universidad laica “vicente rocafuerte” de...
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UNIVERSIDAD LAICA “VICENTE ROCAFUERTE” DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TRABAJO DE TITULACIÓN
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO
INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA – C.P.A.
TEMA:
PROCESOS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS Y SU IMPACTO EN
LA RAZONABILIDAD ESTADOS FINANCIEROS
Autor:
Michelle Anahí González Espinosa
Tutor:
C.P.A. Christian Antonio Rugel Zúñiga, Mca.
Año:
2017
I
REPOSITORIO NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR,
CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN
Quito: Av. Whymper E7-37 y Alpallana, edificio Delfos, teléfonos (593-2) 2505660/ 1; y en la Av. 9 de octubre 624 y Carrión, Edificio Prometeo, teléfonos 2569898/ 9. Fax: (593 2) 250905
TITULO Y SUBTITULO:
PROCESOS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS Y SU IMPACTO EN LA
RAZONABILIDAD ESTADOS FINANCIEROS
AUTOR/ES:
MICHELLE ANAHÍ GONZÁLEZ ESPINOSA REVISORES:
C.P.A. RUGEL ZUÑIGA CHRISTIAN
INSTITUCIÓN:
UNIVERSIDAD LAICA VICENTE
ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL
FACULTAD:
ADMINISTRACIÓN
CARRERA:
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
FECHA DE PUBLICACIÓN:
N. DE PAGS:
ÁREAS TEMÁTICAS: CONTABILIDAD – FINANZAS
PALABRAS CLAVE:
Instrumento Financiero – Estados Financieros – Presupuesto de Costos Educativos
RESUMEN:
Los procesos contables y presupuestarios y su impacto en la razonabilidad de los Estados Financieros,
en el presente trabajo se analizan los procesos contables y la estructuración de los Estados
Financieros de las Instituciones Educativas Particulares y su relación con el Presupuesto de Gestión
de Costos Educativos solicitado por la Autoridad Educativa Nacional.
N. DE REGISTRO (en base de datos): N. DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF:
SI NO
CONTACTO CON AUTORES/ES:
MICHELLE ANAHÍ GONZÁLEZ ESPINOSA
Teléfono:
0990026518
E-mail:
CONTACTO EN LA INSTITUCIÓN:
Nombre: Msg. Ing. Darwin Ordoñez Iturralde
Teléfono: 2596500 EXT. 201 DECANATO
E-mail:
Nombre: Mae. Verónica Ochoa
Teléfono: 2596500
E-mail:
X
II
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
PATRIMONIALES
La estudiante/egresada MICHELLE ANAHÍ GONZÁLEZ ESPINOSA, declara bajo
juramento, que la autoría del presente trabajo de investigación, corresponde totalmente a la
suscrita y se responsabiliza con los criterios y opiniones científicas que en el mismo se
declaran, como producto de la investigación realizada.
De la misma forma, cedo mis derechos patrimoniales y de titularidad a la Universidad Laica
VICENTE ROCAFUERTE de Guayaquil, según lo establece la Ley de Propiedad Intelectual
del Ecuador.
Este proyecto se ha ejecutado con el propósito de estudiar “LOS PROCESOS
CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS Y SU IMPACTO EN LA RAZONABILIDAD
ESTADOS FINANCIEROS”.
Autor:
__________________________
MICHELLE ANAHÍ GONZÁLEZ ESPINOSA
C.I. 0930372040
III
CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de Tutor(a) del Proyecto de Investigación PROCESOS CONTABLES Y
PRESUPUESTARIOS Y SU IMPACTO EN LA RAZONABILIDAD ESTADOS
FINANCIEROS, nombrado(a) por el Consejo Directivo de la Facultad de Administración de
la Universidad Laica VICENTE ROCAFUERTE de Guayaquil.
CERTIFICO:
Haber dirigido, revisado y analizado en todas sus partes el Proyecto de Investigación titulado:
“PROCESOS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS Y SU IMPACTO EN LA
RAZONABILIDAD ESTADOS FINANCIEROS”, presentado por la estudiante MICHELLE
ANAHÍ GONZÁLEZ ESPINOSA como requisito previo a la aprobación de la investigación
para optar al Título de INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA – C.P.A.,
encontrándose apto para su sustentación
Firma:
C.P.A. CHRISTIAN ANTONIO RUGEL ZUÑIGA, MCA.
C.I. 0919704726
IV
CERTIFICADO DE ANTIPLAGIO
V
DEDICATORÍA
Dedico este trabajo a mis hijos, Mateo e Isabella, quienes son la luz de mis días y los pilares
fundamentales de mi crecimiento personal y profesional.
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios y mi Madre del Cielo, por permitirme culminar un propósito tan anhelado
en mi vida;
A mi Madre, por su incondicional confianza y amor durante todos los días de mi vida;
A mi Padre por sus palabras de aliento y apoyo en este proceso;
A mis amigos, por ser más que hermanos en cada paso;
Y a mis jefes, compañeros de trabajo y profesores que han permitido desarrollar mis
capacidades profesionales y ser un apoyo a lo largo de mi carrera
VI
ÍNDICE GENERAL
Pág.
Introducción…………………………………………………………………………….…...
Capítulo I DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN…………...………………………………
1.1 Planteamiento del Problema ……………………………………………………….
1.2 Árbol del Problema…………………………………………………………………
1.3 Formulación del Problema………………………………………………………….
1.4 Sistematización del Problema …………………………………………………...…
1.5 Justificación de la Investigación …………………………………………………...
1.6 Objetivos de la Investigación ………………………………………………………
1.6.1 Objetivo General ……………………………………………………………..
1.6.2 Objetivos Específicos ………………………………………………………..
1.7 Delimitación de la Investigación ……………………………………………………
1.8 Idea de Defender …………………………………………………………………...
Capítulo II MARCO TEÓRICO ……………………………………………………………
2.1 Antecedentes ………………………………………………………………………...
2.2 Bases Teóricas ………………………………………………………………………
2.2.1 La Empresa …………………………………………………………………..
2.2.1.1 Misión, Visión y Valores Institucionales ……………………………..
2.2.1.2 Objetivos de las Empresas …………………………………………….
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2.2.2 Diferencia entre empresas y organizaciones ………………………………….
2.2.3 Organizaciones o Instituciones Educativas……………………………………
2.2.3.1 Tipos de Instituciones Educativas …………………………………….
2.2.3.2 Estratificación del Sistema Educativo ………………………………...
2.2.3.3 Regímenes Escolares ………………………………………………….
2.2.3.4 Modalidades del Sistema Educativo …………………………………..
2.2.4 La Contabilidad ……………………………………………………………….
2.2.4.1 Objetivos de la Contabilidad …………………………………………
2.2.4.2 Campos de la Contabilidad …………………………………………...
2.2.4.2.1 Contabilidad de Servicios …………………………………...
2.2.5 El Proceso Contable …………………………………………………………...
2.2.5.1 Objetivo del Proceso Contable ……………………………………….
2.2.5.2 Información Financiera ……………………………………………….
2.2.5.2.1 La Situación Financiera …………………………………..…
2.2.5.2.2 El Estado de Resultados …………………………………….
2.2.5.2.3 Características de la Información …………………………...
2.2.6 El Presupuesto ………………………………………………………………...
2.2.6.1 Objetivos del Presupuesto ……………………………………………..
2.2.6.2 Ciclo Presupuestario …………………………………………………...
2.2.7 Relación entre el Presupuesto y la Contabilidad ……………………………...
2.2.8 El Presupuesto de Gestión de Costos Educativos ……………………………..
2.2.8.1 Costos de la gestión educativa …………………………………………
2.2.8.2 Ingresos percibidos por actividades educativas ………………………..
2.2.8.3 Proceso de Elaboración y presentación del Presupuesto …………...….
2.2.8.4 Cobros por servicios complementarios …………………………………….
2.3 Marco Conceptual …………………………………………………………………...
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VII
2.4. Marco Legal ………………………………………………………………………..
2.4.1 Constitución de la República del Ecuador …………………………………….
2.4.2 Declaración Mundial de los Derechos Humanos ……………………………..
2.4.3 Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno ………………………………...
2.4.4 Ley Orgánica de Educación Intercultural …………………………………..…
2.4.5 Reglamento a la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno ……………...
2.4.6 Reglamento a la Ley Orgánica de Educación Intercultural …………………..
2.4.7 Acuerdo Nro. Mineduc-Me-2015-00094-A …………………………………..
Capítulo III METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ……………………………….
3.1 Metodología ………………………………………………………………………..
3.1.1 Tipo de Investigación …………………………………………………………
3.1.1.1 Investigación Analítica ………………………………………………...
3.1.1.2 Investigación Documental ……………………………………………..
3.1.1.3 Investigación de Campo ……………………………………………….
3.1.2 Enfoque de la Investigación …………………………………………………..
3.1.3 Técnicas e Instrumentos de Investigación …………………………………….
3.1.3.1 Observación …………………………………………………………...
3.1.3.2 Entrevista ………………………………………………………………
3.2 Población y Muestra ………………………………………………………………...
3.2.1 Población ……………………………………………………………………...
3.2.2 Muestra ………………………………………………………………………..
3.3 Análisis de los Resultados de la Investigación ………………………………………
3.3.1 Análisis de las Entrevistas Realizadas ………………………………………...
3.3.2 Análisis Documental …………………………………………………………
3.3.2.1 Análisis del Estado de Situación Financiera …………………………..
3.3.2.2 Análisis del Estado de Resultados …………………………………….
3.3.2.3 Análisis del Presupuesto de Gestión de Costos Educativos …………..
Capitulo IV: INFORME TÉCNICO ………………………………………………………..
4.1 Cambios en el flujo del proceso contable …………………………………………..
4.1.1 Subproceso de cobros a clientes y facturación ………………………………..
4.1.2 Subproceso de pago a proveedores ……………………………………………
4.2 Estructuración de los Estados Financieros …………………………………………
4.2.1 Periodicidad de los Estados Financieros ………………………………………
4.2.2 Plan Contable de los Estados Financieros……………………………………...
4.2.3 Cambios en el Estado de Situación Financiera………………………………..
4.2.3.1 Efectivo y Equivalentes ………………………………………………
4.2.3.2 Activos Financieros….. ………………………………………………
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4.2.3.3 Pagos anticipados e Impuestos Corrientes….. ……….……………… 4.2.3.4 Activos No Corriente... ……………………………………………… 4.2.3.5 Pasivo Corriente….….. ………………………………………………
4.2.3.2 Pasivo No Corriente….. ………………………………………………
4.2.4 Cambios en el Estado del Resultado Integral…………………………………..
4.2.4.1 Ingresos Operativos ………………………………………………….. 4.2.4.2 Costos Educativos... ………………………………………………….. 4.2.4.2.1 Sueldos y beneficios sociales del personal académico……..
4.2.4.2.2 Depreciación de Equipos Educativos ……………….……..
4.2.4.2.3 Otros Costos Educativos……………………………..……..
4.2.4.3 Gastos Operativos…………………………………………………….
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VIII
4.2.4.3.1 Gastos Administrativos ……………………………...……..
4.2.4.3.2 Gastos de Consejería Estudiantil……………………………
4.2.4.3.3 Gastos Financieros……………..……………………………
CONCLUSIONES ………………………………………………………………………….
RECOMENDACIONES…………………………………………………………………….
BIBLIOGRAFÍA …………………………………………………………………………..
ANEXOS …………………………………………………………………………………...
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IX
ÍNDICE DE TABLAS
Pág. Tabla No. 1 Colaboradores de la Institución …………………………………..
Tabla No. 2 Población de la Investigación …………………………………….
Tabla No. 3 Muestra de la Población …………………………………………..
Tabla No. 4 Entrevista a la Vicerrectora ………………………………………
Tabla No. 5 Entrevista a la Directora Administrativa …………………………
Tabla No. 6 Entrevista a la Asistente Administrativa- Tesorera ………………
Tabla No. 7 Entrevista a la Asistente Administrativa- Contable ………………
Tabla No. 8 Estado de Situación Financiera …………………………………..
Tabla No. 9 Estado de Resultados ……………………………………………..
Tabla No. 10 Presupuesto de Gestión de Costos Educativos ………………….
Tabla No. 11 Comparativa de Sueldos Reales y Presupuestados ……………...
Tabla No. 12 Comparativa de Depreciación de Activos ……………………...
Tabla No. 13 Provisión para Reservas y Excedentes ………………………….
Tabla No. 14 Estructura del Estado de Situación Financiera ………………….
Tabla No. 15 Comparativa de los cambios en la estructura del Estado de
Situación Financiera……………………………………………………………
Tabla No. 16 Estructura del Estado del Resultado Integral ……………………
Tabla No. 17 Comparativa de los cambios en la estructura del Estado del
Resultado Integral………………………………………………………………
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X
ÍNDICE DE FIGURAS
Pág. Figura No. 1 Los Sectores Económicos ……………………………………...
Figura No. 2 Los Campos de Aplicación de la Contabilidad ………………...
Figura No. 3 Flujo del Proceso Contable …………………………………….
Figura No. 4 Relación entre la Contabilidad y el Presupuesto ………………
Figura No. 5 Subproceso de cobros a clientes y facturación …………………
Figura No. 6 Diagrama de Flujo del Subproceso de cobros a clientes y
facturación ……………………………………………………………………
Figura No. 7 Subproceso de pago a proveedores ………… …………………
Figura No. 8 Diagrama de Flujos del Subproceso de pago a proveedores – A
Figura No. 9 Diagrama de Flujos del Subproceso de pago a proveedores – B
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XI
ÍNDICE DE ANEXOS
Pág. Anexo No. 1 Plan de Cuentas …………………………………………..…….
Anexo No. 2 Glosario de Términos Contables…………………….…………
Anexo No. 3 Modelo del Rol de Pagos para el personal académico…………
Anexo No. 4 Modelo del Rol de Pagos para el personal administrativo..……
Anexo No. 5 Control de Pago a Proveedores ………………………………..
Anexo No. 6 Anexo de Cuentas por Pagar … ………………………………..
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1
INTRODUCCIÓN
En los últimos años el Sistema Educativo Nacional ha presentado grandes avances y
cambios que buscan el mejoramiento de la calidad educativa, en concordancia al Plan
Nacional del Buen Vivir 2013-2017. Dentro de este contexto el proceso de regulación de
costos de las entidades educativas particulares y fiscomisionales, ha sufrido considerables
cambios que permiten medir de forma más efectiva la reinversión de los recursos en la
gestión educativa.
La presente investigación “Procesos Contables y Presupuestarios y su Impacto en la
Razonabilidad de los Estados Financieros”, está dirigida a evaluar la gestión
presupuestaria y contable de los recursos financieros de la Unidad Educativa Particular
“Gregoriano” para determinar su impacto en la razonabilidad de los Estados Financieros.
Según el Acuerdo Ministerial No. 0387-13 del Ministerio de Educación, todas las
instituciones educativas deberán presupuestar los componentes del costo de la gestión
educativa al inicio del periodo lectivo, tomando como referencia los Estados Financieros
del periodo precedente y las proyecciones derivadas para el año. Este presupuesto es la
única herramienta que permite la autorización del aumento de los valores de matrículas y
pensiones educativas.
La problemática que plante la siguiente investigación es determinar si los procesos
contables y presupuestarios permiten que la realidad económica de la entidad se refleje en
2
sus Presupuestos y Estados financieros, debido a que su correcta presentación es el
principal factor del aumento de los flujos de ingresos y crecer desde todos los aspectos
internos.
En el Capítulo I se plantea la problemática del tema, así como también la justificación y
objetivos por lo cual se llevara a cabo. En este Capítulo también se plantea la Idea a
Defender principal y secundarias, así como sus respectivas variables.
En el Capítulo II se presentan las fundamentaciones teóricas y filosóficas del tema, así
como el marco teórico y legal que fundamentan la investigación científica.
En el Capítulo III se desarrolla la metodología de la investigación, para lo cual se
establecen el tipo, enfoque y técnicas de investigación a la población de la entidad. Los
resultados obtenidos se desarrollan en un paradigma cualitativo.
En el Capítulo IV se define la propuesta derivada de los resultados obtenidos de la
investigación, los cuales son de aplicación para la entidad objeto del estudio.
3
CAPÍTULO I
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 Planteamiento del Problema
En el Ecuador, las Instituciones Educativas Particulares, tienen como misión fundamental, la
formación bachilleres íntegros que contribuyan al desarrollo del país, mediante la aplicación
de altos estándares de calidad educativa en conformidad a los lineamientos de la Ley
Orgánica de Educación Intercultural, sus Reglamentos y Acuerdos Ministeriales.
Las instituciones de tamaño medio que podemos encontrar en el norte de la ciudad de
Guayaquil, han evolucionado favorablemente a través del tiempo en lo que respecta a su
metodología de enseñanza, sin embargo, en la mayoría de los casos, sus administradores no
han generado procesos específicos y controlados, para la presupuestación, recolección,
análisis e interpretación de su información financiera.
La Unidad Educativa Particular “Gregoriano”, es una entidad que lleva 15 años educando a
niños y jóvenes en el norte de la ciudad de Guayaquil, implementando correctos estándares
de calidad educativa en todos los niveles, lo que ha permitido la fidelidad de sus clientes y su
desarrollo a través de los años de labor. Por el contrario, en base a la investigación previa
podemos identificar que los procesos contables, presupuestarios y de toma de decisiones no
reflejan el mismo nivel de crecimiento, debido a que se ha priorizado en la función educativa
y no en su correcta gestión administrativa y financiera.
4
1.2 Árbol de problemas
Los organismos reguladores
de la educación han
sobrecargado de trabajo administrativo con el fin de
cumplir los estándares de
calidad
Deficiencias en el diseño y ejecución de los
procesos contables y presupuestarios en la Unidad
Educativa Particular “Gregoriano”
Estados Financieros que no
revelan íntegramente la situación económica y
financiera
Posibilidad de errores materiales en la información
financiera
Análisis Financieros
relativamente pobres
La administración no
puede tomar decisiones
adecuadas
Información Financiera que
no facilita la elaboración y
seguimiento de los
presupuestos institucionales
Carga de trabajo innecesaria
para la administración
Análisis de cumplimientos
presupuestarios en periodos
no adecuados
Poco cumplimiento de metas
presupuestarias
Poca aplicación de controles en
los procesos
Posibilidad de fraudes, duplicidad
de funciones y errores en la
información financiera
La Institución prioriza sus funciones a los procesos
educativos y administrativos
Poco conocimiento sobre el
valor que generan los buenos
procesos contables y presupuestarios para la
administración del negocio
Administración familiar del
negocio de forma empírica,
basada en la experiencia y trayectoria educativa de sus
propietarios
Inexistencia de un
departamento contable y
presupuestario
El departamento de secretaria cumple las
funciones administrativas,
contables y financieras La necesidad de inversión en
las funciones educativas no
permite el crecimiento del área
administrativa
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1.3 Formulación del Problema
¿Cómo inciden los Procesos Contables y Presupuestarios, en la razonabilidad de los Estados
Financieros de la UNIDAD EDUCATIVA PARTICULAR “GREGORIANO”?
1.4 Sistematización Del Problema
¿El proceso de registro de la información financiera de UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR “GREGORIANO” es adecuado, confiable y acorde a los principios
contables y leyes aplicables en el país?
¿Existen lineamientos específicos para la elaboración, seguimiento y evaluación de los
presupuestos institucionales y estados financieros periódicos, que consideren los factores
internos y externos de forma adecuada?
¿Se elaboran comparativas periódicas de los estados financieros y los presupuestos para
la toma de decisiones administrativas?
1.5 Justificación de la Investigación
La Unidad Educativa Particular “Gregoriano”, se encuentra bajo la supervisión del Ministerio de
Educación, el Servicio de Rentas Internas, el Ministerio de Relaciones Laborales y el Instituto
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Ecuatoriano de Seguridad Social, quienes recomiendan investigar la procedencia de la
información financiera con el fin de obtener fiabilidad de su gestión, administración de recursos
y cumplimientos de obligaciones legales y tributarias.
De forma conjunta, el Ministerio de Educación según el Acuerdo Ministerial No. 0387-13, ha
establecido los componentes del costo de la gestión educativa para todas las instituciones
particulares del país, los cuales deben ser presupuestados al inicio del periodo lectivo en base a
un formato previamente establecido en el sistema GEOL. El presupuesto operativo es el único
documento formal según el cual se autoriza el aumento de los valores de matrículas y pensiones
educativas.
A través de la investigación previa realizada en la Unidad Educativa Particular “Gregoriano” se
deduce que ésta no cuenta con procesos contables y presupuestarios adecuados, que permitan
asegurar que su información financiera y presupuestaria se encuentra libre de errores materiales
o sesgos representativos, de acuerdo a lo que determinan estas entidades de control.
Este trabajo se convierte en una herramienta válida para mejorar la calidad de la información
financiera, la previsión de los costos y gastos, aumentar los ingresos y mejorar la rentabilidad,
debido a que el presupuesto institucional es el único instrumento que solicita la Autoridad
Educativa para autorizar el aumento en los valores de las matrículas y pensiones educativas.
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Adicionalmente se busca optimizar la operatividad del personal financiero, fortalecer los
sistemas de control de los ingresos y egresos y analizar los resultados obtenidos para su correcta
canalización de forma periódica.
1.6 Objetivos
1.6.1 Objetivo General.
Analizar los Procesos Contables y Presupuestarios desarrollados por la institución, mediante la
evaluación de su impacto en la razonabilidad de los Estados Financieros de la UNIDAD
EDUCATIVA PARTICULAR “GREGORIANO”.
1.6.2 Objetivos Específicos.
Reconocer los procesos presupuestarios y contables, formales y empíricos, sus políticas
de elaboración, seguimiento, control y evaluación.
Identificar las principales problemáticas en la elaboración, seguimiento y evaluación de
los estados financieros y su comparación con el presupuesto.
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Determinar el impacto que tiene la actual presentación de la situación económica
y financiera, en el proceso de toma de decisiones y crecimiento de la institución educativa.
1.7 Delimitación de la Investigación
Campo: Contable – Presupuestario
Área: Contable – Financiero
Tema: PROCESOS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS Y SU IMPACTO EN LA
RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
País: Ecuador
Provincia: Guayas
Ciudad: Guayaquil
Parroquia: Tarqui
Periodo: 2015-2016
Entidad: Unidad Educativa Particular “Gregoriano”
Razón Social: Manzano Santana Elcie Guadalupe
Actividad de la Entidad: Institución Educativa
Dirección: Ciudadela Ietel, manzanas 29 y 31, solares 1, 2, 3 y 12
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1.8 Idea a Defender
El reconocimiento y aplicación de políticas de elaboración, seguimiento y evaluación de los
procesos presupuestarios y contables, permitirán mejorar la calidad de la información financiera
y la presentación razonable de los Estados Financieros, de forma que aporten adecuadamente al
proceso de toma de decisiones en la de la Unidad Educativa Particular “Gregoriano”,
10
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1 Antecedentes
Las técnicas contables y presupuestarias son tan antiguas en el mundo, como la aparición del
hombre y su asentamiento comunitario. Existe una gran cantidad de vestigios que sugieren que el
hombre primitivo utilizaba sistemas de numeración y control de los elementos necesarios para su
subsistencia, basados en sus conocimientos de los astros, terrenos y estaciones del año. Una gran
cantidad de historiados aseveran que estos métodos de control aparecieron inclusive antes que la
escritura.
Los primeros antecedentes que han llegado hasta la actualidad, sobre la existencia de métodos
contables y de previsión de recursos, se encuentran en una tablilla de barro originaria de
Mesopotamia, posiblemente del año 6000 a.C., que contiene el registro y traslado de 49 animales
de un lugar a otro, como el testimonio contable más antiguo sobre las técnicas que las
civilizaciones utilizaban para asentar las transacciones comerciales.
La civilización egipcia, debido a la extensión del territorio y la dificultad de sus condiciones
climáticas, necesitaba un estricto control y planificación de los productos y recursos financieros
disponibles. Los faraones presupuestaban con exactitud los ingresos de recursos y el destino que
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estos recibirían y encargaban a los escribanos la presentación de forma ordenada de las entradas
y salidas que se efectuaban, para su posterior control.
El código Hammurabi, creado aproximadamente en el año 2100 antes de Cristo, en Babilonia,
poseía leyes que regulaban las normas civiles del comercio y otro tipo de transacciones
relacionadas, lo cual denota la importancia que estas actividades tenían para la civilización de la
época.
Posteriormente, en Roma se estableció el uso de libros contables para el control de las
operaciones, los cuales se denominaron “Adversaria” y “Codex”. El Adversaria constituía un
control de Caja divido en dos partes: las entradas y salidas de dinero. El Codex, en cambio,
llevaba un registro con el nombre de la persona, pagos, cargos a la cuenta y causas de las
operaciones efectuadas. Se poseen evidencias de que estos libros eran llenados por los esclavos y
luego eran revisados por los patrones, mediante una firma denominada “Spectavit”, es decir.
“Revisado por”.
En la época moderna es el pueblo italiano, específicamente Florencia y Génova, quienes crean
sistemas de partida doble similares a los que poseemos en la actualidad, con asientos cruzados y
control de las pérdidas y ganancias.
Benedetto Cotrugli Rangeo, es considerado el pionero de la partida doble, debido a que en su
libro “Della mercatura et del mercante perfetto”, establece los primeros indicios del análisis del
crédito y débito en las transacciones y el formato de los primeros registros contables. Sin
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embargo el más grande referente, conocido como padre de la contabilidad, fue Fray Lucas de
Paciolo, quien en su obra “Trattato de computi e delle scritture” en 1509, establece con gran
exactitud el principio “No existe deudor sin acreedor” y determina parámetros para el control de
inventarios, activos y pasivos, registro de transacciones en el diario y en el mayor, que son
utilizados hasta la actualidad.
Las primeras referencias que poseemos sobre el uso de presupuestos se remontan a Gran
Bretaña, durante el siglo XVIII, donde su parlamento realizaba planes gubernamentales del
control del gasto fiscal y pautas sobre su ejecución y control. El uso de presupuestos públicos se
extendió a diversos países del mundo luego de la primera guerra mundial e inclusive se crearon
leyes de control presupuestario como parte de la política fiscal.
