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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL (UCI)
SISTEMA DE RENDIMIENTOS DE OBRA PARA LOS PROYECTOS
DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD (ICE)
ING. AUDREY MARIA ANDERSON HERRERA
PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADO COMO
REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE MASTER EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS.
San José, Costa Rica
Setiembre, 2008
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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL
(UCI)
Este proyecto de final de Graduación fue aprobado por la Universidad como requisito para optar el grado de Máster en Administración de Proyectos
Ing. Alexander Solís Barbosa MAP DIRECTOR DE PROYECTO
Ing. Álvaro Castillo Quesada MAP Ing. Diego Campos García MAP LECTOR No.1 LECTOR No.2
Ing. Audrey María Anderson Herrera SUSTENTANTE
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AGRADECIMIENTOS
Este trabajo no hubiese podido realizarlo sin el apoyo de mi tutor, así como por la ayuda y apoyo incondicional brindados por mi madre y mi esposo. Agradezco a mis lectores Álvaro Castillo y Diego Campos por la dedicación brindada hacia mi trabajo. Agradezco de todo corazón a Dios porque no importa cual sea el proyecto que me propongo, Él siempre me ayuda y no se aparta de mi lado.
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DEDICATORIA
Dedico este trabajo a mi madre María Rosa, mi suegra Carmen Ligia porque sin su ayuda y apoyo no hubiese podido recibir los cursos correspondientes para optar por la Maestría de Administración de Proyectos. A mi esposo Juan Carlos por su motivación, esfuerzo y dedicación para hacer realidad este trabajo, así como a mis hijos Juan Pablo y María Gabriela por sus horas de sacrificio. A mi hermano Carlos Lorenzo por su aliento y apoyo.
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INDICE
RESUMEN EJECUTIVO............................................................................................................. 1 1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... 3 2. MARCO TEORICO ........................................................................................................ 8 2.1 MARCO REFERENCIAL ........................................................................................... 8 2.1.1 Reseña Histórica ............................................................................................................ 8 2.2.1 Misión y Visión ...................................................................................................... 12 2.2 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ...................................................................... 17 2.2.1 Gestión del Alcance ..................................................................................................... 18 2.3.1 Gestión del Tiempo ...................................................................................................... 20 2.2.4 Gestión de la Comunicación ........................................................................................ 22 2.2.4.1 Manejo de la Información, Lineamientos ........................................................... 24 2.2.4.2 Recopilación y Procesamiento de la Información .............................................. 24 2.2.4.3 Distribución de la información ................................................................................. 26 2.2.4.4 Involucrados .............................................................................................................. 26 2.2.4.5 Acceso de los Usuarios ....................................................................................... 28 2.2.5 Gestión de Riesgos ..................................................................................................... 28 3 MARCO METODOLÓGICO ...................................................................................... 31 3.1 Investigación Documental ........................................................................................... 31 3.2 Investigación de Campo ............................................................................................... 31 3.3 Análisis Estadístico ...................................................................................................... 33 3.4 Procesos para la Ejecución del Proyecto ..................................................................... 36 3.5 Acta de Constitución del Proyecto ............................................................................... 36 3.6 Estructura de División del Trabajo (EDT) ................................................................... 36 3.7 Cronograma del Proyecto ............................................................................................ 37 3.8 Diagrama de GANT ..................................................................................................... 37 3.9 Matriz de Responsabilidades ...................................................................................... 37 3.10 Juicio de Expertos ...................................................................................................... 37 3.11 Validación de los Resultados ..................................................................................... 37 4. DESARROLLO ............................................................................................................. 39 4.1 GESTION DEL ALCANCE ....................................................................................... 39 4.1.2 Sistema de Recopilación de Datos .............................................................................. 39 4.1.3 Proceso de Selección y Análisis de Datos ............................................................... 43 4.1.3.1 Grupo Expertos, Unificación de Criterios para Selección Métricas para la Recolección de Datos ............................................................................................................ 44 4.1.3.2 Metodología para el Agrupamiento de Datos ...................................................... 46 4.1.3.3 Proceso de Análisis Estadístico ............................................................................. 47 4.1.3.4 Cálculo de Rendimientos .......................................................................................... 49 4.1.3.5 Niveles de Acceso al Programa de Informática ........................................... 51 4.1.3.5.1 Introducción de Datos ..................................................................................... 51 4.1.3.5.2 Solicitud de Información Ejecutiva .............................................................. 51
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4.1.3.5.3 Sistema de Información General .................................................................. 55 4.1.4 Metodología para Actualizar la Base de Datos ....................................................... 59 4.2 GESTIÓN DEL TIEMPO ......................................................................................... 61 4.3 GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN .................................................................... 64 4.3.1 Análisis de los Involucrados ........................................................................................ 65 4.3.3 Capacitación de Usuarios de Consulta Ejecutiva ........................................................ 69 4.3.2 Capacitación de Usuarios de Consulta General ........................................................... 70 4.3.3 Capacitación de Usuarios Digitadores ......................................................................... 70 4.4 GESTIÓN DE RIESGOS ......................................................................................... 72 4.4.1 Metodología ........................................................................................................... 73 4.4.2 Roles y Responsabilidades ..................................................................................... 75 4.4.3 Periodicidad ........................................................................................................... 76 4.4.4 Categorías de Riesgo ............................................................................................. 76 4.4.5 Probabilidad e Impacto de los Riesgos .................................................................. 77 5. CONCLUSIONES ....................................................................................................... 81 6. RECOMENDACIONES .............................................................................................. 86 7. BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 89 8. ANEXOS ....................................................................................................................... 90 8.1 ANEXO 1 .................................................................................................................. 91
ACTA DEL PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN (PFG) ....................................... 91 DECLARACIÓN DEL ALCANCE DEL PFG ................................................................ 91
8.2 ANEXO 2 ...................................................................................................................... 96 DECLARACIÓN DEL ALCANCE DEL PFG ................................................................ 96
8.3 ANEXO 3 .................................................................................................................. 98 ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DEL TRABAJO (EDT) DEL PFG ............................... 98
8.4 ANEXO 4 ................................................................................................................ 100 CRONOGRAMA DEL PFG ......................................................................................... 100
8.5 ANEXO 5 ................................................................................................................ 102 EJEMPLO DE ................................................................................................................. 102 PLANTILLAS DE RECOLECCION DE DATOS ........................................................ 102
8.6 ANEXO 6 ................................................................................................................ 104 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SISTEMA .................................................................... 104
8.6.1 Sistema de Recopilación de Datos ........................................................................... 105 8.6.2 Diagrama del Cálculo de Rendimientos ................................................................... 109 8.6.3 Diagrama de Solicitud de Información General ....................................................... 113 8.7 ANEXO 7 .................................................................................................................... 117
FORMULARIOS DE INDICES DE RENDIMIENTOS DE PRODUCCION ............. 117 8.7.1 FORMULARIO: CONCRETOS CONVENCIONALES - OBRA GRIS ............... 118 8.7.2 FORMULARIO: ESTABILIZACION DE TALUDES ........................................... 118 8.7.3 FORMULARIO: EXCAVACION CIELO ABIERTO ............................................ 121 8.7.4 FORMULARIO: EXPLOTACION TAJOS ............................................................. 121 8.7.5 FORMULARIO: PRODUCCION DE AGREGADOS ............................................ 122 8.7.6 FORMULARIO: ESCOMBRERAS......................................................................... 123 8.7.7 FORMULARIO: OBRA CIVIL – EDIFICIOS ........................................................ 123
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8.7.8 FORMULARIO: CAMINOS ................................................................................... 128 8.7.9 FORMULARIO: DIQUES ....................................................................................... 129 8.7.10 FORMULARIO: EXCAVACION SUBTERRANEA – TUNEL .......................... 130 8.7.11 FORMULARIO: EXCAVACION SUBTERRANEA – POZOS ........................... 132 8.7.12 FORMULARIO: REVESTIMIENTO TUNEL – LIMPIEZA DE PISO ............... 134 8.7.13 FORMULARIO: REVESTIMIENTO TUNEL – ACERO ARCO ........................ 135 8.7.14 FORMULARIO: REVESTIMIENTO TUNEL – CONCRETO ARCO ................ 136 8.7.15 FORMULARIO: REVESTIMIENTO TUNEL – CONCRETO LANZADO ........ 137 8.7.16 FORMULARIO: CONTROL DE CICLOS DE LOCOMOTORAS ...................... 139 8.7.17 FORMULARIO: CONTROL DE CICLOS DE FORMALETA ............................ 139 8.7.18 FORMULARIO: IMPERMEABILIZACION EMBALSES-CONTRATISTA ..... 140 8.7.19 FORMULARIO: IMPERMEABILIZACION EMBALSES - ICE ........................ 140 8.7.20 FORMULARIO: CORTINA DE IMPERMEABILIZACION ............................... 143 8.7.21 FORMULARIO: INYECCION DE TUNEL ......................................................... 143 8.7.22 FORMULARIO: MONTAJE ESTRUCTURAL TANQUE DE OSCILACION ... 144 8.7.23 FORMULARIO: MONTAJE ESTRUCTURAL TUBERIA BAJA Y ALTA PRESION. ........................................................................................................................... 145 8.7.24 FORMULARIO: BLINDAJES TUNEL Y POZOS DE ACCESO ........................ 146
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ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 Estructura Organizacional (ICE 2006) ................................................ 14 Figura 2 Estructura Organizacional del CGP (CAP, 2006) .............................. 15 Figura 3 Clasificación de los Interesado .......................................................... 68 Figura 4 Estructura de desglose de riesgos (RBS) ......................................... 77
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ÍNDICE DE CUADROS
Tabla Nº 1 Matriz de Involucrados ........................................................................ 66 Tabla Nº 2 Puntuación .......................................................................................... 67 Tabla Nº 3 Clasificación de Involucrados .............................................................. 67 Tabla N° 4 Roles y Responsabilidades ................................................................. 75 Tabla N° 5 Escala de Probabilidades .................................................................... 78 Tabla N° 6 Escala de Impactos ............................................................................. 78 Tabla N° 7 Indicadores de Riesgo, P x I ............................................................... 78 Tabla N° 9 Tabla de Acciones Correctivas ............................................................ 80
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ÍNDICE DE ACRÓNIMOS Y SIGLAS
ICE, Instituto Costarricense de Electricidad.
