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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
PROGRAMA DE MAESTRÍA EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN
GERENCIAL
ARTÍCULO CIENTÍFICO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL GRADO
ACADEMICO DE MAGISTER EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN
GERENCIAL
TEMA:
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y SU INCIDENCIA EN EL PROCESO DE
ADQUISICIONES EN EL GAD PROVINCIAL DE MORONA SANTIAGO
AUTORA: ING. RIVADENEIRA GUALLO MARÍA GERMANIA
TUTORES: DR. ROMERO FERNÁNDEZ ARIEL JOSÉ, PHD
ING. FERNÁNDEZ VILLACRES GUSTAVO EDUARDO, Ph.D
AMBATO-ECUADOR
2020
APROBACIÓN DE LOS TUTORES DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
CERTIFICACIÓN:
Quien suscribe, legalmente CERTIFICÓ QUE: El presente Trabajo de Titulación
realizado por la Ing. María Germania Rivadeneira Guallo estudiante del programa de
Maestría en Sistemas de Información Gerencial, Facultad de Sistemas Mercantiles, con
el tema Sistemas de Información y su Incidencia en el proceso de adquisiciones en el
GAD Provincial de Morona Santiago, ha sido prolijamente revisado, y cumple con todos
los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional
Autónoma de Los Andes -UNIANDES-, por lo que aprobamos su presentación.
Ambato, diciembre del 2019
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
Yo, Ing. María Germania Rivadeneira Guallo, del programa de Maestría en Sistemas de
Información Gerencial, Facultad de Sistemas Mercantiles declaro que todos los resultados
obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del Grado
Académico de Magister en Sistemas de Información Gerencial, son absolutamente
originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que son de mi exclusiva
responsabilidad.
Ambato, diciembre del 2019
DERECHOS DE LA AUTORA
Yo, Ing. María Germania Rivadeneira Guallo, declaro que conozco y acepto la
disposición constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional
Autónoma de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de
la UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones,
trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultaría que se realicen en la
Universidad o por cuenta de ella;
Ambato, enero del 2020
DEDICATORIA
El presente trabajo está dedicado
con todo el amor del mundo
para mis padres María y Germán;
para Francisco y Abimael,
quienes han sido, son y serán;
el pilar fundamental de mi vida;
y aunque muchas veces los he descuidado,
todo ha sido por la superación personal y familiar.
A mi hermano Jorge, mi cuñada Mercy
y a mis sobrinos: Jhoelyn, Jorguito,
Jhamilepht y Meredith; que han estado
siempre conmigo y en todo momento
me han transmitido palabras
que me han motivado para no rendirme
y culminar con una meta más de mi vida.
Gracias por depositar esa confianza en su:
hija, enamorada, mamá, hermana, cuñada y tía.
Es por ellos lo que hoy en día soy,
Los amo con todo mi ser y corazón.
María Germania Rivadeneira Guallo
INDICE GENERAL
APROBACIÓN DE LOS TUTORES DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
DERECHOS DEL AUTOR
DEDICATORIA
INDICE GENERAL
RESUMEN
ABSTRACT
Tema .................................................................................................................. 1
Línea de Investigación ....................................................................................... 1
INTRODUCCIÓN ............................................................................................... 1
Población ........................................................................................................ 8
Muestra ........................................................................................................... 8
Métodos .......................................................................................................... 8
RESULTADOS ................................................................................................... 9
PROPUESTA ................................................................................................... 13
DISCUSIÓN ..................................................................................................... 17
CONCLUSIONES ............................................................................................ 18
RECOMENDACIONES .................................................................................... 18
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
RESUMEN
El propósito del artículo es analizar la importancia de los Sistemas de
Información, en los diferentes procesos que se realizan en el Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial de Morona Santiago en el Área de Tecnología e
Información (TICs). Para tal fin, se estudia los Sistemas de Información y su
importancia en la Planificación Estratégica de los GAD’s Provinciales. Se
examina la teoría de procesos de adquisición de los bienes en el sector público;
se diagnostica si existe la presencia de Sistemas de Información dentro del GAD
Provincial en los diferentes procesos para la toma de decisiones, además que
métodos se aplica para la compra de bienes o servicios institucionales. Se
determina la relevancia comparativa en los sistemas de información gerencial
como una herramienta en los procesos de adquisiciones que se realizan en el
GAD Provincial de Morona Santiago. Y así lograr innovar los procesos de la
institución en términos de eficacia, eficiencia y efectividad; y dotar a los
ciudadanos de servicios que mejoren su calidad de vida, objetivo que se desea
alcanzar como estado ecuatoriano dentro de la administración pública y que
serviría de referente para los demás Gobiernos Autónomos Descentralizados del
Ecuador.
Palabras clave: Sistemas de Información, Gerencia, Procesos, Tecnologías de
la Información y Comunicación.
ABSTRACT
The purpose of the article is to analyse the importance of Information Systems,
in the different processes that are carried out in the Autonomous Decentralized
Provincial Government of Morona Santiago in the Area of Technology and
Information (TICS). For this purpose, the Information Systems and their
importance in the Strategic Planning of the Provincial ADG’s are studied. The
theory of processes of acquisition of goods in the public sector is examined; it is
diagnosed if there is the presence of Information Systems within the Provincial
ADG in the different processes for decision making, in addition to which methods
are applied for the purchase of institutional goods or services. The comparative
relevance in management information systems is determined as a tool in the
procurement processes carried out in the Provincial ADG of Morona Santiago.
