Universidad del Azuay

Facultad de Ciencias de la Administración.

Escuela de Contabilidad Superior.

“AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADO A LA COMPAÑIA INDU COLINA”

Tesis previa a la obtención del título de:

INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA.

Autores:

Ana Gabriela Andrade Mora

Johanna Elizabeth Angamarca Calle

Director:

Ing. CPA. Miriam López

Cuenca – Ecuador.

2011

INDUCOLINA CIA. LTDA.

I

DEDICATORIA

Esta es la primera vez que hago un trabajo tan extenso y que representa el comienzo de

una nueva etapa en mi vida como profesional, por lo que quiero expresar mi gratitud a

todos quienes, de una u otra manera, me han acompañado en esta larga jornada.

Con cariño dedico está investigación a mi esposo e hijos. A mis padres, hermano y

suegros que son los pilares fundamentales por su compresión y apoyo constante. A Dios

por haberme concedido un sueño y por inspirarme a levantarme cada día.

En especial a mi esposo Javier Rodas por brindarme su apoyo y acompañarme en este

proceso, por toda su comprensión, paciencia y fortaleza.

A mis dos hijos Francisco y Josué especialmente, que tuvo que soportar largas horas

sin mi compañía, sin poder entender, a su corta edad, por qué su madre prefería estar en

el aula y no jugando con él, pero su sonrisa me llenaba de ánimo y fuerzas.

A mis padres quienes participaron directa e indirectamente, de mi formación. Sin

ustedes esto tampoco habría sido posible.

Me faltaría hojas para agradecerles a todas las personas que cada día me hacían sentir

importante cuando se mostraban interesados del avance de mi tesis, a mis amigos y

compañeros por el afán mutuo de superación.

GABRIELA.

INDUCOLINA CIA. LTDA.

II

DEDICATORIA

A Dios Todopoderoso por haberme regalado su fe, fortaleza y ganas de ser constante y

perseverante y así obtener esté mi primer título de tantos por los que deseo optar y sobre

todo alcanzarlos.

A mis Padres Yolanda y Manuel, por ser las personas más importantes,

incondicionales y grandes que han estado a mi lado brindándome cariño, comprensión,

y lo más importante su amor, enseñarme que tengo que luchar siempre para lograr el

sueño. Ustedes a más de ser mis padres y mis guías son mis amigos incondicionales

que nunca me fallaran los Amó papis queridos.

A mis grandes monstruos mis hermanos Estalin y Carol, por ser siempre el motor de

mi vida, que me ayudan a luchar y a ser mejor cada día son los mejores hermanos,

amigos, y cómplices de cada una de mis travesuras les quiero ñaños del alma.

A una persona muy especial en mi vida, que llego en el momento propicio, que desde el

día que formo parte de mi vida ha estado a mi lado en los buenos, malos y peores

momentos, brindándome sus palabras de aliento y su mano para levantarme

nuevamente, a ti Esteban Vélez.

A toda mi familia por ser muy especiales y que de una u otra forma contribuyeron en

este logro. Gracias por apoyarme en el trascurso de mi vida universitaria no los

defraudare.

JOHANNA

INDUCOLINA CIA. LTDA.

III

AGRADECIMIENTO

El presente trabajo de tesis, primeramente nos gustaría agradecer a Dios, por

bendecirnos para llegar hasta donde hemos llegado, porque ha hecho realidad este

sueño tan anhelado por nosotras.

A la Universidad del Azuay, por darnos la oportunidad de estudiar y ser unas

profesionales.

A nuestra directora de Tesis Ing. CPA. Miriam López, por su esfuerzo y dedicación,

quien con sus conocimientos, experiencia, paciencia y motivación ha logrado en

nosotras culminar nuestros estudios con éxito.

Nos gustaría agradecer a nuestros profesores que estuvieron apoyándonos durante

nuestra carrera profesional, porque todos han aportado con un granito de arena en

nuestra formación, en especial al Ing. Miguel Ángel Arpi, por su visión crítica de

muchos aspectos cotidianos de la vida, y al Eco. Teodoro Cubero, por su rectitud en

su profesión como docente, por sus consejos, que nos ha ayudado a formarnos como

personas investigadoras.

A la Empresa INDUCOLINA CIA. LTDA., a sus funcionarios, directivos y

empleados que nos brindaron las facilidades necesarias para realizar nuestro trabajo de

investigación.

Gabriela Andrade

Johanna Angamarca

INDUCOLINA CIA. LTDA.

IV

RESPONSABILIDAD

Las ideas y conceptos emitidos en el presente trabajo son de exclusiva

responsabilidad de los autores.

_____________________ _______________________

Ana Gabriela Andrade Mora Johanna Elizabeth Angamarca Calle

INDUCOLINA CIA. LTDA.

V

RESUMEN

El presente trabajo consiste en la Auditoría de Gestión a la Empresa

INDUCOLINA CIA. LTDA., en la cual analizamos sus aspectos generales, el

marco teórico relativo a la auditoría de gestión en el sector privado, y

desarrollamos las cinco fases de auditoría, emitiéndose conclusiones y

recomendaciones.

Los subcomponentes analizados son: Contratación y Seguimiento del Personal,

Recuperación de Cartera, Recepción y Control de Materia Prima; durante el

periodo del 01 de Enero al 31 de Mayo del 2011 donde se evalúa el control

interno a base del modelo CORRE; el cumplimiento de metas y objetivos así

como establecer si se ha cumplido con toda la normativa legal.

INDUCOLINA

VI

INDICE

DEDICATORIA II

AGRADECIMIENTOS IV

RESPONSABILIDAD V

RESUMEN XII

ABSTRACT XIII

INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………01

CAPÍTULO ………………………………………………...…………………………02

INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………02

1. ASPECTOS GENERALES DE LA COMPAÑÍA INDU COLINA.

1.1. ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA COMPAÑÍA INDU COLINA….....03

1.2. DATOS GENERALES DE LACOMPAÑÍA INDU COLINA………......…......03

1.3. DESCRIPCIÓN DE LA COMPAÑÍA INDU COLINA……………...…...…....04

1.3.1. Ubicación…………………………………………………….………..…05

1.3.2. Objetivos de la Entidad…………………………………………………..05

1.3.3. Actividad Principal de la COMPAÑÍA INDU COLINA……………......05

1.3.4. Misión………………………………………………………....................06

1.3.5. Visión……………..…………………………………….……..……........06

1.3.6. Orgánico Funcional y Organigrama……………………………..............06

1.3.6.1. Orgánico Funcional…………….……………………………06

1.3.6.2. Organigrama…………………..…………….........................08

1.3.7. Recursos………………………………….……………………………..11

1.3.7.1. Humanos…………………….……………………….……...11

1.3.7.2. Recursos Materiales….…………………….…………..........12

1.3.7.3. Recursos Financieros…………………………………..……13

INDUCOLINA

VII

CAPITULO II………………………………………………………………………19

INTRODUCCIÓN……………………………..………………………...................19

2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN EN LAS INSTITUCIONES

PRIVADAS.

2.1.GENERALIDADES…………………………………….…………………...........20

2.2. JURISPRUDENCIA Y REGLAMENTACIÓN EN GENERAL…………..........20

2.3. DEFINICIÓN DE AUDITORÍA DE GESTIÓN…………………………………21

2.3.1. Propósitos y Objetivos………………………………………………....21

2.3.1.1. Propósitos………………..………...…………………...........21

2.3.1.2. Objetivos…………………...………………………………..22

2.3.2. Alcance……………………………….….…………………………...22

2.3.3. Enfoque………………………………...……………………………..22

2.3.4. Herramientas de la Auditoría de Gestión………………….………….22

2.3.4.1. Equipo Multidisciplinario………………………..…….....24

2.3.4.2. Control Interno……………………………………………...24

2.3.4.2.1. Componentes del Sistema de Control Interno……………..25

2.3.4.3. Riesgos de Auditoría de Gestión………………………….28

2.3.4.4. Muestreo en la Auditoría de Gestión……………………..29

2.3.4.5. Evidencias Suficientes y Competentes……………………29

2.3.4.5.1. Clases de Evidencias……………………………....30

2.3.4.6. Técnicas Utilizadas……………………………………….30

2.3.4.7. Papeles de Trabajo………………………………………..33

2.3.4.8. Parámetros e Indicadores de Gestión……………….…….34

2.4. FASES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN…………………………………...37

2.4.1. Fase I: Conocimiento Preliminar……………………………………..38

2.4.2. Fase II:Planificación………………………………………………….39

2.4.3. Fase III: Ejecución……………………………………………………40

2.4.4. Fase IV: Comunicación de Resultados……………………………….41

2.4.5. Fase V: Seguimiento………………………………………….……....42

INDUCOLINA

VIII

CAPÍTULO III……………………………………………………………….…….43

INTRODUCCIÓN……………………………………………………..……..…….43

3. APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA COMPAÑÍA INDU

COLINA.…………………………….........................................................................44

3.1.FASE I. CONOCIMIENTO PRELIMINAR………………………………...........44

3.1.1. ORDEN DE TRABAJO PRELIMINAR DE LA AUDITORÍA………….44

3.1.2. CÈDULA NARRATIVA………………………………………………....45

3.1.3. VISITA PREVIA………………………………………………………....48

3.1.4. INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD………………………………….....50

3.1.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL……………………………….......51

3.1.6. INDICADORES DE GESTIÓN……………………………………….....52

3.1.7. ANÀLISIS FODA DE LA COMPAÑÍA INDU COLINA…………..........57

3.1.8. CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN PRELIMINAL DEL SISTEMA

DE CONTROL INTERNO DE LA COMPAÑÍA INDU COLINA………58

3.1.9. MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y

RIESGO…………………………………………………………………...68

3.1.10. INFORME DE EVALUACIÓN PRELIMINAR DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO……………………………………….…………...71

3.1.11. OBJETIVOS, ALCANCE, ENFOQUE, Y SUBCOMPONENTES A

AUDITAR.………………..………………….............................................77

3.1.11.1. OBJETIVOS…………………………….………………………………77

3.1.11.1.1. OBJETIVO GENERAL………………..…………………………….77

3.1.11.1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS……………..………………………….77

3.1.11.2. ALCANCE…………………………..…………………………….…….77

3.1.11.3. ENFOQUE………………..……………………………………….…….78

3.1.11.4. SUBCOMPONENTES…..………………………………………….…..78

3.2.FASE II. PLANIFICACIÓN………………………….……………………….......79

3.2.1. ORDEN DE TRABAJO DEFINITIVA……………………………….......79

INDUCOLINA

IX

3.2.2. EVALUACIÓN ESPECÍFICA DEL CONTROL INTERNO POR

SUBCOMPONENTE VENTAS (Cuentas por cobrar Clientes)……..........80

3.2.2.1.INFORME DE EVALUACIÓN ESPECIFICA DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO: VENTAS (Cuentas por cobrar

Clientes)…………………………………………………………………..81

3.2.2.2.MATRIZ DE PONDERACIÓN: VENTAS (Cuentas por cobrar

Clientes)…………………………………………………………………..82

3.2.2.3.EVALUACIÓN DE AREAS CRITICAS………………………………...84

3.2.3. EVALUACIÓN ESPECIFICA DEL CONTROL INTERNO POR

SUBCOMPONENTERECURSOSHUMANOS (Contratación y

Seguimiento de Personal)………...………………………………………..85

3.2.3.1.INFORME DE EVALUACIÓN ESPECIFICA DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO: RECURSOS HUMANOS (Contratación y

Seguimiento del

Personal)……………………..…………………………………………....87

3.2.3.2.MATRIZ DE PONDERACIÓN: RECURSOS HUMANOS (Contratación

y Seguimiento de Personal)……………………………………………….88

3.2.3.3.EVALUACIÓN DE AREAS CRITICAS………………………………...90

3.2.4. EVALUACIÓN ESPECIFICA DEL CONTROL INTERNO POR

SUBCOMPONENTES: PRODUCCIÓN (Recepción y Control de Materia

Prima)…………………………………………….…………….………….91

3.2.4.1.INFORME DE EVALUACIÓN ESPECIFICA DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO: PRODUCCIÓN (Recepción y Control de Materia

Prima)……………………………………………………………………..93

3.2.4.2.MATRIZ DE PONDERACIÓN: PRODUCCIÓN (Recepción y Control de

Materia Prima)……………………………………………………………94

3.2.4.3.EVALUACIÓN DE AREAS CRITICAS…………………………….......96

3.2.5. MEMORANDUM DE PLANIFICACIÓN………………………………..97

3.2.6. PROGRAMAS DE TRABAJO POR SUBCOMPONENTES…….……..110

INDUCOLINA

X

3.3.FASE III: EJECUCIÓN……………………………………………………..…...117

3.3.1. PAPELES DE TRABAJO POR COMPONENTE………………….........119

3.3.2. ESTRUCTURA DEL INFORME…………………………..……………123

3.4.FASE IV: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS………………………..……125

3.5.FASE V: SEGUIMIENTO Y MONITOREO………………………………........143

CAPITULO IV…………………………………………………………………...145

INTRODUCCIÓN………………………………………………….……………145

4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES……………………………............146

4.1.CONCLUSIONES………………………………………………..……………...146

4.2.RECOMENDACIONES……………………………..…………………………..147

4.3.BIBLIOGRAFIA…………………………..…………………………………...148

INDUCOLINA

XI

INDICES DE TABLAS, GRAFICOS Y FOTOGRAFÍAS

TABLAS.

Tabla #01. Servicios y Horarios que presta LA COMPAÑÍA INDU COLINA..............09

Tabla #02. Cuadro de distribución del personal que labora en LA COMPAÑÍA INDU

COLINA ………………………………………………………...........................12

Tabla #03. Bienes de LA COMPAÑÍA INDU COLINA…………...…………….........14

Tabla #04. Recursos Financieros……………………………………………………......15

Tabla #05. Estados Financieros (Ratios)…………………………………………..……15

Tabla #06. Técnicas utilizadas en la Auditoria de Gestión………………………..........36

GRAFICOS.

Gráfica #01 PLANTA DE PRODUCCIÓN DELA COMPAÑÍA INDU COLINA…..04

Gráfico #02 ORGANIGRAMA…………………………………………………….......11

Gráfico #03 ENFOQUE INTEGRAL DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN…………..23

Gráfico #04 EL CONTROL INTERNO…………………………………………….......25

Gráfico #05 COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO………….28

Gráfico #06 PARÁMETROS E INDICADORES DE GESTIÓN……………………...40

Gráfico #07 MEDIDAS Y ESTRATEGIAS…………………………………………....41

Gráfico #08 FASES DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN……………………………..44

INDU COLINA

1

INTRODUCCIÓN

El control que se debe ejercer sobre la gestión de las instituciones y empresas del sector

privado nos permite llegar a la excelencia organizacional, este control debe ser mucho

más efectivo y a tiempo en las áreas de ventas, recursos humanos y de producción de las

instituciones privadas, más aun en las empresas dedicadas a la producción y

comercialización.

Para lograr el desarrollo y mejoramiento organizacional, es fundamental determinar el

grado de eficiencia, eficacia y economía en las diversas acciones practicadas por las

empresas productoras, tomando en este caso, la auditoría de Gestión como una figura

trascendente para evaluar el desempeño de las actividades ejecutadas y compararlas con

las metas trazadas. La evaluación de dicho desempeño, considera la detección de

problemas y la identificación de oportunidades de mejora que pueden tomar a través de

las recomendaciones que el auditor propone.

Hemos decidido llevar a cabo nuestro trabajo de investigación en la COMPAÑÍA INDU

COLINA, sabiendo que en el desarrollo y al concluir nuestra auditoría de gestión

ayudaremos a optimizar las acciones que ejecute la institución, y además que nuestro

trabajo se convierta en una herramienta de apoyo y consulta para el cumplimiento de las

metas trazadas.

En la primera parte del trabajo de investigación analizamos aspectos generales referentes

a la entidad auditada, luego en un segundo capítulo examinamos el marco teórico

fundamental relativo a la auditoría de gestión, para en el tercer capítulo desarrollar en

sus cinco fases la auditoría de gestión y posteriormente emitimos las respectivas

conclusiones y recomendaciones.

INDU COLINA

2

CAPITULO I.

INTRODUCCIÓN.

El objetivo del primer capítulo, es conocer de forma integral a la entidad sujeta de

estudio, la COMPAÑÍA INDU COLINA; sus antecedentes históricos, los datos

generales de la entidad, sus objetivos, misión, visión, sus planes y proyectos, aspectos

que han sido recogidos en resumen más adelante, gracias a la bibliografía encontrada de

la empresa en su página web; reuniones mantenidas con funcionarios de la entidad.

Expondremos además las principales actividades de la entidad, el organigrama bajo el

cual se trabaja, sus formas de gobierno y organización general, los recursos humanos,

materiales, financieros y presupuestarios con los que se financian y lleva a cabo su labor.

En este capítulo recopilaremos todo el material bibliográfico que nos permita analizar la

situación de la entidad, entre los cuales podemos mencionar: información financiera

general correspondiente a los cinco primeros meses del año 2011, reglamento orgánico

funcional, manuales de procesos, entre otros.

Además de los documentos descritos es importante indicar que también son material de

apoyo para el desarrollo del presente trabajo leyes como; la Constitución Política del

Ecuador, Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Ley de la Superintendencia

de Compañías, con sus respectivos reglamentos, entre otros inherentes al tema.

INDU COLINA

3

1.1 ASPECTOS GENERALES DE LA COMPAÑÍA INDU COLINA

ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA COMPAÑÍA INDU COLINA

En la ciudad de Cuenca el 17 de febrero de 1991 nace “LA COLINA” con la finalidad

de procesar calizas de alta calidad y abastecer al sector agrícola, avícola, y acuícola; con

miras a mejorar la competitividad; en el año 2000 resolvieron reinstalarse cerca de las

minas de San Antonio de Playas, en la provincia del Guayas, desde donde han ampliado

las líneas de producción, ahora cuentan con Zeolitas, Fertilizantes Orgánicos,

Fertilizantes Semiecologicos.

La empresa se constituyó con 2 accionistas, sus nombres el Ing. Amador Suin quien es el

gerente General, dicho cargo se le asigno debido a que sus aportaciones son de 231.858

participaciones tomando en cuenta que cada una está valorado en $1,00 dólar americano,

su segundo accionistas es el Sr. Walter Suin, quien cuenta con 25.762 participaciones

igual valoradas, ocupando el puesto del Sub gerente.

1.2 DATOS GENERALES DE LA COMPAÑÍA INDU COLINA

La COMPAÑÍA INDU COLINA., se encuentra ubicado en Cuenca en las calles Juan

Luis Vives y Av. Primero de Mayo, las oficinas administrativas, actualmente cuenta con

la planta sucursal en el Cantón Playas; perteneciente a la provincia del Guayas, en donde

se encuentra la planta de producción.

La política principal de la empresa, siendo esta una compañía de responsabilidad

limitada, es ser guía del agricultor en diagnósticos de suelos, nutrición vegetal,

ofreciendo abonos con atributos; alcanzando la confianza de los sembradores y la

sociedad, tanto en la provincia del Azuay como en la Provincia del Guayas.

Cumpliendo con los controles internos de la empresa observamos que está considerada

como contribuyente sociedad con un número de Registro Único 0190335275001 y con

una Razón Social INDUSTRIAS DE MINERALES LA COLINA INDUCOLINA Cía.

Ltda. Teniendo como fecha de inicio de actividades el 10 mayo del 2006

INDU COLINA

4

Gráfica #01. PLANTA DE PRODUCCION INDUCOLINA.

1.3 DESCRIPCIÓN DE LA COMPAÑÍA INDU COLINA

La COMPAÑÍA INDU COLINA es una compañía conformada por dos accionistas que

ocupan el cargo de Gerente y Subgerente, cuyas aportaciones es del 90 y el 10%

respectivamente teniendo como finalidad el bien común local, dentro de este y en forma

primordial, la atención de las necesidades del sector agrícola tanto en el Cantón Cuenca

como en el Cantón Playas y sus comunidades urbanas así como el de sus parroquias

rurales en dichos cantones.

COMPAÑÍA INDU COLINA es una empresa privada, está gobernada por la Junta

General de Socios y Administrada por el Presidente Ejecutivo, Gerente General y demás

organismos que se crearen en el futuro.

Con el objeto de que se cumplan las finalidades y objetivos de la Empresa, en ella

existen orgánica y funcionalmente establecidos cargos subalternos de dirección, tales

como las respectivas gerencias, conforme lo establece el organigrama de la Empresa,

esto permite establecer una adecuada estructura en cuanto al establecimiento de

INDU COLINA

5

divisiones y departamentos funcionales, así como la asignación de responsabilidades y

políticas de delegación de autoridad.

1.3.1 Ubicación: (mapa)

La COMPAÑÍA INDU COLINA se encuentra situada en el centro-sur de la República

del Ecuador en la Ciudad de Cuenca, cantón del mismo nombre, provincia del Azuay,

en las calles Juan Luis Vives y Av. Primero de Mayo. Ocupa el tercer piso de una casa,

con un área de construcción de 240 metros cuadrados.

La planta de producción está ubicada en la provincia del Guayas Cantón Playas, sector

Juan Gómez Rendón Km 68 vía a Guayaquil Playas a 1Km de la parroquia El Progreso.

1.3.2 Objetivos de la Entidad.

Adquirir las mejores materias primas, con alto poder de principios activos.

Investigar y desarrollar nuevas alternativas de productos órgano-minerales.

Producir fertilizantes químicos de liberación inteligente.

Mejorar continuamente los procesos de producción con tecnología de punta.

Crear nuevas fuentes de trabajo directa e indirectamente.

Exportar productos zeolíticos y carbonatos micronizados.

1.3.3 Actividad Principal de la COMPAÑÍA INDU COLINA

La COMPAÑÍA INDU COLINA tiene como actividad principal, la fabricación de

abonos orgánicos, orgánico mineral, siendo su actividad secundaria la comercialización

de su producto terminado.

En términos generales, es conveniente distinguir, que la COMPAÑÍA INDU COLINA,

desarrolla dos formas de actividades:

De producción

De comercialización

Usuarios o clientes: la COMPAÑÍA INDU COLINA, se dedica a la producción y

comercialización de fertilizantes químicos semiecologicos, fertilizantes orgánicos,

zeolitas, carbonatos de calcio y bentonitas, dirigidos tanto a agricultores, mineros, y

avícolas, de todas las provincias del Ecuador es por eso que ha llegado a ser reconocido

como un distribuidor de éxito dentro de la rama comercial.

INDU COLINA

6

1.3.4 Misión Institucional.

INDU COLINA, es una empresa que extrae, procesa y distribuye fertilizantes naturales

que nutren los cultivos, insumos, que enmiendan suelos desgastados, además procesan

aditivos para mejorar la eficiencia de la alimentación animal. Cuentan con la tecnología

necesaria para procesar fertilizantes químicos y orgánicos competitivos que permiten

disminuir el impacto negativo de los nitratos (sulfatos, bicarbonatos, boratos) y

amoniacos.

1.3.5 Visión Institucional.

Ser a mediano y largo plazo una firma distinguida por lograr sus mejores índices de

gestión de calidad, productividad, eficiencia de la producción, seguridad, buen gobierno,

ofreciendo productos y servicios de nutrición vegetal, en acorde con el buen vivir y que

transcienda en el tiempo.

1.3.6 Orgánico Funcional y Organigrama.

1.3.6.1 Orgánico Funcional.

El gerente general de INDU COLINA, será el representante legal de la Empresa y el

único que puede obligarle judicial y extrajudicialmente. En ésta empresa las decisiones

administrativas serán tomadas por Gerencia General, el mismo que será el responsable

del cumplimiento de cada departamento.

En cada sección o departamento habrá un Jefe responsable ante la Presidencia Ejecutiva

del buen funcionamiento tanto de su sección o departamento como de sus subalternos,

quien informará oportunamente a la Presidencia Ejecutiva y jefes departamentales sobre

las infracciones cometidas por los empleados y accionistas, para la aplicación de la

sanción correspondiente.

El personal reúne criterios de buena organización, los que más frecuentemente se vienen

aplicando puede resumirse en los siguientes puntos:

A cada jefe se le deben asignar responsabilidades precisas y claras.

