universidad regional autÓnoma de los...
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN SECRETARIAL
PROYECTO DE INVESTIGACION PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERÍA EN GESTIÓN GERENCIAL, MENCIÓN ADMINISTRACION
SECRETARIAL
TEMA:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO FINANCIERO DE
UNIANDES MATRIZ AMBATO Y EL DESEMPEÑO LABORAL”
AUTOR: TLGA. SEGURA JURADO MAYRA ELIZABETH.
ASESORA: ING. MONTES DE OCA JIMENA ELIZABETH, MBA.
Ambato – Ecuador
2017
DEDICATORIA
El presente Proyecto de Tesis es dedicada especialmente a Dios que ha sido el que
me ha dado la vida, salud, sabiduría e inteligencia, a mis Padres por su amor
incondicional, porque desde pequeña me han inculcado valores y que con su ejemplo
me han guiado en cada etapa de mi vida y gracias a su confianza me han impulsado a
seguir adelante en cada reto planteado, a mi pequeña hija Valeria Alejandra que es mi
motor fundamental para seguir adelante , a mis hermanos y a una persona muy
especial que ocupa un lugar muy importante en mi corazón, quienes siempre me
apoyaron incondicionalmente y supieron guiarme y darme el apoyo necesario para
culminar con dedicación mis estudios.
AGRADECIMIENTO
Este trabajo se logró gracias al esfuerzo, perseverancia, y apoyo de profesionales que
han formado parte de esta ardua labor, en especial: A la Ingeniera. Jimena Montes de
Oca Asesora del Proyecto de Tesis por guiarme en la culminación de la investigación,
a mis amigos Javi, Pauly, Pao, Giovy, Frantz, Lucy, Vinny, Lucho, Alfito, Lore y
Cusita por su apoyo, paciencia, compresión, afecto, lealtad incondicional y por tantos
buenos momentos compartidos y a todas aquellas personas que contribuyeron con sus
valiosas aportaciones brindándome así su amplia experiencia para hacer posible esta
meta anhelada.
RESUMEN
El Diseño de un “Manual de Procedimientos para el departamento Financiero de
Uniandes Matriz Ambato y el desempeño Laboral “, es una herramienta de la
planeación organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización
formal y definiendo su estructura funcional. Por lo tanto, son elementos básicos de
referencia y de auxilio en la empresa para obtener el control deseado de los esfuerzos
del personal. Por medio de este manual pueden proporcionar al personal sus deberes
y responsabilidades, los reglamentos de trabajo, políticas y objetivos de la misma, en
una forma sencilla, directa y autorizada. De tal manera que se desarrolló el trabajo
bajo el modelo cuali-cuantitativo basado en una investigación de campo de tipo
descriptivo. Se concluye que para la empresa en el manual se exponen con detalle la
estructura de la empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos para
el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y
responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de la empresa. Por lo que
permitirá elaborar una reestructuración de la empresa, donde se muestren las
descripciones de trabajo, el límite de autoridad, el conocimiento de cada integrante y
de sus responsabilidades, funciones además, de los objetivos de la organización.
ABSTRACT
The Design of a "Manual of Procedures for the Financial Department of Uniandes
Matriz Ambato and Manual Labour” is a tool for organizational planning and it covers
the whole organization, by indicating the formal organization and defining its functional
structure. Therefore, they are basic elements of reference and help in the company in
order to obtain the desired control of the performance of the personnel.
By means of this manual they can provide to the personnel their duties and
responsibilities, the work regulations, policies and objectives of the same, in a simple,
direct and authorized form. In such a way, the study was developed under the
qualitative-quantitative model based on a field research of descriptive type.
It is concluded that for the company in the manual the structure of the company and its
positions and the relationship that exist between them for the achievement of its
objectives are presented.
The hierarchy, the degrees of authority and responsibility; the functions and activities of
the corporate bodies are explained. Therefore, it will be possible to elaborate a
restructuring of the company, showing the job descriptions, the limit of authority, the
knowledge of each member and their responsibilities, besides functions of the
organization's objectives of the organization.
INDICE GENERAL
PORTADA
APROBACIÓN DEL ASESOR DE TRABAJO DE TITULACIÓN
DECLARACIÓN DE AUNTENTICIDAD
DERECHOS DE AUTOR
CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
RESUMEN
ABSTRACT
ÍNDICE GENERAL
ÍNDICE DE TABLAS
ÍNDICE DE ILUSTRACIÓN
INTRODUCCION
ANTECEDENTES 1
SITUACIÓN PROBLÉMICA. 2
PROBLEMA CIENTÍFICO. 3
OBJETO DE INVESTIGACIÓN 3
CAMPO DE ACCIÓN 3
IDENTIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE INVESTIGACIÓN 3
OBJETIVO GENERAL 3
OBJETIVOS ESPECÍFICOS 3
IDEA A DEFENDER 4
VARIABLES DE INVESTIGACIÓN 4
Variable dependiente 4
Variable independiente 4
METODOLOGÍA A EMPLEAR 4
MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN 4
TIPOS DE INVESTIGACIÓN 4
Investigación Descriptiva 4
Investigación Exploratoria 4
Investigación Correlacional 5
MÉTODOS 5
MÉTODO LÓGICO DEDUCTIVO 5
MÉTODO LÓGICO INDUCTIVO 5
MÉTODO SINTÉTICO 5
TÉCNICAS 5
Entrevista 5
Encuesta 5
HERRAMIENTAS 5
APORTE TEÓRICO SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA Y NOVEDAD CIENTÍFICA 6
CAPÍTULO I
1 MARCO TEÓRICO 7
1.1 Origen y evolución del objeto de investigación 7
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas del objeto de investigación 7
1.2.1 Gestión Gerencial 7
1.2.2 La Administración 8
1.2.2.1 Importancia de la administración 9
1.2.3 Procesos Administrativos 9
1.2.3.1 La Planeación 9
1.2.3.2 Organización 10
1.2.3.3 Dirección 10
1.2.3.4 Control 10
1.2.4 Manuales Administrativos 10
1.2.4.1 Objetivos de los manuales 11
1.2.3.2 Clasificación básica 11
1.2.3.2.1 Por su naturaleza o área de aplicación. 11
1.2.3.2.3 Por su ámbito 13
1.2.4 Manual de Procedimientos 14
1.2.4.1 Importancia 15
1.2.4.2 Ventajas de un manual de procedimientos 15
1.2.4.3 Manual de Procedimientos 16
1.2.4.4 Pasos para Presentar e Implementar el Manual de Procedimientos 17
1.2.5 Gestión Administrativa 18
1.2.5.1 Importancia de la Gestión Administración 19
1.2.5.2 Objetivos de la Gestión Administrativa 20
1.2.5.3 Características de la Gestión Administrativa 20
1.2.5.4 Ventajas de la Gestión Administrativa 21
1.2.5.4.1 Estructura 22
1.2.5.4.2 Diseño Organizacional 22
1.2.5.4.3 Departamentalización 22
1.2.5.4.4 Comunicación 23
1.2.5.4.5 Recursos humanos 23
1.3 Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones
teóricas sobre el objeto de investigación. 24
1.4 Conclusiones parciales del capítulo 24
CAPÍTULO II
2 MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA 26
2.1 Caracterización de la empresa en el contexto institucional 26
2.2 Descripción del procedimiento metodológico 27
2.2.1 Tipos de investigación 27
2.2.1.1 Investigación de Campo 27
2.2.1.2 Investigación Bibliográfica 27
2.2.1.3 Investigación Descriptiva 27
2.2.2 Población y Muestra 28
2.2.2.1 Población 28
2.2.2.2 Muestra 28
2.2.3 Métodos, Técnicas e Instrumentos de la Investigación 28
2.2.3.1 Métodos 28
2.2.3.1.1 Método Inductivo-Deductivo 28
2.2.3.1.2 Método Analítico-Sintético 29
2.2.3.2 Técnicas 29
2.2.3.2.1 Encuestas 29
2.2.3.2.2 Entrevistas 29
2.2.3.3 Instrumentos 29
2.2.3.3.1 Cuestionario de encuesta 29
2.2.3.3.2 Guía entrevistas 29
2.2.4 Interpretación de datos 29
2.2.4.1 Cliente interno 30
2.2.4.2 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS DE LAS ENCUESTAS
APLICADAS 30
ENTREVISTA 41
2.3 Propuesta del Investigador 43
2.4 Conclusiones parciales del capítulo 43
CAPÍTULO III
3 VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE SU APLICACIÓN 44
3.1 DESARROLLO DE LA PROPUESTA 44
3.1.1 Título: “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO
FINANCIERO DE UNIANDES MATRIZ AMBATO Y EL DESEMPEÑO LABORAL” 44
3.1.2 Justificación de la propuesta 44
3.1.3 Objetivos 45
3.1.3.1 Objetivo General 45
3.1.3.2 Objetivo Especifico 45
3.1.4 Propuesta: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 46
3.2 3.2 Análisis de los resultados finales de la investigación.
Incluye validación, aplicación y evaluación de los resultados de la aplicación de
la propuesta. 83
3.3 Conclusiones Parciales del Capitulo 90
CONCLUSIONES GENERALES 91
RECOMENDACIONES GENERALES 92
BIBLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
ANEXOS
INDICE DE GRAFICOS
GRAFICO 1. Procesos Administrativos 9
GRÁFICO N. 2 REPRESENTACION GRAFICA – TABULACION PREGUNTA 1 30
GRÁFICO N. 3 REPRESENTACION GRAFICA – TABULACION PREGUNTA 2 31
GRÁFICO N. 4 REPRESENTACION GRAFICA – TABULACION PREGUNTA 3 32
GRÁFICO N. 5. REPRESENTACION GRAFICA – TABULACION PREGUNTA 4 33
GRÁFICO N. 6. REPRESENTACION GRAFICA – TABULACION PREGUNTA 5 34
GRÁFICO N. 7. REPRESENTACION GRAFICA – TABULACION PREGUNTA 6 35
GRÁFICO N. 8. REPRESENTACION GRAFICA – TABULACION PREGUNTA 7 36
GRÁFICO N. 9. REPRESENTACION GRAFICA – TABULACION PREGUNTA 8 37
GRÁFICO N. 10. REPRESENTACION GRAFICA – TABULACION PREGUNTA 9 38
GRÁFICO N. 11. REPRESENTACION GRAFICA – TABULACION PREGUNTA
10 39
INDICE DE CUADROS
CUADRO N°1. Filosofía Empresarial 13
CUADRO N°2. Manual de Procedimientos 16
CUADRO N°3. Presentación e Implementación del Manual de Procedimientos 17
CUADRO N°4. Gestión Administrativa 21
CUADRO N°5. Población 28
CUADRO N. 6. TABULACION PREGUNTA N°1 30
CUADRO N. 7. TABULACION PREGUNTA N°2 31
CUADRO N. 8. TABULACION PREGUNTA N°3 32
CUADRO N. 9. TABULACION PREGUNTA N°4 33
CUADRO N. 10. TABULACION PREGUNTA N°5 34
CUADRO N. 11. TABULACION PREGUNTA N°6 35
CUADRO N. 12. TABULACION PREGUNTA N°7 36
CUADRO N. 13. TABULACION PREGUNTA N°8 37
CUADRO N. 14. TABULACION PREGUNTA N°9 38
CUADRO N. 15. TABULACION PREGUNTA N°10 39
CUADRO N. 16. ABACO DE REGNIER EXPERTO 1 83
CUADRO N. 17. ABACO DE REGNIER EXPERTO 2 84
CUADRO N. 18. ABACO DE REGNIER EXPERTO 3 85
CUADRO N. 19.TABULACION GENERAL 89
CUADRO N. 20.TABULACION POR FILAS 89
CUADRO N. 21.TABULACION POR COLUMNAS 89
1
INTRODUCCION
ANTECEDENTES
La Universidad Regional Autónoma de Los Andes -UNIANDES- es un Centro de
Educación Superior, entidad de derecho privado y laico, con personería jurídica y
autonomía administrativa y financiera, que ofrece una formación integral a sus
estudiantes, sin distinción de sexo, raza, religión o política; por lo tanto, el ingreso de
los alumnos depende de sus capacidades intelectuales.
La presencia de UNIANDES se fundamenta en la experiencia de más de 20 años en la
educación privada ecuatoriana de entidades educacionales de los distintos niveles
fundados por profesionales de la educación con una trayectoria de 40 años en el
quehacer educativo y de manera especial en el nivel universitario.
La Universidad Regional Autónoma de Los Andes “UNIANDES” fue creada en
cumplimiento al Art. 7 de la Ley de Universidades y Escuelas Politécnicas del Ecuador.
Se basa en el informe No. 01235 del 10 de octubre de 1996 emitido por el Consejo
Nacional de Universidades y Escuelas Politécnicas CONUEP; en la Ley de creación de
la Universidad expedida por el Congreso Nacional el 9 de enero de 1997 y su
publicación en el Registro Oficial No. 07 del 20 de febrero de 1997, constituyéndose
así en Ley de la República. Además por el Estatuto Universitario aprobado por el
CONUEP, según resolución No. 02 del 15 de octubre de 1997 y sus Reformas, según
Of. No. CONESUP.STA del 28 de mayo del 2001; y, por el Proyecto Sistema de
Teleducación autorizado por el CONUEP según resolución No. 00853 del 23 de
septiembre de 1998.
La Universidad Regional Autónoma de Los Andes “UNIANDES” tiene su matriz en la
ciudad de Ambato, sus extensiones funcionan en las ciudades de: Tulcán, Ibarra,
Santo Domingo, Quevedo, Babahoyo, Riobamba y el Puyo.
Luego de una investigación preliminar realizada en el centro de Documentación e
Información de la Universidad Regional Autónoma de los Andes no se encontraron
temas similares al presente tema de Investigación, Por lo tanto el Manual de
Procedimientos para el Departamento Financiero de UNIANDES Matriz Ambato y el
desempeño laboral, será un aporte para siguientes investigaciones relacionadas.
2
SITUACIÓN PROBLÉMICA.
La estructura financiera de la empresa es algo inherente al concepto mismo de ella, no
solo es impensable una empresa sin función comercial, sino también lo es sin el
manejo de sus finanzas, Una adecuada caracterización y cumplimiento de esta función
así como la claridad de los objetivos emanados de los más altos niveles de decisión
han sido claves para el desarrollo de emprendimientos exitosos y perdurables,
nuestro trabajo intenta ser una fuente de análisis de la estructura financiera de
cualquier tipo de empresas.
Son muchas las conclusiones que pueden obtenerse siguiendo ciertos pasos
ordenadamente y utilizando herramientas simples y efectivas, los distintos índices y
ratios que demuestran la posición financiera de una empresa, básicamente
utilizando información de los Balances, informes internos, anexos a los estados
contables, presupuestos etc. permiten obtener conclusiones de mayor o
menor calidad en función del grado de experiencia y conocimientos del lector de los
estados contables. Es factible efectuar interpretaciones validas referidas a la situación
financiera de la empresa, su solvencia y capacidad para cancelar deudas,
su rentabilidad, la composición de sus resultados y podrán efectuarse predicciones
sobre su evolución.