Thus, achieve innovate the processes of the institution in terms of effectiveness,
efficiency and effectiveness; and provide citizens with services that improve their
quality of life, an objective that is desired as an Ecuadorian state within the public
administration and that would serve as a reference for the other Decentralized
Autonomous Governments of Ecuador.
Keywords: Information Systems, Management, Processes, Information and
Communication Technologies.
1
Tema
Sistemas de Información y su incidencia en el proceso de adquisiciones en el
GAD Provincial de Morona Santiago.
Línea de Investigación
Tecnologías de la Información y la Comunicación
INTRODUCCIÓN
Las condiciones actuales en la toma de decisiones y los acelerados cambios
tecnológicos que acontecen en la actualidad, se encuentran inmersos en los
Sistemas de Información Gerencial, debido a que son una herramienta de vital
apoyo ya que integran datos antiguos y nuevos para proporcionar
actualizaciones de información, identificar tendencias y estadísticas, permite a
los gerentes o gestores anticipar respuestas ante distintos escenarios, apoyo a
las funciones gerenciales de planeación, organización, dirección y control, para
responder a cambios en los enfoques de la manera de hacer gestión directiva
con mayor velocidad de interacción y uso de espacios virtuales(Salinas &
Gómez, 2018); para tener un enfoque integrado y prospectivo, propuesto para
las instituciones públicas y así generar un crecimiento institucional.
Lo primordial es destacar la importancia de los Sistemas de Información
Gerencial en la optimización de los procesos de adquisición; debido a que en el
mundo empresarial la gestión de las adquisiciones, es de suma importancia
íntegro a su contribución en la reducción de los costos, pues con ello se mejora
la eficiencia de las operaciones por esta razón ésta ha pasado de ser una
actividad meramente administrativa a un elemento clave para mantener y
mejorar la posición competitiva(Prieto & Radillo, 2015). Además, cada día se
hacen indispensables para la planificación, la toma de decisiones y el control de
una institución, debido a la rapidez y fidelidad con que la autoridad recibe la
información, sobre lo que está funcionando bien o lo que está funcionando mal,
lo que determinará en gran medida, la eficacia y eficiencia que tendrán los
procesos dentro de la institución.
2
La incorporación de los Sistemas de Información Gerencial en una organización
involucra una superioridad, la misma que permitirá mejorar el manejo, buscando
incorporar métodos innovadores en el desarrollo de actividades y procesos; vigila
y controla las operaciones día a día para asignar eficazmente los
recursos(Tecnura, 2015), para maximizar beneficios en las instituciones; en este
contexto surge la necesidad de flexibilizar la institución ante los cambios del
entorno. SIG conforman un conjunto de métodos de gestión de la información,
comúnmente vinculados a la automatización de los procesos que facilitan la toma
de decisiones(Ramírez & Vega, 2015).
Un Sistema de Información Gerencial (SIG) es un conjunto de componentes
interrelacionados que procesan una base de datos actualizada y un sistema de
análisis y evaluación para proporcionar, a los actores del proceso de
investigación (investigadores y gerentes) y sus clientes, información oportuna
sobre insumos, actividades y resultados para apoyar la toma de decisiones
apropiadas(Quispe, Padilla, Telot, & Nogueira, 2018).
Los Sistemas de Información Gerencial dentro de una institución pública
permitirán tener ventajas competitivas en las organizaciones(Rotundo, 2015) y
así se podrá agilitar y tener las gestiones correctas para las adquisiciones dentro
del GAD Provincial de Morona Santiago, y permitirá de la manera más objetiva
evaluar los tiempos y procesos que se desarrollan para el cumplimiento eficiente
y eficaz, prestando un excelente servicio a la ciudadanía, para un apropiado
crecimiento tecnológico en el GAD de la Provincia de Morona Santiago.
Los Sistemas de Información, son concebidos en organizaciones del sector
industrial, comercial, de servicios, públicas, privadas o sociales, grandes,
pequeñas o medianas, con o sin fines de lucro, una poderosa herramienta para
apoyar los procesos desarrollados en cualquier nivel de la organización. Se
consideran instrumentos necesarios que contribuyen en el procesamiento de
datos para generar información de utilidad para la toma de decisiones
gerenciales, así como para respaldar cada una de las operaciones desarrolladas
en las organizaciones(Vargas, Rengifo, Guizado, & Sanchéz, 2019).
Sin lugar a duda, los SI son una herramienta tecnológica vital para cualquier
institución en estos tiempos de globalización, donde la administración eficiente
3
de datos e información traerán la ventaja competitiva empresarial. Ayudan a
estrechar las brechas geográficas, permitiendo a los empleados ser más
eficientes, lo cual se refleja en una mejora de los procesos, de la gestión, y del
manejo de la información, dando como resultado un impacto positivo en la
productividad y competitividad de las empresas(Abrego, Sánchez & Medina,
2017).
A través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los
procesos operativos y suministran una plataforma de información necesaria para
la toma de decisiones; los actores empresariales que toman decisiones han
comenzado a comprender que la información no es sólo un subproducto de la
conducción empresarial, sino que alimenta a los negocios y puede ser uno de
los tantos factores críticos para la determinación del éxito o fracaso de
éstos(Arévalo José, Bayona Ramón, 2015).
