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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA.

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICE-RECTORADO ACADÉMICO

COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO

COORDINACION DE PASANTIAS

ANALISIS DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO-CONTABLE RELACIONADO A LAS PARTIDAS DE VIATICOS DE LA ASOCIA CION

COOPERATIVA ASERMICAT, R.L.

BACHILLER

Yordin J. Romero Z.

C.I.: 19.803.908

PUERTO ORDAZ, MAYO DE 2012



VICE-RECTORADO ACADÉMICO


COORDINACION DE PASANTIAS

ANALISIS DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO-CONTABLE RELACIONADO A LAS PARTIDAS DE VIATICOS DE LA ASOCIA CION

COOPERATIVA ASERMICAT, R.L. Informe Final de Pasantías exigido como requisito para optar al Título de:

LICENCIADO EN CONTADURÍA PÚBLICA

BACHILLER

Yordin J. Romero Z.

C.I.: 19.803.908

PUERTO ORDAZ, MAYO DE 2012


INDICE

Pág.

Dedicatoria ………………………………………………………………………..6

Agradecimientos ………………………………………………………………7-8

Introducción …………………………………………………………………..9-10

Desarrollo

Descripción de la Empresa........……………………………………………11-13

Reseña Historia………………………………………………………………11

Visión…………………………………………………………………………..11

Misión………………..………………………………………………………...12

Objetivos de la Cooperativa……………………………………..….............12

Descripción del Departamento de Equipo Técnico……………………..13

Objetivo del Departamento de Equipo Técnico…...……………………..13

Estructura Organizativa del Departamento de Equipo Técnico………..13

Problemas Observados en la Empresa

Observaciones Encontradas.………………………………..………………14

Objetivo de la Pasantía y Explicación del Plan de T rabajo

Objetivo General…………………………………………………………......14

Actividades Desarrolladas Durante la Pasantía…………...…………….15


Plan de Trabajo…………………………………………………………...15-19

Logros del Plan de Trabajo ……………………………………………….........20

Facilidades y Dificultades durante el

Desarrollo de la Pasantía ……………………………………………………….21

Conocimientos adquiridos durante el logro de la Pas antía

Teórico……………………………………………….…………………....22-32

Práctico……………………………………………….……………………….33

Conclusiones ……………………………………………………………………..34

Recomendaciones ……………………………………………………………35-36

Referencias Bibliográficas ………………………………………………..........37

Anexos .


5


VICERRECTORADO ACADÉMICO


PROYECTO DE CARRERA ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA

COORDINACION DE PASANTIA

ACTA DE APROBACIÓN

Quienes suscriben, los tutores académico e industrial, del trabajo de la

práctica profesional presentado por el (la) Bachiller. Romero Z. Yordin J.

portador(a) de la célula de identidad Nº 19.803.908 titulado “ANALISIS DEL

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO-CONTABLE RELACIONADO A LAS

PARTIDAS DE VIATICOS DE LA ASOCIACION COOPERATIVA

ASERMICAT, R.L.” como requisito para la aprobación de la práctica

profesional para optar a la Licenciatura en: Contaduría Pública ,

considerando que dicho trabajo cumple con los requisitos exigidos para tal

efecto y por lo tanto lo declaramos: APROBADO.

Lic. María Cequea Tutor Académico

Lic. Víctor Socadagui Tutor Industrial


6

DEDICATORIA

A mis padres Nelly J. Zacarías de Romero y Yosglhe Romero Tranquini

quienes me han dado todo y con mucho esfuerzo han logrado que yo llegue

hasta donde estoy ahora.

A mi Hermano Yosglhe J. Romero Z. por siempre guiarme, estar en todo

momento conmigo y por siempre apoyarme en cada acontecimiento

significativo en mi vida.

A mi Hermano Yosnel J. Romero Z. quien por circunstancias de la vida

no se encuentra hoy físicamente, pero que siempre estuvo y estará conmigo

en mi corazón y en mi mente apoyándome y dándome fuerzas para seguir

alcanzando mis metas.

A todas aquellas personas, amigos y familiares que me han apoyado de

una u otra forma en la realización de este trabajo.

Yordin José Romero Zacarías


7

AGRADECIMIENTO

Primeramente a mi gran Dios por darme la oportunidad de vivir en este

mundo y por darme las fuerzas necesarias para seguir adelante en los

momentos más difíciles de realizar esta actividad de superación, profesional,

personal y espiritual.

A la Universidad Nacional Experimental de Guayana por brindarme la

oportunidad de formarme como un profesional.

A la Asociación Cooperativa Asermicat R.L. por darme la oportunidad de

realizar mi trabajo de pasantía en sus instalaciones.

A mis padres Nelly J. Zacarías de Romero y Yosglhe Romero T. por

todo el apoyo que me han dado día a día para conseguir este logro y cada

uno de los ya obtenidos.

A mis tutores (industrial y académico) por guiarme y darme las

sugerencias necesarias, tanto en la realización de mi pasantía como en la

elaboración de este informe.