CGP, Coordinación General de Proyectos.
CAP, Centro de Apoyo a Proyectos.
PHP, Proyecto Hidroeléctrico Pirrís.
PMI, Project Management Institute.
EDT, Estructura de Desglose del Trabajo.
RBS, Estructura de Desglose del Riesgo.
UEN, PySA, Unidad Estratégica de Negocios, Proyectos y Servicios Asociados.
MET, Maquinaría, Equipos y Talleres.
SIEPAC, Sistema Interconectado Eléctrico para América Central.
PERT, Cronograma de Actividades
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ÍNDICE DE ABREVIACIONES
M, metros lineales. msnm, metros sobre el nivel del mar. Km2, Kilómetros cuadrados. Km, Kilómetro. a.m, Antes de meridiano. p.m, posterior de meridiano. M3, metros cúbicos. M2, metros cuadrados. Long, longitud. L, litro. Kg. Kilogramo. Min, Minutos de tiempo. Cu, cada uno. N, número. Maq, máquina. Ect, etcétera. Hr, hora Seg. Segundos de tiempo. σ, La desviación estándar.
x , Media aritmética o promedio.
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RESUMEN EJECUTIVO
Desde la creación del ICE (Instituto Costarricense de Electricidad) se han llevado a cabo proyectos hidroeléctricos, geotérmicos y eólicos. Debido a que no se contaba con una oficina para almacenar o archivar rendimientos de obra, la información generada se fue perdiendo con el paso de los años, por lo que cada vez que un profesional se hacía cargo de una obra, generaba la información con su propio criterio y conforme se daba el avance de obra, procedía a corregir los datos, generando programas y presupuestos poco confiables y por consiguiente pérdidas económicas a la Institución. Es por esta razón que se da la necesidad de establecer un sistema de rendimientos de obra que sirvan como guía para la planeación, programación y presupuestación de los nuevos proyectos a desarrollar, así como establecer una herramienta de análisis, que le permita al profesional a cargo de la ejecución realizar comparaciones entre los rendimientos programados y los reales. Para alcanzar el objetivo planteado es necesario como primer paso definir con los grupos expertos cuales son los rendimientos unitarios que se consideran estratégicos para la Institución, según el tipo de obra; además, ubicar en los diferentes proyectos planes piloto para la implementación de los rendimientos de obra establecidos. El grupo de expertos fue seleccionado por los Ingenieros Alexander Solís y Denis Gatgens, el Licenciado Diego Baltodano y el Técnico Rubén Loaiza, los parámetros utilizados para la elección de dicho grupo fue establecer por especialidades (a saber: montaje en casa de máquinas, túneles, excavación etc.) cuales profesionales del grupo cuentan con experiencia en trabajos concluidos. Una vez definida la lista del grupo de especialistas, fue valorada en una reunión con los diferentes Directores de Proyecto para su respectiva aprobación. Después de establecer el plan piloto, se debe crear una metodología para almacenar la información proveniente del campo, una vez documentados los rendimientos de las diferentes obras, se agrupan según sus características para luego separar los rendimientos estratégicos, según las particularidades de la obra, a saber, condiciones geológicas, geográficas y climatológicas del sitio que las generó, así como el equipo utilizado para realizar el trabajo. Una vez realizado este trabajo se debe determinar cual información le será de utilidad al usuario, estableciendo una nueva metodología para la entrega final de los datos (rendimientos de obra), además debe establecerse la metodología para implementar mejoras a la información base generada. Ya generados los rendimientos de obra, junto con un panel de expertos debe establecerse la secuencia a seguir para la capacitación del personal que hará uso de la información documentada.
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Para tales efectos fue necesaria la conformación de plantillas según el tipo de obra las que incluyen rendimientos de materiales y de mano de obra, así como las condiciones geográficas, climáticas y climatológicas del lugar que los generan. La información contenida en estas plantillas, será la entrada principal para el análisis y determinación de rendimientos de obra. Para el proceso de análisis, es necesario definir el Acta de Constitución del Proyecto, el cual define claramente el alcance del trabajo. Adicionalmente, se requiere la configuración del cronograma de trabajo y su respectiva estructura de división de trabajo (EDT). Con la ayuda del cronograma y de la EDT, se genera la Matriz de responsabilidades, asignando a cada entregable de la EDT un responsable. Es importante anotar, que durante el proceso de agrupación de datos, análisis y determinación de los mismos, es necesaria una constante revisión con un grupo de expertos, los que basados en su experiencia validan la información generada. Utilizando los rendimientos relacionados con las características de la obra y las condiciones en que se generó, los planificadores, programadores y presupuestadores del ICE, Sector Energía, tendrán mayor confiabilidad y en sus análisis, optimizarán sus trabajos; adicionalmente, contarán con mayor criterio para la toma de decisiones, y por consiguiente aumentará la competitividad del Sector Energía. En el caso de los ejecutores de obra, les permitirá llevar un control más detallado sobre el avance de sus obras, ya que al comparar rendimientos reales con los expuestos en este informe, puede determinar si su obra está dentro del rango esperado, o bien, sufre algún problema y tiende a desviarse en algún punto en particular. Es importante anotar que los documentos que se generen, no pretenden dar soluciones para los sistemas analizados, sino que son solo datos que pueden ser usados como referencia para la apropiada planeación, programación, presupuestación y control de obras.
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1. INTRODUCCIÓN Conforme el ICE (Instituto Costarricense de Electricidad) ha llevado a cabo
proyectos, se han desarrollado habilidades e información que le han permitido al
personal realizar sus labores en forma eficiente. Lamentablemente, la información
referente a rendimientos de mano de obra y de recursos que se ha generado a
través del tiempo ha sido poco documentada, terminando ésta en manos de los
diferentes encargados de obra y otro personal asociado, lo cual implica riesgo de
perderla si el profesional no sigue laborando con el ICE una vez finalizado el
Proyecto en el que se desempeña.
Por lo anterior es que hace varios años atrás, durante la ejecución de proyectos
por parte del ICE, principalmente en lo referente a proyectos hidroeléctricos, se ha
puesto interés en mantener la información referente a rendimientos de mano de
obra, maquinaria y materiales. A partir del P.H. Sandillal, los ingenieros
encargados de obra debían presentar un documento o informe final al terminar sus
trabajos, el que debía incluir entre otros un listado con los rendimientos obtenidos
durante el proceso constructivo. Sin embargo, el proceso no fue estructurado, por
lo que no se tenía existencia de plantillas estandarizadas, no se daba una línea
para definir cuales datos eran estratégicos y por tanto cada responsable de obra
generaba la información con su propio criterio, en general tampoco se daba
referencia a las condiciones climatológicas y geológicas en que se desarrollaba ni
de las técnicas especificas empleadas en el proceso, grupo de captura y análisis.
En el proyecto Sandillal algunos practicantes universitarios llevaron a cabo
estudios específicos de producción y rendimientos, relacionados principalmente
con el desarrollo de la obra civil de la Casa de Máquinas. Sin embargo, los
resultados de estas investigaciones no se archivaron en forma adecuada y luego
de finalizado el proyecto se perdieron.
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En el proyecto Túnel de Excedencias de Río Macho se inicio un proceso de
recolección de información en las obras subterráneas, estableciéndose las
primeras plantillas de recolección. Si bien es cierto se obtuvieron algunos
resultados importantes, los mismos eran deficientes en algunos aspectos como la
determinación de un Análisis Detallado de la Nomenclatura (ADN), que le permita
al usuario escoger la alternativa de información que mejor se ajustara a los nuevos
requerimientos, haciendo falta algunas variables que impedían su aplicación a
otras obras.
