Planificación anual de la auditoria gubernamental
55
PAG-02 Planificación de la auditoria gubernamental
PAG-03 Designación del equipo de auditoria
PAG-04 Planificación preliminar de la auditoría gubernamental
PAG-05 Planificación específica de la auditoría gubernamental
PAG-06 Evaluación del riesgo
PAG-07 Estudio y evaluación del control interno
PAG-08 Memorando de planeamiento de la auditoria gubernamental
PAG-09 Compresión global de los sistemas de información computarizados
III NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL
“OBTENER SUFICIENTE EVIDENCIA COMPROBATORIA COMPETENTE A
TRAVES DE INSPECCIONES, OBSERVACIONES, INDAGACIONES Y
CONFIRMACIONES DE FORMA QUE CONSTITUYA UNA BASE RAZONABLE
PARA EMITIR LA OPINION PERTINENTE”.
EAG-0I Programas de auditoria gubernamental
EAG-02 Materialidad en auditoria gubernamental
EAG-03 Evaluación del cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias
EAG-04 Papeles de trabajo en la auditoria gubernamental
EAG-05 Evidencia suficiente, competente y relevante
EAG-06 El muestreo en la auditoria gubernamental
EAG-07 Fraude y error
EAG-08 Verificación de eventos subsecuentes
EN La auditoria gubernamental
EAG-09 Comunicación de hallazgos de auditoria
EAG-10 Supervisión del trabajo de auditoria gubernamental
IV NORMAS RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL
“EL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL DEBE INCLUIR LOS
RESULTADOS DEL TRABAJO REALIZADO EN FORMA ESCRITA, DE
CONFORMIDAD A LAS NORMAS DICTADAS PARA EL EJERCICIO DE LA
56
PROFESION”
IAG-01 Informe de auditoria gubernamental
IAG-02 Contenido y estructura del informe de auditoria gubernamental
IAG-03 Convocatoria a la conferencia final
IAG-04 Oportunidad en la comunicación de resultados
IAG-05 Presentación del informe de auditoria gubernamental
IAG-06 Implantación de recomendaciones “13
“En aquellos aspectos que no se contemplen en las Normas Ecuatorianas de Auditoría
Gubernamental (NEAG) y que guarden relación con la gestión pública, será
responsabilidad de los auditores gubernamentales observar las disposiciones de las
Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA) y de las Normas Ecuatorianas de
Auditoría (NEA)”.14
La Contraloría General del Estado, ejerce el control de los recursos públicos descritos en
el artículo 3 de su Ley Orgánica, donde se define como tales a “todos los bienes, fondos,
títulos, acciones, participaciones, activos, rentas, utilidades, excedentes, subvenciones y
todos los derechos que pertenecen al Estado y a sus instituciones, sea cual fuere la
fuente de la que procedan, inclusive los provenientes de préstamos, donaciones y
entregas que a cualquier otro título realicen a favor del Estado o de sus instituciones,
personas naturales o jurídicas u organismos nacionales o internacionales”15 mediante el
ejercicio de la auditoría gubernamental y el examen especial, utilizando normas
nacionales e internacionales y técnicas de auditoría.
La auditoría gubernamental externa es ejercida por auditores de la Contraloría General
del Estado y de las firmas privadas de auditoría contratadas por requerimiento de
convenios o contratos internacionales, o por carecer de personal especializado en
13 Normas ecuatorianas de Auditoria Gubernamental ( NEAG), Contraloría General del Estado, Acuerdo No. 019 CG, R.O. edición especial No. 6, de 10 de octubre de 2002 14
Normas ecuatorianas de Auditoria Gubernamental ( NEAG), Contraloría General del Estado, Acuerdo No. 019 CG, R.O. edición especial No. 6, de 10 de octubre de 2002 15 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Ley 2004-34, R.O. No. 337 de 18 de mayo de 2004
57
determinadas áreas. La auditoría gubernamental interna, es ejercida exclusivamente por
la Unidad de Auditoría Interna de cada entidad u organismo del sector público.
La finalidad básica de la auditoría gubernamental, es brindar confiabilidad a la
información elaborada por la administración de la entidad y determinar el grado de
cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, a fin de promover la toma de
decisiones adecuadas, esto implica el cumplimiento de objetivos generales como:
1. Evaluar la correcta utilización de los recursos públicos, verificando el cumplimiento
de las disposiciones legales y reglamentarias,
2. Determinar si la gestión de los funcionarios públicos fue realizada con criterios de
efectividad, eficiencia y economía y los resultados obtenidos guarden relación con
los recursos asignados, de acuerdo con los planes y programas aprobados por la
entidad auditada,
3. Dictaminar los estados financieros y establecer si la información elaborada por la
entidad es correcta, confiable y oportuna,
4. Fortalecer el sistema de control interno de la entidad auditada; y,
5. Recomendar medidas para promover mejoras en la gestión pública.
Los auditores de la Contraloría General del Estado, de las Unidades de Auditoría Interna
de las entidades del sector público y de las firmas privadas contratadas, llevarán a cabo
los controles manteniendo independencia de criterio en las evaluaciones que ejecuten.
Las actuaciones de otras unidades administrativas o instituciones del Estado, como el
caso del Ministerio de Economía y Finanzas, en lo que respecta a la evaluación de la
ejecución presupuestaria, no serán tomadas como sustitución de la auditoría
gubernamental. Los resultados de estos trabajos constituirán elementos de juicio para la
ejecución de la auditoría gubernamental.
8. Dependencia Técnica y Administrativa de la CGE
58
Conforme el Acuerdo No. 22 CG, de 23 de octubre del 2008 se establece la dependencia
técnica de las Unidades de Auditoría Interna de las entidades públicas, en el artículo 6:
“Las Unidades de Auditoría Interna, pertenecientes a las instituciones del Estado, como
integrantes del sistema de control interno, serán objeto de evaluación por parte de la
Contraloría General del Estado. Su dependencia técnica consistirá principalmente en la
aprobación de los planes anuales de trabajo y sus modificaciones, la evaluación de la
gestión de sus actividades, la aprobación de los informes y manuales específicos de
Auditoría Interna, la determinación de responsabilidades, la evaluación del desempeño
de sus miembros y el cumplimiento de las normas que se expidan sobre la materia.”16
Así mismo el Art. 14. de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Reformas
y Reglamento establece: “ Auditoría interna.- Las instituciones del Estado, contarán con
una Unidad de Auditoría Interna, cuando se justifique, que dependerá “técnica y
administrativamente” de la Contraloría General del Estado, que para su creación o
supresión emitirá informe previo. El personal auditor, será nombrado, removido o
trasladado por el Contralor General del Estado y las remuneraciones y gastos para el
funcionamiento de las unidades de auditoría interna serán cubiertos por las propias
instituciones del Estado a las que ellas sirven y controlan”17. Nota: Inciso primero del
artículo 14, reformado por los numerales 1 y 2 del artículo 2 de la Ley Orgánica
Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicada en el
Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009. “Las máximas
autoridades de las Unidades de Auditoría Interna, serán de libre designación y remoción
por parte del Contralor General del Estado. Las remuneraciones que corresponden a las
máximas autoridades de las Unidades de Auditoría Interna de los Gobiernos Autónomos
Descentralizados serán cubiertas por la Contraloría General del Estado”18. Nota: Incisos
segundo y tercero del artículo 14, agregados por el numeral 3 del artículo 2 de la Ley
Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicada
en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009. Para ser nombrado
y ejercer funciones de dirección o jefatura de esa unidad se requerirá ser profesional con
16 Acuerdo No. 022 CG de 23 de octubre de 2008 17
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Ley 2004-34, R.O. No. 337 de 18 de mayo de 2004 18 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Suplemento R.O. No. 1 de 11 de agosto de 2009
59
título universitario y formación compatible con el ejercicio y práctica de la auditoría
financiera o de gestión.
Con el fin de prestar asesoría y realizar la evaluación integral de la institución, el personal
de auditoría interna de gestión deberá ser de carácter multidisciplinario.
La auditoría interna se ejecutará de acuerdo con las normas nacionales e internacionales
de auditoría aplicables al sector público. Por disposición expresa del Contralor General
del Estado o de la máxima autoridad que ejerza la representación legal de la Institución,
la respectiva unidad de auditoría interna ejecutará auditorías y exámenes especiales, de
conformidad con lo establecido en esta Ley. “Las entidades del sector público deberán
prestar todas las facilidades operativas y logísticas para el adecuado desenvolvimiento de
las Unidades de Auditoría Interna”19. Nota: Inciso final del artículo 14, agregado por el
numeral 4 del artículo 2 de la Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de
11 de agosto del 2009.
ÁMBITO DE CONTROL ACTUALIZADO DE LA CGE.
El acuerdo No 22 CG de la CGE de 23 octubre del 2008, dentro del Funcionamiento
Técnico de las Unidades de Auditoría Interna, establece:
“Art 1.Ambito.- Este reglamento rige para las instituciones del Estado previsto en el
artículo 225 de la Constitución de la República del Ecuador; a las personas jurídicas de
derecho privado que dispongan de recursos públicos; y, a los bancos y entidades
financieras públicas.
Art. 2.- Auditoría Interna.- La Auditoría Interna constituye una actividad independiente y
objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las
operaciones de una organización; evalúa el sistema de control interno, los procesos
administrativos, financieros, legales, operativos y estratégicos, gestión de riesgos, control
y dirección de la entidad.
19 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Suplemento R.O. No. 1 de 11 de agosto de 2009
60
Art. 3.- Objetivo y alcance.- Las Unidades de Auditoría Interna, mediante la aplicación de
técnicas y procedimientos de auditoría, evaluarán la eficacia del sistema de control
interno, la administración de riesgos institucionales, la efectividad de las operaciones y el
cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables que permitan el logro de los objetivos
institucionales. Proporcionará asesoría en materia de control a las autoridades, niveles
directivos y servidores de la entidad, para fomentar la mejora en sus procesos y
operaciones.
Art. 4.- Creación y supresión de las Unidades de Auditoría Interna y ámbito.- La
Contraloría General del Estado, para la creación, reestructuración o supresión de las
Unidades de Auditoría Interna de las entidades sometidas a su control, así como de los
puestos de estas unidades, emitirá informes técnicos previos debidamente sustentados,
teniendo en cuenta la complejidad, volumen de recursos y áreas de dispersión
geográfica.
Los informes técnicos previos, se basarán, además, en el proyecto de estructura
organizativa y en la asignación presupuestaria correspondiente que, entre otros datos,
deberá presentar la entidad solicitante.
Art. 5.- Control posterior.- Las Unidades de Auditoría Interna por disposición expresa del
Contralor General del Estado o de la máxima autoridad que ejerza la representación legal
de la institución, realizarán el control posterior de las operaciones y actividades de la
entidad u organismo del que formen parte, con sujeción a las disposiciones legales y
normas nacionales e internacionales de auditoría aplicables al sector público; además,
ejercerá el control en las entidades adscritas o dependientes de ellas, que no cuenten
con una Unidad propia de Auditoría Interna.
En el caso de que la entidad u organismo, de conformidad con lo previsto en las
correspondientes normas legales, deba actuar como coordinador de las entidades
pertenecientes a un mismo sector presupuestario, la Unidad de Auditoría Interna ejercerá
la coordinación de las Unidades de Auditoría Interna pertenecientes a dicho sector
presupuestario, sin perjuicio de las facultades que le corresponden a la Contraloría
General del Estado.
61
Art. 6.- Dependencia técnica de las Unidades de Auditoría Interna de las entidades
públicas.- Las Unidades de Auditoría Interna, pertenecientes a las instituciones del
Estado, como integrantes del sistema de control interno, serán objeto de evaluación por
parte de la Contraloría General del Estado. Su dependencia técnica consistirá
principalmente en la aprobación de los planes anuales de trabajo y sus modificaciones, la
evaluación de la gestión de sus actividades, la aprobación de los informes y manuales
específicos de Auditoría Interna, la determinación de responsabilidades, la evaluación del
desempeño de sus miembros y el cumplimiento de las normas que se expidan sobre la
materia”.20
DE LOS INFORMES EMITIDOS A LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
“En la Ley Orgánica de la CGE en los numerales 7, 8 y 9, del Artículo 9, CAPÍTULO II se
establece que:
7.- Preparar los planes anuales de auditoría y presentarlos a la Contraloría General del
Estado hasta el 30 de septiembre de cada año. Dichos planes serán elaborados de
acuerdo con las políticas y normas emitidas por este organismo.
8.- Preparar semestralmente información de las actividades cumplidas por la Unidad de
Auditoría Interna en relación con los planes operativos de trabajo, la cual será enviada a
la Contraloría General del Estado, para su revisión.
9.- Enviar a la Contraloría General del Estado para su aprobación, los informes de
auditoría y de exámenes especiales suscritos por el Jefe de la Unidad de Auditoría
Interna, en el plazo máximo de 30 días laborables después de la conferencia final de
comunicación de resultados; una vez aprobados dichos informes, el Jefe de la Unidad los
remitirá a la máxima autoridad de la institución a la que pertenezca.
Cabe recalcar también que el Boletín Jurídico de la Contraloría General del Estado,
publicado en octubre de 2006, en su Artículo 17, Capítulo 2 de la Ley Orgánica de la
20 Acuerdo No. 022 CG, de 23 de octubre de 1008, Art. 1-6.
62
Contraloría General del Estado, sobre la responsabilidad de las unidades de Auditoría
Interna de informar, dispone:
Art. 17.- Informes.- Los informes de las unidades de Auditoría Interna de gestión,
suscritos por el jefe de la unidad, serán dirigidos a la máxima autoridad de la institución a
la que pertenezcan, la que será responsable de adoptar, cuando corresponda, las
medidas pertinentes.
Las unidades de auditoría interna de gestión, para efecto de determinación de las
responsabilidades correspondientes, enviarán a la Contraloría General del Estado,
ejemplares de sus informes, en el término de ocho días contado desde la fecha de
suscripción, conjuntamente con la documentación probatoria de los hechos informados.”21
21 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, LOCGE, Art,7,8,9 Capítulo II
63
CAPITULO III PLANIFICACIÓN ANUAL DE LA UNIDAD DE
AUDITORÍA INTERNA DE LA POLICÍA NACIONAL
3.1. POLÍTICAS EMITIDAS POR LOS ORGANISMOS DE CONTROL
El Artículo 16 de la LOCGE establece: “Coordinación de labores.- La Contraloría General
del Estado prestará su asesoría y asistencia técnica a las unidades de auditoría interna
de gestión y orientará y coordinará la preparación de su Plan Anual de Trabajo, el cual
deberá ser presentado a la Contraloría General del Estado hasta el 30 de septiembre de
cada año.”22
Por otro lado el Artículo 12 del Acuerdo 022 CG dice: “Plan Anual de Trabajo.- La
Contraloría General del Estado coordinará y orientará la preparación del plan anual de
auditoría, de conformidad con las políticas expedidas por el Contralor General del Estado
para ese fin.
El plan anual de las Unidades de Auditoría Interna se fundamentará en el sistema de
planificación institucional, será un elemento esencial para evaluar posteriormente el
desempeño de la Unidad; e, incluirá las actividades necesarias para alcanzar los
objetivos de su gestión.”23
Los cambios, modificaciones y ampliaciones que se realicen con posterioridad a la
aprobación del Plan Operativo Anual de la Auditoría Interna, deberán ser comunicados
oportunamente a la Contraloría General del Estado, para su aprobación, seguimiento y
evaluación correspondientes.
Complementariamente las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental de
aplicación obligatoria en las entidades y organismos del sector público expedidas
mediante acuerdo 019-CG CGE, publicadas en el RO/ Sup.6 de octubre 10 del 2002; la
PAG-01 Planificación Anual de la Auditoría, establece:
22
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, LOCGE, Art. 16. 23 Acuerdo 022 de 23 de octubre de 2008
64
“La Contraloría General del Estado a través de las unidades de auditoría, planificarán las
actividades anuales de control, aplicando criterios de importancia relativa, riesgo y
oportunidad y evaluarán periódicamente su ejecución. En el caso de las entidades que
cuenten con Unidades de Auditoría Interna, la planificación se efectuará de acuerdo a las
prioridades institucionales, en coordinación con la Contraloría General del Estado.
Para lo que la Contraloría General del Estado anualmente entrega a las unidades de
auditoría Interna las correspondientes guías y políticas para la elaboración del plan anual
de control.
Los planes de auditoría serán flexibles a fin de permitir los cambios que se consideren
necesarios de acuerdo a las circunstancias. La estructura y contenido de los planes
anuales guardarán armonía con los objetivos y políticas institucionales que apruebe la
Contraloría General del Estado.
La planificación elaborada por la Contraloría General del Estado, mantendrá la
coordinación necesaria con los planes presentados por las Unidades de Auditoría interna,
para evitar desperdicio de recursos y duplicación de esfuerzos.
Las jefaturas de las unidades de auditoría serán responsables de cumplir el plan anual de
cada unidad. Además debe prever un período para efectuar exámenes imprevistos,
debidamente autorizados.
La Contraloría General del Estado y las Unidades de Auditoría Interna de cada una de las
instituciones del sector público, planificarán sus exámenes concentrando sus esfuerzos,
principalmente, en medir la eficacia de la gestión, evaluar la eficiencia, efectividad y
economía en la utilización de los recursos públicos y el aprovechamiento de los medios
para el logro de los resultados.”24
El Plan Anual de Control será enviado a la Contraloría General del Estado para su
aprobación así como también se pondrá en conocimiento del Comandante de la Policía.
La UAI de la P.N presentará hasta el 30 de septiembre de cada año, sus planes anuales
de conformidad con lo citado en los párrafos anteriores, los mismos que deberán ser
24 Normas ecuatorianas de Auditoría Gubernamental, CGE, Acuerdo No. 019 de 10 de octubre de 2002
65
aprobados por el Contralor General del Estado, o el funcionario delegado para el efecto.
En cumplimiento de lo establecido la UAI de la P.N. presentó a la CGE el Plan Anual de
Control de la Unidad de Auditoría Interna de la entidad el mismo que se adjunta como
anexo No. 3.
3.2. EL PLAN ANUAL DE AUDITORÍA INTERNA.
De conformidad al Art.16 de la LOCGE y el Art. 12 del Reglamento sustitutivo sobre
Organización Funcionamiento y Dependencia Técnica de las Unidades de Auditoría
Interna de las entidades que controla el Organismo Técnico de Control: la UAI .P.N.
presentará el Plan Anual de la Unidad de Auditoría Interna a la Dirección de Coordinación
de Auditorías Internas.
El Art. 12 del precitado reglamento dice: Plan Anual de Trabajo.- La Contraloría General
del Estado coordinará y orientará la preparación del plan anual de auditoría, de
conformidad con las políticas expedidas por el Contralor General del Estado para ese fin.
El plan anual de las Unidades de Auditoría Interna se fundamentará en el sistema de
planificación institucional, será un elemento esencial para evaluar posteriormente el
desempeño de la Unidad; e, incluirá las actividades necesarias para alcanzar los
objetivos de su gestión.
Los cambios, modificaciones y ampliaciones que se realicen con posterioridad a la
aprobación del Plan Operativo Anual de la Auditoría Interna, deberán ser comunicados
oportunamente a la Contraloría General del Estado, para su aprobación, seguimiento y
evaluación correspondientes.
Planificación Anual en la que también se deberá observar el cumplimiento de la Norma
Ecuatoriana de Auditoría Gubernamental P.A.G.- 02 Planificación de la Auditoría
Gubernamental, la misma que establece: “La planificación del trabajo de auditoría ayuda
a asegurar que se presta atención adecuada a áreas importantes y a los problemas
potenciales del examen, evaluar el nivel de riesgo y programar la obtención de evidencia
66
necesaria aplicando criterios de materialidad, economía, objetividad y oportunidad.
Al planificar el trabajo de auditoría se tendrá en cuenta la finalidad del examen, el informe
a emitir, las características del ente sujeto a control y las circunstancias particulares del
caso. Los aspectos que debe considerar el auditor en la planificación incluyen:
a) Conocimiento de la entidad, programa o actividad por auditar.- Implica el diseño
de una estrategia general para entender la forma en que conducen sus
actividades y operaciones, con el objeto de evaluar la importancia de los objetivos
de la auditoría. El auditor debe identificar los elementos claves de la
administración a fin de obtener un conocimiento general de la organización.
b) Comprensión de los sistemas de información administrativa, financiera y de
control interno.- Implica el conocimiento de las operaciones de la entidad o
programa por examinar, ayudará al auditor a identificar las áreas significativas y
de riesgo potencial.
c) El plan operativo institucional y el presupuesto autorizado, son documentos a
través de los cuales el auditor toma conocimiento de los objetivos de la entidad y
de las políticas establecidas para alcanzarlos.
d) Riesgo e Importancia Relativa.- Implica que el auditor debe aplicar procedimientos
analíticos en la etapa de planeamiento, para ayudar al conocimiento de las
actividades de la entidad y la identificación de áreas de riesgo potencial.
e) Naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos.- Implica que el auditor
debe obtener un grado suficiente de comprensión de las actividades de la entidad
auditada para facilitar el planeamiento del examen y desarrollar un eficaz enfoque
del mismo.
f) Coordinación, dirección, supervisión y revisión.- Implica revisar el esfuerzo
realizado y las decisiones tomadas por el equipo de auditoría para establecer su
propiedad, legalidad y operatividad del plan de auditoría.
La estructura de los planes guardará armonía con los objetivos y lineamientos de la
67
planificación institucional de auditoría que será aprobada por la máxima autoridad de
control.
La naturaleza y el alcance del planeamiento, pueden variar según el tamaño de la
entidad, el volumen de las operaciones, la experiencia del auditor y, el conocimiento,
visión, fines, metas y objetivos institucionales y de las actividades que ejecuta. La
planificación de cada auditoría comprenderá la planificación preliminar que facilite un
enfoque general de la auditoría y de la planificación específica dirigida a obtener una
programación completa e integral del examen”.25
3.3. PROCESO DE LA PLANIFICACIÓN ANUAL DE LA AUDITORÍA
INTERNA
1. El Auditor Interno recibe de la Dirección de Coordinación de Auditorías Internas de la
Contraloría General del Estado las Políticas para la Elaboración del Plan Anual de
Control.
2. Mediante circular solicita a los Directores de Área, los aspectos que deben ser
considerados para exámenes especiales y auditorías.
3. El Auditor Interno y Supervisor determinan las actividades que van a ser objeto de
auditorías y exámenes especiales.
4. Elaboran el Plan Anual de Control, utilizando los formularios proporcionados por la
Contraloría General del Estado.
5. El Supervisor coordina con las Direcciones de Auditoría de Empresas y de Control de
Obras Públicas de la Contraloría General del Estado y deja constancia de este hecho en
un Acta de Coordinación.
6. El Plan Anual de Control es enviado a la Contraloría General del Estado para su
25 Normas ecuatorianas de Auditoría Gubernamental, CGE, Acuerdo No. 019 de 10 de octubre de 2002
68
aprobación, hasta el 30 de septiembre de cada año.
7. El Auditor Interno pone en conocimiento del Comandante General de la Policía
Nacional, el Plan Anual de Control, máximo al 31 de diciembre de cada año.
El Auditor Interno y Supervisor observarán lo establecido en la norma P.A.G-01 de las
NEAG relacionada con la PLANIFICACIÓN ANUAL DE LA AUDITORIA.
La Norma Ecuatoriana de Auditoría Gubernamental P.A.G.- 03 Designación del equipo de
Auditoría expresa:
“Según el plan de auditoría establecido por cada una de las unidades de control y una
vez aprobado por la máxima autoridad, tanto de la Contraloría General del Estado como
de las unidades de Auditoría Interna de las instituciones del Estado, designarán mediante
orden de trabajo escrita a los auditores responsables que se encargarán de efectuar el
examen correspondiente, designando al jefe de equipo, al auditor supervisor y a los
auditores operativos.
En la Orden de Trabajo se dejará constancia de:
Fecha de emisión
La identificación de la institución o unidad administrativa a ser examinada
El objetivo general del examen
El alcance o período a ser examinado
El tiempo determinado para realizar el trabajo, incluido la elaboración del informe
correspondiente
Si es necesaria alguna instrucción específica
Determinar que los resultados obtenidos sean presentados mediante el informe
correspondiente y de ser procedente el respectivo memorando de antecedentes.
Incorporar el personal multidisciplinario especializado de apoyo si el caso lo amerita,
como consecuencia de la planificación preliminar.”26
26
Normas ecuatorianas de Auditoría Gubernamental, CGE, Acuerdo No. 019 de 10 de octubre de 2002
69
De acuerdo a una política establecida por la CGE se elaborará el memorando de
antecedentes con o sin responsabilidades
DESIGNACIÓN DEL EQUIPO DE AUDITORÍA
El Auditor Interno designa a través de la Orden de trabajo al equipo de Auditoría.
El Auditor Interno y el Supervisor sobre la base de su experiencia y la disponibilidad del
personal conforman los equipos de trabajo tomando en consideración los siguientes
factores:
1. Nivel jerárquico establecido en el Distributivo de Personal;
2. Experiencia del personal en labores de auditoría
2. Criterios de Selección de las áreas a examinar
Partiendo del principio que la auditoría gubernamental interna, es ejercida exclusivamente
por la Unidad de Auditoría Interna de la P.N ; los auditores de la CGE, de las firmas
privadas contratadas, llevarán a cabo los controles manteniendo independencia de
criterio en las evaluaciones que ejecuten, personal que en el ejercicio de su función
observarán las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental, y en los casos que
amerite, aplicarán las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA) y las
Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental (NEAG), a efectos de llevar a cabo su
trabajo con el esmero profesional necesario para generar un producto final objetivo y de
calidad.
La UAI-P.N considerando la singularidad de la entidad establecerá las áreas,
componentes y rubros a ser incluidos en la Plan Anual de Control, incluyendo de
considerar necesario los resultados de la evaluación general de riesgos institucionales.
De la información obtenida en la planificación preliminar la planificación de la auditoría
incluirá la evaluación de los resultados de gestión de la entidad a examinar con relación a
los objetivos, metas y programas previstos.
Dentro de los criterios el que prevalecerá es la evaluación del control interno de forma
70
obligatoria para obtener información complementaria y así, evaluar y calificar los riesgos y
como seleccionar los procedimientos que se aplicarán.
Para fundamentar la selección el criterio deberá cumplir las características de suficiente,
competente y pertinente estableciendo un plan de muestreo.
De la misma manera para calificar los factores específicos de riesgo y definir el enfoque
de la auditoría, considerará los sistemas de información computarizada y el uso de
técnicas de auditoría asistidas por computadora.
Criterios de selección que será enviado a la Contraloría General del Estado para su
aprobación y forme parte de las Políticas emitidas por el Organismo Superior de Control.
3.4. APROBACIÓN DEL PLAN SEGÚN LOS ORGANISMOS DE CONTROL
La Contraloría General del Estado y las Unidades de Auditoría Interna de cada una de las
instituciones del sector público, planificarán sus exámenes concentrando sus esfuerzos,
principalmente, en medir la eficacia de la gestión, evaluar la eficiencia, efectividad y
economía en la utilización de los recursos públicos y el aprovechamiento de los medios
para el logro de los resultados.
El Plan Anual de Control conforme con las políticas anuales para la elaboración del
mismo será enviado a la CGE para su aprobación, hasta el 30 de septiembre de cada
año.
Plan Anual de Control aprobado por la CGE, es enviado a conocimiento del Comandante
General de la P.N
3.5. EVALUACIÓN DEL PLAN ANUAL, SEGÚN REQUERIMIENTOS DE LOS
ORGANISMOS DE CONTROL
71
El ejercicio de la auditoría gubernamental será objeto de planificación previa y de
evaluación posterior de sus resultados, se ejecutará de acuerdo con las políticas y
normas de auditoría y demás regulaciones establecidas en el Art.24.de la ley Orgánica
de la Contraloría General del Estado.
La forma de evaluación utilizada para determinar el avance de la ejecución del plan anual
de control se aplicará utilizando el anexo No.7, denominado Autoevaluación del Plan
Anual de Control, al terminar los mese de abril y agosto como base para la planificación
del año siguiente.
72
CAPÍTULO IV PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA DE LA
AUDITORÍA INTERNA
4.1. ORDEN DE TRABAJO
Para iniciar una auditoría o examen especial que conste en la planificación general o
definida a base de una solicitud calificada como imprevista, el jefe de la unidad operativa
emitirá la "orden de trabajo" autorizando su ejecución, la cual contendrá:
a. Objetivo general de la auditoría.
b. Alcance de la auditoría.
c. Nómina del personal que inicialmente integra el equipo.
d. Tiempo estimado para la ejecución.
e. Instrucciones específicas para la ejecución (Determinará sí se elaboran la planificación
preliminar y específica o una sola que incluya las dos fases).
La instalación del equipo en la entidad, determina de manera oficial el inicio de la
auditoría o examen especial, la cual comenzará con la planificación preliminar.
Para la planificación preliminar, es preferible que el equipo esté integrado por el
supervisor y el jefe de equipo. Posteriormente, dependiendo de la complejidad de las
operaciones y del objetivo de la auditoría, se designarán los profesionales requeridos
para la planificación específica y la ejecución del trabajo.
El Director de la unidad de auditoría proporcionará al equipo de auditores, la carta de
presentación, mediante la cual se iniciará el proceso de comunicación con la
administración de la entidad, la que contendrá la nómina de los miembros que
inicialmente integren el equipo, los objetivos del examen, el alcance y algún dato
adicional que considere pertinente. El auditor planeará sus tareas de manera tal que
73
asegure la realización de una auditoría de alta calidad y que ésta sea obtenida con,
eficiencia, eficacia y oportunidad.
