universidad nacional experimental de …€¦ · 1.1.3 reseña histórica ... silva, entre otros....
TRANSCRIPT
1
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
PROYECTO DE CARRERA ADMNISTRACIÓN Y CONTADURIA COORDINACIÓN DEL PROGRAMA DE PASANTÍA
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA COORDINACIÓN
DE ORDENACION DE PAGOS, EN LA ALCALDIA DEL MUNICIPIO HERES,
CIUDAD BOLÍVAR – ESTADO BOLÍVAR
Realizado por:
García Yuswaidys
C.I.15.251.025
Ciudad Bolívar, Noviembre 2011
2
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO PROYECTO DE CARRERA ADMNISTRACIÓN Y CONTADURIA
COORDINACIÓN DEL PROGRAMA DE PASANTÍA
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA COORDINACIÓN
DE ORDENACION DE PAGOS, EN LA ALCALDIA DEL MUNICIPIO HERES,
CIUDAD BOLÍVAR – ESTADO BOLÍVAR
(Informe de Pasantía presentado como requisito para obtener el título de:
Técnico Superior Universitario en Administración de Empresa.)
Ciudad Bolívar, Noviembre 2011
Tutor Industrial: Tutor Académico: Lic. Vidalina Jiménez Julisa Solís
3
DEDICATORIA
Primeramente a mi Dios Todopoderoso, quien me guio por el camino del
conocimiento y la sabiduría.
A mi madre quien con su esfuerzo y dedicación, ha sido y será siempre mi
punto de apoyo principal, ya que gracias a ella poco a poco he alcanzado mis metas
y mis objetivos. Y pese a todas las trabas que nos presenta el destino ha sabido
guiarme y darme un concejo en todo momento. Madre este logro es de las dos y
cada vez que mi labor como profesional quede plasmada en los confines del campo
laboral, allí estará el fruto de tu esfuerzo.
A mi hija quien es la ternura que me hace sonreír y el pilar que me fortalece
para seguir adelante, para que en una mañana sirva como espejo que refleje su
futuro. Y mi niño que estas en el cielo.
A mi esposo quien ha estado a mi lado dándome valor y fuerzas para
continuar adelante venciendo los obstáculos que en el camino se nos presenta para
alcanzar el éxito.
A todas aquellas personas que de una u otra manera me aportaron sus
conocimientos y experiencias; y a todos aquellos Bachilleres que al igual que yo,
seleccionaron esta carrera.
A todos los quiero.
Yuswaidys García.
iii
4
AGRADECIMIENTO
Reconozco la valiosa ayuda del personal que labora en la Alcaldía de Heres,
por haberme brindado las facilidades necesarias para realización de mis pasantías.
Muy especial a la Lic Vidalina Jiménez por haberme brindado las instalaciones
y área de trabajo, para cumplir con el requisito para optar al título de Técnico
Superior Universitario, como es el periodo de pasantías.
A las Sra. Norbis Rebolledo y a la Sra. Omelis Leal, por haberme guiado con
su experiencia y asesoría plena, brindándome confianza y enseñanza en el
desarrollo de las actividades laborales durante mi estadía en la Coordinación de
Ordenación de Pagos.
A todas aquellas personas que con esfuerzo y dedicación han observado paso
a paso el logro de este objetivo.
A todos gracias.
iv
5
ÍNDICE
Pág.
Dedicatoria…………………………………………………………………... iii
Agradecimiento……………………………………………………………… iv
Índice General………………………………………………………………. v
Introducción…………………………………………………………………. 7
PP
CAPITULO I
IDENTIFICACION DE LA ORGANIZACION
1.1 Nombre de la Organización………………………………………………….. 10
1.1.1 Ubicación de la Organización……………………………………………… 10
1.1.2 Reseña Histórica de la Organización……………………………………... 10
1.1.3 Importancia del contexto Económico y Social…………………………… 13
1.2 Filosofía de la Gestión……………………………………………………….. 13
1.2.1 Objetivos de la General de la Organización……………………………… 14
1.2.2 Políticas………………………………………………………………………. 14
1.2.3 Misión………………………………………………………………………... 14
1.2.4 Visión…………………………………………………………………………. 15
1.2.5 Estructura General de la Organización (Organigrama)………………… 15
1.2.6 Descripción de la Estructura Organizativa
1.2.6.1 Dirección General…………………………………………………………
1.2.6.2 Cámara Municipal…………………………………………………………
1.2.6.3 Sindicatura Municipal……………………………………………………..
1.2.6.4 Secretaria Municipal………………………………………………………
1.2.6.5 Contraloría Municipal……………………………………………………...
1.2.6.6 Dirección de Administración……………………………………………...
1.2.6.7 Instituto Municipal de Transporte………………………………………..
1.2.6.8 Dirección de Planificación y Presupuesto………………………………
1.2.6.9 Dirección de Hacienda Municipal………………………………………..
1.2.6.10 Dirección de Turismo y Recreación……………………………………
17
17
17
17
17
18
18
18
18
19
19
v
6
1.2.6.11 Dirección de Educación…………………………………………………
1.2.6.12 Dirección de Personal…………………………………………………...
1.2.6.13 Dirección Social………………………………………………………….
1.2.6.14 Dirección de Cultura……………………………………………………..
1.2.6.15 Dirección de Servicio Públicos………………………………………….
1.2.6.16 Dirección de Desarrollo Social………………………………………….
1.2.6.17 Dirección de Desarrollo Urbano………………………………..………
1.3 IDENTIFICACION DEL DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZO LAS
PASANTÍAS.
1.3.1 Descripción de la Estructura Organizativa de la Unidad………………...
1.3.2 Personal Adscrito y funciones realizadas…………………………………
1.3.2.1 Jefa del Departamento de Ordenación de Pagos………………...……
1.3.2.2 Transcriptora de Datos……………………………………………………
1.3.2.3 Analista de Retenciones………………………………………………….
1.3.3 Estructura del Departamento……………………………………………..
19
20
20
20
20
21
21
21
21
22
22
22
23
CAPITULO II
ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LAS PASANTÍAS
2.1 Proceso de las Pasantías
2.1.1 Objetivos General de la Pasantía…………………………………………. 25
2.1.2 Objetivos Especifico de la Pasantía………………………………………
2.2 Actividades Realizadas……………………………………………………..
2.2.1 Descripción de las Actividades……………………………………………
25
25
26
CAPITULO III
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones……………………………………………………………………….. 35
Recomendaciones…………………………………………………………………. 36
ANEXO
Plan de Trabajo……………………………………………………………………. 38
vi
7
INTRODUCCIÓN
La administración es una actividad de máxima importancia dentro del que
hacer de cualquier empresa, ya que se refiere al establecimiento, búsqueda y logro
de sus objetivos. Por ello, estas últimas en cualquier organización, son tareas
además de retadoras, productivas para cualquier tamaño de empresa. En la
actualidad la administración de empresas se dividen para su estudio en cuatro
funciones (actividades ejecutadas por los administradores en el ejercicio de sus
cargos): la planeación, la organización, la dirección y el control.
La finalidad de este informe es dar a conocer la experiencia laboral puesta en
práctica en la coordinación de Ordenación de Pagos en la Alcaldía de Heres., para
poder optar por el Título de Técnico Superior Universitario en Administración de
Empresas, partiendo de la experiencia propia del contexto donde se desenvuelve, y
conformada por la institución educativa, el campo laboral y medios informales.
Teniendo como base la formación académica que se imparte en Universidad
Nacional Experimental de Guayana.
El desarrollo de la pasantía se llevó a cabo, en la Alcaldía de Heres.
Específicamente en la Coordinación de Ordenación de Pagos, que se encarga de
las operaciones que tiene por objeto satisfacer las obligaciones contraídas mediante
las oportunas salidas de fondos del Tesoro Público, para hacer afectiva por parte de
la Administración Autonómica una obligación de pago previamente reconocida a
favor de una determinada persona o entidad. Y los procedimientos administrativos
de gestión presupuestaria como la serie compleja de actos y controles a través de
los cuales se realiza el gasto público.
Este Informe de Pasantía forma parte integral de la educación,
específicamente en el área de Administración de Empresa. A través de la Pasantía,
se pretende dar a conocer las actividades realizadas en el Departamento de
Ordenación de Pagos., Este Informe de Pasantías se encuentra constituido por tres
(3) capítulos.
