universidad regional autÓnoma de los andes...
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEM AS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA
EN CONTABILIDAD, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA
Tema:
Sistema de Control Interno de Activos Fijos para Mejorar la Gestión
Financiera en el Colegio “Cesar Antonio Mosquera” de la Parroquia de
Julio Andrade, Provincia del Carchi.
Autora: Ana Cristina Ordóñez Benavides
Asesor: Ing. Javier Lucero
Tulcán-Ecuador
2013
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
En mi calidad de Asesor del presente trabajo de investigación certifico que el Proyecto de
Tesis previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría CPA,
CERTIFICO que la señorita Ana Cristina Ordóñez Benavides, elaboró su trabajo de
Titulación sobre el Tema: “Sistema de Control Interno de Activos fijos para mejorar la
Gestión Financiera en el Colegio Nacional “César Antonio Mosquera”, de la parroquia de
Julio Andrade, provincia del Carchi, con la finalidad de tomar correctivos para un mejor
funcionamiento, poniendo en práctica los conocimientos adquiridos duran te la educación
académica universitaria; bajo los lineamientos académicos de la institución, por lo que
aprueba la misma, pudiendo ser sometido a presentación pública y evaluación por parte del
jurado calificador que se designe.
Atentamente:
-------------------------
ÌNDICE DE GRÀFICOS
Gráfico Nº 1 SISTEMA DE CONTROL
INTERNO…………………………….……………….. 31
Gráfico Nº 2. ACTA DE ENTREGA – RECEPCIÓN………………………..……………. 32
Gráfico Nº 3 PROCESO DE PÈRDIDA ……………………………………..…………………. 33
Gráfico Nº 4 CUSTODIA DE BIENES ……………………………………..………………. 34
Gráfico Nº 5 UBICACIÓN FÍSICA………………………………………...……………… 35
Gráfico Nº6 MANTENIMIENTO DE BIENES……..………………………...………………. 36
Gráfico Nº 7 SEGURIDAD DE LOS BIENES……………………………….…………….. 37
Gráfico Nº 8 INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS………………………..……………… 38
Gráfico Nº 9 CONSTATACIONES FÍSICAS PERIÓDICAS……………….……………… 39
Gráfico Nº 10 SISTEMA DE CONTROL INTERNO…………………….…………….. 40
Gráfico Nº 11 RIGOR CIENTÍFICO……………………….…………………….………….. 69
Gráfico Nº 12 ESTRUCTURA METODOLÓGICA………….………………….………… 70
Gráfico Nº 13 ORGANIZACIÓN DE PROCESOS………….………………..…………. 71
Gráfico Nº 14
VIABILIDAD…………………………………………………………………………………….. 72
Gráfico Nº 15
OPORTUNO…………………………………………………………………………………….. 73
------------------
Ing. Javier Lucero Salcedo
ASESOR
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Yo, Ana Cristina Ordóñez Benavides, estudiante de la Universidad Regional Autónoma de
los Andes “UNIANDES”, declaro en forma libre y voluntaria que el presente Trabajo de
Titulación, que versa sobre el Tema: “Sistema de Control Interno de Activos fijos para
mejorar la Gestión Financiera en el Colegio Nacional “César Antonio Mosquera”, de la
parroquia de Julio Andrade, provincia del Carchi, así como las expresiones vertidas en la
misma son de mi exclusiva autoría, mismo que lo he realizado sobre las bases de la
investigación científica.
En consecuencia asumo la responsabilidad de la originalidad y el cuidado respectivo al
remitir las fuentes bibliográficas respectivas para fundamentar el contenido expuesto.
Atentamente
-----------------------------------------------------
Ana Cristina Ordóñez Benavides
Dedicatoria
A Dios .
Por haberme permitido llegar hasta este
punto y haberme dado el tiempo
necesario para lograr mis objetivos,
además de su infinito amor y bondad.
A mi Madre.
Por transmitirme valores y principios
sólidos en todo lo que uno hace, por su
humildad frente a los más necesitados y
así el poder mostrarlo en situaciones
adversas; a mis hermanos Diego, Israel y
Cynthia mis mejores amigos de aquellos
que nunca faltan.
AGRADECIM IENTO
Agradezco a Dios por su amor infinito.
Agradezco a la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIAND ES” , por
haberme abierto las puertas de este prestigioso templo del saber.
Al director Uniandes Tulcán, Dr. Alex Cruz por entregar a la sociedad buenos
profesionales capaces para el desempeño laboral.
A mi maestro el Ing. Robeth Narváez, por sus valiosas sugerencias y acertados
aportes durante mi permanencia en la universidad.
A mi Asesor de Tesis, Ing. Javier Lucero por su generosidad al brindarme la
oportunidad de recurrir a su capacidad para la realización de este trabajo.
A los lectores de tesis, MSc. Jenny Cuaspud, Dr. Milton Gordón por su
generosidad científica y críticas al discutir los resultados de este trabajo.
Al personal administrativo especialmente a quienes trabajan en secretaria y
biblioteca, por su permanente disposición y desinteresada ayuda.
A mi alma gemela, Ana mi madre por su apoyo incondicional, por ayudarme a
conseguir tantos triunfos personales como profesional parte de lo que hoy soy
gracias a ti.
A mis amigos por su continuo y afectuoso aliento
A mi hogar por enseñarme que la perseverancia y el esfuerzo son el camino para
lograr objetivos.
ÍNDICE
Portada de la Tesis
Certificación del Asesor
Declaración de Autoría
Dedicatoria
Agradecimiento
Índice
Resumen Ejecutivo
Abstract
Introducción…………………………………………………………….……..…… 1
Antecedentes de la
investigación………………………………….…………….……… 2
Planteamiento del
problema……………………………………………………..………… 3
Formulación del
problema……………………………………………………...………….. 4
Delimitación del
problema…………………………………………………….…………… 4
Objeto de Investigación y campo de
acción…………………….……………..……………. 4
Identificación de la Línea de
Investigación……………………………………..……………. 4
Objetivos………………………………………………………………………….……
…. 5
Idea a
Defender………………………………………………………………….………… 5
Justificación del
tema…………………………………………………………….………... 5
Metodología investigativa a
emplear……………………………………………………………… 6
Resumen de la estructura de la
tesis:…………………………………………………………. 6
breve explicación de los capítulos de la
tesis………………………………………..………. 8
Aporte teórico y significación práctica y
novedad………………………………………..……….. 8
CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO
1.1. Origen y evolución del objeto de
investigación……………………………...……………. 9
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas
sobre el objeto de
investigación………………………………………………..…………… 9
1.2.1. Normas Ecuatorianas de Contabilidad
(NEC) sobre Activos
Fijos……………………………………...…………………………. 9
1.2.1.1. Norma Ecuatoriana de Contabilidad
(NEC) 12 “propiedad, planta y
equipo”……………………………..………………………. 9
1.2.2. SISTEMA DE CONTROL
INTERNO…………………………………………...……
1
0
1.2.2.1. Control
Interno………………………………………………………………….…..
1
0
1.2.2.2. Activos Fijos……………………………………………………………..……..
1
1
1.2.2.3. Clases de activos
fijos………………………………………………………..…….
1
1
1.2.2.4.
Naturaleza…………………………………………………………………….………
1
3
1.2.3. Bases conceptuales y niveles de
responsabilidad………………………………………..……….
1
4
1.2.3.1.
Registro……………………………………………………………………...………..
1
5
1.2.3.2. Niveles de Responsabilidad en la Administración,
Custodia y control de los activos
fijos………………………………………..……..
1
5
1.2.3.3. Responsabilidad de la
Administración……………………………………...……..
1
5
1.2.3.4. Responsabilidad en el Registro y
Control Contable de los
Bienes………………………………………….…………
1
5
1.2.3.5. Responsabilidad en Control Físico de los
Bienes……………………………...……..
1
5
1.2.3.6. Responsabilidad en el uso y Conservación de los
Bienes………………...…..…….
1
6
1.2.5. Inventario y connotaciones de bienes
muebles……………………………...……….
1
8
1.2.7. Mantenimiento, Reparación y Control Activos
Fijos………………………….…………
2
0
1.2.8. GESTIÓN
FINANCIERA…………………………………………….…………….
2
1
1.2.8.1. Normativa del sistema de administración
financiera…………………...……………
2
1
1.2.8.2. Entes
financieros……………………………………………………….………….
2
2
1.2.9. Modelo de Gestión
Financiera………………………………………..………………
2
2
1.2.9.1. Unidad de administración financiera
UDAF………………………….…………..
2
2
1.2.9.2. Unidad Coordinadora
UC…………………………………………..…………….
2
3
1.2.9.3. Unidad Ejecutora UE……………….……………………………….…………..
2
3
1.2.9.4. Período de Gestión………………………………………………….…………..
2
4
1.3.Análisis crítico sobre el sistema de control interno
de activos fijos del
colegio…………………………………………………….………..
2
4
1.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO
2
5
CAPÍTULO II MARCO METODOLÓGICO
2.1. Caracterización de la ejecución del sistema
de control interno en el colegio “Cesar Antonio
Mosquera”………………...…………
2
6
Datos
Informativos…………………………………………………………………...………
…
2
6
Misión
Institucional………………………………………………………………….………..
2
7
Visión
Institucional………….………………………………………………………..…………
2
7
Metas
Institucionales…………………………………………………………..…………….
2
7
Objetivos Generales la Institución
Educativa………………………………..……………..
2
7
2.2.Descripción del procedimiento metodológico
para el desarrollo de la
investigación……………………………………….……………
2
7
2.2.1. Modalidad de
investigación…………………………………………...…………….
2
7
2.2.2. Tipos de investigación……………………………………...…………….
2
8
2.2.3. Alcance de la investigación……………….…………………….…………….
2
8
2.2.4. Métodos técnicas e instrumentos……………………………..…………….
2
8
2.2.5. Población y Muestra…………………………………………..……………
3
0
2.2.6. INTERPRETACIÓN DE
RESULTADOS………………………………….…………..
3
1
2.2.6.1. Interpretación de los resultados de la aplicación
de encuesta en el colegio “Cesar Antonio
Mosquera”………………………………..…….
3
1
2.2.6.2. Interpretación de los resultados de la aplicación de la
entrevista…………………….…...
4
1
2.3. Propuesta del
investigador………………………………………………………………...….
4
2
2.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL
CAPÍTULO………………………..……….
5
2
CAPITULO III DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.1
GENERALIDADES……………………………………………………………..………
…
5
3
3.1.1.
Importancia……………………………………………………………………..……….
5
3
3.1.2.
Justificación……………………………………………………………………...………
5
3
3.1.2.
Fundamentación……………………………………………………………..….……….
5
4
3.1.4. Alcance………………………………………………………………………..…
…………
5
4
3.2. BASE
LEGAL………………………………………………………………...…………….
5
4
3.2.1. Del Reglamento
Interno……………………………………………………...……………
5
4
3.2.1.1. Ingreso de activos fijos por traspaso y
comodato………………………....………….
5
5
3.2.1.2. Egreso de Activos Fijos por Enajenación y
Baja…………….………………….……
5
5
3.2.1.3. Egreso de activos fijos por traspaso y
comodato………………………………..…..
5
5
3.2.1.4. Egreso de activos fijos por
bajas……………………………………………...……..
5
6
3.2.1.5. Baja de activos fijos por hurto,
robo, abigeato y caso
fortuito…………………………………………….…………….……….
5
6
3.2.1.6. Movimientos internos de los activos
fijos………………………………...…………
5
6
3.2.1.7. Traspaso
temporal……………………………………….………………….…………..
5
7
3.2.1.8. Traspaso
definitivo………………….………………………………………...…………
5
7
3.3. DISEÑO DE FORMULARIOS DE CONTROL
5
7
DE ACTIVOS FIJOS………………………………………………..
5
7
3.3.1. Ingreso de activos fijo……………………………………………...…..
5
7
3.3.3. Control de activos fijos por cada bien………………………………...…..
6
2
3.3.4. Control de activos fijos por cada usuario…………………………….….
6
5
3.3.5. Levantamiento del inventario……………………………………..…..
6
7
3.4. Validación de
Expertos…………………………………………………………….…..
6
9
3.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO…………..
7
4
CONCLUSIONES………………………………………………………….………….
7
5
RECOMENDACIONES……………………………………………………….………
….
7
6
ÌNDICE DE TABLAS
Tabla No 1:
Población……………………………………………………………...………..
3
0
Tabla No 2: Sistema de Control Interno de Activos
Fijos….………………………………...…………..
3
1
Tabla No 3. ACTA DE ENTREGA
RECEPCIÓN……………………………….……………
3
2
Tabla No 4. PROCESO DE PÉRDIDA DE
BIENES………………………………..……………
3
3
Tabla No 5 CUSTODIA DE
BIENES…………………….………………………………...………..
3
4
Tabla Nº 6. UBICACIÓN
FÍSICA………………………………………………...………….
3
5
Tabla No 7. MANTENIMIENTO DE
BIENES………………………………………..…………..
3
6
Tabla No 8. SEGURIDAD DE LOS
BIENES………………………………………...…………..
3
7
Tabla No 9. INVENTARIO DE ACTIVOS
FIJOS…………………………………..………….
3
8
Tabla No 10 CONSTATACIONES FÍSICAS PERIÓDICAS……………….
3
9
Tabla No 11. SISTEMA DE CONTROL
INTERNO……….……………………..……………..
4
0
Tabla No 12 GUÍA DE ENTREVISTA……………………………………..………….
4
1
Tabla 13: Reporte de Ingreso de Activos…………………………………..…………..
5
8
Tabla 14: Formulario
No.1……………………………………………………...…………
5
9
Tabla 15: Reporte de traspaso interno de
activos……………….……………..………….
6
0
Tabla 16: Formulario No. 2…………………………………………………..………
6
1
Tabla 17: Reporte de control de activos por cada
bien………………………..……………..
6
2
Tabla 18: Formulario No. 3…………………………………………………..…………
6
4
Tabla 19: Reporte de control de activos por cada
usuario……………………..…………….
6
5
Tabla 20: Formulario No.
4…………………………………………………….…………..
6
6
Tabla 21: Reporte de Levantamiento del Inventario por
Departamento…………….……..
6
7
Tabla 22: Formulario No.
5…………………………………………………….…………….
6
8
Tabla 23: RIGOR
CIENTÌFOCO…………………………………………………….…………….
6
9
Tabla 24: ESTRUCTURA
METODOLÒGICA…………………………………………………….…………….
7
0
Tabla No 25. ORGANIZACIÓN DE
PROCESOS……………………………………………….
7
1
Tabla No 26.
VIABILIDAD………………………………………………………………………….
7
2
Tabla No 27.
OPORTUNO……………………………………………………………………………
………
7
3
ÌNDICE DE GRÀFICOS
Gráfico Nº 1 SISTEMA DE CONTROL
INTERNO…………………………….………………..
3
1
Gráfico Nº 2. ACTA DE ENTREGA –
RECEPCIÓN………………………..…………….
3
2
Gráfico Nº 3 PROCESO DE PÈRDIDA
……………………………………..………………….
3
3
Gráfico Nº 4 CUSTODIA DE BIENES
……………………………………..……………….
3
4
Gráfico Nº 5 UBICACIÓN
FÍSICA………………………………………...………………
3
5
Gráfico Nº6 MANTENIMIENTO DE
BIENES……..………………………...……………….
3
6
Gráfico Nº 7 SEGURIDAD DE LOS
BIENES……………………………….……………..
3
7
Gráfico Nº 8 INVENTARIO DE ACTIVOS
FIJOS………………………..………………
3
8
Gráfico Nº 9 CONSTATACIONES FÍSICAS
PERIÓDICAS……………….………………
3
9
Gráfico Nº 10 SISTEMA DE CONTROL
INTERNO…………………….……………..
4
0
Gráfico Nº 11 RIGOR
CIENTÍFICO……………………….…………………….…………..
6
9
Gráfico Nº 12 ESTRUCTURA
METODOLÓGICA………….………………….…………
7
0
Gráfico Nº 13 ORGANIZACIÓN DE
PROCESOS………….………………..………….
7
1
Gráfico Nº 14
VIABILIDAD……………………………………………………………………………
………..
7
2
Gráfico Nº 15
OPORTUNO……………………………………………………………………………
………..
7
3
RESUMEN EJECUTIVO
La inefectividad de la relación planeación – control, la carencia de enfoques de procesos de
gestión financiera que permitan monitorear y controlar el uso de los activos fijos afectan al
cumplimiento de la estrategia establecida por la entidad de educación objeto de estudio.
Lo expuesto trae consigo la necesidad de dar solución a la insuficiente correspondencia de
gestión de los activos fijos para alcanzar la calidad de sus procesos y la excelencia en los
resultados de su gestión, demuestra de esta manera el panorama que constituye un
problema científico, que requiere de una investigación profunda de herramientas teórico –
prácticas y de las condiciones concretas donde van a ser aplicadas.
En virtud del problema planteado, se formula la idea a defender en el presente trabajo, que
manifiesta que el Sistema de control interno de activos fijos mejorará la gestión financiera
en el Colegio “Cesar Antonio Mosquera” de la parroquia de Julio Andrade, provincia del
Carchi, procurando recopilar reglas y técnicas aceptadas para el uso contable, que evalúen
la utilización de los recursos y ayuden a identificar problemas operacionales, financieros o
reflejar tendencias que puedan afectar en un futuro.
En correspondencia con la idea a defender planteada, el objetivo general de la
investigación consiste en Diseñar un Sistema de Control Interno de Activos Fijos para el
mejoramiento de la Gestión Financiera; constituido por procedimientos y herramientas de
apoyo, fundamentados sobre la base de un modelo conceptual, un modelo de investigación
cuali – cuantita tivo, basado en una metodología s istemática y holística que ayuda a
formular los elementos necesarios de control interno de activos fijos, guiado de la línea de
investigación Adm inistración Financiera y Responsabilidad Social.
ABSTRACT
The relative ineffectiveness of planning - control approaches lack of financial management
processes that help monitor and control the use of fixed assets affecting implementation of
the strategy set by the education institution under study. The above implies the need of
solving the correspondence inadequate management of fixed assets to achieve the quality
of their processes and excellence in management performance, thus demonstrating the
panorama is a scientific problem, requiring a thorough investigation of theoretical -
practical tools and specific conditions where they will be applied.
By virtue of the problem, formulated the idea to defend in this paper, which shows that the
system of internal control of assets will improve financial management in the College
"Cesar Antonio Mosquera" of the parish of Julio Andrade, Carchi province, attempting to
compile rules and accepted techniques for using accounting to evaluate the use of
resources and help identify operational problems, financial or reflect trends that may affect
in the future.