A la Señora Carol Tineo (Administradora) y al Señor Raúl González,

(Analista de Administración), por todo el apoyo prestado para poder lograr

un buen desenvolvimiento dentro del Área Administrativa de la Asociación

Cooperativa Asermicat R.L. y por todas las instrucciones y consejos dados.

.


8

A todas aquellas personas que de una forma u otra me dieron una mano

para el desarrollo de este trabajo.

Gracias también a mis queridos compañeros, que me apoyaron y me

permitieron entrar en su vida durante estos casi cinco años de convivir dentro

y fuera del salón de clase: Yasmin Córdova, Yramar Delfino, Zahily Marín,

Ariadna Quiaragua, Jesús Ruiz, Jonatthan Araujo, Robert Ríos, Diana

Pacheco, Melanni Rojas y principalmente a mi gran amigo Edgar Talavera,

quien ha estado conmigo desde el inicio de mi carrera y ha sido como un

hermano para mi durante toda esta travesía, gracias.

Yordin José Romero Zacarías


9

INTRODUCCION

La elaboración de este informe de pasantías permite demostrar el

manejo de los conocimientos adquiridos durante la formación como

profesional en el proyecto de la carrera Contaduría Pública en la Universidad

Nacional Experimental de Guayana (UNEG), el cual permitió el

fortalecimiento del aprendizaje teórico para poder ser llevados a la práctica, y

de esta forma integrarse a un ambiente de trabajo que permita adquirir

experiencias necesarias para lograr una formación integral.

En función del plan de trabajo acordado con los tutores industrial y

académico para llevar a cabo en la empresa ASERMICAT, R.L. los

principales logros se resumen en el haber conseguido interactuar con el Soft

Ware Administrativo-Contable a2, realizando actividades referidas a los

registros de contabilidad, calculo y registro de viáticos, determinaciones de

movimientos bancarios, entre otros.

Como conclusiones se pueden citar ciertos aspectos que deberían ser

tomados en consideración por la entidad, como por ejemplo; la necesitad de

una completa integración del sistema Administrativo-Contable, el cierre

definitivo de la anterior Asociación Cooperativa (CATVEN Oriente-Sur), la

necesidad de un Manual de Normas y Procedimientos para las diferentes

actividades realizadas por el Dpto. de Equipo Técnico.


10

Como recomendaciones sugeridas para la empresa están en función

de los hallazgos encontrados y se citan a continuación: Elaborar un Manual

de Normas y procedimientos para las diferentes actividades realizadas dentro

del Dpto. de Equipo Técnico. Solicitar la definitiva y completa integración del

Sistema Administrativo-contable a2.

El informe se estructura en concordancia con lo establecido en el

nuevo Reglamento UNEG de la siguiente manera: A)- Portada; B)- Índice; C)-

Introducción; D)- Desarrollo; E)- Conclusiones y Recomendaciones; F)-

Referencias Bibliográficas y G)- Anexos.


11

ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIÓN

� Reseña Histórica

A mediados del mes de octubre del año 2008, se empezó a preparar

para conformar una cooperativa un grupo de cuarenta y uno (41) personas,

con el asesoramiento de la cooperativa Gestión Participativa quienes

presentaron una serie de técnicas y programas, la cual permitió lograr una

transformación cultural, económica y social, cuatro (4) meses después, el 19

de enero de 2009 se inician las operaciones como cooperativa. Previo a ello,

los integrantes de la actual cooperativa formaban parte de la Asociación

Cooperativa Catven Oriente Sur, la cual contaba con 175 asociados quienes

producto de una Reorganización interna se origino una separación de las

áreas que la integraban (Administración, Repuestos, Servicios de Campo y

Minas).

La Asociación Cooperativa Asermicat, R.L. dio continuidad a la alianza

de trabajo que inicio Catven Oriente Sur en al año 2002 con VENEQUIP,

donde se comprometen a desarrollar una modalidad de relación inspirada en

la visión de unas empresas que en forma conjuntas pretenden obtener un

mayor bienestar empresarial, personal y colectivo, mediante una nueva forma

de relación basada en la transparencia, el trabajo en equipo, con una fuerte

autonomía, estableciendo el compromiso de estimular el desarrollo de un

proceso de transformación cultural, que involucre una efectiva gestión de las

empresas y el incentivo de mejores relaciones humanas de sus miembros.

� VISIÓN

Una empresa que implemente una política de calidad que permita el

incremento de ventas y servicios, así como el crecimiento en el ámbito


12

profesional del personal de la organización, en busca del bienestar colectivo

de sus asociados a la vez que brindan un servicio efectivo basado en la

eficiencia del grupo que la conforma, manteniendo el status de una empresa

cooperativa confiable.

� MISIÓN

La Asociación Cooperativa Asermicat, R.L., tiene como misión

planificar, organizar y administrar los recursos físicos y financieros del cliente

principal VENEQUIP, S.A., en la sucursal de Puerto Ordaz, mediante el

cumplimiento de políticas y normas aplicadas sobre la base de la atención al

cliente a través de la venta de repuestos y cobranza efectiva, ejerciendo

mecanismos de control que permitan mantener y suministrar información

sobre la utilización de los recursos empleados por la cooperativa.