La planificación de cada auditoría se divide en dos fases o momentos distintos,
denominados planificación preliminar y planificación específica. En la primera de ellas, se
configura en forma preliminar la estrategia a seguir en el trabajo, a base del conocimiento
acumulado e información obtenida del ente a auditar; mientras que en la segunda se
define tal estrategia mediante la determinación de los procedimientos específicos a
aplicarse por cada uno de los componentes y la forma en que se desarrollará el trabajo
en las siguientes fases.
Las etapas mencionadas, suponen la realización de un trabajo de auditoría recurrente, en
estos casos ya se cuenta con un amplio conocimiento de las operaciones del ente a
auditar como resultado de trabajos anteriores, por consiguiente, el análisis debe recaer
en los cambios que hayan ocurrido desde el último examen.
En un trabajo que se realiza por primera vez, no existe ese conocimiento acumulado y
por lo tanto, la etapa de planificación demandará un esfuerzo de auditoría adicional.
Cuando se trate de exámenes a entidades o actividades relativamente pequeñas, donde
no amerite presentar por separado la planificación preliminar y la específica, el Director o
Jefe de la unidad de auditoría al emitir la orden de trabajo instruirá a los miembros del
equipo para que el informe o reporte de planificación sea único.
4.2. NOTIFICACIÓN DE INICIO DE LA ACTIVIDAD DE CONTROL
El Auditor Interno suscribe la notificación de inicio de examen para el Comandante
General; conforme a lo dispuesto al Acuerdo 013-CG y el Jefe de Equipo para los
dignatarios, funcionarios, servidores y demás personas vinculadas con el examen de
acuerdo al Art.21 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del
Estado.(Formas de notificación del examen). Anexo No.4.
El Supervisor y Jefe de Equipo:
74
Elaboran la guía para la visita previa y, en cumplimiento a este documento, el equipo
visita las unidades para observar las actividades, operaciones y funcionamiento. (Guía de
Visita Previa)
Revisan y actualizan el archivo permanente y corriente
Obtienen información y documentación del componente y subcomponentes bajo examen.
Examinan y evalúan la visión, misión, objetivos, metas y FODA (Plan Estratégico y Plan
operativo).
Toman conocimiento de los criterios, parámetros e indicadores de gestión (Plan
Operativo Anual).
Definen objetivos específicos y estrategia para la Auditoría.
Determinan los auditores y otros profesionales que integrarían el equipo multidisciplinario.
4.3. ARCHIVO PERMANENTE DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE
LA POLICÍA NACIONAL
Este archivo contiene información de interés o utilidad para más de una auditoría o
necesarios para auditoría subsiguientes. La primera hoja de este archivo necesariamente
debe ser el índice, el mismo que indica su contenido.
La finalidad de este archivo es:
Proveer de información normativa, legislativa y reglamentaria durante un periodo
significativo, evitando de esta manera la utilización de tiempo y recursos en el
levantamiento de este tipo de información y podrán ser utilizados en exámenes
posteriores.
75
4.4. PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
De conformidad con la NEAG - PAG-04, en esta fase de realizará la revisión y
actualización de los archivos permanente y corriente de los papeles de trabajo de
auditorías anteriores; una evaluación general del control interno con el fin de determinar
el enfoque de la Auditoría a realizar; así como la recolección de la información y
documentación básica del área o componente, obteniendo un conocimiento y
comprensión cabal sobre:
• “La visión, misión, los objetivos, metas, planes estratégicos y operativos, actividades
principales
• Evaluaciones efectuadas al cumplimiento de los planes estratégicos y operativos
• Grado de dependencia de los sistemas informáticos.
• Identificación de los funcionarios principales
• Indicadores de gestión preparados por el área examinada”27
El producto final de esta fase se concretará en un informe o reporte que será puesto a
consideración del Auditor Interno. (Este informe se exceptúa cuando se trata de
componentes pequeños).
4.5. PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA.
De conformidad con la Norma Ecuatoriana de Auditoría Gubernamental PAG-05, en esta
fase de realizará el análisis de la información y de la documentación receptada en la fase
anterior; la evaluación del control interno por componentes o subcomponente utilizando
las NCI emitidas por la CGE según acuerdo No. 039 de 16 de noviembre del 2009,
publicada RO. Suplemento de 20 de noviembre 2009.
27
Normas ecuatorianas de Auditoría Gubernamental, CGE, Acuerdo No. 019 de 10 de octubre de 2002
76
Como resultado de esta fase se presentará el Memorando de Planificación, documento
que estará respaldado con los informes presentados por los integrantes del equipo
multidisciplinario, en las áreas de su especialización, en el que se incluirá los siguientes
productos:
• Programas de trabajo por componentes basados en el análisis de Riesgos respectivo.
• Carta de evaluación de control interno como comunicación parcial de resultados, para
conocimiento del titular del componente analizado, con comentarios, conclusiones y
recomendaciones sobre los riesgos analizados y la forma como mitigarlos y/o
administrarlos.
4.6 EVALUACION DE CONTROL INTERNO
PAG 07 ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
“El auditor gubernamental obtendrá la comprensión suficiente de la base legal, planes y
organización, así como de los sistemas de trabajo e información manuales
computarizados y establecerá el grado de confiabilidad del control interno del ente o área
sujeta a examen, a fin de: planificar la auditoría, determinar la naturaleza, oportunidad,
alcance, procedimientos sustantivos a aplicar y preparar los resultados de dicha
evaluación para conocimiento de la administración de la entidad.
El auditor gubernamental evaluará la organización y los sistemas que se encuentren en
funcionamiento en sus aspectos formales y reales. El estudio comprenderá funciones del
personal vinculado con las áreas específicas a evaluar; así como si los informes
financieros y los reportes operacionales son adecuados para fines de gestión y de
control.
77
El estudio y evaluación del control interno se realizara a base del objetivo general de la
auditoría y los objetivos específicos del examen.”28
NCI 110-07 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
“La máxima autoridad de cada entidad dispondrá por escrito que cualquier funcionario
que tenga a su cargo un programa, proceso o actividad, periódicamente evalúe la
eficiencia del control interno y comunicará los resultados ante quien es responsable.
Un análisis periódico de la forma en que ese sistema está operando le proporcionará al
responsable la tranquilidad de un adecuado funcionamiento, o la oportunidad de su
corrección y fortalecimiento.
Si bien la Unidad de Auditoría Interna lleva a cabo revisiones sobre la eficacia del
sistema, son fundamentales los controles efectuados por los funcionarios que tienen bajo
su responsabilidad un segmento organizacional, programa, proceso o actividad, los que
deben efectuar auto evaluaciones periódicas al sistema de control interno”29
4.6.1. Objetivo e importancia de la evaluación del control interno
El estudio del control interno es el punto de partida lógico de un examen de auditoría, por
cuanto provee al auditor la base para confiar en los registros y procesos y determinar la
naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas de auditoría.
La evaluación y revisión de las diferentes partes del sistema de control interno serán
realizadas por el auditor encargado del trabajo, dependiendo de las cuentas o áreas que
se estén analizando se necesitará contar con la participación del Supervisor. El auditor
encargado del trabajo deberá interpretar la información recopilada, seleccionar las áreas
de mayor riesgo, y como parte de su informe presentar las recomendaciones sobre
cambios en el sistema.
28
Normas ecuatorianas de Auditoría Gubernamental, CGE, Acuerdo No. 019 de 10 de octubre de 2002 29
Acuerdo 020 CG de la Contraloría General del Estado, promulgado en la Edición Especial No. 6 del Registro Oficial de 10 de octubre de 2002,
78
Es importante que la evaluación del control interno la realice directamente el auditor con
las personas involucradas y responsables del proceso, a través de una entrevista
personal, asegurándose de que los resultados de la revisión estén correctamente
documentados.
El objetivo principal de la evaluación del control interno, será obtener conocimiento del
sistema que se está auditando e identificar los procedimientos incorporados al mismo,
con el propósito de medir el alcance y naturaleza del trabajo a realizar para determinar
las áreas de riesgo que requieren mayor atención y la extensión de las pruebas a
aplicarse.
Métodos de evaluación del control interno
Al evaluar la estructura del control interno, los auditores lo podrán hacer a través de los
siguientes métodos:
Cuestionarios
Descriptivo o narrativo
Flujogramas
4.6.2. Cuestionarios de control interno
Los cuestionarios de control interno tienen un conjunto de preguntas orientadas a
verificar el cumplimiento de Principios Básicos de Control Interno, Normas Técnicas de
Control Interno y disposiciones legales y reglamentarias.
Con la finalidad de tomar conocimiento y familiarizarse con el funcionamiento de los
controles implantados en cada área, rubro o cuenta bajo examen, el auditor aplicará
personalmente y en forma directa los cuestionarios de control interno a los funcionarios y
empleados responsables y posteriormente confirmará las respuestas a través de las
pruebas de cumplimiento.
Estructura del cuestionario de Control Interno:
79
1. Encabezamiento que contendrá: Policía Nacional - Auditoria Interna, nombre del
área, del rubro o cuenta evaluada; fecha en la que se ejecuta la evaluación,
nombre del auditor y nombre de la(s) persona(s) interrogada (s).
2. El número de orden de la pregunta.
3. Detalle de la pregunta.
4. Registro de respuestas, desglosadas en las columnas de SI, NO y N.A. (no
aplicable). Incluir valoración de respuestas de 5 a 1 puntos, excelente, muy
bueno, aceptable, regular y deficiente, permite cuantificar la calidad del control
interno. Si usas las tres opciones Si, No y NA, debes sumar las respuesta que
tienen valores absolutos, con referencia a si=5 y no=1 distorsiona la calificación
final, el NA puede tomarse en cuenta como comentario solamente, como es
respuesta del auditor sería negativa, mas difícil de explicar.
5. Referencia a papeles de trabajo: en donde se consignará la ejecución de las
pruebas de cumplimiento.
6. Firmas de responsabilidad: elaboración, supervisión, personas interrogadas.
4.6.3. El método Descriptivo o Narrativo
Se compone de una serie de preguntas que a diferencia del cuestionario de control
interno, las respuestas describen aspectos significativos de los diferentes controles que
funcionan en las operaciones que se están examinando, de tal manera que evidencien
los controles y los formularios utilizados, cantidad de ejemplares y forma de archivo.
Las preguntas se formularán por medio de un memorando en los siguientes términos:
Qué informes se producen. ?
Quién los prepara. ?
A base de que registros se preparan los informes. ?
Qué utilidad se da a los informes preparados. ?
Quién realiza las funciones de control. ?
Con qué frecuencia se lleva a cabo los controles. ?
El memorando tiene importantes ventajas como lo es estar diseñado para explicar los
controles precisos aplicables al caso en particular, su preparación, por lo general,
80
requiere de un análisis profundo, por lo tanto elimina la tendencia hacia una revisión
superficial. Su desventaja consiste en que puede ser una tarea que consuma un tiempo
que no esté plenamente justificado.
4.6.4. Método de Flujogramas
Los flujogramas son representaciones gráficas simbólicas, de un sistema o serie de
procesos expuestos cada uno de ellos en forma secuencial. El diagrama de flujo
proporciona al usuario experimentado una imagen clara del sistema, revelando la
naturaleza y secuencia de los procedimientos, división de responsabilidades, fuentes,
distribución de documentos y situación de registros y archivos de contabilidad. Anexo
No. 8.
Los diagramas de flujo se iniciarán en el extremo superior izquierdo de una página y el
proceso va de una parte superior a la inferior si se trata de actividades dentro de un
mismo departamento y de izquierda a derecha para actividades que representan un flujo
entre departamentos.
La ventaja de un diagrama de flujo es que representa una imagen clara del sistema y
resulta fácil identificar los puntos débiles que ameritan atención, pudiendo actualizarse sin
problemas en sucesivas auditorías; la desventaja potencial puede ser la inversión
considerable de tiempo en su preparación inicial. Los diagramas de flujo se utilizan con
mayor frecuencia en el caso de exámenes especiales operacionales.
4.6.5. Riesgos en las Actividades de la Unidad de Auditoría Interna
El riesgo de auditoría es lo opuesto a la seguridad de la auditoría, es decir, es el riesgo
de que los estados financieros o área que se está examinando, contengan errores o
irregularidades no detectadas, una vez que la auditoría ha sido completada.
Desde el punto de vista del auditor, el riesgo de auditoría es el riesgo que el auditor está
dispuesto a asumir, de expresar una opinión sin salvedades respecto a los estados
financieros que contengan errores importantes.
81
En una auditoría, donde se examina las afirmaciones de la entidad, respecto a la
existencia, integridad, valuación y presentación de los saldos, el riesgo de auditoría se
compone de los siguientes factores:
Riesgo inherente. Es la posibilidad de errores o irregularidades en la información
financiera, administrativa u operativa, antes de considerar la efectividad de los controles
internos diseñados y aplicados por el ente.
Riesgo de control. Está asociado con la posibilidad de que los procedimientos de control
interno, incluyendo a la unidad de auditoría interna, no puedan prevenir o detectar los
errores e irregularidades significativas de manera oportuna.
Riesgo de detección. Existe al aplicar los programas de auditoría, cuyos procedimientos
no son suficientes para descubrir errores o irregularidades significativas.
La preparación de una matriz para calificar los riesgos por componentes significativos es
obligatoria en el proceso de auditoría y debe contener como mínimo lo siguiente:
Componente analizado.
Riesgos y su calificación.
Controles claves.
Enfoque esperado de la auditoría, de cumplimiento y sustantivo.
Análisis de los riesgos existentes en el componente y subcomponentes Sobre la base de
la evaluación del control interno existente en cada subcomponente, se determinan las
diferentes matrices de riesgos.
En las matrices de riesgo preparadas se hará referencia a los procedimientos de auditoría
que deberán realizar para cada subcomponente siendo éstos de tipo flexible, es decir de
acuerdo a las necesidades presentadas y podrán ser ampliados o modificados.
Para calificar los riesgos de auditoría por componentes es conveniente preparar una
matriz incorporando la siguiente información básica:
82
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LOS
COMPONENTES SIGNIFICATIVOS PARA LA AUDITORIA
COMPONENTES SIGNIFICATIVOS
IMPACTO SOBRE LOS
RESULTADOS (1)
RIESGO DE NO AUDITARLO
(2)
RECURSOS INVOLU-
CRADOS (3)
OPORTUNIDAD DE MEJORAR
EL DESEMPEÑO (4)
FACTIBILIDAD DE
AUDITORÍA (5)
ASIGNACIÓN PRIORIDAD
(6 = suma 1/5)
1. Ambiente de Control
2 2 2 3 1 10
2. Evaluación de Riesgos
2 2 3 3 3 13
3. Actividades de Control.
3 4 4 3 3 17
4. Sistema de Información y Comunicación
5 5 3 4 4 21
5.Seguimiento 2 4 2 4 3 15
SUMATORIA 14 17 14 17 14
83
El ejemplo utilizado es para los componentes del control interno institucional, la matriz
puede desglosarse para cada componente con sus elementos o para actividades
operativas de la P.N, como, la rentabilidad social del servicio policial, la rendición de
cuentas institucional, entre otros.
Para mayor comprensión en el uso de la matriz, a continuación una explicación de los
factores para facilitar la evaluación sugerida y la forma de asignar los puntajes.
(1) Impacto sobre los Resultados:
El primer factor para evaluar si un componente es significativo debe ser llevado a una
planificación detallada es la importancia e influencia que tiene sobre los resultados del
programa o de la entidad; también debe evaluarse el impacto sobre la opinión pública y si
la auditoría es del interés de la CGE o de otros grupos.
(2)Riesgo de no Auditarlo:
En este caso el equipo de auditoría evaluará la posibilidad de errores graves en el
componente después de finalizada la auditoría. En este sentido la UAI corre un alto
riesgo de perder confianza y credibilidad ante la CGE por no haber seleccionado el
componente significativo. La forma de evaluación del factor será de 1 para bajo riesgo, de
2 a 3 para un riesgo moderado, 4 a 5 para un alto riesgo.
(3) Cantidad de Recursos Involucrados:
El equipo de auditoría encontrará que la inversión de recursos financieros, humanos,
materiales y tecnológicos varía entre los componentes; no obstante, este puede ser un
factor para decidir la planificación detallada de alguno de ellos. La forma de evaluación
del factor será de 1 para pocos recursos, de 2 a 3 para una cantidad moderada de
recursos, 4 a 5 para un alto volumen de recursos.
(4) Oportunidad de Mejorar el Desempeño:
Este factor incluye evaluar si los resultados de la auditoría ayudarán a mejorar el
desempeño, la rendición de cuentas o la rentabilidad social. Cabe preguntarse si se
84
marca una diferencia con los resultados de la auditoría del componente. La forma de
evaluación del factor será de 1 para poca oportunidad, de 2 a 3 para una oportunidad
moderada, 4 a 5 para una alta oportunidad de mejorar el desempeño.
(5) Factibilidad de Auditoría:
En términos de la facilidad o dificultad para evaluar las operaciones del componente y las
posibilidades físicas y financieras de hacer la auditoría. Por ejemplo, la disponibilidad de
información, el acceso a la información sobre el desempeño, el uso de expertos, la
disponibilidad de criterios aplicables, la temporada por cambios climáticos, y otros
factores que podrían hacer que la auditoría deba posponerse. Si están llevándose a la
práctica cambios significativos y fundamentales. La evaluación del factor será de 1 para
poca factibilidad de auditoría, de 2 a 3 para una factibilidad moderada, 4 a 5 para una alta
factibilidad.
(6) Asignación de prioridad:
En la última columna de la matriz se suman los puntos asignados a cada componente, y
como es lógico, los que presentan mayor puntaje serán los candidatos prioritarios para
pasar a la Planificación Detallada. Este procedimiento ayuda al juicio profesional del
equipo, sin embargo, debe ser analizado y definido en los papeles de trabajo.
Se considera que los componentes no seleccionados para la auditoría que se planifica
se posponen para ser considerarlos en las subsiguientes, de ser el caso. De hecho esta
información es básica para utilizarla en el Plan Anual de la UAI de la P.N en los años
subsiguientes.
4.6.6. Indicadores
Indicador es un parámetro que permite medir el alcance de una meta La planificación
estratégica y operativa anual de la P.N., se evaluará mediante la aplicación de
indicadores de gestión en términos cuantitativos y cualitativos específicos establecidos
por la institución y por requerimientos internos.
Indicadores de gestión son los criterios que se utilizan para evaluar el comportamiento de
85
variables. El indicador es la identificación de la realidad que se pretende medir y a futuro
transformar. Los indicadores valoran las modificaciones de las características de la
unidad de análisis establecida relacionadas con los objetivos institucionales y
programáticos.
Los indicadores que no hayan sido establecidos por los funcionarios responsables deben
ser requeridos por la UAI. PN a fin de cumplir con los requerimientos legales y técnicos,
otra opción en caso no exista la capacidad técnica desarrollarlos conjuntamente con los
funcionarios y obtener su aceptación y aprobación formal para utilizarlos como criterio de
auditoría.
4.6.7. Tipos de Indicadores
Los indicadores a ser utilizados en las actividades de la P.N son:
Eficiencia
Se define como el grado de eficiencia el que viene dado de la relación entre los bienes
adquiridos o servicios prestados, y el manejo de los recursos humanos, económicos y
tecnológicos para obtenerlo; incluye además la relación de los recursos programados con
los realmente utilizados para el cumplimiento de las actividades.
Considera la utilización eficiente de los recursos disponibles a un mínimo costo para
obtener el máximo de resultado en igualdad de condiciones de oportunidad y calidad;
mide los costos unitarios de la productividad de los recursos utilizados por la P.N., en un
proyecto, programa u actividad.
Mide la relación entre dos magnitudes:
La producción física de un bien o un servicio y los insumos o recursos que se utilizaron
para alcanzar los recursos de manera óptima.
Eficacia
86
También conocidos como indicadores de éxito, externos, o de objetivos, los cuales
facilitan la valoración de los cambios en las variables socio - económicas propiciados por
la acción de la P.N.
Son hechos concretos, verificables, medibles, evaluables, que se establecen a partir de
cada objetivo, son parte del sistema de evaluación, permitiendo la valoración de la
eficacia de los planes, programas y proyectos sociales de la institución para resolver los
problemas y necesidades de los organismos y sociedad civil con quienes se desarrolle el
proyecto.
Impacto
Refleja el beneficio que recibe la comunidad o la institución que recibe el servicio que
presta la P.N
4.6.8. Plan de Muestreo
El plan de muestreo es utilizado para la selección de un porcentaje o un valor
representativo del universo a ser examinado empleando métodos estadísticos y no
estadísticos.
Los métodos de muestreo estadístico incluyen las siguientes posibilidades de selección:
Al azar cuando todas sus unidades tienen la misma probabilidad de selección y se utiliza
a base de una tabla de números al azar, debe detallar el proceso utilizado en los papeles
de trabajo.
Sistemática cuando se escoge una de cada “n” unidades y los puntos de inicio de uno o
dos intervalos se seleccionan al azar, utilizando una tabla definida.
Por Células donde el universo de operaciones y/o actividades, son divididas en grupos de
igual magnitud y se selecciona al azar una o varias partida de cada célula. El
procedimiento combina la selección al azar y la selección sistemática.
Los métodos no estadísticos carecen de la posibilidad de medir el riesgo del muestreo
87
utilizado y son:
Selección de cada muestra con base en algún criterio, juicio o información dirigida;
y,
Selección en bloques al escoger varias unidades u operaciones en forma
secuencial.
Es necesario que el equipo de auditoría de acuerdo al grado de riesgo obtenido en la
evaluación de control interno, defina el plan de muestreo acorde con el objetivo
determinado.
Al diseñar el plan de muestreo considerará los siguientes factores:
Determinar el propósito de la prueba.- Comprende el uso de técnicas de muestreo
en pruebas de control que son aplicables sobre los procedimientos de control
interno que generan evidencia documental.
Las pruebas de controles están vinculadas con la determinación de sí el control
interno de una entidad viene operando de acuerdo a las políticas establecidas.
Al determinar el propósito de la muestra el auditor indicará con claridad los
objetivos de la prueba de control específico.
El universo de la muestra. La población seleccionada para un examen deberá ser
completa y dar al auditor la oportunidad de cumplir con el objetivo de auditoría
establecido.
Generalmente una muestra es la representación de la población de la cual se selecciona,
incluyendo varios factores relevantes. Al definir la población, el auditor debe identificar la
serie completa de elementos de los cuales puede originarse la muestra, esto incluye:
a) Ubicar la totalidad de la población o universo.
b) Determinar el período cubierto por la prueba,
c) Definir la unidad de muestreo.
88
Procedimientos de auditoría a aplicar. Cuando se utiliza métodos de muestreo sean
estadísticos o no, el auditor diseñará y seleccionará una muestra de auditoría y aplicará
los procedimientos y evaluará los resultados de la muestra, para determinar si ha existido
los resultados conforme lo establecido por el diseño del control interno y construir la
evidencia de auditoría.
El riesgo en los niveles de precisión aceptables y la posibilidad de error. Cuando se
determina el tamaño de la muestra, el auditor debe considerar el riesgo del muestreo, el
error tolerable y el error esperado.
Selección del método de muestreo.- El método de selección del muestreo queda sujeta al
criterio del auditor considerando las partidas que sean representativas de la población
examinada.
4.6.9. Programas de Auditoria Interna por áreas
El programa de auditoría constituye un conjunto de instrucciones dirigidas a los auditores
encargados del examen especial o auditoría, como un medio de orientación y guía para
el la ejecución del trabajo previsto, debe incluir los objetivos para cada área objeto de la
auditoría.
El programa de auditoría proporciona al auditor un detalle del trabajo a realizar y ofrece
un registro de los procedimientos llevados a cabo. La referencia cruzada a los papeles de
trabajo asegura que los aspectos significativos del control interno y la operación de la
entidad se hayan cubierto y determinar su funcionando de conformidad con lo
establecido.
Para cada examen se prepararán programas específicos que incluyan objetivos, alcance.
Muestra a examinar, procedimientos de verificación referidos a las técnicas de auditoría,
así como identificar el auditor encargado de su desarrollo.
El auditor debe tomar en cuenta las evaluaciones específicas de los riesgos inherentes y
de control y el nivel requerido de certeza que deberá proveer los procedimientos
sustantivos. También incluirá los tiempos para las pruebas de controles y de
89
procedimientos sustantivos, la coordinación de ayuda de la entidad, la disponibilidad del
personal y el involucramiento de otros auditores o expertos. La responsabilidad de la
elaboración de los respectivos programas corresponde al jefe de equipo y supervisor de
auditoría. Contendrán:
Identificación del área a examinar.
Objetivo de la auditoría,
Alcance de la evaluación.
Muestra a examinar,
Procedimientos a aplicar, y
Fuentes de información a utilizar.
4.6.10. Pruebas de cumplimiento
Esta clase de pruebas tienden a confirmar el conocimiento que el auditor tiene acerca de
los mecanismos de control de la entidad, obtenido en la etapa de evaluación de control
interno y a verificar su funcionamiento efectivo. A estas pruebas se les conoce también
como de los controles, de funcionamiento o de conformidad.
Las pruebas de cumplimiento en cuanto a su extensión o profundidad estarán
supeditadas al resultado de la apreciación de las operaciones de control, a criterio del
auditor.
Como ejemplos podemos citar los siguientes:
Obtención de constancia de una adecuada segregación de las funciones de
autorización, registro y custodia.
Observación de los controles adecuados sobre ingresos y recaudaciones
Comprobación de que los depósitos se efectúan en forma intacta e inmediata
Verificación de la vigencia del control interno previo a los compromisos y
desembolsos
Revisión de las constancias documentadas de arqueos
Verificación de la preparación de conciliaciones bancarias mensuales
90
4.6.11. Pruebas sustantivas
Tienen como objetivo comprobar la validez de los reportes emitidos por los componentes
y subcomponentes de las áreas administrativas.
Estas pruebas se aplican a procesos específicos a una fecha determinada, sobre la base
del análisis de un conjunto de partidas seleccionadas denominada muestra, cuya
extensión guarda relación con los resultados de la ejecución de las pruebas de
cumplimiento, como ejemplos podemos citar:
Observaciones e inspecciones físicas
Verificación de la documentación de soporte.
Verificación de los movimientos en efectivo.
Análisis de reportes emitidos por el componente sujeto a examen.
Comprobación de la transferencia y depósitos.
Rastreo de las operaciones
4.6.12. Memorando de Planificación Específica
El Memorando de Planeamiento, resume las decisiones más significativas del proceso de
planeamiento de la auditoría. Incluye elementos importantes, tales como: antecedentes
de la entidad, tamaño y ubicación, organización, misión, resultados de auditorías
anteriores y actuales y aspectos financieros y operacionales de la entidad auditada.
El auditor limitará la información que sea necesaria para formular el Memorando de
Planeamiento, exclusivamente a aquella que es relevante para el planeamiento general
de la auditoría.
El Memorando es elaborado por el jefe de equipo y supervisor como resultado del
proceso de planeamiento de la auditoría, dentro del cual se resumen los factores,
91
consideraciones y decisiones significativas relacionadas con el enfoque y alcance de la
auditoría.
4.6.13. Informe de Control Interno a Gerencia
Las mejoras al control interno determinadas en el estudio y evaluación del sistema por la
UAI-PN deben comunicarse a la administración, junto con las recomendaciones del caso.
Tratarlas con dirección superior es la forma efectiva de que dispone el auditor para
comunicar de los resultados obtenidos, y para explorar la posible línea de conducta. El
contenido de estas pláticas se resume formalmente y se transmite por escrito, en un
informe que se llama carta a la gerencia. Aun cuando no se requieren estas cartas según
las normas de auditoría generalmente aceptadas, es mejor para los intereses del cliente y
del auditor tener documentación escrita de sus pláticas. Este informe sirve como
documento de referencia para la gerencia, y también puede servir para minimizar la
responsabilidad del auditor en el caso de que posteriormente se descubra falta o perjuicio
de importancia u otra pérdida que provenga de debilidades en el control interno.
Generalmente las cartas a la administración se dirigen a la máxima autoridad de la
institución, muchas firmas de auditores dan gran importancia suministrar a su cliente una
carta a la gerencia completa y bien planeada. Estas firmas reconocen que un informe así
puede ser una aportación valiosa y constructiva para la eficiencia de las operaciones del
cliente. La calidad de las recomendaciones de los auditores refleja su experiencia
profesional, su habilidad creativa, y la escrupulosidad de su investigación. No existe
formato específico para la preparación de cartas a la gerencia, ya que se trata de una
comunicación que solamente se envía al cliente.
Generalmente la carta a la gerencia se prepara al terminar la evaluación por los auditores
del control interno, y es conveniente presentar este informe bastante antes de la fecha del
balance general. La cantidad de pruebas sustantivas necesarias para completar la
auditoria puede reducirse si la gerencia logra aplicar mejoras significativas en el control
interno antes de que termine el año.
92
CAPÍTULO V CONTROL INTERNO
5.1. MARCO CONCEPTUAL
La Constitución de la República en el art. 211 establece: “la CGE es un organismo
técnico encargado del control de la utilización de los recursos estatales, y la consecución
de los objetivos de las instituciones del Estado y de las personas jurídicas de derecho
privado que dispongan de recursos públicos”30
El art. 212 establece: “Serán funciones de la CGE, además de las que determine la Ley:
1. Dirigir el sistema de control administrativo que se compone de la auditoría interna,
auditoría externa y del control interno de las entidades del sector público y de
las entidades privadas que dispongan de recursos públicos.
