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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA CPA.
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO
EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA.
TEMA: SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE
INVENTARIOS EN LA SOCIEDAD CIVIL Y COMERCIAL
“HACIENDA RUMISAMAI” DE PUERTO QUITO.
AUTOR: TLGO. WILSON EDILBERTO RODRÍGUEZ MENDIETA
ASESOR: ING. MAURICIO SIERRA MORENO MBA.
SANTO DOMINGO - ECUADOR
2015
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
CERTIFICACIÓN DE LA ASESORIA
Ing. MAURICIO SIERRA MORENO MBA, en calidad de Asesor de Tesis de Grado designado
por disposición de la Cancillería de UNIANDES, certifica que el Sr. Tlgo. WILSON
EDILBERTO RODRÍGUEZ MENDIETA, de la carrera de Contabilidad y Auditoría, ha
cumplido y finalizado su trabajo de tesis con el tema: SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y
GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA SOCIEDAD CIVIL Y COMERCIAL “HACIENDA
RUMISAMAI” DE PUERTO QUITO.
Quien ha cumplido con todos los requerimientos científicos y metodológicos.
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
CERTIFICACIÓN DE AUTORÍA
Yo, Tlgo. Wilson Edilberto Rodríguez Mendieta, portador de la cédula de ciudadanía N°
171644759-2, declaro que la tesis que presento con el tema: SISTEMA DE CONTROL
INTERNO Y GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA SOCIEDAD CIVIL Y COMERCIAL
“HACIENDA RUMISAMAI” DE PUERTO QUITO, ha sido desarrollada con base a una
investigación íntegra por lo que es un trabajo original, elaborado con esfuerzo y dedicación, en
virtud de esta declaración, me responsabilizo del contenido del presente trabajo.
Consecuentemente este trabajo es de mi autoría.
Autorizo a la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES, hacer uso de éste
documento como conviniere necesario para los fines académicos.
Santo Domingo, agosto 04 del 2015.
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
NOTA DE ACEPTACIÓN
Firma del Presidente del Tribunal
Firma del Oponente
Firma de Miembro del Tribunal
DEDICATORIA
La satisfacción es la mejor recompensa al esfuerzo, no importa el tiempo que transcurra en
busca de un objetivo si se obtiene calidad en los resultados, por ello al terminar mi carrera
universitaria quiero dedicar este trabajo a todos aquellos que creyeron en mí, a todas las
personas que siempre estuvieron apoyándome y a las que me han brindado su ayuda en mi
formación profesional.
De manera especial mi dedicatoria a mi Madre quien siempre se desveló y sacrifico para que
me forme profesionalmente.
Y a Dios que siempre ha estado presente en cada día de mi vida, guiándome en cada decisión
que he tomado.
AGRADECIMIENTO
El presente trabajo de Tesis me gustaría agradecer en primer lugar a Dios que me dio la fuerza
y voluntad de llegar a culminar este sueño anhelado, en segundo lugar a mi Madre Digna
Mendieta que fue el pilar fundamental en mi vida, por siempre haberme apoyado ya que sin ella
no sería la persona que soy en este momento y por ultimo a mis Abuelas que desde el cielo me
cuidan y me hubiera gustado tenerlas más tiempo a mi lado y poder compartir esta dicha.
A la UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”, que ha
contribuido en mi formación profesional.
Me gustaría agradecer a mis catedráticos durante toda mi carrera profesional porque todos han
aportado con un grano de arena a mi formación.
ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 1
Antecedentes de la investigación .................................................................................................. 1
Planteamiento del problema .......................................................................................................... 2
Contextualización ........................................................................................................................ 3
Contexto macro ............................................................................................................................. 3
Contexto meso .............................................................................................................................. 3
Contexto micro.............................................................................................................................. 4
Árbol de problema ........................................................................................................................ 5
Relación causa - efecto ................................................................................................................. 5
Prognosis ....................................................................................................................................... 6
Formulación del problema ............................................................................................................ 6
Preguntas directrices .................................................................................................................. 6
Delimitación del problema ............................................................................................................ 7
Objeto de estudio y campo de acción ........................................................................................... 7
Identificación de la línea de investigación .................................................................................... 7
Objetivos ....................................................................................................................................... 8
Objetivo general ............................................................................................................................ 8
Objetivos específicos .................................................................................................................... 8
Idea a defender .............................................................................................................................. 8
Justificación económica. ............................................................................................................... 9
Justificación técnica. ..................................................................................................................... 9
Metodología investigativa ............................................................................................................. 9
Resumen de la estructura de la investigación. ............................................................................ 10
Aporte teórico, significación práctica y novedad científica ........................................................ 10
Significación práctica.................................................................................................................. 10
Novedad científica ...................................................................................................................... 11
CAPÍTULO I ................................................................................................................................ 1
1. MARCO TEÓRICO .............................................................................................................. 1
1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN ............................ 1
1.2. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO
DE INVESTIGACIÓN ............................................................................................................. 1
1.2.1. Contabilidad .................................................................................................................. 1
1.2.1.1. Objetivos de la contabilidad ............................................................................ 2
1.2.1.2. Importancia de la contabilidad ........................................................................ 2
1.2.2. Auditoría ....................................................................................................................... 3
1.2.2.1. Objetivo de la auditoría ................................................................................... 4
1.2.3. Control interno .............................................................................................................. 4
1.2.3.1. Objetivo del control interno ............................................................................. 5
1.2.3.2. Importancia del control interno ....................................................................... 5
1.2.3.3. Elementos del control interno .......................................................................... 6
1.2.3.4. Componentes del control interno ..................................................................... 7
1.2.3.4.1. Ambiente de control ................................................................................... 7
1.2.3.4.2. Valoración de riesgo................................................................................... 8
1.2.3.4.3. Actividades de Control ............................................................................... 9
1.2.3.4.4. Información y comunicación .................................................................... 11
1.2.3.4.5. Monitoreo ................................................................................................. 11
1.2.4. Inventarios................................................................................................................... 12
1.2.4.1. Gestión de inventarios ................................................................................... 12
1.2.4.2. Importancia de los inventarios ....................................................................... 14
1.2.4.3. Finalidad de los inventarios ........................................................................... 15
1.2.4.4. Costos de la gestión de inventarios................................................................ 15
1.2.4.5. Aprovisionamiento ........................................................................................ 17
1.2.4.6. Selección del proveedor ................................................................................. 17
1.2.4.7. Clasificación de los inventarios ..................................................................... 17
1.2.4.8. Componentes del modelo de inventarios ....................................................... 19
1.2.4.9. Costeo de los inventarios ............................................................................... 19
1.2.4.10. Métodos para la gestión de inventarios ......................................................... 21
1.1.4.10.1. Sistema ABC ............................................................................................. 21
1.2.4.10.2. Cantidad económica de pedido ................................................................. 22
1.2.3.10.3. Indicadores de inventarios. ....................................................................... 24
1.3. VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS
DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN ..... 25
1.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO .................................................. 26
CAPÍTULO II ............................................................................................................................. 28
2. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA .................. 28
2.1. CARACTERIZACIÓN DE LA SOCIEDAD CIVIL Y COMERCIAL “HACIENDA
RUMISAMAI” DE PUERTO QUITO. .................................................................................. 28
2.1.1. Base legal .................................................................................................................... 28
2.2. PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO ................................................................... 29
2.2.1. Modalidad de la investigación .................................................................................... 29
2.2.2. Tipos de investigación ................................................................................................ 29
2.2.2.1. Investigación de campo ................................................................................. 29
2.2.2.2. Investigación descriptiva ............................................................................... 29
2.2.2.3. Investigación bibliográfica ............................................................................ 30
2.2.3. Población y muestra .................................................................................................... 30
2.2.3.1. Población ....................................................................................................... 30
2.2.3.2. Muestra .......................................................................................................... 30
2.2.4. Métodos, técnicas e instrumentos de investigación .................................................... 31
2.2.4.1. Métodos de investigación .............................................................................. 31
2.2.4.1.1. Método inductivo – deductivo.................................................................. 31
2.2.4.1.2. Método analítico - sintético ...................................................................... 31
2.2.4.2. Técnicas de investigación .............................................................................. 31
2.2.4.2.1. Entrevista .................................................................................................. 31
2.2.4.2.2. Encuesta ................................................................................................... 31
2.2.4.3. Instrumentos de investigación ....................................................................... 32
2.2.4.3.1. Guía de entrevista ..................................................................................... 32
2.2.4.3.2. Cuestionario de encuesta .......................................................................... 32
2.2.5. Interpretación de los resultados .................................................................................. 32
2.2.5.1. Respuestas a la entrevista .............................................................................. 32
2.2.5.2. Tabulación de encuesta .................................................................................. 36
2.3. VERIFICACIÓN DE LA IDEA A DEFENDER ....................................................... 41
2.4. PROPUESTA DEL INVESTIGADOR ...................................................................... 41
2.5. Conclusiones parciales del capítulo ............................................................................ 42
CAPÍTULO III ............................................................................................................................ 43
3. MARCO PROPOSITIVO.................................................................................................... 43
3.1. TÍTULO DE LA PROPUESTA: DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL
INTERNO PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA SOCIEDAD
CIVIL Y COMERCIAL “HACIENDA RUMISAMAI” DE PUERTO QUITO. ................... 43
3.2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA...................................................................... 43
3.2.1. Justificación de la propuesta ....................................................................................... 43
3.2.2. Objetivos de la propuesta ............................................................................................ 44
3.2.2.1. Objetivo general ............................................................................................ 44
3.2.2.2. Objetivos específicos ..................................................................................... 44
3.2.3. Análisis situacional ..................................................................................................... 45
3.2.3.1. Enfoque ....................................................................................................................... 45
3.2.3.2. Traslado hacia el BSC ................................................................................................. 45
3.2.3.3. Sincronización y despliegue ....................................................................................... 45
3.2.3.4. Cultura de ejecución ................................................................................................... 45
3.2.3.5. Visión propuesta ......................................................................................................... 46
3.2.3.6. Misión propuesta ......................................................................................................... 47
3.2.3.7. Análisis FODA............................................................................................................ 47
3.2.3.8. Matriz de evaluación de factores internos – externos MEFI – MEFE) ...................... 47
3.2.4. Ambiente interno de control ....................................................................................... 49
3.2.4.1.1. Código de ética ......................................................................................... 49
3.2.4.1.2. Organigrama estructural propuesto .................................................... 52
3.2.4.1.3. Compromiso para las competencias ..................................................... 53
3.2.4.1.4. Políticas y prácticas de recursos humanos ........................................... 72
3.2.4.2. Valoración de riesgos .................................................................................... 80
3.2.4.2.1. Identificación de los objetivos del control interno .............................. 80
3.2.4.3. Actividades de control ................................................................................. 105
3.2.4.3.1. Políticas y procedimientos de control de inventarios ........................ 105
3.2.4.4. Información y comunicación ....................................................................... 115
3.2.4.4.1. Información y comunicación interna.................................................. 115
3.2.4.4.2. Información y comunicación externa ................................................. 119
3.2.4.5. Monitoreo .................................................................................................... 120
3.2.4.5.1. Evaluaciones independientes del sistema de control interno ........... 120
3.2.4.5.2. Informe de control interno .................................................................. 122
3.3. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA ..................................................................... 127
3.4. Conclusiones parciales del capítulo .......................................................................... 127
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................................................... 128
Bibliografía ................................................................................................................................... a
ANEXOS ...................................................................................................................................... a
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Elementos del control interno ......................................................................................... 6
Tabla 2. Composición de la población ........................................................................................ 30
Tabla 3. Funciones dentro de la organización ............................................................................ 36
Tabla 4. Comunicación entre áreas de trabajo para realizar sus actividades .............................. 37
Tabla 5. Información oportuna para la toma de decisiones de inventarios ................................. 38
Tabla 6 . Manejo de un catálogo de cuentas ............................................................................... 40
Tabla 7. Análisis FODA ............................................................................................................. 47
Tabla 8. Matriz de evaluación de factores internos .................................................................... 48
Tabla 9. Matriz evaluación de factores externos ........................................................................ 49
Tabla 10. Código de ética ........................................................................................................... 50
Tabla 11. Manual de funciones ................................................................................................... 54
Tabla 12. Reglamento interno de trabajo .................................................................................... 72
Tabla 13. Objetivos de control interno ....................................................................................... 80
Tabla 14. Matriz de riesgo .......................................................................................................... 81
Tabla 15. Evaluación del sistema de control interno actual al Gerente ...................................... 82
Tabla 16. Evaluación del Sistema de control interno actual al bodeguero ................................. 88
Tabla 17. Evaluación del sistema de control interno actual al jefe de ventas ............................. 94
Tabla 18. Evaluación del sistema de control interno actual al jefe de compras ....................... 100
Tabla 19. Políticas para el control de inventarios ..................................................................... 106
Tabla 20. Procedimiento para realizar el inventario físico ....................................................... 108
Tabla 21. Procedimiento para la compra y venta de productos ................................................ 112
Tabla 22. Cuestionario para la evaluación del control interno ................................................. 121
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1. Árbol de problemas ..................................................................................................... 5
Gráfico 2. Funciones dentro de la Organización ....................................................................... 36
Gráfico 3. Comunicación entre áreas de trabajo para realizar sus actividades .......................... 37
Gráfico 4. Información oportuna para la toma de decisiones de inventarios ............................. 38
Gráfico 5. Manejo de un catálogo de cuentas ............................................................................ 40
Gráfico 6. Diagnóstico Scorecard de la Situación Actual “HACIENDA RUMISAMAI” ........ 46
Gráfico 7. Organigrama Estructural ........................................................................................... 53
RESUMEN EJECUTIVO
Para las finanzas de una empresa sea esta de producción o comercial los inventarios son el
activo más valioso que posee, por tal razón es de vital importancia la implementación de un
sistema de control interno para llevar una gestión adecuada de sus inventarios, para tal objeto
se obtuvieron datos directamente de la realidad aplicando una serie de técnicas e instrumentos
de investigación para el levantamiento de información tales como, entrevista, encuestas y la
observación directa; las mismas que aportaron con una información más clara y concisa de la
realidad de la empresa.
Es por lo que el presente trabajo de investigación nace con la necesidad de mejorar el control
en el área de inventarios en la Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de
Puerto Quito, con el objeto de proponer una herramienta de solución al problema que caotiza
a esta hacienda y sus similares.
Dentro del diseño del sistema de control interno se desarrollan cada uno de sus componentes
como son: un ambiente de control con su integridad y valores éticos, la valoración de los
riesgos con la aplicación de cuestionarios de control interno al personal involucrado , las
actividades de control con la implementación de políticas y procedimientos, la información y
comunicación están dadas por la instauración de documentación de respaldo y para el
monitoreo se revela la aplicación d e indicadores financieros. Con el apoyo del cuestionario
de control interno anteriormente mencionado se logra referir la comparación y finalmente
según los resultados de dicha comparación evidenciar los aciertos y desaciertos operativos.
EXECUTIVE SUMMARY
For the finances of a company is the production or commercial inventories are the most
valuable asset you own, for that reason it is vital to implement a system of internal control to
take proper management of inventories, for that object data obtained directly from reality
applying a series of techniques and research tools for gathering information such as interviews,
surveys and direct observation; the same who brought a more clear and concise information
about the reality of the company.
That is why this research is born with the need to improve control in the area of inventories in
the Commercial Civil Society and "HACIENDA RUMISAMAI" Puerto Quito, in order to
propose a tool solution to the problem caotiza to this hacienda and the like.
Within the design of the system of internal control each of its components such as are
developed: a control environment with integrity and ethical values , assessment of risks to the
implementation of internal control questionnaires personnel involved, control activities with the
implementation of policies and procedures, information and communication are given by the
establishment of supporting documentation and for monitoring the implementation of financial
indicators is revealed. With the support of the questionnaire aforementioned internal control is
achieved refer comparison and finally according to the results of the comparison show the
successes and failures operational.
1
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la investigación
El control interno es un elemento fundamental que se debe tomar muy en cuenta en una
organización, es una herramienta que todas las organizaciones deben aplicar en sus
operaciones para asumir un control eficiente de sus actividades, vincula la planificación,
métodos y medidas adoptadas, con el propósito de proteger sus finanzas y su prestigio.
La gestión de inventarios, parte ineludible de la producción e influyente directa dentro de
la contabilidad de costos, se conceptualiza como la administración adecuada de los
componentes que interactúan en la producción de bienes, una adecuada gestión de los
inventarios puede ser el elemento táctico diferenciador para alcanzar la productividad.
Luego de una minuciosa investigación en el Centro de Documentación e investigación
CEDIC de Unidades de la ciudad de Santo Domingo, he logrado constatar que no existen
antecedentes investigativos de sistema de control interno para la SOCIEDAD CIVIL Y
COMERCIAL “HACIENDA RUMISAMAI”, por lo tanto el presente tema es inédito, no
obstante puedo afirmar que si existen tesis referentes al tema de estudio de sistema de
control interno como:
Sistema de control de inventarios para mejorar la logística y gestión de la empresa
"COVERTOSA COVERTURA TOTAL S.A." sucursal Santo Domingo de los
tecnólogos Cevallos Quito Mónica y Carrillo Patricio en el año 2009
Manual de Control Interno y la Eficiente Gestión en el manejo de los Inventarios de
la empresa D.V.&. M, autora Cevallos Mónica Lcda. Tutor Pérez Marcelo Dr. En
el año 2008.
2
Planteamiento del problema
Conversaciones preliminares con los propietarios de la “HACIENDA RUMISAMAI”,
manifiestan que en la actualidad existen un número considerable de problemas detectados
en la hacienda que afectan al normal desenvolvimiento de sus actividades, entre ellos
puedo enlistar los más relevantes:
Inexistencia de manuales funcionales y procesales para cada área, lo que provoca
un desorden en la ejecución de las actividades.
Ineficiente control y seguimiento de inventarios, lo que ocasiona un retraso de
información de existencias.
Carencia de personal especializado en el área de logística, lo que provoca que otros
colaboradores se involucren y realicen trabajos que no les corresponde.
Inexistencia de un sistema tecnológico de seguridad en la empresa las 24 horas lo
cual en caso de robo provocaría pérdida de inventarios y de activos.
Deficiente control en adquisiciones de insumos y materiales para la producción por
parte del personal encargado, lo que ocasiona sobre stock de los mismos.
Actualmente la empresa no tiene asegurados sus activos, lo que en caso de un
siniestro ocasionaría grandes pérdidas.
Escasa capacitación al personal sobre temas referentes a sus cargos, lo que ocasiona
colaboradores poco productivos.
3
Contextualización
Contexto macro
En esta globalización, el Control Interno es una herramienta de gestión que permite
conseguir las metas, evitar errores y desconciertos a lo largo del proceso empresarial. Sin
embargo el control interno necesita de una adecuada administración, el accionar ético del
nivel directivo y las circunstancias económicas en las que se desenvuelvan. Un sistema de
control interno, por más bien creado y operado que fuera, proporciona sólo razonablemente
la vigilancia de la información.
De acuerdo a Lobo Rosa Inés (2010) “Con la colaboración de los cinco principales
organismos de profesionales de los Estados Unidos de América (EUA), a finales de los
años 80`s, se organizó la Comisión de Organismos Patrocinadores (COSO de las siglas en
inglés del Committe of Sponsoring Organizations) para identificar las necesidades de
fortalecer los Controles Internos de las organizaciones, tanto del sector público como del
sector privado. La Treadway Commission fue la que gestionó la formación del Comité
COSO para iniciar la investigación a nivel internacional sobre el conocimiento y la
aplicación de los criterios de Control Interno en las grandes corporaciones, así como las
medianas y pequeñas empresas, incluyendo temas relacionados con el mejoramiento
técnico y el alcance de las funciones en el diseño del Control Interno en las
organizaciones”.
Con estos referentes se marcaron las estrategias que una empresa privada debe utilizar para
mejorar sus áreas de control desde la toma de decisión de la alta dirección hasta el
autocontrol de las acciones operativas de las empresas.
Contexto meso
En la Provincia de Pichincha, caracterizada por un creciente y competitivo desarrollo
comercial, industrial y productivo. Puerto Quito es una ciudad ubicada al noroccidente de
esta provincia, cabecera cantonal del Cantón Puerto Quito. La ciudad se encuentra en un
4
proceso de crecimiento debido a la actividad ecoturística, principalmente en la "Cascada
Azul". Puerto Quito está situado a la par del puente sobre el río Caoní en la carretera
principal hacia la costa desde Quito. Se encuentra a 140 km. de la capital.
El control interno es un proceso continuo establecido por los funcionarios de la entidad y
demás personal en razón a sus atribuciones y competencias funcionales, que permiten
administrar las operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades
asignadas para el logro de los resultados deseados en función de objetivos como: promover
la efectividad, eficiencia, economía en las operaciones; proteger y conservar los recursos
públicos, cumplir las leyes, reglamentos y otras normas aplicables, y elaborar información
confiable y oportuna que propicie una adecuada toma de decisiones.
Contexto micro
La Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito, inicia sus
actividades el 14 de enero del 2011, dedicándose al Cultivo de Plantaciones Agrícolas
“Palma Africana”, en la provincia de Pichincha, Cantón Puerto Quito, Km. 5 vía a Piedra
de Vapor de donde proviene el nombre de la Hacienda.
El estudio establece el inadecuado Control Interno que se mantiene en la Sociedad Civil y
Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”, y la manera cono está inincidiendo en sus operaciones,
lo que a su vez afecta a la estructura administrativa y contable. Además, la hacienda puede
estar expuesta a fraudes y el menoscabo de la eficiencia y eficacia operante necesaria para
que la entidad alcance desarrollo y crecimiento.
El Control Interno es una herramienta de gestión que no se ha aplicado en la estructura
organizacional y contable de la hacienda, por lo que no se genera informes coherentes y
probados.
Así mismo es ineludible innovar los controles internos tradicionales, ajustándolos
conforme a los cambios que se van presentando en el tiempo, adoptando una nueva
estructura organizacional integral en la hacienda para evitar: las irregularidades, minimizar
el margen de error en las operaciones, y aumentar la productividad.
5
Análisis crítico
Árbol de problema
EFECTOS
PROBLEMA
CAUSAS
Gráfico 1. Árbol de problemas
Elaborado por: RODRÍGUEZ, Wilson (2015).
