universidad laica vicente rocafuerte de guayaquil...
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I
UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVA
ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE: INGENIERA EN
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA – CPA
TEMA:
“AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS CONTABLES Y
ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA TRANSPORTES
ECUATORIANOS S.A. DE LA CIUDAD DE GUAYAQUIL”
AUTORES:
QUIMÍ ORTIZ ROXANA PAOLA
TUMBACO CEDEÑO KARINA DEL ROCIO
TUTORA:
MAE. LCDA. ESTELA HURTADO PALMIRO
JULIO 2014
GUAYAQUIL – ECUADOR
II
ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES
CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de Tutor del Proyecto de Investigación, nombrado por la
Directora de la Escuela de Ciencias Contables de la Universidad Laica
Vicente Rocafuerte de Guayaquil.
CERTIFICO:
Haber dirigido, revisado y analizado el Proyecto de Investigación con el
tema: “AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS CONTABLES
Y ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA TRANSPORTES
ECUATORIANOS S.A. DE LA CIUDAD DE GUAYAQUIL”,
presentado como requisito previo a la aprobación y desarrollo de la
investigación para optar al título de:
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA – CPA
La formulación del problema se refiere a ¿Cómo los Procesos
Contables y Administrativos inciden en la Gestión y la utilización
adecuada en los recursos de la empresa?
El mismo que considero debe ser aceptado por reunir los requisitos legales,
viabilidad e importancia del tema.
Presentado por:
ROXANA PAOLA QUIMÍ ORTIZ C.I. 0920045820
MAE. LCDA. ESTELA HURTADO PALMIRO
TUTOR
III
ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES
CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de Tutor del Proyecto de Investigación, nombrado por la
Directora de la Escuela de Ciencias Contables de la Universidad Laica
Vicente Rocafuerte de Guayaquil.
CERTIFICO:
Haber dirigido, revisado y analizado el Proyecto de Investigación con el
tema: “AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS CONTABLES
Y ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA TRANSPORTES
ECUATORIANOS S.A. DE LA CIUDAD DE GUAYAQUIL”,
presentado como requisito previo a la aprobación y desarrollo de la
investigación para optar al título de:
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA – CPA
La formulación del problema se refiere a ¿Cómo los Procesos Contables y
Administrativos inciden en la Gestión y la utilización adecuada de los
recursos de la empresa?
El mismo que considero debe ser aceptado por reunir los requisitos legales,
viabilidad e importancia del tema.
Presentado por:
KARINA DEL ROCÍO TUMBACO CEDEÑO C.I. 0919755819
MAE. LCDA. ESTELA HURTADO PALMIRO
TUTOR
IV
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
Yo, Roxana Paola Quimí Ortiz, declaro bajo juramento que la autoría del
presente trabajo me corresponde totalmente y me responsabilizo con los
criterios y opiniones científicas que en el mismo se declaran, como producto
de la investigación realizada por mí. De la misma forma cedo mis derechos
establecido por la ley de propiedad intelectual, por su reglamento y
normatividad institucionalmente vigente.
Este proyecto se ha ejecutado con el propósito de que la empresa
Transesa S.A. de la ciudad de Guayaquil, realice las planificaciones con el
fin de mejorar los procesos administrativos – contables y obtener
rendimientos.
ROXANA PAOLA QUIMÍ ORTIZ
C.I. 0920045820
V
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
Yo, Karina del Rocío Tumbaco Cedeño, declaro bajo juramento que la
autoría del presente trabajo me corresponde totalmente y me responsabilizo
con los criterios y opiniones científicas que en el mismo se declaran, como
producto de la investigación realizada por mí. De la misma forma cedo mis
derechos establecido por la ley de propiedad intelectual, por su reglamento y
normatividad institucionalmente vigente.
Este proyecto se ha ejecutado con el propósito de que la empresa
Transesa S.A. de la ciudad de Guayaquil, realice las planificaciones con el
fin de mejorar los procesos administrativos – contables y obtener
rendimientos.
KARINA DEL ROCÍO TUMBACO CEDEÑO
C.I. 0919755819
VI
AGRADECIMIENTO
Quiero agradecer a Dios por las fuerzas,
sabiduría y recursos que me ha entregado para poder
culminar una etapa más en mi vida profesional.
A mi familia e hijos, por ser ese apoyo que me
impulsa a continuar para ser mejor y poder ofrecerles
un futuro estable y de bienestar.
A mi Tutora de Tesis M.A.E. LCDA. Estela
Hurtado Palmiro, quien con sus conocimientos nos
guio durante el desarrollo del presente proyecto, y en
general a todos los docentes que supieron impartirme
toda la información, experiencias y apoyo para
cumplir con mi anhelo profesional.
Roxana Quimí Ortiz
VII
AGRADECIMIENTO
En primer lugar agradezco a Dios Altísimo, por
haberme dado la existencia y permitido a hacer
realidad este sueño anhelado.
A La UNIVERSIDAD LAICA VICENTE
ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL por haberme dado
la oportunidad de ingresar al sistema de Educación
Superior y ser una Profesional.
A mi Tutora de Tesis M.A.E. LCDA. Estela
Hurtado Palmiro, quien me ha orientado en todo
momento en la realización de este proyecto; y a todos
los Docentes en la trayectoria de mi carrera.
A mi familia fuente de apoyo y amigos
constante e incondicional en toda mi vida.
Karina del Rocío Tumbaco Cedeño
VIII
DEDICATORIA
A Dios por haber iluminado mi camino y darme
la fortaleza para seguir luchando cada día.
A mis padres Rosa Ortiz y Edilberto Quimí,
porque han sido mi apoyo y mi guía en todo
momento, ofreciéndome su amor y paciencia e
incentivándome en todo momento para no darme por
vencida y seguir luchando para conseguir lo
propuesto.
A mis adorados hijos Arianna y Ariel, quienes
me motivan e inspira a seguir adelante y sin saberlo se
han sacrificado por las innumerables horas que no
estuve a su lado a ellos les doy este logro.
Roxana Quimí Ortiz
IX
DEDICATORIA
A mi Señor, Jesús, quien me dio la fe, fortaleza,
sabiduría, salud y esperanza para terminar este
trabajo.
Dedico de manera especial a mis padres:
Leonardo Tumbaco y Graciela Cedeño, a mis
hermanos, a mis sobrinos, por llenar mi vida de amor,
fuente de motivación para alcanzar mis objetivos,
metas y ser una profesional de éxito.
A mí esposo por el apoyo principal para la
culminación de mi carrera, por el amor incondicional;
por ser amigo, compañero inseparable, fuente de una
sabiduría, calma y consejo en todo momento.
A los que nunca dudaron que lograría este
triunfo a mi “Querida Familia”.
Karina del Rocío Tumbaco Cedeño
X
RESUMEN
Con la Auditoria de Gestión los ejecutivos de la empresa Transesa
evalúan de manera interna y externa, para conocer sus puntos críticos sobre
las cuales hay que tomar medidas preventivas y correctivas, descubrir sus
recursos o actividades que estén encaminadas bajo el concepto de eficiencia,
eficacia y economía.
Con el objetivo de mejorar la gestión de los procesos
administrativos y contables de la empresa de Transportes Ecuatorianos S.A.,
se realizó la propuesta “Diseño de un Plan Contable y administrativo para
el Mejoramiento de la Gestión por Procesos”, con la cual se pretende
resolver la problemática de: ¿Cómo los Procesos Contables y
Administrativos inciden en la Gestión y la utilización adecuada de los
recursos de la empresa?
Con el desarrollo de esta tesis puede implementar Un diseño de un
Plan Operativo, que ayude a modificar políticas, objetivos, controles
operativos y tomar acciones correctivas.
XI
INDICE GENERAL
CARATULA……………………………………………………………..... I
CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR.………..…..II, III
DECLARACIÓN DE AUTORIA Y CESIÓN DE DERECHOS…..IV, V
AGRADECIMIENTO………………………..……………….....…VI, VII
DEDICATORIA……………………...…………………....……....VIII, IX
RESUMEN……………..………………………………………………….X
INDICE………………………………………………...............................XI
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA A INVESTIGAR
1.1 Tema de Investigación………………………….……………………...01
1.2 Planteamiento del Problema………………………………..………….01
1.2.1 Definición del Problema……...……………………………….01
1.2.2 Análisis Crítico………………………………………………..04
1.3 Formulación del Problema……………………………………………..04
1.4 Delimitación del Problema…………………………………………….05
1.5 Justificación e Investigación…………………………………………...05
1.6 Sistematización de la Investigación……………………………………06
1.7 Objetivo de la Investigación…………………………………………...07
1.7.1 Objetivos Generales……………………………………...……07
1.7.2 Objetivos Específicos………………………………..………..07
XII
1.8 Límites de la Investigación……………………………………..….…..08
1.9 Hipótesis General…………………………………………..….……….08
1.10 Hipótesis Especificas…....…………………………..………………..08
1.11 Identificación de las Variables…………………………..…….……...09
1.11.1 Variable Independientes………………………………...…….09
1.11.2 Variable Dependiente…………………………………………09
CAPÍTULO II
FUNDAMENTACION TEÓRICA
2.1 Antecedentes Referenciales de Investigación………………………….10
2.1.1 Reseña Histórica de la Empresa………………………………....11
2.1.2 Base Legal de la Empresa……………………………………..…18
2.2 Marco Teórico Referencial…………………………………………….18
2.2.1 Introducción de la Auditoría……….………………….…………18
2.3 Marco Conceptual………………………………………………...……19
2.3.1 La Auditoría…………………………………………….……..…19
2.3.1.1 Definición e Importancia…….…………………………...19
2.3.1.2 Clasificación de la Auditoría………….……….…………20
2.3.1.3 Normas de la Auditoría………………………..………….23
2.3.1.4 Técnicas de la Auditoría…….…………..………………..26
2.3.2 Auditoría de Gestión……………………………………………..26
2.3.2.1 Objetivos de la Auditoría de Gestión………..………...…27
2.3.3 Control Interno……………….………....................................…..27
XIII
2.3.3.1 Los Componentes del Control Interno……………………28
2.3.3.2 Importancia y Aplicación del Control Interno en la
Empresa …………………………………………………………30
2.3.3.3 Riesgos de Auditoría………………………………..…….31
2.3.3.4 Fases de Auditoría…………………………..……………32
2.4 Marco Legal……………………………………………………………35
2.4.1 Ley de Régimen Tributario Interno y el Reglamento para su
Aplicación………………………………………………………..…….35
2.4.2 Ley de Compañías……………………….………………..…….36
2.4.3 Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad
Vial……………………………………………………………………..….37
2.4.4 Ley de Seguridad Social…………………………………...….....37
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1 Población…………………………………………………………...….38
3.2 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos……….………..…..39
3.2.1 Técnicas de Recolección de Datos………….……………..…….39
3.2.2 Instrumentos…………………..………………………….….…..40
3.3 Recursos: Fuentes….……………………………………………….…40
3.3.1 Fuentes para la Recolección de Información………….…...……40
3.4 Tratamiento a la Información: Procesamiento y Análisis……………...40
3.4.1 Tratamiento de la Información…………………...……...………41
XIV
3.4.2 Procesamiento de la Información…………………….……..…...41
3.4.3 Análisis de los Resultados de la Investigación…………………..43
CAPÍTULO IV
PROPUESTA
4.1 Título de la Propuesta……………………………………………….…56
4.2 Justificación de la Propuesta……………………………………...……56
4.3 Objetivo General de la Propuesta……………………………..……….56
4.4 Objetivo Específico de la Propuesta…………………………………...56
4.5 Hipótesis de la Propuesta…………………………………………...…57
4.6 Listado de Contenidos y Flujo de la Propuesta………………………..57
4.7 Desarrollo de la Propuesta………………………………………….…58
4.7.1 Fase I: Restructuración Organizacional……...……….....……….58
4.7.1.1 Organigrama Estructural Propuesto……………....………58
4.7.1.2 Segregación de Funciones y Responsabilidades…….…...60
4.7.2 Fase II: Rediseño de los Procesos…………...…………..…..…..60
4.7.2.1 Selección de Procesos Críticos.……………………..…....60
4.7.2.2 Mapa de Procesos…………………………………..…….61
4.7.2.3 Reingeniería de Procesos……………………………........61
4.7.2.4 Designación de Responsables……………..…..................61
4.7.3 Fase III: Seguimiento y Evaluación……………………...............62
4.7.3.1 Mecanismo de Monitoreo………………………….....…..62
4.7.3.2 Indicadores………………..……………………....………62
XV
4.7.4 Fase IV: Cronograma de Implementación….………………..…..64
4.7.4.1 Comparativo Organización Funcional vs Organización Por
Procesos…………………………………………..……..………..65
