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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES.
CARRERA: CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA.
TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA.
TEMA: SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE
COBRANZAS EN BANCO PARA LA ASISTENCIA COMUNITARIA
“FINCA S.A.” SUCURSAL SANTO DOMINGO.
AUTORA: TGLA. CRISTINA JIMENA BASURTO ARBAIZA.
ASESOR: MBA. LEONARDO CARRIÓN HURTADO.
SANTO DOMINGO – ECUADOR
2016
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
Yo, M.B.A Leonardo Carrión Hurtado, en calidad de Asesor de tesis, designado por la
Universidad UNIANDES certifica que la Señorita Cristina Jimena Basurto Arbaiza, ha
culminado con su trabajo de tesis, con el tema, SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y
GESTIÓN DE COBRANZAS EN BANCO PARA LA ASISTENCIA COMUNITARIA
“FINCA S.A.” SUCURSAL SANTO DOMINGO., quien ha cumplido con todos los
requerimientos exigidos por lo que se aprueba la misma.
Es todo cuanto puedo decir en honor a la verdad, facultando a la interesada hacer uso de la
presente, así como también se autoriza la presentación para la evaluación por parte del jurado
respectivo.
Atentamente,
MBA. Leonardo Carrión Hurtado
DIRECTOR DE TESIS
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Yo, Téc. Basurto Cristina portadora de la Cédula de Ciudadanía No 172056149-5, en tal
virtud, declaro que todo cuanto consta en ésta investigación es original, autentico, personal,
como informe final, previo a la obtención del título de Ingeniería en Contabilidad Superior,
Auditoría y Finanzas CPA, cuyo tema es: SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y
GESTIÓN DE COBRANZAS EN BANCO PARA LA ASISTENCIA COMUNITARIA
“FINCA S.A.” SUCURSAL SANTO DOMINGO, son absolutamente auténticos y
personales.
Es por ello que, declaro que toda la investigación es exclusiva responsabilidad legal y
académica de la autora.
CRISTINA JIMENA BASURTO ARBAIZA
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
NOTA DE ACEPTACIÓN
---------------------------------------------------------
Firma Presidente del Tribunal
------------------------------------------------------------
Firma Oponente
-------------------------------------------------------------
Firma Integrantes del Tribunal
DEDICATORIA
Dedico este proyecto de tesis a Dios a mi esposo y a mis hijas.
A Dios porque ha estado conmigo a cada paso que doy,
cuidándome y dándome fortaleza para continuar, mi familia son
quienes a lo largo de mi carrera han velado por mi bienestar y
educación siendo mi apoyo en todo momento depositando su
entera confianza en cada reto que se me presentaba sin dudar ni
un solo momento en mi inteligencia y capacidad. Es por ello que
soy lo que soy ahora. Los amo con mi vida.
CRISTINA JIMENA BASURTO ARBAIZA
AGRADECIMIENTO
A Dios por haberme guiado por el camino de la felicidad y permitirme cumplir uno de mis
objetivos propuestos; a mi PADRE por cada uno de sus consejos brindados, en especial a
mi MADRE con mucho amor y cariño y mi HERMANO, por su apoyo incondicional que
me han brindado, con todo el amor, a mis hijas SHAIRA y JEAMILETH por siempre
haberme fortalecido con sus abrazos y cariño, siendo parte de mi vida y siendo motor para
llegar hasta donde estoy ahora.
A mi tutor de tesis Mba. Leonardo Carrión, por su dedicación y tiempo brindado a mis
maestros, quienes a lo largo de éste tiempo me han orientado con sus capacidades y
conocimientos en el desarrollo de mi tesis, la cual ha finalizado llenando todas nuestras
expectativas.
CRISTINA JIMENA BASURTO ARBAIZA
ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 1
Antecedentes de la Investigación. .......................................................................................... 1
Formulación del Problema. .................................................................................................... 2
Delimitación del Problema. ................................................................................................... 3
Objeto de Investigación y Campo de Acción. ....................................................................... 3
Identificación de la Línea de Investigación. .......................................................................... 3
Objetivo General. ................................................................................................................... 3
Objetivos Específicos. ........................................................................................................... 3
Idea a Defender. ..................................................................................................................... 4
Variables de la Investigación. ................................................................................................ 4
Justificación. .......................................................................................................................... 4
Metodología a emplear. ......................................................................................................... 5
Modalidad de Investigación. .................................................................................................. 5
Resumen de la estructura de la tesis. ..................................................................................... 5
Elementos de novedad aporte teórico, significación práctica y novedad científica. ............. 6
Aporte Teórico. ...................................................................................................................... 6
Significación Práctica. ........................................................................................................... 6
Novedad Científica. ............................................................................................................... 6
CAPÍTULO I ......................................................................................................................... 7
1 MARCO TEÓRICO. .......................................................................................................... 7
1.1 ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETIVO DE INVESTIGACIÓN. .......................... 7
1.2 ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS, SOBRE EL OBJETIVO
DE INVESTIGACIÓN. ......................................................................................................... 8
1.2.1 Contabilidad. ................................................................................................................. 8
1.2.1.1 Importancia de la Contabilidad. ................................................................................. 8
1.2.1.2 Procesos de la contabilidad ....................................................................................... 9
1.2.2 Auditoría. .................................................................................................................... 10
1.2.2.1 Tipos de Auditoría. .................................................................................................. 11
1.2.3 Sistema de Control Interno. ........................................................................................ 12
1.2.3.1 Elementos del control Interno. ................................................................................. 13
1.2.4 El Crédito. ................................................................................................................... 17
1.2.4.1 Ventajas del Crédito. ................................................................................................ 17
1.2.4.2 Políticas de Crédito. ................................................................................................. 18
1.2.4.3 Tipos de Crédito. ...................................................................................................... 20
1.2.5 El personal de cobranzas. ............................................................................................ 22
1.2.5.1 La Cobranza. ............................................................................................................ 23
1.2.5.2 Funciones y Responsabilidades. .............................................................................. 23
1.2.5.3 Objetivos de la Cobranza ......................................................................................... 24
1.2.5.4 Modelo de Crédito de Cobranzas. ........................................................................... 24
1.2.5.5 Políticas de Cobranza. .............................................................................................. 25
1.2.6 Análisis de Riesgos. .................................................................................................... 26
1.2.6.1 Procedimiento de control del grupo de riesgo alto. ................................................. 26
1.3 VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS
DISTINTAS POSICIONES TEÓRICA SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN. ... 26
1.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO. .................................................... 27
CAPÍTULO II ...................................................................................................................... 28
2 MARCO METODOLÓGICO........................................................................................... 28
2.1 CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR, RAMA, EMPRESA, CONTEXTO
INSTITUCIONAL O PROBLEMA SELECCIONADO PARA LA INVESTIGACIÓN .. 28
2.1.1 Misión de Finca S.A. en Ecuador. .............................................................................. 29
2.1.2 Visión de Finca S.A. en Ecuador.. .............................................................................. 29
2.2 METODOLÓGICA DE LA INVESTIGACIÓN. ......................................................... 29
2.2.1 La Modalidad de la Investigación. .............................................................................. 29
2.2.2 Tipo de investigación. ................................................................................................. 29
2.2.2.1 Investigación de campo. .......................................................................................... 30
2.2.2.2 Investigación documental bibliográfica. .................................................................. 30
2.2.2.3 Investigación descriptiva. ........................................................................................ 30
2.2.3 Métodos de la investigación. ...................................................................................... 30
2.2.3.1 Inductivo – deductivo. ............................................................................................. 30
2.2.3.2 Analítico – sintético. ................................................................................................ 31
2.2.3.3 Histórico – lógico. .................................................................................................... 31
2.2.4 Población y muestra. ................................................................................................... 31
2.2.4.1 Población. ................................................................................................................ 31
2.2.4.2 Muestra. ................................................................................................................... 32
2.2.5 Técnicas. ..................................................................................................................... 32
2.2.6 Interpretación de Resultados. ...................................................................................... 32
2.2.6.1 Entrevista dirigida al Gerente de Banco para la Asistencia Comunitaria Finca
S.A…………….. ................................................................................................................. 33
2.2.6.2 Entrevista dirigida a los clientes de Banco para la Asistencia Comunitaria Finca
S.A…………………. .......................................................................................................... 35
2.2.6.3 Las Encuestas realizadas a los Empleados de Banco FINCA S.A ......................... 36
2.2.7 Verificación de idea a defender. ................................................................................. 40
2.3 PROPUESTA DEL INVESTIGADOR. ........................................................................ 41
2.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO. .................................................... 41
CAPÍTULO III ..................................................................................................................... 43
3 MARCO PROPOSITIVO. ................................................................................................ 43
3.1 TITULO DE LA PROPUESTA: SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA Y
GESTIÓN DE COBRANZAS EN BANCO PARA LA ASISTENCIA COMUNITARIA
“FINCA” S.A. SUCURSAL SANTO DOMINGO. ............................................................ 43
3.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA. ....................................................................... 43
3.2.1 Justificación. ............................................................................................................... 43
3.2.2 Objetivos. .................................................................................................................... 44
3.2.2.1 Objetivo General. ..................................................................................................... 44
3.2.2.2 Objetivos Específicos. ............................................................................................. 44
3.2.3 Propuesta de Control Interno ...................................................................................... 44
Integridad y Valores éticos. .................................................................................. 45
Asignación de la autoridad y responsabilidad. ..................................................... 53
Estructura Organizacional Recomendado Para Banco Finca. .............................. 55
Manual de Funciones. .......................................................................................... 56
Formato de cumplimiento de metas. ..................................................................... 61
3.2.3.2 Valoración del riesgo. .............................................................................................. 63
3.2.3.3 Actividad de control. ................................................................................................ 74
Flujo gramas de procesos ...................................................................................... 76
3.2.3.4 Información y Comunicación. ................................................................................. 80
Informes del Gerente. ........................................................................................... 80
Notificaciones de Cobranzas. ............................................................................... 83
3.2.3.5 Monitoreo. ................................................................................................................ 89
Evaluación Interna. ............................................................................................... 89
Evaluación Externa. .............................................................................................. 89
Informe a Gerencia. .............................................................................................. 94
3.3 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO. .................................................... 98
3.3.1 Conclusiones. .............................................................................................................. 98
3.3.2 Recomendaciones. ...................................................................................................... 99
BIBLIOGRAFÍA.
ÍNDICE DE TABLAS.
Tabla 1: Población utilizada para la investigación. ............................................................. 31
Tabla 2: Encuesta dirigida a clientes de Banco Finca. ........................................................ 35
Tabla 3: Resultados pregunta Nº 1. ...................................................................................... 36
Tabla 4: Resultados pregunta Nº 2. ...................................................................................... 36
Tabla 5: Resultados pregunta Nº 3, 6, 8. .............................................................................. 37
Tabla 6: Resultados pregunta Nº 4, 5, 7. .............................................................................. 38
ÍNDICE DE CUADROS.
Cuadro 1: Los Procesos Contables. ....................................................................................... 9
Cuadro 2: Proceso Contable. ............................................................................................... 10
Cuadro 3: Elementos del Control Interno. ........................................................................... 13
Cuadro 4: Ventajas del Crédito. ........................................................................................... 17
Cuadro 5: Políticas de crédito. ............................................................................................. 18
Cuadro 6: Modelo de crédito y cobranza. ............................................................................ 25
Cuadro 7: Técnicas e instrumentos usados en una investigación. ....................................... 32
Cuadro 8: Cumplimiento en cuentas, captaciones y colocaciones ...................................... 62
Cuadro 9: Área de evaluación del riesgo. ............................................................................ 63
Cuadro 10: Rango porcentual de riesgo y confianza. .......................................................... 63
Cuadro 11: Evaluación del riesgo al Gerente General. ........................................................ 64
Cuadro 12: Evaluación del riesgo a Crédito y Cobranza. .................................................... 69
Cuadro 13: Simbología para flujogramas de procesos. ....................................................... 75
ÍNDICE DE GRÁFICOS.
Gráfico 1: Objetivos de la cobranza. ................................................................................... 24
Gráfico 2: Organigrama estructural Banco para la Asistencia Comunitaria Finca S.A ...... 55
ÍNDICE DE ANEXOS.
Anexo 1: Carta de autorización de la Dirección de Investigación UNIANDES.
Anexo 2: Carta de autorización de Banco Finca S.A.
Anexo 3: Entrevista al Gerente General de Banco Finca S.A.
Anexo 4: Entrevista a los asesores de Banco Finca S.A.
Anexo 5: Entrevista a los clientes de Banco Finca S.A.
Anexo 6: Fotografías del Banco Finca S.A.
RESUMEN EJECUTIVO
El control interno es un instrumento de eficiencia, ejecutando por el consejo de directores,
la administración y personal de una entidad, diseñando para proporcionar seguridad
razonable con miras a la consecución de objetos orientados básicamente a disminuir los
riesgos a los cuales se ven abocados los procesos administrativos y contables de la empresa.
La gestión de cobranzas es una tarea realizada para la recuperación de las cuentas otorgadas
por la institución a sus clientes, en su efecto el control interno norma todos los
procedimientos que requiere la institución para que sus transacciones sean procesadas de
manera adecuada.
El marco metodológico de la investigación permitió, a través del análisis cuantitativo y
cualitativo, evidenciar a través del estudio interno y externo a nivel, aplicado entrevistas y
encuestas a los involucrados, determinar cuál es el inconveniente sobre los procesos de
cobranzas que presentan la institución y junto con el marco teórico analizado, poder
direccionar la solución.
En la propuesta, se plantea aplicar normas, políticas, procedimientos de control interno
sustentando en 5 ambientes del informe COSO, esto es el ambiente de control adecuado,
una evaluación de riesgo real, la determinación de las actividades de control post aplicación
del sistema que ayudará sobremanera a la mejora de la gestión de Cobranzas en Banco
FINCA S.A.
EXECUTIVE SUMMARY
Internal control is an instrument of efficiency, running by the board of directors,
management and staff of an entity designed to provide reasonable assurance with a view to
achieving basically oriented to reduce the risks to which objects are doomed processes
administrative and accounting of the company.
Collection management is a task performed for the recovery of the accounts provided by the
institution to its customers, in effect internal control standard all procedures requiring the
institution to which their transactions are processed properly.
The methodological framework of the research allowed, through quantitative and qualitative
analysis, demonstrate through internal and external level study, interviews and surveys
applied to those involved, determine the problem on the processes of collection presenting
the institution and analyzed together with the theoretical framework, to address the solution.
In the proposal, it is proposed to apply standards, policies, procedures, internal control
sustaining in 5 main COSO report, this is the proper control environment, an assessment of
actual risk, determining control activities post application of the system to help greatly
improving the management of Collections at FINCA Bank SA
1
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la Investigación.
En la actualidad las instituciones financieras se han apoderado del mercado comercial
tomando en cuenta que Santo Domingo de los Tsáchilas es una plaza grande y comercial
donde los negocios y el comercio tanto formal como informal es la fuente de ingreso para
muchos de ellos.
El Sistema de Control Interno es relevante dentro de una unidad productiva ya que permite
el control de la materia prima, mano de obra y otros elementos que intervienen en el costo,
lo que favorece a la toma de decisiones, consideremos que para obtener los resultados que
se persiguen dentro de estos procesos debe estar presente normas y manuales de Control
Interno, porque nos permite realizar la revisión, estudio y evaluación del área.
De acuerdo con la investigación realizada en la sucursal de Santo Domingo de los Tsáchilas
en Banco para la Asistencia Comunitaria FINCA S.A; se pudo valorar que no existen
trabajos relacionados con el tema propuesto es por tal razón se ha procedido a investigar
trabajos relacionados con el tema Gestión de Cobranzas, y pudimos comprobar que no
presenta antecedentes de que se haya desarrollado otro trabajo investigativo referente a un
sistema de control interno eficiente.
Sociedad Financiera para la Asistencia Comunitaria FINCA S.A es una organización
financiera dedicada al desarrollo del micro empresario brindando créditos para grupos
comunales y créditos individuales, entre otros productos financieros que son de gran utilidad
para cada uno de nuestros clientes, FINCA S.A viene ofreciendo sus servicios desde
Diciembre de 1993 como una afiliada a la red que FINCA Internacional tiene a nivel
mundial. Empezó sus operaciones en Quito, bajo la supervisión del Ministerio de Bienestar
Social. En el año 1997 la cartera era aproximadamente USD 161 mil distribuida en 2.200
clientes miembros de Bancos Comunales.
2
Posteriormente con el objetivo de poder brindar a sus clientes nuevos productos y servicios
financieros como cuentas de ahorro, FINCA se convierte en una institución bancaria en el
año del 2008.
Banco para la asistencia comunitaria FINCA S.A a pesar de su trayectoria y su crecimiento
y desarrollo paulatino, sin embargo, en esta empresa existen falencias que presentan las
siguientes características:
No se desarrolla un adecuado proceso de cobranzas, hecho que genera una mora
vigente demasiada elevada.
Al momento de la colocación de los créditos no se realiza la debida evaluación y
supervisión, esto provoca que los clientes no tengan en lo posterior como cancelar
sus cuotas por falta de ingresos.
Falta de control de sus procesos de cobranzas ya que los métodos a utilizar no son
los apropiados esto provoca que la recuperación sea demasiado lenta y a la voluntad
del cliente.
No existe el departamento de cobranzas y el personal que está encargado de esta
función no tiene objetividad en los procesos por ende la gestión es realizada en base
a conocimientos empíricos.
Banco Finca S.A a pesar de su trayectoria en el mercado financiero no cuenta con los
procedimientos adecuados para realizar la gestión de cobranzas lo que implica que la
recuperación realizada hasta la actualidad sea empírica o en base al ánimo o actitud del
cliente lo que genera una pésima imagen para la institución.
Formulación del Problema.
¿Cómo el sistema de control interno mejorará el manejo de la gestión de cobranzas en Banco
para la Asistencia Comunitaria “FINCA” S.A.?