In keeping with the idea to defend raised, the overall objective of the research is to design a
system of Internal Control of Fixed Assets to improve financial management, consisting of
procedures and support tools, based on the basis of a conceptual model, a qualitative
research model-quantitative, based on a systematic and holistic approach that helps
develop the necessary internal control of fixed assets, guided the research of F inancial
Management and Social Responsibility.
1
INTRODUCCIÓN
El fortalecimiento del sistema educativo, como producto de las transformaciones actuales
sin precedentes que se observan, exige a las entidades del sector público y privado, trabajar
con criterios de eficiencia, sostenibilidad y eficacia, a través de la u tilización de
procedimientos de control interno para los activos fijos de manera permanente y de calidad
que optimice el desenvolvimiento de sus operaciones. En tal sentido las instituciones de
Educación secundaria y específicamente el Colegio Nacional “Cesar Antonio Mosquera”,
se ha visto obligado a fortalecer e innovar sus estrategias de gestión financiera y
administrativa de acuerdo con las condiciones y necesidades del contexto, en la cual la
función de control es considerada de carácter integral y amplio, pero claro esta no
constituye de manera absoluta la posibilidad de diseñar sistemas de control
específicamente para determinadas áreas como la financiera o la administrativa según el
caso. No obstante en esta institución de carácter educativo se constata la carencia de
sistemas de control interno de sus activos fijos, así como también procesos definidos de
gestión financiera en busca de la excelencia educativa.
Por tanto considerando que uno de los factores determinantes de esta Institución educativa
es contar con una gestión financiera eficiente, que su desempeño sea eficaz, en respuesta a
la demanda de la provincia y del país, que impulse la formación de una cultura de
modernización y mejoramiento de la educación secundaria.
Es así, que se determina la necesidad de diseñar procedimientos que garanticen una
racionalización y optimización de los recursos escasos disponibles, considerando de
manera exclusiva que el control representa un instrumento de apoyo para toda
administración financiera y operativa. Por lo que al contar con un buen sistema de control
de activos fijos, permitirá al colegio salvaguardar los intereses económicos de la
institución.
El sistema de control de activos fijos para el Colegio Fiscal “Cesar Antonio Mosquera”, se
construye con procesos que indican la manera metódica para realizar una adquisición y su
codificación, registro de inventario físico, la baja de activos, reposición de bienes
2
sustraídos, traspaso, entrega y cambio de responsables de los bienes de propiedad de la
institución, el mismo que se fundamenta de acuerdo a la normatividad vigente.
El proceso de investigación realizado se enmarca en ofrecer una alternativa de solución al
deficiente control interno de los activos fijos, el cual radica en la importancia que
representa la inversión de dichos activos, necesarios por supuesto para llevar a cabo las
actividades operacionales dentro de la institución; así como al considerarlos instrumentos y
herramientas presentes en la gestión financiera del colegio. En tal virtud, dado el papel
protagónico que tiene este tipo de activos en la vida misma de la institución, se debe
considerar oportuno y adaptar medidas necesarias para mantener un adecuado manejo y
control, que permita prolongar la vida útil de estos bienes, mantener un valor razonable en
el tiempo y no sean fuente o motivo de perjuicios en las actividades educativas.
Antecedentes de la investigación
El colegio fiscal “Cesar Antonio Mosquera” de la parroquia Julio Andrade, es una
institución educativa competente en la formación de estudiante s que progresan para un
mejor futuro, inspirado en los más grandes aportes pedagógicos que ha brindado a la
sociedad, fue fundado en el año 1969 por el Patrono Monseñor Cesar Antonio Mosquera.
El establecim iento educativo cuenta con un personal comprometido con su profesión y
deseosos de compartir sus conocimientos con los y las estudiantes, con una infraestructura
especial para completar el servicio pedagógico con aulas equipadas con tecnología y
material didáctico especializados.
Los organismos que controlan a los establecimientos educativos son la Dirección de
Educación y la Contraloría General del Estado se encarga de supervisar y controlar los
rubros del presupuesto que se otorga para compras de activos fijos, pago a los docentes,
entre otras.
Para el presente trabajo investigativo es necesario revisar estudios realizados anteriormente
que se encuentren relacionados con el problema, con el propósito de buscar un aporte del
mismo, por lo que se ha solicitado en el CDIC de Universidad Regional Autónoma de los
Andes UNIANDES extensión Tulcán un informe respecto al tema en estudio, en el cual
lamentablemente se ha podido determinar que no existe estudio alguno con relación al
3
problema científico planteado, en efecto, se ha procedido a empezar con la inves tigación
utilizando los métodos, técnicas e instrumentos del método científico que se consideran
pertinentes para este tipo de investigaciones.
Cabe resaltar la información obtenida de una revista publicada por el Instituto Americano
de Contadores Públicos Autorizados (IACPA), sobre la elaboración y usos de Sistemas
Administrativos, que fue un gran referente al momento de establecer algunos de los temas
propuestos. También se analizó el Manual General de Administración y Control de Activos
Fijos del Sector Público (Acuerdo No 012 CG) de la Contraloría General del Estado y su
Reglamento General. También se revisó y analizó las Normas Ecuatorianas de
Contabilidad (NEC) sobre los activos fijos, (propiedad, planta y Equipo), finalmente se
buscó datos relevantes sobre el tema en Internet.
Planteamiento del problema
La educación se constituye en el motor dinamizador y pilar fundamental en el desarrollo de
un País, por lo que cuando existe problemas en este tipo de instituciones, se retrasa de
manera considerable el proceso de crecimiento y mejoramiento de una sociedad. El
panorama de la educación en el Ecuador está caracterizado entre varios factores con una
visión de futuro, en la cual plantea el reto de transformar la educación en un escenario de
aprendizaje significativo mediante la formación integral de niños y jóvenes, cumpliendo
con las leyes y reglamentos definidos por el Ministerio de Educación y Cultura.
El sistema de control interno, comprende una administración eficaz de los activos fijos por
parte de la Colecturía del Colegio fiscal “Cesar Antonio Mosquera”, en el corto plazo a
través de procesos interrelacionados con los funcionarios responsables del manejo, uso,
mantenimiento y custodia; mismo que si no se encuentra diseñado e im plementado
eficientemente provoca un rápido deterioro de su vida útil y por ende ineficiencia en las
actividades académicas, administrativas y financieras de la institución.
De igual manera la falta de métodos y procedimientos no tradicionales no permiten
salvaguardar la integridad de los activos fijos institucionales, como consecuencia de esto es
la pérdida, daños contantes de los mismos, perjudicando económicamente a la institución
ya que no existen documentos y personas que respondan por lo antes mencionado.
4
La ausencia de un sistema de control interno con políticas claras y definidas sobre la
administración, control, custodia y uso de activos fijos del colegio fiscal “Cesar Antonio
Mosquera” ocasiona un manejo inadecuado, uso irracional, desperdicio y pérdidas.
El inadecuado sistema de control interno de los activos fijos que adopta este colegio no
permite establecer responsabilidades por los daños y pérdidas causadas permanentemente,
por lo que se produce problemas de carácter administrativo, contable y financiero,
afectando considerablemente la gestión de quienes están al frente de dicha institución.
Formulación del problema
¿Cómo incide el control interno de activos fijos en la gestión financiera del Colegio Fiscal
“Cesar Antonio Mosquera de la parroquia Julio Andrade, provincia del Carchi?.
Delimitación del problema
Lugar: Colegio fiscal “Cesar Antonio Mosquera” de la parroquia de Julio Andrade,
provincia del Carchi
Tiempo: Se estima 6 meses, a partir de enero del 2013, hasta junio del 2013.
Objeto de investigación y campo de acción
Objeto de estudio
Administración Financiera
Campo de acción
Sistema de control de interno de activos fijos
Identificación de la línea de investigación
Administración Financiera y Responsabilidad social
5
Objetivos
Objetivo General
Diseñar un Sistema de Control Interno de activos fijos para el mejoramiento de la gestión
financiera en el Colegio Fiscal “Cesar Antonio Mosquera” de la parroquia de Julio
Andrade, provincia del Carchi.
Objetivos Específicos
Fundamentar científicamente el sistema de control interno de activos fijos en la gestión
financiera.
Caracterizar la incidencia actual del control de activos fijos en la gestión financiera del
Colegio Fiscal “Cesar Antonio Mosquera”.
Establecer los componentes del sistema de control interno de activos fijos en el Colegio
Fiscal “Cesar Antonio Mosquera”.
Validar la propuesta por la vía expertos.
Idea a defender
El Sistema de control interno de activos fijos fundamentado en procedimientos
metodológicos, permitirá conocer de manera cuantitativa y cualitativa el estado y la calidad
de los bienes del Colegio F iscal “César Antonio Mosquera”, identificar las variaciones y
sus causas, y diseñar los planes correctivos para mejorar su gestión financiera.
Justificación del tema
El presente trabajo de investigación es de mucha utilidad para el Colegio Fiscal “Cesar
Antonio Mosquera” de la parroquia de Julio Andrade, provincia del Carchi, en el aspecto
práctico ya que con la aplicación de esta herramienta gerencial la institución tendrá una
oportunidad unificar criterios y fortalecer los controles internos esta blecidos para mejorar
su gestión financiera, proporcionando un tratamiento eficiente de valoración de activos
fijos, beneficiándola en la presentación de resultados reales los mismo que son de vital
6
importancia para la toma de decisiones. Por tanto su aplicación demanda un carácter
obligatorio dentro del sector público ecuatoriano.
Ante la necesidad imperiosa de que el control de activos fijos esté sujeto a procedimientos
prácticos y en concordancia con las disposiciones legales vigentes, es indispensable y
oportuno contar con un sistema de control interno con procesos que permitan una mayor
eficiencia, eficacia y agilidad en el desenvolvimiento de las diferentes actividades
relacionadas con el manejo y uso de los activos fijos.
Por lo tanto, el interés de la investigación está dirigido a detectar en la forma más temprana
posible la información acerca de los activos fijos, así como los cambios que se hayan
producido en ellos para que puedan tomar las medidas de rectificación con políticas y
procedimientos referentes al control interno de los mismos y poder contar con una
información real, actualizada y oportuna para poder presentarla a las autoridades del
plantel, así como también a los organismos pertinentes del ente público.
Es por esta razón que se debe tom ar en cuenta el control interno de los activos fijos, a fin
de que se pueda obtener un adecuado tratamiento y contabilización de estos bienes,
establecer registros adecuados de acuerdo a las existencias reales, de tal forma que se
conozcan el valor real de esta cuenta para tomar decisiones adecuadas en el área financiera.
Los beneficiarios directos de este trabajo son, en primer lugar, la institución educativa
donde se realizó la investigación, porque podrá contar con un sistema de control interno de
activos fijos eficiente que apoye las actividades diarias del Colegio Fiscal “Cesar Antonio
Mosquera”. También se beneficiarán las personas que trabajan en el departamento de
colecturía al contar con una herramienta de control de los activos fijos que forman par te
del plantel educativo. Finalmente, se beneficia el Estado porque se agilizan los procesos de
información requeridos.
Metodología investigativa a emplear
En esta sección se describe a grandes rasgos la metodología que se seguirá para desarrollar
de forma integral la tesis y tener como resultado un sistema de control interno de los
activos fijos. Esta metodología se descompone de la siguiente manera:
a. De la modalidad.- En la presente investigación se aplica la modalidad cuali-
cuantitativa ya que se realiza una caracterización de los procesos actuales en cuanto al
control de activos fijos y de la misma manera se expone información estadística para
7
concluir en un diagnóstico inicial, a partir del cual se propone los procedimientos del
sistema de control interno de los activos fijos.
b. De los Tipos.- Para el caso de modalidad cuantitativa se aplica el Diseño Transversal
que caracteriza la situación actual y su incidencia en la efectividad de la gestión
financiera
Para el caso de modalidad cualitativo, su diseño es de carácter Investigación – Acción.
c. Del Alcance.-
Descriptiva.- Permite analizar cómo es y cómo se manifiesta el fenómeno de estudio, y
Correlacional.- Pretende relacionar las variables de estudio, sistema de control interno de
activos fijos y su incidencia en la gestión financiera
En cuanto a los métodos, Técnicas e Instrumentos que conlleva el proceso investigativo:
Métodos empíricos.- En el presente proyecto se aplican: La observación científica que
permite analizar e interpretar la información recolectada, y de esta manera diagnosticar la
situación actual del fenómeno. Para que posteriormente se determine las directrices
necesarias que permitan solucionar el problema, previo la aprobación de un grupo de
expertos o técnicos en el área
Métodos teóricos.- se fundamenta en pares dialécticos de investigación científica, como:
el método histórico – lógico; analítico – sintético, inductivo – deductivo, y el método
sistémico. Los mismos que permiten realizar un acercamiento científico al fenómeno de
investigación.
El presente estudio científico utiliza como las técnicas de investigación, como la
observación científica, encuesta y la entrevista, con la formula ción de instrumentos
técnicos que contribuyan a la recolección de información de una manera sistemática,
metódica y holística.
8
RESUMEN DE LA ESTRUCTURA DE LA TESIS: BREVE EXPLICACIÓN DE
LOS CAPÍTULOS DE LA TESIS
Para la presentación de este Proyecto de Tesis se estructuro una Introducción, en la que se
hace referencia a la situación problema, el problema científico a resolver y el
planteamiento del proyecto general para su solución; un Capítulo I, que presenta el ma rco
teórico referencial; un Capítulo II en el que se hace referencia al marco metodológico de la
investigación y un Capítulo III donde se muestran los resultados obtenidos en la
investigación y se propone los elementos necesarios para construir un sistema de control
interno de activos fijos. Culm ina con un apartado de conclusiones y recomendaciones
derivadas de la investigación realizada, una relación de la bibliografía consultada, y,
finalmente un conjunto de anexos de necesaria inclusión, como complemento de los
resultados obtenidos durante la investigación.
APORTE TEÓRICO, SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA Y NOVEDAD
Aporte Teórico. se fundamenta en el tratamiento y la construcción de un marco teórico
referencial basados en la re conceptualización de algunos postulados y conocimientos
universales acerca del sistema de control interno de activos fijos, así como la
adaptación creativa de aportes anteriores a las condiciones de los procedimientos
concebidos y validados en la investigación.
Aplicación Práctica. su valor práctico se refiere a la mejoría gradual experimentada en
los casos de estudio y por consiguiente, sobre la base de principios y procedimiento
que facilitan el uso, resguardo y mantenimiento de los activos fijos, lo que conlleva a
mejorar las decisiones en la gestión financiera.
Novedad. Actualmente el Colegio Fiscal “Cesar Antonio Mosquera” no cuenta con un
Sistema de Control de Activos Fijos, ya que todos estos procesos se realizan de forma
ocasional. Los organismos competentes a realizar control lo realizan de forma externa
para dar informe general del manejo de recursos que se otorga al colegio, de este modo
se pone de manifiesto el logro de la participación de los implicados en el proceso de
control de manera activa, con el consiguiente incremento en la preparación, la
motivación y el comprom iso en la solución de problemas y del poder de decidir y
actuar de los miembros de la organización.
9
CAPÍTULO I M ARCO TEÓRICO
1.1. Origen y evolución de la administración financiera
La administración financiera que trata el tema relacionado con la ob tención y gestión del
dinero, recursos o capital por parte de una persona o empresa, se refiere a la forma como se
obtiene los recursos, a la forma como se gastan o consumen, a la forma como se invierten,
pierden o rentabilizan, esto indica que es necesario realizar un control interno para luego
obtener resultados de una auditoría de gestión a la administración financiera y
responsabilidad social. Inicialmente, el control interno no se realizaba directamente se
aplicaba la auditoria y se limita a las verificaciones de los registros contables, dedicándose
a observar si los mismos eran exactos. Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar
lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los registros.
Con el tiempo, el campo de acción de la auditoria ha continuado extendiéndose; no
obstante son muchos los que todavía la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto
remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los registros.
En forma sencilla y clara, escribe Holmes:
"... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor
observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y
documentos".
De esta manera es indispensable conocer procedimientos que nos permitan realizar un
seguimiento de rubros que el estado invierte en el sector público especialmente en la
educación, así conociendo normas de contabilidad que se debe seguir inicialmente.
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre la administración financiera.
Para realizar un seguimiento de control es necesario establecer y conocer las normas de
contabilidad para cumplir los procedimientos establecidos en las mismas condiciones como
un organismo publico
1.2.1. Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) sobre Activos Fijos (NORMAS
ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD NEC, 2003)
1.2.1.1. Norma Ecuatoriana de Contabilidad (NEC) 12 “propiedad, planta y equipo”.
10
Objetivo
El objetivo de esta Norma es señalar el tratamiento contable para las propiedades, planta y
equipo (también llamados activos fijos). Los temas principales en la contabilidad de
propiedades, planta y equipo son: el momento indicado de reconocimiento de los activos,
la determinación de sus valores en libros y los cargos por depreciación que deben ser
reconocidos en relación con ellos, el tratamiento contable de otras disminuciones en los
valores en libros.
El tratamiento es esta Norma requiere que una partida de propiedades, planta y equipo sea
registrada en libros a su costo de adquisición menos su depreciación o a la cantidad de
recuperación cuando haya evidencia de un deterioro del valor.
Alcance
Esta Norma debe ser aplicada en la contabilización de propiedades, planta y equipo,
excepto cuando otra Norma Ecuatoriana de Contabilidad exija o permita un tratamiento
contable diferente.
Definiciones
Los siguientes términos se usan en esta Norma con el significado que se indica en cada
caso:
Propiedad, planta y equipo.- Son activos tangibles que:
a) Son retenidos por una empresa para ser usados en la producción o abastecimiento de
bienes o servicios, para rentar a terceros o para propósitos administrativos; y
b) Se espera sean usados durante más de un período
Es decir los activos fijos constituyen todos los bienes tangibles o derechos de propiedad
que pertenecen a una organización, susceptible de contabilizarse y reflejarse en los estados
financieros.
1.2.2. SISTEMA DE CONTROL INTERNO
1.2.2.1. Control Interno.- “Qué no es más que un plan de organización de todos los
métodos coordinados con la finalidad de:
Proteger los activos
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Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera
Promover la eficiencia de las operaciones.
El control interno se clasifica en: control interno adm inistrativo y control interno
contable.
Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las
medidas administrativas impuestas por la administración municipal.
Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de
contabilidad” (Grupo Santander, 2009)
El control interno permitirá ayudar a obtener resultados oportunos durante el proceso de
una auditoria y tener información actual.