8
CAPÍTULO I, se refiere a la referencia de la empresa, reseña histórica, su filosofía
de gestión, objetivos, estructura y descripción funcional de la misma.
CAPÍTULOII, Se muestra las actividades realizadas en el periodo de las mismas.
CAPITULO III Para finiquitar las conclusiones a las que se llego durante el tiempo
en que se realizo las pasantías y recomendaciones dadas a la empresa para que
siga con un funcionamiento eficaz.
9
CAPITULO I
IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
1.1 Nombre de la Empresa.
Alcaldía del Municipio Autónomo de Heres es una unidad política, primaria y
autónoma dentro de la Organización de la Nacional, tiene personalidad jurídica, su
representación la ejercen los diferentes organismos determinados por la ley
Orgánica de Régimen Municipal, como por sus ordenanzas, la representa el Alcalde,
Sindico Procurador, el Controlador, los Directores y demás funcionarios que hacen
vida dentro de este organismo.
1.1.2 Ubicación
La Alcaldía Autónomo de Heres se encuentra ubicada en la calle igualdad
cruce con calle Concordia del sector Casco Histórico de Ciudad Bolívar, Estado
Bolívar.
1.1.3 Reseña Histórica
La institución de la alcaldía como poder ejecutivo local del Municipio, tiene su
origen en los mismos tiempos de la colonia, cuando se fundó la capital de la
Provincia de Guayana y que luego adopto otros nombres el 21 de Diciembre de
1595, con el nombre de Santo Tomas de la Guayana; posteriormente adopto el
nombre de Santo Tomas de Angostura del Orinoco, hoy Ciudad Bolívar.
Entonces el gobernador vitalicio Antonio Barrio, creo en primer Ayuntamiento
o Cabildo, integrado por un primer Alcalde, un segundo Alcalde y siete (7) regidores
que eran los que son hoy concejales.
De manera que desde el siglo XVII prácticamente data la figura de la Alcaldía,
electo por la comunidad y el cual ejerce funciones político-Administrativas dentro de
la ciudad o jurisdicción municipal.
Luego de la campaña que libera a la provincia de Guayana del poder realista,
el Libertador Simón Bolívar por decreto del 6 de Octubre de 1817 crea la
10
Municipalidad de Angostura con un Presidente que viene siendo el Gobernador
político de la Provincia, seis Regidores, un secretario y el Escribano electo a
perpetuidad.
De manera que la República absorbe la figura colonial del Alcalde y de
Regidores que viene siendo lo que hoy son los concejales, pero con dobles
funciones perteneciente a las ramas ejecutivas. El primer Alcalde de la capital de
Guayana en tiempos de la República fue Juan Vicente Cardozo. Los miembros de la
municipalidad fueron electos el 8 de diciembre de 1817 y tomaron posesión el 1 de
enero de 1818. Además de Cardozo integraban la Municipalidad, Lorenzo Lezama,
José Luis Cornieles, José Tomas Machado, Felipe Delepiani, Guillermo Grillet
Tomas. Secretario Casiano Bezares.
Posteriormente a la separación de Venezuela de la Gran Colombia en 1830 y
a lo largo del proceso de la reestructuración de Venezuela como República
Independiente, se crea la figura del alcalde, que es sustituida por el Presidente
Municipal que dura hasta 1989, debido a que el 15 de junio el Congreso Nacional
dicta la Ley Orgánica de Régimen Municipal (Gaceta 4.109) que restaura la figura
del Alcalde.
El concejo Municipal fue creado el 5 de febrero de 1899, el primer Presidente
fue el Dr. Machado Núñez, el vicepresidente Dr. García Romero León, el Bachiller
Silva, entre otros. Estos se reunión con el fin de discutir temas relacionados con
terrenos ejidos municipales, matrimonios, ayuda de hospitales, problemas de
parroquias, iglesias, entre otros; conjuntamente con el jefe Civil. La sede antigua del
concejo Municipal se encuentra en la calle Igualdad, actual Biblioteca Rómulo
Gallegos.
En 1899, se reúnen en el salón de sesiones especiales para discutir el
presupuesto de empleados y obreros de la municipalidad, también para tratar
asuntos de gastos de alumbrados públicos, parques y jardines, ornamentos de la
Ciudad, para pilas de diferentes sectores o sitios de la Ciudad, por ejemplo: Casa de
San Isidro, cerca del Obelisco y la calle Pilar de esta Ciudad, también para hacer
11
diques de la ciudad. El 02 de Diciembre de 1890, conforman la cámara Municipal de
Ciudad Bolívar, el presidente Marcelino Hernández, el procurador Luis Afanador y
otros miembros que se nombran para recaudar (Tesoreros), para que guardan el
dinero de los diferentes representantes de negocios, lanchas y otras mercancías
que traen de diferentes partes del país.
El 15 de Enero de 1915, se abrió la sesión bajo la Presidencia de José Tadeo
Ochoa, primero y segundo vicepresidente Dr. Antonio García Romero, Dr. Rafael
Carrillo León. Aprobaron la Tercera Ley de Código de la Policía Municipal y
nombraron nuevos inspectores y se abrieron nuevos libros para la misma; y se
nombro nuevo regidor del Mercado Municipal.
En 1940, acuerdo N° 02, Concejo Municipal en uso de sus atribuciones
legales y de acuerdo a los resultados del día 10 de los corrientes se cumple la toma
de Posesión del señor Rómulo Betancourt, considerando que este indicio del
Gobierno Constitucional es el primer tramo del camino a seguir a los gobiernos de
fuerzas por votación popular.
Actualmente, el Gobierno Municipal, conforme que esta ley vigente se ejerce
por un Alcalde y un Concejo Municipal.
La denominación oficial del órgano ejecutivo del Municipio es la Alcaldía. Al
Alcalde le corresponde presidir las sesiones del Concejo Municipal. Con voz y voto,
y durante su ausencia lo suple el vice-presidente de la municipalidad.
Para mejor desempeño del Gobierno Municipal, la Alcaldía se ha organizado
de la siguiente manera: Dirección Superior del Municipio, Seguridad y Defensa,
Turismo y Recreación, Transporte y Salud, Desarrollo Social y Participación,
Seguridad Social, Desarrollo Urbano y Servicios conexos, de los cuales depende la
División de Catastro adscrita a la Ingeniería Municipal.
Los alcaldes del Municipio Heres desde 1990 hasta ahora han sido: Jorge
Carvajal Morales (1990 – 1993); Dr., Leonel Jiménez Carupe (1993 – 1996) Lic.
12
Héctor Barrios (1196 – 1999); Dr. Lenin Figueroa Chacin (1999 - 2008); Yusi Víctor
Fuenmayor.
1.1.4 Importancia en el contexto Económico Social
La Alcaldía del Municipio de Heres, para la gestión de sus intereses y el
ámbito de sus competencias, puede promover toda clase de actividades y prestar
servicios públicos que contribuyan a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la
comunidad.
Son indispensables los esfuerzos que presta la Alcaldía de Heres para
mejorar el desarrollo económico y social de la Ciudad. Su Organización es esencial
para el logro de sus objetivos, ya que esta se apoya en una estructura organizativa
para llevar a cabo todas las funciones para la cual fue creada.
1.2 Filosofía de Gestión
Atención a la problemática social de los distintos sectores del Municipio y los
problemas comunitarios de las personas naturales.
Entregar donaciones a la comunidad y ciudadanos en general, para cubrir
necesidades en aéreas como deportes, salud, educación, construcción,
consolidación de barrios y ayudas económicas.
Coordinación y distribución de las distintas actividades concernientes a la
Alcaldía, a todas las direcciones municipales bajo la supervisión de la
Dirección General.
Decisiones en formas de recomendaciones y recursos jerárquicos de actos
administrativos municipales, así como decisiones en uso de la potestad de
autoridad del Ciudadano Alcalde.
Reuniones y asambleas con distintos representantes de la autoridad civil y la
representación laboral municipal en la búsqueda de soluciones a
problemáticas e interrogantes.
Enlace con los organismos nacionales e internacionales que presten ayuda a
los Municipios, para el desarrollo de actividades de atención a la comunidad.
13
Dictar reglamentos, decretos, resoluciones y demás actos administrativos de
la entidad.
Ejecutar y dirigir e inspeccionar los servicios públicos y obras que realice la
municipalidad.