3
Delimitación del Problema.
Banco para la asistencia comunitaria “FINCA” S.A. con su matriz ubicada en la ciudad de
Quito en la Av. Amazonas N 39-123 y José Arizaga. Edif. Amazonas Plaza, 9no. Piso y sus
22 sucursales a nivel nacional, para nuestro estudio tomaremos como referencia la agencia
de la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas ubicada en la callé: Tulcán y Machala Esq.,
para diseñar un sistema de control interno para el manejo de la gestión de cobranzas mejorará
al Banco para la asistencia comunitaria “FINCA” S.A. para el período 2012 -2014.
Objeto de Investigación y Campo de Acción.
Objeto de estudio: Sistema de Control Interno.
Campo de Acción: Gestión de Cobranzas.
Identificación de la Línea de Investigación.
De acuerdo a la presente línea de investigación se tratarán los siguientes temas; la
importancia que debe tener la gestión de cobranzas y gestión de Costos dentro de una
institución financiera, las cuales serán sustentadas por medio de la teoría y desarrollo de la
Contabilidad y verificadas con la realización de una Auditoría de gestión.
Objetivo General.
Diseñar un Sistema de Control Interno para el Manejo de la Gestión de Cobranzas en Banco
para la Asistencia Comunitaria “FINCA” S.A. de la ciudad de Santo Domingo de los
Tsáchilas para el período 2012- 2014.
Objetivos Específicos.
Fundamentar con bases teóricas, científicas y bibliográficas a los procesos contables
de auditoría, control interno y gestión de cobranzas.
4
Investigar la situación actual de la entidad financiera FINCA S.A., e identificar el
problema así como los involucrados y la posible solución.
Proponer el diseño de un Sistema de Control Interno Para Optimizar la Gestión de
Cobranzas en Banco para la Asistencia Comunitaria “FINCA” S.A. de la ciudad de
Santo Domingo de los Tsáchilas para el período 2012- 2014.
Idea a Defender.
Con el Diseño de un sistema control interno mejoraremos la gestión de cobranzas para
BANCO PARA LA ASISTENCIA COMUNITARIA FINCA S.A
Variables de la Investigación.
Variable Independiente: Sistema de control Interno.
Variable Dependiente: Gestión de Cobranzas.
Justificación.
El objetivo del presente trabajo es diseñar un sistema de control interno para BANCO PARA
LA ASISTENCIA COMUNITARIA FINCA S.A, aplicando las normas y principios de
contabilidad además de las leyes que regulan a la empresa, que permitan desarrollar
procedimientos contables los cuales suministren información financiera confiable y de
calidad, que sirva de instrumento a diversos usuarios, para soportar las decisiones
relacionadas, entre otras, con inversión, endeudamiento, impuestos, apalancamiento,
créditos, control, optimización de recursos y gestión, por tanto se justifica la puesta en
práctica de esta investigación.
El aplicar herramientas estadísticas a la información y procesos que posee el Banco
permitirá tener un mejor enfoque de la misma con resultados reales y concretos que facilitará
la toma de decisiones mejorando así la gestión COBRANZA, por tanto se justifica en forma
técnica su implementación.
5
El presente trabajo beneficiará a BANCO PARA LA ASISTENCIA COMUNITARIA
FINCA S.A, ya que al implementar el sistema de control interno mejorará el sistema de
cobranzas, siendo el beneficio a obtener mayor a los costos invertidos en el desarrollo de la
tesis y al autor permitiéndole obtener su título y poner en práctica sus conocimientos
adquiridos.
Metodología a emplear.
Modalidad de Investigación.
La presente investigación, está basada en los paradigmas cualitativo y cuantitativo, dentro
de los cuales se ha considerado con mayor énfasis en el paradigma cuantitativo, porque al
realizar la investigación del tema a tratar en esta tesis, recolectamos información en términos
numéricos con cuadros estadísticos, por que dicha información es susceptible
científicamente de comprobar; en cuanto a lo cualitativo se utilizará este método al momento
de la redacción teórica de la información adquirida y del análisis de la misma.
Resumen de la estructura de la tesis.
En el primer capítulo se fundamenta teóricamente el tema con criterios actualizados sobre
sistema de control interno y la gestión de cobranzas, que nos servirá de base para sustentar
la propuesta.
En el segundo capítulo se presenta el marco metodológico, es decir los resultados alcanzados
y aportados por la metodología de investigación, que permitirá evidenciar la problemática
planteada.
En el tercer capítulo se desarrolla la propuesta la cual ayudará a la empresa con la solución
de los problemas encontrados.
6
Elementos de novedad aporte teórico, significación práctica y novedad científica.
Aporte Teórico.
Los temas tratados en el salón de clase nos ayudarán a conseguir el objetivo propuesto en
esta tesis, y los temas tales como: la contabilidad, el sistema de control interno, el manejo y
control cobranzas, entre otros de diversos autores contribuirán para hacerlo, y por ende la
solución del problema existente en Banco Para la Asistencia Comunitaria FINCA S.A.
ubicado en la ciudad de Santo Domingo
Significación Práctica.
A porta con un apropiado y sencillo sistema de control interno conociendo sus movimientos
y procesos, de la misma manera se pretende mejorar la gestión de cobranzas para que su
desempeño en el mercado sea óptimo, alineado a minimizar los recursos a fortalecer sus
objetivos y reducir sus debilidades.
Novedad Científica.
Esta propuesta sencilla, objetiva e interesante, trata de la aplicación de un sistema de
control interno que permita mejorar la evaluación del riesgo apoyándonos en los analistas
de créditos, esto generara un ambiente de control más intenso y las actividades a realizar
dentro de la institución serán mediante ruteros diarios de las gestiones de cobranzas con la
constante información y comunicación de la evolución de cada caso a tratar en la mora
vigente nos permitirá mejorar la gestión de cobranzas y tendremos un crecimiento fundado
en un proceso a seguir con propósito de maximizar los recursos.
7
CAPÍTULO I
1 MARCO TEÓRICO.
1.1 ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETIVO DE INVESTIGACIÓN.
La falta de los procedimientos adecuados, la actualización de datos de los clientes y reportes
no actualizados de mora para la toma de decisiones han reflejado la falta de procesos que
sistematice los recursos y pasos a seguir para que la toma de decisiones pueda enfrentar con
éxito los retos que determinan las empresas de la competencia, hacia allá conlleva el presente
tema de investigación
Con el diseño de una propuesta con métodos y técnicas de trabajar con los recursos que
posee la empresa y tener un mejor control interno caracterizado mejorar la gestión de
cobranzas para Banco para la Asistencia Comunitaria FINCA S.A.
Mediante un control efectivo mejoraremos la evaluación del riesgo apoyándonos en los
analistas de créditos, esto generará un ambiente de control más intenso y las actividades a
realizar dentro de la institución serán mediante ruteros diarios de los gestores de cobranzas
con la constante información y comunicación de la evolución de cada caso a tratar en la mora
vigente nos permitirá mejorar la gestión de cobranzas en Banco FINCA S.A
Banco para la asistencia comunitaria “FINCA” S.A, para nuestro estudio tomaremos como
referencia la agencia de la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas ubicada en la Avenida:
Tulcán y Machala Esq. esta institución cuenta con una cartera de clientes vigentes de 8500,
y con 45 empleados que cubren toda esta cartera, para diseñar un sistema de control interno
para el manejo de la gestión de cobranzas mejorará al Banco para la asistencia comunitaria
“FINCA” S.A. para el período 2012 -2014.
Por lo antes expuesto en el objetivo de investigación se analiza los siguientes temas y
subtemas.
8
1.2 ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS, SOBRE EL
OBJETIVO DE INVESTIGACIÓN.
1.2.1 Contabilidad.
“Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el análisis, clasificación, registro, control e
interpretación de las transacciones que se realizan en una empresa con el objeto de conocer su
situación económica y financiera al término de un ejercicio económico o período contable”.
(Mercedes, 2011, pág. 1)
“la contabilidad es la técnica fundamental de toda actividad económica que opera por medio de un
sistema dinámico de control e información que se sustenta tanto en un marco teórico, como en normas
internacionales. La contabilidad se encarga del reconocimiento de los hechos que afectan el
patrimonio; de la valoración justa y actual de los activos y obligaciones de la empresa, y de la
presentación relevante de la situación económico-financiera. Esto se hace por medio de reportes
específicos y generales preparados periódicamente para que la dirección pueda tomar las decisiones
adecuadas que apuntalen el crecimiento económico de manera armónica, responsable y ética en las
entidades que lo usen”. (Zapata, 2011, pág. 8)
La contabilidad es la técnica que permite organizar información generada por las actividades
del negocio, de tal manera que la consolide en reportes financieros reales y confiables que
ayuden a la toma de decisiones.
1.2.1.1 Importancia de la Contabilidad.
La contabilidad es muy importante para cualquier entidad o empresa, pequeña o grande, por
las siguientes razones:
Porque sin ella no pueden registrarse las operaciones practicadas; no se puede determinar si hubo
ganancias o pérdidas en un negocio, no podría obtenerse ni proporcionar alguna información acerca
del negocio, y porque no se llevaría un control riguroso sobre los bienes y deudas que tuviera el
negocio”. (Jesús, 2009, pág. 16)
“También las administraciones públicas, el Estado, las Comunidades Autónomas y
Ayuntamientos necesitan conocer el estado de sus cuentas para decisiones tan importantes
9
como las políticas de inversión en infraestructuras, gastos sanitarios o educativos.” (Alcarria
Jaime Garcia, 2008, pág. 8)
La contabilidad, es de gran importancia debido que todas las empresas poseen la necesidad
de llevar un control a sus operaciones mercantiles y financieras, es así que obtendrán mayor
productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte los servicios aportados
por la contabilidad son impredecibles para obtener información de carácter legal.
1.2.1.2 Procesos de la contabilidad
Cuadro 1: Los Procesos Contables.
AUTOR Pedro Zapata Mercedes Bravo
CIC
LO
CO
NT
AB
LE
Reconocimiento de la
operación.
Comprobantes o documentos
fuente.
Jornalización, registro
inicial. Estado de Situación Inicial.
Mayorización. Libro Diario.
Balance de Comprobación. Libro Mayor
Estado de Resultados Libros Auxiliares.
Estado de Situación Final Balance de Comprobación
Estado de Flujo de Efectivo Hoja de Trabajo.
Estado de Evolución del
Patrimonio Ajustes y Resultados.
Análisis Financiero. Cierre de Libros.
Estados Financieros.
Fuente: Pedro Zapata y Mercedes Bravo
Autor: Basurto Cristina.
Por convenir a la presente investigación se utilizará el proceso contable propuesto por Pedro
Zapata para el desarrollo del sistema contable:
10
Cuadro 2: Proceso Contable.
Flujo del Proceso Contable
1. Reconocimiento de la operación.
Documento fuente: Prueba evidente con soportes; requiere análisis; se archiva
cronológicamente
2. Jornalización o registro inicial.
Libro Diario: Registro Inicial; requiere criterio y orden; se presenta como asiento.
3. Mayorización
Libro Mayor:Clasifica valores y obtiene saldos de cuentas; requiere criterio y orden; brinda
idea del estado de cada cuenta
4. Comprobación.
Ajustes: Actualiza y depura saldos; permite presentar saldos razonables.
5. Estructura de informes.
Estados financieros: Financieros; económicos
Fuente: Pedro Zapata
Autor: Basurto Cristina
1.2.2 Auditoría.
“El vocablo auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar, comprobar y
obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, circuitos, etc. Hoy en día, la palabra
auditoría se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión o verificación que, aunque todos
ellos tienen en común el estar de una u otra forma vinculados a la empresa, pueden diferenciarse en
función de su finalidad económica inmediata, de tal manera que según este criterio podemos establecer
una primera gran clasificación de la auditoría diferenciando entre auditoría económica y auditorias
especiales. (Alberto, 2010, pág. 5)
Libro Diario: Registro Inicial; requiere criterio y orden; se presenta como asiento.
Documento fuente: Prueba evidente con soportes; requiere análisis; se archiva cronológicamente
Libro Mayor: Clasifica valores y obtiene saldos de cuentas; requiere criterio y orden; brinda idea del
estado de cada cuenta
Ajustes: Actualiza y depura saldos; permite presentar saldos razonables.
Estados financieros: Financieros; económicos
11
La mayoría de la población es posible que asocie la palabra auditoría con las prácticas que realizan
los auditores de cuentas para verificar los aspectos contables y financieros de una organización
económica. De hecho la definición que recoge el DRAE redunda en este sentido: «Revisión de la
contabilidad de una empresa, sociedad, etc., realizada por un auditor. David Mills (1995)
La Auditoria es un proceso sistemático para obtención y evaluación de las evidencias sobre
actividades económicas y otros acontecimientos dentro de una empresa, con el fin
determinar el grado de veracidad de la información recopilada, basándose en las normas,
principios y procedimientos previamente establecidos en la región en la que se desenvuelve
la empresa.
1.2.2.1 Tipos de Auditoría.
Habitualmente, al hablar de auditoría, en un sentido generalista, se suele asociar ésta, y
mientras no se especifique lo contrario, con la auditoría financiera, por ser esta última la más
extendida y la que más aplicación tiene desde hace ya muchos años. (Las grandes firmas de
auditoría cuentan, aproximadamente con un siglo de antigüedad.
Veamos, pues, cada uno de estos tipos.
Fuente: La investigación
Autor: Basurto Cristina
RA
MA
S D
E L
A A
UD
ITO
RÍA
AUDITORÍA INDEPENDIENTE
Es realizada por contadores públicos titulados independientemente.
El auditor independiente se obliga a ser responsable ante terceras partes, lo que consituye a ser apariencia y representante de su cliente en base a la información generada en el procedo auditado.
AUDITORÍA INTERNAEs la actividad realizada dentro de una organización para la revisión de la contabilidad y otras operaciones y como base de servicio a la dirección.
AUDITORÍA GUBERNATIVA
Consiste en la mas amplia de las tres ramas de laauditoría,
La Auditoría Gubernamental es el mejor medio para verificar que la gestión pública se haya realizado con economía, eficiencia, eficacia y transparencia, de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
12
1.2.3 Sistema de Control Interno.
El informe SAC (Sistema de Auditoría y Control) define a un sistema de control interno
Como: un conjunto de procesos, funciones, actividades, subsistemas, y gente que son
agrupados o conscientemente segregados para asegurar el logro efectivo de los objetivos.
El control interno abarca el plan de organización y los métodos coordinados y medidas
adoptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuación y
fiabilidad de la información de la contabilidad, promover la eficiencia operacional y
fomentar la adherencia a las políticas establecidas de dirección. (LINDERGAAR, Gerado,
& LINDERGAAR, 2008, pág. 278)
“El control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos y medidas coordinados que se
adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y la confiabilidad de sus datos
contables, promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las políticas prescritas Fundamentos
Teóricos. (MANTILLA, 2005, pág. 11)
Esta definición es, posiblemente, más amplia que el significado que normalmente se atribuye al término, ya
que las implicaciones de un sistema de control interno, se extienden más allá de las materias que lo relacionan
con los departamentos contables financiero. (De LARA, 2007, pág. 54)
EI control interno se define como el plan de organización y el conjunto de métodos y
procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros
contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente se
cumplen según las directrices marcadas por la Dirección.
El Control Interno es un conjunto de planes, métodos y procedimientos que adopta una
empresa, con el fin de salvaguardar su patrimonio y todas las actividades que se lleva a cabo
dentro de esta.
13
1.2.3.1 Elementos del control Interno.
Cuadro 3: Elementos del Control Interno basado en el informe COSO.
COMPONENTE FACTOR DESCRIPCIÓN
AMBIENTE DE CONTROL.
El ambiente de control da el tono
de una organización,
influenciando en la conciencia de
control de sus empleados es el
componente de todos los demás,
proporcionando disciplina y
estructura.” (MANTILLA, 2005,
págs. 14-37)
Integridad y valores
éticos:
Los objetivos de una entidad y la
manera como se logren, están
basados en preferencias, juicios de
valor y estilos administrativos.
Incentivos y
tentaciones:
Los individuos pueden involucrarse
en actos deshonestos, ilegales o
antiéticos simplemente porque sus
organizaciones les ofrecen fuertes
incentivos o tentaciones para hacerlo.
Comunicación con
orientación moral:
La manera más efectiva de transmitir
un mensaje de comportamiento ético
en las organizaciones el ejemplo.
Compromisos para la
competencia:
La competencia debe reflejar el
conocimiento y las habilidades,
necesarias para realizar las tareas
que defina los trabajos
individuales.
Concejo de directores o
comité de auditoría:
Debido a la importancia un
consejo de directores, consejo de
fidecomisionarios u otro cuerpo
militar activo e involucrado que
tenga un grado apropiado de
experiencia administrativa, a nivel
y pensamiento
Estructura
organizacional
La estructura organizacional de una
empresa proporciona la estructura
conceptual mediante la cual se planea,
ejecutan, controlan y monitorean sus
actividades para la consecución de los
objetivos globales.
Políticas y prácticas
sobre Recursos
Humanos:
Las prácticas y recursos humanos usan
el envío de mensajes a los empleados
para percibir los niveles esperados de
14
integridad, comportamiento ético y
competencia
VALORACIÓN DE RIESGO.
Cada entidad enfrenta una
variedad de riesgo de fuentes
internas y externas, los cuales
deben valorarse.
Objetivos:
Los objetivos pueden definirse
explícitamente, o ser implícitos, tal
como mantenerse en un nivel pasado
de desempeño.
Categoría de Objetivos:
Es un proceso altamente |estructurado
o informal y pueden definirse de una
manera explícitamente:
Objeto de Operaciones, Objetivos de
información financiera,
Objetivos de cumplimiento.
Riesgos:
El proceso de identificación y análisis
de riesgo es un proceso interactivo y
componente crítico de un sistema de
control interno efectivo.