En el sector privado también tomó gran fuerza en el sector industrial, con la evolución de la
Contabilidad de Costos y la introducción de nuevas teorías administrativas de eficiencia en la
producción. En el año de 1930 se celebra en Ginebra el Primer Simposio Internacional de
Control Presupuestal, en la que se definen los principios básicos del sistema de presupuestos y
posteriormente en 1965 el gobierno de los Estados Unidos, crea el Departamento de Presupuesto
e incluye en las herramientas de planeación y control pública, el sistema conocido como
"planeación por programas y presupuestos".
A través de la evolución de las sociedades, el comercio se ha globalizado, permitiendo que los
procesos contables y de control presupuestario conformen en una de las herramientas más
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importantes para las entidades, que asumen el reto de competir en mercados agresivos y
dinámicos y que seguramente seguirán cambiando a través de los años.
2.2 Bases Teóricas
2.2.1 La Empresa.
Uno de los principios tradicionales de la economía establece que el ser humano se caracteriza por
presentar una cantidad infinita e insaciable de necesidades, y que en su afán satisfacerlas se
encontrará con una cantidad insuficiente de recursos, debido que estos son limitados e inclusive
muchas veces suelen superar sus propias capacidades de provisión, por lo cual necesita
obtenerlos por parte de otras personas en el ambiente que lo rodea.
Para suplir estas necesidades humanas que el individuo no puede satisfacer para sí mismo, ha
surgido la actividad empresarial, la cual busca abastecer de productos y servicios de todos los
tipos a la comunidad en general, creando sistemas de producción y consumo que mueven el
mundo en la actualidad.
Sectores Económicos
Producción Consumo
Produce bienes y servicios a la
comunidad
Adquiere los bienes y servicios
producidos para suplir sus necesidades
Se constituye por las entidades
económicas y empresariales
Se constituye por las personas y familias
de la comunidad
Figura 1. Los sectores económicos.
Fuente: Información tomada del Libro “Contabilidad Básica”, Autor Econ. Livia Palacios.
14
Las empresas son entidades que forman parte del sector productivo, ofertando bienes y servicios
a la comunidad, dependiendo de las características y necesidades específicas del mercado,
utilizando medios y recursos para el desarrollo de sus actividades.
Los elementos que interviene en la gestión de la actividad empresarial son los siguientes:
El empresario o capitalista, puede ser una persona natural o jurídica, quien realiza la
inversión y hace las funciones de titular de la empresa.
Los medios de producción, están constituidos por los recursos humanos, materiales y
financieros con los que se desarrollan las actividades.
La organización empresarial, engloba la estructura departamental, funcional y de
procesos sobre los métodos de trabajo.
2.2.1.1. Misión, Visión y Valores Institucionales.
La cultura organizativa de una entidad está conformada por diversos elementos que integran las
actividades actuales y la proyección a futuro de la empresa. Estos elementos son conocidos como
la misión, visión y valores institucionales, los cuales estarán alineados con el espíritu que los
fundadores han impregnado en la organización.
15
La misión es la actividad o labor para la cual existe una empresa en el mercado, y debe
representar de forma específica, motivadora y real los productos o servicios que ofrece y los
clientes a quienes buscar satisfacer. Por su parte la visión, según varios autores, podría definirse
como “la imagen que los miembros de la empresa quieren que está, llegue a ser” (Mantilla K. ,
2009, p. 75), o en otras alabaras como se visualiza la empresa en el futuro. Una visión
correctamente establecida debe ser posible y presentar un concepto enfocado, para que pueda
encaminar a los objetivos y metas trazadas.
Los valores institucionales determinan las actitudes que deben marcar el comportamiento de los
miembros que conforman la entidad. En la medida en que estos valores sean asumidos por los
colaboradores, formarán parte de un compromiso con la imagen corporativa que se presente a la
comunidad.
2.2.1.2 Objetivos de las Empresas.
El principal objetivo de una entidad es la de generar una retribución económica que compense la
inversión del empresario, a través de la venta de los productos o servicios, que satisfagan las
necesidades de sus clientes. Dentro del marco de la globalización, la competencia entre las
empresas es agresiva, por lo cual las entidades que tengan un sentido de crecimiento y
permanencia en el tiempo, no podrán basarse únicamente en el factor económico como medio de
subsistencia, sino buscarán de la fidelidad de sus clientes, a través de la entrega de un valor
agregado en sus productos o servicios.
16
Una empresa que busca exclusivamente utilidad podrá sustentarse durante un tiempo en el
mercado, sin embargo un empresa que entregue un valor agregado en sus bienes y servicios
podrá sustentarse en el tiempo, debido que creará relaciones comerciales estables con sus clientes
y posicionará su marca con una buena reputación.
Para lograr este valor agregado la empresa deberán considerar los siguientes aspectos:
Buscar superar las expectativas de sus clientes.
Ofrecer bienes y servicios de calidad que busquen liderar el mercado en el que se
encuentren.
Crear ambientes laborales atractivos y estables para sus empleados.
Retribuir a la comunidad los beneficios recibidos a través de planes de responsabilidad
social.
Ayudar el desarrollo económico del país a través del cumplimiento de las leyes laborales
y tributarias.
17
2.2.2 Diferencia entre Empresas y Organizaciones.
Una organización se podría definir como una agrupación de personas que buscan cumplir un
determinado objetivo o finalidad en la sociedad. Este objetivo o fin específico puede ser
educativo, cultural, artístico, ambiental, entre otros y generalmente busca mejorar las
condiciones de los individuos en diversos aspectos.
Para ofrecer bienes y servicios de calidad estas agrupaciones se acompañan de una estructura
formal y recursos financieros que permiten el cumplimiento de sus objetivos, sin embargo, la
obtención de un redito económico no siempre está dentro sus facultades.
Por otro lado, el objetivo principal de una empresa es la de generar retribuciones económicas a
sus inversionistas, a través de una estructura formal y recursos financieros. Tomado la definición
de ciertos autores, “todas las empresas tiene fines, todas ellas cuentan con mayores o menores
niveles de recursos y en todas trabajan más o menos personas, es decir; todas las empresas son
organizaciones, pero no todas las organizaciones son empresas, (Iborra, Dasí, Dolz, & Ferrer,
2014, p. 9), y es que la diferencia radica en la objetivo y visión que ha tenido sus inversionistas
al momento de crearlas.
Las organizaciones no centran sus operaciones en la búsqueda de una utilidad o ganancia,
inclusive dentro de muchos de los casos se constituyen como entidades sin fines de lucro, y
dentro de estas entidades podemos encontrar a una gran cantidad de entidades educativas de
nivel inicial, básico y bachillerato.
18
2.2.3 Las Organizaciones o Instituciones Educativas.
Las Instituciones Educativas se constituyen como entidades que colaboran al proceso de
construcción de los conocimientos de los individuos, a través de diversas estrategias
conceptuales, pedagógicas y metodológicas, asociadas a su espíritu académico.
La globalización del mundo ha generado un proceso de renovación de las sociedades, abriendo la
interacción humana desde todos los enfoques; de allí que el reto actual de las instituciones es
dejar de ser entidades cerradas a cumplir únicamente su visión academia, y pasar a ofrecer
procesos de formación integral que entreguen individuos con criterios útiles que promuevan el
desarrollo de la comunidad.
2.2.3.1 Tipos De Instituciones Educativas.
El criterio principal de clasificación de las Instituciones Educativas en el país se reconoce por la
fuente principal de financiamiento que permite su sostenimiento, dentro de las cuales se definen
como: públicas, fiscomisionales o particulares.
Instituciones Públicas.- Se sostienen con recursos gubernamentales y se dividen en
fiscales y municipales. Las entidades fiscales son financiadas directamente por el Estado,
y las municipales por los municipios autónomos.
19
Fiscomisionales.- Son instituciones de carácter religioso o laico, de derecho privado y sin
fines de lucro. Son promovidas por congregaciones, órdenes u otro tipo de asociación
legalmente constituida. Ofrecen educación gratuita y cuentan con financiamiento total o
parcial del Estado y se encuentran autorizadas a cobrar valores a sus estudiantes en el
caso que la contribución del Estado no sea suficiente para garantizar una educación de
calidad.
Particulares.- Son instituciones constituidas y administradas por personas de derecho
privado, naturales o jurídicas, las cuales brindan educación religiosa o laica.
Adicionalmente se las puede dividir según los niveles de educación que ofertan, en los siguientes
criterios:
1. Centro de Educación Inicial
2. Escuela de Educación Básica
3. Colegio de Bachillerato
4. Unidades educativas, cuando la entidad oferta 2 o más niveles a la vez.
2.2.3.2 Estratificación Del Sistema Educativo
Los niveles educativos se encuentran estratificados en Educación Inicial, Educación General
Básica y Bachillerato.
20
La Educación Inicial no es escolarizada y se subdivide en los niveles 1 y 2. El subnivel Inicial 1
comprende a estudiantes de hasta tres (3) años de edad, y el Subnivel Inicial 2 comprende a
infantes de tres (3) a cinco (5) años de edad.
La Educación General Básica se subdivide en Preparatoria, Básica Elemental, Básica Media y
Básica Superior. La Preparatoria corresponde al primer grado de educación general básica y se
ofrece a los estudiantes de cinco (5) años de edad; la Educación Básica Elemental, corresponde a
segundo, tercero y cuarto grado de E.G.B. y se ofrece a los estudiantes de entre 6 y 8 años; la
Educación Básica Media, corresponde a quinto, sexto y séptimo grado de E.G.B. y se ofrece a
los estudiantes de entre 9 y 11 años; y la Educación Básica Superior corresponde a octavo,
noveno y décimo grado de E.G.B y se ofrece a los estudiantes de 12 a 14 años de edad.
La última etapa de escolaridad es el Bachillerato General Unificado, el cual es ofertado
preferentemente a los estudiantes de entre 15 y 17 años de edad. Los estudiantes que cursen nivel
educativo podrán optar entre dos ramas de especialización conforme a sus actitudes y
preferencias: El Bachillerato en Ciencias y el Bachillerato Técnico.
El Bachillerato en Ciencias oferta las materias del tronco común y una formación
complementaria en las áreas científicas y humanísticas. Por su parte, el Bachillerato Técnico,
adicionalmente a las materias comunes del tronco, ofrece capacitación en áreas técnicas,
artísticas, artesanales o deportivas, las cuales están enfocadas a la pronta inserción de los
estudiantes al mercado laboral.
21
2.2.3.3 Regímenes Escolares
Los regímenes escolares establecidos por el Ministerio de Educación para las Instituciones
Ecuatorianas son dos: Régimen Costa y Régimen Sierra. El cronograma a cumplir en cada uno
de los regímenes, es establecido al inicio de cada periodo lectivo por la Autoridad Educativa y
contiene las diversas actividades pedagógicas y administrativas que se desarrollarán en el año.
Para el periodo lectivo 2015 – 2016 el calendario educativo se desarrolló de la siguiente forma:
Régimen Costa: del 01 de abril de 2015 al 31 de marzo de 2016
Régimen Sierra: del 01 de agosto de 2015 al 31 de julio de 2016
2.2.3.4 Modalidades del Sistema Educativo Nacional
En el Ecuador se reconocen tres modalidades educativas que pueden ser ofertadas por los
centros de estudio los cuales son:
Educación Presencial.- Requiere que los estudiantes presenten una asistencia regular al
establecimiento durante los doscientos días laborales del régimen escolar, en jornada
matutina, vespertina o nocturna.
22
Educación Semipresencial.- No exige una presencia regular del estudiante en el
establecimiento. El proceso educativo se debe desarrollar de forma autónoma y
periódicamente recibirá apoyo presencial obligatorio.
Educación a Distancia.- No requiere de la asistencia regular del estudiante al centro de
estudios y el acompañamiento pedagógico que reciba será no presencial. Esta modalidad
ha sido creada como un plan de apoyo para los ecuatorianos adultos residentes en el
exterior.
2.2.4 La Contabilidad
La Técnica Contable se ha establecido como una de las herramientas más esenciales en el mundo
negocios, debido a que permite determinar resultados financieros en todos los ámbitos de una
entidad, los cuales servirán de base para el proceso de toma de decisiones administrativas.
La contabilidad permite emitir información a nivel medio y superior, a través de la recolección,
registro y análisis de documentación y transacciones financieras, las cuales pueden provenir de
diversas fuentes internas y externas, sin embargo en la actualidad, dentro del contexto de la
globalización mundial, la información que se genere no puede basarse únicamente en la
clasificación, registro y presentación de datos, sino que debe ser correctamente administrada, de
forma que sean útil, oportuna y de calidad para todos los usuarios.
23
2.2.4.1 Objetivo de la Contabilidad
La contabilidad cumple con una gran cantidad de fines dentro de una entidad, pero su objetivo
general podría definirse según varios autores como “suministrar información útil a los múltiples
usuarios para posibilitar la toma de decisiones” (Rincón, Lasso, & Parrado, 2012, p. 4), por lo
que se podría establecer que una correcta administración de los recursos, con decisiones
financieras acertadas, recae principalmente sobre la calidad de la información que los procesos
contables brinden a los niveles directivos. Adicionalmente se puede mencionar la contabilidad
cumple un sin número de objetivos en áreas específicas a nivel interno y externo, tales como los
siguientes:
A nivel interno
- Distribuir correctamente los activos, pasivos y el patrimonio.
- Reconocer los ingresos, costos y gastos generados por las operaciones.
- Determinar la utilidad o pérdida de un periodo financiero.
- Controlar los sistemas de inventario.
- Prevenir fraudes y robos.
- Generar presupuestos y análisis financieros de calidad.
A nivel externo
- Cumplir con las reglamentaciones tributarias.
- Guardar las leyes laborales y sindicales.
24
- Facilitar la obtención de créditos mercantiles y bancarios.
- Cumplir con los plazos y cláusulas de los proveedores.
- Cuidar la calidad de productos y servicios prestados a los clientes.
- Facilitar los procesos de revisión y auditorias.
2.2.4.2 Campos de Aplicación de la Contabilidad.
En el mundo moderno existe una gran cantidad de actividades empresariales que las personas
han desarrollado a nivel global, debido a ello la contabilidad ha tenido que diversificar sus
campos de acción para adaptarse a las necesidades específicas de cada sector.
En un país los tipos de actividades empresariales pueden ser muy variados debido a que tienen
una relación directa con las características económicas, sociales, demográficas, y hasta culturales
de la sociedad donde se asientan.
Los de campos de acción contable o también llamados por cierto autores como “criterios
clasificación de la contabilidad”, van a depender de la multidiversidad de empresas y actividades
que se encuentre en el mercado y adicionalmente del enfoque que necesite para el análisis de los
datos; Siendo así el caso se puede mencionar que según el tipo de empresa tenemos la
contabilidad comercial, de servicios, de costos, etc., y adicionalmente el enfoque podríamos
mencionar la contabilidad financiera, presupuestaria y ambiental, entre otras.
25
Figura 2. Los campos de aplicación de la Contabilidad.
Fuente: Información tomada del Libro “Contabilidad Básica” de Editorial Vértice.
2.2.4.2.1 Contabilidad De Servicios.
La Contabilidad de Servicios es una herramienta financiera para las empresas que ejecutan un
conjunto de acciones destinadas a satisfacer una necesidad de sus clientes, sin que exista la
entrega directa de un producto en proceso o terminado. Algunos ejemplos de empresas que
utilizan la contabilidad de servicios son las siguientes:
Empresas de construcción
Entidades Financieras
Empresas Hoteleras y de Turismo
Entidades Educativas
Inmobiliarias
Servicios de Salud
Campos de la
Contabilidad
Comercial
Industrial o de Costos
Agropecuaria De servicios
Pública
26
Empresas de Transporte y Logística
Centros de entretenimiento en general
2.2.5 El Proceso Contable.
El Proceso de Contabilidad es uno de los sistemas más importantes de la estructura formal de una
Entidad, según el cual se logra identificar, recolectar, registrar y comunicar información
financiera.
Dentro de una Institución, los procesos de Contabilidad se desarrollan de acuerdo a las
operaciones ordinarias relacionadas con su gestión. Estas Operaciones, que generalmente deben
ser respaldadas con un documento fuente, serán derivadas por diversos usuarios, en una serie de
registros formales que permitirán que al final del periodo, se elabore un informe financiero tipo
resumen denominado “Estados Financieros Básicos”.
El Flujo del Proceso Contable, en términos generales, se desarrolla de la siguiente forma:
Figura 2: Flujo del Proceso Contable General de una empresa
Fuente: Gráfico elaborado por el Autor.
Estado de
Situación Inicial
Documentación
Fuente
Libro Diario
General
Libro Mayor
General
Balance de
Comprobación
Ajustes y
Reclasificaciones
Estados
Financieros
27
El personal que interviene en el flujo del proceso es uno de los factores más importantes, debido
a que ellos determinarán la calidad de la información financiera, su forma de presentación y los
usos que se puedan derivar de ella.
De esta forma Mireya Bernal, define al proceso contable como “la combinación del personal, de
los registros y de los procedimientos que un negocio utiliza para satisfacer sus necesidades de
información financiera” puesto que, el sistema contable debe incluir como un todo a los
elementos humanos, informáticos, contables, entre otros, que contribuyan a la posterior
elaboración de los estados financieros. (Bernal, 2004, p. 27)
Para una institución la necesidad de información financiera es variada en base a los diversos
aspectos administrativos en los que se toma decisiones, sin embargo el proceso contable debe
garantizar la integridad y razonabilidad de los mismos, para evitar que los datos no presenten la
realidad de las operaciones.
2.2.5.1 Objetivo y Propósito del Proceso Contable.
El Proceso Contable permite brindar información cuantitativa de las transacciones económicas
que se desarrollan en un periodo específico. De igual forma, mediante la aplicación de controles
manuales y niveles de revisión, establece un alto índice de confiablidad en los informes
financieros.
28
El éxito de la entidad se puede visualizar claramente en la información financiera, a través del
aumento de los índices de rentabilidad, liquidez, entre otros, pero no depende únicamente de este
proceso, sino de la decisiones acertadas que la administración tome sobre la inversión de los
recursos procurando la satisfacción de los clientes o como lo define mejor Mireya Bernal “El
éxito de la organización depende de entender y satisfacer las necesidades y expectativas actuales
y futuras de los clientes y usuarios finales” (Bernal, 2004, p. 29).
La información financiera íntegra, a tiempo y correcta permitirá el éxito de los objetivos trazado
por la administración, generando una herramienta de medición del crecimiento empresarial para
los clientes y accionistas.
2.2.5.2 Información Financiera derivada del Proceso Contable.
El proceso contable debe generar información financiera útil para diversos usuarios internos y
externos. Las normas contables establecen que los Estados Financieros son documentos
elaborados por la entidad que contienen un resumen sobre los rendimientos, situación financiera,
movimiento patrimonial y flujos del efectivo, producto de sus operaciones ordinarias en
concordancia con las características y principios esenciales.
En nuestro país las entidades que se encuentran constituidas bajo la figura de una persona natural
obligada a llevar contabilidad, están reguladas por el Servicio de Rentas Internas, organismo que
solícita la presentación del Estado de Situación Financiera y Estado de Resultados una vez al
29
año. A estos documentos se deben anexar las respectivas notas explicativas y aclaratorias para su
mejor comprensión.
2.2.5.2.1 La Situación Financiera
Las normas contables determinan a la situación financiera como “la relación existente entre los
activos, los pasivos y el patrimonio en una fecha concreta”, (International Accounting Standards
Committee, Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas
Entidades, 2009), en base a lo cual el Estado de Situación Financiera se constituye como un
documento demostrativo de los bienes, valores, obligaciones y aportaciones que posee a una
empresa en una fecha determinada, como resultado de sus operaciones pasadas. El Estado de
Situación Financiera, antes de la aplicación de las Normas Internacionales de Información
Financiera era conocido como Balance General.
Los activos de la institución se encuentran formados por los bienes tangibles e intangibles, los
valores y los derechos de corta y larga duración que se mantienen como resultado de sus
operaciones.
Los pasivos se conforman por las obligaciones contraídas con terceros, accionistas o empleados
que necesitarán de erogaciones de dinero en un futuro, y de la misma forma de las provisiones
estipuladas en la ley. El Patrimonio está compuesto por el Capital y las modificaciones que ha
sufrido por las utilidades o pérdidas que hayan generado el ejercicio actual o los ejercicios
anteriores.
30
2.2.5.2.2 El Estado del Resultado Integral
Según la Norma Internacional, El Rendimiento es la relación entre los ingresos y los gastos de
una entidad durante un periodo sobre el que se informa. (International Accounting Standards
Committee, Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas
Entidades, 2009). El rendimiento es comúnmente conocido como la ganancia o la pérdida que se
genera en un periodo financiero, que procede de la diferencia entre los ingresos y gastos. Este
resultado será determinante para calificar a la gestión administrativa sobre las operaciones de la
entidad.
Los Ingresos son los incrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del
periodo sobre el que se informa, que dan como resultado aumentos del patrimonio, distintas de
las relacionadas con las aportaciones de inversores de patrimonio.
Los Gastos son los decrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo
sobre el que se informa, en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien por
la generación o aumento de los pasivos, que dan como resultado decrementos en el patrimonio,
distintos de los relacionados con las distribuciones realizadas a los inversores de patrimonio.
2.2.5.2.3 Características de la Información Financiera
Los Estados Financieros generan información económica que sirve para la toma de decisiones
por parte de la administración. Para el correcto desarrollo de este proceso, es de vital importancia
31
que los datos presentados sean adecuados y reflejen fielmente la situación de la entidad, para lo
cual debe cumplir con las siguientes características cualitativas:
Relevancia.- Los datos presentados deben ser relevante para el proceso de toma de
decisiones.
Fiabilidad- Los procesos contables deben garantizar que la información refleje de forma
razonable las operaciones efectuadas, sin sesgos representativos.
Comprensibilidad.- la información debe ser comprensible para cualquier tipo de usuario
que posea un conocimiento medio sobre el giro del negocio.
Materialidad.- Un valor es material cuando su omisión o presentación errónea podría
causar un gran impacto en los Estados Financieros.
Esencia sobre la forma.- Las políticas contables deben priorizar la esencia de las
transacciones frente a la forma legal establecida.
Prudencia.- En caso de existir incertidumbres sobre sucesos en las transacciones, los
juicios contables deben ser aplicados con precaución, evitando sesgar la información a
favor o en contra de la entidad.
32
Comparabilidad.- Los sistemas de medición deben ser uniformes entre periodos, de forma
que se puedan establecer comparaciones entre los estados financieros.
Oportunidad.- La información financiera debe ser proporcionada en periodos de tiempo
adecuados para aportar a la toma de decisiones.
Equilibrio entre costos y beneficio.- Los costos que genere la obtención de la información
financiera deben ser inferiores a los beneficios que la misma genere para la empresa.
2.2.6 El Presupuesto Operativo.
Una de las herramientas de mayor utilidad para el cumplimiento de los objetivos institucionales
es el presupuesto operativo, el cual constituye un documento elaborado por la entidad, que
contiene una previsión generalmente anual, de las cifras relativas a la actividad económica
desarrollada.
2.2.6.1 Objetivo del Presupuesto Operativo.
El Presupuesto de la Institución permite a la administración definir objetivos claros y determinar
su capacidad para cumplirlos en un tiempo y características específicos. Las entidades son
organismos de incertidumbre, puesto que su éxito financiero depende de una serie de factores
internos y externos que crean un riesgo muy grande.
33
La planificación, ejecución y control de las actividad asegura un nivel inferior de riesgo en el
impacto de las fluctuaciones económicas, especialmente en países como el Ecuador, donde la
economía es muy variable de periodo a periodo.
2.2.6.2 El Ciclo Presupuestario
Un ciclo presupuestario generalmente comprende las siguientes etapas o fases sucesivas:
1) Preparación o elaboración de las actividades según los objetivos de la entidad.
2) Recolección de información operativa y financiera referente al ámbito del presupuesto.
3) Discusión y aprobación de los planes financieros.
4) Ejecución de las actividades en los diferentes departamentos o secciones de la entidad.
5) Evaluación de los resultados obtenidos.
El proceso de elaboración de un presupuesto debe tomar en cuenta los factores internos y
externos que afecten a la situación económica empresarial y en el caso de la institución
educativa, debe priorizar las inversiones en la gestión educativa.
Para la discusión y aprobación del presupuesto, lo óptimo sería establecer una comisión
presupuestaria con representantes de cada una de las áreas, quienes puedan establecer las metas
departamentales a cumplir, las necesidades de recursos y las inversiones que desean realizar para
el periodo.
34
Durante la Ejecución se debe monitorear el comportamiento de los factores internos y externos
de forma periódica, para poder salvaguardar situaciones que alteren significativamente lo
establecido en el presupuesto.
Según Francisco Jiménez y Carlos Espinoza (2007) mientras están las operaciones en proceso, el
presupuesto sirve de base de comparación y facilita el proceso de control. Un buen control
presupuestario permite garantizar el cumplimiento de los objetivos y evaluar el nivel de
compromiso de cada una de las áreas con las metas establecidas como base para periodos
futuros.
2.2.7. Relación entre el Presupuesto y La Contabilidad
La Administración Financiera de una empresa posee diversas expectativas para un determinado
periodo de tiempo. La planificación de estas expectativas se resume el presupuesto operativo, a
través de la fijación de metas cuantitativas en diversos aspectos concernientes a las operaciones
del negocio. Para medir el nivel cumplimiento de estas de estas metas es necesario contar con
resultados reales e indicadores económicos que establezcan el alcance y cumplimiento de los
planes. Los Estados Financieros y sus reportes constituyen la base para efectuar estas
mediciones, porque presentan de forma directa y clara los resultados en términos económicos.
Para una empresa es fundamental que la contabilidad y los presupuestos se elaboren de forma
conjunta y bajo las mismas bases. Un proceso contable adecuado proporcionará información
35
fiable, que servirá como base para la elaboración de presupuestos alcanzables. Una vez
concluido el periodo de ejecución, permitirá medir el cumplimiento de las metas.