Someter a consideración al Concejo los planes y programas de trabajo, de
gestión local, así como proyectos de ordenanzas de presupuesto de ingresos
y gastos de acuerdo a las normas previstas en el ordenamiento Jurídico
Municipal.
1.2.1 Objetivos General
Mejorar progresivamente la calidad de vida y bienestar del ciudadano,
mediante la prestación de los servicios de salud, Educación, protección de los
derechos de los ciudadanos en especial a los niños y niñas, Servicios Públicos y
todos aquellos que sean necesarios para crear condiciones tendentes al logro del
desarrollo y progreso sostenido, garantizando la estabilidad social, económica,
política, y promoviendo la participación ciudadana.
1.2.2 Políticas
Garantizan a los habitantes del municipio la prestación de servicios,
promoviendo la participación de la ciudadanía en la búsqueda de una mejor
calidad de vida.
Organización destinada a la consolidación de los valores de la ciudadanía.
Ofrece información de ordenamiento jurídico, asistencia a la comunidad,
registros civiles y más.
Brindan a los habitantes del municipio Heres servicios que mejoren su
calidad de vida y satisfagan sus necesidades.
1.2.3 Misión
La Alcaldía del Municipio Autónomo Heres del Estado Bolívar, tiene como
misión o razón de ser, primordialmente, tratar por los medios necesarios de
14
encontrar el cambio que conduzca a la comunidad de Ciudad Bolívar hacia el
desarrollo económico, político, social y cultural. De esta manera la institución logrará
mejorar la calidad de vida de la ciudadanía, a través de la promoción de actividades
dirigidas a satisfacer la producción de bienes y servicios, que sirvan de apoyo y
ayuda a las personas que integran este municipio.
1.2.4 Visión
Su visión futurista se concentra en que Heres será un municipio encaminado
al desarrollo de la sociedad, económica, la política y la cultura, a través de las
diferentes actividades realizadas con deseos de progreso y bienestar social.
1.2.5 Estructura General de la Organización (Organigrama)
La Alcaldía de Heres, es una empresa con una estructura organizacional
vertical, con jerarquías marcadas de mando. La clase subordinada de empleados
reporta a su jefe de departamento sus tareas inmediatas, sin embargo, existe
gerencias intermedias de mando tales como el Dirección Sectorial Servicio
Administrativos y Finanzas, Dirección Sectorial de Infraestructura Servicios y
Transporte, Dirección Sectorial de Gestión Social, Dirección Sectorial de Seguridad
y Prevención, Dirección Sectorial de Salud, Educación, Juventud y Deporte. Que se
encargan de guiar las operaciones por áreas departamentales y reportarlas a sus
superiores.
El punto más alto de mando es el Alcalde, posteriormente el Director General,
Sindicatura y Auditoría Interna y luego los Departamento de cada Dirección que se
mencionan anteriormente, El tipo de organigrama utilizado es vertical por ende está
representado por medio de una pirámide Jerárquica, desplazándose las unidades
según su jerarquía, de arriba hacia abajo, con una graduación jerárquica
descendente, mostrando en cada uno de sus niveles las Divisiones que la
conforman, así como también las líneas de comunicación que deben respetar y
seguir quedando estructurado de la siguiente manera:
15
Fuente: Alcaldía de Heres
ALCALDIA DEL MUNICIPIO HERES ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Dirección Secretaría del
Despacho
Dirección Secretaría del Despacho
Gerencia Ejecutiva de Comunicación Institucional
A L C A L D E
Dirección General Gerencia Ejecutiva de Recursos Humanos
Gerencia Ejecutiva de Análisis Estratégico y Control de Gestión
Gerencia Ejecutiva de Planificación y Presupuesto
Gerencia Ejecutiva de Tecnología de Información
Fundación de Acción Social
Municipal
Gerencia Ejecutiva Servicios Municipales
Coordinación de Registro
Civil
Unidad de Inquilinato
Unidad de Imagen
Unidad de Medios
Coordinación de Protocolo
Coordinación Captación y Desarrollo
Coordinación de asuntos laborables
Unidad de Gestión de Campo y
Cooperación Técnica
Unidad de Procesos
Organizacionales
O Y M- D.O
Unidad de Control
de Gestión
Coordinación Planificación y Presupuesto
Unidad de Software Unidad de Hardware
Mantenimiento Saneamiento Ambiental
Servicios
Dirección Sectorial Serv. Administrativos
Y Finanzas
Dirección Sectorial de Infraestructura, Servicios
Y Transporte
Dirección Sectorial De
Gestión Social
Dirección de Hacienda Municipal
Dirección Sectorial De Seguridad
y Prevención
Sindicatura
Auditoría Interna
C OO R D I N A C I O N E S
Funviheres
Instituto Municipal de Transporte
Instituto Municipal Indígena
Dirección de Cultura
Dirección
de Turismo
Asesoría Legal
Fiscalización y Auditoria
Licores
Liquidación
Control de Contribuyente
s
Coordinación de Archivo
Tributario
Tesorería
Contabilidad
Compras y Suministros
Bienes Municipales
Ordenación de Pago
Catastro Y
Tierras
Obras Municipales
Planificación
Urbana
Proyectos de
Desarrollo
Local
Coordinación Participación Ciudadana
Dirección Sectorial de Salud,
Educación, Juventud y
Deporte
Instituto Municipal
de Deportes
Coordinación
de Salud Coordinación de
Educación
Coordinación de
Juventud
Instituto de Policía
Municipal
Dirección del Cuerpo de Bomberos
Municipales
Coordinació
n Oficina
Municipal
Antidroga
OMA-Heres
a
Coordinación
Prevención de
Desastres
Oficina de la Mujer
Oficina de Atención
Ciudadanía
Coordinación
Economía Popular
Coordinació
n Ejecutiva
del
CMDNNA
Unidad Protección
Usuario
Unidad Abastecimiento
y Mercados
Unidad de Promoción
Agrícola
15
16
1.2.6 Descripción de la Estructura Organizativa
1.2.6.1 Dirección General
Esta dirección está a cargo de un Director General, le corresponde cumplir y
hacer las funciones que determine el manual de organización de conformidad con lo
establecido en las leyes, ordenanzas, reglamentos, normas y procedimientos de la
alcaldía. La gestión diaria de la Alcaldía esta a su cargo y por delegación podrá
desempeñar las funciones del Alcalde o Director de alguna de las direcciones.
1.2.6.2 Cámara Municipal
La Cámara Municipal constituye la norma deliberante del Gobierno Municipal,
cuya misión es legislar por las materias de competencias del Municipio y ejercer el
control de la rama ejecutiva del Gobierno Municipal en los términos establecidos en
la Ley Orgánica de Régimen Municipal.
1.2.6.3 Sindicatura Municipal
La Sindicatura Municipal está a cargo de un Sindico Procurador, le
corresponde cumplir con lo establecido en el Capitulo 3, Sección Segunda de la Ley
Orgánica Municipal vigente.
Corresponde al Sindico Procurador el representante y defender, judicial y
extrajudicial, los intereses del Municipio Heres.
1.2.6.4 Secretaria Municipal
El Concejo Municipal cuenta con una Secretaria Municipal a cargo de un
secretario, cuya misión es asistir a la Cámara Municipal en cumplimiento a lo
dispuesto en el artículo 84 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal vigente.
Las unidades Organizativas que se señalan a continuación, tienen rangos de
direcciones y divisiones con el jefe que remitirá actividades a su cargo en materia de
su competencia y tendrá voz en las deliberaciones que se generan al respecto.
17
1.2.6.5 Contraloría Municipal
La Contraloría Municipal es el ente contralor del Gobierno Municipal, cuya
misión es ejercer de conformidad con la Ley Orgánica de Régimen Municipal y la
ordenanza respectiva, el control, vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos de
bienes públicos, así como de las operaciones de las mismas.
1.2.6.6 Dirección de Administración
Esta dirección es una unidad organizativa, bajo la responsabilidad de un
Administrador, que ejerce el control de los pagos por conceptos de obras, como
valuaciones, variaciones, anticipos, pagos por facturas, entre otros. Cuenta con tres
(3) divisiones y una unidad a su cargo:
División de Tesorería.
División de Contabilidad Fiscal.
División de Compras de Suministro y Registro de Bienes.
Unidad de Ordenación de Pagos.
1.2.6.7 Institución Municipal de Transportes
Tiene la responsabilidad de las gestiones del servicio de transporte público
colectivo y por puestos canalizar las condiciones para un mejor servicio.