Relación causa - efecto
La Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito, dedicada al
Cultivo de Plantaciones Agrícolas “Palma Africana”, en la provincia de Pichincha, Cantón
Puerto Quito, Km. 5 vía a Piedra de Vapor de donde proviene el nombre de la Hacienda, se
evidencia que el débil control y seguimiento ha ocasionado desorden en la ejecución de las
operaciones, por no contar con manuales tanto funcionales como procesales, estancando el
Desorden en
la ejecución
de actividades
Retraso de
información
Pérdida y
deterioro de
materiales
Sobre stocks de
producto en
bodegas
Colaboradore
s poco
productivos
Insuficiente Control Interno
Débil control
y seguimiento
de actividades
No cuenta con
manuales No utiliza
herramientas
tecnológicas
No cuenta
con perfil
profesional
adecuado
6
desarrollo del negocio, el no utilizar herramientas tecnológicas y el personal inadecuado ha
generado también pérdidas, sobre stocks y poca productividad que conlleva a disminuir las
aspiraciones de rentabilidad de la hacienda.
Prognosis
La inexistencia de manuales funcionales y procesales, el ineficiente control y seguimiento
de inventarios, la carencia de personal especializado, el deficiente control en adquisiciones,
la inexistencia de un sistema tecnológico y de seguridad en la Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”, puede a futuro generar graves daños, ya que los recursos
económicos y los estados financieros por un manejo infructuoso pueden acrecentar las
pérdidas económicas.
De continuar así, es probable que la empresa presente frecuentes irregularidades en
bodegas, que afecten a la rotación del inventario y por ende no poder alcanzar los
objetivos planteados.
La carencia de un sistema de control interno incluso puede llegar a un punto donde la
hacienda se vean obligadas a disminuir personal, perder clientes y confiabilidad contable e
incluso verse obligados a salir del mercado.
Formulación del problema
¿Cómo mejorar la gestión de inventarios de la Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA
RUMISAMAI” de Puerto Quito?
Preguntas directrices
¿La empresa lleva un control interno?
¿Si se aplica control interno se lograra mejorar la gestión de los inventarios?
7
¿La aplicación de Normas de Control Interno aumentaría la efectividad en la
estructura orgánica de la hacienda?
¿El control interno asegurará que se cumplan las políticas y criterios establecidos
por el nivel directivo?
¿Con el control interno se podrá establecer responsabilidades en cada uno de los
colaboradores de la Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de
Puerto Quito?
Delimitación del problema
La Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”, inicia sus actividades el 14
de enero del 2011, en la provincia de Pichincha, Cantón Puerto Quito, Km. 5 vía a Piedra
de vapor, es una Sociedad Civil y Comercial obligada a llevar contabilidad la misma que se
dedica al Cultivo de Plantaciones Agrícolas “Palma Africana”.
En la actualidad cuenta con 5 personas que laboran en la parte administrativa, 19
trabajadores de campo y 1 se dedica a mantenimiento, en esta línea de producción no existe
mayor dificultad de competencia por cuanto las extractoras siempre requieren de este
producto, de la misma forma los proveedores de insumos y materiales no superan los 15.
Objeto de estudio y campo de acción
La presente investigación se enfoca en el Sistema de control interno como objeto de
estudio, mientras que los procesos contables de inventarios se determinan como el campo
de acción.
Identificación de la línea de investigación
La Auditoría se toma como la línea de investigación para el presente trabajo investigativo,
misma que se desarrolla y sustenta teóricamente.
8
Objetivos
Objetivo general
Diseñar un Sistema de Control Interno que permita mejorar la gestión de inventarios de la
Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”, de Puerto Quito.
Objetivos específicos
Fundamentar científica y teóricamente el Sistema de Control Interno, los procesos
contables de inventarios y Auditoría.
Diagnosticar oportuna y efectivamente la situación presente de la Sociedad Civil y
Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”, utilizando métodos técnicas e
instrumentos de investigación.
Estructurar un Sistema de Control Interno que permita mejorar la gestión de la
Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”.
Validar el tema vía expertos.
Idea a defender
La estructuración de un Sistema de control interno caracterizado por un disciplinado y
organizado Ambiente de Control, una apropiada Evaluación de Riesgos, necesarias
Actividades de Control, oportuna Información y Comunicación; y Monitoreo permanente
ayudará a mejorar la gestión de Inventarios en la Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito.
9
Justificación económica.
Al momento de realizar la investigación, se realizó una inversión que resulta mínima en
relación a los beneficios que conseguirá la empresa al momento de poner en práctica esta
propuesta, por tanto se justifica económicamente la propuesta.
Justificación técnica.
Los años de educación superior obtenida permitirá técnicamente evidenciar la problemática
existente en la Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito,
en cuanto a inventarios se refiere, por lo consiguiente se diseña la propuesta que dé
solución al problema planteado; por ende se evidencie la propuesta técnicamente; Además
permitirá obtener el título de Ingeniero en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas
C.P.A.
Metodología investigativa
La metodología que se aplica en la siguiente investigación es Cualitativa - Cuantitativa,
dando énfasis en lo cuantitativo, porque al realizar la investigación del tema a tratar en esta
tesis, recolectamos información en términos numéricos con cuadros estadísticos, por que
dicha información es susceptible científicamente de comprobar; en cuanto a lo cualitativo
se utiliza este método al momento de la redacción teórica de la información adquirida y de
la interpretación de la misma.
Los métodos que se aplican en la investigación son los siguientes: El inductivo- deductivo,
el Analítico – Sintético, se aplicará además los tipos de Investigación, exploratoria, para
evidenciar el problema, el descriptivo para la sustentación de la solución, con el apoyo de
las técnicas de la observación directa, la entrevista y la encuesta con sus respectivos
instrumentos.
10
Resumen de la estructura de la investigación.
El trabajo de investigación evidencia en el capítulo uno el sustento teórico de la variable
independiente que es el Sistema de Control Interno, la variable dependiente que es la
Gestión de los Inventarios, con la precisión de temas y sub temas con bibliografía diversa y
fuentes confiables.
En Cuanto al capítulo dos está sustentado por la metodología utilizada en el trabajo
investigativo, así como la determinación técnica de la problemática que aqueja a la
Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito, por medio de
la tabulación de los datos generados por la encuesta y el resumen de las respuestas a la
entrevista desarrollada.
En el capítulo tres se manifiesta el desarrollo de la propuesta en función de las condiciones
que se evidencian en el capítulo dos que será revisado y aprobado por la gerencia de
Investigación de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”
Aporte teórico, significación práctica y novedad científica
Aporte teórico
El presente trabajo de investigación se basa en fuentes bibliográficas físicas y de internet
para su desarrollo. Los conocimientos adquiridos y plasmados en este trabajo servirán de
sustento y de apoyo para las personas que consideren este tema importante para realizar
una mejor gestión de inventarios dentro de organizaciones de similares características.
Significación práctica
Con el Sistema de Control Interno se ayuda de manera directa a la Sociedad Civil y
Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito, la cual mejorará su gestión de
inventarios, también quedará como un referente para las empresas que presente problemas
similares, como un aporte económico y social dentro de las organizaciones.
11
Novedad científica
Al momento de aplicar el Sistema de control interno en la Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito, se logra solucionar el problema de
inventarios existente, ya que la presente investigación cuenta con un variado contenido
científico y aporte intelectual del autor; y al constatar que anteriormente no existió
investigaciones sobre el tema, sustenta su primicia investigativa.
1
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO.
1.1. Origen y Evolución del objeto de investigación
El control de los inventarios que lleva la Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA
RUMISAMAI” de Puerto Quito, desde hace aproximadamente unos once años atrás viene
siendo inexacto y desactualizado al momento de realizar la constatación física con el
sistema, esto conlleva a que no exista información financiera confiable, ni el control
pertinente de ellos dentro de la empresa al momento de realizar ya sea una venta a los
clientes o un pedido a los proveedores de la misma, por ende no se conoce con exactitud el
monto al que asciende ni la cantidad de productos que posee la empresa al momento; como
consecuencia el crecimiento económico de la empresa se vería afectado.
Es por ello que en esta investigación se diseña un sistema de control interno para mejorar
la gestión de inventarios para dar solución a esta problemática que aqueja a la hacienda
referida.
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación
Dentro de las variables señaladas en el tema de investigación se revisa los diferentes
enfoques teóricos y científicos.
1.2.1. Contabilidad
“Sistema de registro de operaciones, de la determinación del patrimonio y de los resultados
al cabo de un periodo de tiempo. Comprende las normas y principios a aplicarse para la
determinación de los fines citados.” (Greco, 2007, Pág. 138)
"La contabilidad es una disciplina económica que, mediante la aplicación de un método
específico, tiene como objetivo elaborar información de la realidad económica, financiera
y patrimonial de la unidad económica para permitir a sus usuarios la toma de decisiones en
cada momento.” (Soldevila, Oliveras, & Bagur, 2010)
2
La contabilidad es una ciencia que por medio de la aplicación de técnicas permite registrar,
analizar, clasificar e interpretar las operaciones financieras que se dan en una empresa
durante periodo determinado, las cuales contribuirán para la toma de las decisiones de sus
directivos
1.2.1.1. Objetivos de la contabilidad
Pedro Zapata que manifiesta los objetivos de la contabilidad
son:
“Conocer la situación económica – financiera de una empresa a una fecha
determinada.
Analizar e interpretar la información económica y financiera de la empresa a
través de la emisión de los estados financieros.
Evaluar los resultados y tomar decisiones.
Optimizar los recursos financieros de la empresa a través del control permanente de
las actividades contables de la misma.” (Zapata, 2003, Pág. 14)
1.2.1.2. Importancia de la contabilidad
La contabilidad, es de gran importancia debido que todas las empresas poseen la
necesidad de llevar un control a sus operaciones mercantiles y financieras, su importancia
se da por las razones siguientes:
“Porque no solamente es la historia de una entidad, sino que produce sistemática y
estructuralmente información cuantitativa, procesada en unidades monetarias de las
transacciones comerciales que realiza la actividad económica.
Porque sin ella no pueden registrarse las operaciones practicadas; no se puede
determinar si hubo ganancias o pérdidas en un negocio, no podría obtenerse ni
3
proporcionar alguna información acerca del negocio, y porque no se llevaría un
control riguroso sobre los bienes y deudas que tuviera el negocio.” (Garcia
Hernández, 2009, Pág. 5)
El objetivo de la contabilidad lleva gran relación con su importancia pues toda empresa
desde una pequeña a una multinacional pública o privada, necesita procesar y elaborar
información de su situación mercantil, como apoyo para la toma de decisiones.
1.2.2. Auditoría
Según De La Peña Alberto (2010), en su libro auditoría un enfoque práctico, expresa que
“el vocablo auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar,
comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, circuitos, etc.
Hoy en día, la palabra auditoría se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión
o verificación que, aunque todos ellos tienen en común el estar de una u otra forma
vinculados a la empresa, pueden diferenciarse en función de su finalidad económica
inmediata.” (Pág. 5)
“La auditoría es una evaluación periódica del sistema de gestión y del conjunto de
elementos que lo integran. Es una actividad ineludible que permitirá a la empresa una
mejora continua gracias a la retroalimentación de la información.
La auditoría puede ser interna, cuando la realizan cuando la realizan personas de la misma
empresa, o bien externa cuando de forma voluntaria se contrata al servicio de una empresa,
especializada y no voluntaria cuando viene por parte de algún organismo oficial con el que
no hay relación contractual. En ambos casos, la tarea principal de los auditores es
comprobar que el sistema de gestión está diseñado de forma que permita verificar la
legislación y otros requisitos relacionados con las actividades, productos y servicios de la
empresa.
Como resultado la empresa deberá establecer y mantener un listado de leyes y reglamentos
vigentes a los que eta obligada. Además deberá incluir, entre otros, los permisos de
4
explotación del centro, autorizaciones, licencias, así como los compromisos suscritos
voluntariamente por la organización.” (Escriche & Domenech, 2008, Pág. 14)
La Auditoria es la verificación de veracidad o falsedad de la información tanto financiera
como de gestión recopilada durante un periodo determinado, en base de normas, principios
y procedimientos previamente establecidos en el estado en que se desenvuelve la entidad,
su correcta operatividad, los registros con la documentación y su cumplimiento.
1.2.2.1. Objetivo de la auditoría
“La auditoría tiene por objeto averiguar la exactitud, integridad y autenticidad de los
estados financieros, expedientes y de más documentos administrativo–contable
presentados por la dirección, así como sugerir las mejoras administrativo–contable que
procedan.” (Madariaga, 2004, Pág. 13)
1.2.3. Control interno
“El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus
activos, verificar la exactitud y la confiabilidad de su información financiera, promover la
eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las políticas prescritas por la
administración.” (Fonseca Luna, 2011, Pág. 15)
“El control interno es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la administración
y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras
a la consecución de objetivos.” (Mantilla B, 2005, Pág. 14)
Control Interno constituye una herramienta sistemática de salvaguardar, verificar y
garantizar la correcta funcionalidad en una empresa ya que abarca componentes ideales y
valores razonables para la toma de decisiones.
5
1.2.3.1. Objetivo del control interno
Samuel Mantilla manifiesta que, “Cada entidad fija su misión, estableciendo los objetivos
que espera alcanzar y las estrategias para conseguirlos. Los objetivos pueden ser para la
entidad, como un todo, o específicos para las actividades dentro de la entidad. Aunque
muchos objetivos pueden ser específicos para una entidad en particular, algunos son
ampliamente participados.” (Mantilla B, 2005, Pág. 17)
Según Abrahán Perdomo (2004) Los objetivos son:
Prevenir fraudes,
Descubrir robos y malversaciones.
Obtener información administrativa, contable y financiera confiable y oportuna.
Localizar errores administrativos, contables y financieros.
Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos.
Promover la eficiencia del personal.
Detectar desperdicios innecesarios de material, tiempo, etc.
Mediante su evaluación, graduar la extensión del análisis. (Perdomo Moreno, 2004)
1.2.3.2. Importancia del control interno.
Estupiñan Gaitán expresa que, “A partir de la publicación del informe COSO (Control
Interno Estructura Integrada) en septiembre de 1992 y en cuyo desarrollo participaron
representantes de organizaciones profesionales de contadores, de ejecutivos de finanzas y
de Auditores Internos, ha resurgido en forma impresionante la atención hacia el
mejoramiento del control interno y un mejor gobierno corporativo, lo, cual fue derivado de
6
la presión pública para un mejor manejo de los recursos públicos o privados en cualquier
tipo de organización, esto ante los numerosos escándalos, crisis financieras o fraudes,
durante los últimos decenios.
Al respecto, es importante resaltar el concepto de la "responsabilidad" (accountability),
como uno de los factores claves para el gobierno o dirección corporativa de las
organizaciones: en este sentido, conviene recordar que un eficiente sistema de control
puede proporcionar un importante factor de tranquilidad, en relación con la responsabilidad
de los directivos, los propietarios, los accionistas y los terceros interesados.” (Estupiñan
Gaitán, 2006, Pág. 2)
“Todas las empresas públicas, privadas y mixtas, ya sean comerciales, industriales o
financieras, deben contestar con instrumentos de control administrativo, tales como un
buen sistema de contabilidad, apoyado por un catálogo de cuentas eficiente y practico;
además de un sistema de control interno, para confiar en los conceptos, cifras, informes y
reportes de los estados financieros.” (Perdomo Moreno, 2004, Pág. 4)
El control interno es de vital importancia para una empresa debido a que ayuda a que sus
operaciones puedan ser llevadas con eficiencia, de manera segura, cumpliendo las leyes y
reglamentos establecidos por dicha entidad hasta lograr alcanzar sus objetivos trazados.
1.2.3.3. Elementos del control interno
Tabla 1. Elementos del control interno
Organización Sistemas y Procedimientos
Personal Supervisión
Dirección Asignación de
responsabilidad
es
coordinación
Manuales de
procedimientos
Sistemas
Formas
Informes
Selección
Capacitación
Eficiencia
Moralidad
Retribución
Interna
Externa
Autocontrol
Fuente: ESTUPIÑAN, Rodrigo
Elaborado por: RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
7
1.2.3.4. Componentes del control interno
1.2.3.4.1. Ambiente de control
“La esencia de cualquier negocio es su gente-sus atributos individuales, incluyendo la
integridad, los valores éticos y la competencia y el ambiente en el que ella opera. La gente
es el motor que dirige la entidad.” (Mantilla B, 2005, Pág. 19)
Es la actitud de la gerencia frente al Control Interno, da las pautas para una entidad, genera
conciencia de control de sus empleados. En este elemento se fundamentan los demás
componentes del control interno generando parámetros de disciplina y estructura, como la
integridad, valores éticos y competencia en el personal de la compañía.
Factores del ambiente de Control:
Integridad y valores éticos:
Se refiere a los valores éticos y de conducta que se espera de todos los miembros de la
organización.
Incentivos y tentaciones:
La información financiera puede contener datos fraudulentos debido al ofrecimiento de
fuertes sobornos, por presentación de información favorable para otorgamiento de
préstamos, o mostrar rentabilidad menor para evadir impuestos.
Comunicación con orientación moral:
“La manera más segura de transmitir un mensaje de comportamiento ético en la
organización es el ejemplo. La gente imita a sus líderes.
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Compromisos para la competencia:
Los directivos y empleados deben poseer un nivel de competencia profesional que
comprenda la importancia de la implantación, mejora y mantenimiento de controles
internos.
Consejo de directores o comité de Auditoría:
Corresponde al accionar que tengan el Directorio, integrado por personas capaces e
inquisitivas, internas o externas, sus funciones son proveer autoridad, orientación y
vigilancia.
Estructura Organizacional:
Es el marco en que las actividades son planeadas, ejecutadas, controladas y monitoreadas
para lograr los objetivos.
Políticas y prácticas sobre Recursos Humanos:
Este factor es de gran importancia, el Talento Humano es el recurso más activo de una
empresa, hacen posible el logro de objetivos.” (Mantilla B, 2005, Pág. 28)
1.2.3.4.2. Valoración de riesgo
“Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la base
para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados. Así mismos, se refiere a
los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos asociados con los
cambios, tanto los que influyen en el entorno de la organización como en el entorno de la
misma” (Estupiñan Gaitán, 2006, Pág. 28)
La empresa debe ser reflexiva al momento de afrontar los riesgos. Debe señalar objetivos,
integrados con ventas, producción, mercadeo, finanzas debe instaurar mecanismos para
identificar, examinar y administrar los riesgos.
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Objetivos: “Puede ser un proceso altamente estructurado o informal. Los objetivos pueden
definirse explícitamente, o ser implícitos, tal como manejarse en un nivel pasado de
desempeño. Los objetivos a menudo están representados por la misión de la entidad y por
las declaraciones de valores. El conocimiento de las fortalezas y debilidades de la entidad y
de las oportunidades y amenazas, conducen hacia una estrategia global.” (Mantilla B,
2005, Pág. 40)
Categorías de objetivos:
Objetivos de operaciones: efectividad y eficiencia de las operaciones de la entidad,
objetivos de desempeño, etc.
Objetivos de información financiera: preparación de estados financieros públicos
que sean confiables.
Objetivos de cumplimiento: adhesión a las leyes y regulaciones a las cuales la
entidad está sujeta
Riesgos: El proceso de identificación y análisis de riesgos es un proceso interactivo
ongoing y componente critico de un sistema de control interno efectivo. Los
administradores se deben centrar cuidadosamente en los riesgos en todos los niveles de
entidad y realizar las acciones necesarias para administrarlos.
1.2.3.4.3. Actividades de Control
“Se debe establecer y ejecutar políticas y procedimientos para asegurar que se están
aplicando efectivamente las acciones identificadas por la administración como necesarias
para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos de la entidad.” (Mantilla B,
2005, Pág. 18)
Son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurarse que se está llevando a cabo las
instrucciones de alta gerencia, como las medidas que deben adoptarse para controlar los
10
riesgos relacionados al logro de los objetivos, las actividades de control se aplica en toda la
organización.
Tipos de actividades de control:
“Revisión de alto nivel: Las revisiones se realizan sobre el desempeño actual frente
a presupuestos, pronósticos, periodos y competidores.
Funciones directas o actividades administrativas: Los administradores dirigen las
funciones revisando informes de desempeño.
Procesamiento de información: Se implementa una variedad de controles para
verificar que estén completos. Los datos están sujetos a chequeo.
Controles físicos: Inventarios, valores y otros activos se aseguran físicamente en
forma periódica comparados con las cantidades presentadas.
Indicadores de desempeño: incluye, variaciones en los precios de compra, el
porcentaje de órdenes de pedidos urgentes y porcentaje total de retorno
Segregación de responsabilidad: La responsabilidad se divide, o agregan entre
diferentes empleados para reducir el riesgo de error.” (Mantilla B, 2005, Pág. 60)
Políticas y procedimientos:
“Las actividades de control usualmente implican dos elementos: el establecimiento de una
política que pueda cumplirse y, procedimientos para llevar a cabo la política.” (Mantilla B,
2005, Pág. 62)
11
1.2.3.4.4. Información y comunicación
“Los Sistemas de información y comunicación se interrelacionan. Ayudan al personal de la
entidad a capturar e intercambiar la información necesaria para conducir, administrar y
controlar sus operaciones.” (Mantilla B, 2005, Pág. 18)
Obtención y uso de información adecuada y oportuna para que participen todos del sistema
de control contar con sistemas de información eficientes y poseer adecuados canales de
comunicación.
Información:
“Se requiere en todos los niveles de una organización para operar el negocio y moverlo
hacia la consecución de los objetivos de la entidad en todas las categorías, operaciones,
información financiera y cumplimiento.
Comunicación:
La comunicación es inherente a los sistemas de información. Los sistemas de información
pueden proporcionar información al personal apropiado a fin de que ellos puedan cumplir
sus responsabilidades de operación, información financiera y de cumplimiento.” (Mantilla
B, 2005, Pág. 76)
1.2.3.4.5. Monitoreo
“Debe monitorearse el proceso total y hacer modificaciones. De esta manera el sistema
puede reaccionar dinámicamente.” (Mantilla B, 2005, Pág. 18)
“El monitoreo ocurre en el curso normal de las operaciones, e incluye actividades de
supervisión y dirección o administración permanente para llevar a cabo las obligaciones de
cada empleado” (Estupiñan Gaitán, 2006, Pág. 40)
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Actividades de Monitoreo Ongoing:
“Son múltiples las actividades que sirven para monitorear la efectividad del control interno
en el curso ordinario de las operaciones. Incluyen actores regulares de administración y
supervisión, comparaciones, conciliaciones y otras acciones rutinarias.