El análisis de Río Macho permitió hacer modificaciones para el establecimiento de
registros diferentes en el P. H. Angostura, y al final de la excavación del túnel se
lograron obtener rendimientos unitarios que ayudaron en la planificación de la
excavación del Túnel del P. H. Pirrís.
Después, en el P.H. Pirrís se determinó que para unificar la información referente
a rendimientos, era necesario la creación de una Oficina Técnica, la que tenía
como labor principal, recoger la información generada en el campo, procesarla e
incluirla en una hoja electrónica, con el fin de obtener datos promedio de los
diferentes rendimientos. Los resultados obtenidos en el P.H. Pirrís son
importantes y demuestran que se puede contar con una base datos sólida que
ayuden al mejoramiento de la ejecución de obras y a la planificación futura.
Actualmente existe interés en la organización, por contar con documentación
referente a rendimientos de obra, que le permita al usuario definir un criterio para
la oportuna toma de decisiones, así como la necesidad de optimizar los
planeamientos y programaciones de los proyectos, de tal forma que sean más
exitosos y dentro de los objetivos previos de alcance, costo, tiempo y calidad.
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Es por este motivo que en el ICE, especialmente en la Coordinación General de
Proyectos, un grupo de profesionales se han preocupado por capturar esta
información creando una Oficina Técnica en cada uno de los proyectos en
desarrollo, con una sede central en el CAP, con el fin de recolectar la información
generada y así proceder a unificarla. Para tales efectos fue necesaria la
conformación de plantillas según el tipo de obra, la que fue elaborada por un grupo
de profesionales especialistas y funcionarios involucrados en la captura y manejo
de este tipo de información y coordinada por la Unidad de Planeamiento y Control
de la Coordinación General de Proyectos (CGP).
Una vez definida la plantilla para cada tipo de obra, es necesario definir la forma
de capturar la información en el campo y de allí incluir la información en una base
de datos acorde a las necesidades, de tal forma que pueda ser puesta en práctica
en las diferentes situaciones que se presentan. Expresado en otras palabras,
cada obra cuenta con características particulares, por lo que es necesario que la
información que se presenta en la base de datos esté referenciada a las
características de la obra de donde proceden, con el fin de utilizar los datos con
mayor veracidad en una futura planificación de obra o para facilitar la
programación de obras o presupuestar. Adicionalmente, esta información le
permitirá al profesional a cargo de obra comparar los rendimientos que está
obteniendo con los rendimientos promedio que se obtuvieron de obras con
características similares o bien compararlos con los datos utilizados en su
planeamiento y hacer las correcciones necesarias.
Debido a que cada obra cuenta con condiciones diferentes gracias a su ubicación
geológica y geográfica y a las técnicas empleadas, se agrupa la información y se
propone establecer una herramienta de consulta por parte de los diferentes
interesados, los que deben indicar las condiciones específicas a las que
representan. En cierta forma debe establecerse un Análisis Detallado de la
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Nomenclatura (ADN), que permita al usuario escoger la alternativa de información
que mejor se ajuste a los nuevos requerimientos.
Es por esta razón, que este trabajo busca establecer un sistema de rendimientos
de obra que sirvan como guía para la planeación, programación y presupuestación
de nuevas obras a desarrollar. Además establecer una herramienta de análisis
que le permita al profesional a cargo de la ejecución realizar comparaciones entre
los rendimientos programados y los reales.
Dentro de los procesos que se deben seguir para alcanzar el objetivo expuesto se
tiene:
A partir de las plantillas de recolección de información con que cuenta la
Organización de Proyectos, se determina que información debe incluirse en la
base de datos para luego establecer rendimientos de obra deseados, por lo que es
necesario:
• Definir con los grupos expertos cuales son los rendimientos unitarios que se
consideran estratégicos para la Institución, según el tipo de obra. Además,
ubicar en los diferentes Proyectos planes piloto para la implementación de
los rendimientos de obra establecidos.
• Establecer con los grupos de expertos una metodología para agrupar y
separar los rendimientos estratégicos, según las características particulares
de la obra y las condiciones geológicas, geográficas y climatológicas del
sitio que las generó, así como el equipo utilizado para realizar el trabajo.
• Una vez separados y agrupados los datos se determina cual información le
será de utilidad al usuario, estableciendo una metodología para la entrega
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final de los datos (rendimientos de obra); además de establecer una
metodología para implementar mejoras a la información generada.
• Ya generados los rendimientos de obra, junto con un panel de expertos se
establece una metodología para la capacitación del personal que hará uso
de la información documentada.
Es importante anotar que los documentos que se generen, no pretenden dar
soluciones para los sistemas analizados, sino que son solo datos que pueden ser
usados como referencia para la apropiada planeación, programación,
presupuestación y control de obras.
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2. MARCO TEORICO
Para poder aplicar la Administración de Proyectos es necesario contemplar un
poco la historia del Sector Energía del ICE, así como determinar cuales de los
aspectos de la Administración de Proyectos se tomarán en cuenta para el
desarrollo de este trabajo. Estos aspectos fundamentales se desglosan a
continuación.
2.1 MARCO REFERENCIAL
Como referencia es necesario además de un resumen de la historia del Sector
Energía del ICE, conocer la Misión y Visión del mismo, y de esta forma entender la
importancia que tiene para el Sector Energía contar con armas que permitan su
permanencia en el mercado.
2.1.1 Reseña Histórica
(Según el ICE 2006) El Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) fue creado por
el Decreto - Ley No.449 del 8 de abril de 1949 como una institución autónoma, con
personalidad jurídica y patrimonio propio. Está dotado de plena autonomía e
independencia administrativa, técnica y financiera. Le corresponde, por medio de
sus empresas, desarrollar, ejecutar, producir y comercializar todo tipo de servicios
públicos de electricidad y telecomunicaciones, así como actividades o servicios
complementarios a estos.
Como objetivos primarios el ICE debe desarrollar, de manera sostenible, las
fuentes productoras de energía existentes en el país y prestar el servicio de
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electricidad, con el fin de promover el mayor bienestar de los habitantes del país y
fortalecer la economía nacional.
Su creación fue el resultado de una larga lucha de varias generaciones de
costarricenses que procuraron solucionar, definitivamente, los problemas de la
escasez de energía eléctrica presentada en los años 40, y en apego de la
soberanía nacional, en el campo de la explotación de los recursos hidroeléctricos
del país. (ICE 2006)
(Según el ICE 2006) Como Institución encargada del desarrollo de fuentes
productoras de energía eléctrica del país, le fueron encomendadas las siguientes
funciones:
• Solucionar el problema de la escasez de energía eléctrica del país,
mediante la construcción y puesta en servicio de más plantas de energía
hidroeléctrica, con sus correspondientes redes de distribución.
• Promover el desarrollo del país mediante el uso de la energía eléctrica
como fuente de fuerza motriz.
• Procurar la utilización racional de los recursos naturales y terminar con la
explotación destructiva e indiscriminada de estos.
• Conservar y defender los recursos hidráulicos del país, mediante la
protección de las cuencas, fuentes, cauces de los ríos y corrientes de agua.
• Hacer de sus procedimientos técnicos, administrativos y financieros
modelos de eficiencia capaces de garantizar el buen funcionamiento del
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Instituto y que sirvan de norma a otras actividades costarricenses. (ICE
2006)
Para cumplir con las tareas encomendadas, el ICE inició sus labores construyendo
pequeñas plantas Hidroeléctricas entre las que se encuentran Garita, Río Macho,
Cachí. Luego, se dio a la tarea de realizar proyectos grandes como Arenal, y
seguidamente se fueron construyendo plantas hidroeléctricas de acuerdo a las
necesidades del país y a la capacidad de los ríos que las alimentaban, entre las
que se encuentran Corobicí, Ventanas Garita, Sandillal, Mario Echandi (conocida
como Nagatac), complejo Toro (Toro 1 y Toro 2), Angostura, Peñas Blancas,
Cariblanco y en actual construcción Pirrís y Toro 3. Conforme se fueron
construyendo las diferentes plantas hidroeléctricas, fue necesario también la
construcción de líneas de transmisión, las que son responsables de llevar la
energía producida en una planta hidroeléctrica hasta las diferentes subestaciones
en donde la energía eléctrica pasa por un proceso que se encarga de bajar el
voltaje para ser distribuida a los diferentes sectores del territorio Nacional.