1.2.6.8 Dirección de Planificación y Presupuesto
Es una unidad organizativa que se encarga de realizar el presupuesto general
y los estados financieros de esta institución.
1.2.6.9 Dirección de Hacienda Municipal
Es una unidad que se rige por varias ordenanzas, entre las que se destacan la
Ordenanza sobre Patente de Impuesto de Industria, Comercio, Servicio y
18
Actividades Similares; y leyes nacionales como el Código Orgánico Tributario para
ejercer y recaudar ingresos de impuestos, vigilancia y fiscalización de operaciones
relativas a las mismas. Cuenta con cuatro divisiones:
División de Registro y Control del Contribuyente.
División de Recaudación.
División de Auditoria.
1.2.6.10 Dirección de Turismo y Recreación
Tiene la responsabilidad de estimular, promover y controlar la actividad
turística y recreativa del Estado Bolívar, mediante el estudio, elaboración,
coordinación y ejecución de programas y proyectos de inversión pública, privada o
mixta, y la realización de actividades necesarias para el fomento y desarrollo del
turismo estadal.
1.2.6.11 Dirección de Educación
Esta división funciona específicamente para llevar el control de las escuelas
adscritas a la Alcaldía de Heres. Y cuenta con:
Servicios de Educación Preescolar y básica.
División de Deportes.
Servicios de Difusión Cultural.
1.2.6.12 Dirección de Personal
Esta unidad lleva el control de emplear, remover, registrar la información e
instrucción de todo el personal adscrito a este organismo. Cuenta con dos divisiones
y una unidad:
División de Recursos Humanos.
División de Asuntos Laborales.
19
1.2.6.13 Dirección de Social
Esta tiene la responsabilidad de todo lo relacionado en materia de asistencia
social, pensiones, jubilaciones, redacción de partidas de nacimientos, cartas de
solterías, de residencias, entre otros. Cuenta con dos (2) divisiones:
Registro Civil.
Coordinación de Comunicaciones Urbanas.
1.2.6.14 Dirección de Cultura
Tiene a su cargo todo lo relacionado con el aspecto cultural, biblioteca,
museo, canto, ferias populares, acervo histórico y otros.
1.2.6.15 Dirección de Servicios Públicos
Esta tiene una gran responsabilidad por encargarse del estudio y ejecución de
obras y todos los servicios de competencia municipal (cementerio, mercados,
mataderos, aseo urbano, áreas verdes, electricidad, entre otros.). Cuenta con:
Abastecimiento y Mercadeo.
División de Mantenimiento.
Administración del Matadero.
Coordinación del aseo Urbano.
Coordinación de Servicios Especiales.
Coordinación de Cementerios.
1.2.6.16 Dirección de Desarrollo Local
Tiene la responsabilidad de aperturas los fideicomisos, obras, entre otras
actividades. Esta dirección cuenta con:
División de Informática.
20
1.2.6.17 Dirección de Desarrollo Urbano
Tiene a su cargo la responsabilidad del plan de ordenamiento urbanístico de la
ciudad. Cuenta con tres (3) divisiones:
División de Región Urbana.
División de Catastro.
División de Obras municipales.
Servicios Ambientales.
1.3 IDENTIFICACION DEL DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZO LA
PASANTIA
1.3.1 Descripción de la Estructura Organizativa de la unidad
La Coordinación de Ordenación de Pagos es donde se lleva un estricto control
y registros de todas las órdenes y solicitudes de pagos realizadas en la
organización. Este es uno de los departamentos financieramente más importantes
que posee la Alcaldía de Heres debido a que es el encargado de procesar todo lo
concerniente a desembolsos, por lo cual debe existir un buen funcionamiento con la
finalidad de que las ordenes y solicitudes de pagos se realicen lo más rápido posible
para su respectivo recorrido y aprobación.
1.3.2 Personal Adscrito y Funciones Realizadas
La Coordinación de Ordenación de Pagos de la Alcaldía de Heres, tiene a su
cargo el siguiente personal un (1) Jefe de la Oficina de dicho departamento, (1)
Transcriptora de Datos (Registros) y (1) Analista de Retenciones, cuyas funciones
dependen de las actividades asignadas al cargo desempeñado.
21
1.3.2.1 Jefa del Departamento Ordenación de Pagos:
Coordinar el proceso de emisión de órdenes de pagos y cheques.
Conformar las órdenes y demás información que se genera.
Registro de custodia cuentas por pagar.
Proporcionar información que requieran a los demás departamentos.
Supervisar las actividades del personal adscrito a la unidad.
1.3.2.2 Transcriptora de Datos (Registro):
Transcribir las solicitudes de pagos y cheques en el sistema.
Anular a través de oficios las ordenes de pagos y los cheques.
Imprimir reporte de las órdenes de pagos y los cheques emitidos.
1.3.2.3 Analista de Retenciones:
Calcular el Impuesto Sobre la Renta (I.S.L.R.) a los diferentes entes que
presten servicios a la Alcaldía del Municipio Heres.
Calcular el Impuesto al valor Agregado (I.V.A.) dependiendo del tipo de
contribuyente.
Actualizar los registros de los contratos.
Verificar las nominas antes de su elaboración, aplicar las retenciones de
embargos a trabajadores de acuerdo a lo establezca el Tribunal de
Protección del Niño y del Adolecente.
Llenar la retención mensual de los pagos a terceros, Seguro Social
Obligatorio (S.S.O.), Ley Política Habitacional (L.P.H.), Seguro de paro
Forzoso (S.P.F.), Fondo de Pensión y Jubilación (F.P.J.).
Elaboración información que se debe presentar al Seniat sobre los
impuestos, (Esta relación se hace mensual).
Elaborar Informe mensual sobre Impuesto Regional 1 x 1000 que es enviado
a Tributos Bolívar.
22
1.3.3 ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO
De acuerdo a las funciones que realiza este departamento, la estructura
organizativa se encuentra estructurada verticalmente siguiendo el orden Jerárquico
de la siguiente manera:
Organigrama Funcional de la Coordinación de Ordenación de Pagos de la
Alcaldía Autónomo del Municipio Heres.
Fuente: Alcaldía de Heres
Jefa de la Unidad de
Ordenación de Pagos
Lic. Vidalina Jiménez
Transcriptora de
Datos (Registros)
Omelis Leal
Analista de
Retenciones
Norbis Rebolledo
23
CAPITULO II
ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LAS PASANTÍAS
2.1 Proceso de la Pasantía.
2.1.1 Objetivo General de la Pasantía.
Describir las actividades ejecutadas en la Alcaldía de Heres, en la
Coordinación de Ordenación de Pagos, Ciudad Bolívar- Estado Bolívar
2.1.2 Objetivos Específico de la Pasantía.
Recibir las Obras de diferentes Empresas Contratistas que llegan a la
Coordinación de ordenación de pago, las cuales son enviadas de la
Dirección de Desarrollo Urbano.
Retenciones de Impuesto Sobre la Renta (I.S.L.R.) y las Actividades
Económicas a las facturas de servicios y compras, que ingresen a la
coordinación de ordenación de pagos.
Revisar y recibir los documentos que lleguen de las distintas dependencias
de la Alcaldía de Heres.
Archivar las Órdenes de Pagos.
Llevar un control de las entradas y salidas de los cheques y Órdenes de
Pagos enviadas a la dirección de Administración.
Organizar en el archivo las órdenes de pagos en custodia.
Cargar las nominas del personal contratado, al Sistema Administrativo
Financiero para la Alcaldía (S.A.F.A.).
Ingresar al Sistema Aplicaciones y Productos en Procesamiento de datos
(S.A.P.), los cheques de los diferentes proveedores que soliciten de la
Dirección de Administración.
2.2 Actividades Realizadas.
Las actividades realizadas durante el período de pasantías se llevaron a cabo
en la Alcaldía de Heres, en la Coordinación de Ordenación de Pagos, bajo la
supervisión constante de la Jefa del departamento en cuestión. El proceso de
24
ejecución de pasantías se inicia con el ingreso del pasante a la organización, un
recorrido por las instalaciones para el reconocimiento de las distintas áreas que
comprenden la organización y del personal que allí labora.