¿Quién evalúa?:
“Las evaluaciones toman la forma de auto valoraciones, en las que las personas
responsables por una unidad o función particular determinan la efectividad de los controles
para sus actividades.” (Mantilla B, 2005, Pág. 84)
1.2.4. Inventarios
“Un inventarios es cualquier recurso mantenido en existencia que es, o será utilizado por la
empresa para satisfacer una necesidad de producción o de venta. La administración de
inventarios puede entenderse como la planeación, coordinación y control de la adquisición
almacenamiento y movimiento de insumos, bienes terminados, repuestos y herramientas.”
(Muñoz Negron, 2009, Pág. 146)
“El inventario es un recurso almacenado al que se recurre para satisfacer una necesidad
actual o futura.” (Miguez Pérez & Bastos Boubeta, 2006, Pág. 1)
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización.
1.2.4.1. Gestión de inventarios
“La gestión de inventarios es una de las actividades básicas de la dirección de operaciones
de cualquier organización. Para realizarla, existen diversos sistemas que pueden ser
empleados en funciones de múltiples factores, como la prioridad de la toma de decisiones,
13
la naturaleza de la demanda, los costes de inventario o el tiempo de suministros, entre
otros.” (Alfalla, García, Garrido, Gonzales, & Sacritán, 2008)
La empresa necesita disponer de recursos almacenados por muy diversos motivos, el más
destacado es para evitar una ruptura de stocks, es decir no quedarse sin productos si hay un
incremento inesperado de la demanda, ya que esto podría provocar que algunos clientes se
fueran a la competencia.
Objetivos de la gestión de stocks
Según ANAYA, “Los objetivos de la gestión son:
“Posibilidad de atender el grado de servicio y disponibilidad requerido por el
mercado.
Reducción de las inversiones de capital circulante al mínimo posible, sin
menoscabo del referido grado de servicio requerido por el mercado.
Obtención de la rentabilidad deseada sobre las inversiones en stocks.” (Anaya
Tejero, 2011, Pág. 159)
Los objetivos de la gestión de inventarios es el abastecer apropiadamente los materiales
necesarios a la empresa en el momento oportuno, para así evitar subidas de costos y
pérdidas.
Para COS Jordi Pau y Ricardo de Navascúes, “las ventajas de la implantación de un
sistema de gestión de stocks son:
Disponer de todas las informaciones que afectan a los artículos a administrar.
Contabilizar adecuadamente los artículos en stock.
Conocer su comportamiento histórico.
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Prever las necesidades medias futuras a satisfacer y aceptar un nivel de riesgo de
ruptura.
Calcular los pedidos a efectuar, teniendo en cuenta las condiciones y limitaciones
de los proveedores.
Mantener un nivel de inmovilizado adecuado a las condicionantes económicas y
comerciales aceptados.” (Cos & De Navascúes, 2001, Pág. 155)
Las ventajas de implementar un sistema de gestión de stocks son varias entre las más
importantes podemos destacar el detectar material caducado, evitar roturas de stocks y
conocer el valor real de existencias.
1.2.4.2. Importancia de los inventarios
Según los autores Ralph M. STAIR y Michael E. HANNA, “La importancia es:
Función de desacoplamiento.
Almacenamiento de recursos.
Hacer frente a una oferta y demanda irregulares.
Descuento por cantidad.
Evitar faltantes y escasez.” (Stair & Hanna E, 2006, Pág. 191)
El inventario es, por lo general, el activo mayor permite ganar tiempo, permite hacer frente
a la competencia, el inventario permite reducir los costes, además de ser una protección
contra los aumentos de precios y contra la escasez de productos.
15
1.2.4.3. Finalidad de los inventarios
Según las autoras Miguez Mónica y Bastos Ana, “La finalidad de los inventarios es:
Permitir que las operaciones continúen sin que se produzcan por falta de productos
o materias primas.
Obtener ventajas por volumen de compra, ya que si la adquisición de artículos se
produce en grandes cantidades, el coste de cada unidad suele disminuir.
Proporcionar unas reservas de artículos para satisfacer la demanda de los clientes y
que no se queden sin lo deseado.
Separar los procesos de producción y distribución.
Salvaguardarse de la inflación y de los cambios de precio.” (Miguez Pérez &
Bastos Boubeta, 2006, Pág. 1)
La finalidad principal de los inventarios es ser el motor de ventas o adquisición y satisfacer
la demanda, para así aprovechar las diferentes ventajas económicas salvaguardando el
ahorro y brindando margen de seguridad ante posibles estancos de producción.
1.2.4.4. Costos de la gestión de inventarios
“Los costos que se originan en la empresa por la gestión de los inventarios almacenados
son de cuatro tipos:
a) Los costos de adquisición son el valor de la compra cuando la mercancía ha llegado al
almacén de destino, es decir, el importe de la factura (deducido los descuentos) y sumados
todos los gastos a cargo del comprador, tales como envases embalajes, transportes,
seguros, aranceles.
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b) Los costos de almacenaje son costes de mantenimiento o tenencia, se producen como
consecuencia de mantener los artículos en stock o deposito. Entre ellos se encuentran los
siguientes:
Los costos del capital inmovilizado, El valor de los productos almacenados es una
inversión paralizada por un periodo de tiempo más o menos largo si dicho capital lo
destinamos a fondos de inversión, acciones, etc. podemos obtener una rentabilidad.
Los costos del riesgo al que está sometido el stock. Por una parte, la pérdida de
valor que pueda sufrir el producto por mermas, obsolescencias, roturas, accidentes,
deterioros, robos, y por otra, la prima del seguro que se contrata para cubrir algunos
siniestros.
Los costos del local, las instalaciones y la maquinaria. Comprenden la amortización
del capital invertido en su adquisición o el alquiler y otros gastos como impuestos
suministros, vigilancia. etc.
Los costos para conservar mantener en buen estado los productos almacenados
como calefacción o refrigeración para los productos que necesitan temperaturas
especiales o aislamiento te térmico.
c) Los costos de reaprovisionamiento son gastos repetitivos que se originan en la sección
de compras cada vez que se realiza un pedido, como gastos de teléfono, fax, material de
oficina, transporte, embalaje, seguro. etc.
d) Los costos por rotura de stocks se producen cuando no se puede satisfacer la demanda
por carecer de existencias. Estos costes son difíciles de calcular por la dificultad que
conlleva valorar los beneficios que dejarían de ganar la empresa, al perder ventas durante
el tiempo que dure la rotura de stocks, son más difíciles de valorar cuando las
consecuencias son la pérdida del cliente.” (Escudero Serrano, 2011, Pág. 163)
17
1.2.4.5. Aprovisionamiento
El aprovisionamiento “es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para
abastecerse de los materiales necesarios cuando tiene que realizar las actividades de
fabricación o comercialización de sus productos. Comprende la planificación y gestión de
las compras, el almacenaje de los productos necesarios y la aplicación de técnicas que
permitan mantener unas existencias mínimas de cada material procurando que todo ello se
realice en las mejores condiciones al menor costo posible.
Una buena política de aprovisionamiento contribuye con los objetivos generales de la
empresa a través de una buena gestión del stock, en las mejores condiciones de
abastecimiento calidad. Para ello, se establecen líneas de coordinación con los distintos
departamentos o secciones y se definen las necesidades y los presupuestos.” (Escudero
Serrano, 2011, Pág. 6)
1.2.4.6. Selección del proveedor
“Al seleccionar al proveedor establecemos con él una relación a largo plazo que afectara a
varios suministros o pedidos, por eso no debemos elegir el presupuesto más barato de los
recibidos. Además del precio existen otros factores como la calidad del producto, la
puntualidad en la entrega, la reposición de materiales, el servicio posventa o la reputación
del proveedor. Estos elementos también influyen directamente en el servicio que daremos a
nuestros clientes, por lo que la elección debe ser muy estudiada.” (Escudero Serrano, 2011,
Pág. 37)
1.2.4.7. Clasificación de los inventarios
Existen una variedad de tipos de inventarios, de entre los cuales tenemos los básicos que
son los siguientes:
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a) Inventarios de materias primas:
La industria necesita artículos y materiales para poder producir. Estos elementos (materias
primas) son adquiridos en grandes cantidades para su posterior manipulación y necesitan
estar almacenados con el fin de poder disponer de ellos con comodidad.
Se denominan inventarios de materias primas a aquéllos que están constituidos por los
productos que van a ser procesados. Los inventarios de este tipo transmiten información
relativa a La producción prevista y a su estacionalidad, a la eficacia de la planificación y la
seguridad de las fuentes de suministros.
b) Inventarios de mercancías:
Estos incluyen los bienes adquiridos por las empresas, que van a ser vendidos sin
someterse a procesos de transformación.
En este tipo de inventarios se integran todas las mercancías disponibles para la venta y
deben reflejarse en una contabilidad diferenciada, ya que existen otros tipos de mercancías
como: las mercancías en camino, aquéllas que están compradas pero todavía no se
recibieron, y las mercancías pignoradas o en consignación, que son propiedad dc las
empresas y se ceden a terceros como garantía.
c) Inventarios de productos en proceso:
Están formados por los bienes en proceso Je manufactura, es decir, por aquellos artículos
que están siendo utilizados durante el proceso de producción. Se trata de productos
parcialmente terminados.
Este tipo de inventarios aumentan su valor en la medida en que el producto se va
transformando y rematando. Su transformación tiene en cuenta no solo la cantidad de
materiales, sino también elementos de otra índole como la mano de obra y los gastos de
fabricación aplicados a la fecha de fabricación del cierre.
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d) Inventario de producto terminado:
Se trata de inventarios que agrupan todos aquellos productos transformados y manipulados
por la empresa mediante los procesos de producción. Estos productos se almacenan a la
espera de ser vendidos.
1.2.4.8. Componentes del modelo de inventarios
“Dentro de los componentes de un modelo de Inventarios se enumeran:
Costos:
Los costos de un sistema de inventarios pueden ser mantenimiento, por ordenar,
penalización y variable.
Demanda:
La demanda de un determinado artículo es el número de unidades que se proyecta vender
en un período futuro; más vale aclarar que no es la cantidad vendida. En muchas ocasiones
la demanda es mayor que la cantidad vendida por falta de inventario.
Tiempo de anticipación:
El tiempo de anticipación es el tiempo que transcurre entre el momento en que se coloca
una orden de producción o compra y e instantes en que se inicia la producción o se recibe
la compra.” (Guerrero Salas, 2009, Pág. 18)
1.2.4.9. Costeo de los inventarios
“El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su adquisición y
transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido para darles su condición
y ubicación actuales.” (Internatinal Accounting Atandards Committee, 2012)
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Son todas las destinaciones económicas hacia la adquisición de materiales, sean estos para
producción o comercialización de bienes o para la prestación de servicios.
a) “Costos de adquisición.
El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de compra, los aranceles
de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las
autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente
atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios.
Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para
determinar el costo de adquisición.
b) Costos de transformación.
Los costos de transformación de los inventarios comprenderán aquellos costos
directamente relacionados con las unidades producidas, tales como la mano de obra
directa. También comprenderán una parte, calculada de forma sistemática, de los costos
indirectos, variables o fijos, en los que se haya incurrido para transformar las materias
primas en productos terminados.
c) Otros costos.
Se incluirán otros costos, en el costo de los inventarios, siempre que se hubiera incurrido
en ellos para dar a los mismos su condición y ubicación actuales. Por ejemplo, podrá ser
apropiado incluir, como costo de los inventarios, algunos costos indirectos no derivados de
la producción, o los costos del diseño de productos para clientes específicos.
d) Costo de los inventarios para un prestador de servicios.
En el caso de que un prestador de servicios tenga inventarios, los medirá por los costos que
suponga su producción. Estos costos se componen fundamentalmente de mano de obra y
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otros costos del personal directamente involucrado en la prestación del servicio,
incluyendo personal de supervisión y otros costos indirectos atribuibles.
e) Costo de los productos agrícolas recolectados de activos biológicos.
De acuerdo con la NIC 41 Agricultura, los inventarios que comprenden productos
agrícolas, que la entidad haya cosechado o recolectado de sus activos biológicos, se
medirán, para su reconocimiento inicial, por el valor razonable menos los costos de venta
en el momento de su cosecha o recolección. Este será el costo de los inventarios en esa
fecha, para la aplicación de la presente Norma.” (IASC, 2012)
1.2.4.10. Métodos para la gestión de inventarios
Dos métodos suelen ser más utilizados en la gestión de inventarios:
1.1.4.10.1. Sistema ABC
“La clasificación ABC es una aplicación del análisis de Pareto para clasificar artículos
según su importancia. De acuerdo con el enfoque de Pareto, es razonable suponer que son
pocos los artículos que tienen una mayor importancia en el sistema de administración de
inventarios, y la clasificación ABC consiste en efectuar un análisis de Pareto para clasificar
los artículos en inventario en categorías A, B y C, de acuerdo con su importancia.
Para efectuar una clasificación ABC se usan diversas medidas de valor, depende de los
objetivos de la clasificación, aunque la clasificación con más difusión se basa en el valor
monetario del artículo (demanda anual por costo unitario), en cuyo caso la finalidad es
identificar los pocos artículos que causan el mayor movimiento de dinero.
Algunos otros criterios que se aplican como medida de valor son la utilidad, el costo
unitario o alguna medida de riesgo. El procedimiento para efectuar la clasificación ABC,
basada en algún criterio de valor, se resume en los siguientes pasos:
22
a) Seleccionar el criterio de valor (por ejemplo, demanda anual por costo unitario).
b) Ordenar Los artículos en orden dc la importancia de su valor.
c) Calcular, para cada artículo, su porcentaje acumulado de valor y su porcentaje
acumulado del número de artículos.” (Muñoz Negron, 2009)
1.2.4.10.2. Cantidad económica de pedido
“Este modelo supone que los costos relevantes del inventario se pueden disidir en costos de
pedido y costos de mantenimiento. (El modelo excluye el costo real del artículo en
inventario.) Cada uno tiene ciertos componentes y características.
Los costos de pedido incluyen los costos administrativos fijos de colocar y recibir pedidos:
el costo de escribir una orden de compra, de procesar el papeleo resultante y de recibir un
pedido y cotejarlo con la factura. Los costos de pedido se establecen en dólar por pedido.
Los costos de mantenimiento son los costos variables por unidad de mantener un artículo
en inventario durante un periodo específico. Los costos de mantenimiento incluyen costos
de almacenamiento, costos de seguro, costos de deterioro y obsolescencia, y costos de
oportunidad o financieros de tener fondos invertidos en inventario.
Estos costos se establecen en dólar por unidad por periodo. Los costos de pedido
disminuyen conforme aumenta el tamaño del pedido. Sin embargo, los costos de
mantenimiento se incrementan conforme aumenta el tamaño del pedido. El modelo EOQ
analiza el balance entre los costos de pedido y los costos de mantenimiento para determinar
la cantidad de pedido que minimice el costo total del inventario.
Desarrollo matemático del EOQ Se puede desarrollar una fórmula para determinar el
EOQ de la empresa para un artículo de inventario dado, donde:
23
S = uso de unidades por periodo.
O= costo de pedido por pedido.
C = costo de mantenimiento por unidad por periodo.
Q = cantidad de pedido en unidades.
El primer paso es derivar las funciones de costo para los costos de pedido y de
mantenimiento. El costo de pedido se puede expresar como el producto del costo por
pedido y el número de pedidos. Puesto que el número de pedidos es igual al uso durante el
periodo dividido entre la cantidad del pedido (SIQ), el costo de pedido se puede expresar
como sigue:
Costo de pedido = O x S/Q
EI costo de mantenimiento se define como el costo de mantener una unidad de inventario
por periodo, multiplicado por el inventario promedio de la empresa. El inventario
promedio es la cantidad del pedido dividido entre 2 (Q/2), porque se supone que el
inventario se debe agotar a una tasa constante. Por lo tanto, el costo de mantenimiento se
puede expresar como sigue:
Costo de mantenimiento C X Q/2
El costo total del inventario se encuentra sumando el costo de pedido y el costo de
mantenimiento de inventario. Por consiguiente, la función del costo total del inventario es:
Costo total = (OXS/Q) + (CXQ/2)” (Lawrence J & Nuñez Ramos, 2003,
Pág. 502)
24
1.2.3.10.3. Indicadores de inventarios.
En la presente investigación abordaremos los siguientes indicadores:
a) La Rotación de Inventarios.
“La rotación de inventarios (RI), es un indicador que me dice cuántas veces al año una
empresa cambia sus inventarios. Entre mayor sea el resultado de la RI en veces, es mejor,
porque significaría que el producto se está vendiendo y que sólo se está manteniendo la
cantidad de inventarios adecuada.
La fórmula de la rotación de inventario es la siguiente:
RI (veces) = Ventas a precio de costes/Existencias medias
RI (días) = (Existencias medias/ Costo de las ventas)(360)” (Briceño, 2006,
Pág. 40)
b) “Semanas de inventario.
Fórmula: se divide, en unidades, el promedio del inventario entre la cantidad media de
venta semanal.
Objetivo: determinar la disponibilidad, en unidades, que existen de cada producto en
relación a su promedio de ventas semanal.
c) Ventas sobre valor de los inventarios.
Fórmula: se dividen las ventas entre el valor de los inventarios totales (materias primas,
materiales. productos en proceso, productos terminados).
Objetivo: medir la capacidad de generación de ingresos por venta en relación con los
niveles de inventario existentes en la empresa.
25
Valor ideal: lo más altos posible, ya que se asume que los beneficios de una empresa
dependen, en gran medida, de su capacidad para generar ingresos por medio de las ventas
d) Período de maduración económica (PME)
Fórmula: suma del plazo medio de los stocks de materias primas, de productos en curso y
de productos terminados más el plazo medio de cobro.
Objetivo: determinar el número de días que transcurre desde que se inicia la inversión en
inventarios hasta que esta se recupera una vez que se cobran las ventas.
e) Período de maduración financiera (PMF)
Fórmula: PME menos el plazo medio de pago a los proveedores.
Objetivo: calcular las necesidades de fondo de maniobra, que se obtiene multiplicando el
número de días del PME por el coste total diario de la empresa.
f) Plazo de los stocks
Fórmula: se dividen las existencias o stock final entre las compras, y el resultado se
multiplica por 365.
Objetivo: medir, en términos de tiempo, la cobertura u holgura que el stock representa
respecto a la política de compras; es decir, el número de días de compras que tiene su
equivalencia con el stock final.” (Bravo, 1996, Págs. 76-77)
1.3. Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones
teóricas sobre el objeto de investigación
De acuerdo a lo que expone Samuel Mantilla indica que el control interno es una
herramienta muy buena dentro de una organización debido a todos los métodos que
se emplea a favor de una empresa, desde proteger los activos verificar la
26
confiabilidad de información promover eficiencia operacional e impulsar el
cumplimiento de políticas.
Abrahán Perdomo coincide con esto ya que el expone que el control interno es muy
útil ya que sus objetivos van encaminados al soporte y mejora de los procesos en
una empresa desde prevenir fraudes descubrir robos adquirir información confiable
y oportuna, resguardar los activos, promover eficiencia al personal entre otros.
Las autoras Miguez Mónica y Bastos Ana manifiestan que los inventarios
constituyen un recurso importante al que se recurre para satisfacer una necesidad,
por lo que un adecuado control permitirá obtener varias ventajas ya sea por
volumen de compras, proporcionar reservas de artículos para satisfacer futuras
demandas, salvaguardarse de la inflación y de los cambios de precios y no paralizar
la producción por falta de materiales e insumos.
El autor Espinoza Orlando manifiesta por su parte que una adecuada gestión de
inventarios es de gran ayuda ya que permitirá a las empresas conocer las cantidades
existentes de productos disponibles para venderse así como las condiciones de
almacenamiento adecuadas.
1.4. Conclusiones parciales del capítulo
El sistema de control interno es el encargado de encontrar las anormalidades,
errores y busca la mejor solución posible, debido a que este se encarga de evaluar
los niveles de autoridad dentro de la empresa, la dirección y desempeño del
personal, la creación de políticas y lineamientos estratégicos para cada área y
actividad que se realiza en la empresa, la valoración de los riegos a los que está
expuesta toda institución, métodos y sistemas de monitoreo para toda actividad
planteada, por lo tanto es de vital importancia la adopción de un sistema de control
interno para cualquier tipo de organización, ya que este contribuye enormemente a
que la empresa logre alcanzar sus objetivos propuestos.
27
Se establece que la gestión de inventarios es la correcta administración que se le da
a los productos que la empresa adquiere para diversos usos o destinaciones,
entendiéndose como administración a la planeación, coordinación y control de las
adquisiciones, almacenamiento y movimiento de materiales, insumos, bienes
terminados, repuestos, herramientas, entre otras, con todo lo que esto implica.
Con la valoración crítica de las distintas posiciones teóricas del objeto de
investigación se pudo determinar que la temática aplicada es de gran importancia y
apoyo para la realización de la presente investigación, debido a que con ellos se
sustenta científicamente la propuesta y contribuye al reconocimiento de la
problemática que presenta la empresa en forma clara, precisa y proyectar su posible
solución.
28
CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA
PROPUESTA.
2.1. Caracterización de la Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA
RUMISAMAI” de Puerto Quito
La sociedad civil y comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito, constituida
el 14 de enero del 2011, en la provincia de Pichincha, cantón Puerto Quito, Km. 5 vía a
Piedra de vapor, es una sociedad civil y comercial obligada a llevar contabilidad, misma
que se dedica al cultivo de plantaciones agrícolas “Palma africana”, cuyas plantaciones son
de propiedad de cada uno de los socios dividida en diferentes variedades y edad. En la
actualidad cuenta con 5 personas que laboran en la parte administrativa, 19 trabajadores de
campo y 1 se dedica a mantenimiento, en esta línea de producción no existe mayor
dificultad de competencia por cuanto las extractoras siempre requieren de este producto, de
la misma forma los proveedores de insumos y materiales no superan los 15.
La Hacienda ha crecido y con ello ha traído muchos problemas como a toda empresa que
incrementa su posición en el mercado tanto en infraestructura como en aceptación por los
clientes, siendo su principal problema la carencia de un sistema de control interno
direccionado al tratamiento de sus inventarios, los cuales desde ya hace mucho tiempo han
venido teniendo inconsistencias, siendo inexactos al momento de realizar la constatación
del sistema con la física de los mismos; dicho problema se determinó luego haber realizado
el estudio respectivo con la aplicación de entrevistas y encuestas al personal, por lo cual se
propone el diseño de un sistema de control interno y gestión de los inventarios para dar
solución al problema que aqueja a la empresa.