4.8 Costo Beneficio...…………………………………...………..………..66
4.9 Conclusiones……………….………………………………....…..……67
4.10 Recomendaciones………………………..…………………….....…..69
FUENTE BIBLIOGRAFICA
ANEXOS
INDICES DE FIGURAS
FIGURA 1 Árbol de Problema……..…………………………..……04
FIGURA 2 Sistema de Control Interno……….……………..………30
FIGURA 3 Mapa de Procesos…………………………………..…...61
FIGURA 4 Organización por Procesos...……………………………65
INDICES DE CUADRO
CUADRO 1 Delimitación del Problema…..………………………….05
CUADRO 2 Controles VS Riesgos………......................................….06
CUADRO 3 Listado de Contenidos y Flujo de la Propuesta………....57
CUADRO 4 Indicadores…………………………………………..….63
CUADRO 5 Cronograma de Implementación…………….………….64
CUADRO 6 Gestión por Funciones y Procesos…………………...….65
INDICES DE TABLA
XVI
TABLA 1 Población…………...………………………………………..…38
TABLA 2 ¿Posee la empresa un organigrama?...........................................44
TABLA 3 ¿Tiene conocimiento de la existencia de los manuales de
procedimientos y políticas?..........................................................................45
TABLA 4 ¿El departamento de auditoría interna opera en forma
autónoma?.....................................................................................................46
TABLA 5 ¿Las revisiones a los procesos contables y administrativos son
realizadas a tiempo?......................................................................................47
TABLA 6 ¿Considera que existe una adecuada segregación de
funciones?.....................................................................................................48
TABLA 7 ¿Los pagos a proveedores son realizados a
tiempo?.........................................................................................................49
TABLA 8 ¿Se utilizan herramienta de medición para los procesos contables
y administrativos a cargo del personal?........................................................50
TABLA 9 ¿Existe una alta rotación de personal?.........................................51
TABLA 10 ¿Se cumple con la entrega de requerimiento de las Entidades de
Control dentro de las fechas fijadas?............................................................52
INDICES DE GRÁFICOS
GRÁFICO 1 Población de la Compañía………………………………...…39
GRÁFICO 2 ¿Posee la empresa un organigrama?.......................................44
XVII
GRÁFICO 3 ¿Tiene conocimiento de la existencia de los manuales de
procedimientos y políticas?..........................................................................45
GRÁFICO 4 ¿El departamento de auditoría interna opera en forma
autónoma?.....................................................................................................46
GRÁFICO 5 ¿Las revisiones a los procesos contables y administrativos son
realizadas a tiempo?......................................................................................47
GRÁFICO 6 ¿Considera que existe una adecuada segregación de
funciones?.....................................................................................................48
GRÁFICO 7 ¿Los pagos a proveedores son realizados a tiempo?...............49
GRÁFICO 8 ¿Se utilizan herramienta de medición para los procesos
contables y administrativos a cargo del personal?........................................50
GRÁFICO 9 ¿Existe una alta rotación de personal?....................................51
GRÁFICO 10 ¿Se cumple con la entrega de requerimiento de las Entidades
de Control dentro de las fechas fijadas?.......................................................52
INDICES DE ILUSTRACIÓN
ILUSTRACIÓN 1 Organigrama Estructural………………….....………..14
ILUSTRACIÓN 2 Organigrama Funcional Propuesto……………….……59
1
1
CAPITULO I
EL PROBLEMA A INVESTIGAR
1.1. Tema De Investigación
Auditoría de Gestión a los procesos contables y administrativos de la compañía
transportes Ecuatorianos S.A. TRANSESA de la ciudad de Guayaquil.
1.2 Planteamiento del Problema
1.2.1 Definición del Problema
A nivel mundial se encuentran diversos factores como el proceso de
integración económico-financiero, la inestabilidad monetaria, falta de controles,
un marco político cambiante y la tendencia a la globalización, esto genera un
entorno empresarial complejo y caracterizado por profundos y significativos
cambios. Todos estos componentes inciden en las organizaciones que operan en
diversos sectores de la economía, lo cual ha propiciado a que deban adaptarse
constante y eficientemente, con la finalidad de mantenerse en sus respectivos
mercados con aceptables estándares competitivos.1
En el Ecuador, las entidades del sector público y las empresas privadas, es
necesario evaluar el cumplimiento de sus objetivos y el manejo sustentable de los
recursos destinados a su operatividad institucional y empresarial, a través de un
control adecuado para el mejor aprovechamiento, correcta administración como
consecuencia de un examen sistemático a los estados financieros, registros,
transacciones y gestión para determinar que se estén utilizando correctamente los
1Ing. José E. Lago Benítez. (2007). Disponible en: www.eumed.net.
2
Principios Generalmente Aceptados, las políticas de dirección y los
requerimientos establecidos.
Actualmente las organizaciones se están enfrentando a cambios continuos
debido a los avances de la tecnología y ahora con la implementación de las
NIIF`S, lo que obliga a mantener una revisión continua tanto en su estructura,
funciones y procedimientos para así tomar las acciones que les permitan lograr el
objetivo para la cual fueron creadas. A este proceso de cambio no está exenta la
empresa de Transportes Ecuatorianos S.A. la cual está enfrentando grandes
desafíos.
La empresa no ha realizado una auditoría de gestión en los procesos, para tener
conocimiento del desempeño y funcionamiento de los departamentos contables y
administrativo.
La falta de un Organigrama Estructural, que represente gráficamente y en
forma real la organización, que evidencie la responsabilidad de la división de
trabajo y la autoridad de la misma.
No existen programas de capacitación y entrenamiento por parte de los
directivos de la empresa a todo el personal, para garantizar un mejor desarrollo de
las actividades.
La inexistencia de los manuales funcionales, de políticas y de
procedimientos.
El departamento de Auditoría Interna no se encuentra en un área
independiente por lo que no permite conocer el rendimiento en forma real en el
cumplimiento de las labores encomendadas al personal de la compañía.
La falta de controles internos no sólo ha dado lugar a estafas o fraudes, sino
también al cometimiento de errores con el manejo de la información financiera
ocasionando toma de decisiones equivocadas por parte de la directiva.
3
Es importante el análisis de cada uno de los procesos que permita conocer
las debilidades de control y sus probables correcciones, logrando una
administración más eficaz.
Con la auditoría de gestión se realizaran estudios para determinar las
deficiencias sean actuales o en potencia, las irregularidades, embotellamientos,
descuidos, pérdidas innecesarias, actuaciones equivocadas, deficiente
colaboración, fricciones entre ejecutivos y una falta general de conocimiento de lo
que es una buena organización.2
Los programas de auditoría de gestión específicos para cada área funcional,
proporcionan al auditor una guía para los tipos de controles, condiciones y
circunstancias que probablemente logre encontrar. Igualmente, presentan
preguntas específicas para hacer resaltar elementos de control significativos.
El auditor se siente comprometido a revisar y evaluar los controles
operacionales haciendo notar que el objetivo primario de la auditoría de gestión,
es dar relevancia a aquellas áreas en donde haya reducción de costos, las mejorías
en operación, la mayor productividad, pueden lograrse mediante la introducción
de modificaciones en los controles administrativos y contables, o en los
instructivos de políticas.
De acuerdo a lo mencionado se plantearon las siguientes interrogantes:
1. ¿Cuál es la efectividad de las políticas internas, normas, acuerdos y
objetivos?
2. ¿Cuál es la efectividad del desempeño gerencial en el uso de los recursos y
la calidad de los controles aplicados en cada una de las áreas funcionales?
3. ¿Qué áreas constituyen críticas para la organización?, ¿Qué impacto tienen
en la empresa?, ¿Qué responsabilidades tienen los ejecutores de las áreas?
2 Guillermo Adolfo Cuéllar Mejía. (2009). “Auditoría de Gestión”. Disponible en:
Guillermo_Cuellar_m/gestion.html. Colombia.
4
4. ¿Qué políticas y acciones se requieren introducir en la organización para
mejorar la calidad de la gestión administrativa y contable?
Este proyecto pretende abordar la temática de los problemas que adolecen
las empresas a través del análisis y evaluación de las operaciones, lo cual
proporcionará la mejora de los procesos mediante la corrección de errores para
que se cumplan las actividades con eficiencia.
1.2.2 Análisis Crítico
Elaborado por: Las Autoras
1.3 Formulación Del Problema
¿Cómo los Procesos Contables y Administrativos inciden en la Gestión y la
utilización adecuada de los recursos de la empresa?
Árbol de Problemas
Figura # 1
Malas prácticas
en los procesos
Falta de capacitación al personal
Falta de administración de los recursos
Falta de organización
y compromiso para alcanzar
objetivos Inexistencia de Manuales
Funcionales, Políticas y
Procedimientos
Falencias en el Control
Interno
Falta de la Unidad de Auditoria Interrna
5
1.4 Delimitación del Problema
Cuadro # 1
DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA
TIPO DE
INVESTIGACIÓN: Descriptiva.
CAMPO: Auditoría.
ESPACIAL:
Compañía de Transportes Ecuatoriano
S.A. Domiciliada en la Ciudad de
Guayaquil, Guasmo Oeste Coop. 9 de
Octubre Mz.F-1 SL.16.
TIEMPO: 2012
Elaborado por: Las Autoras
El trabajo de investigación se realizará en los departamentos contable y
administrativo.
1.5 Justificación de la Investigación
Uno de los motivos principales por el cual una empresa puede decidir
emprender una auditoría de gestión es el cambio que se hace indispensable para
reajustar la gestión o la organización de la misma.
A través del análisis de la organización se puede determinar si el personal
de la empresa está utilizando adecuadamente los recursos puestos a su disposición
cumpliendo así con los objetivos fijados.
6
Las empresas deben evaluar la eficiencia de los procesos, para realizar los
correctivos necesarios y así tener mejoras para el buen desempeño, además de dar
recomendaciones que permitirán a la compañía mejorar la gestión de sus procesos,
minimizar los riesgos e implementar actividades de control que permitan
optimizar sus recursos.
Cuadro # 2
Elaborado por: Las autoras
1.6 Sistematización de la Investigación
La sistematización contempla un método de uso general aplicable a
cualquier área, estructura, función, como parte de un proceso de auditoría. Este
método consiste en analizar en profundidad y con los detalles que permita la
comprensión de los temas por las cuales se da la investigación, tales como:
Estudio de los departamentos contables y administrativos de la empresa.
Diagnóstico detallado.
Investigación de las deficiencias.
Comprobación de la eficacia.
Búsqueda de los problemas.
CONTROLES VS RIESGOS
Evaluar el cumplimiento de Metas
y Resultados.
Incumplimientos de los objetivos departamentales
fijados.
Asignación y control de recursos
físicos y financieros. Desperdicios de recursos de la empresa.
Análisis de los procesos de
información.
Bajo rendimiento por el personal a cargo de los
procesos contables y administrativos.
Segregación de funciones. Errores en la distribución de las tareas a realizar.
Evaluar mediante indicadores de
Gestión. Desconocimiento del rendimiento de las actividades.
7
Proposición de las soluciones.
Indicación de alternativas y mejora de la situación.
Este trabajo se lleva a cabo por medio de un cuestionario a todo el personal de las
distintas áreas auditadas.
1.7 Objetivos de la Investigación
1.7.1 Objetivos Generales
Evaluar los niveles de eficacia y eficiencia de los procesos contables y
administrativos de la empresa de Transportes Ecuatorianos S.A.