Adicionalmente a las plantas Hidroeléctricas, se construyeron plantas de
generación geotérmica denominado Complejo Miravalles y una planta Eólica
denominada Tejona.1
En los primeros años de ejecución de obras, el ICE contaba con personal de
planta que mantenía la información relacionada con procedimientos de ejecución y
rendimientos de obra documentados en forma personal, o bien, como
conocimiento adquirido. Conforme pasaron los años y se fueron generando
nuevas oportunidades de trabajo que resultaban más atractivas para estos
colaboradores, o bien, estos se retiraban por razones personales, por lo que se
1 Técnico Edgar Badilla. Secuencia de Proyectos realizados por el ICE, San Pablo de León Cortés, agosto 2006, “comunicación personal”
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fueron perdiendo no solo el recurso humano de alta experiencia, sino que
además, todos los conocimientos adquiridos.
Lamentablemente en muchos de los casos, los profesionales y capataces de
nuevo ingreso, debían en el mejor de los casos consultar a expertos sobre ciertos
rendimientos de obra e ir generando su propia base de datos, o en su defecto,
programar según su propia experiencia e ir corrigiendo su base de datos; lo que
resultaba costoso a la Institución a la vez de que se invertía mucho tiempo por
parte del programador o de la persona que tenía a cargo la ejecución de una obra
en particular. Como cada profesional debía buscar su propia lista de rendimientos,
la guardaba celosamente hasta el punto de llevársela en el momento de dejar la
Institución.
Es por esta razón, que a partir del P.H. Sandillal, se estableció la necesidad de
solicitarles a los ingenieros encargados de obra un informe final al terminar sus
obras, el que debía incluir entre otros un listado con los rendimientos obtenidos
durante el proceso constructivo. Sin embargo, el proceso no fue estructurado, y no
contaba con plantillas estandarizadas necesarias para la homogenización de la
información. Además, no se daba una línea para definir cuales datos eran
estratégicos y por tanto cada responsable de obra generaba la información con su
propio criterio, y en general, tampoco se daba referencia a las condiciones
climatológicas y geológicas en que se desarrollaba, ni de las técnicas específicas
empleadas en el proceso. En el Proyecto Sandillal algunos practicantes
universitarios llevaron a cabo estudios específicos de producción y rendimientos,
relacionados principalmente con el desarrollo de la obra civil de la Casa de
Máquinas; sin embargo, los resultados de estas investigaciones no se archivaron
en forma adecuada y luego de finalizado el proyecto se perdieron2.
2 Ing. Alexander Solís Barboza, Necesidad de recolección de datos, CGP, agosto 2006, “comunicación personal”
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En el proyecto Túnel de Excedencias de Río Macho se inicio un proceso de
recolección de información en las obras subterráneas, estableciéndose las
primeras plantillas de recolección.
El análisis de Río Macho permitió hacer modificaciones para el establecimiento de
registros diferentes en el P. H. Angostura, y al final de la excavación del túnel se
lograron obtener rendimientos unitarios que ayudaron en la planificación de la
excavación del Túnel del P. H. Pirrís.
Después, en el P.H. Pirrís se determinó que para unificar la información referente
a rendimientos, era necesario la creación de una Oficina Técnica, la que tenía
como labor principal recoger la información generada en el campo, procesarla e
incluirla en una hoja electrónica, con el fin de obtener datos promedio de los
diferentes rendimientos.
En la actualidad, para la planificación de obras dentro de los diferentes proyectos
se utiliza la información que se ha generado en las Oficinas Técnicas.
Adicionalmente, es de gran interés para la organización lograr que cada proyecto
utilice plantillas unificadas y se pueda a corto plazo tener información valiosa que
produzca proyectos mucho más exitosos y dentro de los objetivos previstos de
costo, tiempo y calidad.
2.2.1 Misión y Visión
El ICE cuenta con dos grandes áreas de Negocio. Telecomunicaciones y Energía.
Cuenta además con una Visión y Misión para toda la organización, así como
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Misión y Visión para cada una de sus grandes áreas de negocio, por lo que nos
enfocaremos al Área de Negocio de Energía. (ICE, 2006).
Misión Sector Electricidad
"Mejorar la calidad de vida y el desarrollo económico y social, a través de un
servicio de electricidad que supera las expectativas de bienestar, comodidad y
progreso de todos los costarricenses." (ICE, 2006)
Visión Sector Electricidad
”Constituirse en la mejor empresa eléctrica de América con respecto a la calidad,
continuidad, solidaridad, universalidad y precio competitivo del servicio, a la
satisfacción de los clientes, al desarrollo sostenible de los recursos energéticos
renovables y al manejo del medio ambiente; y ser reconocida como un factor
fundamental para el desarrollo económico y social del país, como un símbolo de la
capacidad y la democracia costarricense y como un líder de la integración eléctrica
de América Central.” (ICE, 2006).
Estructura Organizacional Sector Electricidad
La estructura organizacional de la institución donde se enumera cada uno de los
elementos principales que la componen, se presenta en la figura 1.
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Figura 1 Estructura Organizacional (ICE 2006) Organización del Área de Proyectos
Estructura organizacional.
La Subgerencia del Sector Electricidad se dividió en seis Unidades Estratégicas
de Negocios entre las que se encuentra la Unidad Estratégica de Negocios de
Proyectos y Servicios Asociados que normalmente se conoce como UEN PySA.
En esta UEN, se realizan los siguientes trabajos:
• Planeamiento de Proyectos (hidráulicos, eólicos, térmicos, geotérmicos)
• Control de Inversiones
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• Construcción de proyectos de generación eléctrica que incluye además de
la construcción el transporte (líneas de transmisión eléctrica) y la
modernización de los proyectos existentes
• Servicios asociados, entre los que están: diseño de obras, estudios
hidráulicos, estudios hidrológicos, estudios geotérmicos, geotécnicos y
dibujo.
• Maquinaria, equipo y Talleres, conocido como MET.
Como estrategia fundamental para la construcción de proyectos de generación
eléctrica, se encuentra la Coordinación General de Proyectos, en la que se
agrupa la dirección general de todos los proyectos, se aprueban presupuestos,
estructuras organizacionales, se brinda apoyo en lo referente a los Sistemas de
Información, se analizan los avances de cada uno de los proyectos en ejecución,
ya sean Líneas de Transmisión o Proyectos Hidroeléctricos, da apoyo a los
proyectos existentes en cuanto a la modernización de los mismos, adicionalmente,
coordina todos los procesos de cierre y puesta en marcha de los proyectos
ejecutados.
CGP
Salud Ocupacional Gestión del Sistema
Gestión de Producción Planeamiento y control
Coordinado de proyectos de transmisión
Proyectos de transmisión…n
Proyectos de generación…n
CAP MET
Figura 2 Estructura Organizacional del CGP (CAP, 2006) Fuente: Coordinación General de Proyectos (CGP)
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Misión Proyectos “Dirigir la fase de ejecución de los proyectos para la industria eléctrica y otros
asignados por la Administración Superior, por medio de un equipo de trabajo
competente, con el fin de satisfacer las expectativas de nuestros clientes”
Visión Proyectos “Ser una organización líder en el desarrollo de proyectos, creativa y con capacidad
de adaptación a los cambios del entorno, cuyo pilar fundamental es su recurso
humano.
Mercado Clave
Dentro del ICE, en el sector Energía (Electricidad) muchas son las personas que
de alguna forma son usuarios de rendimientos de obras. A continuación se
presenta un listado de los grupos de interés.
Como Clientes Directos:
El Patrocinador: Coordinador General de Proyectos
Encargados de Programación de Obras en el ICE
Encargados de Presupuestar Obras en el ICE
Profesionales encargados de Obra
Jefes de Departamento de Construcción en Proyectos del ICE
Encargados de Planeamiento y Control de Obras
Directores de Proyectos de Generación Eléctrica y de Transición
Como Clientes Indirectos:
Encargados de Seguimiento y Control de Obras
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Unidad de Ingeniería Económica de la Unidad Estratégica de Negocios –
Proyectos y Servicios Asociados (UEN – PySA)
Unidad Estratégica de Negocios –Proyectos y Servicios (UEN-PySA)
2.2 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Según Chamoun (2005) la Administración de Proyectos se define como la
aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas a las
actividades de un proyecto con el fin de satisfacer las expectativas de los
involucrados. Define además como involucrados a todas aquellas organizaciones
y personas que de alguna forma serán afectadas o beneficiadas por el desarrollo
del proyecto.
Se puede resumir la aplicación de los conceptos de la Administración de
Proyectos (AP) de la siguiente forma:
• Desde el punto de vista de la organización busca una posición competitiva
dentro del mercado existente, ya que la aplicación de herramientas y
técnicas generan resultados más rápidos, listado de lecciones aprendidas,
cronogramas y flujos de trabajo, registros de riesgos que facilitan la toma de
decisiones.
• Fomenta la creación de equipos de trabajo, así como la definición clara de
los alcances de cada uno de los trabajos por elaborar, mejora la
comunicación, lo que facilita el seguimiento y control de las obras. Además,
elimina los roces entre los miembros del equipo de proyecto por tareas mal
definidas.