� Objetivos de la Cooperativa

Objetivo General

Administrar los recursos de la cooperativa y mantener un esquema de

trabajo colectivo que permita a sus asociados obtener beneficios

económicos, sociales y culturales para la satisfacción de sus necesidades.

Objetivos Específicos

� Generar beneficios colectivos para sus asociados que redunden en

una mejor calidad de vida.

� Lograr satisfacción de los clientes mediante un servicio de excelente

calidad.

� Ampliar la cobertura de los servicios de la cooperativa a un creciente

número de clientes y sectores de la economía.


13

� Descripción del Departamento de Equipo Técnico

El departamento de Equipo Técnico se encarga de la administración

del recurso humano y financiero de la cooperativa, es decir procesar todo lo

referente a la nomina de socios y contratados, requerimiento de personal,

entrevista técnica, revisión y actualización de expedientes y otros registros

generados por los integrantes de la cooperativa, así como todo lo referente

a la revisión y realización de los estados financieros, pagos, presupuestos,

etc. reportando sus actividades a la Instancia de administración, y así tomar

las decisiones en mutuo acuerdo.

Objetivo General:

Mantener el registro e información sobre el personal, administrar el

pago de las remuneraciones y el cumplimiento de las leyes sociales para los

trabajadores de la cooperativa.

Objetivos Específicos:

� Ejecutar y controlar el presupuesto de ingresos y gastos.

� Facturar los ingresos mensuales de la cooperativa.

� Procesar las nóminas.

� Elaborar las solicitudes de viáticos mensuales.

� Llevar la contabilidad de la cooperativa.

Estructura Organizativa del Departamento de Equipo Técnico

1. Administrador.

2. Analista de Administración.

3. Analista de Recursos Humanos.


14

OBSERVACIONES ENCONTRADAS

El departamento de Equipo Técnico se encarga de la administración y

contabilidad de los recursos financieros de la cooperativa en general,

controlando el presupuesto de ingresos y gastos de la misma, es decir, se

encarga de procesar todo lo referente a la nomina de socios y contratados,

anticipos de viáticos, las crediticias a los socios y otros registros generados

por los integrantes de la cooperativa, así como todo lo referente a la

revisión y realización de los estados financieros, pagos, presupuestos, etc.

reportando sus actividades a la Instancia de administración, y así tomar las

decisiones en mutuo acuerdo.

Toda empresa u organización comercial que se dedique a la Compra-

venta de cualquier tipo de mercancía debe tener políticas, normas y

procedimientos administrativos y contables que le permitan una óptima

gestión. Esta herramienta gerencial, les facilita a los empleados, ejercer

eficientemente su cargo y en especial a los que laboran en el departamento

de contabilidad. Lamentablemente la Asociación Cooperativa ASERMICAT,

R.L. no cuenta con un Manual de Políticas, Normas y Procedimientos.

El sistema Administrativo-Contable a2 que posee la entidad no está

integrado en su totalidad, esto ocasiona que muchos de sus registros deban

realizarse en forma manual.

OBJETIVO GENERAL DE LA PASANTIA

� ANALIZAR EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO-CONTABLE

RELACIONADO A LAS PARTIDAS DE VIATICOS DE LA ASOCIACION

COOPERATIVA ASERMICAT, R.L.


15

ACTIVIDADES DESARROLLAS DURANTE LA PASANTIA

� Controlar el presupuesto de ingresos y gastos.

� Llenar y controlar los formatos de solicitudes de anticipos y reintegros de

viáticos.

� Recibir y verificar las liquidaciones de viáticos.

� Elaborar el reporte mensual de liquidaciones de viáticos.

� Registrar y conciliar las cuentas de bancos con ayuda del sistema a2

ADMINISTRATIVO-CONTABLE.

EXPLICACION DEL PLAN DE TRABAJO

� Las Primeras semanas Consistieron en hacer un recorrido en el cual se

mostró todas las áreas que conforman la cooperativa, dando a conocer

las diferentes instancias entre estas están las de Administración,

Seguimiento y Control y de Educación, presentación del personal que

labora en la cooperativa y ubicar los expedientes junto con el Analista de

Administración del Equipo Técnico.

� A mediados de la segunda y cuarta semana de pasantía, se concretaron

diversas sesiones de entrenamiento en el Soft Ware de aplicación

Administrativo-Contable para el registro de las transacciones derivadas

de los anticipos, liquidaciones y reintegros de viáticos, al igual que los

pagos a proveedores, los libros de bancos y las conciliaciones de los

mismos, entre otras.

� En las operaciones de Asociación Cooperativa Asermicat, R.L. existe la

necesidad de enviar mano obra y suministro de repuestos a distas partes

del Estado Bolívar y estados vecinos, por ello se debe suministrar al

personal viáticos para cubrir los gastos de comidas, hospedajes,


16

traslados, combustibles entre otros, y el procedimiento para la solicitud de

estos empieza cuando el departamento que presenta dicho requerimiento

emite un correo electrónico solicitando un adelanto de viáticos al

departamento de Equipo Técnico, indicando motivo, fecha y destino del

viaje, nombre del trabajador y días estimados de viajes, luego toda esta

información se vacía en el formato de solicitud de viáticos para solicitar

la autorización del depósito en Bsf. de los mismos según los montos

establecidos para cada concepto.