1.7.2 Objetivos Específicos
Identificar y analizar los posibles riesgos de las actividades operacionales
asociados al negocio.
Adoptar medidas correctivas para controlar la evolución en el tiempo de
los principales procesos.
Comprobar si los procesos administrativos y contables que se aplican en la
empresa, son los más adecuados para sus operaciones.
Alcanzar el crecimiento de la entidad a través del desarrollo que busque la
innovación de su servicio a mediano y largo plazo.
Establecer si la entidad adquiere, protege, utiliza sus recursos de manera
eficiente y económica.
Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o
programa son efectivos asegurando un proceso eficaz de las actividades.
Determinar si los objetivos y metas propuestas han sido logrados.
8
Verificar la existencia de métodos o procedimientos para la operación y
validez de los mismos.
1.8 Limites de la Investigación
El tiempo que tomará la investigación será en el periodo de Octubre/2012 a
Marzo/2013, donde se evaluara a la empresa Transportes Ecuatorianos S.A. de la
ciudad de Guayaquil, y se desarrollara la tesis con la finalidad de ayudar a la
Gerencia de la compañía a buscar alternativas de mejoras en los procesos
contables y administrativos.
1.9 Hipótesis General
Mediante la auditoría de Gestión se busca detectar los problemas y las
causas que origina el manejo inadecuado de los procesos contables y
administrativos por parte del personal de la empresa, facilitando la evaluación
adecuada que oriente a mejorar eficientemente las actividades.
1.10 Hipótesis Específicas
Con la segregación de funciones en los departamentos se obtendrá una
adecuada comprensión y conocimiento de las actividades de la empresa,
la misma que facilite la evaluación de su eficiencia.
Con la aplicación correcta de los manuales de procedimientos se dará
mejor uso a los recursos de la empresa.
Con el diseño de una herramienta de gestión permitirá la adecuada
evaluación de los procesos contables y administrativos.
9
1.11 Identificación de las variables
1.11.1 Variable Independiente
La Auditoría de Gestión para validar los procesos administrativos y contables de
la compañía TRANSESA.
1.11.2 Variable Dependiente
Diseño de un Plan para el mejoramiento de la Gestión por Procesos de la
empresa.
10
CAPÍTULO II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.1 Antecedentes referenciales y de investigación3
“Desde la antigüedad se tenía la necesidad de transportar objetos de un lugar
a otro, es así como la humanidad dio inicio a ciertos cambios en su
comportamiento, en el tiempo de los incas se utilizaba animales de carga como
medios de transporte, porque a través de los tiempos, hasta la conquista española,
se presenta cambios importantes en el desarrollo del transporte terrestre, es
necesario mencionar que en la presidencia del Dr. Isidro Ayora en el año de 1929
se promulga la creación del Ministerio de Obras Públicas y Comunicaciones, sin
tener cambio alguno, hasta el año de 1984, en la presidencia del Ingeniero León
Febres Cordero aparece el Ministerio de Obras Públicas y que mediante acuerdo
ministerial se empieza a invertir en vías para el desarrollo económico del
transporte terrestre a través del indicado Ministerio.
En años anteriores el transporte pesado poseía ciertas limitaciones con
respecto a la adquisición de camiones y repuestos que permitan el giro normal del
negocio, dificultando de esta manera el servicio de transporte de carga, en la
actualidad dichas dificultades han sido superadas con las diversas facilidades que
ofrecen las diferentes empresas comercializadoras, y a través del tiempo este
sector tenga gran incidencia en la economía del país y un crecimiento
representativo”.
3 Bodero Carolina. (2009). “Historia e importancia del Transporte Terrestre” Disponible en:
www.slideshare.net.
11
2.1.1 Reseña Histórica de la Empresa
La empresa de transportes de carga pesada Transportes Ecuatorianos S.A.
(TRANSESA), nace en la ciudad de Guayaquil en el año 2009 con sus fundadores
el Ec. Rusbel Chávez Lapo y el Cpa. Miguel Larosa Arriaga, en un mercado que
se encuentra con déficit de proveedores en la oferta de la intermediación de
servicios de transporte a terceros. Inician con la adquisición de una unidad
vehicular para transportar mercadería dentro de la ciudad de Guayaquil, a distintas
empresas que solicitaban los servicios de transporte tomando en cuenta que
nuestra ciudad es comercial.
Transportes Ecuatorianos S.A. se constituye el 25 de mayo del 2009 y cuyas
actividades se iniciaron desde el mes de julio del mismo año, con domicilio en la
vía Puerto Marítimo. Con el transcurso de los años y aprovechando las
oportunidades de expansión y mejoramiento de rutas en nuestro país; se adquieren
más vehículos para brindar servicios de transporte de carga pesada a nivel
nacional.
Uno de los sectores al que brinda sus servicios de manera directa son las
empresas navieras, transportando los contenedores cargados de mercadería desde
el puerto hasta las bodegas de las diferentes empresas. Los servicios que ofrecen
Transportes Ecuatorianos S.A. van dirigidos a la transportación de carga pesada
desde el lugar de origen hasta su destino sin interrupción de ninguna clase.
Cuenta con un gran equipo de profesionales capacitados tanto en la logística
(transporte y entrega) de la transportación de carga pesada como en la distribución
de la misma garantizando de esta manera una eficiente entrega de su mercadería.
Los vehículos están equipados con lo más avanzado en tecnología de
comunicación como GPS, comunicación por telefonía celular con cada chofer, etc.
Los choferes son profesionales altamente capacitados y sus licencias de conducir
pertenecen a la categoría "E".
12
Entre los principales objetivos que tiene la empresa TRANSESA son los
siguientes:
Convertirse en líder en la actividad de transporte de carga pesada a Nivel
Nacional, aplicando para ello sus tácticas operativas.
Alcanzar la satisfacción de sus Clientes por los eficientes servicios.
Lograr que su capital humano, crezca y se desarrolle profesionalmente a
través de las capacitaciones, ascensos, rutas de crecimiento.
Misión del Negocio
Brindar el servicio de transportación de cargas para lo cual es contratada,
con puntualidad y seguridad, a un precio justo para todos los participantes.
Cubrir cualquier eventual falla documental que se pueda presentar durante
el servicio de transporte, de parte de los clientes, para precautelar la
integridad física de la carga, y que esta no sea ni mermada ni contaminada.
Generar tranquilidad, seguridad y confianza a los clientes en el transporte
de sus mercaderías.
Promover el crecimiento profesional de los empleados.
Generar nuevas plazas de trabajo.
Incrementar año a año el valor de la compañía.
Visión del Negocio
Ser la empresa con mayor ámbito geográfico en el Ecuador, manteniendo la
rentabilidad del negocio y los niveles de crecimiento.
Estructura Corporativa – Organizacional
La estructura corporativa de la organización está formada por:
Gerente General (representante legal)
Contadora General.
Asistente Contable
Asistente de Facturación
13
Coordinador de operaciones
Operadores de camiones.
La empresa brinda servicios en donde se arrienda de forma común con las
otras compañías relacionadas a la actividad y encontramos tres departamentos
compartidos: La Administración, Contabilidad y Operaciones.
Departamento Administrativo y Gerencial
Por el Ec. Rusbel Chávez Lapo siendo el propietario-administrador, junto a
su socio y que actualmente asume la Gerencia General de la compañía el señor
Cpa. Miguel Larosa Arriaga
Departamento de Contabilidad
Por la Cpa. Johana Chávez Lapo desempeñando el cargo de Contadora
General de la empresa responsable del control y elaboración de los registros
contables, tributarios, financieros y el manejo en el área de recursos humanos.
Departamento de Operaciones
Se gestiona toda la logística de la carga de los contenedores en cada una de
las flotas que dispone la empresa y de adquirir los servicios de terceros, cuando
los camiones propios no abastecen para generar más servicios a los clientes por
encontrarse en movimiento en lo que se recurre a la prestación de dichos servicios
y la persona responsable es el Ing. Nelson Menéndez Carranza.
14
Ilustración # 1
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
EMPRESA TRANSESA S.A.
Elaborado por: Fecha de Consulta:
Empresa TRANSESA 15/11/2012
PRESIDENTE
GERENTE GENERAL
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
ASISTENTE DE FACTURACION
AUXILIAR DE COMPRAS
VENDEDORES AUXILIAR DE COBRANZAS
DEPARTAMENTO CONTABLE
CONTADORA
ASISTENTE CONTABLE
DEPARTAMENTO
LOGISTICA
CHOFER 1 CHOFER 2 CHOFER 3
15
Análisis del FODA
FORTALEZAS
Ubicación estratégica.
Infraestructura adecuada.
Unidades de transporte propio.
Reducción de pérdida del producto durante el tiempo de transportación.
Capacitación y actualización permanente, de acuerdo a las necesidades de
cada departamento.
Personal de Confianza.
DEBILIDADES
Pocas unidades vehiculares.
No cuenta con procesos actualizados que permita disminuir actividades.
Gastos operativos altos.
Carencia de un plan anual para dar a conocer los nuevos servicios a los
clientes.
Falta de comunicación por parte de las gerencias hacia sus equipos de
trabajo.
Carencia de un manual de inducción para el nuevo personal.
Carencia de un manual de procedimientos contables, administrativos y
operativos.
OPORTUNIDADES
La optimización del transporte propio nos reduciría los viajes al vacío.
Aprovechar las unidades para crecer en nuevos mercados.
Elevado número de empresas que requieren este servicio.
Servicios a costos razonables en relación a la competencia.
Aumento de los precios en los insumos.
AMENAZAS
Está expuesto a factores externos como son los paros de transportista,
desastres naturales, los accidentes, la inseguridad.
Alta competencia en el área.
16
Aumento de los precios en los insumos.
Incremento de nuevos servicios de la competencia.
Probabilidad que los clientes no renueven los contratos, debido a mejores
ofertas por parte de la competencia.
Actividad Comercial
Cartera de Clientes
La cartera de los clientes de TRANSESA está conformada por 35 compañías de
las cuales nuestros principales clientes son:
TRANSTRAVEL
TRANSPORTS
TRANSANDINA S.A.
TRANSPORTEX
DANES ECUADOR
BRENTAX S.A
GEOGRI S.A.
TRANSESA cuenta además con varios tipos de proveedores, ya sea en
adquisiciones de flotas, de bienes y de servicios relacionados a la actividad de
transportes.
Los principales proveedores son:
PROVEEDORA DE CABEZALES (FLOTAS)
Compañía MAXDRIVE S.A.
PROVEEDORA DE CHASIS
Compañía SALIMARCORP
PROVEEDORA DE LLANTAS (NEUMÁTICOS)
Compañía CEPSA S.A.
Compañía CONAUTO S.A.
Compañía CENTROBANCORP S.A.
17
PROVEEDORES DE TRANSPORTE DE TERCEROS
Grupo Medina
Compañía NEOAGRI S.A.
Sr. Juan Paredes
Sr. Sam Alarcón
Sr. Daniel Román
Sr. Jorge León
PROVEEDORES DE GENERADORES ELECTRICOS
Generadores ERAZO
Compañía Multiconti S.A.
Compañía Thermocont S.A.
Políticas de crédito
La compañía TRANSESA dentro de sus políticas de crédito a los proveedores,
depende el tipo de transacción normalmente es de 20 días.
Políticas de Ventas
La compañía TRANSESA dentro de sus políticas de ventas a los clientes se les
concede un crédito de 15 días desde el momento en que se entrega el comprobante
de venta por dicha transacción.
Ciclos o temporadas altas de ventas
El volumen de ventas se incrementa en los meses de agosto a noviembre, período
que corresponde a la temporada alta de frutas, la misma que empieza desde
septiembre hasta diciembre.
Información de la competencia
Las principales empresas que tienen mayor participación en el mercado son:
TRANSPOINT
PORTRANS
CAMACHO SANCHE
18
2.1.2 Base Legal de la Empresa
La Compañía Transportes Ecuatorianos S.A. – TRANSESA para las
actividades reglamentarias de la empresa maneja las siguientes leyes establecidas
en el País.
Superintendencia de Compañías.