Debe ser delegada toda autoridad que pueda ser desempeñada en forma segura y

adecuada por un jefe o empleado de menor jerarquía.

Todo cambio de responsabilidad de un puesto debe ser conocido por las personas

a quienes involucre.

INDU COLINA

7

Para asegurar el cumplimiento de las funciones delegadas, se consigna la

obligación de suministrar informes acerca de la gestión realizada.

No deben darse órdenes a los subalternos omitiendo la vía del jefe responsable.

Ningún jefe o empleado que desempeñe un solo puesto en la organización debe

estar sujeto a recibir órdenes de más de una fuente.

Las observaciones críticas a los responsables deben hacerse, siempre que sea

posible, en privado y en ningún caso en presencia de jefes o agentes de igual o

menor categoría.

La empresa y su organización es un conjunto interactivo, de modo que las personas que

la componen están en una interacción funcional constante, orientada a la realización de

los objetivos fijados formalmente.

Cada descripción establece la función básica, su área de actividad y las principales

relaciones de autoridad e información que deben ser observadas. Se exponen en los

siguientes títulos:

Denominación del Puesto: Se sitúa en la escala jerárquica el nombre del cargo que

ocupa.

Misión: Expresa resumidamente la que ha sido definida como la función a asumir por

quienes están al frente de las respectivas unidades operativas, cumpliendo las metas

fijadas para cada una de ellas.

Identificación y referencia en el puesto de trabajo: se refiere a:

Departamento

Dependencia Directa

Subordinados

Autoridad: Es el elemento que proporciona la línea primordial de comunicación y de

toma de decisiones, dentro de la competencia de cada cargo. Los canales de

comunicación son los medios por los cuales se transmiten órdenes, sugerencias,

informaciones, etc.

INDU COLINA

8

Responsabilidades Específicas: Detalla las actividades especiales que le

corresponden desempeñar para cumplir con la misión general. El detalle es enunciativo

de las tareas puntuales que deban desarrollarse o dirigirse para el logro de los objetivos.

Tabla # 01. Servicios y Horarios que presta la COMPAÑÍA INDU COLINA1

DEPARTAMENTO

FUNCIONAL

DESCRIPCIÓN

HORARIODE

ATENCIÓN

Departamento

Administrativo

Permanente coordinación de las demás áreas y

dependencias, con la finalidad de brindar al cliente

interno y externo el mejor servicio, y coadyuvar a

alcanzar las metas empresariales.

08h00 – 17h00

Departamento de

Ventas

Brindar el mejor servicio de ventas mediante la

atención permanente en coordinación con el personal

de ventas, producción, y despachos, de manera que se

logre la satisfacción total del cliente.

Departamento de

Producción

Planear, organizar, dirigir y controlar las operaciones

de producción, logística y calidad de las materias

primas y productos terminados, ejecutando los

controles preventivos y correctivos del mantenimiento

de maquinaria y las instalaciones, todo en ello en

cumplimiento estricto de los proyectos impulsados por

la Dirección General.

1.3.6.2 El Organigrama

En base a la información recopilada, en el manual de funciones que reglamenta la

estructura organizacional de la COMPAÑÍA INDU COLINA, y considerando todo lo

antes descrito respecto a los niveles jerárquicos. Se expone a continuación el

1Fuente: MANUAL DE FUNCIONES COMPAÑÍA INDU COLINA

INDU COLINA

9

Organigrama de la empresa conjuntamente con las funciones asignadas a cada

departamento.

El Organigrama está expuesto a continuación, el mismo que describe la jerarquía de la

empresa, y podemos observar que la máxima autoridad es la JUNTA GENERAL DE

SOCIOS seguida por la PRESIDENCIA EJECUTIVA y GERENCIA GENERAL

dividiéndose la gerencia general, para un mayor control en gerencias departamentales

como la ADMINISTRATIVA – VENTAS – PRODUCCION - FINANCIERA Y

RECURSOS HUMANOS, las mismas que se subdividen en departamentos que

conforman cada una de ellas.

INDU COLINA

10

Grafico #2 El Organigrama

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

INDUCOLINA CIA. LTDA.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

JUNTA GENERAL DE

SOCIOS

PRESIDENCIAEJECUTIVA

GERENCIAGENERAL

GERENCIA DE VENTAS

TESORERIA

GERENCIA FINANCIERA Y

RECUR. HUMANOS

ASESORIALEGAL

CONTABILIDAD

CONTAB.GENERAL

GERENCIA PRODUCCION

VENTAS

LOCALES

NUEVOSLOCALES

PLANTAPRODUCCION

PRODUCTOSCALIZA

ZEOLITAS

CONTAB. COSTOS

INFORMES FINANCIEROS

RECURSOSHUMANOS

PAGOS

PRES. CAJA

CONTRATOS

SALUD IESSSEG. INDUST.

COMPRAS

ORDENES DE COMPRA

MERCADOSCOTIZACIONES

CONTRATOS ENTREGAS

FACTURA PROVEEDOR

DISEÑOS DE PRODUCTOS

ESTANDARIZACION

FACTURACION

ALMACEN DE EXISTENCIAS

ALMACENAMIENTO

ENTREGAS MATERIALES

REGISTROS DE EXISTENCIA

SOLICITUD DEP.COMPRAS

INVESTIGACION Y DESARROLLO

ESPECIFICACIONE

S

PRODUCTOS FERTILIZANTES

ANEXOS

SRI

ASISTENTEDE GERENCIA

GERENCIA ADMINISTRATIVA

PLANIFICACION

EVALUACION PROYECTOS

ADM TALENTO HUMANO

COBROS

PUBLICIDAD Y

MEDIOS DE PUBLICIDAD

PROMOCIONES

PRES. VENTAS

COMERCIO EXTERIOR

INDU COLINA

11

1.3.7 Recursos.

1.3.7.1 Recursos Humanos.

En la tabla que se muestra a continuación se puede ver con claridad la disponibilidad del

personal en todos los departamentos que conforman la COMPAÑÍA INDU COLINA,

según la nómina de personal dada en el MANUAL DE FUNCIONES 2001 por el Ing.

Amador Suin GERENTE GENERAL de la Empresa.

Tabla # 02. Cuadro de distribución del personal que labora en la COMPAÑÍA INDU

COLINA.

DEPARTAMENTO DE VENTAS

FUNCIONARIO CARGO

SRA. CARMEN AREVALO GERENTA DE VENTAS

SR. IVAN ZAMORA AGENTE VENDEDOR

SR. OMAR SANGOQUIZA ASESOR TECNICO

SRTA. KARINA ORTIZ FACTURACION Y COBRANZAS

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

NOMBRE CARGO

ING. AMADOR SUIN GERENTE GENERAL

ING. MAGALY TEPAN ASISTENTE ADMINISTRATIVA

Y DEPARTAMENTO

COMERCIO EXTERIOR

DEPARTAMENTO DE PRODUCCION

FUNCIONARIO CARGO

SR. EDWIN MOROCHO JEFE DE PLANTA

INDU COLINA

12

FUNCIONARIO CARGO

ING VERONICA NAVARRETO JEFA ADMINISTRATIVA DE PLANTA

ING. MIRIAM CRUZ AUXILIAR ADMINISTRATIVA

ING. CRISTIAN MOROCHO JEFE DE MANTENIMIENTO

ING. ANGEL CRUZ ASISTENTE DE MECANICA

SR. ELVIS TOMALA BODEGERO

SR. ANGEL REYES AUXILIAR DE BODEGA

SR. EDMUNDO NAVARRETO SUPERVISOR

SR. JAVIER SALAZAR SUPERVISOR

SR. GILMER CORDOVA GUARDIA

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

FUNCIONARIO CARGO

CPA MAGALY TEPA CONTADORA GENERAL

CPA SANDRA ORELLANA AUXILIAR CONTABLE

SR. HENRY PATIÑO TESORERO

SRA. FERNANDA CHICAIZA RELACIONES PUBLICAS

1.3.7.2 Recursos Materiales

Los recursos materiales con los que cuenta la COMPAÑÍA INDU COLINA, para la

realización y cumplimiento de sus funciones para la población se detallan a

continuación en la siguiente tabla:

INDU COLINA

13

Tabla # 03. Bienes de la COMPAÑÍA INDU COLINA.

DESCRIPCIÓN VALOR

Equipo de Oficina de Planta 1.195,10

Equipo de Oficina en Cuenca 3.200,08

Equipo y Software de Computo 7.874,71

Maquinaria de Producción 238.629,25

Maquinaria de Reserva 1.360,32

Equipo Agrícola 335,59

Muebles y Enseres Cuenca 5.945,93

Muebles y Enseres Planta 4.606,30

Herramientas de taller 7.285,14

Instalaciones eléctricas 19.121,38

Vehículos 24.938,87

Instalaciones Alarma Oficina 1.223,26

Edificios de Planta 144.098,97

TOTAL 459.814,90

1.3.7.3 Recursos Financieros

Los recursos financieros con los que la COMPAÑÍA INDU COLINA, cuenta para el

cumplimiento de sus funciones según el Estado de Ejecución Presupuestaria son los

siguientes:

Tabla # 04. Recursos Financieros.

CODIGO PARTIDA PRESUPUESTO

INGRESOS CORRIENTES 1.121.826,50

411101001

Ventas Fertilizantes Naturales 368.319,89

411105002

Ventas Producto Terminado Fertilizantes 746.105,70

411103001

Ventas Sacos Vacíos 0% 1.020,00

INDU COLINA

14

CÓDIGO PARTIDA PRESUPUESTO

411202001

Fletes en Ventas 420,00

411201003 Ingresos Financieros 26,96

411202002 Ingresos Por Desembarques 113,12

411202003 Ingresos por Faltas y Atrasos 137,37

411204001 Reembolso seguros maquinaria 5.683,46

1.3.7.4 Estados Financieros (RATIOS)

Tabla # 05. Estados Financieros (RATIOS).

COMPAÑÍA INDU COLINA

BALANCE GENERAL

2009 2010 2011

ACTIVO

CORRIENTE

Caja 1.466,52 1.317,08 100

Bancos 29.929,23 40.407,51 38.209,31

Clientes 191.018,87 185.529,03 478.708,04

- Provisión cuentas incobrables -2.746,94 0 0

Anticipos entregados 11.036,27 2.905,58 8.053,70

Préstamos 5.280,32 22.815,58 8.514,66

Presupuestos asignados 48,5 0

Inventarios 128.120,33 214.763,98 278.577,82

Impuestos Anticipados 11.187,62 14.119,38

Garantías entregadas

280

TOTAL CORRIENTE 375.340,72 481.858,14 812.443,53

FIJO

INDU COLINA

15

2009 2010 2011

No Depreciable 46.885,12 69.051,50 39.312,00

Depreciable 317.650,61 414.946,34 649.771,55

- Depreciación Acumulada -86.689,60 -

121.406,22 -184.452,51

TOTAL FIJO 277.846,13 362.591,62 504.631,04

OTROS

Gastos de Constitución 590,73 590,73

Marcas y Patentes 2.108,00 0

Marcas y Certificaciones 3.024,00 0

Gastos de Investigación Ecoabonos 35.296,77 0

Gastos de investigación Ecourea 7.475,77 0

Gastos a diferir 0 1.000,00

- Amortización Acumulada -39.531,30 -492,49

TOTAL OTROS 8.963,97 1.098,24

TOTAL ACTIVO 662.150,82 845.548,00 1.317.074,57

PASIVO

CORRIENTE

Proveedores y Acreedores 97.718,56 141.228,76 436.587,32

Sobregiros bancarios 0 47.008,78 0

Impuestos Fiscales 45.053,91 35.559,00 8.235,00

Gastos Acumulados 13.539,01 28.286,02

Gastos por pagar 3.366,18 3.815,21

Anticipo Clientes 70 0 52.505,20

Garantías recibidas 0 0 2.449,87

Obligaciones Financieras C/plazo

69.572,95

Obligaciones con el IESS

5.623,78

Obligaciones Laborales y provisiones 0 0 78.172,64

TOTAL PASIVO CORRIENTE 159.747,66 255.897,77 653.146,76

LARGO PLAZO

INDU COLINA

16

2009 2010 2011

Préstamos Bancarios 68.262,02 98.101,69 104.826,64

Préstamos Accionistas 118.835,71 138.475,60 61.416,06

Oblig. Laborables largo plazo 0 0 15.308,66

TOTAL PASIVO LARGO PLAZO 187.097,73 236.577,29 181.551,36

TOTAL PASIVO 346.845,39 492.475,06 834.698,12

PATRIMONIO

Capital Social 232.089,00 232.089,00 232.089,00

Reserva Legal 6.385,04 8.273,42 14.738,71

Resultado de Ejercicios Anteriores 15.180,21 76.831,39 112.709,72

Resultado de Período 61.651,18 35.879,13 122.839,02

TOTAL PATRIMONIO 315.305,43 353.072,94 482.376,45

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 662.150,82 845.548,00 1.317.074,57

INDU COLINA

17

2009 2010 2011

Razones de liquidez

Liquidez Corriente = Activos corrientes 375.340,72

2,35 481.858,14

1,88 812.443,53

1,24 Pasivos Corrientes 159.747,66 255.897,77 653.146,76

Razón rápida (prueba

ácida)

Razón rápida = Activos Corrientes – Inventario

375340.72-

128120.33 1,55

481858.14-

214763.98 1,044

812443.53-

278577.82 0,82

Pasivos Corrientes 159.747,66 255.897,77 653.146,76

Índices de Actividad

Rotación de inventarios = Costo de los bienes vendidos 1.286.910,14 10,04

Veces

1.638.082,81 7,63

Veces

2.566.117,04 9,22

Veces Inventario 128.120,33 214.763,98 278.577,82

Período promedio de cobro = Cuentas por cobrar 191.018,87

42 Días 185.529,03

33 Días 478.708,04

55 Días Ventas diarias promedio 1673761.42/365 2023409.84/365 3199204.54/365

Período promedio de pago = Cuentas por pagar 141.228,76

30 Días 436.587,32

61 Días Compras diarias promedio 1724726.46/365 2629930.88/365

Rotación de los activos

totales =

Ventas 1.673.761,42 2,53

Veces

2.023.409,84 2,39

Veces

3.199.204,54 2,43

Veces Total de los activos 662150,82 845548 1317074,57

Razones de

endeudamiento

Índice de endeudamiento = Total de pasivos 346845,39

52% 492475,06

58% 834698,12

63% Total de activos 662150,82 845548 1317074,57

INDU COLINA

18

2009 2010 2011 Razones de

endeudamiento

Razón de cargos de interés

fijo =

Ganancias Antes Int e Imp. 106093,21 8,47%

63010,85 5,41%

180996,51 7,58%

Intereses 12528,85 11643,03 23884,57

Índices de Rentabilidad

Margen de utilidad Bruta = Utilidad Bruta 386851,28

23% 385327,03

19% 633087,5

20% Ventas 1673761,42 2023409,84 3199204,54

Margen de utilidad

operativa =

Utilidad operativa 118005,35 7%

72235,68 4%

174538,14 5%

Ventas 1673761,42 2023409,84 3199204,54

Margen de utilidad neta = Utilidad neta 61651,18

4% 35879,13

2% 122839,02

4% Ventas 1673761,42 2023409,84 3199204,54

Rendimiento sobre los

activos totales =

Utilidad Neta 61651,18 9%

35879,13 4%

122839,02 9%

Total de activos 662150,82 845548 1317074,57

Retorno sobre el

patrimonio =

Utilidad Neta 61651,18 20%

35879,13 10%

122839,02 25%

Patrimonio 315305,43 353072,94 482376,45

INDU COLINA

19

CAPÍTULO II.

INTRODUCCIÓN

El objetivo del presente capítulo, es realizar un estudio minucioso sobre el tema de

nuestro interés, “AUDITORIA DE GESTION A EMPRESAS PRIVADAS” en el

ECUADOR; definición, objetivos, propósitos de la auditoria dentro del campo

organizacional; y herramientas dentro de la auditoría de gestión, cabe destacar que dicha

información recopilaremos de la siguiente bibliografía:

La Constitución Política del Ecuador,

Manual de Auditoria de la Contraloría General del Estado,

Ley de la Superintendencia de Compañías, con sus respectivos reglamentos,

Entre otros inherentes al tema.

Analizaremos también la base legal donde sustente la realización de auditorías en el

sector privado haciendo hincapié en la metodología que es fundamental para el

desarrollo de una auditoría.

Finalmente, aplicaremos las cinco fases de la auditoría de Gestión; explicando

resumidamente cada una de ellas.

INDU COLINA

20

2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN EN LAS

INSTITUCIONES PRIVADAS.

2.1 GENERALIDADES

En este capítulo, expondremos el desempeño de empresas privadas del Ecuador las

mismas que son controladas por las Superintendencias de Compañías, daremos a

conocer también las principales disposiciones legales previstas en la Constitución

Política de la República del Ecuador, y en el Manual de Auditoria de la Contraloría

General del Estado, relacionados con el Tema de Estudio “Auditoría de Gestión” en las

empresas privadas del Ecuador.

2.2 JURISPRUDENCIA Y REGLAMENTACIÓN GENERAL

La Constitución Política de la República del Ecuador, en al art. 213, establece que las

Superintendencias son los organismos técnicos de vigilancia, auditoria, intervención y

control de las actividades económicas, ambientales y de los servicios que prestan las

empresas privadas. El propósito de las Superintendencias es vigilar que dichas

actividades y servicios se sujeten al ordenamiento jurídico y atiendan al interés general.

Las superintendencias actuarán de oficio o por requerimiento ciudadano. Las facultades

específicas de las superintendencias y las áreas que requieran de control, auditoria y

vigilancia de cada una de ellas se determinarán de acuerdo a la ley. Estas serán dirigidas

y representadas por las superintendentas o superintendentes. La ley determinara los

requisitos que deben cumplir quienes aspiren a dirigir estas entidades.

Las o los superintendentes serán nombrados por el Concejo de Participación Ciudadana

y Control Social de una terna que enviará la Presidenta o Presidente de la Republica,

formada con criterios de especialidad y méritos y sujeta a escrutinio público y derecho

de impugnación ciudadana.

INDU COLINA

21

2.3 DEFINICIÓN DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

“El proceso que consiste en el examen crítico, sistemático y detallado del sistema de

información de gestión de un ente, realizado con independencia y utilizando técnicas

específicas, con el propósito de emitir un informe profesional sobre la eficacia

eficiencia y economicidad en el manejo de los recursos, para la toma de decisiones que

permitan la mejora de la productividad del mismo”2

Luego de analizar el concepto anterior, podemos decir que Auditoria de Gestión es el

examen minucioso realizado por un grupo de profesionales, con el fin de determinar la

eficiencia, eficacia y economicidad con la que una entidad cumple sus objetivos, metas;

en relación a lo planteado con anterioridad.

2.3.1 Propósitos y Objetivos

2.3.1.1 Propósitos.

Entre los propósitos tenemos a los siguientes:

Medición y Comparación de Logros.

Medir y comparar logros alcanzados por las entidades en relación con las metas y

objetivos previstos, lo cual permitirá promover la aplicación de las recomendaciones

necesarias, al amparo de los principios de las 3’E (Economía, Eficiencia y Eficacia).

Control Interno Eficaz.

Enfatizar la importancia de poseer un sistema de control interno que promueva el logro

de los objetivos y metas de la entidad, la detección temprana de desviaciones o áreas

susceptibles de mejoras en los procesos productivos, administrativos y de servicios, y la

aplicación de las medidas que sean necesarias de manera oportuna.

Mejoramiento de la Planificación.

Promover en las entidades el mejoramiento de la formulación de sus presupuestos, con

miras a lograr una mayor economía, eficiencia y eficacia en su ejecución.

Necesidad de un Buen Sistema de Información Integral.

2Mejía, Cuellar Guillermo, Teoría General de la Auditoria, Edición 2009, p 23

INDU COLINA

22

Difundir la necesidad de poseer un sistema integral de información que faciliten la

medición del desempeño de la entidad, tanto desde el punto de vista administrativo

como organizacional, y sirvan de apoyo a los administradores en la toma de decisiones

adecuadas.

2.3.1.2 Objetivo

El objetivo primordial de la auditoría de gestión consiste en descubrir deficiencias o

irregularidades en algunas de las áreas de la empresa y apuntar sus probables remedios,

con la finalidad de ayudar a la dirección a lograr la administración más eficaz.

2.3.2 Alcance.

En la Auditoría de Gestión “Puede alcanzar un sector de la economía, todas la

operaciones de la entidad inclusive las financieras o puede delimitarse a cualquier

operación, programa, sistema o actividad específica”. 3

Pero el alcance también comprende la cobertura a operaciones recientemente ejecutadas

o en ejecución, denominada operaciones corrientes, por lo que, en la determinación del

alcance debe considerarse principalmente lo siguiente:

Logro de los objetivos institucionales; nivel jerárquico de la entidad;

Verificación del cumplimiento de la normatividad tanto general como específica

y de procedimientos establecidos.

Evaluación de la eficiencia y economía en el uso de los recursos,

Medición del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la información

financiera y operativa.

Control sobre la identificación, de riesgos su profundidad e impacto y adopción

de medidas para eliminarlos o atenuarlos.

2.3.3 Enfoque.

Es una Auditoría de Economía y Eficiencia porque está orientada hacia la adquisición

económica de los recursos (insumos) y su utilización eficiente. Es una Auditoría de

Eficacia porque está orientada a determinar el grado en que una entidad, está

3 Maldonado, Milton, Auditoria de Gestión, Tercera Edición, Quito 2006, p26

INDU COLINA

23

cumpliendo los objetivos. Es una Auditoría con enfoque Gerencial-operativo y de

resultados, porque evalúa la gestión realizada para la consecución de los objetivos y

metas mediante la ejecución de planes.

Gráfica #03. Enfoque Integral de la Auditoría de Gestión4

2.3.4 Herramientas de la Auditoria de Gestión.

Para llevar a cabo una buena auditoría de gestión es necesario la utilización de una serie

de herramientas que servirán tanto para empresas privadas como públicas, es decir nos

permitirán realizar un trabajo eficaz y mejorar los procesos institucionales que estén

4Fuente: Manual de Auditoría de Gestión de la Contraloría General del Estado pág. 39.

GRAFICO DE ENFOQUE INTEGRAL DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

AUDITORÍA GERENCIAL OPERATIVA

Y DE RESULTADOS

AUDITORÍA HACIA LA EFICIENCIA

Y ECONOMÍA

AUDITORÍA HACIA LA EFICACIA

EFICIENCIA

Relación entre los bienes

y servicios entregados y

el manejo de los recursos

EFICACIARelación entre los

servicios o productos

generados y los objetivos

y metas programados

IMPACTO

De los productos o

servicios prestados

ECONOMÍAUso oportuno de los

recursos en cantidad y

calidad adecuadas y al

menor costo posible

CALIDAD

Cantidad, grado y

oportunidad de productos

o servicios

ECOLOGIACondiciones, operaciones

y prácticas relativas a

requisitos ambientales y

su impacto

ETICAConducta institucional

vs. Normas

profesionales, legales y

consetudinarias

EQUIDADEquidad en las

participaciones,

subvenciones y

transferencias

Repercusión a

mediano y largo

plazo en el

entorno social,

económico o

ambientales

Distribución

y asignación

de recursos a

toda la

población

Código de ética

Normas y

Costumbre.

Política,

gestión y control

ambiental

Entrega de

bienes,

servicios y obras a la

comunidad y

satisfacción de

clientes

Recursos

humanos,

financieros,

materiales,

Tecnológicos.

Producción

de bienes,

servicios y

obras.

Objetivos y

metas

institucionales

Programadas.