En el caso de los reintegros de viáticos se present an de dos

maneras:

1.- Cuando el trabajador liquida en su relación de viáticos un monto en Bsf.

mayor al anticipado. (El trabajador solicita reintegro de viáticos a favor

por medio de un correo electrónico).

2.- Cuando el trabajador liquida en su relación de viáticos un monto en Bsf.

Menor al anticipado. (el Departamento de Equipo Técnico envía un

correo electrónico al trabajador indicando en monto adeudado por

viáticos y la condiciones y la fecha en que se realizara el descuento de

sus pagos de nomina) En ambos casos se llena el formato que es el

mismo pero se diferencia con una casilla que indica si es reintegro de

viáticos a depositar o a descontar.

Por todo esto es de gran importancia mantener un control efectivo de los

anticipos y reintegros viáticos efectuados para que un momento

determinado contar con información precisa del saldo del estado de

cuenta de todos los beneficiados por tal concepto, este control se lleva en

hojas de cálculos de Excel y se concilia periódicamente con reportes

emitidos por el sistema de contabilidad.


17

� Como se describe en las actividades anteriores la necesidad de enviar

mano obra y suministro de repuestos a distas partes del estado bolívar y

estados vecinos, requiere el suministro de viáticos al personal para cubrir

los gastos de comidas, hospedajes, traslados, combustibles entre otros, y

los cuales deben ser relacionados los cinco días siguientes de realizado

el viaje, deben llenar correctamente el formato dispuesto para tal fin y

todos los gastos deben estar debidamente soportados únicamente con

facturas de establecimientos comerciales legales que cumplan con los

reglamentos establecidos por Seniat a fin de garantizar la transparencia

del proceso. Es por esto que se debe revisar detalladamente cada una de

las liquidaciones de viáticos verificando que las facturas cumplan con los

requisitos de Ley y otro factor importante es que la suma de los totales

coincida con el monto liquidado.

Con esto se logra que las liquidaciones de viáticos no sean devueltas al

Departamento de Equipo Técnico por fallas en el proceso y así se cumple

con las normas establecidas por la empresa y por ende el departamento

de auditoría aprueba y confirma que los montos liquidados son los

correctos.

� Luego de las actividades realizadas se procede a elaborar un resumen

general con la información recopilada de todas las liquidaciones de

viáticos recibidas durante el mes, donde son registradas en un formato

diseñado en una hoja de cálculo en Excel y el cual refleja la fecha de

entrega, nombre y apellidos, código del departamento, centro de costo,

tipo de costo (Gasto de Operación, Cargado a Servicio Interno, Cargado

a Servicio Externo, Entrenamiento o Fondo LOCTI), detalle del

viaje, totales por concepto (traslados, comidas, hospedaje, tasas,

llamadas telefónicas, combustibles) y el monto del IVA reflejado en el

total de las facturas.


18

Todos los totales por partidas y conceptos son resumidos en una hoja de

control y con sus respectivos soportes son enviados al departamento de

Administración para su aprobación final.

Emitir un reporte mensual de las liquidaciones de viáticos permite a la

empresa manejar información precisa de los gastos causados por tales

conceptos y partidas en el desarrollo de las actividades y de esta manera

analizar la rentabilidad de uno o varios proyectos en un momento

determinado.

�� En las operaciones de Asociación Cooperativa Asermicat, R.L. se realizan

diversos pagos y transferencias electrónicas para cumplir con

compromisos laborales y cancelación a proveedores por el suministro de

bienes y servicios y de igual manera se reciben pagos, depósitos y

transferencias por la facturación emitida a los clientes por servicios

prestados, todos estos movimientos son realizados a por medio de varias

cuentas corrientes que posee la empresa, es necesario a nivel contable

registrar el movimiento de las mismas.

Inicialmente se vacía en los formatos de libros de banco diseñados en

hojas de cálculos en Excel toda la información relacionada a ingresos y

egresos ( depósitos, transferencias, pagos , N/C, N/D, ) de manera

ordena por fecha identificando el concepto del movimiento y beneficiario

al igual que el numero transferencia, deposito o cheque según sea el

caso y finalmente el monto total de la operación, luego se compara

manualmente lo reflejado en el libro de banco con el estado de cuenta

emitido por el banco en un mismo periodo, esto permite comprobar que

los montos sean los mismos en ambos reportes y a su vez determinar los

cheques que aun no han sido cobrados por parte de los proveedores y


19

que por ende pasan a ser cheques en tránsito pendientes por cobrar para

un próximo, con esta información y el saldo final del estado de cuenta del

banco se puede comprobar matemáticamente que la conciliación esta

correcta ya que no puede existir diferencias y al restar el saldo del estado

de cuenta menos el total de cheques en tránsito debe ser igual al saldo

reflejado en el libro de banco.