Con la intención de fortalecer los conocimientos adquiridos durante el
desempeño de las actividades académicas, y teniendo en cuenta que la Unidad de
Ordenación de Pagos tiene una extensa gama de actividades, las cuales son vitales
para el buen funcionamiento de la organización, y que están acorde con el nivel
requerido para obtener el Título de Tecnólogo en Administración de Empresas. Las
actividades que fueron realizadas en un periodo de ocho (8) semanas son las
siguientes:
2.2.1 Recibir las Obras de diferentes Empresas Contratistas que llegan en a
la Coordinación de Ordenación de Pago, la cuales son enviadas de la
Dirección de Desarrollo Urbano.
Las Obras de las Cooperativas de la Alcaldía de Heres son asignaciones
destinadas a la creación de la infraestructura física mediante la realización de un
servicio como Asfaltado, Achicar Subideros (Pozos Sépticos), Desbastar los arboles
en la vía pública, alumbrado de las avenidas, y todos aquellos otros servicios que
contribuyan a la formación del Estado.
Para realizar esta actividad se verifica que las fianzas de las Obras, se
encuentren en el departamento. Si no se encuentra la fianza se devuelve las
carpetas al departamento de Desarrollo Urbano. Si estas Fianzas se encuentra se
procede a verificar si son anticipos o valuaciones para realizarles las retenciones
correspondiente, es decir. Toda obra lleva el 1% de actividad económica y 2% de
Impuesto Sobre la Renta (I.S.L.R.), y si pasa el monto de 194.000 lleva el 3% de
Responsabilidad Social (R.S.). Las obras que sean anticipos no se le sacan
retenciones.
Luego de rectificar que las obras cumplan con los requisitos antes
mencionados y el monto se encuentre bien, tanto en las fianzas como en el contrato,
se procede a la realización de la orden de pago.
25
2.2.2 Retenciones del Impuesto sobre la Renta (I.S.L.R.) las actividades
económicas de Ordenes de servicios y compras, que ingresen a la
coordinación de Ordenación de Pagos.
Cuando se recibe una factura de servicio como, Alquileres de locales, Eventos
de Festejos, Publicidad y Propaganda, entre otros. Se le retiene la actividad
económica dependiendo el tipo de servicio prestado, es decir, los alquileres se le
retiene el 2 % de Actividad Económica (A.E.), Los eventos de festejos 1% de
Actividad Económica (A.E.), Publicidad y Propaganda 1% de Actividad Económica
(A.E.) entre otros. Establecido en la Ordenanza de Impuestos sobre Actividades
Económicas de Industria, Comercio, Servicios o de Índole Similar, Municipio Heres-
Estado Bolívar. Gaceta Extraordinaria No. 0328, Ciudad Bolívar, 23 de Noviembre
de 2009.
Las facturas de servicio llevan 2% de Impuesto Sobre la Renta (I.S.L.R.),
cuando es un servicio de Alimento no se le retiene el Impuesto sobre la Renta solo
se retiene el 1% de Actividad Económica (A.E.) establecido en la Gaceta Oficial N°
38.628. De dicho impuesto.
Igualmente llegan órdenes de servicios a las cuales se les sacan impuestos, si
son naturales se le saca el 1% de Actividad Económica (A.E.), se le resta 63.33 y si
es arrendamiento el 3% de Actividad Económica (A.E.) restándole 189.99 al monto.
Una vez realizado la retención a las órdenes de servicios y de compras se
procede a la ejecución de la orden de pago, Para ser firmada y darle la autorización
para el pago correspondiente.
2.2.3 Revisar y recibir los Documentos que lleguen de las distintas
dependencias de la Alcaldía de Heres.
Al momento de recibir los documentos como Fianzas, Facturas de Compras y
Servicios, Oficios de contraloría, sindicatura entre otros, de cualquier departamento
se revisa que los datos detallados en el documento concuerden con el libro del
26
departamento, se procede a la firma del libro, colocándole firma, fecha y hora tanto
en el libro como en el documento que se recibe, a este último se le coloca un sello.
Este es un control que se realiza para mantener el orden de los documentos
que se reciben de los distintos departamentos.
2.2.4 Ordenar y Archivar las ordenes de Pagos
Una vez transcriptas y registradas en el sistema las Ordenes de Pagos, se
hace una revisión para asegurarse de que toda la información haya sido copiada en
el sistema correctamente y coincidan el serial de la misma, codificación, número de
factura, entre otros,.
Luego de ser revisadas las órdenes de pagos, se ejecuta la impresión de las
mismas para después ser clasificadas. Las órdenes de pagos tienen tres copias,
amarilla, rosada y azul, cuando las órdenes son validas, solo quedan las de color
rosadas y azul. Las rosadas son enviadas mediante comunicaciones a la
Coordinación Contabilidad Fiscal y las azules quedan en los archivos que lleva la
coordinación, para que luego la Dirección de Auditoria verifique por trimestre, y en
caso de ser anuladas se le coloques a la azul y la original junto con la amarilla y
rosada se guardan en los archivos.
Los vauchers en los que se emiten los cheques poseen tres copias una
amarilla, verde y rosada, quedando solo la copia rosada la cual se archiva, y el
cheque se lleva a la Dirección de Administración, para las firmas y luego baja a la
Coordinación de Tesorería donde se le entrega al beneficiario.
Es importante indicar que estas copias de los cheques y copias de órdenes
son enviadas por medio de un oficio para las diferentes oficinas y esto se realiza
semanalmente con el fin que los mismos lleven en el control y realicen los trámites
respectivos.
27
2.2.5 Llevar un control de los Cheques y Órdenes de Pagos enviados a la
Dirección de Administración.
Las órdenes validas son enviadas a la Dirección de Administración para su
respectivo recorrido y aprobación, en el caso de los cheques emitidos ya están listos
para su cobro, pero también son enviados para la Dirección de Administración que
es la encargada de enviarlos a la Dirección de Tesorería.
El control de las órdenes y los cheques se lleva mensualmente, es decir, cada
mes hay que hacer una carpeta con el nombre de Relación de cheque, órdenes
emitidas durante el mes correspondiente. Estas se realizan por separados, y el
orden que deben llevar es por el número de control que se le da por medio del
sistema tanto los cheques como a las órdenes, esto es importante porque al
momento de requerir una información y el computador no esté disponible se puede
recurriré a estas carpetas, por lo cual se requiere que estén en perfecto orden y si
falta algún comprobante notificarle a la transcriptora de datos para que sean
impresas.
2.2.6 Organizar en el archivo las órdenes de pagos en custodia.
En la coordinación de ordenación de pagos existen tres (3) archivos: el
primero donde se guardan, los memorándum, comunicaciones, formularios, entre
otros, enviados y recibidos de los diferentes departamentos que conforman la
Alcaldía del Municipio Heres, y demás entes u organismos públicos, este está
ordenados alfabéticamente. El segundo es donde se conservan los diferentes
contratos del año en curso y esta ordenado de acuerdo a los números de contratos
de menor a mayor, y finalmente existe un archivo que esta ordenados por carpetas
de acuerdo a cada proveedor, donde se mantienen las órdenes de pagos en
custodia el cual una mayor importancia en el ámbito contable, ya que representan
las órdenes por pagar que mantiene la Alcaldía con los distintos proveedores y
empleados.
28
Todas las órdenes de pagos procesadas en la Coordinación de ordenación de
pagos que son enviadas para sus respectivas aprobaciones a la Dirección de
administración de allí regresan a la Coordinación, para su referido resguardo, en
espera de su proceso desembolso.
Cuando se reciben en la coordinación de Ordenación de Pagos, son
entregados a la Jefa con la intensión de que sean chequeadas para verificar si estas
tienen autorización para hacerle su respectivo cheque. Es importante señalar que
las suplencias realizadas al personal que se encuentre en reposo medico,
incapacidad, no necesitan ninguna autorización, bien aquellas órdenes que no
tengan aprobación son transcriptas en Excel donde están clasificadas al igual que
en el archivo por el tipo de orden, es decir ordenes de servicios, compras,
publicaciones, donaciones, anticipos, prestaciones sociales. Estas órdenes estarán
en espera de una autorización para efectuarles sus cheques, este archivo es el que
tiene una mayor importancia en esta unidad, por lo cual debe tener un control
consecutivo.
2.2.7 Cargar las nominas del Personal Contratado en el Sistema
Administrativo Financiero para la Alcaldía (S.A.F.A.).
