universidad regional autÓnoma de los...
TRANSCRIPT
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DE TÍTULO DE
INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA
TEMA:
HERRAMIENTAS DE CONTROL DE INVENTARIO PARA LA ASOCIACIÓN
AGROPECUARIA MANUEL FREIRE BARBA DE LA PARROQUIA DE
ANGOCHAGUA, CANTÓN IBARRA, PROVINCIA DE IMBABURA
AUTORA: PABÓN CUASQUI ELVIA JANETH
ASESOR: LIC. MALDONADO GUDIÑO CARLOS WILMAN, MSC
IBARRA- ECUADOR
2017
APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
CERTIFICACIÓN:
Quién suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente trabajo de titulación
realizado por la Srta. Elvia Janeth Pabón Cuasqui, estudiante de la carrera
Contabilidad Superior y Auditoría, CPA, Facultad de Sistemas Mercantiles con el tema:
“HERRAMIENTAS DE CONTROL DE INVENTARIO PARA LA ASOCIACIÓN
AGROPECUARIA MANUEL FREIRE BARBA DE LA PARROQUIA DE
ANGOCHAGUA, CANTÓN IBARRA, PROVINCIA DE IMBABURA”, ha sido
prolijamente revisado, y cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa
pertinente de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes -UNIANDES-, por lo
que apruebo su presentación.
Ibarra, Julio de 2017.
______________________________________
Lic. Carlos Wilman Maldonado Gudiño, Msc
ASESOR
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
Yo, Elvia Janeth Pabón Cuasqui, estudiante de la carrera Contabilidad Superior y
Auditoría, CPA, Facultad de Sistemas Mercantiles, declaro que todos los resultados
obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del título de
INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS CPA., son
absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que
son de mi exclusiva responsabilidad.
Ibarra, julio de 2017
___________________________
Srta. Elvia Janeth Pabón Cuasqui
CI.: 1004073894
AUTORA
CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, Dra. Olga Germania Arciniegas Paspuel, MSC. En calidad de lector del Proyecto
de titulación.
CERTIFICO:
Que el presente trabajo de titulación realizado por la estudiante Elvia Janeth Pabón
Cuasqui, sobre el tema: “HERRAMIENTAS DE CONTROL DE INVENTARIO PARA
LA ASOCIACIÓN AGROPECUARIA MANUEL FREIRE BARBA DE LA PARROQUIA
DE ANGOCHAGUA, CANTÓN IBARRA, PROVINCIA DE IMBABURA”, ha sido
cuidadosamente revisado por la suscrita, por lo que he podido constatar que cumple
con todos los requisitos de fondo y de forma establecidos por la Universidad Regional
Autónoma de Los Andes, para esta clase de trabajos, por lo que autorizo su
presentación.
Ibarra, Agosto del 2017
Dra. Olga Germania Arciniegas Paspuel, MSC.
LECTORA
DERECHOS DE AUTOR
Yo, Elvia Janeth Pabón Cuasqui, declaro que conozco y acepto la disposición
constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma
de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la
UNIANDES está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones,
trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultoría que se realicen
en la universidad o por cuenta de ella.
Ibarra, julio de 2017
___________________________
Srta. Elvia Janeth Pabón Cuasqui
CI.: 1004073894
AUTORA
DEDICATORIA
Dedico el presente proyecto de investigación a Dios y a mi familia. A Dios por
mostrarme día a día que con fe, paciencia y esfuerzo que todo es posible. A mis
padres, a mi hermana quienes estuvieron apoyándome en los momentos más difíciles
de mi carrera y me guiaron para seguir adelante, dándome ejemplos dignos de
superación y entrega. Gracias a ustedes puedo ver alcanzada mi meta.
Elvia Janeth Pabón Cuasqui
AGRADECIMIENTO
A quienes han hecho posible la culminación de este proyecto de investigación al Ing.
Diego Moreno Contador General de la asociación agropecuaria Manuel Freire Barba,
por abrirme las puertas de la organización y permitirme desarrollar el proceso
investigativo. A mi asesor Lic. Carlos Maldonado Gudiño por su guía técnica y
metodológica.
Elvia Janeth Pabón Cuasqui
RESUMEN
Hoy en día las herramientas de control interno en las empresas son de mucha
utilidad ya que permiten realizar el control de las actividades de manera correcta, así
el presente Proyecto de investigación se desarrolló en la Asociación Agrícola Manuel
Freire Barba de la Parroquia de Angochagua, Cantón Ibarra, debido a que la
Asociación no cuenta con controles adecuados para el manejo de inventarios, por lo
que la entidad no puede medir los riesgos presentes, viéndose afectada en cuanto a
la toma de decisiones y objetivos propuestos, siendo esencial la aplicación de estas
herramientas para su correcto funcionamiento.
Para este estudio se enfoca la aplicación de una metodología de carácter cualitativa-
cuantitativa, con una investigación aplicada, de campo y bibliográfica realizada con el
apoyo de varias técnicas e instrumentos de campo, como la entrevista y la
observación directa realizada al personal de la Asociación, para su análisis e
interpretación, cabe indicar que todo este proceso se enmarca en la línea de
investigación de Auditoría que aseguró el diseño de un control interno de acuerdo a las
características y necesidades de la Asociación.
Con el diseño de las herramientas fundamentadas en el COSO I, se logrará el manejo
adecuado de los inventarios mismos que les permitirá controlar, registrar, contabilizar y
obtener los valores reales que mantienen la Asociación para salvaguardar las
existencias; por ende tendrá un aumento en su rentabilidad. Por otra parte, se
pretende que este instrumento oriente a cada uno de los socios a lograr las metas y
objetivos planteados en la Asociación.
ABSTRACT
Nowadays, tools for internal control in the companies are very useful since they allow
to control internal activities in a correct way, so the present research project has been
developed in the Agricultural Association Manuel Freire Barba, located in Angochagua,
Parish from Ibarra Canton, due to the Association does not have adequate controls for
inventory management, for this reason the entity cannot measure the present risks,
showing itself affected in the decision making and proposed objectives, being essential
the application of these tools for its proper functioning.
This study focuses on the application of a qualitative-quantitative methodology, with
applied, field and bibliographical research carried out with the support of several
techniques and field instruments, such as the interview and the direct observation
applied to Association personnel , for its analysis and interpretation, it should be noted
that this whole process is part of the research line of Audit, it ensured the design of an
internal control according to the characteristics and needs of the Association.
Through the design of tools based on the COSO I, a proper management of the
inventories will be achieved, they also will allow controlling, recording, counting and
obtaining the real values maintained by the Association to safeguard stocks; therefore
it will have an increase in its profitability. On the other hand, this instrument intends to
guide every partner to achieve goals and objectives set out in the Association.
ÍNDICE GENERAL
Pág.
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 1
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO ................................................................................ 5
1.1. Origen y evolución de los procesos de auditoría .................................................... 5
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas de los procesos de auditoría .............. 6
1.3. Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas
sobre los procesos de auditoría. ................................................................................... 7
1.3.1. Contabilidad ........................................................................................................ 7
1.3.1.1. Objetivos de la contabilidad ............................................................................. 8
1.3.2. Auditoría ............................................................................................................. 8
1.3.3. Control interno .................................................................................................... 9
1.3.3.1. Definición ......................................................................................................... 9
1.3.3.2. Objetivos de control interno .............................................................................. 9
1.3.3.3. Principios de control ....................................................................................... 10
1.3.3.4. Limitaciones de control interno ....................................................................... 10
1.3.4. Sistema de control interno ................................................................................ 11
1.3.4.1. Elementos del sistema de control interno ....................................................... 11
1.3.5. Análisis FODA................................................................................................... 16
1.3.6. Significado de los procesos............................................................................... 17
1.3.7. Cuadro de Mando Integral ................................................................................ 17
1.3.8. Razones financieras ......................................................................................... 17
1.3.8.1. Liquidez corriente ........................................................................................... 18
1.3.8.2. Razones o índices de actividad ...................................................................... 18
1.3.8.3. Razón de endeudamiento .............................................................................. 18
1.3.9. Inventarios ........................................................................................................ 18
1.3.9.1. Control de inventarios .................................................................................... 18
1.3.9.2. Importancia de los inventarios ........................................................................ 19
1.3.9.3. Principios de inventarios ................................................................................ 19
1.3.9.4. Principios de almacenamiento de bodega ...................................................... 20
1.3.9.5. Método de control de inventarios ................................................................... 20
1.3.9.6. Propósito de los inventarios ........................................................................... 21
1.3.9.7. Administración de los inventarios ................................................................... 22
1.4. Conclusiones parciales del capitulo ..................................................................... 23
CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA
PROPUESTA ............................................................................................................. 24
2.1. Caracterización de la asociación agrícola Manuel Freire Barba ........................... 24
2.2. Descripción del procedimiento metodológico ....................................................... 24
2.2.1. Modalidad ......................................................................................................... 24
2.2.2. Tipos ................................................................................................................. 25
2.2.3. Métodos ............................................................................................................ 25
2.2.4. Población y muestra ......................................................................................... 25
2.2.5. Técnicas ........................................................................................................... 26
2.2.6. Instrumentos ..................................................................................................... 26
2.2.7. Resultados ........................................................................................................ 27
2.2.7.1. Resultados de la entrevista ............................................................................ 27
2.3. Herramientas de control de inventario para la asociación agrícola Manuel Freire
Barba de la parroquia Angochagua, cantón Ibarra, provincia de Imbabura. ................ 31
2.4. Conclusiones ....................................................................................................... 32
CAPÍTULO III. VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE SU
APLICACIÓN ............................................................................................................. 33
3.1. Tema ................................................................................................................... 33
3.2. Objetivo de la propuesta ...................................................................................... 33
3.3.1. Misión ............................................................................................................... 33
3.3.2. Visión ................................................................................................................ 33
3.3.3. Valores organizacionales .................................................................................. 33
3.3.4. Estructura organizacional .................................................................................. 34
3.4. Evaluación de riesgos .......................................................................................... 35
3.4.1. Matriz FODA ..................................................................................................... 35
3.4.1.1. Matriz de diseño de estrategias...................................................................... 36
3.4.2. Cuadro de Mando Integral ................................................................................ 37
3.4.2. Matriz de riesgos ............................................................................................... 39
3.4.2.1 Análisis de los resultados ................................................................................ 40
3.4.3. Índices o razones financieros ............................................................................ 41
3.4.3.1. Análisis de los índices financieros .................................................................. 44
3.5. Actividades de control .......................................................................................... 44
3.5.1. Manual de procesos .......................................................................................... 44
3.5.1.1. Inventario físico .............................................................................................. 45
3.5.1.2. Compra de mercadería .................................................................................. 47
3.5.1.3. Almacenamiento de mercadería..................................................................... 49
3.5.1.4. Facturación .................................................................................................... 51
3.5.1.5 Venta de mercadería ....................................................................................... 53
3.5.1.6. Despacho de Mercadería ............................................................................... 55
3.5.2. Cálculo de máximos y mínimos ......................................................................... 57
3.5.2.1. Existencias mínimas ...................................................................................... 57
3.6. Información y comunicación ................................................................................. 58
3.6.1. Matriz de comunicación ascendente ................................................................. 58
3.6.2. Matriz de comunicación descendente ............................................................... 59
3.7. Supervisión y seguimiento ................................................................................... 60
3.7.1. Matriz para evaluar el cumplimiento de objetivos .............................................. 60
3.8. Conclusiones parciales del capitulo ..................................................................... 60
3.9. Validación de expertos ......................................................................................... 61
CONCLUSIONES GENERALES ................................................................................ 64
RECOMENDACIONES GENERALES ........................................................................ 65
BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 66
ANEXOS ..................................................................................................................... 68
ÍNDICE TABLAS
Pág.
Tabla 1. Población asociación agropecuaria Manuel Freire Barba .............................. 26
Tabla 2. Ficha de observación .................................................................................... 29
Tabla 3. Matriz foda asociación agropecuaria Manuel Freire Barba ............................ 35
Tabla 4. Matriz de diseño de estrategias (FO- DO) ..................................................... 36
Tabla 5. Matriz de diseño de estrategias (FA- DA) ...................................................... 36
Tabla 6. Matriz de calificación del riesgo ..................................................................... 40
Tabla 7. Matriz de calificación del riesgo daños .......................................................... 40
Tabla 8. Matriz de calificación del riesgo pérdidas ...................................................... 41
Tabla 9. Cálculo de existencias máximas ................................................................... 57
Tabla 10. Cálculo de existencias mínimas .................................................................. 57
ÍNDICE FIGURAS
Pág.
Figura 1. Evaluación de riesgos .................................................................................. 12
Figura 2. Análisis del riesgo por probabilidad……………………………………………..14
Figura 3. Análisis del riesgo por impacto .................................................................... 14
Figura 4. Símbolos del flujograma .............................................................................. 17
Figura 5. Propuesta herramientas de control .............................................................. 31
Figura 6. Estructura organizacional de la asociación agropecuaria Manuel Freire
Barba .......................................................................................................................... 34
Figura 7. Flujograma de proceso de toma de inventario físico .................................... 46
Figura 8. Flujograma de proceso de compra ............................................................... 48
Figura 9. Flujograma del proceso de almacenamiento de mercadería ........................ 50
Figura 10. Flujograma del proceso de facturación ...................................................... 52
Figura 11. Flujograma del proceso de venta de mercadería ....................................... 54
Figura 12. Flujograma del proceso del despacho de mercadería ................................ 56
1
INTRODUCCIÓN
La finalidad de fundamentar el presente trabajo investigativo se ha estimado
conveniente indagar acerca de los enfoques que poseen los distintos autores con
relación a otros trabajos investigativos de similar índole, a consecuencia de ello a
continuación se citan los puntos de vista de dichos investigadores:
La tesis titulada, “Control interno y gestión de inventario de los activos fijos del
hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas”, autora del tema, Carmen Jaqueline
Quinteros Calle concluye que: “El diseño de un sistema de control interno
caracterizado por un ambiente de control adecuado, con una evaluación del riesgo
razonable, para realizar actividades de control eficientes, con la aplicación del
sistema de información y comunicación exhaustivo y monitoreo moderado que
mejorara la gestión de inventario de los activos fijos, para una correcta toma de
decisiones en el Hospital Santo Domingo de los Tsáchilas, de la ciudad de Santo
Domingo”.
Al igual la tesis titulada, “Control interno como herramientas para mejorar la gestión
de los inventarios de la empresa cuidad digital, C.A (pc actual, ubicada en valencia,
estado Carabobo”, autoras del tema, Gladys Hidalgo, Norca Betancourt concluyen
que: “La propuesta para mejorar la gestión de los inventarios está diseñado pajo los
procedimientos de control interno y cuyo objetivo es proporcionar eficiencia y
eficacia en las operaciones llevadas a cabo en el manejo de los inventarios en el
área de almacén, inspeccionando cada uno de los procesos de compra, recepción,
empaque, almacenaje, venta y despacho”.
Así como también la tesis titulada, “Propuesta de un modelo de gestión de
inventarios, caso ferretería almacenes Fabián Pintado, autora del tema, Cristina
Isabel Reino Cherrez concluye que: “El modelo de inventario propuesto, mejora las
adquisiciones de la forma actual de abastecimiento de la empresa evitando tener
dinero muerto en el inventario sin movimiento”.
De los tres trabajos investigativos citados anteriormente se puede determinar que
tienen algo en común, es decir, que guardan relación directa o indirectamente con
la gestión de control de inventarios y lo indispensable que es la aplicación de
herramientas en la que puedan guiarse para una toma de decisiones adecuada sin
poner en riesgo la rentabilidad real.
Teniendo en cuenta como el estado de arte, control de inventarios un factor clave
dentro de una empresa ya que existen lineamientos apropiados y presentan
2
principios esenciales para cada componente en este caso que es el COSO I
mismos que deben ser aplicados en las entidades, ya que toda entidad tiene como
meta generar utilidades, por tal razón deben poseer un sistema de control interno
sobre las existencias de acuerdo a la necesidad de la misma. Para (Mantilla, 2014),
el control interno de los inventarios es el plan de la organización y todos los
métodos y medidas coordinadas que se adoptan en un negocio para salvaguardar
sus activos, verificar la exactitud y la confiabilidad de sus datos contables, promover
la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las políticas prescritas.
El estudio de la administración de inventarios es un campo del conocimiento que se
ha examinado de manera científica hace ya varias décadas. Desde que fue
propuesto el modelo de lote económico (Harris, 1995), muchos autores se han dado
a la tarea de resolver múltiples problemas de existencias, por lo que los inventarios
son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización, las entidades de
gran éxito tiene gran cuidado de proteger sus inventarios, en el país existen
pequeñas, medianas y grandes empresas y para alcanzar sus metas y objetivos
previstos se enfocan principalmente a un control permanente. (Aguirre, Fernandez,
Escamilla, & Diaz, 2013, pág. 190). El descuido en el manejo de inventarios, nos
conlleva a dos aspectos fundamentales que toda entidad quiere evitar: exceso,
desperdicio, es por eso que se presenta en este trabajo, que tiene como propósito
brindar los conocimientos y los resultados que se esperan en las áreas de esta
entidad, a través de un manejo eficiente de los inventarios.