ACTIVIDADES DE
CONTROL.
“Las actividades de control son
las políticas y procedimiento
que ayudan a asegurar que las
directivas administrativas se
lleven a cabo.” (MANTILLA,
2005, págs. 38-49)
Revisión de alto nivel:
Las revisiones se realizan sobre el
desempeño actual frente a
propuestos, pronósticos, periodos
anteriores y competidores.
Funciones directivas o
actividades
administrativas:
Los administradores dirigen las
funciones o actividades revisando
informes de un desempeño.
Procesamientos de
información:
Se implementa una variedad de
funciones de controles para verificar
que estén completos y autorización
de las transacciones.
Controles físicos
Equipos, inventarios valores y otros
activos se asegura físicamente en
forma periódica son contados y
comparados con las cantidades
presentadas en los registros de control.
Indicadores de
Desempeño
Relacionados unos con otros los
diferentes conjuntos de datos
operacionales o financieros, además
de analizar las interrelaciones e
investigar y corregir las acciones.
15
Segregación de
responsabilidades:
Las responsabilidades se dividen,
o segregan, entre diferentes
empleados para reducir el riesgo
de error o de acciones
inapropiadas.
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
Las actividades de control usualmente
aplican dos elementos; el
establecimiento de un apolítica que
puede cumplirse y sirve como base
para un segundo elemento.
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN.
“Debe identificar y capturarse y
comunicarse información
pertinente en una forma y en un
tiempo que le permita a los
empleados cumplir con sus
responsabilidades.”
(MANTILLA, 2005, págs. 71-77)
INFORMACIÓN
La información requiere de todos los
niveles de una organización para
operar el negocio y moverlo hacia la
consecución de los objetivos de la
entidad en todas las categorías,
operaciones, informaciones,
financiera y cumplimiento.
COMUNICACIÓN La comunicación es inherente a los
sistemas de información.
MONITOREO
“Los sistemas de control interno
deben monitorearse, proceso que
valora la calidad del desempeño
del sistema en el tiempo.”
(MANTILLA, 2005, págs. 83-87)
ACTIVIDADES DE
MONITOREO ONGOING
Son múltiples las actividades que
sirven para monitorear la efectividad
del control interno en el curso diario
de las operaciones.
¿QUIEN EVALÚA?
A menudo las evaluaciones toman la
forma de auto-valoraciones, en las
personas responsables por unidad o
función particular determinada la
efectividad de los controles para sus
actividades.
El PROCESO DE
EVALUACIÓN.
La evaluación del sistema de control
interno es un procedimiento en sí
mismo. Puesto que las
aproximaciones y las técnicas varían,
deberá existir una disciplina en el
proceso, así como ciertas bases
inherentes.
16
1.2.3.2 Importancia del Control Interno
De acuerdo al modelo COSO la importancia del Control Interno se halla reflejada en:
La cultura, las normas sociales que gobiernan la organización.
Los procesos del negocio (los mecanismos por medio de los cuales una organización
proporciona bienes y/o servicios de valor agregado).
La infraestructura, la tecnología de la información, las actividades, las políticas y los
procedimientos.
1.2.3.3 Clasificación del Control Interno
De acuerdo a varios autores, el control interno es clasificado de la siguiente manera:
Control Interno Contable
Consiste en los controles y métodos establecidos con el fin de garantizar la protección de
los activos así como la fiabilidad y validez de los registros, sistemas contables y de aquellos
procedimientos que afectando a la situación financiera o al proceso informativo, no son
operaciones estrictamente contables o de registro, es decir, autorizaciones de cobros y pagos,
conciliaciones bancarias, comprobación de inventarios, entre otros.
Control Interno Administrativo
Son los procedimientos existentes en la empresa para asegurar la eficiencia operativa y el
cumplimiento de las directrices definidas por la dirección.
17
1.2.4 El Crédito.
“Desde el punto de vista comercial, crédito es la capacidad para lograr un préstamo en efectivo o en mercancía
para liquidar en una fecha futura determinada, mediante la promesa moral de hace el pago oportuno”.
(Montaño, 2010, pág. 12)
Resumiendo la operación de crédito significa una promesa de pago documentada emitida por el comprador, la
entrega de un valor actual sea dinero o bienes servicios, sobre la base de la confianza a cambio de un valor
equivalente esperado en el futuro, pudiendo existir adicionalmente un interés pactado. (Eva, 2005, pág. 7)
El crédito en si es cambio de un valor que se recibe y es la buena voluntad del acreedor en
la promesa del deudor, o bien que se trata de una promesa documentada.
1.2.4.1 Ventajas del Crédito.
“La concepción de crédito a empresas industriales permite a este desarrollarse con más rapidez y seguridad.
Aunque el dinero es mejor aceptado, el crédito se emplea más en las operaciones comerciales e industriales por
las razone mencionadas.” (Montaño, 2010, pág. 13)
Cuadro 4: Ventajas del Crédito.
VENTAJAS
Montaño Agustín Ettinger, Richard
Hace más profundo el capital
acelerado el movimiento de los
bienes o servicios del productor y
aumenta el volumen de los bienes o
servicios vendidos.
Hace más productivo el capital
aumentar los bienes producidos y
consumidos.
Incrementa la producción. Adquirir bienes de alto valor
Eleva el consumo. Transferir grandes cantidades de dinero.
Creación de Fuentes de trabajo. Los cheques son instrumentos de
crédito.
Apertura de nuevos mercados. Apertura de mercado externo a crédito.
Desarrollo tecnológicos. Incremento de desarrollo económico e
industrial
Fuente: La Investigación.
Autora: Basurto Cristina.
18
1.2.4.2 Políticas de Crédito.
“Las políticas son normas de conductas o de acción dictadas por la dirección que deben observar todos los
empleados de la empresa dichas políticas deben ser expresadas por escrito indican que es lo que se puede
hacer.” (Montaño, 2010, pág. 15)
Cuadro 5: Políticas de crédito.
Política Aplicación
Tiempo Esta indica el tiempo máximo concedido.
Plazos Determinar plazos máximos y mínimos.
Descuento por pronto pago El dinero tiene un costo para obtenerlo con
oportunidad.
Descuento por volumen Estos descuentos se establecen para
incrementar las ventas.
Descuentos por determinados artículos
Estos descuentos se establecen para
incrementar las ventas de productos con
poca demanda.
Compra mínima El objeto de la compañía es tener utilidades.
Investigación de crédito
Como una medida de seguridad, se
establecerá la política de que todas las
solicitudes deben investigarse de acuerdo a
un procedimiento aprobado.
Intereses moratorios
Se establece una política uniforme; se tendrá
en cuenta lo que hacen los otros negocios
que venden artículos similares.
Pago anticipado
La empresa recibe el importe de la
mercancía antes de surtirla.
Pago pronto
Esta política autoriza al cliente pagar dentro
de un determinado número de días a partir de
la fecha de la factura.
19
Crédito comercial Esta política se establece de acuerdo con la
cercanía o lejanía del cliente.
Ofertas
Las ofertas constituyen un precio especial
que se da a un artículo por lo que la compra
es hecha en una temporada en la que tengan
poca demanda.
Vistas a clientes
Estas visitas son necesarias, en algunos
casos para conocer al cliente sus sistemas de
ventas.
Crédito inicial Este se refiere al crédito otorgado en las
nuevas cuantas.
Bonificaciones
Las bonificaciones pueden concederse a los
clientes pero siempre en casos excepcionales
con la autorización de gerencia.
Ampliaciones de crédito Los aumentos se establecerán de acuerdo
con la forma de pago de los clientes.
Disminuciones
El crédito de los clientes se disminuirá
proporcionalmente, si éstos no liquidan sus
deudas en forma oportuna.
Cancelaciones
El crédito podrá cancelarse a los clientes
cuando, después de habérseles disminuido
en una o más ocasiones, sigan pagando fuera
de los plazos.
Reconsideraciones
El crédito se podrá reconsiderar cuando el
cliente page su adeudo de manera
satisfactoria.
Traspasos y cambios de razón social
El límite del crédito para los nuevos
propietarios de una empresa se establecerá
de acuerdo a los informes comerciales.
Fuente: La investigación
Autora: Basurto Cristina
20
1.2.4.3 Tipos de Crédito.
En vista del problema que refleja la empresa es necesario la investigación de los créditos
para ello tomamos referencia (Montaño, 2010, págs. 19-22)
El crédito puede ser:
En relación con el objeto.
a) De comodidad.-Es aplicable cuando se otorga con fines de financiamiento y solo se
da un plazo al cliente para que revise sus facturas y elabore el cheque de pago.
b) De financiamiento de los inventarios.- en este caso, hay un desplazamiento de los
inventarios desde los almacenes del vendedor hasta los del deudor. El plazo varía
entre 30 días y un año.
c) De financiamiento de las cuentas por cobrar.- este tipo de crédito permite al deudor
hacer compras en mayores cantidades al efectuar los pagos a plazos o en un tiempo
relativamente largo.
En relación a la Garantía.
a) Crédito personal o quirografario.
Es aplicable cuando se garantiza el cumplimiento del crédito con la firma del deudor,
dada su imagen o cualidades personales que tenga.
b) Crédito prendario.
Es aplicable cuando se señala una garantía un bien mueble o se endosa en garantía un
título de crédito como; letra de cambio, pagares, bonos, cédulas, entre otros.
c) Crédito documentado.
21
Es aplicable cuando se expide a favor del acreedor títulos de crédito en los que señala la
fecha de vencimiento con letras de cambio o pagares.
d) Crédito hipotecario.
Es aplicable cuando se señala como garantía bienes inmuebles, como maquinaria
instalada, edificios, terrenos, bodegas, entre otros.
En relación con las operaciones.
a) Crédito simple.
Es el contrato por medio del cual el banco pone a disposición del acreditado una suma
determinada de dinero que el deudor retira de una partida y es cubierta en un solo pago
en la fecha de vencimiento específica.
a) Crédito en cuenta corriente.
Es el contrato por el cual el banco pone a disposición del acreditado una suma
determinada de dinero el deudor puede retirar en una o varias partidas para ser cubierta
de una o varias partidas dentro de un plazo específico.
b) Descuento de títulos.
El contrato por medio del cual el banco adelanta el vencimiento de títulos de créditos
extendidos a favor del acreditado mediante el pago de intereses adelantados.
c) Arrendamiento de equipos.
Es el contrato por medio el cual el banco adquiere propiedad los bienes muebles que
requiere el acreditado y los da en arrendamiento a esta persona.
22
d) Carta de crédito.
Es el contrato por medio el cual el banco extiende una carta por la suma determinada de
dinero que el deudor puede cobrar en una o varias partidas en ciertos plazos.
e) Tarjeta de crédito.
Es el contrato por el cual el banco abre una línea de crédito por un tiempo determinado
a una persona para que pueda realizar compras en empresas particulares que estén
afiliadas y autorizadas por el banco.
1.2.5 El personal de cobranzas.
“El personal de cobranzas está formado por los auxiliares de control y los cobradores. Para
medir el porcentaje de eficiencia del personal que trabaja en este departamento, se debe
utilizar la técnica de análisis factorial.” (Montaño, 2010, pág. 58)
Para que el departamento de cobranzas pueda llevar a cabo su función, necesita tener
facultades que le permitan presionar al cliente en forma adecuada y lograran la recuperación
del crédito pendiente.
1. Enviar cartas de cobranzas en el sistema implantado.
2. Notificar al departamento de crédito para que reduzca, suspenda o cancele el crédito
otorgado a un cliente moroso cuando a su juicio sea incosteable o peligroso seguir
manejándolo.
3. Aceptar o rechazar los valores utilizados como formas de pagos.
4. Aceptar mercancías u otros objetos a clientes para la recuperación parcial o total de
sus saldos.
5. Turnar por la vía legal el cobro de las cuentas morosas que lo ameriten.
23
En caso de que se otorgaran las funciones a dos personas, el gerente de cobranzas se le debe
pedir mayor capacidad de control de operaciones y habilidades especiales para lograr la
cobranza oportuna, para redactar cartas a los clientes morosos.
1.2.5.1 Las Cobranzas.
“La cobranza es el sistema administrativo que tiene por objeto recuperar el importe de las
ventas en las fechas de vencimiento.” (Montaño, 2010, pág. 58)
1.2.5.2 Funciones y Responsabilidades.
Las funciones y responsabilidades del jefe de cobranzas son entre otras:
1. Elaborar los programas anuales de trabajo, vigilar que se cumplan las metas.
2. Elaborar el presupuesto anual de cobranzas, en base al presupuesto de ingresos y de
acuerdo con las políticas de plazo de las empresas.
3. Cumplir con el objetivo departamental y la empresa dentro de las políticas señaladas
por la dirección.
4. Establecer las políticas de cobranza, de acuerdo con la gerencia general.
5. Llevar el control del personal y de sus actividades.
6. Diseñar formularios y reportes.
7. Supervisar los procedimientos de cobro.
8. Llevar el control del grupo de riesgo alto.
9. Tomar decisiones para regularizar las cuentas que retrasen o que representen un
riesgo de mayor normal o aceptado.
24
10. Llevar la estadística de la cobranza.
11. Informar a la gerencia general en forma oportuna, las actividades relacionadas con la
cobranza.
12. Mantener alto el nivel de eficiencia en el departamento.
1.2.5.3 Objetivos de la Cobranza
La cobranza tiene como objetivo principal y universal cobrar oportunamente, el objetivo
secundario depende de las características de la empresa y las políticas establecidas en forma
regida o tolerante.
Gráfico 1: Objetivos de la cobranza.
Fuente: la Investigación.
Autora: Basurto Cristina.
1.2.5.4 Modelo de Crédito de Cobranzas.
Este modelo hace referencia a los estándares de crédito establecido los controles y seguridad
que deben implantarse con el objeto de contar un proceso que sea eficaz y nos ayude a
controlar.
Cobrar el dinero
(REGIDA)
Cobrar Oportunamente
conservar al cliente
(TOLERANTE)
25
Cuadro 6: Modelo de crédito y cobranza.
1. Estructura organizacional.
2. Políticas y procedimientos.
3. Métodos para identificar.
4. Análisis, evaluación y otorgamiento eficaz del
crédito.
1.2.5.5 Políticas de Cobranza.
Como ya se mencionó, toda función o conjunto de actividades de la empresa debe estar
reglamentado mediante políticas claras, definidas y por escrito, para que los ejecutivos y los
empleados de un departamento sepan que se puede hacer.
Los clientes deben pasar a cancelar sus valores pendientes en la empresa.
En el momento de la cobranza se le debe entregar al cliente un recibo por pago
parcial
Todos los colaboradores deben liquidar diariamente.
Ninguna persona del departamento está autorizada a realizar descuentos a los
clientes.
No se admiten cheques u otros títulos de valor como pago.
El expediente pasará al departamento jurídico a la tercera carta de recordatorio.
Se enviaran estados de cuenta como recordatorio.
No se reciben cheques posfechados.
No se reciben pagos parciales en documentos.
Se utilizará copias de los documentos como recordatorios. (Agustin, 2006, pág. 60)
26
1.2.6 Análisis de Riesgos.
De acuerdo con las políticas que adopta la empresa en relación con los riesgos, se podrá
aumentar el volumen de ventas. Si este es el caso conviene calcular la rentabilidad que
produce el incremento de clientes con índices de seguridad más bajos. (Agustin, 2006, pág.
27)
1.2.6.1 Procedimiento de control del grupo de riesgo alto.
Este procedimiento permite al ejecutivo de crédito tener información mensual acerca de los
resultados obtenidos en el grupo de riesgo alto.
Las cuentas de este grupo deben de manejarse por separado para llevar un mejor control y
registrarse en la hoja de análisis del grupo de análisis alto.
1.3 VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE
LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICA SOBRE EL OBJETO DE
INVESTIGACIÓN.
Al revisar varios textos nacionales e internacionales sobre el tema de investigación,
consideramos varios enfoques respecto a la temática, algunos autores generalizan los temas,
otros profundizan más en ello. Pero en general todos poseen el mismo direccionamiento.
Cabe recalcar, que con el transcurso del tiempo, se presentan en las empresas necesidades y
dificultades relacionadas con factores externos e internos, por lo que los autores mantienen
el núcleo de las teorías, pero las han ido desarrollando y adaptando a las nuevas
circunstancias que se presentan, con una visión enfocada desde varios ángulos.
Con respecto al tema de sistema de control interno, se concluyó de diferentes autores, como
(Gaitan, 2006), que es la combinación de varios recursos, entre ellos el humano, políticas,
normas contables y programas, que permiten que las operaciones que realiza la empresa se
desarrollen bajo lineamientos contables, logrando así reflejar la situación actual de la
empresa lo que ayudará a mejorar la toma de decisiones, ya que se basará en información
financiera de calidad.
27
1.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO.
El desarrollo del Manual de procedimientos y su análisis, demuestran que se podría
mejorar la problemática que presenta en Banco para Asistencia Comunitaria FINCA
S.A en el área de cobranzas.
Siendo el sistema de Control Interno, una combinación de varios recursos, entre ellos
el humano, políticas, normas contables y programas, permitirá que las operaciones
que realicen en Banco para Asistencia Comunitaria FINCA S.A, se desarrollen bajo
lineamientos contables, logrando así reflejar la situación real de la empresa a través
de informes financieros confiables de un período o fecha determinada.
Al tener un sistema contable bajo condiciones de confiabilidad, oportunidad y
sencillez que cumpla sus funciones de información y control, proporcionará
resultados contables de calidad, la cual es el punto de partida para mejorar la toma
de decisiones realizadas por el gerente.