La Coordinación de Ordenación de pagos es responsable de incluir al sistema
Administrativo Financiero para la Alcaldía (S.A.F.A.) todas las nominas de la
Alcaldía de Heres ya que ellos realizan los descuentos a cada trabajador.
Al momento de incluir la nomina se selecciona en el sistema nominas de
contratados, se procede a la inclusión con la codificación del sueldo se busca el
nombre del personal el monto asignado, a cada uno de los trabajadores una vez
registrado el sueldo y cuadre con el total del monto que envían del departamento de
presupuesto. Se procede con los descuentos a cada uno del personal. Con una
codificación distintas al Seguro Social Obligatorio (S.S.O). Seguro de Paro Forzoso
(S.P.F.), Ley de Política Habitacional (L.P.H.), entre otros…
Una vez terminada la nomina se verifica que los montos tantos del sueldo
como los descuentos sean exactos, se procede a realizar la de orden de pago. Para
29
ser enviada a administración para su procedimiento de pago, correspondiente a la
quincena.
2.2.8 Ingresar al Sistema Aplicaciones y Productos en Procesamiento de
datos (S.A.P.), los Cheques de diferentes proveedores que soliciten de
la Dirección de Administración
Los cheques se emiten por la transacción estándar, teniendo en cuenta indicar
la vía de pago, el nombre del Banco (Guayana, Venezuela), el número de remesa y
habilitar el cheque de impresión inmediata. Se le da en el botón entrar pagos, donde
se selecciona la orden de pago que se cancelara, cuando el pago son retenciones
y/o aportes, se realiza un cheque directo, es decir que no se seleccionara ninguna
orden de pago.
Cabe señalar, que todas las actividades realizadas por el pasante fueron
supervisadas por la jefa del departamento, a fin de verificar y darle el visto bueno a
lo ejecutado antes de proceder a firmarlo.
2.3 Fundamentación Teórica 2.3.1 Fundamentación Teórica
Las bases teóricas que se relacionan con los objetivos de las actividades
realizadas durante el periodo de pasantía son las siguientes:
2.3.2 Administración
La administración consiste en Integrar y coordinar los recursos
organizacionales, tales como; personas, materiales, dinero, tiempo, espacio, etc.
para alcanzar los objetivos definidos de la manera más eficaz y eficiente posible.
Para, Fayol, H. (1972) la administración, es la disciplina que persigue la
satisfacción de los objetivos organizacionales contando para ello con una estructura
a través del esfuerzo humano y coordinado. (pág. 182)
Jiménez, W., citado por Hernández, S. (2005), define la administración como
“una ciencia compuesta de principios, técnicas y prácticas, cuya aplicación a
30
conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzos
cooperativos, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que
individualmente no se pueden lograr en los organismos sociales” (pág.5)
2.3.3 Procesos Administrativos
Toda organización por muy pequeña que sea, sin importar la actividad
económica que esta desarrolle, deben llevarse a cabo los procesos administrativos,
ya que para llevar a cabo la administración con un enfoque científico, es necesario
aplicar los procesos administrativos, en todas las actividades que han de
desarrollarse dentro de la empresa, desde su inicio hasta el final.
Para Henry Fayol (1972) creador de la Teoría del Proceso Administrativo el
concepto del proceso administrativo surge como una integración de las funciones de
planeación, organización, dirección, coordinación y control. Entorno a estas cinco
funciones pueden organizarse los conocimientos que se hallan en base a las
mismas. (p. 189)
Agustín Reyes Ponce (2005) define al proceso administrativo como un
"…proceso único, de forma continua e inseparable en el que cada parte, cada acto,
cada etapa, tienen que estar indisolublemente unidos con los demás, y que,
además, se dan de suyo simultáneamente." (p. 458)
El Diccionario de Administración de Empresas (2007) definen los procesos
administrativos como “…el conjunto de pasos técnicamente estructurados que de
manera sistemática, y a través del esfuerzo humano, coordinan los recursos para
lograr la eficiencia que permite a la empresa alcanzar sus objetivos
organizacionales”. (p.132)
De lo antes expuesto, se infiere que los procesos administrativos son la base
principal para poder administrar una organización u empresa, que sirve para
mantener un orden, lograr las metas propuestas y verificar cómo se está
desarrollando la empresa. Si no está dando resultado se deben comprobar los
procesos donde exista la falla y de ser necesario cambiar las estructuras, de cómo
31
se está manejando la empresa, ya que todo esto nos ayuda a obtener un éxito.
Estos procesos administrativos involucran cuatro fases o pases básicos que
debe cumplir una empresa u organización para su eficaz funcionamiento, entre los
que se mencionan, la planificación o planeación, organización, dirección y control.
Cabe destacar que estas fases se realizan de forma cíclica, simultánea y correlativa,
de tal manera que al faltar o fallar uno de ellos, se paraliza como tal el proceso.
2.1.1. Planeación o Planificación
Según Ferry (1972), la planeación es “Seleccionar información y hacer
suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para
realizar los objetivos organizacionales, está compuesta de numerosas decisiones
orientadas al futuro. Representa el destinar pensamiento y tiempo ahora para una
inversión en el futuro”. (p.165)
Para Reyes, A. (1960) la planificación consiste en fijar el curso concreto de
acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la
secuencia de sus operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y
números necesarios para su realización. (p.252)
Conforme a lo expuesto, se deduce que la planeación es una función de todos
los gerentes, aunque el carácter y el alcance de la planeación varían con la
autoridad de cada uno y con la naturaleza de las políticas y planes establecidos por
los superiores. Si los gerentes no se les permiten cierto grado de libertad o
discreción y responsabilidad en la planeación, no serán verdaderos ejecutivos.
La planificación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier
grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que
puede deparar el futuro de la empresa u organización, estableciendo las medidas
necesarias para afrontarlas. Sin un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen
muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cuándo ni dónde se
desvían del camino.
32
2.1.2. Organización
La organización es la segunda fase del proceso administrativo, a través del
cual, el sistema establece la división del trabajo, así como también la estructura
necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen
tanto los niveles de autoridad como de responsabilidad, se definen las funciones, los
deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas.
Fayol (1972), define la organización diciendo que consiste en dotar al
organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a través de
operaciones típicas a saber, las funciones técnicas, financieras, contables,
comerciales, de seguridad y administrativa. (p. 136)
La organización es la función de correlación entre los componentes básicos de
la empresa -la gente, las tareas y los materiales- para que puedan llevar a cabo el
plan de acción señalado de antemano para lograr los objetivos de la empresa. Este
proceso de organizar busca establecer la estructura orgánica más eficiente y eficaz,
utilizando los principios científicos de la administración.
2.1.3. Dirección
La dirección es la función ejecutiva que consiste en guiar y supervisar a los
miembros de la institución para el logro de los objetivos. La dirección implica el uso
inteligente de un sistema de incentivos más una personalidad que despierte interés
en otras personas. La dirección como parte del proceso administrativo se compone
de varios elementos, como la motivación, el liderazgo, la comunicación y la toma de
decisiones.
La dirección es trascendental dentro de cualquier empresa u organización
debido a:
Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la
planificación y la organización.
A través de la dirección se logran las formas de conducta más deseables
33
en los miembros de la estructura organizacional.
La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y,
consecuentemente en la productividad de la empresa.
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación y en la
eficacia de los sistemas de control.
Con la organización se establece la comunicación necesaria para que la
organización funcione.
2.1.4. Control
El control es la función de administración que cierra el proceso administrativo,
es la consecuencia lógica del acto de administrar, es una función indelegable de
todo cargo con responsabilidad de conducción, ya que ambos conceptos están
unidos.
Reyes, A. (2005) define el control como:
Conjunto de providencias incluidas en las estructuras y en las normas de
trabajo de una empresa para que en el desarrollo de las actividades se
produzca una comprobación, previniendo errores además de las fallas,
para proveer una información segura, proteger los bienes de la empresa,
promover la eficiencia en la operación y la adhesión a las políticas
administrativas. (p. 512)
En conclusión el control se define como un sistema de información que
permite comparar lo planeado con los resultados obtenidos a través de la gestión,
adoptando las medidas correctivas pertinentes en caso de detectarse desviaciones
significativas. Cabe destacar que esta etapa no existiría si la planeación y la
organización no se ajustarán impecablemente a la integración, así como también a
la fase directiva, sin embargo, aún en planeaciones cuidadosas, surgen algunas
necesidades de ajustes, correcciones o modificaciones a lo programado.