Según (Canelos, 2017), el control interno de los inventarios es aquel que hace
referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que se
producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o
centros operativos. El inventario es generalmente el de mayor significación dentro
del activo corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las
utilidades de la empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un
adecuado sistema de control interno. De igual forma Matalobos (2012), manifiesta
que el control de inventarios es una actividad de vigilancia, así como también para
Mora (2011) la administración de inventarios puede significar la eficiencia en el
manejo adecuado en el registro de la rotación y evaluación de inventario de
acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga la empresa.
En la actualidad, las empresas necesitan contar con un buen sistema de control de
inventarios, ya que el crecimiento de mercado exige un control máximo de
información. Este tipo de controles permite aumentar su competitividad frente a
3
otras empresas reduciendo su tiempo ensalzando la imagen de la empresa,
reduciendo gastos, etc. Todo los inventarios deben contener una información que
refleje fielmente las operaciones de la empresa, ya sea de compra venta o de
producción, así se podrá fijar y alcanzar objetivos realistas y optimizados, para que
su rendimiento se a mejor.
La empresa hace hincapié en el control de los inventarios ante todo, fortalecerá
paulatinamente el control, según (Guerrero, 2011) la seguridad de los inventarios
es utilizado para impedir interrupción en el aprovisionamiento causado por demoras
en la entrega o por el aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de
reabastecimiento, tomando en cuenta que las bases de toda empresa comercial es
la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del
inventario, este manejo contable permitirá a la empresa a mantener el control
oportunamente así como también conocer al final del periodo contable un estado
confiable de la situación económica de la empresa, este sistema de control deberá
ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la complejidad de la
organización.
La aplicación de herramientas de control de inventarios es fundamental en la
administración moderna, ya que esta permite a las empresas y organizaciones
conocer las cantidades existentes de productos disponibles para la venta, en un
lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de almacenamiento
aplicables en las industrias. Dentro de este ámbito, el control de inventario es un
factor que influye en la reducción de costos de las empresas, especialmente del
área de la agrícola, por tanto se convierte en un aspecto importante para obtener
mejores utilidad y beneficios para la organización.
El manejo de los inventarios incide directamente en el aumento acelerado de costos
y por ende afecta la utilidad de la organización dando como resultado baja
rentabilidad, razón por la cual se debe poner mayor énfasis en llevar un correcto
manejo de los inventarios ya que es el eje principal sobre el cual jira la liquidez de
una entidad por lo tanto se debe mantener el control oportuno y registros
apropiados que permitan generar al final del periodo, un estado financiero confiable
que refleje la situación económica real de la empresa, el problema encontrado se
basa en la interrogante ¿Cómo mejorar el control de inventario en la Asociación
Agropecuaria Manuel Freire Barba de la Parroquia de Angochagua- Cantón Ibarra
de la provincia de Imbabura?.
El objeto de investigación en torno al cual se desarrolla es proceso de auditoría,
4
ya que está enfocado fundamentalmente a reconocer hechos, datos e informes
contables financieros de una organización, mismo que permitirá generar
información confiable de la situación económica de la asociación, así cuya línea de
investigación es auditoría y el campo de acción es el control de inventario que se
enfoca a la reducción de costos y aumento de liquidez, así buscando el máximo
beneficio posible para la asociación.
Por tal razón, el presente trabajo investigativo tiene como objetivo general,
Diseñar herramientas del control de inventario que permita el mejoramiento del
manejo de inventario para la Asociación Agropecuaria Manuel Freire Barba en la
Parroquia de Angochagua-Cantón Ibarra, Provincia de Imbabura, por consiguiente
tenemos los siguientes objetivos específicos que ayudarán a sustentar de la
manera fundamental a este proyecto de investigación, y a continuación se detallan
de la siguiente manera: Fundamentar teóricamente los requerimientos que
sustenten las herramientas del control de inventario; diagnosticar las deficiencias
presentes en los procedimientos de control de inventario que actualmente sigue la
asociación agropecuaria Manuel Freire Barba; identificar las herramientas más
idóneas para el mejoramiento del control de inventario de la misma. Adicionalmente
se presenta la idea a defender: Las herramientas de control de inventario que
permitirá mejorar la rentabilidad de la asociación agropecuaria Manuel Freire Barba
de la Parroquia Angochagua-Cantón Ibarra, Provincia de Imbabura.
El tema se justifica ya que el manejo inadecuado de los inventarios y de almacén,
al igual que la adquisición de productos en el momento y la cantidad incorrecta,
incurren siempre en el aumento de costos y la disminución de beneficios,
necesitando incluso un mayor esfuerzo de parte del personal para obtener una
rentabilidad reducida. Por lo que se pretende obtener soluciones a la problemática a
través de la aplicación de herramientas que faciliten el control oportuno de las
existencias, garantizando la rentabilidad de la misma.
Con la aplicación de este proyecto ayudará a los directivos y funcionarios a obtener
información confiable, precisa y consolidada, misma que permitirá el análisis y toma
de decisiones efectivas con el fin de optimizar recursos e incrementar la liquidez de
la asociación de esta forma cumplir con metas y objetivos planteados por los
socios. Se considera que esta propuesta será de gran utilidad para la empresa, por
lo que existe acogida por parte de los socios quienes están conscientes que es una
real necesidad a fin de operar con eficiencia y eficacia en el proceso de control.
5
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO
1.1. Origen y evolución de los procesos de auditoría
Inicialmente la auditoría se limitó a las verificaciones de los registros contables,
dedicándose a observar si los mismos eran exactos. Con el tiempo el campo de
acción de la auditoría a continuado extendiéndose no obstante son muchos los que
todavía la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto remoto, es decir,
observar la veracidad y exactitud de los registros, pero con la aparición de las
grandes sociedades, la propiedad y la administración quedo separado y surgió la
necesidad de conseguir una adecuada protección de la información a través de una
auditoría independiente que garantice toda la información económica y financiera
sea confiable.
Por otra parte la auditoría constituye una herramienta de control y supervisión que
contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de la organización y permite
descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organización.
Ansani, (2012) y Aumatell, (2012) concuerdan que la auditoría se originó en la edad
media, la auditoría trataba de descubrir fraudes; este enfoque se mantiene hasta
finales del siglo XIX. Hasta la revolución industrial la economía se desarrollaba en
base a una estructura familiar donde la propiedad y la dirección de sus negocios
confluían en las mismas personas, que, por tanto, no sentían ninguna necesidad de
la auditoría independiente ni tan poco se les imponía por normativa legal.
Al reino unido se le atribuye el origen de la auditoría, pero fue en Gran Bretaña,
debido a la revolución industrial y a las quiebras que sufrieron pequeños
ahorradores, donde se desarrolló la auditoría para conseguir la confianza de
inversores y terceros. La auditoría no tardó en extenderse a otros países.
En la actualidad se puede decir que EEUU es el país pionero, este avance fue
impulsado por la crisis de Wall Street de 1929. En el caso de España la introducción
de la profesión de la auditoría ha sido muy lenta, en 1943 nace el ICJE y, más
recientemente el registro de economistas auditores (REA) en 1982 y el registro
General de Auditores (REGA) en 1985.
La armonización contable internacional consiste en que la información financiera
proporcionada por las empresas que actúan en un mismo mercado sea útil para sus
destinatarios, sin necesidad de una “traducción”, por lo que es necesario un
6
acercamiento de las legislaciones contables.
Se pronuncia en 1845 o sea poco después de penetrar la contabilidad de los
dominios científicos y ya el “Railway Companies Consolidation Act” obligada a la
verificación anual de los balances que debían de hacer los auditores. También en
los Estados Unidos de Norteamérica, una importante asociación cuida las normas
de la auditoría la cual publico diversos reglamentos, de los cuales el primero que
conocemos data de octubre de 1939, marzo de 1941 y diciembre de 1943.
El futuro del país se prevé para la profesión contables en el sector de auditoría es
realmente muy grande, razón por la cual deben crearse, en nuestro circulo de
enseñanza cátedra para el estudio de la materia, incentivando en aprendizaje y así
mismo organizar cursos similares a los que en países se realizan.
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas de los procesos de auditoría
Según Caldas (2011) la auditoría añade valor a los estados financieros divulgados,
en la medida en que la información es objeto de una opinión independiente sobre la
posición financiera, sobre el resultado de las operaciones y de los cash-flows.
Por esa misma razón, continua, las leyes que reglamentan los mercados de valores
exigen que en las empresas con cotización bursátil presenten en sus estados
financieros auditados por un auditor independiente. Para este auditor, la auditoría
es una forma de confirmación que, por lo general, expresa la opinión de un perito
acerca de la fiabilidad de cualquier aserción.
Sánchez (2012) describe que la auditoría garantiza la transparencia y la calidad de
la información y mejora las expectativas de los accionistas, de los reguladores y de
los mercados en general. Además, protege el ahorro nacional invertido en las
empresas, como consecuencia de la exigencia de un mayor control de la actuación
de los consejos de administración, de la necesidad de la prevención del fraude y de
control de gestión de los riesgos asumidos por éstos.
Según Mantilla S. (2011) no le concede una importancia transcendente a esta
problemática y da inicio a la introducción de la teoría y práctica de la auditoría;
concepto y metodologías, avisando que la auditoría es también revisión y
verificación, siendo considerada pues, como la última fase del proceso contable
cuyo fin es su supervisión por un profesional independiente. Sugiere este autor que
la auditoría “se origina como necesidad social, para aportar la transparencia
7
necesaria a la documentación contable presentada por los responsables de las
compañías, constituyendo un elemento de protección de los legítimos intereses de
todos los usuarios de la misma”.
Más tarde añade que su necesidad se toma más evidente como consecuencia de la
globalización económica y representa un sistema con la máxima transparencia de la
información económica – financiera y contable de la empresa, presentando,
después de la definición dada por la ley sobre la auditoría como una actividad
consistente de revisión y verificación de documentos contables, siempre que su
finalidad en la emisión de una información que surta efectos en relación con
terceros.
Se trata por tanto, de un tema que no merece profundizar en él, según la opinión
del autor aunque este implica la teoría de la información como enfoque explicativo
de la auditoría en la medida en que encamina su justificación hacia el hecho de que
la auditoría tenga como finalidad dar credibilidad a la información financiera
presentada por las empresas, la necesidad social a la que hace alusión se
concretizan en los beneficios generados por la sociedad a través de la producción y
divulgación de información contable fiable, transparente y relevante.
Según Morales S. (2012) la auditoría consiste en apoyar a los miembros de la
organización en relación al desempeño de sus actividades, para ello la auditoría les
proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría y toda aquella
información relacionada con todas las actividades revisadas por el auditor, la
auditoría se encarga de promocionar un control efectivo o un mecanismo de
prevención a un costo considerado como razonable.
La auditoría, en un sentido amplio, tiene como finalidad el desarrollo y
perfeccionamiento de la calidad de la información y del contexto en que la misma se
produce, para proporcionar mejores tomas de decisiones de inversión para los
usuarios, así como también, la auditoría es considerada como proceso sistemático
de obtener y evaluar, de forma objetiva, evidencias relativas a las aserciones como
verificar y comunicar los resultados a los interesados.
1.3. Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones
teóricas sobre los procesos de auditoría.
1.3.1. Contabilidad
8
Según Bravo (2011) la contabilidad es la ciencia, el arte y la técnica que permite el
análisis, clasificación, registro, control e interpretación de las transacciones que se
realizan en una empresa con el objeto de conocer su situación económica o periodo
contable.
La finalidad de la contabilidad es suministrar información en un momento dado de
los resultados obtenidos durante un periodo de tiempo, que resulta de utilidad a sus
usuarios, en la toma de decisiones, tanto para el control de la gestión pasada, como
para las estimaciones de los resultados futuros, dotando tales decisiones de
racionalidad y eficiencia. (Lefevre, 2012).
1.3.1.1. Objetivos de la contabilidad
Proporcionar información a: dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a
la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, las cosas
poseídas por los negocios. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar
información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones
realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá realizar:
Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la
diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.
Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos
propuestos.
Interpretar los resultados con el fin entregar información detallada y razonada.
Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo
administrativo y uno financiero.
Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y
facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control
de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y futura de
cada departamento en que su subdivida la organización de la empresa.
Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones
realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le
denomina contabilidad histórica. (Fierro, 2011).
1.3.2. Auditoría
Auditoría, en su acepción más amplia significa verificar que la información
9
financiera, administrativa y operacional que genera una entidad si es confiable,
veraz y oportuna, en otras palabras, es revisar que los hechos, fenómenos y
operaciones se den en la forma en que fueron planteados; que las políticas y
lineamientos establecidos se hayan observado y respetado; que se cumpla con las
obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias en general.
Así mismo, significa evaluar la forma en que se administra y opera con el fin de
aprovechar los recursos al máximo.
El objeto de una auditoría consiste en proporcionar los elementos técnicos que
puedan ser utilizados por el auditor para obtener la información y comprobación
necesaria que fundamente su opinión profesional sobre los aspectos de una entidad
sujetos a un examen. Consiste en apoyar a los miembros de la organización en
relación al desempeño de sus actividades, para ello la auditoría les proporciona
análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría y toda aquella información
relacionada con todas las actividades revisadas por el auditor, la auditoría se
encarga de proporcionar un control efectivo o un mecanismo de prevención a un
costo considerado como razonable. (Morales H. S., 2012)
1.3.3. Control interno
1.3.3.1. Definición
el control interno puede definirse como un conjunto de procedimientos, políticas,
directrices y planes de organización los cuales tienen por objeto asegurar una
eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa de la
empresa (salvaguardia de activos, fidelidad del proceso de información y registros,
cumplimiento de políticas definidas, etc.), (Ormachea, 2013)
1.3.3.2. Objetivos de control interno
Los objetivos del control interno son:
Aportar seguridad en la gestión empresarial al prevenir errores y fraudes,
proteger os activos de la entidad y dar lugar a una fiabilidad de los registros
contables e información económica- financiera.
Obtener eficiencia de la operativa organizativa de la entidad al desarrollar el
seguimiento y el cumplimiento de las políticas y procedimientos empresariales
definidos y establecidos por la dirección.
10
El alcance de estas metas están centradas principalmente en los controles
contables por su repercusión y reflejo de la información económica- financiera
de la entidad, necesaria esta para la posterior toma de decisiones por parte de
la dirección. (Ormachea, 2013)
1.3.3.3. Principios de control
Principios Generales de Administración Aplicados al Control.
Entre los principios generales de administración aplicados al control, pueden
citarse:
Principios de garantía de objetivos.- El control debe contribuir a la
consecución de los objetivos mediante la verificación oportuna de las
discordancias con los planes para emprender la acción correctiva. Todas las
funciones administrativas tienen por finalidad alcanzar los objetivos. El control
debe localizar e identificar las fallas o distorsiones existentes en los planes para
indicar las correcciones que deban aplicarse para conseguir los objetivos.
(Peña, 2011).
Principio de definición de los estándares.- El control debe basarse en
estándares, objetivos, precisos y establecidos de manera conveniente. La
fijación de estándares de desempeño y de calidad, cuando estos establecen
con objetividad y se definen con precisión, facilita la aceptación de quien deben
responder por la tarea y permite emprender una acción de control más fácil y
seguro. (Zambrano, 2011).
Principios de excepción.- Este principio fue formulado por Taylor (1903),
exponiendo que cuanto más concentre un administrador sus esfuerzos de
control en desvíos y excepciones, más eficientes serán los resultados de este
control. El administrador debe preocuparse más por los desvíos importantes
que por las situaciones relativamente normales. (Culto, 2011).
1.3.3.4. Limitaciones de control interno
A pesar de que un sistema de control interno podría funcionar de manera efectiva,
es posible que experimente fallas originadas por los siguientes factores:
Error humano.- Las personas que ejecutan los controles internos podrían adoptar
decisiones equivocadas que generan fallas en los controles.
11
Acciones de la gerencia.- En una entidad que se encuentra bien controlada, la
gerencia podría adoptar la decisión de impedir o bloquear temporalmente el
cumplimiento de determinados controles internos, con propósitos no legítimos.
Colusión.- Dos o más personas se coluden para eludir o bloquear los controles que
de otra forma funcionarían en forma efectiva. (Fonseca, 2011)
1.3.4. Sistema de control interno
Según Escudero (2013) el sistema de control interno o de gestión es un conjunto de
áreas funcionales en una empresa y de acciones especializadas en la
comunicación y control al interior de la empresa. El sistema de gestión por
intermedio de las actividades, afecta a todas las partes de la empresa a través del
flujo de efectivo. La efectividad de una empresa se establece en la relación entre la
salida de los productos o servicios y la entrada de los recursos necesarios para su
producción. Entre las responsabilidades de la gerencia:
Controlar la efectividad de las funciones administrativas.