El departamento Financiero de La Universidad Regional Autónoma de Los Andes
“UNIANDES” cuenta con personal altamente calificado para el desarrollo de sus
actividades, pero actualmente no cuenta con un manual de procedimientos que
permita garantizar el desarrollo eficaz y eficiente de los procesos administrativos
realizados dentro de este departamento.
Este Departamento inicia empíricamente sus actividades sin organización, ni definida
las actividades de su personal, serie de procesos que a través de los años impidió un
no desarrollo pleno de los objetivos de creación, al no estar organizados no hay una
coordinación e integración entre los grupos de trabajo su potencial para desarrollar
habilidades y destrezas, las cuales por diversas circunstancia permanecen
subutilizadas porque no existen mecanismos que los ayuden a desarrollarse de una
forma organizada, para un departamento que se dedica a llevar la contabilidad de la
Institución, indispensable una restructuración organizacional para poder llevar un mejor
control tanto del personal de sus funciones como responsabilidades, autoridad en los
puestos de trabajo, y los objetivos, que deben alcanzar dentro de la empresa.
3
PROBLEMA CIENTÍFICO.
¿De qué manera la implementación de un manual de procedimientos incidirá en el
desempeño del personal que labora en el departamento Financiero de la Universidad
Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”?
OBJETO DE INVESTIGACIÓN.
Procesos Administrativos de Empresas de Servicios.
CAMPO DE ACCIÓN.
Manual de Procedimientos.
IDENTIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE INVESTIGACIÓN.
Archivología y Técnicas de documentación
OBJETIVO GENERAL.
Diseñar un Manual de Procedimientos para el Departamento Financiero de Uniandes
Matriz Ambato que contribuya al mejoramiento del Desempeño Laboral de sus
colaboradores.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
• Fundamentar teóricamente los elementos que componen la presente
investigación; estos son: la administración y sus procesos, el manual de
procedimientos y el desempeño laboral, con el propósito de respaldar
conceptos y definiciones de varios autores.
• Diagnosticar el desempeño laboral del Departamento Financiero de la
Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” Ambato y ratificar
la situación polémica existente en esta dependencia.
• Diseñar el Manual de Procedimientos para el Departamento Financiero de la
Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” Ambato con el
propósito de otorgar una guía para mejorar la situación polémica detectada.
Validar la propuesta a través de vía de expertos.
4
IDEA A DEFENDER
La existencia de un Manual de Procedimientos para el control de las funciones de cada
uno de los trabajadores del departamento Financiero de la Universidad Regional
Autónoma de los Andes permitirá elevar el desempeño laboral.
VARIABLES DE INVESTIGACIÓN.
Variable dependiente: Desempeño laboral
Variable independiente: Manual de procedimientos
METODOLOGÍA A EMPLEAR
MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN:
Este trabajo es un conjunto sistemático de datos e información cualitativos y
cuantitativos que permiten obtener como resultado final el Manual de Procedimientos
Administrativos y Desempeño Laboral del Departamento Financiero de la Universidad
Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”, el mismo que será de mucha utilidad
para el desarrollo de la Institución ya que en este se detalla las funciones que cada
funcionario debe desempeñar en su respectivo puesto y además de los procesos que
se deben seguir para el cumplimiento de las mismas, logrando con esto que se
ahorren recursos ya que se evita la pérdida de tiempo y en muchas ocasiones la
duplicidad de funciones en el personal.
TIPOS DE INVESTIGACIÓN:
Investigación Descriptiva.
A través de este tipo de investigación, se abordó el nivel de profundidad del problema
de dimensión precisa, se requiere de conocimientos suficientes para detallar y
puntualizar las características principales de la investigación, logrando obtener nuevos
datos.
Investigación Exploratoria.
Este nivel de investigación permitió explorar el lugar y detectar cuales son las causas
del problema objeto de este estudio, y a la vez se puedo evaluar el comportamiento de
las variables consideradas en la investigación. Se logró observar la forma que vienen
operando los funcionarios del Departamento Financiero de la Universidad Regional
Autónoma de los Andes “UNIANDES”, y esto nos sirvió como base para plantear una
5
propuesta de solución a los problemas que se presentan por la falta de un manual de
procedimientos.
Investigación Correlacional.
Mediante esta modalidad se determinó el grado de relación existente entre las
variables, es decir relación intrínseca que existe entre el actual procedimiento
administrativo y el cumplimiento del desarrollo de las actividades.
MÉTODOS:
Se aplicará la siguiente metodología:
MÉTODO LÓGICO DEDUCTIVO:
Parte de lo general a lo particular el cual me permitió realizar una revisión general
teórica sobre el manual de procedimientos para el control de las actividades y
responsabilidades en las funciones de cada uno de los colaboradores del
Departamento financiero.
MÉTODO LÓGICO INDUCTIVO:
Sirve para conocer las actividades que desempeña cada uno de los que laboran en el
departamento Financiero y así determinar el desempeño laboral de cada uno.
MÉTODO SINTÉTICO:
Se utilizara para seleccionar al personal más capacitado para cada área y formular
conclusiones y recomendaciones obtenidas en el proceso investigativo, para la toma
de decisiones al beneficio y bienestar del Departamento.
TÉCNICAS
Se utilizarán las siguientes técnicas:
Entrevista: A la Directora Financiera.
Encuesta: Personal Administrativo y Docente de la Universidad Regional
Autónoma de los Andes “UNIANDES”
HERRAMIENTAS
Guía de Encuesta
6
Guía de Entrevista
APORTE TEÓRICO SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA Y NOVEDAD CIENTÍFICA.
El presente trabajo investigativo tiene como finalidad mejorar la organización,
administración y control del Departamento Financiero de la Universidad Regional
Autónoma de los Andes “UNIANDES”, El desconocimiento de los procesos
administrativos ha sido uno de los problemas que ha hecho que el personal que labora
en la institución no tenga claras las actividades y la secuencia ordenada que hay que
seguir para cumplir de una manera eficiente y eficaz las metas y objetivos planteados.
La investigación es factible puesto a que las políticas actuales de la Universidad,
buscan rescatar el buen desempeño laboral del personal, para lo cual brindan las
condiciones para la creación e implementación de un manual de procedimientos que
pueda servir de eje en la organización y administración del Departamento Financiero
de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”
Realizando la investigación en el departamento financiero de la Universidad Regional
Autónoma de los Andes “UNIANDES” por el conocimiento de su Directora Financiera,
información recopilada de los años anteriores y con la utilización correcta de los
métodos investigativos, se promoverá un desarrollo de Reestructura Organizacional en
la Administración, por lo cual hemos de lograr que esta dependencia sea más eficiente
y mejore el desenvolvimiento como un equipo de trabajo, conozcan cada uno cuales
son los objetivos que deben cumplir así como tener bien claros cuales son las
funciones de su puesto de trabajo y reconocer quienes son sus jefes inmediatos y los
subalternos teniendo claro cuál es grado de autoridad y responsabilidad ante la
empresa, y se direcciones por los objetivos propuesto al iniciar cada una de las
actividades se ha demostrado con persistencia, y por medio de la investigación lograr
una restructuración en el sistema de funciones internas que den solución a problemas
internos como externos disminuyendo conflictos y que sea una guía para esta y otras
empresas.
7
CAPÍTULO I
1 MARCO TEÓRICO
1.1 Origen y evolución del objeto de investigación
La teoría clásica de la administración fue desarrollada por el francés Henri Fayol, pero
cuando se desarrolló en 1916, la teoría en boga era la expuesta por Taylor en los
Estados Unidos y se caracterizaba por el énfasis en la tarea realizada por el operario
en el cargo o función; por otro lado, Fayol formulaba su teoría en la estructura que una
organización debería poseer para ser eficiente; pero de acuerdo a Taylor, la eficiencia
en las organizaciones se obtiene a través de la racionalización del trabajo del operario
y en la sumatoria de la eficiencia individual; sin embargo en la teoría clásica se parte
de un todo organizacional para garantizar eficiencia en todas las partes involucradas,
fuesen ellas órgano o personas.
Para aclarar lo que son las funciones administrativas, Fayol define el acto de
administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar, que engloba los
elementos de la administración, y constituyen en el proceso administrativo de cualquier
área de una empresa; sin embargo cuando no existen iniciativas en las empresas para
reformular sus procesos y plasmarlos en procedimientos efectivos, no existe un
balance aceptable que permita el desarrollo sostenible de una organización, por ende
se requieren de cambios que permitan evidenciar un manejo administrativo práctico.
Al realizar un breve diagnostico en el Departamento Financiero de la Universidad
Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” podemos darnos cuenta que sus
procesos empíricos no están alejados de la realidad de varias empresas del país, pues
no cuentan con una planeación estratégica, por tal razón con esta investigación se
pretende cambiar y entregar herramientas adecuadas para estructurar procesos
administrativos efectivos y que se pueda enfrentar de mejor manera la problemática de
la empresa.
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas del objeto de investigación.
La presente investigación pretende fundamentar teóricamente la problemática, para lo
cual se presenta las siguientes temáticas:
1.2.1 Gestión Gerencial.
Comprende todas las actividades que debe realizar un gerente, desde la
planeación de la empresa; determinación de sus objetivos y políticas externas;
8
la organización y dirección; la misión y visión de la compañía; las políticas de la
empresa; la búsqueda y la obtención de los nuevos clientes, la tendencia del
mercado; el medio macro económico; la forma de funcionamiento y de control
de las operaciones de la compañía y la responsabilidad de los resultados
financieros y de mercados.
La Gestión Gerencial se circunscribía casi exclusivamente al exterior de la
organización así el gerente permanecía casi todo el tiempo en las instalaciones
de la empresa, era el primero en llegar y el último en salir, dando ejemplo de
puntualidad y de dedicación a la compañía.
La Gestión Gerencial debe, mediante la motivación y participación, despertar la
responsabilidad entre sus colaboradores, infundiendo en ellos un sentido de
pertenencia real hacia la organización y mediante un trabajo mancomunado,
lograr los objetivos planeados por la empresa. (EDGAR VAN DEN BERGHE,
2016)
1.2.2 La Administración
Según Henry Fayol, define la “Administración como, un proceso distintivo que
consiste en la planeación, organización, dirección, ejecución y control del
trabajo mediante el empleo de personas y recursos de diversa índole”.
(RAMIREZ CARDONA, 2010)
Para Wilburg Jiménez Castro, la administración es una “Ciencia compuesta de
principios, técnicas y prácticas, cuya aplicación a conjuntos humanos permite
establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, mediante los cuales se
alcanzan propósitos comunes que no se logran de manera individual en los
organismos sociales”. (HERNÁNDEZ Y RODRÍGUEZ, 2011)
La Administración en una la organización, se encarga de obtener el máximo
beneficio posible en lo económico o social, dependiendo de los fines
perseguidos por la empresa, además tiene el propósito de lograr los objetivos o
metas de manera eficiente y eficaz; es decir, con el empleo de la mínima
cantidad de recursos, además debe de ir a la par con la tecnología y las
técnicas necesarias para su desarrollo, con una visión futura que permitan
afrontar los nuevos retos empresariales.
9
1.2.2.1 Importancia de la administración
La administración es importante porque ayuda a las empresas a mejorar el
manejo de los recursos humanos y materiales que posee, optimizando el nivel
de productividad. En las 12 pequeñas y medianas empresas la única
posibilidad de competir, es aplicando una efectiva gestión, la cual se logra
mediante la combinación de la eficiencia y eficacia.
1.2.3 Procesos Administrativos
Dentro de la organización el proceso administrativo compone de una serie de
funciones fundamentales, de fases o etapas sucesivas a través de las cuales
se efectúa la administración, misma que se interrelacionan y forman un proceso
integral con el propósito de estudiar, comprender y aplicar mejor la
administración.
“Idalberto Chiavenato en su libro Innovaciones de la Administración, organiza el
Proceso Administrativo en función del Administrador, como un proceso
sistemático”. (CHIAVENATO, 2010)
Base fundamental para el logro de metas a corto, mediano y largo plazo; se
entiende de la siguiente manera:
GRÁFICO # 1: Procesos Administrativos
1.2.3.1 La Planeación
“La planeación implica la selección de misiones y objetivos, así como de
acciones encaminadas a lograrlos; requiere una toma de decisiones, es decir,
elegir cursos futuros de acción entre una serie de alternativas. Antes de tomar
10
una decisión, todo lo que hay es un estudio de planeación, un análisis o una
propuesta; no existe un plan real”.
(KOONTZ Harold, 2010) Indica donde quiere estar la empresa en el futuro y la
manera de llegar ahí, mediante un proceso de análisis, aprendizaje y toma de
decisiones que permite decidir qué hacer, antes de hacerlo como; objetivos,
políticas, programas, proyectos, planes de acción, entre otras, para alcanzar el
éxito.
1.2.3.2 Organización
“Proceso de organizar. Manera en que se dispone el trabajo y se asigna entre
el personal de la compañía para alcanzar eficientemente los objetivos de la
misma”.
(ANZOLA, 2010) Es el establecimiento de la estructura necesaria para la
sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de
jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de
poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
1.2.3.3 Dirección
“La dirección se puede entender como la capacidad de guiar y motivar a los
trabajadores para conseguir los objetivos de la empresa”.
(ANZOLA, 2010) Consiste en usar la influencia para motivar a los empleados
para que alcance las metas organizacionales mediante planes de acuerdo con
la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social
a través, de la motivación, comunicación y supervisión.
1.2.3.4 Control
“Consiste en la medición y corrección del rendimiento de los componentes de la
empresa con el fin de asegurar que se alcancen los objetivos y planes ideados
para su logro”.
(ANZOLA, 2010) Vigilar las actividades de los empleados, determinar si la
empresa se dirige a la consecución de sus metas y tomar las medidas
respectivas que vayan necesitándose mediante evaluación y medición de la
ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para
establecer las medidas correctivas necesarias. En los siguientes apartados se
expone las posiciones teóricas respecto a la variable independiente.
1.2.4 Manuales Administrativos
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación para registrar y trasmitir sistemáticamente tanto la
información (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas,
11
sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.) como las instrucciones y
lineamientos necesarios para que desempeñen mejor sus tareas.
1.2.4.1 Objetivos de los manuales
Presentar una visión de la organización (individual, grupal o sectorial).
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos
niveles jerárquicos que la componen.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones pues evitan la
repetición de instrucciones y criterios de actuación.
Coadyuvar a la correcta realización y uniformidad de las labores
encomendadas a todo el personal.
Fortalecer la cadena de valor de la organización.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales,
financieros y tecnológicos disponibles.
Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.
Servir como una fuente de información para conocer la organización.
Constituir un medio de orientación e información a los proveedores de bienes,
prestadores de servicios y clientes con los que interactúa la organización.
1.2.3.2 Clasificación básica
1.2.3.2.1 Por su naturaleza o área de aplicación.
Micro administrativo: Son los manuales que corresponden a una sola
organización, ´pueden referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de
sus áreas en forma específica.