28
CAPÍTULO II
2 MARCO METODOLÓGICO.
2.1 CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR, RAMA, EMPRESA,
CONTEXTO INSTITUCIONAL O PROBLEMA SELECCIONADO
PARA LA INVESTIGACIÓN
Fundación para la Asistencia Comunitaria FINCA - Ecuador se fundó en Diciembre de 1993
como una afiliada a la red que FINCA Internacional tiene a nivel mundial. Empezó sus
operaciones en Quito, bajo la supervisión del Ministerio de Bienestar Social. En el año 1997
la cartera era aproximadamente USD 161 mil distribuida en 2.200 clientes miembros de
Bancos Comunales.
Sociedad Financiera para la Asistencia Comunitaria FINCA S.A. se crea como respuesta a
la demanda de más servicios financieros solicitados a la Fundación FINCA, y en vista de
que la Fundación por la figura legal no puede ofrecerlos.
Durante el año 2003 Fundación FINCA toma la decisión de que debe formalizarse como
Sociedad Financiera, para obtener más recursos del mercado financiero local e internacional
y seguir creciendo. Para el efecto se compra una Sociedad Financiera en liquidación y el 16
de Marzo del 2004 la Superintendencia de Bancos y Seguros da la autorización de operación
a la Financiera FINCA.
Empieza sus operaciones formalmente en el mes de Julio del 2004.
Posteriormente con el objetivo de poder brindar a sus clientes nuevos productos y servicios
financieros como cuentas de ahorro, FINCA se convierte en una institución bancaria en el
año del 2008.En Santo Domingo se encuentran otras instituciones financieras que ofrecen
los mismos servicios que se han convertido en una competencia fuerte para la institución
como; Pichincha, Cooprogreso, Mi Banquito, Fundamic, entre otros.
29
2.1.1 Misión de Finca S.A. en Ecuador.
"Proveer servicios y productos financieros a las familias más pobres del Ecuador,
permitiéndoles que incrementen y estabilicen sus ingresos, alcancen un significativo
mejoramiento de su calidad de vida, generen y se eduquen en el desarrollo de actividades
productivas, valorando la relación y lealtad hacia FINCA y promoviendo a la vez el
desarrollo de nuestro personal."
2.1.2 Visión de Finca S.A. en Ecuador.
"Ser una de las instituciones financieras líderes de microcrédito en Ecuador, brindando
servicios y productos financieros dirigidos a personas de escasos recursos económicos
equilibrando la rentabilidad financiera con la rentabilidad social".
2.2 METODOLÓGICA DE LA INVESTIGACIÓN.
2.2.1 La Modalidad de la Investigación.
Los paradigmas cualitativo y cuantitativo, fueron escogidos para realizar esta investigación,
teniendo mayor énfasis en el paradigma cuantitativo. Los aspectos cualitativos y
cuantitativos aplicados en esta investigación fueron los siguientes.
Cualitativos, se empleó al momento de conocer los hechos, procesos, estructuras y personas
en su totalidad dentro de la empresa.
Cuantitativos, se aplicó al utilizar métodos empíricos para recolectar información e
interpretarla mediante modelos matemáticos-estadísticos, así como su exposición, mediante
2.2.2 Tipo de investigación.
Los tipos de investigación utilizados para el desarrollo del presente trabajo fueron aplicados
acorde a los requerimientos de cada cuestión:
30
2.2.2.1 Investigación de campo.
Es aquella que se efectúa en el lugar donde ocurren los hechos, recolectando así los datos
necesarios para desarrollar el trabajo, en el tiempo y estado en que se encuentren.
La información se ha obtenido directamente del sitio donde se ejecuta la investigación, las
instalaciones de Banco para la Asistencia Comunitaria FINCA S.A.
2.2.2.2 Investigación documental bibliográfica.
Procedimiento científico, que comprende la indagación, recolección, organización, análisis
e interpretación, de información concerniente a un tema, en este trabajo se consideró
información relacionada a las variables sistema contable y gestión financiera, lo cual
permitió fundamentar y sustentar el trabajo realizado, demostrando así su originalidad.
2.2.2.3 Investigación descriptiva.
Es aquella que señala los hechos tal como se presentan en su ambiente natural, se aplicó al
momento de describir la situación actual de la empresa, orientándose en los procesos
contables e información financiera.
2.2.3 Métodos de la investigación.
Para el desarrollo de esta investigación se emplearon los métodos, técnicas e instrumentos
necesarios para recolectar el mayor número de información posible, concerniente a las
operaciones contables y financieras, y su manera de ejecutarlas por el personal, para así tener
un conocimiento más amplio de la situación actual de la empresa y su problemática.
2.2.3.1 Inductivo – deductivo.
Lo utilizamos directamente en nuestra investigación, es decir que mediante este método
partimos del hecho particular del problema a lo general y así mismo de lo general podremos
descubrir algún hecho particular importante. En la aplicación al “Banco Finca S.A”, este
31
nos facilitó a estudiar la situación actual de la misma, la posición frente a sus proveedores y
empleados.
2.2.3.2 Analítico – sintético.
Este método nos permitió el análisis completo de la “Banco Finca S.A”, determinando su
situación y proponiendo una síntesis de las soluciones necesarias a problemas que se
presenten.
2.2.3.3 Histórico – lógico.
Este fue muy necesario al momento de emitir comentarios y sugerencias, sustentados en
libros e investigaciones electrónicas, y también de acuerdo con lo que sucedió en ciertas
ocasiones posteriores en la empresa, presentar un trabajo veraz y sostenible
2.2.4 Población y muestra.
2.2.4.1 Población.
Conjunto de elementos que poseen características comunes, en un lugar y en un momento
determinado, que forman parte de un universo al cual tenemos acceso. En la presente
investigación la población estará conformada en su totalidad de la siguiente manera:
Tabla 1: Población utilizada para la investigación.
FUENTE DE INFORMACIÓN POBLACIÓN
Gerente de Sucursal 1
Supervisores 5
Asesores 25
Administrativo 6
Clientes en Mora 980
TOTAL 1,017
32
2.2.4.2 Muestra.
Para la presente investigación aplicada a Banco para la Asistencia Comunitaria FINCA S.A,
se aplicará guías de entrevistas al gerente propietario, encuestas a cada uno de los empleados
y a los clientes del Banco que constituyen una parte principal, se realizará un muestreo de
los clientes representativo de la población siendo en este caso superior a 200 se aplicó la
técnica con muestreo infinita.
2.2.5 Técnicas.
Cuadro 7: Técnicas e instrumentos usados en una investigación.
2.2.6 Interpretación de Resultados.
Se determinó los siguientes resultados e interpretaciones, una vez aplicada la guía de
entrevista al gerente de Banco para la Asistencia Comunitaria Finca S.A, el cual posee
conocimiento de la situación actual de empresa y las encuestas a los empleados y
proveedores.
TÉCNICAS DESCRIPCIÓN INSTRUMENTOS
ENTREVISTA
Está será aplicada al gerente del
“Banco Finca”. Esta nos
proporcionará información
sobre la situación actual de la
empresa y las falencias que esta
posee cuyo instrumento es la
guía de entrevista.
Guías de Entrevista
ENCUESTAS
Estas son aplicadas a los
empleados y proveedores del
“Banco Finca”, y así determinar
su comportamiento y relaciones
que mantiene con la empresa,
cuyo instrumento son los
cuestionarios.
Cuestionarios
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2.2.6.1 Entrevista dirigida al Gerente de Banco para la Asistencia Comunitaria Finca
S.A.
Pregunta N° 1. ¿La Agencia cuenta con los indicadores de cobranzas respectivas?
Dentro del banco tenemos indicadores que nos ayudan a determinar los niveles de riegos, la
mora y los niveles de endeudamiento, mediante estos indicadores determinamos que el
banco está pasando por una etapa de endeudamiento de los clientes ya que sus saldos son
reflejados en sus cuotas vencidas mensuales.
Pregunta N° 2. ¿Existe un departamento de Cobranzas en Banco Finca S.A?
Al momento no contamos con un departamento establecido en esta área, tenemos un Asesor
de Cobranzas que realiza la gestión de manera empírica.
Pregunta N° 3. ¿Cree necesario la implementación de un departamento dirigido
estrictamente a las cobranzas?
Si, ya que con el paso del tiempo la institución ha venido creciendo en gran manera y la gran
cantidad de cartera vencida que tenemos y un solo asesor encargado no cumple con las
expectativas de recuperaciones cartera que tenemos.
Pregunta N°4. ¿Se lleva un control exacto de los clientes con riesgos mensuales?
Se tiene conocimiento de los clientes en mora que tenemos, pero no se le lleva un
seguimiento estricto a cada uno para la cancelación y recuperación de la cartera.
Pregunta N° 5. De menos a más ¿Cómo usted califica el proceso empleado para acceder a
un crédito?
Los asesores de crédito reciben capacitaciones de cómo tratar al cliente y de los pasos a
seguir al momento de un crédito, pero al momento de estar en el campo de acción se
encuentran con situaciones diferentes que hacen tomar decisiones confiando en su
34
conocimiento y experiencia que hacen que muchas veces se equivoquen en la confiabilidad
de la información que nos da el cliente.
Pregunta N° 6. ¿Qué estrategias ha utilizado como gerente del Banco para mejorar el riesgo
de la mora?
Como gerente encargado de la agencia Sto. Dgo. He optado por la constante capacitación a
los empleados, con charlas didácticas y ejemplos reales de lo que se ve día a día en el campo.
También hemos hecho grupos de apoyo para las cobranzas y así poder respaldar a los
asesores con los clientes de mayor riesgo y problemas.
Pregunta N° 7. ¿La empresa posee manual de funciones para realizar la gestión de
cobranzas?
No poseo un manual, el asesor de cobranzas organiza un rutero para la salida al campo de
los clientes que tiene mayor dificultad y son clientes problemas dentro de la recuperación de
cartera vencida.
Pregunta N°8. ¿Qué tipo de información financiera histórica posee de la empresa para
realizar comparaciones de resultados entre períodos?
Se utiliza la siguiente fórmula
Plazo real / plazo de pago estimado
Pregunta N°9. ¿En qué proceso considera urgente aplicar un sistema de control?
En las cobranzas y los gestores de crédito para tener un enfoque más directo de lo que está
pasando en el banco.
Pregunta N° 10. ¿Cómo considera el grado en que se encuentra actualmente la cartera de
crédito del Banco?
La cartera se encuentra en una situación crítica ya que la mora está subiendo de manera
acelerada lo que produce la inestabilidad del banco.
35
2.2.6.2 Entrevista dirigida a los clientes de Banco para la Asistencia Comunitaria
Finca S.A.
Tabla 2: Encuesta dirigida a clientes de Banco Finca.
PREGUNTAS SI NO BUENO
REGUL
AR MALO
1.- ¿Conoce usted los tipos de crédito que otorga
banco FINCA S.A? 65%
35
%
3.- ¿Cree Ud. necesario la implementación de un
departamento especializado en la gestión de
cobranzas?
73% 27
%
4.- ¿Cómo califica usted la gestión de cobranzas en
banco FINCA S.A? 32% 46% 22%
5.- ¿Cree Ud. Que existe un sistema de monitoreo
en cuanto a las cobranzas? 76%
24
%
6.- ¿Considera positivo que un funcionario de banco
FINCA S.A Santo Domingo comunique a sus
clientes los días de vencimiento de su crédito?
89% 11
%
7.- ¿Cómo califica el servicio que presta
actualmente el personal de banco FINCA S.A? 78% 6% 16%
8.- ¿En cuanto al procedimiento legal de la cartera
castigada en FINCA S.A, cree necesario incorporar
un profesional especializado en el tema?
58%
42
%
9.- ¿Cómo califica el seguimiento que realiza el
asesor en el tema de cobranzas? 8% 59% 33%
10.- ¿Considera necesario que los clientes reciban
capacitaciones en temas de EMPREDIMIENTO Y
MANEJO DE NEGOCIOS para saber cómo
invertir su dinero?
98% 2%
2.- ¿Identifique tres factores por los que
llegaría generar mora?
Falta de
seguimiento
al cliente
Falta
de
presión
por el
asesor
No se lleva
un control
de los
clientes
28%
36%
36%
36
La encuesta dirigida a los clientes arrojo los siguientes resultados, la mayoría conoce los
servicios que presta el banco, la mayoría de las personas manifiesta que está de acuerdo en
tener departamento para cobranzas, la gestión de cobranzas tiene un plano de regular al
parecer hay un monitoreo de planta, tiene un excelente personal, para la cobranza en los
créditos revelado.
2.2.6.3 Las Encuestas realizadas a los Empleados de Banco FINCA S.A
Pregunta N° 1.- ¿Cuáles son los tipos de crédito que tienen mayor acogida los clientes de
banco FINCA?
Tabla 3: Resultados pregunta Nº 1.
VARIABLE FRECUENCIA %
CRÉDITO INDIVIDUAL 6 24%
BANCA COMUNAL 19 76%
TOTAL 25 100%
Fuente: La Investigación.
Autora: Basurto Cristina
Interpretación de la Tabla N° 3.
De la población encuestada podemos ver que la mayoría de nuestros clientes tiene mayor
acogida por crédito grupal y una minoría escoge el crédito individual.
Pregunta N° 2. ¿Cuál de los siguientes factores considera que influyen en el incremento
de la mora?
Tabla 4: Resultados pregunta Nº 2.
VARIABLE FRECUENCIA %
Falta de seguimiento al cliente 7 28%
Falta de presión por el asesor 9 36%
No se lleva un control de los clientes
en mora 9 36%
TOTAL 25 100%
Fuente: La Investigación.
Autora: Basurto Cristina
37
Interpretación de la Tabla N° 4.
De los empleados entrevistados podemos ver la falta de seguimiento que tiene cada uno de
los clientes, la carga de trabajo de los asesores ha hecho que su prioridad sea la meta a
cumplir cada mes, dejando de segundo plano la cartera en mora vigente.
Tabla 5: Resultados pregunta Nº 3, 6, 8.
VARIABLE EXCELENTE BUENO MALO TOTAL
Pregunta N°3. ¿Cómo califica
Ud. La gestión de cobranzas
que maneja banco Finca es
efectiva?
2 4 19 25
Pregunta N° 6. ¿Cómo
califica la gestión de
cobranzas actual en banco
FINCA S.A, Santo Domingo?
6 4 15 25
Pregunta N°8. ¿Cómo
considera Ud. la
implementación de un Call
Center en banco FINCA S.A,
Santo Domingo?
22 2 1 25
Fuente: La Investigación.
Autora: Basurto Cristina
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Interpretación de la Tabla N°5.
De los empleado encuestados podemos darnos cuenta clara mente que la gestión de
cobranzas aplicada en Banco Finca lo califica como mala, solo una pequeña parte lo
considera buena y una minoría dice que es excelente, que la mayoría de la población
encuestadas consideran mala la gestión de cobranzas se realiza en el banco, una parte lo
considera bueno mientras que solo una minoría piensa que es excelente. La mayor parte de
la población considera que sería excelente la implementación de un call center, mientras que
una pequeña parte lo considera bueno, y solo una mínima parte piensa que es importante y
lo califican como malo.
Tabla 6: Resultados pregunta Nº 4, 5, 7, 9,10.
VARIABLE SI NO TOTAL
Pregunta N° 4. ¿Considera Ud.
que sería necesario la
implementación de un
departamento especializado en
las cobranzas?
21
4
25
Pregunta N° 5.- ¿Cree Ud. que
se da seguimiento a los
compromisos de pago con los
clientes de banco FINCA?
2
23
25
Pregunta N° 7 ¿Considera
necesario que se implemente un
sistema de control interno en
cuanto a las cobranzas?
23
2
25
39
Pregunta N° 10. ¿Cree Ud. que
es necesario la capacitación
continua de los asesores en
temas de recuperación de
cartera y gestión efectiva en
cobranzas?
23
2
25
Pregunta N°9. ¿Respecto a los
procedimientos en la parte legal
de la cartera castigada, cree que
sería necesario un funcionario
especializado en el tema?
23
2
25
Fuente: La Investigación.
Autora: Basurto Cristina
Interpretación de la Tabla N°6.
La mayor parte de la población encuestada nos dice que si sería necesario la implementación
de un departamento dirigido solo a las cobranzas, mientras que solo una pequeña parte nos
dice que no, podemos darnos cuenta en el grafico que la institución necesita un departamento
de cobranzas ya que la mayoría afirman que si es necesario, mientras solo una pequeña
minoría dice q no.
Podemos darnos cuenta que no se realiza un seguimiento a los compromisos de pago por
parte de los asesores, solo una muy poca minoría afirma que si, comprobando de esta manera
que la falta de control genera una cartera vencida.
40
Los empleados de Banco Finca consideran necesario la implementación de un Sistema de
Control interno ya que está comprobado el alto crecimiento de la mora que se ha generado
por la falta de seguimiento.
La gran mayoría de los empleados están de acuerdo con la capacitación continua, mientras
que solo una pequeña minoría dice que no, la mayoría de la población encuestada afirma
que casi nunca se lleva un control en los compromisos de pago que se realiza al cliente, solo
una pequeña parte nos dicen que no lo realizan y una mínima nos dice si lo realizan un
seguimiento.
Los asesores consideran necesario que personas especializadas en el tema de cartera castiga
estén al frente para coordinar de manera más minuciosa el alto incremento de la mora.
2.2.7 Verificación de idea a defender.
Se ha comprobado el problema que tiene el Banco Finca S.A mediante las técnicas de
investigación aplicadas a los miembros del Banco para la Asistencia Comunitaria Finca S.A.
En la entrevista que se le realizó al gerente, en la pregunta # 1, 2, 3. Nos manifestó que no
existe un departamento específico de cobranzas, que se tiene un gestor que lo realiza de una
manera empírica esta labor, se manifestó que si es necesario la implementación de un
departamento dirigido en las cobranzas ya que una sola persona encargada en el banco no se
puede hacer cargo de la gran demanda de clientes en mora que se tiene.