- Ley de Compañías.
Comisión Nacional de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial.
- Ley de Tránsito y Transporte Terrestre.
Servicio de Rentas Internas.
- Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno y su Reglamento de
Aplicación.
- Código Tributario.
- Reglamento de Comprobantes de Venta y Retenciones en la
Fuente.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS).
- Ley de Seguridad Social.
Ministerio de Relaciones Laborales.
- Código de Trabajo.
2.2 Marco Teórico Referencial
2.2.1 Introducción a la Auditoría
“La palabra auditor proviene del latín (audire = oír) y significa “el que oye”;
era apropiada en una época en que los documentos contables del gobierno eran
aprobados solo después de una lectura pública de los informes en voz alta.
En la primera mitad del siglo XX, el trabajo de auditoría empezó a tener otra
orientación: en vez de descubrir fraudes, el centro es determinar si los estados
19
financieros ofrecían un panorama completo y objetivo en los resultados
operativos de la situación financiera.
Actualmente la auditoría también se percata de la importancia de un control
interno eficiente. El control interno de una compañía consta de las políticas y los
procedimientos establecidos para asegurarse razonablemente de que los objetivos
se alcanzarán, entre ellos el de preparar estados financieros confiable”.4
2.3 Marco Conceptual
2.3.1 La Auditoría
2.3.1.1 Definición e Importancia
“Es el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones
financieras o administrativas, efectuado por auditores profesionales con
posterioridad a su ejecución con la finalidad de verificarlas, evaluarlas y elaborar
el informe que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones; y, en el
caso de examen de Estados Financieros, el correspondiente dictamen profesional”.
Alberto Vérez Basanta “Auditoría” está se define como: La parte o la rama
de la contabilidad que trata de la revisión, comprobación, exposición y
presentación de los hechos económicos de cualquier tipo de organización,
mediante el examen, estudio y aval de los libros de contabilidad, comprobantes y
demás evidencias.5
La empresa ingresa las transacciones diarias pero sin un control, revisión y
análisis que sean direccionadas a establecer la Economía, Eficiencia y Eficacia de
los procesos contables y administrativos con el objetivo de llevar una buena
presentación en los Estados Financieros.
4Juan Ramón Santillana González. (2006). “Auditoría” Disponible en: auditoria.over-blog.com
5 Elisa Sarahí Rodríguez González: (2012). “Procedimientos Metodológicos para Realizar
Auditorías Financieras”. España
20
Importancia de la Auditoría
Las auditorías en los negocios son muy importantes, por cuanto la gerencia
sin la práctica de una auditoría no tiene plena seguridad de que los datos
económicos registrados realmente son verdaderos y confiables. Es la auditoría que
define con bastante razonabilidad, la situación real de la empresa.
Una auditoría puede evaluar, por ejemplo, los estados financieros en su
conjunto o una parte de ellos, el correcto uso de los recursos humanos, materiales,
equipos y su distribución, etc. Contribuyendo con la gerencia para una adecuada
toma de decisiones.6
La Empresa Transesa desde que inició sus actividades no ha realizado una
revisión a los procesos contables y administrativos, por lo que no tienen
conocimiento si los procedimientos establecidos son eficientes, es necesario
ejecutar una auditoria para llevar una gestión eficaz y presentar informes veraces
y oportunos que guie a los gerentes en la toma de decisiones.
2.3.1.2 Clasificación de la Auditoría
1.- Auditoría Externa
“Es el examen o verificación de las transacciones, cuentas, informaciones,
estados financieros, correspondientes a un período, evaluando la conformidad,
cumplimiento de las disposiciones legales o internas vigentes en el sistema de
control interno contable. Se practica por profesionales facultados, que no son
empleados de la organización cuyas afirmaciones o declaraciones auditan”.7
6Reynaldo Lima C. (2012). “Importancia de la Auditoría”. Disponible en:
www.clasesaudi.blogspot.com.
7 Yolanda Jiménez: (2009). “Auditoría” Argentina.
21
2.- Auditoría Interna
La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un
sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional
con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el
objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la
misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los
terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica.8
3.- Auditoría Gubernamental
“La Auditoría Gubernamental es el examen objetivo, sistemático y
profesional de las operaciones financieras y/o administrativas, efectuado con
posterioridad a su ejecución, en las entidades sujetas al Sistema Nacional de
Control, elaborando el correspondiente informe”.9
4.- Auditoría Administrativa
“J. Rodríguez Valencia: Expresa que es un examen detallado, metódico y
completo practicado por un profesional de la administración sobre la gestión de un
organismo social. Consiste en la aplicación de diversos procedimientos, con el fin
de evaluar la eficiencia de sus resultados en la relación con las metas fijadas; sus
recursos humanos, financieros y materiales empleados; la organización,
utilización y coordinación de dichos recursos; los métodos y controles
establecidos y su forma de operar".10
8 Yolanda Jiménez: (2009). “Auditoría” Argentina.
9Oswaldo Fonseca Luna. (2009). “Auditoría Gubernamental Moderna” Perú. Disponible en:
books.google.com.ec.
10 José María Melgar Callejas. (2009). “Auditoría Administrativa una Necesidad Permanente de La
Empresa Moderna. Argentina.
22
5.- Auditoría Financiera
“Es una revisión exploratoria, crítica de los controles y registros de
contabilidad de una empresa realizada por un contador público, cuya conclusión
es un dictamen a cerca de la corrección de los estados financieros de la empresa”.
“Examen y evaluación de los documentos, operaciones, registros y Estados
Financieros de la entidad, para determinar si éstos reflejan, razonablemente, su
situación financiera y los resultados de sus operaciones, así como el cumplimiento
de las disposiciones económico-financieras, con el objetivo de mejorar los
procedimientos relativos a las mismas y el control interno”.11
Transesa S.A. tiene que comprometerse a llevar con cordura los Estados
Financiero estableciendo, está Auditoría muestra como está la organización
pasando por una estructuración tomando soluciones inmediata sobre la mala
organización, es fundamental la revisión continua ya que de ahí parte los recursos
de la empresa, llevando con exactitud las finanzas y demás documentos
administrativos y contables como soporte de las actividades para cumplir un
manejo eficiente y mostrar con claridad los resultados de la empresa.
6.- Auditoría Operacional
“Es el examen y evaluación, que se realiza a una entidad para establecer el
grado de Economía, Eficiencia y Eficacia en la planificación, control y uso de los
recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el
objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las
actividades o materias examinadas, de acuerdo con los objetivos y metas
previstos, incluye el examen de la organización, estructura, control interno
contable, y administrativo, la consecuente aplicación de los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados, la razonabilidad de los Estados
11 Eliana Moreno Montaña. (2009) “Auditoría” Argentina.
23
Financieros, así como el grado de cumplimiento de los objetivos a alcanzar en la
organización o entidad auditada”.12
7.- Auditoría Fiscal
“El examen de las operaciones relacionadas con los tributos al fisco, a los
que está obligada la entidad estatal, persona natural o jurídica del sector no estatal,
con el objetivo de determinar si se efectúan en la cuantía que corresponda, dentro
de los plazos, formas establecidas, y proceder conforme a derecho”.
8.- Auditoría de Gestión
“Es el examen y evaluación de la gestión de un órgano, entidad, programa,
proyecto, proceso o actividad para establecer el grado de economía, eficiencia y
eficacia, calidad e impacto de su desempeño en la planificación, control y uso de
los recursos y en la conservación y preservación del medio ambiente, así como
para comprobar la observancia de las disposiciones que le son aplicables”.13
Es primordial para la empresa Transesa S.A. llevar a cabo una Auditoría de
Gestión para la revisión y corrección oportuna de sus procesos, enfocados al logro
de resultados ya que la empresa está creciendo y es necesaria una restructuración
continua.
2.3.1.3 Normas de Auditoría14
12 Eliana Moreno Montaña. (2009) “Auditoría” Argentina.
13 Elisa Sarahí Rodríguez González: (2012). “Procedimientos Metodológicos para Realizar
Auditorías Financieras”. España.
14Carlos Llorach Barrios. (2009). “Normas Generales de Auditoría” Disponible en:
www.slideshare.net.
A. NORMAS GENERALES
NORMAS DE AUDITORÍA B.NORMASDE EJECUCIÓN
C. NORMAS DE INFORME
24
“Las normas de Auditoría son las indicaciones que en forma obligatoria los
auditores tienen que cumplir en el desempeño de sus funciones de auditoría,
presentan los requisitos personales y profesionales del auditor, además de
orientaciones para la uniformidad en el trabajo con el propósito de lograr un buen
nivel de calidad en el examen. Así mismo indican lo concerniente a la elaboración
del informe de auditoría".
A. Normas Generales o Personales
Son de naturaleza personal y están relacionadas con las cualidades morales, de
conocimiento, capacidad que debe tener el auditor y con la calidad en el trabajo de
auditoría.
1. Capacidad Profesional.- El auditor debe tener suficiente capacidad
profesional, experiencia técnica, el entrenamiento adecuado para planear,
organizar, ejecutar el trabajo de auditoría de la manera más eficiente,
económica y con calidad profesional.
2. Independencia.- El auditor debe tener la suficiente autonomía de modo
que pueda desarrollar la auditoría con el máximo grado de imparcialidad,
sin que haya posibilidades de efectos negativos en su contra que impidan o
limiten su independencia.
3. Responsabilidad y Cuidado Profesional.- Los auditores son responsables
de cumplir con todas las disposiciones legales, normativas existentes para
el desarrollo de una auditoría y emplear cuidadosamente su criterio
profesional.
B. Normas de Ejecución del Trabajo
Se refieren a las indicaciones técnicas, procedimientos de auditoría y a las
medidas de calidad del trabajo ejecutado por el auditor en una entidad.
25
1. Planeación de la Auditoría.- El trabajo de auditoría debe planearse
adecuadamente para poder alcanzar los objetivos propuestos con el
mínimo de esfuerzos y con la mayor economía. El plan debe incluir:
personal, recursos materiales, objetivos, etc.
2. Evaluación del Control Interno.- Se deberá efectuar una cuidadosa
comprensión y evaluación del Control Interno de la entidad u organismo
para formular recomendaciones que permitan su fortalecimiento, mejoras,
para determinar las áreas que necesitan un examen más detallado, para
establecer la naturaleza, oportunidad, alcance y profundidad de las pruebas
a aplicar mediante procedimientos de auditoría.
3. Obtención de Evidencia Suficiente, Competente y Pertinente.- El
auditor debe tener evidencia suficiente, competente, pertinente a través de
la aplicación de procedimientos de auditoría que le permitan sustentar sus
opiniones, comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre una base
objetiva.
C. Normas del informe de Auditoría
Estas normas regulan la última fase del proceso de Auditoría, es decir la
elaboración del informe, para lo cual, el auditor habrá acumulado en grado
suficiente las evidencias, debidamente respaldada en sus papeles de trabajo.
1. Aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados.- El dictamen debe expresar si los estados financieros están
presentados de acuerdo a principios de contabilidad generalmente
aceptados.
2. Consistencia.- Los usos de la información contable requieren que se sigan
procedimientos de cuantificación que permanezcan en el tiempo. Este
principio se refiere tanto a la consistencia en la aplicación de criterios
contables de valuación de partidas y demás criterios
26
3. Revelación Suficiente. Establece que todo estado financiero debe tener la
información necesaria, presentada en forma comprensible de tal manera
que se pueda conocer claramente la situación financiera y los resultados de
sus operaciones.
4. Opinión de Auditor.- El informe deberá expresar una opinión con
respecto a los estados financieros tomados en su integridad o la
aseveración de que no puede expresarse una opinión. En este último caso,
deben indicarse las razones que lo impiden.
La empresa con los conceptos de las normas de la Auditoría va a obtener un
amplio conocimiento para contratar un Auditor capacitado profesionalmente
teniendo ética, responsabilidad de entregar una información veraz a la gerencia de
todas las falencias que encuentre en la empresa para ejecutar y llevar la gestión en
los procesos contables y administrativos.