Macro administrativo: Son los documentos que contienen información de más
de una organización.
Meso administración: Incluye a una o más organizaciones de un mismo sector
de actividad o ramo especifico; el término meso administrativo se usa 16 normalmente
en el sector público aunque también puede emplearse en el sector privado. 1.2.3.2.2
Por su contenido.
De organización: Estos manuales contienen información detallada referente a
los antecedentes de legislación, atribuciones, estructura, organigrama, misión y
funciones organizacionales. Cuando corresponden a un área específica incluye a una
descripción de puestos que pueden presentar al directorio de la organización.
12
De procedimientos: Constituyen un instrumento técnico que incorpora
información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas
entre sí para realizar una función, actividad o tarea.
De gestión de la calidad: Documentos que describen y consignan los
elementos del sistema de la calidad, el cual incluye informaciones sobre el alcance,
exclusiones de las directrices de calidad, (objetivas y políticas de calidad);
responsabilidad y autoridad del sistema de gestión de la calidad, gestión de recursos,
medición, análisis, mejora y referencias normativas.
De historia de la organización: Estos manuales son documentos que refieren
la historia de la organización; es decir, su creación, crecimiento, logros, evolución,
situación y composición. Este tipo de conocimiento proporciona al personal la visión y
cultura, lo que facilita su adaptación y ambientación laboral; además sirve como
mecanismo de enlace y contacto con otras organizaciones, autoridades, proveedores,
clientes y usuarios.
De políticas: También conocidos como de normas, estos manuales incluyen
guías básicas que sirven como marco de actuación para realizar acciones, diseñar
sistemas e implementar estrategias en una organización.
De contenido múltiple: Estos manuales concentran información relativa a
diferentes tópicos o aspectos de una organización, el objetivo de agruparla en un solo
documento obedecería básicamente a las razones siguientes: - Que se considere más
accesible para su consulta. - Que resulte más viable económicamente. - Que
técnicamente se estime necesario integrar más de un tipo de información. - Que sea
una instrucción especifica del nivel directivo.
De puesto: Conocido también como manual individual o instructivo de trabajo,
precisa la identificación y las relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los
puestos de una organización.
De técnicas: Este documento detalla los principios y criterios necesarios para
emplear las herramientas técnicas que apoyan la ejecución de procesos o funciones.
De ventas: Es un compendió de información específica para apoyar la función
de ventas, por ejemplo. - Definición de estrategias. - Descripción de productos y / o
servicios. - Mecanismos para llevarlas a cabo. - Políticas de funcionamiento. -
Estructura del equipo de trabajo. - Análisis ambiental. - División territorial. - Forma de
evaluar el desempeño.
De producción: Elemento de soporte para dirigir y coordinar procesos de
producción en todas sus fases.
13
De finanzas: Manuales que respaldan el manejo y distribución de los recursos
económicos de una organización en todos sus niveles, en particular en las áreas
responsables de su captación, aplicación, resguardo y control.
De personal: Identificados también como manuales de relaciones industriales,
de reglas del empleado o de empleo, básicamente incluyen información sobre: -
Condiciones de trabajo. - Organización y control de personal. - Lineamiento para: -El
análisis y valuación de puestos. -Reclutamiento, selección, contratación e inducción de
personal. - Capacitación de trabajo. - Higiene y seguridad. - Prestaciones.
De operación: Estos manuales se utilizan para orientar el uso de equipos y
apoyar funciones altamente especializadas o cuyo desarrollo demanda un
conocimiento muy específico.
De sistemas: Instrumento de apoyo que permite el funcionamiento óptimo de
sistemas de información, administrativos, informáticos, etc.
1.2.3.2.3 Por su ámbito
Generales: Son documentos que contienen información global de una
organización según estructura, funcionamiento y personal. En el sector público puedan
abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, mientras que en el sector
privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.
Específicos: Estos manuales concentran información de un área o unidad
administrativa en particular y en general, por convención, incluyen la descripción de
puestos. Este documento contiene información detallada de los 19 manuales de
organizaciones por lo cual sirve como base para preparar toda clase de manuales
administrativos.
1.2.4.2 Estructura del Manual Administrativo
Cuadro Nº 1: Filosofía Empresarial
1. Misión:
Define al negocio que se dedica la organización además contribuye al logro de los
objetivos de la compañía.
2. Visión:
Define y describe la situación futura que desea tener la empresa.
3. Objetivos:
Son resultados que una empresa pretende alcanzar y hasta donde pretende llegar.
14
4. Valores corporativos:
Es el conjunto de principios, creencias y reglas que regulan la gestión de la organización
de las empresas.
5. Diagnóstico Estratégico (FODA):
Es el diagnóstico para identificar sus puntos fuertes y débiles
6. Organigrama:
Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una organización.
1.2.4 Manual de Procedimientos
“Constituye un documento técnico que incluye información sobre la sucesión
cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituye en
una unidad para la realización de una función, actividad o tarea específica en una
organización.”. (FRANKLIN FINCOWSKY, 2010)
“Un manual es una recopilación en forma de texto, que recoge minuciosa y
detalladamente las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada
actividad, de una manera sencilla, para que sea fácil de entender, y permita al lector,
desarrollar correctamente la labor propuesta.”. (ORTIZ IBAÑEZ, 2010)
Es el instrumento o herramienta que contiene información detallada, el cual garantiza
el cumplimiento de las actividades en una organización como un sistema de control
interno, para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas en la
empresa.
Existen tres definiciones claves dentro de este tema:
Manual: Es una recopilación en forma de texto, que recoge en una forma minuciosa y
detallada de las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada
actividad.
Proceso: Es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad.
Procedimiento: Es la gestión del proceso, como cuando se habla de administración y
gestión administrativa que es el conjunto de pasos y principios.
15
1.2.4.1 Importancia
“El Manual de Procesos y Procedimientos documenta la experiencia, el conocimiento y
las técnicas que se generan en un organismo; se considera que esta suma de
experiencias y técnicas conforman la tecnología de la organización, misma que sirve
de base para que siga creciendo y se desarrolle”. (ORTIZ IBAÑEZ, 2010)
La complejidad de los mercados y la competitividad, que tipifican al mundo empresarial
moderno requiere de políticas, estrategias y normas de trabajo tanto administrativas
como operativas dentro del ámbito apropiado, las cuales son indispensables para el
logro de los objetivos de las planificaciones estratégicas.
1.2.4.2 Ventajas de un manual de procedimientos
Toda organización que oriente sus esfuerzos a dar respuesta oportuna a las
necesidades de los usuarios de sus servicios requiere identificar, mejorar y
documentar sus procesos y procedimientos.
Es preciso registrar, analizar y simplificar las actividades, generando acciones que
favorezcan las buenas prácticas que lleven a la eficiencia y eficacia, que eliminen el
desperdicio de tiempo, esfuerzo y materiales, que conduzcan a sostener una cultura
de calidad enfocada hacia el cliente.
Las ventajas que se obtienen al utilizar el manual de procesos son:
Uniformar y controlar el cumplimiento de las prácticas de trabajo.
Documentar el funcionamiento interno en lo relativo a descripción de tareas,
ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxiliar en la inducción del puesto, en el adiestramiento y la capacitación del
personal.
Ayudar a la coordinación de actividades y a evitar duplicidades.
Apoyar el análisis y revisión de los procesos del sistema, además emprender
tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación, etc.
Construir una base para el análisis del trabajo que mejore los sistemas, los
procesos y los métodos.
Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su
vigilancia.
Mejorar los procedimientos con el avance obtenido, a través del conocimiento
ganado en la aplicación de esta metodología.
16
Minimizar los riesgos personales, legales e institucionales, al cumplir con los
parámetros normativos de la institución
1.2.4.3 Manual de Procedimientos
CUADRO Nº 2: Manual de Procedimientos
Concepto:
Es el instrumento que contiene información detallada de las actividades de una Organización la cual facilita desarrollar las labores.
Identificación:
Debe incluir los siguientes datos:
Logotipo de la organización
Nombre de la organización
Denominación y extensión del manual
Lugar y fecha de elaboración
Numeración de paginas
Sustitución de paginas
Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
Prólogo
Es la presentación que hace del manual alguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto
nivel jerárquico.
La introducción es una exposición de lo que es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y
necesidad de mantenerlo vigente.
Índice
Es la relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.
Políticas o normas de operación
Criterio o líneas de acción que se formulan de manera explícita para orientar y facilitar el desahogo de las
operaciones que llevan a cabo las distintas instancias que participan en el procedimiento.
Procedimiento (descripción de las operaciones)
Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan
en un procedimiento, para lo cual se anota el número de operación, el nombre de las áreas responsable de
llevar a cabo y en la descripción explicar en qué consiste, como, donde y con que se lleva a cabo.
Diagramas de flujo
Los diagramas de flujo se utilizan para simplificar el trabajo, mejorar las operaciones, eliminar demoras y
distribuir las cargas, estableciendo el mejor método para realizar el trabajo.
Glosario de términos
Se deberán describir de forma clara, sencilla y en orden alfabético los términos administrativos y técnicos
que no son ampliamente conocidos y que son referidos en el curso del contenido del manual, a fin de
facilitar la comprensión de éste.
17
1.2.4.4 Pasos para Presentar e Implementar el Manual de Procedimientos
CUADRO Nº 3: Presentación e Implementación del Manual de Procedimientos
Preparación del Manual: Integrar todos los elementos desagregados en una labor de
síntesis para presentar una propuesta de manual en la empresa para el cual se debe
coordinar con el equipo de trabajo de la empresa para que revisen y agreguen nuevos
contenidos para su presentación.
Elaboración del informe: Los resultados deben incluirse en un informe en el cual se
tiene que exponer las razones que llevaron a obtenerlos e incorporar la información
estratégica del proyecto, para que la alta dirección tome las disposiciones oportunas y
necesarias.
Presentación del Manual para su aprobación: Para llevar acabo esto se debe
convocar al equipo de trabajo de la empresa, con el cual revisaran la documentación,
luego será revisado por el nivel administrativo y directivo, mediante la presentación
del documento, Y en caso de detectar una omisión o falla será necesario trabajar
hasta resolverla.
Reproducción del Manual: Una vez que este elaborado el manual, hayan recabado
e integrado las observaciones surgidas en los diferentes niveles, se deberá coordinar
con el área de recuso económico con el fin que el documento se reproduzca para su
distribución e Implementación.
Implementación del Manual: La implementación del manual representa el momento
crucial para traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones específicas
para cada área y persona, el cual elevara la productividad, mejorará la coordinación y
agilizará el trabajo.
Difusión del Manual: Es conveniente dar a conocer mediante seminarios, foros,
folletos o cartelera en la empresa.
Observamos que el contenido que posee un Manual de Procedimientos depende de
cierta forma del éxito del desempeño de las actividades internas de la organización,
debido a que en este se plasman aspectos muy importantes que componen un
18
documento técnico de información sobre la sucesión cronológica y secuencial de cada
proceso en una organización.
Para concluir hablaremos de los procedimientos como documentos escritos que son la
memoria de los conocimientos y experiencia de los mejores talentos de la empresa, de
cómo hacer que las cosas funcionen de la manera más eficiente y productiva, también
son los que concentran la parte esencial de lo que esta produce, ya sea un producto o
servicio basado en su cultura organizacional, para asegurar que siempre será hecho
de la misma manera, estandarizando las operaciones aunque siempre será susceptible
de mejora.
En los apartados siguientes se explica las posiciones teóricas respecto a la variable
independiente.
1.2.5 Gestión Administrativa
La gestión y la administración guardan una relación estrecha. La gestión, por un lado,
implica conocer el entorno, conceptualizarlo y generar las directrices estratégicas; a su
vez, se requiere que la administración contribuya a la organización interna. Esta
conjunción de gestión y administración permite que los organismos sociales
productivos aprovechen sus recursos con eficiencia y logren sus objetivos con eficacia.
(Rodríguez, 2011)
Es la acción de administrar o de sus componentes para evaluar el grado de eficiencia y
de eficacia con el cual se están cumpliendo la Planificación, la Organización, la
Dirección y Control de los objetivos trazados por la empresa, para corregir las
deficiencias que pudieran existir, tendiendo al mejoramiento continuo de la misma,
optimizando la productividad mediante la mejor utilización de los recursos disponibles,
conforme a procedimientos encuadrados dentro de normas y políticas de la verdadera
administración.
Para Francisco Gómez Rondón (1992) la Gestión Administrativa “es una revisión
crítica de todos los sistemas y procedimientos utilizados por la organización, para
realizar sus actividades y alcanzar sus objetivos con eficiencia”.
19
Por lo tanto, se desprende que la Gestión Administrativa es un examen completo que
se realiza en las empresas, para verificar si se están cumpliendo las funciones
administrativas establecidas en el logro de los objetivos; a fin de poner en práctica la
toma de decisiones y de esta manera evaluar las necesidades aplicando los
correctivos necesarios para corregir las deficiencias que pudieran existir.
1.2.5.1 Importancia de la Gestión Administración
La Gestión Administrativa es importante en todo tipo de empresa u organización, ya
que les permite realizar sus labores y alcanzar sus objetivos, con un mínimo de
consumo de tiempo, esfuerzo y recursos; así como una mayor eficiencia y
productividad. De igual manera, evalúa la eficiencia de los controles y determina si la
empresa está operando con las utilidades que debería. También, se puede decir que
ésta califica la calidad de la administración de la organización.
La Gestión Administrativa en una empresa es uno de los factores más importantes
cuando se trata de montar un negocio debido a que del ella dependerá el éxito que
tenga dicho negocio o empresa. Desde finales del siglo XIX se ha tomado la
costumbre de definir a la gestión administrativa en términos de cuatro funciones que
deben llevar a cabo los respectivos gerentes de una empresa: el planeamiento, la
organización, la dirección y el control, desempeñada para determinar y lograr objetivos
manifestados mediante el uso de seres humanos y de otros recursos.
El reto de la gestión administrativa moderna es construir una sociedad
económicamente mejor con normas sociales mejoradas y eficaces que permitan a las
empresas una función administrativa efectiva; en gran medida la determinación y la
satisfacción de muchos objetivos económicos, sociales y políticos descansan en la
competencia del administrador.
En situaciones complejas, donde se requiera un gran acopio de recursos materiales y
humanos para llevar a cabo empresas de gran magnitud la administración ocupa una
importancia primordial para la realización de los objetivos y representa una
herramienta vital en todos los cambios de la vida moderna, aunque en muchas
ocasiones su importancia suele pasarse por alto.
20
1.2.5.2 Objetivos de la Gestión Administrativa
Los objetivos que busca la Gestión Administrativa son:
El estudio de la organización de la empresa, visualizando los cambios de
importancia que se deben hacer.
Hacer una evaluación de la adecuacidad y efectividad de los controles internos.
Determinar debilidades en los métodos o procedimientos administrativos.
Revisar la confiabilidad que debe darse a la información financiera que recibe la
administración general y alta administración
Detectar las áreas críticas y determinar las medidas para superar la crisis.
Detectar áreas donde es posible lograr notables economías.