GRAFICO DE ENFOQUE INTEGRAL DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

AUDITORÍA GERENCIAL OPERATIVA

Y DE RESULTADOS

AUDITORÍA HACIA LA EFICIENCIA

Y ECONOMÍA

AUDITORÍA HACIA LA EFICACIA

EFICIENCIA

Relación entre los bienes

y servicios entregados y

el manejo de los recursos

EFICACIARelación entre los

servicios o productos

generados y los objetivos

y metas programados

IMPACTO

De los productos o

servicios prestados

ECONOMÍAUso oportuno de los

recursos en cantidad y

calidad adecuadas y al

menor costo posible

CALIDAD

Cantidad, grado y

oportunidad de productos

o servicios

ECOLOGIACondiciones, operaciones

y prácticas relativas a

requisitos ambientales y

su impacto

ETICAConducta institucional

vs. Normas

profesionales, legales y

consetudinarias

EQUIDADEquidad en las

participaciones,

subvenciones y

transferencias

Repercusión a

mediano y largo

plazo en el

entorno social,

económico o

ambientales

Distribución

y asignación

de recursos a

toda la

población

Código de ética

Normas y

Costumbre.

Política,

gestión y control

ambiental

Entrega de

bienes,

servicios y obras a la

comunidad y

satisfacción de

clientes

Recursos

humanos,

financieros,

materiales,

Tecnológicos.

Producción

de bienes,

servicios y

obras.

Objetivos y

metas

institucionales

Programadas.

INDU COLINA

24

enmarcados en cada una de las empresas. A continuación señalaremos los siguientes

instrumentos a utilizar:

2.3.4.1 Equipo Multidisciplinario.

Para la ejecución de Auditorías de Gestión es necesaria la conformación de un equipo

multidisciplinario, el mismo que lo conforman:

Auditores: De éste grupo, entre los dos más experimentados, se designa al jefe

de grupo y al supervisor, quienes tendrán la máxima e íntegra responsabilidad de

la Auditoría de Gestión. Así mismo, este trabajo debe realizarse a cargo de una

Dirección de auditoría y bajo la dirección de su titular.

Especialistas: Estos profesionales a más de su capacidad deben tener la

independencia necesaria con relación a la entidad objeto de la auditoría, a fin de

obtener mayor confianza de que su trabajo será ejecutado con total

imparcialidad.

Es conveniente que los equipos multidisciplinarios se conformen en las direcciones o

departamentos de auditoría, los especialistas podrían participar incluso en la Fase de

Conocimiento Preliminar.

2.3.4.2 Control Interno

El control interno es un proceso y un medio utilizado para el logro de un fin, por tanto

no es un fin, y es llevado a cabo por personas en cada nivel de la organización, que son

quienes establecen los objetivos de la entidad e implantan los mecanismos de control,

por lo que no se trata únicamente de manuales, políticas y otra normativa. Este

solamente puede aportar un grado de seguridad razonable a la dirección y a la

administración de una Entidad, por ende no brinda seguridad total y procura la

consecución de objetivos de diversa naturaleza.

INDU COLINA

25

Gráfico Nº 4. El control interno

2.3.4.2.1 Componentes del Sistema de Control Interno

Existen factores para evaluar cada uno de los componentes, a continuación se enlistan

los siguientes componentes:

a. Ambiente Interno de Control

El ambiente interno de control marca las pautas de comportamiento de una organización

y tiene una influencia directa en el nivel de compromiso del personal respecto al control.

Constituye la base de todos los demás elementos del control interno, aportando

disciplina y estructura. Entre los factores que constituyen el entorno de control se

encuentran:

Integridad y valores éticos

Autoridad y responsabilidad

Estructura organizacional

Políticas de personal

b. Evaluación de los Riesgos.

La evaluación de los riesgos permite a una entidad considerar la forma en que los

eventos potenciales impactan en la consecución de objetivos y a la vez evaluar a estos

INDU COLINA

26

acontecimientos desde una doble perspectiva, probabilidad e impacto y normalmente usa

una combinación de métodos cualitativos y cuantitativos. Los riesgos se evalúan con un

doble enfoque: riesgo inherente y riesgo residual.

El Riesgo Inherente: Es aquél al que se enfrenta una entidad en ausencia de

acciones de la dirección para modificar su probabilidad o impacto; es decir,

siempre existirán haya o no controles, debido a la naturaleza de las operaciones.

El Riesgo residual: es el que permanece después de que la dirección desarrolle

sus respuestas a los riesgos.

Los factores que intervienen en la Evaluación de los Riesgos tenemos:

Estimación de Probabilidad e Impacto

Evaluación de Riesgos

Riesgos Originados por los Cambios

c. Actividades de Control.

Las actividades de control son las políticas y procedimientos establecidos por la

dirección y otros miembros de la organización con autoridad para emitirlos, como

respuesta a los riesgos que podrían afectar el logro de los objetivos. Los procedimientos

son las acciones de las personas para implantar las políticas, directamente o a través de

la aplicación de tecnología, y ayudar a asegurar que se lleven a cabo las respuestas de la

dirección a los riesgos.

Entre los factores que intervienen en las Actividades de Control tenemos:

Integración con las Decisiones sobre Riesgos

Principales Actividades de Control

Controles sobre los Sistemas de Información

d. Información y Comunicación.

El componente dinámico del CORRE es la “información y comunicación”, que por su

ubicación en la pirámide comunica el ambiente de control interno (base) con la

supervisión (cima), con la evaluación del riesgo y las actividades de control, conectando

en forma ascendente a través de la información y descendente mediante la calidad de

comunicación generada por la supervisión ejercida.

INDU COLINA

27

Es necesario identificar, procesar y comunicar la información relevante en la forma y en

el plazo que permita a cada funcionario y empleado asumir sus responsabilidades. Es

importante el establecimiento de una comunicación eficaz en un sentido amplio, que

facilite una circulación de la información en varias direcciones, es decir ascendente,

transversal, horizontal y descendente.

Los informes deben contener datos relevantes para posibilitar la gestión eficaz de la

gerencia y reunir los siguientes atributos:

Cantidad suficiente para la toma de decisiones.

Información disponible en tiempo oportuno.

Datos actualizados y que corresponden a fechas recientes.

Los datos incluidos son correctos.

La información es obtenida fácilmente por las personas autorizadas.

Los factores que intervienen en la Información y Comunicación.

Cultura de Información en todos los Niveles

Herramienta para la Supervisión.

Sistemas Estratégicos e Integrados.

Confiabilidad de la Información.

Comunicación Interna.

Comunicación Externa.

e. Supervisión y Monitoreo.

Supervisión y monitoreo permite evaluar si éste continúa funcionando de manera

adecuada o es necesario introducir cambios. El proceso de supervisión comprende la

evaluación, por los niveles adecuados, sobre el diseño, funcionamiento y manera como

se adoptan las medidas para actualizarlo o corregirlo.

Entre los factores que intervienen en la Supervisión y Monitoreo están:

Supervisión Permanente

Supervisión Interna

Evaluación Externa

INDU COLINA

28

Gráfico Nº 5 Componentes del Sistema de Control Interno.

2.3.4.3 Riesgos de Auditoría de Gestión.

Al ejecutarse la Auditoría de Gestión, no estará exenta de errores y omisiones

importantes que afecten los resultados del auditor expresados en su informe. Por lo tanto

deberá planificarse la auditoría de modo tal que se presenten expectativas razonables de

detectar aquellos errores que tenga importancia relativa; a partir de:

Criterio profesional del auditor

Regulaciones legales y profesionales

Identificar errores con efectos significativos

En este tipo de auditoría tendremos que tener en cuenta también los tres componentes de

riesgo.

Riesgo Inherente:“El riesgo inherente afecta directamente la cantidad de evidencia de

auditoria necesaria para obtener la satisfacción de auditoria suficiente para validad una

afirmación. Esta cantidad puede estar presentada tanto en el alcance de cada prueba en

particular como en la cantidad de pruebas necesarias” 5

Riesgo de Control:Es aquel que afecta los procesos de control y que evite detectar

irregularidades significativas de importancia relativa.

5 MALDONADO, Milton, “Auditoria de Gestión”, Tercera Edición, Quito 2006, p 62

INDU COLINA

29

Riesgo de Detección:“El riesgo de Detección es el riesgo de que los procedimientos de

auditoria seleccionados no detenten errores o irregularidades existentes en los estados

contables”6

2.3.4.4 Muestreo en la Auditoría de Gestión.

Durante su examen el auditor obtiene evidencia confiable y pertinente, suficiente para

darle una base razonable sobre lo cual emitir un informe.

El muestreo es el proceso de determinar una muestra representativa que permita concluir

sobre los hallazgos obtenidos en el universo de operaciones. El muestreo en auditoría, es

la aplicación de un procedimiento de auditoría a menos del 100% de las partidas dentro

de un grupo de operaciones, con el propósito de evaluar alguna característica del grupo.

El auditor al efectuar la auditoría de gestión y considerar los factores de riesgos (en

cualquiera de los tipos de riesgos), tendrá que decidirse o no, por el método para

seleccionar la muestra y el tamaño de ésta, ya que es imposible abarcar en su totalidad

todas las operaciones vinculadas con la gestión del área a utilizar.

En la auditoría de gestión, el auditor en la fase de conocimiento Preliminar y en la fase

de Planificación requiere de investigaciones lo más exhaustivas posibles para determinar

las causas de los problemas, que le permitan establecer en la ejecución del trabajo las

pruebas a realizar y la aplicación o no de muestreos.

El tamaño de la muestra está condicionado por el grado de seguridad que el auditor

planea obtener de los resultados del muestreo.

2.3.4.5 Evidencias Suficientes y Competentes.

Las evidencias de auditoría constituyen los elementos de prueba que obtiene el auditor

sobre los hechos que examina y cuando éstas son suficientes y competentes, son el

respaldo del examen y sustentan el contenido del informe.

El auditor dedica la mayor parte de su trabajo a la obtención o elaboración de las

evidencias, lo que logra mediante la aplicación de las técnicas de auditoría.

6 MALDONADO, Milton, “Auditoria de Gestión”, Tercera Edición, Quito 2006, p 59 - 60

INDU COLINA

30

2.3.4.5.1 Clases de evidencias

Física: Que se obtiene por medio de una inspección y observación directa de

actividades, documentos y registros.

Testimonial: Que es obtenida en entrevistas cuyas respuestas son verbales y

escritas, con el fin de comprobar la autenticidad de un hecho.

Documental: Son los documentos logrados de fuente externa o ajena a la

entidad.

Analítica: Es la resultante de computaciones, comparaciones con disposiciones

legales, raciocinio y análisis.

Confiabilidad: Para que la evidencia sea aceptable, debe ser creíble y confiable.

La calidad de la evidencia varía considerablemente según la fuente que la

origina.

2.3.4.6 Técnicas Utilizadas.

En la auditoría de gestión es fundamental el criterio profesional del auditor para la

determinación de la utilización y combinación de las técnicas y prácticas más adecuadas,

que le permitan la obtención de la evidencia suficiente, competente y pertinente, que le

den una base objetiva y profesional, que fundamenten y sustenten sus comentarios,

conclusiones y recomendaciones. Se considera importante a continuación definir las

técnicas y las prácticas que pueden ser más utilizadas en este tipo de auditorías.

Tabla # 06. Técnicas utilizadas en la Auditoría de Gestión.7

VERIFICACIÓN TÈCNICAS

Ocular

Comparación: Es la determinación de la

similitud o diferencias existentes en dos o más

hechos u operaciones; mediante esta técnica se

compara las operaciones realizadas por la

entidad auditada.

7Fuente: Manual de Auditoría de Gestión Contraloría General del Estado pág. 67 a la 71.

INDU COLINA

31

Observación: Es la verificación visual que

realiza el auditor durante la ejecución de una

actividad o proceso para examinar aspectos

físicos.

Rastreo: Es el seguimiento y control de una

operación, dentro de un proceso o de un

proceso a otro, a fin de conocer y evaluar su

ejecución.

Verbal

Indagación: Es la obtención de información

verbal mediante averiguaciones o

conversaciones directas con funcionarios de la

entidad auditada o terceros sobre las

operaciones que se encuentran relacionadas,

especialmente de hechos o aspectos no

documentados.

Entrevista: Entrevistas a funcionarios de la

entidad auditada y terceros con la finalidad de

obtener información, que requiere después ser

confirmada y documentada.

Encuesta: Entrevistas a funcionarios de la

entidad auditada y terceros con la finalidad de

obtener información, que requiere después ser

confirmada y documentada.

Escrita

Análisis: Consiste en la separación y

INDU COLINA

32

evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los

elementos o partes que conforman una

operación, actividad, transacción o proceso,

con el propósito de establecer su propiedad y

conformidad con criterios normativos y

técnicos

Conciliación: Concordar dos conjuntos

relacionados, con el objeto de hacerles

concordantes entre sí y a la vez determinar la

validez y veracidad de los registros.

Confirmación: Consiste en verificar la

existencia, legalidad, autenticidad y

legitimidad de las operaciones realizadas por

una entidad, a través del examen de la

documentación justificadora o de respaldo.

Tabulación: Consiste en agrupar resultados

importantes obtenidos en área, segmentos o

elementos examinados que permitan llegar a

conclusiones.

Documental

Comprobación: Consiste en verificar la

existencia, legalidad, autenticidad y

legitimidad de las operaciones realizadas por

una entidad, a través del examen de la

documentación justificadora o de respaldo.

Cálculo: Consiste en la verificación de la

exactitud y corrección aritmética de una

operación o resultado, presentados en

informes, contratos, comprobantes y otros.

Revisión Selectiva: Consiste en una breve

INDU COLINA

33

o rápida revisión o examen de una parte del

universo de datos u operaciones, con el

propósito de separar y analizar los aspectos

que no son normales y que requieren de una

atención especial y evaluación durante la

ejecución de la auditoría.

2.3.4.7 Papeles de Trabajo.

Los papeles de trabajo, se definen como el conjunto de cédulas y documentos elaborados

u obtenidos por el auditor, producto de la aplicación de las técnicas, procedimientos y

más prácticas de auditoría, que sirven de evidencia del trabajo realizado y de los

resultados de auditoría revelados en el informe.

Los propósitos principales de los papeles de trabajo son:

Constituir el fundamento que dispone el auditor para preparar el informe de la

auditoría.

Servir de fuente para comprobar y explicar en detalle los comentarios,

conclusiones y recomendaciones que se exponen en el informe de auditoría.

Constituir la evidencia documental del trabajo realizado y de las decisiones

tomadas.

Todo papel de trabajo debe reunir ciertas características, como las siguientes:

Prepararse en forma clara y precisa.

Su contenido incluirá tan sólo los datos exigidos a juicio profesional del auditor.

Deben elaborarse sin enmendaduras.

Se adoptarán las medidas oportunas para garantizar su custodia y

confidencialidad.

Los objetivos principales de los papeles de trabajo son los siguientes:

Respaldar el contenido del informe preparado por el auditor

Cumplir con las normas de auditoría emitidas por la Contraloría General

Facilitar la supervisión y permitir que el trabajo ejecutado sea revisado por un

tercero.

Informar a la entidad sobre las deficiencias observadas.

INDU COLINA

34

Los papeles de trabajo son de propiedad de las unidades de auditoría de la Contraloría y

entidades auditadas, las mismas que tienen la responsabilidad de la custodia en un

archivo activo por el lapso de cinco años y en un archivo pasivo por hasta veinte y cinco

años, únicamente pueden ser exhibidos y entregados por requerimiento judicial.

2.3.4.8 Parámetros e Indicadores de Gestión.

Para conocer y aplicar los indicadores de gestión, es importante que se encuentre

implementado el control interno en la entidad y que se tenga muy en claro lo que es y la

importancia del control de gestión como concepto clave y herramienta de la evaluación

institucional.

Gráfico Nº 6. Parámetros e Indicadores de Gestión8

Uno de los resultados del control interno, que permite ir midiendo y evaluando es el

control de gestión, que a su vez pretende eficiencia y eficacia en las instituciones a

través del cumplimiento de las metas y objetivos.

Para medir una actividad lo importante es saber:

Gráfico Nº 7. Medidas y estrategias9

8Fuente: Manual de Auditoria de Gestión Contraloría General del Estado pág. 82

9Fuente: Manual de Auditoría de Gestión Contraloría General del Estado pág. 82

Esas medidas deben relacionarse

con la MISIÓN de la organización

MISIÓN GESTIÓN

¿QUÉ MEDIR? ¿CUANDO MEDIR?

¿DÓNDE MEDIR? ¿CONTRA QUE MEDIR?

MEDIDAS

(Grado de operación o resultado)

ESTRATEGIAS

(Plan para llevar a cabo la Misión)

Esas medidas deben relacionarse

con la MISIÓN de la organización

MISIÓN GESTIÓN

¿QUÉ MEDIR? ¿CUANDO MEDIR?

¿DÓNDE MEDIR? ¿CONTRA QUE MEDIR?

MEDIDAS

(Grado de operación o resultado)

ESTRATEGIAS

(Plan para llevar a cabo la Misión)

INDU COLINA

35

Uso de Indicadores en Auditoría de Gestión.

El uso de Indicadores en la Auditoría, permite medir:

La eficiencia y economía en el manejo de los recursos

Las cualidades y características de los bienes producidos o servicios prestados

(eficacia)

El grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o clientes a quienes

van dirigidos (calidad).

Parámetros e Indicadores de General Utilización.

Para la aplicación en la auditoría de gestión, se requiere del conocimiento interpretación

de los siguientes parámetros:

a) Economía: El indicador de Economía, se relaciona con evaluar la capacidad de una

institución para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en el logro

de su misión institucional. Algunos indicadores de economía de una institución pueden

ser su capacidad de autofinanciamiento, la eficacia en la ejecución de su presupuesto, su

nivel de recuperación de recursos colocados en manos de terceros, etc.

b) Eficiencia: el grado de eficiencia viene dado de la relación entre los bienes

adquiridos o producidos o servicios prestados, por un lado; y, el manejo de los recursos

humanos, económicos y tecnológicos para suobtención, por otro.

c) Eficacia: es la relación entre los servicios o productos generados y los objetivos y

metas programados. Existe eficacia cuando una determinada actividad o servicio se

obtiene los resultados esperados independientemente de los recursos esperados y de los

recursos utilizados para obtener dichos resultados.

d) Ecología: su utilidad es proporcionar información ambiental de tipo socio-económica

que se requiere para entender un asunto determinado. Los indicadores ambientales

tienen las siguientes ventajas:

Proporcionan información al público y a los que toman decisiones

Permiten la comparación de tiempo y espacio

Permiten la medida de eficacia y la valoración del progreso

e) Ética: Aún no están desarrollados indicadores cuantitativos para medir el elemento

ético, no obstante se requiere hacer un trabajo como auditoría de gestión para confrontar

INDU COLINA

36

la conducta ética, los valores y moral institucional con el Código de Ética,

reglamentoorgánico funcional y más normativa que permita la comparación entre lo

escrito o lo estipulado versus el comportamiento y accionar de los administradores,

funcionarios yempleados, quienes están obligados a respetar estrictamente estas normas

y a demostrar que su actuación es con transparencia y sin reñir a las leyes, normas y

buenascostumbres que exige la sociedad.

f) Calidad: es la cantidad, grado y oportunidad en que el producto o servicio prestado

satisface la necesidad del usuario o cliente. La medición de la calidad es mediante

Comparación de un producto o servicio con especificaciones o estándares establecidos

por los usuarios, y estándares reconocidos

g) Equidad: Son indicadores que permiten medir la justa y equitativa repartición de los

recursos existentes tomando en cuenta la población.

h) Impacto: Repercusión a mediano o largo plazo en el entorno social, económico o

ambiental, de los productos o servicios prestados. Se mide el impacto a través de:

Encuestas o cuestionarios para medir la satisfacción de las necesidades del

cliente o usuario.

Datos estadísticos o históricos sobre el deterioro ambiental, social o económico.

i) Financieros: Se basan en los estados financieros y sirven para comparar la ejecución

de sus tareas hacia los objetivos encaminados por cada entidad.

j) Presupuestarios: Estos indicadores dependen de las necesidades de cada entidad.

INDU COLINA

37

2.4 Fases de la Auditoría de Gestión.

Las fases de auditoría de gestión son los procedimientos que un auditor debe seguir para

la realización de su trabajo, entendiendo también que dichas fases son diferentes en cada

país, por esta razón damos a conocer las siguientes:

Gráfico Nº 8. Fases de la Auditoria de Gestión10

10

Manual de Auditoria de Gestión de la Contraloría General del Estado

FASE 1 CONOCIMIENTO PRELIMINAR

* Visita de observación a la entidad

* Revisión de archivos, papeles de trabajo

* Determinar indicadores

* Detectar FODA

* Evaluación estructura control interno

* Definición de objetivo y estrategia de auditoría

FASE II PLANIFICACIÓN

* Análisis de información y documentación

* Evaluación de control interno por componentes

* Elaboración de Planes y Programas

FASE III EJECUCIÓN

* Aplicación de programas

* Preparación de papeles de trabajo

* Hojas resumen de hallazgos por componente

* Definición estructura del informe

FASE IV COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

* Redacción del Borrador de Informe

* Conferenci final, para lectura de informe

* Obtención de criterios de la entidad

* Emision del informe final, sintesis y memorando

de antecedentes

FASE V

* De hallazgos y recomendaciones al término de la

auditoría

* Recomprobación despues de uno o dos años.

Fuente: Manual de Auditoría de Gestión de la Contraloría General del Estado

INICIO

MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN

CONFERENCIA FINAL

PAPELES DE TRABAJO

PROGRAMAS DE TRABAJO

ARCHIVOARCHIVO

PERMANENTE

BORRADOR DEL INFORME BORRADOR

INFORME FINAL

FIN

INDU COLINA

38

2.4.1 Fase I: Conocimiento Preliminar

Objetivos:

Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, dando mayor

énfasis a su actividad principal; esto permitirá una adecuada planificación, ejecución y

consecución de resultados de auditoría a un costo y tiempo razonable.

Actividades:

Las tareas propias son:

Visita a las instalaciones, para observar el desarrollo de las actividades y

operaciones, y visualizar el funcionamiento en conjunto.

Revisión de los archivos corriente y permanente de los papeles de trabajo de

auditorías anteriores; y/o recopilación de informaciones y documentación básica

para actualizarlos.

Determinar los criterios, parámetros e indicadores de gestión, que constituyen

puntos de referencia que permitirán posteriormente compararlos con resultados

reales de sus operaciones.

Detectar la fuerzas y debilidades; así como, las oportunidades y amenazas en el

ambiente de la Organización.

Evaluación de la Estructura de Control Interno que permite acumular

información sobre el funcionamiento de los controles existente y para identificar

a los componentes relevantes para la evaluación de control interno.

Definición del objetivo y estrategia general de la auditoría a realizarse.

Productos:

Archivo permanente actualizado de papeles de trabajo

Documentación e información útil para la planificación

Objetivos y estrategia general de la auditoría

INDU COLINA

39

2.4.2 Fase II: Planificación:

Objetivos:

La planificación debe contener la precisión de los objetivos específicos y el alcance del

trabajo por desarrollar considerando entre otros elementos, los parámetros e indicadores

de gestión de la entidad; la revisión debe estar fundamentada en programas detallados

para los componentes determinados, los procedimientos de auditoría, los responsables, y

las fecha de ejecución del examen; también debe preverse la determinación de recursos

necesarios tanto en número como en calidad del equipo de trabajo que será utilizado en

el desarrollo de la revisión, con especial énfasis en el presupuesto de tiempo y costos

estimados; finalmente, los resultados de la auditoría esperada, conociendo las fuerzas y

debilidades y de las oportunidades de mejora de la Entidad cuantificando en lo posible

los ahorros y logros esperados.

Actividades:

Las tareas especiales en la fase de planificación son las siguientes:

Revisión y análisis de la información y documentación obtenida en la fase

anterior.

Evaluación de Control Interno relacionada con el área o componente objeto del

estudio que permitirá acumular información sobre el funcionamiento de los

controles existentes, útil para identificar los asuntos que requieran tiempo y

esfuerzos adicionales en la fase de “Ejecución”; a base de los resultados de esta

evaluación los auditores determinarán la naturaleza y alcance del examen.

A base de las fases 1 y 2 descritas, el auditor más experimentado del equipo o

grupo de trabajo preparará un Memorando de Planificación que contendrá:

Elaboración de programas, confeccionados específicamente de acuerdo con los

objetivos trazados, que den respuesta a la comprobación de las 3 “E” (Economía,

Eficiencia y Eficacia), por cada proyecto a actividad a examinarse.