Figura 4. Relación entre la Contabilidad y el Presupuesto.
Fuente: Información tomada del Libro “Presupuestos” de Editorial Pearson.
La contabilidad es estática y presenta datos que no se pueden cambiar, en cambio los
presupuestos son flexibles y susceptibles de cambios en base a las tendencias económicas del
medio. Estas dos herramientas, correctamente manejadas por la Administración, permiten
analizar el pasado y pronosticar de mejor forma el futuro de una empresa.
2.2.8 El Presupuesto de Gestión de Costos Educativos
El Presupuesto de Gestión de Costos Educativos, es una proyección anual de todas las
erogaciones financieras que una institución deberá realizar para el desarrollo de las actividades
de gestión educativa en un periodo lectivo. Este presupuesto es elaborado por la institución en
base a sus propias políticas y estimaciones financieras, tomando como base para su
estructuración, las reglamentaciones gubernamentales del caso.
El Ministerio de Educación en su función de ente regulador de las instituciones educativas del
país, mediante el ACUERDO Nro. MINEDUC-ME-2015-00094-A, expidió el Reglamento que
Empresa
Presente
Contabilidad
Pasado
Presupuestos
Futuro
36
establece los parámetros generales para el cobro de matrículas y pensiones por parte de los
establecimientos educativos particulares y de los servicios educativos que prestan las
instituciones fiscomisionales.
En este instrumento establece que todos los componentes de la gestión educativa deben ser
presupuestados al inicio de cada periodo lectivo y presentados a través de un aplicativo
informático en la página web de esta entidad de gobierno, con sus respectivos soportes y
acuerdos de responsabilidad por parte de los representantes legales.
Luego del proceso de validación y revisión de los datos cargados en el presupuesto institucional,
la Junta Reguladora de Costos del Ministerio de Educación, evaluará la situación económica de
la entidad y emitirá una resolución de los valores autorizados para cobrar por matrículas,
pensiones y servicios educativos a los estudiantes.
Las resoluciones emitidas establecen el porcentaje autorizado de aumento a los valores de los
cobros, con respecto al periodo anterior y solo tendrán vigencia para un periodo lectivo, por lo
cual es necesario que el proceso se realice cada año, previo al inicio del ciclo de matriculación
ordinaria. Los porcentajes que se determinen estarán fijados en la ley y pueden variar en base a
las modificaciones de los Acuerdos Ministeriales o de la Ley de Educación Intercultural y su
Reglamento.
2.2.8.1 Costos de la Gestión Educativa
37
El Presupuesto de Gestión Educativa tiene como objetivo determinar el costo que representa para
la Institución, el desarrollo del proceso de aprendizaje de cada uno de los estudiantes. Este
costo se calculará en base a los siguientes componentes:
Costos de la Gestión Educativa
Costos Administrativos
Costos de Consejería Estudiantil
Costos Financieros
Provisión para Reservas
Excedente
Una vez obtenidos todos los componentes del costo se debe prorratear el monto atribuible para
cada uno de los estudiantes que reciben los servicios educativos. Este valor es denominado por la
Autoridad Educativa Nacional como “Costo de la Educación por Estudiante”, y será el resultante
de la sumatoria de todos los componentes del costo educativo, divido para el promedio de
estudiantes matriculados en los tres últimos periodos lectivos.
2.2.8.2 Ingresos Percibidos por las Actividades Educativas.
Las Instituciones Educativas Particulares y Fiscomisionales se encuentran autorizadas a percibir
ingresos por parte de sus clientes, únicamente por el concepto de matrículas y pensiones
educativas, cuyos rubros deben estar en concordancia a las resoluciones emitidas por la Junta
Reguladora de Costos. En el caso de que una institución realice cobros adicionales por los
servicios educativos, se encuentra susceptible a ser intervenida y sancionada por la entidad de
control que corresponda. Estos valores se distribuyen de la siguiente forma:
38
Un rubro por matrícula anual al inicio del periodo lectivo, que no podrá sobrepasar al
75% del valor de una pensión mensual neta; y
Diez pensiones mensuales durante el periodo que el estudiante se encuentre en clases
regulares, según el correspondiente calendario educativo nacional, para el régimen en
el que se encuentre ubicada (Costa o Sierra).
El valor de las diez pensiones educativas, autorizadas por la Junta Reguladora de Costos, se
encuentra prorrateado para todo el periodo lectivo, lo que significa que cubren los costos de la
educación para los doce meses del año, por tanto no existe necesidad de recibir valores
adicionales por el tiempo de vacaciones de los estudiantes.
Adicionalmente el ente Regulador ha establecido que la sumatoria total de los valores percibidos
por matrículas y pensiones educativas en un periodo, no podrá exceder el total del costo de la
educación que se ha previsto en el presupuesto.
2.2.8.3 Proceso de Elaboración y Presentación Del Presupuesto Operativo
Las comisiones financieras establecidas por la Institución Educativa elaboran el presupuesto en
base a sus procesos y políticas, tomando en consideración diversos factores económicos internos
y externos relacionados con los componentes del costo educativo, para posteriormente remitirlo a
las autoridades competentes en las fechas establecidas.
39
Para la presentación del Presupuesto de Gestión de Costos Educativos, el Ministerio de
Educación ha dispuesto dos aplicativos informáticos, denominados GEFL y GEOL, los cuales
permiten dar cumplimiento a lo establecido en el Acuerdo Ministerial 00094-A sobre los
parámetros generales para el cobro de matrículas y pensiones.
El Aplicativo GEFL (Gestión Educativa Fuera de Línea), debe ser descargado e instalado en uno
de los ordenadores de la institución y contiene el formulario estándar del presupuesto. En
primera instancia solicita ingresar los datos generales de la institución, de la máxima autoridad,
del representante legal, y la ubicación geográfica zonal.
Luego, en la opción “Gestión de Costo de la Educación”, despliega el formulario de ingreso de
Información, dividido en las siguientes partes:
a) Información General de la Institución, que contiene lo siguiente:
Institución Educativa
Año de Formulario
Régimen Escolar
Modalidad de Escolaridad
Paralelamente permite seleccionar algunas opciones o características especiales que presentan
algunas Instituciones, tales como:
Es Fiscomisional
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No cobra pensión
No cobra matrícula
Posee Incremento de activos fijos de infraestructura
Posee Incremento de activos fijos de equipamiento tecnológico
Posee Incremento rubros de pago a docentes
b) Componentes del Costo de la Educación:
Costos de la Gestión Educativa
Costos Administrativos
Costos de Consejería Estudiantil
Costos Financieros, Impuestos Prediales y Tasas
Provisiones
Excedente
Una vez finalizado el proceso de elaboración, El Aplicativo GEOL (Gestión Educativa On
Line), permite a las Autoridades (Directivos, Representantes Legales o Responsables Directos),
cargar los archivos en el portal web del Ministerio de Educación. Los archivos solicitados para
cumplir con el proceso son los siguientes:
Formulario de Gestión de Costos Educativos, generado desde el aplicativo
GEFL,
Declaración Juramentada.
41
La declaración juramentada, comparecida por la máxima autoridad de la institución ante un
notario, certifica que la entidad educativa cuenta con los soportes respectivos de los valores
presupuestados y cumple con los estándares de calidad requeridos para su funcionamiento.
Conjuntamente a la declaración juramentada se debe anexar la siguiente documentación:
Formulario impreso de los Costos de Educación.
Permiso de Funcionamiento de la Institución Educativa.
Poder otorgado por el Representante Legal a la Máxima Autoridad de la Institución
Educativa.
Si la institución ha realizado la inversión en Activos Fijos, debe incluir la declaración de
impuesto a la renta, facturas de los bienes o servicios adquiridos, entre otros.
Al finalizar el proceso de carga se podrá visualizar el Comprobante y el Formulario para su
impresión final.
2.2.8.4 Cobros por Servicios Complementarios
Durante el desarrollo del proceso de aprendizaje, pueden involucrarse ciertos servicios
educativos adicionales no cubiertos por la institución. Dentro de los principales servicios
complementarios podemos mencionar los siguientes: transporte, alimentación, exámenes de
certificación para obtener el Bachillerato Internacional, tareas dirigidas, clases complementarias,
entre otros.
42
El uso de estos servicios es optativo y el plantel únicamente puede actuar como agente de cobro
dichos valores, siendo los receptores finales, los proveedores externos que designe para el caso.
2.3 Marco Conceptual
Acuerdo Ministerial.- Normativa decretada por un Ministerio de Gobierno en relación a las
atribuciones que le faculta la Constitución de la República.
Ajustes Contables.- Registros que se se realizan al final de un periodo con el objetivo de
rectifcar errores contables.
Amortización.- Periodo de tiempo que se estima para la extinción de una deuda, distribuida en
periodos.
Capital.- Inversión que realizan los socios al inicio de las operaciones.
Comprensibilidad.- Principio contable que determina que la información debe presentarse de
modo que sea comprensible para sus usuarios, siempre y cuando, éstos tengan conocimientos
adecuados y muestren su voluntad para estudiar la información con diligencia razonable.
Costo de Reposición.- Cantidad de dinero que se necesitará invertir para adquirir un activo
semejante en su estado actual.
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Depreciación.- Perdida de valor que sufre un activo fijo como consecuencia de su constante uso.
Empresa Privada.- Instituciones constituidas y financiadas por inversiores particulares.
Empresa Pública.- Entidades creadas por el estado para prestar servicios de interés común.
Erogaciones.- Desembolsoso o salidas de dinero.
Esencia sobre la forma.- Principio contable que determina que las transacciones y demás
sucesos y condiciones deben contabilizarse y presentarse de acuerdo con su esencia y no
solamente en consideración a su forma legal
Fiabilidad.- Principio contable que determina que la información es fiable cuando está libre de
error significativo y sesgo, y representa fielmente la realidad económica de la entidad.
Fiscomisional.- Entidades que poseen un financiamiento cubierto en una parte por entidades
gubernamentales y otra por personas particulares.
Inflación Anual.- Incremento porcentual de los precios de los productos y servicios en un año,
el cual tiene como consecuencia la pérdida del valor adquisitivo de la moneda.
44
Integridad.- Principio contable que determina que La información en los estados financieros
debe ser completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo.
Liquidez.- Capacidad para generar flujos de efectivo o sus equivalentes, que permitan el
cumplimiento de obligacuones contraidas.
Materialidad o importancia relativa.- Principio contable que determina que la información es
material, si su omisión o su presentación errónea pueden influir en las decisiones económicas
que los usuarios tomen a partir de los estados financieros.
Matrícula Educativa.- Tasa o valor que se debe cancelar para la inscripción en un centro de
educación.
Oportunidad.- Principio contable que determina que la información financiera debe presentarse
dentro del periodo de tiempo para la correcta toma de decisiones.
Partida Doble.- Sistema de registro contable que determina un efecto doble en la ejecución de
una transacción comercial, a través de una entrada y una salida por los mismos valores
monetarios.
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Pensión Educativa.- Valor mensual que se debe cancelar por la recepción de un servicio
educativo.
Provisión.- Reconocimiento de un pasivo que tiene un alto grado de probabilidad de
efectivizarse en un plazo determinado.
Reclasificaciones Contables.- Registros que se efectuan para traspasar valores entre cuentas
contables al final de un periodo.
Relevancia.- Principio contable que determina que la información proporcionada en los estados
financieros debe ser relevante para las necesidades de toma de decisiones de los usuarios.
Rentabilidad.- Capacidad de producir un beneficio economico sobre la inversión realizada.
Reservas.- Conjunto de fondos o valores que se acumulan para cubrir necesidades posteriores.
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2.4 Marco Legal
El Estado Ecuatoriano establece en la Constitución de la República, Leyes, Reglamentos y
Acuerdo Ministeriales, el derecho de todos los ecuatorianos a la educación en igualdad de
condiciones, estableciendo como política pública la inversión y financiamiento del sistema
educativo nacional. Estas garantías se reconocen en las siguientes normas:
2.4.1 Constitución de la República del Ecuador
Artículo 26.- “La educación es un derecho de las personas a lo largo de su vida y un
deber ineludible e inexcusable del Estado. Constituye un área prioritaria de la política
pública y de la inversión estatal, (…). Las personas, las familias y la sociedad tienen el
derecho y la responsabilidad de participar en el proceso educativo.”
Interpretación.- El estado ecuatoriano establece como política pública, la garantía del acceso a
la educación de todos los ciudadanos, como derecho inexcusable e ineludible que permite de
desarrollo de la sociedad en igualdad de condiciones.
Art. 348.- La educación pública será gratuita y el Estado la financiará de manera
oportuna, regular y suficiente. (…) Las instituciones educativas que reciban
financiamiento público no tendrán fines de lucro.
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Interpretación.- El Estado garantizará la gratuidad de la educación pública y el apoyo
financiero a las entidades fiscomisionales, siempre y cuando rindan cuentas de su gestión
educativa y administración de recursos. Estos dos tipos de instituciones deben constituirse como
entidades sin fines de lucro.
2.4.2 Declaración Mundial de Derechos Humanos.
Artículo 26, Numeral 1.- “Toda persona tiene derecho a la educación. La educación
debe ser gratuita, al menos en lo concerniente a la instrucción elemental y fundamental.
La instrucción elemental será obligatoria. La instrucción técnica y profesional habrá de
ser generalizada; el acceso a los estudios superiores será igual para todos, en función de
los méritos respectivos.”
Interpretación.- El Ecuador se encuentra adherido a la Declaración Mundial de Derechos
Humanos, por lo cual reconoce que todos los individuos tienen derecho a la educación y en que
en su etapa elemental debe ser garantizada como gratuita y obligatoria.
2.4.3 Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno
Uno de los aspectos más importantes para los procesos contables y presupuestarios en
instituciones que se encuentran bajo el control de entidades gubernamentales, es el
reconocimiento de sus ingresos y gastos en confinidad a lo que determina la ley ecuatoriana. Para
este fin se reconocen los siguientes artículos:
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Art. 8.- Ingresos de fuente ecuatoriana.- “Se considerarán de fuente ecuatoriana los
siguientes ingresos: 1.- Los que perciban los ecuatorianos y extranjeros por actividades
laborales, profesionales, comerciales, industriales, agropecuarias, mineras, de servicios y
otras de carácter económico realizadas en territorio ecuatoriano.” (…)
Interpretación.- En la ley tributaria para la determinación del impuesto a la renta, se reconoce
como ingreso a aquellos beneficios económicos percibidos por la prestación de servicios en el
territorio ecuatoriano, por las personas naturales y jurídicas establecidas en el país. Se determina
como servicio a la prestación de una actividad o trabajo para otra persona o entidad.
Art. 10.- Deducciones.- “En general, con el propósito de determinar la base imponible
sujeta a este impuesto se deducirán los gastos que se efectúen con el propósito de obtener,
mantener y mejorar los ingresos de fuente ecuatoriana que no estén exentos.”
Interpretación.- Para efectos de depuración de los ingresos percibidos, se deducirán de los
gastos atribuibles a las actividades operativas de la entidad. Para las instituciones educativas se
reconocen los siguientes tipos de gastos: egresos de la actividad sustentados con documentación
legal, impuestos, tasa, contribuciones, primas de seguros, depreciación y amortización, sueldos y
salarios, beneficios sociales, aportes al IESS, bonificaciones e indemnizaciones, provisión por
cuentas incobrables, desahucio y jubilación, entre otros, en concordancia a los numerales
1,3,4,7,9, 11 y 13 de este artículo.
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Art. 20.- Principios generales.- La contabilidad se llevará por el sistema de partida
doble, en idioma castellano y en dólares de los Estados Unidos de América, tomando en
consideración los principios contables de general aceptación, para registrar el movimiento
económico y determinar el estado de situación financiera y los resultados imputables al
respectivo ejercicio impositivo.
Interpretación.- El Estado Ecuatoriano a través del Servicio de Rentas internas, solicita la
presentación anual del Estado de Situación financiera y El Estado de Resultados anual de los
contribuyentes obligados a llevar Contabilidad. Estos estados financieros deben estar elaborados
en concordancia al sistema de partida doble y los Principios de contabilidad Generalmente
Aceptados, redactados en español y en la moneda de uso local.
Art. 21.- Estados financieros.- “Los estados financieros servirán de base para la
presentación de las declaraciones de impuestos, (…). Las entidades financieras así como
las entidades y organismos del sector público que, para cualquier trámite, requieran
conocer sobre la situación financiera de las empresas, exigirán la presentación de los
mismos estados financieros que sirvieron para fines tributarios.”
Interpretación.- Para realizar las declaraciones tributarias y pago de impuestos se tomarán como
base los Estados Financieros detallados en el artículo 20 , y adicionalmente se establece que
cualquier otra entidad de control gubernamental o financiera que solicite revisar la situación
financiera, deberá recibir los mismos documentos emitidos por el contribuyente.
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Art. 56.- Impuesto al valor agregado sobre los servicios.- “El impuesto al valor
agregado IVA, grava a todos los servicios, (…). Se encuentran gravados con tarifa cero
los siguientes servicios:
5.- Los de educación en todos los niveles”
Interpretación.- El Impuesto al Valor Agregado grava la prestación de servicios en el territorio
nacional por parte de las personas naturales y jurídicas. Las tarifas establecidas para este
impuesto son: 0% y Diferente de 0% (en la actualidad este porcentaje corresponde al 14%), sobre
el monto determinado por el contribuyente para el tipo de servicio prestado. Según el numeral 5
del presente artículo, los servicios educativos se encuentran gravados con tarifa 0% del IVA.
2.4.4 Ley Orgánica De Educación Intercultural
Art. 56.- Instituciones educativas particulares.- “Las instituciones educativas
particulares están constituidas y administradas por personas naturales o jurídicas de
derecho privado podrán impartir educación en todas las modalidades (…)
Las instituciones educativas particulares están autorizadas a cobrar pensiones y
matrículas, de conformidad con la Ley y los reglamentos que, para el efecto, dicte la
Autoridad Educativa Nacional. (…) Las instituciones educativas privadas no tendrán
como finalidad principal el lucro.”
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Interpretación.- La ley faculta la creación de instituciones educativas particulares o privadas,
cuyos dueños podrán ser personas naturales o jurídicas, las cuales pueden prestar servicios
educativos a cambio de una retribución económica, siempre y cuando esta retribución se ajuste a
los parámetros establecidos por la Autoridad Educativa Nacional. Adicionalmente se especifica
que el objetivo principal de estas entidades no debe ser el lucro de sus inversionistas, sin
embargo no lo prohíbe.
Art. 57.- Derechos de las instituciones educativas particulares.- Son derechos de las
instituciones educativas particulares, los siguientes:
a. Cobrar las pensiones y matrículas de conformidad con el reglamento que emita la
Autoridad Educativa Nacional; (…)
Interpretación.- En concordancia con artículo 56 de la LOEI, se determina como primer
derecho de las instituciones educativas particulares, el cobro las pensiones y matriculas según lo
estipulado en el Reglamento de Educación. Las políticas de cobro que utilicen estas entidades,
dependerán de su administración, siempre y cuando se sujeten al Art. 140 del reglamento de la
LOEI que prohíbe interrumpir el proceso educativo de los estudiantes por atraso o falta de pago
y el Art. 132 la LOEI que prohíbe la retención de documentos académicos en cualquier fase del
proceso educativo.
52
2.4.5 Reglamento para Aplicación de la Ley Orgánica De Régimen Tributario Interno
Art. 37.- Contribuyentes obligados a llevar contabilidad.- (…). “Igualmente, están
obligadas a llevar contabilidad, las personas naturales y las sucesiones indivisas que
realicen actividades empresariales y que operen con un capital propio que al inicio de sus
actividades económicas o al 1o. de enero de cada ejercicio impositivo hayan superado 9
fracciones básicas desgravadas del impuesto a la renta o cuyos ingresos brutos anuales de
esas actividades, del ejercicio fiscal inmediato anterior, hayan sido superiores a 15
fracciones básicas desgravadas o cuyos costos y gastos anuales, imputables a la actividad
empresarial, del ejercicio fiscal inmediato anterior hayan sido superiores a 12 fracciones
básicas desgravadas.” (…)
Interpretación.- Las personas naturales que desarrollen actividades económicas, se encontrarán
obligadas a llevar Contabilidad, cuando alcancen al menos una de las condiciones estipuladas en
este artículo. Para el periodo fiscal 2015, tomado como referencia la tabla del Impuesto a la
Renta publicada por el S.R.I., estos valores correspondían a: un Capital al inicio del periodo
superior a $100,530.00, o Ingresos del año anterior superiores a 167,550.00, o Gastos anuales
superiores a$134.040,00.
Art. 187.- Servicios de educación.- “Los servicios de educación a los que se refiere el
numeral 5) del Art. 56 de la Ley, comprenden exclusivamente a los prestados por
establecimientos educativos legalmente autorizados para tal fin, por el Ministerio de
53
Educación y Cultura y por el Consejo Superior de las Universidades y Escuelas
Politécnicas, (…)
Los servicios de educación comprenden: a) Educación regular, que incluye los niveles pre
- primario, primario, medio y superior, impartida por jardines de infantes, escuelas,
colegios, institutos normales, institutos técnicos y tecnológicos superiores, universidades
y escuelas politécnicas; (…).”
Interpretación.- A través del art. 187 se especifican que las actividades educativas que se
gravan con 0% del IVA, en concordancia al numeral 5 del ART. 56 de LORTI. Entre estos
servicios educativos se incluyen a los prestados por instituciones de nivel inicial, básico y
bachillerato, siempre y cuando se encuentren legalmente autorizadas por el Ministerio de
Educación para el cumplimiento de sus funciones.
Artículo 157.- “No habrá lugar a crédito tributario en los siguientes casos:
1. En las importaciones o adquisiciones locales de bienes que pasan a formar parte del
activo fijo del adquirente o utilización de servicios, cuando éste produce bienes o presta
servicios exclusivamente gravados con tarifa 0%. El IVA pagado, por el que no se tiene
derecho a crédito tributario pasará a formar parte del costo de tales bienes.
2. En la importación o adquisición local de bienes, materias primas, insumos o servicios
cuando el adquirente transfiera bienes o preste servicios gravados exclusivamente con
tarifa 0% por lo tanto el IVA pagado en estas adquisiciones se cargará al respectivo
gasto.”
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Interpretación.- Las empresas que oferten bienes o presten servicios que en su totalidad este
gravados con la tarifa 0% de IVA no tendrán derecho a crédito tributario por las compras que
efectúen gravadas con tarifa 14%. En el registro contable por la adquisición de bienes, activos
fijos o servicios gravados con tarifa 14%, el importe del IVA deberá ser incluido en la cuenta de
gasto o costo que se determine según el plan de cuentas y la naturaleza de la transacción.
Artículo 28.- “Gastos generales deducibles.- (…) 9. Tributos y aportaciones.
a) Los tributos que soporte la actividad generadora de los ingresos gravados, con
Dirección Nacional Jurídica Departamento de Normativa Tributaria excepción del propio
impuesto a la renta, los intereses de mora y multas que deba cancelar el sujeto pasivo por
el retraso en el pago de sus obligaciones tributarias y aquellos que se hayan integrado al
costo de los bienes y activos, se hayan obtenido por ellos crédito tributario o se hayan
trasladado a otros contribuyentes.”
Interpretación.- Este artículo determina que los impuestos que hayan sido integrados al costo de
los bienes y activos serán no deducibles para efecto del impuesto a la renta. Las instituciones
educativas según el Artículo 157 que incluyen en el precio de sus bienes y activos el monto del
IVA, no podrán incluirlo como gasto deducible en la conciliación tributaria.
55
2.4.6 Reglamento de Aplicación a la Ley Orgánica de Educación Intercultural
Art. 118.- Cobro de pensiones y matrículas “El Nivel Central de la Autoridad
Educativa Nacional debe definir rangos para el cobro de pensiones y matrículas, en los
que se deben ubicar las instituciones educativas particulares y fiscomisionales del
Sistema Educativa Nacional, en función del cumplimiento de los estándares de calidad
educativa y otros indicadores que consten en la normativa de aplicación obligatoria
expedida para el efecto.”
Interpretación.- La Autoridad Educativa Nacional, a través de la Junta Reguladora de Costos,
define los valores autorizados para el cobro de matrículas y pensiones, por parte de los
establecimientos educativos del país. Estos valores serán fijados en base al rango en el que se
encuentre ubicada la institución, según los estándares de calidad educativa y diversos indicadores
económicos que posee en el servicio brindado a sus estudiantes.
Art. 132.- Valores de matrícula y pensión. “Para determinar los valores de matrícula y
pensión en los diferentes establecimientos particulares y fiscomisionales, sus autoridades
se sujetarán al rango en el que hubiere sido ubicada la institución educativa mediante
resolución. Estos valores deben ser registrados en la Dirección Distrital respectiva, antes
del inicio del período de matrícula ordinaria, y no pueden incrementarse durante el año
lectivo bajo ningún concepto.” (…)
56
Interpretación.- Las Instituciones Educativas se encuentran en la obligación de respetar el rango
y los valores de matrículas y pensiones, que la Autoridad Educativa establezca en la resolución
emitida, luego del análisis de la situación económica de la entidad. No se podrán modificar estos
valores durante el periodo lectivo, so pena de sanción e intervención administrativa por parte de
las entidades de control.
2.4.7 Acuerdo Nro. Mineduc-Me-2015-00094-A: Reglamento que establece los
Parámetros Generales para cobro de Matrículas y Pensiones por parte de los
Establecimientos Educativos Particulares y de los cobros por Servicios Educativos
por parte de los Establecimientos Fiscomisionales del país.
Artículo 4.- Componentes del costo de la educación y su cálculo.- El costo de la
educación se constituirá de la suma de los siguientes componentes, sin que pueda
generarse ninguno adicional a los descritos a continuación: a) Gestión educativa; b) Costo
administrativo; c) Costo de consejería estudiantil; d) Costos financieros; e) Provisión para
reservas; y, f) Excedente.