Prestar asistencia a toda la administración en la realización efectiva de sus
funciones.
Conocer la capacidad de toda la administración en su aceptación general, para:
Verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos.
La apertura de nuevas líneas de actividad.
Ampliación de los mercados.
Estudiar el logro de los objetivos.
1.2.5.3 Características de la Gestión Administrativa
Representa un instrumento para la revisión y evaluación de los procesos
administrativos de la organización.
Es un medio para reorientar continuamente los esfuerzos de la empresa hacia
planes y objetivos en constante cambio.
21
Es flexible adaptándose a las necesidades particulares y recursos de la
empresa.
Mide el grado de eficiencia del desempeño gerencial.
1.2.5.4 Ventajas de la Gestión Administrativa
Puede ser aplicada a cualquier tipo de empresa.
Puede aplicarse a todas las áreas de la empresa.
Actúa como un medio de evaluación de todas las funciones y métodos de la
organización.
Permite detectar aquellas áreas de conflicto de la organización auditada.
Permite alcanzar los objetivos propuestos con eficiencia y productividad.
Para lograr alcanzar con eficacia los objetivos trazados en una organización, es
importante que la Alta Gerencia ponga en práctica las funciones administrativas, para
corregir las deficiencias que pudieran existir.
CUADRO Nº 4: Gestión Administrativa
VARIABLE DIMENSIÓN INDICADOR
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
PLANEACIÓN
Toma de decisiones
Elaboración de Planes
Administración Estratégica
ORGANIZACIÓN
Estructura
Diseño Organizacional
Departamentalización
Formalización
Comunicación
Tecnología
Recursos Humanos
DIRECCIÓN
Comportamiento Organizacional
Equipos de Trabajo
Motivación
Liderazgo
CONTROL Evaluación del Desempeño
Medidas de calidad
22
1.2.5.4.1 Estructura
La estructura organizacional de una empresa u otro tipo de organización, es un
concepto fundamentalmente jerárquico de subordinación dentro de las entidades que
colaboran y contribuyen a servir a un objetivo común.
Una organización puede estructurarse de diferentes maneras y estilos, dependiendo
de sus objetivos, el entorno y los medios disponibles. La estructura de una
organización determinará los modos en los que opera en el mercado y los objetivos
que podrá alcanzar.
Es por tanto la estructura organizacional de la empresa u organización la que permite
la asignación expresa de responsabilidades de las diferentes funciones y procesos a
diferentes personas, departamentos o filiales. En esta sección analizaremos el proceso
que siguen las organizaciones para decidir cuál debe ser su estructura organizacional
y posteriormente veremos los tipos más habituales de estructuras que podemos
encontrarnos distinguiendo entre: formales e informales, jerárquicas y planas y por
último veremos un resumen de los tipos de estructuras según han ido evolucionando
con el tiempo.
1.2.5.4.2 Diseño Organizacional
El diseño organizacional es un proceso, donde los gerentes toman decisiones, donde
los miembros de la organización ponen en práctica dicha estrategia. El diseño
organizacional hace que los gerentes dirijan la vista en dos sentidos; hacia el interior
de su organización y hacia exterior de su organización.
Los conocimientos del diseño organizacional han ido evolucionando, al principio los
procesos del diseño organizacional giraban en torno al funcionamiento interno de una
organización. Las cuatro piedras angulares para el diseño de la organización –La
división del trabajo, la departamentalización, la jerarquía y la coordinación tienen una
larga tradición en la historia del ejercicio de la administración.
1.2.5.4.3 Departamentalización
La especialización horizontal se hace a costa de una cantidad mayor de órganos
especializados, en el mismo nivel jerárquico, cada uno en su tarea. La especialización
horizontal también se denomina proceso funcional y se caracteriza siempre por el
crecimiento horizontal del organigrama. Es más conocida con el nombre de
departamentalización, por su tendencia increíble de crear departamentos. Cada
departamento designa un área, división o segmento distinto de una empresa sobre la
23
cual un administrador (sea director, gerente, jefe, supervisor, etcétera) tiene autoridad
para el desempeño de actividades específicas.
1.2.5.4.4 Comunicación
La comunicación es un elemento de gran importancia de las relaciones humanas, el
ser humano por naturaleza, necesita relacionarse con otras personas para poder
satisfacer sus necesidades de afecto y socialización, y esto lo logra a través de
diversos medios de comunicación.
La comunicación es el proceso mediante el cual, una persona transmite información a
otra persona, y es el objetivo de toda comunicación; en el caso de las empresas en
particular la transmisión de información es una actividad diaria y de gran importancia,
es por ello que existe la “comunicación organizacional”. Generalmente en esta
temática surgen obstáculos o barreras que impiden el correcto proceso de transmisión
de datos empresariales, personales u organizacionales.
1.2.5.4.5 Recursos humanos
“Los recursos humanos pueden definirse como el conjunto de habilidades,
experiencias, conocimientos y competencias del personal que integra una empresa”.
(MUNCH, 2010)
"Los recursos humanos, como las otras clases de recursos, deben planearse en forma
de presupuesto, para poder coordinarlos con los otros presupuestos de la empresa,
que son la mano de obra de la empresa". (MONTANA, 2010)
Estos recursos son indispensables para cualquier grupo social; ya que de ellos
depende el manejo y funcionamiento de los demás recursos, de este recurso humano
depende el buen desempeño de la empresa porque son los encargados de la creación
de una imagen de la empresa por el contacto con los clientes.
24
1.3 Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones
teóricas sobre el objeto de investigación.
Existe bibliografías actualizadas e importantes, respecto a sus Procesos
Administrativos, Manuales de Procedimientos; sin embargo la escasa información
sobre Gestión Administrativa, que puedan aportar con nuestra investigación de
acuerdo al estudio de nuestro tema, limitó la investigación y la comparación de
criterios, en los procesos requeridos para efectuar el desarrollo de manuales, poniendo
a nuestra disposición el libro de Organización de Empresas de Enrique Benjamín
Franklin Fincowsky y Joaquín Rodríguez Valencia donde pudimos encontrar criterios
compartidos y similares que aportaran a nuestra tesis enfocados a nuestra variable
independiente.
Es así como se puede apreciar que Benjamín Franklin define a los Manuales como:
“Documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y
transmitir, ordena y sistemáticamente, tanto la información de una organización, como
las instrucciones y lineamientos necesario para que desempeñe mejor sus tareas;
dicha aseveración es compartida por Joaquín Rodríguez, al definir a los manuales
como:
“Medios valiosos para la comunicación que permiten registrar y tramitar la información
respecto a la organización y operación de un organismo social”.
Al hacer el análisis de la variable dependiente se investigó los libros de: Fundamentos
de Gestión Empresarial de Sergio Hernández y Rodríguez y Administración de
Pequeñas Empresas de Servulo Ansola Rojas, donde reflejan y concuerdan que los
elementos básicos de la Gestión Administrativa se centra en la Planeación,
Organización, Dirección y Control para alcanzar los objetivos organizacionales.
1.4 Conclusiones parciales del capítulo
En resumen podemos decir que en cualquier empresa o institución se desenvuelve
una cierta cantidad de tareas que apoyan a la Gestión Administrativa, y para que se
produzca su correcto desarrollo, es necesario que todos los involucrados contribuyan
para obtener eficiencia en los procesos.
25
Los responsables de la Gestión Administrativa de las empresa deben garantizar que el
recurso humano tenga las competencias necesarias requeridas de acuerdo a su cargo,
las mismas que deben estar determinadas en el diccionario de competencias por cada
perfil y pueden ser genéricas, técnicas y profesionales; estas permiten un adecuado
desempeño laboral de los trabajadores.
Los procedimientos fortalecen a la organización; además logran mejorar la
productividad y rentabilidad, sin afectar al recurso humano, pues lo que buscan es
potenciar sus cualidades laborales a través de guías universales que al ser aplicados
constantemente generan hábitos empresariales, por tal razón son necesarias para
alcanzar un desarrollo sostenible y sustentable en las organizaciones.
El conjunto de procedimientos obtenidos de los procesos administrativos y operativos
constituyen el Manual de Procedimientos de la organización, que orientan a los
colaboradores de acuerdo a fundamentos precisos obtenidos al realizar el análisis
funcional, además se constituye en una herramienta que permite llevar a cabo la
utilización óptima de los recursos económicos, materiales y humanos para el
cumplimiento de los objetivos.
26
CAPÍTULO II.
2 MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
2.1 Caracterización de la empresa en el contexto institucional
La Universidad Regional Autónoma de Los Andes “UNIANDES” fue creada en
cumplimiento al Art. 7 de la Ley de Universidades y Escuelas Politécnicas del Ecuador.
Se basa en el informe No. 01235 del 10 de octubre de 1996 emitido por el Consejo
Nacional de Universidades y Escuelas Politécnicas CONUEP; en la Ley de creación de
la Universidad expedida por el Congreso Nacional el 9 de enero de 1997 y su
publicación en el Registro Oficial No. 07 del 20 de febrero de 1997, constituyéndose
así en Ley de la República. Además por el Estatuto Universitario aprobado por el
CONUEP, según resolución No. 02 del 15 de octubre de 1997 y sus Reformas, según
Of. No. CONESUP.STA del 28 de mayo del 2001; y, por el Proyecto Sistema de
Teleducación autorizado por el CONUEP según resolución No. 00853 del 23 de
septiembre de 1998.
La Universidad Regional Autónoma de Los Andes “UNIANDES” tiene su matriz en la
ciudad de Ambato, sus extensiones funcionan en las ciudades de: Tulcán, Ibarra,
Santo Domingo, Quevedo, Babahoyo, Riobamba y el Puyo.
El entorno de la educación superior se ha modificado notablemente en las últimas
décadas. Las altas tasas de crecimiento del alumnado que caracterizaron al sistema
universitario en los años ochenta y noventa se han invertido, provocando un
incremento de la competencia entre las diferentes universidades. En esta provincia
existen varias Instituciones de Educación Superior, la competencia en muchos de los
casos es desigual ya que como es el caso de nuestro principal competidor es la
Universidad Técnica de Ambato ya que cuenta con un campus mucho más amplio y la
oferta de carreras es más expansiva, además que es una institución pública.
De lo manifestado podemos concluir que los problemas administrativos pueden
estancar el desarrollo de una organización, pues al no contar con una estructura
administrativa definida basada en procedimientos que describa de manera específica
las actividades y tareas, no se podrán alcanzar las metas organizacionales plasmadas
27
en los planes estratégicos los cuales ayuden a la empresa una Gestión Administrativa
eficiente y eficaz logrando productividad.
2.2 Descripción del procedimiento metodológico
La modalidad de la investigación está fundamentada en el paradigma cualitativo-
cuantitativo con mayor énfasis en el aspecto cualitativo, por tal razón la investigación a
realizarse en el Departamento Financiero de la Universidad Regional Autónoma de los
Andes requiere de análisis específicos y la utilización de procesos administrativos
sistemáticos seguidos de principios teóricos, los mismos van a ser útiles para
garantizar la competitividad de sus empleados, y debe estar estructurada a través de
procedimientos técnicos que están presentes en la idea a defender del trabajo
investigativo.
En el proceso de la investigación cuantitativa obtendremos los resultados de cada uno
de los análisis realizados expresados en números, los mismos podrán ser
comprobados bajo cualquier metodología, además los valores obtenidos se
transformaran a porcentajes y al final serán plasmados en cuadros, gráficos o barras
de acuerdo a la necesidad, este proceso se conoce como estadística descriptiva.
2.2.1 Tipos de investigación
2.2.1.1 Investigación de Campo
En la investigación de campo se requiere conocer el sitio exacto donde está la
problemática, además delimitar su accionar, esta investigación se realizará en la
ciudad de Ambato, en la vía Baños km 5 1/2 en el Barrio el Cristal, lugar donde
funciona la Universidad Regional Autónoma de los Andes para analizar la problemática
existente en la Administración y sus procesos de toda la organización del
Departamento Financiero Matriz.
2.2.1.2 Investigación Bibliográfica
Basada en la búsqueda de información necesaria para el análisis de la problemática,
las cuales se encuentran en libros, proyectos, manuales y sitios Web, será muy útil
para elaborar el marco teórico que fundamenta científicamente la investigación,
también aportará en la estructura de la propuesta planteada al problema.
2.2.1.3 Investigación Descriptiva:
La teoría descriptiva estudia la realidad presente y actual en cuanto a hechos,
personas y situaciones, referente a esta investigación se expone a profundidad el
28
entorno de la distribuidora, de tal manera que se realiza una representación, tanto de
la problemática de estudio, como de los aspectos secundarios de la empresa.
2.2.2 Población y Muestra
2.2.2.1 Población
El universo o población lo constituye la totalidad de individuos sobre los cuales se
desea investigar una problemática, para la presente investigación se tomará como
referencia el personal q labora en el departamento Financiero de la Matriz el cual está
integrado por 11 empleados conformados de la siguiente manera:
CUADRO N. 5: Población
ORGANIZACIÓN
POBLACION
DIRECTORA
FINANCIERA
ADMINISTRADOR
FINANCIERO CONTABILIDAD PRESUPUESTOS
ASISTENTES
FINANCIEROS TOTAL
DEP.
FINANCIERO
UNIANDES
MATRIZ 1 1 5 1 2 10
2.2.2.2 Muestra
De acuerdo al tema que estamos investigando, de los clientes internos del
Departamento financiero de la Universidad regional Autónoma de los Andes
“UNIANDES” Matriz no requerimos muestra, ya que es una población finita y será
analizada en su totalidad.
2.2.3 Métodos, Técnicas e Instrumentos de la Investigación
2.2.3.1 Métodos
2.2.3.1.1 Método Inductivo-Deductivo
Es un modo de razonar que nos lleva de lo particular a lo general, de una parte a un
todo, basados en la observación de los fenómenos que permiten llegar a conclusiones
generales. El método deductivo es el tipo de razonamiento que nos lleva de lo general
a lo particular, de lo complejo a lo simple, contrario al inductivo pero complementario al
mismo; se evidencia su uso en el diagnóstico de la empresa y las situaciones
problemáticas encontradas.
29
2.2.3.1.2 Método Analítico-Sintético
Lo analítico permite descomponer un todo en partes de la problemática o situación del
área, para revisar ordenadamente cada uno de ellos por separado; asimismo el
método sintético es el que tiende a reconstruir un todo, a partir de los elementos
analizados, lo cual nos ayudará a desarrollar la solución a la necesidad de la empresa.
2.2.3.2 Técnicas
2.2.3.2.1 Encuestas
Se aplicará las encuestas a los clientes internos, para conocer su percepción acerca
del tema objeto de la investigación, mediante un cuestionario específico en el cual
constarán preguntas cerradas o dicotómicas para facilitar la tabulación, pero de ser
necesario se incluirá preguntas de opción múltiple.
2.2.3.2.2 Entrevistas
Se realizará una entrevista a la Directora Financiera de la Institución, para conocer la
situación actual de los procesos administrativos, para lo cual se contará con un
lineamiento base de entrevistas.