Esto permite conocer la disponibilidad económica de la empresa en un

momento determinado para cumplir con compromisos adquiridos y

optimizar y planificar de manera estratégica el manejo del flujo de caja o

efectivo.

� Durante el desarrollo de la pasantía se trabajó en forma secuencial con

las actividades realizadas en el Departamento de Equipo Técnico de la

Asociación Cooperativa Asermicat, R.L. permitiendo así conocer

aspectos fundamentales para luego analizar y redactar toda la

información recopilada durante todo este tiempo para elaborar el Informe

Final de Pasantía.

El Informe Final de Pasantía cumple paso a paso con los parámetros

metodológicos exigidos por la Universidad Experimental Nacional de

Guayana (UNEG) garantizando un correcto aprendizaje de las

actividades realizadas a lo largo de las dieciséis semanas de duración y

permitiendo el desenvolvimiento adecuado en las actividades laborales

de la empresa.

Finalmente la entrega en la coordinación de la Universidad el informe

final de pasantía en la fecha establecida permite cumplir con los

requisitos para optar al Título y Grado Profesional de Licenciado en

Contaduría Pública.


20

LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO

Las actividades que se plantearon en el plan de trabajo se lograron

cumplir durante las 16 semanas previamente establecidas, las cuales se

realizaron de la siguiente manera:

� Al inicio del período de pasantía, por medio de una charla preliminar para

aclarar los lineamientos a cumplir en la empresa, desde la comunicación

con el personal fijo y los gerentes, hasta saber los datos específicos que

deben poseer los documentos que deben ser aceptados y como debían

ser archivados.

� El entrenamiento en el Soft Ware Administrativo-Contable a2, culminó

exitosamente, permitiendo el registro de los diferentes soportes a través

de sus interfaces y diferentes módulos, que se divide en Administrativo,

Contable y Nomina; a su vez estos módulos están compuestos de

interfaces, tales como: Conciliación Bancaria Contable: Esta opción le

permitirá postear todos los movimientos generados en el módulo de

bancos a contabilidad de forma automática; Facturación y Cuentas por

cobrar: por medio del cual se emitían las facturas y cotizaciones;

Comprobantes: en el cual se encuentran registros de toda la contabilidad

en general de las actividades de la empresa. Creación de Terceros: El

módulo de sistema cuenta con una opción que permite crear en la

contabilidad de forma automática todos los clientes y proveedores como

terceros.


21

FACILIDADES Y DIFICULTADES

�� Facilidades

En el transcurso de la Pasantía Profesional en el Departamento de Equipo

Técnico de la Asociación Cooperativa Asermicat, R.L., se encontraron

muchas Facilidades, algunas de estas fueron:

� El excelente trato y apoyo recibido primeramente de parte de mis Jefes

inmediatos el Lcdo. Raúl González y la Lcda. Carol Tineo, así como el de

todas y cada una de las personas que laboran en el Departamento de

Administración, destacando el gran ambiente que hay en la empresa,

donde se puede notar una gran amistad e integración entre todos,

haciendo que se pueda desarrollar el trabajo de una manera muy fluida y

amena.

� La inducción permanente desde el inicio de la pasantía, lo cual contribuyó

al logro correcto de todas las actividades planificadas.

� Contar con conocimientos básicos en el manejo de paquetes informáticos

en ambiente Windows.

�� Dificultades

Dentro de las Dificultades Encontradas en el Transcurso de la

Pasantía Profesional, se pueden mencionar:

� La falta de conocimientos y familiarización con el Soft Ware de

aplicación Administrativo-Contable a2.


22

� El gran volumen de actividades desempeñadas por el contado

personal del Departamento de Equipo Técnico que solo dispone de un

Administrador y una Analista Contable, sobre los cuales recae la

responsabilidad de la administración de la Cooperativa en su totalidad.

�� Apreciación sobre Conocimientos Adquiridos durante Pasantía:

Durante las 16 semanas en esta gran empresa hubo tanto tiempo

como oportunidades para adquirir nuevos conocimientos teóricos y prácticos,

los cuales podrán ser utilizados en el ámbito profesional.

� Teóricos:

El refuerzo de conocimientos básicos de contabilidad previamente

adquiridos durante la etapa académica, como lo son los siguientes

conceptos:

La Contabilidad.

(Francisco A. Pellegrino 2001 pág. 11) define la contabilidad como "un

medio para brindar información histórica en relación con las actividades

financieras realizadas por una persona o por una entidad pública o privada.

(Susana Delgado González 2007 pág. 56) Define “la contabilidad es

una ciencia económica que estudia el patrimonio de las empresas tanto en

sus aspectos cualitativos y cuantitativos como también en sus aspectos

estáticos y dinámicos. La contabilidad hace posible el conocimiento pasado,

presente y futuro de la realidad económica, utilizando para ello un método

especifico apoyado en bases suficientemente contrastadas”.