2.1.5. Nómina La nómina es el instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el
pago de sueldos o salarios a los trabajadores, así como proporcionar información
contable y estadística, tanto para la empresa como para el ente encargado de
34
regular las relaciones laborales.
Ayala, S. (2004) define la nómina como un documento contable y de control
que muestra el monto de los salarios pagados de una manera detallada, así como
las deducciones analíticamente y como consecuencia, la cantidad neta pagada al
trabajador en un período determinado. (p. 158)
De lo antes expuesto, se infiere que la nómina es un conjunto de operaciones
aritméticas que se desarrollan para determinar los ingresos y las deducciones de
cada uno de los trabajadores, así como la determinación del costo de la mano de
obra en forma sistemática y detallada para un período determinado.
2.4 Bases Legales.
Las Bases Legales, se incluyen y se relacionan como soportes a las
investigaciones realizadas en el periodo de pasantías, como son la siguiente:
LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA, GACETA OFICIAL DE LA REPÚBLICA
DE VENEZUELA Caracas, viernes 27 de Febrero de 2007 Nº 38.628 La Asamblea
Nacional de la República Bolivariana de Venezuela decreta:
ARTÍCULO 1: Los enriquecimientos anuales, netos y disponibles obtenidos en dinero o en especie, causarán impuestos según las normas establecidas en esta Ley. Disposición en contrario de la presente ley, toda persona natural o jurídica, residente o domiciliada en Venezuela, pagará impuestos sobre sus rentas de cualquier origen, sea que la causa o la fuente de ingresos esté situada dentro del país o fuera de él. Las personas naturales o jurídicas no residentes o no domiciliadas en Venezuela estarán sujetas al impuesto establecido en esta Ley siempre que la fuente o la causa de sus enriquecimientos este u ocurra dentro del país, aun cuando no tenga establecimiento permanente o base fija en Venezuela.
Artículo 50: El enriquecimiento global neto anual, obtenido por los
contribuyentes a que se refiere el Artículo 8º de la presente Ley, se gravará, salvo disposición en contrario, con base, en la siguiente tarifa expresada en unidades tributarias (U.T.).
TARIFA Nº 1
1. Por la fracción comprendida hasta 1.000,00 6,00%
2. Por la fracción que exceda de 1.000,00 hasta 1.500,00 9,00%
35
3. Por la fracción que exceda de 1.500,00 hasta 2.000,00 12,00%
4. Por la fracción que exceda de 2.000,00 hasta 2.500,00 16,00%
5. Por la fracción que exceda de 2.500,00 hasta 3.000,00 20,00%
6. Por la fracción que exceda de 3.000,00 hasta 4.000,00 24,00%
7. Por la fracción que exceda de 4.000,00 hasta 6.000,00 29,00%
8. Por la fracción que exceda de 6.000,00 34,00%
Parágrafo Único.- En los casos de los enriquecimientos obtenidos por personas naturales no residentes en el país, el impuesto será del treinta y cuatro por ciento (34%).
Artículo 51: A todos los fines de esta Ley, se entiende por persona natural no residente, aquella cuya estadía en el país no se prolongue por más de ciento ochenta y tres (183) días dentro de un año calendario y que no califique como domiciliada en la República Bolivariana de Venezuela, conforme a lo establecido en el Código Orgánico Tributario.
Parágrafo Único: Las personas a que se refiere el encabezamiento de este artículo, se consideran como residentes los efectos del mismo, cuando hayan permanecido en el país por un período continuo o discontinuo de más de ciento ochenta y tres (183) días en el año calendario inmediatamente anterior al del ejercicio al cual corresponda determinar el tributo.
Ordenanza de Impuestos sobre Actividades Económicas de Industria,
Comercio, Servicios o de Índole Similar, Municipio Heres-Estado Bolívar
Gaceta Extraordinaria No. 0328, Ciudad Bolívar, 23 de Noviembre de 2009.
OBJETO DE LA ORDENANZA
ARTÍCULO 1º: La presente Ordenanza tiene por objeto regular y establecer los procedimientos del Impuesto Sobre Actividades Económicas de Industria, Comercio, Servicios o de Índole Similar previsto en el numeral 2 del artículo 179 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela en concordancia con lo establecido en el artículo 137 de la Ley Orgánica del Poder Público Municipal, y los requisitos que deben cumplir las personas naturales, jurídicas, entidades o colectividades que constituyan una unidad económica, dispongan de patrimonio o tengan autonomía funcional, para ejercer en forma habitual o transitoria actividades industriales, comerciales, servicios o de índole similar, en inmuebles
36
ubicados en jurisdicción del Municipio Heres; y el impuesto que deben pagar quienes ejerzan tales actividades económicas.
PARÁGRAFO PRIMERO: A los fines de lo previsto en este artículo las personas naturales, jurídicas, entidades o colectividades que constituyan una unidad económica, dispongan de patrimonio, o tengan autonomía funcional, y que desempeñen las actividades a que se refiere esta Ordenanza, por un lapso superior de treinta (30) días sea que se trate de períodos continuos o discontinuos dentro de un año gravable, se considerará que las ejercen en forma habitual y en consecuencia, quedan sujetas al pago de los impuestos y demás obligaciones en ella prevista.
PARÁGRAFO SEGUNDO: El impuesto previsto en esta Ordenanza se causará con independencia de que se reúnan los requisitos exigidos para el ejercicio de las actividades descritas en este artículo.
ARTÍCULO 65: Las instituciones, organizaciones, empresas públicas o privadas, institutos autónomos, asociaciones, entes nacionales, estadales o municipales que de alguna manera regulen, canalicen, supervisen, controlen y efectúen los pagos correspondientes a sus contratistas, por concepto de ejecuciones de obra, prestación de servicios o cuando compren bienes muebles o cancelen cualquier tipo de servicios, sean contribuyentes domiciliados o no domiciliados en jurisdicción del Municipio Heres del Estado Bolívar, por transacciones realizadas en este Municipio, están obligados a practicar la retención en la fuente del impuesto sobre Actividades Económicas de Industria, Comercio, Servicios o de Índole Similar, y enterar las cantidades de dinero retenidas por ante la Oficinas receptoras de fondos Municipales que designe la Alcaldía. Al sujeto pasivo se le entregará el comprobante de retención respectivo a los fines de su exhibición por ante la Dirección de Hacienda Municipal.
Ley del Seguro Social. Ministerio del Poder Popular para el trabajo y
seguridad social instituto venezolano de los seguros sociales Decreto Nº 6266
Fecha 31 de Julio de 2008
Artículo 1: La presente Ley rige las situaciones y relaciones jurídicas con ocasión de la protección de la Seguridad Social a sus beneficiarias y beneficiarios en las contingencias de maternidad, vejez, sobrevivencia, enfermedad, accidentes, invalidez, muerte, retiro y cesantía o paro forzoso.
Artículo 2: Se propenderá, bajo la inspiración de la justicia social y de la equidad, a la progresiva aplicación de los principios y normas de la Seguridad Social a todos los habitantes del país.
Están protegidos por el Seguro Social Obligatorio, las trabajadoras y los trabajadores permanentes bajo la dependencia de una empleadora o empleador, sea que presten sus servicios en el medio urbano o en el rural y sea cual fuere el monto de su salario. El Ejecutivo Nacional al reglamentar
37
esta Ley o mediante Resolución Especial, determinará a las personas a quienes se amplíe su protección y establecerá, en cada caso, los beneficios que se le otorguen y los supuestos y condiciones de su aplicación.
Parágrafo Primero: El Ejecutivo Nacional aplicará el régimen del Seguro Social Obligatorio a las trabajadoras y los trabajadores a domicilio, domésticos, temporeros y ocasionales; y
Parágrafo Segundo: El Ejecutivo Nacional establecerá el Seguro Social Facultativo para las trabajadoras y los trabajadores no dependientes y para las mujeres no trabajadoras con ocasión de la maternidad.
Artículo 2: "Están protegidos por el Seguro Social Obligatorio, los trabajadores permanentes bajo la dependencia de un patrono, sea que presten sus servicios en el medio urbano o en el rural y sea cual fuere el monto de su salario. El Ejecutivo Nacional al reglamentar esta Ley o mediante Resolución Especial, determinará las personas a quienes se amplíe su protección y establecerá, en cada caso, los beneficios que se le otorguen y los supuestos y condiciones de su aplicación".