Las preguntas 4, 5, 6, 7, nos podemos dar cuenta que si se lleva un control de los clientes
con riesgos pero la falta de seguimiento a ocasionado que la mora se aumente de manera
progresiva, el gerente nos dice que el proceso para acceder a un crédito dentro de la
institución es muy minucioso ya que el personal se encuentra muy bien capacitado para
atender a cada uno de los clientes pero la realidad en el campo hace que muchas de las
peguntas están dirigidos de una manera equivocada y haciendo que el cliente no haga sus
pagos porque a pesar que salen en grupos para hacer la cobranza y el da apoyo con los
clientes más fuertes hace que las estrategias a tomar se agoten, en la interrogante.
41
2.3 PROPUESTA DE LA INVESTIGADORA.
El modelo de Control Interno propuesto contiene los siguientes elementos basados en el
informe de COSO.
Tener conocimiento del departamento de cobranzas.
Preparar un Manual de Procedimientos.
Diseñar formularios para todas las operaciones.
Diseñar reportes.
Elaborar Informes.
Reportes diarios de la cartera en mora vigente.
2.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO.
En la entrevista realizada al gerente de Banco para la Asistencia Comunitaria FINCA
S.A, manifestó, que no cuenta con un departamento dirigido solo a las cobranzas,
que no tiene un manual de procedimientos, manual de funciones, que permitan
garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro de las operaciones
financieras que le permitan conocer la situación actual de la empresa, poniendo en
riesgo la cartera en mora pendiente de cobro dificultando la toma de decisiones para
proceder a una gestión legal con cada uno de ellos.
Los empleados en su mayoría manifestaron que la organización del área de cobranzas
no es buena, que no existen lineamientos a seguir, ni manual de funciones para el
desarrollo de sus actividades, además dichas actividades realizadas no se encuentran
respaldadas por documentos, por lo que no es difícil evaluar su rendimiento y
complicado entregar reportes cuando lo solicitan, también nos dicen que se debería
llevar un proceso más estricto y ordenado de los clientes en mora creando el
42
departamento de cobranzas con más asesores que les puedan brindar ayuda con los
casos más difíciles de tratar.
Un cliente cae en mora cuando no tiene un control o un seguimiento continuo en lo
vencimientos de sus pagos, el asesor de cobranzas espera que el cliente se pasen dos
o tres letras vencidas para comenzar a realizar el seguimiento sin llevar un registro
de cuanto exactamente es lo que adeuda sin hacerle llenar compromisos de pagos,
sin ningún papel que lo comprometa en el la cancelación de la deuda y es complicado
ya que son créditos grupales para pequeños empresarios que se les dificulta reunir
de dos o tres letras atrasadas.
43
CAPÍTULO III
3 MARCO PROPOSITIVO.
3.1 TITULO DE LA PROPUESTA: SISTEMA DE CONTROL INTERNO
PARA Y GESTIÓN DE COBRANZAS EN BANCO PARA LA
ASISTENCIA COMUNITARIA “FINCA” S.A. SUCURSAL SANTO
DOMINGO.
3.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA.
3.2.1 Justificación.
Se justifica el diseño de un manual para BANCO PARA LA ASISTENCIA
COMUNITARIA FINCA S.A, en el desarrollo del capítulo I, ya que al implementar el
sistema de control interno mejorará el desempeño de las cobranzas, teniendo como resultado
una cartera real baja en índices de mora.
En el capítulo II, se demostró la necesidad de un manual de procedimientos enfocados en la
cobranza, al evidenciar la falta de organización en el personal del Banco, basándonos en y
la implementación de un departamento cobranzas, siendo de esta manera la clave para
eliminar el riesgo en cartera castigada que es el principal indicador que afecta a la Institución
financiera.
Por lo antes expuesto se justifica el diseño de un manual de procedimientos en la
recuperación de cartera, que contribuya a mejorar la gestión de cobranzas en BANCO
PARA LA ASISTENCIA COMUNITARIA FINCA S.A.
44
3.2.2 Objetivos.
3.2.2.1 Objetivo General.
Diseñar un Sistema de Control Interno para el Manejo de la Gestión de Cobranzas en Banco
para la Asistencia Comunitaria “FINCA” S.A. de la ciudad de Santo Domingo de los
Tsáchilas para el periodo 2012- 2014.
3.2.2.2 Objetivos Específicos.
Establecer un ambiente de control basado en la integridad y valores éticos con una
estructura organizacional sólida y la rendición de información transparente.
Implementar un sistema de valoración de riesgos, que permitan a la institución tener
la base para la consecución de sus objetivos propuestos.
Crear actividades de control, conformado por políticas, leyes y reglamentos.
Promover información y comunicación en la institución.
Elaborar instrumentos para evaluar y monitorear el correcto funcionamiento del
sistema de control interno.
3.2.3 Propuesta de Control Interno
A continuación se desglosa la propuesta para desarrollar un direccionamiento estratégico y
el sistema de control interno según el modelo COSO:
Ambiente de Control. Valoración de riesgos.
Actividades de control. Información y Comunicación
Monitoreo
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3.2.3.1. Ambiente de Control
Integridad y Valores éticos.
a) Código de Ética.
CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA
INTERNA
Fecha:23-03-2013
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BANCO PARA LA ASISTENCIA COMUNITARIA FINCA S.A.
Banco Finca es una institución financiera, que trabaja con fondos propios que garantizan la
estabilidad, ubicada en 22 ciudades y 4 en el exterior, encargada de brindar el mejor servicio
a una sociedad de personas, responsables que cumplen con las exigencias de la institución.
Objeto Social
Banco Finca está autorizado a realizar operaciones financieras a sus clientes, en el marco
de la Ley General de Economía del sistema Financiero y el reglamento; registro oficial 649
del 21 de mayo de 1987.
VALORES
Son los que orientan la rectitud de las acciones y estrategias del banco en los próximos años.
En la tradición de sus fundadores todos los socios se basan en los valores de honestidad,
responsabilidad y lealtad.
ELABORADO POR:
Cristina Basurto
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CLAVE:
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CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA
INTERNA
Fecha:23-03-2013
Pág.: 2 de 8
PRINCIPIOS
Los principios son pautas mediante los cuales se ponen en práctica sus valores.
1. Adhesión abierta y voluntaria
2. Control democrático de los socios.
3. Participación económica de los socios
4. Autonomía e independiente
5. Educación, entrenamiento e información
6. Compromisos con la comunidad, trabajando por el desarrollo sostenible de sus
comunidades
7. Neutralidad política y religiosa.
JUSTIFICATIVO Y PROPÓSITO
En un marco de competitividad y exigencia al cambio, con su influencia directa en la
necesidad de alcanzar cada vez mayores índices de productividad, el rol a cumplir por el
recurso humano es vital y exige a la administración la incorporación o creación de una
cultura de calidad y mejoramiento continuo del servicio en el cliente interno.
Únicamente así se logrará una mayor contribución en el desarrollo institucional.
En el propósito de crear esta cultura de calidad de servicios, en el marco de una filosofía de
mejoramiento continuo y complementariamente normar las relaciones laborales con los
trabajadores del Banco, en concordancia con la misión y visión institucional, con sus valores
de compromiso y Solidaridad con la comunidad.
ELABORADO POR:
Cristina Basurto
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CLAVE:
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MISIÓN INSTITUCIONAL
"Proveer servicios y productos financieros a las familias más pobres del Ecuador,
permitiéndoles que incrementen y estabilicen sus ingresos, alcancen un significativo
mejoramiento de su calidad de vida, generen y se eduquen en el desarrollo de actividades
productivas, valorando la relación y lealtad hacia FINCA y promoviendo a la vez el
desarrollo de nuestro personal."
VISIÓN
"Ser una de las instituciones financieras líderes de microcrédito en Ecuador, brindando
servicios y productos financieros dirigidos a personas de escasos recursos económicos
equilibrando la rentabilidad financiera con la rentabilidad social".
CÓDIGO DE ÉTICA
ARTÍCULO 1. FINALIDAD
El siguiente código tiene por finalidad establecer las normas de conducta y las acciones que
deben observar todas las personas que bajo la modalidad tienen vínculos con las
actividades del Banco Finca.
a. Promover y mantener la confianza de la comunidad.
b. Aportar una guía fundamental para que el talento humano desarrolle sus tareas con
la máxima transparencia.
c. Orientar y prevenir, con educación ética, las conductas disfuncionales que pudieran
facilitar la realización de desviaciones.
ELABORADO POR:
Cristina Basurto
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CLAVE:
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ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las aplicaciones contenidas en este código son aplicadas a todos los directivos, funcionarios
y empleados, hombres o mujeres permanentes y temporales de nuestra institución
ARTÍCULO 3. ALCANCE
El presente código constituye la guía de conducta institucional de carácter obligatorio, en
el ejercicio de las funciones encomendadas cualquiera que sea la jerarquía o denominación
del puesto que ostente dentro de la institución.
ARTÍCULO 4. PRINCIPIOS ÉTICOS
La ética de los servidores del banco, tiene como propósito fundamental el bien común, para
su consecución actualizará y ejecutará los valores:
Honestidad:
Expresada través de la realización del trabajo diario, con absoluta transparencia para ayudar
al crecimiento de quienes lo reciben y también de quienes lo generan.
ELABORADO POR:
Cristina Basurto
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CLAVE:
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Responsabilidad:
Evidencia a través de la actividad en equipo (consejo, gerencia, operativos), que en conjunto
buscan tomar y ejercer las mejores decisiones para sus clientes con el fin de brindar
servicios eficientes, con calidad, que le permitan a los socios mejorar su futuro y también
en forma individual a través de cabal cumplimiento de sus obligaciones.
Lealtad:
Interna y externa. La primera, se concreta en el manejó reservado y objetivo de la
información, en el trabajo constante y respetuoso hacia todos los miembros del Banco.
Artículo 5. OBLIGACIONES DEL EMPLEADO
a. Cumplir las normas, procedimientos e instrucciones establecidos por FINCA
S.A, mediante instrumentos legales y el código del trabajo.
b. Cumplir con estándares de productividad exigidos por FINCA S.A.
c. Velar por los interés de FINCA S.A
d. Poner en conocimiento a los supervisores cualquier acto que pudiere derivar en
la comisión de delitos graves.
e. Cuidar los activos fijos que le sean entregados para que su trabajo, y devolverlos
cuando hayan cumplido la relación laboral.
f. Mantener sigilo bancario
g. Mantener discreción en cuanto a todos los asuntos relacionados con el trabajo.
ELABORADO POR:
Cristina Basurto
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CLAVE:
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h. Guardar respeto por sus compañeros de trabajo, clientes y personas relacionas
con FINCA S.A
i. Acudir a las labores diarias puntualmente, inclusive en las ocasiones requeridas
por FINCA S.A previa la autorización de la dirección regional del trabajo.
PROHIBICIONES AL EMPLEADO
Se prohíbe al personal de FINCA S.A, además de lo indicado por el código de trabajo, lo
siguiente:
FALTAS GRAVES
A) Omitir o cometer acciones que vayan en contra del presente reglamento.
B) Trabajar al mismo tiempo con otras instituciones financieras.
C) Laborar al mismo tiempo en cualquier actividad de la que pudiera derivar un
conflicto de intereses con su cargo en FINCA S.A
D) Injuriar a empleados , funcionarios de FINCA S.A
E) Divulgar información de empleados y clientes y/o información interna.
F) Introducir bebidas alcohólicas o sustancias estupefacientes en FINCA S.A, o
presentarse en estado de embriagues, o bajo efectos de estupefacientes.
G) Ingresar A FINCA S.A con armas de cualquier tipo.
H) Sobornar o recibir soborno.
I) Sustraer, alterar información perteneciente a FINCA S.A, cualquiera que sea el
medio.
ELABORADO POR:
Cristina Basurto
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CLAVE:
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OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR:
El empleador está obligado a:
a. Cancelar a sus empleados los valores acordados en el contrato de trabajo.
b. Entregar a los empleados de manera oportuna materiales, útiles para el desempeño
de sus funciones.
c. Dar a los trabajadores el tiempo que se necesite para sufragio de las elecciones
populares establecidas en la ley, siempre y cuando este tiempo no exceda a cuatro
horas, así también el tiempo que se requiera para hacer atendidos por causa de
enfermedad o para requerimientos o notificaciones judiciales.-dicho permiso se
concederá sin disminuir de la remuneración.
Acatar el presente reglamento interno.
d. Cooperar con las reclamaciones de los empleados.
e. Cooperar en la inspección y vigilancia que las autoridades realizan para cerciorarse
del cumplimiento de las disposiciones del presente reglamento.
f. Cancelar a los trabajadores viáticos por los traslados a otras ciudades.
PROHIBICIONES DEL EMPLEADOR
Se prohíbe:
a. Establecer multas que no se hallaren dispuestas en el presente Reglamento
Retener por concepto de multas más del 10% de la remuneración mensual, cobrar
intereses al trabajador por concepto de anticipo de salario.
ELABORADO POR:
Cristina Basurto
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CLAVE:
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b. Obligar a los trabajadores para que voten por determinado partido político o realizar
propaganda religiosa
Y demás prohibiciones establecidas en el código de trabajo.
DISCIPLINA.
Art. 19.- Si se comenten robo o hurto, sin importar la cuantía, las gerencias se reservan el
derecho del proceso a seguir.
Art. 20.- Las sanciones a los empleados serán las siguientes:
Sanciones por faltas leves:
Por primera vez, la amonestación será verbal.
Si reincide en segunda ocasión será una amonestación severa escrita, e ira a la
carpeta personal.
Por tercera vez, será considerada una falta grave, es decir dos faltas leves causan
una falta grave.
ELABORADO POR:
Cristina Basurto
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CLAVE:
53
Asignación de la autoridad y responsabilidad.
Incluye la asignación de autoridad y responsabilidad para actividades de operaciones y el
establecimiento de relaciones de información y protocolos de autorización. Involucra el
grado en el cual los individuos y los equipos son animados a usar su iniciativa en la
orientación y en la solución de problemas, así como los límites de su autoridad.
También se refiere a las políticas que describen las prácticas apropiadas para el negocio de
la intermediación financiera, el conocimiento y experiencia del personal clave y los recursos
previstos para cumplir sus deberes.
Por un principio aceptado de administración, se delegan la autoridad y las tareas asignadas,
pero ningún nivel superior al hacerlo delega su responsabilidad.
La máxima autoridad del Banco Finca es el Gerente General, sus resoluciones son de
aplicación obligatoria y no se justifica su desacato por parte de ninguno de los estamentos
informales, salvo que su cumplimiento implique atentar contra la moral pública, leyes y
normativas aplicables, en cuyo caso, el estamento, directivo, administrativo, o funcionarios
correspondientes, informara por escrito las razones que motivan dicho desacato.
a) El consejo de Administración:
Una vez dirigido por el Gerente General, se constituye en el órgano directivo gestor de las
políticas, manuales y normativas interna en general; aun cuando su elaboración se encuentre
delegada a profesionales internos o externos, recae sobre este cuerpo directivo la
responsabilidad de sus estudios, discusión contenida en la normativa expedida por el
Consejo de Administración, solo este órgano interno podrá interpretarlo y aclararlo,
mediante una resolución.
Así mismo, le corresponde analizar y aprobar otras herramientas de gestión administrativa y
financiera, cuya elaboración puede ser delegada a firmas, técnicos o expertos, según sea el
tema; pero asume la responsabilidad del contenido de estas herramientas, mediante su
conocimiento y aprobación, estas son:
54
Planificación Operativa Anual.
Planificación Financiera Anual.
Políticas de Administración.
Políticas de Gestión Financieras (tasa de interés activa y pasiva).
Normativas Internas (Manual, reglamentos, procedimientos y procesos).
Le corresponde al Consejo de administración y no puede delegar el monitoreo institucional
sobre: los informes gerenciales, Consejos de Vigilancia, del Comité de Auditoria, de los
Auditores Internos y Externos, de la Calificadora de riesgos y de las inspecciones de los
Organismos de Supervisión.
A efectos de implementar en el principio de la Auditoria a lo largo de todo el Banco, el
Consejo de Administración se abstendrá de practicar, incidir, sugerir, presionar o motivar
acciones de carácter administrativo y operativo, porque en una responsabilidad reconocida
por el Gerente General y únicamente le exigirá a esta el cumplimiento de los objetivos
institucionales y de la normativa interna.
b) La gerencia general:
Es el órgano encargado de la ejecución de la planificación estratégica, operativa y financiera,
las políticas institucionales y la normativa interna, dentro de la Ley y regulaciones vigentes
de autoridades competentes.
Bajo su responsabilidad se encuentra la dirección empresarial del banco y su
representación legal. Recibe su mandato de la Superintendencia de Bancos bajo su
autoridad se encuentra todos los demás estamentos del Banco del auditor interno,
quien funcionalmente depende del curso o el comité de Auditoría.
Las delegaciones que sean necesarias para el cabal cumplimiento de los objetivos
institucionales, será entregadas por escrito a cada jefe departamental.
55
c) Los jefes departamentales:
Reciben la delegación de su autoridad de parte de la Gerencia General y la tienen sobre el
personal de apoyo que labora en su área administrativa.
Los jefes de: personal, auditoria interna, contabilidad, sistemas, solo tienen autoridad sobre
el personal que labora bajo su mando directo.
Estructura Organizacional Recomendado Para Banco Finca.
La estructura organizacional de una entidad proporciona la estructura conceptual mediante
la cual se plantea, ejecutan y monitorean sus actividades para la consecución de los objetivos
globales.
Gráfico 2: Organigrama estructural Banco para la Asistencia Comunitaria Finca S.A
Agencia Santo Domingo.
Fuente: La Investigación.
Autora: Basurto Cristina
56
Manual de Funciones.
La definición de responsabilidad y funciones específicas permitirá un trabajo coordinado
donde cada persona conozca su aporte individual hacia los objetivos estratégicos de la
entidad.