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• Para el o los clientes se genera un ambiente de confianza, al definirse
claramente cuáles son las expectativas del cliente, tomando en cuenta tres
factores clave, a saber, tiempo, costo y calidad.
2.2.1 Gestión del Alcance
Chamoun (2005) define el alcance de un proyecto como todo el trabajo que se
debe realizar para entregar un producto o servicio con las características y
funciones especificadas.
El PMI 2004 define la Gestión del Alcance como los procesos necesarios para
asegurar que un proyecto incluya todo el trabajo requerido, y solo el trabajo
requerido, para completar el proyecto con éxito.
Como parte de los efectos particulares de este trabajo se tomará en cuenta para el
Plan del Proyecto, la definición de los Objetivos Generales y Específicos, la
definición del Alcance, en donde se detallan los diferentes entregables y sus
respectivas restricciones, así como la Estructura Detallada del Trabajo EDT o
WBS (por sus siglas en ingles), y como último proceso se realizará un sistema de
control de cambios.
Una vez aplicados los procesos anteriormente enunciados, se obtendrán como
resultado los rendimientos de obra estratégicos, los que según el panel de
expertos son necesarios para establecer un sistema de rendimientos de obra que
sirvan como guía a la planeación, programación y presupuestación de nuevas
obras a desarrollar. Adicionalmente, se establecerá una herramienta de análisis
que le permita al profesional a cargo de la ejecución realizar comparaciones entre
los rendimientos programados y los reales.
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Esto permitirá al ICE documentar información valiosa para la toma de decisiones,
tanto en el proceso de planificación y programación de obras, como en el proceso
de control y seguimiento de las obras en ejecución.
En la actualidad, para llevar a cabo la planificación y programación de proyectos,
se toman datos generales de rendimientos de obras; por ejemplo, metros lineales
por día de 24 horas de excavación de túnel, o metros cúbicos por hora de
excavación a cielo abierto, según el tipo de equipo que se utiliza para la
excavación. Los datos con que se cuentan son promedios, a los que no se les ha
realizado ningún tipo de análisis. Además, no se conocen las particularidades de
donde procede la información, tales como si el trabajo se hace con la presencia de
agua, cual es la ubicación del nivel freático, el tipo de pala utilizado para la
excavación, o el tipo de broca para la perforación, entre otros.
Al contar con rendimientos debidamente documentados y seleccionados según las
características de la obra de donde proceden, se pueden planificar proyectos con
un menor grado de incertidumbre, lo que generará una mejor distribución de los
recursos y por consiguiente le permitirá al ICE aumentar la competitividad en el
Sector Energía.
Gracias a la continuidad en la ejecución de obras de construcción, y a las mejoras
en los procesos constructivos, es necesario llevar a cabo el proceso de
actualización de los datos, ya que con esta actualización se generarán nuevos
rendimientos de obra (o rendimientos actualizados). Ésta actualización de la
información estará a cargo de los inspectores de obra (quienes son colaboradores
de nivel administrativo, encargados de la colecta de información en el campo) y se
realizará diariamente conforme se ejecuten las diferentes tareas.
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La información será desplegada en el Intranet por se ésta un sitio web propio de la
organización, a disposición de los usuarios que la necesiten. Dependiendo del
tipo de información que sea necesaria, se deberá ingresar una clave, la que será
designada por la Oficina de Índices de Producción, esto con el fin de evitar que
todos los visitantes del programa tengan acceso a la base de datos.
La información desplegada podrá ser imprimida o almacenada para futuros
análisis.
2.3.1 Gestión del Tiempo
Es el proceso de gestionar el lapso desde que inicia el proyecto hasta que se da el
cierre del mismo, en otras palabras, es el periodo que se necesita para el ciclo del
vida del proyecto. Es en este periodo que se define la necesidad como proceso
inicial, se genera el enunciado del alcance de los trabajos, se realiza un plan, se
ejecuta, se llevan a cabo gestión de seguimiento y control, se aprueban los
entregables y se da cierre como proceso final.
En lo referente al Plan de Proyecto se establece lo siguiente:
• Definición de las actividades que deben ser realizadas para lograr los
objetivos del proyecto.
• Se identifica la secuencia de cada una de las actividades, así como el orden
a seguir para la ejecución de cada una de ellas.
• Se establece la duración de cada uno de los entregables para cumplir con
los objetivos del plan de trabajo.
• Se desarrolla el cronograma de trabajo tomando en cuenta el enunciado del
alcance del Proyecto y la lista de actividades.
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Con respecto al aporte que brinda el presente trabajo al ICE, se determina que al
contar con un sistema de rendimientos de obra seleccionado y agrupado según las
características particulares del sitio que genera la información, le permite al
planificador tener mayor confianza en los cálculos que realiza; por consiguiente, le
permite la optimización de los tiempos de ejecución que se estiman para el
proyecto en particular. Esto es de gran ayuda en los casos en los que se
determina cuál proyecto del portafolio de proyectos es el próximo por realizar
según las prioridades de la Organización. Tomando en cuenta que estamos a las
puertas de la apertura de mercado del Sector Eléctrico, para la organización es de
suma importancia el manejo claro y preciso de la información, así como el
conocimiento basado en experiencias anteriores, ya que estos le brindan a la
Institución una importante ventaja competitiva pues de antemano puede
establecer con mayor exactitud los tiempos para ejecutar una determinada tarea
tomando en cuenta diferentes panoramas, por ejemplo diferentes estados del
clima, diferentes jornadas así como la cantidad de personal idóneo para ejecutar la
tarea en particular, o bien, le brindarán la información para que pueda realizar los
programas generales de los diferentes proyectos, permitiéndole priorizar obras
según las necesidades energéticas del país.
En lo referente al seguimiento y control de obras, le permitirá al encargado
analizar en qué parte del proceso se presentan problemas. Si al comparar los
rendimientos de obra obtenidos en el campo con los rendimientos que despliega el
presente estudio, se observan variaciones significativas según el criterio del
profesional, podrá hacer un alto en el camino y analizar el proceso, determinando
en qué parte del mismo se encuentra el problema para corregirlo lo antes posible.
Esto permite una optimización del tiempo de ejecución y disminución en los
costos.
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El profesional a cargo de la obra tendrá la posibilidad de revisar los avances de la
misma como un todo (por ejemplo Casa de Máquinas), o de una tarea en
particular (por ejemplo. Cimientos). Adicionalmente, podrá revisar avances
acumulados, avances de un periodo específico, avances acumulados
programados y avances de un periodo programados, lo que le permitirá tener
mayor control de su obra y a la vez determinar las causas de las variaciones que
se obtengan entre lo programado y lo real.
Adicionalmente, al contar con herramientas para comparar los tiempos
programados con los reales, se permite determinar tiempos optimistas, así como
los pesimistas, pudiendo generar un análisis de sensibilidad y de confiabilidad del
programa en general o del programa de una obra específica, por ejemplo
excavación.
Poder contar con información exacta sobre el avance de una obra, le brinda al
profesional a cargo de la obra y su equipo las herramientas necesarias para
analizar el proceso constructivo, así como la posibilidad de poder discutir los
resultados obtenidos junto con el personal de obra, a saber, encargado de frente,
capataz, inspectores, y demás personal que se considere necesario, tomar las
acciones pertinentes, incrementar las responsabilidades según sea el caso y por
supuesto, mejorar la comunicación entre las partes.
2.2.4 Gestión de la Comunicación
Se define como Comunicación todos los procesos necesarios para asegurar – en
tiempo y forma - la generación, recolección distribución, almacenamiento,
recuperación y disposición final de toda la información que forma parte del
proyecto. (PMI, 2004; Chamoun, 2005).
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Para la elaboración del presente Plan, se debe gestionar de manera efectiva la
comunicación debido a que la información necesaria para la elaboración del
proyecto es generada en campo y/o dada por juicio de expertos.
Para la planificación de la comunicación se tomarán en cuenta los factores
ambientales de la empresa, así como la tecnología de las comunicaciones con que
cuenta la Institución.
Durante el proceso de recolección, agrupamiento y análisis de datos para la
determinación de los rendimientos, se tomará en cuenta la opinión de un panel de
expertos, así como las necesidades relacionadas a rendimientos de obra de
algunos involucrados clave, puesto que la información resultante pretende
satisfacer las necesidades de los usuarios del ICE.
Al contar con rendimientos de obra que se ajustan a las características
particulares de un nuevo proyecto, le permite al responsable de planificar o
programar, documentar con exactitud cuáles fueron las suposiciones realizadas,
tener claro de donde extrajo los datos usados; lo que permite identificar
responsables en los casos en que se presenten dudas o cambios.