En las organizaciones se pueden identificar de acuerdo a los niveles de decisión
de una organización sistemas de información a nivel estratégico (ESS), a nivel
administrativo (DSS, MIS) y los de nivel operativo (TPS). Estos sistemas no solo
aseguran un flujo continuo de información y datos significativos para tomar
decisiones, sino que facilitan en muchas ocasiones los procesos de búsqueda,
organización, recuperación y análisis de los mismos, generando que se pueda
disponer en forma y tiempo de la información relevante con características y
cualidades que garanticen la confiabilidad de la información(Guardia, 2015).
En la actualidad, una compañía no puede tener éxito sin la incorporación, en su
estrategia, de las tecnologías deslumbrantes que existen y que siguen
evolucionando. Los avances tecnológicos crean nuevos productos, evolucionan
las técnicas de producción y mejoran las formas de administrar y comunicar( Ero,
Giovanni A, Mayela, & Capobianco M., 2018).
Las Tecnologías de Información y Comunicación son consideradas como
componentes interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y
distribuyen la información para apoyar la toma de decisiones, el control, análisis
y visión institucional(Quispe, Padilla, Telot, & Nogueira, 2017), constituyen un
medio necesario para el desarrollo continuo de la sociedad(Peña, González, &
Nuñez, 2015), se han convertido en uno de los agentes más eficaces en relación
4
al favorecimiento de cambios y avances en la sociedad actual(Colás, de Pablos,
& Ballesta, 2018).
Las TICs conforman un elemento de soporte integrado al negocio empresarial,
cuyo objetivo principal es facilitar determinadas tareas como las administrativas,
procediendo a su automatización, acompañada de una consecuente reducción
de costes.
Para asegurar que las TIC apoyen el rendimiento de las organizaciones se deben
considerar los siguientes 8 pasos básicos:
Seleccionar los proyectos de TIC que tienen mayor importancia para la
empresa.
Enlazar los proyectos de TIC para generar sinergias en el logro de las
metas y objetivos organizacionales.
Desarrollar indicadores como instrumentos que faciliten la medición del
rendimiento de las TIC.
Establecer una línea base que permita comparar el aporte de las TIC al
rendimiento de la organización.
Recolectar información relacionada con el aporte de las TIC al
rendimiento empresarial.
Analizar la información recolectada.
Divulgar los resultados de TIC en la organización.
Integrar los resultados con la gestión de la organización(Gálvez, Riascos,
& Contreras, 2014).
El Estado Ecuatoriano da el derecho del acceso universal a las tecnologías de
información y comunicación, siendo este un factor determinante para el
crecimiento de la institución; debido a que ofrece grandes oportunidades para
innovar los procesos de una organización en términos de eficacia, eficiencia y
efectividad. A los diferentes niveles de la Administración Pública se impone un
adecuado uso y manejo de información para poder legitimar y desarrollar las
funciones de gobierno en su relación obligada con la ciudadanía (Rodríguez,
2016)
Para el Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información del
Ecuador, la importancia del uso y aprovechamiento de las TIC se evidencia en
5
el impacto sobre “los niveles de productividad de las empresas, además de
mejorar la productividad laboral. Pero los efectos de las TIC sobre el crecimiento
no simplemente están asociados directamente en la función de producción,
también hay que considerar los que ejercen a través de otras variables que
inciden directamente sobre el crecimiento económico de un país. Se puede
contemplar sus efectos sobre la inversión, el capital humano, el capital social, el
comercio y finalmente, sobre la innovación y emprendimiento”(Barragan &
Guevara, 2018).
En el Plan Nacional de Telecomunicaciones y Tecnologías de información en el
acuerdo ministerial 7, en el Registro Oficial Suplemento 783 de 24-jun.-2016,
dice: en la administración pública, la incorporación de TIC en los servicios al
ciudadano permite generar ahorros de eficiencia y dotar a los ciudadanos de
servicios que mejoran su calidad de vida al simplificar los trámites necesarios y
poder realizarlos desde su hogar o con menores traslados.
A nivel de institución pública se rige a través del Plan Nacional de Gobierno
Electrónico; es una aplicación TIC cuyo principal objetivo es aproximar el
gobierno al ciudadano, la empresa, el empleado y al mismo gobierno; con la
finalidad de informar, interactuar, innovar, integrar y realizar transacciones de
manera segura, oportuna y en tiempo real(Barragan & Guevara, 2018);
cumpliendo con uno de los principales intereses del Gobierno Ecuatoriano; y que
se encuentra vinculado a las estrategias del Plan Nacional del Buen Vivir, el que
permite lograr que las Tecnologías de la Información y Comunicaciones estén al
alcance de toda la sociedad de manera equitativa y tiene como propósito
asegurar el cumplimiento de los objetivos estratégicos y la información necesaria
para cumplir con dichos objetivos.
La planificación estratégica en las instituciones públicas es significativa debido a
que permite examinar los procesos de adquisición de los bienes en el sector
público, y así se diagnostica si se determina la relevancia y la presencia de
sistemas de información gerencial dentro de las misma; se debe desarrollar
estudios que profundicen en los factores para tener en cuenta a la hora de
diseñar, implantar y usar los sistemas de información para mejorar la institución.
6
A medida que las organizaciones empiezan a expandirse y desarrollarse
necesita del apoyo de una unidad independiente que controle, supervise
asesore, gestione los posibles riesgos de las actividades operativas y financiera
de la entidad, permitiéndoles de esa forma alcanzar de una manera satisfactoria
todas las metas establecidas por la entidad(Torres & Lamenta, 2015)
Dentro del GAD Provincial de Morona Santiago en el proceso de adquisición;
intervienen: personas, recursos tecnológicos, materiales, tiempo, infraestructura
física y demás; por lo que se ha visto la necesidad de brindar un servicio de
calidad tanto a la ciudadanía, proveedores y servidores públicos de la Provincia
de Morona Santiago y demás; para así determinar que el grado de satisfacción
sea favorable para la institución.