2.1.1. Base legal
La presente investigación se rigió bajo los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados (PCGA), las Norma Internacionales de Contabilidad (NIC 2), Normas
Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), Normas Internacionales de Información Financiera
(NIIF) y las demás leyes vigentes en el ecuador, relacionadas a la razón de ser de la
Sociedad Civil y Comercial.
29
2.2. Procedimiento metodológico
En la presente investigación se procedió a utilizar la siguiente metodología que se detalla a
continuación:
2.2.1. Modalidad de la investigación
La modalidad es cualitativa y cuantitativa, dando énfasis en lo cuantitativo, porque al
realizar la investigación del tema a tratar en esta tesis, recolectamos información en
términos numéricos con cuadros estadísticos, y porque dicha información es susceptible
científicamente de comprobar; en cuanto a lo cualitativo se utilizó este método al momento
de la redacción teórica de la información adquirida y de la respectiva interpretación.
2.2.2. Tipos de investigación
2.2.2.1. Investigación de campo
Se utilizó este tipo de investigación al momento de dirigirnos a la empresa a levantar la
información de la problemática, se realizó en el área de inventarios con la participación
objetiva de los colaboradores de la hacienda para evidenciar la falta de gestión.
2.2.2.2. Investigación descriptiva
Referido al registro, análisis e interpretación de la actual realidad de las variables. Esta
investigación se utilizó para registrar los antecedentes investigativos, con la ayuda de
técnicas e instrumentos que nos facilitan la obtención de datos verídicos para proyectar la
solución de la problemática.
30
2.2.2.3. Investigación bibliográfica
Se utilizó para recabar y obtener las conceptualizaciones en el campo teórico de la
investigación donde se utilizó fuentes bibliográficas de Sistema de Control Interno y
Gestión de Inventarios de diferentes autores.
2.2.3. Población y muestra
2.2.3.1. Población
La presente investigación se llevó a cabo en las instalaciones de la Sociedad Civil y
Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito, ubicada en el Km. 5 vía a
Piedra de vapor, es dedicada al cultivo de plantaciones agrícolas “Palma africana”. En la
actualidad cuenta con 5 personas que laboran en la parte administrativa, 19 trabajadores de
campo y 1 se dedica a mantenimiento, los proveedores de insumos y materiales no superan
los 15. El personal interno está distribuido de la siguiente manera:
Tabla 2. Composición de la población
Descripción de personal Cantidad
Administrativos 5
Operativos 20
Total 25
Fuente: Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”
Elaborado por: RODRÍGUEZ, Wilson (2015).
2.2.3.2. Muestra
No se aplicó muestra ya que el universo es reducido.
31
2.2.4. Métodos, técnicas e instrumentos de investigación
2.2.4.1. Métodos de investigación
2.2.4.1.1. Método inductivo – deductivo
Aplicado en la revisión de documentos, revisión de archivos, donde se evalúa la gestión de
inventarios para a través del sistema de control interno brindar respuestas particulares y
luego generalizarlas.
2.2.4.1.2. Método analítico - sintético
Aplicado en el análisis de la información referente a la solución del problema tal como la
gestión de inventarios para luego sintetizarla en las conclusiones y recomendaciones del
trabajo investigativo.
2.2.4.2. Técnicas de investigación
2.2.4.2.1. Entrevista
Esta técnica fue desarrollada con el señor gerente de la Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”, de Puerto Quito, para conocer su criterio acerca de las
causas, el problema y las posibles alternativas de solución a la problemática identificada,
desde el punto de vista ejecutivo.
2.2.4.2.2. Encuesta
Esta técnica nos permitió obtener datos referentes a la gestión de inventarios realizada al
departamento encargado de los inventarios mediante la elaboración de la encuesta que a
través de preguntas, condujeron a la determinación de los problemas existentes y así
determinar el de mayor significancia.
32
2.2.4.3. Instrumentos de investigación
2.2.4.3.1. Guía de entrevista
La guía de entrevista fue de gran utilidad para estructurar la entrevista con el señor Gerente
de la Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”, de Puerto Quito, para a
través de las respuestas vertidas evidenciar técnicamente la problemática existente en el
punto de gestión de inventarios.
2.2.4.3.2. Cuestionario de encuesta
Este instrumento se lo utilizó al momento de ejecutar la encuesta a los colaboradores de la
S.C.C. “HACIENDA RUMISAMAI”, de Puerto Quito, a través de preguntas cerradas,
coherentes y organizadas para facilitar la tabulación, análisis e interpretación de los
resultados que se transformaron en información lista para ser comunicada.
2.2.5. Interpretación de los resultados
2.2.5.1. Respuestas a la entrevista
Pregunta 1. ¿Existe un sistema de control interno en la empresa?
No, no existe la empresa no cuenta con un sistema de control interno, pero sería esencial la
implementación inmediata de un sistema de control interno.
Pregunta 2. ¿Se elaboran estados financieros explique?
Si, si se elaboran cada seis meses.
Pregunta 3. ¿Conocen los empleados sus funciones dentro de la organización?
Si por supuesto, sin embargo no contamos con el llamado manual de funciones.
33
Pregunta 4. ¿Qué tipo de control realiza para el manejo de inventarios?
Kardex de ingreso y salida de mercadería.
Pregunta 5. ¿A su criterio como es la información de inventarios?
Se procura que en lo posible los inventarios tengan relación con los Kardex de registro, el
parcial de ingresos, egresos con la constatación física del producto.
Pregunta 6. ¿Se cuenta con la información oportuna para la toma de decisiones?
A veces, ya que no tenemos los documentos al día.
Pregunta 7. ¿Con que frecuencia se concilian los datos contables de los recursos obtenidos?
Se concilian mes a mes.
Pregunta 8. ¿En cuántas personas están asignadas las responsabilidades para el control de
inventarios?
Están asignados a una persona el bodeguero.
Pregunta 9. ¿Las recaudaciones diarias son verificadas mediante documentos
sustentatorios?
Si, a través de reportes que realizan las personas encargadas y a través de documentos
como cheques detallado por números de facturas cobradas.
Pregunta 10. ¿Se realizan exámenes sorpresivos de los dineros recaudados?
A veces ya que cada quien está muy ocupado en sus funciones diarias que es difícil a veces
encargarse de estas acciones.
34
Pregunta 11. ¿El área física de las bodegas va de acuerdo a la capacidad de inventarios?
No ya que por el momento hace falta espacio y por temporadas altas de preparación de
tierras las bodegas pasan copadas con muchos productos.
Pregunta 12. ¿Existe un manual actualizado de procedimientos generales y funciones de
bodega?
No, no existe un manual de procedimientos y funciones, cada quien sabe lo que tiene que
hacer.
Pregunta 13. ¿Dispone la empresa de un catálogo de cuentas actualizado?
Si claro el contador externo se encarga de actualizar de acuerdo a las nuevas cuentas que se
presenten.
Pregunta 14. ¿Cómo es el control que se aplica al ingreso y egreso de materiales e
insumos?
Revisión de la factura, verificación de precios, verificación de caducidad y control de la
cantidad señalada en el documento.
Pregunta 15. ¿Existe comunicación entre departamentos para la elaboración de sus
actividades?
Si entre departamentos existe comunicación para la realización de actividades ya que todo
trabajamos en grupo.
Pregunta 16. ¿Al momento de tomar pedidos son verificados por el gerente?
Si es autorizado por el gerente el cual también delega en cuanto a cantidad y precios.
35
Pregunta 17. ¿La empresa actualmente cuenta con un sistema de incentivos para sus
trabajadores?
Actualmente no, lo realizó hace aproximadamente tres años.
Pregunta 18. ¿Se ha capacitado al personal en los últimos 3 años?
Si cada año se capacita al personal pero únicamente al personal operativo.
Pregunta 19. ¿Se lleva control de las existencias que están próximos a caducar?
A veces ya que en ocasiones no se cuenta con la información oportuna de los inventarios
en bodega.
Pregunta 20. ¿Se lleva un control de los proveedores que facturan con descuentos y sin
descuentos?
Si se lleva en función de la orden de compra.
Pregunta 21. ¿Con relación a los inventarios existe algún documento que sirva para
informar del stock?
No, actualmente no se cuenta con un documento que sustente la cuantía de existencias en
la empresa.
Pregunta 22. ¿Al momento de realizar los pedidos de compras, se verifican las existencias
en bodega?
Se realiza la compra de materiales e insumos basándonos en la observación de los
productos existentes si están pocos se hace el pedido caso contario no se lo efectúa.
Pregunta 23. ¿La empresa cuenta con un seguro para los inventarios?
No la empresa no tiene asegurada sus materiales ni sus activos fijos.
36
2.2.5.2. Tabulación de encuesta
De la aplicación de la encuesta al personal que colabora en la Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”, se desprende lo siguiente:
1. ¿Sabe usted cuáles son sus funciones dentro de la organización?
Tabla 3. Funciones dentro de la organización
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 15 60%
NO 10 40%
Total 25 100%
Gráfico 2. Funciones dentro de la Organización
Fuente: Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”
Interpretación:
Según los datos recolectados se evidencia un gran número de colaboradores saben cuáles
son las funciones dentro de la organización, mientras que el restante grupo lo desconocen,
por lo que no se consigue la productividad grupal.
37
2. ¿Existe manual de procedimiento en la empresa?
De las respuestas obtenidas todas manifiestan que existe manual de procedimiento en la
empresa.
3. ¿Existe buena comunicación entre áreas de trabajo para realizar sus actividades?
Tabla 4. Comunicación entre áreas de trabajo para realizar sus actividades
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 20 80%
NO 5 20%
Total 25 100%
Gráfico 3. Comunicación entre áreas de trabajo para realizar sus actividades
Fuente: Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”
Interpretación:
Según los datos recolectados se evidencian una gran mayoría de colaboradores afirman que
existe buena comunicación para realizar actividades, mientras que el restante grupo no lo
38
considera así, por lo que en algún momento se encuentra la empresa con cuellos de botella
en los procesos.
4. ¿Se cuenta con la información oportuna para la toma de decisiones de
inventarios?
Tabla 5. Información oportuna para la toma de decisiones de inventarios
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 15 60%
NO 10 40%
Total 25 100%
Gráfico 4. Información oportuna para la toma de decisiones de inventarios
Fuente: Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”
Interpretación:
Según los datos recolectados se evidencia un gran número de colaboradores manifiestan
que se cuenta con información oportuna para la toma de decisiones, mientras que el
39
restante grupo dice que no, por lo que no en algún momento hará falta algún espacio de
información.
5. ¿Los movimientos de existencias son verificadas mediante documentos que lo
sustenten?
La totalidad de los encuestados manifiestan que los movimientos de existencias no son
verificados mediante documentos que lo sustente, lo que ha generado el desorden y
descuido en el control.
6. ¿Las bodegas van de acuerdo a la capacidad de los inventarios?
La totalidad de los encuestados manifiestan que las bodegas van de acuerdo a la capacidad
de los inventarios lo que se descarta problemas de infraestructura para las operaciones.
7. ¿Existe un manual actualizado de procedimientos generales y funciones de
bodega?
La totalidad de los encuestados manifiestan que no existe un manual actualizado de
procedimientos generales y funciones de bodega, por lo que se evidencia el desorden y
baja productividad de las personas que colaboran en esta área.
40
8. ¿Conoce si la empresa maneja un catálogo de cuentas?
Tabla 6 . Manejo de un catálogo de cuentas
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 20 80%
NO 5 20%
Total 25 100%
Gráfico 5. Manejo de un catálogo de cuentas
Fuente: Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”
Interpretación:
Según los datos recolectados se evidencian una gran mayoría de colaboradores afirman que
conoce que la empresa maneja un catálogo de cuentas, mientras que el restante grupo lo
desconoce, por lo que en algún momento se presentarán fallas en los registros contables.
41
9. ¿Se ha implementado algún sistema de control interno?
La totalidad de los encuestados manifiestan que no se ha implementado algún sistema de
control interno, por lo que la presente propuesta de la investigación sería de gran ayuda
para la organización.
10. ¿La empresa maneja algún modelo de incentivos y motivación para sus
colaboradores?
La totalidad de los encuestados manifiestan que la empresa no maneja algún modelo de
incentivos y motivación laborales, por lo que se asume que los colaboradores únicamente
realizan sus actividades normalmente.
2.3. Verificación de la idea a defender
Una vez realizada el análisis e interpretación de los datos recopilados tanto de la entrevista
como la encuesta, se puede manifestar que es suficiente evidencia para sustentar la idea de
estructurar de un Sistema de control interno caracterizado por un disciplinado y organizado
Ambiente de Control, una apropiada Evaluación de Riesgos, necesarias Actividades de
Control, oportuna Información y Comunicación; y Monitoreo permanente, mismos que
ayudarán a mejorar la gestión de Inventarios en la Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito.
2.4. Propuesta del investigador
Se propone el diseño de un sistema de Control Interno que va dirigido a la gestión de los
inventarios de la Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto
Quito., para dar solución a las dificultades evidenciadas, el cual está estructurado de la
siguiente manera:
Diseño del direccionamiento estratégico empresarial.
Ambiente de Control.
42
Valoración de riesgos.
Actividades de control.
Información y Comunicación.
Monitoreo.
2.5. Conclusiones parciales del capítulo
De acuerdo a la información recolectada del personal de la empresa y del Gerente
general se puede determinar que no existe un sistema de control interno, por lo que
es esencial la implementación de uno, que mejore la gestión de inventarios en la
Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito.
Se verifica que no existen manuales de procedimientos y manuales actualizados de
funciones lo cual constituye una debilidad en las operaciones diarias dentro de la
organización.
Según el análisis de las encuestas el control que se aplica al ingreso y egreso de
mercaderías es calificado como regular y bueno, cuando lo esencial seria que sea
calificado como excelente. Por otro lado los encuestados manifiestan que no se
lleva un control regular y oportuno a los materiales en bodega, razón por la que
existen valores negativos de inventarios debido a mal registro. Robos y deterioros
de los materiales.
Se pude determinar que no se tiene un documento que sustente los materiales
existentes en bodega, ocasionando que no existe información oportuna en la toma
de decisiones con respecto a los inventarios causando molestias operativas.
Por otro lado la empresa no mantiene actualmente asegurada sus materiales ni sus
activos, lo que ocasionaría pérdidas en caso fortuito de un desastre natural o
provocado.
43
CAPÍTULO III. MARCO PROPOSITIVO.
3.1. Título de la propuesta
Diseño de un sistema de control interno para mejorar la gestión de inventarios en la
sociedad civil y comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito.
3.2. Desarrollo de la propuesta
3.2.1. Justificación de la propuesta
El control interno constituye una herramienta importante para alcanzar las metas
propuestas en una organización evitando riesgos que pongan en peligro la estabilidad de la
Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito.
Con el capítulo I que contiene la recolección de una bibliografía actualizada de diversos
autores, los cuales ayudan a sustentar la propuesta científicamente, con las que se pudo
determinar que la aplicación de un sistema de control interno, es de vital importancia, para
mejorar la gestión de los inventarios, tanto para la dirección de la empresa, como para la
inspección e información de sus operaciones, debido a que permite el manejar
apropiadamente los bienes, funciones e información de la misma, con la finalidad de
generar información real y confiable de la situación empresarial y de sus operaciones.
Con el capítulo II que manifiesta la aplicación y tabulación de la encuesta a los
colaboradores y la respectiva entrevista al gerente se pudo evidenciar que efectivamente
existe la problemática planteada al inicio de esta investigación, en busca de ser
solucionada.
Este sistema contribuirá a que los recursos (humanos, materiales y financieros), que
dispone la Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito,
sean utilizados de forma eficiente, con criterios técnicos que permitan asegurar su
44
integridad, su protección y registro oportuno en el sistema que dispone, esto ayudará a la
consecución de los objetivos.
3.2.2. Objetivos de la propuesta
3.2.2.1. Objetivo general
Mejorar la gestión de inventarios a través del diseño de un Sistema de control interno en la
Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito.
3.2.2.2. Objetivos específicos
Diseñar un direccionamiento estratégico en la empresa para orientar a la
organización.
Evaluar el ambiente de control y determinar sus debilidades para la implementación
de estrategias.
Detectar la valoración de riesgos mediante un conocimiento previo de los objetivos
que se persigue para así tomar decisiones acertadas.
Implementar actividades de control como políticas y procedimientos para una
efectiva gestión organizacional.
Evaluar la información y comunicación a través de formatos de documentos que
fluyan entre las áreas para una adecuada función de procesos.
Realizar un adecuado proceso de monitoreo para poder identificar a tiempo posibles
debilidades de la empresa y mejorar en los que se vienen trabajando
45
3.2.3. Análisis situacional
3.2.3.1. Enfoque
Acorde al diagnóstico situacional efectuado mediante el Balanced Scorecard (gráfico 6), a
la Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito, obtiene una
puntuación del 46%, es decir cuenta con un direccionamiento inadecuado, para alcanzar los
objetivos de las instituciones, no tiene claramente establecido la misión y visión
institucional, hay que mejorar su direccionamiento y establecer una planeación estratégica,
tal como se muestra en el gráfico 6.
3.2.3.2. Traslado hacia el BSC
En cuanto al Balanced Scorecard (gráfico 6), la Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA
RUMISAMAI” de Puerto Quito, presenta un 52% en el desempeño visto desde la
perspectiva de este indicador podemos sugerir que para lograr un desarrollo sostenible
balanceado hay que poner más atención e implementar herramientas administrativas
(manual de proceso y funciones) que permitan alcanzar los objetivos que percibe la
institución.
3.2.3.3. Sincronización y despliegue
Se requiere adicionar planes estratégicos que permitan involucrar con un direccionamiento
vertical a la Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito, de
esta manera que en conjunto estén empapados de sus estrategias y objetivos
organizacionales, mejorando la puntuación de 49% (gráfico 6).
3.2.3.4. Cultura de ejecución
Se alcanza una puntuación de 43% (gráfico 6), la Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito no impulsa el desarrollo de la cultura
orientada a los resultados mediante prácticas gerenciales que alientan iniciativas de
colaboración en su gerencia y gestión.
46
Gráfico 6. Diagnóstico Scorecard de la Situación Actual “HACIENDA RUMISAMAI”
Elaborado por: RODRÍGUEZ, Wilson (2015).
3.2.3.5. Visión propuesta
La Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito, será la
empresa símbolo en la producción y comercialización de palma africana y más productos
tropicales; pujante, solvente y rentable reconocida a nivel nacional e internacional
atendiendo a sus clientes con la entrega oportuna, trabajando con honestidad,
responsabilidad y siempre apuntando al mejoramiento continuo.
47
3.2.3.6. Misión propuesta
La Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito, dedicada a
la producción y comercialización de palma africana y más productos tropicales, reconocida
a nivel local y provincial, brindándoles una atención oportuna y eficiente a sus clientes,
con precios competitivos, ofreciéndoles garantía en nuestros procesos de producción, con
calidad siempre enfocados en los principios de responsabilidad y honestidad.
3.2.3.7. Análisis FODA
Tabla 7. Análisis FODA
Fortalezas Oportunidades
Estructura física Cambio en la matriz productiva
Conocimiento del mercado Tendencia creciente del mercado
Experiencia en la producción Convenios gremiales
Financiamiento interno Clientes insatisfechos
Propietarios flexibles a los cambios Alcance Regional y nacional
Debilidades Amenazas
Inexistencia de manuales funcionales y
procesales
Incursión den evos competidores
Ineficiente control y seguimiento de
inventarios
Alejamiento de proveedores
Carencia de personal especializado Catástrofes naturales
Inexistencia de un sistema tecnológico Delincuencia
Escasa capacitación al personal Políticas gubernamentales
Elaborado por: RODRÍGUEZ, Wilson (2015).
3.2.3.8. Matriz de evaluación de factores internos – externos MEFI – MEFE)
Para desarrollar la siguiente matriz se identifica las fortalezas y debilidades claves.
48
Tabla 8. Matriz de evaluación de factores internos
N.
Orden
Factores Clasificación Ponderación Valor
Fortalezas
1 Estructura física 3 0,1 0,3
2 Conocimiento del mercado 3 0,03 0,09
3 Experiencia en la producción 4 0,04 0,16
4 Financiamiento interno 4 0,02 0,08
5 Propietarios flexibles a los
cambios
3 0,08 0,24
Debilidades
1 Inexistencia de manuales
funcionales y procesales
3 0,08 0,24
2 Ineficiente control y
seguimiento de inventarios
1 0,08 0,08
3 Carencia de personal
especializado
1 0,08 0,08
4 Inexistencia de un sistema
tecnológico
3 0,05 0,15
5 Escasa capacitación al personal 2 0,08 0,16
Total 0,64 1,58
Elaborado por: RODRÍGUEZ. Wilson (2015).
La Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito, presenta un
bajo posicionamiento interno debido a que el valor ponderado que mantiene una gran
diferentica del promedio, por lo que se debe fortalecer el trabajo coordinado entre todos los
colaboradores de la organización.
49
Tabla 9. Matriz evaluación de factores externos
N. Orden Factores Clasificación Ponderación Valor
Oportunidades
1 Cambio en la matriz productiva 3 0,25 0,75
2 Tendencia creciente del mercado 4 0,15 0,6
3 Convenios gremiales 3 0,1 0,3
4 Clientes insatisfechos 4 0,05 0,2
5 Alcance Regional y nacional 3 0,05 0,15
Amenazas
1 Incursión den evos competidores 4 0,15 0,6
2 Alejamiento de proveedores 2 0,05 0,1
3 Catástrofes naturales 4 0,05 0,2
4 Delincuencia 2 0,02 0,04
5 Políticas gubernamentales 2 0,04 0,08
Total 0,91 3,02 Elaborado por: RODRÍGUEZ, Wilson (2015).
La Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito, obtuvo un
ponderado de 3,02 lo que significa que cuentan con oportunidades claves e indicadores que
permite reducir amenazas.