2. Determinar responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de
responsabilidad penal, relacionados con los aspectos y gestiones sujetas a su
control, sin perjuicio de las funciones que en esta materia sean propias de la
Fiscalía General del Estado.
3. Expedir la normativa para el cumplimiento de sus funciones.
4. Asesorar a los órganos y entidades del Estado cuando se le solicite”
El órgano rector del Sistema de Control Administrativo en las Normas de Control Interno
(NCI) emitidas por el CGE, define lo siguiente:
“100-01 El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la
dirección y el personal de la entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro
de los objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos. Constituyen
componentes del control interno el ambiente de control, la evaluación de riesgos, las
actividades de control, los sistemas de información y comunicación y el seguimiento”
30
Constitución de la República del Ecuador (2008), R. O. 449 del 20 de octubre de 2008.
93
“100-02 El control interno… deberá contribuir al cumplimiento de los siguientes
objetivos:
Promover la eficiencia, eficacia y economía institucional bajo principios éticos y de
transparencia.
Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información,
Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar
bienes y servicios de calidad.
Proteger y conservar el patrimonio público contra la pérdida, el despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal.
100-03 El diseño, establecimiento, mantenimiento, fortalecimiento y evaluación
del control interno es responsabilidad de la máxima autoridad…
100-04 La máxima autoridad, los directivos y demás servidores y servidoras,
según sus competencias, dispondrán y ejecutarán un proceso periódico, formal y
oportuno de rendición de cuentas sobre el cumplimiento de la misión y de los objetivos
institucionales y de los resultados esperados.” El control interno es un proceso integral
aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de la entidad, que
proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la
protección de los recursos públicos. Constituyen componentes del control interno el
ambiente de control, la evaluación de riesgos, las actividades de control, los sistemas de
información y comunicación y el seguimiento”31
5.2. TIEMPOS DE CONTROL INTERNO
Conforme el Art. 12 de la LOCGE, el ejercicio del Control Interno se aplicará
en forma previa, continua y posterior
“5.2.1. Control Interno Previo
31 Acuerdo No. 039 CG de 16 de noviembre de 2009
94
Las entidades y organismos del sector público establecerán mecanismos y
procedimientos para analizar las operaciones y actividades que hayan proyectado
realizar, antes de su autorización, o de que ésta surta sus efectos, con el propósito de
determinar la propiedad de dichas operaciones y actividades, su legalidad y veracidad y
finalmente su conformidad con el presupuesto, planes y programas.
El control previo será ejecutado por el personal responsable del trámite normal de las
operaciones y actividades.
5.2.2. Control Interno Concurrente
Los niveles de jefatura y otros cargos que tengan bajo su mando a un grupo de
servidores, establecerán y aplicarán mecanismos y procedimientos de supervisión
permanente durante la ejecución de las operaciones, con el objeto de asegurar:
a) El logro de los resultados previstos;
b) La ejecución eficiente y económica de las funciones encomendadas a cada
servidor;
c) El cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas;
d) El aprovechamiento eficiente de los recursos humanos, materiales, tecnológicos y
financieros;
e) La protección al medio ambiente;
f) La adopción oportuna de las medidas correctivas necesarias.
5.2.3. Control Interno Posterior
La máxima autoridad de cada entidad y organismo, con la asesoría de su unidad de
auditoría interna, establecerá los mecanismos para evaluar periódicamente y con
posterioridad a la ejecución de las operaciones:
Los niveles de eficiencia y economía en la utilización y aprovechamiento de los
recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos y naturales;
Los resultados de la gestión;
El impacto que han tenido en el medio ambiente.
95
El grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y
normativas;”32
5.2.4. Resumen de las NCI emitidas por la CGE
El funcionamiento de la UAI-P.N está dirigido a difundir, evaluar y promover la aplicación
de los criterios legales y técnicos para el funcionamiento eficiente, eficaz y económico de
la Institución.
Las disposiciones legales aplicables a partir de la Constitución de la República, leyes de
creación y operación de los órganos rectores de los sistemas de administración y control,
sus reglamentos y la normativa técnica para el diseño y funcionamiento del sistema de
control interno institucional, establecido en el art. 212 de la Constitución, ha sido
promulgado por la CGE mediante Resolución del 20 de noviembre del 2009, las que se
presentan en resumen para la aplicación por los auditores internos en sus actividades
profesionales.
Las NCI presentan una estructura general que incluye los siguientes componentes:
100. Normas Generales, con tres normas básicas.
200. Ambiente de Control, conformado por nueve elementos.
300. Evaluación del Riesgo, incluye cuatro elementos.
400. Actividades de Control, incluye nueve componentes relacionados con los sistemas
de administrativos, financieros y de proyectos. El primero tiene referencias de carácter
general.
500. Información y Comunicación, con dos componentes.
600. Seguimiento, incluye dos componentes.
En resumen las NCI para efectos de diseño, funcionamiento y evaluación se integra por
cinco componentes y veintiséis elementos que la administración de la P.N. debe
conocerlos y aplicarlos y la UAI difundirlos y evaluarlos en forma periódica. A
continuación una presentación resumida de su estructura. En detalle consultar el R.O.
Suplemento publicado en noviembre del 2009.
32 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, LOCGE, Art. 12.
96
“100. NORMAS GENERALES.
Relacionadas con la responsabilidad por su diseño y funcionamiento en el nivel superior
de la organización y la participación del resto de niveles, de manera que es atribuible a
todos los funcionarios y servidores considerando su ámbito de acción y autoridad.
La política institucional sobre la rendición de cuentas formal y oportuna es una
característica principal del sistema de control interno institucional basado en las NCI
emitidas por la CGE.
200. AMBIENTE DE CONTROL
El ambiente o entorno de control es un conjunto de circunstancias y conductas que
enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno”.
El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las
operaciones y actividades, se establecen los objetivos y estiman los riesgos. Está
conformado por los siguientes elementos:
200-01 Integridad y valores éticos.
200-02 Administración Estratégica.
200-03 Políticas y prácticas de Talento Humano
200-04 Estructura organizativa;
200-05 Delegación de autoridad:
200-06 Competencia profesional
200-07 Coordinación acciones Institucionales.
200-08 Adhesión a las políticas institucionales
200-09 Auditoría Interna
2. Evaluación de Control Interno y los Riesgos.
La máxima autoridad establecerá los mecanismos necesarios para identificar,
analizar y tratar los riesgos a los que está expuesta la organización para el logro de
sus objetivos
97
300-01 Identificación de riesgos.
Los directivos de la entidad identificarán los riesgos que puedan afectar el logro de los
objetivos institucionales debido a factores internos y externos, así como emprenderán las
medidas pertinentes para afrontar exitosamente los riesgos.
300-02 Plan de mitigación de riesgos.
Los directivos de las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho
privado que dispongan de recursos públicos, realizarán el plan de mitigación de los
riesgos desarrollando y documentando una estrategia clara, organizada e interactiva para
identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de
sus objetivos.
300-03 Valoración de los riesgos.
La valoración del riesgo está ligada a obtener suficiente información acerca de las
situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, este análisis les
permitirá a las servidoras y servidores reflexionar sobre como los riesgos pueden afectar
el logro de sus objetivos, realizando un estudio detallado de los temas puntuales sobre
riesgos que se hayan decidió evaluar.
300-04 Respuesta al riesgo.
Los directivos de la entidad identificarán las opciones de respuesta al riesgo,
considerando la probabilidad y el impacto en relación a la tolerancia al riesgo y su
relación costo/beneficio.
El auditor obtendrá una comprensión suficiente de los sistemas de información y de
control interno para planificar y determinar el enfoque de la evaluación. El auditor
conjuntamente con el supervisor definirá el método para evaluar el control interno y luego
el riesgo de auditoría para diseñar los procedimientos de auditoría efectivos para mitigar
el riesgo de auditoría al realizar el examen a una muestra de las operaciones.
98
El riesgo de auditoría, es la posibilidad de que la información sujeta a examen contenga
errores importantes o irregularidades significativas que puedan pasar sin ser detectados
al aplicar las pruebas de auditoría. Los riesgos se relacionan con los siguientes
elementos:
Riesgo inherente. Es la posibilidad de que existan errores o irregularidades en la gestión
antes de verificar la eficiencia del control interno diseñado y aplicado por el ente auditado,
tiene relación directa con el contexto global de una institución e incluso puede afectar a
su desenvolvimiento. Por ejemplo el riesgo del pago de remuneraciones a 40000
miembros policiales y la recuperación de la cartera de los préstamos concedidos al
personal.
Riesgo de control. Es la posibilidad de que los procedimientos de control interno
incluyendo las evaluaciones de la UAI, no puedan prevenir o detectar los errores
significativos oportunamente. No afecta a la P.N como un todo, pero incide de manera
directa en los componentes de control interno. Ejemplo: Oportunidad en la presentación
de los informes de rendición de cuentas institucional que afecta al componente sistemas
de información y comunicación.
Riesgo de detección. Se origina al aplicar procedimientos de auditoría que no son
suficientes en calidad o cantidad para identificar los errores o irregularidades
significativos, es decir que se incluyan en los informes de gestión sin ser detectados y se
realice una presentación errónea o irregular importante. Ejemplo: La aplicación de
disposiciones legales o criterios técnicos que reflejen distorsiones importantes en los
informes de gestión o financieros.
El conocimiento de las operaciones de la P.N y la evaluación continua del control interno,
permite al equipo de auditores y al titular de la UAI elaborar un reporte formal sobre el
diseño y funcionamiento del control interno de la Institución en general y de las
evaluaciones específicas en particular.
99
400. ACTIVIDADES DE CONTROL.
La máxima autoridad… establecerán políticas y procedimientos para manejar los riesgos
en la consecución de los objetivos institucionales proteger y conservar los activos y
establecer los controles de acceso a los sistemas de información.
401 GENERALES.
401.01 Separación de funciones y rotación de labores.
401.02 Autorización y aprobación de transacciones y operaciones
401-03 Supervisión.
402 ADMINISTRACION FINANCIERA – PRESUPUESTO
402-01 Responsabilidad del control
402-02 Control interno previo al compromiso
402-03 Control interno previo al devengado
402-04 Control de la evaluación en la ejecución del presupuesto
403 ADMINISTRACION FINANCIERA – TESORERIA
403-01 Determinación y recaudación de los ingresos
403-02 Constancia documental de la recaudación
403-03 Especies valoradas
403-04 Verificación de los ingresos
403-05 Medidas de protección de las recaudaciones
403-06 Cuentas corrientes bancarias
403-07 Conciliaciones bancarias
403-08 Control previo al pago
403-09 Pagos a beneficiarios
403-10 Cumplimiento de obligaciones
100
403-11 Utilización del flujo de caja en la programación financiera
403-12 Control y custodia de garantías
403-13 Transferencias de fondos por medios electrónicos
403-14 Inversiones financieras, adquisición y ventas
403-15 Inversiones financieras, control y verificación física
404 ADMINISTRACION FINANCIERA – DEUDA PÚBLICA
404-01 Gestión de la deuda
404.02 Organización de la Oficina de la deuda pública
404.03 Políticas y manuales de procedimientos
404-04 Contratación de créditos y límite de endeudamiento
404-05 Evaluación del riesgo relacionado con operaciones de deuda
404-06 Contabilidad de la deuda pública
404-07 Registro de la deuda pública en entidades
404-08 Conciliación de información de Desembolsos de Préstamos y de Operaciones del
Servicio de la Deuda.
404-09 Pasivos contingentes.
404-10 Sistemas de información computarizados y comunicación de la deuda pública.
404-11 Control y seguimiento
405 ADMINISTRACION FINANCIERA – CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
405-01 Aplicación de los principios y normas técnicas de Contabilidad.
405-02 Organización del sistema de contabilidad.
405-03 Integración contable de las operaciones financieras.
405-04 Documentación de respaldo y su archivo.
405.05 Oportunidad en el registro de los hechos económicos y presentación de la
información financiera.
405-06 Conciliación de los saldos de las cuentas.
405-07 Formularios y documentos.
101
405-08 Anticipos de fondos.
405-09 Arqueos sorpresivos de los fondos en efectivo.
405-10 Análisis y confirmación de saldos.
405-11 Conciliación y constatación.
406 ADMINISTRACION FINANCIERA – ADMINISTRACION DE BIENES
406-01 Unidad de Administración de bienes.
406-02 Planificación
406-03 Contratación
406-04 Almacenamiento y distribución.
406-05 Sistema de registro.
406-06 Identificación y protección.
406-07 Custodia.
406-08 Uso de bienes de larga duración.
405-09 Control de vehículos oficiales.
405-10 Constatación física de bienes de larga duración.
405-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto.
405-12 Venta de Bienes y servicios.
405-13 Mantenimiento de bienes de larga duración.
407 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO
407-01 Plan de Talento Humano.
407-02 Manual de clasificación de puestos.
407-03 Incorporación del personal.
407-04 Evaluación del desempeño.
407-05 Promociones y ascensos.
407-06 Capacitación y entrenamiento continuo.
407-07 Rotación del personal.
407-08 Actuación y honestidad de los servidoras y servidores.
407-09 Asistencia y permanencia del personal.
407-10 Información actualizada del personal.
408 ADMINISTRACION DE PROYECTOS.
102
408-01 Proyectos.
408-02 Estudios de pre inversión de los proyectos
408-03 Diagnóstico e idea de un proyecto
408-04 Perfil del proyecto
408-05 Estudio de pre factibilidad.
408-06 Estudio de factibilidad
408-07 Evaluación financiera y de socio económica
408-08 Diseño definitivo
408-09 Planos constructivos
408-10 Condiciones generales y especificaciones técnicas
408-11 Presupuesto de la obra.
408-12 Programación de la obra
408-13 Modalidad de ejecución
408-14 Ejecución de la obra por administración directa.
408-15 Contratación.
408-16 Administración del contrato y administración de la obra
408-17 Administrador del contrato.
408-18 Jefe de fiscalización.
408-19 Fiscalizadores.
408-20 Documentos que deben permaneceré en obra.
408-21 Libro de obra
408-22 Control de avance físico
408-23 Control de calidad
408-24 Control financiero de la obra
408-25 Incidencia de la lluvia.
408-26 Medición de la obra ejecutada
408-27 Prórrogas de plazo
408-28 Planos de registro.
408-29 Recepción de obras
408-30 Documentos para operación y mantenimiento.
408-31 Operación
408-32 Mantenimiento
408-33 Evaluación ex post-
103
409 GESTION AMBIENTAL
409-01 Medio Ambientes.
409-02 Organización de la unidad ambiental
409-03 Gestión ambiental en proyectos de obra pública
409-04 Gestión ambiental en proyectos de saneamiento ambiental.
409-05 Gestión ambiental en la preservación del patrimonio natural.
409-06 Gestión ambiental en el cumplimiento de los tratados internacionales para
conservar el medio ambiente.
409-07 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, agua.
409-08 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, aire.
409-09 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, suelo.
409-10 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, flora y fauna.
409-11 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, minerales-
409-12 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, energía.
410 TECNOLOGIA DE LA INFORMACION
410-01 Organización informática
410-02 Segregación de funciones
410-03 Plan informático estratégico de tecnología
410-04 Políticas y procedimientos.
410-05 Modelo de información organizacional
410-06 Administración de proyectos tecnológicos.
410-07 Desarrollo y adquisición de software aplicativo.
410-08 Adquisición de infraestructura tecnológica.
410-09 Mantenimiento y control de infraestructura tecnológica.
410-10 Seguridad de tecnología de información.
410-11 Plan de contingencias.
410-12 Administración de soporte de tecnología de información.
410-13 Monitoreo y evaluación de los procesos y servicios.
104
410-14 Sitio web, internet e intranet.
410-15 Capacitación informática
410-16 Comité informático.
410-17 Firmas electrónicas.
500. INFORMACION Y COMUNICACION.
500.01 Controles sobre sistemas de información
501-02 Controles de acceso, aplicación y otros de los sistemas integrados.
600. SEGUIMIENTO.
La máxima autoridad y los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de
seguimiento continuo, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas para
asegurar la eficacia del control interno
600-01 Seguimiento continuo o en operación.
La máxima autoridad… efectuará un seguimiento constante interno y externo del
ambiente que les permita conocer y aplicar medidas oportunas sobre condiciones reales
o potenciales que afecten el desarrollo de las actividades institucionales, la ejecución de
los planes y el cumplimiento de los objetivos previstos
600-02 Evaluaciones periódicas:
La máxima autoridad… participan en la conducción de las operaciones de la institución
promoverán y participaran en una autoevaluación periódica de la gestión y el control
interno de la entidad.
El auditor emitirá un informe sobre la evaluación del control interno durante la ejecución
de la auditoría, a fin de permitir la aplicación inmediata de las recomendaciones y la
evaluación directa de su cumplimiento.”33
33 Acuerdo No. 039 CG de 16 de noviembre de 2009
105
4. Evaluación Global de los Sistemas
En la fase de planificación el equipo de auditoría establece las áreas de evaluación
donde realizarán las pruebas y determinarán las necesidades de apoyo técnico para
evaluar las actividades de control interno de los sistemas de administración, financieros,
informáticos, de proyectos y del medio ambiente y las necesidades de apoyo técnico de
especialistas.
El objetivo y alcance global de una auditoría no cambia al encontrar un ambiente
especializado, sin embargo el uso de equipos para procesar la información varia el
procesamiento, almacenamiento y comunicación de la información entre los auditores y la
administración de la entidad.
106
CAPÍTULO VI EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
INTERNA
Etapa del proceso donde se compila la evidencia relacionada con las actividades
evaluadas y se comunica a la administración de la P.N sobre los aspectos que requieren
mejoras en el funcionamiento de la Institución y generan valor agregado a las actividades
de la UAI, de manera especial orientando al cumplimiento de los objetivos de la
institución, y en los casos que se presenten tomando acciones para precautelar el
patrimonio de la Institución.
Los programas de auditoría diseñados para las principales actividades de la UAI-PN se
irán perfeccionando a medida que las actividades se vayan especializando, a manera de
ejemplo el proceso de evaluación general del control interno es un requerimiento legal
que debe estar formalizado a base de las NCI de la CGE
6.1. PRUEBAS DE AUDITORÍA
La materialidad es un asunto de juicio profesional que el auditor considerará al planear,
diseñar procedimientos y determinar las circunstancias para su revelación en el informe
de auditoría. Los juicios de materialidad son efectuados a la luz de las circunstancias que
lo rodean e involucran, consideraciones cuantitativas y cualitativas, tal como la
responsabilidad pública del auditado y la importancia de las entidades, programas o
proyectos gubernamentales.
La información es material si su omisión o distorsión puede influir en las decisiones que
adopten los usuarios de la información. La materialidad depende de la dimensión del
error considerado en las particulares circunstancias en que se haya producido la omisión
o distorsión.
107
En la ejecución de la auditoría gubernamental se evaluará el cumplimiento de las leyes y
reglamentos aplicables al desarrollo de las actividades de gestión, financieras y de apoyo
de los entes públicos.
El Auditor gubernamental obtendrá una comprensión general del marco de referencia
legal y regulador aplicable a la entidad, que puedan tener un efecto sobre las
operaciones a examinar.
En el desarrollo de la auditoría gubernamental, la evaluación del cumplimiento de las
leyes y reglamentos es de fundamental importancia debido a que los organismos,
programas, servicios, actividades y funciones gubernamentales se rigen generalmente
por leyes, ordenanzas, decretos y están sujetas a disposiciones legales y reglamentarias
específicas.
6.2. LOS HALLAZGOS DE AUDITORIA
Es una situación relevante, sustentada en hechos y evidencias obtenidas durante la
evaluación aplicada y que requiere el cumplimiento de varios requisitos relacionados a fin
de establecer su importancia y mecanismos de solución...
En la auditoría gubernamental tienen el sentido de recopilación y síntesis de información
específica sobre una operación, proyecto, actividad y los resultados obtenidos deben ser
de interés para los funcionarios de la entidad auditada.
Se elaborarán hojas de hallazgos, en las que se incluirán en forma ordenada los asuntos
de acuerdo a su importancia, en esta hoja se deberá referenciar a los papeles de trabajo
correspondientes. Este método a más de ser una ayuda y guía para la redacción del
informe es una herramienta valiosa para la supervisión.
Contenido de las hojas de hallazgos.-
Las hojas de hallazgos contienen una recopilación y síntesis de información específica
sobre un sistema, proceso, operación o actividad que se haya analizado y evaluado. Se
incluye los atributos del hallazgo: condición, criterio, causa, efecto, conclusiones y
108
recomendaciones emitidas por el auditor y las opiniones vertidas por los auditados.
6.2.1. Atributos del hallazgo
Condición
La condición se identifica como un error o irregularidad constatada.
Criterio
Es la norma aplicable en la operación que fue identificada, tales como; leyes,
reglamentos, objetivos, políticas, entre otros.
Causa
Son los motivos por los que se han producido las desviaciones errores o irregularidades
y estas pueden ser:
Por desconocimiento del entorno de la entidad, falta de capacitación y entrenamiento del
personal, ausencia de comunicación de decisiones y políticas, desconocimiento de las
normas, negligencia o descuido, deshonestidad, ausencia o ineficacia del sistema de
control interno, falta o inadecuada supervisión
Efecto
Es el resultado que produce la condición y puede ser:
Inaplicabilidad de directrices, uso ineficiente de recursos, pérdidas de ingresos, gastos
indebidos, riesgos sobre la protección de activos, pérdida de imagen institucional entre
otros.
Conclusión
109
Es una opinión respecto del comentario sobre la causa y el efecto del hallazgo.
Recomendación
Es la propuesta oportuna que permite agregar valor a los procesos que han sido
analizados, en términos generales se define a la recomendación como la forma de
resolver las causas del hallazgo de auditoría. Es una prueba que debe aplicarse antes de
completar el proceso de determinación de un hallazgo. Anexo 11.
6.3. PUNTOS DE VISTA DE LOS AUDITADOS
Son las opiniones de los servidores de la entidad relacionados con el examen respecto
de los comentarios expresados por el auditor.
Los puntos de vista de la administración de la P.N se obtienen durante el proceso de
ejecución de la auditoría, desde la visita inicial hasta la conferencia final de presentación
de los resultados de la auditoría. El equipo de auditoría debe analizar y verificar la
información suministrada por la administración en respuesta a los comentarios y
conclusiones de los auditores.
6.4. EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA
Para fundamentar los comentarios, conclusiones y recomendaciones respecto a la
administración de un ente, programa u operación significativa, sujetos a la auditoría, el
auditor obtendrá evidencia suficiente, competente y pertinente, mediante la aplicación de
técnicas de auditoría.
La evidencia de auditoría comprende toda información que provenga de varias fuentes y
sirvan de respaldo de las actividades operativas, administrativas, financieras y de apoyo
que desarrolla la entidad auditada, las mismas que deben contener las siguientes
características:
110
a) Suficiente.- Cuando los resultados de una o varias pruebas proporcionan una
seguridad razonable para proyectarlos con un mínimo riesgo, al conjunto de actividades
de este tipo.
b) Competente.- Para ser competente, la evidencia debe ser válida y confiable,
indagándose cuidadosamente si existen circunstancias que puedan afectar estas
cualidades.
c) Pertinente.- Se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso.
Generalmente, el auditor necesita apoyarse en evidencias que son más persuasivas que
concluyentes y, con frecuencia, busca evidencias de diferentes fuentes y de distinta
naturaleza para sustentar una misma aseveración.
Las evaluaciones realizadas por la UAI-PN están dirigidas a cumplir criterios
reglamentarios y técnicos que permiten validar la información generada por la institución
y de esta manera informar a los usuarios internos y externos respecto a la veracidad de la
información producida a base de las operaciones realizadas durante un período de
tiempo determinado, en general el ejercicio anual, en otros casos períodos semanales,
mensuales, trimestrales y anuales.
6.5. PAPELES DE TRABAJO
El auditor gubernamental organizará un registro completo y detallado de la labor
efectuada y las conclusiones alcanzadas.
Los papeles de trabajo constituyen los programas escritos con la indicación de su
cumplimiento y la evidencia reunida por el auditor en el desarrollo de su tarea, son el
vínculo entre el trabajo de planeamiento, de ejecución y del informe de auditoría.
Por tanto, contendrán la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones,
conclusiones y recomendaciones que se presenten en el informe.
111
Los papeles de trabajo son propiedad del Organismo Técnico Superior de Control, de las
Unidades de Auditoría Interna y de las de firmas privadas de auditoría contratadas, cuyos
exámenes contaron con la autorización de la Contraloría General del Estado, que deben
ser entregados oportunamente por parte del auditor.
El auditor cautelará la integridad de los papeles de trabajo, asegurando en todo momento
y bajo cualquier circunstancia, el carácter reservado de la información contenida en los
mismos.
6.6. VERIFICACIÓN DE EVENTOS SUBSECUENTES.
El propósito de esta norma, es determinar si todos los sucesos importantes que afectan a
los estados financieros de la entidad auditada, han sido reconocidos y tratados
adecuadamente, y que se encuentran registrados contablemente.
Los hechos posteriores a la fecha de corte de un período auditado que pueden tener
efecto sobre los resultados de la auditoría, previo el análisis de su importancia y
pertinencia, serán revelados en el informe, considerando la evidencia documental
existente.
El auditor aplicará procedimientos apropiados para obtener evidencia suficiente y
competente de que todos los sucesos ocurridos entre el final del período y la fecha del
informe del auditor, así como los descubiertos después de la fecha del informe, han sido
debidamente identificados y contabilizados que se refieren a hechos con efecto
económico que podrían generar un posible perjuicio.
Hasta la fecha de terminación de la auditoría o examen especial, el auditor es
responsable de conocer los eventos significativos que se reflejarán en los informes
correspondientes.
112
Para establecer que se han identificado los hechos importantes subsecuentes hasta la
fecha de su informe, el auditor realizará procedimientos adicionales a las pruebas
sustantivas que pueden aplicarse después de la fecha de la presentación de la
información.
Es responsabilidad del jefe de equipo realizar un análisis de los hechos o circunstancias
específicas, para revelarlos en los informes considerando la evidencia adicional a las
condiciones existentes al corte de las actividades operativas, administrativas, financieras
o de apoyo y que afecten la presentación de la información de la gestión institucional y de
los estados e informes financieros requeridos.
6.7. LA COMUNICACIÓN EN EL TRANSCURSO DE LA AUDITORÍA
Durante el proceso de auditoría, tan pronto como se haya concluido el estudio y análisis
de una actividad o componente el supervisor y el jefe de equipo deben comunicar el
contenido de los hallazgos a las personas que tengan relación con los mismos, estén o
no prestando servicios en la entidad examinada, a fin de que presenten sus aclaraciones
o comentarios sustentados documentadamente para su evaluación y consideración en el
informe.
Para los efectos de esta norma, los hallazgos de auditoría se refieren a posibles
deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la aplicación de
procedimientos de auditoría. Los resultados de las actividades de control realizadas,
serán analizados únicamente con las personas involucradas en los hechos examinados y
con las autoridades de la entidad.
113
CAPÍTULO VII SUPERVISIÓN
7.1. IMPORTANCIA
La Supervisión es el arte de trabajar con un grupo de personas, sobre las que se ejerce
autoridad y provee conocimiento y experiencia, encaminada a obtener su máxima
eficacia, en un esfuerzo coordinado para lograr el cumplimiento del trabajo.
La Norma Ecuatoriana de Auditoría Gubernamental EAG-10 Supervisión de trabajo de
auditoría gubernamental, establece:
“LA SUPERVISIÓN EN LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL GARANTIZA LA CALIDAD
DEL TRABAJO
El trabajo realizado será supervisado en forma sistemática y oportuna durante el proceso
de la auditoría para asegurar su calidad y cumplir los objetivos propuestos.
La supervisión es un proceso técnico, que consiste en dirigir y controlar la auditoría desde
su inicio hasta la aprobación del informe por el nivel de supervisión en una unidad
administrativa de control, se aplicará en la planificación, ejecución y elaboración del
informe de auditoría y se dejará evidencia de la labor de supervisión desarrollada que
permita establecer la oportunidad y el aporte técnico al trabajo de auditoría.
El Jefe de Equipo y el Supervisor tendrán la responsabilidad de cerciorarse que el
personal encargado de efectuar la auditoría reciba la orientación que garantice la
ejecución correcta del trabajo, el logro de los objetivos y la debida asistencia técnica y
entrenamiento. “34
7.1.1. Requisitos del Supervisor de Auditoría
El supervisor de Auditoria de la P.N debe cumplir los siguientes requisitos:
34
Normas ecuatorianas de Auditoría Gubernamental, CGE, Acuerdo No. 019 de 10 de octubre de 2002
114
Conocimiento y habilidades suficientes, apoyadas en un título profesional a nivel superior.
1. Poseer el conocimiento en las disciplinas requeridas para la actividad de auditoría
actualizada, deberá mantener relación permanente con organismos de control y
de la profesión que le provean de bibliografía y conocimientos modernos
actualizados.
2. Asistir a cursos, seminarios, simposios entre otros, sobre la materia de auditoría.
Por ningún concepto el Supervisor deberá e ludir la asistencia a eventos de
actualización y de aprendizaje.
3. Realizar la gestión de supervisión con suficiente objetividad, evitando el introducir
en su trabajo, las acciones o pasiones personales que puedan dificultar su labor
imparcial de juzgar el trabajo y la actividad de sus supervisados.