Productos:

Memorando de Planificación

Programas de Auditoría para cada componente (proyecto, programa o actividad).

INDU COLINA

40

2.4.3 Fase III. Ejecución:

Objetivos:

En esa etapa, es donde se ejecuta propiamente la auditoría, pues en esta instancia se

desarrolla los hallazgos y se obtienen toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad

apropiada (suficiente, competente y relevante), basada en los criterios de auditoría y

procedimientos definidos en cada programa, que sustentan las conclusiones y

recomendaciones de los informes.

Actividades:

Las tareas propias de esta fase son:

Aplicación de los programas detallados y específicos para cada componente

significativo y escogido para examinarse, que comprende la aplicación de las

técnicas de auditoría tradicionales, tales como: inspección física, observación,

cálculo, indagación, análisis, etc.

Preparación de los papeles de trabajo, que junto a la documentación relativa a la

planificación y aplicación de los programas, contienen la evidencia suficiente,

competente y relevante.

Elaboración de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente

examinado, expresados en los comentarios.

Definir la estructura del informe de auditoría, con la necesaria referencia a los

papeles de trabajo y a la hoja resumen de comentarios, conclusiones y

recomendaciones.

Productos:

Papeles de trabajo

Hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente

INDU COLINA

41

2.4.4 Fase IV: Comunicación de Resultados

Objetivos:

Además de los informes parciales que puedan emitirse, como aquel relativo al control

interno, se preparará un informe final, el mismo que en la auditoría de gestión difiere,

pues no sólo que revelará las deficiencias existentes como se lo hacía en las otras

auditorías, sino que también, contendrá los hallazgos positivos; pero también se

diferencia porque en el informe de auditoría de gestión, en la parte correspondiente a las

conclusiones se expondrá en forma resumida, el precio del incumplimiento con su efecto

económico, y las causas y condiciones para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y

economía en la gestión y uso de recursos de la entidad auditada.

Actividades:

En esta fase IV, las tareas que se llevan a cabo son las siguientes:

Redacción del informe de auditoría, en forma conjunta entre los auditores con

funciones de jefe de grupo y supervisor, con la participación de los especialistas

no auditores en la parte que se considere necesario.

Comunicación de resultados; si bien esta se cumple durante todo el proceso de la

auditoría de gestión para promover la toma de acciones correctivas de inmediato,

es menester que el borrador del informe antes de su emisión, deba ser discutido

en una conferencia Final con los responsables de la Gestión y los funcionarios de

más alto nivel relacionados con el examen; esto le permitirá por una parte

reforzar y perfeccionar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones; pero

por otra parte, permitir que expresen sus puntos de vista y ejerzan su legítima

defensa.

Productos:

Informe de Auditoría, síntesis del informe y memorando de antecedentes

INDU COLINA

42

2.4.5 Fase V: Seguimiento

Objetivos:

Su objetivo fundamental es verificar el cumplimiento de las recomendaciones que se

plasmaron en el informe final de auditoría, además de cerciorarse de que la organización

auditada haya elevado sus niveles de eficiencia, efectividad, ética, ecología y economía,

de acuerdo a los componentes que fueron sujetos de examen.

Actividades:

Los Auditores efectuarán el seguimiento en la entidad, con el siguiente propósito:

Para comprobar hasta qué punto la administración fue receptiva sobre los

comentarios (hallazgos), conclusiones y las recomendaciones presentadas en el

informe, efectúa el seguimiento de inmediato a la terminación de la auditoría.

De acuerdo al grado de deterioro de las 3 “E” y de la importancia de los

resultados presentados en el informe de auditoría, debe realizar una re

comprobación de cursado entre uno y dos años de haberse concluido la auditoría.

Determinación de responsabilidades por los daños materiales y perjuicio

económico causado, y comprobación de su resarcimiento, reparación o

recuperación de los activos.

Productos:

Documentación que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones y

probatoria de las acciones correctivas.

Comunicación de la determinación de responsabilidades

Papeles de trabajo relativos a la fase de seguimiento.

INDU COLINA

43

CAPÍTULO III

INTRODUCCIÓN.

El presente capítulo abarca la realización sistemática de la auditoría de gestión en base a

sus cinco fases en la COMPAÑÍA INDU COLINA. En la fase uno que es el

Conocimiento preliminar se expone todo lo relevante de la información del de la

empresa como tal; es decir, su estructura orgánica, sus antecedentes, la misión, visión,

objetivos, análisis FODA, así como también el cuestionario de evaluación general de

control interno.

La segunda fase que es la planificación tiene por objetivo programar todas las tareas que

en ella implica durante el período de la auditoría, dando a conocer las siguientes: el

memorando de planificación, los programas de trabajo y la evaluación especifica del

control interno tanto para los subcomponentes: recursos humanos, ventas y

producción.

La tercera fase que es la ejecución exponemos todo lo planificado y ejecutado en las

fases anteriores, por lo que se realizarán las siguientes actividades: los papeles de

trabajo, las hojas de hallazgos y la estructura del informe en la cual presentaremos las

conclusiones sobre los subcomponentes auditados.

La cuarta fase que es la de comunicar los resultados se desarrollara el informe final

donde se darán a conocer los resultados del informe de la auditoría, así como sus

conclusiones y recomendaciones los que nos permitirá mejorar la gestión de la

COMPAÑÍA INDU COLINA, y enfocarnos a una institución que lleve a cabo

correctamente todas sus funciones dentro y fuera de la misma.

La quinta fase que es la de seguimiento, en ella se elaborará el cronograma de

cumplimiento de las recomendaciones.

INDU COLINA

44

3. APLICACIÓN DE LA AUDITORÌA DE GESTIÓN A LA COMPAÑÍA

INDU COLINA

1.1. FASE I. CONOCIMIENTO PRELIMINAR

3.1.1 ORDEN DE TRABAJO PRELIMINAR DE LA AUDITORIA.

Cuenca, 15 de Noviembre del 2012

OFICIO # 001

ASUNTO: Orden de Trabajo Provisional

Señores

Johanna Elizabeth Angamarca Calle

SUPERVISOR DEL EQUIPO

Ana Gabriela Andrade Mora

JEFE DE EQUIPO

Ing. CPA Miriam López

AUDITOR GENERAL

Ciudad

De mis consideraciones:

Según lo establecido dentro de la planificación de la institución para el período 2011, dispongo a ustedes

la realización de la Auditoria de Gestión de la COMPAÑÍA INDU COLINA, en sus

subcomponentes más importantes Recursos Humanos, Ventas y Producción

El alcance del examen debe cubrir el período desde el 01 de Enero al 31 de mayo del 2011, este se

relaciona con el análisis del entorno del componente de la EMPRESA, clima organizacional,

conocimiento general de los procesos administrativos, el cumplimiento de disposiciones legales, la misión,

visión, objetivos, metas, estrategias, políticas y acciones realizadas por la entidad.

A esta fase corresponde el conocimiento general de la entidad y un diagnóstico de la institución para

reconocer y determinar las áreas claves y poder sustentar la primera etapa de la auditoria.

Atentamente

Ing. Miriam López

INDU COLINA

45

3.1.2 CÉDULA NARRATIVA

CÈDULA NARRATIVA P/T # 001

Componente sujeto a examen: COMPAÑÍA INDU COLINA.

Período examinado: 01 de Enero 2011 al 31 de Mayo 2011

Luego de ser aprobada la solicitud en el Mes de Noviembre 2011 para llevar a cabo la

auditoría de Gestión a la COMPAÑÍA INDU COLINA, documento que fue aceptado por

el Gerente Propietario Ing. Amador Suin en entrevista mantenida con las Srtas. Johanna

Angamarca y Gabriela Andrade quienes plantearon a dicha autoridad el proyecto de Tesis

que van a llevar a cabo en la institución que él dirige, quien con toda la predisposición del

caso nos dio la respuesta favorable a nuestra solicitud e inmediatamente dispuso que para el

desarrollo del trabajo nos pongamos de acuerdo con la Ing. Magaly Tepan Contadora de la

COMPAÑÍA INDU COLINA, y quien justamente nos prestó toda la apertura necesaria

para nuestra labor.

Luego de esto fue emitida la orden de trabajo, y de manera posterior fueron presentados los

primeros requerimientos necesarios para el inicio de la auditoría.

El trabajo de auditoría se llevará a cabo en los departamentos de Recursos Humanos,

Ventas y Producción de la COMPAÑÍA INDU COLINA.

Un dato importante que nos supo informar la Ing. Magaly Tepan es que durante los diez años

que tiene funcionando la empresa nunca se ha realizado una auditoría

Supervisado por: Johanna Angamarca

Elaborado por: Gabriela Andrade

INDU COLINA

46

CEDULA NARRATIVA P/T # 002

Componente sujeto a examen: COMPAÑÍA INDU COLINA.

Período examinado: 01 de Enero 2011 al 31 de Mayo 2011

De la visita realizada a INDU COLINA en compañía de la Ing. Magaly Tepan

Contadora y del Sr. Ing. Amador Suin Gerente propietario, se observó que dicha

empresa lleva a cabo sus actividades en una casa de tres pisos, ocupando la empresa

el piso número tres, en el que funciona las oficinas administrativas, teniendo en el

Cantón Playas la parte Productiva; el mismo que se encuentra en una casa de

construcción antigua, ubicada en la provincia del Guayas Cantón Playas, sector Juan

Gómez Rendón Km 68 vía a Guayaquil - Playas a 1Km de El Progreso

La COMPAÑÍA INDU COLINA, cuenta con las siguientes dependencias:

En la ciudad de Cuenca:

La COMPAÑÍA INDU COLINA, cuenta con las oficinas administrativas como la de

Contabilidad, Marketing, Ventas y Recursos Humanos

En el Cantón Playas:

Se encuentra el área de Producción y Distribución del Producto

Supervisado por: Johanna Angamarca

Elaborado por: Gabriela Andrade

INDU COLINA

47

CEDULA NARRATIVA P/T # 003

Componente sujeto a examen: COMPAÑÍA INDU COLINA.

Período examinado: 01 de Enero 2011 al 31 de Mayo 2011

Para la iniciación del trabajo de auditoría se nos facilitó documentos como los

detallados a continuación: Información financiera y contable, correspondiente al año

2011, y que fue presentada al Gerente para su visto bueno; dichos balances se

componen de:

Balance de Comprobación, Estado de Resultados, Estado de situación Financiera,

Estado de Flujo Efectivo, Estado de Ejecución Presupuestaria, Cédulas

Presupuestarias de Ingresos y Gastos a nivel de Partidas y el resumen y detalle de

Transferencias Recibidas.

Así mismo nos facilitaron el manual de funciones el mismo que recopila aspectos

como propuesta del plan estratégico de la entidad, los objetivos que persigue, las

metas, entre otra información de suma importancia para el desarrollo de la auditoría.

De los documentos entregados podemos resumir brevemente los siguientes aspectos:

La COMPAÑÍA INDU COLINA, es una institución privada, ubicada en el Cantón

Cuenca, parroquia Yanuncay, en las calles Juan Vives y Av. Primero de Mayo.

Ocupa el tercer piso de una casa, con un área de construcción de 240 metros

cuadrados. Teniendo como inicio de sus actividades el 10 de mayo de 2006.

Supervisado por: Johanna Angamarca

Elaborado por: Gabriela Andrade

INDU COLINA

48

3.1.3 VISITA PREVIA.

COMPAÑÍA INDU COLINA.

Nombre de la entidad

COMPAÑÍA INDU COLINA

Dirección.

Calles Juan Vives y Av. Primero de Mayo

Teléfono.

072889072 / 093670025

Orgánico Funcional.

La Estructura Orgánica que tiene la COMPAÑÍA INDU COLINA, está diseñada de

tal forma que el Gerente General es el representante legal de la Empresa y el único

que puede obligarle judicial y extrajudicialmente. En ésta empresa las decisiones

administrativas serán tomadas por Gerencia General. En cada sección o

departamento habrá un Jefe responsable ante la Presidencia Ejecutiva del buen

funcionamiento tanto de su sección o departamento como de sus subalternos, quien

informará oportunamente a la Presidencia Ejecutiva y jefes departamentales sobre las

infracciones cometidas por los empleados y accionistas, para la aplicación de la

sanción correspondiente.

Objetivos de la entidad.

Elaborar productos de alta calidad, de manera eficiente y efectiva.

Adquirir las mejores materias primas, con alto poder de principios activos

Investigar y desarrollar nuevas alternativas de productos órgano-minerales.

Producir fertilizantes químicos de liberación inteligente

Mejorar continuamente los procesos de producción con tecnología de punta

Crear nuevas fuentes de trabajo directa e indirecta

Exportar productos zeolíticos y carbonatos micronizados.

INDU COLINA

49

Funcionarios principales de la entidad.

Ing. Amador Suin Gerente General

Ing. Magaly Tepan Asistente Administrativa / Contadora

Sra. Carmen Arévalo Presidenta de la Empresa

Sr. Edwin Morocho Jefe Planta de Producción

Sra. Verónica Navarrete Supervisora

Sra. Martha Morocho Encargada de Bodega

Información Financiera

CODIGO PARTIDA PRESUPUESTO

INGRESOS CORRIENTES 1.121.826,50

411101001

Ventas Fertilizantes Naturales 368.319,89

411105002

Ventas Producto Terminado

Fertilizantes

746.105,70

411103001

Ventas Sacos Vacíos 0% 1.020,00

411202001

Fletes en Ventas 420,00

411201003 Ingresos Financieros 26,96

411202002 Ingresos Por Desembarques 113,12

411202003 Ingresos por Faltas y Atrasos 137,37

411204001 Rembolso seguros maquinaria 5.683,46

Recursos y tiempos requeridos

Recursos Humanos.

Ing. CPA Miriam López

INDU COLINA

50

Srta. Johanna Angamarca

Srta. Gabriela Andrade

Recursos Materiales

Los recursos materiales que utilizaremos son: Equipos de computación, suministros

de oficina, cámara de fotos, transporte, etc.

Tiempo requerido.

Días calendario: 197 días

Días laborables: 118 días

Supervisado por: Johanna Angamarca

Elaborado por: Gabriela Andrade

3.1.4 INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD.

Misión.

INDU COLINA, es una empresa que extrae, procesa y distribuye fertilizantes naturales

que nutren los cultivos, insumos, que enmiendan suelos desgastados, además procesan

aditivos para mejorar la eficiencia de la alimentación animal. Cuentan con la tecnología

necesaria para procesar fertilizantes químicos y orgánicos competitivos que permiten

disminuir el impacto negativo de los nitratos (sulfatos, bicarbonatos, boratos) y

amoniacos.

Visión.

Ser en el medio y largo plazo una firma distinguida por lograr sus mejores índices de

gestión de calidad, productividad, eficiencia de la producción, seguridad, buen gobierno,

ofreciendo productos y servicios de nutrición vegetal, en acorde con el buen vivir y que

transcienda en el tiempo.

Objetivo General.

Elaborar productos de alta calidad, de manera eficiente y efectiva.

INDU COLINA

51

Objetivos Específicos.

Adquirir las mejores materias primas, con alto poder de principios activos

Investigar y desarrollar nuevas alternativas de productos órgano-minerales.

Producir fertilizantes químicos de liberación inteligente

Mejorar continuamente los procesos de producción con tecnología de punta

Crear nuevas fuentes de trabajo directa e indirecta

Exportar productos zeolíticos y carbonatos micronizados.

3.1.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

INDUCOLINA CIA. LTDA.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

JUNTA GENERAL DE

SOCIOS

PRESIDENCIAEJECUTIVA

GERENCIAGENERAL

GERENCIA DE VENTAS

TESORERIA

GERENCIA FINANCIERA Y

RECUR. HUMANOS

ASESORIALEGAL

CONTABILIDAD

CONTAB.GENERAL

GERENCIA PRODUCCION

VENTAS

LOCALES

NUEVOSLOCALES

PLANTAPRODUCCION

PRODUCTOSCALIZA

ZEOLITAS

CONTAB. COSTOS

INFORMES FINANCIEROS

RECURSOSHUMANOS

PAGOS

PRES. CAJA

CONTRATOS

SALUD IESSSEG. INDUST.

COMPRAS

ORDENES DE COMPRA

MERCADOSCOTIZACIONES

CONTRATOS ENTREGAS

FACTURA PROVEEDOR

DISEÑOS DE PRODUCTOS

ESTANDARIZACION

FACTURACION

ALMACEN DE EXISTENCIAS

ALMACENAMIENTO

ENTREGAS MATERIALES

REGISTROS DE EXISTENCIA

SOLICITUD DEP.COMPRAS

INVESTIGACION Y DESARROLLO

ESPECIFICACIONE

S

PRODUCTOS FERTILIZANTES

ANEXOS

SRI

ASISTENTEDE GERENCIA

GERENCIA ADMINISTRATIVA

PLANIFICACION

EVALUACION PROYECTOS

ADM TALENTO HUMANO

COBROS

PUBLICIDAD Y

MEDIOS DE PUBLICIDAD

PROMOCIONES

PRES. VENTAS

COMERCIO EXTERIOR

INDU COLINA

52

3.1.6 INDICADORES DE GESTIÓN.

COMPAÑÍA INDU COLINA

BALANCE GENERAL

2009 2010 2011

ACTIVO

CORRIENTE

Caja 1.466,52 1.317,08 100

Bancos 29.929,23 40.407,51 38.209,31

Clientes 191.018,87 185.529,03 478.708,04

- Provisión cuentas incobrables -2.746,94 0 0

Anticipos entregados 11.036,27 2.905,58 8.053,70

Préstamos 5.280,32 22.815,58 8.514,66

Presupuestos asignados 48,5 0

Inventarios 128.120,33 214.763,98 278.577,82

Impuestos Anticipados 11.187,62 14.119,38

Garantías entregadas 280

TOTAL CORRIENTE 375.340,72 481.858,14 812.443,53

FIJO

No Depreciable 46.885,12 69.051,50 39.312,00

Depreciable 317.650,61 414.946,34 649.771,55

- Depreciación Acumulada -86.689,60 -121.406,22 -184.452,51

TOTAL FIJO 277.846,13 362.591,62 504.631,04

INDU COLINA

53

2009 2010 2011

OTROS

Gastos de Constitución 590,73 590,73

Marcas y Patentes 2.108,00 0

Marcas y Certificaciones 3.024,00 0

Gastos de Investigación Ecoabonos 35.296,77 0

Gastos de investigación Ecourea 7.475,77 0

2009 2010 2011

Gastos a diferir 0 1.000,00

- Amortización Acumulada -39.531,30 -492,49

TOTAL OTROS 8.963,97 1.098,24

TOTAL ACTIVO 662.150,82 845.548,00 1.317.074,57

PASIVO

CORRIENTE

Proveedores y Acreedores 97.718,56 141.228,76 436.587,32

Sobregiros bancarios 0 47.008,78 0

Impuestos Fiscales 45.053,91 35.559,00 8.235,00

Gastos Acumulados 13.539,01 28.286,02

Gastos por pagar 3.366,18 3.815,21

Anticipo Clientes 70 0 52.505,20

Garantías recibidas 0 0 2.449,87

Obligaciones Financieras C/plazo 69.572,95

INDU COLINA

54

2009 2010 2011

Obligaciones con el IESS 5.623,78

Obligaciones Laborales y

provisiones 0 0 78.172,64

TOTAL PASIVO CORRIENTE 159.747,66 255.897,77 653.146,76

LARGO PLAZO

Préstamos Bancarios 68.262,02 98.101,69 104.826,64

Préstamos Accionistas 118.835,71 138.475,60 61.416,06

Oblig. Laborables largo plazo 0 0 15.308,66

TOTAL PASIVO LARGO

PLAZO 187.097,73 236.577,29 181.551,36

TOTAL PASIVO 346.845,39 492.475,06 834.698,12

PATRIMONIO

Capital Social 232.089,00 232.089,00 232.089,00

Reserva Legal 6.385,04 8.273,42 14.738,71

Resultado de Ejercicios Anteriores 15.180,21 76.831,39 112.709,72

Resultado de Período 61.651,18 35.879,13 122.839,02

TOTAL PATRIMONIO 315.305,43 353.072,94 482.376,45

TOTAL PASIVO Y

PATRIMONIO 662.150,82 845.548,00 1.317.074,57

INDU COLINA

55

2009 2010 2011

Razones de liquidez

Liquidez Corriente = Activos corrientes 375.340,72

2,35 481.858,14

1,88 812.443,53

1,24 Pasivos Corrientes 159.747,66 255.897,77 653.146,76

Razón rápida (prueba

ácida)

Razón rápida = Activos Corrientes – Inventario

375340.72-

128120.33 1,55

481858.14-

214763.98 1,044

812443.53-

278577.82 0,82

Pasivos Corrientes 159.747,66 255.897,77 653.146,76

Índices de Actividad

Rotación de inventarios = Costo de los bienes vendidos 1.286.910,14 10,04

Veces

1.638.082,81 7,63

Veces

2.566.117,04 9,22

Veces Inventario 128.120,33 214.763,98 278.577,82

Período promedio de cobro = Cuentas por cobrar 191.018,87

42 Días 185.529,03

33 Días 478.708,04

55 Días Ventas diarias promedio 1673761.42/365 2023409.84/365 3199204.54/365

Período promedio de pago = Cuentas por pagar 141.228,76

30 Días 436.587,32

61 Días Compras diarias promedio 1724726.46/365 2629930.88/365

Rotación de los activos

totales =

Ventas 1.673.761,42 2,53

Veces

2.023.409,84 2,39

Veces

3.199.204,54 2,43

Veces Total de los activos 662150,82 845548 1317074,57

Razones de

endeudamiento

Índice de endeudamiento = Total de pasivos 346845,39

52% 492475,06

58% 834698,12

63% Total de activos 662150,82 845548 1317074,57

INDU COLINA

56

2009 2010 2011 Razones de

endeudamiento

Razón de cargos de interés

fijo =

Ganancias Antes Int e Imp. 106093,21 8,47%

63010,85 5,41%

180996,51 7,58%

Intereses 12528,85 11643,03 23884,57

Índices de Rentabilidad

Margen de utilidad Bruta = Utilidad Bruta 386851,28

23% 385327,03

19% 633087,5

20% Ventas 1673761,42 2023409,84 3199204,54

Margen de utilidad

operativa =

Utilidad operativa 118005,35 7%

72235,68 4%

174538,14 5%

Ventas 1673761,42 2023409,84 3199204,54

Margen de utilidad neta = Utilidad neta 61651,18

4% 35879,13

2% 122839,02

4% Ventas 1673761,42 2023409,84 3199204,54

Rendimiento sobre los

activos totales =

Utilidad Neta 61651,18 9%

35879,13 4%

122839,02 9%

Total de activos 662150,82 845548 1317074,57

Retorno sobre el

patrimonio =

Utilidad Neta 61651,18 20%

35879,13 10%

122839,02 25%

Patrimonio 315305,43 353072,94 482376,45

INDU COLINA

57

3.1.7 ANÁLISIS FODA DE LA COMPAÑÍA INDU COLINA.

FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA

INDUCOLINA tiene

una marca reconocida

dentro del mercado

Ecuatoriano

Explorar mercado

internacional.

Bajo poder

negociador con

proveedores y

clientes

Entrada de nuevos

competidores al

mercado.

Posee personal

capacitado en el

campo del Diseño y

Elaboración del

Producto.

Alianza con empresas

extranjeras.

No cuenta con

facilidades de pago

Amenaza de ingresos

de productos y

servicios sustitutos.

Cubre una amplia

zona del mercado,

dándose a conocer

con su producto.

Competidores con

productos y servicios

eficiente

Poca planificación en

el área de ventas

Rivalidad entre

empresas existentes.

Cuenta con una

amplia publicidad,

tanto en el Internet,

Foyer, Vallas

Publicitarias, etc.

Desarrollo de nuevas

tecnologías.

No cuenta con una

infraestructura

adecuada

Ingresos de Productos

importados a bajos

costos.

Brinda atención al

Cliente las 24 horas,

y el servicio de

Postventa.

INDU COLINA

58

3.1.8 CUESTINARIO DE EVALUACIÓN PRELIMINAR DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO DE LA COMPAÑÍA INDU COLINA.