Por otra parte, el principal problema que enfrenta la autoridad de la institución es
percibir que existe retrasos en los pagos a proveedores, debido a que en el
proceso de adquisición de bienes existe demora, por lo que el GAD Provincial de
Morona Santiago tiene la necesidad de automatizar los procesos de adquisición
para ayudar a la gestión y toma de decisiones de la autoridad vinculado con sus
respectivas direcciones; un proceso de adquisición es la compra de un bien o
servicio para la institución; en el cual interviene la institución con sus respectivos
funcionarios públicos y el proveedor, para en el menor tiempo posible satisfacer
las necesidades de la institución, teniendo así a los usuarios satisfechos con el
proceso realizado.
Para efectuar las adquisiciones, las entidades u organismos del sector público
podrán emitir su correspondiente normativa interna y/o disposiciones
administrativas, de conformidad a sus requerimientos, considerando las
disposiciones legales que fueren aplicables y los parámetros ambientales para
la reducción del impacto ambiental. Las instituciones públicas, requieren de
sistemas de información que les permitan conocer con exactitud el estado de los
inventarios en cualquier momento, información vital para planificar(Peña & Silva,
2016).
La implementación de un sistema permitirá: optimizar, controlar y manejar
correctamente los procesos en cuanto a las adquisiciones en una institución
pública; facilitando el excelente manejo de los recursos públicos, mejorando la
7
gestión de la institución pública; tanto en la optimización, eficiencia y eficacia
para una buena toma de decisiones.
Por ello y por lo anteriormente mencionado, el presente estudio tiene como
objetivo analizar como los sistemas de información inciden en el proceso de
adquisiciones dentro del GAD Provincial de Morona Santiago.
Para lograr el objetivo general propuesto, se requiere la consecución de los
siguientes objetivos específicos:
1. Recopilar con fundamentos teóricos aspectos sobre sistemas de información
y procesos de adquisiciones.
2. Diagnosticar el proceso de adquisiciones que realiza actualmente el GAD
Provincial de Morona Santiago.
3. Evaluar las características de los Sistemas de Información utilizados en el
proceso de adquisiciones del GAD provincial de Morona Santiago.
MATERIALES Y MÉTODOS
Metodología
Según el enfoque la investigación será mixto, se utilizan los métodos cuantitativo
y cualitativo para lograr solucionar el problema de las incidencias que se
presentan en el GAD Provincial para la adquisición de bienes con la
implementación y utilización de los Sistemas de Información.
Según el objetivo la investigación será aplicada, porque permitirá diagnosticar la
confianza que proporciona el GAD Provincial de Morona Santiago con la
implementación adecuada de Sistemas de Información para los procesos de
adquisiciones que se generan en la institución.
Según el alcance la investigación es descriptiva debido a que detalla las
situaciones y problemas que se han generado por la falta de Sistemas de
Información en el GAD Provincial de Morona Santiago, ayudando en los
procesos de adquisiciones y con la implementación de estos ayudaría al nivel
gerencial, asesor y directivo a obtener resultados en un tiempo oportuno.
8
Población
El universo determinado en esta investigación serán servidores públicos
(personal administrativo), directores y jefes departamentales, que laboran en
GAD Provincial de Morona Santiago, y las autoridades quienes están
representadas por el Prefecto y Viceprefecta Provincial.
La población involucrada en la problemática se define a continuación:
Tabla No 1. Población
Función Número
Funcionarios y directores GADPMS 61
Autoridades GADPMS 2
Total 63
Fuente: Población del GAD Provincial de Morona Santiago
Elaborado por: María Rivadeneira (2019)
Muestra
Debido a que la población no sobrepasa de 100; la muestra será de un total 63
funcionarios públicos: entre autoridades, directores y funcionarios.
Métodos
A continuación, se detallan las técnicas para desarrollar la investigación:
Técnica de la Observación: Se utiliza un check list para tener
conocimiento de los aspectos a considerar y de esta manera determinar
los más relevantes e importantes.
Técnica de la Encuesta: Se Realiza encuestas a los servidores públicos
(funcionarios, directores) que labora en el GAD Provincial de Morona
Santiago, para determinar las incidencias que se generan en los procesos
por el uso de los Sistemas de Información.
Técnica de la entrevista: Se realiza una entrevista a las autoridades, para
conocer los problemas que atraviesa el GAD Provincial de Morona
Santiago en cuanto a los procesos de adquisiciones y como inciden los
Sistemas de Información.
9
RESULTADOS
Para el diagnóstico del tema se utilizó una encuesta, consta de 11 preguntas y
está dirigida a los 61 servidores públicos del GAD Provincial de Morona Santiago
en la que se incluye funcionarios y directores:
Tabla No 2. Análisis de la Información y porcentaje de resultados
Encuesta a los funcionarios y directores del GAD Provincial de Morona Santiago
1. ¿Cuál es su edad? De 18 a 30 años De 31 a 43 años De 44 en adelante Total
Respuesta 13 27 21 61
Porcentaje 21,3% 44,3% 34,4% 100%
Conclusión: Con la edad de los funcionarios concluimos que en la institución la mayor parte de funcionarios tiene entre 31 a 43 años.