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha:23-03-2013
Pág.: 1 de 6
DENOMINACIONES:
1. Gerente general.
2. Supervisores de crédito.
3. Asesores comerciales.
4. Supervisor de cobranzas.
5. Ejecutivo de cobranzas.
GERENTE GENERAL
RELACIÓN DE DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA
PRESIDENTE DE BANCO PARA ASISTENCIA COMUNITARIA FINCA S.A
Esta clase de puesto se encarga de planificar, coordinar, supervisar, gestionar, labores de
control y técnicas en la administración interna y externa del Banco.
FUNCIONES
Administrar los recursos financieros asignados por los socios, mediante los
subsistemas y técnicas de gestión financiera, presupuestaria y contable que se
implemente en la institución.
ELABORADO POR:
Cristina Basurto
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CLAVE:
57
MANUAL DEFUNCIONES
Fecha:23-03-2013
Pág.: 2 de 6
Administrar los sistemas y subsistemas del personal tales como: selección,
reclutamiento, clasificación de personal y políticas de la institución.
Analizar las características de puestos clasificados y valorados de acuerdo a normas
establecidas.
Realizar seguimiento y evaluación a todos los procesos en la institución como son
cartera, créditos, contable y tecnológico.
Asistir a los eventos para los que fueren delegado.
Asegurar una adecuada coordinación interinstitucional para las actividades bajo su
Responsabilidad, garantizando eficiencia, eficacia y transparencia en su ejecución.
Llevar y actualizar los controles y registros a su cargo
Presentar informes de la actividades realizadas
CARACTERÍSTICAS
Se encarga por las responsabilidades de administrar eficientemente los programas y
proyectos de la institución.
REQUISITOS
Título profesional en Administración, ingeniera comercial, contabilidad y
Economía.
Experiencia de cinco años en funciones similares.
Capacidad para delegar funciones.
ELABORADO POR:
Cristina Basurto
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CLAVE:
58
CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA
INTERNA
Fecha:23-03-2013
Pág.: 3 de 6
SUPERVISOR DE CRÉDITO
RELACIÓN DE DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA
FUNCIONES
Coordinar conjuntamente con el gerente las metas otorgadas en el mes
Diseñar estrategias para las metas propuestas en el mes
Organizarse con el equipo de asesores para dar soluciones a problemas
Dar apoyo continuo a los asesores con los bancos comunales
CARACTERÍSTICAS
Es encargado de coordinar conjuntamente con el gerente otorgando ideas para el
mejoramiento del banco, proporcionando ayuda a sus asesores para la formación de bancos
comunales y estrategias para un mejor funcionamiento.
REQUISITOS
Instrucción superior no menor al tercer año en la especialidad de administración de
empresas o afines.
Experiencia de dos años en funciones similares
Capacidad para delegar funciones
Cursos de capacitación en materia a fin al cargo
ELABORADO POR:
Cristina Basurto
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CLAVE:
59
MANUAL DE FUNCIONES Fecha:23-03-2013
Pág.: 4 de 6
ASESORES COMERCIALES
Naturaleza del Trabajo: Organizar y ejecutar las actividades relacionadas a la venta y promoción de los artículos
que ofrece la empresa
Funciones:
Realizar publicidad y promoción de ventas.
Llevar un adecuado control y análisis de las ventas.
No deben existir preferencias entre clientes en cuanto a plazos, descuentos, a menos que sean
autorizados por la gerencia.
Los vendedores deben tener una relación estrecha con el gerente para evitar vender a clientes morosos,
conocer las líneas de crédito, así como el saldo de cada cliente.
Requisitos:
Estudios superiores mínimo de un año en cualquier carrera.
Experiencia mínima de un año en trabajos similares
Excelentes relaciones públicas
Edad mínima de 24 años.
Relación funcional interna:
Con todas las áreas de la empresa.
Relación funcional externa
ELABORADO POR:
Cristina Basurto
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CLAVE:
60
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha:23-03-2013
Pág.: 5 de 6
SUPERVISOR DE COBRANZAS
Naturaleza del Trabajo: controlar la cartera con vencimientos desde el primer día de vencimiento.
Funciones y responsabilidades:
Elaborar los programas anuales de trabajo y vigilar q se cumplan las metas.
Elaborar el presupuesto anual de cobranzas, con base en el presupuesto de ingresos y de acuerdo con
las políticas de plazo de la empresa.
Cumplir con los objetivos departamentales y de la empresa dentro de las políticas señaladas por la
dirección.
Establecer las políticas de cobranzas.
Llevar el control del personal y de sus actividades.
Diseñar formularios y reportes.
Supervisar los procedimientos de cobro.
Llevar el control del grupo de riesgo alto.
Tomar decisiones para regularizar las cuentas q se retrasen o que representen un riesgo mayor de lo
normal o aceptado.
Llevar la estadística de cobranza.
Informar a la gerencia general en forma oportuna, de las actividades relacionadas con la cobranza.
Mantener alto el nivel de eficiencia de su departamento.
Requisitos:
Experiencia mínima de 3 años en cargos similares
Excelentes relaciones públicas
Edad mínima de 35 años.
Capacidad para planear, asesorar, dirigir y controlar.
Ser líder, emprendedor, ético, honesto, con mentalidad abierta y analítica que permita enfrentar retos.
ELABORADO POR:
Cristina Basurto
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CLAVE:
61
Formato de cumplimiento de metas.
a) Informe de Gerencia a banco FINCA.
MANUEL DE FUNCIONES Fecha:23-03-2013
Pág.: 6 de 6
EJECUTIVO DE COBRANZAS
Funciones y responsabilidades:
Elaborar reportes sobre los créditos otorgados y la cobranza.
Clasificar los créditos que deban de ir para trámites judiciales.
Planificar las visitas y llamadas telefónicas y notificaciones de clientes.
Elaborar las notificaciones de clientes morosos con sus respectivos garantes.
Llevar un archivo y control sobre los documentos de los clientes.
Las demás tareas q sean encomendadas por la jefatura.
CARACTERISTICAS
El departamento de cobranzas depende de que logre una cobranza puntual
No debe permitir q se retrasen los clientes.
Desarrollar habilidad es especiales para cobrar las cuentas vencidas sin perder al
cliente.
No debe aplicar tratamiento general de persecución.
REQUISITOS
Experiencia mínima de 1 años en cargos similares
Instrucción superior completa en la especialidad de derecho o afines
Excelentes relaciones públicas
Edad mínima de 25 años.
Capacidad para planear, asesorar, dirigir y controlar.
ELABORADO POR:
Cristina Basurto
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CLAVE:
62
Cuadro 8: Cumplimiento en cuentas, captaciones y colocaciones
PRESUPUESTO MES CUMPLIMIENTO
APERTURA DE CUENTAS DE
AHORRO
70
155
85
221%
MONTO DE AHORRO A LA VISTA
905.274
912.542,53
7258,53
101%
APERTURA DE CUENTAS
MINIAHORRO
55
57
2
104%
MONTO DE MINIAHORRO
141.550,00
159.766,97
18.216,97
113%
DEPÓSITOS A PLAZO
1204.347,00
1737.195,82
532.848,82
144%
CONSUMO
49.240,00
49.500,00
260,00
100%
MICROCRÉDITO NORMAL
63.000,00
95.675,00
32.675,00
152%
MICROCRÉDITO AUXILIO
56.000,00
54.770,00
- 1230,00
98%
MICROCRÉDITO INMEDIATO
431.020,00
707.628,09
276.608,09
164%
MICRO CRÉDITO COMUNAL
40,000.00
60.000,00
20.000,00
150%
COLOCACIÓN TOTAL
639.260,00
967.573,09
328.313,09
151%
%MOROSIDAD
3.10%
7.02%
3.92%
126%
Elaborado por: Cristina Basurto
63
3.2.3.2 Valoración del riesgo.
En el sentido tradicional la valorización del riesgo es un proxi de los peligros que acontecen
en el desarrollo de las actividades propias del Banco, la valoración se la realizo con la ayuda
de la matriz de evaluación de riesgo que está conformada por los cinco componentes del
Sistema de Control Interno.
El riesgo forma parte de una supuesto interno, por lo mismo es necesario identificarlo,
porque solo de esta manera se puede avanzar y que no signifique un obstáculo en el engranaje
empresarial, al realizar procesos los controles internos, se deben considerar las ocurrencias
que pueden suscribirse.
Cuadro 9: Área de evaluación del riesgo.
ÁREA OBJETIVO PAPEL DE
TRABAJO
GERENCIA
Evaluar los riesgos en la
Administración del banco
A
CRÉDITO Y
COBRANZA
Evaluar los riesgos al momento de
realizar la concesión y cobro de
créditos.
B
Cuadro 10: Rango porcentual de riesgo y confianza.
NIVEL DE CONFIANZA RANGO NIVEL DE RIESGO
BAJO 15% -50% ALTO
MEDIO 51% - 75% MEDIO
ALTO 76% - 95% BAJO
Elaborado por: Cristina Basurto
64
Cuadro 11: Evaluación del riesgo al Gerente General.
ÁREA Gerencia General P
P/T A 1/5
ENTREVISTADO Gerente General
ENTREVISTADORA Cristina Basurto
FECHA 27/03/2013
1. AMBIENTE DE CONTROL
Se pretende evaluar el control con respecto a las actividades
N°
CUESTIONARIO
SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.%
OBSERVACIONES
1
¿Cuenta el Banco con un código de
ética aprobado por gerencia?
1
3%
0,50%
Únicamente con los
valores personales de
cada colaborados
2
¿Se emplean manuales de funciones
para que los empleados tengan
conocimiento de sus actividades?
1
3%
0,50%
Se maneja con la
costumbre y la
recomendación de un
colaborador antiguo
3
¿La gerencia evalúa constantemente
el desempeño y liderazgo de los jefes
departamentales?
1
3%
0,50%
4
¿El Banco cuenta con un personal
idóneo, y capacitado para el
cumplimiento de sus objetos?
2
4%
2,0%
5
¿El organigrama que posee el Banco
esta actualizado
1
3%
0,50%
Existe desde su
creación no es el
adecuado
6
¿Existe un reglamento interno para el
conocimiento de las políticas del
Banco?
1 3%
0,50%
En la constitución del
banco está escrito
unas clausulas
SUMAN 20% 4,50%
65
ÁREA Gerencia General P
P/T A 2/5
ENTREVISTADO Gerente General
ENTREVISTADORA Cristina Basurto
FECHA 27/03/2013
2. EVALUACIÓN DE RIESGO
Se pretende conocer la afectividad de la evaluación de riesgo en cada área de la empresa
N° CUESTIONARIO
SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.% OBSERVACIONES
1
¿Se cuenta con algún
instrumento para evaluar riesgos
internos y externos?
1 3% 0,50% No existen
condiciones
2
¿Se ha capacitado al personal
para el cumplimiento eficaz de
sus funciones?
1 3% 0,50%
3
¿Se toma en cuenta las
competencias de las demás
áreas?
2 4% 2,0%
4
¿Las actividades a ejecutarse en
los diferentes departamentos
tienen definidos sus objetivos en
tiempos determinados?
1 3% 0,50% Por experiencia de los
trabajos antiguos
5
¿El Banco está preparado para
afrontar situaciones de cambios
q puedan afectar el normal
desenvolvimiento de la misma?
1
3% 0,50%
6
¿Se maneja con la prudencia la
información confidencial del
Banco?
1
3%
0,50%
SUMAN 20% 4,50%
66
ÁREA Gerencia General
P/T A 3/5
ENTREVISTADO Gerente General
ENTREVISTADORA Cristina Basurto
FECHA 27/03/2013
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
Se pretende evaluar si se cumplen las políticas y los procedimientos establecidos
N° CUESTIONARIO
SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.% OBSERVACIONES
1
¿Se ha implementado
procedimientos claros que
permitan el cumplimiento de los
objetivos del Banco?
1
3%
0,50%
2
¿Se da cumplimiento a las
políticas establecidas por
gerencia?
2
4%
2,0%
3
¿Se ha designado jefes
departamentales para la
supervisión de la tarea?
1
3%
0,50%
4
¿Se ha realizado controles sobre
las actividades de crédito y
cobranza?
1
3%
0,50%
5
¿Se han realizado análisis que
permitan determinar la existencia
de las actividades innecesarias?
2
4%
2,0%
Se ha tratado de
ajustar a la realidad
6
¿Existe el departamento de
control interno o responsable de
analizar e investigar actos
fraudulentos?
1
3%
0,50%
No existen
condiciones
SUMAN 20% 6,0%
67
ÁREA Gerencia General
P/T 4/5
ENTREVISTADO Gerente General
ENTREVISTADORA Cristina Basurto
FECHA 27/03/2013
4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Se pretende evaluar que los métodos de información y comunicación se estén ejecutando
de acuerdo a tiempos establecidos y de manera clara y precisa
N° CUESTIONARIO SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.% OBSERVACIONES
1
¿Existe mecanismos
establecidos en los que se
puedan recopilar y procesar
información interna y
externa?
1
3%
0,50%
2
¿Se da seguimiento a través
de documentos cuando se
determina una queja o
problema dentro de la
organización ya sea por
parte de los empleados o
socios?
2
4%
2,0%
3
¿Cuándo se presentan
irregularidades se comunica
oportunamente al gerente?
1
3%
0,50%
4
¿Existen resguardos
apropiados de la
información confidencial
contra alteraciones o
perdidas?
1
3%
0,50%
5
¿La comunicación entre la
dirección y la parte
operativa es vertical?
2
4%
2,0%
6
¿Se recepta informes de
actividades cuando se
presenta a destiempo?
1
3%
0,50%
Incumplimiento
frecuente
SUMAN 20% 6,0%
68
ÁREA Gerencia General
P/T 5/5
ENTREVISTADO Gerente General
ENTREVISTADORA Cristina Basurto
FECHA 27/03/2013
5. MONITOREO Y SUPERVISIÓN
Se pretende evaluar la calidad de desempeño del control interno
N°
CUESTIONARIO
SI=3
+/-=2
NO=1
P% C.P.%
OBSERVACIONES
1
¿La gerencia analiza el nivel
de eficacia y eficiencia de los
controles aplicados durante el
proceso de las operaciones?
1
3%
0,50%
2
¿Existe un responsable del
monitoreo o investigación de
posibles inconvenientes?
2
4%
2,0%
3
¿El Banco cuente con un
Auditor interno o externo para
la evaluación óptima de los
objetivos?
1
3%
0,50%
4
¿Se utiliza técnicas de
supervisión, que evalúen los
procesos de cada
departamento?
1
3%
0,50%
5
¿Los informes de movimiento
de cuentas son revisados
periódicamente, por personas
externas al departamento que
corresponden?
2
4%
2,0%
No existe
condiciones
6
¿Los datos registrados en las
transacciones de crédito
concuerdan con los saldos por
cobrar a los socios?
1
3%
0,50%
SUMAN 20% 6,0%
TOTAL 100% 27%
69
MATRIZ DE CONFIANZA / RIESGO.
ACTIVIDAD
%
NIVEL DE
CONFIANZA
NIVEL DE RIESGO
ENTORNO EMPRESARIAL 27% BAJO ALTO
Una vez aplicada la matriz de riesgo al Gerente mediante cuestionarios de evaluación donde
se valoró cada uno de los componentes del control interno, se evidencia que la Gestión de
Cobranzas y su entorno empresarial, carece de controles que le permitan evaluar los
procedimientos que se desarrollan dentro de la misma dando el porcentaje de 27% de nivel
de confianza que equivale a un riesgo alto.
Cuadro 12: Evaluación del riesgo a Crédito y Cobranza.
ÁREA Crédito y cobranza
P / TPPP 11/5
P/T A
ENTREVISTADO Jefe de Crédito y cobranza
ENTREVISTADORA Cristina Basurto
FECHA 29/03/2013
1. AMBIENTE DE CONTROL
Se pretende evaluar el control con respecto a las actividades
N° CUESTIONARIO SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.%
OBSERVACIONES
1
¿Cuenta el área con un código de ética
aprobado por Gerencia? 1 3%
0,50%
Valores personales
inherentes
2
¿Se emplean manuales de funciones
para el conocimiento y ejecución de
actividades?
1 3%
0,50%
Experiencia de
personal antiguo
3
¿La gerencia evalúa constantemente
su desempeño como jefe
departamental?
2 4% 2,0%
4
¿Su departamento cuenta con un
personal idóneo, y capacitado para el
cumplimiento de tareas?
3 5% 3,0%
5
¿Considera que el número de
colaboradores en su departamento es
adecuado?
2 4% 2,0%
Se necesita personal
para seguimiento
SUMAN 19% 8,0%
70
ÁREA Crédito y Cobranzas
P/T 2/5
ENTREVISTADO Jefe de Crédito y cobranza
ENTREVISTADORA Cristina Basurto
FECHA 29/03/2013
2. EVALUACIÓN DE RIESGO
Se pretende conocer la afectividad de la evaluación de riesgo en cada área de la empresa
N° CUESTIONARIO
SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.% OBSERVACIONES
1
¿Ha recibido capacitaciones su
grupo de trabajo sobre temas
referentes al área?
1 3% 0,50% Falta de compromiso
con los colaboradores
2
¿Se realiza seguimientos a los
socios activos que mantienen
créditos?
1 3% 0,50% No existe
condiciones
3
¿Las actividades a ejecutarse en su
área se realizan cronogramas de
actividades?
2 4% 2,0%
4
¿Se maneja con prudencia la
información confidencial de los
créditos y cobros que se realizan?
1 3% 0,50%
5
¿Los riesgos detectados referentes a
cuentas con dificultad de cobro
tienen un seguimiento y son
tratados según su importancia?
1 3% 0,50%
6 ¿Existe el departamento de control
interno o responsable de analizar e
investigar actos fraudulentos?