2.3.1.4 Técnicas de la Auditoría
Observación física
Control físico de las existencias (control de inventarios), inmovilizados, efectos a
cobrar (conciliación entre la cartera y la contabilidad), efectivo en caja.
Confirmación directa
Se puede hacer sobre los clientes, proveedores, bancos, abogados, para obtener
pruebas externas de los saldos de terceros que figuran en la contabilidad,
operaciones con terceros, litigios, pólizas de seguros, etc.
Revisión analítica
Detectar variaciones anómalas de ciertas cuentas, las que el auditor considere más
significativas en función de la actividad de la sociedad y de la naturaleza de la
auditoría.
27
Revisión de los procedimientos de control interno
El control interno comprende el plan de organización, todos los métodos y
procedimientos que sigue una empresa para proteger sus activos y verificar la
exactitud de las operaciones.
2.3.2 Auditoría de Gestión
Una vez aplicado bien la estructura de la empresa determinando su grado de
economía, equidad, eficiencia, eficacia y por medio de recomendaciones se
formulen, promover la correcta administración de la organización para un buen
funcionamiento en cada uno de los departamentos orientados verificación
Financiera.
2.3.2.1 Objetivos de la Auditoría de Gestión
La auditoría de gestión tiene como objetivos primordiales:
Evaluar los objetivos y planes organizacionales.
Vigilar la existencia de políticas adecuadas y su cumplimiento.
Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles.
Verificar la existencia de métodos adecuados de operación.
Comprobar la correcta utilización de los recursos.
2.3.3 Control Interno
“Se define como un proceso efectuado por el consejo de administración, la
dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de
proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de
objetivos”15
15Coopers & Lybrand (2007). “Los Nuevos Conceptos del Control Interno (Informe
COSO). España: Ediciones Díaz Santos.
28
Lo que se puede lograr en la Empresa Transesa S.A. con el control interno:
Empleando el control interno se consigue el rendimiento en los objetivos y
la rentabilidad evitando pérdida de recursos.
Cumpliendo las leyes y normas aplicables evitando sanciones, haya el
enfoque necesario donde quiere ir para así no obtener peligros en los
procesos.
Lo que no se puede lograr en la Empresa Transesa S.A. con el control interno:
El control interno no puede hacer que el Ejecutivo tiene personalidad
mala se convierta en una buena persona ya que la formación viene con los
valores éticos desde el inicio de la etapa vida.
Los cambios en la política, las acciones que tomen los competidores,
pueden estar fuera del control de la dirección.
2.3.3.1 Los componentes del control interno
“Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de control interno que
se relacionan entre sí y son inherentes al estilo de gestión de la empresa. Los
mismos son:
Ambiente de Control.
Evaluación de Riesgos.
Actividades de Control.
Información y Comunicación.
Supervisión o Monitoreo.
Ambiente de Control16
“El ambiente de control marca la pauta del funcionamiento de una empresa
e influye en la concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de
16 FRANKLIN, Benjamín: (2007). “Auditoría Administrativa”; EDITORIAL: McGraw –
Hill Interamericana S.A.; EDICIÓN: 1a. Edición; CIUDAD: México.
29
todos los demás componentes del control interno, aportando disciplina y
estructura”.
La empresa Transesa a medida que va creciendo debe estructurar el
departamento de Recursos Humanos, para facilitar el trabajo con el personal de la
empresa creando un ambiente de estabilidad, desarrollo y crecimiento laboral que
incluye la moralidad y los valores éticos.
Evaluación de los riesgos.
“Las organizaciones, cualquiera sea su tamaño, se enfrentan a diversos
riesgos de origen externos e internos que tienen que ser evaluados. Una condición
previa a la evaluación del riesgo es la identificación de los objetivos a los
distintos niveles, vinculados entre sí”.
Corresponde hacer una evaluación de los riesgos, analizar cada área de la
empresa para la obtención de los objetivos y determinar cómo ha de ser
gestionados los riesgos en los procesos contables y administrativos.
Actividades de Control
“Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que
ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la
empresa”.
Es necesario que la Empresa Transesa cumpla con un control del plan a
desarrollar las diversas actividades: segregación de funciones, controles,
legalizaciones y aprobaciones, para lograr los objetivos de la entidad.
Información y Comunicación.
“Se debe identificar, recopilar, comunicar información pertinente en forma
y plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades”. Una
vez resumida la información operativa, financiera que permitan efectuar las
reglas para inspeccionar en una manera adecuada en los procesos de la
organización Transesa.
30
Supervisión o monitoreo.
“Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso
que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo
largo del tiempo”.
La Empresa Transesa tiene que realizar métodos de supervisión de las actividades
constantemente llevadas en lo que respecta a sus funciones.
Luego del análisis podemos decir que:
o Acceden salvaguardar el control sobre todas las actividades.
o Facilita una seguridad sujetada a los objetivos implantados que tienen que
cumplirse.
o Ayudan al cumplimiento de los objetivos en la organización.
2.3.3.2. Importancia y aplicación del control interno en la empresa17
“El Control Interno, es una expresión utilizada con el objeto de describir
todas las medidas adoptadas por los accionistas, directores de empresas para
dirigir y controlar las operaciones de sus empresas”.
La importancia y aplicación del control interno en la Empresa Transesa es
con el objetivo establecer normas o políticas que ejecuten el control de las
operaciones y recursos en esta entidad.
Sin embargo, los siguientes pasos básicos deben ser parte de un Sistema de
Control Interno gerencial eficaz:
1. Establecer normas, metas u objetivos (criterios).
2. Analizar el rendimiento y evaluar los resultados (comparación).
3. Tomar acciones correctivas.
17José Alejandro RM. (2008). “Importancia y Aplicación del Control Interno en la
Empresa”. Disponible en: www.empresayeconomía.es.
31
Figura # 2
Fuente: www.empresayeconomía.es
El proceso administrativo encargado de las tareas encomendadas a cada uno de
los subalternos para así obtener resultado con éxitos en el Sistema de del Control
Interno.
2.3.3.3 Riesgos de Auditoría
“Es importante en toda organización contar con una herramienta, que
garantice la correcta evaluación de los riesgos a los cuales están sometidos los
procesos, actividades de una entidad y por medio de procedimientos de control se
pueda evaluar el desempeño de la misma”.
La empresa Transesa no está exenta de los riesgos que se pueda presentar dentro
de la organización, la cual debe implementar con anticipación métodos para el
cometimiento de errores que se presenten en las labores diarias.
En este tipo de auditoría tendremos que tener en cuenta también los tres
componentes de riesgo:
1. Riesgo Inherente. “Este tipo de riesgo tiene ver exclusivamente con la
actividad económica o negocio de la empresa, independientemente de los
sistemas de control interno que allí se estén aplicando”.
32
2. Riesgo de Control. “De que el Sistema de Control Interno prevenga o
corrija tales errores. Cuando existen bajos niveles de riesgos de control es
porque se están efectuando o están implementados excelentes
procedimientos para el buen desarrollo de los procesos de la
organización”.
3. Riesgo de Detección. Es por esto que un proceso de auditoría que
contenga problemas de detección muy seguramente en el momento en
que no se analice la información de la forma adecuada no va a contribuir a
la detección de riesgos inherentes y de control a que está expuesta la
información del ente y además se podría estar dando un dictamen
incorrecto.18
2.3.3.4 Fases de Auditoría19
La práctica de la Auditoría se divide en tres fases:
1- Planeación
2- Ejecución
3- Informe
Primera Fase Planeación:
“En esta fase se establecen las relaciones entre auditores y la entidad, para
determinar alcance, objetivos. Se hace un bosquejo de la situación de la entidad,
acerca de su organización, sistema contable, controles internos, estrategias y
demás elementos que le permitan al auditor elaborar el programa de auditoría que
se llevará a efecto”.
Elementos Principales de esta Fase:
1. Conocimiento y Comprensión de la Entidad
18Iván Giraldo García. (2011). “Riesgos de Auditoría”: Disponible en: www.slideshare.net.
19Elkin Andrés Alquichides Fajardo. (2008). “Fases de la Auditoría” Disponible en:
es.scribd.com.
33
2. Objetivos y Alcance de la auditoría
3. Análisis Preliminar del Control Interno
4. Análisis de los Riesgos y la Materialidad
5. Planeación Específica de la auditoría
6. Elaboración de programas de Auditoría
1) Conocimiento y Comprensión de la Entidad a auditar.
“Previo a la elaboración del plan de auditoría, se debe investigar todo lo
relacionado con la entidad a auditar, para poder elaborar el plan en forma
objetiva”.
Los directivos de la empresa Transesa deben comprender la estructura
organizacional, inversión del negocio, disposiciones legales para conocer cuáles
son sus fortalezas o debilidades y elaborar un programa que ayude a mejorar sus
procesos. Para el logro del conocimiento y comprensión de la entidad se deben
establecer los siguientes pasos:
a) Visitas al lugar
b) Entrevistas y encuestas
c) Revisar los Estados Financieros
d) Análisis FODA (Fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas)
e) Árbol del problema.
2) Objetivos y Alcance de la auditoría.
“Los objetivos indican el propósito por lo que es contratada la firma de
auditoría, qué se persigue con el examen, para qué y por qué. Si es con el objetivo
de informar a la gerencia sobre el estado real de la empresa o si es por
cumplimiento de los estatutos que mandan efectuar auditorías anualmente, en
todo caso, siempre se cumple con el objetivo de informar a los socios, a la
gerencia y resto de interesados sobre la situación encontrada para que sirvan de
base para la toma de decisiones”.
34
3) Análisis Preliminar del Control Interno
“Este análisis reviste de vital importancia en esta etapa, porque de su
resultado se comprenderá la naturaleza, extensión del plan de auditoría, la
valoración y oportunidad de los procedimientos a utilizarse durante el examen”.
4) Análisis de los Riesgos y la Materialidad.
“El Riesgo en auditoría representa la posibilidad de que el auditor exprese
una opinión errada en su informe debido a que los estados financieros o la
información suministrada a él estén afectados por una distorsión material o
normativa.”.
5) Planeación Específica de la Auditoría.
“Para cada auditoría que se va a practicar, se debe elaborar un plan. Esto lo
contemplan las Normas para la ejecución. Este plan debe ser técnico y
administrativo. El plan administrativo debe contemplar todo lo referente a
cálculos monetarios a cobrar, personal que conformarán los equipos de auditoría,
horas hombres, etc.”.
6) Elaboración de Programa de Auditoría.
“Cada miembro del equipo de auditoría debe tener en sus manos el
programa detallado de los objetivos y procedimientos de auditoría objeto de su
examen”.
Segunda fase Ejecución
“En esta fase se realizan diferentes tipos de pruebas y análisis a los estados
financieros para determinar su razonabilidad. Se detectan los errores, si los hay, se
evalúan los resultados de las pruebas y se identifican los hallazgos”.
Elementos de la fase de Ejecución
Los elementos son:
35
1. Las Pruebas de Auditoría
2. Técnicas de Muestreo
3. Evidencias de Auditoría
4. Papeles de Trabajo
5. Hallazgos de Auditoría”
Se debe ejecutar una Auditoría a los procesos contables y administrativos, Estados
Financieros, para determinar las falencias de la empresa y mediante las
recomendaciones emitidas por el auditor, mejorarlas para alcanzar los objetivos.
Tercera Fase Preparación del Informe:
El informe de Auditoría debe contener a lo menos:
1.- Dictamen sobre los Estados Financieros o del área administrativa auditada.
2.- Informe sobre la estructura del Control Interno de la entidad.
3.- Conclusiones y recomendaciones resultantes de la Auditoría.
4.- Deben detallarse en forma clara y sencilla, los hallazgos encontrados.
Información para la empresa Transesa, en contratar los servicios de un Auditor si
en el transcurso de los resultados identifiquen este informe y tomar correctivos a
tiempo.
2.4 Marco Legal
“Proporciona las bases sobre las cuales las instituciones construyen y determinan el
alcance y naturaleza de la participación política. En el marco legal regularmente se encuentran
en un buen número de provisiones regulatorias y leyes interrelacionadas entre sí”.20
La empresa Transesa debe de cumplir con las políticas establecidas en el País de
acuerdo al lineamiento de la base legal que se encuentre la Entidad.