Las instituciones educativas particulares y fiscomisionales, establecerán el costo de la
educación, a través de la suma de los componentes que se detallan a continuación,
presupuestados desde el primer día del año lectivo hasta el día inmediato anterior al inicio
del año lectivo siguiente.
57
Interpretación.- El costo que represente el desarrollo de los procesos educativos para una
institución, se establecerá en base a los seis componentes que describe el artículo, sin que se
pueda incluir ningún valor adicional.
El costo general de la educación, incluyendo los seis componentes, debe ser presupuestado al
inicio del periodo lectivo y presentado a la Autoridad Educativa para su revisión. Este
presupuesto es el instrumento que permitirá determinar la situación económica de la entidad y la
ubicará en uno de los rangos establecidos para el cobro de los valores a sus clientes.
Artículo 5.- Del costo de la gestión educativa.- El costo de la gestión educativa
comprende los costos relacionados con el desarrollo de la gestión de autoridades y
directivos, docencia, fortalecimiento del talento docente, generación y funcionamiento de
ambientes de aprendizaje, tecnologías de informatización y comunicación para la
docencia y acervos bibliográficos que garantizan la calidad de la educación. (…)
Interpretación.- Dentro del Costo de la Gestión Educativa, se deben incluir todas las
proyecciones de los costos destinados a cubrir las gestiones de autoridades, directivos, planta
docente y de apoyo pedagógico (incluyendo los procesos de formación y capacitación que sean
asumidos por la institución educativa); la creación y mantenimiento de infraestructura educativa,
equipos y tecnología; y el costo de los materiales didácticos y/o bibliográficos, destinados
exclusivamente a la construcción de un proceso de aprendizaje de calidad.
58
Artículo 6.- De los costos administrativos.- El costo administrativo está constituido por
los costos generados por la implementación de los procesos de apoyo que permiten el
correcto funcionamiento del establecimiento educativo y el bienestar de la comunidad
educativa. (…)
Interpretación.- Los costos administrativos incluyen los valores presupuestados para cubrir los
procesos de apoyo, que se no se relacionan directamente a las actividades educativas, y que
permiten el normal desarrollo y bienestar de las actividades operativas de la entidad.
Artículo 7.- Del costo de consejería estudiantil.- El costo de consejería estudiantil
incluye los servicios que reciben los estudiantes a través de los departamentos de
consejería estudiantil, según lo establecido en la Ley Orgánica de Educación
Intercultural.
Interpretación.- Los Costos de Consejería Estudiantil incluyen los valores que genera el
departamento de Consejería para la atención integral a los estudiantes, tales como: sueldos y
salarios, suministros y equipamiento de su infraestructura, entre otros, en concordancia a lo que
establece el Art. 58 del Reglamento a la Ley Orgánica de Educación intercultural y el Acuerdo
Ministerial Nro. MINEDUC-ME-2016-00046-A que regula la creación y estructura del D.E.C.E.
Artículo 8.- De los costos financieros, impuestos prediales y tasas.- Los costos
financieros constituyen los pagos que se generen por concepto de intereses, comisiones y
gastos vinculados con el financiamiento de los recursos; también se consideran en este
59
componente a los impuestos prediales y tasas municipales correspondientes a los
inmuebles de propiedad del establecimiento y efectivamente destinados para su
funcionamiento.
Interpretación.- Dentro de este rubro se incluyen los costos por intereses, comisiones y otros
gastos que se generan al obtener créditos en instituciones financieras destinados para las
operaciones de la unidad educativa. Adicionalmente se incluyen los impuestos prediales,
contribuciones por mejoras, tasas municipales, del cuerpo de bomberos y por servicios
administrativos varios que sean cancelados dentro de un periodo lectivo.
Artículo 9.- De la provisión para reservas y excedente.- Constituyen las provisiones
financieras cuyo porcentaje se encuentra establecido de conformidad con la legislación
tributaria. (…)
El valor del excedente para un año determinado resultará de la resta del ingreso
proyectado (…), menos los costos de gestión educativa, costos administrativos, costos
de consejería estudiantil, costos financieros y provisión para reservas para ese período.
Interpretación.- Según la NIC No. 37 una provisión es un pasivo en el que existe incertidumbre
acerca de su cuantía o vencimiento (International Accounting Standards Comittee, 2012 ), puesto
que nacen por obligaciones legales u otras similares o implícitas. Estas estimaciones se pueden
considerar como pasivos dentro de los Estados Financieros actuales de la entidad, siempre que su
60
cuantía pueda ser valorada de forma fiable y que en el momento de su vencimiento generen el
egreso de recursos monetarios.
En el Presupuesto de Costos Educativos se permite considerar estas estimaciones financieras en
los porcentajes y condiciones que determine la legislación tributaria ecuatoriana y se aplican
principalmente para cuentas incobrables, deterioro del valor de los activos y de la propiedad,
planta y equipo, jubilación patronal, desahucio, valor neto de realización de inventarios, y otras
similares.
Se estima como excedente a la diferencia entre los ingresos proyectados por cobros matrículas y
pensiones, y la suma de los costos de la gestión educativa, administrativos, consejería estudiantil,
financieros y provisión para reservas.
En términos contables generales este excedente es equivalente a la utilidad del periodo antes de
deducir los impuestos (Mantilla S. , 2013) , la cual luego de las correspondiente deducciones que
determina la ley se repartirá entre los socios o accionistas de la entidad.
Artículo 11.- De los parámetros aplicables a los componentes del costo de
educación.- (…) Las instituciones educativas aplicarán los porcentajes mínimos y
máximos determinados a continuación:
a) El costo de la gestión educativa corresponderá al menos al 50% del valor total del
costo de educación; observando que el rubro de pago a docentes (…) sea al menos el
35%. (…)
61
b) Los costos administrativos corresponderán a un máximo del 35% en relación al costo
de la educación;
c) Los costos de la provisión para reservas no podrán exceder el 5% del costo de la
educación;
d) El monto acumulado de la provisión para reservas no podrá exceder al presupuesto
total anual de la institución educativa del año inmediatamente anterior al período de
determinación; y,
e) El excedente, de existir, no podrá ser mayor al diez (10) por ciento del costo de la
educación.
Interpretación.- En este artículo se establecen los parámetros mínimos y máximos que deberán
seguir las instituciones educativas en el desarrollo de sus actividades. Para determinar los
porcentajes se debe tomar como base el total del costo de educación, según las siguientes
características:
a) Los Costos de la Gestión Educativa deben corresponder por lo menos a la mitad del
costo total de la educación, y su mayor concentración debe encontrarse en el rubro de
sueldos, aportes y beneficios sociales de la planta docente.
b) Los Costos Administrativos no podrán exceder del 35% de los costos totales. Dentro de
los Costos Administrativos no se deben incluir los valores derivados del departamento de
Consejería Estudiantil.
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c) Las provisiones para reservas que no podrán exceder el 5% del costo de la educación y
que su monto acumulado no debe exceder al presupuesto anual del periodo anterior.
d) El excedente o utilidad que perciba la institución no podrá ser superior al 10% del total
del costo de la educación.
Artículo 12.- Las instituciones educativas particulares y fiscomisionales, que en el año
lectivo inmediato anterior, hayan realizado una inversión económica sobre sus activos
fijos destinados a mejorar la gestión educativa y/o hayan realizado un incremento en el
valor promedio al pago a docente en un porcentaje mayor al 10%, podrán ser autorizadas
a incrementar un valor adicional al de la pensión prorrateada y matrícula establecida
según el rango previamente determinado para ese año. (…)
El incremento adicional se autorizará (…) siempre que, de forma diferenciada, sea
aplicado exclusivamente a los estudiantes nuevos.
Interpretación.- El Acuerdo faculta la posibilidad de un incremento adicional sobre el monto de
los valores a percibir, para aquellas Instituciones que hayan realizado inversiones en activos fijos
destinados al desarrollo de los procesos educativos o que hayan incrementado el robro de pago a
docente más de un 10% en el periodo lectivo anterior. Para ejecutar este incremento se debe
presentar la documentación que sustente la inversión realizada y la declaración del impuesto a la
renta del periodo anterior. Se aclara que este incremento adicional únicamente se cargara a los
estudiantes que ingresen por primera vez al centro educativo.
63
Artículo 16.- De los rangos para el cobro de pensiones y matrículas.- (…), en base a
la determinación del costo de la educación realizada, se ubicarán dentro de uno de los
siguientes rangos:
a) Rango 3.- Las instituciones educativas cuyo componente de costo de gestión educativa
es al menos del setenta por ciento (70%) del costo de la educación y no tuvieren
excedente, podrán subir el valor de su pensión hasta un máximo total de 10% (…)
b) Rango 2.- Las instituciones educativas cuyo componente de costo de gestión educativa
es al menos del sesenta por ciento (60%) del costo de la educación y su excedente no
supere el cinco (5) por ciento, podrán subir el valor de su pensión hasta un máximo total
de 8% (…)
c) Rango 1.- Las instituciones educativas cuyo componente de costo de gestión educativa
es al menos del cincuenta por ciento (50%) del costo de la educación y su excedente sea
del cero (0) por ciento en adelante, podrán subir el valor de su pensión hasta un máximo
total de 5% (…)
d) Rango 0.- Las instituciones educativas que no cumplan con uno o más parámetros del
artículo 11 del presente Acuerdo Ministerial, podrán cobrar como pensión y matrícula el
valor efectivamente cobrado el año lectivo anterior.
Interpretación.- En Concordancia a la LOEI en su artículo 132, en este artículo establece que la
resolución emitida por la Junta Reguladora de Costos debe ubicar a la institución en un rango
determinado y adicionalmente especificar el valor de las pensiones y matrículas que serán
aplicables para el año lectivo. Estos rangos deben seguir los siguientes parámetros generales:
64
Rango 3.- En este rango se incluye a las entidades que destinen la mayor parte de su
presupuesto a la gestión educativa y que no posean un excedente proyectado, quienes
podrán incrementar un 10% en sus pensiones y matriculas.
Rango 2.- Comprende a las entidades cuyos costos de gestión educativa sea más de la
mitad del total del presupuesto y que su excedente no supere el 5%. Estas entidades
tendrán la capacidad de aumentar el 8% en sus cobros.
Rango 1.- Dentro de este rango se puede ubicar a las instituciones que destinen al menos
el 50% del presupuesto a los costos de la gestión educativa y que presenten un excedente
de hasta el 10%. Estas entidades podrán aumentar un 5% en sus valores.
Rango 0.- En este rango se incluye a aquellas entidades educativas que no cumplan con
uno a algunos de los requisitos que presenta el Art. 11.
Los porcentajes determinados como aumento para cada rango, se calcularan en base a los valores
autorizados para el periodo lectivo anterior, de forma que no afecten significativamente la
situación económica de los representantes legales. Adicionalmente, mediante el Acuerdo
Ministerial MINEDUC-ME-2015-00169-A, de 01 de diciembre de 2015, se estableció que las
instituciones que han accedido al rango 2 y 3 durante un periodo lectivo, el siguiente año deberán
ingresar la información en el aplicativo, pero su incremento en el valor de matrículas y pensiones
corresponderá únicamente al porcentaje de la inflación anual establecida por el Banco Central
del Ecuador.
65
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1 Metodología
En el marco metodológico se describen las técnicas e instrumentos, desde un enfoque cualitativo,
necesarios para obtener la información relevante para el desarrollo del proyecto de investigación,
con el fin de identificar el impacto de los procesos contables y presupuestarios en la emisión
razonable de los estados financieros, los cuales son la base la toma decisiones financieras por
parte de la administración.
3.1.1. Tipo de Investigación.
La Investigación buscará establecer las relaciones existentes entre el desarrollo de los procesos
contables y presupuestarios y la emisión de los estados financieros, entiéndase por ellos al
Estado del Resultado Integral y El Estado de Situación Financiera, describiendo los pasos,
actividades, personas, documentos y recursos que intervienen en los mismos.
3.1.1.1 Investigación Analítica.
El análisis de los datos permite obtener información relevante sobre los procesos, instrumentos,
reportes y operaciones que influyen en la emisión de los Estados Financieros, a partir de los
cuales se emiten criterios profesionales de forma adecuada.
66
3.1.1.2 Investigación Documental.
La investigación documental se basa en el estudio de los libros, documentos, artículos, entre
otros relacionados con los procesos contables y presupuestarios desarrollados por la institución.
3.1.1.3 Investigación de Campo.
La Investigación de Campo ha permitido la recolección de información en el lugar del desarrollo
de los procesos contables y presupuestarios, a través de las personas que los ejecutan, las
actividades y los recursos.
3.1.2. Enfoque de la Investigación.
La investigación se desarrollará en un paradigma cualitativo, analizando la calidad de la
información financiera que los procesos contables y presupuestarios generan en la actualidad,
para la toma de decisiones gerenciales y las reglamentaciones gubernamentales.
3.1.3. Técnicas e Instrumentos de Investigación.
Las técnicas e instrumentos que se utilizará para la obtención de datos son los siguientes:
observación, análisis documental y entrevistas a la población de la Institución Educativa, debido
a que el tamaño de la población es reducido y de fácil acceso al contacto personal.
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3.1.3.1 Observación
La observación permite el análisis general de los pasos, actividades, recursos y documentos que
intervienen en el proceso contable y las características que poseen los Estados Financieros que se
generan a partir del mismo, y establecer comparaciones con el Presupuesto de Costos
Educativos.
3.1.3.2. Entrevistas
La Entrevistas se han aplicado sobre los aspectos más relevantes del desarrollo y control de las
actividades que se ejecutan en los procesos contables y presupuestarios, a las personas que
intervienen directamente en los mismos.
3.2. Población y Muestra
La institución educativa posee un total de 42 colaboradores, distribuidos según su organigrama
en diversos departamentos que se relacionados con sus actividades de la siguiente forma:
Tabla 1: Colaboradores de la Institución
Colaboradores de la Institución Cantidad
Autoridades de la Institución 3
Personal Administrativo 5
Personal Académico 28
Personal de Consejería Estudiantil 3
Personal de Servicio 3
Total de Población 42
Nota: Información tomada de la Unidad Educativa “Gregoriano”
68
3.2.1 Población.
La población de la investigación se encuentra conformada por los colaboradores que laboran en
las áreas directivas y administrativas, distribuidos de la siguiente forma:
Tabla 2. Población de la Investigación
Colaboradores Número de
colaboradores
Rectora 1
Vicerrectora 1
Inspector General 1
Personal Administrativo
Secretario General 1
Directora Administrativa 1
Asistente Administrativo 1
Recepcionista 1
Tesorero 1
Total de la Población 8 Nota: Información tomada de la Unidad Educativa “Gregoriano”
3.2.2. Muestra.
Dentro de la investigación se desarrollaran las técnicas de investigación en cuatro (4) elementos
de la población, quienes intervienen directamente en los procesos contables y presupuestarios,
distribuidos de la siguiente forma:
Tabla 3. Muestra de la Población.
Colaboradores Investigados No. De
Colaboradores
Vicerrectora 1
Directora Administrativa 1
Asistente Administrativo 1
Tesorero 1
Total de Investigados 4
Nota: Información tomada de la Unidad Educativa “Gregoriano”
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3.3. Análisis de los Resultados de la Investigación
3.3.1 Análisis de las entrevistas realizadas a la Muestra de la Población.
Las entrevistas efectuadas a los cuatro colaboradores integrantes de la muestra, permitieron
obtener datos relevantes sobre la forma en que se desarrollan las actividades de recolección,
registro, análisis e interpretación de datos, previo a la emisión de los Estados Financieros y el
Presupuesto de Gestión de Costos Educativos, y analizar cada una de sus características.
El análisis de las entrevistas efectuadas se presentar a continuación:
Tabla 4: Entrevista efectuada a la Vicerrectora de la Institución
Objetivo de la Entrevista: Identificar las generalidades del
proceso de elaboración, aprobación y
seguimiento del Presupuesto de
Gestión de Costos Educativos
Cargo del Entrevistado: Vicerrectora
Nombre del Entrevistado: Dra. Elsie Ortiz Manzano
Fecha de la Entrevista 27 de Septiembre de 2016
Nombre del Entrevistador:
Nota: Información obtenida de la Unidad Educativa Particular “Gregoriano”
1.- ¿Cuenta la Institución Educativa con Manual de Procesos para la elaboración,
seguimiento y control del presupuesto de costos de la gestión educativa?
Dentro de la Institución poseemos un Manual que detalla los principales procesos académicos y
administrativos que se ejecutan operativamente, conforme a lo que determina la Autoridad
70
Educativa, sin embargo la elaboración y control del presupuesto se desarrolla pocas veces al año,
por lo que aún no ha sido incluido dentro de este reporte.
Análisis: La Unidad Educativa posee un Manual de Procesos Académicos y de Secretaria-
Tesorería, debido a que este documento es uno de los principales lineamientos solicitados por la
Autoridad Educativa Nacional para la permisos de funcionamiento y aprobación de planes y
proyectos educativos, debido a que no existe un departamento contable y financiero debidamente
establecidos, estos procesos no se han diagramado e incluido en el Manual de Procesos
Generales.
2.- ¿Existe en la Institución una comisión designada para la elaboración del presupuesto
que represente los objetivos e intereses de cada una de las áreas?
Sí, las principales Autoridades (Rectora, Vicerrectora y Directora Administrativa), el
Coordinador Académico, y la Asistente Administrativa se reúnen antes del inicio del periodo
lectivo, en las fechas previas a la presentación del presupuesto según el cronograma del
Ministerio de Educación.
La Directora Administrativa y su asistente, elaboran el borrador del presupuesto en base a la
información financiera (Balance General y Estado de Pérdidas y Ganancias) proporcionada por
el Contador Externo. Luego se socializa con los otros miembros de la comisión, se realizan las
correcciones y luego se aprueba.
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Análisis: La comisión incluye a los principales responsable de la administración de la empresa
en sus diversas áreas, sin embrago el contador externo únicamente proporciona la información
sobre los resultados, sin incluir informes detallados sobre los rubros en los Estados Financieros,
ni interpretaciones contables y financieras que puedan servir de apoyo a la comisión.
3.- ¿Qué componentes del Costo de la educación considera usted que son más relevantes
dentro del presupuesto educativo?
El principal rubro que se discute es el sueldo que va percibir de cada uno de los empleados de la
Institución para el nuevo periodo. Así como También se revisa las nuevas contrataciones que se
necesitan efectuar y el promedio de los sueldos que se les puede cancelar. Otro de los puntos que
se analiza con mayor detenimiento es la adquisición de activos fijos que se van a realizar para
cada área.
Análisis: En el Presupuesto de Gestión de Costos Educativos, existen más de 60 rubros
presupuestados que incluyen las principales gestiones educativas y administrativas. Sin bien es
cierto, el rubro de sueldo e inversión en activos fijos es uno de los más relevantes dentro del
documento, no deberían ser los únicos que se estudian con detenimiento. Un ejemplo es el rubro
de mantenimiento de infraestructura, que representa un porcentaje importante, que podría causar
variaciones favorables y desfavorables y afectar significativamente el cumplimento del
presupuesto.
72
4.- ¿De qué forma analizan los otros rubros del presupuesto?
Los rubros establecidos para la gestión educativa son revisados para considerar si son van ser
alcanzables dependiendo de las actividades que se tienen previstas. Para los rubros
administrativos generalmente se toman los valores del año anterior.
Análisis: Con una adecuada asesoría del departamento contable la institución podría incluir
análisis de inflación, precios de mercado, periodicidad de los gastos, optimización de recursos,
segmentación de costos por actividades, entre otros; que permitirían presupuestar rubros más
reales, sin tener que tomar únicamente como referencia la información del periodo anterior.
5.- ¿Existe una política aprobada por el Consejo Educativo para el establecimiento de los
sueldos de los empleados cada año?
Respuesta: No se ha realizado una política porque los aumentos de sueldo se fijan dependiendo
del desempeño de cada uno de los empleados y las responsabilidades que se les asignará (por
esta razón es importante que participe el coordinador académico dentro de la comisión).
Análisis: Para la correcta previsión de costos y gastos es de gran utilidad establecer parámetros
generales para el aumento de los sueldos, de acuerdo a estándares específicos, tales como lo
realiza el fisco, de esta forma se podría medir con mayor exactitud las variaciones de un periodo
73
a otro e inclusive se motivaría al talento humano a cumplir diversas metas para acceder a
remuneraciones salariales más elevadas.
6.- ¿Cuáles son las principales problemática que ha evidenciado en la elaboración del
presupuesto operativo? ¿Considera urgente resolverlas?
El principal problema se encuentra en los Estados Financieros. En primer lugar están elaborados
en el periodo anual que determina el SRI, de enero a diciembre y el presupuesto se debe elaborar
en el periodo escolar de abril a marzo y los valores no están distribuidos de forma similar al
presupuesto.
Análisis: Los Estados Financieros que se utilizan pala la elaboración del presupuesto deberían
presentarse estructurados y en un periodo de tiempo similar para poder ser comparados entre sí.
7.- ¿Existe en la institución una comisión para la aprobación del presupuesto con
representantes de cada área, que garanticen su divulgación y cumplimiento?
Sí, la comisión que elabora y discute el presupuesto, posteriormente realiza la aprobación.
Análisis: La comisión plantea los cambios y aprueba el presupuesto, sin embargo no existe una
opinión externa o superior que pueda plantear reformas u observaciones a la información
propuesta.
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8.- ¿Se revisa el cumplimiento de los parámetros generales establecidos en el Acuerdo
Ministerial Nro. MINEDUC-ME-2015-00094-A, previo a la aprobación del presupuesto de
costos educativos?
Durante el proceso de elaboración se cuida que los rubros cumplan con los parámetros generales
y porcentajes mínimos que establece el Acuerdo Ministerial, inclusive la Directora Financiera
revisa la concordancia con la ley frente a la comisión, antes de que se realice la aprobación.
Análisis: El cumplimiento de los parámetros generales planteados en el Acuerdo Ministerial es
muy importante para el aumento de los valores en pensiones y matriculas educativas. Sin
embargo si estos rubros presentados no son coherentes con la realidad económica del ente, a
pesar de que acaten los estándares mínimos conforme a la ley, tampoco generarán los beneficios
esperados.
9.- Una vez aprobado el presupuesto, ¿Existe un proceso de revisión que garantice la
coherencia con los valores remitidos a la Autoridad Educativa Nacional a través del portal
web?
Sí, el formato es subido a la plataforma por la Asistente Administrativa y el Secretario General
revisa los documentos enviados y el presupuesto aprobado por la comisión.
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Análisis: La revisión de valores permite minimizar errores e incoherencias, entre el presupuesto
aprobado y los datos remitidos al Ministerio de Educación.
10.- ¿La estructura de los Estados financieros que proporciona el área contable facilitan la
elaboración de comparativas periódicas con el presupuesto educativo?
La verdad no, porque los Estados Financieros se emiten una vez al año y su estructura es
diferente.
Análisis: Para analizar el nivel de cumplimento del presupuesto es necesario realizarlo de forma
periódica y que la información financiera tenga coherencia entre las cuentas contables y las
partidas presupuestarias.
11.- ¿Con qué periodicidad se realizan comparativas entre el presupuesto educativo y los
Estados Financieros de la entidad?
Al final del año cuando nos entregan los Estados Financieros.
Análisis: No es apropiado esperar al final del año para revisar el cumplimiento del presupuesto,
puesto que no se podrían realizar medidas correctivas de forma oportuna y no se cumpliría con
las metas trazadas.
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12.- ¿Considera usted que le favorecería a la entidad realizar seguimiento con mayor
periodicidad al presupuesto, de forma que se pueda establecer si las metas se han cumplido
de forma oportuna?
Sí, por supuesto.
Análisis: La entidad considera que sería favorable recibir información oportuna para realizar un
mejor seguimiento al presupuesto general.
Tabla 5: Entrevista efectuada a la Directora Administrativa
Objetivo de la Entrevista: Identificar las generalidades del
proceso contable y su incidencia
en la calidad de la información
financiera
Cargo del Entrevistado: Directora Administrativa
Nombre del Entrevistado: Dra. Karla Ortiz Manzano
Fecha de la Entrevista: 29 de Septiembre de 2016
Nombre del Entrevistador:
Nota: Información obtenida de la Unidad Educativa Particular “Gregoriano”
1.- ¿Cuenta la institución educativa con un manual de procesos para el registro y control de
las transacciones financiera (compras, ventas, roles, etc.)?
Algunos de los procesos de tesorería y administrativos se encuentran en el Manual de Procesos
Generales, sin embargo los de los registros contables aun no, porque el Contador es externo.
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Análisis: El Manual de Procesos presenta las principales operaciones administrativas de la
entidad, sin embargo al ser la contabilidad responsabilidad de un prestador de servicios externo,
no se encuentran incluidos dentro del manual.
2.- ¿Cuáles son los procesos que desarrollan de forma interna relacionados con el área
contable?
Aquí en la entidad realizamos el cobro de la pensiones y matriculas, el pago a proveedores que
nos facturan y los roles de pago a los empleados, y luego se remite la información al Contador.
Análisis: En la entidad se recolecta la información y documentación más relevante de las
transacciones de ingresos y gastos que servirán como base para estructurar los Estados
Financieros, por lo cual es necesario que sea confiable e íntegra.
3.- ¿Cree usted que en los procesos relacionados con el área contable, se aplican contrales
manuales o automáticos adecuados, que garanticen que la información sea correcta?
Sí, se han aplicado niveles de revisión en las transacciones (sobre todo en el cobro de los
valores). Contamos con un sistema informático de cobros de pensiones y matriculas, que
permite verificar que el proceso de cobro, facturación e ingreso al archivo para el contador, sin
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embargo en los otros procesos si se podría mejorar porque el contador no ha generado muchas
sugerencias al respecto.
Análisis: La entidad prioriza la aplicación de controles en su ingresos, puesto que son una de las
áreas más susceptibles, sin embargo en los otros procesos reconoce la posibilidad de mejoría.
4.- ¿Con qué periodicidad recibe usted los Estados Financieros de la entidad para su
análisis?