LEY DEL RÉGIMEN PRESTACIONAL DE EMPLEO Ley del Régimen
Prestacional de Empleo (Gaceta Oficial Nº 38.281 del 27 de septiembre de 2005)
ASAMBLEA NACIONAL DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
DECRETA la siguiente,
Artículo 4: Ámbito de aplicación subjetivo Están sujetos al ámbito de
aplicación de esta Ley todos los trabajadores y trabajadoras, empleadores y empleadoras, tanto del sector público como privado. En consecuencia, quedan amparados por el Régimen Prestacional de Empleo, bajo los requisitos y condiciones previstos en esta Ley: 1. Trabajadores y trabajadoras dependientes, contratados a tiempo indeterminado, a tiempo determinado o para una obra determinada. 2. Trabajadores y trabajadoras sujetos a los regímenes especiales previstos en la Ley Orgánica del Trabajo, tales como el trabajo a domicilio, doméstico o de conserjería. 3. Aprendices. 4. Trabajadores y trabajadoras no dependientes. 5. Miembros de las asociaciones cooperativas y otras formas asociativas comunitarias de carácter productivo o de servicio. 6. Funcionarios y funcionarias públicas. 7. Personas en situación de desempleo. Se exceptúan del ámbito de aplicación de esta Ley, los miembros de la Fuerza Armada Nacional de conformidad con lo dispuesto en el artículo 328 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
38
CONCLUSION
La fase de ejecución del periodo de pasantías ha representado un
complemento indispensable para la formación integral del estudiante, debido a que
le ha permitido aumentar la experiencia laboral, conocer el contexto de la empresa y
obtener una visión más amplia acerca de las actitudes que se debe tomar en una
organización.
Todas las actividades anteriormente expuestas se han cumplido
satisfactoriamente, por ello se puede enfatizar que el proceso de pasantías ha sido
provechoso al máximo para todos los entes involucrado, como por ejemplo la
institución cuya visión se ha cumplido una vez más, el educando que ahora pasa a
ser mano de obra capacitada y de calidad, y la organización por haber obtenido los
servicios y aportes del pasante.
En virtud de las actividades realizadas en la Coordinación de Ordenación de
Pagos de la Alcaldía de Heres, la cual brindo su apoyo para poner en práctica los
conocimientos adquiridos en la Universidad Nacional de Guayana, se concluyo con
lo siguiente:
Cumplen cabalmente las normativas legales de la Administración Pública,
acatando la responsabilidad como agente de Retenciones.
Buen clima laboral, reflejado por una comunicación eficaz, donde las
relaciones interpersonales funcionan perfectamente, tanto del personal con
sus superiores y viceversa, reconociendo y valorando el trabajo realizado por
cada uno del personal.
Se observó la ausencia de un elemento de equipo de oficina indispensable
dentro del departamento, como lo es el archivador para los documentos en
custodia, ya que dichos documentos son ordenados en mesas, dificultando
un poco al momento de buscar una información.
39
Eventualmente proporcionan capacitación o adiestramiento al personal, para
el desarrollo y desenvolvimiento de sus capacidades, como seminarios,
foros, cursos, dentro de las oportunidades de la empresa para de esta forma
actualizar los conocimientos con lo que cuentan el personal que labora en el.
Falta de un personal que labore en el departamento para fluir un poco más
los documentos que se registran, y así agilizar los documentos más rápido
para sus respectivos procedimientos.
Los factores que inciden en el proceso de la tecnología de información y
comunicación favorecen el clima organizacional de la institución, ya que se
puedo conocer que este proceso es muy claro, los canales de comunicación
son muy amplios y sin interrupciones.
40
RECOMENDACIONES
Después de haber realizado las actividades como pasante, en la coordinación
de Ordenación de Pagos de la Alcaldía de Heres, se puede recomendar lo siguiente:
Seguir con las normativas legales aplicadas, para seguir siendo unos de los
departamentos financieramente importantes en la Alcaldía de Heres.
Continuar con el ambiente existente en el departamento ya que conlleva a
una mejor comunicación entre el personal y les permite una mayor
productividad por su evidente vinculación con el recurso humano.
Fortaleciendo la buena organización que ha caracterizado este
departamento, es de importancia un archivador, que facilite la búsqueda de
información de manera rápida y sencilla, en los documentos en custodia.
Realizar con más frecuencias adiestramiento al trabajador que le permita
elevar su nivel de vida y productividad, conforme a los planes y programas
que se manejen en el departamento.
Darle ingreso a una persona capacitada, con la finalidad de facilitar y agilizar
las actividades en el departamento.
Continuar con el sistema de tecnología de información y comunicación, que
conforman la coordinación, de manera que es un instrumento que ayuda a
modificar y resolver problemas de forma rápida y sencilla.
41
BIBLIOGRAFIA
Arias F. (2006). El Proyecto de Investigación. Introducción a la Metodología
Científica. 5ta edición. Caracas - Venezuela, Editorial Episteme C.A.
Ayala, S., (2004). Administración de Recursos Humanos. Texto Universitario.
Tarapoto –San Martín
Balestrini, M. (2006). Como se Elabora El Proyecto de Investigación. Caracas-
Venezuela, Editorial Fotolito Quintana.
Bisguerra, L. (2006) Instrumentos de Recolección de Datos. Editorial Piados.
Buenos Aires - Argentina.
Chiavenato, I. (2004). Introducción a la Teoría General de la Administración.
McGraw Hill. Quinta Edición.
Ferry, G. (1971). Principios de Administración. Editorial CECSA. México – Distrito
Federal.
Hernández y Rodríguez, S. (2005). Administración. Pensamiento, proceso,
estrategia y vanguardia. McGraw Hill. Segunda Edición.
Reyes, A. (1960). El Proceso Administrativo. Ediciones Mc Graw Hill. México.
Taylor, F. y Fayol. (1972). Principios de la Administración Científica. Ediciones
Mc Graw Hill. México.
Ordenanza de Impuestos sobre Actividades Económicas de Industria,
Comercio, Servicios o de Índole Similar, Municipio Heres-Estado, emitida
en diciembre del 2009, y empezó a aplicarse a partir de enero 2010. Gaceta
Extraordinaria No. 0328,
LEY DEL RÉGIMEN PRESTACIONAL DE EMPLEO Ley del Régimen Prestacional
de Empleo (Gaceta Oficial Nº 38.281 del 27 de septiembre de 2005)
ASAMBLEA NACIONAL DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
42
LEY DEL SEGURO SOCIAL. Ministerio del Poder Popular para el trabajo y
seguridad social instituto venezolano de los seguros sociales Decreto Nº 6266
Fecha 31 de Julio de 2008.
LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA, GACETA OFICIAL DE LA
REPÚBLICA DE VENEZUELA Caracas, viernes 27 de Febrero de 2007 Nº 38.628
La Asamblea Nacional de la República Bolivariana de Venezuela.
43
44
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERECTORADO ACADEMICO COORDINACION GENERAL DE PREGRADO COORDINACION DE PASANTIAS SEDE CIUDAD BOLIVAR
PLAN DE TRABAJO
ACTIVIDADES S E M A N A S
1 2 3 4 5 6 7 8 1. Recibir las Obras de diferentes Empresas Contratistas que llegan a la Coordinación de Ordenación de Pago.
2. Retención de Impuesto Sobre la Renta (I.S.L.R.) y las actividades económicas a las facturas de órdenes de servicios y compras, que ingresen a la coordinación de Ordenación de Pagos.
3. Revisar y recibir los documentos que lleguen de las distintas dependencias de la Alcaldía de Heres.
4. Archivar las Órdenes de Pagos. 5. Llevar un control de las entradas y salidas de las Órdenes de pagos y cheques enviadas a la Dirección de Administración.
6. Organizar en el archivo las Órdenes de pagos en custodia. 7. Cargar las nomina del Personal Contratado al sistema Administrativo Financiero para la Alcaldía (S.A.F.A.)
8. Ingresas al sistema de aplicación y Productos en Procesamientos de Datos (S.A.P.), los cheques de diferentes proveedores que soliciten de la Dirección de Administración.
INICIACION 15/08/2011
FINALIZACION 07/10/2011
TUTOR ACADEMICO TUTOR INDUSTRIAL SELLO DE LA EMPRESA
Lic. Julisa Solís Lic. Vidalina Jiménez
45
46