Regular el equilibrio entre la eficacia y la eficiencia en la empresa.
Otros aspectos del desarrollo de la empresa, como crecimiento, rentabilidad y
liquidez.
1.3.4.1. Elementos del sistema de control interno
Ambiente de control
Según Luna (2012) el efecto dominante que el ambiente de control tiene en la
confiabilidad de la presentación de reportes financieros, el juicio preliminar del
auditor sobre efectividad a menudo influye en la naturaleza, oportunidad y extensión
de las pruebas de la efectividad de la operación que se consideran necesarias. Las
debilidades en el ambiente de control deben hacer que el auditor modifique la
naturaleza, oportunidad, o extensión de las pruebas de la efectividad de la
operación que de otra manera deben haberse desempeñado en ausencia de la
debilidad.
Representa la combinación de factores que afectan las políticas y procedimientos
de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles.
Estos son los siguientes factores:
12
Actitud de la administración hacia los controles internos establecidos.
Estructura de organización de la entidad.
Funcionamiento del consejo de administración y sus comités.
Métodos para asignar autoridad y responsabilidad.
Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al
cumplimiento de las políticas y procedimientos, incluyendo la función de
auditoría interna.
Políticas y prácticas del personal.
Evaluación de riesgo
Como lo expresa Coso (2013) el adecuado manejo de riesgos favorece el desarrollo
y crecimiento de la entidad, con el fin de asegurar dicho manejo, es importante que
se establezca el entorno y ambiente organizacional de la entidad, la identificación,
análisis, valoración y definición de las alternativas de acciones de mitigación de los
riesgos, esto en desarrollo de los siguientes elementos:
Figura 1. Evaluación de riesgos Fuente: (Coso, 2013, Control Integrado, Marco Integrado. Editor de Auditores Internos de España)
Toda entidad debe hacer frente a una serie de riesgos tanto de origen interno como
externo que deben evaluarse. Una condición previa a la evaluación de los riesgos
es en el establecimiento de objetivos en cada nivel de la organización que sean
coherentes entre sí. Consiste en la identificación y análisis de los factores que
podrían afectar la consecución de los objetivos y, en base a dicho análisis,
determinar la forma en que los riesgos deben ser gestionados. Debido a que las
condiciones económicas, industriales, normativas y operacionales se modifican de
13
forma continua, se necesitan mecanismos para identificar y hacer frente a los
riesgos especiales asociados con el cambio. (Santos, 2012)
Contexto Estratégico Organizacional
Son las condiciones internas y del entorno, que pueden generar eventos que
originan oportunidades o afectan negativamente el cumplimiento de la misión y
objetivos de una entidad.
Las situaciones del entorno externa pueden ser de carácter social, cultural,
económico, tecnológico, política y legal y las situaciones internas están
relacionadas con la estructura, cultura organizacional, el cumplimiento de los
planes y programas, los procesos y procedimientos y económicos una entidad.
Identificación del riesgo
La identificación del riesgo se realiza determinando las causas, con base en los
factores internos y externos analizados para la entidad y que pueden afectar el
logro de los objetivos.
Es importante centrarse en los riesgos más significativos para la entidad
relacionados con los objetivos de los procesos y los objetivos propuestos, algunas
entidades durante el proceso de identificación del riesgo pueden hacer una
clasificación de este, con el fin de establecer con mayor facilidad al análisis del
impacto.
Análisis del riesgo
El análisis del riesgo busca establecer la probabilidad de la ocurrencia del mismo y
sus consecuencias, este último aspecto puede orientar la clasificación del riesgo,
con el fin de obtener información para establecer el nivel de riesgo, se han
establecido dos aspectos en el análisis de los riesgos identificados:
Por probabilidad: se entiende la posibilidad de la ocurrencia del riesgo, si se
ha materializado o de factibilidad teniendo en cuenta la presencia de factores
internos y externos que pueden propiciar el riesgo.
Por impacto: se entienden las consecuencias que pueden ocasionar a la
organización la materialización del riesgo.
14
Figura 2. Análisis del riesgo por probabilidad
Fuente: (Coso 2013, Control Integrado, Marco Integrado. Editor de Auditores
Internos de España))
Figura 3. Análisis del riesgo por impacto Fuente: (Coso, 2013, Control Integrado, Marco Integrado. Editor de Auditores Internos de España)
Evaluación del riesgo
Como lo expresa Coso (2013) permite comparar los resultados de la calificación
del riesgo, con los criterios definidos para establecer el grado de exposición de la
entidad, de esta forma es posible distinguir entre los riesgos aceptables,
tolerables, moderados importantes o inaceptables y fijar las prioridades de las
acciones requeridas para su tratamiento.
En la identificación de riesgos debe considerarse la probabilidad de que se
produzcan conductas fundamentales dentro de la organización en sus dos
NIVEL DESCRIPTOR DESCRIPCIÓN FRECUENCIA
1 Raro El evento puede ocurrir solo en circunstancias excepcionales.
No se ha presentado en
los últimos 5 años.
2 Improbable El evento puede ocurrir
en algún momento
Al menos de una vez
en los últimos 5 años.
3 Posible El evento podría ocurrir en algún momento
Al menos de una vez
en los últimos 2 años.
4 Probable El evento
probablemente ocurrirá
en la mayoría de las
circunstancias
Al menos de una vez en el último año.
5 Casi seguro Se espera que el evento
ocurra en la mayoría de
las circunstancias
Más de una vez al año.
NIVEL DESCRIPTOR DESCRIPCIÓN 1 Insignificante Si el hecho llegara a presentarse, tendría
consecuencias o efectos mínimos sobre la entidad. 2 Menor Si el hecho llegara a presentarse, tendría bajo
impacto o efecto sobre la entidad.
3 Moderado Si el hecho llegara a presentarse, tendría medianas consecuencias o efectos sobre la entidad.
4 Mayor Si el hecho llegara a presentarse, tendría altas consecuencias o efectos sobre la entidad
5 Catastrófico Si el hecho llegara a presentarse, tendría desastrosas consecuencias o efectos sobre la entidad.
15
vertientes: la apropiación indebida de activos y la preparación de información
maquillada., analizando y clasificando los riesgos en función de variable como las
siguientes:
Su probabilidad de ocurrencia
La magnitud del impacto
El tiempo que transcurres entre que materializa el riesgo y se produce su
impacto para la entidad. (Barquero M. , 2013)
Actividades de control
(Barquero, 2013), expresa que consiste en las políticas y los procedimientos que
tienden a asegurar que se cumplen las directrices de la dirección. También tienden
a asegurar que se toman las medidas necesarias para afrontar los riesgos que
ponen en peligro la consecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de
control se llevan a cabo en cualquier parte de la organización, en todos sus niveles
y en todas sus funciones y comprenden una serie de actividades tan diferentes
como pueden ser aprobaciones y autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, el
análisis de los resultados de las operaciones, la salvaguarda de activos y la
segregación de funciones.
Información y comunicación
El entendimiento que el auditor tiene respecto de la información y comunicación de
la administración implica entendimiento de los mismos sistemas y procesos que
direcciona en una auditoría de estados financieros. Además, este entendimiento
incluye un mayor énfasis en la comprensión de controles de salvaguarda y de los
procesos para autorización de transacciones y mantenimiento de registros, así
como el proceso de presentación de reportes financieros de final de periodo.
Es necesario identificar, recoger y comunicar la información relevante de un modo y
en plazo tal que permitan a cada uno asumir sus responsabilidades. Los sistemas
de información generan informes que recogen información operacional, financiera y
la correspondiente al cumplimiento, que posibilitan la dirección y el control del
negocio. (Lybrand, los nuevos conceptos del control interno: informe Coso. Pág. 81)
Supervisión y seguimiento
Según Estupiñan (2013) el entendimiento que el auditor tiene respecto del
monitoreo de los controles por parte de la administración se extiende e incluye su
16
monitores de todos los controles, incluyendo las actividades de control, las cuales la
administración identifico y diseño para prevenir o detectar declaraciones
equivocadas materiales en las cuentas y revelaciones en las aserciones
relacionadas de los estados financieros.
Es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el
tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las
circunstancias así lo requieran. Debe orientarse a la identificación de controles
débiles, insuficientes o necesarios, para promover su reforzamiento.
El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: durante la realización de las
actividades diarias en los distintos niveles de la entidad; de manera separada, por
personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades
(incluidas las de control), o mediante la combinación de ambas modalidades.
(Fonseca Luna. Pág. 311)
1.3.5. Análisis FODA
El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la
situación actual de la empresa, dando a conocer el diagnóstico preciso que
permita en función de ello tomar decisiones que estén acorde con los objetivos
empresariales. (Fred, 2013)
Fortalezas: Son las capacidades especiales de la empresa, una posición
privilegiada frente a la competencia, son las actividades que se desarrollan
positivamente.
Oportunidades: Son factores positivos, favorables, se descubren en el entorno de
la empresa y permite obtener ventajas competitivas.
Debilidades: Son los recursos que carece la empresa, habilidades que no posee,
provocan una posición desfavorable frente a la competencia.
Amenazas: Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden
llegar a atentar contra la permanecía de la organización.
17
1.3.6. Significado de los procesos
Nombre del Símbolo
Símbolo Nombre del símbolo
Símbolo
Principio y/o terminación
Decisión
Actividad u Operación
Conector
Flechas
Documento
Conector de página
Archivo
Figura 4. Símbolos del flujograma
Fuente: (S.L Innovación y Cuantificación, María Dolores Durán Díaz, 2013)
1.3.7. Cuadro de Mando Integral
Desarrollado en 1993 por Robert Kaplan y David Norton, profesores de la Harvard
Business School, y perfeccionado constantemente hasta el día de hoy, el cuadro
de mando integral o Balanced Scorecard es una técnica para la evaluación y
control de estrategias. Su creación deriva de la necesidad percibida entre muchas
empresas de “equilibrar” sus mediciones financieras muchas veces utilizadas
como único medio para evaluar y controlar estrategias con las mediciones no
financieras, como la calidad del producto y el servicio al cliente. Para ser eficaz, el
cuadro de mando integral debe contener una combinación de objetivos financieros
y estratégicos cuidadosamente elegidos y ajustados al negocio de cada empresa.
(David, 2013)
1.3.8. Razones financieras
La liquidez de una empresa se mide según su capacidad para cumplir con las
obligaciones de corto plazo a medida que éstas llegan a su vencimiento. (Castro,
2010)
A partir de estas razones se puede obtener un panorama de la solvencia de una
empresa y su capacidad para seguir siendo solvente en caso de adversidad. (Van
Horne & Wachowicz, 2010, pág. 138)
18
1.3.8.1. Liquidez corriente
La liquidez de una organización es juzgada por la capacidad para saldar las
obligaciones a corto plazo que se han adquirido a medida que éstas se vencen. Se
refieren no solamente a las finanzas totales de la empresa, sino a su habilidad para
convertir en efectivo determinados activos y pasivos corrientes. (Vallejo, 2012, pag.
39)
1.3.8.2. Razones o índices de actividad
Los índices de actividad miden que tan rápido diversas cuentas se convierten en
ventas o efectivo, es decir, entradas o salidas. (Gitman & Castro, 2010, pág. 53)
Las razones de actividad, también conocidas como razones de eficiencia o de
rotación, miden qué tan efectiva es la forma en que la empresa utiliza sus activos.
(Van Horne & Wachowicz, 2010, pág. 142)
Son razones que miden la eficiencia de la empresa para usar los recursos
disponibles y convertirlos en ingresos.
1.3.8.3. Razón de endeudamiento
Estas razones indican el monto del dinero de terceros que se utilizan para generar
utilidades, estas son de gran importancia ya que estas deudas comprometen a la
empresa en el transcurso del tiempo. (Vallejo, 2012, pag. 51)
1.3.9. Inventarios
Según Guerra (2014), el inventario constituye un activo fundamental dentro de la
mayoría de las organizaciones. De él dependen varias funciones como son las de
producción, venta, compras, financiación, llegando a ser parte medular de un
negocio.
Rubio (2010), expresa la importancia de un control de inventarios reside en el
objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades. La obtención de utilidades
obviamente reside en gran parte de ventas ya que este es el motor de la empresa.
1.3.9.1. Control de inventarios
El control de inventarios es una herramienta fundamental en la administración
moderna, ya que esta permite a las empresas y organizaciones conocer las
19
cantidades existentes de productos disponibles para la venta, en un lugar tiempo
determinado, así como las condiciones de almacenamiento aplicables en las
industrias. (Isaza, 2012, pag. 176)
Razones por las cuales se requiere mantener inventario:
Reducir costos de pedir.- Al pedir un lote de materias primas de un proveedor,
se incurre en un costo para el procesamiento del pedido, el seguimiento de la
orden, para la recepción de la compra en almacén.
reducir costos por material faltante.- Al no tener material disponible en
inventario para continuar con la producción o satisfacer la demanda del cliente,
se incurren en costos.
Reducir costos de adquisición.- En la compra de materiales, la adquisición de
lotes más grandes pueden incrementar los costos de materias primas, sin
embargo los costos menores pueden reducirse debido a que se aplican
descuentos por cantidad y a menor costo de flete y manejo de materiales.
Cuando iniciamos la producción de un lote, el riesgo que resulten muchas piezas
defectuosas es grande. Los operarios podrán estar aprendiendo, quizás no se
alimenten los materiales correctamente, las maquinas necesitan ajuste y deberá
producirse una cierta cantidad de producto antes que la situación se estabilice.
Lotes de mayor tamaño, menos cambios por un año y menos desperdicio.
(Espinoza, 2011)
1.3.9.2. Importancia de los inventarios
Arango (2013) expresa que la importancia de los inventarios en los entornos
comerciales actuales se ha incrementado, dado su impacto tanto en asegurar la
disponibilidad de los productos para los consumidores como en los requerimientos
de capital que deben invertir las empresas en sus existencias
1.3.9.3. Principios de inventarios
Lopez (2013) determina que los objetivos de inventarios son los siguientes:
Separación de funciones de adquisiciones, custodia y registros contables.
Ningún apersona que interviene en inventarios deberá tener acceso a los
registros contables que controlen su actividad.
20
El trabajo de empleados de almacén de inventarios será completamente y no de
revisión.
La base de valuación de los inventarios será constante y consistente.
1.3.9.4. Principios de almacenamiento de bodega
Los principios que Amarú (2011) muestra a continuación son:
El principio de documentalización ningún material pueden salir del almacén sin
haber sido documentado y autorizado por el responsable a cargo, cabe destacar
que los documentos deben estar enumerados, autorizados, firmados y
archivados.
Necesidad de auditar los inventarios con el sentido de comprobar que las
existencias físicas coinciden con los registros archivados por la administración.
Es importante hacer hincapié debe cumplir con principios para poder respaldar
la función responsabilidad de la misma con el hecho de llevar documentos
autorizados y además comprobar si la existencia que se mantienen
almacenadas concuerdan con la información registrada.
1.3.9.5. Método de control de inventarios
Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de
vista: control operativo y control contable.
Cantidad máxima: la cantidad máxima será la que, sin interferir en el espacio del
almacén, sin perjudicar con su inversión la composición del capital de trabajo,
pueda soportar la buena marcha de la empresa. No obstante, pueden concurrir
ciertas circunstancias para que, en una época determinada, se aumente la cantidad
máxima.
Salida de compras: la persona encargada de llevar registros que controlan los
inventarios, al observar que algún artículo está llegando al límite mínimo de
existencias, cubrirá una solicitud de compras y se le enviara al jefe de almacén.
Este le devolverá una copia debidamente firmada por su correspondiente archivo y
comprobar la cantidad física de existencias real, la cual anotara en la solicitud de
compras. De esta forma chequearemos si los registros contables cuadran con la
existencia real.
Entrada de mercancías: el jefe de almacén deberá saber la fecha aproximada en
21
que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su
almacenamiento. Al llegar las mercancías las pasara, contará o medirá, según los
casos, y pasara al departamento de compras el informe de recepción de
mercancías. Este departamento comprobara si los datos suministrados en el
informe están de acuerdo con la factura enviada por el proveedor; si hay
conformidad entre ambos dará su aprobación a la factura y la pasará al
departamento de contabilidad el cual añadirá al importe de la factura, todos los
gastos de compras cargables a la misma y hallará el costo unitario por artículo
(Suarez, 2012).
Cantidades reservadas: en algunas oportunidades, se realizan ciertas clase de
ventas que, por razones de contrato, temporadas, etc., no son servidas de
inmediato o bien quedan a disposición del cliente el cual indicara la fecha en que
debemos enviárselas. En estos casos, aunque la mercancía no haya salido del
almacén, se dará de baja en nuestras disponibilidades. Es decir estarán en
existencia pero no disponibles.