3.2.4. Ambiente interno de control
Determina reglas de comportamiento, compromete a los directivos en la formación
profesional de sus subalternos, el mismo sugiere los siguientes elementos:
3.2.4.1.1. Código de ética
La Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito, no cuenta
actualmente con un código de ética por lo que se propone lo siguiente:
50
Tabla 10. Código de ética
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
CODIGO DE ÉTICA HOJA 1 DE 3
Objetivo
Establecer principios generales que aporten de manera satisfactoria valores éticos y
morales en el comportamiento del personal de la empresa
Principios generales
Se contemplan los siguientes principios:
En relación con la función administrativa
Cumplir y hacer cumplir a cabalidad el código ético de la empresa a través de
mecanismos para su aplicación.
Tener información oportuna de la situación actual de la empres
Ejercer un trabajo profesional, responsable y ético de su actividad.
Mantener al día los registros contables de la empresa con exactitud de manera de
que puedan fácilmente
Brindar información a entes externos en caso de requerirlo
No hacerse participe de interés propios o usar activos para su propio beneficio.
Trabajar con ética manteniendo confidencialidad en su ejercicio no divulgar ningún
secreto profesional
Velar por cumplir con las obligaciones y deberes que esté sujeta la empresa
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
(2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
51
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
CODIGO DE ÉTICA HOJA 2 DE 3
En relación con la función administrativa
Cumplir y hacer cumplir a cabalidad el código ético de la empresa a través de
mecanismos para su aplicación.
Tener información oportuna de la situación actual de la empresa.
Ejercer un trabajo profesional, responsable y ético de su actividad.
Mantener al día los registros contables de la empresa con exactitud de manera de
que puedan fácilmente brindar información a entes externos en caso de requerirlo.
No hacerse participe de interés propios o usar activos para su propio beneficio.
Trabajar con ética manteniendo confidencialidad en su ejercicio no divulgar ningún
secreto profesional.
Velar por cumplir con las obligaciones y deberes que esté sujeta la empresa.
En relación con proveedores y clientes
Mantener relacionas licitas con los proveedores.
Brindar productos en perfecto estado de manera que podamos satisfacer las
necesidades y expectativas de los clientes
Entregar productos garantizados y atender reclamos u observaciones de manera
eficaz y eficiente.
En relación con la competencia
Mantener una lealtad competitiva con otras empresas basado en respeto
En caso de tener una posición privilegiada no actuar con dominio. ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
52
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
CODIGO DE ÉTICA HOJA 3 DE 3
En relación con los empleados
Fomentar el respeto y responsabilidad en los empleados como símbolo primordial
de sus funciones
Inculcar y anteponer la honradez y lealtad para una buena convivencia y prestigio
de quienes conforman la empresa
Mantener capacitaciones constantes para asegurar un alto grado de profesionalismo
Garantizar la seguridad del trabajador adoptando medidas preventivas
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
3.2.4.1.2. Organigrama estructural propuesto
Para la Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito, se ha
propuesto la siguiente estructura organizacional, la cual esta descrita por cada uno de los
niveles jerárquicos administrativos:
53
Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”
JUNTA DE SOCIOS
GERENCIA GENERAL
ASESORÍA CONTABLE
SECRETARÍA
DPTO. CONTABLE
DPTO. VENTAS
DPTO. LOGÍSTICA
Gráfico 7. Organigrama Estructural
Elaborado por: RODRÍGUEZ, Wilson (2015).
3.2.4.1.3. Compromiso para las competencias
Con el manual de funciones se detalla las competencias generales de cada uno de los
miembros de la Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto
Quito. Persigue los siguientes objetivos:
Describir cada una de las actividades que los empleados de la empresa realizarán.
Cambiar la informalidad con la que actualmente se trabaja.
54
Tabla 11. Manual de funciones
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
MANUAL DE FUNCIONES HOJA 1 DE 18
JUNTA DE SOCIOS
ÁREA FUNCIONAL: Junta de Socios.
DEPENDENCIA JERÁRQUICA: De sí misma.
MISIÓN DEL CARGO:
Supervisar y controlar las actividades que realizan el gerente y sus colaboradores para
lograr alcanzar los objetivos empresariales.
CARACTERÍSTICAS:
Liderazgo.
Creatividad.
Ética.
Honradez.
Trabajo en Equipo.
FUNCIONES:
Analizar y aprobar los estatutos empresariales.
Examinar y aprobar el balance general y todos los estados financieros al final del
ejercicio y el informe que emite tanto el administrador como el auditor externo.
Disponer de las utilidades sociales de conformidad con las leyes vigentes en el
estado.
Llamar a elecciones y realizarlas de acuerdo a los estatutos internos y cumpliendo
con las leyes vigentes del estado.
Considerar los informes de los administradores o del representante legal sobre el
estado de los negocios sociales, y el informe del revisor fiscal, en su caso;
Adoptar de manera general todas las medidas que se requiera para el cumplimiento
de los estatutos y el interés común de los socios.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
55
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
MANUAL DE FUNCIONES HOJA 2 DE 18
GERENTE
PERFIL DEL CARGO
SEXO: Indistinto.
FORMACIÓN ACADÉMICA: Ingeniería en Administración de empresas.
EXPERIENCIA: 3 años.
CONOCIMIENTOS:
Plan de negocios.
Gerencia y evaluación de proyectos.
Procesos e indicadores.
ÁREA FUNCIONAL: Gerencia.
DEPENDENCIA JERÁRQUICA: Junta de Socios.
MISIÓN DEL CARGO:
Dirigir, coordinar, supervisar y controlar los procesos y actividades que garanticen el
cumplimiento de la misión, de los objetivos y de las responsabilidades que posee la
empresa.
COMPETENCIAS:
Responsabilidad.
Liderazgo.
Ética.
Excelentes relacione interpersonales.
Honradez.
Creatividad.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
56
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
MANUAL DE FUNCIONES HOJA 3 DE 18
GERENTE
FUNCIONES:
Ejercer la representación legal de la Empresa.
Será el responsable máximo de las finanzas, administración y contabilidad en la
empresa.
Se encargará de elaborar la información económica para establecer las estrategias
de la empresa.
Definirá y elaborará cada una de las políticas financieras y contables de la empresa
así como los planes de inversiones y aspectos tributarios.
Supervisará las funciones de contabilidad, administración, compras, ventas,
inventarios, financiero, las auditorías y los sistemas de proceso de datos.
Recibirá y consolidará los presupuestos de los diferentes departamentos de la
empresa y el presupuesto global.
Buscará fuentes de financiamiento si es necesario y desarrollará los planes para la
consecución de fondos que permitan satisfacer las necesidades de la empresa a
corto y a largo plazo.
Será el responsable, directamente o a través de su personal, de la veracidad de las
cuentas de la empresa en sus partidas de activo, pasivo y resultados.
Eventualmente deberá, realizar estudios sobre posibles rendimientos de la inversión
cuando se pretende adquirir una nueva línea productiva.
Como parte de su función de velar por los aspectos de servicios generales, en
muchos casos se responsabiliza también de cualquier estudio o sistema dirigido a la
minimización del impacto medioambiental.
Sera el encargado de firmar los cheques para pago a proveedores, en su ausencia el
administrador tomara esta responsabilidad.
Participar en reuniones con Asociaciones, Cámaras, Ministerios y demás
instituciones públicas y privadas.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
57
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
MANUAL DE FUNCIONES HOJA 4 DE 18
GERENTE
FUNCIONES:
Elaborará, directa o indirectamente, la documentación contable requerida por los
organismos oficiales y prepara los datos para la liquidación de los impuestos.
Creará políticas de crédito y cobranza.
En forma especial, su departamento velará también por el buen fin de los saldos
deudores de la empresa y creará las políticas convenientes para evitar riesgos en
este sentido.
Garantizará el cumplimiento de las normas, reglamentos, políticas e instructivos
internos y los establecidos por las entidades de regulación y control estatal.
Elaborar las respectivas políticas de compras y ventas para la empresa.
Como la empresa no tiene tamaño suficiente como para justificar un departamento
propio, asume también la rentabilidad de los recursos humanos y, en este
entorno dirige la contratación.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
58
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
MANUAL DE FUNCIONES HOJA 5 DE 18
ASESOR CONTABLE
PERFIL DEL CARGO
SEXO: Indistinto.
FORMACIÓN ACADÉMICA: Ingeniería en Contabilidad (CPA).
EXPERIENCIA: 4 años.
CONOCIMIENTOS:
Código tributario.
Código laboral.
Importación y exportación.
ÁREA FUNCIONAL: Asesoría Contable.
DEPENDENCIA JERÁRQUICA: Junta de socios y Gerencia General.
MISIÓN DEL CARGO:
Suministrar a la Gerencia información financiera veraz, confiable, útil y oportuna para la
toma de decisiones y el control gerencial.
COMPETENCIAS:
Responsabilidad.
Analítico.
Capacidad y Criterio en toma de decisiones.
Habilidad numérica.
Capacidad de trabajo bajo presión.
Formador de Equipos de trabajo.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
59
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
MANUAL DE FUNCIONES HOJA 6 DE 18
ASESOR CONTABLE
FUNCIONES:
Realizar las respectivas declaraciones de los impuestos y beneficios de ley.
Elaborar órdenes de pago para la reposición de caja chica de las dependencias.
Transcribir y accesar información operando el microcomputador.
Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
Mantener en orden el equipo y sitio de trabajo reportando cualquier anomalía.
Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.
Realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Recibir y clasificar todos los documentos, debidamente enumerados que le sean
asignados (comprobante de ingreso, cheques nulos, cheques pagados, cuentas por
cobrar y otros).
Examinar y analizar la información que contienen los documentos que le sean
asignados.
Codificar las cuentas de acuerdo a la información y a los lineamientos establecidos.
Preparar los estados financieros y balances de ganancias y pérdidas.
Contabilizar las nóminas de pagos del personal de la Institución.
Revisar y confirma cheques, órdenes de compra, solicitudes de pago, entre otros.
Preparar proyecciones, cuadros y análisis sobre los aspectos contables.
Desarrollar sistemas contables necesarios para la Institución.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
60
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
MANUAL DE FUNCIONES HOJA 7 DE 18
ASESOR CONTABLE
FUNCIONES:
Elaborar comprobantes de los movimientos contables.
Verificar la exactitud de los registros contables en el comprobante de diario
procesado con el programa de contabilidad.
Realizar recapitulación o chequeo de la historia de las personas naturales o jurídicas
con cheques nulos.
Analizar los diversos movimientos de los registros contables.
Corregir errores de los registros contables.
Elaborar los asientos contables, de acuerdo al manual de procedimientos de la
unidad de registro, en la documentación asignada.
Revisar la emisión cheques correspondientes a pagos de proveedores y servicios de
personal, etc.
Llevar el control de cuentas por cobrar y pagar.
Llevar el control bancario de los ingresos de la Institución que entran por caja.
Entre otras.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
61
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
MANUAL DE FUNCIONES HOJA 8 DE 18
SECRETARIA
PERFIL DEL CARGO
SEXO: Femenino.
FORMACIÓN ACADÉMICA: Bachiller en Contabilidad o afines.
EXPERIENCIA: 1 años.
CONOCIMIENTOS:
Manejo Windows.
Atención telefónica.
Manejo redes sociales.
ÁREA FUNCIONAL: Secretaría.
DEPENDENCIA JERÁRQUICA: Gerencia General.
MISIÓN DEL CARGO:
Asistir a su jefe de forma incondicional con las tereas previamente establecidas.
COMPETENCIAS:
Redactar informes.
Facilidad de expresión.
Capacidad en el manejo de hoja de cálculo.
Capacidad de trabajo bajo presión.
Valores.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
62
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
MANUAL DE FUNCIONES HOJA 9 DE 18
SECRETARIA
FUNCIONES:
Elaborar, tramitar, y controlar la documentación generada en la gerencia.
Redactar cartas, escritos, informes, contratos, acuerdos, actas, facturas, y
documentos en general.
Convocar a sesiones o reuniones previa autorización de gerencia.
Llevar controles administrativos vía expedientes, archivos, catálogos, computador u
otros.
Velar por el ornato de las oficinas de los directivos y gerencia.
Organizar las funciones y actividades de mensajería en la entrega y distribución
documentos, etc.
Atender a proveedores y entregar las órdenes de compra.
Comunicar la participación a reuniones al departamento de compras, publicidad,
gerencias varias e interesados.
Mantener discreción sobre los asuntos confidenciales de la empresa.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
63
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
MANUAL DE FUNCIONES HOJA 10 DE 18
ASISTENTE CONTABLE
SEXO: Indistinto.
FORMACIÓN ACADÉMICA: Estudios universitarios en contabilidad.
EXPERIENCIA: 2 años.
CONOCIMIENTOS:
Principios contables.
Procedimientos de oficina.
Procesamiento de datos.
Sistemas operativos.
ÁREA FUNCIONAL: Dpto. Contable.
DEPENDENCIA JERÁRQUICA: Asesoría Contable y Gerencia General.
MISIÓN DEL CARGO:
Recopilar, clasificar y registrar sistemáticamente, los hechos económicos de acuerdo a los
principios contables, normas legales y tributarias las operaciones contables de la empresa,
con el fin de tener una información financiera razonable y oportuna para facilitar la toma
de decisiones administrativas.
COMPETENCIAS:
Responsabilidad.
Analítico.
Ética.
Creatividad.
Honradez.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
64
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
MANUAL DE FUNCIONES HOJA 11 DE 18
ASISTENTE CONTABLE
FUNCIONES:
Recolectar, examinar, clasificar, codificar y efectuar el respectivo registro contable
de la documentación (facturas, notas de venta, liquidaciones, retenciones, notas de
débito, notas de crédito, entre otras).
Revisar y comparar la lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con
las cuentas respectivas.
Archivar la documentación contable como respaldo para uso del control interno y
tributario.
Elaborar los respectivos comprobantes de ingresos y egresos (cheques y depósitos).
Realizar las respectivas retenciones de impuestos a los proveedores.
Revisar y realizar la codificación de las diferentes cuentas contables.
Preparar auxiliares de bancos para sus respectivas conciliaciones.
Realizar las conciliaciones bancarias.
Recibir los ingresos, cheques nulos y órdenes de pago asignándole el número de
comprobante.
Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.
Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Colaborar con la Gerencia para la presentación de los informes.
Totalizar las cuentas de ingreso y egresos y emite un informe de los resultados.
Participar en la elaboración de inventarios.
Asistir en la preparación de estados financieros.
Realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
65
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
MANUAL DE FUNCIONES HOJA 12 DE 18
ASISTENTE DE COMPRAS
SEXO: Indistinto.
FORMACIÓN ACADÉMICA: Estudios universitarios administración o afines.
EXPERIENCIA: 2 años.
CONOCIMIENTOS:
Manejo de paquetes informáticos.
Control de la calidad.
Procedimientos contractuales.
Negociación.
ÁREA FUNCIONAL: Dpto. Logística.
DEPENDENCIA JERÁRQUICA: Gerencia General.
MISIÓN DEL CARGO:
Realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad
requerida y a un adecuado costo.
COMPETENCIAS:
Responsabilidad.
Capacidad y criterio objetivo en toma de decisiones.
Con Iniciativa.
Creatividad.
Capacidad de trabajo bajo presión.
Capacidad de negociación.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
66
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
MANUAL DE FUNCIONES HOJA 13 DE 18
ASISTENTE DE COMPRAS
FUNCIONES:
Realizar estudio de mercado sobre las necesidades, tendencias y consumo de los
productos a ofertar.
Mantener actualizado el catálogo de proveedores.
Mantener excelentes relaciones comerciales con proveedores, con fin de obtener
colaboración y servicio.
Asegurar una posición de preferencia ante los proveedores.
Buscar constantemente nuevas y rentables fuentes de abastecimiento.
Acordar con los proveedores plazos, descuentos, beneficios, devoluciones y
condiciones de pago.
Informar en forma proactiva a los proveedores, procedimientos nuevos de trabajo.
Informar a los proveedores los movimientos de ventas de sus productos.
Definir, clasificar y evaluar a los distintos proveedores de acuerdo a su modalidad
contractual.
Elaborar órdenes de compra.
Adquirir materiales de acuerdo a las líneas de precio sugerido, precio, calidad y
necesidades.
Comunicar mediante Memorando las inconsistencias y posterior devoluciones a
proveedores.
Acatar la política de ética en las negociaciones.
Revisar correos electrónicos y comunicaciones recibidas de los proveedores.
Mantener una constante comunicación con bodega para conocer sus necesidades.
Mantener surtidos las existencias.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
67
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
MANUAL DE FUNCIONES HOJA 14 DE 18
BODEGUERO
SEXO: Indistinto.
FORMACIÓN ACADÉMICA: Estudios universitarios administración o afines.
EXPERIENCIA: 2 años.
CONOCIMIENTOS:
Manejo de paquetes informáticos.
Contabilidad de costos.
Control de inventarios.
Técnicas de almacenamiento de materiales.
ÁREA FUNCIONAL: Dpto. Logística.
DEPENDENCIA JERÁRQUICA: Gerencia General.
MISIÓN DEL CARGO:
Organizar de manera total el área de bodegas con su respectiva distribución de espacio
físico y facilidad de movilidad pata el ingreso y salida de los materiales.
COMPETENCIAS:
Ordenado.
Buenas relaciones interpersonales.
Capacidad de cálculo rápido.
Creatividad para redactar informes.
Capacidad de tomar decisiones sorpresivas.
Facilidad de expresión.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
68
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
MANUAL DE FUNCIONES HOJA 15 DE 18
BODEGUERO
FUNCIONES:
Velar por la custodia y manejo de los inventarios.
Despachar los pedidos al departamento de ventas.
Registrar correctamente los movimientos de los inventarios verificando los cambios
que estos sufren tanto en el Kardex como las cuentas correspondientes del sistema.
Verificar que la entrada y salida de mercaderías a bodega tenga sus respectivos
respaldos.
Realizar la codificación y registro de mercaderías que ingresa a bodega tanto
en el sistema como físicamente.
Comprobar que las salidas de bodega sean debidamente autorizadas, despachadas y
registradas tanto en el Kardex como en el sistema.
Realizar conteos físicos de los inventarios en un periodo trimestral.
Verificar que los inventarios estén adecuadamente almacenados.
Confirmar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean las óptimas.
Realizar la clasificación y organización de la mercancía en bodega.
Comprobar si las partidas en inventario están consolidadas al costo o mercado, al
que sea más bajo, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente
aceptados.
Mantener actualizados el sistema de registros de las entradas y salidas de
mercadería.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
69
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
MANUAL DE FUNCIONES HOJA 16 DE 18
BODEGUERO
FUNCIONES:
Revisar, firmar y consignar los inventarios en bodega.
Realizar reportes diarios de entrada y salida de material de bodega.
Verificar que los listados de los inventarios están recopilados, calculados,
sumados y resumidos correctamente, y si los totales se reflejan debidamente en la
contabilidad.
Comprobar que los inventarios al cierre del periodo han sido determinados, en
cuanto a cantidades, precios, cálculos, y existencia, sobre una base que guarda
uniformidad con la utilizada en los inventarios al cierre del periodo anterior.
Verificar las cifras de los auxiliares con los saldos del mayor para determinar
existencia.
Realizar el pedido de las mercaderías al departamento de compras.
Elaborar la respectiva nota de pedido.
Aportar con información a administración para la programación anual de las
adquisiciones para la dotación de bodega
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
70
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
MANUAL DE FUNCIONES HOJA 17 DE 18
VENDEDOR
SEXO: Indistinto.
FORMACIÓN ACADÉMICA: Estudios universitarios marketing o afines.
EXPERIENCIA: 1 años.
CONOCIMIENTOS:
Manejo de paquetes informáticos.
Atención al cliente.
Negociación y ventas.
ÁREA FUNCIONAL: Dpto. Ventas.
DEPENDENCIA JERÁRQUICA: Gerencia General.
MISIÓN DEL CARGO:
Realizar las ventas necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y
a un conveniente precio.
COMPETENCIAS:
Amable.
Responsabilidad.
Creatividad.
Manejo de relacione interpersonales.
Capacidad de trabajo bajo presión.
Capacidad de negociación.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
71
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
MANUAL DE FUNCIONES HOJA 18 DE 18
VENDEDOR
FUNCIONES:
Atender al cliente y sus requerimientos de forma personalizada.
Mantener y mejorar la imagen corporativa en las relaciones con los clientes
(presentación física y trato al cliente).
Explicar promociones y ofertas disponibles para la venta.
Informar al cliente sobre la existencia de nuevos productos, formas de pago y
garantías.
Realizar órdenes de despacho de productos para bodega.
Emitir las respectivas facturas a los clientes, controlar la devolución de los clientes.
Colaborar con la administración de la Empresa gestionando la documentación del
cliente, necesaria para concretar el vínculo comercial.
Asesorar al cliente sobre la mejor forma de manejo y comparar su utilidad a
relación de la competencia.
Apoyar y coordinar con los compañeros de logística en el momento del despacho
de los productos al cliente.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
72
3.2.4.1.4. Políticas y prácticas de recursos humanos
Tabla 12. Reglamento interno de trabajo
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
REGLAMENTO INTERNO DE
TRABAJO
HOJA 1 DE 8
En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 64 del Código de trabajo vigente, se
establece el siguiente Reglamento Interno de Trabajo para la Sociedad Civil y
Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”, el cual tiene como función regular las
relaciones existentes entre la empresa y sus empleados específicamente para el control
interno de las áreas que abarcan la gestión de inventarios por lo tanto el presente
manual detalla las principales obligaciones y derechos que tienen los empleados.
CAPÍTULO I
Generalidades
Artículo 1.- la Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”, tiene su
domicilio en Puerto Quito, y su actividad es la producción y comercialización de palma
africana y más productos tropicales en su zona de influencia y en las principales
ciudades del País.
Artículo 2.- obligatoriedad.- es obligación de la empresa en coordinación con sus
trabajadores procurar la prosperidad de la misma y su permanencia como fuente de
trabajo. Los trabajadores están sujetos y obligados al cumplimiento del presente
reglamento caso contario estarán sujetos a las respectivas sanciones establecidas en el
mismo.
Artículo 3.- políticas.- el gerente ejerce los derechos que el código de trabajo le
concede en representación de la empresa, a su vez pondrá en conocimiento de los
trabajadores las políticas internas de la empresa para su cumplimiento obligatorio. ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
73
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
REGLAMENTO INTERNO DE
TRABAJO
HOJA 2 DE 8
Artículo 4.- determinación del trabajo.- las funciones que se asignen a un trabajador
están en concordancia con la necesidad de un cargo en específico o un departamento
para el que se está contratando, para lo cual se considerara sus capacidades,
conocimientos y experiencia.