23

(Gonzalo y Polanco 2007 pág.15) Establece que “el producto final del

proceso contable es el resumen de la información que se presenta por medio

de los estados financieros. A través de los estados financieros se provee

información contable a personas e instituciones que no tienen acceso a los

registros de un ente económico. La responsabilidad de la preparación y

presentación de los estados financieros es de los administradores del ente

económico”.

Objetivos de la Contabilidad.

El principal objetivo de la contabilidad es recoger y registrar, en libros

adecuados todas las operaciones mercantiles, económicas y financieras

realizadas por la empresa en cada periodo contable, con el objeto de reflejar

la fiel imagen del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de

la empresa. Para llegar a cumplir con este objetivo, primeramente se deberán

realizar:

o Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a

la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.

o Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos

propuestos.

o Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y

razonada.

o Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un

objetivo administrativo y uno financiero:

• Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para

suministrar y facilitar a la administración intrínseca la

planificación, toma de decisiones y control de operaciones.

Para ello, comprende información histórica presente y futura


24

de cada departamento en que se subdivida la organización de

la empresa.

• Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las

operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el

pasado por lo que también se le denomina contabilidad

histórica (Susana Delgado González 2007).

Importancia de la contabilidad.

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas

tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y

financieras y es la que proporciona información que los administradores y

gerentes utilizan para realizar las operaciones de la empresa. Además aporta

información que usan otros grupos de interés en el negocio para evaluar los

resultados económicos y la situación financiera actual de la compañía. Por

otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles

para obtener información de carácter legal (Warren y Reeve 2005).

SENIAT, Providencia Administrativa mediante la cual se designan

Agentes de Retención del Impuesto al Valor Agregado , Providencia

Administrativa Nº SNAT/2005/0056, Años 194º y 145º; Caracas, 27 de

Enero de 2005.

Designación de los Agentes de Retención.

Artículo 1: Se designan responsables del pago del impuesto al valor

agregado, en calidad de agentes de retención, a los sujetos pasivos, distintos

a personas naturales, a los cuales el Servicio Nacional Integrado de

Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT) haya calificado como

especiales.


25

Los sujetos pasivos calificados como especiales fungirán como

agentes de retención del impuesto al valor agregado generado, cuando

compren bienes muebles o reciban servicios de proveedores que sean

contribuyentes ordinarios de este impuesto. En los casos de fideicomisos, el

fideicomitente fungirá como agente de retención, siempre cuando hubiere

sido calificado como sujeto pasivo.

A los efectos de esta Providencia se entiende por proveedores a los

contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado que vendan bienes

muebles o presten servicios, ya sean con carácter de mayoristas o

minoristas.

Porcentajes de Retención:

Cálculo del monto a retener

Artículo 4: El monto a retenerse será el setenta y cinco por ciento (75%) del

impuesto causado.

Artículo 5: El monto a retenerse será el cien por ciento (100%) del impuesto

causado, cuando:

a) El monto del impuesto no esté discriminado en la factura o documento

equivalente. En este caso la cantidad a retener será equivalente a aplicar la

alícuota impositiva correspondiente sobre el precio facturado;

b) La factura no cumpla los requisitos y formalidades dispuestos en la Ley del

el Impuesto al Valor Agregado o en su Reglamento;

c) El proveedor no esté inscrito en el Registro de Información Fiscal (RIF), o

cuando los datos de registro, incluidos su domicilio no coincidan con los

indicados en la factura o documento equivalente. En estos casos el agente


26

de retención deberá consultar en la Página Web http://www.seniat.gov.ve a

los fines de verificar que los referidos datos coinciden con los indicados en la

factura o documento equivalente;

d) El proveedor hubiere omitido la presentación de alguna de sus declaraciones

del impuesto al valor agregado. En estos casos el agente de retención

deberá consultar la Página Web http://www.seniat.gov.ve ; o

e) Se trate de las operaciones en las que se designan responsables del pago

del impuesto al valor agregado, en calidad de agentes de retención, a los

compradores o adquirientes de metales o piedras preciosas, cuyo objeto

principal sea la comercialización, compra venta y distribución de metales de

piedras preciosas, aun cuando no hayan sido calificados como sujetos

pasivos especiales por parte del Servicio Nacional Integrado de

Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).

La Providencia Administrativa 0056, además permite conocer el

proceso y requisitos necesarios para la recuperación de las retenciones de

ventas declaradas, acumuladas pero no descontadas. Información de las

páginas 4 y 5.

SENIAT, Providencia Administrativa mediante la cual se designan

Agentes de Retención del Impuesto al Valor Agregado , Providencia

Administrativa Nº SNAT/2005/0056, Años 194º y 145º; Caracas, 27 de

Enero de 2005.

Recuperación de retenciones acumuladas

Artículo 9: En los casos en que el impuesto retenido sea superior a la cuota

tributaria del período de imposición respectivo, el excedente no descontado

puede ser traspasado al período de imposición siguiente a los sucesivos,

hasta su descuento total. Si transcurridos tres (3) períodos de imposición aún


27

subsisten algún excedente sin descontar, el contribuyente puede optar por

solicitar la recuperación del saldo total o parcial del saldo acumulado.