4. Guiar y dirigir los esfuerzos del equipo de trabajo hacia la consecución de metas y
objetivos propios de la Unidad y de la Institución, incentivando hábilmente a los
Auditores supervisados dentro del desarrollo profesional.
5. Conocer con profundidad suficiente los procedimientos y metodología de la
organización relacionando la importancia de la gestión de auditoría.
6. Tener aptitudes de facilitador a efectos de orientar a los supervisados a realizar
sus tareas y de esta manera preparar a los auditores para ocupar niveles de
mayor responsabilidad.
7. Tener la suficiente entereza que les permita escuchar las opiniones de los
supervisados a la vez expresar ponderadamente su punto de vista, el mismo que
tenga un elevado contenido de prudencia, conocimiento y enseñanza.
8. Concretar los volúmenes de trabajo que en determinadas circunstancias un
auditor debe efectuar con el fin de evitar que el rendimiento sea poco significativo
o se exija al auditor realice trabajos mayor a los que efectivamente puede
hacerlos.
9. Poseer conocimientos suficientes de planificación con el fin de utilizar en las
condiciones óptimas los recursos de la Unidad de Auditoría en beneficio de la P.N.
10. Tener la habilidad suficiente para ejecutar el trabajo de supervisión en las áreas o
exámenes estableciendo prioridades.
11. Utilizar un pensamiento crítico y amplio para mejorar las actividades
administrativas y financieras y operativas para un mejor desempeño de la P.N.
115
7.2. NIVELES DE SUPERVISIÓN
De acuerdo a la estructura funcional de la unidad de Auditoría Interna de la P, N se han
establecido los siguientes niveles de supervisión:
Nivel básico de Supervisión
Ejercido por el auditor miembro de un equipo con relación al auxiliar de auditoría que está
efectuando determinadas labores de un examen.
Nivel medio de Supervisión
Ejercido por el Auditor Jefe de Equipo, con respecto a los miembros del mismo.
Nivel alto de Supervisión
Es el ejercido propiamente por el supervisor de la Unidad, nivel en el que se establecerán
las pautas fundamentales para el desarrollo profesional de los supervisados y validará la
calidad de los productos de la auditoria.
Nivel superior de Supervisión
Ejercido por la Jefatura de la UAI con respecto de la gestión realizada por los equipos en
general y el supervisor en particular, ésta es la última instancia de supervisión
relacionada con la calidad de los productos desarrollados.
7.3. PRINCIPIOS DE LA SUPERVISIÓN
El enunciar estos principios, son guías de aplicación en este ámbito, de manera especial
para la función en la UAI-PN.
De las prácticas utilizadas con buen juicio y criterio técnico debido a que han dado
resultados positivos podemos enumerar los siguientes:
116
Principio N° 1
Es necesario que cada persona comprenda claramente lo que se espera de ella;
debe enterarse cuanto antes de la tarea que va a desempeñar. Este principio hace
mención a la necesidad de hacer conocer al personal de la Unidad de Auditoría Interna la
importancia que así mismo tiene un miembro del personal de la Unidad.
Además será necesario inteligenciar a los auditores del rol que éste tiene frente a sus
compañeros, sus superiores y subalternos y la forma como serán estimulados sus
esfuerzos. De esta manera se tendrá un personal siempre dispuesto a entregar sus
mejores esfuerzos en beneficio de la Institución.
Principio Nº 2
El personal debe ser guiado técnicamente en la ejecución de sus labores. Este
principio determina la necesidad ineludible de entregar los esfuerzos necesarios por parte
de la supervisión en los campos detallados en los dos siguientes principios.
Principio Nº 3
Con el fin de obtener la mayor colaboración del personal de la Auditoría Interna y en
especial del nivel operativo (auditores y auxiliares), es necesario estimularlos
personalmente, el estímulo moral que debe utilizar el supervisor respecto a sus
colaboradores, consistirá en el reconocimiento de sus labores, cuando estas han sido
cumplidas satisfactoriamente, y causará reacción si son enunciadas en público, ya que
esta será una medida de efecto multiplicador.
Principio Nº 4
Una labor deficiente necesita una crítica constructiva. Si bien es cierto, un buen trabajo
merece reconocimiento, es igualmente cierto que una labor deficiente debe ser tomada
en cuenta, sin embargo será necesario que en este caso la crítica que merezca un mal
trabajo deberá hacerla en forma reservada, ya que de no hacerlo así, se dará origen a
117
que las demás personas que escuchen la crítica puedan tergiversarla, aumentarla,
permitiendo la formación de un ambiente negativo e incompatible para una labor
adecuada.
Por lo tanto el supervisor deberá mantener a su gente actuando a la máxima capacidad
posible sin embargo de encontrarse un trabajo deficiente, el supervisor conseguirá que
lo realice mejor enseñándole y guiándole, evitando dar rienda suelta a su descontento.
Siempre el Supervisor llevará en su mente que no es necesario exclusivamente encontrar
al culpable, sino las razones que dieron origen al error a efecto de enmendarlo.
Principio Nº 5
Dar a las personas la oportunidad de que demuestren que pueden aceptar mayores
responsabilidades.
Es necesario que todos los supervisores aprovechen cualquier oportunidad para permitir
que cada miembro del personal demuestre de lo que es capaz de hacer.
El supervisor procurará en todo momento dar las oportunidades a los auditores para que
incursionen en trabajos de mayor delicadeza y responsabilidad.
Este principio es de gran trascendencia para componer un cuadro escalafón ario en la
Unidad de Auditoría Interna que sea ágil y que permita la sustitución de auditores que por
razones internas o externas deban dejar sus funciones, es decir que en todo momento
existirá el personal preparado para utilizar sus servicios sin menoscabo de la calidad del
trabajo.
Principio Nº 6
El supervisor utilizará habilidad y prudencia para estimular a sus auditores a que se
enteren y conozcan permanentemente a través de lecturas específicas en las áreas
de especialización, intercambiando ideas y experiencias de trabajo de auditoría y otros
medios de difusión, que despierten el anhelo de aprender y estudiar.
118
1. Como obtener la ayuda del personal operativo:
Será necesario de que el supervisor conozca de las habilidades, cualidades, en fin de los
conocimientos que poseen los auditores a sus órdenes, esto ayudará efectivamente para
que el supervisor colabore mediante orientación y sugerencias de acuerdo al cúmulo de
habilidades y conocimientos del auditor, lo que garantiza un ahorro de tiempo y una
mayor eficiencia en las disposiciones impartidas.
Permitirá utilizar los elementos más idóneos en la conformación de los equipos de
trabajo.
2. Como tomar decisiones:
Con el fin de adoptar decisiones adecuadas, es necesario que el Supervisor examine
detenidamente los hechos que conforman el caso. El mantenerse en una decisión es
estar seguro del conocimiento que tiene y es un medio seguro de crear la confianza en su
personal.
3. Como hacer una crítica:
Es muy importante que exista la crítica, cuando está orientada positiva y
constructivamente, sin embargo el supervisor a de tener cuidado de efectuar las
observaciones o críticas en forma oportuna y sin tratar de menoscabar la personalidad
de quién es sujeto de ella. Cuando elogie a una persona el supervisor deberá hacerlo
públicamente en lo posible, pero evitando que se encuentre presente una o varias
personas que han sido objeto de censuras o reprimendas.
4. Como satisfacer agravios:
Para estos casos el Supervisor tomará en consideración tres aspectos fundamentales:
Obtener la evidencia suficiente sobre la queja de que se trate
Escuchar cuidadosamente la o las versiones de las partes involucradas
119
Resolver la cuestión en forma inmediata y oportuna
Con estos tres elementos, la decisión será justa, imparcial y además comprendida por los
interesados”.
Principio Nº 7
Los auditores han de trabajar en un medio ambiente saludable y seguro. Corresponde al
supervisor requerir en los sitios que va a realizar el trabajo todas las facilidades y
prudentes comodidades con el fin de que las actividades se desarrollen en un marco de
cierta seguridad y confort.
Un ambiente saludable y seguro entre otros elementos, garantizará un adecuado y
confiable resultado en la gestión.
7.4. SUPERVISIÓN Y CONTROL DE CALIDAD EN LAS FASES DE LA
AUDITORÍA
7.4.1. Supervisión en la planificación. Ver Anexo No. 14
La actividad desarrollada por el Supervisor en esta fase se orientará a lo siguiente:
1. Revisar que el Plan específico del examen preparado por el jefe de equipo, defina
metas y objetivos propios del examen, de la Auditoría y de la unidad auditada.
2. Verificar que la planificación se sustente en información veraz, objetiva y de fuentes
valederas.
3. Que el alcance del examen cubra los aspectos importantes y recurrentes en relación
con los objetivos y metas planteadas.
4. Verificar que los recursos humanos, financieros y materiales requeridos para el
120
examen sean adecuados en función del trabajo a ejecutarse.
5. Acordar el método de evaluación de control interno a ser aplicado en el examen y
determinar que este aporte los resultados deseados.
6. Definir con claridad las actuaciones del Jefe de Equipo y los auditores en la
planificación y valorar los resultados.
7. Dejar constancia en cada uno de los actos de revisión, vigilancia y supervisión que
realice.
8. Elaborar con el jefe de equipo el Plan de Muestreo
7.4.2. Supervisión en el campo
El supervisor ingresará al Sistema de Control de Trabajos de Auditoría Interna para
verificar las actividades realizadas por los auditores y el avance del trabajo de acuerdo al
programa elaborado.
Participar con el Jefe de equipo y Auditores, (no más de tres personas) en las entrevistas
de campo que deban efectuarse durante el examen con los auditados, con el objeto de
impartir instrucciones, comunicar resultados parciales emergentes, borradores de
informes y solicitar colaboración de los auditados.
1. Verificar el cumplimiento de los procedimientos descritos en los programas y
modificarlos, ampliarlos o recortarlos entre otros, siempre en coordinación con el
Jefe de equipo.
2. Verificar el sistema de control de asistencia, permanencia, puntualidad y
comportamiento del equipo
3. Verificar uso adecuado de marcas y referencias en los papeles de trabajo...
4. Revisar y dejar constancia de ello en los papeles de trabajo de manera especial
donde se lleguen a conclusiones finales.
5. Autorizar las comunicaciones dirigidas a los funcionarios auditados, observando
las jerarquías existentes en la P.N.
121
6. Discutir con el jefe de equipo, el contenido de los hallazgos, las conclusiones y
recomendaciones que mitiguen las causas del hallazgo.
7. Discutir y definir el establecimiento de responsabilidades en los casos que se
determine su potencial existencia.
8. Revisar las pruebas y evidencias que sustentan las conclusiones y la aplicabilidad
de las recomendaciones generadas en el análisis y que consten en los papeles de
trabajo.
7.4.3. Supervisión del Informe
Revisar el contenido del informe conforme a las disposiciones establecidas en el acuerdo
13-CG de la Contraloría General del Estado de 21 junio del 2011, en las hojas de
apuntes y sus partes fundamentales: resultados de los procesos examinados, control
interno y la información introductoria.
1. Volver a revisar y discutir el contenido de los atributos o elementos del hallazgo,
condición, causa, efecto, criterio, a fin de que ellos se encuentren incluidos en el
capítulo respectivo.
2. Revisar el contenido de los comentarios respecto de la forma y fondo en especial
de la claridad, objetividad, concisión, veracidad y tono constructivo.
3. Verificar la coherencia entre comentarios, conclusiones y recomendaciones.
4. Verificar que se incluyan en el informe los puntos de vista de los funcionarios de la
entidad, con referencia a los contenidos del informe.
5. Comprobar la calidad de los anexos al informe.
6. Validar el contenido de la síntesis del informe.
122
7.5. MANEJO DE LOS FORMULARIOS DE EVALUACIÓN
Una herramienta imprescindible del Auditor Supervisor constituye el formulario de
evaluación del personal, pues en él radica una parte importante de su función.
El supervisor deberá ejercer la evaluación del equipo no solo en el sentido de crítica,
debe hacerlo bajo una tónica positiva, de allí que este documento no será un instrumento
de presión para los auditores, sino más bien un elemento que ayude al desarrollo
profesional de ellos, por cuanto, de la valoración de las diferentes aptitudes y actividades
se servirá el supervisor para reorientar y enseñar a los subordinados.
El formulario diseñado consta de las siguientes partes:
a) Identificación del documento
b) Características evaluadas, con sus respectivas casillas, que permitan la valoración
cuantificada en la aplicación y utilización de claves.
c) Firma del superior responsable a la fecha de la evaluación.
d) Las evaluaciones serán al menos una vez por semestre o por cada examen
realizado y serán incluidas en el manejo del Archivo Técnico
7.6. MANEJO DEL ARCHIVO TÉCNICO
El Supervisor tiene la responsabilidad de vigilar la eficaz documentación del informe de
auditoría y verificar la calidad de la evidencia registrada en los papeles de trabajo.
Custodia y Archivo
Los papeles de trabajo son de propiedad de la unidad de auditoría interna, la misma que
tiene la responsabilidad de la custodia en un archivo activo y pasivo de acuerdo a las
disposiciones legales y normativas establecidas para el efecto; únicamente podrán ser
exhibidos y entregados conforme lo establecen las disposiciones legales que rigen al
123
respecto.
Los papeles de trabajo deben ser organizados y archivados en forma sistematizada, sea
preparando legajos, carpetas o archivos que son de dos clases:
Archivo permanente o continuo
Este archivo contiene información de interés o utilidad para más de una auditoría o
necesarios para auditoría subsiguientes. La primera hoja de este archivo necesariamente
debe ser el índice, el mismo que indica su contenido.
La finalidad de este archivo es:
Proveer de información normativa, legislativa y reglamentaria durante un periodo
significativo, evitando de esta manera la utilización de tiempo y recursos en el
levantamiento de este tipo de información y podrán ser utilizados en exámenes
posteriores.
Archivo Corriente
En este archivo se guardará papeles de trabajo relacionados con la auditoría específica
de un período. La cantidad de legajos o carpetas que forman parte de este archivo
varían de una auditoría a otra.
Este archivo se divide a su vez en dos legajos o carpetas una con información general y
la otra con documentación específica por componentes.
a) Información general
De la visita previa y conocimiento de la entidad
Información básica de conocimiento de la entidad
Resultados de la evaluación preliminar de la estructura de control interno
Componentes identificados en la entidad.
b) Planificación del trabajo
124
Memorando de planificación
Informe de la auditoría anterior
Informes de auditoría interna
Memorando con sugerencias para las próximas auditorías
c) Notas Importantes
Notas de recordatorios o guías de auditoría
Notas del auditor sobre asuntos pendientes
d) Revisión de papeles de trabajo
Guía para la revisión de papeles de trabajo
Hojas de supervisión
Hojas de revisión del jefe de equipo
e) Información importante de la entidad
Problemas legales y judiciales vigentes
Actas y otros documentos de interés
Correspondencia relacionada con la entidad
f) Comunicación parcial de resultados
Informe preliminar de control interno
Puntos de vista de la entidad
Actas de reuniones de trabajo
g) Equipo multidisciplinario y presupuestos de tiempo
Nómina del equipo multidisciplinario
Distribución de trabajo
Reportes detallados y resúmenes de tiempo
125
h) Información financiera del período examinado
Estados financieros preparados por el período examinado o cuentas relacionadas con el
mismo.
Información presupuestaria
Resultados del análisis financiero y evaluación presupuestaria
i) Información específica por componentes
Componente A
Programa de trabajo
Resultado de la evaluación específica de control interno
Papeles de trabajo elaborados por el auditor
Documentación recibida de la entidad o de terceros
Indicadores o parámetros utilizados con sus resultados
Hojas resúmenes sobre hallazgos significativos
Comunicaciones parciales de auditoría
Componente B
Componente carpetas personales de los auditores que la unidad de Auditoría mantenga.
7.7. COORDINACIÓN CON LA DGCAI-CG
Finalizada la evaluación y completado el informe de resultados del examen se convocará
a la conferencia para exponer el borrador del informe, por lo menos con 48 horas de
anticipación, indicando el lugar, el día, la hora de la reunión y la agenda a tratar. Para
dicha conferencia final serán convocados y participarán los siguientes funcionarios:
a) La máxima autoridad de las áreas examinadas o sus delegado;
b) Los servidores, y ex servidores y quienes por sus actividades estén vinculados;
c) El supervisor que participó durante el examen;
d) El jefe de equipo de auditoría;
126
e) Los profesionales que hayan colaborado con el equipo.
f) Podrán asistir otros servidores relacionados con la actividad.
La conferencia final será presidida por el Director de Auditoria de la P.N, el Jefe de
Equipo
En esta sesión de trabajo, las discrepancias de criterio se presentarán
documentadamente en dicha diligencia o caso contrario en los tiempos y plazos previstos
en los reglamentos y disposiciones legales vigentes, los que se agregarán al informe si
amerita su contenido.
Para dejar constancia de lo actuado, el jefe de equipo elaborará un acta de conferencia
final la que será firmada por todos los funcionarios asistentes.
En caso que algún funcionario se negare a suscribir el acta, el Jefe de Equipo dejará
constancia del motivo de esta situación.
Realizada la conferencia final, el auditor preparará el informe definitivo considerando los
resultados obtenidos de las observaciones o justificaciones presentadas oportunamente
por los funcionarios de la entidad con la finalidad de dejar constancia de las opiniones
presentadas en la lectura del borrador del informe.
IAG 04 OPORTUNIDAD EN LA COMUNICACIÓN DE RESULTADOS “EL INFORME
DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL DEBE EMITIRSE EN FORMA OPORTUNA A FIN
DE QUE PERMITA LA TOMA DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS EN FORMA
INMEDIATA
Los auditores son responsables de los resultados de su trabajo, por ello los usuarios de
los informes requieren de información objetiva, que les sirva de apoyo para cumplir sus
tareas, como para los procesos de dirección y gerencia en las entidades públicas.
Esa responsabilidad se traduce en el conocimiento oportuno de las observaciones,
conclusiones y recomendaciones, para que los funcionarios responsables de la entidad
auditada adopten las medidas correctivas pertinentes.
127
Los informes de auditoría deben emitirse en forma oportuna a fin de que su información
pueda ser utilizada por el titular de la entidad auditada y/o funcionarios de los niveles
apropiados del gobierno, por lo cual es importante el cumplimiento de las fechas
programadas para las distintas fases de la auditoría.”35
El auditor preverá la emisión oportuna y confiable del informe de auditoría.
35
Normas ecuatorianas de Auditoría Gubernamental, CGE, Acuerdo No. 019 de 10 de octubre de 2002
128
CAPÍTULO VIII EL INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
8.1. EL INFORME DE AUDITORÍA
Al completar el proceso de la auditoría se presentará un informe escrito que contenga
comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre los hallazgos de importancia que
fueron examinados, y sobre las opiniones pertinentes de los funcionarios y otros hechos o
circunstancias relevantes que tengan relación con la auditoría o examen especial. Para la
comprensión integral del documento el informe debe ser objetivo, imparcial y constructivo.
El informe señalará los casos significativos identificados como el incumplimiento de leyes
y reglamentos, incluyendo de ser posible, el pronunciamiento y opinión de los
funcionarios responsables del ente, programa o actividad objeto de la auditoría,
manifestadas con relación a los resultados comunicados y a las medidas correctivas
aplicadas por la administración durante el proceso de la auditoría. Los comentarios,
conclusiones y recomendaciones se organizarán y se presentarán en orden de
importancia de manera objetiva.
8.2. CLASES DE INFORMES
Los informes de auditoría interna de la P.N estarán relacionados con las actividades de
evaluación programadas y aprobadas en el Plan Anual de Auditoría de la CGE.
Los informes de auditoría interna se clasifican en extensos o largo y breve o corto.
8.2.1. Informe extenso o largo
Es el documento que prepara el auditor al finalizar el examen para comunicar los
resultados, en el que constan comentarios conclusiones y recomendaciones, incluye el
129
dictamen profesional cuando se trata de auditoría financiera; y en relación con los
aspectos examinados, los criterios de evaluación utilizados, las opiniones obtenidas de
los interesados y cualquier otro aspecto que juzgue relevante para la comprensión
completa del mismo.
El informe sólo incluirá, hallazgos y conclusiones sustentados por evidencias suficiente,
comprobatoria y relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo del
auditor.
8.2.2. Informe breve o corto
El informe corto es un documento formulado por el auditor externo para dictaminar los
estados financieros anuales, denominada auditoría financiera, en el cual los principales
hallazgos están relacionados con la aplicación de las normas ecuatorianas de
contabilidad aplicables al sector público en forma consistente en relación al ejercicio
anterior, así como la aplicación de las normas ecuatorianas de auditoría gubernamental
respecto a la ejecución de las actividades de auditoría aplicadas, relacionadas con el
alcance del trabajo y la disposición de la información.
En general, las UAI´s no programan auditorías financieras a las instituciones donde
prestan sus servicios, este servicio es realizado por la CGE., por tanto la UAI de la P.N
no debería realizar esta actividad.
8.2.3. Informe de examen especial
El informe del examen especial es el reporte que el auditor formula como producto final
de la ejecución de evaluaciones especiales sobre áreas o actividades de carácter
130
financiero, administrativo y operacional de alcance limitado y objetivos específicos,
aplicando el proceso de la auditoria gubernamental, las normas, métodos, técnicas y
procedimientos de auditoría y las disciplinas especializadas que se requieran según el
objetivo del trabajo, como presupuesto, crédito público, tesorería, contabilidad, capital
humano, obras públicas, informática, entre otras, para informar los resultados obtenidos
mediante los comentarios, conclusiones y recomendaciones, considerando las
disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables.
8.2.4. Informe de indicio de responsabilidad penal
El memorando de indicios de responsabilidades penales procede cuando por actas,
informes y, en general, por los resultados de auditoría y exámenes especiales
practicados por servidores de la UAI-P.N , se determinen delitos de peculado y otros que
afecten al patrimonio de .
El memo contendrá los elementos probatorios necesarios para que la CGE este en
condiciones de evidenciar ante las autoridades jurisdiccionales, la presunción de
responsabilidad penal de las personas a las que se atribuye la comisión del delito. Los
comentarios se presentarán de manera que demuestren y sustenten plenamente las
presunciones de responsabilidad pertinentes.
8.3. ESTRUCTURA DE LOS INFORMES.
Los resultados del servicio de auditoría gubernamental están contenidos en los informes
de resultados que son de libre acceso a la ciudadanía, por tanto requieren una estructura
uniforme y consistente enfocada hacia los usuarios de la información, tanto internos como
externos.
131
La CGE con base en la experiencia ha definido una estructura para los diferentes
productos de la auditoría gubernamental, sea interna o externa, misma que se presenta
en forma específica para la UAI-PN.
DE LA ESTRUCTURA
Con la finalidad de tener una
visión general de la
estructura del informe de
exámenes especiales y
auditorías en sus diferentes
modalidades presentamos el
cuadro simplificado de su
contenido.
DETALLE
FINANCIER
A
GESTIÓN
AUDITORÍ
A DE
GESTIÓN
EXTENSO
O LARGO
BREVE
O
CORTO
CARATULA X X N/A N/A N/A
DETALLE DE
ABREVIATURAS
X X N/A N/A N/A
INDICE X N/A N/A N/A
N/A N/A N/A
SECCIÓN I
DICTAMEN PROFESIONAL,
ESTADOS FINANCIEROS,
NOTAS A LOS ESTADOS
FINANCIEROS
N/A N/A N/A
SECCIÓN II
INFORMACIÓN
FINANCIERA
COMPLEMENTARIA
N/A N/A N/A
SECCIÓN III N/A N/A N/A
EXAMEN ESPECIAL AUDITORÍA FINANCIERA
132
RESULTADOS DE LA
AUDITORÍA
CAPÍTULO I.-Seguimiento al
Cumplimiento de las
recomendaciones
X N/A N/A N/A
CAPÍTULO II.- Rubros
examinados
X N/A N/A N/A
ANEXOS N/A N/A N/A
Detalle de los Principales
Funcionarios
X N/A N/A N/A
Cronograma de Implantación
de Recomendaciones
X N/A N/A N/A
SECCIÓN I (CAPITULO I)
ENFOQUE DE LA
AUDITORIA, MOTIVO,
OBJETIVO, ALCANCE,
COMPONENTES,
INDICADORES,
X N/A N/A N/A
SECCIÓN II(CAPÍTULO II)
INFORMACIÓN DE LA
ENTIDAD, MISION, VISION,
FODA, BASE LEGAL,
ESTRUCTURA ORGANICA,
OBJETIVO,
FINANCIAMIENTO,
FUNCIONARIOS
PRINCIPALES.
X X N/A N/A N/A
SECCIÓN III.-(CAPÍTULO III)
RESULTADOS DE LA
EVALUACIÓN DEL
CONTROL INTERNO, DEL
CUMPLIMIENTO DE METAS
x x N/A N/A N/A
133
Y OBJETIVOS
INSTITUCIONALES ENTRE
OTROS, COMENTARIOS,
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
SECCIÓN IV (CAPÍTULO IV)
RESULTADOS
ESPECÍFICOS POR
COMPONENTES Y/O
SUBCOMPONENTES,
COMENTARIOS,
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
X X N/A N/A N/A
ANEXOS Y APENDICES
X X N/A N/A N/A
134
8.4. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS AL TÉRMINO DE LA AUDITORÍA
La comunicación de resultados se realizará a base del borrador del informe y la
organización de una reunión en la que además participarán los principales funcionarios
de la entidad. Para el caso es necesario disponer de los siguientes datos:
a) Nombres y cargos de las personas que participarán.
b) Lugar, fecha y hora en que se realizará.
c) Estructura del borrador del informe de auditoría a utilizar como agenda de la
reunión.
d) Convocatoria formal al titular, a los funcionarios, ex - funcionarios y terceros
relacionados con el informe.
e) Nombres de los auditores que participarán en la reunión.
f) Estrategia a seguir durante la comunicación, identificando las funciones que
cumplirán los miembros del equipo que participen en ella.
g) Documento que evidencie la realización de la reunión, haciendo constar a las
personas que asistieron
8.4.1. Efectos de la comunicación de resultados en informe
La comunicación de resultados a los principales funcionarios de la entidad, por lo regular,
genera la presentación de comentarios, opiniones y, en casos, documentos que ameritan
su revisión y la actualización del borrador del informe, actividad cuya responsabilidad
compete al jefe de equipo y al supervisor.
135
El borrador del informe pasa a conocimiento del supervisor, quien lo revisa íntegramente,
incluye las variaciones que considere necesarias.
El supervisor firmará e incluirá la fecha en el borrador del informe, una vez terminada la
revisión e incluidos los ajustes, para someterlo al trámite de preparación y aprobación,
junto con el informe de supervisión dirigido al jefe de la unidad de auditoría.
8.4.2. Producto de la comunicación de resultados
Al concluir el servicio de la auditoría gubernamental interna genera varios productos para
la utilización de diversos usuarios o destinatarios, que se detallan a continuación:
Usuarios Directos
Los usuarios directos del servicio de auditoría gubernamental son los funcionarios
encargados de la administración de la entidad o área sujeta a examen y el producto
generado es el informe de auditoría entregado formalmente al titular de la P.N , y los
funcionarios directamente relacionados con los resultados obtenidos. Los organismos de
control como la CGE como base para el trámite de aprobación y otras acciones
relacionadas.
El acceso a la información pública permite a los ciudadanos tener conocimiento de los
informes generados por las UAI-PN, otro usuario directo.
Para Uso Interno
La mayor parte de los productos de utilización interna constituyen soporte del trabajo
realizado y su utilización es directa para la UAI-PN, los principales son:
136
Expedientes consolidados de papeles de trabajo que integran la gestión de la auditoría, la
planificación preliminar y la planificación específica, la ejecución del examen y la
comunicación de resultados de la auditoría interna.
Documentos para actualizar el archivo permanente de la UAI-PN.
Expediente de papeles de trabajo de la supervisión técnica aplicada.
Ejemplares del informe de auditoría para la UAI-PN, CGE, y otras unidades.
Informe de supervisión técnica para la jefatura UAI-PN
8.4.3. La conferencia final
Finalizado el estudio y compilados los resultados del examen en un borrador del informe,
se convocará a la conferencia de lectura del borrador del informe, y se notificará por lo
menos con 48 horas de anticipación indicando el lugar, día y hora de la reunión. En la
conferencia final serán convocados y participarán las siguientes personas:
La máxima autoridad de la entidad examinada o su delegado;
Los servidores y ex servidores y quienes por sus funciones estén vinculados con el
examen;
El supervisor que participó en el examen;
El jefe de equipo de auditoría;
Los expertos que hayan colaborado con el equipo que realizó el examen.
Podrán asistir otros funcionarios de la UAI-PN y de la CGE.
137
La conferencia final será presidida por el Jefe de Equipo o por el funcionario delegado
expresamente por el Jefe de la UAI-PN.
En esta sesión de trabajo las discrepancias de criterio se documentarán en la diligencia,
caso contrario en los tiempos y plazos previstos en los reglamentos y disposiciones
legales los que se agregarán al informe si amerita su contenido.
Para dejar constancia de lo actuado, el jefe de equipo elaborará un acta de conferencia
final la que será firmada por todos los funcionarios asistentes.
En caso que algún funcionario se negare a suscribir el acta, el Jefe de Equipo dejará
constancia explicita del motivo de esta situación.