1
3%
0,50%
No existen
condiciones
SUMAN 20% 4,5%
71
ÁREA Crédito y Cobranzas
PP/T/T 3/5 2/5
ENTREVISTADO Jefe de Crédito y cobranza
ENTREVISTADORA Cristina Basurto
FECHA 29/03/2013
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
Se pretende evaluar si se cumplen las políticas y los procedimientos establecidos
N° CUESTIONARIO
SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.% OBSERVACIONES
1
¿Se da cumplimiento a las
políticas establecidas por
gerencia?
1
3%
0,50%
2
¿Su grupo de trabajo cumple con
los objetivos trazados referentes a
metas propuestas?
2 4% 0,50% No existe
condiciones
3
¿Se ha realizado controles
rigurosos cuando se detectan
irregularidades en los cobros y
concesión de créditos?
2 4% 2,0% No existe
condiciones
4
¿Se maneja con prudencia la
información confidencial de los
créditos y cobros que se realizan?
1 3%
0,50%
5
¿Cuándo se acerca el plazo de un
socio moroso se prevé de algún
futuro riesgoso?
1 3%
0,50%
6
¿Existe alguna persona que se
encarga del control de las cuentas
vencidas y su recuperación?
1 3%
0,50%
SUMAN 20% 4,50%
72
ÁREA Crédito y Cobranzas
PP/T/T 2 4/5 ENTREVISTADO Jefe de Crédito y cobranza
ENTREVISTADORA Cristina Basurto
FECHA 29/03/2013
4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Se pretende evaluar que los métodos de información y comunicación se estén ejecutando de acuerdo a
tiempos establecidos y de manera clara y precisa
N° CUESTIONARIO
SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.% OBSERVACIONES
1
¿Ha recibido capacitaciones
su grupo de trabajo sobre
temas referentes al área?
1
3%
0,50%
2
¿Se realiza seguimientos a los
socios activos que mantienen
créditos?
1
3%
0,50%
3
Las actividades a ejecutarse
en su área se realizan
cronogramas de actividades?
2 4% 2,0%
4
¿Se maneja con prudencia la
información confidencial de
los créditos y cobros que se
realizan?
1 3% 0,50%
5
¿Los riesgos detectados
referentes a cuentas con
dificultad de cobro tienen un
seguimiento y son tratados
según su importancia?
1 3% 0,50%
No creen necesario
6
¿El Banco cuenta con un
responsable de la
investigación de posibles
dificultades dentro de los
departamentos?
1
3%
0,50%
7
¿Se emplean manuales de
funcionamientos a seguir
dentro del Banco?
1
3% 0,50%
SUMAN 23% 5,0%
73
ÁREA Crédito y Cobranzas
PP/T/T 5/5 2/5
ENTREVISTADO Jefe de Crédito y cobranza
ENTREVISTADORA Cristina Basurto
FECHA 29/03/2013
5. MONITOREO Y SUPERVISIÓN
Se pretende evaluar la calidad de desempeño del control interno
N°
CUESTIONARIO
SI=3
+/-=2
NO=1
P% C.P.%
OBSERVACIONES
1
¿Ha recibido capacitaciones
su grupo de trabajo sobre
temas referentes al área?
1 3% 0,50%
2
¿Se realiza seguimientos a
los socios activos que
mantienen créditos?
1 3% 0,50% No existe condiciones
3
¿Las actividades a
ejecutarse en su área se
realizan cronogramas de
actividades?
1 3% 0,50% No existe condiciones
4
¿Se maneja con prudencia
la información confidencial
de los créditos y cobros que
se realizan?
2 4% 2,0%
5
¿Los riesgos detectados
referentes a cuentas con
dificultad de cobro tienen
un seguimiento y son
tratados según su
importancia?
1 3% 0,50%
6
¿Los datos registrados en
las transacciones de crédito
concuerdan con los saldos
por cobrar a los socios?
1 3% 0,50%
SUMAN 18% 4,50%
TOTAL 100% 26,5%
74
MATRIZ DE CONFIANZA / RIESGO.
ACTIVIDAD PORCENTAJE NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
VENTAS 26,5 BAJO ALTO
Una vez aplicada la matriz de riesgo al Jefe de Crédito y Cobranzas, mediante cuestionarios
de evaluación donde se valoró cada uno de los componentes del control interno se analizó
que la Gestión de Cobranza, carece de control que permitan evaluar los procedimientos que
se desarrollan dentro de la misma dando el porcentaje de 26,5 de nivel de confianza que
implica un Riesgo Alto.
3.2.3.3 Actividad de control.
Las actividades de con trol son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que
las directivas administrativas se lleven a cabo. Ayudan a asegurar que se tomen las acciones
necesarias para orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad. Las
actividades de control se dan a todo lo largo de la organización, en todos los niveles y en
todas las funciones.
75
Cuadro 13: Simbología para flujo gramas de procesos.
SÍMBOLOS DESCRIPCIÓN
Comienzo de proceso:
En su interior se sitúan materiales, información o acciones para
comenzar al proceso
Conexión con otros procesos:
Harán un procedimiento independiente que en algún momento
aparece relacionado con otro proceso.
Conexión con el mismo proceso:
Gestión de formato del flujo diagramado
Actividad:
Tarea o actividad llevada a cabo durante el proceso.
Decisión/Bifurcación:
Indica puntos en que se toman decisiones: si o no, abierto o
cerrado; etc.
Puede indicar el inicio de un proceso también.
Conector:
Conecta los pasos del proceso, e indica la sucesión de los
mismos.
Final del proceso:
Indica el fin del proceso.
Elaborado por: Cristina Basurto
A
FIN
76
Flujo gramas de procesos
Los factores claves del ciclo es un complemento de lo expresado en la finalidad de la
actividad con sus distintas funciones, contribuyendo para que con un golpe de vista se
comprenda el proceso.
FLUJOGRAMA DE ATENCIÓN AL
CLIENTE
Fecha:27-03-2013
Pág.: 1 de 4
CLIENTE OFICIAL DE CRÉDITO
ELABORADO POR:
Cristina Basurto
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CLAVE:
Se acerca a COAC para
solventar dudas e
inquietudes
Analiza y despeja dudas e
inquietudes del socio
Da información y guía a socio
nuevo o antiguo en los
requerimientos que necesite
Realiza el monitoreo y
seguimiento
FIN
INICIO
77
FLUJOGRAMA DE ATENCIÓN AL
CLIENTE
Fecha:27-03-2013
Pág.: 2 de 4
CLIENTE OFICIAL DE CRÉDITO
ELABORADO POR:
Cristina Basurto
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CLAVE:
Si
No
No
Si
Se acerca al oficial de crédito Verifica si es socio nuevo o antiguo
INICIO
Socio
nuevo?
Envía a apertura la
cuenta
Socio apertura la
cuenta
Verifica historial de crédito y
analiza capacidad de pago
Comunica sobre los
requisitos y condiciones del
crédito y solicita a socio
Revisa la documentación socio
y garantes y la Central de
riesgos
Negocio condiciones de crédito
Llena solicitud de crédito
Programa la vista para
verificación de la información Emite informe de visita
Información
correcta?
Presenta informe a nivel
de aprobación
correspondiente
FIN
78
FLUJOGRAMA DE TRANSFERENCIA
DE AHORRO ENCAJE CRÉDITOS
CONCEDIDOS
Fecha:27-03-2013
Pág.: 3 de 4
OFICIAL DE CRÉDITO JEFE DE CAJA
ELABORADO POR:
Cristina Basurto
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CLAVE:
INICIO
Anotan en la bitácora de ingreso
de ahorro en garantía los valores
registrados en las solicitudes de
crédito
Envía Atención al Cliente para
generar la cuenta respectiva
Envían a Jefe de Cajas para que
realice la transferencia
Realiza las transferencias de ahorro
a la vista a ahorro en garantía
Envía a Oficial de Crédito la
bitácora
Recibe y legaliza la bitácora
para su archivo
FIN
79
FLUJOGRAMA DE PROCESO
JUDICIAL EJECUTIVO
Fecha:27-03-2013
Pág.: 4 de 4
JEFE DE AGENCIA OFICIAL DE CRÉDITO ABOGADO
ELABORADO POR:
Cristina Basurto
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CLAVE:
INICIO
Envía a Oficial de Crédito
copia pagarés con reporte
de entrega a abogado
responsable
Apertura file Judicial
Elabora demanda judicial
y entrega a jefe de crédito
Legaliza demanda
con Gerencia general
y entrega al abogado
y Oficial de Crédito
Entrega la documentación en
Oficina de Sorteos
Verifica en el Juzgado
que ha salido sorteado
Informa a Oficial de
Crédito que el juicio está
en oficina de citaciones
Elabora Cronograma de visita
con Agente Citador
Realiza visita con Agente
Citador a los demandados
e informa al abogado la
ejecución del proceso
respectivo
Continúa con el trámite
judicial ejecutivo hasta
la ejecución de la
sentencia
Entrega al Oficial de
Crédito la sentencia
Recibe y entrega copia de
la sentencia a los
demandados
FIN
80
3.2.3.4 Información y Comunicación.
Los sistemas de información producen reportes, contienen información operacional,
financiera y relacionada con el cumplimiento, que hace posible operar y controlar al Banco.
Tiene que ver no solamente con los datos generados internamente, sino también con la
información sobre eventos, actividades y condiciones externas necesarias para la toma de
decisiones, informe de los negocios y reportes externos, la comunicación efectiva debe darse
en un sentido amplio, fluyendo hacia, a lo largo y hacia arriba de la organización.
Todo personal debe recibir un mensaje claro de parte de la gerencia a que la responsabilidad
de control debe tomarse seriamente, deben entender su propio papel en el sistema de control
interno, lo mismo que la manera como las actividades individuales se relaciona con el trabajo
de otros. Deben tener un medio de comunicar la información significativa, también necesitan
comunicarse efectivamente con las partes externas, tales como clientes, proveedores,
reguladores y accionistas.
Los documentos, que a continuación detallo, responde a las necesidades existentes,
facilitaran el control, el riesgo contable, el archivo y el cumplimiento, con las leyes
tributarias y comerciales, que legislan a los comerciantes ecuatorianos.
Informes del Gerente.
Los jefes de agencia, informaran a la agencia y antes del quinto día de cada mes los
resultados obtenidos en la gestión del mes inmediato anterior de acuerdo con el siguiente
formato.
81
Modelo de Solicitud de Crédito de Clientes.
Solicitud de Crédito
Asesor:
Fecha:
Monto solicitado:
Cuanto puede pagar
mensualmente:
Destino del Crédito:
Datos Personales
Nombres y apellidos
Cédula: Fecha de nacimiento:
Edad: Nacionalidad
Estado Civil:
Soltero/a:
Casado/a:
Unión Libre:
Divorciado:
Dependientes Profesión:
N° Edades Genero:
Femenino:
Masculino:
Datos de Residencia
Ciudad: Tiempo de residencia
Calle Principal Calle Secundaria
Teléfono casa Teléfono celular
Tipo de Vivienda:
Propia: Arrendada:
Familiar: Prestada:
Nombre del
Arrendador/familiar
Teléfono del
arrendador/familiar
Datos del Cónyuge
Nombres y apellidos
Cédula: Fecha de nacimiento:
Edad: Nacionalidad
Actividad del Cónyuge: Teléfono:
Datos del Negocio
Sector Económico: Nombre del Negocio:
Dirección: Referencia de ubicación:
Teléfonos del local: Local propio
/arrendado:
82
Referencias Comerciales
1.-Nombres y apellidos: 1.-Nombres y apellidos:
Dirección: Dirección:
Teléfonos: Teléfonos:
Referencias Personales
1.-Nombres y apellidos: 1.-Nombres y apellidos:
Dirección: Dirección:
Teléfonos: Teléfonos:
Detalle de ingresos y gastos
Gastos del Negocio Gastos de la Familia
Sueldos Alimentación
Arriendos Arriendos
Transporte Educación
Servicios Básicos Salud
Cuotas de préstamos Cuotas de Préstamos
Total (A) Total(B)
Ingresos del negocio: Otros Ingresos Familiares:
Ventas Mensuales Arriendos/pensiones
Total (A) Total(B)
Flujo de Caja
Ventas
(-)Compras
(=)Utilidad Bruta
(-)Gastos del Negocio
(=)Utilidad neta del negocio
(-)Gastos Familiares
(=)Liquidez sin otros ingresos
(+) Otros Ingresos
(=)Liquidez disponible final
Firma del Solicitante Firma del Cónyuge Firma del Asesor
Elaborado por: Cristina Basurto
83
Notificaciones de Cobranzas.
BANCO PARA LA ASISTENCIA COMUNITARIA “FINCA S.A”.
NOTIFICACIONES DE COBRANZAS.
Santo Domingo,……………………..
Señor. (a)
………………………………
Dirección…………………….
Presente.-
De nuestras consideraciones,
De acuerdo con nuestro registro de préstamo por el valor de……………otorgado a su favor
el………de…….del……….., registra…………cuotas en mora, por el valor de………...
Tal situación está afectando a las finanzas de Banco FINCA S.A. y el buen manejo del
programa, al igual que su propio historial de crédito, por lo que la misma no es aceptable.
En vista de ello, le solicitamos para que dentro de un plazo de tres días se presente a nuestras
oficinas para cancelar la deuda con la única condición de ayudarle en la situación que se
encuentra en este momento.
Si al momento de recibir este comunicado ya ha cancelado su pago, comunicar al asesor
comercial.
Atentamente;
JEFE DE CRÉDITO Y COBRANZAS.
Al transcurrir 15 días de vencida la deuda y el cliente no ha cancelado se procede a
notificar por segunda vez recordando el compromiso que tiene con la institución,
Elaborado por: Cristina Basurto
84
BANCO PARA LA ASISTENCIA COMUNITARIA “FINCA S.A”.
SEGUNDA NOTIFICACIONES DE COBRANZAS.
Santo Domingo,……………………..
Señor. (a)
………………………………
Dirección…………………….
Presente.-
De nuestras consideraciones,
De acuerdo con nuestro registro de préstamo por el valor de……………otorgado a su favor
el………de…….del……….., registra…………cuotas en mora, por el valor de………...
Tal situación está afectando a las finanzas de Banco FINCA S.A. y el buen manejo del
programa, al igual que su propio historial de crédito, por lo que la misma no es aceptable.
En vista de ello, le solicitamos para que dentro de un plazo de tres días se presente a nuestras
oficinas para cancelar la deuda con la única condición de ayudarle en la situación que se
encuentra en este momento.
Si al momento de recibir este comunicado ya ha cancelado su pago, comunicar al asesor
comercial.
Atentamente;
JEFE DE CRÉDITO Y COBRANZAS.
.
Si el cliente transcurridos los 30 días y no ha cancelado la deuda se procede a realizar una
notificación PREJUDICIAL para el cliente detallando todos los rubros adicionales que se le
cobrara por su falta de pago.
Elaborado por: Cristina Basurto
85
BANCO PARA LA ASISTENCIA COMUNITARIA “FINCA S.A”.
NOTIFICACIÓN PREJUDICIAL.
Santo Domingo………………….
Señor. (a)
Garante:
Pese a nuestros reiterados e insistentes requerimientos de pago y en vista de que usted no ha
cancelado su compromiso de crédito con FINCA S.A nos dirigimos a usted para comunicarle
que amparados legalmente en los documentos suscritos, vamos a proceder al cobro
inmediato por la vía judicial.
En tal virtud le solicitamos por última vez, efectuar el pago de sus obligaciones en el plazo
de 72 horas, además deberán cancelar los seguimientos rubros:
Intereses de mora: .......................
Honorarios profesionales:………………..
Gastos de cobranzas: …………………
Aportación a SOLCA …………………
Estos valores se calcularan de acuerdo a los días que se demore en la cancelación, lo que
ocasionara que los valores varíen según el transcurso de los días.
En caso de no asistir a este requerimiento, quedo en libertad en proceder con el trámite
judicial y desde ya deslindo mi responsabilidad por los inconvenientes que ordene la
autoridad competente, sea esta orden de secuestro de bienes muebles, retención de fondos,
prohibición de enajenar y/o embargo de inmuebles.
Debo recordarle que sus nombres y de sus garantes ya están registrados en la Central de
Riesgos de la SUPERINTENDENCIA DE BANCOS, a efecto de que se suspenda toda
86
operación crediticia y/o garantía en todo el sistema, no siendo sujeto de Crédito en casas
Comerciales, Bancos, Mutualistas, Cooperativas.
Atentamente;
DEPARTAMENTO LEGAL
Además se recomienda utilizar este formato de compromiso de pago para tener una idea más
clara de los clientes que estén adeudando con vencimientos en los pagos.
Elaborado por: Cristina Basurto
87
COMPROMISO DE PAGO
Por medio del presente documento ………………………………………………………
portadora de C.I. numero …………………….. De estado Civil……………………….. En
uso de mis facultades, me comprometo, libre y voluntariamente, sin presión de coacción a
cancelar la deuda por el valor de……………. Que adeudo en plazo vencido a Finca S.A a
cancelar la totalidad hasta el día ………………………………… de la siguiente manera y
condiciones.
PRIMER PAGO VALORES
INTERES POR MORA $..................
INTERESES LEGALES $..................
HONORARIOS PROFESIONLES $.................
APORTACION A SOLCA $..................
SEGUNDO PAGO VALORES
INTERES POR MORA $..................
INTERESES LEGALES $..................
HONORARIOS PROFESIONLES $.................
APORTACION A SOLCA $..................
TERCER PAGO VALORES
INTERES POR MORA $..................
INTERESES LEGALES $..................
HONORARIOS PROFESIONLES $.................
APORTACION A SOLCA $..................
88
Como deudor me someto a los jueces competentes de la ciudad de Santo Domingo de los
Tsáchilas residencia Para toda acción y demanda que dé lugar el presente instrumento
ejecutivo o verbal sumario a elección el demandante.
Para constancia de lo estipulado, el deudor suscribe el presente documento en la ciudad de
Santo Domingo de los Tsáchilas hoy…………………
Deudor……………………….. Garante……………
DEPARTAMENTO COBRANZA
Elaborado por: Cristina Basurto
89
3.2.3.5 Monitoreo.
La entidad destinara los recursos suficientes, de acuerdo con su tamaño, para implantar
acciones de supervisión interna continua.