CAPÍTULO II
Contratación y políticas de selección
Artículo 5.- clases de contrato.- de acuerdo a las necesidades de la empresa podrán
celebrarse las siguientes clases de contratos:
a) A prueba.
b) Plazo indefinido.
c) Ocasionales o temporales.
d) Plazo fijo.
Artículo 6.- requisitos de ingreso.- Para formar parte de la empresa en virtud de
trabajador o aspirante deberá reunir los siguientes requisitos:
a) Ser mayor de edad.
b) ser una persona honesta
c) certificado de antecedentes personales (record Policial)
d) justificar sus conocimientos con documentos sustenta torios (diplomas, certificados)
de acuerdo al puesto requerido en este caso para contabilidad o bodega
e) certificado de trabajo de su último empleo en caso de haber trabajado antes. f)
certificado de salud
g) Dos fotografías de tamaño carne.
h) Someterse a pruebas técnicas y psicológicas y entrevistas establecidas por la empresa
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REGLAMENTO INTERNO DE
TRABAJO
HOJA 3 DE 8
CAPÍTULO III
Políticas de trabajo
Artículo 7.- Duración de la jornada.- el horario de trabajo estará sujeta a lo
establecido en la ley, 8 horas diarias de lunes a viernes dando un total de 40 horas
semanales.
El ingreso de la jornada será a las 08:00 am hasta las 17:00
pm.
En caso de requerirse que el trabajador se quede en la empresa se contara como
horas extraordinarias de acuerdo a lo que establece la ley.
Es importante aclarar que el trabajador luego de leer el presente documento se
compromete a llegar puntualmente a su trabajo con su debido uniforme además se
destina una hora exacta para el almuerzo.
Artículo 8.- faltas de puntualidad.- el trabajador que tenga más de tres atrasos
injustificados en el mes se sujetara a las debidas sanciones impuestas por el empleador.
Artículo 9.- faltas de asistencia.- el trabajador que faltare por más de tres veces en
un mismo mes serán considerados como prueba en a solicitud de visto bueno ante la
autoridad competente.
Artículo 10.- horas extraordinarias y suplementarias.- La empresa reconocerá hora
suplementarias o extraordinarias para aquellos trabajadores, que de acuerdo con las
necesidades de la empresa, realicen tareas operativas fuera de la jornada laboral, en
fines de semana o feriados
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REVISADO POR:
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REGLAMENTO INTERNO DE
TRABAJO
HOJA 4 DE 8
Artículo 11.- permisos de trabajo.- serán concedidos únicamente por motivos de:
enfermedad, calamidad doméstica, y en los casos permitidos por la ley los cuales serán
comunicados a su jefe inmediato o jefe de recursos humanos.
CAPÍTULO IV
Remuneración
Artículo 12.- de las remuneraciones: los sueldos o remuneraciones se fijaran en razón
de la naturaleza del trabajo, experiencia y preparación profesional no será inferior a lo
establecido en la ley.
Las remuneraciones serán pagadas en el lugar de trabajo o depositadas en una
cuenta de ahorros o corriente que estos determinen.
Artículo 13.- anticipos: la empresa no está obligada a conceder anticipos pero según el
caso si lo hiciere estos valores serán descontados de su sueldo en cuotas o según lo
acordado.
CAPÍTULO V
Derechos y Beneficios
Artículo 14.- vacaciones: todo trabajador tendrá derecho de gozar anualmente de un
periodo ininterrumpido de quince días de vacaciones.
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REGLAMENTO INTERNO DE
TRABAJO
HOJA 5 DE 8
CAPÍTULO VI
Obligaciones de los trabajadores
Artículo 15.- Son obligaciones de los trabajadores las siguientes:
1. Cumplir con las disposiciones del condigo de trabajo y leer cuidadosamente el
presente Reglamento Interno del código de trabajo.
2. Mantener siempre una buena conducta respetando normas de moral y disciplina.
3. Efectuar su trabajo en los términos del contrato y bajo la dirección del jefe
inmediato.
4. Avisar anticipadamente a su jefe inmediato cuando por motivos justificativos
no pueda concurrir al trabajo, para que pueda ser remplazado temporalmente.
5. Cuidar de los activos de la empresa y utilizar en forma racional los recursos
que se le asigne.
6. Fomentar el respeto y armonía en la empresa con los compañeros de trabajo y
superiores.
7. Mantener confidencialidad en asuntos de la empresa como asuntos contables,
técnicos, estrategias de comercialización, u otros.
8. Cumplir con las normas de seguridad vigilando su propia seguridad y a de sus
compañeros.
9. Hacer uso del uniforme proporcionado por la empresa.
10. Mantener un trato cordial y amable con los clientes y proveedores y demás
personal que visite la empresa.
11. Contribuir al prestigio y buen nombre de la institución.
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REVISADO POR:
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REGLAMENTO INTERNO DE
TRABAJO
HOJA 6 DE 8
CAPÍTULO VII
Prohibiciones de los trabajadores
Artículo 16.- Se prohíbe las siguientes:
1. Presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo el efecto de sustancias
narcóticas o más aun ingerir, o introducir las mencionadas anteriormente.
2. Ofender de palabra u obra a los representantes de la empresa, compañeros de
trabajo, clientes, proveedores o terceros, en caso de cometer una de estas
faltas se podrá considerar como visto bueno ante el inspector de trabajo.
3. Revelar secretos que ocasionen prejuicio a la empresa o transmitir información
que es considerada confidencial.
4. Ausentarse de sus puestos de trabajo sin permisos de su jefe inmediato o
interrumpir labores de los demás.
5. Sacar de la empresa documentos confidenciales ya sea físicos o electrónicos sin
autorización del gerente.
6. Utilizar el teléfono convencional para asuntos no laborales.
7. Presentarse atrasado con un tiempo mayor a 15 minutos.
CAPÍTULO VIII
Obligaciones y prohibiciones del empleador
Artículo 17.- Obligaciones del empleador:
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REVISADO POR:
APROBADO POR:
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REGLAMENTO INTERNO DE
TRABAJO
HOJA 7 DE 8
1. Pagar las cantidades que correspondan al trabajador de acuerdo con las
disposiciones del código de trabajo vigente y de acuerdo a los términos del
contrato.
2. Brindar la debida seguridad laboral y demás disposiciones legales y
reglamentarias a los trabajadores.
3. Indemnizar a los trabajadores por los accidentes laborales que pudieran sufrir o
por las enfermedades profesionales.
4. Proporcionar a los trabajadores los útiles y materiales necesarios en
condiciones adecuadas para la consecución de sus labores.
5. Tratar a los trabajadores con respeto y consideración ya sea en palabra u obra.
6. Atender oportunamente los reclamos de los trabajadores.
CAPÍTULO IX
Sanciones y multas
Artículo 18.- Infracciones al reglamento Interno: Toda infracción a las estipulaciones
del presente reglamento interno serán sancionados con:
a) Amonestación por falta leve.
b) Multas económicas.
c) Solicitud de visto bueno por falta grave.
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REVISADO POR:
APROBADO POR:
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REGLAMENTO INTERNO DE
TRABAJO
HOJA 8 DE 8
Artículo 19.- Son faltas leves: aquellas que no causan pérdida económica a la
empresa o daño en su imagen empresarial o afecten directamente al desarrollo de las
actividades.
Artículo 20.- So faltas graves: aquellas que perjudiquen los intereses económicos de
la empresa su desarrollo comercial y las relaciones internas.
.
CAPÍTULO X
Terminación del contrato de trabajo
Artículo 21.- causas de la terminación:
1. La terminación del trabajo o servicio para el cual fue contratado.
2. Por el cometimiento de faltas graves como: injurias o conducta inmoral.
3. La no asistencia al trabajo por más de tres días en un mes y sin justificación.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
80
3.2.4.2. Valoración de riesgos
3.2.4.2.1. Identificación de los objetivos del control interno
Para una evaluación de riesgos es necesario el análisis y conocimiento de los objetivos
de operaciones, objetivos de información financiera y objetivos de cumplimiento.
Tabla 13. Objetivos de control interno
Objetivos de operaciones
Implementar en la empresa manuales de funciones y manuales de procesos para que los
funcionarios tengan conocimiento claro de sus actividades y las mismas sean realizadas de
manera cronológica.
Realizar un código de ética que sea encargado de guiar el comportamiento de cada
funcionario para que haya un buen clima laboral.
Actualizar el actual cronograma estructural de la empresa.
Objetivos de la información financiera
Garantizar que la información de existencia de inventarios este acorde a los libros
mejorando de esta manera los procesos.
Efectuar exámenes sorpresivos sobre la gestión de inventarios para garantizar la
efectividad de información
Objetivos de cumplimiento
Establecer las políticas para el control de inventarios para que la información de
mercadería sea llevada efectivamente.
Aportar con nuevas ideas a las políticas establecidas por la compañía.
Fuente: Investigación
Elaborado por: RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
Una matriz de riesgo constituye una herramienta de control y de gestión normalmente
81
utilizada para identificar las actividades (procesos y productos) de una empresa, el tipo y
nivel de riesgos inherentes a estas actividades y los factores exógenos y endógenos
relacionados con estos riesgos (factores de riesgo). Igualmente, una matriz de riesgo
permite evaluar la efectividad de una adecuada gestión y administración de los riesgos
que pudieran impactar los resultados y por ende al logro de los objetivos de la
organización.
Por ello a través de la aplicación de una matriz a los diferentes componentes del sistema
de control interno se pretende obtener información real y relevante de la gestión de
inventarios para mejorarlo a través de un sistema de control interno donde se va a
cuantificar el nivel de riesgo de determinada área o departamento o a su vez determinar
cuáles son las falencias en el nivel operativo con los empleados.
Tabla 14. Matriz de riesgo
MATRIZ DE
RIESGO
PR
OB
AB
ILID
AD
IMPACTO
Frecuente Alto Alto Alto
Moderado Medio Medio Alto
Poco frecuente Bajo Bajo Alto
Leve Impacto moderado Alto
Fuente: Investigación
Elaborado por: RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
82
Tabla 15. Evaluación del sistema de control interno actual al Gerente
ÁREA GERENCIA GENERAL
P/T A ENTREVISTADO Ing. José Ernesto Enríquez
ENTREVISTADORA Tlgo. RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
FECHA 20 de marzo del 2014
1. AMBIENTE DE CONTROL
Se pretende evaluar el control con respecto a las actividades.
N°
Cuestionario
SI= 3
+/- = 2
NO= 1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Cuenta la empresa con un
Código de ética aprobado por
Gerencia?
1
3%
0,0%
Los valores son
inculcados a diario
por la gerencia sin
la aplicación de un
código.
reglamentario. 2
¿Se emplean manuales de
funciones para que los
empleados tengan
conocimiento de sus
actividades?
1
4%
0,0%
No tienen diseñado
manuales de
funciones para ser
aplicados.
3
¿La gerencia evalúa
constantemente el desempeño y
liderazgo de los jefes
departamentales?
2
3%
1,5%
Debido a sus
múltiples funciones
no supervisa
constantemente a
sus subordinados.
4
¿La comunicación entre
departamentos y el alto mando
es transmitida con orientación
moral?
3
1%
1,0%
5
¿La empresa cuenta con un
personal idóneo, y capacitado
para el cumplimiento de sus
objetivos?
3
2%
2,0%
6
¿El organigrama que posee la
empresa esta actualizado?
1
1%
0,0%
Posee un
organigrama que no
se ajusta a la
necesidad actual.
7
¿Existe un reglamento interno
para el conocimiento de las
políticas de la empresa?
1
3%
0,0%
Las disposiciones
dadas se basan a
requerimientos de
gerencia.
Suman
12
17%
4.5%
83
2. EVALUACION DE RIESGO
Se pretende conocer la efectividad de la evaluación de riegos en cada área de la empresa
N°
Cuestionario
SI= 3
+/- = 2
NO= 1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Se cuenta con algún instrumento para evaluar riesgos externos e internos?
1
3%
0,0%
La empresa no cuenta
con instrumentos o no
realiza auditorias para
evaluar riesgos.
2
¿Se ha capacitado al personal
para el cumplimiento eficaz de
sus funciones?
2
3%
1,5%
Las capacitaciones son
impartidas por los
jefes departamentales.
3
¿Se toma en cuenta las
competencias de las demás
entidades?
3
4%
4,0%
4
¿Las actividades a ejecutarse
en los diferentes departamentos
tienen definido sus objetivos en
tiempos determinados?
2
3%
1,5%
Las actividades
departamentales no
siguen un cronograma
específico.
5
¿La empresa está preparada
para afrontar situaciones de
cambio que puedan afectar el
normal desenvolvimiento de la
misma?
1
4%
0,0%
No están preparados
para afrontar
cambios de
diferente índole,
económico, político.
6
¿Se maneja con prudencia la
información confidencial de la
empresa?
2
3%
1,5%
La información es
conocida por todos los
miembros de la
empresa.
7
¿Los riesgos detectados tienen
un seguimiento y son tratados
según su importancia?
2
3%
1,5%
Se limitan a hacerse
saber a los jefes
departamentales pero
no aseguran una
pronta solución.
Suman 13 23% 10,0%
84
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
Se pretende evaluar si se cumple las políticas y los procedimientos establecidos.
N°
Cuestionario
SI= 3
+/- = 2
NO= 1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Se ha implementado
procedimientos claros que permitan
el cumplimiento de los objetivos de
la empresa?
2
2%
1,0%
La empresa no cuenta
actualmente con un
manual de
procedimientos.
2
¿Para establecer un procedimiento
se efectuó algún análisis previo?
3
3%
3,0%
3
¿Se da cumplimiento a las políticas
establecidas por gerencia?
2
3%
1,5%
Normalmente se
cumplen las políticas
pero otras veces no.
4
¿Se ha designado jefes
departamentales para la supervisión
de tareas
3
3%
3,0%
5
¿Se ha realizado controles sobre
las actividades de inventarios?
2
4%
2,0% Rara vez se realizan
controles sorpresivos al
encargado de bodega.
6
¿La información de inventarios es
evaluada periódicamente para
verificar la veracidad de la
información?
1 4% 0,0% La información es poco
confiable ya que no se
evalúa continuamente.
7
¿Se han realizado análisis que
permitan determinar la existencia de
actividades improductivas?
1 3% 0,0% No existe este tipo de
control por lo que no se
logra el cumplimiento
cabal de los objetivos.
8
¿Existe algún departamento de
control interno o responsable de
analizar esquematizar investigar
actos fraudulentos?
1
2%
0,0%
No existe un
Departamento o
encargado del control
interno que pueda
analizar actos fraudulentos.
Suman 15 24% 10,5%
85
4. INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Se pretende evaluar que los métodos de información y comunicación se estén ejecutando de acuerdo a tiempos establecidos y de manera clara y precisa.
N°
Cuestionario
SI= 3
+/- = 2
NO= 1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Existen mecanismos
establecidos en los que se
pueda recopilar y procesar
información interna y externa?
1
2%
0,0%
No existe una
estructura bien
focalizada de
mecanismos para
procesar
información.
2
¿Se da Seguimiento a través de
documentos cuándo se determina
una queja o problema dentro de la
organización ya sea por parte de
los clientes proveedores o
empleados?
2
3%
1,5%
A veces se da
seguimiento
documentado ya que
los requerimientos
no suelen llegar a ser
solucionados.
3
Cuando se presentan
irregularidades se comunica
oportunamente al gerente o jefes
departamentales
3
3%
3,0%
4
¿Existen resguardos apropiados
de la información confidencial
contra alteraciones o pérdidas?
1
2%
0,0%
La empresa esta
propensa a sufrir
pérdidas de
información por no
contar con un
sistema.
5
¿La comunicación entre la
dirección y la parte operativa es
vertical?
3
2%
2,0%
6
¿Se documenta a través de actas
la realización de inventarios
físicos?
1
4%
0,0%
Cuando se realizan
inventarios físicos
no se documentan en
actas de inicio y
finalización.
Suman 11 16% 6,5%
86
5. MONITOREO Y SUPERVISIÓN
Se pretende evaluar la calidad de desempeño del control interno
N°
Cuestionario
SI= 3
+/- = 2
NO= 1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿La gerencia analiza el nivel de
eficacia y eficiencia de los
controles internos aplicados
durante el proceso de las
operaciones?
2
3%
1,5%
La gerencia dedica
poco tiempo y
espacio para sus
subordinados.
2
¿Existe un responsable del
monitoreo o investigación de
posibles inconvenientes?
1
2%
0,0%
No cuenta con un
responsable para esta
función.
3
¿La empresa cuenta con un
auditor interno o externo para la
valuación optima de los
objetivos?
1
3%
0,0%
No se ha contratado
a un profesional para
estas evaluaciones.
4
¿Se utiliza técnicas de
supervisión, que evalúenlos
proceso de cada departamento?
3
4%
4,0%
5
¿Los inventarios son
revisados periódicamente,
por personas externas al
departamento que
corresponden?
1
4%
0,0%
Los materiales solo
son revisadas por
personal de área
(jefe de bodega,
contador).
6
¿Los datos registrados en las
transacciones de inventarios se
comparan con los físicos?
2
4%
2.0%
Rara vez se hacen
comparaciones de lo
físico con los
registros de
inventarios.
Suman 10 20% 7,5%
TOTAL 61 100% 37%
Fuente: Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”
Elaborado por: RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
87
NIVEL DE
CONFIANZA
PUNTAJE CALIFICACIÓN RIESGO
76 - 100% 3 BAJO
51 – 75% 2 MODERADO
3 – 50% 37,0% 1 ALTO
MATRIZ DE RIESGO
ACTIVIDAD NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
ENTORNO EMPRESARIAL 37,0% ALTO
Una vez aplicada la matriz de riesgo al Gerente mediante cuestionarios de
evaluación donde se valoró cada uno de los componentes del control interno, se evidencia
que la gestión de inventarios y su entorno empresarial, carece de controles que permitan
evaluar los procedimientos que se desarrollan dentro de la misma dando el porcentaje de
37,0% de nivel de confianza que equivale a un Riesgo alto.
88
Tabla 16. Evaluación del Sistema de control interno actual al bodeguero
ÁREA DPTO. LOGÍSTICA
P/T A1 ENTREVISTADO SR. BODEGUERO
ENTREVISTADORA Tlgo. RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
FECHA 20 de marzo del 2014
1.AMBIENTE DE CONTROL
Se pretende evaluar el control con respecto a las actividades.
N°
Cuestionario
SI= 3
+/- = 2
NO= 1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Cuenta la empresa con un código de ética aprobado por Gerencia?
1
3%
0,0%
No se basan en un código de ética se rigen a criterios dados por los directivos.
2
¿Se emplean manuales de
funciones para que los empleados
tengan conocimiento de sus
actividades?
1
4%
0,0%
Se rigen de acuerdo a
la experiencia de cada
puestos mas no al
manual es estipulados
3
¿La gerencia evalúa
constantemente su desempeño y
liderazgo?
2
4%
2,0%
No otorga el debido
tiempo por velar por
sus subordinados
4
¿La comunicación entre
departamentos y el alto mando es
transmitida con orientación
moral?
2
2%
1,0%
Se maneja una
comunicación con
respeto salvo en casos
extremos de
inconformidad
5
¿Se tiene conocimiento de la
misión y visión de la empresa?
1
2%
0%
Los empleados no
conocen la misión y
visión de la empresa
6
¿Su equipo de trabajo es
estimulado mediante incentivos
por el trabajo realizado?
2
2%
1,0%
Los incentivos son solo
por fecha especiales
mas no por el trabajo
realizado
7
¿Existe un reglamento interno para
el conocimiento de las políticas de
la empresa?
1
3%
0,0%
Los empleados no
conocen el reglamento
interno
Suman 10 20% 4,0%
89
2. EVALUACION DE RIESGO
Se pretende conocer la efectividad de la evaluación de riegos en cada área de la empresa
N°
Cuestionario
SI= 3
+/- = 2
NO= 1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Se cuenta con algún
instrumento para evaluar
riesgos externos e internos en el
área de inventarios?
2
3%
1,5% Se limitan solo a las
observaciones de
posibles riegos a la
mercadería y en las
bodegas.
2
¿Se ha capacitado al personal
para el cumplimiento eficaz de
sus funciones?
2
3%
1,5% Solo se ha dado
charlas esporádicas
y emitidas por el
personal de la
empresa
3
¿Se toma en cuenta las
competencias de las demás
entidades?
2
4%
2,0%
Rara vez se percatan
de
la competitividad
de otras empresas
4
¿Las actividades a ejecutarse
en el área de inventarios tienen
definido sus objetivos en
tiempos determinados?
2
3%
1,5%
Los funcionarios
esporádicamente
realizan sus
actividades de
acuerdo a un tiempo
programado
5
¿Su departamento está
preparado para afrontar
situaciones de cambio que
puedan afectar el normal
desenvolvimiento de la misma?
1
4%
0,0%
No se encuentran
preparados frente a
posibles cambios
que afecten al
normal
desenvolvimiento
6
¿Se maneja con prudencia la
información confidencial
respecto a inventarios?
2
3%
1,5%
Se suele mantener una
información
7
¿Los riesgos detectados tienen
un seguimiento y son tratados
según su importancia?
2
3%
1,5%
Los altos mandos a
veces dan la
posible solución
otras veces solo se
limitan a aplicar la
sanción
Suman 13 23% 9,5%
90
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
Se pretende evaluar si se cumple las políticas y los procedimientos establecidas
N°
Cuestionario
SI= 3 +/- =
2 NO=
1
P%
C.P.%
Observaciones
1 ¿Se ha implementado
procedimientos claros que
permitan el cumplimiento de los
objetivos de la empresa en
relación con la gestión de
inventarios?
2
4%
2,0%
A veces se emite documentación de las prioridades respecto s los inventarios
2
¿Se da cumplimiento a las
políticas dictadas por gerencia?
3
3%
3,0%
3
¿Se ha designado jefes
departamentales para la
supervisión de tareas?
3
3%
3,0%
4
¿Se ha realizado controles sobre
las actividades de inventarios?
2
4%
2%
A veces se hace un
control ya que la
mayor parte del
tiempo se emplea
en actividades
prioritarias.
5
¿La información de inventarios es
evaluada periódicamente para
verificar la veracidad de la
información?
1
4%
0,0%
No se realiza
controles
exhaustivos de la
información de
inventarios. 6
¿Existe algún
departamento de control
interno o responsable de
analizar esquematizar
investigar actos
fraudulentos?