Realizada la conferencia final, el auditor jefe de equipo prepara el informe definitivo
considerando las observaciones o justificaciones presentadas oportunamente por los
funcionarios del área evaluada o de la entidad con la finalidad de dejar constancia de las
opiniones presentadas en la lectura del borrador del informe.
8.5. TRÁMITE Y APROBACIÓN DE LOS INFORMES DE AUDITORÍA
Elaborado el informe y cumplida la comunicación de resultados, este documento será
entregado formalmente por el supervisor al Jefe de la UAI-PN, adjuntando la síntesis de
los resultados y cuando corresponda el memorando de antecedentes para el trámite de
las responsabilidades; así como, el archivo corriente de papeles de trabajo, los
documentos para actualizar el archivo permanente y el expediente e informe de la
supervisión técnica.
138
El jefe de la UAI-PN asumirá la función y la responsabilidad sobre la calidad del trabajo
realizado y la oportunidad en la suscripción y emisión de los informes, de conformidad
con los procedimientos de la CGE.
8.5.1. Procedimientos
Para el trámite de los informes UAI-PN seguirá los siguientes procedimientos:
El Supervisor enviará al Jefe de la UAI-PN el informe final y los documentos de soporte
para el control de calidad y la versión final del informe, que deberá ser rubricado en todas
las páginas por el jefe de equipo y el supervisor.
El Jefe de la UAI-PN remitirá un ejemplar del informe al Comandante General y a las
unidades administrativas y operativas de la P.N relacionadas con el examen.
Enviará a la Dirección de Coordinación de Auditorías Internas de la CGE, adjuntando la
Síntesis de Resultados y el correspondiente memorando de antecedentes, si es
procedente, para la aprobación y trámite. Los informes emitidos por la UAI-PN, suscritos
por el jefe de la unidad, serán dirigidos a la máxima autoridad de la institución a la que
pertenezcan. Para efectos de la determinación de responsabilidades, enviarán a la CGE,
ejemplar del informe, en el término de ocho días a partir de la suscripción, conjuntamente
con la documentación probatoria de los hechos informados.
8.6. PASOS O SUGERENCIAS PARA LA REDACCIÓN DEL INFORME
Observar la estructura establecida según el tipo informe basado en un plan de
preparación elaborado con anticipación y que se vaya complementando la información en
forma sistemática y oportuna.
139
• Revisar la correcta estructuración y que su contenido esté completo, en las
diferentes versiones, antes de su emisión.
• Concluir su redacción durante el trabajo de campo y asegurar su emisión y
entrega oportuna.
• Confirmar y verificar la exactitud de la información contenida en el informe antes
de la revisión por parte de la Jefatura de la UAI que interviene previa la aprobación y
emisión formal.
• Constatar en forma previa a la emisión del informe que exista la evidencia
suficiente y competente en los papeles de trabajo.
• Asegurarse que en el contenido de los hallazgos se puedan identificar sus
atributos.
• Evitar que conste como un hecho real, algún comentario que se haya escuchado.
• Eliminar la información que podría confundir o dar diferente interpretación al
usuario.
• Incluir las conclusiones importantes aunque se considera que serán obvias al
lector.
• Presentar con razonabilidad los puntos de vista y comentarios de terceras
personas sobre los hallazgos y la evaluación ponderada del auditor de los puntos de vista
de la administración.
• Asegurarse que los asuntos pendientes de importancia, tanto legales como de
política se hayan aclarado antes de presentar el informe a su proceso final.
• Plantear casos concretos para demostrar el hallazgo identificado.
• Redondear o aproximar los estimados de pérdida, ahorro y otros asuntos en el
desarrollo de los comentarios, evitando dar una impresión errónea de precisión.
• Usar abreviaturas solamente si es imprescindible y en forma correcta.
140
• Distinguir claramente las opiniones formales, diferenciándolas con la descripción
de hechos.
• Evitar las generalizaciones o hacer comparaciones entre aspectos de diferente
cualidad.
• Evitar hacer acusaciones injustificadas o redactar el contenido en forma negativa,
grado de simpatía o factores subjetivos que pueden orientar los resultados.
• En ocasiones puede ser necesario incluir la explicación de las razones para hacer
la recomendación o el objetivo que se pretende alcanzar.
• Eliminar el monosílabo “no” en la redacción del informe para una presentación
positiva de los hechos.
141
CAPÍTULO IX SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES
9.1. OBJETIVOS
De acuerdo a lo establecido en el Art. 92 de la LOCGE y el Art. 28 de su Reglamento, se
realizará el seguimiento obligatorio de las recomendaciones contenidas en los informes
de auditoría y de exámenes especiales producidos por los auditores gubernamentales
externos de la CGE y de firmas de auditores independientes, así como la UAI-PN al
realizar un examen sobre la misma área o actividad o mediante un examen especial de
seguimiento a las recomendaciones en el segundo semestre de cada año, mismo que
debe incluirse en el plan anual de auditoría interna. Ver Anexo No. 15.
La UAI-PN efectuará periódicamente el seguimiento a la implementación de las
recomendaciones planteadas en los informes de auditorías anteriores, con la finalidad de
verificar si se emprendieron las acciones correctivas correspondientes por parte de los
funcionarios responsables de las organizaciones auditadas.
La administración de la P.N es responsable de superar las causas de las observaciones
mediante la implementación de las recomendaciones y mantener un proceso permanente
para efectuar el seguimiento que contribuya al cumplimiento de sus responsabilidades de
gestión. Corresponde al titular de la P.N. dictar las disposiciones necesarias para la
aplicación de las recomendaciones contenidas en los informes de auditoría apoyando en
su cumplimiento.
La UIA-PN realizará el seguimiento de la implementación de las recomendaciones como
actividad continua y la verificación directa en cada área de operación responsable. Todas
las auditorías gubernamentales externas incluirán como uno de los objetivos el
seguimiento a la implementación de las recomendaciones por la administración de la P.N.
142
9.2. SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES
Desde el punto de vista conceptual una de las funciones principales de la UAI-PN es el
seguimiento a la implantación de las recomendaciones para lo cual debe programar esta
actividad en forma recurrente, todos los años.
Las principales acciones a desarrollar son las siguientes:
1. El Jefe de la UAI-PN transcurridos de 90 días de ser aprobado el informe por la
CGE debe disponer al auditor jefe de equipo del examen que generó las
recomendaciones inicie la evaluación de Seguimiento y control de las recomendaciones
de auditoría como una actividad especial de la UAI.
2. El Auditor designado prepara un cuadro resumen referenciado a las
recomendaciones del informe y verifica con los funcionarios y servidores de la
administración sobre su aplicación a base del Cronograma de aplicación propuesto por la
administración. El auditor designado utilizará dos horas diarias de su jornada diaria, sin
interrumpir las tareas que esté efectuando al momento.
3. Solicita y recepta la información y documentación sobre las medidas correctivas
tomadas y verifica el cumplimiento de las recomendaciones, evalúa los resultados y deja
constancia de la situación en los papeles de trabajo de seguimiento. Cada
recomendación es calificada por el auditor respecto al cumplimiento en tres segmentos:
a) Cumplida; b) En proceso de aplicación; y, 3) No cumplida.
4. El auditor tabula los resultados y con esta base prepara el informe de seguimiento
a las recomendaciones y entrega al Supervisor asignado para completar el procedimiento
143
de evaluación, previa comunicación a los funcionarios y servidores encargados de su
aplicación.
5. El supervisor entrega el informe de seguimiento a las recomendaciones a la
Jefatura de la UAI-PN para revisión de la calidad y aprobación del producto.
6. El Jefe de la UAI-PN suscribe el Informe y lo remite a la CGE para la aprobación
en la Dirección de Coordinación de Auditoría Internas.
7. Una vez aprobado el Informe de seguimiento por la CGE remite copia a los
funcionarios y servidores relacionados con las áreas examinadas.
9.3. CRONOGRAMAS DE EJECUCIÓN
La administración de las área o unidades encargadas de implantar las recomendaciones
deben proponer un cronograma de aplicación de las recomendaciones propuestas por el
equipo de auditoría interna o externa en sus informes con la finalidad de crear un
compromiso calendarizado para las acciones correctivas por parte de las organizaciones
auditadas.
La administración de la organización auditada es la responsable de superar las
observaciones mediante la implementación de las recomendaciones, y de mantener un
proceso permanente para efectuar el seguimiento que pueda contribuir a que cumpla de
mejor manera con sus responsabilidades de gestión. Corresponde al titular de la entidad
auditada dictar las disposiciones necesarias para la aplicación de las recomendaciones
formuladas en el informe velando por su cumplimiento.
144
Para efecto de la implantación de las recomendaciones de los informes de auditoría
gubernamental se utilizarán períodos de gracia posteriores a la fecha de entrega del
informe de auditoría formal, equivalentes a 90 días calendario, cuando se iniciará el
proceso de seguimiento a las recomendaciones del informe específico del examen
realizado, con la colaboración de los auditores jefe de equipo y supervisor que
participaron en la ejecución del examen.
El estado de implementadas las recomendaciones se desglosa a continuación y es la
base para la preparación del informe de seguimiento a las recomendaciones, así como
para documentar la evaluación en los papales de trabajo.
Estados de las recomendaciones luego de la evaluación aplicada:
Calificación Óptima 80/100%
Media 60/70%
Baja Menor la 60%
Cumplida Acciones dirigidas a resolver la causa del problema y aplicar la recomendación.
3 2 1
En proceso Iniciadas las acciones de aplicación de las recomendaciones.
3 2 1
Incumplida Ausencia de acciones para implantar las recomendaciones.
1 2 3
Dificultades de implantación. Existen limitaciones para su aplicación en el corto plazo, recursos humanos y financieros limitados.
3 2 1
145
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La Contraloría General del Estado mediante Reglamento Sustitutivo sobre la
Organización, Funcionamiento y Dependencia Técnica de las Unidades de
Auditoría Interna de las Entidades que Controla la Contraloría General del Estado,
publicado mediante Acuerdo 022 de 23 de octubre de 2008, en su Art. 6,
manifiesta que “ Dependencia técnica de las Unidades de Auditoría Interna de las
entidades públicas.- Las Unidades de Auditoría Interna, pertenecientes a las
instituciones del Estado, como integrantes del sistema de control interno, serán
objeto de evaluación por parte de la Contraloría General del Estado. Su
dependencia técnica consistirá principalmente en la aprobación de los planes
anuales de trabajo y sus modificaciones, la evaluación de la gestión de sus
actividades, la aprobación de los informes y manuales específicos de Auditoría
Interna, la determinación de responsabilidades, la evaluación del desempeño de
sus miembros y el cumplimiento de las normas que se expidan sobre la materia.”,
realizó una Auditoría Operativa a las labores ejecutadas por la Unidad de
Auditoría Interna de la Institución Policial, presentando los siguientes
resultados:
En la ejecución de los trabajos participaron en conjunto todos los auditores que
componen la unidad, sin que exista una adecuada distribución y asignación de tareas.
No se observaron las políticas relativas a:
La ejecución de una auditoría operacional, debido a la falta de personal idóneo.
146
La re planificación de los exámenes para el segundo semestre, presentada por la
unidad, no permite determinar las actividades de control definitivas para ese año, en
razón que no se establecen en forma objetiva las actividades que se suprimen,
modifican o incrementan.
La asignación del tiempo útil para el auditor en ejecución de los trabajos, sobrepasó
el máximo disponible, por lo que los auditores restringieron el uso de sus
vacaciones anuales.
No se establecieron adecuadas premisas de planificación que permitan evaluar áreas
significativas y trascendentes y en el caso del examen aplicado a imprevistos no se
consultó sobre la procedencia de realizarlo ni se tuvo la autorización del señor
Contralor General contraviniendo disposiciones administrativas.
De la planificación de los trabajos del año 2010, un 17% ha sido cumplido, el 50% se
encuentra en proceso y el 33% no se le ejecutó, lo que representa que el plan no
se constituye una herramienta de trabajo.
En la planificación inicial se desconocen aspectos importantes, como son
presupuestaos de las entidades, volumen de operaciones, desviaciones de
problemas específicos en cada dependencia y el control interno existente que le
permitan determinar el alcance de las pruebas, el recurso humano necesario, así
como el tiempo real utilizado.
La asesoría proporcionada por la Unidad de Auditoría es de carácter informal, razón
por la cual no fue posible su evaluación.
147
Las órdenes de trabajo emitidas no contienen los elementos suficientes que permiten
dar un enfoque adecuado de los trabajos encomendados, así como no permiten
estimar el monto de recursos financieros a utilizarse en su desarrollo.
Las órdenes de trabajo no son completas y al no especificarse los objetivos, tiempo
estimado de ejecución del trabajo y la designación del equipo, no constituyen un
documento básico de evaluación.
Cada institución pública dentro de su estructura orgánica funcional, cuenta con la
unidad de auditoría interna.
Mediante Acuerdo 31-CG de 23 de septiembre de 2009, se expide la Estructura
para la formulación de los Manuales Específicos de Auditoría Interna.
Art. 1.- Objeto.- Las unidades de auditoría interna al elaborar los manuales
específicos de auditoría interna, que les corresponde realizar para facilitar su
gestión, lo harán observando la estructura y los lineamientos que se anexan y
forman parte de este Acuerdo.
148
HIPÓTESIS
Es viable la elaboración de un Manual Específico de Auditoria para la Policía Nacional,
con fundamento en los parámetros establecidos por la Contraloría General del Estado y
con apoyo en los criterios del Instituto de Auditores Internos y las normas para el
ejercicio profesional, para ejecutar el control de esta entidad pública bajo un enfoque
integral.
149
CONCLUSIONES:
1. Se ha dado cumplimiento al objetivo general del proyecto de tesis al preparar el
proyecto de M anual Específico de Auditoria para la Policía Nacional.
2. La Auditoria en la Policía Nacional, se ha estado llevando a efecto de una manera
empírica, basada en la metodología de la Auditoria interna y Auditoria gubernamental, sin
una Guía que oriente y norme el proceso de la Auditoria.
3. La importancia de disponer de un Manual Específico de Auditoria, es que éste
permitirá por una parte, disponer de una metodología para optimizar tiempos y
aprovechar los recursos de la Unidad de Auditoría Interna y, por otra parte, elevar el nivel
operativo de las Unidades, Institutos y dependencias que conforma la Policía Nacional,
para que se manejen con eficiencia, efectividad y economía en sus operaciones y permita
el cabal cumplimiento de sus objetivos.
150
RECOMENDACIONES:
1. La elaboración del Manual Técnico Específico para la Policía Nacional, adecuado a la
realidad institucional, que debe ser utilizado en forma acertada para no cometer errores
que a la larga representan gastos en lugar de inversión y que adicionalmente permitirá
conocer en forma acertada las funciones específicas que realizan cada uno de los
integrantes de la institución y específicamente del personal de Auditoria para
viabilizar de esta manera una interacción institucional...
2. El establecimiento de normas, principios, valores que permitan al personal tener un
mayor compromiso de responsabilidad, conocedores de las funciones, para elevar la
productividad y beneficios que están dirigidos hacia nuestros clientes internos y externos,
en pos de que se constituya nuestro servicio realmente en eficiente, donde el resultado
final se lo realice en una evaluación de costo beneficio. Además, propone el
establecimiento de procedimientos y orientaciones de la metodología que debe
observarse en el proceso de la Auditoria en la Policía Nacional.
3. El diseño del Manual, puesto que éste se convertirá en una herramienta para conocer
la visión, misión, quienes somos y hacia donde vamos, mediante objetivos y metas
trazadas.
4. Con el Manual se determina, como fundamental, el desarrollo del trabajo en equipo,
para conseguir destrezas, para satisfacer al cliente interno y externo.
5. Proponer al Comandante General y Contralor General del Estado la revisión,
aprobación y divulgación del proyecto del Manual de Auditoria para la Policía Nacional.
151
6. Proponer al Comandante General, se motive sobre la importancia de este Manual
como instrumento de Asesoría y orientación Técnica del proceso de Auditoria.
7. Incluir en el programa de capacitación y/o actualización de la Comandancia en los
respectivos niveles, seminarios y cursillos para orientar e instruir sobre las normas,
procedimientos, políticas, y la metodología que debe observarse en el proceso de la
Auditoria
152
BIBLIOGRAFÍA ESPECÍFICA
Constitución de la República del Ecuador (2008), R. O. 449 del 20 de octubre
de 2008.
Contraloría General del Estado (2002), Ley Orgánica de la Contraloría General
del Estado, R. O. 595 del 12 de junio de 2002
Contraloría General del Estado (2003), Reglamento de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado, R. O. 119 de 7 de julio de 2003
Contraloría General del Estado (2006) Reglamento Sustitutivo de
Responsabilidades, R. O. 376 de 27 de octubre 2006.
Contraloría General del Estado (2008) Reglamento para la elaboración y
presentación de informes de examen especial y memorando de antecedentes,
realizado por las auditorias internas y externas, Acuerdo N° 010 CG de 9 de
junio de 2008.
Contraloría General del Estado (2003), Reglamento para el Trámite General
de Emisión y Distribución de Informes de Auditoria Externa e Interna sin
Responsabilidades, e Informes con Indicios de responsabilidad Penal,
Responsabilidad Administrativa y Responsabilidad Civil Culposa, Acuerdo 018
R. O. 142 del 7 de agosto de 2003.
Contraloría General del estado (2003) Reglamento Sustitutivo sobre la
Organización, Funcionamiento y Dependencia Técnica de la unidades de
Auditoria Interna de las Entidades que controla la Contraloría General del
estado, R. O. 461 de 06 de noviembre de 2008.
Contraloría General del Estado (2002), Normas Ecuatorianas de Auditoria
Gubernamental aplicables y obligatorias en las entidades y organismos del
sector público sometidas al control de la Contraloría General del Estado,
edición especial R. O- E 6: del 10 de octubre de 2002.
153
Contraloría General del Estado (2001) Manual de Auditoria Financiera,
publicado en R. O. 407 del 7 de septiembre de 2001
Contraloría General del Estado (2001), Manual de Auditoria de Gestión,
Publicado en R. O. 469 del 7 de diciembre de 2001
Contraloría General del Estado (2003), Manual General de Auditoria
Gubernamental, Publicado en R. O. 107 del 19 de junio de 2003, Acuerdo
012-CG de 6 de junio de 2003.
Contraloría General del Estado (2005) Aspectos para el trámite de los
informes de exámenes efectuados por la las unidades de auditoria interna,
que remiten a la Contraloría para la revisión y aprobación, Oficio N° 008566-
DPEAI 24 de febrero de 2005.
Contraloría General del Estado (2008) Políticas para la elaboración Plan anual
de Control 2009, Oficio Circular N° 015994- DCAI de 23 junio de 2008.
Contraloría General del Estado 013 CG-2011, Reglamento para la
elaboración y trámite de informes de auditoría, examen especial e informes
con indicio de responsabilidad penal, realizado por las unidades
administrativas de control de la Contraloría General del Estado, las unidades
de auditoría interna y las compañías privadas de auditoría externa.
154
BIBLIOGRAFÍA GENERAL
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la Auditoría Interna, Capítulo del Ecuador, Quito, 1992
CASHIN J. y otros, Enciclopedia de Auditoría, Tomos 1-4, Barcelona, 1992
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de Auditoría, Consejo Editorial, México, 1994. Volumen 5.
COOPERS & LYBRAND, Manual de Auditoría, Edición Deusto, Bilbao, 1998
AUDITORES Internos, Capítulo Ecuador, Auditoría de Gestión Empresarial,
Quito, 1993
HOLMES Arthur, Auditoría, Principios y Procedimientos, Ediciones Francisco Control
Malo, Barcelona, Tomo y.
MEIGS Walter, Principios de Auditoría, Ediciones Diana, México, 1978
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Edición McGraw-Hill, México 1995
FONSECA Rene, Un Enfoque Moderno de Planificación, Ejecución y
Control, Corporación EDI-ABACO Cia. Ltda., Quito, 1999
INSTITUTO Mexicano de Contadores Públicos A.C., Declaraciones Sobre Normas
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155
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Administrativas S.A. de C.U., Séptima Edición, México 1995.
GARDNER Clark, Evaluación del sistema de Control Interno a través de
flujogramas "ILACIF", Quito, 1995.
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CONTRALORÍA General del Estado, Manual de Auditoría Financiera, Imprenta CGE,
Quito, 2001.
INSTITUTO de Auditores Internos Capítulo Ecuador, Normas para el Ejercicio
Profesional de la Auditoría Interna, Quito, 1998.
INSTITUTO Mexicano de Contadores Públicos A.C., Normas Internacionales
de Auditoría, Editorial EDI-ABACO Cia. Ltda., Segunda Edición, Tomo y, México
1995.
CASHIN J. y otros, Enciclopedia de Auditoría, Grupo Editorial Océano,
Segunda Edición Tomo II, Barcelona, 1992.
CONTRALORÍA General del Estado, Glosario de Términos de uso frecuente en
la Administración Pública, Quito, 1998
BELTRÁN Jaramillo, Jesús M, Indicadores de Gestión, 3R Editores Ltda., Bogotá.
2000.
KAPLAN Robert S., Norton David P., Como utilizar el Cuadro de Mando Integral,
Ediciones Gestión 2000 S.A., España, 2001.
156
FRANKLIN, Enrique Benjamín, Auditoría Administrativa, Gestión Estratégica del
Cambio, Pearson Prentice Hall, México, 2007.
TRISCHLER, William E., Mejora del Valor Añadido en los Procesos, Ediciones
Gestión 2000 S.A., España, 2003.
MANTILLA B. Samuel Alberto, Traductor, Control Interno Informe COSO, ECOE
Ediciones, Bogotá.
GAITAN Estupiñán Rodrigo, Control Interno y Fraudes, con base en los ciclos
transaccionales-Análisis Informe COSO, ECOE Ediciones, Bogotá.
COOPERS & Lybrand, Los Nuevos Conceptos del Control Interno, Informe COSO,
Ediciones Díaz de Santos, Madrid.
MADARIAGA J., Manual Práctico de Auditoría, Ediciones Deusto, Barcelona 2004.
SOTOMAYOR A., Auditoría Administrativa - Proceso y Aplicación, Editorial Mc Graw-
Hill, México, 2008.
BLANCO Luna, Normas y Procedimientos de la Auditoría Integral, ECOE Ediciones,
Colombia, 2004.
SANCHEZ Curiel, Auditoria de Estados Financieros, Práctica Moderna Integral,
Editorial Prentice Hall, México, 2006.
WHITTINGTON R., Kart P., Auditoria. Un Enfoque Integral, McGraw Hill, Colombia,
2000.
SLOSSE C. y otros, Auditoría un Nuevo Enfoque Empresarial, Ediciones MACCHI,
Buenos Aires, 1995.
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GRUPO Editorial Océano, Enciclopedia de la Auditoría, España, 2003.
REGISTRO Oficial, Edición Especial No. 5, Normas Ecuatorianas de Auditoría, Editora
Nacional, Quito, 2002.
STATEMENTE On Auditing Standards-SAS 58, Informe a los Estados Financieros
STATEMENTE On Auditing Standards-SAS 79, Corrección a la Declaración sobre
normas de Auditoría No. 58 Informe a los Estados Financieros Auditados, 2007.
NORMAS Internacionales de Auditoría-NIAs, 700 y 701, 2007.
158
MANUAL ESPECÍFICO DE AUDITORÍA
INTERNA DE LA P.N
ANEXOS (MEAI-P.N)
1. Estructura Orgánica de la P.N
2. Plan Anual de Auditoría Interna de la P.N
3. Formatos de orden de trabajo y notificación de auditoría.
4. Cuestionario para evaluación del control interno institucional.
5. Estructura del informe de evaluación del control interno institucional.
6. Formulario autoevaluación del plan anual de control.
7. Guía para evaluar el control interno mediante flujodiagramación.
8. Planeación específica de la auditoría interna.
9. Programa general de auditoría interna para exámenes especiales.
10. Documentación de hallazgos de auditoría interna.
11. Resumen de documentación de notificación de inicio de la acción de control, comunicación de resultados y convocatoria a la conferencia final.
12. Estructura del informe
13. Conferencia final de comunicación de resultados.
159
14. Programa para la función de supervisión.
15. Programa para el seguimiento a las recomendaciones.
160
ANEXO 1. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA POLICÍA NACIONAL
161
ANEXO 2. PLAN ANUAL DE AUDITORIA
162
163
NOTAS: 1 Las acciones de control debe estar referenciadas con el código que consta en el
Plan de Control además con el número del informe que se asigne en la unidad de auditoría interna. 2 El total de D/H debe computarse hasta el 30 de junio o 31 de diciembre según el semestre y año que se informe. 3 La evaluación del segundo semestre debe incluir las actividades ejecutadas durante todo el año. 4 En las actividades complementarias debe incluirse los tiempos del personal de
auditoría no utilizados en las actividades de control, de modo que el 100% de D/H disponible en el semestre o año esté reportado. 5 En la Matriz y en las direcciones regionales, los supervisores asignados verificaran en las unidades de auditoría interna, la veracidad de la autoevaluación cuando lo consideren necesario. 6 La evaluación semestral o anual global de la unidad de control que remita, debe
respaldarse con las evaluaciones de cada actividad de control y éstas deben ser archivadas en la propia unidad de auditoría interna. 7 Para el estado y el porcentaje de avance, se debe considerar lo siguiente:
ESTADO DEL AVANCE AVANCE % Enviado a la CGE (DCAI o regionales) 100
Planificación 1-30 Desarrollo de los 31-90 En ejecución programas de auditoría
Comunicación de 91-100 resultados, revisión del informe, y envío a la CGE Suspendido.- Para señalar el porcentaje de avance que
tuvo el momento que fue suspendido, identifique en la clasificación anterior el avance que corresponda. Se debe indicar la autoridad y el documento que autorizó la suspensión.
164
ANEXO 3. FORMATO DE ORDEN DE TRABAJO Y NOTIFICACIÓN DE AUDITORÍA (FORMATO 6)
Notificación de inicio de auditoría o examen especial a la máxima autoridad de entidad a examinar
OFICIO No. (Número y siglas unidad administrativa de control)
Sección: UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL Asunto: Notificación de inicio de acción de control
Ciudad, Título académico o señor Nombres y apellidos Cargo de la máxima autoridad Nombre de la entidad Dirección comercial o domicilio Presente o Ciudad (cuando sea la misma ciudad del remitente), Ciudad y provincia (cuando sea fuera de la ciudad) De mi consideración: De conformidad con lo dispuesto en los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 20 de su Reglamento, notifico a usted, que la (nombre de la unidad administrativa de control), iniciará la auditoría (financiera, de gestión, ambiental o informática) o el examen especial a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.), en (nombre de la entidad), por el período comprendido entre el… y el… (señalar las fechas en forma de texto) o a una fecha determinada. Los objetivos generales de la acción de control son: - - Para esta acción de control el equipo de auditores estará conformado por los señores: NN, Supervisor, NN, Jefe de Equipo y NN, auditores; por lo que agradeceré disponer se preste la colaboración necesaria para la ejecución del trabajo indicado. Agradeceré enviar respuesta, señalando nombres y apellidos completos, número de cédula de ciudadanía, dirección domiciliaria, lugar habitual de trabajo y número de teléfono, cargo y período de gestión, a nuestra oficina ubicada en (dirección de la unidad administrativa de control). Atentamente, Dios, Patria y Libertad, f) Servidor (a) a cargo de la unidad administativa de control
165
Notificación de inicio de auditoría o examen especial a los dignatarios, servidores, ex servidores y demás personas relacionadas con el examen (FORMATO 6a)
OFICIO No. (Número y siglas unidad administrativa de control) Sección: UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL
Asunto: Notificación de inicio de acción de control
Ciudad, Título académico o señor Nombres y apellidos Cargo de la máxima autoridad Nombre de la entidad Dirección comercial o domicilio Presente o Ciudad (cuando sea la misma ciudad del remitente), Ciudad y provincia (cuando sea fuera de la ciudad) De mi consideración: De conformidad con lo dispuesto en los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 21 de su Reglamento, notifico a usted, que la (nombre de la unidad administrativa de control), se encuentra realizando la auditoria (financiera, de gestión, ambiental o informática) o el examen especial a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc), en (nombre de la entidad),por el periodo comprendido entre el … y el …(señalar las fechas en forma de texto) o a una fecha determinada.
Los objetivos generales de la acción de control son:
- - Agradeceré enviar respuesta, señalando nombres y apellidos completos, número de cédula de ciudadanía, dirección domiciliaria, lugar habitual de trabajo y número de teléfono, cargo y período de gestión, a nuestra oficina de la ubicada en (lugar donde se encuentra realizando las labores de control), o a la (nombre de la unidad administrativa de control) de la Contraloría General del Estado (dirección postal de la matriz para Quito a las Direcciones Regionales o Delegaciones Provinciales, para el resto del país o del edificio en el cual funcione la unidad de de auditoría interna).