2. ¿Con qué género se identifica? Masculino Femenino Otros Total
Respuesta 41 20 0 61
Porcentaje 67,2% 32,8% 0% 100%
Conclusión: Se puede concluir que el 67,2% de los funcionarios que laboran el GAD provincial son se sexo masculino.
3. ¿Cuál es su nivel de estudios? Bachiller Tercer Nivel Cuarto Nivel Total
Respuesta 11 36 14 61
Porcentaje 18% 59% 23% 100%
Conclusión: En la institución el 59% de funcionarios tienen tercer nivel en sus estudios.
4. ¿El nivel de manejo de las TIC es un requisito previo para la contratación de nuevos empleados?
Nunca Casi nunca
Algunas veces
Casi siempre
Siempre Total
Respuesta 7 11 23 19 10 61
Porcentaje 11,5% 18% 14% 31,1% 16,4% 100%
Conclusión: No siempre el manejo de las Tecnologías de información es un requisito previo para poder contratar al nuevo personal.
5. Las herramientas TIC facilitan el desarrollo de las actividades que usted realiza en la institución?
Nunca Casi nunca
Algunas veces
Casi siempre
Siempre Total
Respuesta 0 1 5 19 36 61
Porcentaje 0% 1,6% 8,2% 31,1% 59% 100%
Conclusión: El 36% de los funcionarios está convencido que las Herramientas tecnológicas facilitan la realización de las actividades que realizan en la institución.
6. Observa en la institución formalidad para planificar las acciones administrativas en donde se evidencia la articulación directivo – empleado.
Nunca Casi nunca
Algunas veces
Casi siempre
Siempre Total
Respuesta 5 7 29 12 8 61
Porcentaje 8,2% 11,5% 47,5% 19,7% 13,1% 100%
Análisis: Existe mucha complejidad a la hora de planificar las acciones administrativas dentro del GAD Provincial en los procesos de adquisiciones.
7. ¿Con que frecuencia utiliza los Sistemas de información en sus actividades institucionales?
Nunca Casi nunca
Algunas veces
Casi siempre
Siempre Total
Respuesta 1 6 16 15 23 61
Porcentaje 1,6% 9,8% 26,2% 24,6% 37,7% 100%
Conclusión: Solo 37,7% opina que utilizan los sistemas en las actividades que realizan, por lo que se concluye que existe desconocimiento de los sistemas de información en los funcionarios.
8. ¿Cómo funcionario cuenta con los recursos tecnológicos, para cumplir sus funciones encomendadas?
SI NO Total
Respuesta 53 8 61
Porcentaje 86,9% 13,1% 100%
Conclusión: Se concluye que no todos los funcionarios cuentan con los recursos tecnológicos, para cumplir de la mejor manera con sus funciones en los diferentes procesos.
9. ¿Ha realizado algún curso relacionado con el proceso de toma de decisiones? SI NO Total
Respuesta 19 42 61
Porcentaje 31,1% 68,9% 100%
Conclusión: El 68,9% de funcionarios del GAD provincial no tiene conocimiento para tomar decisiones en los procesos que realiza.
10. ¿El GAD Provincial de Morona Santiago utiliza tecnología en el proceso de toma de decisiones? Como: Microsoft Manager, SPP(Sistema de Seguimiento de Proyectos), etc.
SI NO Total
Respuesta 31 30 61
Porcentaje 50,8% 49,2% 100%
Conclusión: Existe un criterio muy dividido de parte de los funcionarios en sí utilizan los sistemas de información en la toma de decisiones, esto se debe a no existir capacitación y desconocimiento de los mismos.
11. ¿Utiliza algún tipo de Sistema de Información en las actividades que realiza en el GAD Provincial de Morona Santiago? Como: Quipux, Office, Olympo, etc,?
SI NO Total
Respuesta 61 0 61
Porcentaje 100% 0% 100%
Conclusión: El 100% de funcionarios está de acuerdo que si utilizan algún sistema de información para los procesos de adquisiciones del GAD Provincial.
Fuente: funcionarios y directores del GAD Provincial de Morona Santiago Elaborado por: María Rivadeneira (2019)
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Tabla No 3. Análisis de entrevistas a las autoridades del GAD Provincial de Morona Santiago.
Fuente: Autoridades del GAD Provincial de Morona Santiago
Elaborado por: María Rivadeneira (2019)
Preguntas
Prefecto VicePrefecta
¿Los procesos que actualmente maneja el GAD Provincial de Morona Santiago para adquisiciones se aplican correctamente?
Respuesta: Lamentablemente puedo decir que en la actualidad existe deficiencia en los procesos del GAD Provincial, debido al desconocimiento total o parcial de los sistemas de información.
Respuesta: No están bien aplicados los procesos de compra de bienes y servicios normalizado y no normalizados debido a que no cumplen las normas de control interno que debe aplicar la máxima autoridad, una resolución administrativa no puede estar por encima de la estructura orgánica de GADPMS ni tampoco fuera de la normativa jurídica que establece los mecanismos de control.
Idea Central: Deficiencia en los procesos. Idea Central: No cumplen las normas de control interno
Conclusión: No se encuentran aplicados bien los procesos de compra de bienes y servicios, para cumplir con las normas de control interno.
¿Los procesos dentro del GAD provincial de Morona Santiago actualmente permiten optimizar recursos?
Respuesta: Penosamente los procesos carecen de la optimización de recursos, lo cual ha producido demora, desconocimiento y falta de intereses por parte de los funcionarios en cumplir con tiempos y cronogramas previstos.