COMPAÑÍA INDUCOLINA.

1. AMBIENTE DE CONTROL

CUESTIONARIO RESPUESTA REALIZADO

POR SI NO

A) INTEGRIDAD Y VALORES ETICOS

1. ¿Posee la Empresa un Código de Ética? X

2. ¿Se incorporan los Códigos de Ética en los procesos y

en el personal? X

3. ¿Existen métodos para motivar a los Empleados? X

4. ¿El gerente muestra apoyo a las acciones orientadas a

categorizar eventos? X

B) ADMINISTRACIÓN ESTRATEGICA

1. ¿La Administración presenta oportunamente

información financiera? X

2. ¿Se revisan periódicamente los informes financieros?

3. ¿La empresa cuenta con Misión, Visión, Objetivos, y

las maneras para conseguirlas? X

4. ¿INDU COLINA ha formulado Indicadores de Gestión

que permitan medir y cuantificar las metas objetivos y

actividades planificadas con lo ejecutado?

X

C) PÓLITICAS Y PRÁCTICAS DEL TALENTO

HUMANOS

1. ¿Se Identifican con claridad los niveles de autoridad y

responsabilidad? X

INDU COLINA

59

CUESTIONARIO SI NO REALIZADO

POR

2. ¿Existen políticas de procedimientos para la

contratación, formación, y remuneración de los

empleados?

X

3. ¿Se aplican sanciones disciplinarias? X

4. ¿Existen políticas de responsabilidad en todos los

niveles y se verifican su cumplimiento? X

5. ¿Existe rotación del personal asignado que garantice el

funcionamiento apropiado de la empresa? X

6. ¿El personal de la empresa tiene conocimiento de los

objetivos? X

7. ¿Existe un grado de participación de los empleados en

la determinación de los factores de riesgo? X

D) ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

1. ¿Existe comunicación interna y externa? X

2. ¿Se actualiza el reglamento orgánico funcional? X

E) SISTEMA COMPUTARIZADO DE

INFORMACIÓN

1. ¿La empresa cuenta con una supervisión adecuada en

todos los niveles que ayuden al cumplimiento de los

objetivos?

X

2. ¿La empresa cuenta con métodos para la identificación

de los riesgos importantes que pueden impactar sobre

cada objetivo establecido para las distintas actividades?

X

3. ¿Es confiable la metodología utilizada para identificar

eventos que puedan afectar el logro de los objetivos? X

INDU COLINA

60

2. EVALUACIÓN DE RIESGOS

CUESTIONARIO RESPUESTA REALIZADO

POR SI NO

1. ¿Se evalúa los riesgos periódicamente para conocer la

forma en que los eventos potenciales impactan en la

consecución de objetivos institucionales?

X

2. ¿Se evalúa los acontecimientos desde la perspectiva de

la probabilidad e impacto, a base de métodos cualitativos

y cuantitativos?

X

3. ¿Existen mecanismos para identificar y reaccionar ante

los cambios que pueden afectar a la entidad? X

4. ¿Se dispone de información confiable y oportuna para

evaluar los riesgos? X

5. ¿La empresa ha establecido las respuestas a los riesgos

identificados tales como: evitar, reducir, compartir, y

aceptar los riesgos?

X

6. ¿Existen mecanismos para la toma de decisiones? X

7. ¿El gerente tiene los conocimientos necesarios para

tomar la mejor decisión? X

8. ¿Las respuestas utilizadas por las autoridades son

confiables? X

3. ACTIVIDADES DE CONTROL

CUESTIONARIO RESPUESTA REALIZADO

POR SI NO

1. ¿La alta dirección brinda apoyo en la aplicación de

controles respecto a los riesgos? X

INDU COLINA

61

CUESTIONARIO SI NO

REALIZADO

POR

2. ¿Existen sistemas de comunicación para informar

sobre las actividades de control? X

3. ¿La administración promueve el desarrollo de la

tecnología de información? X

4. ¿las funciones se dividen entre diferentes personas para

reducir el riesgo de error? X

4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

CUESTIONARIO RESPUESTA REALIZADO

POR SI NO

1. ¿Existen políticas relativas a la información y

comunicación así como su difusión en todos los niveles? X

2. ¿Se ha establecido comunicación en sentido amplio,

que facilite la circulación de la información tanto formal

como informal?

X

3. ¿Existe sistemas y procedimientos que aseguran la

confiabilidad de los datos? X

4. ¿Se denuncian posibles actos indebidos? X

5. ¿Las autoridades toman en cuenta las propuestas del

personal respecto de la calidad de las obras? X

6. ¿Se actualiza permanentemente la página web de la

empresa? X

INDU COLINA

62

5. SEGUIMIENTO

CUESTIONARIO RESPUESTA REALIZADO

POR SI NO

1. ¿Es frecuente la comparación de los registros del

sistema contable con los activos fijos de la entidad? X

2. ¿Se evalúa y supervisa en forma continua la calidad y

rendimiento del sistema de control interno, su alcance y

la frecuencia, en función de la evaluación de riesgos?

X

3. ¿La empresa realiza autoevaluaciones del control

interno en cada uno de los departamentos? X

4. ¿La empresa ha realizado auditorías internas y

externas? X

Preparado por: Gabriela Andrade Mora

Supervisado por: Johanna Angamarca Calle

Fecha: 20 – 11 – 12

Luego de haber realizado el cuestionario de control interno a la empresa, procedemos a

calificarlo con la finalidad de determinar el nivel de riesgo y de confianza.

Posteriormente, aplicamos las fórmulas para obtener el nivel de confianza y el nivel de

riesgo inherente.

INDU COLINA

63

COMPAÑÍA INDU COLINA

CALIFICACION DEL CUESTIONARIO DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO

No PREGUNTAS P/T SI NO CT

SUMAN 44 28

AMBIENTE INTERNO DE CONTROL 13 7

1 ¿Posee la empresa un código de ética? X 0

2 ¿Existe una buena relación con los empleados y

clientes? X 1

3 ¿Se incorporan los códigos de ética en los procesos

y en el personal? X 0

4 ¿El gerente cuida la imagen institucional? X 1

5 ¿La administración presenta oportunamente

información financiera? X 0

6 ¿Se identifican con claridad los niveles de

autoridad y responsabilidad? X 1

7 ¿Existe comunicación interna y externa? X 1

8 ¿Se actualiza el reglamento orgánico funcional? X 0

9

¿Existen políticas de procedimientos para la

contratación, formación y remuneración de los

empleados?

X 0

10 ¿Se aplican sanciones disciplinarias? X 1

11 ¿Existen métodos para motivar a los empleados? X 1

12 Existen políticas de responsabilidad en todos los

niveles y se verifica su cumplimiento X 1

INDU COLINA

64

13 ¿Se revisan periódicamente los informes

financieros? X 0

ESTEBLECIMIENTO DE OBJETIVOS 5 3

14 ¿La empresa cuenta con misión, visión, objetivos y

las maneras para conseguirlos? X 1

No PREGUNTAS P/T SI NO CT

15

¿INDUCOLINA ha formulado indicadores de

gestión que permitan medir y cuantificar las metas,

objetivos y actividades planificadas con lo

ejecutado?

X 0

16

¿Existe rotación del personal asignado que

garantice el funcionamiento apropiado de la

empresa?

X 0

17 ¿El personal de la empresa tiene conocimiento de

los objetivos? X 1

18

¿La empresa cuenta con una supervisión adecuada

en todos los niveles que ayuden al cumplimiento de

los objetivos?

X 1

IDENTIFICACION DE EVENTOS 4 4

19 ¿Existe un grado de participación de los empleados

en la determinación de los factores de riesgo? X 1

20

¿La empresa cuenta con métodos para la

identificación de los riesgos importantes que

pueden impactar sobre cada objetivo establecido

para las distintas actividades?

X 1

21

¿Es confiable la metodología utilizada para identificar

eventos que puedan afectar el logro de los objetivos? X 1

INDU COLINA

65

22 ¿El gerente muestra apoyo a las acciones orientadas a

categorizar eventos? X 1

EVALUACIÓN DE RIESGOS 4 2

23

¿Se evalúa los riesgos periódicamente para conocer la

forma en que los eventos potenciales impactan en la

consecución de objetivos institucionales?

X 0

No PREGUNTAS P/T SI NO CT

24

¿Se evalúa los acontecimientos desde la perspectiva

de la probabilidad e impacto, a base de métodos

cualitativos y cuantitativos?

X 0

25 ¿Existen mecanismos para identificar y reaccionar

ante los cambios que pueden afectar a la entidad? X 1

26 ¿Se dispone de información confiable y oportuna

para evaluar los riesgos? X 1

RESPUESTA A LOS RIESGOS 4 3

27

¿La empresa ha establecido las respuestas a los

riesgos identificados tales como: evitar, reducir,

compartir y aceptar los riesgos?

X 1

28 ¿Existen mecanismos para la toma de decisiones? X 0

29 ¿El gerente tiene los conocimientos necesarios para

tomar la mejor decisión? X 1

30 ¿Las respuestas utilizadas por las autoridades son

confiables? X 1

ACTIVIDADES DE CONTROL 4 2

31 ¿La alta dirección brinda apoyo en la aplicación de

controles respecto a los riesgos? X 1

32 ¿Existen sistemas de comunicación para informar

sobre las actividades de control? X 0

INDU COLINA

66

33 ¿La administración promueve el desarrollo de la

tecnología de información? X 0

34 ¿Las funciones se dividen entre diferentes personas

para reducir el riesgo de error? X 1

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 6 5

No PREGUNTAS P/T SI NO CT

35

¿Existen políticas relativas a la información y

comunicación así como su difusión en todos los

niveles?

X 0

36

¿Se han establecido comunicaciones en sentido

amplio, que facilite la circulación de la información

tanto formal como informal?

X 1

37 ¿Existen sistemas y procedimientos que aseguran la

confiablidad de los datos? X 1

38 ¿Se denuncian posibles actos indebidos? X 1

39

¿Las autoridades toman en cuenta las propuestas

del personal respecto de la calidad de las obras

realizadas?

X 1

40 ¿Se actualiza permanentemente la página web de la

empresa? X 1

SUPERVISIÓN Y MONITOREO 6 2

41 ¿Es frecuente la comparación de los registros del

sistema contable con los activos fijos de la entidad? X 0

42

¿Se evalúa y supervisa en forma continua la calidad

y rendimiento del sistema de control interno, su

alcance y la frecuencia, en función de la evaluación

de riesgos?

X 1

INDU COLINA

67

43 ¿La empresa realiza autoevaluaciones del control

interno en cada uno de los departamentos? X 1

44 ¿La empresa ha realizado auditorías internas y

externas? X 0

INDU COLINA

68

3.1.9. MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO

COMPAÑÍA INDU COLINA

MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO

COMPONENTE EVALUACIÓN DE RIESGO

ENFOQUE INHERENTE CONTROL

Presentación de Estados Financieros

Oportunos X

Los estados financieros constituyen una representación estructurada de

la situación financiera y del rendimiento financiero de una entidad

Actualizar el Reglamento Orgánico Funcional

mejora la eficacia de la empresa X

Constituye el fundamento de los otros componentes del control interno,

proporcionando disciplina y estructura

Políticas de procedimientos para la

contratación de los Empleados X Estas prácticas no formalizadas dan lugar a obligaciones implícitas

Formular indicadores de gestión para poder

medir las metas planificadas X

No permite tomar la mejor Decisión y tener un Horizonte de

oportunidades

Rotación del Personal X Hace que los trabajos no tengan continuidad

Falta de Evaluación de Riesgos X La valoración del riesgo es la identificación de la entidad y el análisis de

los riesgos importantes para lograr los objetivos

INDU COLINA

69

COMPONENTE INHERENTE CONTROL ENFOQUE

Falta de mecanismos para la Toma de

decisiones X

Falta de Información a los Empleados sobre

las actividades de control a Implementarse. X Ayudan a asegurar que las directrices de la gerencia son llevadas a cabo

Desarrollo de la Tecnología de Información. X No se tiene un sistema contable confiable y adecuado

Falta de un Manual de Políticas de

Información y Comunicación. X

Representan la identificación, captura e intercambio de la información

en una forma y tiempo que permita a la gente llevar a cabo sus

responsabilidades

Falta de Auditorías Internas y Externas X Según la Súper de Cias. Se debe presentar auditorias por lo menos

anualmente

Ponderación = 6

Calificación = 4

INDU COLINA

70

NIVEL DE CONFIANZA =

Calificación

Total * 100%

7 * 100

= 64%

Ponderación

Total 11

RIESGO INHERENTE = 100 % - Nivel de Confianza 100% - 64% = 36%

NIVEL DE CONFIANZA

BAJO MODERADO ALTO

15% - 50% 51% - 75% 76% - 95%

85% - 50% 49% - 25% 24% - 5%

BAJO MODERADO ALTO

NIVEL DE RIESGO (100 - NC)

El nivel de confianza obtenido es del 64% que resulta moderado, y por diferencia el

nivel de riesgo es de 36% calificándolo también como moderado, lo que indica que

deben realizarse pruebas de observación y de cumplimiento.

A continuación presentamos el informe de evaluación de control interno donde se

recalcan los aspectos positivos y negativos de la empresa, de igual manera proponemos

algunas recomendaciones necesarias para la mejora de la empresa.

INDU COLINA

71

3.1.10 INFORME DE EVALUACIÓN PRELIMINAR DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO

PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS OPORTUNAMENTE

La empresa no presenta oportunamente los estados financieros, de acuerdo a las Normas

de Contabilidad, según la NIC 1 “Los estados financieros constituyen una representación

estructurada de la situación financiera y del rendimiento financiero de una entidad”, esta

situación se origina ya que carece de una persona que se encargue de realizar un

seguimiento en la presentación de los estados financieros lo que ocasiona un retraso en

los registros contables y problemas a futuro.

Conclusión: Es necesario contar con más personal que supervise esta área ya que dado

el volumen de actividades que implica este departamento es indispensable contar con

personal que ayuden a obtener los resultados y las utilidades deseadas.

Recomendación No. 1:

Al Gerente:

Que se exija la presentación oportuna de informes, su revisión periódica y la

implementación de métodos para la toma de decisiones.

Contratar el personal necesario para el área contable.

ACTUALIZAR EL REGLAMENTO ORGANICO FUNCIONAL MEJORA LA

EFICACIA DE LA EMPRESA

La empresa no actualizado el reglamento orgánico funcional Según el SAS 78, “el

ambiente de control establece el tono de una organización, incluyendo la conciencia del

control de la gente. Constituye el fundamento de los otros componentes del control

interno, proporcionando disciplina y estructura”.

Esta situación se origina porque el gerente no considera importante la actualización del

reglamento orgánico funcional ya que las funciones que se asigna al personal las hace

verbalmente.

Esto ocasiona que el personal de la empresa no tenga una idea más clara de la

responsabilidad que tiene dentro de la empresa.

INDU COLINA

72

Conclusión:

La actualización del reglamento ayudara a la empresa a definir nuevos horizontes que

maximicen oportunidades y mejora la eficiencia de la empresa.

Recomendación No. 2:

Al Gerente:

Que actualice el reglamento orgánico funcional con el fin de que el personal cumpla con

sus obligaciones.

POLITICAS DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACION DE LOS

EMPLEADOS.

La empresa no cuenta con políticas de procedimientos para la contratación de los

empleados, según la NIC 19 “Los beneficios a los empleados a los que se aplica esta

Norma comprenden los que proceden de: © prácticas no formalizadas que generan

obligaciones implícitas. Estas prácticas no formalizadas dan lugar a obligaciones

implícitas, cuando la entidad no tiene alternativa realista diferente de la de afrontar los

pagos de los beneficios a los empleados. Un ejemplo de una obligación implícita es

cuando un cambio en las prácticas no formalizadas de la entidad causaría un daño

inaceptable en las relaciones con los empleados, esta situación se da debido a la falta de

información por parte del gerente sobre las actividades que se realizan en cada

departamento.

Si el gerente no contrata al personal adecuado para cada área se perdería tiempo, dinero

y ocasionaría una desorganización en la ejecución de los procesos.

Conclusión:

Las políticas de procedimientos para la contratación de los empleados permiten

fortalecer, actualizar y ampliar los conocimientos, tendientes a mejorar la eficacia y

eficiencia en el desempeño de sus funciones.

Recomendación No. 3:

Al Gerente:

Que establezca procedimientos y métodos que permitan la evaluación de desempeño de

los trabajadores, sobre estándares e indicadores de cumplimiento de tares y objetivos,

que permita conceder estímulos al personal.

INDU COLINA

73

FORMULAR INDICADORES DE GESTION PARA PODER MEDIR LAS

METAS PLANIFICADAS.

La empresa no formula indicadores de gestión que pueda medir las metas planificadas

con lo ejecutado según ISO 9004 Proporciona directrices que consideran tanto la

eficiencia como la eficacia del sistema de gestión de calidad, para mejorar el desempeño

de la Organización. Él contador no cree necesario la aplicación de indicadores de gestión

ya que se basa en los resultados que arrojan los estados financieros.

Si no se formula indicadores de gestión no se podrá coordinar ni tomar decisiones para

cumplir con las metas planteadas.

Conclusión:

La empresa no cuenta con una adecuada gestión que nos detalle los objetivos a cumplir.

Recomendación No. 4:

Al contador:

Preparar los indicadores de gestión necesarios para la evaluación del cumplimiento de

los objetivos y metas empresariales, permitiendo la generación de informes útiles para

mejorar la gestión de INDU COLINA CIA LTDA.

ROTACION DEL PERSONAL

Hemos observado que existe mucha rotación del personal en el área de producción de

acuerdo a la norma general de control interno 100 – 05 “Las funciones y

responsabilidades deben distribuirse sistemáticamente a varias personas para asegurar un

equilibrio eficaz entre los poderes y facultades delegadas”la falta de comunicación entre

el personal saliente y el que ingresa a sus actividadesocasiona la perdida de materiales

ya que no existe la verificación de la materia prima.

Conclusión:

Es importante que la empresa no exista mucha rotación del personal ya que se

interrumpe las actividades y se provocan retrasos en la producción.

Recomendación No 5:

Al Gerente:

Distribuir mejor los horarios de trabajo en cuanto a la producción

Al Jefe de Planta:

INDU COLINA

74

Verificar el trabajo realizado del empleado de turno.

FALTA DE EVALUACION DE RIESGOS

El departamento no cuenta con evaluación de riesgos, Según el SAS 78: “La valoración

del riesgo es la identificación de la entidad y el análisis de los riesgos importantes para

lograr los objetivos, formando una base para la determinación de cómo los riesgos deben

ser manejados”.

Esto se da porque el Jefe de planta no hace un estudio de los posibles riesgos que puedan

afectar a la producción y al no cumplir con una evaluación de riesgos en la unidad no se

podrían detectar desviaciones que afecten el cumplimiento de los objetivos

empresariales.

Conclusión:

La Compañía debe prestar más atención en lo que se refiere a la evaluación de riesgos

para minimizar su probabilidad e impacto de los mismos.

Recomendación No 6:

Al gerente:

Que se apliquen métodos y alternativas para determinar los riesgos y de esta manera

manejarlos eficiente y adecuadamente.

Contratar a una persona experta en el tema para desempeñar esta función.

FALTA DE MECANISMOS PARA LA TOMA DE DECISIONES

La empresa no cuenta con los mecanismos para la toma de decisiones norma esto se

origina por que el gerente no cree necesario establecer un mecanismo adecuado pues

sus decisiones se basan en su conocimiento y experiencia.

Al no contar con un mecanismo adecuado para la toma de decisiones existe la

posibilidad de que se tome una decisión errónea.

Conclusión:

Es necesario que seadopten elementos para la toma de decisiones, con las personas que

están involucradas en la compañía.

Recomendación No 7:

Al Gerente:

Implementar mecanismos adecuados para la toma de decisiones.

INDU COLINA

75

FALTA DE INFORMACION A LOS EMPLEADOS SOBRE LAS

ACTIVIDADES DE CONTROL A IMPLEMENTARSE.

Los empleados no tienen conocimiento de las actividades de control que se

implementan, según el SAS 78: “Las actividades de control las constituyen las políticas

y procedimientos que ayudan a asegurar que las directrices de la gerencia son llevadas a

cabo”, esto se origina por la falta de comunicación entre las máximas autoridades y el

personal de la empresa.

Lo que provoca que no se cumplan con las funciones asignadas afectando la consecución

de los objetivos.

Conclusión:

La comunicación en una empresa es un factor determinante en el éxito laboral; una

buena comunicación es sinónimo de eficiencia, organización y coordinación, mientras

que una mala comunicación puede ser motivo de ineficacia, desorden y conflictos

internos.

Recomendación No 8:

Al gerente:

Comunicar oportunamente al personal sobre las actividades de control a implementarse.

DESARROLLO DE LA TECNOLOGIA DE INFORMACION.

COMPANIA INDU COLINA no promueva el desarrollo de la tecnología de la

información norma esto se origina porque la empresa no cuenta con los recursos

necesarios para implementar un nuevo sistema.

Lo que provoca que no tenga una ventaja competitiva.

Conclusión:

El desarrollo tecnológico permite medir la eficiencia en los diferentes niveles, mismo

que ayudaría a eliminar el retraso de los procesos y procedimientos tecnológicos dentro

de los departamentos

Recomendación No 9:

Al Gerente.

INDU COLINA

76

Adquirir e implementar un nuevo software que le permita estar actualizados y mantener

la información confiable.

FALTA DE UN MANUAL DE POLITICAS DE INFORMACION Y

COMUNICACIÓN.

La empresa no cuenta con un manual de políticas de información y comunicación,

Según el SAS 78: “La información y comunicación representan la identificación, captura

e intercambio de la información en una forma y tiempo que permita a la gente llevar a

cabo sus responsabilidades”, se origina porque el gerente no considera necesario tener

estas políticas por escrito dentro de la empresa ya que brinda confianza para recibir

sugerencias de todos los empleados.

Si no existe una comunicación formal entre ellos se puede dar origen a retrasos, malos

entendidos y conflictos internos.

Conclusión:

La comunicación juega un papel importante en toda empresa, ya que una buena

comunicación puede significar eficiencia, coordinación y organización.

Recomendación No 10:

Al gerente

Se recomienda implementar un manual de políticas de comunicación e información a fin

de que exista una buena comunicación tanto formal como informal.

FALTA DE AUDITORIAS INTERNAS Y EXTERNAS.

La empresa no realiza auditorías, según la ley de compañías en su artículo 318 de la

auditoria externa afirma que “las Compañías Nacionales y Sucursales de compañías u

otras empresas extranjeras organizadas con personas jurídicas, y las asociaciones que

esta formen, cuyos activos excedan el monto que fije por resolución de la

superintendencia de compañías monto que no podrá ser inferior de 4000,00 deberán

contar con un informe anual de auditoria externa sobre sus estados financieros”.

Esta situación se origina ya que el gerente no ha contrato auditorias ya que ante

cualquier problema que se presente simplemente lo analiza con el contador y toma las

decisiones necesarios.

INDU COLINA

77

Si no se contrata una auditoria externa no podrá disponer de información certificada, de

la misma manera no podrá tener una opinión independiente de la realidad de la empresa,

ni de la legalidad y veracidad de su información.

Conclusión:

Toda empresa necesita de un auditor que verifique la confiabilidad de todos los

movimientos realizados en la misma, dándole autenticidad y permitiendo al gerente

tomar decisiones confiando en las declaraciones del auditor.

Recomendación No 11:

Al gerente:

Tomar las medidas necesarias para realizar auditorías internas y externas que le permitan

obtener exactitud en la información y así poder tomar decisiones correctas.

3.1.11 OBJETIVOS, ALCANCE, ENFOQUE, COMPONENTEY

SUBCOMPONENTES A AUDITAR.

3.1.11.1 OBJETIVOS

3.1.11.1.1 OBJETIVO GENERAL

Evaluar a INDU COLINA Cía. Ltda., para establecer el grado de Economía,

Eficiencia y Eficacia en la planificación, control, y uso de sus recursos.

3.1.11.1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Promover la optimización de los niveles de eficiencia, eficacia, economía,

calidad e impacto de la gestión.

Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas.