1.2.2.2. Activos Fijos
Los activos fijos, señala Muñoz Jiménez: “Son aquellos que no varían durante el ciclo de
explotación de la empresa (o el año fiscal). Por ejemplo, el edificio donde una fábrica
monta sus productos es un activo fijo porque permanece en la empresa durante todo el
proceso de producción y venta de los productos. Un contra ejemplo sería una inmobiliaria:
los edificios que la inmobiliaria compra para vender varían durante el ciclo de explotación
y por tanto forma parte del activo circulante. Al mismo tiempo, las oficinas de la
inmobiliaria son parte de su activo fijo.
Los activos fijos son poco líquidos, dado que se tardaría mucho en venderlos para
conseguir dinero. Lo normal es que perduren durante mucho tiempo en la empresa. Cuando
una empresa, sin embargo, tiene bienes que son con idea de venderlos o de transformarlos
en otros para su venta, o bien derechos de corta duración (créditos), entonces se trata de
activo circulante.
Los activos fijos, si bien son duraderos, no siempre son eternos. Por ello, la contabilidad
obliga a depreciar los bienes a medida que transcurre su vida normal, debido a que éstos lo
hacen de forma natural por el paso del tiempo, por su uso, por el desgaste propio del
tiempo que se use ése activo y por obsolescencia, de forma que se refleje su valor más
12
ajustado posible, o a amortizar los gastos a largo plazo (activo diferido). Para ello exis ten
tablas y métodos de depreciación y de amortización.”
Mediante la depreciación y la amortización, se reduce el valor del bien y se refleja como
un gasto (menor valor del bien) y se aplica el gasto pagado adelantado en el periodo que le
corresponde (cabe mencionar que los activos son los derechos de la empresa).
1.2.2.3. Clases de activos fijos
De acuerdo a las consideraciones anteriores, se entenderá como activo fijo para ser
incorporado al sistema, sólo aquellos bienes que por su importancia económica,
operacional o estratégica importe mantenerlos identificados individualmente. La
identificación individual de los bienes se hará mediante una etiqueta diseñada para el
efecto.
Entre los tipos de bienes del Activo Fijo usualmente utilizados se encuentran lo s
siguientes:
a) Mobiliarios
b) Maquinarias y equipos
c) Vehículos
d) Herramientas
e) Equipos, sistemas y paquetes informáticos
f) Bienes artísticos y culturales
g) Libros y colecciones
h) Partes y repuestos.
i) Equipos de oficina
Terrenos
Edificios
Depreciación acumulada edificios
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Maquinarias y equipos
Depreciación acumulada de maquinarias y equipos
Equipos de transporte
Depreciación acumulada equipos de transporte
Muebles y equipos de oficina
Depreciación acumulada muebles y equipos de oficina
Los activos fijos están formados por las propiedades de naturaleza relativamente
permanente, que se emplean en una empresa para sus operaciones sin la intención de
venderlos, a no ser, que atraviesen por momentos extraordinariamente negativos y haya
problemas con terceras personas y se haya disminuido la capacidad de hacer frente a estas
obligaciones.
Los activos fijos pueden ser:
Tangibles o Intangibles
Tangibles: si tiene sustancia corpórea, es decir físicos. Como por ejemplo: Edificios -
sujetos a depreciación; Bosques- sujetos a agotamiento
Intangibles: como las patentes, derechos de autor, su valor reside en los derechos que
posee el propietario.
1.2.2.4. Naturaleza
“Estos activos se valorizan al costo de adquisición o construcción de los respectivos
bienes. Estos costos incluyen todos los desembolsos que se relacionan directamente con su
adquisición o construcción. Es decir, se deben incluir partidas tales como cargos por
transporte, costo de instalación, costo financiamiento, impuestos, etc. Se debe rebajar del
costo del mismo los descuentos obtenidos en la adquisición. El IVA no es parte del costo
del bien, salvo cuando éste no constituye crédito fiscal.
Los responsables de la administración del Activo Fijo de cada unidad deberán informar a la
Dirección Financiera todas las operaciones o actos que afecten o incidan en los activos
fijos para proceder a su registro:
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- Altas: incorporaciones por compras, donaciones u otras
- Bajas: ventas, donaciones, destrucción o pérdida, obsolescencia, etc.
- Traslados: cambio de ubicación de los bienes manteniendo la Unidad.
- Transferencias: cambio de Unidad o responsable.
Sólo podrán eliminarse de los registros contables y control, contando con la
documentación sustentadora apropiada y las autorizaciones correspond ientes, aquellos
bienes que han dejado de pertenecerle (ventas, donaciones, obsolescencia, destrucción) o
bien que hayan desaparecido (pérdidas, robos).
La Dirección Financiera proporciona a cada dependencia, por lo menos una vez al año, una
nómina actualizada de los bienes incorporados en el sistema de Activo Fijo, la misma que
debe ser verificada y las novedades comunicadas para posibilitar las acciones correctivas
necesarias. También es responsabilidad mantener un sistema de archivo especial con la
información de cada uno de los bienes del activo fijo (órdenes de pago y facturas).
Esta información se encuentra disponible para su consulta en la Dirección indicada” .
(Jiménez, 2008)
1.2.3. Bases conceptuales y niveles de responsabilidad
Los bienes del sector público podrían clasificarse en los siguientes:
1. Activos Fijos (Inversiones en bienes de larga duración)
2. Suministros y materiales (Inversiones en Existencias)
3. Bienes Sujetos a Control Adm inistrativo (Gastos de Gestión).
Los bienes para considerarse activos fijos (bienes de larga duración) deben cumplir con los
requisitos señalados en la NTC 2.2.5.2. “Aspectos Generales” (Acuerdo 182 MEF):
Bienes de propiedad privativa Institucional
Destinado a las actividades administrativas y/o producción.
Genere beneficios económicos futuros
Vida útil estimada mayor a un año.
Costo de adquisición igual o mayor a cien dólares.
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Para considerar como Suministros o Materiales (inversiones en existencias) deben ser de
carácter fungible sea porque se consumen, venden o transforman.
Finalmente los bienes sujetos a control administrativo constituyen bienes que no reúnen las
condiciones necesarias para ser considerados activos fijos, pero tienen una vida larga, tales
como ciertos útiles de oficina (engrampadoras, perforadoras, ect), utensilios de cocina,
vajilla, lencería, instrumentos médicos menor, instrumentos de laboratorio, libros, discos,
videos, herramientas menores, cortinas, a lfombras, etc. Por tanto las adquisiciones de este
tipo de bienes se cargarán al gasto y estarán sujetos a las medidas de control interno
respectivas. La máxima autoridad podrá emitir su propia reglamentación para el control de
esta clase de bienes, tomando como base el Reglamento General para el control
Administrativo de los bienes considerados como activos fijos, publicado en el R.O. 26 del
16 de septiembre de 1996.
1.2.3.1. Registro
En cada una de las unidades administrativas se llevará registros de control que permitan
conciliar con los informes producidos por el subsistema de Activos Fijos. En las entidades
que mantengan sistemas computarizados, la unidad de Control de Activos Fijos, será la
encargada de producir la información.
1.2.3.2. Niveles de Responsabilidad en la Administración, Custodia y control de los
Activos Fijos:
Administración: Máxima Autoridad
Directores y Jefes de unidad administrativa
Registro y Control: Contable.- Unidad de contabilidad
Físico.- Servidores caucionados de la unidad de activos fijos y Responsables del
control en cada unidad administrativa.
1.2.3.3. Responsabilidad de la Administración
“La máxima autoridad, siendo su obligación velar por la correcta adquisición,
conservación, mantenimiento, valoración y enajenación de activos fijos o bienes en
comodato, arrendamiento o almacenaje, y adecuados controles internos. Comporten esta
responsabilidad los Directores y Jefes”. ” (Grupo Santander, 2009)
16
1.2.3.4. Responsabilidad en el Registro y Control Contable de los Bienes
“El registro y control de activos fijos lo ejercerá el personal de la unidad de C ontabilidad.
El registro detallado a nivel de subsistema, lo efectuará la unidad que ejerce el control de
los bienes”. ” (Grupo Santander, 2009)
1.2.3.5. Responsabilidad en Control Físico de los Bienes
a. Los servidores caucionados que cumplen funciones de guarda almacén o bodeguero y
aquellos que realizan similares funciones por encargo escrito y que forman parte de la
unidad de activos fijos.
b. Los responsables de control de los bienes en cada Dirección o unidad administrativa
designados por el Director en forma escrita.
1.2.3.6. Responsabilidad en el uso y Conservación de los Bienes
Corresponde a todos los servidores. En cada unidad mantenerse registros que identifiquen
a los responsables directos del uso custodia.
Eficiencia
“Capacidad para lograr un fin em pleando los mejores medios posibles (Grupo Santander,
2009)
Valor de reposición
“Coste que supone para una empresa sustituir un activo fijo por otro”. (Grupo Santander,
2009)
Valor Residual
“Valor de un bien que figura en el balance tras deducir las amortizaciones o
depreciaciones”. (Grupo Santander, 2009)
Activo
“Es la parte del balance que recoge los saldos deudores de las cuentas, representando en
unidades monetarias, lo que la empresa posee, o bien el empleo que se ha dado al conjunto
de recursos financieros que figuran el pasivo del balance”. (Condusef, 2009)
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Contabilidad
“Es un soporte básico para tomar decisiones sobre inversiones, basándose en criterios y
procedimientos existentes para asegurar la correcta valoración de bienes, derechos y
obligaciones”. ”. (Condusef, 2009)
Depreciación
“Disminución del valor de un activo fijo debido al desgaste por el uso normal. Se utilizan
generalmente dos métodos para hacer las provisiones: método de línea recta y método de
reducciones”. ”. (Condusef, 2009)
Patrimonio
“Conjunto de bienes, derechos y obligaciones de una persona física o jurídica, país o
entidad. Referido a una persona física suele abarcar exclusivamente los bienes materiales
con cierto valor económico.
Aquellos bienes y derechos con los que el deudor garantiza su compromiso de pago al
acreedor”. (Condusef, 2009)
Robo
“Delito contra la propiedad que comete quien con ánimo de lucro se apodera de un bien
mueble ajeno utilizando violencia o intimidación”. (Condusef, 2009)
Hurto
“Delito contra el patrimonio (la propiedad, la posesión o el uso). Apropia m iento
intencionado (doloso) de una cosa mueble, sin la voluntad de su legítimo dueño y con
ánimo de lucro”. (Condusef, 2009)
Custodio
“Persona que está encargada de un bien y responde por el buen estado y cuidado de éste”.
(Condusef, 2009)
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Bienes no Considerados Activos fijos (o sujetos a control)
Los bienes que por su costo inferior no reúnan las condiciones necesarias para ser
clasificados como activos fijos, pero que tengan una vida superior a un año, tales como
ciertos útiles de oficina, utensilios de cocina, vajilla, lencería, instrumental médico,
instrumentos de laboratorio, libros, discos, videos, herramientas menores, etc., serán
cargados a gastos y estarán sujetos a las medidas de control interno definidas en la Norma
Técnica de Control Interno No. 137-04 "Custodia, Salvaguardia y Mantenimiento".
1.2.4. Procedimiento general para el ingreso y egreso de activos.
De acuerdo al Manual General de Contabilidad Gubernamental promulgado en el
Suplemento del Registro oficial No 594 de diciembre 21 de 1994, contiene normas
relacionadas con el registro y control de bienes del estado:
Ingresos de Bienes al Patrimonio de la Entidad.- Todos los bienes que ingresen a la
entidad, ya sea por compra, transferencia, reposición, serán registrados como parte del
patrimonio institucional.
Egresos de Bienes.- Cuando la entidad procede a la venta, ya sea por remate al martillo o
sobre cerrado, o cuando se produce la baja o transferencia, se procede a registrar el egreso
de estos del patrimonio institucional.
En conformidad con el Art. 13 del Reglamento General de B ienes del Sector Público en su
Cap. IV manifiesta: Inspección Previa.- El Guardalmacén de B ienes o quien haga sus
veces, informará por escrito a la máxima autoridad y al Jefe Financiero sobre los bienes
que se hubiere vuelto inservibles, obsoletos o hubiere dejado de usarse. El jefe Financiero
designará a uno de los servidores de control previo, distinto del encar gado de la custodia o
uso de los bienes, para que realice la inspección de los mismos.
Si del informe de inspección apreciare que los bienes todavía son necesarios en la entidad
u organismo, concluirá e; trámite y se archivará el expediente. Caso contrario se procederá
de conformidad con las normas que consten en los siguientes artículos de éste capítulo.
Traspaso Interno de Activos fijos.- Es el traslado de los bienes de una unidad
administrativa a otra; esta situación no afecta al patrimonio de la entidad . Este proceso se
lo efectuará utilizando el formulario: Traspaso Interno de Activos Fijos.
19
1.2.5. Inventario y connotaciones de bienes muebles
El inventario permite la localización, control e información sobre el patrim onio, además de
una ordenación previa estableciendo clasificaciones de los bienes objeto de estudio
facilitando la realización de cuantos catálogos y demás registros sobre patrim onio
necesarios para su conocimiento, plena protección y difusión.
Es una herramienta que permite desarrollar estrategias de gestión para actuar en torno al
patrimonio de una institución.
Según el Art. 11 del Reglamento de Bienes Públicos manifiesta de la Obligatoriedad de
inventarios.- “El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, al menos una vez al año,
en el últim o trimestre, procederá a efectuar la toma de inventarios, a fin de actualizarlo y
tener la información correcta, conocer cualquier novedad relacionada con ellos, su
ubicación, estado de conservación y cualquier afectación que sufra, cruzará esta
información con la que aparezca en las hojas de vida útil o historial de los bienes y
presentará un informe sucinto a la máxima autoridad de la entidad, en la primera quincena
de cada año. El incumplimiento de esta obligación será sancionado por la máxima
autoridad de conformidad a las normas administrativas pertinentes y lo dispuesto en la
Codificación de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de
unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público, pero se podrá
otorgar un plazo máximo de treinta días para que cumpla con esa obligación.
1.2.6. Entrega y recepción de los activos fijos
El Capítulo VIII del Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del
Sector Público (Acuerdo No 012 CG), manifiesta:
Procedencia.- Habrá lugar a la entrega – recepción de bienes en todo los casos de compra,
venta, permuta, transferencia gratuita, traspaso entre entidades o cuando el servidor
encargado de su custodia y administración sea reemplazado por otro, dejando con stancia
de todo ello en las correspondientes actas.
Acta de Entrega Recepción.- documento que certifica el traspaso de un bien, a otro
custodio o responsable.
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Entrega – recepción por cambio o separación del usuario y custodio de los bienes. - En
conformidad al Capítulo VIII del Manual General de Administración y Control de los
Activos Fijos del Sector Público (Acuerdo No 012 CG), manifiesta: “De producirse la
separación, renuncia, destitución, comisión de servicios o traslado administrativo d el
servidor usuario y custodio de los bienes a él asignados en cada unidad administrativa, por
disposición del Director o por su propia cuenta; el responsable del control de los bienes de
la unidad, realizará la entrega – recepción de los bienes de conform idad con el detalle
constante en el formulario “Control de Activos fijos por Usuario”. Manteniéndolos bajo su
responsabilidad directa, hasta que dichos bienes sean entregados a otro usuario; diligencia
que le dará a conocer a la unidad de activos fijos.
Cuando un servidor caucionado se separe definitivamente de la entidad, los bienes a su
cargo serán devueltos antes de la aceptación de la renuncia y liquidación de los haberes
que le correspondan”.
Ingreso de los bienes al almacén.- Con el acta de entrega recepción y el formulario
“Reporte de Ingreso de Activos Fijos tramitado conforme a los procedimientos
establecidos para el efecto, el servidor caucionado ingresará los bienes al Almacén o
Bodega.
1.2.7. Mantenimiento, Reparación y Control Activos Fijos
La salvaguarda comprende medidas de conservación y protección de los activos fijos
existentes en la institución, con el ánimo de prologar su vida útil y ejecutar con eficiencia,
eficacia y economía las actividades de la entidad. El Capítulo X del Manual Gene ral de
Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público (Acuerdo No 012 CG),
manifiesta:
“Alcance.- En este capítulo se presentan los lineamientos generales relacionados con el
mantenimiento y reparación de los activos fijos en general. Tratándose de edificios,
locales, plantas, instalaciones, construcciones, etc. Comprende: la estructura física, sus
instalaciones eléctricas, telefónicas, de radio, baterías sanitarias, tuberías de agua, ductos
de aguas servidas, entre otros. Así como reparación y mantenimiento de mobiliario,
maquinaria y equipos en general.
21
Responsabilidades.- Cada entidad u organismo, de acuerdo a su organización estructural y
funcional determinará las unidades y servidores que se encargarán del mantenimiento y
reparación de los activos fijos, no obstante, manteniendo el esquema del presente Manual,
la Dirección Administrativa, a través de la unidad de Servicios Generales y los servidores
de las diferentes unidades administrativas encargadas del control o custodia de los act ivos
fijos, velarán por el mantenimiento y buen estado de los mismos, salvo por el desgaste que
experimenten por su uso normal.
Mantenimiento preventivo y correctivo.-
a) Mantenimiento preventivo.- Consiste en la ejecución periódica de trabajos que eviten
el deterioro intensivo, daño o destrucción de los bienes.
La Dirección Administrativa, preparará anualmente un plan y programa de mantenimiento
preventivo de los bienes institucionales, el cual una vez aprobado por la máxima autoridad,
será ejecutado por las unidades y servidores encargados de esta actividad.
b) Mantenimiento correctivo.- Consiste en la reparación inmediata de los daños o
desperfectos ocurridos en los bienes por el uso normal o causas imprevistas”.
1.2.8. Gestión financiera
Según DÁVALOS NELSON (2008:27) la gestión financiera es: “Conjunto de normas,
políticas y técnicas sistemáticas que permiten una efectiva y eficiente utilización de los
recursos disponibles de una entidad, con el fin de alcanzar sus objetivos mediante los
mecanismos de planificación, organización, dirección, coordinación y control, como
elementos básicos de todo proceso administrativo”.
Para IVANCEVICH JOHN (2010:11) “Es un proceso que comprende determinadas
funciones y actividades laborales que los gestores deben llevar a cabo a fin de lograr los
objetivos de la empresa”.
Por tanto la Gestión Financiera es un conjunto de normas, políticas y técnicas que
contribuyen a la utilización óptima de los recursos e scasos que posee una entidad para
poder alcanzar de forma efectiva y eficiente los objetivos.
22
1.2.8.1. Normativa del sistema de administración financiera
“El Sistema de Administración Financiera “SAFI”” es el conjunto de elementos
interrelacionados e interdependientes, que debidamente ordenados y coordinados entre sí,
persiguen la consecución de un fin com ún, la transparente adm inistración de los fondos
públicos.