Respuesta: No se optimiza recursos, porque no existe control en los procesos de compra que ejecutan las diferentes direcciones
Idea Central: Optimización de recursos. Idea Central: Control en el proceso de compras.
Conclusión: Coinciden los dos entrevistados en que no existe la optimización de recursos para la ejecución de los procesos de compras en la institución.
¿Para la solicitud de productos o servicios que se desea obtener, se cuenta con datos reales?
Respuesta: Si se cuenta con los datos reales, los q permiten la adquisición de los bienes o servicios para la institución.
Respuesta: En su mayoría si cuentan con datos del bien a comprar reales pero los precios no están de acuerdo con el mercado o al índice de inflación y existe precios elevados.
Idea Central: Datos reales Idea Central: Precios elevados.
Conclusión: La institución cuenta con datos reales, pero los precios de los bienes o servicios que ofertan al GAD son elevados.
¿Con los sistemas de información que cuenta la institución se puede tomar decisiones?
Respuesta: Los sistemas de información con los que cuenta el GAD Provincial no se utilizan al 100%, por lo que en muchos casos la información no está integrada y evita la toma de decisiones.
Respuesta: Actualmente el GADPMS no cuenta con sistemas de información para la toma de decisiones, se recurre a históricos de otros procesos realizados o relacionados a la compra del bien o servicio hacer adquirido.
Idea Central: No integran información Idea Central: Se recure a costos históricos.
Conclusión: Se toma decisiones de acuerdo con los históricos de los procesos.
¿Usted ha capacitado a sus funcionarios?
Respuesta: Anualmente contamos con un presupuesto para capacitaciones, donde el funcionario coordina con su director el tema, horarios y lugar, pero muchas veces los empleados no se preocupan.
Respuesta: Si, al iniciar el año pocos son los funcionarios que me envían los cursos a los cuales desean asistir, el resto solicita con pocos días de anticipación, lo cual no permite una planificación adecuada, y en ocasiones han sido negados.
Idea Central: Presupuesto de Capacitación. Idea Central: Planificación de cursos.
Conclusión: Concuerdan los entrevistados que el GAD dispone de un Plan de Capacitación, mismo que en ocasiones no se cumple por falta de interés del empleado.
Entrevistado
11
Análisis de Correlación ANOVA
En un mundo globalizado en donde la tecnología y los sistemas de información
resultan imprescindibles para el desarrollo eficaz de las modernas
organizaciones, es impensable que dichas variables no guarden relación. Por lo
que esta investigación planteó la necesidad de establecer el “grado de
asociación entre dos variables dependientes una de otra”. (Pedroza, 2007 citado
por (Paredes Cabezas, 2013)).
Ante esta necesidad de demostrar una correlación con la ayuda del SPSS se
calculó el índice conocido como prueba “F” (F-test). O ANOVA. “La interpretación
de este índice estadístico es similar a la interpretación de la prueba-T para 2
grupos. (…) para lo cual el programa SPSS utiliza la información en las columnas
denominadas df, F y sig (o valor p). Para ser significativo, el índice F debe tener
un valor estadístico (…) menor de 0.05.”. (Castañeda, 2010 citado (Guapisaca,
2018)).
Tabla No 4. Modelo Estadístico Anova
ANOVA
Observa en la institución formalidad para planificar las acciones administrativas en donde se evidencia
la articulación directivo - empleado.
Suma de
cuadrados gl Media cuadrática F Sig.
Entre grupos 20,633 4 5,158 3,895 ,007
Dentro de grupos 74,154 56 1,324
Total 94,787 60
Elaborado por: María Rivadeneira (2019)
El modelo estadístico Anova refleja un valor de Sig. de 0.007 valor que al no ser
mayor de 0.05 permite concluir que al interior del GAD Provincial de Morona
Santiago no se evidencia formalidad en la adquisición de bienes y servicios, al
correlacionar con el uso de herramientas TIC para el desarrollo de las actividades
de los funcionarios en la GAD Provincial.
Análisis de la dispersión
Tabla No 5. Modelo de dispersión
12
Elaborado por: María Rivadeneira (2019)
Mediante el análisis de la dispersión es posible observar que las respuestas
obtenidas fruto de esta investigación reflejan dos polos totalmente visibles. Por
una parte, se refleja una ligera dispersión de 0,34036, lo cual evidencia que en
efecto la mayoría de los encuestados responde que cuentan con herramientas
tecnológicas para el cumplimiento de sus funciones entre ellas la adquisición de
compras de bienes y servicios. Lo cual además es evidente en la moda que
corresponde 1 (SI). Igualmente ocurre con la mayoría de los encuestados
manifiestan no disponer de capacitaciones permanentes sobre toma de
decisiones y manejo de sistemas integrales de información. Con una desviación
de 0,4664 reflejando además un valor modal de 2 que corresponde a (NO).
Este análisis permite concluir que, si bien disponen de recursos tecnológicos
tanto en el hardware como en el software, al no contar con capacitaciones
permanentes no utilizan los recursos o los subemplean.
Por otra se evidencian desviaciones considerables, entre nivel del manejo de las
TIC’s de 1,25689 y la formalidad para planificar acciones administrativas de
1,07251. Dispersión que sugiere que existe opiniones diversas sobre el tema.