Los sistemas de control interno deben monitorearse, proceso que valora la calidad del
desempeño del sistema en el tiempo es realizado por medio de actividades de monitoreo,
evaluación separadas o combinación de las dos.
El monitoreo ocurre en el curso de las operaciones, incluyen actividades regulares de
administración y supervisión y otras acciones personales realizadas en el cumplimiento de
sus obligaciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones separadas dependerá
primeramente de la valorización de riesgos y de la efectividad de los procedimientos de
monitoreo.
Realizan actividades de monitoreo del sistema de control interno los siguientes órganos
internos:
Evaluación Internas.
Concejos de administración
Concejos de vigilancia
Gerencia
Evaluación Externa.
Auditoria Interna
Evaluaciones separadas
Auditoria externa
Calificadora de riesgos
90
3.2.3.6. Encuestas
Mediante la siguiente entrevista queremos verificar si se está aplicando los manuales de
procesos dentro de la institución, para así comprobar si ha sido efectivo y de ayuda para el
banco.
EVALUACIÓN GERENCIA
Se pretende conocer si se están llevando a cabo el manual dentro de la institución.
N° CUESTIONARIO
SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.% OBSERVACIONES
1
¿Está recibiendo capacitaciones
su grupo de trabajo sobre temas
referentes al área?
3 6% 5%
2
¿Está aplicando las estrategias de
cobranzas dentro del
departamento?
3 6% 5%
3
¿Las actividades a ejecutarse en su
área se realizan cronogramas de
actividades?
2 4% 3%
4
¿Se maneja con prudencia la
información confidencial de los
créditos y cobros que se realizan?
2 4% 3%
5
¿Los riesgos detectados referentes
a cuentas con dificultad de cobro
tienen un seguimiento y son
tratados según su importancia?
3 6% 5%
6
¿El código de ética se está
aplicando con normalidad?
2 4% 3%
91
7
¿La competencia de las demás
áreas son tomadas en cuenta cómo
importantes?
2 4% 3%
8
¿Se maneja o se delegan funciones
según la jerarquía dentro del
banco?
3 6% 5%
9
¿Se lleva con estricta
confidencialidad la información
que nos indican los clientes?
3 4% 3%
10
¿Se designó los jefes
departamentales para cada área
proyectada?
3 6% 3%
SUMAN 50% 38%
92
2. EVALUACIÓN DEP. CREDITO Y COBRANZAS
Se pretende conocer si se está aplicando el manual dentro del departamento.
N
° CUESTIONARIO
SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.
%
OBSERVACIONES
1
¿Ha recibido capacitaciones su grupo
de trabajo sobre temas referentes al
área?
3 6% 5%
2
¿Se dan cumplimiento las tareas
establecidas por gerencia? 3 6% 5%
3
¿Las actividades a ejecutarse en su área
se realizan cronogramas de
actividades?
2 4% 3%
4
¿Cuentan con el control diario de las
cuentas vencidas y créditos? 2 4% 3%
5
¿Los riesgos detectados referentes a
cuentas con dificultad de cobro tienen
un seguimiento y son tratados según su
importancia?
3 6% 5%
6
¿Se realiza seguimiento a los socios
activos que mantienen crédito en el
banco?
2 4% 3%
7 ¿Se manejan los cronogramas de
trabajo dentro de cada departamento? 3 6% 5%
8 ¿Se aumentó el número de empleados
para cada área? 2 4% 3%
9 ¿La gerencia evalúa constantemente al
equipo de trabajo? 3 6% 5%
1
0
¿Se lleva un control de los clientes en
mora para prevenir el riesgo? 2 4% 3%
SUMAN 50% 40%
SUMA TOTAL 100% 78%
93
MATRIZ DE CONFIANZA/RIESGO.
Una vez aplicado el manual de procedimientos y su respectivo control al departamento de
cobranzas se constató el mejoramiento del riesgo dando un porcentaje del 78% de nivel de
confianza que implica un riesgo bajo.
ACTIVIDAD PORCENTAJE NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
VENTAS 78% ALTO BAJO
94
Informe a Gerencia.
Santo Domingo 29 de MARZO DEL 2013
Señor.
Mauricio Vinicio Viñachi
Presente:
Luego de una exhausta investigación y análisis se procede a informar el examen de control
interno en el Banco Finca se detalla a continuación:
a) Objetivo del informe.
El objeto de la evaluación del control interno es establecer los pasos para verificar la
existencia, el nivel de desarrollo y el grado de efectividad del control interno instaurando en
el Banco, plantear una propuesta con 5 elementos básicos que ayudaran a mejorar la gestión
de cobranzas de la entidad, el cual está diseñado para proveer una seguridad razonable a la
gerencia.
b) Alcance del informe.
El presente informe fue realizado en el periodo 2013, contiene los resultados de la evaluación
del control interno del Banco FINCA S.A.
c) Resumen gerencial.
El control interno realizado al Banco FINCA S.A. es un proceso efectuado a la gerencia y
personal operativo del área de Crédito y Cobranzas, el cual consta de procedimientos,
políticas y reglamentos diseñados para alcanzar los objetos y mejorar la Gestión de
Cobranzas.
d) Evaluación de las fases de control interno.
95
Ambiente de Control.
Se evidencio la inexistencia de un código de ética, inexistencia de manuales de función, de
un comité de auditoría, un organigrama desactualizado de la estructura actual del Banco
Finca.
Conclusiones:
La aplicación de un código de ética es importante ya que los empleados
comprenderán que comportamiento es aceptado o no.
La implementación de manuales de funciones es importante ya que se especifica el
nivel de competencia necesaria para un trabajo y las habilidades y destrezas
requeridas
La implementación de un organigrama acorde a la actualidad de la empresa
proporciona flujo de información para dirigir actividades y entender las
responsabilidades con las autoridades y verificar además si existe un número
suficiente de colaboradores.
Recomendaciones:
Aplicar los manuales de funciones para el conocimiento y efectividad de las
operaciones
Aplicar el código de ética para promover integridad y valores éticos entre los
colaboradores, y mejorar la relación entre personal interno y socios
Regirse al nuevo organigrama actualizado del Banco Finca para establecer las
relaciones de jerarquía, asignar autoridad, y mantener una adecuada comunicación
96
Valoración de Riesgo.
No posee un manual de procedimientos de cobranzas a seguir, por tal razón la gestión es
ineficiente, no cuenta con instrumentos para evaluar riesgos, no se ha capacitado a los
colaboradores, no se tiene un control de la información confidencial de las operaciones, y el
cumplimiento de las obligaciones de los socios presentan riesgo.
Conclusiones:
El personal del banco no se encuentra capacitado para realizar la gestión de
recuperación de cartera.
La empresa no cuenta con un instructivo ni parámetros de cobranzas a seguir para
gestionar de manera inmediata a la cartera vencida.
Recomendaciones:
Capacitar al personal por personas expertas en la actividad.
Implementar instrumentos para la evaluación de riesgo.
Actividades de Control.
En la empresa se ha establecido diferentes procedimientos para ayudar en el control de las
distintas actividades de genera la normalidad actuación del Banco como: el proceso de
atención al cliente, de crédito de cartera de crédito, pagos de créditos con depósitos bancarios
y procesos judiciales de cobro.
Conclusiones:
La estructuración de flujogramas de procesos son esenciales en la Gestión de
Cobranzas.
97
Recomendaciones:
Implementar la presentación del flujo gramas de procesos que conlleven al
mejoramiento de la Gestión de Cobranzas.
Información y Comunicación.
El banco Finca no posee una buena comunicación entre sus líneas verticales de jerarquía, lo
que ocasiona que algunas actividades no sean informadas a tiempo, produciendo retraso y
estancamientos de procesos.
Monitoreo.
Se ha realizado unos cuestionario de evaluación posterior y el informe donde constan
detalladamente los procesos, las conclusiones y recomendaciones vertidas para la mejora del
control interno.
Atentamente;
Cristina Basurto Arbaiza
98
3.3 VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA.
La presente tesis es validad en función de la gestión de investigación de la
Universidad por medio del lector de tesis
A demás la presente investigación es válida por el tribunal presente en la defensa
del trabajo de investigación.
La investigación realizada es certificada adicionalmente por la institución en la cual
se hizo la indagación de la problemática
3.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO.
3.4.1 Conclusiones.
El control interno debe ajustarse a las necesidades y requerimientos de la
organización, el cual permitirá tener la confianza moderada de sus acciones, que se
ajusten a los objetos y normas (legales y estatutarias) aplicables a la organización
porque un excesivo control puede ser costoso y contraproducente; además, se debe
tener cuidado al diseñarlo, ya que las regulaciones innecesarias limitan la iniciativa
y el grado de creatividad de los empleaos
La elaboración y aplicación de los manuales administrativos y contables son piezas
fundamentales para proteger los recursos de la institución, garantizar la eficacia,
eficiencia y economía de todas las operaciones de la organización, promoviendo y
facilitando la correcta ejecución de los procedimientos.
La información recolectada refleja que el Banco Finca, necesita de manuales y
procedimientos que les permitan llevar a cabo un control eficiente de las operaciones,
brindando informes congruentes y satisfactorios a la institución.
99
3.4.2 Recomendaciones.
Al diseñar un sistema de control interno se recomiendo realizar un análisis de los
procesos y funciones de cada una de las áreas o departamentos integrantes de la
organización, con la finalidad de identificar las debilidades inherentes, conocer los
riesgo y derivados de ellos para definir las medidas a utilizar para reducirlos.
Se sugiere q los manuales administrativos y contables que forman parte del presente
trabajo de tesis se den a conocer la unidad de análisis para sus aplicaciones en el
desarrollo de sus operaciones avitualles.
Se propone que la unidad de análisis evalué periódicamente los manuales
administrativos y contables, para establecer la correcta ejecución de las operaciones
con el fin de preservar las eficacia, eficiencia y economía de la institución, y de ser
el caso realice las justificaciones necesarios que deberán ser aprobadas
oportunamente.
Para que un sistema de control interno funcione con eficiencia se recomienda contar
con programas de entretenimiento, motivación, participación y remuneración
apropiada de recursos humanos, creando una cultura empresarial encaminada a evitar
operaciones fraudulentas.
BIBLIOGRAFÍA.
Agustin, M. (2006). administracion de la cobranza. España.
Alberto, D. l. (2010). Auditoria en un enfoque proctico. España: Paraninfo.
Alcarria Jaime Garcia, J. J. (2008). Contabilidad financiera I. Publicaciones de la
universidad Jaumel.service de Comun icacion y publicciones Campus del Ru Sec.
De LARA, b. i. (2007). Manual Basico de revisión y verificación contable. Libreria
edottrial.
Eva, D. V. (2005). Economia y Creditos. Editorial Trillas.
Gaitan, E. (2006). Control Interno. Bogota: Ecoe Ediciones.
Jesús, G. H. (2009). Contabilidad Básica 1. México: Trillas .
LINDERGAAR, E., Gerado, & LINDERGAAR, J. (2008). Enciclopedia de la
Auditoria . España: Editorial Oceano.
MANTILLA, S. (2005). Auditoria de control Interno. Cante , Sandre: Ecoe
ediciones.
Mercedes, B. (2011). Contabilidad General. Escobar.
Montaño, A. (2010). Administracion de la Cobranza, Programa Control. España:
programa y control.
Zapata, p. (2011). Contabilidad general. bogota: McGraw-Hill-Interamericana.
AVILA Marcelo, Introducción a la contabilidad umbral editorial 2007.
ESTUPIÑAN, Rodrigo, papeles de trabajo. Ecoe Ediciones, 2004.
MCGRAW- Hills, financiamiento a largo plazo. primera edición 2002.
CALVOPIÑA, Urbina. Tesis 2011.
AMADOR, Alfonso, Control Interno. Segunda edición 2008.
PANY Whittington, Principios de auditoria, edición 2005.
ANEXOS
ANEXO Nº 1
Carta de autorización de la dirección de Investigación UNIANDES
ANEXO Nº 2
CARTA DE AUTORIZACIÓN DE BANCO FINCA S.A
Santo Domingo, 21 de abril de 2013
Señores
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
PRESENTE.-
De mi consideración.
Mediante solicitud realizada por la señorita Cristina Jimena Basurto Arbaiza con C.C
172056149-5, indico que tiene la autorización correspondiente para que realice su proyecto
de tesis “SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE COBRANZAS EN
BANCO PARA LA ASISTENCIA COMUNITARIA FINCA S. A. SUCURSAL SANTO
DOMINGO, de vuestra prestigiosa entidad, cuenta con mi autorización para la realización
de una investigación, la misma que será analizada y de ser factible aplicada en nuestra
organización, brindándole la información que necesite para el desarrollo de su trabajo de
investigación.
Felicitaciones, a la Universidad por promover el desarrollo de estos trabajaos que Certifica
su calidad de educación.
La Srta. Cristina Basurto puede hacer uso del presente certificado como disponga
Atentamente,
Mauricio Vinício Viñachi
Gerente de Banco finca
ANEXO Nº 3
Entrevista al Gerente General de BANCO FINCA S. A.
Entrevista dirigida al Gerente de Banco para la Asistencia Comunitaria Finca S.A.
Pregunta N° 1. ¿La Agencia cuenta con los indicadores de cobranzas respectivas?
Pregunta N° 2. ¿Existe un departamento de Cobranzas en Banco Finca S. A?
Pregunta N° 3. ¿Cree necesario la implementación de un departamento dirigido
estrictamente a las cobranzas?
Pregunta N°4. ¿Se lleva un control exacto de los clientes con riesgos mensuales?
Pregunta N° 5. De menos a más ¿Como usted califica el proceso empleado para acceder a
un crédito?
Pregunta N° 6. ¿Qué estrategias a utilizado como gerente del Banco para mejorar el riesgo
de la mora?
Pregunta N° 7. ¿La empresa posee manual de funciones para realizar la gestión de
cobranzas?
Pregunta N°8. ¿Qué tipo de información financiera histórica posee de la empresa para
realizar comparaciones de resultados entre períodos?
Pregunta N°9. ¿En qué proceso considera urgente aplicar un sistema de control?
Pregunta N° 10. ¿Cómo considera el grado en que se encuentra actualmente la cartera de
crédito del Banco?
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN.
ANEXO Nº 4
Entrevista a los asesores de credito de Banco Finca S. A.
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA
Objetivo: Obtener información que encamine el trabajo investigativo y permita mejorar el
sistema de control interno y gestión de cobranzas en Banco Para La Asistencia Comunitaria
“Finca” S. A sucursal Santo Domingo.
Enfocada al personal Interno del Banco
1. ¿Cuáles son los tipos de crédito que tienen mayor acogida los clientes de banco
FINCA?
2. ¿Identifique tres factores que influyen en el incremento de la mora?
3. ¿Cree Ud. que la gestión de cobranzas que maneja banco Finca es efectiva?
SI…………. NO………..
4. ¿Considera Ud. que sería necesario la implementación de un departamento
especializado en cobranzas?
SI………….. NO………….
5. ¿Cree Ud. que se da seguimiento a los compromisos de pago con los clientes de
banco FINCA?
SI………….. NO………….
6. ¿Cómo califica la gestión de cobranzas actual en banco FINCA S.A, Santo
Domingo?
BUENO……………….. REGULAR…………...
MALO…………...
7. ¿Considera necesario que se implemente un sistema de control interno en
cuanto a las cobranzas?
SI…………… NO…………….
8. ¿Cree Ud. que es necesario la implementación de un CALL CENTER en banco
FINCA S.A, Santo Domingo?
SI…………… NO…………….
9.
10. ¿Respecto a los procedimientos en la parte legal de la cartera castigada, cree
que sería necesario un funcionario especializado en el tema?
SI…………… NO…………….
11. ¿Cree Ud. que es necesario la capacitación continua de los asesores en temas de
recuperación de cartera y gestión efectiva en cobranzas?
SI……………. NO…………….
ANEXO Nº 5
Entrevista a los clientes de Banco Finca S.A
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORIA, CPA
Objetivo: Obtener información que encamine el trabajo investigativo y permita mejorar la
sistema de control interno y gestión de cobranzas en Banco Para la Asistencia Comunitaria
“FINCA” S.A sucursal Santo Domingo.
1. ¿Conoce usted los tipos de crédito que otorga banco FINCA S.A?
Si…………. NO……………………..
2. ¿Identifique tres factores por los que llegaría generar mora?
……………………….. ………………………
……………………………
3. ¿Cree Ud. necesario la implementación de un departamento especializada en la
gestión de cobranzas?
SI…………… NO………………..
4. ¿Cómo califica usted la gestión de cobranzas en banco FINCA S.A?
BUENA………….. REGULAR ..……… MALO ………..
5. ¿Cree Ud. que existe un sistema de monitoreo en cuanto a las cobranzas?
SI…………… NO………………..
6. ¿Considera positivo que un funcionario de banco FINCA S.A Santo Domingo
comunique a sus clientes los días de vencimiento de su crédito?
SI…………… NO……………….
7. ¿Cómo califica el servicio que presta actualmente el personal de banco FINCA
S.A?
Buena………… Regular…….… Malo………
8. ¿En cuanto al procedimiento legal de la cartera castigada en FINCA S.A, cree
necesario incorporar un profesional especializado en el tema?
SI………………. NO………………
9. ¿Cómo califica el seguimiento que realiza el asesor en el tema de cobranzas?
Buena………… Regular…….… Malo………
10. ¿Considera necesario que los clientes reciban capacitaciones en temas de
EMPRENDIMIENTO Y MANEJO DE NEGOCIOS para saber cómo invertir
su dinero?
SI………………. NO………………..
ANEXO Nº 6
Fotografía del Banco Finca S.A.
OFICINAS FINCA