Salida de mercancías del almacén: el control de salida de inventario del almacén
debe ser sumamente estricto. Las mercancías podrán salir del almacén únicamente
si están respaldadas por las correspondientes notas de despacho o requisiciones,
las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el
destino deseado. (Canelo, 2014)
1.3.9.6. Propósito de los inventarios
Llevar el inventario desempeña papeles importantes, entre las razones más
importantes para constituir y mantener un inventario se cuentan:
Capacidad de predicción: con el fin de planear la capacidad y establecer un
cronograma de producción, es necesario controlar cuanta materia prima,
cuantas piezas y cuantos subemsablajes se procesan en un momento dado. El
inventario debe mantener el equilibrio entre lo que se necesita y lo que se
procesa.
Fluctuaciones en la demanda: una reserva de inventario a la mano supone
protección: no siempre se sabe cuánto va a necesitar en un momento dado,
pero aun así debe satisfacerse a tiempo la demanda de los clientes o de la
producción.
22
Inestabilidad del suministro: el inventario protege de la falta de confiabilidad
de proveedores o cuando se escasea un artículo y es difícil asegurar una
provisión constante. En lo posible, los proveedores de baja confiabilidad deben
rehabilitarse a través del dialogo, o de lo contrario deberán reemplazarse.
Protección de los precios: la compra acertada de inventario en los momentos
adecuados ayuda a evitar el impacto de la inflación de costos.
Descuentos por cantidad: con frecuencia se ofrecen descuentos cuando se
compra en cantidades grandes en lugar de pequeñas.
Menores costos de pedido: si se compra una cantidad mayor de un artículo,
pero menor frecuencia, los costos de pedidos son menores que si se compra en
pequeñas cantidades una y otra vez sin embargo los costos de mantener un
artículo por un periodo de tiempo mayor serán más altos.
Con el fin de controlar los costos de pedido y asegurar precios favorables, muchas
organizaciones expiden órdenes de compra globales acopladas con fechas
periódicas de salida y recepción de las unidades de existencias pedidos. (Max,
2012)
1.3.9.7. Administración de los inventarios
La administración de los inventarios se da para posibilitar la disponibilidad de
bienes al momento de requerir su uso o venta, basada en métodos y técnicas que
permiten conocer las necesidades de reabastecimiento óptimas. El inventario es el
conjunto de mercancías o artículos que tienen las empresas para comerciar,
permitiendo la compra y venta o la fabricación antes de su venta, en un periodo
económico determinado. Los inventarios forman parte del grupo de activos
circulantes de toda organización. (Suarez, 2012).
La administración de inventarios se centra en cuatro aspectos básicos:
Número de unidades que deberán producirse en un momento dado.
En qué momento debe producirse el inventario
Que artículos del inventario merecen atención especial
¿podemos protegemos de los cambios en los costos de los artículos en
inventario?
23
La administración de inventario consiste en proporcionar que se requieren para
mantenerla operación al costo más bajo posible. (Heredero, 2012)
1.4. Conclusiones parciales del capitulo
El uso de herramientas de control interno en las empresas direccionan
fundamentalmente en llevar un correcto procedimiento o manejo de
administración de las existencias y mantener un mejor control de los recursos,
económicos- financieros, humanos y materiales, fortaleciendo a tomar
decisiones acertadas en cuanto a los mismos; todo esto puede garantizar una
mejor organización además del éxito y permanencia de los negocios en el
mercado.
De acuerdo con el informe COSO se hace necesario tener un adecuado control
interno, gracias a los cinco componentes que integra el COSO I se evitan
riesgos y fraudes, se protegen y cuidan los activos y los intereses de las
empresas basados en criterios técnicos que permita asegurar su integridad y
custodia, así como también se logra evaluar la eficiencia de la misma en cuanto
a su organización.
24
CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA
PROPUESTA
2.1. Caracterización de la asociación agrícola Manuel Freire Barba
La asociación agropecuaria Manuel Freire Barba la Magdalena del Cantón Ibarra,
agrupa 115 socios de familia y fue fundada en 1930 y 1950 pertenecientes a la
familia de Teodoro Gómez de la Torre, descendiente del pueblo Kichwa y Karanki
que habita en esta zona y anteriormente perdieron sus autonomía y muchos fueron
reubicados como huasipungueros, huasicamas, vaqueros y queseros de la
hacienda la Magdalena, con responsabilidad en el desarrollo del cultivo de la tierra
para el sustento de su alimentación propia, sobre todo para el mantenimiento de la
producción a escala media y alta de las tierras bajo el sistema de haciendas; el
progreso está ligado a la producción y comercialización de productos para la
ciudadanía en general; se han encontrado un objetivo común de vida para la
creación de esta asociación que, es recuperar las tierras producidas de la hacienda
la Magdalena, para promover proyecto que permita el bienestar de los comuneros
en su propio contexto sociocultural como pueblo Karanki.
Esta organización de lucha por la tierra y el territorio tiene personería jurídica como
Asociación agropecuaria mediante el acuerdo N°. 1742 emitida por el CONDENPE
de 5 de marzo del 2010, lo que promueve con más fuerza el proyecto de compra de
tierras. Los comuneros visibilizan en este proyecto una oportunidad de ejercer el
sumak kawsay, es decir, como un nuevo paradigma de bienestar colectivo que se
fomenta desde el pensamiento y la vivencia indígena.
2.2. Descripción del procedimiento metodológico
2.2.1. Modalidad
Cuantitativa.- Esta modalidad permitió la recolección de información relevante que
sustente la propuesta, misma que será analizada oportunamente, para poder
proponer el diseño de las herramientas para la solución de los problemas del
control de inventario encontrados en “la asociación agropecuaria Manuel Freire
Barba “La Magdalena”.
Cualitativa.- En la investigación cualitativa se siguió un proceso inductivo para el
manejo de los datos, esta modalidad permitió conocer el ambiente en el que se
desarrollan las actividades de la asociación permitiendo identificar falencias
25
inmediatas y los errores comunes cometidos así como sus principales
características.
2.2.2. Tipos
De campo.- Se realizó una investigación en la asociación lo cual permitió conocer y
constatar la situación de la misma en el manejo de los inventarios, realizando una
revisión de papeles contables, el uso de documentación correcta, el procedimiento
que se realiza en el momento de adquisición y almacenamiento de mercadería
hasta la venta de los productos.
Bibliográfico.- Para poder desarrollar la propuesta se requirió sustento teórico y
para ello se utilizó varias fuentes bibliográficas que permitió analizar y evaluar lo
investigado.
2.2.3. Métodos
Histórico- lógico.- Se encontró información oportuna que afirmo los problemas que
se ha ido generando dentro de la asociación en el área de inventarios, y se
determinó que cambios se debe realizar con las herramientas de control para
mejorar el manejo adecuado de los inventarios en la elaboración de la propuesta.
Deductivos- inductivos.- Se aplicó el método deductivo- inductivo porque estudian
los elementos que integran la idea a defender planteada para garantizarla como
conclusión de la investigación. La inducción permite pasar del conocimiento de
casos particulares a un conocimiento más general en este caso de investigación se
analiza particularmente la composición del procedimiento del manejo de inventario
y la inversión de la misma para el progreso de la asociación agrícola.
Analítico- sintético.- El análisis de los diferentes componentes consultados,
permitirá establecer la realidad que se está dando en el ambiente económico y
tomar la decisión correcta para dar un cambio en bien de la asociación. La síntesis
permitirá mentalmente la unión entre las partes previamente analizadas y
posibilitará descubrir las relaciones esenciales y características generales entre
ellas se aplicará en el marco metodológico y en el marco propositivo así, porque
descompone el problema identificado que para este estudio es la falta de proceso
adecuado del manejo de inventario para la producción agrícola en general.
2.2.4. Población y muestra
26
Como población y muestra se consideró a tres personas que están involucradas
directamente en el manejo de los inventarios, mismos que tienen la información
más relevante de toda la asociación, quienes tienen el poder de facilitar con todos
los requerimientos necesarios para el desarrollo del proyecto investigativo.
Tabla 1. Población asociación agropecuaria Manuel Freire Barba
Nombre del trabajador
Cargo del trabajador #
Luis Castelo Presidente 1
Diego Moreno Contador general 1
Amparito Moreno Auxiliar contable 1
total 3
2.2.5. Técnicas
Entrevista.- Se hizo una entrevista a tres personas de la asociación, al Sr. Luis
Castelo, Presidente; al Ing. Diego Moreno, Contador y a la Sra. Amparito Moreno,
Auxiliar Contable quienes son los principales involucrados en la administración y el
control de los recursos económicos, humanos y materiales lo cual facilitó conocer
cada uno de los movimientos de la asociación agropecuaria Manuel Freire Barba,
mediante el cual se pudo obtener información veraz y oportuna que sirve para la
solución del problema y falencias existentes en el manejo de inventario.
Observación.- Se realizó la observación minuciosa a todos los procedimientos,
documentos y actividades que realiza la asociación; registrándolas posteriormente
con una cámara fotográfica con el fin de conocer a fondo y poder realizar un trabajo
eficiente.
2.2.6. Instrumentos
Guía de entrevista.- Mediante la guía de entrevista se logró estructurar y organizar
las preguntas necesarias con el fin de determinar ideas y pautas efectivas que
servirán para la ejecución de la propuesta, mediante lo cual se obtendrá unos datos
que complementarán el trabajo de investigación.
Informe de observación.- Se realizó un informe en general sobre la observación
realizada.
27
2.2.7. Resultados
2.2.7.1. Resultados de la entrevista
Entrevista aplicada al Sr. Luis Castelo, Presidente.
De acuerdo a la entrevista que se realizó al Sr. Luis Castelo, Presidente actual de la
mencionada asociación, se obtuvo la siguiente información, como es el no poseer
dentro de su labor una estructura organizacional que apunte al mejoramiento del
manejo de la asociación y por tanto a la correcta dirección y entendimiento de las
funciones correspondientes a cada individuo que laboran en tan importante
organización.
Por otro lado, no tienen establecidos la misión y visión, así como también la falta de
definición de las distintas funciones debilitan la coordinación de las actividades,
especialmente en el manejo administrativo financiero y de inventarios; debido a
inexistencia de manuales de procedimientos, de funciones que apunten al
desarrollo de la asociación, hacia el cumplimiento de los objetivos consolidados en
metas claras de manejo y correcto uso de sus recursos financieros, económicos y
materiales.
Así como también comentó que gozan de asistencia técnica de las instituciones
públicas en el tema de la manipulación de los insumos, pero el problema principal
es el manejo de los inventarios ya que; incide directamente en el aumento
acelerado de costos y por ende afecta la liquidez de la organización dando como
resultado baja rentabilidad.
Entrevista aplicada a Ing. Diego Moreno, Contador General
Con el propósito de obtener la información directa y real de la situación actual de la
asociación se procedió a realizar la entrevista al Ing. Diego Moreno, Contador
General, quien manifiesta que la asociación necesita una mejor organización y
trabajo grupal para un buen direccionamiento y crecimiento de la misma, con
respecto a los inventarios comenta, que no se aplicado ningún tipo de herramientas
para mejorar el manejo de los inventarios, ya que el tiempo y el horario les dificulta
a los socios razón por la cual no se ha podido organizarse como es debido.
La aplicación de las herramientas de control de inventario, sostiene que es de suma
importancia para el buen uso y correcta utilización de los recursos que tiene la
asociación, mediante el cual se conseguiría exitosamente el cumplimiento de los
28
objetivos planteados por todos los socios. Durante la entrevista comento también
que su objetivo es orientar a que sus presupuestos sean utilizados correctamente
así pues tener una liquidez y por ende tener una rentabilidad satisfactoria.
Entrevista aplicada a la Sra. Amparito Moreno, auxiliar Contable
Se procedió a realizar una entrevista a la Sra. Amparito moreno, Secretaria, quien
manifestó, de acuerdo a las preguntas llevadas a cabo, que los ingresos y egresos
de materiales efectuados en la organización no cumplen con los procedimientos
correctos, en este caso carecen principalmente de las herramientas de control de
inventario que les ayude a llevar una información clara, veraz y oportuna.
Durante la entrevista, respecto al manejo de los inventarios, comentó que al
entregar los materiales no se firma ningún documento en donde indique la entrega
oficial de los materiales, mismos que ocasionan inconvenientes para la
presentación de la información financiera real, razonable y oportuna, comenta que
los inventarios es la parte fundamental para el progreso y toma de decisiones de la
asociación ya que la producción depende principalmente de los inventarios.
Manifiesta que si existiera un control permanente en el manejo de las existencias
que posee la asociación les ayudaría a reducir pérdidas económicas.
En el manejo de los inventarios los socios lo hacen por experiencia, por ende no se
aplica procedimientos adecuados, así como también, la falta de hábito por parte de
los socios, del uso de los kádex afecta a la información que se tiene y pues
obviamente a la toma de decisiones acertadas.
Informe de observación
Para el efecto se procedió a observar parámetros de manejo y control de inventario,
tales como: instalaciones, existencias, kárdex, ubicación, clasificación y
manipulación, de esta manera se pudo verificar la existencia y suficiencia de los
controles establecidos en materia contable del activo fijo y que las actividades
relativas se realicen de conformidad con las disposiciones legales, normas y
lineamientos.
Por otro lado mediante la observación se pudo ver el estado actual de la asociación
principalmente en el área de bodega, se conoció las falencias que no dejan
continuar exitosamente con las actividades coordinadas por los socios.
29
Tabla 2. Ficha de observación
De acuerdo a la ficha de observaciones se pudo conocer el área de la bodega, en
primera instancia que cuenta con instalaciones muy amplias, sumado a eso la
experiencia que tienen los socios para su manejo y manipulación. Por otra parte
FICHA DE OBSERVACIÓN DE LA BODEGA
ASOCIACIÓN AGROPECUARIA MANUEL FREIRE BARBA
Área: Bodega Fecha: Calificativo
Indicadores De Evaluación Si No Observaciones
1
Las bodegas cuentan con el espacio
físico suficiente para la mercadería X
2
Los productos se encuentran bien
organizados X
3
Hay espacios específicos para
recepción y despacho de
mercadería X
Los insumos se encuentran
mezclados entre diferentes
productos.
4
Las bodegas se encuentran bien
mantenidas en cuanto a su
estructura X
El deterioro de la bodega,
provoca pérdidas económicas,
por su mal estado.
5
Las bodegas cuentan con
ventilación suficiente X
6
Cuentan con sistema de control de
incendio X
7
La mercadería es ubicada en
perchas X
La mezcla de los insumos,
demuestra un desorden en el
almacenamiento de las
existencias.
8
La cantidad de perchas son
suficientes para toda la mercadería X
9
Se controla el ingreso y la salida de
productos. X
Tiene un control mediante
anotaciones manuales, pero no
el adecuado como se debería
manejar para evitar pérdidas
económicas y materiales.
10
Las instalaciones son propiedad de
empresa X
30
carecen de técnicas y procedimientos correctos para un buen control sus
existencias así como por ejemplo la falta de hábito del uso de los kárdex, que
permitan un buen control de las entradas y salidas de los productos, mismas que
permitiría conocer los saldos exactos y saldos actuales del inventario que posee la
asociación.
No realizan de forma oportuna la constatación física de los inventarios y consolidar
la información que existe contablemente es igual a lo que realmente tiene la
bodega, por lo que se puede concluir como parte de esta observación que no existe
un manejo técnico de los inventarios.
31
2.3. Herramientas de control de inventario para la asociación agrícola Manuel Freire Barba de la parroquia Angochagua, cantón
Ibarra, provincia de Imbabura.
Herramientas de control de inventario para la asociación agrícola Manuel Freire
Barba de la parroquia Angochagua, cantón Ibarra, provincia de Imbabura
Índices financieros
Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Información y
comunicación
Misión- visión
Valores
organizacionales
Estructura
organizacional
FODA
Cuadro de mando
integral
Matriz de riesgos:
*Matriz de riesgo de
deterioro.
*Matriz de riesgo de
daños.
*Matriz de riesgo de
pérdidas
Manual de procesos
Flujogramas
Formatos de control
Cálculo de
máximos y
mínimos
Matriz de
comunicación
ascendente
Matriz de
comunicación
descendente
Supervisión y
seguimiento
Matriz de
cumplimiento de
objetivos Matriz de diseño
de estrategias
Figura 5. Propuesta herramientas de control
31
32
2.4. Conclusiones
Con la aplicación de los tipos de investigación definidos en este capítulo, se puede
recolectar toda información y conocimiento relativo a los temas que abarcan el
manejo de inventarios, procesos y medios más idóneos a ser empleados en una
entidad.
Para poder establecer un concepto de herramientas de control fue necesario
recurrir a diferentes teorías desde el enfoque administrativo y financiero, con la
finalidad de poder identificar las principales variables que intervienen en el proceso
del manejo de inventario y en qué etapa del proceso se debe adicionar o mejorar
los controles que sirven como alertas para implementar o corregir estrategias de un
buen manejo de existencias.
Se identifica necesario utilizar los diferentes esquemas de control en sus
procesos, ya que así será eficiente el manejo de los inventarios, la misma que es
la parte central de la rentabilidad de una institución.