Solo serán recuperables las cantidades que hayan sido debidamente

declaradas y enteradas por los agentes de retención y se reflejen en estado

de cuenta del contribuyente, previa compensación de oficio conforme a lo

establecido en artículo 49 del Código Orgánico Tributario.

Artículo 10: La recuperación deberá solicitarse ante la División de

Recaudación de la Gerencia Regional de Tributos Internos de su domicilio

fiscal y solo podrá ser presentada una (1) solicitud mensual.

Aquellos contribuyentes que efectúen solicitudes que contemplen

saldos acumulados correspondientes a períodos de imposición anteriores de

la entrada en vigencia de la presente Providencia Administrativa, no podrán

introducir nuevas solicitudes hasta tanto la Administración Tributaria no se

haya pronunciado sobre la misma.

Los contribuyentes deberán acompañar los documentos que acrediten

su representación; e igualmente, podrá solicitarse que acompañen las

declaraciones correspondientes a los períodos que reflejan tal acumulación

de retenciones.

En la misma solicitud el proveedor deberá indicar, para el caso que la

misma resulte favorable, su decisión de compensar o ceder identificando

tributos, montos y cesionarios; y el tributo sobre el cual el cesionario

efectuará la imputación respectiva.


28

La compensación del agente de retención o su cesionario se aplicará

siguiendo el orden establecido en el artículo 49 del Código Orgánico

Tributario.

El Jefe de División de Recaudación correspondiente deberá decidir la

solicitud con la totalidad de los recaudos exigidos dentro de un plazo no

mayor de treinta (30) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción

definitiva de la solicitud. Las recuperaciones acordadas no menoscaban las

facultades de verificación y fiscalización de la Administración Tributaria.

En los casos de solicitudes que comprendan saldos acumulados de

períodos anteriores de la entrada en vigencia de la presente Providencia, la

Administración Tributaria deberá pronunciarse en un plazo no mayor de

noventa (90) días hábiles contados partir de la fecha de recepción definitiva

de la solicitud.

Parágrafo Primero: En caso de falta de pronunciamiento por parte de la

Administración Tributaria dentro de los plazos establecidos en el presente

artículo, se entenderá que el órgano tributario ha resuelto negativamente,

conforme a lo establecido en artículo 4 de la Ley Orgánica de Procedimientos

Administrativos.

Parágrafo Segundo: A los fines de la recuperación de los saldos

acumulados los contribuyentes y sus cesionarios deberán, por una sola vez,

inscribirse en el Portal http://www.seniat.gov.ve conforme a las

especificaciones establecidas por el Servicio Nacional Integrado de

Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).

No serán oponibles a la República las compensaciones y cesiones que se

hubieren efectuados en contravención al procedimiento dispuesto en esta

Providencia.


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Artículo 11: En los casos que la División de Recaudación, al decidir la

recuperación solicitada por el contribuyente, detecte diferencias de

impuestos autoliquidadas por los sujetos pasivos, procederá a ejecutar lo

establecido en los artículos 172 al 175 del Código Orgánico Tributario y

efectuará los requerimientos de información que considere pertinentes para

la resolución de dicha solicitud.

Esta facultad no menoscaba la aplicación del procedimiento de fiscalización y

determinación atribuido a la Administración Tributaria.

LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos permiten a las organizaciones ordenar

en forma adecuada, los elementos fundamentales para contar con la

comunicación, coordinación dirección y control administrativo, dinámico y

eficiente.

También permiten registrar y transmitir sistemáticamente toda la

información de la organización, y también todas las instrucciones y

lineamientos que son considerados imperativos para el correcto desarrollo de

las actividades y la consecución de las tareas.

Reyes Ponce, define a los manuales administrativos como “Un folleto,

libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar se concentran

en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin

concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo

humano en la empresa".

Graham Kellog señala que "El manual presenta sistemas y técnicas

especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo

el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña


30

responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa

establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo".

Todo manual administrativo está sujeto a modificaciones o

replanteamiento de acuerdo a las situaciones cambiantes y el entorno de la

organización.

IMPORTANCIA

La necesidad de contar con manuales administrativos en las

organizaciones es imperativa, debido a la complejidad de sus estructuras,

volumen de sus operaciones, recursos que se les asignan, demanda de

productos y/o servicios por parte de los clientes o usuarios, así como la

adopción de tecnología avanzada para atender en forma ordenada, los

elementos fundamentales para contar con una comunicación, coordinación

dirección y evaluación administrativas eficientes.

OBJETIVOS

Presentar una Visión de conjunto de la organización (individual, grupal o

sectorial).

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para

definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la

repetición de instrucciones y directrices.

Agilizar el estudio de la Organización.

Facilitar el reclutamiento, selección e ingreso del personal.

Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las

modificaciones necesarias en la organización.


31

Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los

distintos niveles jerárquicos que la componen.

Funcionar como medio de relación y coordinación con otras

organizaciones.

VENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:

1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.

2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del

plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

3. Facilita el estudio de los problemas de organización.

4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones

necesarias en la organización.

5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y

compensación del personal clave.

6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás

de la organización.