Entre los subsistemas más importantes podemos citar: Presupuesto, Contabilidad
Gubernamental. Tesorería, Nómina, Control Físico de B ienes. Deuda Pública y Convenios,
los que están regidos por principios y normas técnicas destinados a posibilitar la asignación
y utilización eficiente de los recursos públicos, de la cual se generen los adecuados
registros que hagan efectivos los propósitos de transparencia y rendición de cuentas.”
(Rendón, 2010)
1.2.8.2. Entes financieros
Constituyen entes financieros los organismos, entidades, fondos o proyectos creados por
ley, decreto u ordenanza, con existencia propia e independiente, que administran recursos y
obligaciones del Estado, bajo cuya responsabilidad estará el funcionamiento del Sistema
Integrado de Administración Financiera.
Si las circunstancias lo ameritan se desconcentrará el sistema, bajo la exclusiva
responsabilidad del ente financiero institucional. Los entes financieros se presumirán de
existencia permanente, a menos que las disposiciones que los crearon definan una
existencia determinada u otra norma legal establezca su disolución o fusión.
El conjunto de recursos y obligaciones administrativos por los entes financieros, reflejados
en el Sistema de Administración Financiera institucional, constituirán la base del Sistema
en los niveles Sectorial y Global del Sector Público no Financiero.
Los organismos, entidades, fondos o proyectos que conforman el Gobierno Central, se
constituirán en un solo Ente Financiero, con presupuesto, contabilidad y tesorería únicos.
1.2.9. Modelo de Gestión Financiera
“El Conjunto de organismos, entidades, fondos o proyectos que conforman el Gobierno
Central y Entidades Descentralizadas y Autónomas, se rigen a través de la centralización
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contable y de la caja fiscal y desconcentración de la ejecución presupuestaria, para lo que
constituyen los siguientes niveles estructurales.
1.2.9.1. Unidad de administración financiera UDAF
Es la máxima instancia institucional en materia financiera y presupuestaria: cumple y vela
por la aplicación de leyes, normas y procedimientos que rige la actividad financiera y
presupuestaria de observancia en la institución.
Las atribuciones de las Unidades de Administración Financiera de cada organismo y entre
el Sector Público, son las siguientes:
a) Coordinar la programación de la ejecución presupuestaria, y con los responsables de
cada unidad ejecutora, la evaluación de la gestión presupuestaria.
b) Coordinar con la unidad de planificación institucional la adecuada vinculación de la
planificación con el presupuesto y el registro, en el sistema integrado de información
financiera, de la parte pertinente a los objetivos, metas y acciones definidas en el plan.
c) Coordinar la administración financiera institucional con el ente rector para la debida
aplicación de las políticas, directrices, normas y procedimientos que emanen del
mismo.
La UDAF no tiene competencias de carácter operativo: aglutina las solicitudes de sus
unidades ejecutoras para su tratamiento al nivel del ente rector; y autoriza y aprueba las
operaciones presupuestarias delegadas para su tratamiento.
1.2.9.2. Unidad Coordinadora UC
Es la unidad que, en lo organizativo, es una instancia dependiente de la UDAF para
cumplir determinadas atribuciones que le sean delegadas para facilitar la coordinación de
las unidades ejecutoras con la UDAF, particularmente en lo relacionado a la programación
presupuestaria, programación financiera y ejecución presupuestaria. Su creación es
facultativa de la institución en función de las necesidades de la gestión financiera
institucional.
1.2.9.3. Unidad Ejecutora UE
Es la unidad desconcentrada con atribuciones y competencias para realizar funciones
administrativas y financieras y que, estructuralmente, forma parte de una Institución. Los
24
presupuestos se asignan al nivel de unidad ejecutora: por tanto, son la instancia
responsable, en lo operativo, de las distin tas fases del ciclo presupuestario: para tal efecto
se regirá a las disposiciones y normas del ente rector canalizadas a través de la UDAF y de
las Unidades Coordinadas de las que deberá requerir su aprobación o autorización en todo
aquello que no se encuentre dentro de su marco de competencias
Todos los registros en las distintas fases del presupuesto se efectúan en la Unidad
Ejecutora: en consecuencia, le corresponde mantener documentos de soporte de
conformidad con las normas vigentes sobre la materia.
1.2.9.4. Período de Gestión
El Sistema de Administración Financiera operará con períodos mensuales para medir,
conocer y comparar los resultados de la gestión y la situación económica financiera,
contable y presupuestaria, sin que ello constituya impediment o para generar informes con
la oportunidad, forma y contenido que los usuarios lo determinen.
El ejercicio fiscal coincidirá con el año calendario, comprendido entre el 12 de enero y 31
de diciembre de cada año.
1.3.Valoración crítica de los conceptos principales del control interno de activos fijos
El control interno es esencial, porque realiza una evaluación a procesos y se determina el
nivel de riesgo y de confianza que tiene la administración de los responsables de los
recursos económicos disponibles, para alcanzar sus objetivos y metas; además con la
aplicación de los indicadores de gestión permite evaluar la eficiencia, eficacia y calidad de
los servicios que presten a un grupo determinada de personas que se benefician de los
activos fijos del establecimiento y determinar si la institución cumple con lo requerido y
controlar las funciones del departamento de contabilidad.
De esta manera se puede tener como resultado un control interno sin inconvenientes
evitando opinar conclusiones y recomendaciones erróneas afectando a la integridad de los
funcionarios como docentes y administrativos del establecimiento , por eso es primordial
fundamentar la teoría para que en su aplicación no se presenten dificultades.
25
1.4. Análisis crítico sobre el sistema de control interno de activos fijos del colegio
“Cesar Antonio Mosquera”
Permaneciendo el Colegio “Cesar Antonio Mosquera” al sector público se han realizado
auditorias de gestión a todo los procesos contables que se llevan a cabo diariamente y no
se enfocan específicamente en un control de activos fijos o bienes de larga duración,
simplemente se envían informes a los entes correspondientes que controlan a estas
instituciones que exigen eficiencia y transparencia en los procesos administrativos y
contables.
Por tal motivo es necesario contar con un control interno que permita obtener datos reales
y oportunos de los bienes con los cuales cuenta la institución para beneficio de quienes
laboran en el establecimiento y los estudiantes que se educan por un mejor porvenir, es por
eso que con el sistema de control interno para mejorar la gestión financiera propuesto
servirá como un registrador para evaluar aspectos innatos al desempeño de los
responsables de dichos procesos de la institución, que luego de presentar las conclu siones y
recomendaciones a las autoridades y departamento contable del colegio, quedara a criterio
de los mismos a tomar decisiones acertadas.
1.5. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO.
Las variables del proceso investigativo, tanto independiente como dependiente, guían
la construcción del marco teórico referencial, fundamentados en el par dialéctico
inductivo – deductivo que permiten generar la red de inclusión interrelacionando estas
variables.
En la variable independiente que es la que maneja el inve stigador, inicia en la
normatividad contable ecuatoriana, con una revisión minuciosa del sistema de control
interno, activos fijos bajo las leyes, normas y reglamentos vigentes propuestos por los
organismos de control.
Lo que respecta a la variable dependiente, es decir la Gestión Financiera, se construye a
partir de los diferentes modelos de gestión financiera con sus diferentes unidades
(administrativas, coordinadoras y ejecutoras), para concluir con el referente teórico de
lo que significa la gestión financiera como herramienta gerencial que permite alcanzar
los objetivos propuestos por la institución a corto, mediano y largo plazo.
26
CAPÍTULO II M ARCO METODOLÓGICO
2.1. Caracterización de la ejecución del sistema de control interno en el colegio
“Cesar Antonio Mosquera”
En esta sección se describe la metodología que se seguirá para desarrollar de forma integral
la tesis y tener como resultado un sistema de control interno de los activos fijos, Todas las
instituciones que permanecen al sector público tienen sus reglamentos, normas, leyes
estatutos que se caracterizan por evaluar el grado de cumplimiento del control interno de
las entidades. El Colegio Nacional "Cesar Antonio Mosquera”, es una institución educativa
fiscal, inspirado en los más grandes aportes pedagógicos que ha brindado la sociedad.
La formación integral de estudiantes, en un ambiente de amor, reflexión y participación,
acorde a los avances científicos, tecnológicos y culturales que exige la sociedad actual;
propiciando el desarrollo de la inteligencia, la formación afectiva, la producción
tecnológica, fundamentados en sólidos principios epistemológicos. Comprende 3
pabellones con 21 aulas conformadas por 25 estudiantes cada una de ellas tienen una
laboratorio equipado, especialmente la institución cuenta con el servicio de internet
conectado a la red local, mundial, permitiendo a la comunicación e información a l
instante y permanente, logrando una educación acorde a los avances tecnológicos.
Datos Informativos
Nombre del Plantel: COLEGIO “CESAR ANTONIO MOSQUERA”
Tipo: HISPANO
Jornada: MATUTINA
Régimen: SIERRA
Sexo: MIXTO
Ubicación GEOGRÁFICA
Provincia: DEL CARCHI
Cantón: TULCÁN
Parroquia: JULIO ANDRADE
27
Misión Institucional
El Colegio Nacional "César Antonino Mosquera", inspirado en los más grandes aportes
pedagógicos que ha brindado a la sociedad, declara como misión : La formación integral
de estudiantes, en un ambiente de amor, reflexión y participació n, acorde a los avances
científicos, tecnológicos y culturales que exige la sociedad actual; propiciando el desarrollo
de la inteligencia, la formación afectiva, la producción tecnológica, fundamentados en
sólidos principios epistemológicos.
Visión Institucional
Contar con una institución educativa competente en la formación de estudiantes
inteligentes, amorosos y productivos. Contará con personal docente comprometido con su
profesión y deseosos de liderar procesos de aprendizaje de manera científica. Con padres
de familia, comprometidos con la institución y con una actitud positiva frente a sus hijos.
Metas Institucionales
Sera una institución con proyección local, regional y nacional por la calidad del servicio
educativo que oferta y su com promiso en e l desarrollo social, plasmado en la formación de
individuos humanistas, emprendedores, transformadores de su entorno, para un desempeño
laboral y productivo en la sociedad.
Objetivos Generales la Institución Educativa
Promover cambio e innovación en la institución educativa
Definir a la Educación de calidad, como adquisición de conocimientos, capacidades,
destrezas y aptitudes, necesarias para equiparles a los jóvenes en su etapa estudiantil.
Facilitar los recursos personales, organizativos y materiales a cada alumno para que
todos puedan tener las oportunidades que promoverán lo más posible su progreso .
2.2.Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación
2.2.1. Modalidad de investigación
En la presente investigación se aplica la modalidad cuali-cuantitativa ya que se realiza una
caracterización de los procesos actuales en cuanto al control de activos fijos y de la misma
manera se expone información estadística para concluir en un diagnóstico inicial, a partir
del cual se propone los procedimientos del sistema de control interno de los activos fijos.
28
2.2.2. Tipos de investigación
Para el caso de modalidad cuantitativa:
Diseño transversal.- Para caracterizar la situación actual del sistema de control interno
de activos fijos, y su incidencia en la efectividad de la gestión financiera
Para el caso de modalidad cualitativo:
Investigación –Acción.- Para aportar información que guíe la toma de decisiones
financieras, por medio de la práctica diaria en la que se desenvuelve el fenómeno de
estudio.
2.2.3. Métodos técnicas e instrumentos
El proceso investigativo integra los métodos, técnicas e instrumentos pertinentes para
obtener los resultados requeridos:
Métodos empíricos
En el presente proyecto se aplican:
Observación científica.- Se recopila información para que sea interpretada y analizada, en
virtud de diagnosticar la situación actual por no tener un sistema de control interno.
Recolección de información .- Se obtiene información relevante mediante la aplicación de
encuestas, entrevistas y estados financieros de la institución que sirven de sustento para la
investigación realizada.
Validación por la vía de expertos.- Se presenta dicho proyecto a los técnicos o
entendidos de la materia para que evalúen el contenido del mismo.
Métodos teóricos
En dicho proyecto se aplica:
Histórico- lógico.- Se estudia la trayectoria financiera de la Institución mediante la
obtención de información histórica, realizando una lógica en la investigación de dicha
información, determinando causas y efectos del sistema de control interno de activos fijos
adoptado por la entidad.
29
Analítico- sintético.- Porque se examina cada uno de los fenómenos por separado
mediante el análisis de la información obtenidas, al igual que los procedimientos seguidos
en la gestión financiera para luego sintetizar los m ismos comparando los elementos que
tienen lógica entre sí.
Inductivo- deductivo.- Porque ambas son formas de inferencia, lo inductivo que permite
obtener una información base de manera particular en la inves tigación de campo para
visualizar resultados reales y confiables que han servido para desarrollar la propuesta. En
primera instancia se realizó una observación de los hechos como se presentan. Para tratar
aspectos teóricos, se efectuó consultas bibliográficas, y el deductivo que nos lleva de lo
general a lo particular, aplicando este método en la situación problemática, en el esquema
de contenidos, en el análisis e interpretación de la información recopilada, conclusiones y
recomendaciones, basándose en las variables (dependiente- independiente) del presente
proyecto.
Enfoque sistémico.- Es la secuela de toda la información recopilada durante el proceso de
estudio, realizando los respectivos pasos, fases, aplicando métodos para obtener como
resultado final la determinación de procedimientos de control interno de activos fijos que
aporten a la solución al tema planteado.
Técnicas
Las técnicas utilizadas en el presente proyecto y que facilitan la obtención de la
información son:
Encuesta.- Se realizó a las personas encargadas del control y registro de activos fijos, así
también a los funcionarios, empleados y trabajadores del Colegio “César Antonio
Mosquera”. De la parroquia de Julio Andrade, provincia del Carchi, que tienen a su cargo
activos fijos, con la finalidad de conocer cómo se está manejando actualmente los bienes.
Entrevista.- realizada al señor Rector del Colegio Nacional “César Antonio Mosquera”
que permitió profundizar el diagnóstico de la situación actual de la institución en lo
correspondiente al control de los activos fijos y su incidencia con la gestión financiera
Observación de Campo.- permitió obtener una idea de la situación actual, para de esta
manera diseñar los procesos de control interno de los activos fijos de acuerdo a la
normatividad vigente en las entidades del sector público.
Instrumentos
Los instrumentos utilizados en las técnicas del proyecto:
30
Cuestionario.- elaborado con preguntas abiertas y cerradas. (Ver anexo 2)
Guía de entrevista.- elaborada de manera sistemática y ordenada de acuerdo a la línea de
investigación que se convierte en el hilo conductor de esta investigación. (Ver anexo 3) .
2.2.4. Población y Muestra
Población.-
Según Tevni Grajales (2008) población es el conjunto total de individuos, objetos de
medidas que poseen algunas características comunes observables en un lugar y en un
momento determinado. En el presente caso de estudio se toma como población al personal
administrativo, contable y docentes de la entidad educativa:
TABLA No 1: Población
DEPARTAMENTO No DE PERSONAS
ADMINISTRATIVO 3
CONTABLE 1
DOCENTES 16
TOTAL 20
Fuente: Departamento de Recursos Humanos
Elaborado por: Cristina Ordoñez
Muestra.-
Para Terni Grajales (2008) “la muestra es un subconjunto finalmente representativo de la
población. Hay diferentes tipos de muestreo. El tipo de muestra que se seleccione
dependerá de la calidad y cuán representativo sea el estudio de la población” .
En virtud de que la población de estudio es pequeña, no se realiza el cálculo de la muestra.
Por tanto se aplica los instrumentos de investigación (encuesta) a los directivos y docentes
que laboran en el Colegio, aplicando la encuesta al señor Rector, Vicerrector, a la señora
Secretaria, Colectora y a los dieciséis docentes responsables del custodio de activos fijos;
obteniendo un resultado de 20 encuestados, adicional a ello se realiza una entrevista al
Rector del establecimiento.
31
2.2.5. INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
2.2.5.1. Interpretación de los resultados de la aplicación de encuesta a Rector,
Vicerrector, Colector y docentes del colegio “Cesar Antonio M osquera”
1. ¿Conoce usted si el colegio cuenta con un sistema de control interno para la
administración eficaz de los activos fijos?
Tabla No 2: Sistema de Control Interno de Activos Fijos
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 6 30,00%
NO 14 70,00%
TOTAL 20 100,00%
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de campo
Gráfico Nº 1
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Interpretación
De acuerdo a las encuestas, se ha obtenido que el 70% de estas personas desconozcan si el
colegio cuenta con un sistema de control interno.
Análisis
Existe un alto desconocimiento a cómo se gestionan los activos fijos, ya que es un sistema
de control que permitirá el mejoramiento de los bienes de larga duración que lo maneja el
departamento de contabilidad.
30,00%
70,00%
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
SI
NO
32
2. ¿Los activos fijos que actualmente están a su cargo fueron entregados mediante
acta entrega recepción?
Tabla No 3. ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 2 10,00%
NO 18 90,00%
TOTAL 20 100,00%
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de campo
Gráfico Nº 2.
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Interpretación
El 90% de los encuestados señalan que los activos fijos a su cargo no fueron entregados
mediante una Acta de entrega – Recepción, mientras que el 10% indica que si poseen el
Acta de entrega – Recepción.
Análisis
Por tanto no se está firmando un acta de entrega – recepción que responsabilice la custodia
del activo.
10,00%
90,00%
ACTA DE ENTREGA - RECEPCIÓN
SI
NO
33
3. ¿Tiene conocimiento usted cual es el procedimiento a seguir en caso de que se
extravíe algún bien a su cargo?
Tabla No 4. PROCESO DE PÉRDIDA DE BIENES
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 8 40,00%
NO 12 60,00%
TOTAL 20 100,00%
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Gráfico Nº 3
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Interpretación
El 60% del personal encuestado manifiesta si conocer el procedimiento que debe seguir
cuando se extravía un activo, mientras que el 40% restante desconoce este proceso.
Análisis
Existe un nivel moderado de conocimiento en cuanto al procedimiento que deben seguir
los funcionarios para reportar este acontecim iento.
40,00%
60,00%
PROCESO DE PÉRDIDA
SI
NO
34
4. ¿Los bienes que se encuentran registrados a su cargo, son los que están bajo su
custodia actualmente?
Tabla No 5 CUSTODIA DE BIENES
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 11 55,00%
NO 9 45,00%
TOTAL 20 100,00%
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de campo
Gráfico Nº 4
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Interpretación
Del total de personas encuestadas, el 55% señala que los bienes que se encuentran
registrados a su cargo, son los que están bajo su custodia actualmente, mientras que el
45% manifiesta que los bienes registrados a su cargo no se encuentran bajo su custodia.
Análisis
Por tanto no se puede responsabilizar la custodia de los activos a quien no se le registre
formalmente esos bienes.
55,00%
45,00%
CUSTODIA DE BIENES
SI
NO
35
5. ¿Conoce la ubicación física de todos los bienes que están bajo su responsabilidad?