Verificar el manejo eficiente de los recursos.

Promover el aumento de la productividad, procurando la correcta administración

del patrimonio.

Satisfacer las necesidades de la administración.

3.1.11.2 ALCANCE

Logro de los objetivos institucionales; nivel jerárquico de la entidad; la estructura

organizativa; y, la participación individual de los integrantes de la institución.

Verificación del cumplimiento de la normatividad tanto general como específica

y de procedimientos establecidos.

INDU COLINA

78

Evaluación de la eficiencia y economía en el uso de los recursos, entendido como

rendimiento efectivo, o sea operación al costo mínimo posible sin desperdicio

innecesario; así como, de la eficacia en el logro de los objetivos y metas, en

relación a los recursos utilizados.

Medición del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la información

financiera y operativa.

3.1.11.3 ENFOQUE.

Es una Auditoría de eficacia porque está orientada a determinar el grado en que una

entidad, programa o proyecto; están cumpliendo los objetivos, resultados o beneficios

preestablecidos, expresados en términos de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc.

3.1.11.4 COMPONENTE Y SUBCOMPONENTES.

1.1.11.4.1. COMPONENTE

INDU COLINA CIA. LTDA.

1.1.11.4.2. SUBCOMPONENTES

La contratación y seguimiento de personal,

Cuentas por cobrar clientes y

Recepción y control de materia prima

INDU COLINA

79

3.2 FASE II. PLANIFICACIÓN

3.2.10 ORDEN DE TRABAJO DEFINITIVA

Cuenca, 20 de Noviembre del 2012

OFICIO # 002

ASUNTO: Orden de Trabajo Definitiva #002

Señores

Johanna Angamarca Calle

SUPERVISOR DEL EQUIPO

Gabriela Andrade Mora

JEFE DE EQUIPO

Ing. CPA. Miriam López

AUDITOR GENERAL

Ciudad

De mis consideraciones:

De conformidad con el informe de avance de la primera fase de la “Auditoria de Gestión a la

COMPAÑÍA INDU COLINA.”, se ha determinado los subcomponentes y áreas de resultados

claves las cuales son:

VENTAS (Cuentas por Cobrar Clientes)

RECURSOS HUMANOS (Contratación y Seguimiento de Personal)

PRODUCCION (Recepción y Control Materia Prima)

Con tales subcomponentes dispongo a ustedes la ejecución de la planificación y de las demás

etapas del examen que se deriven de dicho estudio.

Una vez concluido la evaluación del control interno por cada componente, deberá elaborarse un

informe que contendrá, las deficiencias así como las alternativas de solución, para conocimiento

del Gerente General y funcionarios de la entidad auditada, esto para su aplicación y

mejoramiento.

Igualmente, la fase de ejecución de las áreas críticas deberá ser sustentada con estándares, a base

del cual se emitirán las sugerencias que serán puestas en marcha en lo posible antes de la

conclusión del trabajo.

Atentamente;

Ing. Miriam López

INDU COLINA

80

3.2.11 EVALUACION ESPECIFICA DEL CONTROL INTERNO POR

SUBCOMPONENTE: VENTAS (cuentas por cobrar clientes)

CUESTIONARIO ESPECÍFICO DE

CONTROL INTERNO HOJA # 1

TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION

COMPONENTE: COMPAÑÍA INDU COLINA.

SUBCOMPONENTE: VENTAS (CUENTAS POR COBRAR CLIENTES)

N° PREGUNTAS RESPUESTA

COMENTARIOS SI NO N/A

1 ¿Cuenta con un personal capacitado

para esta área? X

La contadora lleva este

rubro

2 ¿La empresa brinda descuentos por

pronto pago? X

Brinda el 10% de

descuento

3 ¿Lleva un control minucioso de sus

cuentas por cobrar? X

No cuenta con

personal específico

para el área

4 ¿Determinan estrategias para

recuperación de sus cuentas por cobrar? X

5 ¿Dan seguimiento a los avances

recuperados de sus cuentas por cobrar? X

6 ¿Analiza al cliente antes de aprobar un

crédito? X

7

¿La empresa cuenta con asesoría legal

para recuperación de sus cuentas por

cobrar?

X

INDU COLINA

81

3.2.11.1 INFORME DE EVALUACIÓN ESPECIFICA DEL SISTEMA DE

CONTOL INTERNO: VENTAS (CUENTAS POR COBRAR CLIENTES)

Cuenca, 1 de Diciembre del 2012

OFICIO # 003

ASUNTO: Informe de Evaluación Específica del Sistema de Control Interno. Ventas

(Cuentas por Cobrar Clientes)

Señora.

Gabriela Andrade Mora

JEFE DE EQUIPO

Ciudad

De nuestras consideraciones:

De conformidad con el Plan de Actividades que se desarrollan en la COMPAÑÍA INDU

COLINA, hemos realizado la Evaluación al Sistema de Control Interno con la presencia

del Señor Ing. Amador Suin; Gerente Propietario.

El alcance que se quiere lograr al realizar dicha evaluación nos dio a conocer las

siguientes conclusiones:

No llevan un control minucioso de sus cuentas por cobrar

No determinan estrategias para recuperación de sus cuentas por cobrar

No dan seguimiento a los avances de sus cuentas recuperadas

No analizan a sus clientes al momento de aprobar un crédito

No cuenta con un personal para esta área, ni con departamento legal.

Atentamente

Srta. Johanna Angamarca C

INDU COLINA

82

3.2.11.2 MATRIZ DE PONDERACION: VENTAS (CUENTAS POR

COBRAR CLIENTES )

COMPAÑÍA INDU COLINA.

MATRIZ DE PONDERACIÓN

SUBCOMPONENTE CUENTAS POR COBRAR CLIENTES

COMPONENTES PONDERACIÓN CALIFICACIÓN

No tiene control minucioso de sus cuentas por cobrar 10 8

No determinan estrategias para recuperación de cartera 10 7

No cuenta con personal para esta área ni asesoramiento

legal

10 7

No dan seguimiento al avance de recuperación de sus

cuentas por cobrar

10 7

No analizan a sus clientes al momento de aprobar el crédito 10 8

TOTAL

50 37

INDU COLINA

83

COMPAÑÍA INDU COLINA

DETERMINACIÒN DEL NIVEL DE CONFIANZA

SUBCOMPONENTE VENTAS (Cuentas por Cobrar Clientes)

CP : Confianza Ponderada

CT: Calificación Total

PT: Ponderación Total

CP = CT * 100

PT

CP = 37 * 100 = 74 %

50

Riesgo y Confianza: Moderado (Medio)

DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO

CONFIANZA PORCENTAJE RIESGO

Baja

Moderada

Alta

15 – 50 %

51 – 75 %

76 – 95 %

Alto

Moderado

Bajo

El subcomponente Ventas (Recuperación de Cartera) se ubica en el rango 51 - 75

%, lo que significa que su nivel de riesgo y de confianza moderado.

INDU COLINA

84

3.2.11.3 EVALUACION DE AREAS CRITICAS

COMPAÑÍA INDU COLINA

EVALUACION DE AREAS CRITICAS (DEBILIDADES)

SUBCOMPONENTE: VENTAS (RECUPERACION DE CARTERA)

SITUACION

ACTUAL NORMA EFECTO

NIVEL ACCION

CORRECTIVA RESPONSABLE

RECUROS A

UTILIZAR

PERIODOS DE

IMPLANTACION SEGUIMIENTO

RIES CONF INICIAL FINAL

Falta de control en

cuentas por cobrar

Manual de

funciones y

políticas internas.

No existe personal

adecuado en el

departamento

75% 75% Mayor control, y un

programa especializado

Ing. Magaly Tepan Ing.

Amador Suin

Tecnológico

Humano 01-ene-13 en adelante

A partir del 1

agosto 2013

Falta de estrategias

para recuperación de

cuentas por cobrar

Manual de

funciones y

políticas internas.

No difunden las

promociones por

pronto pago

75% 75%

Capacidad de

acercamiento con el

cliente

Ing. Magaly Tepan Ing.

Amador Suin Humano 01-ene-13 en adelante

A partir del 1

agosto 2013

No cuentan con

asesoría legal en el

departamento

Manual de

funciones y

políticas internas.

Falta de

organización por

los administradores

75% 75%

Contratación de

personal adecuado para

el departamento

Ing. Magaly Tepan Ing.

Amador Suin Humano 01-ene-13 en adelante

A partir del 1

agosto 2013

No llevan un control

de avance de

cuentas recuperadas

Manual de

funciones y

políticas internas.

No cuenta con

programas

especializados en

este tema

75% 75%

Implementación de un

nuevo programa de

contabilidad

Ing. Magaly Tepan Ing.

Amador Suin

Programación

Tecnológico 01-ene-13 en adelante

A partir del 1

agosto 2013

INDU COLINA

85

3.2.12 EVALUACION ESPECIFICA DEL CONTROL INTERNO POR

SUBCOMPONENTES:RECURSOS HUMANOS (CONTRATACION Y

SEGUIMIENTO DE PERSONAL)

CUESTIONARIO ESPECÍFICO DE

CONTROL INTERNO HOJA # 1

TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION

COMPONENTE: COMPAÑÍA INDU COLINA.

SUBCOMPONENTE: RECURSOS HUMANOS (CONTRATACION Y

SEGUIMIENTO DE PERSONAL)

N° PREGUNTAS RESPUESTA

COMENTARIOS SI NO N/A

1

¿En el momento de contratar al

personal evalúa la persona de

acuerdo a su nivel de educación?

X

2

¿La empresa toma en cuenta las

cargas familiares al momento de

contratar al personal?

X

3 ¿La empresa verifica el rendimiento

laboral? X

4

¿La empresa proporciona los medios

necesarios a sus colaboradores para

su rendimiento profesional?

X

5

¿La empresa cuenta con un sistema

para controlar la marcación de su

personal?

X

6 ¿La empresa ofrece estabilidad

laboral? X

N° PREGUNTAS SI NO N/A OBSERVACIONES

INDU COLINA

86

7 ¿La empresa cuenta con un código

laboral interno? X

8 ¿Cumple con cabalidad, el código

laboral interno? X

9 ¿La empresa invierte para la

formación de los trabajadores? X

10 ¿Utiliza medios de intranet como

medios de comunicación interna? X

11

¿Existe sanciones para los

trabajadores que no cumplan con el

código laboral interno?

X

INDU COLINA

87

3.2.12.1 INFORME DE EVALUACIÓN ESPECIFICA DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO: RECURSOS HUMANOS (CONTRATACION Y

SEGUIMIENTO DE PERSONAL)

Cuenca, 15 de Diciembre del 2012

OFICIO # 004

ASUNTO: Informe de Evaluación Específica del Sistema de Control Interno. Recursos

Humanos (Contratación y seguimiento de Personal)

Señora.

Gabriela Andrade Mora

JEFE DE EQUIPO

Ciudad

De nuestras consideraciones:

De conformidad con el Plan de Actividades que se desarrollan en la COMPAÑÍA INDU

COLINA, hemos realizado la Evaluación al Sistema de Control Interno con la presencia

del Señor Ing. Amador Suin; Gerente Propietario.

El alcance que se quiere lograr al realizar dicha evaluación nos dio a conocer las

siguientes conclusiones:

Al momento de contratar al personal el departamento de RR.HH., fija su atención

en las cargas familiares, de los aspirantes.

Dentro de la COMPAÑÍA INDU COLINA, no existen un control específico en

las marcaciones del personal.

Atentamente.

Srta. Johanna Angamarca C.

INDU COLINA

88

3.2.12.2 MATRIZ DE PONDERACIÓN: RECURSOS HUMANOS

(CONTRATACION Y SEGUIMIENTO DE PERSONAL)

COMPAÑÍA INDU COLINA

MATRIZ DE PONDERACIÓN

SUBCOMPONENTE CONTRATACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PERSONAL

COMPONENTES PONDERACIÓN CALIFICACIÓN

Se fija en las cargas familiares de los aspirantes, al

momento de contratar. 10 7

No existe un control especifico en la marcación del personal 10 8

TOTAL

20 15

INDU COLINA

89

COMPAÑÍA INDU COLINA

DETERMINACIÒN DEL NIVEL DE CONFIANZA

SUBCOMPONENTE RECURSOS HUMANOS (Contratación y seguimiento de

Personal)

CP : Confianza Ponderada

CT: Calificación Total

PT: Ponderación Total

CP = CT * 100

PT

CP = 15 * 100 = 75%

20

Riesgo y Confianza: Moderado (Medio)

DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO

CONFIANZA PORCENTAJE RIESGO

Baja

Moderada

Alta

15 – 50 %

51 – 75 %

76 – 95 %

Alto

Moderado

Bajo

El subcomponente Recursos Humanos (Contratación y seguimiento de Personal) se

ubica en el rango 51 - 75 %, lo que significa que su nivel de riesgo y de confianza

moderado.

INDU COLINA

90

3.2.12.3 EVALUACION DE AREAS CRITICAS

COMPAÑÍA INDU COLINA.

EVALUACION DE AREAS CRITICAS (DEBILIDADES)

SUBCOMPONENTE: RECURSOS HUMANOS (CONTRATACION Y SEGUIMIENTO DE PERSONAL)

SITUACION

ACTUAL NORMA EFECTO

NIVEL ACCION

CORRECTIV

A

RESPONSABLE

RECURO

S A

UTILIZA

R

PERIODOS DE

IMPLANTACION SEGUI-

MIENTO RIES CONF

INICIA

L FINAL

Al momento de la

contratación se fija en

las cargas familiares

Manual de

funciones y

políticas

internas. Códig

o de trabajo

Contratación

errónea en el

personal

75% 75%

Observar más la

necesidad que

tiene la empresa

Ing. Amador Suin

Sra. Carmen

Arévalo

Humana 01-ene-

13

en

adelante

A partir del

1 agosto 2013

No existen un control

en marcaciones de

personal

Manual de

funciones y

políticas

internas.

No hay

control en la

entrada y

salida del

personal.

75% 75%

Tener mayor

control, para

evitar pérdidas

de recursos.

Ing. Amador Suin

Sra. Carmen

Arévalo

Humana 01-ene-

13

en

adelante

A partir del

1 agosto 2013

INDU COLINA

91

3.2.13 EVALUACION ESPECIFICA DEL CONTROL INTERNO POR

SUBCOMPONENTES: PRODUCCIÓN (RECEPCION Y CONTROL DE

MATERIA PRIMA)

CUESTIONARIO ESPECÍFICO DE

CONTROL INTERNO HOJA # 1

TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION

COMPONENTE: COMPAÑÍA INDU COLINA.

SUBCOMPONENTE: PRODUCCION (RECEPCION Y CONTROL DE MATERIA

PRIMA)

N° PREGUNTAS RESPUESTA

COMENTARIOS SI NO N/A

1 ¿Existe una persona responsable para

esta área? X

2

¿Se maneja una comunicación

adecuada entre el departamento de

producción y ventas?

X

Debido a que se

encuentran en zonas

diferentes

3

¿Existe un control diario de la

cantidad de materia prima a

utilizarse?

X KARDEX

4

¿Se realiza un análisis para

determinar el uso de los materiales

utilizados en el producto?

X HOJA DE TRABAJO

5 ¿Hay un control eficiente al momento

de la recepción de materia prima? X ORDEN DE PEDIDO

6

¿Existe un registro de respaldo al

momento de receptar la materia

prima?

X GUIA DE REMISION

INDU COLINA

92

N° PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES

7

¿Existe un responsable para la

entrega de la orden de producción a

bodega?

X JEFE DE PLANTA

Edwin Morocho

8 ¿Existe documentación que respalde

la entrega de la materia prima? X

JEFA DE BODEGA

Martha Morocho

9

¿La materia prima tiene una previa

revisión antes de ser entregada a cada

grupo de trabajo?

X

10

¿Esta área cuenta con personal

suficiente para cumplir con los

presupuestos de producción?

X

30 personas 24 obreros

trabajan en turnos

rotativos

11 ¿Hay alguna persona que supervise

está área? X

JEFE DE PLANTA

Edwin Morocho

12

¿Se realiza un previo análisis del

producto terminado para reconocer

algún tipo de falla?

X

13 ¿Existe un documento soporte para la

entrega del producto terminado? X

ORDEN DE

PRODUCCION

14 ¿Existe un documento que autorice el

despacho del producto terminado? X

COPIA DE

FACTURA

15 ¿Existe un encargado para el

despacho del producto terminado? X EMBARCADOR

16

¿Se cumple con la documentación

establecida para el despacho del

producto terminado?

X

GUIA DE REMISION

Y COPIA DE

FACTURA

INDU COLINA

93

3.2.13.1 INFORME DE EVALUACIÓN ESPECIFICA DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO: PRODUCCION (RECEPCION Y CONTROL DE

MATERIA PRIMA)

Cuenca, 30 de Diciembre del 2012

OFICIO # 005

ASUNTO: Informe de Evaluación Específica del Sistema de Control Interno.

Producción (Recepción y Control de Materia Prima)

Señora.

Gabriela Andrade Mora

JEFE DE EQUIPO

Ciudad

De nuestras consideraciones:

De conformidad con el Plan de Actividades que se desarrollan en la COMPAÑÍA INDU

COLINA, hemos realizado la Evaluación al Sistema de Control Interno con la presencia

del Señor Ing. Amador Suin; Gerente Propietario.

El alcance que se quiere lograr al realizar dicha evaluación nos dio a conocer las

siguientes conclusiones:

No existe una buena comunicación entre los departamentos de ventas y

producción, por encontrarse en diferentes zonas.

No hay un control de la materia prima previa entrega a los diferentes grupos de

trabajo.

Atentamente.

Srta. Johanna Angamarca C.

INDU COLINA

94

3.2.13.2 MATRIZ DE PONDERACIÓN: PRODUCCION (RECEPCION Y

CONTROL DE MATERIA PRIMA)

COMPAÑÍA INDU COLINA

MATRIZ DE PONDERACIÓN

SUBCOMPONENTE RECEPCION Y CONTROL DE MATERIA PRIMA

COMPONENTES PONDERACIÓN CALIFICACIÓN

No tienen una buena comunicación los departamentos de

ventas y producción. 10 7

No existen un control de la materia prima previa entrega a

los diferentes grupos de trabajo 10 8

TOTAL

20 15

INDU COLINA

95

COMPAÑÍA INDU COLINA

DETERMINACIÒN DEL NIVEL DE CONFIANZA

SUBCOMPONENTE PRODUCCION (RECEPCION Y CONTROL DE MATERIA

PRIMA)

CP : Confianza Ponderada

CT: Calificación Total

PT: Ponderación Total

CP = CT * 100

PT

CP = 15 * 100 = 75%

20

Riesgo y Confianza: Moderado (Medio)

DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO

CONFIANZA PORCENTAJE RIESGO

Baja

Moderada

Alta

15 – 50 %

51 – 75 %

76 – 95 %

Alto

Moderado

Bajo

El subcomponente Producción (Recepción y Control de Materia Prima) se ubica en el

rango 51 - 75 %, lo que significa que su nivel de riesgo y de confianza moderado.

INDU COLINA

96

3.2.13.3 EVALUACION DE AREAS CRITICAS

COMPAÑÍA INDU COLINA.

EVALUACION DE AREAS CRITICAS (DEBILIDADES)

SUBCOMPONENTE: VENTAS (RECUPERACION DE CARTERA)

SITUACION

ACTUAL NORMA EFECTO

NIVEL ACCION

CORRECTIVA RESPONSABLE

RECUROS

A

UTILIZAR

PERIODOS DE

IMPLANTACION SEGUIMIENTO

RIES CONF INICIAL FINAL

No tienen buena

comunicación los

departamentos de

ventas y

producción.

Manual de

funciones y

políticas

internas.

Contratación

errónea en el

personal

75% 75%

Observar más la

necesidad que

tiene la empresa

Ing. Amador Suin

Sra. Carmen

Arévalo

Humana 01-ene-13 en

adelante

A partir del

1 agosto 2013

No existen un

control de la materia

prima previa

entrega a los

diferentes grupos de

trabajo

Manual de

funciones y

políticas

internas.

Riesgo de

pago en

exceso en

horas extras

75% 75%

Tener mayor

control, para

evitar pérdidas de

recursos.

Ing. Amador Suin

Sra. Carmen

Arévalo

Humana 01-ene-13 en

adelante

A partir del

1 agosto 2013

INDU COLINA

97

3.2.14 MEMORANDUM DE PLANIFICACION

MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN

Componente sujeto a examen: COMPAÑÍA INDU COLINA.

Período examinado: 01 de Enero al 31 de Mayo del 2011

1.- Requerimiento de la auditoría

Informe de Auditoría y Síntesis del informe

2.- Fecha de Intervención Fecha Estimada

Orden de Trabajo 20 de Noviembre del 2012

Inicio de Trabajo en el Campo 25 de Noviembre del 2012

Finalización del Trabajo en el Campo 20 de Abril del 2013

Discusión del Borrador del Informe 30 de Abril del 2013

Presentación del Borrador del Informe 10 de Mayo del 2013

Presentación del Informe al Consejo 25 de Mayo del 2013

Emisión del Informe Final de Auditoría 03 de Junio del 2013

3.- Equipo Multidisciplinario

Coordinador Ing. Magaly Tepan

Supervisor Srta. Johanna Angamarca C.

Jefe de Equipo Srta. Gabriela Andrade M.

INDU COLINA

98

4.- Días Presupuestados

118 días laborables distribuidos de la siguiente manera.

Fase I. Conocimiento Preliminar 15 días

Fase II. Planificación 26 días

Fase III. Ejecución 58 días

Fase IV. Comunicación de Resultados. 19 días

5.- Recursos Financieros y Materiales

Materiales 80.00

Viáticos y Pasajes 300.00

6.- Enfoque de la Auditoría

6.1.- Información de la Entidad.

Misión

INDU COLINA, es una empresa que extrae, procesa y distribuye fertilizantes naturales que

nutren los cultivos, insumos, que enmiendan suelos desgastados, además procesan aditivos para

mejorar la eficiencia de la alimentación animal. Cuentan con la tecnología necesaria para

procesar fertilizantes químicos y orgánicos competitivos que permiten disminuir el impacto

negativo de los nitratos (sulfatos, bicarbonatos, boratos) y amoniacos.

Visión

Ser en el medio y largo plazo una firma distinguida por lograr sus mejores índices de gestión de

calidad, productividad, eficiencia de la producción, seguridad, buen gobierno, ofreciendo

productos y servicios de nutrición vegetal, en acorde con el buen vivir y que transcienda en el

tiempo.

Objetivo General

Elaborar productos de alta calidad, de manera eficiente y efectiva.

Objetivos Específicos

Adquirir las mejores materias primas, con alto poder de principios activos

INDU COLINA

99

Investigar y desarrollar nuevas alternativas de productos órgano-minerales.

Producir fertilizantes químicos de liberación inteligente

Mejorar continuamente los procesos de producción con tecnología de punta

Crear nuevas fuentes de trabajo directa e indirecta

Exportar productos zeolíticos y carbonatos micronizados.

Actividad Principal.

La COMPAÑÍA INDU COLINA, tiene como actividad principal, la fabricación de abonos

orgánicos, orgánico mineral, siendo su actividad secundaria la comercialización de su producto

terminado.

En términos generales, es conveniente distinguir, que la COMPAÑÍA INDU COLINA,

desarrolla dos formas de actividades:

De producción

De comercialización

Usuarios o clientes: la COMPAÑÍA INDU COLINA, se dedica a la producción y

comercialización de fertilizantes químicos semiecologicos, fertilizantes orgánicos, zeolitas,

carbonatos de calcio y bentonitas, dirigidos tanto a agricultores, mineros, y avícolas, de todas las

provincias del Ecuador es por eso que ha llegado a ser reconocido como un distribuidor de éxito

dentro de la rama comercial

Estructura Organizacional.

El gerente general dela COMPAÑÍA INDU COLINA, será el representante legal de la Empresa

y el único que puede obligarle judicial y extrajudicialmente. En ésta empresa las decisiones

administrativas serán tomadas por Gerencia General, el mismo que será el responsable del

cumplimiento de cada departamento.