2.2.3.3 Instrumentos
2.2.3.3.1 Cuestionario de encuesta
El cuestionario constará de preguntas cerradas o dicotómicas para facilitar la
tabulación; sin embargo de ser necesario se podrá incluir preguntas de opción
múltiple.
2.2.3.3.2 Guía entrevistas
Este instrumento contendrá un esquema de preguntas alineadas a la necesidad de la
investigación que utilizará el entrevistador para la obtención de información específica
que evidencie la problemática.
2.2.4 Interpretación de datos
Para analizar la situación del Departamento Financiero de la Universidad Regional
Autónoma de los Andes “UNIANDES” Matriz, se aplicó encuestas a los clientes
internos, con la finalidad de conocer: el sentido de pertenencia, su capacidad servicio y
el nivel de clima laboral; tomando en cuenta los procesos Administrativos existentes,
para abordar de manera efectiva las sugerencias planteadas por el recurso humano de
la empresa.
30
2.2.4.1 Cliente interno
Este cuestionario se realizó con el objetivo de medir y mejorar los problemas que
enfrenta el Departamento Financiero, mediante el cual evaluaremos los resultados
obtenidos.
2.2.4.2 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS DE LAS ENCUESTAS
APLICADAS
PREGUNTA Nº 1
¿Cómo calificaría usted la implementación de un Manual de Procedimientos para el
Departamento Financiero?
CUADRO N. 6. TABULACION PREGUNTA N°1
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
MUY IMPORTANTE 7 70.00%
IMPORTANTE 2 20.00%
POCO
IMPORTANTE 1 10.00%
NADA IMPORTANTE 0 0.00%
TOTAL 10 100.00%
GRÁFICO N. 2 REPRESENTACION GRAFICA – TABULACION PREGUNTA 1
31
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
El 70,00% del personal que trabaja en el área, fueron encuestados manifiestan que es
muy importante la implementación del Manual de Funciones y Procedimientos
Administrativos, seguidos de un 20,00% opina que es importante, y un 10% dice que
es poco importante lo cual motiva a continuar con el trabajo ya que es un instrumento
que va a ser de mucha utilidad para la Institución.
PREGUNTA Nº 2
¿Está usted dispuesto a brindar su apoyo para ejecutar esta iniciativa, sujetándose a
los cambios que esta podría ocasionar?
CUADRO N. 7. TABULACION PREGUNTA N°2
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
SIEMPRE 8 80.00%
CASI SIEMPRE 2 20.00%
AVECES 0 0.00%
NUNCA 0 0.00%
TOTAL 10 100.00%
GRÁFICO N. 3. REPRESENTACION GRAFICA – TABULACION PREGUNTA 2
32
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
Al preguntar al personal administrativo si están dispuestos a brindar su apoyo para la
elaboración del Manual de Funciones y Procedimientos Administrativos, sujetándose a
los cambios que este podría ocasionar, el 80,00% manifiesta que siempre que sea
necesario brindaría su apoyo, seguidas de un 20,00% significativo que dice que casi
siempre colaboraría.
PREGUNTA Nº 3
¿Considera usted que el personal que labora en el Departamento Financiero tiene bien
definida sus tareas?
CUADRO N. 8. TABULACION PREGUNTA N°3
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 5 50.00%
NO 5 50.00%
TOTAL 10 100.00%
GRÁFICO N. 4. REPRESENTACION GRAFICA – TABULACION PREGUNTA 3
33
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
Al preguntar a los encuestados si tiene bien definidas sus tareas, el 50,00% dice que
si tienen definidas sus tareas, seguidas del 50,00% por quienes manifiestan que no las
tienen definidas, esto se debe a que las personas desconocen de la existencia de un
documento que norme esto y se limitan únicamente a realizar sus tareas
PREGUNTA Nº 4
¿Considera usted que se debe capacitar al personal para un mejor desempeño en sus
puestos?
CUADRO N. 9. TABULACION PREGUNTA N°4
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
MUY IMPORTANTE 8 80.00%
IMPORTANTE 2 20.00%
POCO
IMPORTANTE 0 0.00%
NADA IMPORTANTE 0 0.00%
TOTAL 10 100.00%
GRÁFICO N. 5. REPRESENTACION GRAFICA – TABULACION PREGUNTA 4
34
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
De la población de los empleados encuestados, el 80,00% manifiesta que es muy
importante capacitar al personal de la Institución para que desempeñe sus actividades
de una manera más eficiente y eficaz, seguido por un 20,00% que dice que esto es
importante para el buen desarrollo de sus actividades.
PREGUNTA Nº 5
¿Cómo calificaría usted el diseño de un Manual de Procedimientos para El
departamento Financiero?
CUADRO N. 10. TABULACION PREGUNTA N°5
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
EXCELENTE 9 90.00%
MUY BUENO 1 10.00%
BUENO 0 0.00%
MALO 0 0.00%
TOTAL 10 100.00%
GRÁFICO N. 6. REPRESENTACION GRAFICA – TABULACION PREGUNTA 5
35
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
Al preguntarles a los encuestados que como calificarían la implementación del Manual
de Funciones y Procedimientos Administrativos, casi en 90,00% que es excelente
implementar este instrumento en la Institución ya que consideran que esto va
ocasionar que el personal que labora en el departamento tenga claras sus funciones y
los procesos que se deben seguir para cumplirlas y un 10,00% considera que es muy
bueno.
PREGUNTA Nº 6
¿Conoce con detalles cuáles son sus funciones, y los procedimientos que se deben
seguir para cumplirlas?
CUADRO N. 11. TABULACION PREGUNTA N°6
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
MUCHO 3 30.00%
POCO 7 70.00%
MUY POCO 0 0.00%
NADA 0 0.00%
TOTAL 10 100.00%
GRÁFICO N. 7. REPRESENTACION GRAFICA – TABULACION PREGUNTA 6
36
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
Del personal administrativo encuestado, al preguntarles que si conocen cuáles son sus
funciones y los procedimientos que se deben seguir para cumplirlas un 30,00%
manifiesta que conoce mucho, seguidos por 70,00% que conoce poco, esto se debe a
que no se cuenta con un Manual y más bien lo hacen por la experiencia que tienen en
sus cargos.
PREGUNTA Nº 7
¿Está usted de acuerdo con la organización actual del Departamento?
CUADRO N. 12. TABULACION PREGUNTA N°7
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
MUCHO 2 20.00%
POCO 7 70.00%
MUY POCO 1 10.00%
NADA 0 0.00%
TOTAL 10 100.00%
GRÁFICO N. 8. REPRESENTACION GRAFICA – TABULACION PREGUNTA 7
37
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
El 70,00% de los encuestados dice estar poco de acuerdo con la organización actual
de la Empresa, seguido por un porcentaje del 20,00% que manifiesta estar muy de
acuerdo, y un 10% indica que se encuentra muy poco de acuerdo, lo que indica que el
personal pone cierta resistencia a los cambios pero también es importante recalcar
que si están dispuestos a colaborar para la implementación del Manual.
PREGUNTA Nº 8
¿Dentro del puesto que usted desempeña, existe algún proceso de control?
CUADRO N. 13. TABULACION PREGUNTA N°8
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 6 60.00%
NO 4 40.00%
TOTAL 10 100.00%
GRÁFICO N. 9. REPRESENTACION GRAFICA – TABULACION PREGUNTA 8
38
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
Del personal encuestado, al preguntarles que si existe algún proceso de control dentro
de su puesto de trabajo un 60,00% manifiesta que si conoce, mientras que el 40,00%
de trabajadores expresan no conocer los procesos de control.
PREGUNTA Nº 9
¿Considera usted que existe duplicidad de tareas en su puesto de trabajo?
CUADRO N. 14. TABULACION PREGUNTA N°9
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
SIEMPRE 3 30.00%
CASI SIEMPRE 4 40.00%
A VECES 3 30.00%
NUNCA 0 0.00%
TOTAL 10 100.00%
GRÁFICO N. 10. REPRESENTACION GRAFICA – TABULACION PREGUNTA 9
39
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
Los colaboradores del Departamento Financiero, al preguntarles que si existe
duplicidad de tareas en sus puestos de trabajo un 30,00% manifiesta que siempre,
mientras el otro 30% indica que a veces y el 40% manifiesta que casi siempre.
PREGUNTA Nº 10
¿Cómo considera usted el ambiente de trabajo?
CUADRO N. 15. TABULACION PREGUNTA N°10
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
EXCELENTE 3 30.00%
MUY BUENO 5 50.00%
BUENO 2 20.00%
MALO 0 0.00%
TOTAL 10 100.00%
GRÁFICO N. 11. REPRESENTACION GRAFICA – TABULACION PREGUNTA 10
40
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
El 50% de las personas que laboran en el departamento Financiero opinan que el
ambiente de trabajo es muy bueno, seguido por un 30% que manifiestan que es un
ambiente excelente de trabajo, y un 20% indican que el ambiente laboral es bueno,
Esto es muy bueno ya que si el ambiente en que nos desempeñamos es muy bueno
se podrá realizar mucho mejor las actividades.
41
ENTREVISTA: 1.- ¿Exponga en breves palabras la reseña histórica del departamento Financiero
de la Universidad Regional Autónoma de los Andes a la que usted representa?
La Universidad Regional Autónoma de los Andes se fundamenta en la experiencia de
más de 20 años en la educación privada ecuatoriana formando profesionales de tercer
y cuarto nivel, de investigación, responsables, competitivos, con conciencia ética y
solidaria capaces de contribuir al desarrollo nacional y democrático, dentro del
departamento financiero nuestro esfuerzos a lo largo de nuestro vida institucional se
han enfocado en mejorar los procesos financieros acorde al nivel de actualización
tecnológica que demanda la actualidad contable y financiera del sistema educativo
superior nacional e internacional.
2.- ¿Qué función específica usted desempeña en la empresa?
Mi cargo es Directora Financiera de la Universidad Regional Autónoma de los Andes y
soy la responsable de la planificación, ejecución y control de la información financiera -
presupuestal además de velar por mantenimiento y mejora de la calidad de los
procedimientos y protocolos financieros en UNIANDES, gestionar de manera
adecuada los costes a nivel nacional la generación de ingresos para obtener liquidez
financiera y sostenibilidad y posicionamiento adecuado con nuestros similares.
3.- ¿Existe un manual o instructivo funcional dentro de la dependencia? De
existir la misma se encuentra actualizada acorde a la estructura organizacional
vigente?
Al momento no contamos con un manual de procedimientos en el cual cada área
laboral dentro de nuestro departamento nos permita delimitar funciones y actividades y
su relación interna e interdepartamental en UNIANDES.
4.- ¿Cree usted necesario implementar un manual de procedimientos
administrativos para el Departamento Financiero?
Es un documento importante, de vital importancia que nos sirve de base primordial
para para la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, así como
para consulta en el desarrollo cotidiano de actividades financieras.
42
5.- ¿Cómo considera usted el desempeño del personal que labora en el
Departamento?
Los colaboradores internos forman un gran equipo de trabajo que con el tiempo han
demostrado ser eficientes, capaces de realizar a cabalidad todas las actividades
encomendadas así como de proponer propuestas de mejora institucional y
departamental en cada proceso financiero – universitario.
6.- Se implementan procesos y proyectos de control dentro de la dependencia
para asegurar el cumplimiento de las actividades diarias en cada área laboral?
Para poder implementar procesos de control interno es necesario conocer los
procesos y delimitación de funciones adecuadas dentro de nuestra dependencia, al
momento no poseemos este documento y los controles los realizamos empíricamente,
no podemos controlar adecuadamente si no existe una sistematización de actividades
e identificación de los procesos y la definición del método para efectuarlas.
7.- ¿Es clara la asignación de responsabilidades en todos y cada uno de los
procesos financieros que maneja diariamente la dependencia y su relación con
cada área laboral?
Al momento no tenemos delimitación de funciones claras, se necesita delimitar
procesos administrativos en función de las actividades existentes y crear nuevos
procesos para complementar aquellas actividades que se realizan empíricamente.
Dichos procesos deben delimitar su función interna y su relación con las demás áreas
laborales, buscamos que el engranaje financiero cumpla su función general
estableciendo las responsabilidades adecuadas y específicas de cada cargo a crear y
existentes dentro de nuestro departamento.
43
2.3 Propuesta del Investigador
La propuesta delineada en esta tesis, se ajusta a las necesidades del departamento
Financiero en correlación directa con las orientaciones de los autores, teniendo la
siguiente estructura:
Introducción
Índice
Objetivo del manual
Alcance del manual
Responsables
Políticas y Normas
Conceptos
Procedimiento (descripción de las operaciones)
Diagramas de flujo
Reproducción del Manual
Implementación del Manual 2.4 Conclusiones parciales del capítulo
Una vez culminado el proceso metodológico, se puede concluir que dentro del
Departamento Financiero de Universidad Regional Autónoma de los Andes
UNIANDES, no existen procesos definidos en cada área laboral dentro del
departamento financiero, la segregación de funciones no es la adecuada acorde a
cada una de las tareas que se realizan en cada actividad financiera ocasionando des
organización en la información y falta de credibilidad en la misma. La presente
investigación propone mejorar la calidad de la información financiera en base a la
implementación de procesos y procedimientos financieros que regulen y controlen la
calidad de la misma y su relación con las demás áreas internas que conforman el
proceso financiero contable y presupuestal de UNIANDES.
44
CAPÍTULO III.
3 VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE SU
APLICACIÓN
3.1 DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.1.1 Título: “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO
FINANCIERO DE UNIANDES MATRIZ AMBATO Y EL DESEMPEÑO
LABORAL”
3.1.2 Justificación de la propuesta
La ejecución y estandarización de procedimientos hace posible un control más
adecuado tanto de los recursos como de las actividades inmersas dentro de
los procesos de un ente contable. Es importante señalar que los manuales de
procedimientos son la base del sistema de calidad y del mejoramiento
continuo, de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan
las normas sino que, además es imprescindible el cambio de actitud en el
conjunto de los colaboradores y la apertura de los mismos para que dichos
cambios surjan efecto dentro de las practicas definidas en la organización. El
manual de procesos, es una herramienta que permite a la Organización,
integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la
administración, y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la
búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción del cliente. Los procesos
que se dan a conocer cuentan con la estructura, base conceptual y visión en
conjunto con el fin de dotar este departamento de una herramienta de trabajo
que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y metas
esenciales. Así mismo, se busca que exista un documento completo y
actualizado de consulta, que establezca un método estándar para ejecutar el
trabajo, en razón de las necesidades que se deriven de la realización de las
actividades misionales del departamento. En este sentido el Manual de
Procedimientos está dirigido a todas las personas que bajo cualquier
modalidad se encuentren vinculadas al departamento y se constituye en un
elemento de apoyo útil para el cumplimiento de las responsabilidades
asignadas y para coadyuvar, conjuntamente con el Control Interno, en la
consecución de las metas de desempeño y rentabilidad, asegurar la
45
información y consolidar el cumplimiento normativo. Este documento describe
los procesos administrativos y expone en una secuencia ordenada las
principales operaciones o pasos que componen cada procedimiento y la
manera de realizarlo; contiene además, diagramas de flujo, que expresan
gráficamente la trayectoria de las distintas operaciones e incluye las
dependencias administrativas que intervienen, precisando sus
responsabilidades y la participación de cada funcionario.