Con respecto al seguimiento y control de las obras, se facilita la comunicación, ya
que se cuenta con la información documentada, la que no depende de
suposiciones realizadas con criterios propios que varían según el profesional y su
experiencia. En los casos en que se presenten variaciones significativas según el
programa de la obra, se cuenta con bases de datos para indicarle al personal que
labora en la ejecución del trabajo el atraso en el que se incurre, o bien, felicitarlo
por mejorar el proceso y disminuir los tiempos de ejecución.
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2.2.4.1 Manejo de la Información, Lineamientos
Con el establecimiento del programa se generan los lineamientos con que se
manejará la información, mejorando la comunicación entre los diferentes usuarios,
ya sean encargados de obras, encargados de la planificación de obras,
encargados de la programación de obras y los encargados de custodiar la
información. Esto le permite a las partes tener las reglas claras para el correcto
uso de la información brindada.
Como lineamientos se establecen los siguientes:
2.2.4.2 Recopilación y Procesamiento de la Información
Para la recopilación de la información, se hace necesario hacer uso de los
diferentes canales de información, los que dependen en gran medida de la
cantidad de usuarios con que se cuenten.
Entre los factores que pueden afectar la comunicación del proyecto se encuentran:
• La urgencia de la necesidad de información, ya que el éxito depende de
tener información actualizada con frecuencia, y disponible al momento.
(PMI 2004)
• La disponibilidad de la tecnología.
• El personal del proyecto, que aunque cuente con experiencia se requerirá
formación.
• El entorno del proyecto.
Para un buen entendimiento entre las partes, se recomienda seguir los siguientes
pasos:
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• Los inspectores de obras serán las personas encargadas de recolectar
la información. El inspector de obra le entrega la plantilla o formulario
de recolección de datos al encargado de incluir la información
(digitador) en la base de datos del sistema de rendimientos de obra, el
que se encuentra conectado en línea con el resto de las oficinas de
Proyectos. Si no se encuentran “en línea” con el sistema, deberá
digitar la información y remitirla siguiendo la línea de mando
correspondiente a la Oficina de índices de producción del proyecto en
el que se encuentren, para que estos a su vez la ingresen al sistema
de rendimientos de obra.
• En el caso en que no se cuente con dicha oficina, el Profesional
encargado de la obra remitirá la información al CAP para ser ingresada
al sistema por parte de Oficina de Administración de Índice de
Producción.
• El digitador designado en la obra estará debidamente autorizado, por
medio de clave; además, estará autorizado a realizar las correcciones
pertinentes, para lo que se establece un periodo de dos semanas
después de ingresada la información. Ésta corrección debe ser
notificada por medio de correo electrónico a los miembros de la OAIP
del CAP.
• En el caso en que se detecte un error pasado el plazo establecido
anteriormente, se debe informar a la Oficina de Índices de Producción,
para que se gire una autorización temporal al digitador con el fin de que
se realicen las correcciones necesarias. Una vez pasado el tiempo
establecido, no se podrá tener acceso a la base de datos del Sistema
de Rendimientos.
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• Una vez recibida la información en la Oficina de Índices de Producción
ubicada en el CAP, se procesarán los datos, luego se pondrán a
disposición de todos los usuarios por medio de la Intranet,
adicionalmente, cuando se requiera se le podrá aplicar un modelo de
análisis estadístico con el cual se determinara la media, la desviación
estándar y la varianza entre otros.
2.2.4.3 Distribución de la información
La distribución de la información implica poner la información necesaria a
disposición de los interesados en el proyecto de manera oportuna. (PMBOK 2004)
La distribución de la información en este caso se llevará a cabo por medio del
software propuesto, adicionalmente, se deben tener a todos los proyectos del ICE
en línea para que puedan hacer uso del programa con las actualizaciones diarias
(o ingreso diario de datos) que se generan en cada obra.
2.2.4.4 Involucrados
Como usuarios podemos separarlos entre dos grandes grupos:
a. Emisores, dentro de este grupo se encuentran los inspectores que
recolectan la información, los digitadores en obra, el personal de las Oficias
de Tecnologías de Información relacionados con la creación del software.
Estos cuentan con la responsabilidad de hacer que la información sea clara
y completa, para que el receptor pueda recibirla correctamente. (PMBOK
2004). Deberá realizarse un monitoreo por parte de la Oficina de Indicies de
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Producción, a los diferentes centros de recolección para verificar la calidad
de la información.
b. Receptores, entre los que se encuentran el resto de usuarios del programa.
Los que deben indicar a las Oficinas de Tecnologías de Información si
encuentran problemas al accesar el programa, por medio de nota (puede
ser por e-mail), para que sean corregidas con la mayor brevedad posible,
asegurándose así de que los usuarios reciban la información correcta en el
momento adecuado.
Desglosando los dos grandes grupos de usuarios de la información que genera el
Sistema de Rendimientos se tienen a los siguientes:
• Coordinador de inspectores en los proyectos.
• Ingenieros encargados de obra.
• Personal de las Oficinas de Índices de Producción del CAP.
• Encargados de la Planificación de obras del ICE.
• Encargados de la Programación de Obras del ICE.
• Personal de las Oficinas de Tecnologías de Información de los
diferentes proyectos y del CAP.
• Personal de las Oficinas de Planeamiento y Control.
• Directores de Proyectos
• Jefatura y asistentes de la UEN PySA del Sector Energía
Para el correcto uso y aprovechamiento de la información generada, será
necesario brindar capacitación a los diferentes usuarios, la que se describe más
adelante.
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2.2.4.5 Acceso de los Usuarios
El software propuesto permite el acceso a la información de un proyecto en
particular a usuarios provenientes de oficinas de otros Centros Funcionales, lo que
facilita el intercambio de la información, y asegura que las personas correctas
reciban la información que corresponde en el momento adecuado (PMBOK 2004)
Debido a la necesidad de generar cambios, impresión de reportes, establecer qué
tipo de reportes generar, se presenta la siguiente categorización de usuarios:
• Solo tienen acceso a visualizar datos los digitadores y coordinador de
Inspectores de Obra.
• Tienen acceso a la impresión de reportes: todos los usuarios a
excepción de los inspectores de obra y los digitadores.
• Tienen acceso a realizar correcciones en la base de datos: digitadores
en obra.
• Tienen acceso a realizar modificaciones en el Sistema de
Rendimientos de Obra: personal de Tecnologías de Información del
CAP.
2.2.5 Gestión de Riesgos
Un riesgo de un proyecto es un evento o condición incierto que, si se produce,
tiene un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto. (PMI
2004)
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Los objetivos de la Gestión de Riesgos del Proyecto son aumentar la probabilidad
y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de
los eventos adversos para el proyecto. (PMI 2004)
La Gestión de Riesgos incluye los procesos relacionados con la planificación de
los riesgos, la identificación y análisis de riesgos, así como las respuestas a los
riesgos. En este trabajo se tomarán en cuenta los siguientes procesos de la
Gestión de riesgos:
• Identificación de los riesgos, para lo cual se determinarán los riesgos
que pueden afectar el proyecto y se documentarán sus características.
• Análisis cualitativo de riesgos, en este caso se priorizan los riesgos
evaluando y combinando su probabilidad de ocurrencia y su impacto.
• Conociendo el rumbo que lleva la Institución y la necesidad de contar
con herramientas que le faciliten la competencia con otras empresas,
inclusive transnacionales, se debe buscar la forma de reducir la
incertidumbre que se genera en el cálculo de los programas de obra,
para lo cual el sistema de rendimientos analiza los siguientes riesgos:
los relacionados con el sistema informático; no existe claridad entre las
necesidades de los usuarios y el diseñador; no se cuente en obra con
el equipo necesario; la capacitación para el correcto uso del software
no está de acuerdo a las necesidades de los usuarios; generación de
problemas técnicos con el sistema de computo; la información que
brinda la plantilla de resultados no revela las necesidades de los
usuarios, entre otros.
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• Con respecto a los digitadores, se puede mencionar: al digitador se
sobre asigne con responsabilidades por lo que no se le brinde el
tiempo necesario para introducir la información en el sistema; los
inspectores de obra no entreguen la información diariamente al
digitador; los formularios de campo se reciben incompletos.
• Con respecto a los usuarios finales de la información (clientes): no se
conoce el significado de los términos estadísticos.
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3 MARCO METODOLÓGICO
Para el desarrollo del Plan de Gestión del Proyecto, se utilizará la metodología que
presenta el PMI (2004), además de otras técnicas y herramientas que facilitan el
procesamiento de la información y la presentación de los resultados obtenidos.
3.1 Investigación Documental
Para la ejecución de este proyecto se utilizará el método de Análisis y Síntesis
(Muñoz, 1998), que se compone por la separación de las partes de un todo para
ser analizadas individualmente, para luego hacer una reunión racional de los
elementos separados sintetizándolo como un todo.
Debido a la necesidad de recolectar la información referente a rendimientos de
Mano de Obra en los diferentes proyectos, el ICE cuenta con plantillas
estandarizadas, (ver anexo 3), que recopilan, los datos que servirán de base para
el desarrollo del proyecto.