En cada sección o departamento habrá un Jefe responsable ante la Presidencia Ejecutiva del

buen funcionamiento tanto de su sección o departamento como de sus subalternos, quien

informará oportunamente al Presidencia Ejecutiva y jefes departamentales sobre las infracciones

cometidas por los empleados y accionistas, para la aplicación de la sanción correspondiente.

INDU COLINA

100

Financiamiento.

Los recursos financieros con los que la COMPAÑÍA INDU COLINA, cuenta para el

cumplimiento de sus funciones según el Estado de Ejecución Presupuestaria son los siguientes:

CODIGO PARTIDA PRESUPUESTO

INGRESOS

CORRIENTES

1.121.826,50

411101001

Ventas Fertilizantes

Naturales 368.319,89

411105002

Ventas Producto

Terminado Fertilizantes 746.105,70

411103001

Ventas Sacos Vacíos 0% 1.020,00

411202001

Fletes en Ventas 420,00

411201003 Ingresos Financieros 26,96

411202002 Ingresos Por

Desembarques 113,12

411202003 Ingresos por Faltas y

Atrasos

137,37

411204001 Reembolso seguros

maquinaria 5.683,46

Principales Fortalezas.

Tiene una marca reconocida dentro del mercado ecuatoriano.

Posee personal capacitado en el campo del Diseño y Elaboración del Producto.

Cubre una amplia zona del mercado.

Tiene una amplia publicidad.

Brinda atención al cliente las 24 horas y el servicio de Postventa.

Principales Debilidades.

Bajo poder negociador con proveedores y clientes

INDU COLINA

101

No cuenta con facilidades de pago

Poca planificación en el área de ventas

No cuenta con una infraestructura adecuada.

Principales Oportunidades.

Explorar mercado internacional.

Alianza con empresas extranjeras

Competidores con productos y servicios eficientes.

Desarrollo de nuevas tecnologías.

Principales Amenazas.

Entrada de nuevos competidores al mercado.

Amenaza de ingresos de productos y servicios sustitutos.

Rivalidad entre empresas existentes

Ingresos de Productos importados a bajos costos.

Subcomponentes auditados.

Ventas (Cuentas por Cobrar Clientes)

Recursos Humanos (Contratación y Seguimiento de Personal)

Producción ( Recepción y Control de Materia Prima)

Enfoque.

La auditoría que se aplicó a la COMPAÑÍA INDU COLINA, está encaminada a satisfacer

completamente los objetivos y actividades que ella realiza, como así también busca la eficiencia

y eficacia en el uso de los recursos en bienestar de los empleados y clientes en general.

Objetivos Principales.

Adquirir las mejores materias primas, con alto poder de principios activos

Investigar y desarrollar nuevas alternativas de productos órgano-minerales.

Producir fertilizantes químicos de liberación inteligente

Mejorar continuamente los procesos de producción con tecnología de punta

Crear nuevas fuentes de trabajo directa e indirecta

INDU COLINA

102

Exportar productos zeolíticos y carbonatos micronizados.

Objetivos específicos por cada uno de los subcomponentes.

Ventas (Cuentas por Cobrar Clientes)

Lograr efectividad en la gestion de cobranza y administracion de la cartera.

Garantizar mediante procesos estandarizados y exigentes una cobranza, efectiva,

eficiente y oportuna sin deteriorar la relación con el cliente.

Desarrollar herramientas que integren los diferentes actores en el proceso de la cobranza.

Recursos Humanos (Contratación y Seguimiento de Personal)

Contar con un instrumento administrativo eficaz que evite desviaciones o duplicado de

funciones

Servir de medio de inducción y orientación al personal nuevo.

Establecer los controles internos necesarios en su operación cotidiana dentro del

Departamento de Recursos Humanos y Pagaduría a fin de mantener actualizados los

registros y situación del personal.

Tramitación adecuada de los contratos profesionales, ocasionales.

Producción (Recepción y Control de Materia Prima)

Tener un mejor manejo en el sistema de control de recepción de materia prima

Tener una mejor comunicación departamental

Implementar un programa para tener un mejor control de la materia prima.

Resumen de los Resultados de la Evaluación del Control Interno.

De la aplicación del cuestionario del control interno detallamos los siguientes hallazgos previos:

Subcomponente Ventas (Cuentas por Cobrar Clientes).

No llevan un control minucioso de sus cuentas por cobrar

No determinan estrategias para recuperación de sus cuentas por cobrar

No dan seguimiento a los avances de cuentas recuperadas

No analizan al cliente al momento de aprobar un crédito

No cuentan con asesoría legal en el departamento

INDU COLINA

103

Subcomponente Recursos Humanos (Contratación y Seguimiento de Personal).

Al momento de contratar al personal el departamento de RR.HH fija su atención en las

cargas familiares, de los aspirantes.

Dentro de la COMPAÑÍA INDU COLINA, no existen un sistema de control de

marcaciones de los empleados.

Subcomponente Producción (Recepción y Control de la Materia Prima).

No cuenta con una comunicación entre los departamentos de ventas y producción.

No hay un control de la materia prima previa entrega a los diferentes grupos de trabajo

Calificación de los Factores de Riego de Auditoria.

COMPAÑÍAINDUCOLINA

MATRIZ DE PONDERACIÓN

SUBCOMPONENTE CUENTAS POR COBRAR CLIENTES

COMPONENTES PONDERACIÓN CALIFICACIÓN

No tiene control minucioso de sus cuentas por cobrar 10 8

No determinan estrategias para recuperación de cartera 10 7

No cuenta con personal para esta área ni asesoramiento

legal

10 7

No dan seguimiento al avance de recuperación de sus

cuentas por cobrar

10 7

No analizan a sus clientes al momento de aprobar el

crédito 10 8

TOTAL

50 37

INDU COLINA

104

COMPAÑÍA INDU COLINA

DETERMINACIÒN DEL NIVEL DE CONFIANZA

SUBCOMPONENTE VENTAS (Cuentas por Cobrar Clientes)

CP : Confianza Ponderada

CT: Calificación Total

PT: Ponderación Total

CP = CT * 100

PT

CP = 37 * 100 = 74%

50

Riesgo y Confianza: Moderado (Medio)

DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO

CONFIANZA PORCENTAJE RIESGO

Baja

Moderada

Alta

15 – 50 %

51 – 75 %

76 – 95 %

Alto

Moderado

Bajo

El subcomponente Ventas (Recuperación de Cartera) se ubica en el rango 51 - 75

%, lo que significa que su nivel de riesgo y de confianza moderado.

INDU COLINA

105

COMPAÑÍA INDU COLINA

MATRIZ DE PONDERACIÓN

SUBCOMPONENTE CONTRATACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PERSONAL

COMPONENTES PONDERACIÓN CALIFICACIÓN

Se fija en las cargas familiares de los aspirantes, al

momento de contratar. 10 7

No existen un control específico en la marcación del

personal 10 8

TOTAL

20 15

INDU COLINA

106

COMPAÑÍA INDU COLINA

DETERMINACIÒN DEL NIVEL DE CONFIANZA

SUBCOMPONENTE RECURSOS HUMANOS (Contratación de Personal)

CP : Confianza Ponderada

CT: Calificación Total

PT: Ponderación Total

CP = CT * 100

PT

CP = 15 * 100 = 75%

20

Riesgo y Confianza: Moderado (Medio)

DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO

CONFIANZA PORCENTAJE RIESGO

Baja

Moderada

Alta

15 – 50 %

51 – 75 %

76 – 95 %

Alto

Moderado

Bajo

El subcomponente Recursos Humanos (Contratación y Seguimiento de Personal) se

ubica en el rango 51 - 75 %, lo que significa que su nivel de riesgo y de confianza

moderado.

INDU COLINA

107

COMPAÑÍA INDU COLINA

MATRIZ DE PONDERACIÓN

SUBCOMPONENTE RECEPCION Y CONTROL DE MATERIA PRIMA

COMPONENTES PONDERACIÓN CALIFICACIÓN

No cuenta con una comunicación entre los departamentos

de ventas y producción. 10 7

No existen un control de la materia prima previa entrega a

los diferentes grupos de trabajo 10 8

TOTAL

20 15

INDU COLINA

108

COMPAÑÍA INDU COLINA

DETERMINACIÒN DEL NIVEL DE CONFIANZA

SUBCOMPONENTE PRODUCCION (RECEPCION Y CONTROL DE MATERIA

PRIMA)

CP : Confianza Ponderada

CT: Calificación Total

PT: Ponderación Total

CP = CT * 100

PT

CP = 15 * 100 = 75%

20

Riesgo y Confianza: Moderado (Medio)

DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO

CONFIANZA PORCENTAJE RIESGO

Baja

Moderada

Alta

15 – 50 %

51 – 75 %

76 – 95 %

Alto

Moderado

Bajo

El subcomponente Producción (Recepción y Control de Materia Prima) se ubica en el

rango 51 - 75 %, lo que significa que su nivel de riesgo y de confianza moderado.

Trabajo a realizar por los auditores en la fase de ejecución

Ventas (Cuentas por Cobrar Clientes):

INDU COLINA

109

Entrevistas con el Gerente, contador, persona encargada del puesto.

Revisión de documentación.

Recursos Humanos (Contratación y Seguimiento de Personal):

Entrevista con el Gerente, Presidenta, persona encargada del área.

Revisión de documentos, del subcomponente.

Producción (Control y Recepción de Materia Prima)

Entrevista con el Gerente, Presidenta, persona encargada del área.

Revisión de documentos, del subcomponente.

Colaboración de la entidad auditada:

Personal Administrativo:

Hemos contado con la decisiva colaboración del Personal Administrativo, Personal de

Producción y Ventas, además de los profesionales que laboran en estas áreas, así como también

del Sr. Ing., Amador Suin Gerente Propietario de la COMPAÑÍA INDU COLINA, de su esposa

Sra. Carmen Arévalo presidenta de la empresa.

Firmas de responsabilidad de la planificación

SUPERVISADO POR: Johanna Angamarca C

FECHA: 10 de Enero del 2013

Firmas de aprobación de la planificación

JEFE DE AUDITORIAELABORADO POR:

Gabriela Andrade

INDU COLINA

110

3.2.15 PROGRAMAS DE TRABAJO POR SUBCOMPONENTE

PROGRAMA DE TRABAJO PGR Nº 001

TIPO DE EXAMEN: Auditoría de Gestión

COMPONENTE: COMPAÑÍA INDU COLINA

SUBCOMPONENTE:CARTE

REF:

P/T

ELAB.

POR: FECHA:

OBJETIVOS

1

Evaluar el Cumplimiento de la Eficiencia y Eficacia de los

objetivos de la área de ventas atravesó de los indicadores

establecidos

2

Verificar la existencia de políticas, métodos o procedimientos

adecuados de operación de crédito su grado de cumplimiento

y la eficiencia de los mismos.

3 Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y demás

normativas relacionadas con el área de ventas.

PROCEDIMIENTOS GENERALES:

4 Analizar al Cliente en su desenvolvimiento económico, para

que pueda cubrir con el crédito solicitado

5 Capacitando al personal de cobranzas, para que pueda llegar

al cliente

6 Tener información, oportuna y veraz para llegar al cliente en

mora

CONTROLES ESPECIFICOS:

7 Analizar la cartera vencida con mucho cuidado para detectar

donde se origina la mora

INDU COLINA

111

REF

P/T

ELAB.

POR

FECHA

8 Obtener un compromiso de pago (identificar claramente

cuando, donde, como y cuanto pagara el cliente)

9 Conocer la actual situación del cliente y las acciones

realizadas

CONTROLES GENERALES

10 Determinar el nivel de conocimientos del personal que labora

en el área

11 Verificar si los gestores de cobranza realizan un seguimiento

a los compromisos de pago

12 Buscar una acción a tomar que nos permita retomar el activo

de manera más inmediata sin perder al cliente

PROGRAMA DE TRABAJO PGR Nº 002

TIPO DE EXAMEN: Auditoría de Gestión

COMPONENTE: COMPAÑÍA INDU COLINA.

SUBCOMPONENTE: RR. HH (Contratación y Seguimiento del Personal)

REF:

P/T

ELAB.

POR: FECHA:

OBJETIVOS

1

Establecer el grado en que la entidad y sus servidores han

cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones que les

han sido asignados.

2

Establecer los controles internos necesarios en su operación

cotidiana dentro del Departamento de Recursos Humanos y

Pagaduría a fin de mantener actualizados los registros y

situación del personal.

INDU COLINA

112

REF

P/T

ELAB.

POR

FECHA

3

Verificar que la entidad cumpla con normas y demás

disposiciones legales para la contratación profesional y

ocasional.

PROCEDIMIENTOS GENERALES

5 Designar funciones específicas a cada funcionario

departamental

6 El personal de RR.HH tiene que estar capacitado en las

diferentes áreas de la empresa

7 Actualización de información del personal que labora en la

entidad a un corto y mediano plazo

8 Estar asesorados y tener una información actualizada de los

diferentes entes de control de personal (IESS MRL)

CONTROLES ESPECIFICOS:

9 Tener una entrevista con la persona encargada de RR. HH

10 Revisar y analizar el manual de funciones de la entidad

CONTROLES GENERALES

11 Determinar el grado de preparación del personal que labora en

la entidad

12 Fijar si el espacio físico donde laboran es el adecuado

INDU COLINA

113

PROGRAMA DE TRABAJO PGR Nº 003

TIPO DE EXAMEN: Auditoría de Gestión

COMPONENTE: COMPAÑÍA INDU COLINA.

SUBCOMPONENTE: PRODUCCION (Recepción y Control de Materia Prima)

REF:

P/T

ELAB.

POR: FECHA:

OBJETIVOS

1

Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan

y evalúan la calidad tanto del producto terminado como de la materia

prima adquirida.

2 Comprobar la confiabilidad de la información de los controles

establecidos.

3

Proponer programas de mejoramiento y posibles herramientas de

gestión para ayudar a corregir las desviaciones y/o falencias

detectadas.

PROCEDIMIENTOS GENERALES:

4 Implementar un sistema contable adecuado para controlar el ingreso

y salida de la materia prima

5 Realizar cursos de integración con todo el personal de la entidad para

fomentar la unión

CONTROLES ESPECIFICOS:

7 Observar si la persona encargada de la recepción de materia prima es

la adecuada

8 Realizar una Retroalimentación del sistema contable

9 Revisar la documentación (Guías de Remisión, Kardex)

CONTROLES GENERALES

10 Verificar si existe un control exacto entre entradas y salidas de

materia prima

INDU COLINA

114

COMPAÑÍA INDU COLINA.

PT: DF001

SUBCOMPONENTE:

VENTAS (RECUPERACION DE CARTERA)

PERÍODO DE ANÁLISIS: ENERO – MAYO 2011

CONTENIDO:

Al analizar la cartera vencida de la entidad detectamos que la mora se

origina al momento que el monto del crédito sobrepasa la capacidad del

negocio, o los clientes presentan sobreendeudamiento, o a su vez el cliente

tiene malas referencias, o actitudes negativas hacia el pago puntual; o si

bien no se verificó la constancia de la información o no existió un control

de la documentación presentada.

Ejecutamos un estudio de campo para analizar la situación actual de cada

cliente que se encuentra en cartera vencida, obtuvimos como resultado que

la mayoría de clientes, se encontraban en mora con varios proveedores, lo

que nos indica que debemos buscar estrategias para la recaudación

oportuna, de las deudas.

Realizamos llamadas a los clientes que se encuentran en cartera vencida

para obtener un compromiso de pago, e identificar cuando, como, dónde y

cuánto va a pagar el cliente, en este proceso obtuvimos buenos resultados,

debido a que todos nuestros clientes pidieron cuotas para pago las mismas

que fueron dadas por la entidad.

REALIZADO POR: Gabriela Andrade FECHA: Feb.2013

SUPERVISADO POR: Johanna Angamarca FECHA: Feb 2013

INDU COLINA

115

COMPAÑÍA INDU COLINA.

PT: DF002

SUBCOMPONENTE:

RR.HH (CONTRATACIÓN DE PERSONAL)

PERÍODO DE ANÁLISIS: ENERO – MAYO 2011

CONTENIDO:

Al entrevistarnos con la persona encargada del departamento de RR.HH la Sra.

Carmen Arévalo nos dio a conocer que la empresa cuenta con un manual de

funciones, en el que detalla con claridad los diferentes departamentos con los

que cuenta INDUCOLINA, también detalla los niveles jerárquicos, y funciones

a seguir por cada empleado de la empresa.

Revisamos el manual de funciones de la entidad el mismo que ha sido

elaborado en el año 2011, y consta de Introducción, Alcance, Sujeción,

Organización de la empresa, Representación Legal, Principios de Organización,

Denominación de Puesto, y cada departamento con los que cuenta la empresa

tienen desarrollado su misión, visión, denominación del puesto, y

Responsabilidades especificas

Luego del respectivo análisis y entrevista, nos dimos cuenta que la empresa se

rige siempre en su Manual de Funciones, evitándose así tener problemas en el

mando jerárquico, y el cumplimiento de funciones, también cuenta con un

personal capacitado para cada área de trabajo.

REALIZADO POR: Gabriela Andrade M FECHA: Feb.2013

SUPERVISADO POR: Johanna Angamarca C FECHA: Feb 2013

INDU COLINA

116

COMPAÑÍA INDU COLINA.

PT: DF003

SUBCOMPONENTE:

PRODUCCIÓN (RECEPCIÓN Y CONTROL

DE MATERIA PRIMA)

PERÍODO DE ANÁLISIS: ENERO – MAYO 2011

CONTENIDO:

Hicimos un análisis del proceso contable que lleva INDU COLINA, en la

recepción y control de Materia Prima el mismo que observamos que tienen

algunos errores, al momento de contabilizar las entradas y salidas de la

Materia Prima, lo que lleva consigo al final de cada mes realizar varios

ajustes, y no tener control exacto de lo que cuenta realmente la empresa.

Estudiamos que el personal con el que cuenta la empresa en este

departamento es lo suficientemente capacitado, pero tienen debilidades en la

comunicación entre funcionarios del departamento, distorsionando su

comunicación en el momento de cambios de turnos.

Se determinó que la falta de un empleado en un día laborable afecta

muchísimo, ya que esto es una restricción que incide en el cumplimiento de

los presupuestos de producción programados, y afectaría en el despacho de

productos para la venta alargando los tiempos de espera.

Después de realizar los diferentes estudios y análisis concluimos que la

entidad tiene falencias, en la comunicación interpersonal de los empleados,

lo que tenemos que trabajar conjuntamente con el departamento de RR.HH,

programando cursos de interrelación personal.

REALIZADO POR: Gabriela Andrade M FECHA: Feb.2013

SUPERVISADO POR: Johanna Angamarca C

FECHA: Feb 2013

INDU COLINA

117

3.3 FASE III EJECUCIÓN

COMPAÑÍA INDU COLINA

Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Auditor: Gabriela Andrade M.

Componente: COMPAÑÍA INDU COLINA. Fecha: 01 de Marzo del 2013

Supervisor: Johanna Angamarca

Actividades del Componente

Aplicación de los programas detallados y específicos para los componentes

escogidos a examinarse, tales como inspección física, observación, cálculos,

indagación, análisis, etc.

Aplicación de parámetros de eficiencia y eficacia.

Preparación de los papeles de trabajo.

Elaboración de hojas resumen de hallazgos significativos para cada

componente analizado.

Se estableció la estructura del informe de auditoría, con la necesaria

referencia a los papeles de trabajo y a la hoja de comentarios, conclusiones y

recomendaciones.

Organigrama del componente ventas (cuentas por cobrar clientes)

VENTAS

FACTURACION

HUMANOS

PUBLICIDAD

PRESUP.

PROMOCIONES COBROS

INVESTIGACION Y DESARROLLO

INDU COLINA

118

Organigrama del componente Recursos Humanos (Contratación del personal)

Organigrama del componente Producción (Recepción y Control de Materia

Prima)

Horario de atención: Lunes a viernes de 08h00 am a 13h00 pm – 15h00 pm a

18h00 pm

Fuente: Manual de funciones COMPAÑÍA INDU COLINA.

RECURSOS HUMANOS

CONTRATACION IESS SEGURO INTERNO

ALMACENAMIENTO SOLICITUD DEL

DEP. COMPRA

REGISTRO DE

EXISTENCIA

ENTREGA DE

MATERIALES

PRODUCCION

PRODUCTOS

CALIZA – ZEOLITAS - FERTILIZANTES

INDU COLINA

119

3.3.10 PAPELES DE TRABAJO POR COMPONENTE

PROGRAMA DE TRABAJO PGR Nº 001

TIPO DE EXAMEN: Auditoría de Gestión

COMPONENTE: COMPAÑÍA INDU COLINA.

SUBCOMPONENTE: VENTAS (Cuentas por Cobrar Clientes)

REF:

P/T

ELAB.

POR: FECHA:

OBJETIVOS

1

Establecer si los controles gerenciales implementados en

la entidad o programa son efectivos y aseguran el

desarrollo eficiente de las actividades y operaciones

2

Verificar la existencia de políticas, métodos o

procedimientos adecuados de operación de crédito su

grado de cumplimiento y la eficiencia de los mismos.

3 Comprobar la utilización adecuada de los recursos.

PROCEDIMIENTOS GENERALES:

4 Analizar al Cliente en su desenvolvimiento económico,

para que pueda cubrir con el crédito solicitado

PT001

5 Capacitando al personal de cobranzas, para que pueda

llegar al cliente

PT002

6 Tener información, oportuna y veraz para llegar al cliente

en mora

PT003

CONTROLES ESPECIFICOS:

7 Analizar la cartera vencida con mucho cuidado para

detectar donde se origina la mora

8 Obtener un compromiso de pago (identificar claramente

cuando, donde, como y cuanto pagara el cliente).

INDU COLINA

120

REF:

P/T

ELAB.

POR: FECHA:

9 Conocer la actual situación del cliente y las acciones

realizadas

CONTROLES GENERALES

10 Determinar el nivel de conocimientos del personal que

labora en el área

11 Verificar si los gestores de cobranza realizan un

seguimiento a los compromisos de pago

12 Buscar una acción a tomar que nos permita retomar el

activo de manera más inmediata sin perder al cliente

PROGRAMA DE TRABAJO PGR Nº 002

TIPO DE EXAMEN: Auditoría de Gestión

COMPONENTE: COMPAÑÍA INDU COLINA.

SUBCOMPONENTE: RR. HH (Contratación y Seguimiento del Personal)

REF:

P/T

ELAB.

POR: FECHA:

OBJETIVOS

1

Establecer el grado en que la entidad y sus servidores han

cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones que les

han sido asignados.

2

Establecer los controles internos necesarios en su operación

cotidiana dentro del Departamento de Recursos Humanos y

Pagaduría a fin de mantener actualizados los registros y

situación del personal.

3 Verificar que la entidad cumpla con normas y demás

disposiciones legales para la contratación profesional y

INDU COLINA

121

ocasional.

REF:

P/T

ELAB.

POR: FECHA:

PROCEDIMIENTOS GENERALES

5 Designar funciones específicas a cada funcionario

departamental

PT004

6 El personal de RR.HH tiene que estar capacitado en las

diferentes áreas de la empresa

PT005

7 Actualización de información del personal que labora en la

entidad a un corto y mediano plazo

PT006

8 Estar asesorados y tener una información actualizada de los

diferentes entes de control de personal (IESS MRL)

PT007

CONTROLES ESPECIFICOS:

9 Tener una entrevista con la persona encargada de RR. HH

10 Revisar y analizar el manual de funciones de la entidad

CONTROLES GENERALES

11 Determinar el grado de preparación del personal que labora

en la entidad

12 Fijar si el espacio físico donde laboran es el adecuado

INDU COLINA

122

PROGRAMA DE TRABAJO PGR Nº 003

TIPO DE EXAMEN: Auditoría de Gestión

COMPONENTE: COMPAÑÍA INDU COLINA.

SUBCOMPONENTE: PRODUCCION (Recepción y Control de Materia Prima)

REF:

P/T

ELAB

POR: FECHA

OBJETIVOS

1

Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios

controlan y evalúan la calidad tanto del producto terminado

como de la materia prima adquirida.

2 Comprobar la confiabilidad de la información de los controles

establecidos.

