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UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación

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MÓDULO DE TUTORÍA Y CONSEJERÍA UNT

1. INICIO DE SESIÓN: El módulo de Tutoría y Consejería se encuentra dentro del Sistema Integral de

Bienestar Universitario.

Dirección web : sibu.unitru.edu.pe

Usuario : DNI

Contraseña : unitru (por defecto).

Fig. Ventana de Logueo

2. PERFIL DE USUARIO: Se muestran los datos personales almacenados, del usuario.

Fig. Información del Perfil del Usuario

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3. EDITAR PERFIL: En esta opción el usuario podrá modificar sus datos personales.

Fig. Editar Perfil

4. TUTORÍA Y CONSEJERÍA: Cuando el usuario de clic en la opción “Tutoría y Consejería” del menú

principal izquierdo, se le desplegará una lista con el submenú correspondiente a cada tipo de usuario:

PERFIL ALUMNO:

4.1. OPCIONES DEL ALUMNO: En el caso de los alumnos, se le desplegarán dos opciones:

Ficha Académica y Personal.

Evaluación tutorías.

a. Ficha Académica y Personal: En esta ventana el alumno podrá completar los datos solicitados,

que serán añadidos a su ficha integral.

Fig. Formulario de Ficha Complementaria

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Al completar lo solicitado, se le mostrará al alumno un mensaje de agradecimiento.

Fig. Mensaje de confirmación y agradecimiento

b. Evaluación de tutorías y tutor: Aquí el estudiante completará una breve encuesta referente a la tutoría

recibida y al desenvolvimiento del docente tutor en la ejecución de la misma, asignándole uno de los

rangos hedónicos establecidos en el modelo de calidad (Nada satisfecho, Poco satisfecho, Satisfecho,

Muy satisfecho):

Fig. Lista de tutorías recibidas (Arriba). Formulario de Evaluación (Abajo)

PERFIL DIRECTOR:

4.2. OPCIONES DEL DIRECTOR DE ESCUELA: Los directores de cada escuela profesional podrán visualizar las opciones que tendrán como directores y como docentes.

Fig. Menú Director

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Director:

a. Asignación Tutorías: Este submenú le permite al director de escuela, realizar dos tipos de asignaciones: manual y automática.

Asignación Manual:

Fig. Opciones para asignación

En esta ventana principal, el director deberá seleccionar:

o Uno de los semestres/año habilitados.

o El departamento académico del que quiere seleccionar un docente (la lista de docentes

se actualizará por cada departamento).

o La sede: central o sub sedes.

o El ciclo o año para la asignación.

Debido a todos estos filtros, se actualizará la lista de alumnos que aún no tienen asignación en ese semestre/año.

Fig. Padrón de alumnos

El director podrá seleccionar uno o varios alumnos a la vez (check); dar clic en el botón “Generar

Grupo de Tutoría” y el sistema guardará la asignación, mostrando un mensaje de conformidad.

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Asignación Automática:

Fig. Generación automática

Al dar clic en el botón “Completar para generar automático”, el sistema mostrará una ventana emergente:

Aquí el director solo deberá seleccionar el semestre, el Dpto. académico, la sede y el ciclo.

o Con el botón “Comprobar”, el sistema le mostrará la cantidad de docentes, la cantidad de

alumnos y los grupos que se formarían.

o Luego de la comprobación, existen dos formas de hacer la asignación automática:

Ingresando, en el recuadro, la cantidad de alumnos que quiere distribuir en la asignación

y luego dar clic en “Generar Grupos”. Esta opción permite asignar bloques de alumnos a

diferentes Dptos. Académicos.

No ingresando una cantidad específica y sólo dando clic en el botón “Generar Grupos”,

originando que el sistema asigne todo el bloque de alumnos al Dpto. seleccionado.

b. Lista de Tutorías (General): En este submenú, el director podrá visualizar una lista con aquellos

docentes que ya tienen grupos de tutoría asignado.

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Fig. Padrón de docentes tutores Con el botón “Ver”, se mostrará la lista de alumnos que pertenecen al grupo de tutoría del docente:

Fig. Grupo de tutoría por docente tutor

Como se puede apreciar, la lista muestra datos principales del alumno y la opción de eliminar la asignación.