20Rocío Francisco. (2011). “Marco Legal” Disponible en: es.scribd.com.
36
2.4.1 Ley de Régimen Tributario Interno y el reglamento para su aplicación
“Según la Constitución Política de la República del Ecuador, Art. 256 indica
que el Régimen Tributario se regulará por los principios básicos de igualdad,
proporcionalidad y generalidad. Los tributos, además de ser medios para
obtención de recursos presupuestarios, servirán como instrumento de política
económica general”.
La Compañía TRANSESA S.A. se rige a la Ley de Régimen Tributario Interno y
su Reglamento, llenando a tiempo formularios 104 y 101, ya que es una sociedad
que está obligada a los impuestos tributarios.
- Código Tributario
La Compañía Transesa S.A. hace uso del Código Tributario, para el normal
desarrollo de sus actividades, permitiendo de esta manera que la empresa cumpla
con sus obligaciones tributarias ante el SRI.
Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos
La Compañía Transesa S.A. utiliza los documentos requeridos por la entidad
reguladora que sustenta la entrega del servicio al cliente, cumpliendo con las
disposiciones establecidas en el reglamento tributario.
2.4.2 Ley de Compañías
“La Ley de Compañías es el marco Jurídico bajo el cual funcionan las
empresas legalmente constituidas en el Ecuador. Se expidió el 5 de Noviembre de
1999 por el Consejo Nacional y consta de 457 artículos donde se norma y regula
la actividad empresarial dentro de país. A lo largo de los años sólo unos pocos
artículos han sido reformados, pero básicamente continúa siendo la misma ley. Es
importante mencionar que el ente que vigila que se cumplan con todas las
37
disposiciones exigidas en la ley es la Superintendencia de la Compañía. Donde
están registradas todas las empresas que funcionan legalmente en el Ecuador”.21
La Compañía TRANSESA S.A. efectúa con esta ley, ya que es vigente para todas
las empresas llamadas Sociedades para así cumplir requisitos y controles que
observan está constitución.
2.4.3 Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial
“De acuerdo a la actividad que desempeña la Compañía Transportes Ecuatorianos
está regida por esta normativa”.
Art. 1.- “La presente Ley tiene por objeto la organización, planificación,
fomento, regulación, modernización y control del Transporte Terrestre, Tránsito y
Seguridad Vial, con el fin de proteger a las personas y bienes que se trasladan de
un lugar a otro por la red vial del territorio ecuatoriano, y a las personas y lugares
expuestos a las contingencias de dicho desplazamiento, contribuyendo al
desarrollo socio-económico del país en aras de lograr el bienestar general de los
ciudadanos”.22
Art. 155.- Transporte nacional e internacional de carga.- “Estará también,
gravado con tarifa cero de IVA, el transporte nacional aéreo de carga desde, hacia
y entre las Islas Galápagos y el transporte internacional de carga, cuando éste sale
del Ecuador”.
La Empresa Transesa, como se dedica a la carga de transporte pesado debe estar
afirmada en los reglamentos que indica la ley de transporte, gravado con tarifa
cero.
21Ley de Compañías en el Ecuador. (2013). Disponible en: www.forosecuador.ec.
22Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial. (2013). Disponible en:
www.portalecuador.ec.
38
2.4.4 Ley de Seguridad Social
“Por medio de esta normativa se establecen las responsabilidades e imposiciones
que deben mantener las empresas públicas y privadas con respecto a sus
empleados”.
- Código de Trabajo
La Empresa Transesa cumple con lo establecido en el Código de Trabajo, lo cual
es una herramienta importante para obtener un buen clima laboral.
39
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1. Población
La población está constituida por los trabajadores de la Empresa de
Transportes Ecuatorianos S.A. Esta población es de tipo finita porque se conoce el
número de individuos que forman la compañía son: 25 individuos.Se realizó la
encuesta a todos los empleados de la empresa, la cual el 40% son del área
contable y 60% personal administrativo.
Tabla # 1
Fuente: Archivos de la empresa de transporte de carga pesada ¨Transportes Ecuatorianos S.A.
TRANSESA
Elaborado por: Las autoras
Nº Departamentos #
Empleados
Porcentaje
1 Cobranzas 2 8%
2 Administración 3 12%
3 Contabilidad 5 20%
4 Compras 3 12%
5 Logística 4 16%
6 Ventas 5 20%
7 Facturación 3 12%
TOTAL 25 100%
40
Gráfico # 1
Fuente: Archivos de la empresa de transporte de carga pesada ¨Transportes Ecuatorianos S.A.
TRANSESA
Elaborado por: Las autoras
3.2 Técnicas e Instrumentos de recolección de datos
3.2.1. Técnicas de Recolección de Datos23
Para desarrollar la investigación se utilizaron las siguientes técnicas:
Observación directa.- Tiene por objeto observar y verificar todos los
aspectos de la empresa para comprobar si se cumplen con los objetivos,
políticas y procedimientos establecidos.
Encuesta.- Esta técnica se aplica mediante instrumentos previamente
diseñados como cuestionarios y entrevistas.
23 http://www.isis.ufg.edu.sv
8% 12%
20%
12% 16%
20%
12%
EMPRESA DE TRANSPORTE DE CARGA PESADA S.A. TRANSESA
Cobranzas
Administración
Contabilidad
Compras
Logística
Ventas
Facturación
41
3.2.2 Instrumentos
El instrumento utilizado en la recolección de los datos fue el cuestionario.
Cuestionario.- Para la evaluación del control interno de la empresa se
elaboró los cuestionarios en base a las necesidades y se requirió la
colaboración de los empleados de la compañía Transesa para que
responda los mismos y con esta información se determinaron las
deficiencias.
3.3. Recursos: fuentes
Los resultados del cuestionario graficados en cuadros estadísticos acompañado de
un breve análisis, será el soporte para la ejecución de la propuesta.
3.3.1 Fuentes para la recolección de la información
Con el fin de planificar un diagnóstico previo por medio del cuestionario a los
departamentos contable y administrativo de la empresa TRANSESA de la ciudad
de Guayaquil.
Se realiza el respectivo levantamiento de información, mediante el cuestionario
con preguntas que se tabulara para establecer con precisión los porcentajes de los
mismos para llegar a las conclusiones y emprender la verificación de la hipótesis
planteada.
Para conocer el entorno de la empresa TRANSESA, se ejecutó el cuestionario a
los empleados de dicha compañía en un total de 25 individuos.
3.4. Tratamiento a la información.- Procesamiento y Análisis.
En el Anexo1 está el cuestionario de preguntas que se efectuó a los empleados
de la empresa de transporte de carga pesada ¨Transportes Ecuatorianos S.A.
TRANSESA de la ciudad de Guayaquil.
42
La información se procesó y se clasificó a cada pregunta con una numeración del
1 al 9.
3.4.1 Tratamiento de la información
Los datos se han codificado con números a fin de facilitar el proceso de
tabulación, la misma que la hemos realizado de manera computarizada a través
de gráficos estadísticos tipo circular detallado en porcentajes, aplicando el
programa de Excel. Además del análisis estadístico hemos realizado un análisis
descriptivo que consiste en un estudio individual de cada pregunta del
cuestionario, que nos permitió hacer un examen en forma conjunta, en relación
con la operatividad de las variables.
3.4.2 Procesamiento de la información
En la realización de esta investigación, se efectuó el cuestionario a 25
personas, aplicando el método de investigación de campo dentro de las
instalaciones de la empresa.
En el análisis previo global, se busca conocer las necesidades prioritarias,
las falencias que tenga los departamentos en redescubrimiento del mejoramientos
y controles contables, evaluar si se cuenta con los recursos tecnológicos
necesarios, si el personal a cargo está debidamente capacitado, etc.
Se presentan en forma ordenada, los datos que están organizados por grupos
de personas que son parte de la población de investigación. El cuestionario
consiste en un instrumento, compuesto de ítems de selección múltiple en un
número de nueve preguntas a 25 personas que conforman la empresa. En este
orden se presentan los resultados en el siguiente capítulo, una vez procesados, han
sido consolidados en cuadros, gráficos y comentarios generales en cada uno de los
grupos investigados. Finalmente los resultados son comparados con las preguntas
iníciales de la investigación.
43
La información proporcionada por el personal de la empresa se la procesa de la
manera siguiente:
1. Depuración de los datos en base a la validación del cuestionario.
2. Codificación de la información.
3. Elaboración de cuadros y gráficos.
4. Análisis y comentarios.
Codificación de la Información: A este proceso se lo conoce también como
limpieza de instrumentos ya que aquí se procede a revisarlos. En este caso
primero se revisó los datos para minimizar los errores, luego se ordenó para que se
facilite la tabulación de la información.
Tabulación: proceso en el cual se resumen los datos en tablas estadísticas, las
mismas que permiten comprender e interpretar rápidamente los datos y ciertos
detalles importantes de la Investigación. En este caso se procedió a procesar del
cuestionario que luego fueron consignadas en tablas estadísticas.
Objetivos del Cuestionario.-
Básicamente es:
Realizar un estudio formal a través del cuestionario dirigidas al personal
involucrado en las distintas áreas, se podrá identificar los factores que han
incidido en la problemática.
Determinar las debilidades y falencias en los procesos involucrados y su
incidencia en los resultados financieros de la empresa.
Con el interés de asumir un razonamiento idóneo de los resultados obtenidos del
cuestionario a los miembros de la empresa de transporte TRANSESA de la
ciudad de Guayaquil, se tabuló en dos grupos:
Cuestionarios dirigidos al personal administrativo y contable.
Dirigidos a los trabajadores del departamento operativo y transportistas.
44
3.4.3 Análisis de los Resultados de la Investigación
Se ejecutó el cuestionario los empleados del departamento contable,
administrativo y operativo de la empresa TRANSESA de lo cual se derivó lo
siguiente:
45
1. ¿Posee la empresa un organigrama?
Tabla # 2
Nº Opciones
DATOS TOTAL
Administrativo Contable Empleados %
1 Si 9 7 16 64
2 No 6 3 9 36
Total 25 100
Gráfico # 2
Interpretación: De acuerdo a los resultados obtenidos, el 64% de los
empleados de la empresa Transesa S.A. manifestaron que tienen
conocimiento del organigrama de la empresa, pero el 36% no, lo que
provoca confusión en los niveles de jerarquía entre los empleados. Ya
que no saben a quienes deban informar sobre los resultados obtenidos.
64%
36%
Organigrama
1 Si
2 No
46
2. ¿Tiene conocimiento de la existencia de los manuales de
procedimientos y políticas?
Tabla # 3
Gráfico # 3
Interpretación: Solo el 40 % de los empleados conocen sobre los
manuales de procedimientos y políticas y el 60% no, lo que demuestra
un mayor desconocimiento en las operaciones a realizar causando
congestionamientos, retrasos y pérdidas de tiempo en la ejecución de
las labores por parte del personal, afectando a los procesos
administrativos y contables ocasionando falencias en las actividades
diarias.
Nº Opciones
DATOS TOTAL
Administrativo Contable Empleados %
1 Si 0 10 10 40
2 No 15 0 15 60
Total 25 100
40%
60%
Manual de Procedimientos
1 Si
2 No
47
3. ¿El departamento de auditoría interna opera en forma
autónoma?
Tabla # 4
Nº Opciones
DATOS TOTAL
Administrativo Contable Empleados %
1 Si 3 2 5 20
2 No 12 8 20 80
Total 25 100
Gráfico # 4
Interpretación: El 80% de los empleados indican que el
departamento de auditoria no opera en forma independiente ya que
según la estructura de la organización esta se encuentra regida por el
área financiera por lo que no actúa con autonomía, siendo sus
informes o reportes no objetivos
20%
80%
Dpto. Auditoría Interna
1 Si
2 No
48
4. ¿Las revisiones a los procesos contables y administrativos son
realizadas a tiempo?