Mientras algunos funcionarios consideran estar haciendo medianamente bien las
cosas otros están conscientes de que los procesos no están siendo ejecutados
con la diligencia necesaria y acorde a un sistema integrado de información, que
permita la canalización y optimización de los recursos consecuencia de
decisiones estructuradas en función del uso de dichos sistemas de información.
Estadísticos
Como
funcionario (a)
cuenta con los
recursos
tec2lógicos
¿Cuál es su
nivel de
estudio?
¿El nivel de
manejo de las
TIC es un
requisito previo
para
contratación de
nuevos
empleados?
Observa en la
institución
formalidad para
planificar las
acciones
administrativas
en donde se
evidencia la
articulación
directivo -
empleado.
Las
Herramientas
TIC facilitan el
desarrollo de las
actividades que
usted realiza en
la institución.
¿Ha realizado
algún curso
relacionado con
el proceso de
toma de
deci1ones?
¿El GAD
Provincial de
Morona
Santiago utiliza
tec2logía en el
proceso de toma
de deci1ones?
Como: Microsoft
Manager,
SPP(1stema de
Seguimiento de
Proyectos), etc.
¿Utiliza algún
tipo de 1stema
de Información
en las
actividades que
realiza en el
GAD Provincial
de Morona
Santiago?
Como: Quipux,
Office, Olympo,
etc,
N Válido 61 61 61 61 61 61 61 0
Perdidos 0 0 0 0 0 0 0 61
Media 1,1311 2,0492 3,2295 3,1803 4,4754 1,6885 1,4918
Mediana 1,0000 2,0000 3,0000 3,0000 5,0000 2,0000 1,0000
Moda 1,00 2,00 4,00 3,00 5,00 2,00 1,00
Desv. Desviación ,34036 ,64359 1,25689 1,07251 ,72126 ,46694 ,50408
13
PROPUESTA
Hoy en día, existe la necesidad de utilizar la tecnología para poder estar en un
mundo globalizado y actualizado. Los Sistemas de Información (SI) y las
Tecnologías de Información (TI) han cambiado la forma en que operan las
organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, pues
automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información
necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su implantación logra
ventajas competitivas o reducir la ventaja de los rivales (Romero & Quintero,
2016).
Los Sistemas de Información que maneja el GAD Provincial de Morona Santiago
como: el Sistema de Gestión Documental QUIPUX, Seguimiento de Proyectos,
Olympo, Office, etc; son esenciales para el cumplimiento de las actividades, que
se manejen en el GAD Provincial de Morona Santiago.
En base a los resultados obtenidos se concluye, que existe retrasos y
equivocaciones en el proceso de adquisición de bienes del GAD Provincial de
Morona Santiago porque los Sistemas de Información no son aprovechadas al
cien por ciento (algunos procesos se realizan manualmente); por lo que se
propone, un plan de capacitación a todo el personal con el objetivo de aprovechar
al máximo los Sistemas de Información con los que cuenta el GAD Provincial y
así obtener mejores resultados.
El recurso humano juega un rol muy importante en las Instituciones y dependerá
significativamente de lo motivado que se encuentre para obtener conocimientos
y habilidades de los SI.
A continuación, se detalla los temas propuestos para la capacitación:
Tabla No 6. Temas de Capacitación a los funcionarios y directores del GAD Provincial
de Morona Santiago
No. Tema Instructores Horas
1 Manejo Básico de Sistemas Operativos Funcionarios de TIC’s 40
2 Manejo Web
- Intranet
- Correo electrónico
Funcionarios de TIC’s 20
3 Manejo del Sistema de Gestión Documental
QUIPUX
Ing. María Rivadeneira 30
Elaborado por: María Rivadeneira (2020)
14
Se detallan cada tema con su plan temático:
Tema del Curso: Manejo Básico de Sistemas Operativos
Modalidad del curso: presencial
Duración: 40 horas
Horario: 7:30 pm a 9:30 pm
Días: lunes, miércoles y viernes
Objetivo general del curso: Desarrollar destrezas y habilidad con el manejo del
sistema operativo.
El funcionario conocerá el manejo básico del sistema operativo Windows 10,
siendo capaz de:
- Identificar los elementos de la pantalla de Windows.
- Manejar todas las herramientas del Escritorio
- Administrar los archivos y carpetas en el Explorador.
- Personalizar el ambiente de trabajo
- Administrar el Panel de control.
- Manipular las herramientas de sistema.
- Verificar errores lógicos y físicos del sistema.
Tabla No 7. Temas del curso del Manejo Básico de Sistemas Operativos
Temas Horas
Conceptos básicos 5
Explorador de Windows 3
Configuración de la Pantalla 3
Panel de Control 10
Herramientas del Sistema 10
Manejo de utilería básica 9
Total horas 40
Elaborado por: María Rivadeneira (2020)
15
Tema del Curso: Manejo Web
Modalidad del curso: presencial
Duración: 20 horas
Horario: 7:30 pm a 9:30 pm
Días: lunes, miércoles y viernes
Objetivo general del curso: Instruirse a navegar por Internet y conocer las
principales herramientas de comunicación online (correo electrónico, intranet
videollamadas, almacenamiento en la nube).
El funcionario conocerá el manejo web, siendo capaz de:
- Aprender a utilizar un navegador.
- Entender qué es una página web y cómo está estructurado su contenido.
- Conocer los distintos usos que se le pueden dar a Internet.
- Entender el funcionamiento del correo electrónico.
- Aprender a utilizar la intranet
- Aprender a establecer videollamadas.
- Cargar y descargar información en la nube.