Nota: Al eliminar la asignación, el alumno regresará a la lista de alumnos que falta asignar tutoría, y el proceso de asignación será el mismo.

Fig. Mensaje de confirmación de eliminación

c. Reportes: Esta última opción para los directores, les permitirá obtener un reporte con los Indicadores

de Calidad que genera el Sistema:

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Fig. Ventana de reportes Al seleccionar la Escuela y dar clic en el botón “Aceptar”, se mostrará el reporte generado; el cual podrá ser exportado a formato PDF. Fig. Impresión de reporte de Indicadores de Calidad

- Docente Tutor: Estas opciones se explicarán más adelante.

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PERFIL DOCENTE:

4.3. OPCIONES DEL DOCENTE TUTOR: En el caso de los docentes, se le desplegarán dos opciones:

Fig. Menú del docente

- Lista tutorías asignadas:

a. Tutorías habilitadas: En esta ventana, el docente tutor podrá visualizar la lista de alumnos

que le han sido asignados para brindarles tutoría (semestre/año habilitado).

Fig. Grupo de tutoría asignado

Ver: Al dar clic en esta opción, se mostrará la Ficha Integral del estudiante: Ficha Social

(especificar campos) + Ficha Académica y Personal.

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Fig. Ficha Integral del estudiante

Registrar Sesión de tutoría: Este botón mostrará la ventana con el formulario de la sesión

correspondiente. Cabe resaltar que la sesión podrá registrarse para un alumno, o para varios;

según sea la selección en la lista principal:

El tutor podrá visualizar algunos datos principales del alumno seleccionado (1 o muchos)

Fig. Datos del alumno

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Fig. Formulario para registro de tutoría

En este bloque el tutor completará, de manera obligatoria, el motivo de la tutoría, su opinión

y las actividades realizadas.

En el caso de las referencias, sólo será completado si el tutor lo considera necesario: dando

clic en el botón “Sí”, se habilitará el campo para ingresar el motivo de la referencia y

seleccionar la oficina a la que se referenciará al alumno (OGBU).

b. Historiales: En esta ventana el docente podrá ver un padrón con las tutorías que ha

realizado, por semestre/año.

Fig. Padrón de tutorías realizadas

- Lista tutorías realizadas: Lista de todas las sesiones de tutoría que ha realizado el docente:

o Ver: Permite visualizar los datos de la sesión

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o Referencias: Además de mostrar si se ha realizado una referencia, se podrá

apreciar el estado de la misma: atendida o no atendida.

Fig. Padrón de registro de tutorías

Fig. Datos de sesión de tutoría Si la referencia fue atendida, el tutor podrá visualizar los resultados de esa atención (Proceso de referencia más adelante):

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Fig. Opciones para ver resultado

Fig. Datos de atención de la referencia

5. REFERENCIAS: El personal de la OGBU tendrá acceso al padrón de alumnos que le ha sido referenciado por el docente tutor:

Fig. Lista de alumnos que han sido referidos a su dependencia

o Ver: Con este botón el especialista encargado de atender al alumno, podrá visualizar los datos del docente que ha realizado la referencia y el motivo de la misma (Fig. 1). Cuando se haya registrado la atención de la referencia, el mismo botón mostrará la información completa (Fig. 2).

Fig. 1 Opción “Ver” Fig. 2 Opción “Ver”

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o Registrar: Al dar clic en esta opción, se mostrará un formulario donde el especialista podrá registrar los

datos principales de la atención al alumno. Fig. Formulario para registrar atención de referencia

Lo ingresado en el recuadro de “Opinión” será la información que devuelta al tutor para continuar con la consejería del alumno

o Estado: Mostrará si la referencia ha sido atendida, si está pendiente y si la respuesta ya ha sido enviada al

docente tutor.

Fig. Ref. atendida pero no respondida Fig. Ref. atendida y derivada

Fig. Mensaje de requerimiento para derivar al tutor

Como se puede apreciar en la imagen, mientras la atención no sea “Respondida”, el especialista podrá “Editar” el registro.

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Para realizar la Contra-referencia: - Completar el registro de atención. - Seleccionar el registro (check) y dar clic en el botón “Responder a Docente Tutor”.

Fig. Mensaje registro ya respondido al tutor 6. CONSTANCIA DE TUTORÍA:

Fig. Constancia entregada al alumno al término de la tutoría