Tabla # 5
Gráfico # 5
Interpretación: El resultado del 72 % refleja que no se realiza una
verificación o un análisis de las actividades realizadas para constatar
la situación de la empresa, sus debilidades en el monitoreo, la cual
puede generar fraudes o irregularidades en sus procesos.
Nº Opciones
DATOS TOTAL
Administrativo Contable Empleados %
1 Si 7 0 7 28
2 No 8 10 18 72
Total 25 100
28%
72%
Análisis de Procesos
1 Si
2 No
49
5. ¿Considera que existe una adecuada segregación de
funciones?
Tabla # 6
Nº Opciones DATOS TOTAL
Administrativo Contable Empleados %
1 Si 6 3 9 36
2 No 9 7 16 64
Total 25 100
Gráfico # 6
Interpretación: el 36% de los encuestados contestaron que sus
responsabilidades están definidas y claras, el 64% indican que realizan
tareas incompatibles a su cargo teniendo sobrecarga de trabajo lo que
genera inconformidad entre los empleados y una desorganización en
los puestos de trabajo por desconocimiento del procedimiento y la
falta de experiencia en las tareas asignadas que no corresponde a su
perfil profesional.
36%
64%
Segregación de Funciones
1 Si
2 No
50
6. ¿Los pagos a proveedores son realizados a tiempo?
Grafico # 7
Nº Opciones DATOS TOTAL
Administrativo Contable Empleados %
1 Si 0 3 3 12
2 No 3 5 8 32
3 N/A 12 2 14 56
Total 25 100
Gráfico # 7
Interpretación: En esta pregunta solo contestaron las partes
vinculadas en el proceso del pago, El 32% de los encuestados
indicaron que no se les cancela a tiempo, por lo que se ha generado
quejas por parte de los proveedores y estos a su vez retienen los
pedidos ya que el crédito es bloqueado por la falta de pago, lo que da
una mala imagen en la gestión de la empresa.
12%
32% 56%
Pago a Proveedores
Si
No
N/A
51
7. ¿Se utilizan herramienta de medición para los procesos contables y
administrativos a cargo del personal?
Tabla # 8
Gráfico # 8
Interpretación: El 100% respondió que no se utilizan métodos ni
herramientas de medición y evaluación, por lo que tienen un
desconocimiento del avance de los resultados y logros alcanzados, ya
que sus procesos son realizados en forma empírica.
Nº Opciones DATOS TOTAL
Administrativo Contable Empleados %
1 Si 0 0 0 0
2 No 15 10 25 100
Total 25 100
0%
100%
Controles de Medición
1 Si
2 No
52
8. ¿Existe una alta rotación de personal?
Tabla # 9
Nº Opciones DATOS TOTAL
Administrativo Contable Empleados %
1 Si 15 10 25 100
2 No 0 0 0 0
Total 25 100
Gráfico # 9
Interpretación: El 100% de los empleados indicaron que existe una
alta rotación de personal, la cual ha creado un ambiente de
inestabilidad e inseguridad dentro de la empresa y esto podría afectar
en las actividades diarias ya que no existe continuidad en los procesos
que realizan, por lo que cada empleado nuevo que ingresa a la
empresa realiza una tarea de acuerdo a su conocimiento y experiencia
personal sin ajustarse a los procesos propios de la empresa.
100%
0%
Rotación de Personal
1 Si
2 No
53
9. ¿Se cumple con la entrega de requerimiento de las Entidades
de Control dentro de las fechas fijadas?
Tabla # 10
Nº Opciones DATOS TOTAL
Administrativo Contable Empleados %
1 Si 6 8 14 56
2 No 0 0 0 0
3 N/A 9 2 11 44
Total 25 100
Gráfico # 10
Interpretación: El 56% indica que se realiza a tiempo las
declaraciones y presentaciones de balances, hasta la fecha no se ha
generado gastos como multas e interés para la empresa Transesa S.A.,
por lo que el departamento contable realiza un cronograma para la
gestión ante los Entes Reguladores de Control.
56%
0%
44%
Cumplimiento a Entidades de Control
1 Si
2 No
3 N/A
54
ANALISIS BALANCE GENERAL
A continuación un análisis comparativo del Balance General:
TRANSPORTE ECUATORIANOS S.A. (TRANSESA) BALANCE GENERAL
COMPARATIVO A DICIEMBRE AÑO 2013 VS 2012
VARIACION
2013 2012 USD %
ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE
Caja 62.316,08 60.366,08 1.950,00 3,23
Bancos 87.590,83 71.536,38 16.054,45 22,44
Cuentas por Cobrar 191.092,42 123.472,42 67.620,00 54,77
Otros activos corrientes 12.869,66 12.869,66 0,00 0,00
Total Activo Corriente 353.868,99 268.244,54 85.624,45 31,92
ACTIVO NO CORRIENTE 374.370,32 304.148,27 70.222,05 23,09
Total Activo No Corriente 374.370,32 304.148,27 70.222,05 23,09
TOTAL ACTIVO $ 728.239,31 $ 572.392,81 $ 155.846,50
PASIVO
PASIVO CORRIENTE
Cuentas por Pagar 467.641,76 312.622,74 155.019,02 49,59
Anticipos Recibidos 11.450,00 11.450,00 0,00 0,00
Impuesto por Pagar (SRI) 49.206,12 51.086,11 -1.879,99 -3,68
Aportes y Beneficios Sociales por Pagar 36.723,84 36.874,58 -150,74 -0,41
Total Pasivo Corriente 565.021,72 412.033,43 152.988,29 37,13
PASIVO NO CORRIENTE 6.000,00 6.000,00 0,00
Total Pasivos 571.021,72 418.033,43 152.988,29 36,60
PATRIMONIO 157.217,59 154.359,38 2.858,21 1,85
TOTAL PASIVO + PATRIMONIO $ 728.239,31 $ 572.392,81 $ 155.846,50
Fuente: Archivos de la empresa de transporte de carga pesada ¨Transportes Ecuatorianos S.A.
TRANSESA
55
Las Cuentas por Cobrar tiene un aumento del 54.77%, con lo cual la
compañía podría tener problemas de liquidez al no contar con la recuperación
adecuada de los créditos otorgados.
En el análisis de las Cuentas por Pagar en relación al año anterior tienen un
aumento del 49.59%, se observa que no existe un cumplimiento de las obligaciones
contraídas y/o se están efectuando un manejo inadecuado de los préstamos.
Resultados
En base a los resultados de las encuestas y análisis que se realizó a los estados
financieros se dio a conocer la situación actual de la Empresa Transportes
Ecuatorianos S.A., en sus procesos administrativos y contables:
Procesos Administrativos
Las políticas y procedimientos no están bien estructurados; por lo tanto el
personal no tiene claro el objetivo que se desea alcanzar con las labores que
realizan.
En algunas áreas, la descripción de los procesos no se encuentra definidos, lo cual
provoca incumplimiento e ineficiencia en el desarrollo de sus actividades.
Existe una falta total de organización por esto se ve la necesidad de diseñar un
plan operativo donde se definirá por fases y tiempos de implementación los
correctivos o mejoras a realizar en su estructura, procesos, funciones, y posiciones
del personal, definiendo responsables y prioridades.
Procesos Contables
En las cuentas por cobrar se evidencio un alto riesgo ya que no existe un
procedimiento para autorizar los requerimientos y proceder con la facturación.
En la apertura de clientes nuevos, el cliente llena la solicitud pero esta no es
verificada en su totalidad.
No existe un parámetro en los montos de Aprobación de Crédito.
56
No se realiza un seguimiento a los clientes, emiten un recibo de cobro pero no
realizan llamadas de confirmaciones de saldos semanales.
En cuentas por Pagar las facturas se quedan retenidas en el departamento de
logística, por lo que no las entregan a tiempo a contabilidad para su respectivo
ingreso y emisión de cheque, la cual existen demora en sus pagos y quejas de los
proveedores, esto genera pérdida de tiempo en los procesos contables y atrasos en
la elaboración y presentación de los balances mensuales al Gerente.
La compañía se encuentra en proceso de adaptación de las NIFF. Los impuestos
son pagados a tiempo, por lo que no han incurrido en gastos por multas e
intereses. La empresa si ha cumplido con los requerimientos de los Organismos de
Control.
57
CAPITULO IV
PROPUESTA
4.1. DISEÑO DE UN PLAN CONTABLE Y ADMINISTRATIVO PARA EL
MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN POR PROCESOS.
4.2. Justificación de la propuesta
La Gestión de Procesos permite a las organizaciones, independientemente de su
tamaño y del sector de actividad, ser competitivo en el mercado para así dar una
satisfacción al cliente con la eficiencia de sus actividades.
Para obtener una cultura empresarial basada en los resultados se debe mejorar los
procesos clave que son imprescindibles para cumplir con los objetivos.
Al trabajar en equipo permitirá incrementar la calidad y la productividad
añadiendo valor agregado para el cliente y aumentando la eficiencia en el uso de
los recursos de la empresa.
4.3. Objetivo general de la propuesta.
Proporcionar una guía de gestión a los procesos contables y administrativos que
facilite a la gerencia la toma de decisiones apropiadas.
4.4 Objetivos Específicos de la Propuesta
El diseño de un plan en donde se realizará una reestructuración a la empresa
permitirá:
Reducir Costos.
Eliminar errores en los procesos.
Atender en grandes volúmenes en el menor tiempo posible y con
exactitud.
Obtener un mejoramiento continuo.
58
4.5 Hipótesis de la Propuesta
Con este diseño de mejora permitirá la reorganización de la empresa la cual
ayudara a disminuir costos, incrementar la eficiencia de los procesos, la
proactividad del personal y al aprovechamiento de oportunidades enfocados en la
calidad del servicio
4.6. Listado de Contenidos y Flujo de la Propuesta
Los temas a tratar para la reestructuración en la empresa de transporte de carga
pesada:
Cuadro # 3
Elaborado por: Las Autoras
FASES ACTIVIDADES
FASE 1 REESTRUCTURACIÓN
ORGANIZACIONAL
a. Organigramas Propuestos.
b. Segregación de Funciones
y Responsabilidad.
FASE 2 DISEÑO DE LOS
PROCESOS
a. Mapa de procesos.
b. Selección de Procesos
Críticos.
c. Levantamiento y Diseño.
d. Designación de
responsables.
e. Manuales de
Procedimiento.
FASE 3 SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN
a. Mecanismos de
Monitoreo.
b. Cronograma.
c. Indicadores.
FASE 4 IMPLEMENTACIÓN
a. Diseño de Plan Operativo.
b. Metodología.
59
4.7 Desarrollo de la Propuesta
4.7.1 FASE 1 Reestructuración Organizacional
4.7.1.1 Organigrama Estructural Propuesto
La estructura de la organización adoptada es “Lineo-Funcional”, debido a que el
organigrama de Transesa S.A. Está formado por líneas verticales y se caracteriza
por la autoridad, división del trabajo y delegación de autoridades, conservándose
la especialización de cada actividad en una función. Dicha estructura está
fundamentada por:
Las relaciones entre el superior y el subordinado.
Una autoridad compleja.
Centralización del poder y de la decisión de competencias.
Las ventajas que permite son:
Descubrir errores de una manera más sencilla.
Imponer disciplina en todas las áreas con mayor facilidad.
Favorece el control y de acción rápida.
Toma de decisiones sin dificultad y con fluidez.
60
ORGANIGRAMA FUNCIONAL PROPUESTO
Empresa de Transportes S.A. TRANSESA
Ilustración # 2
Elaborado por: Fecha de Elaboración:
Las Autoras 27/02/2013
PRESIDENTE
GERENTE GENERAL
JEFE ADMINISTRATIVO
ASISTENTE DE FACTURACION
COORDINADOR DE RRHH
AUXILIAR DE COMPRAS
JEFE DE CONTABILIDAD
ASISTENTE CONTABLE
ASISTENTE DE COBRANZAS
JEFE DE
LOGISTICA
VENDEDORES
CHOFERES
AUDITORIA
61
4.7.1.2 Segregación de Funciones y Responsabilidades
En la empresa Transportes Ecuatorianos S.A. carece de un manual de funciones y
procedimientos en donde se especifiquen las tareas, funciones y responsabilidades
para cada cargo, lo que provoca muchos problemas para la gerencia y los
empleados en la realización de las actividades y en el control de las mismas.