3.1.3 Objetivos
3.1.3.1 Objetivo General
Mejorar la Gestión Administrativa a través de un Manual de Procedimientos
para alcanzar la eficiencia y eficacia de los procesos financieros dentro del
Departamento Financiero de UNIANDES.
3.1.3.2 Objetivo Especifico
Delinear la introducción.
Elaborar el índice de contenido del Manual.
Establecer los objetivos del Manual de Procedimientos.
Determinar el alcance del Manual.
Establecer los responsables.
Implantar las políticas o normas del Manual.
Presentar conceptos de términos básicos utilizados en el Manual.
Describir en su detalle los procedimientos.
Establecer los Diagramas de flujos que proyectan gráficamente
los procedimientos.
Elaborar formularios de control
Estipular glosarios de términos del Manual
Reproducir el Manual
Socializar el Manual a los colaboradores de la Distribuidora
46
3.1.4 Propuesta: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
47
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
VIGENCIA: A PARTIR DE:
RESPONSABILIDAD
Preparado por: TLGA. MAYRA SEGURA
Revisado por: DRA. SHARON ALVAREZ
ING. JIMENA MONTES DE OCA
Aprobado por: DRA. CORONA GOMEZ
“Universidad Regional Autónoma de Los Andes UNIANDES”
48
UNIVERSIDAD REGIONAL
AUTONOMA DE LOS
ANDES “UNIANDES”
FECHA 28/06/2017
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Sustituye a
Página: De
De
Fecha: 28/06/2017
INDICE
Introducción 5
Estructura Organizativa Departamento Financiero 6
Organigrama Estructural 6
Objetivos y Funciones por Nivel 7
Dirección Financiera 7
Objetivos 7
Procedimientos 8
Administración Financiera 9
Objetivos 9
Procedimientos 9
Secretaria Departamental 10
Objetivos 10
Procedimientos 10
Contabilidad / Presupuestos 12
Objetivos 12
Procedimientos 12
Flujograma 13
Asistente de Presupuestos 16
Objetivos 16
Procedimientos 16
Flujograma 17
Asistente de Contabilidad 18
Objetivos 18
Procedimientos 18
Flujograma 19
Coordinación Financiera 23
Objetivos 23
Procedimientos 23
Flujograma 25
Egresos (Análisis de Egresos) 27
Objetivos 27
Procedimientos 27
Flujograma 29
Tesorería 30
Objetivos 30
49
Procedimientos 30
Flujograma 32
Asistentes Financieros Ingresos Matriz y Extensiones 34
Objetivos 34
Procedimientos 34
Flujograma 35
Asistentes Financieros Ingresos Matriz y Extensiones 36
Objetivos 36
Procedimientos 36
Flujograma 37
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing.
Jimena Montes de Oca
Autorizó: Ing. Jimena Montes de Oca
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UNIVERSIDAD REGIONAL
AUTONOMA DE LOS
ANDES “UNIANDES”
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Sustituye a
Página:
De
De Fecha: 28/06/2017
Introducción
El presente Manual de Procedimientos, tiene como propósito establecer
definiciones y procedimientos básicos que orienten al personal del
Departamento Financiero de UNIANDES, pudiendo disipar inquietudes en su
ejecución y ayudando a mejorar la Gestión Administrativa.
En este sentido el presente manual contiene elementos fundamentales que
permiten identificar y describir la operatividad del proceso de la Gestión
Administrativa y Dirección de Personal, es por ello que se recomienda que todos
los colaboradores dedique un poco de su valioso tiempo, en leer el manual, darle
el uso adecuado al mismo y preocuparse por actualizarlo en el momento que así
lo consideren oportuno, a fin de contar siempre con esta herramienta que genera
múltiples ventajas.
Además es importante señalar, que las acciones a seguir contenidas en el
presente Manual de Procedimientos podrían optimizarse a medida que los
procesos sean cada vez más prácticos, lo cual permitirá la flexibilidad adecuada
en la búsqueda permanente por alcanzar la eficiencia y eficacia de la Gestión
Administrativa.
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
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AUTONOMA DE LOS
ANDES “UNIANDES”
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Sustituye a
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De
De Fecha: 28/06/2017
Estructura Organizativa del Departamento Financiero
DIRECCION FINANCIERA
SECRETARIA DEPARTAMENTAL
ADMINISTRACION FINANCIERA
CONTABILIDAD / PRESUPIUESTOS
ASISTENTE DE PRESUPUESTOS
ASISTENTE DE CONTABILIDAD
COORDINACION FINANCIERA
EGRESOS TESORERIA
ASISTENTES FINANCIEROS DE
INGRESOS MATRIZ
ASISTENTES FINANCIEROS DE EGRESOS MATRIZ
ASISTENTES FINANCIEROS
EGRESOS EXTENSIONES
ASISTENTE DE TESORERIA
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
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UNIVERSIDAD REGIONAL
AUTONOMA DE LOS
ANDES “UNIANDES”
FECHA 28/06/2017
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Sustituye a
Página:
De
De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
Dirección Financiera
Objetivos
1. Administrar los recursos financieros en forma consistente con el Plan
Estratégico (PE), Planes Operativos Anuales (POA), Programa Anual de
Compras (PAC), y Presupuesto General Anual (PGA);
2. Gestionar ingresos que permitan el desarrollo sustentable de las actividades
institucionales;
3. Proporcionar los recursos financieros suficientes para ejecutar los POA y el
PAC;
4. Controlar técnicamente las operaciones financieras; y,
5. Contribuir al mantenimiento y fortalecimiento del sistema de control interno de
la Institución
Procedimientos
Presentar el presupuesto institucional en coordinación con las demás áreas;
Obtener fondos con el mejor costo posible;
Realizar el respectivo análisis financiero que permita medir la rentabilidad de
los servicios institucionales;
Evaluar el cumplimiento de las políticas en materia de ingresos y gastos;
Desarrollar sistemas de información gerencial sobre la situación económica
financiera de la institución;
Coordinar la elaboración de los balances institucionales y su reporte a los
correspondientes organismos de control.
53
Cuidar, distribuir e invertir los valores y recursos institucionales de manera
eficiente y eficaz.
Asegurar la sostenibilidad, estabilidad y consistencia de las finanzas
institucionales;
Actuar con efectividad, oportunidad y equidad en la asignación y/uso de los
recursos;
Direccionar las actuaciones del área financiera a la gestión por resultados;
Asegurar la transparencia de la información sobre las finanzas;
Procurar la efectividad de la recaudación de los ingresos, asegurando la
efectividad y el manejo integrado de la liquidez de los recursos institucionales;
Analizar e informar sobre las limitaciones, riesgos, potencialidades y
consecuencias que puedan afectar a la sostenibilidad de las finanzas
institucionales.
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
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ANDES “UNIANDES”
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Sustituye a
Página:
De
De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
Administración Financiera
Objetivos
1. Supervisar el desempeño de los colaboradores del Departamento Financiero
2. Gestionar las compras institucionales con criterios de economía, oportunidad y
eficiencia.
3. Coordinar el despacho de bienes a las diferentes extensiones
Procedimientos
Cumplir y hacer cumplir al interior del Departamento Financiero, las políticas,
procesos, procedimientos, reglamentos, instructivos y demás instrumentos
normativos de la Institución;
Coordinar el despacho de bienes a la diferentes extensiones,
Establecer las necesidades de capacitación;
Disponer periódicamente auditorías de trabajo y evaluaciones de desempeño
del Personal;
Coordinar la instalación de nuevas oficinas, ampliaciones, remodelaciones,
etc.
Supervisar y controlar las compras;
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
55
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ANDES “UNIANDES”
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Sustituye a
Página:
De
De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
Secretaría Departamental
Objetivos
Suministrar apoyo secretarial a las áreas del Departamento Financiero y
desempeñar eficientemente la gestión de documentos del Departamento
Financiero.
Procedimientos
Recibir los trámites dirigidos al Departamento Financiero con los documentos
de respaldo completos,
Recibir la correspondencia dirigida al Departamento Financiero;
Organizar, registrar y despachar oportuna e íntegramente los trámites
recibidos;
Archivar la correspondencia y documentación dispuesta por la Dirección
Financiera y Administración Financiera;
Elaborar oficios, memorandos, circulares, informes, certificaciones, actas y
demás documentos requeridos por la Dirección Financiera y la Administración
Financiera;
Organizar y mantener actualizada la agenda de sus jefes inmediatos;
Atender llamadas telefónicas de acuerdo con el protocolo establecido por la
Dirección Financiera;
Atender dentro del ámbito de sus funciones, consultas o requerimientos
formuladas por parte del personal docente, administrativo, asesor, estudiantes
y público en general;
Coordinar y gestionar el pago de los servicios básicos e internet de la matriz;
Calcular gastos de viaje, movilización y alimentación, en función de las tablas
56
vigentes; y al retorno del personal comisionado receptar la correspondiente
liquidación de gastos; y,
Las demás que le sean asignadas por su jefe inmediato en el ámbito de su
actividad.
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Sustituye a
Página:
De
De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
Contabilidad/Presupuestos
Objetivo
Atender oportunamente los requerimientos de información financiera, análisis
tributarios y financieros que le sean solicitados por la Dirección Financiera y demás
autoridades de la Institución Responsable de la elaboración del presupuesto anual
de la institución.
Funciones y Responsabilidades
Definir el plan de cuentas y el catálogo presupuestario institucional de acuerdo
con los planes de inversión, operación y normativa vigente;
Supervisar que las actividades del personal de la sección se encuadren en los
objetivos departamentales y en la normativa vigente;
Dirigir y controlar la gestión tributaria integral de la Institución;
Asesorar permanentemente a la Dirección Financiera en aspectos contables,
financieros y tributarios;
Elaborar y supervisar informes contables y financieros;
Presentar los Estados Financieros a la Dirección y a los Organismos de Control
en los plazos previstos de acuerdo a la Normativa Vigente;
Garantizar que los documentos generados cumplan con los requisitos exigidos
por los reglamentos, normas y procedimientos implantados en la Institución y las
leyes aplicables a la institución;
Realizar análisis financiero;
Estudiar, evaluar y recomendar los cambios que sean necesarios en el sistema
contable;
Sugerir mejoras sobre la aplicación de políticas contables;
58
Elaborar el presupuesto institucional en coordinación con las demás áreas;
Desarrollar directrices para la elaboración de los proyectos de Presupuesto;
Verificar y analizar la disponibilidad presupuestaria en relación a solicitudes de
asignación;
Controlar los ingresos de las unidades generadoras;
Distribuir las asignaciones ajustándose a las cifras presupuestadas;
Realizar modificaciones presupuestarias cuando técnicamente sea necesario;
Suministrar información técnica en materia de presupuesto a las unidades
solicitantes;
Elaborar informes técnicos periódicos analíticos y comparativos que permitan a la
Administración tener una visión clara de la ejecución presupuestaria; y,
Controlar y vigilar el registro correcto de las transacciones efectuadas;
Elaborar trimestralmente reportes de control presupuestario;
Evaluar y controlar la ejecución presupuestaria
Las demás que le sean asignadas por su jefe inmediato en el ámbito de su actividad.
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
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ANDES “UNIANDES”
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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De
De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
INICIO
RECEPCION DE INFORMES DE INGRESOS –
GASTOS - ROLES
PERTINENTEDEVOLUCION A FUNCION EMISORA
ELABORACION DE
FORMULARIOS RENTA E IVA Y
ANEXOS
CARGA DE INFORMACION
AL SRI
VERIFICACION Y CARGA AL
SRI
SOLICITUD Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUD
VERIFICACION DE
ACREDITACION A CUENTA
INCLUSION DE VALORES
DEVUELTOS PARA
ASIGNACIONES
CONTABILIDAD Y PRESUPUESTOS
ANALISTA DE GASTOSCOORDINACION
FINANCIERA
GENERACION DE INFORME DE
VENTAS
GENERACION DE ATS
VALIDACION INTERNA
VERIFICACION
REMITIR INFORME A
CONTABILIDAD
GENERACION DE INFORME VENTAS
NACIONALES
GENERACION DE INFORMES DE NOTAS DE
CREDITO
DEVOLUCIONES DE VALORES
FIN
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ANDES “UNIANDES”
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
INICIO
REVISION INFORMACION
FINANCIERA
VALIDACIONSOLICITA REALIZAR
CORRECIONES
GENERACION DE BALANCES
VERIFICACION DE MAYORES
VERIFICACION DE CUENTAS ASIGNADAS
VALIDACION CON EL
PRESUPUESTO ASIGNADO Y EJECUTADO
REMITIR INFORMES
TRIMESTRALES
APROBACION
REMITIR INFORMES A
ORGANISMOS DE CONTROL
RENDICION DE CUENTAS
FIN
REVISION DE ERRORES
VALIDACION
REMITIR INFORME A
CONTABILIDAD
CONTABILIDAD / PRESUPUESTOS
ASISTENTE DE CONTABILIDAD
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UNIVERSIDAD REGIONAL
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Página:
De
De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
Asistente de presupuestos
Objetivo
Asistir oportuna y eficientemente a las operaciones presupuestarias; mediante
la coordinación de la elaboración de proyectos con las diferentes dependencias
de la institución;
Procedimientos
Recopilar, clasificar y procesar información y/o datos necesarios para la
preparación y elaboración del proyecto de presupuesto;
Asistir en la elaboración del proyecto de presupuesto;
Realizar los descargos presupuestarios por los gastos que se han realizado;
Participar en la implementación de registros automatizados para el área
presupuestaria;
Colaborar con su jefe inmediato en la elaboración de informes, cuadros
estadísticos y otros;
Preparar la certificación de disponibilidad presupuestaria en relación a
solicitudes de asignación; y,
Coordinar y gestionar el pago de los servicios básicos e internet de las
extensiones,
Colaborar con las actividades de Asistencia Financiera de Ingresos;
Las demás que su jefe inmediato le asigne en el ámbito de su actividad.
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
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ANDES “UNIANDES”
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Sustituye a
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De
De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
INICIO
OBTENCION DE DATOS
HISTORICOS
ENTREGA DE INFORMACION
Recibe, revisa y aprueba
POA
PRESUPUESTO PLANIFICACIÓN CONTABILIDAD DIRECCIÓN FINANCIERA RECTORADO CONSEJO SUPERIOR
-Informe POA-Presupuesto por funciones-Presupuesto por proyecto
Recibe, analiza verifica
información
-Informe POA-Presupuesto por funciones-Presupuesto por proyecto
INFORMACION CORRECTA - COMPLETA
Consolida información
Asignación presupuestaria
PRESUPUESTO
CORRECTO
Imprimir proforma
presupuestaria aprobada
Recibe notificación
Consejo Superior
Recibe, revisa aprueba POA - PRESUPUESTO
Informe POA y Presupuesto
PROFORMA PRESUPUESTARIA
APROBADA
Informe para aprobación
Reciba y Analiza según
el caso
Proforma pre aprobada
Analiza y aprueba
Emisión acta de aprobación.