1
3%
0,0%
No existe el
departamento de
monitoreo en la
empresa.
Suman 15 24% 13,0%
91
4. INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Se pretende evaluar que los métodos de información y comunicación se estén ejecutando de acuerdo a tiempos establecidos y de manera clara y precisa
N°
Cuestionario
SI= 3 +/- = 2
NO= 1
P%
C.P.%
Observaciones
1 Se da Seguimiento a través de
documentos cuándo se determina una
queja o problema con respecto a la
mercadería ya sea por parte de los
clientes proveedores o empleados?
2
3%
1,5%
Rara vez se documenta
las quejas emitidas por
proveedores clientes o
personal interno.
2 ¿Cuando se presentan
irregularidades se comunica
oportunamente al gerente o jefes
departamentales?
3
3%
3,0%
3 ¿Existen resguardos apropiados de
la información confidencial de
inventarios contra alteraciones o
pérdidas?
2
4%
2,0%
Se procura que tanto el
contador como el
bodeguero compartan
la información.
4 ¿La comunicación entre la
dirección y la parte operativa es
vertical?
3 2% 2,0%
5 ¿Se documenta a través de actas la
realización de inventarios físicos?
3
4%
4,0%
Suman 13 16% 12,5%
92
5. MONITOREO Y SUPERVISIÓN
Se pretende evaluar la calidad de desempeño del control interno.
N°
Cuestionario
SI= 3 +/- = 2
NO= 1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Existe un responsable del
monitoreo o investigación de
posibles inconvenientes en el área
de inventarios?
1
3%
0,0%
No existe una persona
encargado de la
vigilancia o monitoreo
de riesgos para esta
área.
2
¿La empresa cuenta con un auditor
interno o externo para la
evaluación optima de los
objetivos?
1
4%
0,0%
No se ha contratado un
auditor externo ni
interno para la
empresa.
3
¿Se utiliza técnicas de supervisión,
que evalúen los proceso de cada
departamento?
3
4%
4,0%
4
Los inventarios son
revisados periódicamente,
por personas externas al
departamento que
corresponden?
1 3% 0,0% No son revisados por
personas ajenas al
área de inventarios
solo el gerente
contador y jefe de
bodega.
5
¿Los datos registrados en las
transacciones de inventarios se
comparan con los físicos?
2 3% 1,5% A veces ya que los
funcionarios se ocupan
en otros asuntos.
Suman 10 17% 5,5%
TOTAL 59 100% 44,5%
Fuente: Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”
Elaborado por: RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
93
NIVEL DE CONFIANZA PUNTAJE CALIFICACIÓN RIESGO
76 - 100% 3 BAJO
51 – 75% 2 MODERADO
3 – 50% 44,5% 1 ALTO
MATRIZ DE RIESGO
ACTIVIDAD NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
BODEGA 44,5% ALTO
Luego de realizar la matriz de riesgo al bodeguero mediante cuestionarios de evaluación el
cual permitió valorar la gestión de inventarios y su incidencia funcional, se puede
concluir que la Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”, necesita
implementar un sistema de control interno para mejorar la gestión de sistema de
inventarios así también para mejorar los diferentes procedimientos que se desarrollan
dentro de la misma, ya que manifiesta el porcentaje de 44,5% de nivel de confianza que
equivale a un Riesgo alto.
94
Tabla 17. Evaluación del sistema de control interno actual al jefe de ventas
ÁREA DPTO. VENTAS
P/T A2 ENTREVISTADO SR. ASISTENTE DE VENTAS
ENTREVISTADORA Tlgo. RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
FECHA 20 de marzo del 2014
1. AMBIENTE DE CONTROL
Se pretende evaluar el control con respecto a las actividades
N°
Cuestionario
SI= 3
+/- = 2
NO= 1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Cuenta la empresa con un
código de ética aprobado por
Gerencia?
1
4%
0,0%
Los valores son
inculcados por la
gerencia sin la
aplicación de un
código reglamentario.
2 ¿Se emplean manuales de
funciones para el
conocimiento de actividades?
1
4%
0,0%
No tienen estipulados
manuales de funciones
3 ¿La gerencia evalúa
constantemente su desempeño
como jefe departamental?
2
3%
1,5%
Debido a sus múltiples
funciones no existe
constante supervisión
4 ¿Su departamento cuenta con
un personal idóneo, y
capacitado para el
cumplimiento de tareas?
3
4%
4,0%
5 ¿Considera que el número de
colaboradores en su
departamento es adecuado?
1
4%
0,0%
El número de
vendedores es escaso
provocando retrasos
operativos
Suman 8 19% 5,5%
95
2. EVALUACION DE RIESGO
Se pretende conocer la efectividad de la evaluación de riegos en cada área de la empresa
N°
Cuestionario
SI= 3
+/- = 2
NO= 1
P%
C.P.
%
Observaciones
1
¿Ha recibido capacitación su
grupo de trabajo sobre temas
referentes al área?
2
4%
2,0%
Las capacitaciones
son impartidas por los
jefes departamentales.
2
¿Se toma en cuenta las
competencias de las demás
entidades?
3
4%
4,0%
3 ¿Las actividades a ejecutarse en su área se realizan bajo tiempos determinados o cronogramas de actividades?
2
4%
2,0%
Las actividades departamentales no siguen un cronograma específico.
4
¿Se maneja con prudencia la
información confidencial de las
ventas que se realizan?
1
4%
0,0%
La información es conocida por miembros externos al departamento
5
¿Los riesgos detectados
referentes a mercaderías tienen
un seguimiento y son tratados
según su importancia?
2
4%
2,0%
Se limitan a hacerse saber a los jefes departamentales pero no aseguran una pronta solución.
Suman 10 20% 10,0%
96
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
Se pretende evaluar si se cumple las políticas y los procedimientos establecidas
N°
Cuestionario
SI= 3
+/- = 2
NO= 1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Se da cumplimiento a las
políticas establecidas por
gerencia?
3
4%
4,0%
Se toma a las órdenes
como política.
2
¿Su grupo de trabajo cumple con
los objetivos trazados referente a
metas propuestas?
2
4%
2,0%
Normalmente
no siempre se
puede llegar a
las metas
trazadas
3
¿Se ha realizado controles cuando
hay devoluciones de mercadería?
2
4%
2,0%
Rara vez se realizan
controles
sorpresivos al
encargado de
bodega
4
¿La información de inventarios
es evaluada periódicamente para
verificar la veracidad de la
información?
1
4%
0,0%
La información es
poco confiable ya
que no se evalúa
continuamente
5
¿Cuándo se entrega la mercadería
en las instalaciones del cliente se
prevé de futuros riesgos?
1
4%
0,0%
No se prevé de
futuros riesgos
llegando a haber
perdidas
6
¿Existe algún departamento de control interno o responsable de analizar esquematizar investigar actos fraudulentos?
1
4%
0,0%
No existe un
departamento o
encargado del
control interno que
pueda analizar actos
fraudulentos
Suman 10 24% 8,0%
97
4. INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Se pretende evaluar que los métodos de información y comunicación se estén ejecutando de acuerdo a tiempos establecidos y de manera clara y precisa
N°
Cuestionario
SI= 3
+/- = 2
NO= 1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Se da Seguimiento a través de
documentos cuándo se determina
una queja o problema con
respecto a la mercadería por parte
de los clientes?
2
3%
1,5%
Rara vez se
documenta
las quejas emitidas
por clientes.
2 ¿Cuándo se presentan
irregularidades en su área le
comunican oportunamente?
3
3%
3,0%
Inmediatamente es
comunicada al jefe de
ventas.
3
¿Existen resguardos apropiados
contra alteraciones o pérdidas de
la información confidencial de
venta de mercaderías?
2
4%
2,0%
Se procura que la
información la tengan
en sus dispositivos
USB y PC.
4
¿La comunicación entre usted y
sus subordinados es excelente?
3 4% 4,0% Si se maneja un buen
clima laboral.
5
¿Se realiza notas de pedidos por
cada cliente?
3
3%
3,0%
Por cada cliente se
emite una nota de
pedido.
6
¿Se entrega copias al bodeguero
de las notas de pedido?
2
2%
2,0%
Muchas veces se
olvidan de la entrega
de este documento.
Suman 15 19% 15,5%
98
5. MONITOREO Y SUPERVISIÓN
Se pretende evaluar la calidad de desempeño del control interno
N°
Cuestionario
SI= 3
+/- = 2
NO= 1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Existe un responsable del
monitoreo o investigación de
posibles inconvenientes en el
área de ventas?
1
3%
0,0%
No existe una persona
encargada del
monitoreo de riesgos
para esta área
2
¿La empresa cuenta con un
auditor interno o externo para la
evaluación optima de los
objetivos?
1
4%
0,0%
No se ha contratado un
auditor externo ni
interno para la
empresa.
3
¿Utiliza técnicas de supervisión,
que evalúen los procesos de
cada vendedor?
3
4%
4,0%
Cada vendedor tiene
su presupuesto de
ventas diarios que
deben ser cumplidos.
4
¿Los resúmenes de stocks de
los materiales son revisados
periódicamente, para realizar las
ventas correspondientes?
1
4%
0,0%
No son revisados
periódicamente
incurriendo en la toma
equivoca de pedidos.
5
¿Las tomas de pedido de
inventarios son enviadas por
correo electrónico al encargado
de facturación?
2 3% 1,5% A veces ya que por
falta de tiempo no
envían e mail solo e
documento adjunto
Suman 8 18% 5,5%
TOTAL 51 100% 44,5%
Fuente: Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”
Elaborado por: RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
99
NIVEL DE CONFIANZA PUNTAJE CALIFICACIÓN RIESGO
76 - 100% 3 BAJO
51 – 75% 2 MODERADO
3 – 50% 44,5% 1 ALTO
MATRIZ DE
RIESGO
ACTIVIDAD NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
VENTAS 44,5% ALTO
Una vez aplicada la matriz de riesgo al asistente de ventas mediante cuestionarios de
evaluación donde se valoró cada uno de los componentes del control interno se analizó
que la gestión de ventas relacionada con el movimiento de inventarios, carece de controles
que permitan evaluar los procedimientos que se desarrollan dentro de la misma dando el
porcentaje de 44,5% de nivel de confianza que equivale a un Riesgo alto.
100
Tabla 18. Evaluación del sistema de control interno actual al jefe de compras
ÁREA DPTO. LOGÍSTICA
P/T A3
ENTREVISTADO SR. ASISTENTE DE COMPRAS
ENTREVISTADOR Tlgo. RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
FECHA 20 de marzo del 2014
1. AMBIENTE DE CONTROL
Se pretende evaluar el control con respecto a las actividades
N°
Cuestionario
SI= 3
+/- = 2
NO= 1
P%
C.P.%
Observaciones
1 ¿La empresa cuenta con código
de ética establecido en todas las
áreas?
1
4%
0,0%
2 ¿Cuenta la empresa con
herramientas técnicas de
investigación de mercados
para realizar las
adquisiciones?
1
4%
0,0%
No tienen herramienta
alguna para ser
aplicados.
3 ¿Cuenta la empresa con un
manual de funciones para el
departamento?
1
4%
0,0%
No cuenta con algún
manual a seguir.
4 ¿Cuenta con perfiles
diseñados para la contratación
de personal para esta área?
1
4%
0,0%
Suman 4 16% 0,0%
101
2. EVALUACION DE RIESGO
Se pretende conocer la efectividad de la evaluación de riegos en cada área de la empresa
N°
Cuestionario
SI= 3
+/- = 2
NO= 1
P%
C.P.
%
Observaciones
1
¿Cuenta la empresa con varios
proveedores?
3
4%
4,0%
2 ¿Se tiene asegurada los
materiales?
1
4%
0,0%
No se ha tomado esa
precaución.
3
¿Las actividades a ejecutarse en
su departamentos tienen
definido sus objetivos en
tiempos determinados?
2
4%
2,0%
Las actividades no
siguen totalmente un
cronograma en
específico.
4
¿Solo un miembro de la
empresa puede realizar pedidos
a los proveedores?
1
4%
4,0%
5
¿Está una persona del área
asignada a la recepción en
conjunto con el bodeguero de
los materiales adquiridos?
1
4%
0,0%
Se limita hacer
únicamente el
bodeguero.
Suman 8 20% 10,0%
102
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
Se pretende evaluar si se cumple las políticas y los procedimientos establecidas
N°
Cuestionario
SI= 3
+/- = 2
NO= 1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Se salvaguardan los materiales
e insumos recibidos?
1
4%
4,0%
2
¿Existen compras emergentes
para cubrir necesidades súbitas
de producción?
1
4%
4,0%
3
¿La empresa cuenta con una
evaluación del desempeño del
personal?
1
4%
0,0%
No se ha tomado en
cuenta el desempeño.
4
¿Se compra solo productos de
calidad?
2
4%
2,0%
No es tan posible porque se necesita aplicar y probar los materiales e insumos.
5
¿Se verifican que el valor de las
facturas esté de acuerdo
condiciones negociadas de los
materiales?
2
4%
2,0%
No con
minuciosidad.
6
¿Se garantiza el pago a los
proveedores?
3
4%
4,0%
Suman 10 24% 16,0%
103
4. INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Se pretende evaluar que los métodos de información y comunicación se estén ejecutando
de acuerdo a tiempos establecidos y de manera clara y precisa
N°
Cuestionario
SI= 3
+/- = 2
NO= 1
P%
C.P.%
Observaciones
1 ¿La empresa tiene sistema
automatizado para la verificación
de los inventarios?
2 4% 2,0% El módulo del
sistema contable.
2 ¿La empresa tiene una buena
comunicación con sus
proveedores?
3 4% 4,0%
3 ¿Se comunica al personal de
compras sobre las funciones,
actividades y responsabilidades?
2 4% 2,0% La comunicación
únicamente verbal.
4 ¿La comunicación entre usted y
sus colaboradores es excelente?
3 4% 4,0%
5 ¿Pueden los operativos sugerir
implementar nuevos materiales e
insumos?
2 4% 2,0% Son quienes utilizan
los materiales, los
conocen mejor en la
práctica.
Suman 12 20
%
14,0%
104
5. MONITOREO Y SUPERVISIÓN
Se pretende evaluar la calidad de desempeño del control interno
N°
Cuestionario
SI= 3
+/- = 2
NO= 1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Existe un responsable del
monitoreo o investigación de
posibles inconvenientes en el área
de compras?
1
4%
0,0%
No existe una persona responsable exclusiva para el monitoreo.
2
¿Existe supervisión y control
diario del personal del área?
1
4%
0,0%
No existe una
persona
responsable
exclusiva para esta
actividad.
3
¿El gerente efectúa un monitoreo
de las actividades de su área?
3
4%
4,0%
4
¿Se investiga, evalúa y corrige los
errores encontrados en el área de
compras?
1 4% 0,0% No está definido
quién debe realizar
esta terea.
5
¿Se revisa todos los respaldos al
realizar el envío al pago de varios
pedidos?
2 4% 2,0%
Suman 8 20% 6,0%
TOTAL 42 100% 46%
Fuente: Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”
Elaborado por: RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
105
NIVEL DE CONFIANZA PUNTAJE CALIFICACIÓN RIESGO
76 - 100% 3 BAJO
51 – 75% 2 MODERADO
3 – 50% 46,0% 1 ALTO
MATRIZ DE RIESGO
ACTIVIDAD NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
COMPRAS 46,0% ALTO
Una vez aplicada la matriz de riesgo al asistente de compras mediante cuestionarios
de evaluación donde se valoró cada uno de los componentes del control interno se
evidencio que la gestión de compras relacionada con los inventarios, carece de
controles que permitan evaluar los procedimientos que se desarrollan dentro de la
misma dando un porcentaje de 46,0% de nivel de confianza que equivale a un Riesgo
alto.
3.2.4.3. Actividades de control
3.2.4.3.1. Políticas y procedimientos de control de inventarios
La empresa debe adoptar políticas para el control de inventarios como procedimientos
efectivos de inventarios físicos.
106
Tabla 19. Políticas para el control de inventarios
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
POLÍTICAS PARA EL
CONTROL DE INVENTARIOS
HOJA 1 DE 2
a) Registrar en el sistema de información integral de la empresa todas las
entradas y salidas de los materiales.
b) Realizar controles de inventario por línea de productos mensualmente.
c) Contabilizar el inventario físico al final de cada año cerrando sus actividades
durante dos días.
d) Conciliar saldo en libros y en inventarios físicos.
e) El Jefe de bodega será el responsable único de la recepción y despacho de
mercaderías.
f) Todas las notas de crédito deben ser firmadas por la gerencia.
g) No se recepta devolución de mercadería por caducidad.
h) Los productos en mal estado son dados de baja en el sistema por medio de una nota
de crédito y se procede a su devolución a proveedor.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
107
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
POLÍTICAS PARA EL
CONTROL DE INVENTARIOS
HOJA 2 DE 2
i) Realizar un inventario general anual, inventarios preliminares cuatrimestrales e
inventarios pilotos mensuales
j) La salida de mercadería y devoluciones se realiza únicamente con respaldo de
la factura.
k) Se recibirá mercadería cuando hubo mala facturación por parte de la secretaria.
l) La mercadería en mal estado o con fecha próxima de caducidad es devuelta al
proveedor.
m) Al realizarse el inventario físico general la empresa deberá paralizar sus
actividades temporalmente por tres días obligatorios.
Finalidad.
Determinar la existencia física de los suministros y bienes de la Sociedad Civil y
Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”, que se encuentren salvaguardados en las
bodegas y oficinas, la cual deberá ser contrastada con las existencias que figuran en los
registros contables de la empresa a la fecha del inventario.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Fuente: Investigación
Elaborado por: RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
108
Tabla 20. Procedimiento para realizar el inventario físico
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA: 22/diciembre/2014
PROCEDIMIENTO PARA
REALIZAR EL INVENTARIO
FÍSICO
HOJA 1 DE 4
Objetivos
a) Planificar la realización del inventario físico en los almacenes de la
empresa.
b) Preparar el material necesario para la toma de inventario físico
c) Organizar a toma de inventario físico de Las bodegas, que sea ejecutado dentro
de criterios razonables y eficientes
Alcance
La presente norma alcanza a los departamentos de Contabilidad y para conocimiento del
Bodeguero.
Aprobación y Divulgación.
Aprobación: Por gerencia
Divulgación: Por dpto. de Contabilidad y de bodega
Normas.
La gerencia es quien autorizara y dispondrá la fecha en que se deberá
realizar el inventario general.
El contador es el responsable de la toma del inventario general de existencias de
las bodegas de la empresa.
El Bodeguero y demás personal designado por el contador formaran un equipo de
trabajo para ser responsables del cumplimiento de las normas y procedimientos de
inventarios de las bodegas.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
109
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA:
22/diciembre/2014 PROCEDIMIENTO PARA
REALIZAR EL INVENTARIO
FÍSICO
HOJA 2 DE 4
Procedimiento:
1. El gerente acordara cuando se realizara el inventario general, fijando un
cronograma de acuerdo al número de bodegas de la empresa, lo cual
inmediatamente será comunicado al contador.
2. El contador mediante un memorándum comunicara a bodega la realización del
inventario general estipulando fecha y hora así como las instrucciones necesarias.
3. El bodeguero poniendo énfasis en el orden y limpieza preparara las bodegas para
la toma de inventario.
4. Designara por otro lado un equipo de personas que estarán ayudando al contador
y a su equipo en la toma de inventarios.
5. El departamento de contabilidad por su parte formara un equipo de trabajo para
que a través de su vigilancia procedan con el inventario.
6. El contador entregara al personal de inventario la hoja de instrucciones y a su
equipo las fichas de toma de inventarios.
7. Así mismo coordinara para que se entregue los útiles requeridos para
efectuar el inventario.
8. El contador se reunirá con el b odeguero para efectuar la toma de
inventarios explicando los mecanismos, procedimientos e instrucciones, así
mismo despejara dudas que pudiera presentarse y se entregara los útiles
requeridos para la tarea a realizarse.
9. Llegado el día de dar inicio al proceso de inventario se reunirán el bodeguero y
el contador con sus equipo correspondientes, dando las instrucciones necesarias.
10. El bodeguero transportara los productos pendientes de entrega a la zona de
despacho los que se detallaran como notas de salida.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
110
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA:
22/diciembre/2014 PROCEDIMIENTO PARA
REALIZAR EL INVENTARIO
FÍSICO
HOJA 3 DE 4
11. De ser el caso de que el inventario se efectué antes de proceder al ingreso o salida
de los materiales, el bodeguero deberá comunicar al contador para que proceda a
controlar e inventariar los materiales que se procesan.
12. El equipo de bodega solo intervendrá en el inventario para indicar donde se
encuentran ubicados los bienes y para aclarar aspectos requeridos por el equipo
responsable del inventario.
13. Se procederá a efectuar el corte documentario debiendo firmar el bodeguero todas
las notas de ingreso y salida que se encontrasen en proceso de trámite, escribiendo
en un documento denominado corte de inventario la relación de los documentos
mencionados y demás ocurrencias el mismo que será suscrito por el contador y el
bodeguero.
14. El contador procederá a ingresar al sistema las notas de ingreso y salida de las
bodegas.
15. Un vez concluido el corte documentario se procederá al Conteo general de las
existencias llenando el formulario de control de existencias.
16. El conteo será realizado de manera ordenada uno ira contando y otro ira
escribiendo en las hojas de trabajo donde se detallara nombres de los
inventariados, fecha, código, cantidad de productos, descripción, ubicación y
observaciones.
17. Una vez concluida la labor de conteo de productos el personal inventariador
entregara todas las hojas de trabajo al bodeguero y este a su vez al contador.
18. El bodeguero en su caso realizara la Conciliación con los saldos en libros.
19. En caso de encontrarse diferencias se efectuara el reconteo en su presencia, de
persistir la diferencia será comunicado al contador.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
111
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA:
22/diciembre/2014 PROCEDIMIENTO PARA
REALIZAR EL INVENTARIO
FÍSICO
HOJA 4 DE 4
20. Seguido se elaborará el Reporte Final de inventarios.
21. El contador procederá a realizar los Asientos de Ajuste.
22. El contador una vez revisado los papeles de trabajo y en función de los
mismos elaborara una Acta Final de Inventario con observaciones y resoluciones,
el mismo que será entregado a gerencia para que defina sobre las diferencias
encontrados en el inventario.