33
CAPÍTULO III. VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE SU
APLICACIÓN
3.1. Tema
Herramientas de control de inventario para la asociación agrícola Manuel Freire barba
de la parroquia Angochagua, cantón Ibarra, provincia de Imbabura.
3.2. Objetivo de la propuesta
Establecer el manejo adecuado de los inventarios para el logro de la rentabilidad
eficiente.
3.1. Ambiente de control
3.3.1. Misión
Ser una organización líder en la producción y comercialización de productos de
calidad, con el fin de satisfacer las necesidades de los diferentes mercados que
demandan, brindándole a sus clientes productos de excelente calidad partiendo de la
aplicación de buenas prácticas agrícolas y el cuidado del medio ambiente; buscando
siempre la sostenibilidad y rentabilidad en sus operaciones y que contribuyan al
desarrollo de la organización, socios y Proveedores mediante una buena gestión
gerencial, agronómica y comercial.
3.3.2. Visión
Para el año 2019, ser reconocidos como una Asociación de productores agrícolas con
excelencia a nivel local y nacional por la calidad de sus productos, a través de
permanente competencia y por ende ayudar a la contribución significativa al medio
rural.
3.3.3. Valores organizacionales
Servicio
Trabajo
Honestidad
Compañerismo
Mejora continua
34
Generosidad y altruismo
Responsabilidad
Protección del medio ambiente
Sostenibilidad organizativa
Sostenibilidad financiera
Equidad de género
3.3.4. Estructura organizacional
Figura 6. Estructura organizacional de la asociación agropecuaria Manuel Freire Barba
ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS
DIRECTORIO
PRESIDENTE
Departamento
Comercial
Departamento
Administrativo
Departamento
Financiero
SECRETARIA
ADMINISTRADOR
Contador
Auxiliar Contable
Recursos Humanos Compras
Ventas
Bodega
35
3.4. Evaluación de riesgos
3.4.1. Matriz FODA
Tabla 3. Matriz foda asociación agropecuaria Manuel Freire Barba
FACTORES INTERNOS
FORTALEZAS DEBILIDADES
Poseen amplios espacios para la
ubicación de los productos
Falta de mantenimiento y uso inadecuado de
las estanterías
Poseen el compromiso de cumplir
con sus funciones
Falta de uso de kárdex para el manejo y
control de la mercadería y para los conteos
físicos.
La asociación lleva un manejo
adecuado de los documentos de
compra y venta
Falta de coordinación y responsables en el
área de bodega
Personal capacitado en el manejo y
manipulación de los productos por
técnicos del MAGAP
Inexistencia de documentos que respalden
la salida de los insumos (entrega de materia
prima, sin documentos de respaldo)
Existe plan de trabajo a corto plazo. La asociación no realiza actividades de
control en momentos oportunos
FACTORES EXTERNOS
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Aporte técnico de las instituciones
públicas, como el MAGAP y agro
calidad
Plagas
Sistema de control de inventarios La mala administración política
La existencia de varios proveedores Inestabilidad de precios en el mercado
Posibilidad de ventas a clientes
potenciales
Distorsiones en el mercado de los productos
agrícolas
Charlas de concientización para
mejorar las relaciones humanas
entre compañeros de trabajo
Precios elevados en la compra de insumos
como fertilizantes, fungicida y entre otros
36
3.4.1.1. Matriz de diseño de estrategias
Tabla 4. Matriz de diseño de estrategias (FO- DO)
Fortalezas - oportunidades (FO) Debilidades – oportunidades (DO)
Desarrollar planes corporativos para
captar nuevos clientes.
Dar prioridad en el uso de las
herramientas tecnológicas para el
manejo adecuado de los documentos
de compras y ventas.
Realizar un análisis y comparación de
productos y seleccionar por su calidad
establecer una base de datos de
productos para mayor control
Utilizar proveedores que proporcionen
productos al precio más bajo del mercado
y de buena calidad.
Programar coordinación de actividades
para de esta manera optimizar los
recursos financieros
Contar con proveedores confiables para
ofertar productos de mejor calidad
Gestionar para la obtención de
remodelación de la infraestructura
Aprovechar las capacitaciones para
experiencia en el área y conocimiento
técnico
Elaborar procedimientos para procesos
no protocolizados
Tabla 5. Matriz de diseño de estrategias (FA- DA)
Fortalezas – Amenazas (FA) Debilidades – Amenazas (DA)
Establecer personal responsable para el
cuidado de las existencias y por ende
evitar pérdidas económicas
Manejar un sistema de control de
inventarios, de esta manera tener
existencias razonables y así poder
realizar conteos físicos de mercaderías.
Buscar acciones de control para obtener
beneficios equitativos dentro de la
asociación
Realizar los pedidos con anticipación
Idear nuevas formas de campañas
publicitarias para poder competir con
instituciones rivales.
Determinar responsables para
desarrollar acciones de seguimiento a
los clientes potenciales, brindado una
buena atención con incentivos y
promociones
Alianzas con clientes potenciales para
generar mayores ingresos
Integrar programas de mantenimiento
de las estanterías periódicamente para
mayor seguridad de los productos
Análisis de inversiones Mejorar el poder adquisitivo de compra
para evitar costos acelerados
37
CUADRO DE MANDO INTEGRAL
PERSPECTIVA OBJETIVOS INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA META 2017 ESTRATEGIA
PE
RS
PE
CT
IVA
FIN
AN
CIE
RA
Mejorar el flujo de
liquidez
Porcentaje de
liquidez normal Porcentaje
Aumentar la utilidad en un 20%
anual
Desarrollo de planes
corporativos para captar
nuevos clientes.
Reducir gastos Porcentaje de
gastos
Porcentaje Reducir gastos hasta un 10% Optimización de recursos
financieros
Aumentar la eficiencia
operacional y
crecimiento en ventas
Mejorar el
desarrollo de
operaciones
Porcentaje Incrementar en un 15% las
ventas
Alianzas con clientes
potenciales a través de
promociones y publicidad
Tener estabilidad
económica Inversión Porcentaje mantener inversión adecuada Análisis de inversiones
PE
RS
PE
CT
IVA
DE
L C
LIE
NT
E
Mejorar la imagen
empresarial Imagen Porcentaje
ofrecer una mejor presentación
de estructura física para el
cliente
Remodelación
Mantener descuento de
mercaderías
Porcentaje de
descuento Porcentaje
Descuento en todas las
mercaderías Alianzas con proveedores
Minimizar costos
innecesarios
Costo de
almacenamient
o y pedido
Porcentaje Reducir costos de
almacenamiento
Modelo de punto de
renovación de pedido
Mantener el suministro
adecuado de
mercaderías
Inventario/costo
de ordenar un
pedido
Porcentaje
Evitar desabastecimiento y
perdida de costo de
oportunidad
Realización los pedidos con
anticipación
PE
RS
PE
CT
IVA
INT
ER
NA
DE
LO
S
PR
OC
ES
OS
INT
ER
NO
S
Mantener calidad del
producto Calidad Porcentaje Ser competitivos Análisis y comparación de
productos
Optimizar compras Promedio de
descuen- to en
compras en %
Porcentaje Reducir costos de adquisición Acuerdos con proveedores
Elaborar guías y
protocolos para los
procesos
Porcentaje de
cumplimiento Porcentaje
Guías y protocolos
establecidos igual a un 100%
de los procesos.
Diseño de procedimientos
para procesos no
protocolizados
3.4.2. Cuadro de Mando Integral
37
38
Incrementar
productividad
Unidades
vendidas Porcentaje Mejorar ventas
Brindar al cliente buena
atención y dar incentivos al
cliente con promociones.
Mantener el suministro
adecuado de
mercaderías
Inventarios
Costo de
ordenar
existencias
Porcentaje Evitar pérdidas de insumos o
productos en 70%
Mantenimiento de
estanterías periódicamente
para mayor seguridad
Reducir proceso de
ventas
Gestiones
efectuadas por
día
Porcentaje Proporcionar atención ágil Uso de herramientas
tecnológicas
PE
RS
PE
CT
IVA
DE
AP
RE
ND
IZA
JE
Y C
RE
CIM
IEN
TO
Utilizar herramientas
tecnológicas
Eficiencia de la
herramienta Porcentaje
Mantener un control constante
de las mercaderías Base de datos de productos
Iniciativa tecnológica Tiempo
transcurrido
para el cambio
Porcentaje Liderar en el mercado Innovación constante
Mejorar la
administración de las
gestiones realizadas
por los socios
Porcentaje de
cumplimiento Porcentaje
Mantener un control de los
equipos y maquinarias
donados por instituciones
públicas y privadas
Establecimiento de
responsables para el control
y crecimiento de los
beneficios equitativos dentro
de la asociación
Tener conocimiento el
manejo de sobre
inventario
Grado o
porcentaje de
conocimiento
Porcentaje Estar delante de la
competencia Experiencia en el área y
conocimiento técnico
38
39
3.4.2. Matriz de riesgos
MATRIZ DE RIESGO
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Objetivo: identificar y controlar los riesgos de almacenamiento de productos Alcance: mantener las existencias de la asociación agrícola Manuel Freire Barba, en óptimas condiciones y por ende evitar pérdidas económicas. Este proceso involucra al jefe de bodega.
proceso
riesgo
calificación
evaluación
del riesgo
controles tipo de
control
valoración del control
nueva calificació
n
nueva
evaluación
tratamiento del riesgo
acciones
responsa
ble indicador pro
babilidad
impacto
estado
eficacia
total
probabilidad
impacto
Bodega
El producto se encuentra en mal estado durante su almacenamiento
Improbable
Mayor
A
Revisión y mantenimiento periódica de las estanterías en el que los productos se almacenan
Preventivo 10 10 20
0 0 A Mantener el programa de mantenimiento periódico de las estanterías
Realizar y aplicar el programa de mantenimiento de estanterías
junta general
de socios
Cantidad de productos dañados
Bodega
El producto está en ubicación incorrecta (mezcla)
Casi seguro
Moderado
I Se hace una revisión y comparación de productos y códigos
preventivo 10 50 60
1 1 A Desarrollar un protocolo para la recepción de la mercadería
Verificar siempre que el producto tenga su código correcto al momento de recibir
bodeguero
Cantidad de productos que se almacenan incorrectamente
Bodega
Información no confiable de existencias
Probable
Mayor
I Uso de las tarjetas kárdex para su mayor control
Preventivo 10 0 10
0 0 I Capacitar para el manejo de las tarjetas kárdex
Realizar conteos físicos periódicamente y comparar con el libro auxiliar
Bodeguero
Cantidad de existencia en libros y físicos
bodega
Perdida de mercaderías
Probable
Moderado
A Asignar responsables en el área de bodega
Preventivo 10 10 20
0 0 I Implementar programas de seguridad de mercadería
Hacer uso de documentos que respalden la entrada y salida de la mercadería
Bodeguero
Cantidad de perdida de la mercadería
39
40
3.4.2.1 Análisis de los resultados
De esta forma es posible distinguir entre los riesgos aceptables, tolerables,
moderados, importantes o inaceptables y fijar las prioridades de las acciones
requeridas para su tratamiento.
Tabla 6. Matriz de calificación del riesgo
IMPACTO
PROBABILIDAD Insignificante
(1) Menor
(2) Moderado
(3) Mayor
(4) Catastrófico
(5)
Raro (1)
B B M A A
Improbable (2)
B B M A E
Posible (3)
B M A E E
Probable (4)
M A A E E
Casi seguro (5)
A A E E E
B= Zona de riesgo baja: asumir el riesgo M= Zona de riesgo moderada: asumir el riesgo, reducir el riesgo A= Zona de riesgo alta: reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir E= Zona de riesgo extrema: reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir
Este primer análisis del riesgo por deterioro es un evento donde puede ocurrir al
menos una vez al año, y su impacto, tendría un impacto tendría medianas
consecuencias o efecto sobre la entidad.
Tabla 7. Matriz de calificación del riesgo daños
IMPACTO
PROBABILIDAD Insignificante
(1) Menor
(2) Moderado
(3) Mayor
(4) Catastrófico
(5)
Raro (1)
B B M A A
Improbable (2)
B B M A E
Posible (3)
B M A E E
Probable (4)
M A A E E
Casi seguro (5)
A A E E E
B= Zona de riesgo baja: asumir el riesgo M= Zona de riesgo moderada: asumir el riesgo, reducir el riesgo A= Zona de riesgo alta: reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir E= Zona de riesgo extrema: reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir
41
Este segundo análisis del riesgo de daños es un evento que probablemente ocurrirá
en la mayoría de las circunstancias, al menos más de 10 veces en el año, y su
impacto, y su impacto, tendría altas consecuencias o efectos sobre la entidad.
Tabla 8. Matriz de calificación del riesgo pérdidas
IMPACTO
PROBABILIDAD Insignificante
(1)
Menor
(2)
Moderado
(3)
Mayor
(4)
Catastrófico
(5)
Raro
(1) B B M A A
Improbable
(2) B B M A E
Posible
(3) B M A E E
Probable
(4) M A A E E
Casi seguro
(5) A A E E E
B= Zona de riesgo baja: asumir el riesgo
M= Zona de riesgo moderada: asumir el riesgo, reducir el riesgo
A= Zona de riesgo alta: reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir
E= Zona de riesgo extrema: reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir
Este tercer análisis del riesgo por perdidas es un evento posible que podría ocurrir
en algún momento, al menos de 6 a 10 veces en un año, y su impacto, tendría
medianas consecuencias o efectos sobre la entidad.
3.4.3. Índices o razones financieros
Estos índices financieros ayudan a medir la capacidad para cumplir sus obligaciones,
es decir a la facilidad con la que la asociación pueda pagar sus cuentas. El análisis
financiero va a permitir la efectividad en la toma de decisiones permitiendo de esta
manera mitigar de alguna manera el riesgo en la administración organizacional.
Para poder explicar más a fondo las razones financieras, se utilizara como elementos
básicos y principales el balance general y estado de resultados de la asociación
agrícola Manuel Freire Barba.
42
Índices o razones financieras
Indicador Formula Resultado 2016 Interpretación
INDICADORES DE LIQUIDEZ
liquidez corriente
1,33
esto significa que para cumplir con sus obligaciones de corto plazo y seguir funcionando, la asociación tiene por cada dólar que debe en el corto plazo 1.33 en su activo corriente
prueba acida
activo corriente - inventario 48287,23-10.000
1,05
por cada $1 que debe la asociación cuenta con 1.05 para su cancelación sin tener que acudir a la liquidación del inventario pasivo corriente
36.342,88
capital de trabajo activo corriente -pasivo corriente
48287,23-1895228,94
(1.846.941,71)
La asociación tiene un capital de trabajo de 1.846941,71 pues los pasivos corrientes superan los activos corrientes. Esto significa que los activos corrientes de la asociación y parte de los activos de largo plazo están financiados con obligaciones de corto plazo
INDICADORES DE OPERACIÓN O ACTIVIDAD
rotación de inventario v: veces
d: días
RI(v)=costo de ventas 12.815,35
1,28
Esto significa que la asociación repuso su inventario en promedio de 1,28 veces durante el año 2016 inventario
10.000,00
RI(d)inventario*360 10000*360
280,91
La asociación agrícola Manuel Freire Barba, repuso su inventario en promedio de 280,91 días en el año 2016 costo de ventas 12815,35
42
43
rotación de activos totales
0,12
Por cada dólar invertido en activos totales la asociación genera ventas de 0,12 centavos en el proceso de comercialización de los productos que ofrece la empresa al mercado.
INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO
endeudamiento total
86,15%
Este indicador nos muestra que la empresa ha invertido en sus activos el 86,15% lo que significa que tal cantidad se encuentra comprometidos con terceros, en otras palabras los acreedores son dueños del 86,15% en el año 2016
apalancamiento
6,22
Este indicador mide el nivel de compromiso del patrimonio para con los acreedores, lo que indica que por cada $1 invertido, la asociación debe 6,22 a terceros.
INDICADORES DE RENTABILIDAD
margen de utilidad bruto
0,95
La asociación agrícola Manuel Freire Barba, le queda disponible el 95% de sus ventas después de haber cubierto el costo de la mercancía vendida
rentabilidad del patrimonio
0,25
La utilidad neta de la asociación representa el 25% del patrimonio de los accionistas y acreedores
43
44
3.4.3.1. Análisis de los índices financieros
Realizando un análisis de los indicadores financieros de la Asociación Agropecuaria
Manuel Freire Barba se puede concluir lo siguiente:
Por ser una entidad de carácter comercial presenta alta dependencia de las ventas
de sus inventarios para poder cubrir el total de sus obligaciones corrientes si le fueran
exigidas de inmediato, por lo tanto debe mantener e implementar estrategias que le
permita contar con una fuente de recursos adicionales con mínimo costo financiero.