7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.

8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los

diversos niveles.

9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la

evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada

quien.

10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios

más antiguos.

11. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.

12. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.


32

13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los

procedimientos, las funciones, las normas, etc.

14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a

través del tiempo.

16. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

17. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

18. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones

escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por

excepción.

DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los

siguientes:

1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para

necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus

integrantes.

2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar

un manual y conservarlo al día.

3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y

rigidez.

4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo

de las operaciones.

5. El costo de producción y actualización puede ser alto.

6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.

7. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los

informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

8. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en

complicados.


33

� Practicas:

El manejo del Programa a2 Administrativo-Contable que es uno de los

sistemas más completos y utilizados en el campo laboral por su sencillez y

facilidad de operatividad.

Desarrollar la gran mayoría de las tareas realizadas en el

Departamento de Equipo Técnico como son:

• Conciliaciones Bancarias.

• Paso a los Libros: Diario y Mayor.

• La emisión de Cheques y Transferencias.

• Reposiciones de Caja Chica.

• Los registros de la emisión, liquidación y reportes mensuales de viáticos.


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CONCLUSIONES

Durante la realización y desarrollo de las pasantías, para optar al título

de Licenciado en Contaduría Pública, además de la puesta en práctica de los

conocimientos y aplicación del aprendizaje adquirido durante el desarrollo de

la carrera, se llega a las siguientes conclusiones:

1. El Dpto. de Equipo técnico no cuenta con un Manual de Normas y

Procedimientos para ninguna de las diferentes actividades que

desempeña. El desarrollo de tal manual proporcionará la información

necesaria para la ejecución cabal de las actividades de dicho

Departamento.

2. Se pudo conocer que el Instituto tiene un buen control administrativo

con sus operaciones, en lo que respecta a todo lo relacionado con las

crediticias, pagos de y deducciones de nomina, Los anticipos de

viáticos, entre otros.

3. Es notable la necesitad de la completa integración del sistema

Administrativo-Contable a2.

4. Se mantiene el control y archivo de los documentos emanados de las

diferentes transacciones que realiza la organización.


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RECOMENDACIONES

Una vez desarrolladas las conclusiones en el marco de la culminación

de este informe se deducen ciertas recomendaciones que la Asociación

Cooperativa Asermicat, R.L., la Universidad Nacional Experimental de

Guayana (UNEG) y los Futuros Pasantes procedentes de la misma deberían

tomar en consideración:

Para la Empresa:

1. Llevar a cabo la Elaboración de un Manual Normas y Procedimientos

para las actividades del Dpto. de Equipo Técnico, ya que facilitará la

labor a realizar por cada una de las partes involucradas en los

procesos.

2. El Departamento de Equipo Técnico debe seguir con el buen

desarrollo de sus actividades en lo que respecta a todo lo relacionado

al control administrativo y contable de sus operaciones.

3. Solicitar la integración del sistema Administrativo-Contable a2, en la

brevedad posible; esto le ahorrará trabajo engorroso y complicaciones

al personal del Departamento de Equipo Técnico

Para la Universidad y Futuros Pasantes:

4. Como aspecto mejorable se recomienda que en el Departamento de

Equipo Técnico de la Asociación Cooperativa Asermicat, R.L siempre


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exista una persona en condición de pasante por el alto volumen de

actividades que realizan día a día y de esta manera apoyar

constantemente al personal que hay labora y de manera simultánea

se brinde la oportunidad a otros pasantes de cumplir con sus

exigencias académicas.

5. Se recomienda que la Universidad continúe con esta labor de enviar

pasantes a las empresas e instituciones del Estado, ya que esto es de

gran beneficio para las partes involucradas; la empresa recibe un

apoyo en cuanto a actividades y labores que requieren ser atendidas;

y el pasante obtiene el grado de experiencia en el campo laboral que

requiere para poner en práctica la gama de conocimientos adquiridos

durante el curso de su carrera.


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BIBLIOGRAFÍA

Libros.

� Carl S. Warren, James M. Reeve (2005); Contabilidad Financiera;

Thompson; Estados Unidos.

� Francisco A. Pellegrino. (2001); Introducción a la Contabilidad

General; Universidad Católica Andrés Bello, Instituto Universitario

Tecnológico Américo Vespucio; Caracas.

� Gonzalo Sinisterra V. - Luis E. Polanco I. (2007); Contabilidad

Administrativa; Ecoe Ediciones; Bogotá Colombia.

� Susana Delgado González, Belén Ena Ventura (2007); Contabilidad

General y Tesorería; Paraninfo; España.

Documentos legales.

� Reglamento interno de la Asociación Cooperativa Asermicat, R.L.

� Ley Orgánica de Asociaciones Cooperativas.

Referencias Electrónicas.

� Portal del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y

Tributaria SENIAT. www.seniat.gob.ve

� Juan Pablo Amador. (n.d.). El Prisma, Portal para Investigadores y

Profesionales.

http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manua

lesadministrativos/


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universidad nacional experimental de … · relacionado a las partidas de viaticos de la asociacion...

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