23. El bodeguero será notificado para que proceda a procesar las diferencias de
inventario en el Kardex físico con las correspondientes notas de ingreso y salida
por diferencia de inventarios el departamento de contabilidad de igual forma
procederá a contabilizar procesar en el registro de Kardex.
24. Gerencia por su parte deberá tener en cuenta las causas de variaciones con
respecto a los:
Sobrantes de inventario:
Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo
comprobante de salida.
Faltantes de inventarios:
Faltante por merma: Cuando se trata de productos sólidos o líquidos que por su
naturaleza se deterioran será aceptada siempre y cuando este dentro de lo
aceptable.
Faltante por negligencia: El bodeguero es el único responsable de la custodia de
los productos.
25. Gerencia tomara las medidas que el caso amerite las cuales comunicará al
contador para que este proceda a contabilizar según corresponda.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
112
Tabla 21. Procedimiento para la compra y venta de productos
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA:
22/diciembre/2014 PROCEDIMIENTO PARA LA
COMPRA DE MATERIALES
HOJA 1 DE 3
1. Revisión de stocks de inventarios (BODEGUERO).
2. Se realiza el contacto inicial con el Proveedor (ASISTENTE DE COMPRAS).
3. Emisión de una Orden de Pedido (ASISTENTE DE COMPRAS).
4. Se envía mediante correo electrónico la orden de pedido al Proveedor.
5. Recepción de materiales en las bodegas de la empresa, adjunto la factura respectiva
(BODEGUERO).
6. Se envía la factura y un informe en constancia de recibido correctamente el
cargamento respectivo o si es que hubiera alguna novedad en la misma siendo el
caso. (BODEGUERO).
7. Ingreso de ítems recibidos al sistema integrado informático (ASISTENTE
CONTABLE).
8. Se solicita emisión de notas de crédito al proveedor en el caso que haya productos
en mal estado (BODEGUERO).
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
113
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA:
22/diciembre/2014 PROCEDIMIENTO PARA LA
VENTA DE PRODUCTOS
HOJA 2 DE 3
1. Entrega de presupuesto de ventas a los vendedores y resumen de stock de
producto diario.
2. Visita por parte de los vendedores a cada uno de los clientes que consten en la
zona diaria asignada.
3. Realización de una nota de pedido por cada cliente visitado.
4. Envío de notas de pedido vía correo electrónico a la persona encargada de
facturación.
5. Agrupación de todas las notas de pedido por zona de visita.
6. Autorización de clientes a facturar previa revisión de estado de cuenta del cliente.
7. Carga de productos vendidos en los vehículos de la empresa.
8. Entrega de producto en las instalaciones del cliente.
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
114
Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”
FECHA:
22/diciembre/2014 PROCEDIMIENTO PARA LA
DEVOLUCIÓN DE PRODUCTOS
PROVEEDOR Y CLIENTES
HOJA 3 DE 3
Proveedores:
1. Emisión de reporte de materiales e insumos defectuosos, dañados, caducados, por
parte del departamento de bodega clasificado por proveedor.
2. Revisión del reporte por parte del asistente de compras.
3. Envío del reporte final al proveedor solicitando la nota de crédito correspondiente.
4. Retiro de materiales por el proveedor de las bodegas de la empresa.
5. Recepción de nota de crédito.
6. Ingreso de nota de crédito al sistema.
Clientes:
1. Recepción de la solicitud de devolución del cliente.
2. Autorización de orden de devolución.
3. Entrega de órdenes a Bodega.
4. Retiro de mercadería por los vehículos de la empresa en las instalaciones del
cliente.
5. Emisión de nota de crédito.
6. Envío de nota de crédito al cliente
ELABORADO POR:
RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Fuente: Investigación
Elaborado por: RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
115
3.2.4.4. Información y comunicación
La información que maneje todo el personal de la Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”, en cada una de sus áreas, deberá ser entregado a la
Gerencia para su posterior divulgación a todos los niveles de la empresa, para identificar,
evaluar y responder a los riesgos para alcanzar los objetivos propuestos; para difundir esta
información se utilizaran memos, cartas, oficios, formularios entre otros.
La información sobre las políticas, procedimientos y logística para la identificación,
prevención y tratamiento de los riesgos, debe fluir desde la Gerencia en forma de cascada
hasta el personal operativo. De tal forma que estos sean capaces de comunicar
oportunamente cualquier falta en el control interno a sus niveles superiores, clasificándola
de acuerdo al tipo de falta, ya sea documental, tecnológica, de campo o de cumplimiento.
3.2.4.4.1. Información y comunicación interna
Para que exista un proceso adecuado de información se proponen la implementación de los
siguientes documentos que garanticen el registro y sustento de la información de ingreso y
egreso de bodega.
a) Modelo de Informe de Existencias.
Bodega No: Folio No:
Bodeguero: Período:
Responsable/toma: Fecha toma:
CÓDIGO DESCRIPCIÓNEXISTENCIA
FÍSICA
EXISTENCIA
SISTEMADIFERENCIA
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”
Dirección: Km. 5 vía a Piedra de vapor
OBSERVACIONES:
INVENTARIO FÍSICO
116
El bodeguero debe presentar un informe de requerimiento de materiales de acuerdo con las
políticas establecidas, basado en el modelo de Mínimos y Máximos que se establecerá
cuando tengan datos históricos de cada uno de ellos.
La administradora tomará en cuenta el informe del bodeguero para tomar la decisión de
compra y emitir la respectiva orden de compra.
b) Modelo de Orden de Pedido y Compra.
Bodega No: Pedido No:
Bodeguero: Fecha:
CÓDIGO CANTIDAD
Elaborado por: Aprobado por:
Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”
Dirección: Km. 5 vía a Piedra de vapor
ÓRDEN DE PEDIDO
TOTAL
OBSERVACIONES:
DESCRIPCIÓN
Proveedor: Orden No:
Crédito: Teléfono:
Fecha: Vencimiento:
CÓDIGO DESCRIPCIÓN CANTIDAD V/UNITARIO V/TOTAL
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
OBSERVACIONES:
Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”
Dirección: Km. 5 vía a Piedra de vapor
ÓRDEN DE COMPRA
117
La orden de pedido y la orden de compra serán llenadas por el asistente de compras, donde
se establecerá el código de material, la descripción del mismo, la cantidad y el valor
unitario negociado con el proveedor, debe llevar las firmas de responsabilidad.
c) Modelo de Ingreso a Bodega.
OTROS
DESPERDICIOS
Nuevo ( ) Usado ( ) INVENTARIO X
CÓDIGO CANTIDAD V/UNITARIO
Recibido por: Entregado por: Aprobado por:
INGRESO DE MATERIALES A BODEGA
DESCRIPCIÓN
Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”
Dirección: Km. 5 vía a Piedra de vapor
CONDICIÓN
Factura:
V/TOTAL
Fecha:
No:
Nombre del proveedor:
TIPO DE ENTRADA
Como documento que garantice el registro de los materiales, se deberá llenar el documento
propuesto en donde se indicará el destino del producto, la condición en la que llega,
código, la descripción del producto, la cantidad, valor unitario y total; deberá igualmente
ser firmado por quien recibe, quien verifica y quien aprobó la compra; deberá cruzarse la
información con la orden de pedido.
118
d) Modelo de Egreso de Bodega.
OTROS
VENTAS X
CÓDIGO CANTIDAD V/UNITARIO
Entregadopor: Recibido por: Aprobado por:
Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”
Dirección: Km. 5 vía a Piedra de vapor
ENGRESO DE PRODUCTOS DE BODEGA
Nombre del vendedor:
DESCRIPCIÓN V/TOTAL
No:
Fecha:
Bodega:
Bodeguero:
TIPO DE SALIDA
El egreso de bodega está relacionado con la producción y venta de los productos, pero
igualmente puede darse que salga de bodega por algún motivo súbito de la empresa. Por lo
tanto, existe la posibilidad de que, como no se factura la mercadería, conste con mayores
unidades en la bodega.
Para el efecto en respaldo del bodeguero, se plantea que se llene este documento en donde
conste el código, la descripción, la cantidad, valor unitario y total. Deberá igualmente ser
firmado por quien recibe y de quien aprueba la salida de productos.
119
e) Acta de toma física de inventarios
Fecha:
CÓDIGO CANTIDAD CÓDIGO CANTIDAD
Bodeguero Asistente Contable Contador
Responsable: Verificador:
EXISTENCIA FÍSICAEXISTENCIAS SISTEMA
Dirección: Km. 5 vía a Piedra de vapor
Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”
ACTA DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS
PRODUCTO DIFERENCIA OBSERVACIONES
Las diferencias estará dado por la cantidad de productos que no coincida entre los informes
del Sistema informático frente a la toma física, luego del recuento de los materiales y en
caso de existir la diferencia se establecerá una observación al respecto, la toma física
deberá contar con la firma de responsabilidad del bodeguero, asistente contable y del
contador que participan en la verificación.
3.2.4.4.2. Información y comunicación externa
Es comunicada a la parte externa para mejorar el control interno y lograr la consecución
de los objetivos de la empresa, con la debida autorización por parte de gerencia,
así también es comunicada desde la parte externa a través de canales de comunicación con
clientes y proveedores quienes aportan información importante respecto a la calidad de
bienes y servicios, como respuesta del sistema de control interno.
120
3.2.4.5. Monitoreo
El monitoreo, es instaurado para asegurar que el control interno funcione de manera eficaz,
es el encargado de evaluar el comportamiento de todas las áreas de la Sociedad Civil y
Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”, su aplicación correcta condiciona el
funcionamiento del sistema. El proceso de monitoreo transcurre a lo largo de todos los
procesos de la organización, corrigiendo las desviaciones.
El proceso de monitoreo puede ser considerado como el motor que lleva al Sistema de
Control Interno a un funcionamiento eficiente y eficaz, convirtiéndolo realmente en el
proceso integrado de operaciones con un enfoque de mejoramiento continuo.
Ningún Sistema de Control Interno puede garantizar la detección de todas las deficiencias
de control que puedan poner en riesgo el logro de los objetivos organizacionales. Sin
embargo, cuando se diseña y ejecuta eficazmente, el monitoreo ayuda a asegurar que el
control interno funcione efectivamente.
Es por ello que se propone la implementación de un proceso de monitoreo el cual requiere
de una planificación correcta que conduzca a la fiabilidad de la información que maneja la
gerencia para la toma de decisiones, y que debe ser además apropiada, oportuna y
actualizada.
3.2.4.5.1. Evaluaciones independientes del sistema de control interno
En la Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” se efectuará evaluaciones
independientes sobre la efectividad del Sistema de Control Interno, con el objetivo de
adoptar medidas correctivas y de mejoramiento; y diferenciar el control implementado con
el control antiguo.
121
Tabla 22. Cuestionario para la evaluación del control interno
CUESTIONARIO EN EL ASPECTO DEL CONTROL INTERNO
FECHA: 22 de diciembre del 2014
PREGUNTAS
SI
NO ¿El gerente aplicó el código de ética propuesto?
¿Se aplicó el manual de funciones y manual de procesos en la
Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”?
¿Se empleó el reglamento interno para el conocimiento de los
derechos y obligaciones de los trabajadores?
¿Se aplicó el nuevo organigrama estructural que refleja la
estructura actual de la Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA
RUMISAMAI”?
¿Se aplicó medida para prevenir posibles cambios que a futuro
puedan presentarse?
¿Se empleó los procesos adecuados para el área de logística?
¿Se aplicó las políticas adecuadas para el control de inventarios?
¿Se aplicó las actas de inicio y finalización para realizar los
inventarios?
¿Se empleó documentos de información y comunicación interna
entre el personal que labora en la Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”?
¿Se aplicó el resguardo la información de la entidad para evitar
posibles pérdidas o modificaciones?
¿Se incorporó una persona para el monitoreo de actividades?
Elaborado:
Revisado:
Autorizado:
Fuente: Investigación
Elaborado por: RODRÍGUEZ, Wilson (2015)
122
3.2.4.5.2. Informe de control interno
Santo Domingo 22 de diciembre del 2014
Señor.
Ing. José Ernesto Enríquez
GERENTE GENERAL DE LA S.C.C. “HACIENDA RUMISAMAI”
Presente.
Luego de una exhausta investigación y análisis se procede a informar el examen de
control interno en la Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”con el
objetivo que se detalla a continuación:
a) Objetivo del informe.
El objetivo de la evaluación del control interno es establecer los pasos para verificar la
existencia, el nivel de desarrollo y el grado de efectividad del control interno instaurado en
la empresa; plantear una propuesta con 5 elementos básicos que ayudaran a mejorar la
gestión de inventarios de la entidad, el cual está diseñado para proveer una seguridad
razonable al gerente de la empresa en lo que respecta a la gestión de inventarios.
b) Alcance del informe.
El presente informe fue realizado en el período entre 2013 y 2014, y contiene los
resultados de la evaluación del control interno de la Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI”.
c) Resumen gerencial.
El control interno realizado en la Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA
RUMISAMAI”, es un proceso efectuado por la gerencia, nivel administrativo y personal
operativo, el cual consta de procedimientos, políticas y reglamentos diseñados para
alcanzar los objetivos y asegurar la confiabilidad de la información, es la herramienta que
123
se ha adoptado para facilitar el control a la planeación y a la gestión, la cual indica las
situaciones que se presentan con frecuencia en la entidad.
d) Evaluación de las fases de control interno.
Ambiente de Control.
Se evidencio la inexistencia de un código de ética, inexistencia de manuales de funciones,
inexistencia de auditoría interna, un organigrama desactualizado de la estructura actual de
la empresa por otro lado se comprobó que no cuenta con un reglamento interno que regule
las relaciones entre la empresa y los trabajadores.
Conclusiones
La aplicación de un código de ética es importante ya que los empleados
comprenderán que comportamiento es aceptado o no.
La implementación de manuales de funciones es importante ya que se especifica el
nivel de competencia necesaria para un determinado trabajo y las habilidades y
destrezas requeridas.
La implementación de un organigrama estructural acorde a la actualidad de la
empresa proporciona flujo de información para dirigir actividades y entender las
responsabilidades con las autoridades y verificar además si existe un número
suficiente de colaboradores.
Las políticas de los recursos humanos son esenciales para la contratación de
personal, para que los planes y metas de la empresa sean alcanzados.
Recomendaciones
Aplicar los manuales de funciones para el conocimiento y efectividad de las
operaciones.
124
Aplicar el código de ética para promover integridad y valores éticos entre los
colaboradores, y para mejorar la relación entre empleados con proveedores, clientes
y su entorno social.
Regirse al nuevo organigrama actualizado de la empresa para establecer las
relaciones de jerarquía, asignar autoridad, y mantener una adecuada comunicación
en la empresa.
Implementar el reglamento interno estipulado para que las personas contratadas
sean dignas de confianza y además conozcan sus obligaciones y derechos.
Valoración de Riesgo.
No posee objetivos claros por tal razón la gestión de inventarios es ineficiente ,no cuentan
con instrumentos para evaluar riesgos, no se ha capacitado a los trabajadores por
personal idóneo, no se tiene un control de la información confidencial de la empresa, y el
cumplimiento de objetivos no se llevan a cabo.
Conclusiones
Se aplicó matrices de riesgos para evaluar a través de preguntas el actual control
interno en las áreas involucradas con los inventarios.
Recomendaciones
Capacitar al personal por personas externas a la empresa.
Implementar instrumentos para la evaluación de riesgos.
125
Actividades de Control
Se ha establecido diferentes políticas y procedimientos como: Políticas para el control de
los inventarios, procedimientos para realizar el inventario físico, procedimientos para la
compra y venta de productos, procedimiento para la devolución de la mercadería al
proveedor y la devolución de productos del cliente.
Conclusiones
Las políticas y manuales de procedimientos son esenciales en la gestión de
inventarios.
Recomendaciones
Implementar políticas y procedimientos que conlleven al mejoramiento de la gestión
de inventarios.
Información y Comunicación
La empresa no cuenta con procesos escritos, ni con documentos internos de comunicación
que faciliten los procesos de cada actividad.
Conclusiones
Los manuales de procedimientos y formatos de documentos son esenciales en la
gestión de inventarios.
Recomendaciones
Implementar el manual de procedimientos y formatos de documentos que conlleven al
mejoramiento de la gestión de inventarios.
126
Monitoreo
Se ha realizado un cuestionario de preguntas y un informe donde constan
detalladamente los procesos, reglamentos y procedimientos a ejecutarse como las
conclusiones y recomendaciones vertidas para la mejoría del control interno.
127
3.3. Validación de la propuesta
La validación de esta propuesta será dada por los lectores de tesis designados por
la gerencia de investigación.
También será validada por el tribunal de grado designado por la gerencia de la Universidad
Regional Autónoma de los Andes UNIANDES.
La presente investigación será presentada al Ingeniero José Ernesto Enríquez, Gerente
de la Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”, quien se compromete a
analizarla para poner en práctica lo expuesto en la propuesta, mediante la carta de
certificación que se adjuntara en anexos.
3.4. Conclusiones parciales del capítulo
La empresa carece de manuales de procesos y de manuales de funciones, carece de
políticas, donde detallan las funciones de cada empleado y lo que se puede o no hacer
dentro de la de la Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI”.
La inexistencia de control permanente a nivel de inventarios en lo referente a las
entradas y salidas de materiales; y tampoco cuenta con un sistema que le permita
conocer el stock de los inventarios.
La gestión de inventarios es deficiente puesto que la información carece de ser
verídica no se realizan exámenes de supervisión de materiales y las bodegas no están
bien estructuradas tanto física como documental.
128
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Teóricamente se sustentó que a través de la implementación de un sistema de control
interno basado en el informe COSO I, se puede solucionar la problemática que se
presenta en la Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito,
en lo que se refiere a la gestión de sus inventarios.
En base a las herramientas de investigación como son la encuesta y la entrevista se pudo
obtener el criterio de los involucrados, corroborando la existencia de la problemática
planteada al inicio de esta investigación y de la posible solución de la misma.
Se desarrolló un sistema de control interno acorde a las necesidades de la empresa la
misma que cuenta con políticas, procedimientos, manual de funciones, documentos de
sustento y planes de evaluación lo que permitirá, a criterio del autor, mejorar la gestión de
los inventarios en la Sociedad Civil y Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto
Quito.
Recomendaciones
Se recomienda la aplicación de la presente propuesta en la Sociedad Civil y Comercial
“HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito, ya que con este sistema logrará alcanzar
los objetivos tanto del área específica de inventarios como los objetivos globales de la
empresa.
Socializar la propuesta entre todos los directivos y personal de la Sociedad Civil y
Comercial “HACIENDA RUMISAMAI” de Puerto Quito, para que conozcan sus
derechos, responsabilidades, funciones y los objetivos que persigue la organización.
A las empresas similares para que desarrollen e implementen un sistema de control interno
que facilitará la obtención de objetivos operacionales, de cumplimiento y de generación de
información financiera confiable.
A los estudiantes de auditoría que utilicen el presente trabajo como guía de consulta
respecto a la importancia del control interno en las empresas.
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ANEXOS
ANEXO A
GUÍA DE LA ENTREVISTA
Pregunta 1. ¿Existe un sistema de control interno en la empresa?
Pregunta 2. ¿Se elaboran estados financieros explique?
Pregunta 3. ¿Conocen los empleados sus funciones dentro de la organización?
Pregunta 4. ¿Qué tipo de control realiza para el manejo de inventarios?
Pregunta 5. ¿A su criterio como es la información de inventarios?
Pregunta 6. ¿Se cuenta con la información oportuna para la toma de decisiones?
Pregunta 7. ¿Con que frecuencia se concilian los datos contables de los recursos obtenidos?
Pregunta 8. ¿En cuántas personas están asignadas las responsabilidades para el control de
inventarios?
Pregunta 9. ¿Las recaudaciones diarias son verificadas mediante documentos?
Pregunta 10. ¿Se realizan exámenes sorpresivos de los dineros recaudados?
Pregunta 11. ¿El área física de las bodegas va de acuerdo a la capacidad de inventarios?
Pregunta 12. ¿Existe un manual actualizado de procedimientos generales y funciones de
bodega?
Pregunta 13. ¿Dispone la empresa de un catálogo de cuentas actualizado?
Pregunta 14. ¿Cómo es el control que se aplica al ingreso y egreso de materiales e
insumos?
Pregunta 15. ¿Existe comunicación entre departamentos para la elaboración de sus
actividades?
Pregunta 16. ¿Al momento de tomar pedidos son verificados por el gerente?
Pregunta 17. ¿La empresa actualmente cuenta con un sistema de incentivos para sus
trabajadores?
Pregunta 18. ¿Se ha capacitado al personal en los últimos 3 años?
Pregunta 19. ¿Se lleva control de las existencias que están próximos a caducar?
Pregunta 20. ¿Se lleva un control de los proveedores que facturan con descuentos y sin
descuentos?
Pregunta 21. ¿Con relación a los inventarios existe algún documento que sirva para
informar del stock?
Pregunta 22. ¿Al momento de realizar los pedidos de compras, se verifican las existencias
en bodega?
Pregunta 23. ¿La empresa cuenta con un seguro para los inventarios?
ANEXO B
CUESTIONARIO PARA LA ENCUESTA
Pregunta Respuesta %
SI NO
¿Sabe usted cuáles son sus funciones dentro de la organización?
¿Existe manual de procedimiento en la empresa?
¿Existe buena comunicación entre áreas de trabajo para realizar sus
actividades?
¿Se cuenta con la información oportuna para la toma de decisiones de
inventarios?
¿Los movimientos de existencias son verificadas mediante documentos
que lo sustenten?
¿Las bodegas van de acuerdo a la capacidad de los inventarios?
¿Existe un manual actualizado de procedimientos generales y funciones
de bodega?
¿Conoce si la empresa maneja un catálogo de cuentas?
¿Se ha implementado algún sistema de control interno?
¿La empresa maneja algún modelo de incentivos y motivación para sus
colaboradores?
¿A través de Kardex que se realiza el manejo de inventarios?
Pregunta Quincenal Mensual Trimestral Semestral Anual Nunca
¿Con qué frecuencia
recibe capacitación?
¿Con qué frecuencia
se realizan estados
financieros?
Pregunta Malo Regular Bueno Muy
bueno
Excelente Falta de
registro
Robos Deterioro
¿Cómo califica el
ambiente de trabajo?
¿La información de
inventarios es a su
criterio?
¿El control que se
aplica en el ingreso y
egreso de materiales
es?
¿Cuándo existen
diferencias negativas
en el inventario
cuáles cree que son
las razones?
ANEXO C