Respuesta: Nosotros remitimos la información de ingresos y gastos al Contador externo todos
los meses para realizar las declaraciones tributarias. Al final del año nos presenta los Estados
Financieros de forma anual junto con la declaración del impuesto a la renta.
Análisis: El Contador Externo presenta la información financiera basando la contabilidad en la
tributación, lo cual debido al tamaño de la entidad y el tipo de contribuyente no es lo más
adecuado.
5.- ¿Considera usted que la estructura de los Estados Financieros posee cuentas y niveles
adecuados a la realidad de las operaciones de la empresa?
No, los Estados Financieros tienen muy pocas cuentas y cada año debemos pedir información
adicional en el mes de marzo al contador para poder realizar el presupuesto.
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Análisis: La estructura de los Estados Financieros se sujetan al plan de cuentas de una empresa
general de servicios, cuando lo adecuado sería una mejor segregación entre costos y gastos
similar al Presupuesto de Gestión de Costos Educativos.
6.- ¿Los Estados Financieros, emitidos por el contador, le proveen anexos explicativos que
facilitan su análisis financiero? ¿Los considera necesarios?
En el momento de la entrega no, sin embargo posteriormente se solicita información más
segregada para elaborar el presupuesto
Análisis: La información contable podría incluir anexos que releven detalles de otras áreas
financieras y sobre todo segregar los datos por nivel educativo (Educación Inicial, General y
Bachillerato).
Tabla 6: Entrevista efectuada al Asistente Administrativo - Tesorero
Objetivo de la Entrevista: Identificar las generalidades del
proceso contable y su incidencia en la
calidad de la información financiera
Cargo del Entrevistado: Asistente Administrativo - Tesorero
Nombre del Entrevistado: Ing. Carmen Rivadeneira
Fecha de la Entrevista: 29 de Septiembre de 2016
Nombre del Entrevistador:
Nota: Información obtenida de la Unidad Educativa Particular “Gregoriano”
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1.- ¿Cuenta el área de colecturía con un sistema computarizado para el ingreso de los
cobros por matrículas y pensiones educativas?
Sí, en la actualidad poseemos uno.
Análisis: Contar con un sistema informático de cobros permite confiar en registro de los ingresos
y aplicar controles adecuado entre los soportes y los registros automáticos.
2.- ¿Puede usted cambiar las fechas, valores o cualquier otro dato una vez ingresados los
valores en el sistema computarizado?
No, una vez que se ingresado el cobro y emitido la facturado no se pueden modificar los datos.
Análisis: Este control automático es bastante importante para confiar en los registros de ingresos
que emite el sistema de cobros, porque luego de realizar algunas pruebas de campo se puede
confiar firmemente en los datos que presenta, con los que se cuadrará la caja todos los días.
3.- ¿Necesita solicitar la aprobación de un supervisor para la anulación de cobros y
facturas?
Sí, únicamente alguna autoridad puede realizar anulación de facturas y cambio de valores no
facturados con una clave de acceso de supervisión.
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Análisis: La aplicación de claves de supervisión es otro control adecuado que luego de ser
probado, permite confiar en la calidad de la información a cruzar con la contabilidad.
4.- ¿Al final del día, realiza un Arqueo de Caja y entrega de dinero a un superior
responsable quien revisa la integridad de las transacciones?
Sí, se imprime el reporte de ingresos diarios y el detalle de la forma de pago de los clientes,
luego se cuadra el dinero, cheques, vouchers y otros documentos y se entregan a la directora
administrativa.
Análisis: El proceso de cuadre de caja se realiza de forma adecuada, sin embrago podemos
identificar que el Contador no interviene en este proceso, ni en una revisión posterior.
5.- ¿El Contador de la entidad realiza arqueos periódicos de la Caja General?
Respuesta: No, la Caja se entrega a la Directora Administrativa y ella es quien revisa.
Análisis: Debido a que el contador actúa como ente externo no interviene en este proceso, sin
embrago un mecanismo de control efectivo sería que la ejecución de un arqueo periódico para
comprobar la existencia del saldo de la cuenta Caja, así como la respectiva conciliación bancaria.
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6.- ¿Emite Ud. reportes e informes financieros para el área contable?
Sí, se realiza un reporte de ingresos mensuales en el que se resumen las operaciones diarias con
su forma de pago y los depósitos realizados al banco. El reporte tiene los ingresos segregados en
la forma de cobro (efectivo, cheque, tarjeta, depósito, transferencia, u otros ingresos) para cada
día del mes.
Análisis: Este reporte sirve como mecanismo de cuadre para el área financiera con los reportes
de ingresos que emite el sistema de cobros. De igual manera, el área contable puede cruzar estos
datos con la facturación y la cuenta de ingresos en los Estados Financieros.
7.- ¿Qué otro tipo de funciones se realizan en su cargo concernientes a las transacciones
financieras o contables?
Generalmente no se aplica ninguna otra actividad, sin embargo en el caso de que la otra asistente
tenga inconvenientes, la apoyo con sus funciones.
Análisis: No es correcto que las funciones de un tesorero, se relacionen con las del pago o
entrega de valores, para evitar posibles fraudes o malversaciones de dinero.
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Tabla 7: Entrevista realizada al Asistente Administrativo - Contable
Objetivo de la Entrevista: Identificar las generalidades del proceso
contable y su incidencia en la calidad de la
información financiera
Cargo del Entrevistado: Asistente Administrativo - Contable
Nombre del Entrevistado: Sra. Vanessa Briones
Fecha de la Entrevista: 30 de Septiembre de 2016
Nombre del Entrevistador:
Nota: Información obtenida de la Unidad Educativa Particular “Gregoriano”
1.- ¿Qué tipo de actividades concernientes al área contable realiza en su cargo?
Recibo las facturas de compras, realizo las retenciones y el pago a los proveedores. Luego a fin
de mes ser realiza un archivo con el detalle de las facturas y retenciones para enviar al contador.
También realizo el Rol de Pagos a fin de mes y posteriormente es revisado por la Directora
Administrativa.
Análisis: El asistente administrativo-contable registra los datos de los comprobantes de ventas
que el contador utilizara para elaborar los registros contables y ejecuta el pago a los proveedores,
dos funciones que podrían comprometer la veracidad de los datos registrados. Adicionalmente no
queda claro si el Contador realiza un cotejo de la información contra los soportes físicos.
2.- ¿Qué tipo de información contienen estos archivos de compras u ventas?
El archivo de ventas contiene, el número de factura, número de cédula, nombre del cliente y
valor. Por su parte el archivo de compras contiene la fecha de emisión, nombre y RUC del
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proveedor, número de autorización del SRI, subtotal, IVA y valor total, luego incluyen los datos
del comprobante de retención en caso de se haya realizado.
Análisis: Se puede considerar que estos datos son los necesarios para elaborar los anexos
transaccionales y las declaraciones tributarias, sin embargo no se remite información sobre la
naturaleza o motivo de la transacción, lo que es de suma importancia para contabilizar los costos
y gastos en las cuentas adecuadas.
3.- ¿Usted realiza asientos contables de las compras y ventas que incluye en los archivos de
detalles (Compras y ventas)?
No, eso lo hace el contador.
Análisis: La Empresa no tiene conocimiento de las cuentas donde se han cargado los costos y
gastos mensuales.
4.- ¿Los reportes de compras y ventas son cotejados con los soportes de los mismos por
parte de experto contable externo?
Anteriormente el Contador se llevaba las facturas de compras y ventas, pero desde hace algún
tiempo solo nos consulta de ciertas facturas en las que tenga alguna duda.
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Análisis: La información que se registra en los libros contables se encuentra respaldada en un
archivo en Excel, la cual si no es cotejada con los documentos físicos por una persona con los
suficientes conocimientos contables y financieros, no podría ser registrada en los diarios y
mayores de forma adecuada. Adicionalmente no se conoce la calidad de los comprobantes de
venta y si cumplen con los requisitos que el SRI estipula para este tipo de documentos.
5.- ¿En el caso de consultas sobre cálculo de impuestos, porcentajes de retención, bases
legales, entre otras, posee usted una adecuada asesoría del experto contable para el efecto?
Generalmente si recibimos ayuda si le consultamos.
Análisis: Al realizar el proceso de pago a proveedores se aplican una serie de tarifas y
porcentajes relacionados a las reglamentaciones tributarias. Si el personal que realiza esta
función operativa no tiene los conocimientos suficientes y actualizados, es necesario que exista
un nivel de revisión que pueda corregir posibles errores humanos. Una asesoría básica podría no
ser suficiente para el caso.
6.- ¿Existe un proceso de revisión entre los reportes de venta y compras entregados al
Contador Externo y las declaraciones tributarias entregadas mensualmente?
En la actualidad no, porque la información entregada directamente a la dirección.
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Análisis: La empresa no aplica un mecanismo de cotejo entre las declaraciones y los reportes de
ingresos y gastos entregados al Contador, por lo cual no ha podido medir si han existido errores
por parte del profesional independiente.
3.3.2 Análisis Documental de los Estados Financieros y El Presupuesto de Gestión de
Costos Educativos.
3.3.2.1. Análisis del Estado de Situación Financiera.
Tabla 8: Estado de Situación Financiera al 31 de diciembre de 2014
Nota: Información obtenida de la Unidad Educativa Particular “Gregoriano”
ACTIVO CORRIENTE
Efectivo y Equivalentes 45,210.25
Crédito Tributario del Impuesto a la Renta 2,623.54
TOTAL DEL ACTIVO CORRIENTE 47,833.79
ACTIVO NO CORRIENTE
Muebles y Enseres 36,490.00
Equipos de Oficina 17,857.14
Equipos de Computación 40,120.31
Vehículos 19,466.07
Depreciación Acumulada de Propiedades y Equipo - 102,539.37
TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE 11,394.15
TOTAL DEL ACTIVO 59,227.94
PASIVO CORRIENTE
Cuentas y Documentos por Pagar 12,529.40
TOTAL PASIVO 12,529.40
PATRIMONIO
Capital 26,733.64
Utilidad del Ejercicio 19,964.90
TOTAL DEL PATRIMONIO 46,698.54
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 59,227.94
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Análisis: El Estado de Situación financiera se encuentra estructurado con muy pocas cuentas
contables, sin subniveles que permitan identificar claramente la procedencia de los saldos
presentados. Entre las principales observaciones se detallan las siguientes:
La Cuenta de Efectivo y Equivalentes, no refleja el detalle del dinero que se encuentra en
Caja General, en las Cajas Chicas y en las cuentas bancarias que posee la entidad.
Adicionalmente no se observó el detalle del cuadre del dinero en caja ni las
conciliaciones bancarias que soporten estos saldos.
Los activos fijos de la propiedad planta y equipo no se encuentran clasificados entre los
que se utilizan para las gestiones educativas y los que se encuentran en las áreas
administrativas. De igual forma no se puede identificar la depreciación del año y la
acumulada para cada tipo de activo.
Las Cuentas y Documentos por Pagar no poseen las subcuentas ni un anexo o nota
explicativa que detalle los proveedores con los cuales se mantienen estas deudas
3.3.2.2. Análisis del Estado del Resultado Integral.
Tabla 9: Estado del Resultado Integral al 31 de diciembre del 2014
INGRESOS OPERACIONALES
Servicios Educativos Prestados 330,233.52
TOTAL DE INGRESOS 330,233.52
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COSTOS Y GASTOS OPERACIONALES
Sueldos y Salarios 171,526.11
Beneficios Sociales 35,912.40
Aportes al IESS 32,579.36
Honorarios Profesionales 9,995.54
Servicios Prestados 4,220.40
Gastos en Mantenimiento 22,815.20
Combustibles, Repuestos y Lubricantes de Vehículos 2,984.20
Suministros y Materiales 6,932.51
Servicios Básicos 3,694.72
Papelería y Útiles Educativos 2,258.26
Depreciación de Activos 7,542.23
Alquiler de Bienes Inmuebles 6,284.47
TOTAL DE GASTOS 306,745.40
UTILIDAD ANTES DE REPARTO 23,488.12
15% DE PARTICIPACION A TRABAJADORES 3,523.22
UTILIDAD DEL EJERCICIO 19,964.90
Nota: Información obtenida de la Unidad Educativa Particular “Gregoriano”
Análisis: De igual manera, como se puede observar en el anterior estado financiero, El Estado de
Resultado tampoco se encuentra estructurado de forma amplia, únicamente muestra rubros
grandes cargados en cuentas generales, que generan dudas sobre el tipo de transacciones a las
cuales pertenecen. Las principales observaciones que se pueden establecer son las siguientes:
Los Ingresos por Servicios Educativos no permiten diferenciar los rubros por matrículas
y pensiones educativas de cada uno de los niveles educativos que oferta la institución.
89
Las cuentas que representan los egresos no se encuentran segregadas entre los costos
correspondientes a la gestión educativa, y los que se derivan de funciones
administrativas.
Las cuentas correspondientes a los sueldos, salarios, beneficios sociales y aportes al
IESS en los Estados Financieros no permiten identificar el área en la que labora cada
uno de los empleados, impidiendo asignar el costo o gasto a su respectiva sección.
No existen cuentas específicas para los rubros de costos de actividades extracurriculares,
capacitaciones al personal, operación y equipamiento de bibliotecas, publicidad y todos
los costos financieros.
Los Gastos por Servicios Básicos en los Estados Financieros no se encuentran
segregados por el tipo de servicio, como los solicita el presupuesto.
El rubro correspondiente al gasto de Depreciación no se encuentra distribuido por el tipo
de activo al que pertenece, adicionalmente no se pudo identificar un anexo o nota
explicativa que contenga la cédula de depreciación del año, ni el resumen del método y
cálculo utilizado para obtener dichos valores.
90
3.3.3.2. Análisis del Presupuesto de Gestión de Costos Educativos
Tabla 10: Presupuesto de Gestión de Costos Educativos para el periodo 2014-2015
COSTO DE LA GESTIÓN EDUCATIVA 310,531.95
Sueldos, salarios y demás remuneraciones que constituyen materia
gravada del IESS de las autoridades
18,040.00
Beneficios Sociales, indemnizaciones y otras remuneraciones que no
constituyen materia gravada del IESS
1,911.28
Aporte a la Seguridad Social de las autoridades educativas y directivos
2,345.82
Costo de la gestión de autoridades educativas y directivos
22,297.10
Sueldos, salarios y demás remuneraciones que constituyen materia
gravada del IESS del personal docente
102,613.51
Beneficios Sociales, indemnizaciones y otras remuneraciones que no
constituyen materia gravada del IESS del personal docente
16,263.10
Aporte al IESS del personal docente
17,932.83
Costo de la actividad docente
136,809.44
Sueldos, salarios y demás remuneraciones que constituyen materia
gravada del IESS del personal de apoyo docente
13,560.20
Beneficios Sociales, indemnizaciones y otras remuneraciones que no
constituyen materia gravada del IESS del personal de apoyo docente
5,531.25
Aporte al IESS del personal de apoyo docente
2,304.64
Costo de la planta de apoyo docente
21,396.09
Capacitaciones, foros, talleres, cursos, entre otros a docentes
1,748.70
Costo de la formación, capacitación y perfeccionamiento docente
1,748.70
91
Operación y mantenimiento de equipos educativos
300.00
Operación y mantenimiento de infraestructura educativa
15,504.95
Costo de la Operación y mantenimiento de equipos e infraestructura
educativa
15,804.95
Depreciación de Equipos destinados al desarrollo de actividades
educativas
64,340.00
Depreciación de infraestructura destinados al desarrollo de actividades
educativas -
Costo de depreciación y mantenimiento de equipos e infraestructura
existente
64,340.00
Costo de reposición de inmuebles (excepto terrenos) -
(-) Depreciación acumulada de inmuebles (excepto terrenos) -
Costo de reposición de maquinaria, instalaciones y equipos
14,250.00
(-) Depreciación acumulada de maquinaria, instalaciones y equipos - 11,320.00
Costo de reposición de equipos de cómputo y software
15,300.00
(-) Depreciación acumulada de equipos de cómputo y software - 7,206.16
Costo de reposición de muebles y enseres
25,000.00
(-) Depreciación acumulada de muebles y enseres - 21,500.00
Costo de reposición de vehículos y equipos de transporte
19,466.07
(-) Depreciación acumulada vehículos y equipos de transporte - 17,466.07
La provisión para reposición de activos fijos destinados al desarrollo
de actividades educativas
16,523.84
Software Educativo -
Licencias educativas
200.00
Costo de Software educativo y sus licencias
200.00
92
Suministros y materiales didácticos
9,440.68
Suministros y materiales informáticos
14,034.57
Costo de materiales y otros insumos para uso pedagógico en el aula
23,475.25
Equipamiento y Operación de Bibliotecas
1,200.00
Costo del Equipamiento y Operación de bibliotecas y acceso a
acervos físicos y digitales
1,200.00
Amortización de acreditaciones internacionales educativas -
Costos periódicos derivados -
Amortización anual por pago de acreditaciones internacionales -
Actividades extracurriculares
6,736.58
Costo de Actividades extracurriculares
6,736.58
COSTOS ADMINISTRATIVOS
111,923.31
Operación y mantenimiento de equipos
1,033.10
Operación y mantenimiento de infraestructura
3,049.01
Operación y mantenimiento de equipos e infraestructura
4,082.11
Depreciación de Equipos
20,733.30
Depreciación de infraestructura
Costo de depreciación y mantenimiento de equipos e infraestructura
existente
20,733.30
93
Costo de reposición de inmuebles (excepto terrenos) -
(-) Depreciación acumulada de inmuebles (excepto terrenos) -
Costo de reposición de maquinaria, instalaciones y equipos
5,000.00
(-) Depreciación acumulada de maquinaria, instalaciones y equipos - 3,537.14
Costo de reposición de equipos de cómputo y software
9,532.00
(-) Depreciación acumulada de equipos de cómputo y software - 7,206.16
Costo de reposición de muebles y enseres
15,000.00
(-) Depreciación acumulada de muebles y enseres - 9,990.00
Costo de reposición de vehículos y equipos de transporte -
(-) Depreciación acumulada vehículos y equipos de transporte -
La provisión para reposición de activos fijos no educativos
8,798.70
Aseguramiento de equipos -
Aseguramiento de infraestructura en general -
Costo de aseguramiento de equipos e infraestructura general -
Sueldos, salarios y demás remuneraciones que constituyen materia
gravada del IESS del personal administrativo
43,350.61
Beneficios Sociales, indemnizaciones y otras remuneraciones que no
constituyen materia gravada del IESS del personal administrativo
10,892.99
Aporte al IESS del personal administrativo
8,201.23
Remuneraciones del personal, se excluye a los destinados a la gestión
educativa
62,444.83
94
Energía Eléctrica
2,310.47
Agua Potable
1,507.46
Teléfono Fijo
814.13
Internet
1,074.65
Costos de servicios básicos
5,706.71
Suministros y Materiales
9,617.95
Materiales y otros insumos
9,617.95
Publicidad de la actividad educativa del establecimiento
539.71
Difusión de la actividad educativa del establecimiento
539.71
COSTOS DE LA CONSEJERÍA ESTUDIANTIL
16,323.84
Sueldos, salarios y demás remuneraciones que constituyen materia
gravada del IESS del personal de consejería estudiantil
10,961.79
Beneficios Sociales, indemnizaciones y otras remuneraciones que no
constituyen materia gravada del IESS del personal de consejería
estudiantil
3,539.81
Aporte al IESS Social del personal de consejería estudiantil
1,822.24
Costo de la Consejería Estudiantil
16,323.84
COSTOS FINANCIEROS
1,466.22
Costos Financieros
196.25
Tasas Municipales
1,269.97
Costos financieros
1,466.22
95
PROVISIÓN PARA RESERVAS Y EXCEDENTES
23,000.00
Provisión cuentas incobrables -
Provisión por deterioro del valor de propiedades, planta y equipo
10,000.00
Provisión por jubilación patronal -
Provisión para desahucio -
Provisión por valor neto de realización de inventarios -
Provisión por deterioro del valor de los activos
4,000.00
Otras provisiones
9,000.00
Excedente -
Costo de provisión para reservas
23,000.00
COSTO TOTAL DE LA EDUCACIÓN
463,245.32
PROMEDIO DE ESTUDIANTES MATRICULADOS (3 ÚLTIMOS
AÑOS) 551
PRESUPUESTO DEL AÑO ANTERIOR
355,691.91
COSTO DE LA EDUCACIÓN POR ESTUDIANTE
840.74
Nota: Información obtenida de la Unidad Educativa Particular “Gregoriano”
Análisis.- Luego de la observación el Presupuesto de Costos Educativos y compararlo con la
información presentada en los Estados Financieros, se han identificado las siguientes
observaciones:
1.- Los intervalos de tiempo en los que están elaborados ambos documentos difieren entre sí. Si
bien es cierto los dos contienen información de un año calendario, El Presupuesto de Gestión de
96
Costos Educativos, presenta valores correspondientes al periodo lectivo desde el 01 abril de 2015
a 31 de mayo de 2016; a su vez, los Estados Financieros revelan las cifras correspondiente al
periodo fiscal, desde el 01 de enero al 31 de diciembre de 2014.
2.- El Plan de Cuentas General utilizado para la estructuración de los Estados Financieros no se
encuentran alineado al formato del Presupuesto de Gestión de Costos Educativos, lo cual causa
problemáticas en los siguientes aspectos:
Las cuentas correspondientes a los sueldos, salarios, beneficios sociales y aportes al
IESS en los Estados Financieros no se encuentra segregadas en los costos y gastos
respectivos, impidiendo asignar los rubros de forma directa a una de las partidas en el
presupuesto.
Para poder establecer estos rubros, las personas del área financiera encargadas de la
elaboración del borrador del presupuesto, deben revisar los roles de pago de todo el
año y determinar el área a la que corresponden los costos cargados en las cuentas
anuales.
Esta operación genera molestias y cargas de trabajo innecesario, sin mencionar que se
puede caer en errores y sesgos de información importante al realizar re cálculos
anuales en tan poco tiempo.
97
Tabla 11: Comparativa de Sueldos reales y presupuestarios
Costo Según EF´s al 2014
Sueldos y Salarios 171,526.11 Beneficios Sociales 35,912.40 Aportes al IESS 32,579.36
Costo Presupuestado para el periodo 2015-2016
Autoridades 18,040.00 Autoridades 1,911.28 Autoridades 2,345.82
Personal Docente 102,613.51 Personal Docente 16,263.10 Personal Docente 17,932.83
Personal de Apoyo Docente 13,560.20 Personal de Apoyo Docente 5,531.25 Personal de Apoyo Docente 2,304.64
Personal Administrativo 43,350.61 Personal Administrativo 10,892.99 Personal Administrativo 8,201.23
Consejería Estudiantil 10,961.79 Consejería Estudiantil 3,539.81 Consejería Estudiantil 1,822.24
Total Presupuestado 188,526.11 Total Presupuestado 38,138.43 Total Presupuestado 32,606.76
Nota: Información obtenida de la Unidad Educativa Particular “Gregoriano”
Se puede identificar claramente un error de presupuestación debido a la falta de
comprensión de la terminología contable. Para establecer el monto presupuestado de
la depreciación anual de los activos fijos, se ha tomado como base el valor de la
deprecación acumulada en el Estado de Situación Financiera, y no la cuenta del costo
o gasto, generado una sobrevaloración de este rubro.
Tabla 12: Comparativa de Depreciación de Activos
Costo Según EF´s al 2014
Depreciación de Activos 7,542.23
Activo Según EF´s al 2014
Depreciación Acumulada de Propiedades y
Equipo - 102,539.37
Costo Presupuestado para el periodo 2015-2016
Depreciación de Equipos destinados a
actividades educativas 64,340.00
Depreciación de Infraestructura destinada a
actividades educativas -
Depreciación de Equipos Administrativos 20,733.30
Depreciación de Infraestructura general
Total Presupuestado 85,073.30
Nota: Información obtenida de la Unidad Educativa Particular “Gregoriano”
98
De igual forma, en la última sección del presupuesto se plantean tres provisiones por
deterioro del valor de los activos y de las propiedades, las cuales no se encuentran
planteadas en los Estados Financieros. Se considera que estas provisiones no han sido
realizadas, debido a que la entidad se encuentra constituida bajo la figura de una
persona obligada a llevar contabilidad y no aplica NIIF.
A pesar de esta condición la comisión ha incluido estos valores sin un real
conocimiento de su tratamiento contable.
Tabla 13: Provisión para Reservas y Excedentes
PROVISIÓN PARA RESERVAS Y EXCEDENTES
Provisión cuentas incobrables -
Provisión por deterioro del valor de propiedades, planta y equipo 10,000.00
Provisión por jubilación patronal -
Provisión para desahucio -
Provisión por valor neto de realización de inventarios -
Provisión por deterioro del valor de los activos 4,000.00
Otras provisiones 9,000.00
Excedente -
Total Presupuestado 23,000.00
Nota: Información obtenida de la Unidad Educativa Particular “Gregoriano”
Adicionalmente a pesar de que en los Estados Financieros muestran una utilidad en
el periodo 2014, no se realizado una previsión del excedente.
3.- Debido a que los estados financieros no presentan un nivel adecuado de cuentas y subcuentas,
los responsables del área financiera han declarado que deben solicitar reportes e información
adicional en el mes de febrero o marzo, para poder desarrollar el Presupuesto.
99
CAPÍTULO IV
INFORME TÉCNICO
4.1 Cambios en el proceso contable.
La estructuración del proceso contable de la entidad requiere cambios básicos en su flujo y la
inclusión de controles adecuados en los subprocesos que se desarrolla por parte personal del
área. Estos cambios son necesarios para que la información financiera cumpla con las
características cualitativas que exigen las normas contables.
Los cambios desarrollados se enfocan en los procesos operativos que generan la mayor fuente de
documentación y transaccionalidad de la empresa, entre los cuales tenemos el subproceso de
cobros a clientes y facturación y el Subproceso de pago a proveedores.