Tabla Nº 6. UBICACIÓN FÍSICA
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 7 35,00%
NO 13 65,00%
TOTAL 20 100,00%
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Gráfico Nº 5
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Interpretación
El 65% de los encuestados señalan que no conocen la ubicación física de los bienes que
están bajo su responsabilidad, así, el 35% manifiesta si conocer dónde se encuentran los
bines a su cargo.
Análisis
No se está controlando adecuadamente los bienes por parte de los responsables de cada
activo.
35,00%
65,00%
UBICACIÓN FÍSICA
SI
NO
36
6. ¿Existen actividades de mantenimiento permanente a los b ienes que se
encuentran bajo su cargo?
Tabla No 7. MANTENIMIENTO DE BIENES
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 7 35,00%
NO 13 65,00%
TOTAL 20 100,00%
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Gráfico Nº6
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Interpretación
De los funcionarios encuestados el 65% manifiesta que NO se realizan actividades de
mantenimiento de manera permanente a los activos bajo su responsabilidad, mientras que
el 35% señala que si se llevan actividades de mantenimiento.
Análisis
Existe bajo interés por parte de las autoridades del plantel en prolongar la vida útil de los
activos, lo mismo que está provocando continuos daños y averías continuamente en los
recursos disponibles, desacelerando las actividades académicas normales.
35,00%
65,00%
MANTENIMIENTO DE BIENES
SI
NO
37
7. ¿Cuenta con la seguridad necesaria, para evitar pérdidas y robos de los bienes?
Tabla No 8. SEGURIDAD DE LOS BIENES
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 12 60,00%
NO 8 40,00%
TOTAL 20 100,00%
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Gráfico Nº 7
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Interpretación
El 60% de los encuestados señalan que los activos bajo su responsabilidad si cuentan con
seguridad para evitar pérdidas o robos de los bienes, mientras que el 40 % manifiest a que
los bienes bajo su responsabilidad no se encuentran protegido de robos o pérdidas.
Análisis
Se puede apreciar que no se está prestando la debida atención a los activos que posee la
Institución, ya que no se im plementen las medidas necesarias para salvaguardar la
integridad de estos bienes, siendo éstos los que permiten que las actividades académicas se
desarrollen eficientemente.
60,00%
40,00%
SEGURIDAD DE LOS BIENES
SI
NO
38
8. ¿Existe un inventario detallado y valorado de los activos fijos del colegio?
Tabla No 9. INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 9 45,00%
NO 11 55,00%
TOTAL 20 100,00%
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Gráfico Nº 8
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Interpretación
El 55% manifiesta que no existe un inventario detallado y valorado de los activos fijos,
mientras que el 45% señala que si existe tal inventario.
Análisis
La cuenta de activos fijos no se encuentra valorada correctamente, ya que no se están
observando las normas internacionales de información financiera que permita socializar y
comprometer el cuidado de los bienes.
45,00%
55,00%
INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
SI
NO
39
9. ¿Se realiza constataciones físicas periódicas de los bienes del colegio?
Tabla No 10 CONSTATACIONES FÍSICAS PERIÓDICAS
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 5 25,00%
NO 15 75,00%
TOTAL 20 100,00%
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Gráfico Nº 9
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Interpretación
El 75% de los encuestados manifiestan que no se realizan constataciones física de manera
periódica, mientras que el 25% señala que si se realizan constataciones de manera
periódica.
Análisis
Existe un bajo nivel de seguimiento y control de los activos fijos que tiene cada uno de los
funcionarios.
25,00%
75,00%
CONSTATACIONES FÍSICAS PERIÓDICAS
SI
NO
40
10. ¿Considera usted que el sistema de control interno de los activos fijos permitirá la
administración eficaz de los bienes que le son pertenecientes de Colegio?
Tabla No 11. SISTEMA DE CONTROL INTERNO
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 18 90,00%
NO 2 10,00%
TOTAL 20 100,00%
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Gráfico Nº 10
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Interpretación
El 90% de los funcionarios del plantel manifiestan que un sistema de control interno de
activos fijos mejorará la administración de estos bienes, mientras que un 10% señala que
no se mejorará la gestión de los activos en el plantel.
Análisis
Este alto porcentaje abaliza que el diseño e implementación de un Sistema de Control
Interno de Activos Fijos permitirá mejorar la Gestión Financiera y Adm inistrativa dentro
de la Institución, lo mismo que permita vigilar, custodiar, monitorear y mantener las
condiciones del bien en un estado óptimo, bajo la responsabilidad y custodia de los
directivos y docentes de la institución.
90,00%
10,00%
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
SI
NO
41
2.2.5.2. Interpretación de los resultados de la aplicación de la entrevista d irigida al
señor Rector del Colegio Nacional “César Antonio Mosquera”.
TABLA No 12 GUÍA DE ENTREVISTA
PREGUNTAS RESPUESTAS
1. ¿El colegio cuenta con un sistema de
control interno para la administración
eficaz de los activos fijos?
No. Los activos son
administrados por colecturía de
acuerdo a un Manual General de
control de activos fijos del sector
público.
2. ¿Quién o quiénes realizan la constatación
física de los activos fijos en el colegio?
Las autoridades del colegio,
particularmente el rector.
Siempre en compañía de la
señora colectora y el señor
conserje.
3. ¿Los activos fijos entregados a los docentes
se lo hace a través de acta entrega –
recepción?
No. Las salas de clase están
codificadas y se asigna a cada
profesor de manera verbal y
queda su custodia.
4. ¿El colegio cuenta con las seguridades
necesarias para evitar riesgos y siniestros
de los activos fijos?
Sí. Las puertas tienen cerraduras
y candados y las ventanas
protectores, pero están sujetas a
vulneración por terceras
personas, de manera especial en
la noche, en las cuales ya se han
presentado robos y pérdidas de
bienes del plantel.
5. ¿Cree usted que la implementación de un
sistema de control interno permitirá
mejorar la administración de los activos
fijos en el establecimiento?
Sí, esto permitirá involucrar a la
planta docente y administrativa
en el cuidado y mantenim iento de
los activos.
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
42
Interpretación de entrevista
1. El colegio “César Antonio Mosquera” no cuenta con un sistema formal de control de
activos fijos aunque la colecturía lleva la contabilidad institucional, pero no se dispone
de un instrumento a nivel interno que sea conocido y aceptado por todos los
funcionarios responsables de cada bien.
2. La constatación de los activos fijos que adquiere el colegio se los realiza en compañía
del señor rector, la señora colectora y el señor conserje del plantel educativo pero no se
realiza el acto de supervisión con el responsable ya que no se firma ningún documento
que respalde esta gestión.
3. Los activos del plantel que corresponden a cada docente para el ejercicio profesional
del proceso de enseñanza-aprendizaje, no son entregados con acta de entrega -
recepción.
4. El plantel educativo tiene en sus puertas cerraduras y candados y en las ventanas
protectores de hierro para resguardar los activos fijos, pero se considera no son libres
de vulneración ya que se ha presentado casos de robos y pérdidas de los bienes.
5. Se considera que la implementación de un sistema de control interno permitirá
mejorar la administración de los activos fijos en el establecimiento educativo .
2.3. Propuesta del investigador
Sistema de control interno de activos fijos para el mejoramiento de la gestión financiera en
el colegio “César Antonio Mosquera” El sistema planteado será aplicable a todos los
Activos Fijos, tanto los que se adquieren, como aquellos que por convenios, con tratos o
cualquier otra forma sean parte de la misma, excepto los que sean entregados o recibidos
de otras entidades para su uso en forma temporal y que no impliquen transferencia de
dominio.
43
OBJETIVOS
General
Proponer instrumentos de carácter práctico, que permitan una eficiente gestión y control
interno de los Activos Fijos, apoyado en procedimientos técnicos orientados a
salvaguardar los diversos recursos materiales del Colegio Nac ional “César Antonio
Mosquera”.
Específicos
Promover la creación de una Unidad Ejecutora del control interno de los Activos F ijos
dentro del establecim iento.
Establecer registros, formularios y procedimientos tendientes a mejorar la gestión
administrativa y financiera, en lo que respecta al ingreso, egreso, traspaso , toma física,
entrega recepción, mantenimiento y protección de los mismos.
Establecer mecanismos de coordinación entre el control contable y físico, a fin de
facilitar el registro e identificación de los bienes.
ELEMENTOS DE LA PROPUESTA
Procedimientos generales para ingreso de los bienes de larga duración por
adquisición.
Los procedimientos para el ingreso de los bienes por adquisición, se describen
partiendo de su necesidad es decir de las compras efectivas, luego de que la entidad ha
seguido los procesos correspondientes contemplados en las respectivas disposiciones
legales y reglamentarias, como son: Ley de Contratación Pública, Ley Orgánica de
Adminis tración Financiera y Control, Reglamento General de Bienes del Sector Público,
y las normas dictadas por cada entidad, relativas a compras, prov isiones, comités de
adquisiciones, planes anuales, etc.; consec uentemente, se inicia con la orden de compra
de los bienes; cuyo procedimiento se describe a continuación:
44
Proceso para Ingreso de Bienes de Larga Duración
No. Unid ad
Administrativa
Funcionario
Descripción
Formulario
1
Dirección
Administrativa
Rector
Convoca y realiza sesión con
Miembros de Consejo Directivo.
Oficios
2
Dirección
Administrativa
Rector,
Colector y
Miembros H.C. D.
Seleccionan al proveedor y disponen
la elaboración de la orden de
compra.
Orden de compra
3
Dirección
Administrativa
Rector
Recibe la orden de compra, sumilla da a contabilidad para que se efectúe el control previo.
Original de
Orden
de Compra
4
Contabilidad
Colector
Contador
Verifica la disponibilidad
presupuestaria.
Orden
de compra
5
Comisión de
compras
Consejo
Directivo
Recibe los bienes según orden
de compra y factura proforma del
proveedor, constatando calidad,
cantidad, partes, piezas, etc.; de
conformidad a los documentos
respectivos
Proforma y factura
6
Comisión de
compras
Colector
Consejo Directivo
Envía documentación debidamente
legalizada al Rector, conjuntamente
con el acta de entrega- recepción
de los bienes .
Proforma, factura
y
Acta de entrega
recepción.
7
Dirección
Administrativa
Rector
Recibe documentación legalizada
y sumilla a contabilidad, para
que efectúe el registro
contable correspondiente .
Proforma, factura
Y acta de entrega
recepción.
8
Contabilidad
Colector
Contador
Ordena registro contable
Factura
45
9
Contabilidad
Colector
Contador
Registra asiento contable conforme a
las normas establecidas, y en base a
la documentación sustentadora llena
el formulario "Reporte de Ingresos de
Bienes de Larga Duración",
consignando en la columna” código
del bien", la clase de bien que
corresponda según la tabla
preestablecida.
Reporte de ingreso
10
Dirección
Administrativa
Rector
Recibe copias del formulario de
"Reporte de Ingreso de Bienes de
Larga D uración” y dispone se
efectúe el registro
correspondiente , el traspaso del
bien a la unidad solicitante .
Reporte de ingreso
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
46
Ingreso de bienes de larga duración por transferencia gratuita (donación)
No. Unidad
Administrativa
Funcionario
Descripción
Formulario
1
Entidad Donante
Titular
Envía comunicación a entidad en la que expresa deseo de transferir gratuitamente o donar determinados
bienes, sea por propia voluntad o a solicitud de la entidad interesada.
Comunicación
2
Entidad Beneficiaria
Rector
Toma conocimiento de la comunicación de la entidad donante, si es positiva dispone a la dirección
Administrativa designe una comisión para que efectué la inspección.
Comunicación
3
Consejo Directivo
Comisión
Recibe comunicación del titular de la entidad y procede a la inspección y evaluación técnica de los
bienes, elabora informe y remite al titular. De ser conveniente la donación y si los bienes no están valorados,
en el informe se harán constar los precios estimados por cada bien.
Informe
4
Entidad Beneficiaria
Rector
Recibe informe, analiza su contenido: Si no es conveniente la donación comunica a la institución donante y se
archiva los documentos. Si la donación es conveniente y útil, sumilla al Director Financiero para que
intervenga en la entrega-recepción de los bienes donados.
Informe
5
Dirección Administrativa
Rector
Delega a un Miembro de Consejo Directivo para que conjuntamente con el Colector proceda con la entrega-
recepción.
Acta de
Entrega- recepción.
6
Consejo Directivo
Comisión
Elabora el acta de entrega-recepción en original y tres copias, conjuntamente con los funcionarios delegados
por la institución donante., la legalizan (Pueden constar también las firmas de los titulares de la
entidad) y, se distribuyen así: original a la institución donante; una copia para contabilidad, una copia
para activos fijos; una para la Dirección Administrativa.
Acta de
Entrega- recepción.
7
Dirección Administrativa
Rector
Recibe copia del acta de donación y dispone se elabore el “Reporte de Ingresos” y se efectúe el registro
contable al costo histórico de los bienes.
Reporte de ingresos
Elaborado por: Cristina Ordóñez Fuente: Investigación de Campo
47
Procedimientos generales previos al egreso de los activos fijos
No.
Unidad
Administrativa
Funcionario
Descripción
Formulario
1
Departamentos
Responsables
de la unidad
Envía comunicación al Rector, en la que se describen los bienes que a su criterio se
encuentran inservibles, obsoletos o hubiesen dejado de usarse y si éstos son susceptibles de
enajenación o baja.
Comunicación
2
Dirección Administrativa
Rector
Recibe comunicación y delega a los Miembros de Consejo Directivo, que no sea directamente
responsable de su custodia, para que inspeccione los bienes.
De este particular se dará a conocer a la unidad administrativa interesada.
Comunicación
3
Consejo Directivo
Delegado
Realiza la inspección, y elabora el informe correspondiente, en el que precisa el estado de
los bienes y si éstos son inservibles, obsoletos o han dejado de usarse y sugerirá la baja.
Envía a la Dirección. Administrativa; copia retiene para archivo.
Informe
4
Dirección Administrativa
Rector
Recibe informe de inspección y si éste no justifica la enajenación o baja, archiva pedido
y comunica del particular a los Miembros de Consejo Directivo.
Si del informe se desprende que se justifica su enajenación, sea mediante remate al martillo,
sobre cerrado, venta directa en privado, transferencia gratuita o que se den de baja.
Informe
Elaborado por: Cristina Ordóñez Fuente: Investigación de Campo
48
Proceso Para Dar de Baja De Activos Fijos Inservibles u Obsoletos
No. Unidad
Administrativa Funcionario Descripción Formulario
1 Dirección Administrativa Rector
Recibe expediente de procedimientos generales previos a la baja y conforme a disposiciones
internas emite la resolución. De no justificarse la baja, sentará la razón y dispondrá su
archivo. Envía expediente al colector. Expediente
2 Contabilidad Colector
Contador
Recibe el expediente con la resolución y orden de baja, notifica al servidor que realizó la
inspección y al conserje para que concurran a la diligencia. Resolución
3 Contabilidad Colector
Contador
En el lugar, fecha y hora prevista, el Rector, Colector, Miembros de Consejo Directivo
y Conserje proceden a destruir los bienes, por demolición, incineración u otro medio
adecuado a su naturaleza, o arrojados en lugares inaccesibles, si no fuera posible su destrucción. Resolución
4 Contabilidad
Colector
Contador
Elabora acta de baja y legaliza con las firmas del Rector, Colector y Miembros de H.
Consejo Directivo; los ejemplares distribuye así: original a Contabilidad para el registro
contable, copia a la Dirección Administrativa y copia a la Unidad de Activos Fijos para
el registro interno y archivo
Acta de baja.
Elaborado por: Cristina Ordóñez Fuente: Investigación de Campo
49
Procedimiento general de activos fijos por hurto, robo, abigeato y caso fortuito
No. Unidad
Administrativa Funcionario Descripción Formulario
1 Dependencias
Custodio
o
usuario
Dentro de los dos días hábiles siguientes al del conocimiento de la desaparición de los
bienes por presunto robo, hurto o abigeato (semovientes) comunicará por escrito este
hecho al rector del colegio, con todos los pormenores del caso, copia retiene para archivo,
copia para Miembros de Consejo Directivo.
Informe
2 Dirección administrativa Rector
Recibe comunicación y pone en conocimiento a Miembros de Consejo y autoridades
competentes que haga sus veces, formule la denuncia respectiva, tendiente a comprobar la
infracción e identificar a los responsables.
Denuncia
3 Dirección Administrativa Rector
Recibe comunicación del titular de la entidad y formula la correspondiente denuncia ante la
autoridad competente, para que, se inicien las investigaciones pertinentes, copia de la
denuncia archiva, otra envía al custodio o usuario, quienes en conjunto vigilan la tramitación.
Denuncia
50
Elaborado por: Cristina Ordóñez Fuente: Investigación de Campo
NOTA: Para dar de baja bienes muebles desaparecidos por fuerza mayor o caso fortuito se sujetará a lo dispuesto en el Art. 81 del Reglamento General de Bienes del Sector Público.
4 Consejo Directivo Comisión
Recibe comunicación del Rector del Colegio y realiza el examen especial a lo denunciado,
agota los procedimientos a efectos de esclarecer el caso y solucionarlo internamente,
mediante la recuperación de los bienes o la reposición de su valor en los casos de haber
identificado a los responsables por acción u omisión, resultados que los dará a conocer a
la máxima autoridad, en el informe correspondiente
Examen
e informe
5 Dirección Administrativa Rector
Recibe el informe y analiza.
Si del informe se desprende que los bienes se han recuperado, el trámite concluye y notifica el
particular a la autoridad que avocó conocimiento de la denuncia.
Si la pérdida o destrucción de un bien, fuere injustificada, sin perjuicio de otras
responsabilidades a que hubiese lugar, dispondrá que el servidor responsable reponga el
bien con otro de igual naturaleza o pague en dinero al precio de mercado actual.
Si conforme al párrafo que precede no ha sido posible recuperar el bien o su valor; dispondrá
que contabilidad elimine de los registros contables los bienes desaparecidos y su valor se los
debite a una cuenta por cobrar del servidor inmediatamente encargado de su custodia, hasta
que se dicte la sentencia en el juicio tramitado por la entidad, o hasta que la Contrataría
general del Estado resuelva definitivamente sobre el caso a través de la correspondiente
auditoría.
51
Procedimiento general para traspaso interno de activos fijos
No. Unidad
Administrativa
Funcionario
Descripción
Formulario
1 Departamentos Responsables Solicita mediante escrito el traspaso interno de los bienes según la necesidad, dirigido
al Rector del Colegio. Solicitud
2 Dirección Administrativa Rector
En base a la solicitud, se procede a convocar a una sesión para luego poner en conocimiento a
los Miembros de Consejo Directivo para autorizar el traspaso temporal o definitivo de los
bienes requeridos o seleccionados según sea el caso.