El nivel de endeudamiento se encuentra en rango no muy considerable por lo que no
se debe seguir aumentándose por que se debe asumir un mayor riesgo, pues a futuro
si sucede alguna eventualidad y las ventas decaen no habría como responderle
puntualmente a los acreedores lo que indica un riesgo alto de fracaso de la entidad.
Por lo que se recomienda al presentar un buen capital de trabajo, se deberá realizar
mayor investigación y desarrollo con el objetivo de crear nuevas necesidades en el
cliente para incrementar las ventas a través de lanzamiento de nuevos productos
para así optimizar al máximo el aprovechamiento d estos recursos.
3.5. Actividades de control
3.5.1. Manual de procesos
Proceso que se debe realizar para el Control de Inventarios
Con el pleno conocimiento de que los inventarios son el eje primordial de toda
empresa, y como la presente investigación se fundamenta en promover a las
empresas del sector comercial a llevar un correcto control de inventarios, a
continuación de detalla el procedimiento que se debe utilizar para tener un control de
mercadería eficiente en una institución.
45
3.5.1.1. Inventario físico
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO: INVENTARIO FÍSICO
OBJETIVO: Actualizar los registros de las existencias para garantizar la integridad física de las mismas, con una correcta y oportuna información
RESPONSABLES: Administrador – Contabilidad - Bodeguero.
PROCEDIMIENTOS
- El responsable de bodega imprimirá un reporte de Stock (kárdex) registrado en el sistema.
- Se realiza el conteo físico de los productos que existen en bodega.
- Realizado el conteo físico se emitirá el respectivo informe de inventario con fecha y firma de los responsables.
- Este informe deberá ser pasado en limpio y entregado de forma inmediata a la gerencia de no presentar dicho informe el responsable será notificado con su sanción respectiva desde el departamento de contabilidad.
- El contador compara con las tarjetas kárdex el resultado del conteo físico y analizará las diferencias.
- Una vez aprobado se realizará el respectivo registro contable en el sistema.
- El inventario físico se realizará cada fin de semana.
POLÍTICA - El informe deberá ser entregado por el responsable máximo en dos días después
de que gerencia lo solicite, de no presentar se notificará la respectiva sanción por el departamento de contabilidad.
- Las existencias deben encontrarse registrados en el formato proporcionado por el departamento de contabilidad (ver anexo Nª3 modelo de inventario físico)
Elaborado por:
Aprobado por:
ASOCIACIÓN AGRÍCOLA MANUEL FREIRE BARBA
46
INVENTARIO FÍSICO
BODEGA CONTABILIDAD GERENCIA
Si
Inicio
Imprimir reporte de
stock
Conteo físico
Reporte de inventario
físico
Compara tarjetas
kárdex con el inventario
físico
Diferencia
s
Informe de ajustes
Informe final
Autorización
1
1
No
46
Figura 7. Flujograma de proceso de toma de inventario físico
47
3.5.1.2. Compra de mercadería
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO: COMPRA DE MERCADERÍA
OBJETIVO: Establecer los procedimientos que se deben seguir para la compra de la mercadería garantizando el cumplimiento de las políticas de la empresa.
RESPONSABLES: Administrador - Contabilidad - Personal Compras - Bodeguero- Proveedor
PROCEDIMIENTOS
- El bodeguero identifica la necesidad de la compra y mediante un registro de verificación de existencias decide si elaborar o no una orden de compra en caso de ser elaborada, este documento es enviado al gerente, caso contrario continúa con sus actividades normales.
- El gerente recibe la orden de compra, la misma que pasa por una revisión, a través de la cual se decide su aprobación, en caso de ser aprobada se autoriza su emisión y se la envía al personal encargado de las compras, caso contrario se procede a la elaboración de una nueva orden de compra.
- El personal encargado de las compras recibe la orden de compra, conjunto con una copia, la misma que deberá ser archivada, posteriormente el documento original es enviado al proveedor.
- Todas las órdenes de compra serán aprobadas por el gerente general.
- El proveedor deberá confirmar la recepción de la orden de compra, haciendo uso de cualquier medio.
- La recepción de un pedido, se ejecutará solamente cuando haya existido una previa verificación de la factura con la orden de compra.
POLÌTICAS - El bodeguero para enviar la orden de compra debe pasar por gerencia para su
revisión y autorización de la compra, caso contrario no puede seguir con la gestión.
- Después de enviar la correspondiente orden de compra al proveedor debe esperar 1 día máximo para su confirmación caso contrario se cancela el pedido y se busca otro proveedor.
- Formato de orden de compra (ver anexo Nº3, modelo de orden de compra)
Elaborado por:
Aprobado por:
ASOCIACIÓN AGRÍCOLA MANUEL FREIRE BARBA
48
COMPRA DE MERCADERÍA
Bodeguero Gerente Personal de compras Proveedor contabilidad
Aprueba orden de
compra
48
Inicio
Establece necesidad de
compras
Controla existencia en
bodega
Verifica
existenci
as
Elabora la orden de
compra
Recibe la factura con la
mercadería
Verifica la mercadería
con la factura
Envía la factura
Recibe orden de
compra
Revisa la orden
de pedido
Firma orden de
pedido
Envía la orden de
compra
Recibe orden de
compras
Envía orden de
compra
Recibe factura
Elabora informe
compras
Envía informe de
compras
Recibe orden de compra
Elabora factura
Envía factura con la
mercadería
Recibe la factura
Registra la factura
Archiv
a
Fin
Si
No
Fin
Figura 8. Flujograma de proceso de compra
49
3.5.1.3. Almacenamiento de mercadería
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO: ALMACENAMIENTO DE MERCADERÍA
OBJETIVO: Establecer los procedimientos que se deben seguir para el almacenamiento de la mercadería tomando en cuenta las políticas del negocio.
RESPONSABLES: Gerente General - Contabilidad –Personal de Compras – Bodega.
PROCEDIMIENTOS
- El proveedor envía el pedido con su respectiva factura al personal de compras y estos se encargan de recibir la mercadería junto con la factura, a su vez ordenan al bodeguero descargar la mercadería.
- El gerente aprueba la lista de precios y la envía al contador que envié la lista al bodeguero.
- El bodeguero verifica la mercadería mediante un reporte de compras, luego coloca la mercadería en su respectivo lugar, añadiendo precios y códigos, a través de lo cual se procede a elaborar un informe de compras.
- En caso de no existir la factura de compra, se prohíbe la recepción de la mercadería.
- El ingreso a la bodega para el almacenamiento y la descarga de la mercadería, será autorizado solamente para el bodeguero.
- En caso de no coincidir las cantidades de la factura con las solicitadas en la orden de compra, se debe comunicar inmediatamente esta irregularidad al proveedor.
POLÌTICAS
- Al no coincidir las cantidades de la factura con lo recibido físicamente, el responsable debe comunicar inmediatamente esta irregularidad al proveedor, de no hacerlo el valor que corresponde al faltante será descontado en el rol del responsable.
- Verificar que el inventario se encuentre correctamente registrado en el sistema.
- para la presentación del informe (ver anexo Nº3 modelo de informe de mercadería recibida) Elaborado por:
Aprobado por:
ASOCIACIÓN AGRÍCOLA MANUEL FREIRE BARBA
50
ALMACENAMIENTO DE MERCADERÍA
Proveedor Personal compras Bodeguero Contabilidad Gerente general
Si No
Si
50
¿Verifica
si son
productos
nuevos?
Verifica lista de precios
Inicio
Envía factura con
los productos
Recibe factura de
compra
Recibe la
mercadería
Ordena la descarga
de la mercadería
Realiza descarga de
mercadería
Recibe la factura con la
mercadería recibida
Envía la factura de
compra
Recibe listas de precios
y códigos
Verifica mercadería
recibida
Coloca mercadería en
su lugar
Asigna códigos y precios
Registra productos en el
kárdex
Realiza un informe
Recibe factura de compra
Analiza las órdenes de
compra con la factura
Realiza codificaciones
para esos productos
Determina el precio de
venta
Elabora una lista de
precios
Envía la lista de precios
Recibe la lista de
precios
Aprueba lista de
precios
Firma lista de
precios
Envía lista de precios
Recibe la lista de precios
Envía la lista de precios
y códigos
Fin Figura 9. Flujograma del proceso de almacenamiento de mercadería
51
3.5.1.4. Facturación
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO: FACTURACIÓN
OBJETIVO: Registrar de manera adecuada las ventas realizadas, con el fin de tener un reporte, recuperación y reconocimiento del ingreso realizado.
RESPONSABLES: Gerente General - Contador – Personal de Ventas
PROCEDIMIENTOS
- El personal de ventas elabora la cotización si ésta es requerida por los clientes.
- Se recepta las órdenes de compra realizadas por los clientes.
- El Gerente recibe la orden de compra, la misma que pasa por una revisión, a través de la cual se decide su aprobación, en caso de ser aprobada se autoriza su emisión y se la envía al agente de compras, caso contrario se procede a la elaboración de una nueva orden de compra.
- Se elabora la respectiva factura de venta de acuerdo al detalle de la orden de compra: original (clientes) dos copias (cartera y archivo).
- En las facturas deberá constar las firmas de respaldo, tanto de la persona que emite como la del cliente.
- Si existiera algún error al elaborar la factura en el mismo día, en caso de ser facturas de fechas anteriores se anulara con una nota de crédito.
- El cajero recepta el pago realizado por el cliente en el caso de ventas al contado ya sea en efectivo o tarjeta de crédito y realizará el respectivo registro de cobro.
- Al final de día el cajero entregará un reporte de cobros el mismo que servirá para constatar las ventas realizadas y realizar los depósitos por las ventas realizadas.
POLÌTICAS
- Verificar la razón social del cliente en el Sistema del SRI
- Solicitar números telefónicos referenciales en caso de que la venta sea a crédito.
- Verificar la secuencia de las facturas y la fecha correspondiente
Elaborado por:
Aprobado por:
ASOCIACIÓN AGRÍCOLA MANUEL FREIRE BARBA
52
FACTURACIÓN
VENTAS CONTABILIDAD
Si
No
52
REPORTE DE VENTAS,
COBROS Y DEPÓSITOS
ANULAR FACTURA 1
1
2
2
Figura 10. Flujograma del proceso de facturación
53
3.5.1.5 Venta de mercadería
ASOCIACIÓN AGROPECUARIA MANUEL FREIRE BARBA
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO: VENTA DE MERCADERÍA
OBJETIVO: Establecer los procedimientos que se deben seguir para la venta de la mercadería garantizando el cumplimiento de las políticas de la empresa.
RESPONSABLES: Gerente General – Contabilidad – Bodega – Personal de Ventas
PROCEDIMIENTOS
- El cliente selecciona la mercadería y emite una orden de pedido la misma que es elaborada por el personal de Ventas, quien a su vez debe consultar la forma de pago.
- El cliente decide la forma de pago y le comunica al personal de ventas, quien registra esa decisión en la orden de pedido, la misma que será enviada al bodeguero.
- El bodeguero recibe la orden de pedido y realiza el registro de verificación de existencias, si no existe los productos solicitados procede a comunicarle al personal de ventas quien será el encargado de informarle al cliente la inexistencia de productos, para que posteriormente se vuelva a emitir otra orden de pedido, si sucede lo contrario el personal de ventas verifica la forma de pago y envía la orden de pedido al gerente general.
- La toma de pedido será elaborada únicamente por el personal de ventas.
- Toda orden de pedido deberá contener la forma de pago del cliente.
- Todas las ventas efectuadas a contado y a crédito requieren de la aprobación del gerente general.
- Las ventas a crédito deberán estar respaldadas por cheques, documento que deberá ser autorizado por contabilidad y a la vez poner en conocimiento al gerente general.
POLÌTICAS
- Verificar el pago realizado en efectivo por el cliente para evitar recibir dinero falso
- El bodeguero deberá verificar las existencias solicitadas por el cliente y comunicar lo antes posible.
- Promocionar a los clientes productos con modelos nuevos y novedosos, basándose siempre en la calidad, precio y economía.
Elaborado por:
Aprobado por:
54
VENTA DE MERCADERÍA
Cliente Personal compras Gerente Personal ventas Bodega Contabilidad
No
Si
54
Inicio
Selecciona la
mercadería que
requiere
Emite una orden de
pedido
Elabora la orden de
pedido
Pregunta la forma
de pago
Registra la forma de
pago en la orden de
pedido
Entrega la orden de
pedido
Comunica la
inexistencia de
mercadería
Verifica la forma
de pago del pedido
Recibe la orden de
pedido
Analiza la orden de
pedido
Autoriza la venta Envía la orden de
pedido
Recibe la orden
de pedido
autorizada
Elabora la
factura de venta
Recibe la orden de
pedido Recibe la copia de
factura
Fin
Comunica
inexistencia de
mercadería
Envía la orden de pedido
Archiva
Decide forma de pago
efectivo o crédito
Verifica
existencia
s
Figura 11. Flujograma del proceso de venta de mercadería
55
3.5.1.6. Despacho de Mercadería
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO: DESPACHO DE MERCADERÍA
OBJETIVO: Establecer los procedimientos que se deben seguir para el despacho de la mercadería garantizando el cumplimiento de las políticas de la empresa.
RESPONSABLE: Personal de ventas - Bodega – Personal de Ventas – Chofer
PROCEDIMIENTOS
- El personal de ventas envía la factura original al bodeguero y elabora una guía de remisión para el chofer.
- El bodeguero recibe la factura original y prepara la mercadería a ser despachada, la misma que es registrada en la tarjeta kárdex, posteriormente procede a elaborar una nota de despacho a través de la cual se hace la entrega de los productos al personal de ventas.
- El personal de ventas recibe los productos, la nota de despacho y procede a realizar la carga en el camión, el bodeguero no podrá despachar la mercadería si no existe la debida factura de la venta.
- Cada vez que exista la salida de mercadería de la bodega, será responsabilidad del bodeguero el registro de la misma en una tarjeta Kárdex.
- El despachador no recibirá ninguna mercadería si no existe como respaldo una nota de despacho, debidamente firmada y sellada por el bodeguero.
- En caso de presentarse alguna anomalía en la factura y nota de despacho, el bodeguero deberá informarle a contabilidad y según sea el caso este deberá informar al Gerente.
- No se podrá transportar la mercadería si no existe una nota de despacho debidamente autorizada y una guía de remisión en la que se detalle las respectivas rutas de entrega.
POLÍTICAS
- Verificar que la mercadería entregada por el transportista se encuentre firmado y sellado por el cliente que recibe.
- El transportista deberá revisar la mercadería entregada por el bodeguero si está correctamente despachado para evitar cualquier conveniente.
Elaborado por:
Aprobado por:
ASOCIACIÓN AGRÍCOLA MANUEL FREIRE BARBA
56
Personal ventas Bodega Chofer cliente Contabilidad
Si
Inicio
Elabora factura y guía de
remisión
Envía factura y guía de
remisión
Recibe factura y guía de
remisión
Envía factura y guía de
remisión
Prepara productos
detallados en la guía de
remisión
Recibe factura original y
guía de remisión
Recibe mercadería
Transporta mercadería
Entrega factura con la
mercadería
Recibe mercadería con
la factura
Realiza el pago
Recibe mercadería de
vuelta
Envía mercadería de vuelta
y el pago
Recibe mercadería de
vuelta
Informa sobre
devolución
Elabora informe de la
devolución de mercadería
Recibe el dinero de la
venta
Envía el dinero producto
de la venta
Recibe dinero producto
de la venta
Deposita el dinero
Fin
Verifica
cantidades Reclama
No
56
Figura 12. Flujograma del proceso del despacho de mercadería
57
3.5.2. Cálculo de máximos y mínimos
Existencias máximas
Es la cantidad máxima que económicamente puede mantenerse en stock del producto
de papas, con el fin de cubrir eventuales deficiencias.
Existencia máxima =
Tabla 9. Cálculo de existencias máximas
Existencia máxima de
papas
Existencia máxima de
cebada
Existencia máxima de maíz
Existencia máxima =
EM = 720 quintales
Existencia máxima =
EM= 1400 quintales
Existencia máxima =
EM = 1360 quintales
3.5.2.1. Existencias mínimas
Se considera el periodo más corto de abastecimiento junto con los consumos mínimos
mensuales.
Existencia mínima=
Tabla 10. Cálculo de existencias mínimas
Existencia mínima de
papas
Existencia mínima de
cebada
Existencia mínima de
maíz
Existencia mínima =
EM = 211.20 quintales
Existencia mínima =
EM = 341.33 quintales
Existencia mínima =
EM = 309.33 quintales
58
3.6. Información y comunicación
3.6.1. Matriz de comunicación ascendente
ASOCIACIÒN AGRÍCOLA MANUEL FREIRE BARBA
MATRIZ DE COMUNICACIÓN
MENSAJE EMISOR MEDIO FRECUENCIA RECEPTOR RESPUESTA
¿Qué se comunica? ¿Quién comunica?
¿Cómo se comunica?
¿Cuándo se comunica?
¿A quién se comunica?