4.1.1 Subproceso de cobros a clientes y facturación.
El proceso de cobro de valores a clientes y facturación por los servicios educativos prestados
debe incluir las siguientes políticas básicas:
Los cobros pueden ser receptados mediante efectivo, cheque, tarjeta de crédito o
débito, transferencias interbancarias o depósito directo por parte del cliente a la
cuenta institucional.
100
En el diario de caja se debe segregar los cobros efectuados por la forma de pago,
tomando como referencia lo que determina el anexo del sistema informático de
control de pensiones.
Para los cobros efectuados con cheque, el tesorero deberá ajuntar al diario de caja, el
comprobante de depósito a la cuenta institucional de los cheques y una copia legible
de los mismos.
Para los cobros efectuados con tarjeta de crédito, el tesorero deberá adjuntar al diario
de caja el cierre diario del RECAP y los vouchers firmados por los clientes.
Para los cobros efectuados mediante transferencia bancaria o depósito personal
realizado por el cliente, el tesorero deberá adjuntar al diario de caja, el comprobante
de la transacción interbancaria emitido por la institución financiera. El tesorero no
podrá registrar un cobro mediante esta modalidad, si el cliente no presenta de forma
física o electrónica el comprobante en la secretaria del plantel.
El dinero y documentos custodiados en caja solo pueden ser retirados por la autoridad
competente. Se encuentra prohibido que el tesorero entregue valores al área de pago a
proveedores de forma directa bajo ninguna circunstancia.
101
Los pasos y diagramación del subproceso de cobro a clientes que debe ser incluido dentro del
Manual de Procedimientos Institucionales de la siguiente forma:
Figura No. 5: Subproceso de cobro a clientes y facturación
Nota: Información obtenida de la Unidad Educativa Particular “Gregoriano”
102
Figura No. 6: Diagrama de Flujo del Subproceso de cobro a clientes y facturación
ASISTENTE ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO CONTADOR
Inicio
Recepta el valor por servicios
educativos del cliente.
Ingresa el cobro al sistema de
control de pensiones
Imprime la factura en el
sistema de control de
pensiones.
Entrega la factura original al
cliente y recepta las firmas en
las copias
Factura
Imprime el reporte
de ingresos diarios Reporte de
Ingresos
Coteja los valores recibidos, el control de ingresos diarios y
las facturas emitidas.
Emite el Diario de Caja y
adjunta los documentos
Entrega la Caja y sus soportes
al Director Administrativo.
Diario
de Caja
Revisa Diario de Caja y coteja
contra los valores, el control de
ingresos y las facturas
Firma el diario y envía los
valores al depósito bancario.
Coteja el Diario de Caja contra soportes, control de Ingreso
Diarios y las facturas emitidas.
Archiva los soportes para el
posterior registro contable.
Fin
103
4.1.2 Subproceso de pago a proveedores.
El proceso de pagos a proveedores por adquisición de activos, costos o gastos efectuados en el
periodo debe incluir las siguientes políticas básicas:
Los pagos a proveedores pueden efectuarse principalmente en cheque, sin embargo el
director administrativo puede autorizar el pago en efectivo en caso de existir la
disponibilidad en la entidad.
El asistente contable debe revisar que los comprobantes de venta recibidos cumplan con
todos los requisitos establecidos por el SRI. En el caso de existir inconvenientes, debe
contactar al proveedor y solicitar la rectificación mediante nota de crédito o anulación.
Para la emisión de los comprobantes de retención, el contador deberá entregar un listado
actualizado de porcentajes y códigos de retenciones en la fuente del Impuesto a la Renta e
IVA al asistente contable y actualizar los datos periódicamente.
El asistente contable no se encuentra autorizado a emitir cheques o entregar valores por
pagos anticipados a los proveedores.
No se encuentra permitido que el asistente contable recepte comisiones u otros similares
por parte de los proveedores, por las gestiones de pago.
104
Figura No. 7: Subproceso de Pago a Proveedores
Nota: Información obtenida de la Unidad Educativa Particular “Gregoriano”
PROCEDIMIENTO CONTABLE
Subproceso: Pago a Proveedores
Código
Fecha:
Versión:
Página:
Unidad: Administración Área Responsable: Dirección Administrativa
105
Figura No. 8: Diagrama del Subproceso de Pago a Proveedores - A
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO CONTADOR
Inicio
Emite la
retención
Recibe la Factura de la compra
efectuada. Factura
Requiere
retención
No
Sí
Ingresa la factura al anexo de
cuentas por pagar
Autoriza el pago al proveedor.
Remite la factura al área operativa para emitir los
documentos del pago.
Hay
disponible
No Sí
Emite el comprobante de
egreso y el cheque para el
efectuar el pago.
Remite los documentos para la
firma y aprobación de control.
Comprobante
de Egreso
Coteja los documentos de pago contra soportes de la
transacción
Firma el cheque, el comprobante
de retención y aprueba el
comprobante de egreso.
Remite la factura al área
operativa para ejecutar el pago.
A
106
Figura No. 9: Diagrama del Subproceso de Pago a Proveedores – B
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO CONTADOR
4.2 Estructuración de los Estados Financieros.
Debido a su forma de constitución como una persona natural obligada a llevar contabilidad, bajo
los lineamientos de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, la Unidad Educativa
Particular “Gregoriano”, necesita presentar un Estado de Situación Financiera, Estado de
Resultados y sus notas explicativas para cada periodo contable.
Coteja los documentos de pago
contra soportes de la
transacción
Firma el cheque, el
comprobante de retención y aprueba el comprobante de
egreso.
Remite la factura al área
operativa para ejecutar el pago.
Revisa los soportes de las
transacciones efectuadas contra en anexo de cuentas
por pagar y el archivo de
control de pago.
Archiva los soportes para el
posterior registro contable.
Fin
B
107
4.2.1 Periodicidad de los Estados Financieros.
Los estados financieros de la entidad deben cumplir dos funciones específicas. La primera es
presentar información oportuna sobre la situación económica y financiera para la administración,
y la segunda es medir el nivel de cumplimiento del presupuesto de gestión de costos educativos.
Para cumplir con estos propósitos, lo más recomendable sería presentar de forma mensual los
estados financieros y establecer comparativas con el presupuesto, por lo menos de forma
trimestral. Esta periodicidad permitirá realizar análisis adecuados sobre los impactos de los
movimientos financieros y establecer las variaciones con el presupuesto de forma oportuna.
4.2.2. Plan Contable de los Estados Financieros.
La estructura del plan de cuentas debe ser amplio, con los niveles y cuentas adecuadas para cada
rubro, de forma que se puede apreciar claramente los conceptos por los cuales se han realizado
las transacciones y principalmente debe guardar concordancia con las partidas del presupuesto de
costos.
Para este propósito se ha establecido un plan contable de cinco niveles (Ver anexo 1), que
incluye las cuentas de Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos, Costos y Gastos, adecuadas a las
operaciones ordinarias de la entidad y que facilitan la elaboración y seguimiento del presupuesto
operativo establecido por las Autoridades Educativas del país.
108
Para evitar confusiones en el tratamiento contable de las cuentas incluidas en el plan, también se
ha desarrollado un glosario de terminologías contables que especifica el concepto o tipo de
rubros que pueden ser incluidos en cada una en ellos (Ver anexo 2).
4.2.3. Cambios en el Estado de Situación de Financiera.
En el Estado de situación Financiera, se ampliarán los rubros de los Activos y Pasivos de la
entidad conforme a lo siguiente:
4.2.3.1 Efectivo y Equivalentes.
Dentro de la cuenta Efectivo y Equivalentes se deben separar los rubros correspondientes al
efectivo en Caja, Caja Chica y Bancos. En la Cuenta Caja se registraran los valores recaudados
en el área de tesorería por pensiones y matrículas, en la cuenta Caja Chica los valores
custodiados para gastos menores en los diferentes bloques de la institución y en la Cuenta
Bancos los valores que permanezcan en la cuenta bancaria de la entidad.
1.1.10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES
1.1.10.10 CAJA GENERAL
1.1.10.10.01 CAJA 01
1.1.10.10.02 CAJA 02
1.1.10.20 CAJA CHICA
1.1.10.20.01 CAJA CHICA 1
1.1.10.30 BANCOS
1.1.10.30.01 BANCOS 1
Con esta estructura la empresa podrá realizar arqueos para las cajas que custodian dinero en
efectivo y realizar las conciliaciones bancarias de forma adecuada.
109
4.2.3.2 Activos Financieros.
En el grupo de Activos Financieros se presentarán los valores pendientes de cobro a corto plazo
que posee la entidad por parte de sus clientes y empleados.
1.1.20 ACTIVOS FINANCIEROS
1.1.20.20 CUENTAS POR COBRAR - CLIENTES
1.1.20.20.01 CLIENTE 1
1.1.20.50 OTRAS CUENTAS POR COBRAR
1.1.20.50.01 PRESTAMOS A EMPLEADOS
Con el rubro de la cuenta “Cuentas por Cobrar-Clientes” contabilizado de forma adecuada, se
podrá establecer la provisión de cuentas incobrables, como lo permite el presupuesto.
4.2.3.3 Pagos anticipados e Impuestos Corrientes.
Se ampliarán las cuentas para contabilizar las transacciones pagos anticipados e impuestos
corrientes según la siguiente estructura:
1.1.40 PAGOS POR ANTICIPADO
1.1.40.10 SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO
1.1.40.20 ARRIENDOS PAGADOS POR ANTICIPADO
1.1.40.30 OTROS ANTICIPOS ENTREGADOS
1.1.40.30.01 ANTICIPOS A EMPLEADOS
En la Cuenta Pagos por Anticipado se incluirán los rubros cancelados de forma anticipada que se
devengarán en un corto periodo de tiempo. Según la información obtenida, los valores que
reciben este tratamiento son los seguros, anticipos a empleados y el arriendo la infraestructura.
110
1.1.50 ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES
1.1.50.10 IMPUESTOS PAGADOS
1.1.50.10.05 CRÉDITO TRIBUTARIO DEL IMPUESTO A LA RENTA
En la Cuenta Activos por Impuestos Corrientes se incluyen los rubros que generan crédito
tributario para la entidad, en este caso al ser una entidad cuyas actividades gravan 0% de IVA
para todos los casos, en cada periodo se utilizará la cuenta del crédito tributario del impuesto a la
renta, para contabilizar el anticipo del impuesto a la renta cancelado en cada año.
4.2.3.4 Activo No Corriente.
En el Activo No Corriente es necesario segregar los activos que se mantienen para desarrollar las
actividades educativas y los que pertenecen a las áreas administrativas, así como su depreciación
o amortización acumulada.
Dentro de la Propiedad, Planta y Equipo, la empresa posee Muebles y Enseres, Equipos de
Oficina, Equipos de Cómputo y Vehículos, los cuales se su clasificarán de acuerdo a las áreas
donde se utilizan ordinariamente, según la siguiente estructura:
1.2.10 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
1.2.10.50 MUEBLES Y ENSERES
1.2.10.50.01 MUEBLES Y ENSERES ADMINISTRATIVOS
1.2.10.50.02 MOBILIARIO EDUCATIVO
1.2.10.60 EQUIPOS DE OFICINA
1.2.10.60.01 EQUIPOS DE OFICINAS ADMINISTRATIVAS
1.2.10.60.02 EQUIPOS DE INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA
1.2.10.70 EQUIPOS DE COMPUTACIÓN
1.2.10.70.01 EQUIPOS DE COMPUTACIÓN ADMINISTRATIVOS
1.2.10.70.02 EQUIPOS DE COMPUTACIÓN DESTINADOS A LA EDUCACION
1.2.10.80 VEHÍCULOS
1.2.10.80.01 VEHÍCULOS ADMINISTRATIVOS
1.2.10.80.02 VEHÍCULOS Y EXPRESOS DESTINADOS A LAS ACTIVIDADES EDUCATIVAS
111
1.2.10.90 DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
1.2.10.90.01 DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
En la actualidad la empresa no posee Activos Intangibles, por lo que estas cuentas no se
incluirán en el Estado de Situación Financiera, sin embargo dentro del Plan de Cuentas se los
incluyen para futuras operaciones.
4.2.3.5 Pasivo Corriente.
Dentro del Pasivo Corriente se incluyen aquellas obligaciones de pago que deberán ser
canceladas en el corto plazo, con personas o instituciones, internas o externas de la entidad.
En las Cuentas y Documentos por Pagar se mantienen los valores pendientes con Proveedores
del país o del exterior, provenientes de actividades ordinarias de la empresa.
2.1.10 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR
2.1.10.10 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR-LOCALES
2.1.10.10.01 CUENTAS POR PAGAR 1
2.1.10.20 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR-DEL EXTERIOR
2.1.10.20.01 CUENTAS POR PAGAR 1
En las Obligaciones Financieras se presenta la porción corriente de los Préstamos Bancarios o
con otras instituciones del sistema financiero.
2.1.20 OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS
2.1.20.10 OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS
2.1.20.10.01 BANCO 1
112
En las provisiones se han establecido aquellas estimaciones contables de las cuales se tiene una
certeza de su existencia y valuación para la entidad, conforme a lo que establece el Presupuesto
de Gestión de Costos.
2.1.30 PROVISIONES
2.1.30.10 PROVISIÓN CUENTAS INCOBRABLES
2.1.30.30 PROVISIÓN POR JUBILACIÓN PATRONAL
2.1.30.40 PROVISIÓN PARA DESAHUCIO
En otras obligaciones corrientes se incluyen todos aquellos rubros con entidades estatales,
empleados, colaboradores, socios, o clientes que se deban finiquitar en el corto plazo.
2.1.40 OTRAS OBLIGACIONES CORRIENTES
2.1.40.10 DEUDAS TRIBUTARIAS
2.1.40.20 APORTES AL IESS
2.1.40.30 BENEFICIOS SOCIALES DE LEY A EMPLEADOS
2.1.40.40 PARTICIPACION DE UTILIDADES A TRABAJADORES
2.1.40.50 DIVIDENDOS POR PAGAR
2.1.40.60 ANTICIPOS DE CLIENTES
2.1.40.70 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS
4.2.3.6 Pasivo No Corriente.
Dentro del Pasivo No Corriente se incluyen aquellas obligaciones contraídas que deberán ser
canceladas en el largo plazo. En la actualidad la empresa ha manifestado poseer una sola cuenta
pendiente con los accionistas, amortizada a cinco años plazo.
2.2 PASIVO NO CORRIENTE
2.2.10 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR A LARGO PLAZO
2.2.20 OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS
2.2.30 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS - RELACIONADAS
2.2.30.01 LOCALES
2.2.30.01.01 PRESTAMOS DE ACCIONISTAS A LARGO PLAZO
2.2.40 OTRAS PROVISIONES NO CORRIENTES
113
Luego de los cambios realizados al Estado de Situación Financiera, su estructura será la
siguiente:
Tabla No. 14: Estructura del Estado de Situación Financiera
UNIDAD EDUCATIVA "GREGORIANO"
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
AL 30 de ________ de 20XX
Cuenta Nombre de la Cuenta
1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE
1.1.10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES
1.1.10.10 CAJA GENERAL
1.1.10.10.01 CAJA 01
1.1.10.10.02 CAJA 02
1.1.10.20 CAJA CHICA
1.1.10.20.01 CAJA CHICA 1
1.1.10.30 BANCOS
1.1.10.30.01 BANCOS 1
1.1.20 ACTIVOS FINANCIEROS
1.1.20.20 CUENTAS POR COBRAR - CLIENTES
1.1.20.20.01 CLIENTE 1
1.1.20.50 OTRAS CUENTAS POR COBRAR
1.1.20.50.01 PRESTAMOS A EMPLEADOS
1.1.40 PAGOS POR ANTICIPADO
1.1.40.10 SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO
1.1.40.20 ARRIENDOS PAGADOS POR ANTICIPADO
1.1.40.30 OTROS ANTICIPOS ENTREGADOS
1.1.40.30.01 ANTICIPOS A EMPLEADOS
1.1.50 ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES
1.1.50.10 IMPUESTOS PAGADOS
1.1.50.10.03 RETENCION EN LA FUENTE
1.1.50.10.05 CRÉDITO TRIBUTARIO DEL IMPUESTO A LA RENTA
1.2 ACTIVO NO CORRIENTE
1.2.10 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
1.2.10.50 MUEBLES Y ENSERES
1.2.10.50.01 MUEBLES Y ENSERES ADMINISTRATIVOS
1.2.10.50.02 MOBILIARIO EDUCATIVO
1.2.10.60 EQUIPOS DE OFICINA
1.2.10.60.01 EQUIPOS DE OFICINAS ADMINISTRATIVAS
1.2.10.60.02 EQUIPOS DE INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA
1.2.10.70 EQUIPOS DE COMPUTACION
1.2.10.70.01 EQUIPOS DE COMPUTACION ADMINISTRATIVOS
1.2.10.70.02 EQUIPOS DE COMPUTACION DESTINADOS A LA EDUCACION
1.2.10.80 VEHICULOS
114
1.2.10.80.01 VEHICULOS ADMINISTRATIVOS
1.2.10.80.02 VEHÍCULOS Y EXPRESOS DESTINADOS A LAS ACTIVIDADES
EDUCATIVAS
1.2.10.90 DEPRECIACION ACUMULADA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
1.2.10.90.01 DEPRECIACION ACUMULADA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
TOTAL ACTIVOS
2 PASIVO
2.1 PASIVO CORRIENTE
2.1.10 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR
2.1.10.10 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR-LOCALES
2.1.10.10.01 CUENTAS POR PAGAR 1
2.1.10.20 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR-DEL EXTERIOR
2.1.10.20.01 CUENTAS POR PAGAR 1
2.1.20 OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS
2.1.20.10 OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS
2.1.20.10.01 BANCO 1
2.1.30 PROVISIONES
2.1.30.10 PROVISIÓN CUENTAS INCOBRABLES
2.1.30.30 PROVISIÓN POR JUBILACIÓN PATRONAL
2.1.30.40 PROVISIÓN PARA DESAHUCIO
2.1.40 OTRAS OBLIGACIONES CORRIENTES
2.1.40.10 DEUDAS TRIBUTARIAS
2.1.40.10.01 IVA COBRADO
2.1.40.10.02 RETENCION DEL IVA POR PAGAR
2.1.40.10.03 RETENCION EN LA FUENTE POR PAGAR
2.1.40.10.04 IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR
2.1.40.20 APORTES AL IESS
2.1.40.20.01 APORTES PERSONALES AL IESS
2.1.40.20.02 APORTES PATRONALES AL IESS
2.1.40.20.03 PRESTAMOS QUIROGRAFARIOS
2.1.40.20.04 PRESTAMOS HIPOTECARIOS
2.1.40.20.05 FONDOS DE RESERVA
2.1.40.30 BENEFICIOS SOCIALES DE LEY A EMPLEADOS
2.1.40.30.01 DECIMO TERCERO
2.1.40.30.02 DECIMO CUARTO
2.1.40.30.03 VACACIONES
2.1.40.30.04 FONDO DE RESERVA
2.1.40.40 PARTICIPACION DE UTILIDADES A TRABAJADORES
2.1.40.40.01 PARTICIPACION DE UTILIDADES A TRABAJADORES
2.1.40.50 DIVIDENDOS POR PAGAR
2.1.40.60 ANTICIPOS DE CLIENTES
2.1.40.60.01 ANTICIPOS DE CLIENTES LOCALES
2.1.40.70 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS
2.2 PASIVO NO CORRIENTE
2.2.30 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS- RELACIONADAS
2.2.30.01 LOCALES
115
2.2.30.01.01 PRESTAMOS DE ACCIONISTAS A LARGO PLAZO
3 PATRIMONIO
3.1 CAPITAL
3.1.10 CAPITAL
3.1.10.10 CAPITAL
3.1.10.10.10 ACCIONISTA 1
3.3 RESERVAS
3.3.50 RESULTADOS ACUMULADOS
3.3.50.30 RESULTADOS DEL EJERCICIO ACTUAL
3.3.50.30.01 GANANCIA DEL EJERCICIO
TOTAL PASIVOS Y PATRIMONIO
Nota: Información elaborada por el Autor
La estructura presentada amplía significativamente las cuentas de activos, pasivos y patrimonio
de la entidad, permitiendo identificar cada rubro de forma similar al Presupuesto Operativo. Los
cambios evidenciados se detallan a continuación:
Tabla No. 15: Comparativa de los cambios de la estructura del Estado de Situación Financiera
ESTRUCTURA DEL ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
Antes Después
ACTIVO ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE ACTIVO CORRIENTE
Efectivo y Equivalentes EFECTIVO Y EQUIVALENTES
Crédito Tributario del Impuesto a la Renta Caja General
Caja 01
Caja 02
Caja Chica
Caja Chica 1
Bancos
Bancos 1
ACTIVOS FINANCIEROS
Cuentas Por Cobrar - Clientes
Cliente 1
Otras Cuentas Por Cobrar
Prestamos A Empleados
INVENTARIOS
Inventario De Suministros Para Consumo
Almacén De Suministros 1
PAGOS POR ANTICIPADO
Seguros Pagados Por Anticipado
116
Arriendos Pagados Por Anticipado
Otros Anticipos Entregados
Anticipos A Empleados
ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES
Impuestos Pagados
Retención En La Fuente
Crédito Tributario Del Impuesto A La Renta
ACTIVO NO CORRIENTE ACTIVO NO CORRIENTE
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Muebles y Enseres Muebles Y Enseres
Equipos de Oficina Muebles Y Enseres Administrativos
Equipos de Computación Mobiliario Educativo
Vehículos Equipos De Oficina
Depreciación Acumulada de Propiedades y Equipo Equipos De Oficinas Administrativas
Equipos De Infraestructura Educativa
Equipos De Computación
Equipos De Computación Administrativos
Equipos De Computación Destinados A La Educación
Vehículos
Vehículos Administrativos
Vehículos Y Expresos Destinados A Las Actividades Educativas
Depreciación Acumulada De Propiedad, Planta Y Equipo
Depreciación Acumulada De Propiedad, Planta Y Equipo
PASIVO PASIVO
PASIVO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE
Cuentas y Documentos por Pagar CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR
Cuentas Y Documentos Por Pagar-Locales
Cuentas Por Pagar 1
Cuentas Y Documentos Por Pagar-Del Exterior
Cuentas Por Pagar 1
OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS
Obligaciones con Instituciones Financieras
Banco 1
PROVISIONES
Provisión Cuentas Incobrables
Provisión por Jubilación Patronal
Provisión para Desahucio
OTRAS OBLIGACIONES CORRIENTES
Deudas Tributarias
IVA Cobrado
Retención del IVA Por Pagar
Retención en La Fuente Por Pagar
Impuesto a la Renta Por Pagar
Aportes al IESS
Aportes personales al IESS
Aportes patronales al IESS
Préstamos Quirografarios
Préstamos Hipotecarios
Fondos de Reserva
Beneficios Sociales de Ley a Empleados
117
Décimo Tercero
Décimo Cuarto
Vacaciones
Fondo de Reserva
Participación de Utilidades a Trabajadores
Dividendos Por Pagar
Anticipos de Clientes
Cuentas por Pagar Diversas
PASIVO NO CORRIENTE
CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS- RELACIONADAS
Locales
Prestamos de Accionistas a Largo Plazo
PATRIMONIO PATRIMONIO
Capital CAPITAL
Utilidad del Ejercicio Capital
Accionista 1
RESERVAS
RESULTADOS ACUMULADOS
Resultados del Ejercicio Actual
Ganancia del Ejercicio
Nota: Información obtenida de la Unidad Educativa Particular “Gregoriano”
4.2.4. Cambios en el Estado del Resultado Integral.
En el Estado del Resultado Integral, se detallará con claridad los rubros que conforman los
Ingresos Ordinarios y su vez se dividirán los Egresos entre Costos Educativos y los Gastos
Operacionales, ampliando la estructura conforme a lo siguiente:
4.2.4.1 Ingresos Operacionales.
En los Ingresos Operacionales, para efectos de control interno y externo, es necesario segregar
los ingresos percibidos por servicios educativos, entre los rubros de matrículas y los de pensiones
mensuales, de la siguiente forma:
118
4 INGRESOS
4.1 INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS
4.1.10 SERVICIOS EDUCATIVOS
4.1.10.10 SERVICIOS EDUCATIVOS
4.1.10.10.01 MATRICULAS
4.1.10.10.02 PENSIONES EDUCATIVAS
4.2.4.2 Costos Educativos.
Dentro de los Costos Educativos se deben incluir todas las erogaciones que correspondan a
actividades relacionadas con el proceso educativo de los estudiantes. En estos rubros existen
cuentas que requieren un mayor nivel de detalle, para poder establecer comparativas con el
Presupuesto. Las principales modificaciones son las siguientes:
4.2.4.2.1 Sueldos, Salarios y Beneficios Sociales de autoridades, docentes y personal de
apoyo pedagógico.
En este rubro se deben incluir los pagos que se realicen a los colaboradores de las áreas
académicas conforme a lo que determina las leyes laborales, de la siguiente forma:
5.1.10.01 SUELDOS EDUCATIVOS
5.1.10.01.01 SUELDOS AUTORIDADES
5.1.10.01.02 SUELDOS DOCENTES
5.1.10.01.03 SUELDOS PERSONAL DE APOYO DOCENTE
5.1.10.02 APORTES AL IESS
5.1.10.02.01 APORTE PATRONAL DE AUTORIDADES
5.1.10.02.02 APORTE PATRONAL DE DOCENTES
5.1.10.02.03 APORTE PATRONAL PERSONAL DE APOYO DOCENTE
5.1.10.02.04 FONDO DE RESERVA DE AUTORIDADES
5.1.10.02.05 FONDO DE RESERVA DE DOCENTES
5.1.10.02.06 FONDO DE RESERVA PERSONAL DE APOYO DOCENTE
5.1.10.03 BENEFICIOS SOCIALES DE PERSONAL EDUCATIVO
5.1.10.03.01 DECIMO TERCER SUELDO
5.1.10.03.02 DECIMO CUARTO SUELDO
119
La entidad perdía tiempo y recursos en realizar estas segregaciones al final del año, por lo cual
se ha recomendado utilizar códigos para los empleados dentro del rol de pagos mensuales, con la
finalidad de agilitar el registro de forma adecuada. Para las Autoridades colocar el código AUT,
para los Docentes Titulares el código DTI y para el personal de apoyo pedagógico el código
ADO. (Ver Anexo 3).