Solicitud
3 Contabilidad
Colector
Contador
Llena el formulario " Traspaso Interno de Activos Fijos" hace legalizar, entrega,
registra y archiva. Formulario
Elaborado por: Cristina Ordóñez Fuente: Investigación de Campo
52
2.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO.
Según el diagnóstico realizado y sobre las base de los objetivos de la investigación: su
modalidad paradigmática cuali–cuantitativa, su tipo, alcance, y los métodos, técnicas e
instrumentos utilizados en el proceso investigativo, se establecen las siguientes
conclusiones:
De acuerdo a la aproximación realizada al fenómeno de estudio, en este caso el
Colegio Nacional “César Antonio Mosquera”, de la parroquia de Julio Andrade,
Provincia del Carchi, y gracias a la colaboración prestada por sus directivos y
docentes; se concluye que existe desfases en la información financiera , haciendo que
sus resultados sean distorsionados y se adopten decisiones incorrectas
No existe un instrumento formal que indique los lineamientos y procedimientos que
deberían seguir los responsables de esta Gestión para llevar a cabo un control tarjetas
individuales de los actos de entrega – recepción de los bienes, así, como también, que
se registren los ingresos y egresos de activos, conjuntamente con los traspasos
internos que responsabilicen su uso.
A ello se agrega la falta de interés en el mantenimiento y supervisión permanente de
los bienes, fijación de responsables oportunamente y la realización de inventarios
permanentes que determinen el estado de los activos fijos.
El personal encargado del control y registro de los bienes, realiza su trabajo de
acuerdo a un Manual General de Administración de Activos fijos, dotado por la
Contraloría General del Estado para bienes del Sector Público, pero este manual es de
carácter general que no permite un registro y control efectivo internamente.
53
CAPITULO III DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.1. Control interno de activos fijos para el mejoramiento de la gestión financiera en
el colegio “César Antonio Mosquera”
3.2. Caracterización de la propuesta
En la legislación ecuatoriana existe una variedad de leyes, reglamentos y manuales sobre
diferentes temas legales, técnicos, administrativos, y económicos financieros, que orientan
las decisiones y acciones de los funcionarios y servidores públicos, por lo que se considera
que el presente trabajo constituirá un aporte para el mejoramiento en esta especialidad. El
control de activos fijos en el Ecuador ha sido deficiente, razón por la cual han ido creando
leyes, reglamentos, manuales para superar esta deficiencia com o es el caso del Manual
General de Contabilidad Gubernamental, entre otros. El desarrollo tecnológico en el
Ecuador ha permitido que las Instituciones del Sector Público, superen muchas deficiencias
que se tenía en el manejo de los activos fijos en términos generales, es así que con la
puesta en marcha del sistema de control interno las instituciones educativas especialmente
el para los departamentos contables encargados de compras y responsabilidad de
salvaguardar los activos les permitirá tener información actual y contar con una
herramienta que facilite el control y uso de los bienes ajustados a la realidad actual.
Para el diseño de formularios de control de activos fijos para el colegio “César Antonio
Mosquera” como entidad pública se toma como referencia lo establecido en el Manual
General de Administración y Control de los Activos Fijos del sector público (Acuerdo Nº
012 CG), el Ministerio de Finanzas en sus facultades confiere a las instituciones del sector
publico ingresar información de adquisiciones de activos fijos en el Sistema Integrado
Gubernamental de Entidades Financieras (eSIGEF ), Adicionalmente se basa en el Informe
COSO define el Control Interno como un proceso que garantice, con una seguridad
razonable, en alcanzar los objetivos eficacia y eficiencia de las operaciones, fiabilidad de
la información financiera, cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.
3.2.1. Importancia
Los Activos Fijos son las propiedades de naturaleza permanente, utilizadas por el colegio
“César Antonio Mosquera” para el desarrollo de su s actividades académicas específicas,
cuya característica es una vida útil relativamente larga.
54
La elaboración de este documento es un aporte para que el Departamento de Contabilidad
(Colecturía) del colegio pueda optimizar el control de los activos fijos, logrando una mejor
utilización de su capacidad de operación.
En el presente sistema se establecen guías y procedim ientos, cuyo propósito principal es
velar por la óptima administración y control de los recursos materiales de manera que se
posibilite la localización inmediata y certera de los activos fijos en los diferentes
departamentos donde están ubicados, la identificación de los custodios y usuarios de los
bienes, la apropiada interrelación entre el inventario contable y físico; mediante la
aplicación de códigos preestablecidos y el uso de registros, formularios y reportes
uniformes.
3.2.2. Fundamentación
La investigación fue planteada sobre la necesidad de contar con una herramienta que
permita el control de los Activos Fijos y con ello lograr eficiencia en el uso de los recursos,
mejorando la Gestión Financiera. Los Activos Fijos tienen su base de registro contable en
los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, el Manual General de
Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público (Acuerdo No 012 CG)
expedido por la Contraloría General del Estado Ecuatoriano y su Reglamento General de
Bienes del Sector Público.
3.2.3. Alcance
Este programa de Sistema de Control de Activos Fijos se debe aplicar de manera
obligatoria el mismo que permitirá administrar y controlar de la mejor manera los Activos
Fijos del plantel educativo. La aplicación del presente sistema debe ser seguido por todo el
personal docente y adm inistrativo que tengan bajo su responsabilidad, uso y/o control de
Activos Fijos.
3.2.4. Base legal
Los organismos y entidades que conforman el Sector Público, para la administración,
manejo, custodia y control de los bienes de naturaleza permanente (Activos Fijos), que son
utilizados en el desarrollo de las actividades administrativas, financieras, acad émicas y de
otro orden, se encuentran señalados en el Manual General de Administración y Control de
55
los Activos Fijos del Sector Público (Acuerdo No 012 CG). Promulgado por la Contraloría
General del Estado, En ejercicio de las facultades que le confiere e l numeral 8 del Art. 303
de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control.
3.2.5. Del Reglamento Interno.
Según el Reglamento Interno del Colegio Nacional “César Antonio Mosquera”, se
establece:
En el Capítulo IV Art. 6 Las Autoridades y los Organismos en concordancia con el Art. 93
del Reglamento a la Ley de Educación.
En el Capítulo V, Art. 7 de los deberes y atribuciones del Rector del establecimiento.
En el Capítulo VI, Art. 8 de los deberes y atribuciones del Vicerrector del establecimiento .
En el Capítulo XV, Art. 30 de los deberes y atribuciones Departamento Financiero del
establecimiento, y específicamente en el Art. 31 y Art. 32 de las funciones de Colecturía
que es el campo de acción de la presente propuesta.
De igual manera en el mismo Reglamento, en su Art. 33, se establece los deberes y
funciones del Colector, quien es la persona de ejecutar el presente documento.
56
3.3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Diseño de formularios de control de activos fijos para el colegio “Cesar Antonio
Mosquera”.
A continuación se presenta los formularios básic os para el registro de control de los
Activos Fijos. De acuerdo a la naturaleza y requerimiento de información y
procurando limitar el número de ejemplares (original y copia) al estrictamente necesario,
se registrarán las firmas de aprobación imprescindibles para su procesamiento.
Los formularios deben ser lo suficientemente claros para facilitar su comprensión,
correcta utilización, claridad; y rapidez en los trámites internos y externos en cada uno
de los procesos administra tivos de la entidad.
Se identificara mediante flujogramas los procesos que el contador (colector), y demás
responsables de los activos fijos deberán realizar, conforme van describiendo
procedimientos, haciendo referencia a las debilidades o fortalezas del control, lo que
permite ir formando una opinión con sus respectivos símbolos para la fase del control
interno.
Símbolos que se usaran en los siguientes procesos:
Documento Registro / procedimiento Líneas de dirección
Archivo permanente o temporal Conector
Frecuencia de tiempo Decisión
57
3.3.1. Ingreso de activos fijos
Permite registrar el ingreso de Activos Fijos (inversiones en Activos Fijos) a la entidad,
ya sea por com pra, transferencia gratuita (donación) y por reposición; este
documento será elaborado por el Colegio Nacional “César Antonio Mosquera”.
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Se convoca a la Dirección
Administrativa Compra
Selección de
proveedor
Verificar
presupuesto
Realizar la
compra
Registrar en el
libros,
formularios
Archivo
de doc.
Donación
Registrar en el
libros,
formularios
Archivo
de doc.
58
TABLA 13: Reporte de Ingreso de Activos
REQUISITO FORMA DE LLENAR
No. Dígitos que identifican al reporte de ingreso, estos deben ser pre numerados
y tener secuencia ascendente.
FECHA Año, m es y día en que se elabora el reporte de ingreso de Activos Fijos.
PERSONA
ADMINISTRATIVA Nombre de administrador de bienes que recibe los Activos Fijos.
CÓDIGO Dígitos que identifican a la administración de bienes en el cual se
ingresarán los Activos Fijos.
ORIGEN DEL BIEN Se marcará con una “X” en el casillero correspondiente.
DOCUMENTOS
HABILITANTES
Se registrarán los números que identifiquen a los comprobantes
sustentatorios del desembolso, como: factura, comprobantes de egreso,
cheque, oficio con el que se efectúa la donación, la trans ferencia gratuita o la
reposición.
CÓDIGO DEL BIEN Dígitos que identifiquen a la clase del bien y al orden específico del
mismo.
DESCRIPCIÓN Nombre, caracterís tica del bien.
VALOR Costo del bien adquirido o transferido según el caso.
CONTABILIZACIÓN DEBE y HABER; dígitos que identifican a la cuenta de mayor,
subcuenta de mayor y auxiliar de la subcuenta.
CONTROL CONTABLE Firma del Colector que realiza la afectación del ingreso del activo fijo.
A DMINISTRADOR
DE
BIENES
Firma del empleado responsable (administrador) de bienes de la
adquisición de los Activos Fijos, con el fin de dejar constancia de la entrega
de los mismos.
A CTIV OS FIJOS Firma del empleado que recibe los bienes.
OBSERVACIONES Cualquier novedad que se presente en bien o bienes al momento
de recibirlos.
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
59
TABLA 14: Formulario No.1
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de campo
FECHA: …………………
UNIDAD ADMINISTRATIVA CÓDIGO: ………………….
ORIGEN DEL BIEN:
COMPRA…………………… FABRICACIÓN………………………..TRANSFERENCIA………………………….
REPOSICIÓN …………………..
DOCUMENTOS HABILITANTES:
DEBE HABER
OBSERVACIONES:…………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
CONTROL CONTABLE
COLECTOR
ADMINISTRADOR DE BIENES
ADMINISTRADOR DE BIENES
ACTIVOS FIJOS
CAUCIONADO
COLEGIO NACIONAL "CESAR ANTONIO MOSQUERA".
REPORTE DE INGRESO DE ACTIVOS FIJOS
CÓDIGO
DEL BIEN
CLASE
ORDINAL
DESCRIPCIÓN VALOR
CONTABILIZACIÓN
FIRMA DE RESPONSABLE
60
3.3.2. Traspaso interno de activos fijos
Permite registrar en control interno de Activos Fijos, que se da en las distintas unidades
administrativas del Colegio Nacional “César Antonio Mosquera”, así como también al
nivel del usuario.
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Comunicación de
transferencia
Colecturía
Verificar
inspección
Informe al
Rectorado
Transferencia
Registrar en el
libros,
formularios
Archivo
de doc.
61
TABLA 15: Reporte de traspaso interno de activos
REQUISITOS FORMA DE LLENAR
No. Dígitos que identifican al formulario de traspaso, el mismo que
es pre-numerado en secuencia ascendente.
FECHA Año, mes y día en que se efectúa el traspaso de los bienes.
UNIDAD
ADMINISTRATIVA QUE
ENTREGA
Nombre de la unidad administrativa que tiene el bien y procede a
entregar a otra unidad.
UNIDAD
ADMINISTRATIVA QUE
RECIBE
Nombre de la unidad administrativa que recepta el bien o los
bienes transferidos desde la otra unidad.
TRASPASO
Se marcará con una “X” en el casillero correspondiente, cuando
sea temporal o definitivo. En caso de ser traspasado temporal se
anotará el número de días que dure el traspaso.
CÓDIGOS
ANTERIOR: Se registrará el código que conste en la etiqueta de
identificación del bien en la unidad administrativa que entregue.
ACTUAL: Se registrará el código anterior cambiando solamente
los dígitos de la unidad administrativa que recibe el bien.
DESCRIPCIÓN Nombre y características del bien.
VALOR Costo del bien o bienes sujetos al traspaso.
UNIDAD QUE ENTREGA Firmas de responsabilidad del control de los bienes en el
departamento que entrega y del Jefe del Departamento,
convocando conocimiento del hecho.
DEPARTAMENTO QUE
RECIBE
Firmas de responsabilidad del control de los bienes en el
departamento que recibe y del Jefe del Departamento,
convocando conocimiento del hecho.
ACTIVOS FIJOS Firmas de responsabilidad del control y custodia de los bienes.
OBSERVACIONES Cualquier novedad que se presente en el bien o bienes sujetos al
traspaso.
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
62
TABLA 16: Formulario No. 2
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
No: ………………………………….
FECHA: ………………………………
UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE ENTREGA: ………………………………………………………………………………..
UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE RECIBE: ……………………………………………………………………………………
TRASPASO TEMPORAL: …………………………………………………… CÓDIGOS: …………………………………
TRASPASO DEFINITIVO: ………………………………………………….
Responsible: ………………….. Responsible: ………………….. Responsible: …………………..
Jefe: ………………………………… Jefe: ………………………………… …………………………………………..
OBSERVACIONES:
UNIDAD QUE RECIBE ACTIVOS FIJOS
COLEGIO NACIONAL "CESAR ANTONIO MOSQUERA".
TRASPASO INTERNO DE ACTIVOS FIJOS
ACTUAL DESCRIPCIÓN VALORANTERIOR
UNIDAD QUE ENTREGA
FIRMA DE RESPONSABLE
63
3.3.3. Control de activos fijos por cada bien
Ayuda a mantener el control individual de los Activos Fijos, sus valores, sus movimientos
y sus traspasos.
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Convocar a la Dirección
Administrativo
Colecturía
Revisión de
documentación
Selección de activos
fijos
Informe
Tendencia
Constataciones
Fijas
Acta, Form ularios,
Reporte
Archivo
de doc.
Delegación de
responsabilidades
Consejo
Directivo
64
TABLA 17: Reporte de control de activos por cada bien
REQUISITOS FORMA DE LLENAR
CÓDIGO CONTABLE Dígito correspondiente al plan de cuentas, hasta el nivel
de cuentas del campo de auxiliar.
ADMINISTRADOR Nombre de la unidad administrativa en donde
originalmente ingresaron los bienes.
CÓDIGO Dígito que identifica a la unidad administrativa
CLASE DEL BIEN Código asignado al bien por su clase o grupo al que
pertenece.
ORDINAL DEL BIEN Dígito asignado al bien para su identificación específica.
REPORTE DE INGRESO No. Dígito que identifica al reporte de ingreso.
COMPROBANTE DE EGRESO
Dígito que identifica al comprobante de egreso, por
medio del cual se realiza el desembolso para la
adquisición del bien.
VIDA ÚTIL Años de vida útil del bien, según el activo del que se
trate.
FECHA Año, mes, día en que fue adquirido el bien
DESCRIPCIÓN Breve detalle de las características del bien.
COSTO INICIAL Valor histórico en el que fue adquirido el bien.
ADICIÓN Valor que por efectos de adiciones o reparación mayor
aumente la vida útil del bien.
DISMINUCIÓN
Constará el valor que disminuye el bien por efecto de la
depreciación anual, destrucción parcial enajenación o
baja.
SALDO Valor actual del bien (valor calculado en base al aumento
o disminución producido en el costo histórico)
65
TENENCIA
FECHA Año, mes y día en el que el usuario se hace responsable
del manejo del bien.
TRASPASO Dígito que identifica al informe del traspaso realizado.
CÓDIGO UNIDAD Dígito que identifica a la unidad administrativa que
recibe el bien en caso del traspaso.
USUARIO Código mediante el cual se identifica al usuario del bien.
CONSTATACIONES FÍSICAS
FECHA Año, mes y día en que se realizó la constatación física.
ACTA No. Número del acta en la que se deja constancia de la
constatación física efectuada.
ESTADO DEL BIEN Se marcará con una “X” en el casillero correspondiente,
según sea el caso.
PERÍODO DE DEPRECIACIÓN Año o años completos por los que se aplica el ajuste en
función de la vida útil
VALOR A DEPRECIAR Valor total inicial del activo.
CUOTA DE DEPRECIACIÓN Valor a depreciar por el periodo que se trate en función
de la vida útil estimada.
DEPRECIACIÓN ACUMULADA Valor que por concepto de la deprecación se va
acumulando a su fecha determinada.
OBSERVACIONES Cualquier novedad presentada en los bienes.
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
66
TABLA 18: Formulario No. 3
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
CÓDIGO CONTABLE: ………………………………………………………………...
UNIDAD ADMINISTRATIVA: ………………………………………CÓDIGO: …………………………
CLASE DE BIEN (CÓDIGO): ……………………………………..ORDINAL DEL BIEN: …………………
REPORTE DE INGRESO: …………………………… COMPROBANTE DE EGRESO: …………….
VIDA ÚTIL ESTIMADA: ……………………………………………………
BUENO MALO
OBSERVACIONES:
PERÍODO
DEPRECIABLEVALOR DEPRECIABLE CUOTA DEPRECIABLE
DEPREC.
ACUMULADO
ESTADO DEL BIENFECHA
TRASPAS
O No
CÓDIGO
UNIDADUSUARIO ACTA No.
REGULAR
SALDO
COLEGIO NACIONAL "CESAR ANTONIO MOSQUERA".
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA BIEN
FECHA DESCRIPCIÓN COSTO INICIAL ADICIÓN DISMIN.
TENENCIA CONSTATACIONES FÍSICAS
FIRMA DE RESPONSABLE
67
3.3.4. Control de activos fijos por cada usuario
Ayuda a mantener el registro y el control individual de los Activos Fijos, que están bajo la
responsabilidad del usuario y será manejada por la administración de bienes o por el
empleado designado.
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Convocar a la Dirección
Administrativo
Usuario
Revisión de
documentación
Selección de unidad
administrativa
Revisión de
documentos
Acta, Form ularios,
Reporte
Archivo
de doc.
Firma de Rector Visto
bueno
Colecturía
68
TABLA 19: Reporte de control de activos por cada usuario
REQUISITOS FORMA DE LLENAR
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
Nombre de la unidad administrativa en la que se encuentran
ubicados los bienes.