3.2 Investigación de Campo
En la actualidad las oficinas técnicas de los diferentes proyectos recolectan la
información relacionada con la duración de las diferentes actividades, la cantidad
de materiales necesarios para llevar a cabo las diferentes labores, así como la
cantidad de personal que se requirió para realizar el trabajo en referencia. Una
vez recolectada esta información, se incluye en una base de datos para su
respectivo análisis.
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El proceso para la recolección es el siguiente:
• La Oficina Técnica de cada Proyecto recibe los formularios por parte de la
Oficina de Índices de la Producción del CAP, dichos formularios o plantillas
ya han sido avalados por el panel de expertos.
• La Oficina Técnica de cada Proyecto específico distribuye las plantillas a los
inspectores de los frentes de trabajo, los que han sido capacitados
debidamente, con el fin de que las plantillas sean completadas con la
información de forma veraz y oportuna.
• Las plantillas se deben llenar diariamente y por turnos. En las obras que se
trabajen dos turnos, se deben llenar dos plantillas, por una tarea específica.
Por ejemplo, colocación de pernos, se llena una plantilla por turno sobre la
misma actividad.
• Una vez llena la plantilla, al finalizar el turno, se deben entregar al
coordinador de los inspectores en la obra, con el fin de que la información
digitada sea debidamente ingresada en el sistema. Es recomendable que
la información se digite en el frente de trabajo, ya que esto agiliza la
inclusión de la información en el sistema, y por ende el despliegue de
resultados para la toma de decisiones.
• Con la información que se genera en el campo, el sistema establece los
rendimientos de obra que posteriormente serán analizados por un grupo de
expertos. Adicionalmente, la información que despliega el sistema le sirve
al Ingeniero del frente para determinar el estado y avance en que se
encuentra su obra, pudiendo determinar a corto plazo, si se presentan
actividades que puedan poner en riesgo el avance y el costo de la misma.
Este grupo de herramientas permite tanto al ingeniero de obra como al
personal de Planeamiento y Control atacar en forma inmediata los riesgos
con impacto negativos y fomentar aquellos que generan un impacto positivo
en los principales objetivos del frente de trabajo.
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Se realizarán consultas a las diferentes Oficinas Técnicas ubicadas en algunos de
los proyectos de generación que se encuentran en ejecución, así como visitas a la
Oficina de Índices de Precios ubicada en el Centro de Apoyo a Proyectos (CAP).
3.3 Análisis Estadístico
Después de recopilar la información procedente de las plantillas antes
mencionadas, se procede con el ordenamiento de las mismas según sus
características.
Es recomendable recurrir a un análisis estadístico, ya que esto nos genera los
procedimientos válidos y confiables para analizar los hechos que se repiten y
permite hacer inferencias acerca de ellos aunque sean datos variables.
Es importante anotar que en el análisis e interpretación de los datos estadísticos
que provienen de variables cuantitativas, es muy valioso disponer de elementos
descriptivos que den información acerca de tres aspectos:
• La forma o patrón de los datos.
• La posición de la distribución, o sea, alrededor de que valor se tienden a
concentrar los datos (valores centrales).
• La dispersión de los datos alrededor de los valores centrales o promedios
(variabilidad). (Gómez Barrantes, 2000)
Los datos en los que se realiza el análisis pueden estar disponibles
individualmente para lo cual se recomienda el uso de las tres medidas de posición
de mayor importancia:
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• La moda: ésta medida de posición se asocia con el valor más común, más
típico o más frecuente en el conjunto de datos, se define como el valor al
cual corresponde la mayor frecuencia.
• La mediana: se define como el valor central de una serie de datos
ordenados o, más específicamente, como el valor tal que no más de la
mitad de las observaciones son menores que el y no más de la mitad, son
mayores. Esto es lo mismo que decir que el 50% de las observaciones son
menores o igual y que el otro 50% son mayores o igual. En una serie
ordenada de datos, la posición de la mediana se calcula con la siguiente
fórmula: (n+1)/2, donde n es la cantidad de datos y el resultado es la
posición de la mediana.
• Media aritmética o promedio (x): Es el resultado que se obtiene al dividir la
suma de sus valores entre el número de ellos. (Gómez Barrantes, 2000)
Los datos estadísticos presentan variabilidad debido a su origen por lo que es
justificada la importancia de su medición, para lo cual se hará uso de la
desviación estándar y de la varianza:
• La desviación estándar (σ) nos indica cuanto se alejan en promedio, las
observaciones del conjunto. Es la medida de dispersión más usada en
estadística, tanto en aspectos descriptivos como analíticos. La desviación
estándar del promedio se denomina error estándar del promedio. En otras
palabras, el error estándar mide la variabilidad del promedio.
• La varianza (σ ²) es el cuadrado de la desviación estándar. (Gómez
Barrantes, 2000)
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Una vez ordenada la información, los datos se deben someter a un análisis
estadístico en el que se realicen los siguientes procesos:
• Muestreo, el que actualmente se realiza llenando las plantillas facilitadas
por la Oficina de Índices de Precios del CAP.
• Se toma toda la muestra, se le aplica el análisis estadístico determinando
la desviación estándar, la varianza, el promedio, la moda y la media. Con
esto se procede a determinar cuál será el grado de confiabilidad que se
quiere.
• Determinado el grado de confiabilidad (puede ser el 75%, 85% o inclusive
el 99%), se eliminan los datos que quedan fuera del rango de confiabilidad,
según la Campana de Gauss.
• Eliminados de la muestra los datos que dispersan los resultados, se
procede a un nuevo análisis, obteniéndose en este punto el valor que
representa mayor confiabilidad al tipo de rendimiento que se necesita,
según sea el caso.
Como prueba del software, antes de presentar a los diferentes interesados los
rendimientos obtenidos, se debe realizar un análisis en conjunto con un grupo de
expertos. Una vez aprobados por parte del grupo de expertos, los valores de los
diferentes rendimientos, se procedería con la distribución de la información a todos
los interesados del Sector Energía. Para efectos de este trabajo, se establecerán
los procedimientos necesarios para agrupar los datos según las características de
cada rendimiento, así como las unidades de medida que se les asignarán.
Adicionalmente, se buscará información sobre los diferentes software estadísticos
y se recomendarán algunos para el respectivo análisis.
En el mercado existen muchos programas dedicados a la estimación de los datos
estadísticos, de los cuales se puede hacer uso.
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3.4 Procesos para la Ejecución del Proyecto
La secuencia de Tareas y Entregables necesarios para la ejecución del proyecto,
quedará debidamente establecida en el cronograma de actividades (PERT). Con
base en esta información se elaborará la Estructura de División de Trabajo (EDT),
indicando los responsables en cada uno de los entregables.
Como resultado final, se contará con un listado de Rendimientos de Obra
relacionados con la condición geográfica y climatológica del lugar que dio origen a
los datos procesados.
A continuación se describen las técnicas y Herramientas necesarias para el
desarrollo del Proyecto.
3.5 Acta de Constitución del Proyecto
Es un documento emitido por el iniciador del proyecto, que autoriza formalmente la
existencia del proyecto, y se confiere al director de proyectos la autoridad para
aplicar los recursos de la Organización a las actividades del Proyecto (PMI, 2004).
3.6 Estructura de División del Trabajo (EDT)
Es una descomposición jerárquica con orientación hacia el producto entregable
relativa al trabajo que será ejecutado por el equipo de proyecto, para lograr los
objetivos que han sido definidos (PMI 2004).
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3.7 Cronograma del Proyecto
Analiza las secuencias de las actividades, la duración de las mismas, los
requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma
del proyecto (PMI, 2004).
3.8 Diagrama de GANT
Es la representación gráfica de información relacionada con el cronograma,
también se conoce como diagrama de barras (PMI, 2004)
3.9 Matriz de Responsabilidades
Es una estructura que relaciona la estructura de desglose de la organización con
la estructura de desglose de trabajo para ayudar a garantizar que cada
componente del alcance del proyecto se asigne a una persona responsable (PMI,
2004)
3.10 Juicio de Expertos
Un juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un área determinada.
Dicha experiencia puede ser proporcionada por cualquier grupo o persona con
educación, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada y
puede obtenerse de numerosas fuentes, dentro o fuera de la organización (PMI,
2004).
3.11 Validación de los Resultados
Una vez que se haya analizado y procesado la información, será debidamente
revisada por un panel de expertos, adicionalmente, se generará una metodología
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para la implementación de mejoras, así como actualizaciones y sus
correspondientes fechas según se va generando información en los diferentes
proyectos en ejecución en el ICE, Sector Energía.
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4. DESARROLLO
En este apartado es donde se pone en práctica todos los conceptos mencionados
anteriormente, siempre buscando instalar la metodología de Administración de
Proyectos en los procesos del Sector Energía del ICE.