4.2.4.2.2 Depreciación de Equipos Educativos.
En este rubro se incluirá el costo de la depreciación anual de los Activos de la propiedad, planta
y equipo que se encuentren destinados exclusivamente a las gestiones educativas, segregados de
la siguiente forma:
5.1.10.05 DEPRECIACION DE EQUIPOS EDUCATIVOS
5.1.10.05.01 DEPRECIACION DE EQUIPOS COMPUTO EDUCATIVO
5.1.10.05.02 DEPRECIACION DE MOBILIARIO EDUCATIVO
5.1.10.05.03 DEPRECIACION DE EQUIPOS INFRA. EDUCATIVA
5.1.10.05.05 DEPRECIACION DE VEHICULOS Y EXPRESOS ESCOLARES
4.2.4.2.3 Otros Costos Educativos.
Adicionalmente se han incluido otras cuentas de costo para el registro contable de las principales
actividades educativas, que según la información obtenida se desarrollan con mayor frecuencia
en la entidad:
120
5.1.10.06 SUMINISTROS DIDÁCTICOS
5.1.10.07 SUMINISTROS Y MATERIALES INFORMATICOS
5.1.10.08 EQUIPAMIENTO Y OPERACIÓN DE BIBLIOTECAS
5.1.10.09 COSTOS ACTIVIDADES EXTRACURRICULARES
5.1.10.11 MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA
5.1.10.12 MANTENIMIENTO CANCHAS Y AREAS RECREATIVAS
5.1.10.13 MANTENIMIENTO LABORATORIOS EDUCATIVOS
5.1.10.14 MANTENIMIENTO DE VEHICULOS Y EXPRESOS ESCOLARES
5.1.10.15 PAPELERIA Y UTILES EDUCATIVOS
5.1.10.17 COSTO DE SOFTWARE EDUCATIVO Y SUS LICENCIAS
5.1.10.18 HONORARIOS PROFESORES DE CLUBES EDUCATIVOS
4.2.4.3 Gastos Operacionales.
Dentro de los Gastos Operacionales se deben incluir todas las erogaciones que correspondan a
actividades que no se relacionan con el proceso educativo de los estudiantes, sino que sirven de
apoyo para el funcionamiento de la institución. Estos gastos se subclasifican en Gastos
Administrativos, Gastos de Consejería Estudiantil y Gastos Financieros.
4.2.4.3.1 Gastos Administrativos.
Uno de los principales rubros dentro de este grupo es el de Sueldos, Beneficios Sociales y
Aportes al IESS, los cuales deben estar debidamente segregados de las remuneraciones que se
brindan a otros trabajadores de la institución, conforme a la siguiente estructura:
6.1.10.01 GASTOS DE SUELDOS Y SALARIOS
6.1.10.01.10 REMUNERACION SALARIAL PERSONAL ADMINISTRATIVO
6.1.10.02 BENEFICIOS SOCIALES DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO
6.1.10.02.10 DECIMO TERCER SUELDO
6.1.10.02.20 DECIMO CUARTO SUELDO
6.1.10.03 APORTES AL IESS
6.1.10.03.01 APORTE PATRONAL PERSONAL ADMINISTRATIVO
6.1.10.03.02 FONDO DE RESERVA PERSONAL ADMINISTRATIVO
6.1.10.03.03 IECE – SECAP
121
De igual forma se recomienda incluir dentro del rol de pagos, el código ADM para los
empleados que laboran en esta sección. (Ver anexo 4)
Dentro del rubro de la depreciación y mantenimiento se incluyen los valores derivados por este
concepto de los activos destinados a las actividades exclusivamente administrativas:
6.1.10.08 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
6.1.10.08.01 MANTENIMIENTO DE OFICINAS
6.1.10.08.02 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE OFICINA
6.1.10.08.03 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTACION
6.1.10.08.04 MANTENIMIENTO DE AREAS VERDES
6.1.10.08.05 MANTENIMIENTO DE VEHICULOS
6.1.10.22 DEPRECIACIONES ACTIVOS ADMINISTRATIVOS
6.1.10.22.02 DEPRECIACION DE MUEBLES Y ENSERES
6.1.10.22.03 DEPRECIACION DE EQUIPOS DE OFICINA
6.1.10.22.04 DEPRECIACION DE EQUIPOS DE COMPUTO
Finalmente se incluyen algunas cuentas que se adaptan a las actividades ordinarias de este tipo
de entidad, tales como:
6.1.10.04 GASTOS DE UNIFORMES
6.1.10.05 SERVICIOS PRESTADOS
6.1.10.06 SEGUROS Y REASEGUROS
6.1.10.07 HONORARIOS A PERSONAS NATURALES
6.1.10.09 PAPELERIA Y UTILES
6.1.10.10 SUMINISTROS Y MATERIALES
6.1.10.13 PROMOCION Y PUBLICIDAD
6.1.10.14 COMBUSTIBLES
6.1.10.16 TRANSPORTE Y MOVILIZACIÓN
6.1.10.18 GASTOS DE VIAJES
6.1.10.19 SERVICIOS BASICOS
6.1.10.29 ALIMENTACION DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO
6.1.10.31 ALQUILER DE BIENES INMUEBLES
6.1.10.33 CAPACITACIONES Y CURSOS AL PERSONAL ADMINISTRATIVO
122
4.2.4.3.2 Gastos de Consejería Estudiantil.
Dentro de este grupo se incluyen los gastos derivados del departamento de apoyo y
acompañamiento integral del estudiante. En esta institución en esta sección se incluyen a los
psicólogos, psicopedagogos y médicos, así como los suministros, materiales y capacitaciones
que utilicen.
6.1.20 GASTOS CONSEJERÍA ESTUDIANTIL
6.1.20.01 GASTOS DE SUELDOS Y SALARIOS PERSONAL DE CONSEJERÍA ESTUDIANTIL
6.1.20.01.10 REMUNERACION SALARIAL
6.1.20.02 BENEFICIOS SOCIALES
6.1.20.02.20 DECIMO CUARTO SUELDO
6.1.20.03 APORTES AL IESS
6.1.20.03.10 APORTES PATRONAL PERSONAL DE CONSEJERÍA
6.1.20.03.12 FONDO RESERVA PERSONAL DE CONSEJERIA
6.1.20.05 SUMINISTROS DEL DPTO MEDICO
6.1.20.06 MEDICINAS DEL DPTO MEDICO
6.1.20.07 CAPACITACIONES Y CURSOS PERSONAL DE CONSEJERÍA
6.1.20.09 HONORARIOS PROFESIONALES - PERSONAL DE CONSEJERÍA
4.2.4.3.3 Gastos Financieros.
En este grupo se incluirán los pagos realizados a entidades del sector financiero por diversos
conceptos.
6.1.30 GASTOS FINANCIEROS
6.1.30.10 GASTOS DE INTERESES
6.1.30.10.01 GASTOS DE INTERESES
6.1.30.20 GASTOS POR COMISIONES
6.1.30.20.01 GASTOS BANCARIOS
Luego de los cambios presentados la estructura del Estado del Resultado Integral se presentará
de la siguiente forma:
123
Tabla 16: Estructura del Estado del Resultado Integral
UNIDAD EDUCATIVA "GREGORIANO"
ESTADO DEL RESULTADO INTEGRAL
AL 30 de ________ de 20XX Cuenta Nombre
4 INGRESOS
4.1 INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS
4.1.10 SERVICIOS EDUCATIVOS
4.1.10.10 SERVICIOS EDUCATIVOS
4.1.10.10.01 MATRICULAS
4.1.10.10.02 PENSIONES EDUCATIVAS
TOTAL DE INGRESOS
5 COSTOS EDUCATIVOS
5.1 COSTOS EDUCATIVOS
5.1.10 COSTOS EDUCATIVOS
5.1.10.01 SUELDOS EDUCATIVOS
5.1.10.01.01 SUELDOS AUTORIDADES
5.1.10.01.02 SUELDOS DOCENTES
5.1.10.01.03 SUELDOS PERSONAL DE APOYO DOCENTE
5.1.10.02 APORTES AL IESS
5.1.10.02.01 APORTE PATRONAL DE AUTORIDADES
5.1.10.02.02 APORTE PATRONAL DE DOCENTES
5.1.10.02.03 APORTE PATRONAL PERSONAL DE APOYO DOCENTE
5.1.10.02.04 FONDO DE RESERVA DE AUTORIDADES
5.1.10.02.05 FONDO DE RESERVA DE DOCENTES
5.1.10.02.06 FONDO DE RESERVA PERSONAL DE APOYO DOCENTE
5.1.10.03 BENEFICIOS SOCIALES DE PERSONAL EDUCATIVO
5.1.10.03.01 DECIMO TERCER SUELDO
5.1.10.03.02 DECIMO CUARTO SUELDO
5.1.10.05 DEPRECIACION DE EQUIPOS EDUCATIVOS
5.1.10.05.01 DEPRECIACION DE EQUIPOS COMPUTO EDUCATIVO
5.1.10.05.02 DEPRECIACION DE MOBILIARIO EDUCATIVO
5.1.10.05.03 DEPRECIACION DE EQUIPOS INFRA. EDUCATIVA
5.1.10.05.05 DEPRECIACION DE VEHICULOS Y EXPRESOS ESCOLARES
5.1.10.06 SUMINISTROS DIDÁCTICOS
5.1.10.07 SUMINISTROS Y MATERIALES INFORMATICOS
5.1.10.08 EQUIPAMIENTO Y OPERACIÓN DE BIBLIOTECAS
5.1.10.09 COSTOS ACTIVIDADES EXTRACURRICULARES
5.1.10.11 MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA
5.1.10.12 MANTENIMIENTO CANCHAS Y AREAS RECREATIVAS
5.1.10.13 MANTENIMIENTO LABORATORIOS EDUCATIVOS
5.1.10.14 MANTENIMIENTO DE VEHICULOS Y EXPRESOS ESCOLARES
5.1.10.15 PAPELERIA Y UTILES EDUCATIVOS
5.1.10.17 COSTO DE SOFTWARE EDUCATIVO Y SUS LICENCIAS
5.1.10.18 HONORARIOS PROFESORES DE CLUBES EDUCATIVOS
TOTAL DE COSTOS EDUCATIVOS
124
6 GASTOS
6.1 GASTOS OPERACIONALES
6.1.10 GASTOS ADMINISTRATIVOS
6.1.10.01 GASTOS DE SUELDOS Y SALARIOS
6.1.10.01.10 REMUNERACION SALARIAL PERSONAL ADMINISTRATIVO
6.1.10.02 BENEFICIOS SOCIALES DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO
6.1.10.02.10 DECIMO TERCER SUELDO
6.1.10.02.20 DECIMO CUARTO SUELDO
6.1.10.03 APORTES AL IESS
6.1.10.03.01 APORTE PATRONAL PERSONAL ADMINISTRATIVO
6.1.10.03.02 FONDO DE RESERVA PERSONAL ADMINISTRATIVO
6.1.10.03.03 IECE - SECAP
6.1.10.04 GASTOS DE UNIFORMES
6.1.10.05 SERVICIOS PRESTADOS
6.1.10.06 SEGUROS Y REASEGUROS
6.1.10.07 HONORARIOS A PERSONAS NATURALES
6.1.10.08 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
6.1.10.08.01 MANTENIMIENTO DE OFICINAS
6.1.10.08.02 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE OFICINA
6.1.10.08.03 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTACION
6.1.10.08.04 MANTENIMIENTO DE AREAS VERDES
6.1.10.08.05 MANTENIMIENTO DE VEHICULOS
6.1.10.09 PAPELERIA Y UTILES
6.1.10.10 SUMINISTROS Y MATERIALES
6.1.10.13 PROMOCION Y PUBLICIDAD
6.1.10.14 COMBUSTIBLES
6.1.10.16 TRANSPORTE Y MOVILIZACIÓN
6.1.10.18 GASTOS DE VIAJES
6.1.10.19 SERVICIOS BASICOS
6.1.10.19.02 GASTOS DE ENERGIA
6.1.10.19.03 GASTOS DE TELEFONO
6.1.10.19.04 GASTOS DE INTERNET
6.1.10.19.05 GASTOS DE TELEFONIA CELULAR
6.1.10.22 DEPRECIACIONES ACTIVOS ADMINISTRATIVOS
6.1.10.22.02 DEPRECIACION DE MUEBLES Y ENSERES
6.1.10.22.03 DEPRECIACION DE EQUIPOS DE OFICINA
6.1.10.22.04 DEPRECIACION DE EQUIPOS DE COMPUTO
6.1.10.29 ALIMENTACION DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO
6.1.10.31 ALQUILER DE BIENES INMUEBLES
6.1.10.33 CAPACITACIONES Y CURSOS AL PERSONAL
ADMINISTRATIVO
6.1.20 GASTOS CONSEJERÍA ESTUDIANTIL
6.1.20.01 GASTOS DE SUELDOS Y SALARIOS PERSONAL DE
CONSEJERÍA ESTUDIANTIL
6.1.20.01.10 REMUNERACION SALARIAL
6.1.20.02 BENEFICIOS SOCIALES
6.1.20.02.20 DECIMO CUARTO SUELDO
6.1.20.03 APORTES AL IESS
6.1.20.03.10 APORTES PATRONAL PERSONAL DE CONSEJERÍA
6.1.20.03.12 FONDO RESERVA (DEPOSITADO EN EL IESS) CONSEJERIA
125
6.1.20.05 SUMINISTROS DEL DPTO MEDICO
6.1.20.06 MEDICINAS DEL DPTO MEDICO
6.1.20.07 CAPACITACIONES Y CURSOS PERSONAL DE CONSEJERÍA
6.1.20.09 HONORARIOS PROFESIONALES - PERSONAL DE
CONSEJERÍA
6.1.30 GASTOS FINANCIEROS
6.1.30.10 GASTOS DE INTERESES
6.1.30.10.01 GASTOS DE INTERESES
6.1.30.20 GASTOS POR COMISIONES
6.1.30.20.01 GASTOS BANCARIOS
TOTAL DE GASTOS OPERACIONALES
Nota: Información elaborada por el autor
Mediante esta estructura amplia los Costos y Gastos pueden ser controlados de forma efectiva y
se comprende con claridad donde se han priorizados las inversiones de la institución. Los
cambios realizados se pueden evidenciar en la siguiente comparativa:
Tabla No. 17: Comparativa de los cambios en la estructura del Estado del Resultado Integral
ESTRUCTURA DEL ESTADO DEL RESULTADO INTEGRAL
Antes Después
INGRESOS INGRESOS
INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS
SERVICIOS EDUCATIVOS SERVICIOS EDUCATIVOS
Servicios Educativos Prestados Matriculas
Pensiones Educativas
COSTOS Y GASTOS OPERACIONALES COSTOS EDUCATIVOS
Sueldos y Salarios Sueldos Educativos
Beneficios Sociales Sueldos Autoridades
Aportes al IESS Sueldos Docentes
Honorarios Profesionales Sueldos Personal de Apoyo Docente
Servicios Prestados Aportes Al IESS
Gastos en Mantenimiento Aporte Patronal de Autoridades
Combustibles, Repuestos y Lubricantes de Vehículos Aporte Patronal de Docentes
Suministros y Materiales Aporte Patronal Personal de Apoyo Docente
Servicios Básicos Fondo de Reserva de Autoridades
Papelería y Útiles Educativos Fondo de Reserva de Docentes
126
Depreciación de Activos Fondo de Reserva Personal De Apoyo Docente
Alquiler de Bienes Inmuebles Beneficios Sociales de Personal Educativo
Décimo Tercer Sueldo
Décimo Cuarto Sueldo
Depreciación de Equipos Educativos
Depreciación de Equipos Computo Educativo
Depreciación de Mobiliario Educativo
Depreciación de Equipos Infra. Educativa
Depreciación de Vehículos y Expresos Escolares
Suministros didácticos
Suministros y Materiales Informáticos
Equipamiento y Operación de Bibliotecas
Costos Actividades Extracurriculares
Mantenimiento de Infraestructura Educativa
Mantenimiento Canchas y Áreas Recreativas
Mantenimiento Laboratorios Educativos
Mantenimiento de Vehículos y Expresos Escolares
Combustibles y Lubricantes de Vehículos y Expresos
Repuestos y Accesorios de Vehículos y Expresos Escolares
Seguros y Reaseguros de Vehículos y Expresos Escolares
Papelería y Útiles Educativos
Costo de Software Educativo y sus Licencias
Honorarios Profesores de Clubes Educativos
GASTOS OPERACIONALES
GASTOS ADMINISTRATIVOS
Gastos de Sueldos y Salarios
Remuneración Salarial Personal Administrativo
Beneficios Sociales del Personal Administrativo
Décimo Tercer Sueldo
Décimo Cuarto Sueldo
Aportes Al IESS
Aporte Patronal Personal Administrativo
Fondo de Reserva Personal Administrativo
IECE – SECAP
Gastos de Uniformes
Servicios Prestados
Seguros y Reaseguros
Honorarios a Personas Naturales
Mantenimiento y Reparaciones
Mantenimiento de Oficinas
Mantenimiento de Equipos de Oficina
Mantenimiento de Equipos de Computación
Mantenimiento de Áreas Verdes
Mantenimiento de Vehículos
Papelería y Útiles
Suministros y Materiales
Promoción y Publicidad
Combustibles
Transporte y Movilización
Gastos de Viajes
127
Servicios Básicos
Gastos de Energía
Gastos de Teléfono
Gastos de Internet
Gastos de Telefonía Celular
Depreciaciones Activos Administrativos
Depreciación de Muebles y Enseres
Depreciación de Equipos de Oficina
Depreciación de Equipos de Computo
Alimentación del Personal Administrativo
Alquiler de Bienes Inmuebles
Capacitaciones y Cursos al Personal Administrativo
GASTOS CONSEJERÍA ESTUDIANTIL
Sueldos y Salarios Personal de Consejería Estudiantil
Remuneración Salarial
Beneficios Sociales
Décimo Cuarto Sueldo
Aportes Al IESS
Aportes Patronal Personal de Consejería
Suministros del Dpto. Medico
Medicinas del Dpto. Medico
Capacitaciones y Cursos Personal de Consejería
Honorarios Profesionales - Personal de Consejería
GASTOS FINANCIEROS
Gastos de Intereses
Gastos por Comisiones
Gastos Bancarios
Nota: Información obtenida de la Unidad Educativa Particular Gregoriano
128
CONCLUSIONES
Los procesos contables y presupuestarios de la entidad pertenecen a un área
administrativa, liderada por un contador externo, que no se encuentra formalmente
conformada en la estructura de la entidad, por lo cual no se encuentran incluidos dentro
del Manual de Procesos Institucionales. Estos procesos no cuentan con un diagramación
específica que determine los recursos, responsables, documentos y controles adecuados
que aseguren la integridad de la información financiera.
Los Estados Financieros se elaboran de forma anual y su estructura no contiene un nivel
de cuentas que permita interpretar los datos y proporcionen información relevante para
elaborar y comparar el presupuesto operativo de costos educativos.
La información financiera que procede de los procesos contables establecidos, no es útil
para la elaborar y medir el nivel de cumplimiento del presupuesto operativo. La
administración ha tenido desarrollar el proceso presupuestario en base a sus propios
criterios financieros, lo que dificulta que la Autoridad Educativa la ubique en un rango
elevado que permita incrementar los valores por los servicios educativos prestados. De
igual forma, al no contar con notas explicativas y anexos informativos, no cuenta con
herramientas apropiadas para la correcta toma de decisiones financieras.
129
RECOMENDACIONES
Para evitar errores, fraudes y sesgos relevantes de información se recomiendo
reestructurar los procesos, incluyendo niveles de revisión, flujos adecuados y mayores
controles, los cuales deben ser incluidos dentro del Manual de Procedimientos
Institucionales y ser revisados y actualizados de forma continua.
La elaboración mensual de Estados Financieros con un plan contable extenso y
adaptado al presupuesto operativo, permitirá obtener información financiera oportuna
y relevante que cumpla con las características cualitativas que determinan las normas
contables. Al mismo tiempo facilitará el seguimiento y control del presupuesto
operativo.
La información financiera debe incluir notas explicativas e interpretaciones adecuadas
para la administración en el momento de su presentación, que sirvan de apoyo al
proceso de toma de decisiones. Adicionalmente la parte contable debe establecer un
glosario de términos financieros para aquellas cuentas y partidas presupuestarias que
resulten nuevas y confusas para la administración. De esta forma se pueden evaluar
con mayor periodicidad el nivel de cumplimiento del presupuesto y asegurar que en el
momento de la evaluación gubernamental se ubique en un mejor rango educativo.