CÓDIGO Dígitos asignados a la unidad administrativa.
USUARIO Nombre completo del servidor responsable del uso y
conservación de los bienes.
CÓDIGO Dígitos asignados al usuario.
FECHA Año, mes y día en que se entrega el o los bienes al usuario.
REPORTE DE
INGRESOS No.
Dígitos asignados al reporte de ingresos, con el cual se deja
constancia de la adquisición del bien.
CÓDIGO DEL BIEN Dígito asignado al bien para una identificación precisa del
mismo, así como para su seguimiento.
DESCRIPCIÓN Breve detalle de las características del bien
DEVOLUCIÓN DEL
BIEN
Costo del bien o bienes sujetos al traspaso.
ACTA U OFICIO DE
ENTREGA No.
Dígitos que identifican al acta u oficio en que se deja constancia
de la entrega recepción del bien.
TRASPASO No. Dígito que identifica el informe de traspaso, mediante el cual se
deja constancia del mismo de una unidad administrativa u otra.
NUEVO USUARIO Dígitos asignados al nuevo servidor que se hace cargo del uso y
custodia del bien.
OBSERVACIONES Novedades que se observa en los bienes.
ENTREGUÉ CONFORME Firma del empleado responsable, legalizando la entrega de los
bienes al usuario.
RECIBÍ CONFORME
Firma para constancia del acta de entrega – recepción de los bienes del
empleado encargado del control de los mismos en la unidad
administrativa en la que se encuentran estos.
CONTROL UNIDAD
Firma del Rector
VISTO BUENO
Contabilidad
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
69
TABLA 20: FORMULARIO No. 4
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
UNIDAD ADMINISTRATIVA : ………………………………………………………………………………..
CÓDIGO: …………………………………………………………………………………………………………………….
USUARIO: …………………………………………………………………………………………………………………
CÓDIGO: …………………………………………………………………………………………………………………..
ACTA TRASPAS. NUEVO
OBSERVACIONES:…………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
OBSERVACIONES:…………………………………………………………………………………………………………………………
ADMINISTRACIÓN DE
ACTIVOS FIJOSUSUARIO CONTROL UNIDAD VISTO BUENO
COLEGIO NACIONAL "CESAR ANTONIO MOSQUERA".
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA USUARIO
ENTREGUE CONFORMERECIBI
CONFORMECONTROL UNIDAD VISTO BUENO
FECHAREPORTE DE
INGRESOSDESCRIPCIÓN
DEVOLUCIÓN DEL BIENCÓDIGO DEL
BIEN
FIRMA DE RESPONSABLE
70
3.3.5. Levantamiento del inventario
Mantener el registro y control de los activos fijos a nivel de cada departamento, así como
también efectuar las constataciones físicas.
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Convocar a la Dirección
Administrativo
Selección de
inventario
Revisión de
documentos
Acta, Form ularios,
Reporte
Archivo
de doc.
Verificación física
De inventarios y estado del
bien
71
TABLA 21: Reporte de Levantamiento del Inventario por Departamento
REQUISITOS
FORMA DE LLENAR
PROVINCIA Nombre de la provincia donde está ubicada la
unidad administrativa.
CANTÓN Nombre del cantón en el cual está localizada
la unidad administrativa.
UNIDAD ADMINISTRATIVA Nombre de la unidad administrativa en la que
se encuentra ubicado el bien o los bienes.
RESPONSABLE DEL CONTROL Nombre completo del empleado encargado
del control, en la unidad administrativa.
CÓDIGO Dígito anterior y actual, correspondiente a la
codificación de los bienes.
DESCRIPCIÓN Nombre específico del bien.
MARCA Identificación de la marca del activo.
MODELO Identificación del modelo del bien.
SERIE Identificación de los dígitos que indican la
serie del activo fijo.
COLOR Identificación del color que tiene el bien.
COSTO HISTÓRICO Valor de adquisición u origen el bien.
VALOR ACTUAL Valor corregido técnicamente.
ESTADO Identificación con una “X” en el casillero
según la condición que corresponda al bien.
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
72
TABLA 22: Formulario No. 5
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
PROVINCIA: ………………..…………………………….. CANTÓN: ……………………………………………….
UNIDAD ADMINISTRATIVA: ……………………….. RESPONSIBLE UNIDAD: ………………….
OBSERVACIONES
ANTERIORACTUAL B R M
FECHA: ……………………..
……………………………………..
ADMINISTRADOR DE BIENESRESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA
RECTOR DEL
COLEGIO DELEGADO H.C.D.
COLEGIO NACIONAL "CESAR ANTONIO MOSQUERA".
INVENTARIO DE ACTIVOS POR DEPARTAMENTO
SUMAN $
FECHAS Y FIRMAS DE CONFORMIDAD
ENTREGUE RECIBÍ VISTO BUENO TOMA FÍSICA
CÓDIGOS DESCRIP
CIÓNMARCA MODELO SERIE COLOR
COSTO
HISTÓRIC
O
VALOR
ACTUAL
ESTADO
FIRMA DE RESPONSABLE
73
3.4. Validación de Expertos
Los expertos en el área contable para la validación del presente trabajo de tesis son:
Ingeniera Paola Acosta, Ingeniero Alexander Mayac e Ingeniera Pastora Benavides.
¿De acuerdo a su criterio el nivel de Rigor Científico que el sistema de control interno
de los activos fijos es?
Tabla No 23. RIGOR CIENTÍFICO
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
Excelente 1 33 %
Muy Bueno 2 67 %
Bueno 0 0 %
Regular 0 0 %
Malo 0 0 %
TOTAL 3 100%
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Gráfico Nº 11
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Interpretación
El 67% de los expertos manifiestan que el sistema de control interno de activos fijos tiene
un nivel de rigor científico muy bueno, mientras que un 33% señala que el rigor científico
es excelente.
Análisis
El rigor científico determina el trabajo de investigación que se aplica en el trabajo de tesis
para comprender de una manera de fácil entendimiento.
33%
67%
0%
RIGOR CIENTÍFICO
Excelente
Muy Bueno
Bueno
Regular
74
¿De acuerdo a su criterio La Estructura Metodológica del sistema de control interno
de los activos fijos es?
Tabla No 24. ESTRUCTURA METODOLÓGICA
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
Excelente 2 67 %
Muy Bueno 1 33 %
Bueno 0 0 %
Regular 0 0 %
Malo 0 0 %
TOTAL 5 100%
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Gráfico Nº 12
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Interpretación
El 67% de los expertos manifiestan que el sistema de control interno de activos fijos
contiene una estructura metodológica es excelente , mientras que un 33% señala que la
estructura metodológica es muy buena.
Análisis
La metodología de la presente tesis se basa a los reglamento s y lineamientos que maneja la
universidad para presentación del trabajo y es excelente ya que cumple con lo requerido
67%
33%
0% 0%
ESTRUCTURA METODOLÓGICA
Excelente
Muy Bueno
Bueno
Regular
Malo
75
¿De acuerdo a su criterio el n ivel de organización de procesos que el sistema de
control interno de los activos fijos es?
Tabla No 25. ORGANIZACIÓN DE PROCESOS
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
Excelente 3 100 %
Muy Bueno 0 0%
Bueno 0 0 %
Regular 0 0 %
Malo 0 0 %
TOTAL 3 100%
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Gráfico Nº 13
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Interpretación
El 100% de los expertos manifiestan que el sistema de control interno de activos fijos
tiene una organización de procesos excelente.
Análisis
El presente sistema de control interno facilitara el trabajo de quien lo realices mediante
procesos debidamente organizados.
100%
0%
ORGANIZACIÓN DE PROCESOS
Excelente
Muy Bueno
Bueno
Regular
Malo
76
¿De acuerdo a su criterio el nivel de Viabilidad para la Aplicación Práctica que el
sistema de control interno de los activos fijos es?
Tabla No 26. VIABILIDAD
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
Excelente 3 100 %
Muy Bueno 0 0 %
Bueno 0 0 %
Regular 0 0 %
Malo 0 0 %
TOTAL 3 100%
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Gráfico Nº 14
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Interpretación
El 100% de los expertos manifiestan que el sistema de control interno de activos fijos
tiene una vialidad excelente para su ejecución.
Análisis
El poder obtener esta información en un determinado tiempo puede hacerse uso del mismo
de acuerdo a criterio de la institución beneficiada para realizar el trabajo de forma
eficiente.
100%
0%
VIABILIDAD
Excelente
Muy Bueno
Bueno
Regular
Malo
77
¿De acuerdo a su criterio el sistema de control interno de los activos fijos esta
realizado oportunamente?
Tabla No 27. OPORTUNO
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
Excelente 2 67 %
Muy Bueno 1 33 %
Bueno 0 0 %
Regular 0 0 %
Malo 0 0 %
TOTAL 3 100%
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Gráfico Nº 15
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
Interpretación
El 67% de los expertos manifiestan que el sistema de control interno de activos fijos es
muy bueno, mientras que un 33% señala que es excelente.
Análisis
Es importante determinar cuándo es oportuno aplicar un control interno que permita estar
al día en la presentación de información.
33%
67%
0%
OPORTUNO
Excelente
Muy Bueno
Bueno
Regular
Malo
78
3.5. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO
En el presente capítulo se presenta la normativa legal sobre la cual actuará la unidad de
control de activos fijos de la institución educativa, estableciendo los lineamientos
legales que el estado ecuatoriano dispone para administración general de los activos
fijos en las entidades del sector público.
Se proponen los procedimientos que debe seguir el área de control interno para
registrar los ingresos de bienes a la entidad educativa, como también los egresos desde
la institución al exterior, lo que permitirá generar un adecuado registro de estos activos,
evitando de esta manera disponer de información financiera no actualizada
La gestión que lleva a cabo la colecturía como unidad de control se dispondrá de
procesos metódicos y sistemáticos al momento de realizar la inspección periódica y
determinar con claridad el estado actual de los bienes, para, a partir de este informe
poder llevar a cabo actividades de mantenimiento, arreglo o baja de los bienes.
Actualmente los formularios de registro y control de los activos fijos que se emplean en
la institución son de carácter general de acuerdo al Manual General de Administración
de activos Fijos, emitido por la Contraloría General de Estado: mismo que no permite
realizar la gestión de control con eficiencia, motivo por el cual se propone los
formularios exclusivos para el colegio “César Antonio Mosquera”.
79
CONCLUSIONES
El presente trabajo de investigación tiene como objeto presentar métodos y
procedimientos prácticos de control interno de los activos fijos en el Colegio Nacional
“César Antonio Mosquera”, para lograr una gestión financiera eficaz de estos activos.
La aplicación de métodos, técnicas e instrumentos de la investigación científica
permitió concluir que el control de activos fijos que se lleva a cabo en la institución de
educación secundaria es generalizado y no se adopta medidas ni procedimientos
exclusivamente para la entidad, que permita conocer cómo se genera el uso y resguardo
de los bienes, cómo se aplica instrumentos de control y cuál es el destino de estos
bienes.
Los ingresos y egresos de los bienes deben realizarse de acuerdo a las Normas
Ecuatorianas de Contab ilidad (NEC) y las Normas Internacionales de Contabilidad
(NIC)
Una institución que se encuentra encaminada a la modernización, necesita contar con
un sistema de control interno de los activos fijos, sustentado en procedimientos
metodológicos que permita generar información detallada, ordenada y sistemática a los
responsables y personas inmiscuidas en las distintas actividades que se llevan a cabo en
le entidad.
La persona que está a cargo del control de los bienes que posee la institución, no
dispone de información actualizada que permita conocer la situación actual de dichos
bienes, ni tampoco realiza la constatación periódica del uso y de los custodios de cada
activo.
80
RECOMENDACIONES
Con la culminación del presente trabajo se recomienda:
Al Rector, siendo la principal autoridad del establecimiento, el estudio y análisis de
este sistema de control interno de activos fijos para su aprobación, implementación y
difusión de los procedimientos propuestos en el Colegio Nacional “César Antonio
Mosquera”, con la finalidad de salvaguardar los bienes de la institución y de dar
cumplimiento a las normas legales vigentes.
Al Rector conjuntamente con el C olector, realizar actividades de evaluación
permanente de los procesos establecidos en el presente trabajo investigativo con el
propósito de realizar los correctivos necesarios de acuerdo a las situaciones actuales de
la educación secundaria.
Al Consejo Directivo, Colector, en la fase de difusión del presente Sistema de Control
es menester ejecutar y evaluar un programa de capacitación a todo el personal
involucrado para que los procedim ientos se lleven a cabo de la forma como están
diseñados, para ello se debe promover e impulsar una cultura organizacional de
responsabilidad y compromiso con el resguardo de los bienes de la institución.
A las Autoridades del plante, deben dedicar esfuerzos a la implementación y
actualización de este sistema de control interno, ya que se convierte en un pilar
fundamental de toda organización del siglo XXI, en donde las actividades debes ser
desarrolladas con eficiencia, eficacia y estableciendo responsabilidades, generando
información oportuna y adecuada para tomar medidas de segur idad, control y
autocontrol que conlleven a la consecución de los objetivos institucionales.
Al Colector, aplicar los procesos establecidos de manera ordenada y coordinada con la
unidad de control para evitar tener observaciones del ente de control guber namental en
cuanto a la administración y control de los activos fijos del sector público;
proporcionar información financiera contables que contribuyan a establecer políticas
adecuadas.
BIBLIOGRAFÍA
CAZAR, M. (2003). Manual de Contabilidad Gubernamental. Quito: Cámara
Ecuatoriana del Libro - Núcleo de Pichincha.
CONDUSEF. (24 de JULIO de 2009). Recuperado el 5 de ENERO de 2013, de
http://www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm .
CONTRALORÍA. (3 de Octubre de 2006). Reglamento General de Bienes del Sector
Público. (Acuerdo No 00918). San Francisco de Quito, Pichincha, Ecuador: R.O. 378 .
ESTADO, C. G. (5 de Septiembre de 1996). MANUAL GEN ERAL DE
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL S ECTOR
PÚBLICO. Acuerdo N 012 CG. San Francisco de Quito, Pichincha, Ecuador.
Estatutos y Reglamentos del Colegio Nacional “César Antonio Mosquera”.
GRUPO SANTANDER. (22 de AGOSTO de 2009). Recuperado el 04 de ENERO de
2013, de http://www.gruposantander.es/ieb/glosario/glosarioindex.htm
HUMBERTO, S. (2009). Gerencia Estratégica. México: Limusa .
JEAN, S. (2011). Gerencia y Planeación Estratégica. Santa Fe Colombia: 29eve ED .
JIMÉNEZ, J. M. (2008). En CONTABILIDAD FINANCIERA (págs. 68 - 69).
Prentice – Hall.
LEY ORGÁNICA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y CONTROL.- Decreto
Supremo No 1429, Registro Oficial.- No. 280, 8-III-2001 Quito.
MANUAL LEGAL DE CONTADOR.- Ediciones legales.- 2002.- Quito.
NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD NEC. (2003). NORMAS
ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD NEC. Quito: Corporación de Estudios y
Publicaciones.
NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD NEC.- Corporación de Estudios
y Publicaciones.- 2003.- Quito.
NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD NIC.- Editorial HBJ.- 1994.-
USA.
RENDÓN, F. (2010). Principios de Administración. Quito: Corporación Editora
Nacional.
WHEELEN, D. H. (2007). Administración Estratégica y Política de Negocios. Madrid:
Pearson
ANEXOS .
ANEXO 1
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“U N I A N D E S”
FACULTAD DE SISTEM AS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TEMA:
Sistema de Control Interno de Activos Fijos para Mejorar la Gestión
Financiera en el Colegio “Cesar Antonio Mosquera” de la parroquia de
Julio Andrade, Provincia del Carchi.
Autora: Ana Cristina Ordóñez Benavides
Tutor: Ing. Javier Lucero
Tulcán-Ecuador
2013
TEMA: SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE ACTIVOS FIJOS PARA
MEJORAR LA GESTIÓN FINANCIERA EN EL COLEGIO “CESAR ANTONIO
MOSQUERA” DE LA PARROQUIA DE JULIO ANDRADE, PROVINCIA DEL
CARCHI.
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
El colegio fiscal “Cesar Antonio Mosquera” de la parroquia Julio Andrade, es una
institución educativa competente en la formación de estudiantes que progresan para un
mejor futuro, inspirado en los más grandes aportes pedagógicos que ha brindado a la
sociedad, fue fundado en el año 1969 por el Patrono Monseñor Cesar Antonio Mosquera.
El establecim iento educativo cuenta con un personal c omprometido con su profesión y
deseosos de compartir sus conocimientos con los y las estudiantes, con una infraestructura
especial para completar el servicio pedagógico con aulas equipadas con tecnología y
material didáctico especializados.
Los organismos que controlan a los establecimientos educativos son la Dirección de
Educación y la Contraloría General del Estado se encarga de supervisar y controlar los
rubros del presupuesto que se otorga para compras de activos fijos, pago a los docentes,
entre otras.
Para el presente trabajo investigativo es necesario revisar estudios realizados anteriormente
que se encuentren relacionados con el problema, con el propósito de buscar un aporte del
mismo, por lo que se ha solicitado en el CDIC de Universidad Regiona l Autónoma de los
Andes UNIANDES extensión Tulcán un informe respecto al tema en estudio, en el cual
lamentablemente se ha podido determinar que no existe estudio alguno con relación al
problema científico planteado, en efecto, se ha procedido a empezar co n la investigación
utilizando los métodos, técnicas e instrumentos del método científico que se consideran
pertinentes para este tipo de investigaciones.
De igual manera dentro del grupo de activos fijos se ubican ciertos bienes, que por su
naturaleza no deberían constar en este grupo sino, más bien de consumo interno y control.
2. SITUACIÓN PROBLEMÁTICA
La educación se constituye en el motor dinamizador y pilar fundamental en el desarrollo de
un País, por lo que cuando existe problemas en este tipo de instituciones, se retrasa de
manera considerable el proceso de crecimiento y mejoramiento de una sociedad. El
panorama de la educación en el Ecuador está caracterizado entre varios factores con una
visión de futuro, en la cual plantea el reto de transformar la educación en un escenario de
aprendizaje significativo mediante la formación integral de niños y jóvenes, cumpliendo
con las leyes y reglamentos definidos por el Ministerio de Educación y Cultura.
El sistema de control interno, comprende una administración eficaz de los activos fijos por
parte de la Colecturía del Colegio fiscal “Cesar Antonio Mosquera”, en el corto plazo a
través de procesos interrelacionados con los funcionarios responsables del manejo, uso,
mantenimiento y custodia; mismo que si no se encuentra diseñado e im plementado
eficientemente provoca un rápido deterioro de su vida útil y por ende ineficiencia en las
actividades académicas, administrativas y financieras de la institución.