Atentamente,
Nombre del Jefe de Equipo Auditor de (identificar la unidad administrativa de control interno o externo)
166
Para la publicación por la prensa en caso de desconocer domicilio de ex servidores, personas naturales o jurídicas y herederos del servidor (es) fallecido (s) relacionados con la acción de control, se observarán los siguientes pasos:
1.- Elaboración del Memorando de solicitud de publicación por la prensa (FORMATO 7)
MEMORANDO: (Número y siglas de la unidad administrativa de control) Para: Servidor que autoriza la publicación por la prensa. De: Servidor a cargo de la unidad administrativa de control que
solicita la publicación Asunto: Se solicita publicación por la prensa Fecha:
La… (unidad administrativa de control), en cumplimiento a la Orden de Trabajo No. ……….de…,(señalar la fecha en forma de texto) está realizando la auditoría (financiera, de gestión, ambiental) o el examen especial a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.), en la (nombre de la entidad) , por el período comprendido entre el… y el …. (fechas en forma de texto) o a una fecha determinada. En razón de que se desconoce la dirección actual de los (detallar los nombres, apellidos, cargos de los ex servidores (as), personas naturales o jurídicas y herederos del servidor (es) fallecido (s) relacionados con la acción de control), quienes participaron en el período de la auditoría (financiera, de gestión, ambiental o informática) o del examen especial (o convocatoria a la lectura de borrador del informe), en cumplimiento a lo que dispone el artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. f) Servidor (a) a cargo de la unidad administrativa de control que solicita la publicación Adjunto: Notificación
167
2.- Llenar el formulario de antecedentes para la publicación por la prensa (FORMATO 7a)
ANTECEDENTES PARA LA PUBLICACIÓN POR LA PRENSA
NOTIFICACIÓN … CONVOCATORIA … OTRAS … ESPECIFIQUE ………………………………… INSTITUCIÓN EXAMINADA …………………………………………………………….
UNIDAD RESPONSABLE: ……………………………………………………….
PERSONAS A LAS QUE SE DEBE LOCALIZAR
No. NOMBRES Y APELLIDOS CARGO GESTIÓN REALIZADA
1
2
3
4
5
6
7
SERVIDORES (AS) RESPONSABLES DE NOTIFICAR O CONVOCAR: ………………….. ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………. f) Servidor (a) a cargo de la unidad administrativa de control que solicita la publicación
PARA USO EXCLUSIVO DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL
MEMORANDO U OFICIO No. _________ FECHA DE RECIBO: ________________ FECHA DE PUBLICACIÓN: ___________
168
3. Notificación para la publicación por la prensa del inicio de la acción de control. (FORMATO 7b)
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
NOTIFICACIÓN
De conformidad con lo que disponen los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 21, letras b) y c) de su Reglamento, por desconocer sus domicilios actuales, se notifica a los señores: (detallar los nombres, apellidos, números de cédula de ciudadanía, cargos de los ex servidores (as) o personas naturales o jurídicas relacionadas con la acción de control), que la Contraloría General del Estado, a través de la (nombre de la unidad administrativa de control, se encuentra realizando la auditoría (financiera, de gestión, ambiental o informática) o el examen especial), a (nombre de la entidad), por el período comprendido entre el… y el … (señalar las fechas en forma de texto) o a una fecha determinada, a fin de que ejerzan su derecho a la defensa, proporcionen los elementos de juicio que estimen pertinentes y señalen domicilio para futuras notificaciones.
Nombre del Servidor autorizado para la publicación CARGO
(Siglas del servidor (a) a cargo de la unidad administrativa de control que solicita la publicación) (AAAA-MM-DD)
169
4. Notificaciones para la publicación por la prensa del inicio de la acción de control a herederos (FORMATO 7c)
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
NOTIFICACIÓN A HEREDEROS
De conformidad con lo que disponen los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; 21, letras b) y c) de su Reglamento y artículo 82 del Código de Procedimiento Civil, se notifica a los herederos del señor (a) (nombres y apellidos del servidor (es) fallecido (s), número de cédula de ciudadanía y cargo que desempeñó) que la Contraloría General del Estado, a través de la (nombre de la unidad administrativa de control que realiza la acción de control), se encuentra realizando una auditoría (financiera, de gestión, ambiental o informática) o examen especial a (nombre de la entidad), por el período comprendido entre el… y el… (señalar las fechas en forma de texto) o a una fecha determinada, a fin de que ejerzan su derecho a la defensa, proporcionen los elementos de juicio que estimen pertinentes y señalen domicilio para futuras notificaciones.
Nombre del Servidor autorizado para la publicación CARGO
(Siglas del Servidor (a) a cargo de la unidad administrativa de control que solicita la publicación) (AAAA-MM-DD)
170
ANEXO 4. CUESTIONARIO PARA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL (NCI)
UAI-P.N
CUESTIONARIO PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL
Periodo de evaluación: ____________
“100-01 El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de la entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos. Constituyen componentes del control interno el ambiente de control, la evaluación de riesgos, las actividades de control, los sistemas de información y comunicación y el seguimiento” 100-02 El control interno… deberá contribuir al cumplimiento de los siguientes objetivos:
- Promover la eficiencia, eficacia y economía institucional bajo principios éticos y de transparencia.
- Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información, - Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar
bienes y servicios de calidad. - Proteger y conservar el patrimonio público contra la pérdida, el despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal.
100-03 El diseño, establecimiento, mantenimiento, fortalecimiento y evaluación del control
interno es responsabilidad de la máxima autoridad…
100-04 La máxima autoridad y… dispondrán y ejecutarán un proceso periódico, formal y
oportuno de rendición de cuentas sobre el cumplimiento de la misión y de los objetivos
institucionales y de los resultados esperados.”36
Instrucciones para responder el cuestionario: Lea detenidamente las preguntas y
responda en la escala de 5 a 1 (si la respuesta es positiva valore de 3 hacia arriba, si la
respuesta es negativa valore con 2 o 1, según su criterio), en relación a las operaciones
de la P.N. Si la información que dispone es insuficiente, responda S/R (sin respuesta). El
nivel mínimo de aceptación del sistema es 3/5 puntos, representa el 60%.
Las calificaciones y sus valoraciones son:
Calificación y criterio a utilizar
Puntos
Excelente, un modelo de operación. 5
Muy buena, aplicación eficiente de los procesos. 4
Aceptable, cumple con requerimientos mínimos. 3
Regular, bajo el nivel de aceptación, pero susceptible de mejora. 2
Deficiente, no cumple requerimientos mínimos y dificultades para introducir
mejoras.
1
36
Normas de Control Interno emitidas por la CGE.
171
VALORACION POR COMPONENTES CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL
COMPONENTES DEL CONTROL
INTERNO
No. DE
ELEMENOS
PUNTOS POR
ELEMENTO
PUNTOS
POSIBLES
100. Normas Generales S/V S/V S/V
200. Ambiente de Control 8 4 32
300. Valoración de Riesgos 4 4 16
400. Actividades de Control 9 4 36
500. Información y Comunicación 2 4 8
600. Monitoreo y Supervisión 2 4 8
TOTAL 25 4 100
COMPONENTES, elementos y preguntas. Valorar (5
a 1)
Ref. documento
100. NORMAS GENERALES:
01- Control Interno: El control interno será responsabilidad de
cada institución del Estado y de las personas jurídicas de derecho
privado que dispongan de recursos públicos y tendrá como finalidad
crear las condiciones para el control”
S/V
02. Objetivos del control interno. “El control interno de las
institución, organismos del sector público y de las personas jurídicas
de derecho privado que dispongan de recursos públicos para
alcanzar su misión institucional, deberá contribuir a alcanzar los
siguientes objetivos:”
S/V
03. Responsables del control interno. “El diseño, establecimiento,
mantenimiento, fortalecimiento y evaluación del control interno es
responsabilidad de la máxima autoridad, los directivos y de más
servidoras y servidores, de acuerdo a sus competencias,”
S/V
04. Rendición de Cuentas. “La máxima autoridad, los directivos y
de más servidoras y servidores, según sus competencias,
dispondrán y ejecutarán un proceso periódico, formal y oportuno de
rendición de cuentas sobre el cumplimiento de la misión y de los
objetivos institucionales y de los resultados esperados”
S/V
200. AMBIENTE DE CONTROL: “El ambiente o entorno de control
es un conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el
accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno.”37
01. Integridad y Valores Éticos
La evidencia de que la entidad enfatiza los aspectos éticos y de
integridad en su control interno es evidente, valore las siguientes
preguntas:
a. El Código de Conducta escrito es difundido a todo el
37
Normas de Control Interno emitidas por la CGE
172
personal. b. Las instrucciones prevén la promoción de la conducta y los
valores éticos. c. ¿Se promueve una cultura organizacional que enfatice la
importancia de la integridad, los valores y la ética? d. ¿Los valores éticos son públicamente enfatizados al personal
desde la administración superior? e. ¿Las regulaciones internas prevén determinar
responsabilidades (sanciones disciplinarias, financieras y personales) a quienes no respetan las reglas?
02. Administración Estratégica a) ¿La entidad enfatiza en los requerimientos de una
planificación estratégica como guía para la administración? b) ¿Están definidas políticas para aplicar criterios de
administración de las actividades con enfoque estratégico? c) ¿Los resultados de gestión en las operaciones sustantivas de
la institución y los reportes financieros y administrativos son oportunos?
d) ¿Conoce o considera necesarias las políticas formales para fortalecer la administración estratégica?
e) Existe un ambiente que apoye el trabajo en equipo, la participación colectiva y la administración por resultados?
03. Políticas y prácticas de Talento Humano: a. ¿Esta definido y difundido el plan de capacitación y
actualización para el personal que ejecuta las actividades sustantivas de la Institución?
b. ¿Considera que el personal directivo y el de operación esta motivado para cumplir las metas y objetivos de la Institución?
c. ¿El área donde desempeña su trabajo cuenta con un manual que describa las principales funciones que debe realizar y los resultados esperados?
d. ¿Existe un sistema de evaluación permanente y eficaz del rendimiento del personal?
e. ¿Tiene la entidad un plan organizado el desarrollo de competencias de su personal para satisfacer el desarrollo de las personas?
f. ¿Existen políticas y/o prácticas formales de recursos humanos que aseguren el reclutamiento, desarrollo, promoción y retención al personal competente y confiable?
g. ¿Los reconocimientos por objetivos logrados son equitativos y razonables?
h. ¿Los funcionarios cumplen el perfil y los requisitos de conocimientos y destrezas establecidos?
i. ¿Considera eficaces las políticas de recursos humanos para mantener motivado al personal competente?
173
¿Las evaluaciones al desempeño individual se aplican al menos
una vez cada doce meses?
04. Estructura Organizativa: La entidad tiene una sólida estructura de gobernabilidad, valore
las siguientes preguntas: a. ¿Existe una definición clara de los principales actores de la
“gobernabilidad corporativa” y de sus funciones y responsabilidades? (por ejemplo: Directorio, nivel ejecutivo, auditoría interna, servicio de auditoría externa).
b. ¿Tiene la entidad suficientes unidades de supervisión que presentan informes para orientar la gestión?
c. ¿Existen sólidas reglas respecto a la designación, destitución y remuneración de los miembros de dichos comités?
d. ¿Existe una línea clara y directa de comunicación entre los principales actores de la gobernabilidad institucional?
e. ¿Existen nexos frecuentes de comunicación entre estas unidades, y son razonables con el tamaño y la complejidad de la entidad?
f. ¿El Reglamento Orgánico describe: áreas de autoridad y responsabilidad, delegación y dependencia, funciones de las principales posiciones funcionales, esta actualizado, fecha de aprobación?
g. El Reglamento está disponible en la Web para consulta y aplicación por el personal de la P.N?
05. Delegación de autoridad: a) ¿Están establecidas de manera formal la forma de delegar
autoridad en los diferentes niveles de la P.N? b) ¿La delegación de autoridad se realiza por escrito y por
disposición de las autoridades competentes? c) ¿Es considerada el conocimiento y la experiencia para
decidir sobre la delegación de autoridad? d) ¿El delegado asume la responsabilidad por las decisiones u
omisiones que se presenten en el ejercicio de la autoridad delegada?
06. Competencia profesional: Incluida en Talento Humano 200-03 y 400-07.
a) ¿Considera que las disposiciones legales establecen las condiciones adecuadas para disponer del personal competente para cumplir los objetivos del a P.N?
b) ¿Los resultados de la evaluación de competencias ejecutada ha sido formalmente conocido por el personal relacionado?
c) ¿Las normas e instructivos disponibles para promover la participación en los concursos de méritos para optar por una posición son suficientes? (existe algo pendiente o que requiere actualización)
d) ¿Los datos informados sobre la competencia del personal son amplios e incluyen todos los resultados de uso público?
174
07. Coordinación de acciones institucionales: a) ¿Están disponibles los principales reglamentos, normas,
manuales, guías y procedimientos para consulta de las áreas sustantivas y de apoyo?
b) ¿Las responsabilidades asumidas por las entidades relacionadas han sido claramente identificadas, informadas y aceptadas?
c) ¿El manual de procedimientos para cumplir las actividades sustantivas de la P.N está actualizado?
d) ¿Las disposiciones normativas y de procesos administrativos son difundidas y se están aplicando?
e) ¿La coordinación con otras entidades públicas han generado acuerdos que faciliten la generación de productos e información útil para los usuarios del servicio?
f) ¿Existen apropiados canales y medios de comunicación y procesamiento de la información vertical y horizontal?
g) ¿Existe suficiente comunicación e informes cruzados con oficinas descentralizadas?
h) ¿Mantiene la entidad un sistema completo y actualizado de registro que sea accesible al personal calificado?
08. Adhesión a las políticas institucionales: a) ¿Están disponibles las políticas institucionales y son
comunicadas al personal? b) ¿Existe una ubicación en la Web o en la normativa interna de
la P.N para identificar las políticas institucionales? c) ¿Son consideradas las políticas institucionales en los
programas de actualización y capacitación que se ofrece al personal?
d) ¿Las políticas son difundidas en forma periódica y existe evidencia de los foros y otros eventos realizados?
e) ¿Hace falta formalizar algún documento importante para mejorar el funcionamiento institucional? (nombre del documento)
f) La UAI-P.N colabora en la difusión de las políticas institucionales al realizar sus evaluaciones?
g) Existe un informe de evaluación sobre la adhesión a las políticas institucionales para cumplir sus objetivos?
09. Unidad de Auditoría Interna: (NCI 600-02 evaluaciones periódicas)
a) ¿La declaración de independencia de los auditores y otros profesionales con facultades de supervisión y control de la P.N se han formalizado?
b) ¿Es reconocida la importancia de la función de UAI en el nivel directivo de la Institución?
c) ¿Están disponibles los informes de evaluaciones de la ejecución presupuestaria, el desempeño del recurso humano, el cumplimiento de metas y objetivos para identificar posibilidades de mejora?
d) El seguimiento a las acciones programadas, crea evidencia
175
suficiente, sin una carga administrativa y la acumulación innecesaria de papeles?
e) ¿El personal de la Institución está capacitado sobre los criterios de control interno, el cumplimiento de las normas y las oportunidades de mejora?
f) ¿La aplicación de las recomendaciones por la administración son eficaces y han generado mejoras en las operaciones?
g) ¿Son oportunas y efectivas las evaluaciones del cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias?
h) ¿La administración apoya el mecanismo de auto evaluación del control interno y solicita el apoyo de la UAI-P.N para completarla?
300. EVALUACION DEL RIESGO. “La máxima autoridad establecerá los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que esta expuesta la organización para el logro de sus objetivos”.
01 Identificación de riesgos: a) ¿Tiene la entidad un proceso para establecer objetivos en
diferentes niveles y garantizar su definición oportuna? b) Las disposiciones legales están en línea con los objetivos
definidas en el plan estratégico de la P.N? c) ¿Establece la entidad indicadores para medir el cumplimiento
oportuno de sus objetivos? d) ¿Los objetivos establecidos constituyen una guía práctica
para que la entidad llegue a conseguir sus objetivos? e) ¿La entidad dispone de un plan estratégico y un programa
operativo para cumplir sus objetivos? f) Los objetivos se definen a nivel de las principales actividades
sustantivas de la organización?
02. Plan de mitigación de riesgos. a) ¿Los indicadores se establecen por tipo de actividades,
segregando las de carácter sustantivo y las adjetivas? b) ¿Los indicadores para medir el cumplimiento de sus
objetivos están relacionados con el número de servicios programados a base de los recursos disponibles?
c) ¿Las entidades usuarias del servicio son clasificadas para establecer los criterios básicos a ser aplicados para la prestación del servicio?
d) ¿Los procesos definidos para la prestación de los servicios incorporan estándares sobre recursos necesarios, el tiempo a invertir, el plazo para la entrega de productos y los productos a obtener, entre otros?
e) ¿Los indicadores o estándares son actualizados en forma periódica a fin de ajustarlos a las condiciones del usuario del servicio?
f) ¿Los resultados obtenidos son informados periódicamente a fin de monitorear el cumplimiento del Programa de Operaciones?
176
03. Plan de mitigación de riesgos. g) ¿Los indicadores se establecen por tipo de actividades,
segregando las de carácter sustantivo y las adjetivas? h) ¿Los indicadores para medir el cumplimiento de sus
objetivos están relacionados con el número de servicios programados a base de los recursos disponibles?
i) ¿Las entidades usuarias del servicio son clasificadas para establecer los criterios básicos a ser aplicados para la prestación del servicio?
j) ¿Los procesos definidos para la prestación de los servicios incorporan estándares sobre recursos necesarios, el tiempo a invertir, el plazo para la entrega de productos y los productos a obtener, entre otros?
k) ¿Los indicadores o estándares son actualizados en forma periódica a fin de ajustarlos a las condiciones del usuario del servicio?
l) ¿Los resultados obtenidos son informados periódicamente a fin de monitorear el cumplimiento del Programa de Operaciones?
04. Valoración de los riesgos: a) ¿Están claramente identificados los mecanismos para ubicar
los riesgos que surgen de fuentes externas? (ejemplo: disponibilidad de recursos, requerimientos adicionales, competencia del recurso técnico, nuevas disposiciones legales, tecnología informática a emplear, reglamentos o normativas nuevas, acontecimientos, desastres naturales).
b) ¿Los mecanismos para identificar riesgos que surjan de fuentes internas están señalados y difundidos ampliamente? (ejemplo: nuevos servicios a prestar, información adicional requerida, recursos humanos disponibles, tecnología informática y adquisición de bienes y servicios).
c) ¿Son eficaces los mecanismos para identificar oportunamente los cambios en el ambiente interno y externo y se definen acciones para una respuesta inmediata, periódica y oportuna?
d) ¿Los niveles de supervisión y jefatura identifican y documentan los riesgos potenciales que deben superar para lograr los objetivos planificados en sus áreas de actividad específica?
e) ¿Las políticas mayores dispuestas por la administración superior proveen de criterios claros para dirigir los objetivos sustantivos?
400. ACTIVIDADES DE CONTROL. “La máxima autoridad de la entidad y las servidoras y servidores responsables del control interno de acuerdo a sus competencias establecerán políticas y procedimientos para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos institucionales proteger y conservar los activos y establecer los accesos a los sistemas de información”.
177
401 GENERALES:
01 Separación de funciones y rotación de labores.
02. Autorización y aprobación de operaciones.
03. Supervisión
402 ADMINISTRACION FINANCIERA – PRESUPUESTO.
01 Responsabilidad del control
02 Control interno previo al compromiso
03 Control interno previo al devengado
04 Control de la evaluación en la ejecución del presupuesto
403 ADMINISTRACION FINANCIERA – TESORERIA
01 Determinación y recaudación de los ingresos 02 Constancia documental de la recaudación 03 Especies valoradas 04 Verificación de los ingresos 05 Medidas de protección de las recaudaciones 06 Cuentas corrientes bancarias 07 Conciliaciones bancarias 08 Control previo al pago 09 Pagos a beneficiarios 10 Cumplimiento de obligaciones 11 Utilización del flujo de caja en la programación financiera 12 Control y custodia de garantías 13 Transferencias de fondos por medios electrónicos 14 Inversiones financieras, adquisición y ventas 15 Inversiones financieras, control y verificación física
404 ADMINISTRACION FINANCIERA – DEUDA PUBLICA
01 Gestión de la deuda 02 Organización de la Oficina de la deuda pública 03 Políticas y manuales de procedimientos 04 Contratación de créditos y límite de endeudamiento 05 Evaluación del riesgo relacionado con operaciones de deuda 06 Contabilidad de la deuda pública 07 Registro de la deuda pública en entidades 08 Conciliación de información de Desembolsos de Préstamos y de Operaciones del Servicio de la Deuda. 09 Pasivos contingentes. 10 Sistemas de información computarizados y comunicación de la deuda pública. 11 Control y seguimiento
405 ADMINISTRACION FINANCIERA – CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
01 Aplicación de los principios y normas técnicas de
Contabilidad.
02 Organización del sistema de contabilidad.
03 Integración contable de las operaciones financieras.
04 Documentación de respaldo y su archivo.
05 Oportunidad en el registro de los hechos económicos y
presentación de la información financiera.
178
06 Conciliación de los saldos de las cuentas.
07 Formularios y documentos.
08 Anticipos de fondos.
09 Arqueos sorpresivos de los fondos en efectivo.
10 Análisis y confirmación de saldos.
11 Conciliación y constatación.
406 ADMINISTRACION FINANCIERA – ADMINISTRACION DE
BIENES
01 Unidad de Administración de bienes.
02 Planificación
03 Contratación
04 Almacenamiento y distribución.
05 Sistema de registro.
06 Identificación y protección.
07 Custodia.
08 Uso de bienes de larga duración.
09 Control de vehículos oficiales.
10 Constatación física de bienes de larga duración.
11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto.
12 Venta de Bienes y servicios.
13 Mantenimiento de bienes de larga duración.
407 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO.
01 Plan de Talento Humano.
02 Manual de clasificación de puestos.
03 Incorporación del personal.
04 Evaluación del desempeño.
05 Promociones y ascensos.
06 Capacitación y entrenamiento continuo.
07 Rotación del personal.
08 Actuación y honestidad de los servidoras y servidores.
09 Asistencia y permanencia del personal.
10 Información actualizada del personal.
409 GESTION AMBIENTAL
01 Medio ambiente.
02 Organización de la unidad ambiental
03 Gestión ambiental en proyectos de obra pública
04 Gestión ambiental en proyectos de saneamiento
ambiental.
05 Gestión ambiental en la preservación del patrimonio
natural.
06 Gestión ambiental en el cumplimiento de los tratados
internacionales para conservar el medio ambiente.
07 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, agua.
179
08 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, aire.
09 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, suelo.
10 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, flora y
fauna.
11 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural,
minerales-
12 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, energía.
410 TECNOLOGIA DE LA INFORMACION
01 Organización informática
02 Segregación de funciones
03 Plan informático estratégico de tecnología
04 Políticas y procedimientos.
05 Modelo de información organizacional
06 Administración de proyectos tecnológicos.
07 Desarrollo y adquisición de software aplicativo.
08 Adquisición de infraestructura tecnológica.
09 Mantenimiento y control de infraestructura tecnológica.
10 Seguridad de tecnología de información.
11 Plan de contingencias.
12 Administración de soporte de tecnología de información.
13 Monitoreo y evaluación de los procesos y servicios.
14 Sitio web, internet e intranet.
15 Capacitación informática
16 Comité informático.
17 Firmas electrónicas.
500. INFORMACION Y COMUNICACION. “La máxima
autoridad y los directivos de la entidad deben identificar,
capturar y comunicar información pertinente y con la
oportunidad que facilite a las servidoras y servidores cumplir
con sus responsabilidades”.
01 Controles sobre sistemas de información.
a) ¿Se proveen informes analíticos y periódicos (mensuales, trimestrales, semestrales y anuales) a los
180
funcionarios idóneos, en forma oportuna y con el nivel adecuado de detalle?
b) ¿Los directores operativos y de apoyo preparan, envían y reciben informes por áreas de responsabilidad, al menos cada trimestre?
c) ¿Los informes trimestrales incluyen la comparación de resultados con las operaciones del año anterior?
d) ¿El estado de ejecución presupuestaria comparativo por niveles de detalle es preparado mensualmente y remitido a la dirección superior para su conocimiento e información?
e) ¿Se documenta las acciones tomadas con base en la información producida?
f) ¿Los funcionarios encargados de las áreas sustantivas reciben los informes periódicos y detallados que son la base para dar seguimiento al trabajo ejecutado?
02 Controles de acceso, aplicación y otros de los sistemas
integrados.
a) ¿Existen mecanismos para identificar las necesidades de tecnología informática, establecer prioridades en la información procesada y retroalimentar el sistema?
b) ¿El acceso a la información técnica u operativa está claramente definido como parte del sistema de información computarizado?
c) ¿Existen procedimientos para solicitar y otorgar excepciones a los procedimientos, y se hace un seguimiento de los mismos?
d) ¿La información producida está directamente vinculada con las metas y objetivos de la P,N y es utilizada para verificar el cumplimiento de las metas y objetivos físicos y financieros por la dirección superior?
600. SEGUIMIENTO. “La máxima autoridad y los directivos
de la entidad, establecerán procedimientos de seguimiento
continuo, evaluaciones periódicas o una combinación de
ambas para asegurar la eficacia del control interno ”
01. Seguimiento continuo o en operación. “La máxima autoridad … efectuaran un seguimiento constante interno y externo del ambiente que les permita conocer y aplicar medidas oportunas sobre condiciones reales o potenciales que afecten el desarrollo de las actividades institucionales, la ejecución de los planes y el cumplimiento de los objetivos previstos” a) ¿Se ha establecido un sistema de seguimiento
permanente para garantizar que la administración cumpla los controles administrativos, financieros y
181
legales vigentes? b) ¿Los controles incorporados en el trámite de
autorización, revisión, validación y aprobación de los gastos presupuestados esta definido y se cumple efectivamente?
c) ¿La separación de funciones incompatibles del personal encargado del trámite y autorización de los recursos financieros esta claramente definida?
d) ¿La conciliación de depósitos y otros valores en el sistema financiero se aplica en forma continua y al cerrar los registros mensuales?
e) ¿Al auto evaluar el control interno se genera un informe para la dirección superior que permite identificar áreas para mejorar?
f) ¿Esta conformado el Comité de Riesgos y resuelve oportunamente los requerimientos sometidas a su conocimiento y decisión?
g) ¿La función de evaluación independiente del control interno realizada por la UAI esta evidenciada en un informe basado en la gestión y es obligatorio presentar antes del cierre del ejercicio?
h) ¿El informe de la UAI sobre la evaluación presupuestaria y cumplimiento de metas y objetivos es conocido por la dirección superior y la base para acciones de mejora?
02. Evaluación periódicas: “La máxima autoridad… participan en la conducción de las operaciones de la institución promoverán y participaran en una autoevaluación periódica de la gestión y el control interno de la entidad…”
a) ¿La administración ha realizado auto evaluaciones del sistema de control interno en el último período de operaciones?
b) ¿Los informes de las evaluaciones periódicas aplicadas por la UAI son de conocimiento del personal de la P.N?
c) ¿Se difunde los resultados de las evaluaciones realizadas por la CGE en el último ejercicio financiero?
d) ¿Las recomendaciones resultantes de las evaluaciones son difundidas entre el personal de la P.N para motivar su participación en la aplicación?
e) ¿Los informes de evaluación considerados de uso público son difundidos a través de la página Web de la P.N?
f) ¿Los informes de uso interno son difundidos al personal de la P.N a través de la Red de Intranet de la P.N?
182
RESUMEN DE LOS RESULTADOS:
100. Normas Generales 0
200. Ambiente de Control 8
300. Valoración de Riesgos 4
400. Actividades de Control 9
500. Información y Comunicación 2
600. Monitoreo y Evaluación 2
TOTAL 25
REFERENCIA LEGAL Y TECNICA:
Ley Orgánica de la CGE y Resolución No. Suplemento del RO,
incluye el contenido de las Normas de Control Interno (NCI)
definidas con la participación de otros organismos públicos rectores
de los sistemas administrativos, financieros y de operación.
Los resultados de la evaluación serán informados al titular de la
administración de la entidad y obtener su respuesta dirigida a la
mejora del sistema y la implantación de las recomendaciones
resultantes de la evaluación.
Realizado: ______________________ Fecha__________
Supervisado: _____________________ Fecha__________
183
ANEXO 5. ESTRUCTURA DEL INFORME DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL.
Modelo de
INFORME EVALUACION CONTROL INTERNO
POLICIA NACIONAL (P.N)
I. INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
1. Antecedentes
La evaluación del control interno institucional a la Policía Nacional (P.N) se realizó con
base en el plan anual de auditoria y acogiendo las instrucciones contenidas en las
disposiciones de la LOCGE y las Normas de Control Interno (NCI) vigentes, donde se
establece la obligación de la Unidad de Auditoría Interna (UAI) de evaluar el control
interno institucional. De igual manera en aplicación de la orden de trabajo suscrita por el
Titular de la UAI-P.N de fecha día__ de ____, en cumpliendo con el Plan Anual de
Auditoría, aprobado por la CGE mediante Oficio No. ___ de __ de del 20__.
2. Objetivos de la Evaluación
a. Objetivos generales
La LOCGE, promulgada el 29 de mayo del 2002, establece: “Artículo 18.- Alcance y
Ejecución de la Auditoría Gubernamental.- El control externo que realizará la
Contraloría General del Estado se ejercerá mediante la auditoría gubernamental y el
examen especial, utilizando normas nacionales e internacionales y técnicas de auditoría.
La auditoría gubernamental realizada por la Contraloría General del Estado, consiste en
un sistema integrado de asesoría, asistencia y prevención de riesgos que incluye el
examen y evaluación críticos de las acciones y obras de los administradores de los
recursos públicos .La auditoría gubernamental, no podrá modificar las resoluciones
adoptadas por los funcionarios públicos en el ejercicio de sus atribuciones, facultades o
competencias, cuando éstas hubieran definido la situación o puesto término a los
reclamos de los particulares, pero podrá examinar la actuación administrativa del servidor,
de conformidad con la Ley”.
b. Objetivos específicos
Evaluar, utilizando las NCI emitidas por la CGE, el diseño y funcionamiento del control
interno en la Policía Nacional , con el propósito de verificar el cumplimiento con las
disposiciones legales aplicables, incluyendo las Normas de Control Interno, para sustentar
la razonabilidad y legalidad de los datos cuantitativos y cualitativos contenidos en los
estados financieros de la P.N así como de las operaciones importantes.