Según lo mencionado anteriormente se determinó una serie de pasos que se
llevaran a cabo dentro del plan para la reestructuración:
- Descripción de los puestos de trabajo así como la asignación de
responsabilidades.
- Establecimiento de las relaciones de autoridad y coordinación, mediante la
determinación de niveles de jerarquía a escalones de autoridad.
- Mejoramiento de las funciones y responsabilidades de cada uno de los
cargos que existe en la empresa lo que permitirá diferenciar las funciones
entre los integrantes de la misma.
4.7.2 FASE 2 Rediseño de los procesos
4.7.2.1 Selección de Procesos Críticos
Procesos24
Es un conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas, que se caracterizan por
requerir ciertos insumos y tareas particulares que implican valor añadido, con
miras a obtener ciertos resultados.
Dado a los numerosos procesos que la empresa tiene, se realizara una selección de
los procesos más importantes de cada área para mejorarlos y permitir la eficiencia
de los recursos evitando pérdidas de tiempo y esfuerzo al trabajar con procesos
equivocados, esta información ayudara como referente para plantear y diseñar
24http://www.monografias.com/.
62
mejoras en el funcionamiento de las operaciones de la empresa con el fin de
alcanzar el crecimiento de la misma y mantener un prestigio ya reconocido.
Una vez realizado las entrevistas, análisis y visitas a la empresa, el estudio ha
identificado actividades claves y operativas, las cuales serán base para la
elaboración de la Cadena de Valor y posteriormente el Mapa de Procesos.
4.7.2.2 Mapa de Procesos
Es una representación que define a la organización como un sistema de procesos
interrelacionados, en la cual muestra sus actividades que están relacionadas con
clientes y proveedores.
Según lo mencionado, con el mapa de procesos se podrá tener una visión global
de la empresa
Figura # 3
PROCESOS GERENCIALES
Planificación Financiera
PROCESOS OPERATIVOS
Logística Servicio
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
GTH Contabilida
Tesorería Cobranzas
PROCESO DE APOYO
Gestión por
Procesos
PROCESO DE MEJORAMIENTO
CL
IEN
TE
CL
IEN
TE
SA
TIS
FE
CH
O
63
4.7.2.3 Reingeniería de Procesos
Después de la selección de los procesos críticos, se realizara el rediseño de los
procesos para obtener los resultados que se desee.
4.7.2.4 Designación de Responsables
Según H.J. Harrintong “La gestión por procesos se fundamenta en la asignación
de un responsable para cada uno de los procesos de la empresa y esa persona
puede tener autoridad sobre los responsables funcionales”.
Por lo que se designara una persona con capacidad de dirigir, tomar decisiones y
conozca de los procesos ya que podrá distinguir, comparar actividades anteriores
con las nuevas o rediseñadas, será el responsable de vigilar y garantizar la
eficiencia de los procesos.
Los gerentes o jefes de cada área tendrán la responsabilidad de proporcionar los
recursos necesarios y la capacitación al personal asignado del custodio de los
procesos ya que esto dependerá del éxito o fracaso de su desarrollo.
4.7.3 Fase 3: Seguimiento y Evaluación
4.7.3.1 Mecanismos de Monitoreo
Tomar medidas correctivas para que la empresa sea competitiva en el futuro, en
base a la información que da los indicadores en la cual identifica los niveles de
vulnerabilidad de la organización y así poder realizar una toma de decisiones en
todos los niveles e instancias operativas, administrativas y gerenciales.
El gerente de la empresa debe estar constantemente monitoreando que se cumplan
las acciones de mejoras.
4.7.3.2 Indicadores
Para medir el desempeño se plantea utilizar indicadores de gestión que permitan
hacer un seguimiento de los avances del todo el proceso.
64
Cuadro#4
Fuente: www.gestiopolis.com
GESTIÓN INDICADOR INDICE RESPONSABLE
Gestión de
Proceso
Directivo
Reportes mensuales
sobre el avance en la
implementación del plan
estratégico.
Porcentaje cumplimiento de la
implementación del plan
estratégico.
Gerente General Avance bimestral
de cumplimiento de
metas establecidas en el
plan estratégico
Metas alcanzadas
Metas programadas
Gestió
n de Proceso
Administrativo
Reporte trimestral
del cumplimiento de los
procesos administrativos.
Cumplimiento de los procesos
administrativos
Total procesos administrativos
programados
Jefe
Administrativo
Gestió
n de Proceso
Logístico
Cumplimiento de
Procesos Logísticos.
Procesos ejecutados
Total procesos del año
Jefe de Logística
Conocer la planificación
de cada chofer.
Número de Entregas
Número Rutas
Gestión de Proceso Contable
Cumplimiento de procesos contables y tributarios.
Procesos contables y tributarios ejecutados
Total de procesos contables y
tributarios del año Contador
65
4.7.4 Fase 4: Cronograma de Implementación
Etapas ACTIVIDADES Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4
Implementación - Diseño de Plan
operativo.
- Metodología.
- Propuesta de
Organigrama.
Reestructuración
Organizacional
- Segregación de
Funciones y
Responsabilidades
- Control Interno.
- Mapa de Procesos.
Diseño de los
Procesos - Selección de Procesos
Críticos.
- Levantamiento y
Diseño.
- Designación de
Responsables.
- Manuales de
Procedimientos.
- Mecanismos de
Monitoreo.
Seguimiento y
Evaluación - Cronograma de
Medición y Evaluación.
- Indicadores.
Elaborado por:
Fecha de Elaboración:
Las Autoras 07/05/2014
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4.7.4.2 Comparativo Organización Funcional vs Organización por Proceso.
Figura # 4
Organización Funcional
Organización por Procesos
Eficiencia: Reducción de Costos
Eficacia: Plazo de Entrega
Flexibilidad y Fiabilidad
Satisfacción del Cliente
Cuadro # 6
GESTIÓN POR FUNCIONES GESTIÓN POR PROCESOS
Departamento en forma organizativa. Organización de las actividades.
Jefe Funcional. Responsable de los procesos.
Control por Jerarquía. Autonomía.
Toma de decisiones centralizadas. Toma de Decisiones Compartida.
Cumplimiento en desempeño. Compromiso Resultados.
Productividad. Competitividad.
Fuente: Antonio Pérez Fernández
Espera Actividad en Dpto Contable
Espera Actividad
en Gerencia
Espera Actividad en Logistica
Transporte
Recepcion y registro de
Requerimiento Aprobacion
Coordinacion en Logistica
Transporte Esper
a
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El cuadro comparativo comprueba que al reducir los costos internos (ineficiencia,
eliminación de actividades) se obtendrá un aumento de resultados, mejorando la
calidad del servicio y satisfacción del cliente ya que las entregas se las realizara en
menor tiempo a lo acordado.
Esta reestructuración favorecerá al desarrollo de las funciones de los empleados
siendo más proactivos y competitivos, lo cual se reflejara en la calidad del
servicio brindado.
4.8 Costo Beneficio
El diseño de gestión a los procesos contables y administrativos permitirá:
1. Detectar oportunidades, clasificarla por orden de prioridad y
explotarlas.
2. Ofrece una visión objetiva de los problemas contables administrativos.
3. Representa un marco para coordinar y controlar mejor las actividades.
4. Reducir las consecuencias de condiciones y cambios adversos.
5. Tomar decisiones importantes para respaldar mejor los objetivos
establecidos.
6. Asignar con mayor eficacia recursos y tiempo a las oportunidades que
se han detectado.
7. Disminuye la cantidad de recursos y tiempo que se dedican a corregir
decisiones equivocadas o improvisadas.
8. Constituye un marco para la comunicación interna del personal.
9. Contribuye a incorporar la conducta de los individuos al esfuerzo total.
10. Ofrece una base para delimitar las responsabilidades individuales.
11. Fomenta el razonamiento anticipándose a los hechos.
12. Ofrece un enfoque cooperativo, integrado y entusiasta para atacar
problemas y oportunidades.
13. Propicia una actitud positiva ante el cambio.
14. Brinda cierto grado de disciplina y formalidad a la administración de
una organización.
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4.9 Conclusiones.
Una vez evaluado los resultados de la investigación sobre los procesos
contables y administrativos se evidenció lo siguiente:
La empresa TRANSESA, pese a que si cuentan con manuales de
procedimientos, no han realizado una adecuada inducción y capacitación que
permita al personal conocer y desarrollar sus actividades en base a los
procedimientos, ocasionando falencias en los procesos contables y administrativos
que se llevan a cabo.
La empresa cuenta con un departamento de auditoria interna sin embargo
esta ópera de acuerdo al organigrama con el área financiera, por tanto no existe
autonomía en su gestión, debilitando la independencia del auditor al momento de
efectuar revisión y dar información sobre los problemas detectados al Gerente.
Los procesos contables y administrativos no son revisados en forma
oportuna por las áreas de control, por lo cual se corre el riesgo de cometimiento de
errores y la posibilidad de hechos aislados que atenten con las finanzas de la
empresa.
La empresa Transesa, no cuenta con una adecuada segregación de funciones
por lo tanto los empleados ejecutan tareas incompatibles a sus responsabilidades,
la cual permite que se pueda generar duplicaciones de actividades y errores
involuntarios por la falta de experiencia en las funciones asignadas.
El procedimiento que se realiza para el pago a proveedores se ve afectada
por no tener una adecuada planificación y ordenamientos de las facturas, lo que
causa atrasos e incumplimiento en las fechas fijadas para su cancelación y esto se
ve reflejado en los próximos pedidos que no son despachados por tener el crédito
bloqueado.
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La empresa TRANSESA, no utiliza indicadores de gestión para evaluar y
medir el desempeño de los procesos contables y administrativos, lo que genera un
desconocimiento de la eficiencia de los procesos aplicados en la empresa, la cual
no garantiza una toma de decisión acertada para los directivos de la empresa.
Debido a la sobrecarga de trabajo por no tener definidas las funciones y
responsabilidades ha causado inconformidad entre los empleados renunciando
voluntariamente a su cargo generando una alta rotación de personal nuevo,
afectando a los procesos por no existir una continuidad en las actividades.
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4.10 Recomendaciones.
Dar a conocer al personal nuevo y antiguo sobre las actualizaciones de los
manuales de procedimiento, mediante inducción y capacitación constante la cual
permitirá que los empleados ejecuten sus labores correctamente y así prevenir
errores en el desarrollo de los procesos contables y administrativos.
El área de auditoría interna debe ser autónoma e independiente de los otros
departamentos de la empresa y de su organización, se debe aclarar que es un
departamento de asesoría y reportar directo a la alta gerencia, de tal forma que su
revisión e informe sean objetivos.
Fortalecer los mecanismos de control y revisión, lo cual significa optimizar
la efectividad, la eficiencia y la mejora de los procesos para responder ante futuros
problemas que contribuirán en la calidad del servicio.
Implementar una adecuada segregación de funciones con el apoyo de la Alta
Gerencia, con la definición de funciones y responsabilidades de los puestos de
trabajo, para que los empleados de la empresa sean más proactivos en su gestión,
Ahorrando tiempo y esfuerzo en sus labores sin repetir los mismos procesos.
Establecer una política interna para el pago de proveedores a través de
planificaciones y estrategias para que los procesos sean agiles y oportuno en la
cancelación de las facturas cumpliendo con las fechas fijadas y así mantener una
buena relación cliente-proveedor.
Se recomienda utilizar instrumentos de medición y evaluación del
rendimiento de las actividades, mediante el asesoramiento del uso de herramientas
y métodos para identificar, controlar y alinear las actividades claves, obteniendo la
eficiencia y eficacia en el desempeño de los procesos contables y administrativos
ya que esta beneficiara a la empresa a alcanzar los objetivos fijados.
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Implementar y dar seguimiento a la propuesta mediante una planificación
donde se reflejara los pasos a seguir para mejorar y controlar los procesos
contables y administrativo creando una gestión de calidad en el servicio.
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