130
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name%3d%27Reportes%27%5d%2ffolder%5b%40name%3d%27Variable%27%5d%2freport%5b
%40name%3d%27N%C3%BAmero%20de%20Compa%C3%B1%C3%ADas%20por%20Var
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name%3d%27Societario%27%5d%2ffolder%5b%40name%3d%27Reportes%27%5d%2freport%5
b%40name%3d%27ind_finan_x_rama%27%5d&ui.name=ind_finan_x_rama&
ANEXOS
Anexo 1: Plan de Cuentas
UNIDAD EDUCATIVA "GREGORIANO"
PLAN DE CUENTAS
Código Cuenta Nombre de la Cuenta Tipo
1 ACTIVO D
1.1 ACTIVO CORRIENTE D
1.1.10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES D
1.1.10.10 CAJA GENERAL D
1.1.10.10.01 CAJA 01 D
133
1.1.10.20 CAJA CHICA D
1.1.10.20.01 CAJA CHICA BLOQUE 1 D
1.1.10.20.01 CAJA CHICA BLOQUE 2 D
1.1.10.30 BANCOS D
1.1.10.30.01 BANCOS 1 D
1.1.10.30.02 BANCOS 2 D
1.1.20 ACTIVOS FINANCIEROS D
1.1.20.10 INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORALES D
1.1.20.20 CUENTAS POR COBRAR - CLIENTES D
1.1.20.20.01 CLIENTE 1 D
1.1.20.30 CUENTAS POR COBRAR - RELACIONADOS D
1.1.20.30.01 EMPRESA RELACIONADA 1 D
1.1.20.40 CHEQUES DEVUELTOS D
1.1.20.40.01 CLIENTE 1 D
1.1.20.50 OTRAS CUENTAS POR COBRAR D
1.1.20.50.01 PRESTAMOS A EMPLEADOS D
1.1.40 PAGOS POR ANTICIPADO D
1.1.40.10 SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO D
1.1.40.20 ARRIENDOS PAGADOS POR ANTICIPADO D
1.1.40.30 OTROS ANTICIPOS ENTREGADOS D
1.1.40.30.01 ANTICIPOS A EMPLEADOS D
1.1.50 ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES D
1.1.50.10 IMPUESTOS PAGADOS D
1.1.50.10.01 IVA PAGADO D
1.1.50.10.02 RETENCION DEL IVA D
1.1.50.10.03 RETENCION EN LA FUENTE D
1.1.50.10.04 CREDITO TRIBUTARIO DEL IVA D
1.1.50.10.05 CRÉDITO TRIBUTARIO DEL IMPUESTO A LA RENTA D
1.1.90 OTROS ACTIVOS CORRIENTES D
1.2 ACTIVO NO CORRIENTE D
1.2.10 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO D
1.2.10.50 MUEBLES Y ENSERES D
1.2.10.50.01 MUEBLES Y ENSERES ADMINISTRATIVOS D
1.2.10.50.02 MOBILIARIO EDUCATIVO D
1.2.10.60 EQUIPOS DE OFICINA D
1.2.10.60.01 EQUIPOS DE OFICINAS ADMINISTRATIVAS D
1.2.10.60.02 EQUIPOS DE INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA D
1.2.10.70 EQUIPOS DE COMPUTACION D
1.2.10.70.01 EQUIPOS DE OFICINAS ADMINISTRATIVAS D
1.2.10.70.02 EQUIPOS DE COMPUTACION DESTINADOS A LA EDUCACION D
1.2.10.80 VEHICULOS D
1.2.10.80.01 VEHICULOS ADMINISTRATIVOS D
1.2.10.80.02 VEHÍCULOS Y EXPRESOS DESTINADOS A LAS ACTIVIDADES EDUCATIVAS
1.2.10.90 DEPRECIACION ACUMULADA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO A
1.2.10.90.01 DEPRECIACION ACUMULADA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO A
1.2.10.99 DETERIORO ACUMULADO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO A
1.2.20 ACTIVO INTANGIBLE D
1.2.20.10 ACREDITACIONES INTERNACIONALES DE CALIDAD EDUCATIVA D
1.2.20.20 ACREDITACIONES INTERNACIONALES DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
1.2.30 OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES D
134
1.2.30.10 GASTOS PREOPERACIONALES D
2 PASIVO A
2.1 PASIVO CORRIENTE A
2.1.10 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR A
2.1.10.10 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR-LOCALES A
2.1.10.10.01 CUENTAS POR PAGAR 1 A
2.1.10.20 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR-DEL EXTERIOR A
2.1.10.20.01 CUENTAS POR PAGAR 1 A
2.1.20 OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS A
2.1.20.10 OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS-LOCALES A
2.1.20.10.01 BANCO 1 A
2.1.30 PROVISIONES A
2.1.30.10 PROVISIÓN CUENTAS INCOBRABLES A
2.1.30.20 PROVISIÓN POR DETERIORO DEL VALOR DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO A
2.1.30.30 PROVISIÓN POR JUBILACIÓN PATRONAL A
2.1.30.40 PROVISIÓN PARA DESAHUCIO A
2.1.30.50 PROVISIÓN POR VALOR NETO DE REALIZACIÓN DE INVENTARIOS A
2.1.30.60 PROVISIÓN POR DETERIORO DEL VALOR DE LOS ACTIVOS A
2.1.30.70 OTRAS PROVISIONES A
2.1.40 OTRAS OBLIGACIONES CORRIENTES A
2.1.40.10 DEUDAS TRIBUTARIAS A
2.1.40.10.01 IVA COBRADO A
2.1.40.10.02 RETENCION DEL IVA POR PAGAR A
2.1.40.10.03 RETENCION EN LA FUENTE POR PAGAR A
2.1.40.10.04 IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR A
2.1.40.20 APORTES AL IESS A
2.1.40.20.01 APORTES PERSONALES AL IESS A
2.1.40.20.02 APORTES PATRONALES AL IESS A
2.1.40.20.03 PRESTAMOS QUIROGRAFARIOS A
2.1.40.20.04 PRESTAMOS HIPOTECARIOS A
2.1.40.20.05 FONDOS DE RESERVA A
2.1.40.30 BENEFICIOS SOCIALES DE LEY A EMPLEADOS A
2.1.40.30.01 DECIMO TERCERO A
2.1.40.30.02 DECIMO CUARTO A
2.1.40.30.03 VACACIONES A
2.1.40.30.04 FONDO DE RESERVA A
2.1.40.40 PARTICIPACION DE UTILIDADES A TRABAJADORES A
2.1.40.40.01 PARTICIPACION DE UTILIDADES A TRABAJADORES A
2.1.40.50 DIVIDENDOS POR PAGAR A
2.1.40.60 ANTICIPOS DE CLIENTES A
2.1.40.60.01 ANTICIPOS DE CLIENTES LOCALES A
2.1.40.70 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS A
2.1.99 OTROS PASIVOS CORRIENTES A
2.2 PASIVO NO CORRIENTE A
2.2.10 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR A LARGO PLAZO A
2.2.20 OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS A
2.2.30 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS - RELACIONADAS A
2.2.30.01 LOCALES A
2.2.30.01.01 PRESTAMOS DE ACCIONISTAS A LARGO PLAZO A
2.2.40 OTRAS PROVISIONES NO CORRIENTES A
135
2.2.90 OTROS PASIVOS NO CORRIENTES A
3 PATRIMONIO A
3.1 CAPITAL A
3.1.10 CAPITAL SOCIAL A
3.1.10.10 CAPITAL SOCIAL SUSCRITO A
3.1.10.10.10 ACCIONISTA 1 A
3.1.10.10.20 ACCIONISTA 2 A
3.1.20 APORTES PARA FUTURA CAPITALIZACION A
3.3 RESERVAS A
3.3.30 RESERVAS A
3.3.30.10 RESERVA LEGAL A
3.3.30.20 RESERVA FACULTATIVA A
3.3.30.30 RESERVA DE CAPITAL A
3.3.30.40 OTRAS RESERVAS A
3.3.40 OTROS RESULTADOS INTEGRALES A
3.3.50 RESULTADOS ACUMULADOS A
3.3.50.10 GANANCIAS ACUMULADAS A
3.3.50.10.01 GANANCIAS ACUMULADAS A
3.3.50.20 PERDIDAS ACUMULADAS D
3.3.50.20.01 PERDIDAS ACUMULADAS D
3.3.50.30 RESULTADOS DEL EJERCICIO ACTUAL A
3.3.50.30.01 GANANCIA DEL EJERCICIO A
3.3.50.30.02 PERDIDA DEL EJERCICIO A
4 INGRESOS A
4.1 INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS A
4.1.10 SERVICIOS EDUCATIVOS A
4.1.10.10 SERVICIOS EDUCATIVOS A
4.1.10.10.01 MATRICULAS A
4.1.10.10.02 PENSIONES EDUCATIVAS A
5 COSTOS EDUCATIVOS D
5.1 COSTOS EDUCATIVOS D
5.1.10 COSTOS EDUCATIVOS D
5.1.10.01 SUELDOS EDUCATIVOS D
5.1.10.01.01 SUELDOS AUTORIDADES D
5.1.10.01.02 SUELDOS DOCENTES D
5.1.10.01.03 SUELDOS PERSONAL DE APOYO DOCENTE D
5.1.10.02 APORTES AL IESS D
5.1.10.02.01 APORTE PATRONAL DE AUTORIDADES D
5.1.10.02.02 APORTE PATRONAL DE DOCENTES D
5.1.10.02.03 APORTE PATRONAL PERSONAL DE APOYO DOCENTE D
5.1.10.02.04 FONDO DE RESERVA DE AUTORIDADES D
5.1.10.02.05 FONDO DE RESERVA DE DOCENTES D
5.1.10.02.06 FONDO DE RESERVA PERSONAL DE APOYO DOCENTE D
5.1.10.03 BENEFICIOS SOCIALES DE PERSONAL EDUCATIVO D
5.1.10.03.01 DECIMO TERCER SUELDO D
5.1.10.03.02 DECIMO CUARTO SUELDO D
5.1.10.03.03 VACACIONES D
5.1.10.03.04 BONIFICACIONES POR AÑOS DE TRABAJO D
5.1.10.04 OTROS BENEFICIOS AL PERSONAL EDUCATIVO D
5.1.10.05 DEPRECIACION DE EQUIPOS EDUCATIVOS D
136
5.1.10.05.01 DEPRECIACION DE EQUIPOS COMPUTO EDUCATIVO D
5.1.10.05.02 DEPRECIACION DE MOBILIARIO EDUCATIVO D
5.1.10.05.03 DEPRECIACION DE EQUIPOS INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA D
5.1.10.05.04 DEPRECIACION DE EQUIPOS DE COMPUTO D
5.1.10.05.05 DEPRECIACION DE VEHICULOS Y EXPRESOS ESCOLARES D
5.1.10.05.06 DEPRECIACION DE MAQUINARIAS Y EQUIPOS D
5.1.10.06 SUMINISTROS DIDÁCTICOS D
5.1.10.07 SUMINISTROS Y MATERIALES INFORMATICOS D
5.1.10.08 EQUIPAMIENTO Y OPERACIÓN DE BIBLIOTECAS D
5.1.10.09 COSTOS ACTIVIDADES EXTRACURRICULARES D
5.1.10.10 CAPACITACIONES Y CURSOS AL PERSONAL DOCENTE D
5.1.10.11 MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA D
5.1.10.12 MANTENIMIENTO CANCHAS Y AREAS RECREATIVAS D
5.1.10.13 MANTENIMIENTO LABORATORIOS EDUCATIVOS D
5.1.10.14 MANTENIMIENTO DE VEHICULOS Y EXPRESOS ESCOLARES D
5.1.10.14.01 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES DE VEHICULOS Y EXPRESOS D
5.1.10.14.02
REPUESTOS Y ACCESORIOS DE VEHICULOS Y EXPRESOS
ESCOLARES D
5.1.10.14.03
SEGUROS Y REASEGUROS DE VEHICULOS Y EXPRESOS
ESCOLARES D
5.1.10.15 PAPELERIA Y UTILES EDUCATIVOS D
5.1.10.16 ALIMENTACION AL PERSONAL DOCENTE D
5.1.10.17 COSTO DE SOFTWARE EDUCATIVO Y SUS LICENCIAS D
5.1.10.18 HONORARIOS PROFESORES DE CLUBES EDUCATIVOS D
5.1.10.19 GASTOS POR SEGURIDAD DE INFRA. EDUCATIVA D
6 GASTOS D
6.1 GASTOS OPERACIONALES D
6.1.10 GASTOS ADMINISTRATIVOS D
6.1.10.01 GASTOS DE SUELDOS Y SALARIOS D
6.1.10.01.10 REMUNERACION SALARIAL PERSONAL ADMINISTRATIVO D
6.1.10.01.20 HORAS EXTRAS D
6.1.10.02 BENEFICIOS SOCIALES DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO D
6.1.10.02.10 DECIMO TERCER SUELDO D
6.1.10.02.20 DECIMO CUARTO SUELDO D
6.1.10.02.30 VACACIONES D
6.1.10.02.31 BONIFICACION POR AÑOS DE SERVICIO D
6.1.10.03 APORTES AL IESS D
6.1.10.03.01 APORTE PATRONAL PERSONAL ADMINISTRATIVO D
6.1.10.03.02 FONDO DE RESERVA PERSONAL ADMINISTRATIVO D
6.1.10.03.03 FONDO RESERVA (DEPOSITADO AL IESS) ADMINISTRATIVO D
6.1.10.03.04 IECE – SECAP D
6.1.10.04 GASTOS DE UNIFORMES D
6.1.10.05 SERVICIOS PRESTADOS D
6.1.10.06 SEGUROS Y REASEGUROS D
6.1.10.07 HONORARIOS A PERSONAS NATURALES D
6.1.10.08 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES D
6.1.10.08.01 MANTENIMIENTO DE OFICINAS D
6.1.10.08.02 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE OFICINA D
6.1.10.08.03 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTACION D
6.1.10.08.04 MANTENIMIENTO DE AREAS VERDES D
6.1.10.08.05 MANTENIMIENTO DE VEHICULOS D
137
6.1.10.09 PAPELERIA Y UTILES D
6.1.10.10 SUMINISTROS Y MATERIALES D
6.1.10.11 ARRENDAMIENTO OPERATIVO D
6.1.10.12 COMISIONES PAGADAS D
6.1.10.13 PROMOCION Y PUBLICIDAD D
6.1.10.14 COMBUSTIBLES D
6.1.10.15 LUBRICANTES D
6.1.10.16 TRANSPORTE Y MOVILIZACIÓN D
6.1.10.17 GASTOS DE GESTION D
6.1.10.18 GASTOS DE VIAJES D
6.1.10.19 SERVICIOS BASICOS D
6.1.10.19.01 GASTOS DE AGUA D
6.1.10.19.02 GASTOS DE ENERGIA D
6.1.10.19.03 GASTOS DE TELEFONO D
6.1.10.19.04 GASTOS DE INTERNET D
6.1.10.19.05 GASTOS DE TELEFONIA CELULAR D
6.1.10.20 NOTARIOS Y REGISTRADORES DE LA PROPIEDAD D
6.1.10.21 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS D
6.1.10.21.01 IMPUESTOS MUNICIPALES D
6.1.10.21.02 IMPUESTO A LA JUNTA DE BENEFICENCIA D
6.1.10.21.03 IMPUESTO AL HOSPITAL UNIVERSITARIO D
6.1.10.21.04 IMPUESTO A LA SALIDA DE DIVISAS (ISD) D
6.1.10.21.05 CONTRIBUCION AL CUERPO DE BOMBEROS D
6.1.10.22 DEPRECIACIONES ACTIVOS ADMINISTRATIVOS D
6.1.10.22.01 DEPRECIACION DE INSTALACIONES D
6.1.10.22.02 DEPRECIACION DE MUEBLES Y ENSERES D
6.1.10.22.03 DEPRECIACION DE EQUIPOS DE OFICINA D
6.1.10.22.04 DEPRECIACION DE EQUIPOS DE COMPUTO D
6.1.10.22.05 DEPRECIACION DE VEHICULOS D
6.1.10.22.06 DEPRECIACION DE MAQUINARIAS Y EQUIPOS D
6.1.10.23 AMORTIZACIONES D
6.1.10.23.01 AMORTIZACION DE SISTEMAS DE COMPUTACION D
6.1.10.24 GASTO POR DETERIORO D
6.1.10.24.01 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO D
6.1.10.24.02 INVENTARIOS D
6.1.10.24.03 INSTRUMENTOS FINANCIEROS D
6.1.10.24.04 INTANGIBLES D
6.1.10.24.05 CUENTAS POR COBRAR D
6.1.10.24.06 OTROS ACTIVOS D
6.1.10.25 VALOR NETO DE REALIZACION DE INVENTARIO D
6.1.10.26 OTROS GASTOS ADMINISTRATIVOS D
6.1.10.27 REMUNERACIONES A OTROS TRABAJADORES AUTONOMOS D
6.1.10.28 SEGUROS Y REASEGUROS D
6.1.10.29 ALIMENTACION DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO D
6.1.10.30 REPUESTOS Y ACCESORIOS DE VEHICULOS D
6.1.10.31 ALQUILER DE BIENES INMUEBLES D
6.1.10.32 GASTOS INTEMPESTIVOS D
6.1.10.32.01 CANASTAS NAVIDEÑAS A EMPLEADOS D
6.1.10.32.02 OBSEQUIOS Y AGASAJOS NAVIDEÑOS A EMPLEADOS D
6.1.10.33 CAPACITACIONES Y CURSOS AL PERSONAL ADMINISTRATIVO D
138
6.1.20 GASTOS CONSEJERÍA ESTUDIANTIL D
6.1.20.01 GASTOS DE SUELDOS Y SALARIOS PERSONAL DE CONSEJERÍA ESTUDIANTIL D
6.1.20.01.10 REMUNERACION SALARIAL D
6.1.20.01.20 HORAS EXTRAS D
6.1.20.02 BENEFICIOS SOCIALES D
6.1.20.02.10 DECIMO TERCER SUELDO D
6.1.20.02.20 DECIMO CUARTO SUELDO D
6.1.20.02.40 VACACIONES D
6.1.20.02.50 FONDO DE RESERVA D
6.1.20.03 APORTES AL IESS D
6.1.20.03.10 APORTES PATRONAL PERSONAL DE CONSEJERÍA D
6.1.20.03.11 FONDO DE RESERVA PERSONAL DE CONSEJERÍA D
6.1.20.03.12 FONDO RESERVA (DEPOSITADO EN EL IESS) CONSEJERIA D
6.1.20.04 GASTOS EQUIPAMIENTO DEL DPTO.MEDICO D
6.1.20.05 SUMINISTROS DEL DPTO MEDICO D
6.1.20.06 MEDICINAS DEL DPTO MEDICO D
6.1.20.07 CAPACITACIONES Y CURSOS PERSONAL DE CONSEJERÍA D
6.1.20.08 COMISIONES PAGADAS D
6.1.20.09 HONORARIOS PROFESIONALES PERSONAL DE CONSEJERÍA D
6.1.30 GASTOS FINANCIEROS D
6.1.30.10 GASTOS DE INTERESES D
6.1.30.10.01 GASTOS DE INTERESES D
6.1.30.20 GASTOS POR COMISIONES D
6.1.30.20.01 GASTOS BANCARIOS D
6.1.30.30 GASTOS DE FINANCIAMIENTO DE ACTIVOS D
6.1.30.40 DIFERENCIA EN CAMBIO D
6.1.30.50 OTROS GASTOS FIANCIEROS D
6.1.40 OTROS GASTOS D
6.1.90 OTROS D
6.2 CIERRE DE EJERCICIO D
6.2.10 CIERRE DE EJERCICIO ANUAL D
6.2.10.10 PARTICIPACION DE TRABAJADORES D
6.2.10.10.10 PARTICIPACION DE TRABAJADORES D
6.2.10.20 IMPUESTO A LA RENTA D
6.2.10.20.10 IMPUESTO A LA RENTA D
6.2.10.30 RESERVA LEGAL D
6.2.10.30.10 RESERVA LEGAL D
Anexo 2: Glosario de Términos Contables
139
Sueldos, Salarios, Beneficios Sociales y Aportes al IESS de Autoridades Educativas y
Directivos.- Incluye las remuneraciones mensuales a percibir, aportes al IESS, décimo tercera y
décimo cuarta remuneración, horas extras, vacaciones, jubilación patronal, licencias por
enfermedad, maternidad o paternidad, pago de utilidades y demás beneficios a las Autoridades
y Directivos, pagados por el empleador en los montos y fechas que determine la legislación
laboral del país,
Se puede incluir como Autoridades Educativas de la Institución, según el Art. 42 del
Reglamento de la Ley Orgánica de Educación Intercultural a los siguientes: El Rector, El
Vicerrector, El Inspector general y el Subinspector general.
Sueldos y Salarios, Beneficios Sociales y Aporte Patronal de Docentes y personal de
apoyo docente.- Dentro de este concepto se estiman todos los costos enumerados en el párrafo
número 1 del punto anterior, que se han de cancelar a los docentes y personal de apoyo
pedagógico a los docentes, durante un periodo lectivo en conformidad con las leyes laborales y
tributarias.
El personal que se considere en este rubro deberá estar en concordancia al que se encuentra
registrado en los cuadros estadísticos de docentes que presenta la institución al Ministerio de
Educación en cada periodo lectivo.
140
Capacitaciones, cursos y talleres docentes.- Comprende los costos por formación y
actualización de conocimientos de la planta docente y de apoyo pedagógico, asumidos por la
Institución Educativa.
Las capacitaciones, talleres o cursos que se incluyen en este rubro puede pueden ser dictadas
por los miembros de la institución o capacitadores externos, dentro de sus instalaciones o en
centros académicos y su duración puede ser variable, sin embargo siempre deben guardar
relación con el perfil y cargo del empleado.
Operación y Mantenimiento de Equipos e Infraestructura.- Contiene los costos en que
se incurrirá por el uso y mantenimiento de equipos electrónicos, computacionales y mecánicos,
maquinarias, mobiliario educativo, edificios, salas e instalaciones destinados a la actividad
educativa.
Depreciación de equipos o amortización de la deuda para la compra de equipos o para
el financiamiento de Infraestructura.- Corresponde a la valoración monetaria del desgaste
periódico que sufren equipos electrónicos, computacionales y mecánicos, maquinarias,
mobiliario educativo, edificios, salas e instalaciones destinados exclusivamente a la actividad
educativa, debido a su constante uso.
Para calcular correctamente la depreciación, los activos fijos destinados a la gestión educativa
deben estar correctamente segregados de los otros activos fijos en los estados financieros.
141
Costo de Reposición de Inmuebles, Maquinaria, Equipos e Instalaciones, Equipo de
Computación y Software, Muebles y Enseres, Vehículos y Equipos de Transporte.-
Establece los valores en que se incurrirá para la adquisición de los Inmuebles, Maquinaria,
Equipos e Instalaciones, Equipo de Computación y Software, Muebles y Enseres, Vehículos y
Equipos de Transporte, destinados para la gestión educativa, dentro de un periodo lectivo,
estimando que posean iguales o similares características que a los activos actuales. Dentro del
costo de los edificios no se deben incluir el valor de los terrenos.
Depreciación Acumulada Inmuebles, Maquinaria, Equipos e Instalaciones, Equipo de
Computación y Software, Muebles y Enseres, Vehículos y Equipos de Transporte.-
Reconocimiento de la pérdida de valor periódica, que sufrirán los activos que sean adquiridos
para las actividades educativas.
Debido a la naturaleza de este rubro, debe ser incluido dentro del presupuesto, con signo
negativo, luego del costo de reposición. De la resta entre el costo de reposición y la
depreciación acumulada se obtendrá la provisión para la reposición de activos fijos destinados
al desarrollo de las actividades educativas.
Software Educativo.- Abarca los costos de compra de softwares, programas y aplicaciones
informáticas, que la institución adquiera para mejorar el proceso de aprendizaje de los
estudiantes.
142
Licencias.- Incluye el valor las licencias anuales o mensuales de softwares, programas y
aplicaciones informáticas que la institución utilice para el proceso de aprendizaje de los
estudiantes.
Suministros y Materiales Didácticos.- Representa la adquisición de suministros y
materiales que utilice el personal educativo (docentes y de apoyo docente) para el proceso de
construcción del aprendizaje dentro de las aulas.
Suministros y Materiales Informáticos.- Comprende los valores de los suministros y
materiales que se utilicen para desarrollar trabajos informáticos que aporten a proceso de
aprendizaje de los estudiantes.
Equipamiento y Operación de Bibliotecas.- Establece los valores en que se incurrirá para
equipar, mantener y actualizar los libros, estantes y mobiliario de las bibliotecas de la
institución educativa.
Amortización por pago de Acreditaciones Internacionales Educativas.- Las instituciones
que se adhieran a los programas de acreditación de calidad educativa por parte de organismos
internacionales, podrán amortizar los costos que se generen por estas gestiones, siempre y
cuando la forma y cuantía, se apeguen a lo establecido en las normas contables y tributarias.
143
Costos Periódicos Derivados.- Estimación anual del costo de las certificaciones
internacionales, sus costos derivados o cualquier otro tipo de costo que esté relacionado con
este concepto.
Actividades Extracurriculares.- Engloba todos los costos generados por actividades
académicas, culturales o deportivas, entre otras, que se desarrollen fuera del horario académico
o curricular y que aporten al proceso de desarrollo integral de los estudiantes.
Operación y mantenimiento de infraestructura y equipos.- Presenta los costos en que se
incurrirá para el mantenimiento y buen funcionamiento de equipos, maquinas, edificios, salas e
instalaciones, que no se destinen a la actividad educativa.
Depreciación de Infraestructura y Equipos.- Prevé el desgaste derivado del uso o vejez,
que sufrirán los equipos electrónicos, computacionales y mecánicos, maquinas, edificios, salas
e instalaciones, que no se destinan a la actividad educativa.
Para una correcta valoración de este rubro es recomendable que los activos no corrientes, que
se utilicen para gestiones administrativas no relacionadas con las actividades de educación, se
encuentren segregados de los otros activos dentro de los registros y estados financieros.
Costo de Reposición de Inmuebles, Maquinaria, Equipos e Instalaciones, Equipos de
Computación y Software, Muebles y Enseres, Vehículos y Equipos de Transporte.-
Determina los costos en que se incurrirá para la adquisición de activos, de igual o similares
características a los que se posean actualmente, que no sean utilizados para la actividad
144
educativa. Del valor de los edificios se debe excluir el monto de los terrenos donde se
encuentren ubicados.
Depreciación Acumulada de Inmuebles, Maquinaria, Equipos e Instalaciones, Equipos
de Computación y Software, Muebles y Enseres, Vehículos y Equipos de Transporte.-
Contiene la provisión de la pérdida de valor que sufrirán los activos adquiridos, que se
destinarán a las actividades que no guardan relación con la gestión educativa.
La resta entre los costos de reposición y la depreciación acumulada permitirá conocer la
provisión para la reposición de los activos fijos que no están destinados para las actividades
educativas para el periodo lectivo.
Aseguramiento de Equipos, Infraestructura General y de Responsabilidad Civil frente
a terceros.- Corresponde a los valores predestinados al aseguramiento de los equipos y la
Infraestructura.
Dentro de los daños que se podría considerar a los equipos se incluyen robos, daños o pérdidas
parciales o totales, y en cuanto a la infraestructura se estima el deterioro que pudiera sufrir por
siniestros, desastres naturales u otros imprevistos.
145
La responsabilidad civil corresponde a las indemnizaciones que pudiere verse obligada a
cancelar la institución, frente las afectaciones que puedan generar a terceras personas sus
equipos o infraestructura.
Sueldos, Salarios, Beneficios Sociales y Aportes Patronales al IESS del personal
administrativo.- Contiene las remuneraciones mensuales a percibir, aportes al IESS, décimo
tercera y décimo cuarta remuneración , horas extras, vacaciones, jubilación Patronal, licencias
por enfermedad, maternidad, o paternidad, pago de utilidades y demás beneficios a los
empleados administrativos que no guarden relación directa con la actividad educativa, según el
organigrama institucional, pagados por el empleador en los montos y fechas que determine la
ley.
Servicios Básicos.- Engloba las erogaciones para pagos por servicios de energía eléctrica,
agua potable, telefonía fija y celular e internet de un periodo lectivo.
Suministros y Materiales.- Contiene los gastos previstos en suministros, papelería,
materiales y otros similares que no tengan relación con las actividades educativas.
Amortización por pago de Certificaciones Internacionales.- En este rubro se estiman los
costos por acreditaciones de calidad administrativa que se obtengan de Organismos
Internacionales, siempre y cuando respeten los tiempos y porcentajes que establecen las normas
contables y tributarias del país.
146
Costos periódicos derivados.- Previsión anual del costo de las Certificaciones
Internacionales relacionadas con la gestión administrativa o sus relacionadas, sus costos
derivados u otros relacionados con este concepto.
Promoción y Publicidad.- Considera los gastos por las gestiones de promoción y
publicidad de los servicios educativos en los diversos medios de comunicación que se
encuentran en el mercado.
Sueldos, Salarios, Beneficios Sociales y Aportes Patronales al IESS del personal de
Consejería estudiantil.- Contiene las remuneraciones mensuales a percibir, aportes al IESS,
décimo tercera y décimo cuarta remuneración , horas extras, vacaciones, jubilación patronal,
licencias por enfermedad, maternidad o paternidad, pago de utilidades y demás beneficios que
reciben los psicólogos educativos, psicopedagogos, trabajadores sociales y demás profesionales
afines que laboran el departamento de consejería estudiantil.
Anexo 3: Modelo del Rol de Pagos para los trabajadores del Área Académica.
147
Anexo 4: Modelo del Rol de Pagos para los trabajadores del Área Administrativa.
1 Aguilar Montes Romina Solange AUT 0999999999 30
2 Alcivar Garcia Jorge Giovanny DTI 0999999999 30
3 Aveiga Pacheco Lida Drucila ADO 0999999999 30
4 Beckmann Andrade Gretta Maria DTI 0999999999 30
5 Beltran Vega Franklin Armando ADO 0999999999 30
Fecha de Corte: Guayaquil, _________________________
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
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1Buri Heredia Juana Del
RocíoADM 0999999999 30
2Castro Ramirez Edgardo
EnriqueADM 0999999999 30
3 Clavijo Constante Kathy DCE 0999999999 30
4 Cruz Licoa Gloria Azucena ADM 0999999999 30
5Espinoza García Sarita
VictoriaDCE 0999999999 30
Fecha de Corte: Guayaquil, _________________________
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
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Anexo 5: Control de Pago a Proveedores
149
Anexo 6: Anexo de Cuentas por Pagar
UNIDAD EDUCATIVA PARTICULAR GREGORIANO
ANEXO DE CUENTAS POR PAGAR
Proveedor: ______________________ R.U.C. : __________________
Días de
vencimiento Base 14% IVA Total
No.
Comprobante
de Retención
Fecha de
emisión
Comp.
Retención
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%Retención
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Tipo de
documento
Fecha de
recepción
Fecha de
emisión N.-
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