¿Cómo se retroalimenta?
políticas, reglamentos procesos, formatos y objetivos de la asociación
asamblea general de socios
reuniones y comunicados
cuando se desarrolle un plan de trabajo a inicios del periodo económico
a cada área verificando el cumplimiento de las políticas y objetivos
Noticias relevantes relacionados con la administración inventarios
nivel operativo
socialización y reuniones
Diariamente a todo el personal
mediante un buzón de sugerencias
resultados alcanzados durante el periodo
nivel operativo
informes cada mes a Gerencia realizando comparaciones de cada periodo
gestión realizada por la administración
Asamblea general de socios
reuniones al finalizar el semestre y el año
a los Socios- Accionistas
tomar decisiones de acuerdo a los resultados
58
59
3.6.2. Matriz de comunicación descendente
ASOCIACIÓN AGRÍCOLA MANUEL FREIRE BARBA
MATRIZ DE COMUNICACIÓN
MENSAJE EMISOR MEDIO FRECUENCIA RECEPTOR RESPUESTA
¿Qué se comunica? ¿Quién comunica?
¿Cómo se comunica?
¿Cuándo se comunica?
¿A quién se comunica?
¿Cómo se retroalimenta?
Políticas, objetivos metas, resoluciones decisiones
Asamblea general de socios
Reuniones
Mensualmente
A todo el personal
Verificando el cumplimiento de las políticas y objetivos
Noticias relevantes relacionados con la administración los inventarios
Asamblea general de socios
Socialización y reuniones
Trimestral
Asamblea General de Socios
Verificando los reportes
Resultados alcanzados durante el periodo
Asamblea general de socios
Informes
Cada mes
Asamblea General de Socios
Realizando comparaciones de cada periodo.
Gestión realizada por la administración
Asamblea general de socios
Reuniones
Al finalizar el semestre y el año
Socios
Tomar decisiones de acuerdo a los resultados
59
60
3.7. Supervisión y seguimiento
3.7.1. Matriz para evaluar el cumplimiento de objetivos
PROBABILIDAD IMPACTO
N área Procedimiento Objetivo No cumple Cumple parcialmente
si cumple
Alt. Med. BaJ. nivel de riesgo
1
Administrativa Procedimiento de asignar responsabilidad a los socios de la asociación Manuel Freire Barba.
Determinar los requerimientos del área organizacional, para la incorporación y cobertura de socios capacitados.
2
Financiera Procedimiento de cuentas por pagar de la asociación Manuel Freire Barba.
Establecer procedimientos a ejecutarse para lograr el funcionamiento y control de las actividades de cuentas por pagar
3
Bodega Procedimiento de recepción y entrega de mercadería
Ejecutar de manera eficiente y eficaz con los procesos correspondientes
4
Bodega Procedimiento de entrega de un producto
Ejecutar de manera eficiente y eficaz el proceso de entrega de un producto.
60
61
3.8. Conclusiones parciales del capitulo
Mediante el presente trabajo, la Asociación Agrícola Manuel Freire Barba, tendrá
clara cuál es la misión, visión, políticas y valores corporativos, para así socializar
con los socios de la misma, así como también les permitirá que tengan un
conocimiento del plan organizacional y de esta manera todos trabajen por un
mismo objetivo.
Los formatos de control ayudaran a mejorar el control de las existencias,
obviamente reduciendo costos en vanos de las inversiones, por otro lado la
asociación incrementará la rentabilidad ya que es propósito de la misma.
Para mantener una comunicación adecuada se concreta con las matrices de
comunicación ascendente y descendente, por lo que es primordial para un buen
funcionamiento y entendimiento de la entidad así de esta forma evitar la
vulnerabilidad de la información y de sus recursos económicos.
3.9. Validación de expertos
62
63
64
CONCLUSIONES GENERALES
Al existir herramientas de control, se evitará la perdida, robo, deterioro de
inventarios, de esta manera se logra un eficiente control de las existencias de la
asociación, verificando así la exactitud y confiablidad de la información misma que
permitirá tomar decisiones oportunas.
Con la aplicación de las herramientas de control de inventario se da una adecuada
segregación de los procedimientos que deben seguir en cada proceso, con el fin
de evitar pérdidas económicas- financieras y alcanzar el objetivo principal, que es
aumentar su rentabilidad.
Mediante la aplicación de herramientas de control de inventario se puede
diagnosticar y evaluar la situación actual y el desempeño económico real dela
asociación, además ha permitido identificar los problemas existentes y aplicar
correctivos adecuados para solventarlas.
En la asociación no existe un manual de procedimientos que explique y oriente a
los empleados en qué consisten, cómo se realizan, dónde se realizan y por qué se
realizan las operaciones o procedimientos que se lleva a cabo en la asociación
dentro de sus actividades diarias por lo que es de vital importancia implantar
dichas herramientas.
65
RECOMENDACIONES GENERALES
Que se implemente las técnicas y procedimientos de control, para así contribuir a
la asociación, en el manejo correcto de inventarios y de esta manera lograr
mayores resultados, como el de contar con una información clara y veraz.
Ejecutar periódicamente las herramientas planteadas en el presente proyecto de
investigación, con el propósito de mantener un control sobre los recursos
económicos de la empresa, maximizar su rentabilidad y tomar decisiones
acertadas.
Las herramientas propuestas deben ser implementados y socializados con todo el
personal de la asociación agropecuaria Manuel Freire Barba, así la institución
contará con un instrumento que permita que las actividades se realicen con un
control concurrente y de forma razonable, ordenada y práctica. De la misma
manera se debe implementar sanciones por el incumplimiento de los mismos
BIBLIOGRAFÍA
Amarú, A. (2011). Fundamentos de Administración. México: 2da Edició.
Arango, J. G. (2013). Gestión de compras e inventarios a partir de pronóstico Holt-
Winters y diferenciación de nivel de servicio por clasificacion ABC.
Aumatell, S. (2012). Auditoría de la Información Identificar y Explotar la Información en
las Organizaciones. UOC.
Barquero, M. (2013). Manual práctico de control interno. PROFIT.
Barquero, M. (2013). Manual práctico de control interno. En M. Barquero, Manual
práctico de control interno (págs. pag,18). PROFIT.
Bravo, M. (2011). Contabildad General, Escobar Imprsores.
Caldas, E. R. (2011). Empresas e Inicitiva Emprendedora. México: EDITEX Editorial.
Canelo, E. T. (2014). Control Interno de los Inventarios.
Castro, G. &. (2010). Administración Financiera. En C. O. L., Administración Financiera
(pág. pag. 52). México: Pearson.
Coso. (2013). Control Integrado, Marco Integrado. Editor de Auditores Internos de
España.
Culto, L. (2011). Auditoría de Sistemas APPCC. España: Díaz de Santos Editoria.
David, F. (2013). Conceptos de Administración Estratégica. En F. David, Conceptos de
Administración Estratégica. México: Pearson Educación.
Escudero, M. J. (2013). Gestión Logística y Comercial. España: Paraninfo Editorial.
Espinoza, O. (2011). La Administración Eficiente de los Inventarios .
Estupiñan, R. (2013). Control interno y fraudes. Bogotá: Ecoe.
Fierro, A. (2011). Contabilidad General. Bogotá- Colombia: Ecoe Ediciones, 4ta
Edición.
Fonseca, O. (2011). Sistemas de Control Interno para las Organizaciones .
Fred, D. (2013). Concepto de administración estratégica. En D. Fred, Concepto de
administración estratégica. Mexico: PERSON, Educación.
Guerra, Y. (2014). Modelos y Sistemas de Inventarios.
Heredero, C. (2012). Organización y Transformación de los Sistemas de Información
en la Empresa. España: Editorial ESIC, Primera Edición.
Isaza, A. (2012). Control Interno y Sistema de Gestión de Calidad. En A. Isaza, Control
Interno y Sistema de Gestión de Calidad (pág. pag. 176). Colombia : Ediciones
de la u.
Lefevre, f. (2012). Los Principales Objetivos de los Sitemas Contables.
López, E. (2013). Proceso Contable I : Contabilidad Fundamental. Editorial Cengage
Learning Editores, Tercera Edición.
Luna, Y. B. (2012). Auditoría Integral, Normas y Procedimientos. Colombia: ECOE.
Mantilla, S. (2011). Auditoría de Informacion Financiera.
Mantilla, S. (2014). Auditoría del Control Interno. Bogotá: ECOE Ediciones.
Mantilla, S. (pag. 127). Auditoría de Control Interno. Bogotá: ECOE Ediciones.
Morales, H. S. (2012). Introducción a la Auditoria. Primera edición
Morales, S. (2012). Fundamentos de Auditoría.
Orozco, R. (2010). Historia y Antecedenetes de la Auditoría Administrativa. Pearson.
Ormachea, J. (2013). control interno.
Peña, A. (2011). Auditoría (Un enfoque práctico). España: Paraninfo S.A , 3ra Edición.
Sánchez, A. (2012). Etapas de Auditoría y su Importancia en el Mundo
Contemporaneo.
Santos, D. d. (2012). Medidas de Control Interno en la PYME.
Suárez, M. (2012). Gestion de Inventarios. Primera Edicion.
Vallejo, F. J. (2012). Contabilidad y Finanzas ¿como hacer análisis financiero? En F. J.
Vallejo, Contabilidad y Finanzas ¿como hacer análisis financiero? (pág. pag.
39). Alfaomega.
Zambrano, A. (2011). Planificación Estratégica, Presupuesto y Control de la Gestión
Pública. Caracas- Venezuela: Publicaciones UCAB 1ra Edición.
ANEXOS
ANEXOS
ANEXO 1.- Perfil de proyecto de investigación
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA CPA.
PERFIL DE PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN
DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA
Y FINANZAS, CPA.
TEMA:
“HERRAMIENTAS DE CONTROL DE INVENTARIO PARA LA
ASOCIACIÓN AGROPECUARIA MANUEL FREIRE BARBA DE LA
PARROQUIA DE ANGOCHAGUA, CANTÓN IBARRA, PROVINCIA DE
IMBABURA”
AUTORA: PABÓN CUASQUI ELVIA JANETH
TUTOR: LIC. MALDONADO GUDIÑO CARLOS WILMAN, MSC.
IBARRA- ECUADOR
2017
2. DESARROLLO
Antecedentes de la investigación
Con la finalidad de fundamentar el presente trabajo de investigación se ha estimado
conveniente analizar acerca de los enfoques que poseen distintos autores con relación a
otros trabajos investigativos de similar índole, a consecuencia de ello a continuación se
citan los puntos de vista de dichos investigadores:
La tesis titulada, “Propuesta De Mejoramiento De Procedimientos Para El Control De
Inventarios Aplicado En La Empresa Vanidades S.A.”, autora del tema, Sierra
Mantuano Wladimir David, concluye que: “la Propuesta De Mejoramiento De
Procedimientos Para El Control De Inventarios busca mejorar de manera exitosa sus
procedimientos a fin de obtener resultados eficientes y eficaces que lleven a la
empresa a la consecución de sus objetivos y posicionarse como una empresa líder y
competitiva en el mercado.
Al igual que la tesis titulada, “Herramientas De Control De Inventarios Para La
Sociedad Civil Y Comercial Bosna Del Cantón Otavalo”, autora del tema: Ortiz Erazo
Ana Karen, concluye que: “La Aplicación De Herramientas Del Control De Los
Inventarios es de gran importancias dentro de una empresa para que de esta manera
impedir las pérdida económicas que se pudieran dar dentro de la misma, por lo tanto el
puntualizar las falencias que existen en el área de bodega es de gran relevancia; y de
esta manera ayudar a evitar esta situación sería ayudándoles con charlas de motivación
para que de esta manera las personas encargadas de esta área se desenvuelvan de una
manera correcta y así seguir brindando el mejor esfuerzo para el progreso de la
empresa.”.
Así como también la tesis titulada como, “Propuesta De Un Sistema De Control De
Inventarios De Activos Fijos Para La Dirección Provincial IESS-Carchi”, autora del
tema; Cajas Toapanta Verónica Alejandra, concluye que: “con el desarrollo de un
Sistema de Control de Inventarios permitirá mejorar el manejo y control de todos los
activos y optimizando todos los procesos que deben llevarse a cabo desde la compra de
los bienes hasta su asignación a custodios.
De los tres trabajos investigados y citados anteriormente se puede determinar que tienen
algo en común, es decir, puntualizan bases para la aplicación de un correcto control en
el tema de inventarios y obviamente de la empresa a fin de mejorar su estructura y
optimizar recursos por ende ajustarse a los procesos y necesidades de la organización.
Se puede determinar que la falta de las herramientas de control de inventario pueden
incidir de manera directa para la toma de decisiones en relación a la manera de cómo
minimizar costos y mejorar la rentabilidad, pero en cambio si existiera herramientas
pertinentes en la que la empresa pueda guiarse para un buen control de inventario se
lograría tomar decisiones acertadas las cuales lleven a mejorar el capital de la empresa
ya que todas buscan mejorar su rentabilidad.
Situación problémica
La asociación Agropecuaria Manuel Freire Barba, se ha dedicado durante años a la
producción agrícola y ganadería, la misma que no cuenta con herramientas pertinentes
para controlar su inventario; así provocando la no coincidencia de existencias físicas
con lo que debería haber según los registros documentados. Razón por la cual
desconocen el valor real de los inventarios.
Por lo tanto, los inventarios representan una base fundamental en la toma de decisiones
dentro de cualquier organización, estos permiten el buen desenvolvimiento de la misma.
Es necesario que toda empresa realice sus procedimientos en función de garantizar que
sus existencias están libres de posibles hurtos, maniobras fraudulentas o mal manejo en
su utilización.
La falta de la aplicación de herramientas de control de inventario, se les dificulta crear
estrategias y tomar decisiones correctas, incidiendo directamente con el incumplimiento
de los objetivos propuestos por la asociación.
Razón por la cual es esencial la aplicación de herramientas de control de inventario, ya
que contribuye a adquirir y distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la
asociación, colocándolos a disposición en el momento indicado así evitar desperdicios y
obviamente lograr un eficiente control de inventario. De esta manera satisfacer
correctamente las necesidades reales de la asociación a las cuales debe permanecer
constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios debe ser debidamente
controlada.
Problema científico
¿Cómo mejorar el control de inventario en la Asociación Agropecuaria Manuel Freire
Barba de la Parroquia de Angochagua- Cantón Ibarra de la provincia de Imbabura?
Objeto de investigación y campo de acción
Objeto de investigación
Proceso de auditoria.- El proceso de auditoria está enfocado fundamentalmente a
reconocer hechos, datos e informes contables-financieros de una organización. Los
Estados Financieros se determinan a través de la información y en ellos se identifican la
aplicación correcta de las herramientas, y generar información confiable. La
importancia fundamental del inventario es que estos son un factor determinante en el
cálculo de las utilidades y la correcta integración del costo de ventas. Constituyen
generalmente un rubro material dentro del balance general y si no estuvieran bien
controlados físicamente y bien valuados, las cifras del balance carecerían de
razonabilidad.
Campo de acción
Control de inventario.- Con respecto a los inventarios, es mantener control contable
sobre los costos de los inventarios, a medida que los materiales sean utilizados a través
de los procesos de adquisición, producción y venta. Es decir la administración del
inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se debería
mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que
se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para la determinación de la
situación económica y por ende su rentabilidad.
Identificación de la línea de investigación
Auditoria
Objetivo general
Diseñar Herramientas de Control de Inventario que permitan el mejoramiento del
manejo de inventario para la Asociación Agropecuaria Manuel Freire Barba en la
Parroquia de Agochahua- Cantón Ibarra, Provincia de Imbabura.
Objetivos específicos
Fundamentar teóricamente los requerimientos que sustenten las herramientas de
control de inventario.
Diagnosticar las deficiencias presentes en los procedimientos de control de
inventario que actualmente sigue la Asociación Agropecuaria Manuel Freire Barba.
Identificar las herramientas más idóneas para el mejoramiento del control de
inventario de la misma.
Validar la propuesta.
Idea a defender
Con el diseño de las herramientas de control de inventario se mejorará el manejo del
inventario de la asociación “Agropecuaria Manuel Freire Barba” de la Parroquia de
Angochagua- Cantón Ibarra, Provincia de Imbabura.
Variables de la investigación
Independiente: herramientas de control de inventarios.
Dependiente: mejoramiento del manejo de inventario que posee la asociación
Agropecuaria Manuel Freire Barba” de la Parroquia de Angochagua- Cantón Ibarra,
Provincia de Imbabura.
Metodología a emplear métodos, técnicas y herramientas empleadas en la
investigación.
Métodos de investigación
Métodos deductivos- inductivos
Se aplica el método deductivo- inductivo porque estudian los elementos que integran la
idea a defender planteada para generalizarla como conclusión de la investigación. La
inducción permite pasar del conocimiento de casos particulares a un conocimiento más
general en este caso de investigación se analiza particularmente la composición de cómo
se realiza el control de inventario de la asociación.