Elaborar Matrices
Presupuestarias
Seguimiento POA,
EJECUCION, Informes
FIN
63
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AUTONOMA DE LOS
ANDES “UNIANDES”
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PAGINA:18 De 37
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Sustituye a
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De
De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
Asistente de Contabilidad
Objetivos
Mantener actualizados los libros auxiliares de contabilidad, cumpliendo con las
disposiciones legales y reglamentarias y colaborar en la realización de
balances.
Procedimientos
Colaborar en la elaboración y revisión de documentos contables sobre el
movimiento económico diario;
Verificar la autenticidad de los comprobantes y facturas emitidas o recibidas en
la sección;
Colaborar con la realización de Estados Financieros;
Verificar la legalidad y autenticidad de los diferentes comprobantes y facturas
emitidas o recibidas en el departamento
Revisar que todos los comprobantes contables, lleven las firmas
correspondientes y el respectivo respaldo contable;
Contabilizar documentos generados en los diferentes módulos del Sistema
Informático.
Brindar soporte en materia de retenciones de impuestos y clasificación contable
de compras a todas las extensiones
Revisión y coordinación de ingresos de Caja Chica de matriz y extensiones.
Las demás que le asignen sus jefes dentro de su ámbito de autoridad.
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
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Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Página:
De
De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
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PAGINA:22 De 37
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Sustituye a
Página:
De
De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Sustituye a
Página:
De
De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
Coordinación Financiera
Objetivo
Brindar soporte a la Dirección Financiera respecto de las actividades en
cuestión de ingresos, coordinación de actividades y procesos de control interno
institucional enmarcado en la normativa vigente y enfocado en términos de
eficiencia y calidad.
Procedimientos
Revisar reportes de recaudación, facturación y depósitos, en base a los
documentos reportados por los diferentes Asistentes Financieros tanto de Matriz
como de extensiones;
Archivar los comprobantes de venta de extensiones;
Verificar la contabilización diaria de los movimientos de bancos;
Reportar de manera periódica el estado de Cartera Vencida a Dirección
Financiera y otras áreas relacionadas;
Verificar saldos y realizar conciliaciones bancarias de manera mensual;
Planificar, dirigir, coordinar y controlar las actividades administrativas y
financieras de Matriz y Extensiones;
Mejorar los procesos de las actividades administrativas y financieras
institucionales, basándose en la adecuada aplicación de las Leyes, Estatutos y
Reglamentos a fin de lograr el apropiado uso de los recursos disponibles.
Examinar y verificar el cumplimiento de la Ley y las normas institucionales en
las áreas administrativas, económicas y financieras;
Analizar y evaluar los sistemas y procedimientos de control interno, en el
ámbito administrativo, económico y financiero, de acuerdo a la Ley;
69
Apoyar los procesos de auditoria externa (de existir);
Recomendar y sugerir procedimientos para mejorar el funcionamiento de las
unidades auditadas; y,
Presentar informes de auditoría realizadas y vigilar por el cumplimiento de las
recomendaciones;
Proporcionar diariamente a la Dirección Financiera información sobre la
disponibilidad bancaria.
Contribuir en la gestión de contabilidad/presupuestos en actividades de
planificación, supervisión y monitoreo; Verificar la correcta transferencia de los
créditos recibidos, sea éste total o parcial, tributarios o de cualquier otro origen;
Contabilizar las notas de crédito por cheques protestados, servicios de
chequeras;
Las demás que le asignen sus jefes dentro de su ámbito de autoridad
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Página:
De
De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
Cheques Protestados por Defectos de
Fondo
Cheques Protestados por
Defectos de Forma
Informe de Cartera Vencida Por Extensión
PREGRADO – POSGRADO
Informe de Cartera Vencida por Nivel y Coordinador
MATRIZ PREGRADO Y POSGRADO
INICIO
Control de Cartera Vencida a Nivel
Nacional
Coordinación de Pagos Directamente
con Coordinación Académica
Recepción de informes de Asistencia
Recepción de Solicitudes de
Retiro
Consignación Interna en
Sistema Retiro Financiero
Modificación Tablas de
Cobros acorde a ultima Fecha de Asistencia
Revisión de Pagos no
Acreditados
Consignación de Saldos
FIN
Proceso de Información Servicios de
Transferencia o Devolución
Minimización de Saldos por
Cobrar
Planificar Acción de Cobro en caso de
Existir Saldos
Análisis Financiero Ingresos vs Cartera
por Cobrar
Control Interno en Recaudación de
Pagos
NO
SI
Revisión Defectos de Forma:
Reingreso Deposito
Deposito Entidad
Bancaria y Reingreso a
Sistema
si
no
Coordinación con Coord.
Académicos para
localización de Estudiante
Cobro Inmediato.
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ANDES “UNIANDES”
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Sustituye a
Página:
De
De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
Coop. San Francisco
B. Internacional
B. Pacifico
B. Produbanco
B. Pichincha
B. Austro
INICIO
Reportar Saldos Bancarios por
Entidad Financiera
Conciliación Bancaria por Institución Financiera
Revisión de Transferencias Interbancarias
Coordinación con Tesorería Saldos
para Pagos Proveedores-
Docentes – Personal Administrativo
Entregar Referencias de Acreditacion
Facturación y Verificación en Consignación
Sistema
Revisión Acreditaciones (N/C)
Revisión Debitos (N/D)
Revisión y Auditoria Depósitos Bancarios
Estudiantes con Copias (Microfilm) Depósitos
Revisión y constatación
Estado de Cuenta con
Depósitos ya Consignados
Sistema
Resultado de Revisión: Deposito Ingresado
Información a Cliente
Deposito ya consignado.
Autorización para Ingreso y
posterior consignación
Sistema.
SI
NO
Fin
72
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ANDES “UNIANDES”
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PAGINA:27 De 37
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Sustituye a
Página:
De
De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
Egresos
Objetivo
Gestionar la documentación necesaria para que los pagos se elaboren
oportunamente y contribuir en la gestión de contabilidad en actividades de
supervisión y monitoreo.
Procedimientos
Verificar la validez de los comprobantes de venta de acuerdo al Reglamento
de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios;
Elaborar oportunamente las órdenes de pago autorizadas por la Dirección
Financiera;
Elaborar los respectivos comprobantes de retención;
Revisar y reponer el fondo de caja chica;
Emitir mensualmente el reporte de las compras y retenciones para respaldar la
declaración de impuestos;
Apoyar en la gestión de facturación – recaudación cuando sea requerido por la
Dirección Financiera; y,
Las demás que su Jefe inmediato le asigne.
Gestionar la documentación necesaria para que los pagos se elaboren
oportunamente
Ingresar las compras de bienes y servicios de la matriz
Elaborar las retenciones de impuestos de la matriz
Coordinar el registro de compras y retenciones de todas las extensiones
Brindar soporte en materia de retenciones de impuestos y clasificación
contable de compras a todas las extensiones
Contribuir en la gestión del contador (a) general en actividades de supervisión
73
y monitoreo.
Las demás que le asignen sus jefes dentro de su ámbito de autoridad.
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
74
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ANDES “UNIANDES”
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PAGINA:29 De 37
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Sustituye a
Página:
De
De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
Entrega de Facturas proveedores
Entrega de Documentos de Viáticos Y Servicios Básicos autorizado con
Bancos
Envío de facturas ingresadas al sistema
de proveedores y docentes.
INICIO
Recepción y Revisión de documentos que se encuentren autorizados y con
los respaldos correspondientes
Revisión de Comprobantes de
Transacción y Retenciones se
encuentren bien generados
Documentación Completa
Consignación de Información
adecuada
Notifica indicando el
motivo
Brinda el soporte necesario sobre el
sistema
Devuelve notificando el error para el cambio correspondiente
Ingreso de documentos y
anticipos al sistema por centro de
costos
Genera el Comprobante de
Transacción y Retenciones
Verificación de anticipos
Validación y visto bueno cuentas contables bien
ingresadas
Informacion consignada
correctamenteSolicitud de Bancos a la Directora Financiera
Liquidación de Anticipos
Generación de Comprobantes de
egreso
Emisión de Comprobantes de Egresos con sus
respaldo para su Archivo
FIN
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AUTONOMA DE LOS
ANDES “UNIANDES”
FECHA 28/06/2017
PAGINA:30 De 37
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Sustituye a
Página:
De
De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
Tesorería
Objetivo
Control previo al pago de nómina, gestión oportuna de pagos a los proveedores y obligaciones
institucionales.
Procedimientos
Gestionar las correspondientes certificaciones de cheques.
Depositar diariamente los valores en efectivo recaudados por las ventanillas en las
entidades bancarias que disponga la Dirección Financiera;
Emitir cheques y/o solicitud de débitos bancarios por pagos a proveedores; docentes,
servicios básicos, etc. de las entidades bancarias que disponga la Dirección
Financiera;
Cancelar a proveedores de bienes y servicios y a docentes de acuerdo con la política
de pago a proveedores establecida por la Dirección Financiera;
Colaborar en la Administrar los recursos financieros de manera eficiente, efectiva y
económica, asegurando un óptimo de los mismos.
Gestionar oportunamente los pagos al IESS, SRI y demás entidades de control; y,
Administrar los recursos financieros de manera eficiente, efectiva y económica,
asegurando un óptimo rendimiento de los mismos para garantizar la disponibilidad
Efectivizar los pagos de conformidad con las órdenes que recibiere de la autoridad
competente, realizando el control concurrente debido.
Realizar el correspondiente trámite en las instituciones financieras para descongelar
cheques certificados que no se cobraron o se cambiaron, máximo en su plazo de 5
días contados a partir de la devolución del cheque.
Las demás que le asignen sus jefes dentro de su ámbito de autoridad.
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
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ANDES “UNIANDES”
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Sustituye a
Página:
De
De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
Asistente de Tesorería
Objetivo
Control previo al pago de nómina, gestión oportuna de pagos a los proveedores
y obligaciones institucionales.
Procedimientos
Colaborar en la Gestión de certificaciones de cheques.
Gestionar diariamente los depósitos de los valores en efectivo recaudados;
Colaborar en la Gestión de emisión de cheques y/o solicitud de débitos
bancarios por pagos a proveedores; docentes, servicios básicos, etc.;
Colaborar en la cancelación a proveedores de bienes y servicios y a docentes
de acuerdo con la política de pago a establecida;
Gestionar los depósitos de fondos correspondientes a terceros, en las cuentas
de los beneficiarios.
Mantener un correcto control de comprobantes de egreso respectivamente
adjunto a los documentos origen.
Realizar la gestión de pagos de servicios básicos e Internet de las
extensiones.
Realizar el envío de encomiendas de los documentos financieros.
Las demás que le asignen sus jefes dentro de su ámbito de autoridad.
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
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FECHA 28/06/2017
PAGINA:32 De 37
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Sustituye a
Página:
De
De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
ENTREGA ROL AUTORIZADO BANCO A
TESORERIA
TRANSFERENCIAS BANCARIA
CHEQUE
VERIFICACION DATOS
CARGADOS. SISTEMA
BANCARIO
EXPORTAR INFORMACION SITEMA SIGAFI
- ROLES A PLANILLA
EXCEL
EMISION DE CHEQUE
ENVIO FIRMAS DE CHEQUES
FIRMAS CONJUNTAS RECTORADO Y VICECTORADO
APROBACIONESDIRECTORA
FINANCIERA Y VICERECTOR
ACREDITACION EN CUENTAS PERSONALES
DESCARGO ARCHIVOS BANCARIOS
ENVIO ARCHIVOS DESCARGADOS
COMO RESPALDOS VIA MAIL A LAS EXTENSIONES Y
DEP. RR HH
CERTIFICAR CHEQUES
RETORNO A TESORERIA
ENVIO A BANCOS
RETORNA A TESORERIA
ENVIO A LAS EXTENSIONES
ENTREGA A RRHH
PAGO PERSONAL DOCENTE Y
ADMINISTRATIVO
IMPRIMIR ROL INDIVIDUAL Y
ADJUNTAR CHEQUE
NOTIFICA BENEFICIARIO VIA EMAIL O
VIA TELEFONICA
SOLICITA FACTURA
PERSONAL Y ACTUALIZADA
FIN
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AUTONOMA DE LOS
ANDES “UNIANDES”
FECHA 28/06/2017
PAGINA:33 De 37
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Sustituye a
Página:
De
De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
INICIO
ENTREGA DE FACTURA
AUTORIZADA CON BANCO PAGADOR
EMISION CHEQUE Y COMPROBANTE DE
EGRESO
ENVIO FIRMAS CONJUNTAS
RETORNA A TESORERIA
CERTFICACION DE CHEQUES
ENVIO DIFERENTES INSTIUCIONES
BANCARIAS
DEPOSITO CUENTA BANCARIA
PROVEEDOR
NOTIFICACION PROVEEDOR VIA TELEFONICA O
CORREO ELECTRONICO
PAGO Y ENTREGA COMPROBANTE DE
RECEPCION
ENTREGA DE COMPROBANTES DE
EGRESO A CONTABILIDAD PARA CONTROL
FIN
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
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ANDES “UNIANDES”
FECHA 28/06/2017
PAGINA:34 De 37
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Sustituye a
Página:
De
De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
Asistente Financieros de Ingresos Matriz- Extensiones
Objetivo
Realizar las gestiones correspondientes a facturación y asistencia a Tesorería.
Procedimientos
Emitir facturas de solicitudes, especies valoradas, matrículas, colegiaturas y
demás rubros que constituyan ingresos ordinarios o extraordinarios de la
Institución;
Recaudar todos los valores facturados;
Elaborar diariamente su respectivo cuadre de caja;
Archivar diariamente los documentos que genere en cumplimiento de su
gestión;
Mantener ordenado su área de trabajo;
Elaborar el archivo de documentos contables.
Custodiar, pagar, registrar y solicitar la reposición del fondo de caja chica de
su responsabilidad; y,
Colaborar en las funciones que se requieran en el área de Tesorería, y;
Las demás que su Jefe inmediato le asigne.
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
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UNIVERSIDAD REGIONAL
AUTONOMA DE LOS
ANDES “UNIANDES”
FECHA 28/06/2017
PAGINA:35 De 37
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Sustituye a
Página:
De
De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
Resolución
Nota de Crédito
INICIO
Registro Saldos Clientes Sistema
Información Financiera
Transferencia Interna
Verificación Interna
Consignación de Saldos
SI Facturación y Consignación
de Pagos
Fin
Devoluciones Financieras
Dar información Solicitada
Revisión Interna de
Saldos Existentes
Emisión Informe Financiero
Envío Documentos Procuraduría
Aprobación Consignación %
Dscto.
Entrega Coordinación
Financiera
Si
Resolución y Emisión Nota
de Credito
Ingreso Sistema Coordinacion.