De igual manera la falta de métodos y procedimientos no tradicionales no permiten
salvaguardar la integridad de los activos fijos institucionales, como consecuencia de esto es
la pérdida, danos contantes de los mismos, perjudicando económicamente a la institución
ya que no existen documentos y personas que respondan por lo antes mencionado.
La ausencia de un sistema de control interno con políticas claras y definidas sobre la
administración, control, custodia y uso de activos fijos del colegio fiscal “Cesar Antonio
Mosquera” ocasiona un manejo inadecuado, uso irrac ional, desperdicio y pérdidas.
El inadecuado sistema de control interno de los activos fijos que adopta este colegio no
permite establecer responsabilidades por los daños y pérdidas causadas permanentemente,
por lo que se produce problemas de carácter administrativo, contable y financiero,
afectando considerablemente la gestión de quienes están al frente de dicha institución.
3. PROBLEMA CIENTÍFICO
¿Cómo incide el control interno de activos fijos en la gestión financiera del Colegio Fiscal
“Cesar Antonio Mosquera de la parroquia Julio Andrade, provincia del Carchi?.
4. OBJETO DE INVESTIGACIÓN Y CAMPO DE ACCIÓN
Objeto de estudio
Administración Financiera
Campo de acción
Sistema de control de interno de activos fijos
5. IDENTIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE INVESTIGACIÓN
Administración Financiera y Responsabilidad social
6. OBJETIVOS
6.1. General
Diseñar un Sistema de Control Interno de activos fijos para el mejoramiento de la gestión
financiera en el Colegio Fiscal “Cesar Antonio Mosquera” de la parroquia de Julio
Andrade, provincia del Carchi.
6.2.Específicos
Fundamentar científicamente el sistema de control interno de activos fijos en la
gestión financiera.
Caracterizar la incidencia actual del control de activos fijos en la gestión financiera
del Colegio Fiscal “Cesar Antonio Mosquera”.
Establecer los componentes del sistema de control interno de activos fijos en el
Colegio Fiscal “Cesar Antonio Mosquera”.
Validar la propuesta vía expertos.
7. IDEA A DEFENDER
El Sistema de control interno de activos fijos fundamentado e n procedimientos
metodológicos, permitirá conocer de manera cuantitativa y cualitativa el estado y la calidad
de los bienes del Colegio F iscal “César Antonio Mosquera”, identificar las variaciones y
sus causas, y diseñar los planes correctivos para mejorar su gestión financiera.
8. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
VARIABLE INDEPENDIENTE:
Sistema de Control Interno de Activos Fijos
VARIABLE DEPENDIENTE:
Gestión Financiera
9. METODOLOGÍA INVESTIGATIVA A EMPLEAR
En esta sección se describe a grandes rasgos la metodología que se seguirá para desarrollar
de forma integral la tesis y tener como resultado un sistema de control interno de los
activos fijos. Esta metodología se descompone de la siguiente manera:
a) MODALIDAD DE INVESTIGACIÓN
En la presente investigación se aplica la modalidad cuali-cuantitativa ya que se realiza una
caracterización de los procesos actuales en cuanto al control de activos fijos y de la misma
manera se expone información estadística para concluir en un diagnóstico inicial, a partir
del cual se propone los procedimientos del sistema de control interno de los activos fijos.
b) TIPOS DE DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
Para el caso de modalidad cuanti tativa:
Diseño transversal
Para caracterizar la situación actual del sistema de control interno de activos fijos, y su
incidencia en la efectividad de la gestión financiera
Para el caso de modalidad cualitativo:
Investigación –Acción
Para aportar información que guíe la toma de decisiones financieras, por medio de la
práctica diaria en la que se desenvuelve el fenómeno de estudio.
ALCANCE DE LA INVESTIGACIÓN
De igual manera la investigación se caracteriza por su alcance:
Descriptiva
Permite analizar cómo es y cómo se manifiesta el fenómeno de estudio
Correlacional
Pretende relacionar las variables de estudio, sistema de control interno de activos fijos y
su incidencia en la gestión financiera.
c) MÉTODOS TÉCNICAS E INSTRUMENTOS
El proceso investigativo integra los métodos, técnicas e instrumentos pertinentes para
obtener los resultados requeridos:
MÉTODOS EMPÍRICOS
En el presente proyecto se aplican:
Observación científica
Se recopila información para que sea interpretada y analizada, en virtud de diagnosticar la
situación actual del problema detectado.
Recolección de información
Se obtiene información relevante mediante la aplicación de encuestas, entrevistas y estados
financieros de la institución que sirven de sustento para la investigación realizada.
Validación por la vía de expertos
Se presenta dicho proyecto a los técnicos o entendidos de la materia para que evalúen el
contenido del mismo.
MÉTODOS TEÓRICOS
En dicho proyecto se aplica:
Histórico- lógico
Se estudia la trayectoria financiera de la Institución mediante la obtención de los estados y
procesos financieros históricos, realizando una lógica en la investigación de dichos
información, determinando causas y efectos del negocio.
Analítico- sintético
Porque se examina cada uno de los fenómenos por separado mediante el análisis de los
estados financieros, al igual que los procedim ientos seguidos en la gestión financiera para
luego sintetizar los mismos comparando los elementos que tienen lógica entre sí.
Inductivo- deductivo
Porque ambas son formas de inferencia, lo inductivo se parte de lo particular a lo general y
el deductivo que nos lleva de lo general a lo particular, aplicando este método en la
situación problemática, en el esquema de contenidos, en el análisis e interpretación de la
información recopilada, conclusiones y recomendaciones, basándose en las v ariables
(dependiente- independiente) del presente proyecto.
Enfoque sistémico
Es la secuela de toda la información recopilada durante el proceso de estudio, realizando
los respectivos pasos, fases, aplicando métodos para obtener como resultado final la
determinación de procedim ientos de control interno de activos fijos que aporten a la
solución al tema planteado.
TÉCNICAS
Las técnicas utilizadas en el presente proyectos:
Encuesta
Entrevista
Observación Científica
INSTRUMENTOS
Los instrumentos utilizados en las técnicas del proyecto:
Cuestionario
Guía de entrevistas
10. DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA DE LA TESIS. ESQUEMA DE
CONTENIDOS
1. Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) sobre activos fijos
1.1.Norma Ecuatoriana de Contabilidad (NEC) 12 “Propiedad, planta y equipos”.
1.2.Activos Fijos
1.2.1. Concepto
1.2.2. Clasificación
1.2.2.1.Inversiones en bienes de larga duración
1.2.2.2.Bienes de Administración
1.2.2.3.Alcance
1.2.2.4.Aspectos generales
1.2.2.5.Valorización
1.2.2.6.Erogaciones capitalizables
2. Gestión de activos fijos
2.1.1. Control Interno
2.1.2. Bases Conceptuales y Niveles de Responsabilidad
2.1.2.1. Registro
2.1.2.2. Niveles de Responsabilidad en la Administración, Custodia y Control de
Los Activos Fijos
2.1.2.3.Responsabilidad de la Administración
2.1.2.4. Responsabilidad en el Registro y Control Contable de los Bienes
2.1.2.5. Responsabilidad en control Físico de los bienes
2.1.2.6.Responsabilidad en el Uso y Conservación de los Bienes
2.1.3. Plan de cuentas codificadas e identificación de activos fijos
2.1.4. Procedimiento general para el ingreso y egreso de activos
2.1.5. Inventario y Connotaciones de Bienes Muebles
2.1.6. Entrega y Recepción de Bienes Muebles
2.1.7. Mantenimiento y Reparación, Control de Medidas de Activos Fijos
2.2.Control Interno de Activos fijos
2.2.1. Control en el proceso de Adquisición
2.2.2. Control en el proceso de Constataciones físicas
2.2.3. Control del proceso de Traslado, Mantenim iento y Reparación
2.2.4. Control en el proceso de bajas
2.3.Valoración de Activos Fijos según la Norma Internacional de Contabilidad N`16
2.3.1. Modelo del Costo
2.3.2. Modelo del valor razonable
2.3.3. Depreciación
2.3.4. Método de depreciación
3. Normativa del Sistema de Gestión Financiera
3.1. Principios Generales
3.1.1. Entes Financieros
3.2. Modelo de Gestión Financiera
3.3. Unidad de Administración Financiera UDAF
3.4. Unidad Coordinadora UC
3.5. Unidad Ejecutora UE
3.6. Período de Gestión
3.7. Consistencia
3.8. Exposición de Información
3.9. Observancia del ordenamiento legal
3.10. Obligatoriedad del sistema de administración financiera “SAFI”.
4. Depreciación de bienes de larga duración
4.1. Alcance
4.2. Vida útil
4.3. Valor residual
4.4. Método de cálculo
4.5. Contabilización
11. APORTE TEÓRICO, SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA Y NOVEDAD
Aporte Teórico. se fundamenta en el tratamiento y la construcción de un marco teórico
referencial basados en la re conceptualización de algunos postulados y conocimientos
universales acerca del sistema de control interno de activos fijos, así como la
adaptación creativa de aportes anteriores a las condiciones de los procedimientos
concebidos y validados en la investigación.
Aplicación Práctica. su valor práctico se refiere a la mejoría gradual experimentada en
los casos de estudio y por consiguiente, sobre la base de principios y procedimiento
que facilitan el uso, resguardo y mantenimiento de los activos fijos, lo que conlleva a
mejorar las decisiones en la gestión financiera.
Novedad. Actualmente el Colegio Fiscal “Cesar Antonio Mosquera” no cuenta con un
Sistema de Control de Activos Fijos, ya que todos estos procesos se realizan de forma
ocasional. Los organismos competentes a realizar control lo realizan de forma externa
para dar informe general del manejo de recursos que se otorga al colegio, de este modo
se pone de manifiesto el logro de la participación de los implicados en el proceso de
control de manera activa, con el consiguiente incremento en la preparación, la
motivación y el comprom iso en la solución de problemas y del poder de decidir y
actuar de los miembros de la organización.
12. BIBLIOGRAFÍA
ARENAS TORRES, Pablo (2008) Introducción a la Auditoría Financiera
BERNAL CESAR Augusto (2009) metodología de la investigación
BOLAÑOS, Gastón, (2007) Contabilidad General.
CEDEÑO GUTIÉRREZ, Álvaro. (2008) Administración Financiera del sector Público.
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO. (2010) Ley Órganos de Administración
Financiera y Control.
LEONARD Williams P. (2011) Auditoria y Contabilidad.. 10º ed. EKROS EDITORES.
Barcelona
MANTILLA ,Samuel (2009) Auditoría de Control Interno
MUÑOZ JIMÉNEZ, José (2008) Contabilidad Financiera
OTERO REGUERA, Andrés (2008) Nuevo Plan General de Contabilidad.
RODRÍGUEZ VALENCIA, Joaquín (2010) Auditoría Administrativa
SOTOMAYO, Alfonso (2008) Auditoría Adm inistrativa. p. 14 RETRIBUY
EDICIONES, Lima.
UNIANDES, (2012), Manual de Investigación de asesoría de trabajos de Grado, para
las Carreras de Pregrado, Ambato, Ecuador.
WHITTNGTON, O. Ray (2008) Principios de Auditoría
ZAPATA, Sánchez Pedro, (2009), Contabilidad General., Octava Edición
ANEXO 2
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
Dirección: Santa rosa de Taques
Teléfono: 2988-617 /2962 -333
www.uniandesonline.edu.e c
OBJETIVO:
Analizar la situación actual del control interno de activos fijos en el Colegio Nacional “César Antonio
Mosquera”.
Su colaboración es muy importante para la investigación sobre el control interno de activos fijos en la
Institución, por lo que solicitamos conteste el presente cuestionario con la sinceridad del caso la misma
que dará el éxito a este trabajo investigativo
INDICACIONES: Marque con una X donde usted considere pertinente .
CUESTIONARIO
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN
1. ¿Conoce usted si el colegio cuenta con un
sistema de control interno para la
administración eficaz de los activos fijos?
SI ( ) NO ( )
3. ¿Tiene conocimiento usted cual es el
procedimiento a seguir en caso de que se extravíe
algún bien a su cargo?
SI ( ) NO ( )
5. ¿Conoce la ubicación física de todos los bienes
que están bajo su responsabilidad?
SI ( ) NO ( )
7. ¿Cuenta con la seguridad necesaria, para
evitar pérdidas y robos de los bienes?
SI ( ) NO ( )
9. ¿Se realiza constataciones físicas periódicas
de los bienes del colegio?
SI ( ) NO ( )
2. ¿Los activos fijos que actualmente están a su
cargo fueron entregados mediante acta entrega
recepción?
SI ( ) NO ( )
4. ¿Los bienes que se encuentran registrados
a su cargo, son los que están bajo su
custodia actualmente?
SI ( ) NO ( )
6. ¿Existen actividades de mantenimiento
permanente a los bienes que se encuentran
bajo su cargo?
SI ( ) NO ( )
8. ¿Existe un inventario detallado y valorado
de los activos fijos del colegio?
1.
SI ( ) NO ( )
2.
10. ¿Considera usted que el sistema de control
interno de los activos fijos permitirá la
administración eficaz de los bienes que le
son pertenecientes de Colegio?
SI ( ) NO ( )
11.
ANEXO 3
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
Dirección: Santa rosa de Taques
Teléfono: 2988-617 /2962 -333
www.uniandesonline.edu.e c
OBJETIVO:
Analizar la situación actual del control interno de activos fijos en el Colegio Nacional “César Antonio
Mosquera”.
Su colaboración es muy importante para la investigación sobre el control interno de activos fijos en la
Institución, por lo que solicitamos conteste la presente Guía de entrevista con la sinceridad del caso la
misma que dará el éxito a este trabajo investigativo.
GUÍA DE ENTREVISTA
PREGUNTAS RESPUESTAS
1. ¿El colegio cuenta con un sistema de
control interno para la administración
eficaz de los activos fijos?
2. ¿Quién o quiénes realizan la constatación
física de los activos fijos en el colegio?
3. ¿Los activos fijos entregados a los
docentes se lo hace a través de acta
entrega – recepción?
4. ¿El colegio cuenta con las seguridades
necesarias para evitar riesgos y siniestros
de los activos fijos?
5. ¿Cree usted que la implementación de un
sistema de control interno permitirá
mejorar la administración de los activos
fijos en el establecimiento?
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN…
GUÍA DE ENTREVISTA
PREGUNTAS RESPUESTAS
1. ¿El colegio cuenta con un sistema de
control interno para la administración
eficaz de los activos fijos?
No. Los activos son
administrados por colecturía de
acuerdo a un Manual General de
control de activos fijos del sector
público.
2. ¿Quién o quiénes realizan la constatación
física de los activos fijos en el colegio?
Las autoridades del colegio,
particularmente el rector.
Siempre en compañía de la
señora colectora y el señor
conserje.
3. ¿Los activos fijos entregados a los docentes
se lo hace a través de acta entrega –
recepción?
No. Las salas de clase están
codificadas y se asigna a cada
profesor de manera verbal y
queda su custodia.
4. ¿El colegio cuenta con las seguridades
necesarias para evitar riesgos y siniestros
de los activos fijos?
Sí. Las puertas tienen cerraduras
y candados y las ventanas
protectores, pero están sujetas a
vulneración por terceras
personas, de manera especial en
la noche, en las cuales ya se han
presentado robos y pérdidas de
bienes del plantel.
5. ¿Cree usted que la implementación de un
sistema de control interno permitirá
mejorar la administración de los activos
fijos en el establecimiento?
Sí, esto permitirá involucrar a la
planta docente y administrativa
en el cuidado y mantenim iento de
los activos.
Elaborado por: Cristina Ordóñez
Fuente: Investigación de Campo
ANEXO 4
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
Tulcán, 26 de Febrero del 2013
De mis consideraciones:
Reciba un cordial y atento saludo. El motivo del presente, es para solicitarle de la manera
más comedida su valiosa opinión sobre la propuesta del diseño de un sistema de control
interno de activos fijos para el mejoramiento de la gestión financiera en el colegio “César
Antonio Mosquera” de la Parroquia de Julio Andrade, provincia del Carchi.
Por su gentil atención a la presente, anticipo mis sinceros agradecimientos.
Atentamente,
Ana Cristina Ordoñez
ANEXO 5
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
Ficha de Validación
A las personas seleccionadas se les considera expertos en el área contable
I. Datos Informativos:
1. Nº de Cédula: ……………………………
2. Nombres y Apellidos: ………………………………………………………..
3. Título de Mayor Jerarquía: …………………………………………………..
4. Cargo Actual: …………………………………………………………….......
5. Institución que Labora: ………………………………………………………
6. Años de Servicio: ……………………
7. Experiencia: ………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………..
II. Objetivo:
Validar el diseño de un sistema de control interno de activos fijos para el mejoramiento de
la gestión financiera en el colegio “César Antonio Mosquera” de la Parroquia de Julio
Andrade, provincia del Carchi.
III. Orientaciones:
Marque con una X en la tabla en el casillero que usted estime conveniente, tomando
en cuenta la siguiente escala valorativa:
5: Excelente
4: Muy Bueno.
3: Bueno.
2: Regular.
1: Malo.
IV. Tabla para Registrar los Valores de la Validación de la Propuesta:
Nº Indicador de Calidad 5 4 3 2 1
1 Rigor Científico.
2 Estructura Metodológica.
3 Organización de procesos.
4 Viabilidad para la Aplicación Práctica.
5 Oportuno.
Por favor, indique otro aspecto que usted considere interesante de la propuesta:
………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………
Firma del Validador
ANEXO 6
CARTA DE APROBACIÒN DEL PERFIL DE TESIS
ANEXO 7
CARTA DE ACEPTACIÒN DEL COLEGIO “CESAR ANTONIO MOSQUERA”
ANEXO 8
PRESUPUESTO DE TESIS
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
PRESUPUESTO DE LA INVESTIGACION DEL TRABAJO DE TESIS
PRESUPUESTO
TALENTO HUMANO 1500,00
RECURSOS TEGNOLÓGICOS 270,00
Equipo de computo 200,00
Internet 60,00
Impresora 10,00
RECURSOS MATERIALES 8,00
Esferos 1,00
Hojas de Papel bon 6,00
CD'S 1,00
RECURSOS ECONÓMICOS 1490,75
56,75
Impresiones
Encuestas 0,50
Entrevistas 0,25
Borrador de tesis 30,00
Tesis Final 8,00
Copias
Encuestas 2,00
Entrevista 1,00
Borrador de tesis 15,00
VARIOS 155,00
Anillados 3,00
Movilización 80,00
Solicitud de entrega de tesis 2,00
Empastado de tesis 70,00
Derecho de Grado 1279,00
TOTAL 3268,75