Método analítico- sintético
El análisis de los diferentes componentes presupuestarios, permite establecer la realidad
que se está dando en el ambiente financiero y tomar la decisión correcta para dar un
cambio en bien de la asociación. La síntesis permite mentalmente la unión entre las
partes previamente analizadas y posibilita descubrir las relaciones esenciales y
características generales entre ellas que se aplicará en el marco metodológico y en el
marco propositivo así, como también porque descompone el problema identificado que
para este estudio es la falta de aplicación correcta de las herramientas de control y
desperdicios económicos.
Técnicas
Encuesta: se realizará una encuesta a los integrantes de la asociación para determinar
las falencias existentes mediante lo cual se determinó el problema.
Entrevista: se hará una entrevista a los dirigentes competentes de la asociación quienes
son los principales involucrados en la administración y el control de los recursos
económicos, humanos y materiales lo cual facilito conocer cada uno de los movimientos
de la asociación Manuel Freire Barba.
Observación: se realizará una observación minuciosa a todos los procedimientos,
documentos y actividades que realiza la asociación; registrándolos posteriormente con
una cámara fotográfica.
Herramientas
Cuestionario: se hará un conjunto de preguntas abiertas para recoger datos y generar
información. Mismos formularios serán impreso, para que los encuestados responden
por sí mismos.
Guía de entrevista: se formulará un banco de preguntas para una entrevista no
estructurada ya que es más flexible y abierta, mediante lo cual se obtendrá unos datos
que complementaran el trabajo de investigación.
Informe de observación: se realizará un informe en general sobre la observación
realizada.
Esquema de contenidos
Los Inventarios
Propósito de los inventarios
Objetivos de los inventarios
Administración de los inventarios
Finalidad de la administración de inventarios
Importancia de la administración de inventarios
Herramientas de control
Definición
Importancia
Tipos de herramientas
Recursos que requieren las empresas
Recursos materiales
Recursos técnicos
Recursos humanos
Recursos financieros
Proceso de las empresas
Planificación
Organización
Dirección
Control
Control Interno
Definición
Importancia
Objetivos de control interno
Beneficios
Principios de control interno
Componentes del control interno
Ambiente de control
Evaluación de riesgos
Actividades de control
Información y comunicación
Supervisión y seguimiento
Técnicas de control interno
Métodos de evaluación
Pruebas de cumplimiento
Normas universales de control interno
Clases de control interno
Previo
Concurrente
Posterior
Sistemas de inventarios
Tarjetas kárdex
Aporte teórico, significación práctica y novedad científica.
Aporte Teórico
Las herramientas de control de inventario comprende el plan de la organización y todos
los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de
salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contables.
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa. Al poseer una herramienta de gran relevancia, las
actividades diarias que se desarrollan será mejoraran, por lo tanto la información será
más confiable, mismas que son comunicados a los directivos, para que de esta manera
tomen decisiones correctas y así llegar a cumplir los objetivos propuestos.
1.1.1 Significación Práctica
Las herramientas de control de inventario son de gran importancia, porque las
operaciones realizadas en la misma serán de mayor efectividad, así como, también será
relevante para la toma de decisiones seguras y exitosas de la Asociación.
Por otra parte les permitirá establecer mecanismos que lleven al control exacto de las
existencias de mercancías ya que estas representan el patrimonio de la asociación.
Novedad científica
Las herramientas serán de gran ayuda para la Asociación “Manuel Freire Barba” ya que
se evidenciara el fortalecimiento y la transparencia de la información financiera
confiable y las actividades que se desarrollan. Con esta propuesta se busca llevar un
control efectivo de los planes que se ejecutan para el logro de los objetivos y tomar las
decisiones oportunas a fin de garantizar que todos los recursos de la asociación se usen
de manera eficiente en la consecución de las metas preestablecidas.
3. BIBLIOGRAFÍA
ANGRISANI, Robert & LÓPEZ, Juan, (2011), Sistemas de Información Contable,
A & L Ediciones, Buenos Aires – Argentina.
AUMATELL, Cristina, (2012), Auditoria de la información; identificar y explotar la
información en las organizaciones, UOC Editores, Colombia.
CALDAS, Eugenia; REYES, C. HERAS, Antonio, (2011), Empresa e iniciativa
emprendedora, EDITEX Editorial, México.
CUATRECASAS ARBÓS, L. (2012). Gestión de la producción. Modelos Lean
Management. Organización de la producción y dirección de operaciones. Madrid:
Ediciones Díaz de santos.
CULTO, Luis, (2011), Auditoría del sistema APPCC, Díaz de Santos Editorial,
España.
Díaz, G. (2013). Investigación, Desarrollo e Innovación Empresarial (3era ed.).
Loja: EDILOJA Cía. Ltda.
ESCUDERO, María José, (2013), Gestión Logística y Comercial, Paraninfo Editora,
España.
ESPINOZA, O. (2011). La administración Eficiente de los Inventarios. Editorial La
Ensenada, 1ra. Edición. Madrid.
FONSECA, O. (2011). Sistema de Control Interno para organizaciones. Lima:
Instituto de la Investigación en Accountability y Control.
FONSECA, Oswaldo, (2011), Sistema de Control Interno para organizaciones, IICO
Editor, 8va. Edición, Lima – Perú.
HEREDIA, Nohora, (2013), Gerencia de compras. La nueva estrategia
administrativa, ECOE Ediciones, Colombia.
IZAR, Juan, Investigación de Operaciones, Segunda Edición, Tillas
Editorial,Mexico DF, 2012.
KOONTZ, H. y Weihrich, H. (2012). Administración una Perspectiva Global. 14a.
Edición. McGraw-Hill Interamericana.
LARA, Arturo, (2012), Toma el control de tu negocio, LID Editorial, México.
LERMA, Alejandro, (2012), Planeación Estratégica por áreas laborales, Editorial
Alfaomega, México.
LUNA, Y. (2012). Normas y Procedimientos de Auditoría Integral. Segunda
Edición. Ltda. Ecoe ediciones. Colombia.
MANTILLA, Samuel, (2011), Auditoría del Control Interno, ECOE Editorial, 2da.
Edición, Colombia.
MANTILLA, Samuel, (2013), Estándares/Normas Internacionales de Información
Financiera, ECOE Editorial, Colombia.
MENDÉZ, C. Metodología diseño y Desarrollo Del Proceso De Investigación Con
Énfasis En Ciencias Empresariales. 4ªed. México, Limusa. 2013.
MORA, L. (2011). Gestión logística en centros de distribución, bodegas y
almacenes. Tercera Edición. Ecoe Ediciones. Colombia.
MORA, Luis, Gestión Logística En Centros De Distribución, Bodegas y Almacenes,
Primera Edición, Ecoe- Ediciones, Bogotá, 2011.
PEÑA, Alberto, (2011), Auditoria (Un enfoque práctico), Paraninfo S.A, 3era.
Edición, España.
SANTILLANA, J. R. (2013). Auditoría interna (Tercera Edición ed.). México,
México: Person Educación
SCHROEDER, R., Meyer Goldstein, S., & Rungtusanatham, M. (2011).
Administración de Operaciones: Conceptos y Casos Contemporáneos. México: Mc
Graw Hill.
SUARES, Maria, Gestión de Inventarios; una nueva fórmula para calcular la
competitividad, Primera Edición, Ad-Qualite Editorial, Bogotá, 2012.
SUAREZ, M. (2012). Gestión de Inventarios (Una Nueva Fórmula de Calcular la
Competitividad). Ediciones de la U. Primera Edición. España.
ZAMBRANO, Adalberto, (2011), Planificación Estratégica, presupuesto y control
de la gestión pública, Publicaciones UCAB, 1era. Edición, Caracas – Venezuela,
ZAPATA Pedro, (2011), Contabilidad General, Editorial McGraw-Hill, Bogotá-
Colombia.
ANEXO 2.- Entrevista
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES-IBARRA”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES, CARRERA DE CONTABILIDAD
SUPERIOR Y AUDITORÍA
Guía de entrevista aplicada al Sr. Luis Castelo, Presidente de la asociación
agropecuaria Manuel Freire Barba.
1. ¿La asociación dispone de un organigrama estructural?
2. ¿La asociación cuenta con una misión y visión?
3. ¿Cómo establece usted las distintas funciones al personal?
4. ¿Los encargados de cada una de las áreas están obligadas a entregar
informes diario, semanal, mensual y anual?
5. ¿La información presentada a usted lo hacen verbal o escrito?
6. ¿Existe un buen ambiente laboral dentro de la asociación?
7. ¿Usted ha recibido capacitaciones sobre el proceso del buen manejo de
inventario?
8. ¿Cada cuando realizan inventario y quien controla el movimiento de las
existencias?
9. ¿Está constantemente comunicado con el contador de la asociación para el
conocimiento del estado económico actual de la asociación?
10. ¿El personal se capacita constantemente en las correspondientes áreas a
cargo?
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE UNIVERSIDAD REGIONAL
AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES-IBARRA”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES, CARRERA DE CONTABILIDAD
SUPERIOR Y AUDITORÍA
Guía de entrevista aplicada al ing. Diego Moreno, Contador de la asociación
agropecuaria Manuel Freire Barba.
1. ¿Cómo se enfrenta a usted a un problema financiero?
2. ¿Existe un sistema de control interno en la asociación?
3. ¿La asociación se preocupa por mejorar el manejo y control de inventario?
4. ¿Usted ha implementado algún tipo de estrategia para analizar y prevenir los
riesgos potenciales que hay en un proceso?
5. ¿Usted alguna vez ha evaluado la solidez y debilidades del sistema de control
interno?
6. ¿Verifica siempre si los movimientos de los inventarios se registran
adecuadamente modificando los kárdex y las cuentas correspondientes?
7. ¿Comprueba que la entrada y salida de la mercadería sean correctamente
autorizadas?
8. ¿Realiza conteos físicos de los inventarios semanal y mensual?
9. ¿Para la adquisición de mercadería se hace un cuadro del cálculo de máximo y
mino de existencias?
10. ¿Quién es el responsable de validar la información de inventarios y quien
supervisa?
11. ¿Cree que con la implementación del diseño de herramientas de control de
inventario ayude a mejorar la situación económica de la asociación?
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE UNIVERSIDAD REGIONAL
AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES-IBARRA”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES, CARRERA DE CONTABILIDAD
SUPERIOR Y AUDITORÍA
Guía de entrevista aplicada a la Sra. Amparito Moreno, Asistente Contable de
la asociación agropecuaria Manuel Freire Barba.
1. ¿Cree usted que la desorganización en el área de almacenamiento de
mercadería inciden negativamente en el control de inventario?
2. ¿Aplica algún procedimiento para el control de inventario?
3. ¿Utiliza algún método formal para el control de existencias?
4. ¿Existe coordinación entre las áreas implicadas con bodega?
5. ¿Se ha examinado la rotación del producto?
6. ¿Se elaboran reportes de actividades en el área de bodega?
7. ¿Se ha establecido sistema de doble anotación de los movimientos del área de
bodega?
8. ¿Se han establecido mecanismo de detección de productos dañados,
obsoletos, caducados, o con algún otro tipo de problemas?
9. ¿Existen mecanismos para el control de información que maneja el área de
bodega?
10. ¿Se almacena las existencias de manera ordenada y sistematizada para
facilitar la manipulación, recuento y localización de los materiales, en base a
que lo realizan?
11. ¿Se maneja un stock de máximos y mínimos en la mercadería, cada cuanto
tiempo lo hace?
12. ¿Cuenta con un registro adecuado de entrada y salida de inventario?
ANEXO 3.- Propuesta formatos de control
Modelo de inventario físico
ASOCIACIÓN AGRICOLA MANUEL FREIRE
BARBA
INVENTARIO FÍSICO DE MERCADERÍAS
ELABORADO POR: AL:
FECHA:
CÒDIGO DE
IDENTIFICACIÒN CANTIDAD
UNIDAD
DE
MEDIDA
DESCRIPCIÓN VALOR
PARCIAL
VALOR
TOTAL
Modelo de tarjeta kárdex
ASOCIACIÓN AGRÍCOLA MANUEL FREIRE
BARBA
TARJETA KARDEX Código: Cantidad Máxima:
Artículo: Cantidad Mínima:
Método:
Fecha Concepto Entradas Salidas Existencias
CANTIDAD COSTO
UNITARIO
CASTO
TOTAL
CANTIDAD COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
CANTIDAD COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
Modelo de orden de compra
ASOCIACIÓN AGRÍCOLA MANUEL FREIRE
BARBA
ORDEN DE COMPRA PROVEEDOR:
FECHA: ORDEN Nro.
CANTIDAD DESCRIPCION DEL PRODUCTO DESCRIPCIÒN
ELABORADO POR: AUTORIZADO POR:
Modelo de informe de mercadería recibida
ASOCIACIÓN AGRÍCOLA MANUEL FREIRE
BARBA
INFORME DE MERCADERÍA RECIBIDA
PROVEEDOR: Nº:
DIRECCIÓN: FACTURA:
FECHA:
CANTIDAD CÓDIGO ARTÍCULO PRECIO VALOR
VALOR TOTAL
RECIBIDO POR:
APROBADO POR:
Modelo de solicitud de devolución de mercadería
ASOCIACIÓN AGRÍCOLA MANUELFREIRE
BARBA
SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE MERCADERIAS
LUGAR: Nº:
FECHA:
SOLICITADO POR:
APROBADO POR:
PROVEEDOR:
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN
CANTIDAD
VALOR UNITARIO
VALOR
TOTAL
TOTAL
DESCUENTO
SUBTOTAL
IVA 12%
TOTAL
ELABORADO: APROBADO:
Modelo de documento de devolución de mercadería
ASOCIACIÓN AGRÍCOLA MANUEL FREIRE
BARBA
DEVOLUCIÓN DE MERCADERÍA
PROVEEDO:R: N°:
FECHA:
HORA:
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN
CANTIDAD
VALOR UNITARIO VALOR
TOTAL
TOTAL
DESCUENTO
SUBTOTAL
IVA 12%
TOTAL
ELABORADO:
APROBADO:
Modelo de factura
ASOCIACIÓN AGRÍCOLA MANUEL FREIRE
BARBA
RAZON SOCIAL:
RUC:
TELÉFONO: FECHA: FACTURA
Nº:
FORMA DE
PAGO:
CREDITO:
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN
VALOR
UNITARIO
VALOR TOTAL
SON:
SUBTOTAL
DESCUENTO
IVA 0%
IVA 12%
TOTAL
ENTREGUE CONFORME: RECIBI CONFORME:
Anexo 4.- Balance General
ASOCIACIÓN AGROPECUARIA MANUEL FREIRE
BARBA
ESTADO DE SITUACIÓN
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE
38.287,23
INVENTARIO/MERCADERÍAS
10.000,00
TOTAL ACTIVO CORRIENTE
48.287,23
ACTIVO NO CORRIENTE
TERRENOS
1.400.000,00
IMMUEBLES
603.180,07
MUEBLES Y ENCERES
8.718,97
MAQUINARIA EQUIPO E INSTALACIÓN
209.513,00
EQUIPO DE COMPUTACIÓN
853,89
(-)DEPRESCIACIÓN ACUMULADA
(70.682,69)
TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE
2.151.583,24
TOTAL ACTIVO
2.199.870,47
PASIVO
CUENTAS POR PAGAR
1.895.228,94
TOTAL PASIVO
1.895.228,94
PATRIMONIO
CAPITAL
227.049,26
RESULTADO DEL EJERCICIO
77592,27
TOTAL PATIMONIO
304.641,53
TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 2.199.870,47
Anexo 5.- Estado de Resultados
ASOCIACIÓN AGROPECUARIA
MANUEL FREIRE BARBA
ESTADO DE RESULTADOS
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
VENTAS 0% 261.750,48
VENTAS 12% 14.373,96
(-) DEVOLUCIÓN EN VENTAS 1.058,61
(=) VENTAS NETAS 275.065,83
INVENTARIO INICIAL 11.349,88
(+) COMPRAS 6.789,25
(-) INVENTARIO FINAL 5.323,78
(-) COSTO DE VENTAS 12.815,35
(=) UTILIDAD BRUTA EN VENTAS 262.250,48
(-) GASTOS 184.658,21
(-) COSTO PERSONAL 25.196,43
SUELDOS Y SALARIOS 19.376,00
BENEFICIOS SOCIALES 5.820,43
(-) GASTOS ADMINISTRACIÓN Y VENTAS 154.472,34
HONORARIOS PROFESIONALES 10.138,17
TRANSPORTE 5.417,50
SUMINSTRO Y MATERIALES 84.526,18
SERVICIOS INTERNET 268,72
SERVICIOS BÁSICOS 4.631,43
COMBUSTIBLE 6.905,74
VARIOS SERVICIOS 42.584,60
(-) GASTO NO OPERATIVOS (FINANCIEROS) 4.989,44
IVA QUE SE CARGA AL GASTO 4.844,07
GASTOS BANCARIOS 145,37
INTERESES _
(=) UTILIDAD DEL EJERCICIO 77.592,27