184
3. Alcance de la Evaluación
La auditoría de los estados financieros de la P,N incluyó el período del 1° de enero al 31
de diciembre del 20XX, basado en la obligación establecida en la LOCGE Para este
examen estará disponible el informe de evaluación del control interno realizado por la UAI-
P.N a las operaciones de cada ejercicio fiscal y que sirve como base para la Contraloría
General del Estado para su examen de estados financieros.
La evaluación se realizó de conformidad con las NCI emitidas por la, así como la
aplicación de las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental (NEAG) utilizadas
para el ejercicio profesional de la auditoría gubernamental. Estas normas requieren se
cumplan los requisitos éticos, de planificación y aplicar la evaluación para obtener
seguridad razonable respecto a que los estados financieros estén libres de errores de
importancia.
4. Base legal y disposiciones legales aplicables a la Entidad
Constitución de la República, art. 212 y 213.
Ley Orgánica de la CGE, 29 de mayo del 2002 y su Reglamento.
NCI emitidas por la CGE, Acuerdo No. 39 de 16 de noviembre del 2009.
Resolución 029 de la CGE, de 9 de septiembre del 2009, esquema del MAI.
Acuerdo 022 de octubre 23 del 2008 de la CGE.
Acuerdo No. 34 de 24 de octubre del 2002 de la CGE.
5. Objetivos de la Policía Nacional
Brindar servicios de seguridad ciudadana y orden públicos con calidad y ética, en el
marco de la legislación vigente, respetando la dignidad humana, para que todos los
actores sociales puedan convivir en paz y ejercer con libertad sus derechos.
6. Estructura Orgánica de la Entidad
De conformidad con lo determinado en la Ley Orgánica de la Policía Nacional, la
estructura orgánica de las Unidades de Administración Financiera bajo examen, está
conformada por los siguientes niveles:
1) Organismos Directivos:
- Ministerio de Gobierno
- Comandancia General
2) Organismos Superiores
185
3) Organismos Asesores
4) Organismos Operativos
5) Organismos Judiciales
6) Organismos adscritos
Forman parte de la estructura orgánica de la Policía Nacional la Dirección Nacional de
Migración y la Dirección Nacional de la Policía Judicial e Investigaciones.
7. Funcionarios principales de LA Policía Nacional Comandante General Jefe de Estado MAYOR Inspector General Director de Personal Director de Logística
II. LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
1. Introducción
La UAI-P,N realizó la evaluación del Control Interno de la P.N de acuerdo con el artículo 20 de la
LOCGE del 29 de mayo del 2002 y el Acuerdo No. 39 de 16 de noviembre del 2009 que establece
las Normas de Control Interno (NCI) integrado por los siguientes componentes:
Normas Generales
Ambiente de Control
Evaluación de Riegos
Actividades de Control
Información y Comunicación
Seguimiento.
La LOCGE y las NCI establecen:
“100-02. El diseño, establecimiento, mantenimiento, fortalecimiento y evaluación del control interno
es responsabilidad de la máxima autoridad…”
“100-02 El control interno… deberá contribuir al cumplimiento de los siguientes objetivos: - Promover la eficiencia, eficacia y economía institucional bajo principios éticos y de
transparencia. - Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información, - Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar
bienes y servicios de calidad.” - Proteger y conservar el patrimonio público contra la pérdida, el despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal.
186
2. Resultados de la evaluación de Control Interno
100. Normas Generales
El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado
El diseño, establecimiento, mantenimiento, fortalecimiento y evaluación del control interno
Ejecutarán un proceso periódico, formal y oportuno de rendición de cuentas.
200. Ambiente de Control
01 Integridad y valores éticos.
02 Administración Estratégica.
03 Políticas y prácticas de Talento Humano
04 Estructura organizativa;
05 Delegación de autoridad:
06 Competencia profesional
07 Coordinación acciones Institucionales.
08 Adhesión a las políticas institucionales
09 Auditoría Interna
300. Valoración de Riesgos
01 Identificación de riesgos 02 Plan de mitigación de riesgos
03 Valoración de los riesgos. 04 Respuesta al riesgo.
400. Actividades de Control
401 Generales
402 Administración Financiera – Presupuesto
403 Administración Financiera – Tesorería
404 Administración Financiera – Deuda Pública
405 Administración Financiera – Contabilidad
406 Administración Financiera – Bienes
407 Administración del Talento Humano.
408 Administración de Proyectos
409 Gestión Ambiental
410 Tecnología de la Información
500. Información y Comunicación
01 Controles sobre sistemas de información
02 Controles de acceso, aplicación y otros de los sistemas integrados.
600. Monitoreo y Supervisión
01 Seguimiento continuo o en operación.
02 Evaluaciones periódicas
Ejemplo: Informe de recepción de bienes y servicios
La institución esta fuera del procedimiento de compras, la emisión de un informe de
recepción pre-numerado ha sido evitada y contener espacio para detallar los materiales
187
recibidos para cotejar con la orden de compra y la factura luego de completar la operación
de recepción. En la actualidad se prepara una constancia firmada y sellada por el
encargado del Almacén, la cual se limita a certificar en su conjunto que el contenido de la
orden de compra fue correcto y completo.
3. Observaciones adicionales sobre el Control Interno
Esta sección está habilitada para presentar las observaciones adicionales que sobre el
Control Interno surjan posteriormente a la emisión y entrega del Informe de Control
Interno que fue resumido en la sección anterior.
188
ANEXO 6. FORMATO DE AUTOEVALUACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTROL
189
ANEXO 7. GUÍA PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO MEDIANTE FLUJODIAGRAMACIÓN.
Tomado del Manual de Auditoría Interna de la Empresa Municipal de Alcantarillado y Agua Potable de Quito, aprobado por la CGE el 23 de junio del 2009. Los diagramas de flujo son la representación gráfica de la secuencia de las operaciones de un determinado sistema. Esa secuencia se grafica en el orden cronológico que se produce en cada operación. En la elaboración de diagramas de flujo, es importante establecer los códigos de las distintas figuras que formarán parte de la narración gráfica de las operaciones. Existe abundante literatura sobre cómo prepararlos y qué simbología utilizar. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que no es tan importante seguir una línea prefijada de simbología, siempre que, dentro de los papeles de trabajo, se determine claramente cuál es la simbología que se utilizó y de qué manera se encuentra encadenada en ese diagrama de flujo. Esto equivale a decir que, antes de la lectura de cualquier diagrama de flujo es imprescindible contar con una hoja guía de la simbología. En este sentido, algunos profesionales realizan estos diagramas en forma global, identificando únicamente documentos fuente, emisores, tareas especialmente realizadas y distribución entre las distintas secciones que interesan y que forman parte de la operación que se está narrando. Esto significa que no es tan importante identificar la secuencia o preparar el diagrama como si se estuviera diseñando el sistema, puesto que únicamente se hace diagrama global para tomar conocimiento en forma general de cómo se realiza ese proceso específico. Para la elaboración de los flujogramas se deben observar los siguientes aspectos:
Los procedimientos deben describirse secuencialmente a través del sistema
Describir los documentos que tengan incidencia contable
Demostrar cómo se llevan los archivos y cómo se preparan los informes con incidencia contable.
Demostrar el flujo de documentos entre las distintas unidades de la organización
Identificar el puesto y quién efectúa el procedimiento. Para identificar los controles principales, el auditor recogerá toda la información pertinente relacionada con las transacciones, como la documentación y formatos. Para elaborar y actualizar los flujogramas, se obtendrá la información basándose en entrevistas con el personal de la organización o área administrativa u operativa, sobre los procedimientos seguidos y revisando los manuales de procedimientos en caso de existir. Los flujogramas permiten al auditor:
Simplificar la tarea para identificar el proceso.
Orientar la secuencia de las actividades con criterio lógico, pues sigue el curso normal de las operaciones.
Unificar la exposición con la utilización de símbolos convencionales con las consiguientes ventajas para el usuario.
Visualizar la ausencia o la duplicación de controles, autorizaciones, registros, archivos.
Facilitar la supervisión a base de las características de claridad, simplicidad, ordenamiento lógico de la secuencia.
Comprobar el funcionamiento del sistema en aquellos pasos que no estén debidamente aclarados, con el objeto de que el diagrama esté de acuerdo con el funcionamiento real.
190
Verificar el flujograma levantado con la normatividad pertinente para determinar el grado de concordancia con las disposiciones legales y reglamentarias.
Demostrar a las autoridades las razones que fundamentan nuestras observaciones y sugerencias, para mejorar los sistemas o procedimientos.
Evaluación del control interno por flujogramas.
Para evaluar el control interno utilizando la técnica de flujogramas, es necesario que el auditor conozca y tenga alguna experiencia en esta técnica y deberá observar los siguientes pasos:
El levantamiento de la información se efectuará a través de las entrevistas con los funcionarios que intervienen en el proceso o sistema, con la descripción detallada de las actividades que realizan, desde el inicio hasta la terminación del trámite, incluirá la información que se registra en los formularios y libros contables.
A base de la información que se dispone del sistema, se efectuará el diseño del flujograma de la situación encontrada.
Con el flujograma procederá a comprobar el funcionamiento del sistema en aquellos pasos que no estén debidamente aclarados, con el objeto de que el diagrama esté de acuerdo con el funcionamiento real.
Se comprobará el flujograma actual con la normatividad pertinente para determinar el grado de concordancia con las disposiciones legales y reglamentarias.
Simbología en los flujogramas Para utilizar uniformemente esta técnica, es necesario conocer la siguiente simbología: Control.- Representa la acción de verificación.
Inicio.- En el círculo se indica el número que identifica cada subprograma. En el interior del símbolo se indicará el nombre del sistema o subsistema. Sé lo graficará solo al inicio de la flujogramación de un sistema o subsistema.
Operación.- Se refiere a los procesos de un documento o registro. La secuencia numérica indica el orden lógico de las operaciones. Cada operación incluye en su interior un número correlativo insertado en un círculo a través de todo el sistema. Al lado derecho de cada operación se explicará brevemente el contenido.
Conector interno.- Relaciona dos partes del flujograma entre subsistemas. Sirve para referenciar información que ingresa y sale del flujograma. Cuando ingresa se grafica al margen izquierdo y cuando sale se debe mencionar el lugar donde continúa el gráfico en el mismo flujograma.
191
Frecuencia de tiempo.- Representa una condición de tiempo para la ejecución de las
operaciones en días, meses, años. Se grafica al lado izquierdo de la operación. Dentro del símbolo debe precisarse el tiempo.
Línea de referencia.- Representa la circulación de la información hacia otro nivel.
Normalmente, se utiliza para relacionar documentos con el registro. Se grafica en sentido horizontal.
Conector externo.- Representa la relación de una información de un proceso entre
subsistemas o sistemas. En la parte superior se indica el sistema. En el cuadro inferior izquierdo el subsistema e inferior derecho el número de operación que corresponde. Se utiliza cuando es necesaria la transferencia de información de un flujograma.
Finalización.- Se utiliza para indicar la conclusión del flujograma del sistema.
Wincha máquina de sumar. Representa la cinta de máquina de sumar para indicar
comprobación. Se debe graficar al lado derecho inferior del documento que ha sido sumado. El flujo debe señalar el destino de la cinta o wincha.
Demora.- Representa una detención transitoria
Archivo transitorio.- Representa el almacenamiento de información bajo diversas situaciones: (T) Temporal, (P) Permanente o (X) Destrucción. Las letras o números deben escribirse dentro del símbolo.
192
Alternativa.- En el trámite puede originar distintos cursos de acción o de decisión. Debe escribirse la numeración correlativa como si fuese una operación más.
Documento.- Representa el elemento portador de la información, originado o recibido en el sistema .Debe graficarse el número de copias del documento e identificar su nombre.
Traslado o línea de flujo.- Representa el desplazamiento teórico de la información,
indica el sentido de la circulación.
Conector de página.- Enlaza una parte del proceso con otra, en una página diferente.
TÉCNICAS DE DIAGRAMACION
Para utilizar correctamente los símbolos, es preciso contar con técnicas adecuadas para la representación, como las que se describen a continuación: La dirección del diseño será descendente, sin embargo, se utiliza:
En sentido horizontal cuando el desarrollo del proceso determina un pase a otra unidad administrativa o persona, y en sentido ascendente para retroceder en el procedimiento y para pases a otra unidad funcional.
Las unidades administrativas o personas se encuadran en las columnas.
La ubicación de los símbolos se ubicará entre las columnas que correspondan a la unidad involucrada.
Para traslado o toma de información se usan líneas rectas, indicándose el sentido de las flechas.
El cruce de líneas debe ser ocasional, en este caso se utilizará como indica la figura, la curva señala un puente que no interrumpe la línea principal de flujo.
193
Las uniones de las líneas de proceso se realizarán formando un ángulo recto, por ejemplo:
Las acciones conjuntas se representan con doble línea de traslado.
La entrada de la línea a los símbolos se efectuará verticalmente o en forma lateral,
así:
Varios documentos o copias pueden diagramarse superpuestos y pueden ser
numerados para dirigir la ubicación y sentido de los documentos.
La salida de líneas de los símbolos será por la parte inferior o lateral, así:
La emisión de formularios se representa con el símbolo de operación y a
continuación el documento.
La distribución de formularios se representa con líneas de salida que inician cada
uno de los documentos.
194
La operación o control sobre un solo ejemplar se representa por medio del símbolo
en la línea de flujo.
Descripciones:
· Operación, control y demora, efectuar la aclaración en forma sintética junto al símbolo.
· Archivos, indicar en forma sintética el tipo y su ordenamiento
· Alternativa o decisión, indicar el tipo y las alternativas en cada línea de salida.
NO
SI · El documento o formulario, indica la denominación. · En el conector debe numerarse la entrada y salida a otras páginas o procedimientos con un mismo número o código. Flujogramas resumen
Los flujogramas resumen constituyen la síntesis de otros más detallados, su propósito es facilitar a la persona que los utiliza, la comprensión del funcionamiento del sistema en general y que obtenga una visión objetiva del flujo de transacciones sin necesidad de seguir las operaciones detalladamente. Método de descripciones narrativas Las descripciones narrativas consisten en presentar en forma de relato, las actividades del ente, indican las secuencias de cada operación, las personas que participan, los informes que resultan de cada procesamiento y volcado todo en forma de una descripción simple, sin utilización de gráficos. Es importante el lenguaje a emplear y la forma de trasladar el conocimiento adquirido del sistema a los papeles de trabajo, de manera que no resulte engorroso el entendimiento de la descripción vertida. Este método de descripciones narrativas o cuestionarios descriptivos, se compone de una serie de preguntas; las respuestas describen aspectos significativos de los diferentes controles que funcionan en una entidad, incluyendo los límites de autoridad, de tal manera
195
que evidencien los controles y los formularios utilizados, cantidad de ejemplares, dependencias, forma de archivo y la presencia de las operaciones que se realizan. Las preguntas se formarán en los siguientes términos:
Qué informes se producen?
Quién los prepara?
A base de qué registros se preparan los informes?
Con qué frecuencia se preparan estos informes?
Qué utilidad se da a los informes preparados?
Qué tipo de controles se han implantado?
Quién realiza funciones de control?
Con qué frecuencia se llevan a cabo los controles? Las preguntas deben plantearse en una secuencia lógica, de manera que el auditor se documente de los controles de una manera organizada. El cuestionario descriptivo permite realizar preguntas abiertas, a fin de producir una respuesta amplia de los procedimientos existentes más que repuestas afirmativas o negativas, que no necesariamente describen procedimientos. Cuestionarios especiales
Los cuestionarios especiales, también llamados “cuestionarios de control interno”, son otra técnica para la documentación, contabilidad y control, siempre y cuando exista el documento de análisis correspondiente, en el cual se defina la confianza de los sistemas examinados. Estos cuestionarios consisten en la presentación de determinadas preguntas estándar para cada uno de los distintos componentes que forman parte de los estados financieros. Estas preguntas siguen la secuencia del flujo de operaciones del componente analizado. Con sus respuestas, obtenidas a través de indagación con el personal del ente o con la documentación de sistemas que se facilite, se analiza si esos sistemas resultan adecuados o no, en pos de la realización de las tareas de auditoría. Estos cuestionarios pueden estar confeccionados de dos formas: 1 La primera de ellas consiste en diagramar las preguntas de manera que acepten como única contestación las alternativas “sí, no o no aplicable”. La existencia de respuestas “no”, a priori, indicaría la posibilidad de eventuales fallas o ineficacias en los sistemas de control. Estas respuestas generan normalmente recomendaciones a la Gerencia sobre aspectos a mejorar o perfeccionar en los sistemas. Las respuestas “si”, indicarían aquellos controles en los que se podría llegar a depositar confianza de auditoría. 2 La otra alternativa es la que parte de la realización de preguntas donde su respuesta no es tan simple como la anterior (sí, no, no aplicable) sino que implica el desarrollo de determinados aspectos específicos de control. Esta forma de realización, está orientada a que se describa de qué manera controles estándar que deben estar vigentes en todos los sistemas, se realizan en cada ente en particular. A diferencia del anterior modelo donde se preguntaba si existe o no determinado control, este cuestionario descriptivo de sistemas pregunta de qué manera se realiza determinado control o proceso. Las ventajas o desventajas de cada método dependen del sistema de relevar y del enfoque de auditoría que se quiera realizar. Por supuesto, cabe aclarar que la utilización de estas herramientas implica una tarea previa a cualquier labor de auditoría que cada profesional deberá realizar. Antes de encarar una labor de auditoría y habiéndose decidido utilizar la técnica de relevamiento de cuestionarios, se debe contar con ejemplares de ellos en forma estándar, tarea previa que no es necesario realizar si se utiliza como técnica de relevamiento a los diagramas o descripciones narrativas.
196
La utilización de la técnica de descripciones narrativas es muy útil para tomar conocimiento general de la estructura de determinado proceso. Es una herramienta usada para evaluar el ambiente de control que resulta engorroso documentar en forma de diagramas o de cuestionarios y puede ser útil para relevamientos realizados en la etapa de la planificación de la auditoría. La realización de diagramas de flujo puede considerarse más útil y clara, ya que en forma simple y gráfica demuestra cómo se realizan determinadas operaciones. La utilización de cuestionarios implica una labor previa de preparación que el profesional deberá evaluar si considera eficiente encarar. Luego de evaluado el control interno, el auditor está en condiciones de determinar la extensión y profundidad de las pruebas sustantivas a aplicarse, esta evaluación puede servir para elaborar o modificar el programa de auditoría.
197
ANEXO 8. PLANEACIÓN ESPECÍFICA DE LA AUDITORÍA INTERNA.
Tomado del Manual General de Auditoría Gubernamental de la CGE, Capítulo V, Planificación de la Auditoría, Generalidades. De conformidad con la normativa de auditoría vigente, el proceso de la auditoría comprende las fases de: planificación, ejecución del trabajo y comunicación de resultados. La planificación de la auditoría comprende el desarrollo de una estrategia global para su administración, al igual que el establecimiento de un enfoque apropiado sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría que deben aplicarse. El planeamiento también permitirá que el equipo de auditoría pueda hacer uso apropiado del potencial humano disponible. El proceso de la planificación permite al auditor identificar las áreas más importantes y los problemas potenciales del examen, evaluar el nivel de riesgo y programar la obtención de la evidencia necesaria para examinar los distintos componentes de la entidad auditada. El auditor planifica para determinar de manera efectiva y eficiente la forma de obtener los datos necesarios e informar acerca de la gestión de la entidad, la naturaleza y alcance de la planificación puede variar según el tamaño de la entidad, el volumen de sus operaciones, la experiencia del auditor y el nivel organizacional. Como una guía para la realización del referido proceso, se ha establecido los siguientes porcentajes estimados de tiempo, con relación al número de días/hombre programados: planificación 30%, ejecución 50% y comunicación de resultados 20%, porcentajes que pueden variar en función de las características y particularidades del examen de que se trate y conocimiento acumulado de la entidad a auditarse. La planificación es la primera fase del proceso de la auditoría y de su concepción dependerá la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios. La planificación será cuidadosa y creativa, positiva e imaginativa, considerará alternativas y seleccionará los métodos más apropiados para realizar las tareas, por tanto esta actividad recaerá en los miembros más experimentados del grupo. En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo de campo. Tiene incidencia en la eficiente utilización de los recursos y en el logro de las metas y objetivos definidos para la auditoría. Se fundamenta en la información obtenida inicialmente durante la planificación preliminar. La planificación específica tiene como propósito principal evaluar el control interno, para obtener información adicional, evaluar y calificar los riesgos de la auditoría y seleccionar los procedimientos de auditoría a ser aplicados a cada componente en la fase de ejecución, mediante los programas respectivos. Estos aspectos se analizan con mayor detalle dentro de las Normas Ecuatorianas de Auditoria Gubernamental, primordialmente la P. A. G. - 05 Planificación Especifica de la Auditoria Gubernamental, emitidas por la CGE el 5 de septiembre del 2002 y publicadas en el R. O. Edición Especial No. 6 de 10 de octubre del 2002, los mismos que prevén como principales productos de la planificación especifica de la auditoria entre otros el Memorando de Planeamiento.
198
ANEXO 9. PROGRAMA GENERAL DE AUDITORÍA INTERNA PARA EXÁMENES ESPECIALES.
EXAMEN ESPECIAL A: _________________________
Período: ______________________
PROPOSITOS DEL EXAMEN: Evaluar el diseño y funcionamiento del control interno institucional establecido por la LOCGE y según Acuerdo No. 039 publicado en el R. O. Suplemento de 20 de noviembre del 2009.
1. Analizar el informe de resultados generado por la administración sobre los objetivos sustantivos de la P.N y evaluar el proceso de prestación de servicios a los usuarios.
2. Revisar el sistema de registro y documentar la información sobre los resultados logrados a la fecha de corte del examen.
3. Comunicar los resultados del examen luego de obtener las opiniones e información sobre el contenido del informe por los funcionarios de la P.N y de las áreas o proyectos relacionados con los resultados informados.
ALCANCE DEL EXAMEN:
Verificar la confiabilidad de la información formal emitida sobre los resultados alcanzados
respecto a los objetivos sustantivos de la P.N o de sus programas, en el periodo sujeto a
evaluación e informar al nivel superior sobre los hallazgos y las recomendaciones para
mejoras.
MUESTRA A SER REVISADA:
Utilizando la combinación de métodos para el muestreo se programara cubrir el 70% de
los recursos financieros utilizados en las operaciones examinadas.
PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACION:
No.
DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS
REF.
P/T
INICIALE
S
Y
FECHA
1
Obtenga de la P.N , área o proyecto el informe formal de
resultados alcanzados a la fecha de corte de la evaluación y que se
relacionen con los principales objetivos de la institución según la
planificación estratégica participativa que ha sido desarrollada.
No.
DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS
REF.
P/T
INICIALE
S
Y FECHA
199
No.
DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS
REF.
P/T
INICIALE
S
Y FECHA
2 Revise el informe de resultados logrados y prepare un
análisis comparativo con los datos informados en el período
anterior a la fecha de la auditoria.
Identifique los principales objetivos y resultados,
estableciendo una muestra que sea representativa de todos
los objetivos sustantivos de la P,N.
3 Prepare un resumen del proceso utilizado para la prestación
de los servicios relacionados con los objetivos seleccionados
y objeto de la evaluación, así como de las unidades
operativas relacionadas.
4 Identifique a los funcionarios y servidores encargados de la
prestación de los servicios y prepare una lista con los datos
relevantes a fin de mantener comunicación continua,
compartir información y aclarar datos y situaciones.
5 Desglose la información operativa generada por períodos
mensuales para determinar los niveles de producción de
servicios y sus variaciones durante el ejercicio fiscal.
6 Revise la documentación que sustenta los informes de
resultados respecto a los objetivos seleccionados para su
revisión y obtenga la opinión del funcionario encargado de la
operación.
7 Cerciórese sobre del cumplimiento de requerimientos
normativos y disposiciones legales relacionadas con la
prestación de los servicios y los resultados informados por la
Institución.
8 Documente las verificaciones realizadas mediante
referencias a las evidencias presentadas por la
administración y las disponibles en la información pública.
9 Resuma las no conformidades con las disposiciones
normativas internas y externas en la prestación de los
servicios observados durante la evaluación y los resultados
generados en reportes de meses anteriores.
10 Compile la información en la hoja de hallazgos de auditoría
considerando la importancia relativa establecida en la
planificación del examen y las posibilidades de completarla
en el transcurso de la evaluación.
200
No.
DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS
REF.
P/T
INICIALE
S
Y FECHA
11 Prepara una encuesta para solicitar respuesta anónima de
un grupo de usuarios de los servicios que presta la P.N en
diferentes días, horas y dependencias. Ponga en
conocimiento de la administración el procedimiento a aplicar.
12 Tabule la información obtenida de los usuarios directos y
determine los resultados a ser discutidos con el área de la
administración de la P.N .
14 Obtenga opiniones de los responsables de las operaciones
sobre los resultados de la evaluación para confirmar el
contenido del informe de auditoria
15 Desarrolle las conclusiones y recomendaciones a incorporar
en el informe de auditoría para conocimiento, revisión y
aprobación del supervisor de auditoría y proceder a la edición
del informe.
16
El supervisor podrá en conocimiento del titular de la UAI para
el control de calidad y aprobación del informe de auditoría
interna.
17 La UAI tramitará el informe para conocimiento de la dirección
superior de la P,N y los funcionados relacionados.
18
Ejemplares del informe final se enviarán a la CGE para el
proceso de aprobación formal del informe, en los siguientes 8
días a partir de la fecha de aprobación del informe.
Otros procedimientos incorporados:
201
No.
DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS
REF.
P/T
INICIALE
S
Y FECHA
CONCLUSIÓNES:
a) Los procedimientos de verificación sobre los resultados de los objetivos (X, Y o Z) son suficientes para cumplir los propósitos del examen propuesto en este programa.
b) Los resultados de las pruebas aplicadas están documentados en los papeles de trabajo y cubren el alcance aplicado.
c) El contenido del informe del examen fueron discutidas con el encargado de equipo a base de la información contenida en la hoja de hallazgos que está referenciada a los P/T.
d) La redacción del informe la hice sobre los resultados presentados para los objetivos (X, Y o Z) y las pruebas de auditoría aplicadas.
e) Las referencias de información cruzada y la aplicación de los procedimientos de auditoría a este programa fueron revisados por el supervisor y autorizó el trámite.
Realizado: ________________________________ Fecha_______________________
Supervisado: ______________________________ Fecha_______________________
202
ANEXO 10. DOCUMENTACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA INTERNA
UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA – P.N (UAI-P.N -000X-200X)
NÚMERO DEL INFORME
HOJA DE HALLAZGOS
En este capítulo se describen los hechos en forma narrativa, en el orden que se suscitaron y se deben mencionar los nombres de las personas que por haber participado en el procedimiento administrativo examinado, tienen conocimiento de sus particularidades, a fin de facilitar la acción del Agente Fiscal.
TITULO DE EXAMEN:________________________
ÁREA EXAMINADA __________________________________ SUPERVISOR: _________________________________ AUDITOR: __________________________________
Referencia P/T
Titulo del hallazgo:
Condiciones:
Criterios:
Causas:
Efectos:
Conclusión:
Recomendaciones:
Puntos de vista de funcionarios responsables:
Elaborado por: Firma Fecha
Revisado por: Firma Fecha
203
ANEXO 11. RESUMEN DE DOCUMENTOS
204
ANEXO 12. ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA DE LA P.N _______________________________________________________________________
EXAMEN ESPECIAL A: _________________
(área, actividad, cuenta, rubro de la P.N)
Período comprendido entre el__ de ____ y el __ de _____ del 201X
AUDITORIA INTERNA DE LA P.N _______________________________________________________________________
Quito - Ecuador
Modelo de carátula de informe de examen especial
AREA AUDITADA DE LA P.N
Como parte del examen especial a (cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc. De la Policía Nacional , por el período comprendido entre el…. y el…., se (describir el trabajo realizado… )
205
AUDITORIA INTERNA DE LA POLICÍA NACIONAL _____________________________________________________________________
Quito – Ecuador
Modelo de carta de presentación
Ref: Informe aprobado el (fecha de aprobación, cargo y firma) Ciudad y fecha de suscripción del informe Señor Cargo Presente o ciudad (cuando sea la misma ciudad del remitente) Nombre de la ciudad y provincia (cuando sea fuera de la ciudad) De mi consideración: Hemos efectuado el examen especial a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.), de la Policía Nacional por el período comprendido entre el…. y el…. (fechas en forma de texto) Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio. Atentamente, Dios, Patria y Libertad, f) Jefe UAI-P.N. (Nombres y apellidos)
206
Modelo de informe de examen especial
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
La Comandancia General de Policía (P.N) fue examinado con base en la orden de trabajo No. __ de fecha __________; el examen se realizó en cumplimiento del plan anual de auditoría del año 201X, de la UAI de la Policía Nacional. (si es un imprevisto autorizado, citar el número y fecha de la autorización expresa del CGE). Objetivos del examen
Se indicarán los objetivos generales incluidos en la orden de trabajo, que estarán en relación directa con la naturaleza del examen y los específicos establecidos en su planificación. Alcance del examen
Se describirá el trabajo realizado, con indicación de: componentes, áreas, rubros, cuentas, obras, proyectos, contratos, procesos o actividades examinadas y el período cubierto. Deberá guardar conformidad con la orden de trabajo y sus modificaciones o ampliaciones debidamente autorizadas. Se indicará en un párrafo informativo, lo relacionado con exámenes realizados por la CGE y/o por la unidad de auditoría interna de la P.N y/o por firmas privadas de auditoría, que cubran parte del alcance del examen ejecutado. Limitación al alcance Solo se incluirán limitaciones en los casos en que exista imposibilidad práctica de aplicar un procedimiento de auditoría por restricciones o impedimentos impuestos por la administración de la entidad o terceros relacionados. Base legal
Se consignará la disposición legal en la cual consta la creación o constitución de la P.N y sus reformas. Estructura orgánica.