Entrega Análisis de
Egresos Consignacion
Tesoreria
Emisión de Cheque
Modificación de tablas de
Pago
Consignación de Retiros de
ser el Caso
No
No
Pedido Autorización Emisión de Cheque
Dirección Financiera
Entrega Cliente
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AUTONOMA DE LOS
ANDES “UNIANDES”
FECHA 28/06/2017
PAGINA:36 De 37
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Sustituye a
Página:
De
De Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
Asistentes Financieros de Egresos Extensiones
Objetivo
Coordinar el correcto manejo y recepción de documentos financieros y su
correcto y oportuno registro en el Sistema Informático Financiero.
Procedimientos
Colaborar en la elaboración y revisión de documentos contables sobre el
movimiento económico diario;
Verificar la autenticidad de los comprobantes y facturas emitidas o recibidas
en la sección; Verificar la legalidad y autenticidad de los diferentes comprobantes
y facturas emitidas o recibidas en el departamento.
Colaborar con la elaboración de contratos por los bienes y/o servicios
recibidos en la extensión cuando estos se requieran.
Revisar que todos los comprobantes contables, lleven las firmas
correspondientes y el respectivo respaldo contable;
Remitir a la extensión una vez por semana las facturas ingresadas,
conjuntamente con la copia de la retención y el respectivo comprobante de
registro al sistema informático financiero.
Realizar la correspondiente entrega de los cheques enviados desde la Matriz
a los correspondientes beneficiarios. Manejo y registro de Caja Chica su
extensión. Elaborar de manera trimestral los requerimientos de bienes y
suministros a bodega.
Las demás que le asignen sus jefes dentro de su ámbito de autoridad.
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing. Jimena
Montes de Oca Autorizó: Ing. Jimena
Montes de Oca
82
UNIVERSIDAD REGIONAL
AUTONOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FECHA 28/06/2017
PAGINA:37 De 37
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Sustituye a
Página:
De
De
Fecha: 28/06/2017
Objetivos y Funciones por Nivel
Elaboró: Tlga. Mayra Segura Revisó: Ing.
Jimena Montes de Oca
Autorizó: Ing. Jimena Montes de Oca
Informes Detallados por Modalidades Carreras –
Facultades - Especializaciones
Informes Mensuales de Ingresos a Nivel Nacional
Facturación
Depósitos
Facturación
Depósitos
Cierre de Caja Extensiones
Recepción de Cierres de Caja
Extensiones (Recaudación)
Cierres de Caja Matriz
INICIO
Recepción de Cierres de Caja
Matriz (Recaudación)
Revisión de Acreditación Bancaria por cada
Deposito de Recaudación
Verificación por Cuenta
Bancaria (Extensiones)
Conciliación Cierre de Caja – Deposito
Usuario
Conciliacion Deposito Usuario – Ingreso
Tesoreria
Conciliación Revisión
Secuencial Facturación
por Extensión
Revisión Archivo Secuencial y
Cronológico de Facturación
Revisión de Ingreso Individual por
Deposito Facturado
Reportar Informes de Control Semanal
a Contabilidad – Dirección
Financiera/ Administracion
Financiera - Vicerrectorado
Reportes de Control de Ingresos
Mensuales
Generación ATS
(Transaccional)
Verificación y Solución de
Errores Módulos de
Ingresos
Reportar a Contabilidad Archivo XML
FIN
83
3.2 Análisis de los resultados finales de la investigación. Incluye validación,
aplicación y evaluación de los resultados de la aplicación de la propuesta.
CUESTIONARIO EN BASE AL ABACO DE REGNIER
Tema: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO FINANCIERO DE
UNIANDES MATRIZ AMBATO Y EL DESEMPEÑO LABORAL
Nombre del Experto: Ing. Jeannette Urrutia (Docente)
La Ing. Jeannette Urrutia es considerada como experta en el tema debido a que posee
práctica y aplicación constante en el ámbito contable específicamente aplicación de
procesos contables – financieros.
¿Desea usted responder? SI NO
En caso afirmativo
¿Tiene usted alguna opinión al respecto? SI NO
¿En caso negativo cuál?
No. ITEM COLORES V v A r R B N
1 Esquema de la propuesta X
2
Estructura del Manual de
Procedimientos X
3 Procedimientos Claros
X
4
La propuesta soluciona al
problema
X
CUADRO N. 16. ABACO DE REGNIER EXPERTO 1
ARGUMENTACION:
Desarrollar un Manual de Procedimientos para el Departamento Financiero de Uniandes
Matriz Ambato y el Desempeño Laboral es lo que le permite a cada empresa alcanzar sus
objetivos de maximización de beneficios, siempre y cuando dicho modelo sea el adecuado
y se lleve a cabo de forma precisa.
84
Es fundamental su aplicación y control de parte de la alta dirección y que desde su
perspectiva se reciban indicaciones cómo van desarrollándose las actividades y su
relación con los objetivos institucionalmente trazados.
El Manual de Procedimientos se considera como una herramienta fundamental para el
control, planeación y evaluación de las empresas.
Firma:
85
CUESTIONARIO EN BASE AL ABACO DE REGNIER
Tema: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO FINANCIERO DE
UNIANDES MATRIZ AMBATO Y EL DESEMPEÑO LABORAL
Nombre del Experto: Ing. Marcelo Yancha (Director RRHH)
El Ing. Marcelo Yancha es considerado como experto ya que ha impartido clases en al
ámbito de administración de empresas y contabilidad en la Universidad Uniandes y posee
un conocimiento amplio en la materia y constantemente se encuentra actualizándose a los
cambios que ha sufrido la rama tributaria y de gestión empresarial.
¿Desea usted responder? SI NO
En caso afirmativo
¿Tiene usted alguna opinión al respecto? SI NO
¿En caso negativo cuál?
No. ITEM COLORES V v A r R B N
1 Esquema de la propuesta X
2
Estructura del Manual de
Procedimientos X
3 Procedimientos Claros X
4
La propuesta soluciona al
problema X
CUADRO N. 17. ABACO DE REGNIER EXPERTO 2
ARGUMENTACION:
La propuesta de un Manual de Procedimientos para el Departamento Financiero, contiene
un esquema y estructura aplicable al contexto financiero ocupacional vigente sin embargo
no se puede establecer con objetividad sin que las estrategias mencionadas cubran la
expectativa de la solución del problema. Debe existir una política financiera que regule y
sirva de base para todos y cada uno de los procesos financieros en cada puesto dentro
86
del departamento la misma que abarque procesos estándar a nivel nacional en
actividades operativas diarias.
Firma:
87
CUESTIONARIO EN BASE AL ABACO DE REGNIER
Tema: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO FINANCIERO DE
UNIANDES MATRIZ AMBATO Y EL DESEMPEÑO LABORAL
Nombre del Experto: Ing. Javier Freire (Auditor)
El Ing. Javier Freire es experto porque maneja gestión de procesos y control de
actividades financieras internas, y su vinculación con dependencias relacionadas a
procesos en conjunto.
¿Desea usted responder? SI NO
En caso afirmativo
¿Tiene usted alguna opinión al respecto? SI NO
¿En caso negativo cuál?
No. ITEM COLORES V V A r R B N
1 Esquema de la propuesta X
2
Estructura del Manual de
Procedimientos X
3 Procedimientos Claros
X
4
La propuesta soluciona el
problema
X
CUADRO N. 18. ABACO DE REGNIER EXPERTO 3
ARGUMENTACION:
Resulta muy conveniente que todas las personas relacionadas con el área financiera
conozcan el Manual de Procedimientos y cuál es su cobertura, alcance, propósitos y
contenido, para que de esa manera, estén mejor capacitados para comprender la utilidad
y el valor de este importante instrumento de gestión y control de actividades.
No existen formatos definidos con actividades estándar universales al momento de
generar un Manual de Procedimientos, esto se debe a que en la práctica cada empresa u
88
organización desarrollará el método, el esquema o la forma que mejor parezca ajustarse a
sus necesidades.
Firma:
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CUADRO N. 19.TABULACION GENERAL
COLORES Jeannette Marcelo Javier ITEM
1 V v V Esquema de la propuesta
2 V v V Estructura del Manual de Procedimientos
3 V v V Procedimientos Claros
4 V v V La propuesta soluciona al problema
CUADRO N. 20.TABULACION POR FILAS
No. ITEM
1 Esquema de la propuesta V v V
2 Estructura del Manual de Procedimientos v v V
3 Procedimientos Claros v v v
4 La propuesta soluciona al problema v v v
CUADRO N. 21.TABULACION POR COLUMNAS
No. ITEM J M J
1 Esquema de la propuesta V v V
5 Estructura del Manual de Procedimientos V v V
2 Procedimientos Claros v v V
3 La propuesta soluciona al problema v v V
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3.3 Conclusiones Parciales del Capitulo
Los Procedimientos Administrativos del Departamento Financiero tienen fundamentación
en métodos tradicionalistas, los mismos requieren de cambios urgentes para optimizar
los procesos, por tal razón se propone un Manual de Procedimientos para mejorar el
desenvolvimiento del personal y ser eficientes y eficaces, además esta evidenciará
responsabilidades y participación en la organización.
La modernización de la Gestión Administrativa en el Departamento Financiero de la
Universidad Regional Autónoma de los Andes facilitará el crecimiento y desarrollo
organizacional, además se convertirá en un gran aporte para alcanzar mejores niveles de
productividad y rentabilidad a largo plazo.
La implementación de un Manual de Procedimientos evitará la duplicidad de actividades
permitiendo definir los controles en los procesos de la organización, además fortalecerá
los procesos de evaluación para generar las herramientas necesarias que permitan
apoyar la toma de decisiones, garantizando el mejoramiento continuo y con ello el
cumplimiento de sus objetivos organizacionales.
91
CONCLUSIONES GENERALES
Luego de haber realizado el diagnóstico en el Departamento Financiero de la
Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” Matriz, se
determinaron dos problemáticas, en primer lugar la falta del Manual de
Procedimientos y en segunda instancia se encuentra la deficiente Gestión
Administrativa.
La ausencia de un Manual de Procedimientos no ha permitido que el personal
administrativo tenga claro sus procesos necesarios para cumplir con las tareas
que permitirán cambios trascendentales en la organización.
El objetivo de esta investigación es crear un Manual de Procedimientos que
contribuya en el mejoramiento de los procesos internos y externos, además debe
permitir la optimización de los recursos materiales, económicos, financieros y
tecnológicos de la Institución.
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RECOMENDACIONES GENERALES
Se recomienda difundir el Manual de Procedimientos en la parte pertinente
además capacitar al personal que labora en el Departamento Financiero de la
Matriz para que sea efectiva y viable ya que este manual será de utilidad para
incrementar su productividad.
La Cultura Organizacional del Departamento Financiero requiere de una adecuada
socialización de la Gestión Administrativa que está especificada en los objetivos,
valores, misión y visión de la empresa, la misma que representa el futuro de la
organización, la cual depende del impacto que tenga en los colaboradores.
Es necesario que el presente trabajo investigativo sea base fundamental para
alcanzar los objetivos del Departamento brindando un mejor servicio y alcanzando
un mayor desarrollo administrativo.
BIBLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
ANZOLA, S. (2010). Administración de pequeñas empresas (Tercera ed.). México:
Mc Graw Hill.
CHIAVENATO, I. (2010). Introducción a la teoría general de la administración. Mc
Graw Hill.
EYSSAUTIER DE LA MORA, M. (2010). Elementos básicos de la administración.
México: Trillas.
HERNÁNDEZ Y RODRÍGUEZ, S. J. (2011). Fundamentos de la Gestión
Empresarial" Enfoque basado en competencias". México, D.E..México: Mcgraw-
Hill Interamericana de España S.L.
KOONTZ Harold, W. H. (2010). Elementos de Administración. México: Mc Graw
Hill.
ORTIZ IBAÑEZ, L. O. (2010). Manual de Procesos y Procedimientos.
RAMIREZ CARDONA, C. (2010). Fundamentos de Administración. Bogotá: ECOE
Ediciones.
Rodríguez, S. J. (2011). Fundamentos de gestión empresarial. México, D.F.
México: McGraw-Hill Interamericana de España S.L.
ANEXOS
ANEXOS
FORMATO ENCUESTA
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
DEPARTAMENTO FINANCIERO MATRIZ.
NOMBRE DEL ENCUESTADO: ___________________________________
INSTRUCCIONES:
1.- Cómo calificaría usted la implementación de un Manual de Procedimientos para
el Departamento Financiero?
MUY IMPORTANTE____ IMPORTANTE____POCO IMPORTANTE____ NADA
IMPORTANTE____
2.- ¿Está usted dispuesto a brindar su apoyo para ejecutar esta iniciativa,
sujetándose a los cambios que esta podría ocasionar?
SIEMPRE_____ CASI SIEMPRE_____A VECES_____NUNCA_____
3.- ¿Considera usted que el personal que labora en el Departamento Financiero tiene
bien definida sus tareas?
SI_____ NO_____
4.- ¿Considera usted que se debe capacitar al personal para un mejor desempeño
en sus puestos?
MUY IMPORTANTE____ IMPORTANTE____POCO IMPORTANTE____ NADA
IMPORTANTE____
5.- ¿Cómo calificaría usted el diseño de un Manual de Procedimientos para El
departamento Financiero?
EXCELENTE______ MUY BUENO______ BUENO______ MALO______
6.- ¿Conoce con detalles cuáles son sus funciones, y los procedimientos que se
deben seguir para cumplirlas?
MUCHO_______ POCO_______ MUY POCO_______NADA_______
7.- ¿Está usted de acuerdo con la organización actual del Departamento?
MUCHO_______ POCO_______ MUY POCO_______NADA_______
8.- ¿Dentro del puesto que usted desempeña, existe algún proceso de
control?
SI_____ NO_____
9.- ¿Considera usted que existe duplicidad de tareas en su puesto de
trabajo?
SIEMPRE_____ CASI SIEMPRE_____A VECES_____NUNCA_____
10.- Como considera usted el ambiente de trabajo
EXCELENTE______ MUY BUENO______ BUENO______ MALO______
FORMATO ENTREVISTA
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
DEPARTAMENTO FINANCIERO MATRIZ.
NOMBRE DEL ENTREVISTADO: ___________________________________
1.- ¿Exponga en breves palabras la reseña histórica del departamento Financiero de
la Universidad Regional Autónoma de los Andes a la que usted representa?
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2.- ¿Qué función específica usted desempeña en la empresa?
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3.- ¿Existe un manual o instructivo funcional dentro de la dependencia? De existir
la misma se encuentra actualizada acorde a la estructura organizacional vigente?
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4.- ¿Cree usted necesario implementar un manual de procedimientos
administrativos para el Departamento Financiero?
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5.- ¿Cómo considera usted el desempeño del personal que labora en el
Departamento?
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6.- Se implementan procesos y proyectos de control dentro de la dependencia para
asegurar el cumplimiento de las actividades diarias en cada área laboral?
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7.- ¿Es clara la asignación de responsabilidades en todos y cada uno de los
procesos financieros que maneja diariamente la dependencia y su relación con cada
área laboral?
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