4.1 GESTION DEL ALCANCE
La Gestión del Alcance incluye los procesos necesarios para asegurarse que el
proyecto incluya todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido, para
completar el proyecto satisfactoriamente (PMI 2004).
A continuación se presenta la definición del alcance para este trabajo:
Establecer un sistema de rendimientos de obra que sirvan como guía para la
planeación, programación, presupuestación de nuevas obras a desarrollar, así
como establecer una herramienta de análisis, que le permita al profesional a
cargo de la ejecución realizar comparaciones entre los rendimientos programados
y los reales.
4.1.2 Sistema de Recopilación de Datos
En la actualidad, existen plantillas para la recolección de la información que
alimentará la base de datos. Las plantillas fueron diseñadas y revisadas por un
grupo de expertos, conforme se han puesto en práctica, se han detectado
necesidades de corrección, las que se han realizado según el caso.
La introducción de información en la base de datos debe realizarse en la obra
(mientras la obra lo permita), y el trabajo recaerá en un inspector designado para
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efectuar esta labor, el computador en el cual se ingrese la información debe estar
conectado en línea con el proyecto al que pertenece, y con el resto de usuarios de
programa. En caso en que se detecte algún error en la información ingresada al
sistema, será el mismo inspector el que realice la corrección en un periodo no
mayor a 30 días naturales. Si se encuentra un error pasado este periodo, el
inspector deberá solicitar al departamento de Tecnologías de Información una
autorización por medio de clave para realizar cualquier corrección. En este caso,
se contará desde que se vence el periodo anterior, hasta pasado tres meses
después de finalizada la obra.
En el caso en que no se cuente con posibilidades en el sitio de obra para ingresar
la información a la base de datos, la Oficina Técnica del proyecto capturará la
información que viene de campo, y será la responsable de designar a quien realice
la inserción de la información.
Cada Inspector de Obra encargado de digitar los datos obtenidos en el campo
deberá contar con una clave de acceso, esto porque cada obra cuenta con
rendimientos y características diferentes y se debe asegurar que la información se
incluya en la obra correspondiente.
Para cumplir con lo especificado anteriormente, se propone el siguiente flujo:
� Hoja de presentación, la que será definida por el departamento de Tecnologías
de Información en conjunto con el grupo de expertos.
⇒ Ingresar tipo de usuario (en este caso inspector)
� Nombre del inspector
� Nombre del proyecto específico
� Nombre de la Obra
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� Fecha en que ingresa al programa
� Clave del usuario
� Si desea incluir información (1)
� Realizar correcciones (2)
� Rendimientos (3)
Si la escogencia es (1) “desea incluir información)
� Fecha de introducción de datos
� Tipo de información por digitar
o Tipo de tarea, por ejemplo en una casa de máquinas se
cuenta con excavación, acarreo, formaleta, concreto, entre
otras.
o Estado del clima
o Condiciones geológicas
o Jornada de trabajo
o Fecha a la que pertenecen los datos
o Equipo utilizado para la realización de las obras
o Horas máquina
o Cantidad de personal
o Cantidad de obra ejecutada, este dato es particular de la
obra que se realice. (eje: m3 de concreto colocado, ml de
avance túnel, m2 de formaleta colocada, m3 de
excavación realizado, cantidad de fulminantes colocados,
m3 de material colocado y compactado, etc.)
o Condiciones del entorno por eje: excavación a cielo
abierto, o excavación subterránea).
� Ofrece salida del sistema o desplegar la información digitada
� Si se escoge la segunda opción se consulta
o Pregunta si se desea realizar una corrección
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o Ver resultados
o Volver al menú principal
Si la escogencia es (2) “Realizar correcciones”
� Se solicita la siguiente información
o Obra
o Fecha de corrección de datos
o Tarea específica
o Periodo de despliegue de información Obra. Si el periodo
solicitado es mayor a 15 días después de haber ingresado
por primera vez la información, debe introducir el número
de autorización brindado por el departamento de
Tecnologías de Información, si no se ingresa el código
solicitado, ofrecerá volver al menú principal.
� Despliegue de la base de datos en el periodo solicitado, entre los
que se encuentran: nombre de la obra, fecha de corrección de
datos, tipo de tarea, estado del clima, condiciones geológicas,
jornada de trabajo, fecha de los trabajos, equipo utilizado, horas
máquina, cantidad de personal, cantidad de obra ejecutadora,
condición del entorno.
� Ofrece salida del sistema, desplegar la información digitada,
ingresar nuevos datos, ver los rendimientos o volver al menú
principal.
Si la escogencia es (3) “Ver rendimientos”
� Se solicita la siguiente información
o Obra
o Tarea específica
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o Periodo de despliegue de información obra.
o Jornada
o Condición geológica
o Condición climática
� Despliegue de datos
o Datos promedio
o Media de los datos
o Dato menor
o Dato mayor
o Rendimiento promedio (usando toda la información)
o Media del rendimiento
o Rendimiento menor
o Rendimiento mayor
� Ofrece imprimir los resultados
� Pregunta si se desea regresar al menú principal, imprimir la
información, ingresar nuevos datos o realizar alguna corrección, o
salir del sistema
En el anexo 5 se presenta el diagrama de flujo propuesto para la recopilación de
datos, así como los pasos a seguir en caso de que sea necesario realizar
actualizaciones en la base de datos.
4.1.3 Proceso de Selección y Análisis de Datos
Como primer paso para la selección y análisis de los datos, es definir cuáles serán
las métricas con las que se realizará la recolección de los datos por parte de los
diferentes encargados en cada una de las obras en ejecución.
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4.1.3.1 Grupo Expertos, Unificación de Criterios para Selección Métricas para la Recolección de Datos
En este proceso se realizó una reunión con diferentes expertos con el fin de
unificar criterios según las solicitudes de información de cada una de las plantillas.
En el anexo 6 se presentan las métricas que se derivan de cada una de las
plantillas aprobadas por el Centro de Apoyo a Proyectos, y que han sido puestas
en práctica en algunos de los proyectos que el ICE tiene en ejecución.
A continuación se presenta un desglose, a manera de ejemplo de las métricas
propuestas en la Plantilla llamada “Concretos Convencionales – Obra Gris”.
Para cada una de las actividades se determinaron métricas para medir los
rendimientos de obra, que en realidad, es el dato que interesa, ya que como se ha
indicado anteriormente, con ésta información el personal del ICE que se dedica a
la planeación, planificación, presupuestación y ejecución de obras tendrá mejores
armas para realizar sus trabajos con menor margen de error.
• Colocación de Acero
horas x artesano/ kg.
Lo que representa las horas que un artesano dura colocando un kilogramo de
acero en una condición específica. Es importante recordar, que en cada uno de los
formularios se solicita información específica de cada obra en particular, tal y
como estado del tiempo, tipo de obra, por ejemplo, si es un muro de contención,
una placa, una viga o columna, así como el estado climatológico, debido a que los
datos varían dependiendo del a obra y las condiciones en que se encuentre el
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trabajador realizando el trabajo encomendado, manteniendo la métrica con que se
analiza cada valor.
• Colocación de Formaleta
horas x artesano / m2
Con la información que se recolecta en la plantilla se extrae como uno de los
resultados las horas que un artesano dura colocando un metro cuadrado de
formaleta. Para todos los casos, es importante resaltar que cada dato depende
del tipo de obra (muros, columnas vigas etc.), así como las condiciones en las que
se estén laborando y las condiciones climáticas que se presenten.
• Colocación de Concreto
m3 / hora
horas x artesano / m3
En este caso en particular, se deducen dos rendimientos, en el primer caso, se
puede conocer en promedio cuantos metros cúbicos de concreto se pueden
colocar en una hora. Con el segundo de los casos, se extrae como rendimiento
las horas promedio que un artesano dura colocando un metro cúbico de concreto
en una obra específica.
Cada una de las plantillas fue analizada detalladamente, para extraer los
rendimientos claves que necesita la Organización. Una vez extraída la lista de
rendimientos y respectivas métricas, se procede al análisis por parte del panel de
expertos.
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4.1.3.2 Metodología para el Agrupamiento de Datos
Cada una de las actividades que se realizan en una obra, cuenta con
características que pueden repetirse en actividades semejantes de una obra
semejante, como por ejemplo, colar concreto en una placa de fundación, con
agregado de 2.5 pulgadas, por medio de automezcladora con descarga sobre
el sitio, con aditivo fluidificante, en un día soleado, con armadura de acero, con
el nivel freático por debajo del nivel de desplante, con necesidad de usar
vibrador de punta.
Otro caso, puede ser colar concreto en una placa de fundación, con agregado
de 2.5 pulgadas, por medio de auto bomba, con aditivo fluidificante, en un día
soleado, con armadura de acero, con el nivel freático por debajo del nivel de
desplante, con n