Tabla No 8. Temas del curso Manejo Web
Temas Horas
Navegar por internet 8
Comunicarse por internet 12
Total Horas 20
Elaborado por: María Rivadeneira (2020)
Tema del Curso: Manejo del Sistema de Gestión Documental QUIPUX
Modalidad del curso: presencial
Duración: 30 horas
Horario: 7:30 pm a 9:30 pm
Días: lunes, miércoles y viernes
16
Objetivo general del curso: Aprender el uso correcto del Sistema de Gestión
Documental QUIPUX.
El funcionario conocerá el manejo del Sistema de Gestión Documental QUIPUX,
siendo capaz de:
- Crear documentos.
- Conocer las acciones sobre los documentos.
- Manejara las bandejas de: elaboración, recibidos, eliminados, enviados,
no enviados, reasignaos, archivados, informados, tareas recibidas, tareas
enviadas.
- Entender el funcionamiento del sistema de gestión documental
- Aprenderá a manejar la opción de reportes que tienen los jefes, directores
y Autoridades con el objetivo de monitorear cada uno de los procesos
Tabla No 9. Temas del curso Manejo del Sistema de Gestión Documental
QUIPUX
Temas Horas
Introducción al Sistema de Gestión Documental Quipux 2
Modo de ingreso local y externo 2
Características básicas del Sistema de Gestión documental
Quipux 4
Creación de documento y sus características 2
Explorar las bandejas de: elaboración, recibidos,
eliminados, enviados, no enviados, reasignaos, archivados,
informados, tareas recibidas, tareas enviadas. 10
Otras características 10
Total Horas 30
Elaborado por: María Rivadeneira (2020)
El Plan de capacitación será aprobado por la Dirección de Planificación con el
visto bueno de la Máxima autoridad, será requisito previo antes de acceder al
siguiente curso, haber aprobado el anterior.
17
Se solicitará a la máxima autoridad que, mediante resolución administrativa, los
cursos sean validados con su respectiva evaluación, para el archivo en la carpeta
de cada funcionario que reposa en la Dirección de Talento Humano.
Con la capacitación se logrará, el uso eficiente de los Sistemas de Información
en el GAD Provincial de Morona Santiago logrando agilidad en los procesos de
manera oportuna y poder brindar un servicio de excelencia y de calidad a la
ciudadanía en general.
DISCUSIÓN
El análisis de los sistemas de información es fundamental para esta
investigación, el cual tuvo como propósito identificar las incidencias en el proceso
de adquisiciones en el GAD provincial de Morona Santiago, por lo que se
contribuirá con el avance tecnológico obteniendo sincronización, integridad y
disponibilidad de información.
De los resultados obtenidos se concluye la necesidad de capacitar a los
funcionarios del GAD Provincial de Morona Santiago, en el manejo de los
Sistemas de Información para realizar un correcto proceso en las adquisiciones
que se realizan.
Los Sistemas de Información para la gestión de los procesos de la institución
contribuye en el sector público del Ecuador, debido a que está desarrollados
totalmente en software libre y permitirá agilizar los procesos, ayudando de esta
manera a gestionar los recursos; brindando un excelente servicio a los clientes
internos: funcionarios y clientes externos como: proveedores y público del GAD
provincial de Morona Santiago.
La autoridad contará con información exacta y en tiempo real, sobre el estado de
los procesos, para una toma de decisiones acertada en beneficio de la población
de la provincia de Morona Santiago, con una administración eficiente y eficaz.
El servidor público que ha sido contratado por parte la institución cumplirá a
cabalidad con los procesos y tareas asignadas de acuerdo con el cargo y
funciones encomendadas.
18
CONCLUSIONES
Fue posible a través de la revisión bibliográfica recopilar información básica y
relevante sobre el uso de tecnologías de información, concluyendo que en el
presente trabajo los resultados obtenidos no se pueden generalizar para todos
los GAD Provinciales del Ecuador.
Aplicando el análisis Anova podemos concluir que tanto empleados como
directores no están sincronizados con los procesos de adquisición, cometiendo
muchas veces errores o realizando actividades redundantes.
En cuanto a la necesidad de establecer una línea base o un diagnóstico sobre el
proceso de adquisiciones que realiza actualmente el GAD Provincial de Morona
Santiago fue posible determinar que, este proceso es ineficiente, demorado,
debido a que muchas veces se repite los trámites.
Existe mucha rotación de personal y al no existir un manual de procesos
actualizado, se pierden los tiempos en la adquisición de bienes y servicios.
Se debe dar seguimiento a los procesos que cada dirección tiene a su cargo
mediante el perfil de jefe en el sistema de gestión documental QUIPUX,
verificando que se cumplan los tiempos y actividades de cada funcionario realiza
en la institución.
RECOMENDACIONES
Al tratarse de una institución pública que se debe al servicio de la comunidad no
solamente deben quedarse con solo conocer cuáles son las tecnologías
necesarias, las tecnologías a la disposición o al alcance de la entidad, sino que
deben aprender aplicarlas de manera continua de tal suerte que permita el uso
eficiente de recursos tanto: humano, tecnológico, físico y sobre todo económico.
Es necesario mantener una memoria institucional a través de un sistema
integrado de información mediante el uso eficiente de la tecnología y de las
herramientas tecnológicas que, permitan tener una base de datos actualizada en
la que sea fácil en momento en el que cualquier persona tenga que rotar del
puesto o por alguna circunstancia sea reemplazado, pueda continuar con el
proceso desde el momento en el que se quedó.
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