Se señalará la estructura orgánica vigente de la unidad o área examinada, según corresponda, con el propósito de ubicar al lector en el campo de acción del examen.
207
Objetivos de la entidad
Se revelarán los que constan en la base legal de creación o en el plan estratégico, a fin de divulgar los objetivos de la P.N o del área que se pretende alcanzar a través de sus unidades operativas. Monto de recursos examinados Se consignará el monto de los recursos analizados en el examen especial al rubro, componente, área o proyecto. La información incluirá las fuentes de financiamiento de la P.N o del área examinada, en valores efectivos del período examinado. Evaluación de proyecto de obras
Los informes de examen especial de ingeniería, como parte de la información introductoria, se incluirá la evaluación del proyecto, que relatará su descripción, financiamiento, proceso de contratación, estado de ejecución, asó como la supervisión y fiscalización. Servidores relacionados Se detallarán los nombres, apellidos, cargo o cargos y períodos de gestión de los servidores principales que actuaron durante en las operaciones examinadas y se presentará como anexo al informe, si es extenso.
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
En este capítulo se desarrollarán los comentarios sobre cada una de las áreas, rubros, cuentas, obras, proyectos, contratos, componentes, procesos y actividades examinadas, bajo un título que identifique la naturaleza de los hallazgos y guarde concordancia con los asuntos examinados. Los comentarios contendrán los cuatro atributos del hallazgo: condición, criterio, causa y efecto, serán redactados con claridad y objetividad, sin revelar procedimientos de auditoría; se organizarán y se presentarán de acuerdo a la importancia relativa o materialidad y de ser el caso, complementados con el uso de gráficos, cuadros comparativos y explicaciones. No incluirán los términos como “a la fecha” o “en la actualidad”, se precisará la fecha del evento o hecho, su efecto en lo posible será cuantificado y las conclusiones y recomendaciones guardarán relación directa con lo comentado. En los comentarios no constarán los nombres de los servidores o ex servidores de la P.N ni de las personas naturales relacionadas con el examen, sino únicamente la denominación del cargo o función que desempeñaron; en el caso de transcripciones, en lugar de los nombres, se pondrán tres puntos suspensivos. No se especificará el grado de responsabilidad que podría derivarse del examen. El primer comentario se hará sobre el cumplimiento de las recomendaciones formuladas en los informes de exámenes especiales o auditorías realizadas por la CGE, por la UAI o
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por firmas privadas de auditoría, haciendo referencia concreta a los informes relacionados con el examen que se ejecuta, de ser el caso, las fechas de aprobación y de recepción en la P.N . Se detallarán las recomendaciones incumplidas, la opinión de los servidores de la P.N sobre la falta de cumplimiento y la descripción de la situación actual que sustenta el criterio del auditor respecto al incumplimiento o cumplimiento parcial. De existir un número considerable de recomendaciones incumplidas, se presentarán en un anexo al informe. A continuación, se revelarán los comentarios sobre las deficiencias de control interno identificadas y no solucionadas en el transcurso del examen. Los demás comentarios, conclusiones y recomendaciones se organizarán y se presentarán de acuerdo con la naturaleza del examen en el siguiente orden:
a) En exámenes especiales de carácter financiero, los comentarios se expresarán en el orden de presentación de las cuentas en los estados financieros y dentro de éstos, de acuerdo a su importancia.
b) En exámenes especiales de carácter administrativo, operacional y proyectos, los
comentarios se incluirán de acuerdo a la importancia relativa de los mismos. Las opiniones de los servidores o de terceros, recibidas durante el desarrollo del examen, como respuesta a requerimientos del auditor o voluntarios, serán parte integrante del comentario. El auditor emitirá su opinión y expresará si los puntos de vista de los servidores y de terceros ratifican o rectifican el criterio de auditoría. Las acciones tomadas por la P.N serán consideradas por el auditor a fin de fortalecer las conclusiones y recopilar mayor evidencia documental sobre los resultados contenidos en el informe. Los hechos posteriores a la fecha de corte del período examinado que pueden tener efecto sobre los resultados del examen, previo el análisis de su importancia y pertinencia, serán revelados en el informe, considerando la evidencia documental existente, se presentarán después de la conclusión, bajo el subtítulo: Hecho Subsecuente, cuando se
relacione con el comentario; caso contrario se revelará al final del informe. Las conclusiones son juicios profesionales del auditor basados en los hallazgos; se estructurarán considerando la condición, criterio, causa y efecto del mismo. Las conclusiones resumen el resultado del trabajo realizado, se redactarán en forma separada y bajo el título de Conclusión o Conclusiones. A continuación constarán las recomendaciones que contribuirán a presentar soluciones para resolver los problemas o desviaciones identificados, estarán dirigidas a los servidores responsables de implantarlas y de asegurar su cumplimiento. Las recomendaciones estarán numeradas en forma ascendente, de acuerdo a su presentación, bajo el título Recomendación o Recomendaciones, se redactarán en oraciones afirmativas y simples, evitando incluir expresiones como “inmediatamente” o “sin demora” y cualquier otra expresión en tono impositivo. No se sugerirá el cumplimiento de disposiciones legales, reglamentarias o normativas o en general de acciones cuyo cumplimiento dependa de un tercero.
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Si en el transcurso de la ejecución del examen especial se desprendieren hechos que ameriten la emisión de informes con indicios de responsabilidad penal, éstos no formarán parte del informe de examen especial; sin embargo, al final del mismo, antes de la firma del titular de la UAI-P.N se incorporará un párrafo con el siguiente texto: Como resultado del análisis a ____ (la cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.), por el período comprendido entre el… y el… (forma de texto) de la P.N se emitió el informe respectivo, de conformidad con los artículos 65, 66 o 67 de la LOGCE, según corresponda. Anexos del informe
Contendrán información relacionada con asuntos tratados en el cuerpo del informe que permitan aclarar aspectos técnicos y desglosar hallazgos significativos, generalmente cuadros o detalles. Entre otros, serán los siguientes:
Anexo 1.- Nómina de funcionarios y servidores relacionados con el examen.
Anexo 2.- Recomendaciones pendientes de cumplir, si el caso amerita.
Anexo 3.- Cronograma propuesto para aplicar las recomendaciones: NEAG, IAG-06 “Implantación de Recomendaciones” (Formato 3a)
Cuando sea estrictamente necesario, se elaborarán otros anexos, se recomienda a los auditores jefes de equipo y supervisores de la P.N , incluir todo el material explicativo y en forma resumida en los comentarios del informe. f) Auditor General de la P.N . (nombres y apellidos)
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Memorando de Antecedentes
MEMORANDO: (Número y siglas de la UAI-P.N)
Para: Director de Responsabilidades De: Auditor General de la P.N Asunto: Antecedentes para el establecimiento de responsabilidades Fecha: La de suscripción del memorando
El examen especial efectuado a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.), por el período comprendido entre el… y el… (fechas en forma de texto) de la P.N , se realizó con cargo al (o con cargo a imprevistos del) plan anual de auditoría del año 201X de la UAI-P.N y en cumplimiento a la orden de trabajo (número) de (fechas en forma de texto). De conformidad con lo dispuesto en los artículos 12 y 14 del Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades, 39, 45, 52 y 53, (según corresponda) de la LOCGE, a continuación se detallan los hechos que a criterio de auditoría, ameritan el establecimiento de responsabilidades administrativas y civiles culposas (según corresponda). De conformidad a lo dispuesto en los artículos 69 literal a) y 71 literales a) y b), del Reglamento Orgánico Funcional Sustitutivo de la Contraloría General del Estado, a la Dirección de Responsabilidades le corresponde estudiar los informes, memorando de antecedentes, actas y otros documentos que se anexan para determinar las responsabilidades que sean procedentes. I. RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS CULPOSAS Título del comentario (Referencia página del Informe)
Descripción de los hechos que motivaron la incorporación de los comentarios y conclusiones pertinentes en el informe, como consta en el numeral 4.1 del Reglamento de Responsabilidades. Se revelarán las disposiciones legales inobservadas en el siguiente orden: Constitución de la República, leyes orgánicas, leyes ordinarias, reglamentos, normas de control interno, manuales, instructivos y disposiciones administrativas. Cuadro resumen de imposición de sanciones sugeridas
De conformidad con los artículos 45 y 46 de la LOCGE, a base de los hechos
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comentados, se sugiere el establecimiento de responsabilidades administrativas culposas, a las siguientes personas:
Nombres ,
apellidos y cargos
Período de
gestión
No. de la responsabilidad administrativa(*)
Causales Art.45
LOCGE
No. R.B.U.
Total USD.
Sanción Sugerida
R. B. U: Remuneración básica unificada del trabajador del sector privado (*) Se hará referencia al número de la responsabilidad administrativa que se presenta en el memorando.
Sanción Sugerida
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II. RESPONSABILIDADES CIVILES CULPOSAS Título del comentario (Referencia Página Informe) Descripción de los hechos que motivaron la incorporación de los comentarios y conclusiones pertinentes en el informe, como consta en los numerales 4.2.1 y 4.2.2 de este reglamento. Presuntos sujetos de responsabilidad por (valor global de la responsabilidad civil o glosa sugerida por auditoría). A continuación se identificará a cada sujeto de responsabilidad con el valor que le corresponda y se señalará la razón por la cual es responsable; esto es la relación de causa efecto entre el comportamiento del servidor público o del tercero relacionado con las actividades de la administración pública examinada y el perjuicio económico generado, como lo establece el artículo 52 de la LOCGE. Se indicará la inobservancia de las disposiciones legales y/o normativas que ocasionaron el perjuicio económico o patrimonial a la entidad. III. INDICIOS DE RESPONSABILIDADES PENAL
Como resultado del análisis al (incluir el hecho(s) o hallazgo(s) se tramitó por separado el informe de indicios de responsabilidad penal UAI-PN, informe número ___ y año 201X que se emite. f) Auditor General de la P.N (nombres y apellidos)
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UAI –POLICÍA NACIONAL SÍNTESIS DEL INFORME
1. Información General Motivo del examen:
Unidad Administrativa de Control
O/T No. Fecha
Ciudad Imprevisto Planificado
Alcance Componente
Período examinado
Desde: Hasta:
Entidad examinada
Nombre:
Dirección:
Monto de recursos examinados:
2. Principales hallazgos Ref. Pág. Inf.
Título del comentario y breve resumen de la conclusión y recomendación
3. Presuntos sujetos de responsabilidad
Tipo de responsabilidad sugerida Nombres, Apellidos y No. de la CIVIL CULPOSA Cargos responsabilidad ADMINISTRATIVA memorando de CULPOSA Directa Solidaria Principal Subsidiaria Valor USD. antecedentes USD.
Indicio de Responsabilidad Penal:
Resumen del hecho (s) o hallazgo (s) que consta (n) en el informe de indicios de responsabilidad penal.
Personas que participaron o tienen conocimiento de los hechos que originaron el indicio
Hacer referencia a los nombres, apellidos y cargos. 4. Resumen de montos totales de responsabilidades sugeridas
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Tipo de Responsabilidad V/Parcial USD V/Total USD
- Total Administrativas culposas
- Total Civiles culposas
- Responsabilidad Civil o Glosa
- Orden de reintegro
- Total Indicios de Responsabilidad Penal Total USD
5. Equipo de auditoría multidisciplinario :
Supervisor:
Jefe de Equipo:
Operativos:
6.Ciudad y fecha
f)………………………………………… Servidor (a) a cargo de la unidad administrativa de control que emite la síntesis
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ANEXO 13. CONFERENCIA FINAL DE COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Convocatoria a la conferencia final para la publicación
por la prensa (FORMATO 7d)
AUDITORIA GENERAL DE LA POLICÍA NACIONAL
CONVOCATORIA
De conformidad con lo que disponen los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 23 de su Reglamento, por desconocer sus domicilios actuales, se convoca a los señores: (nombres, apellidos, números de cédula de ciudadanía, cargos o razón social de los ex servidores (as) o personas naturales o jurídicas relacionadas con el examen), a la conferencia final de comunicación de resultados, mediante la lectura del borrador del informe del examen especial practicado por la UAI-PN a (cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.), de la Policía Nacional , por el período comprendido entre el… y el… (fechas en forma de texto). Diligencia que se realizará el día… (fecha en forma de texto) y hora…., en (lugar, dirección y ubicación de la sala en que se realizará la conferencia).
Nombre y apellidos del Servidor autorizado para la publicación CARGO
(Siglas del servidor (a) a cargo de la unidad de control que solicita la publicación) (Fecha)
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Convocatoria a la conferencia final para la publicación
por la prensa a herederos (FORMATO 7e)
AUDITORIA GENERAL DE LA POLICIA NACIONAL
CONVOCATORIA A HEREDEROS
De conformidad con lo que disponen los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 23 de su Reglamento y 82 del Código de Procedimiento Civil, se convoca a los herederos del señor (a): (nombres y apellidos del servidor fallecido, números de cédula de ciudadanía y cargo desempeñado), a la conferencia final de comunicación de resultados, mediante la lectura del borrador del informe del examen especial practicado por UAI a (cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.), de la Policía Nacional, por el período comprendido entre el… y el… (fechas en forma de texto). Diligencia que se realizará el día…, (fecha en forma de texto) y hora…, en (lugar, dirección y ubicación de la sala en que se realizará la conferencia).
Nombre y apellidos del Servidor autorizado para la publicación CARGO
(Siglas del Auditor Interno Jefe que solicita la publicación) (fecha)
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Convocatoria a la conferencia final (FORMATO 8)
OFICIO No. (Número y UAI-PN ) Sección: Auditoría Interna de la P.N Asunto: Convocatoria a la conferencia final
Ciudad, Título académico o señor Nombres y apellidos Cargo que desempeña o desempeñó Nombre de la entidad Dirección comercial o domicilio Presente o Ciudad (cuando sea la misma ciudad del remitente), Ciudad y provincia (cuando sea fuera de la ciudad) De mi consideración: De conformidad con lo dispuesto en los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 23 de su Reglamento, convoco a usted a la conferencia final de comunicación de resultados mediante la lectura del borrador del informe del examen especial a (la cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.) de la Policía Nacional , por el período comprendido entre el … y el … (las fechas en forma de texto), realizado por la UAI-P.N , mediante orden de trabajo (número) de … (fecha en forma de texto). La diligencia se llevará a cabo en (lugar donde se realizará la lectura del informe), ubicado en (dirección), el día….(fecha en forma de texto y la hora). En caso de no poder asistir personalmente, agradeceré notificar por escrito, indicando los nombres, apellidos y número de cédula de ciudadanía de la persona que participará en su representación. Atentamente, Nombre y apellidos del Jefe de Equipo Auditor de la UAI-PN
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Modelo de acta de comunicación de resultados y conferencia final (FORMATO 9)
ACTA DE CONFERENCIA FINAL DE COMUNICACIÓN DE RESULTADOS CONTENIDOS EN EL BORRADOR DEL INFORME DEL EXAMEN ESPECIAL A (cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.), DE LA POLICÍA NACIONAL . POR EL PERÍODO COMPRENDIDO ENTRE EL… Y EL….(fechas en forma de texto)
En la ciudad de…………………, provincia de………………….., a los……(fecha y año en letras), a las………… (hora en letras), los (as) suscritos (as): (nombres y apellidos del servidor (a) a cargo de la unidad administrativa de control o su delegado, supervisor y jefe de equipo), se constituyen en (indicar el lugar donde se efectuó la lectura), con el objeto de dejar constancia de la comunicación final de resultados mediante la lectura del borrador del informe del examen especial a (la cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.), de la Policía Nacional , por el período comprendido entre el … y el … (fechas en forma de texto), que fue realizado por la UAI de la P.N de conformidad a la orden de trabajo (número) de … (fecha en forma de texto). En cumplimiento del inciso final del artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, se convocó mediante oficio circular (número) de (fecha en forma de texto), a los servidores, ex servidores y personas relacionadas con el examen, para que asistan a la presente diligencia, misma que se cumplió en los términos previstos por la ley y las normas profesionales sobre la materia. Al efecto, en presencia de los abajo firmantes, se procedió a la lectura del borrador del informe y se analizaron los resultados del examen constantes en los comentarios, conclusiones y recomendaciones. Para constancia de lo actuado, las personas asistentes suscriben la presente acta en dos ejemplares de igual tenor. NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO FIRMA CÉDULA DE CIUDADANÍA
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Memorando de presentación de informes con indicios de responsabilidad penal (FORMATO 11)
MEMORANDO: (Número y UAI-P.N Para: Contralor General del Estado De: Auditor General de la P.N Asunto: Informe con indicios de responsabilidad penal Fecha:
Como parte del examen especial a (cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.), en La Policía Nacional , por el período comprendido entre el….y el…. (fecha en forma de texto), se analizó (poner el hecho del que se desprenden los indicios). Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Como resultado del análisis se desprenden indicios de responsabilidad penal, por lo que, en cumplimiento de los artículos 65 y 67 (*) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, se emite el siguiente informe. f) Auditor Interno de la P.N (*) Cuando el indicio de responsabilidad penal sea evidenciado por las unidades de auditoría interna, se citará el artículo 66 en lugar del 65, de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
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ANEXO 14. PROGRAMA PARA LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN.
PROGRAMA DE SUPERVISION
EXAMEN A: __________________________
Período programado: _____________________
1. PROPOSITOS:
2. Mantener y aumentar la calidad de los servicios y productos de la UAI-P.N; 3. Apoyar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias; las NEAG;
los valores Éticos, el MEAI y las mejores prácticas en gestión de los equipos; 4. Asegurar el cumplimiento de los objetivos de los exámenes planificados y la orden
de trabajo; 5. Verificar en forma selectiva las evidencias que respaldan las conclusiones y
recomendaciones; 6. Promover el crecimiento del personal en madurez de juicio, actualización técnica y
habilidades del equipo.
2. ALCANCE DE LA SUPERIVISION.
La supervisión técnica se aplica a todo el proceso y es documentada mediante
instrucciones por escrito y las conclusiones y rubrica en los papeles de trabajo..
3. MUESTRA APLICADA:
Se describirá el método para aplicar la supervisión técnica, indicando los puntos clave del
examen y la manera de seleccionar la muestra representativa de los resultados obtenidos.
4. PROCEDIMIENTOS DE SUPERVISION:
NO. DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS REF.
P/T
INICIALES Y
FECHA
1
PLANIFICACION DE LA AUDITORIA:
Compruebe que en la orden de trabajo consten los objetivos
generales y el alcance de la auditoría y que sean consistentes. La
entrega de dicha orden y las instrucciones de la UAI sobre el
enfoque del trabajo debe referenciarse.
2 Analice con el jefe de equipo el alcance y los objetivos generales
de la auditoría y sugiera acciones sobre la estrategia y el enfoque
del trabajo;
3. Participe en la reunión inicial con los principales funcionarios de la
entidad a ser auditada para:
- Presentar a los auditores del equipo; - Comunicar los objetivos y el alcance del examen; - Solicitar la colaboración de la dirección superior del área de la
P.N ; - Solicitar y propiciar un ambiente adecuado de trabajo; y - Describir la impresión inicial sobre el apoyo a las acciones de
la UAI. Colabore al redactar la agenda y guías para las entrevistas con los
principales funcionarios del área sujeta al examen.
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4. Coordine en la distribución de tareas a los miembros del equipo
para esta fase de la auditoría;
5. Establecer con el encargado de equipo los niveles de
comunicación que debe mantener con los directivos y con los
funcionarios de la entidad por examinar;
6. Revisar y aprobar el programa y el Informe de Planificación
Preliminar. Debe constar un resumen de los resultados sobre el
conocimiento de las operaciones y las principales áreas sustantivas
para una indagación profunda;
7. Revise y apruebe el Programa y el Informe de Planificación
Detallada. Las principales decisiones sobre el trabajo para la etapa
de ejecución de la auditoría se tomaran a base de la evaluación
del control.
8.
Evaluar si los recursos humanos, materiales, tecnológicos y
financieros son suficientes para cumplir los objetivos de auditoría,
informe en caso de dificultades;
9. Revise los resultados de la evaluación del control interno y las
observaciones a confirmar.
10. Revise y apruebe el Informe de Evaluación del Control Interno para
conocimiento de la administración de la P.N;
11.
Supervisar el avance en la etapa de Ejecución verificando los
contenidos básicos y las características para una administración
efectiva de las fechas, tiempos previstos y responsables de las
actividades.
12 Elabore un plan de visitas al equipo de auditoría e informe al
encargado.
13
MUESTRA A EXAMINAR:
Defina los objetivos por alcanzar aplicando las pruebas
sustantivas; por ejemplo: verificar las órdenes de pago que tienen
autorización de la máxima autoridad y reúnen los requisitos
establecidos. (pruebas de cumplimiento) o confirmar la corrección
de los saldos de impuestos por cobrar (pruebas sustantivas);
14
Coordine y seleccione el método de muestreo a utilizar. Existe una
variedad de criterios para seleccionar muestras; por ejemplo la
selección estratificada, la muestra en bloque y o al azar. Una
combinación puede ser apropiada;
15
Determine el universo de operaciones y la representación de la
muestra: Por ejemplo, el número de órdenes de pago que se han
emitido por gastos de operación y funcionamiento (universo); los
impuestos por cobrar superiores a $50,000.00 todos, entre $
10.000 y $ 49.999 el 50% y menores de RD$10.000 el 10%. (es la
unidad de la muestra).
225
17 Verifique los procedimientos y seguridades que exige la utilización
de sistemas computadorizados para el diseño, extracción y
evaluación de las muestras.
18 Evalúe periódicamente la aplicación de las pruebas en la muestra.
La evidencia debe recopilarse en los papeles de trabajo;
19
VISITAS DE SUPERVISION:
Aplique el plan de visitas elaborado y en caso de registrar cambios,
sométalos a la aprobación del nivel superior;
20
Apruebe los procedimientos de auditoría adicionales y confirme las
causas de falta aplicación de otros programados. Evalúe su
incidencia en los resultados de la auditoría;
21
Evalúe con el encargado y en forma periódica, el avance del
trabajo relacionado con lo programado y el cronograma de
actividades;
22
Analice la calidad de la evidencia acumulada y determine si reúnen
los requisitos de forma y de fondo para respaldar las
observaciones. Deje evidencia con su firma en el espacio
destinado a su acción y la fecha o mediante instrucciones
impartidas;
23
Apruebe los procedimientos alternativos cuando no fue posible
ejecutar las pruebas "Clave" para el examen;
24 Apruebe los ajustes y reclasificaciones de partidas
presupuestarias, contables y de registros de operaciones
solicitadas a la entidad. Participe en la discusión de los
funcionarios de la P,N;
25
Revise el borrador del informe elaborado por el equipo. Analice la
calidad y cantidad de evidencia que lo respalda y de ser el caso,
apruébelo para la conferencia con los funcionarios de la P.N ;
26
Verifique que la información del informe esté contenida y
referenciada en las Hojas de Hallazgos e incluya los cuatro
atributos: Condición, Criterio, Causa, Efecto. Así como la
conclusión y recomendaciones, incluyendo los comentarios de la
administración cuando se hayan presentado y sean pertinentes.
27 Compruebe que el borrador del informe se redacte y este
referenciado a los papeles de trabajo en el proceso de la auditoría.
28
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS:
Compruebe que se hayan incorporado en el informe todas las
observaciones significativas y se hayan descrito eficazmente todos
los atributos;
29 Prepare el informe de supervisión y remita a la Jefatura de la UAI,
así como la evaluación del personal que colaboró en la auditoría.
226
30 Evalúe la suficiencia y calidad de la evidencia que respalda el
informe, en especial la que sustenta presuntas responsabilidades,
así como los hechos sobre los que existan discrepancias con la
administración de la P.N ;
31
Confirme el estado en que se encuentra la aplicación de las
recomendaciones formuladas en el transcurso de la auditoría.
Analice la conveniencia de incluirlas en el informe y las acciones
correctivas ejercidas por la administración de la P.N ;
32
Analice lo apropiado para incluir los criterios opuestos que la
administración sobre los aspectos incluidos en el informe;
33
Firme la convocatoria y agenda para la reunión final para presentar
los resultados de la auditoría al titular del área evaluada y los
funcionarios relacionados con gestión. Planifique su participación
dirigiendo la reunión;
34
Remita al titular de la UAI-PN el borrador del informe revisado, en
cuyas páginas conste su firma corta. Cuide cumplir con todos los
pasos establecidos para que el servicio de auditoría interna cumpla
el trámite de aprobación en la CGE.
35 Revise los ajustes al informe a base de las opiniones enviadas por
la administración de LA P.N y remita a la UAI para el control de
calidad,.
Realizado: __________________________________
Fecha_______________________
Supervisado: ________________________________
Fecha______________________
227
ANEXO 15. PROGRAMA PARA EL SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES.
SEGUIMIENTO RECOMENDACIONES AUDITORIA
Período del Seguimiento: __________________
PROPOSITOS DEL SEGUIMIENTO:
Evaluar el grado de aplicación de las recomendaciones de auditoría interna y externa formuladas a la P.N.
Clasificar y crear una línea de base de las recomendaciones propuestas y calificar el grado de aplicación de las mismas.
Seguimiento anual cortado al 30 de junio de cada año.
Informar sobre el cumplimiento de las recomendaciones a la administración, a la CGE y otros organismos de control y apoyar en su aplicación.
ALCANCE DEL TRABAJO
Revisar el grado de aplicación de las recomendaciones al 30 de junio de cada ejercicio e
informar a los organismos de la administración de la P.N y los de control externo.
MUESTRA A REVISAR:
Todas las recomendaciones formalmente receptadas al 30 de junio del año que
corresponda el seguimiento y el plazo haya vencido.
PROCEDIMIENTOS PARA EL SEGUIMIENTO:
No. DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS REF.P/T INICIALES Y
FECHA
1
Prepare una lista de recomendaciones que la P.N ha recibido
al 30 de junio del ejercicio al que se aplica el seguimiento de las
recomendaciones.
2
Revise la lista de manera que se constituya en la línea de base
de las recomendaciones por área operativa o de apoyo a que se
refieran, identificando las que correspondan a la UAI con I, a la
CGE con la C, a la Firma de auditores externos con la E y otros
evaluadores con la O.
228
3
Incorpore las recomendaciones en una matriz que permita
integrarlas y relacionar con los siguientes datos adicionales:
Funcionario responsable.
Fecha de exigibilidad para la aplicación de la recomendación.
Tiempo transcurrido a la fecha del seguimiento.
Acciones tomadas en el período transcurrido.
Temas pendientes de aplicación.
Motivos influyentes en la falta de aplicación.
Documentos generados en el proceso de implantación.
4
Indague cada recomendación con el funcionario responsable y
documente las acciones realizadas y los resultados obtenidos.
Registre la información.
5
Confirme información importante sobre la aplicación de las
recomendaciones, como la respuesta de los organismos de
auditoría sobre propuestas realizadas, registro de operaciones
financieras, cumplimiento de plazos establecidos para la
entrega de informes, entre otros.
6
En casos de falta de documentación prepare un comentario
sobre las acciones desarrolladas y la ausencia de información
documental o verbal por el cambio de funcionarios en las
posiciones cuando se presentaron las recomendaciones.
7
Analice la normativa técnica y disposiciones legales emitidas
para solventar asuntos que se encuentren en el proceso de
cumplimiento parcial o incumplimiento de las recomendaciones.
8
Analice la importancia de los resultados que se obtendrían de
la aplicación de las recomendaciones de auditoria I, C, , E y O
para consideración de la CGE.
9
Integre la información en la Matriz clasificada de
recomendaciones y concluya respecto a las condiciones
vigentes a la fecha de corte del seguimiento, 30 de junio de
cada año.
10
Estructure el contenido del informe de seguimiento (examen
especial) a las recomendaciones de la P.N al 30 de junio del
año que corresponda, identificándolas por áreas de dirección
superior, operación técnica, asesoría y apoyo administrativo,
financiero o informático.
11
Redacte el informe de seguimiento y presente los resultados a
la administración superior de la P.N para las acciones
correctivas del caso.
12
Someta el informe y los expedientes elaborados al supervisor
de auditoría para la revisión final y el trámite de aprobación
interna y en la CGE.
229
CONCLUSIONES:
La compilación de recomendaciones al 30 de junio del año del
seguimiento constituye en la línea de base para las siguientes
acciones sobre el particular.
Los resultados que se reflejan en el informe de seguimiento
demuestran las condiciones actuales de la actividad y el
conocimiento de la administración superior de la P,N
En caso de exámenes subsecuentes el seguimiento de las
recomendaciones se realizaría como parte de dicho evaluación
a la fecha de corte definida.