3

Proponer programas de mejoramiento y posibles herramientas

de gestión para ayudar a corregir las desviaciones y/o falencias

detectadas.

PROCEDIMIENTOS GENERALES:

4 Implementar un sistema contable adecuado para controlar el

ingreso y salida de la materia prima

PT008

5 Realizar cursos de integración con todo el personal de la entidad

para fomentar la unión

PT009

CONTROLES ESPECIFICOS:

7 Observar si la persona encargada de la recepción de materia

prima es la adecuada

8 Realizar una Retroalimentación del sistema contable

9 Revisar la documentación (Guías de Remisión, Kardex)

CONTROLES GENERALES

10 Verificar si existe un control exacto entre entradas y salidas de

materia prima

INDU COLINA

123

3.3.11 ESTRUCTURA DEL INFORME

ESTRUCTURA DEL INFORME

Componente sujeto a examen: COMPAÑÍA INDU COLINA.

Período examinado: 01 de Enero – 31 de Mayo 2011

INTRODUCCIÓN

Carátula

Índice de Abreviaturas

Carta de Presentación

CAPÍTULO I

Enfoque de la Auditoría

Motivo

Objetivo

Alcance

Enfoque

Componentes Auditados

Indicadores Utilizados

CAPÍTULO II

Información de la Entidad

Misión

Visión

Fortaleza, Oportunidades, Debilidades y Amenazas

Base Legal

Estructura Organizacional.

Objetivos

INDU COLINA

124

Financiamiento

CAPÍTULO III

Resultados Generales

En este capítulo se dio a conocer todas los resultados, conclusiones, recomendaciones sobre la

entidad relacionados específicamente a la evaluación del sistema de control interno analizando

sus objetivos y metas a cumplir.

CAPÍTULO IV

Resultados Específicos por Componente

Presentación por cada uno de los subcomponente, lo siguiente

1. Comentario

Sobre aspectos positivos de la auditoria de gestión y sus resultados que determinen el

grado de cumplimiento de la efectividad, eficacia, y economía teniendo en cuenta:

Condición, Criterio, Causa y Efecto;

Sobre las deficiencias determinando la Condición, Criterio, Causa y Efecto; también

cuantificando las pérdidas económicas ocasionadas, los desperdicios existentes y daños

materiales producidos

2. Conclusión

Conclusión del Auditor sobre la auditoria de gestión y sus resultados, así como el

cumplimiento de la efectividad, eficacia y economía de las operaciones.

3. Recomendación

Practicas proponiendo mejoras relacionadas con la gestión de la Entidad auditada, para

que emplee sus recursos de manera eficiente y económica, se realicen con eficiencia sus

actividades y funciones; ofrezca productos de calidad; que permita obtener resultados

favorables a su impacto

INDU COLINA

125

3.4 FASE IV: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

“AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADO A LA

COMPAÑÍA INDU COLINA.”

Subcomponentes:

Departamento de Ventas (Cuentas por Cobrar Clientes)

Departamento de RR.HH (Contratación y Seguimiento de Personal)

Departamento de Producción (Recepción y Control de Materia Prima)

Período:

01 de Enero – 31 de Mayo 2011

INDU COLINA

126

ÍNDICE

Abreviaturas Utilizadas………………………………...……………………….……..129

Carta de Presentación……………………………...…………………………………..130

Capítulo I. Enfoque de la Auditoría

Motivos de la Auditoría………………………………………………………………..131

Objetivos de la Auditoría………………………………………………. ……………..131

Alcance………………………………………………………………………………...131

Enfoque………………………………………………………………………………...132

Subcomponentes Auditados………...………………………………………………....132

Capítulo II. Información de la Entidad

Misión………………………………………………………………………………….132

Visión………………………...………………………………………………………..132

Objetivos……………………………………………………………………………….133

Estructura Organizacional……………………………...……………………………...133

Capítulo III. Resultados Generales

Informe de Evaluación Preliminar del Sistema de Control Interno…………………...134

Presentación de Estados Financieros Oportunamente…………….…………………...134

Conclusión……………………………………………………………………………..134

Recomendación N° 1…………………………………………………………………..134

Actualización del Reglamento Orgánico Funcional mejora la Eficiencia de la

Empresa………………………………………………….…………………………….134

Conclusión……………………………………………………………………………..135

INDU COLINA

127

Recomendación N° 2…………………………………………………………………..135

Política de Procedimientos para la Contratación de los Empleados…………………...135

Conclusión……………………………………………………………………………..136

Recomendación N° 3………...………………………………………………………...136

Formular Indicadores de Gestión para poder medir las metas planificadas…………...136

Conclusión……………………………………………………......................................136

Recomendación N° 4……………….………………………………………………….136

Rotación del Personal………………………………………………………………….137

Conclusión……………………………………………………………………………..137

Recomendación N° 5…………………………………………………………………..137

Falta de Evaluación de Riesgos………………………………………………………..137

Conclusión……………………………………………………………………………..138

Recomendación N° 6…………………………………………………………………..138

Falta de mecanismos para la toma de decisiones……………………………………...138

Conclusión……………………………………………………………………………..138

Recomendación N° 7…………………………………………………………………..138

Falta de Información a los Empleados sobre las actividades de Control a

Implementarse…………………………………………………………………………138

Conclusión……………………………………………………………………………..139

Recomendación N° 8…………………………………………………………………..139

Desarrollo de Tecnología de Información……………………………………………..139

Conclusión……………………………………………………………………………..139

Recomendación N° 9…………………………………………………………………..139

Falta de un Manual de Políticas de Información y Comunicación…………………….140

INDU COLINA

128

Conclusión…………………………………………………………………………...140

Recomendación N° 10…………………………………………………………………140

Falta de Auditorías Internas y Externas………………………………………………..140

Conclusión……………………………………………………………………………..141

Recomendación N° 11…………………………………………………………………141

Capitulo IV Resultados Específicos por Subcomponentes

No se prepararon indicadores para la evaluación de las actividades…………………..141

Evaluación del desempeño en el uso del recurso humano…………………………….142

La entidad no mantiene un adecuado control Ingresos y Salidas de Materia Prima…..142

La Falta de Control llevo a la Empresa a perder sumas de dinero…………………….143

INDU COLINA

129

ABREVIATURAS UTILIZADAS

MRL Ministerio de Relaciones Laborales.

POA Plan Operativo Anual

UAI Unidad de Auditoria Interna

FODA Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas

COSO Comité of Sponsoring Organizations

CORRE Control de Recursos y Riesgos Ecuador

NCI Normas de Control Interno.

NTC Norma Técnica de Contabilidad.

IESS Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.

PIM Presupuesto Institucional Modificado.

SRI Servicio de Rentas Internas.

Dr. Dra. Doctor-a.

Sr. Sra. Señor-a.

Lcdo. Licenciado.

Ing. COM Ingeniero Comercial.

CPA Contador Público Autorizado.

Art. Artículo.

N° Número.

US $ Dólares de Estados Unidos de América.

RR. HH Recursos Humanos

P.T Papel de Trabajo

PGR Programas de Trabajo

SAS Interpretación de las normas de auditorías.

ISO Organización Internacional de Normalización

INDU COLINA

130

Cuenca, 20 de Abril del 2013.

ASUNTO: CARTA DE PRESENTACIÓN DEL INFORME

Señor.

Ing. Amador Suin

Gerente Propietario de la COMPAÑÍA INDU COLINA.

Cuidad.

De mis consideraciones:

Hemos efectuado la Auditoría de Gestión a la COMPAÑÍA INDU COLINA, por el

período comprendido entre el 01 de Enero- 31 de Mayo 2011.

El examen se ha realizado de acuerdo a lo previsto en las normas vigentes en la ley, es

decir bien planificadas y ejecutadas.

Debido a la naturaleza que tiene el examen de auditoría de Gestión basado en resultados,

conclusiones, recomendaciones ponemos en las manos de la EMPRESA para que este

informe sea tomado en cuenta en las actividades que día a día la entidad realice.

Atentamente.

Ing. CPA. Miriam López

Auditor General

INDU COLINA

131

AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A LA COMPAÑÍA INDU

COLINA

CAPÍTULO I

ENFOQUE DE LA AUDITORÍA

Motivos de la Auditoría

Los motivos de la auditoria de Gestión a la COMPAÑÍA INDU COLINA, se llevó a

cabo para obtener el título de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría de las estudiantes de

la Universidad del Azuay como son Johanna Angamarca C. y Gabriela Andrade M. Esta

auditoría medirá el cumplimiento que se dé a los objetivos planteados en cada una de las

áreas críticas que hemos establecido anteriormente.

Objetivos de la Auditoría

Promover la optimización de los niveles de eficiencia, eficacia, economía,

calidad e impacto de la gestión.

Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas.

Verificar el manejo eficiente de los recursos.

Promover el aumento de la productividad, procurando la correcta administración

del patrimonio.

Satisfacer las necesidades de la administración.

Alcance

Logro de los objetivos institucionales; nivel jerárquico de la entidad; la estructura

organizativa; y, la participación individual de los integrantes de la institución.

Verificación del cumplimiento de la normatividad tanto general como específica

y de procedimientos establecidos.

Evaluación de la eficiencia y economía en el uso de los recursos, entendido como

rendimiento efectivo, o sea operación al costo mínimo posible sin desperdicio

INDU COLINA

132

innecesario; así como, de la eficacia en el logro de los objetivos y metas, en

relación a los recursos utilizados.

Medición del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la información

financiera y operativa.

Enfoque.

Es una Auditoría de eficacia porque está orientada a determinar el grado en que una

entidad, programa o proyecto; están cumpliendo los objetivos, resultados o beneficios

preestablecidos, expresados en términos de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc.

Componente Auditado

Indu Colina Cía. Ltda.

Subcomponentes Auditados

Ventas (Cuentas por cobrar Clientes)

Recursos Humanos (Contratación y Seguimiento de Personal)

Producción ( Recepción y Control de Materia Prima)

CAPÌTULO II

INFORMACIÒN DE LA ENTIDAD

Misión.

INDU COLINA, es una empresa que extrae, procesa y distribuye fertilizantes naturales

que nutren los cultivos, insumos, que enmiendan suelos desgastados, además procesan

aditivos para mejorar la eficiencia de la alimentación animal. Cuentan con la tecnología

necesaria para procesar fertilizantes químicos y orgánicos competitivos que permiten

disminuir el impacto negativo de los nitratos (sulfatos, bicarbonatos, boratos) y

amoniacos.

Visión.

Ser en el medio y largo plazo una firma distinguida por lograr sus mejores índices de

gestión de calidad, productividad, eficiencia de la producción, seguridad, buen gobierno,

ofreciendo productos y servicios de nutrición vegetal, en acorde con el buen vivir y que

transcienda en el tiempo

INDU COLINA

133

Objetivo General

Elaborar productos de alta calidad, de manera eficiente y efectiva.

Objetivos Específicos.

Adquirir las mejores materias primas, con alto poder de principios activos

Investigar y desarrollar nuevas alternativas de productos órgano-minerales.

Producir fertilizantes químicos de liberación inteligente

Mejorar continuamente los procesos de producción con tecnología de punta

Crear nuevas fuentes de trabajo directa e indirecta

Exportar productos zeolíticos y carbonatos micronizados.

Estructura Organizacional

La Estructura Orgánica que tiene la COMPAÑÍA INDU COLINA, está diseñada de tal

forma que es el Gerente General el representante legal de la Empresa es el único que

puede obligarle judicial y extrajudicialmente. En ésta empresa las decisiones

administrativas serán tomadas por Gerencia General. En cada sección o departamento

habrá un Jefe responsable ante la Presidencia Ejecutiva del buen funcionamiento tanto

de su sección o departamento como de sus subalternos, quien informará oportunamente a

la Presidencia Ejecutiva y jefes departamentales sobre las infracciones cometidas por los

empleados y accionistas, para la aplicación de la sanción correspondiente.

INDU COLINA

134

CAPITULO III

RESULTADOS GENERALES

INFORME DE EVALUACIÓN PRELIMINAR DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO

PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS OPORTUNAMENTE

La empresa no presenta oportunamente los estados financieros, de acuerdo a las Normas

de Contabilidad, según la NIC 1 “Los estados financieros constituyen una representación

estructurada de la situación financiera y del rendimiento financiero de una entidad”, esta

situación se origina ya que carece de una persona que se encargue de realizar un

seguimiento en la presentación de los estados financieros lo que ocasiona un retraso en

los registros contables y problemas a futuro.

Conclusión: Es necesario contar con más personal que supervise esta área ya que dado

el volumen de actividades que implica este departamento es indispensable contar con

personal que ayuden a obtener los resultados y las utilidades deseadas.

Recomendación No. 1:

Al Gerente:

Que se exija la presentación oportuna de informes, su revisión periódica y la

implementación de métodos para la toma de decisiones.

Contratar el personal necesario para el área contable.

ACTUALIZAR EL REGLAMENTO ORGANICO FUNCIONAL MEJORA LA

EFICACIA DE LA EMPRESA

La empresa no actualizado el reglamento orgánico funcional Según el SAS 78, “el

ambiente de control establece el tono de una organización, incluyendo la conciencia del

control de la gente. Constituye el fundamento de los otros componentes del control

interno, proporcionando disciplina y estructura”.

INDU COLINA

135

Esta situación se origina porque el gerente no considera importante la actualización del

reglamento orgánico funcional ya que las funciones que se asigna al personal las hace

verbalmente.

Esto ocasiona que el personal de la empresa no tenga una idea más clara de la

responsabilidad que tiene dentro de la empresa.

Conclusión:

La actualización del reglamento ayudara a la empresa a definir nuevos horizontes que

maximicen oportunidades y mejora la eficiencia de la empresa.

Recomendación No. 2:

Al Gerente:

Que actualice el reglamento orgánico funcional con el fin de que el personal cumpla con

sus obligaciones.

POLITICAS DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACION DE LOS

EMPLEADOS.

La empresa no cuenta con políticas de procedimientos para la contratación de los

empleados, según la NIC 19 “Los beneficios a los empleados a los que se aplica esta

Norma comprenden los que proceden de: © prácticas no formalizadas que generan

obligaciones implícitas. Estas prácticas no formalizadas dan lugar a obligaciones

implícitas, cuando la entidad no tiene alternativa realista diferente de la de afrontar los

pagos de los beneficios a los empleados. Un ejemplo de una obligación implícita es

cuando un cambio en las prácticas no formalizadas de la entidad causaría un daño

inaceptable en las relaciones con los empleados, esta situación se da debido a la falta de

información por parte del gerente sobre las actividades que se realizan en cada

departamento.

Si el gerente no contrata al personal adecuado para cada área se perdería tiempo, dinero

y ocasionaría una desorganización en la ejecución de los procesos.

INDU COLINA

136

Conclusión:

Las políticas de procedimientos para la contratación de los empleados permiten

fortalecer, actualizar y ampliar los conocimientos, tendientes a mejorar la eficacia y

eficiencia en el desempeño de sus funciones.

Recomendación No. 3:

Al Gerente:

Que establezca procedimientos y métodos que permitan la evaluación de desempeño de

los trabajadores, sobre estándares e indicadores de cumplimiento de tares y objetivos,

que permita conceder estímulos al personal.

FORMULAR INDICADORES DE GESTION PARA PODER MEDIR LAS

METAS PLANIFICADAS.

La empresa no formula indicadores de gestión que pueda medir las metas planificadas

con lo ejecutado según ISO 9004 Proporciona directrices que consideran tanto la

eficiencia como la eficacia del sistema de gestión de calidad, para mejorar el desempeño

de la Organización. Él contador no cree necesario la aplicación de indicadores de gestión

ya que se basa en los resultados que arrojan los estados financieros.

Si no se formula indicadores de gestión no se podrá coordinar ni tomar decisiones para

cumplir con las metas planteadas.

Conclusión:

La empresa no cuenta con una adecuada gestión que nos detalle los objetivos a cumplir.

Recomendación No. 4:

Al contador:

Preparar los indicadores de gestión necesarios para la evaluación del cumplimiento de

los objetivos y metas empresariales, permitiendo la generación de informes útiles para

mejorar la gestión de INDU COLINA CIA LTDA.

INDU COLINA

137

ROTACION DEL PERSONAL

Hemos observado que existe mucha rotación del personal en el área de producción de

acuerdo a la norma general de control interno 100 – 05 “Las funciones y

responsabilidades deben distribuirse sistemáticamente a varias personas para asegurar un

equilibrio eficaz entre los poderes y facultades delegadas” la falta de comunicación

entre el personal saliente y el que ingresa a sus actividades ocasiona la perdida de

materiales ya que no existe la verificación de la materia prima.

Conclusión:

Es importante que la empresa no exista mucha rotación del personal ya que se

interrumpe las actividades y se provocan retrasos en la producción.

Recomendación No 5:

Al Gerente:

Distribuir mejor los horarios de trabajo en cuanto a la producción

Al Jefe de Planta:

Verificar el trabajo realizado del empleado de turno.

FALTA DE EVALUACION DE RIESGOS

El departamento no cuenta con evaluación de riesgos, Según el SAS 78: “La valoración

del riesgo es la identificación de la entidad y el análisis de los riesgos importantes para

lograr los objetivos, formando una base para la determinación de cómo los riesgos deben

ser manejados”.

Esto se da porque el Jefe de planta no hace un estudio de los posibles riesgos que puedan

afectar a la producción y al no cumplir con una evaluación de riesgos en la unidad no se

podrían detectar desviaciones que afecten el cumplimiento de los objetivos

empresariales.

INDU COLINA

138

Conclusión:

La Compañía debe prestar más atención en lo que se refiere a la evaluación de riesgos

para minimizar su probabilidad e impacto de los mismos.

Recomendación No 6:

Al gerente:

Que se apliquen métodos y alternativas para determinar los riesgos y de esta manera

manejarlos eficiente y adecuadamente.

Contratar a una persona experta en el tema para desempeñar esta función.

FALTA DE MECANISMOS PARA LA TOMA DE DECISIONES

La empresa no cuenta con los mecanismos para la toma de decisiones norma esto se

origina por que el gerente no cree necesario establecer un mecanismo adecuado pues

sus decisiones se basan en su conocimiento y experiencia.

Al no contar con un mecanismo adecuado para la toma de decisiones existe la

posibilidad de que se tome una decisión errónea.

Conclusión:

Es necesario que se adopten elementos para la toma de decisiones, con las personas que

están involucradas en la compañía.

Recomendación No 7:

Al Gerente:

Implementar mecanismos adecuados para la toma de decisiones.

FALTA DE INFORMACION A LOS EMPLEADOS SOBRE LAS

ACTIVIDADES DE CONTROL A IMPLEMENTARSE.

Los empleados no tienen conocimiento de las actividades de control que se

implementan, según el SAS 78: “Las actividades de control las constituyen las políticas

y procedimientos que ayudan a asegurar que las directrices de la gerencia son llevadas a

INDU COLINA

139

cabo”, esto se origina por la falta de comunicación entre las máximas autoridades y el

personal de la empresa.

Lo que provoca que no se cumplan con las funciones asignadas afectando la consecución

de los objetivos.

Conclusión:

La comunicación en una empresa es un factor determinante en el éxito laboral; una

buena comunicación es sinónimo de eficiencia, organización y coordinación, mientras

que una mala comunicación puede ser motivo de ineficacia, desorden y conflictos

internos.

Recomendación No 8:

Al gerente:

Comunicar oportunamente al personal sobre las actividades de control a implementarse.

.

DESARROLLO DE LA TECNOLOGIA DE INFORMACION.

COMPANIA INDU COLINA no promueva el desarrollo de la tecnología de la

información norma esto se origina porque la empresa no cuenta con los recursos

necesarios para implementar un nuevo sistema.

Lo que provoca que no tenga una ventaja competitiva.

Conclusión:

El desarrollo tecnológico permite medir la eficiencia en los diferentes niveles, mismo

que ayudaría a eliminar el retraso de los procesos y procedimientos tecnológicos dentro

de los departamentos

Recomendación No 9:

Al Gerente.

Adquirir e implementar un nuevo software que le permita estar actualizados y mantener

la información confiable.

INDU COLINA

140

FALTA DE UN MANUAL DE POLITICAS DE INFORMACION Y

COMUNICACIÓN.

La empresa no cuenta con un manual de políticas de información y comunicación,

Según el SAS 78: “La información y comunicación representan la identificación, captura

e intercambio de la información en una forma y tiempo que permita a la gente llevar a

cabo sus responsabilidades”, se origina porque el gerente no considera necesario tener

estas políticas por escrito dentro de la empresa ya que brinda confianza para recibir

sugerencias de todos los empleados.

Si no existe una comunicación formal entre ellos se puede dar origen a retrasos, malos

entendidos y conflictos internos.

Conclusión:

La comunicación juega un papel importante en toda empresa, ya que una buena

comunicación puede significar eficiencia, coordinación y organización.

Recomendación No 10:

Al gerente

Se recomienda implementar un manual de políticas de comunicación e información a fin

de que exista una buena comunicación tanto formal como informal.

FALTA DE AUDITORIAS INTERNAS Y EXTERNAS.

La empresa no realiza auditorías, según la ley de compañías en su artículo 318 de la

auditoria externa afirma que “las Compañías Nacionales y Sucursales de compañías u

otras empresas extranjeras organizadas con personas jurídicas, y las asociaciones que

esta formen, cuyos activos excedan el monto que fije por resolución de la

superintendencia de compañías monto que no podrá ser inferior de 4000,00 deberán

contar con un informe anual de auditoria externa sobre sus estados financieros”.

Esta situación se origina ya que el gerente no ha contrato auditorias ya que ante

cualquier problema que se presente simplemente lo analiza con el contador y toma las

decisiones necesarios.

INDU COLINA

141

Si no se contrata una auditoria externa no podrá disponer de información certificada, de

la misma manera no podrá tener una opinión independiente de la realidad de la empresa,

ni de la legalidad y veracidad de su información.

Conclusión:

Toda empresa necesita de un auditor que verifique la confiabilidad de todos los

movimientos realizados en la misma, dándole autenticidad y permitiendo al gerente

tomar decisiones confiando en las declaraciones del auditor.

Recomendación No 11:

Al gerente:

Tomar las medidas necesarias para realizar auditorías internas y externas que le permitan

obtener exactitud en la información y así poder tomar decisiones correctas.

CAPITULO IV

RESULTADOS ESPECIFICOS POR COMPONENTE

COMPONENTE: Indu Colina Cía. Ltda.

SUBCOMPONENTE: Cuentas por Cobrar Clientes.

No se prepararon indicadores de gestión para la evaluación de las actividades

Conclusión: La Empresa no cuenta con una adecuada gestión que nos detalle los

objetivos a cumplir, es decir la entidad no cuenta con reportes que informen sobre el

grado de cumplimiento de los objetivos y metas anuales, las razones de los

incumplimientos totales o parciales y los correctivos requeridos para mejorar su

rendimiento, elementos indispensables para la toma de decisiones al mayor nivel de

administración.

Recomendación: Ordenar que la jefa del departamento contable, prepare los indicadores

de gestión necesarios para la evaluación del cumplimiento de los objetivos y metas

INDU COLINA

142

empresariales, de manera que su aplicación permita la generación de informes útiles para

mejorar la gestión de la COMPAÑÍA INDU COLINA.

COMPONENTE: Indu Colina Cía. Ltda.

SUBCOMPONENTE: Contratación y Seguimiento del Personal.

Evaluación del desempeño como base de medición de la eficiencia en el uso de

Recursos Humanos

Conclusión: La empresa no dispone de un buen desempeño como base de mediación de

la eficiencia en el uso del recurso humano, es decir no permite fortalecer, actualizar y

ampliar los conocimientos, tendientes a mejorar la eficiencia y eficacia en el desempeño

de sus funciones.

Recomendación: Dispondrá que el jefe de Recursos Humanos establezca

procedimientos y métodos que permitan la evaluación de desempeño sus trabajadores,

sobre estándares e indicadores de cumplimiento de tareas y objetivos, que permita

conceder estímulos al personal, así como sugerir recomendaciones relacionadas con el

mejoramiento y desarrollo del recurso humano.

COMPONENTE:Indu Colina Cía. Ltda.

SUBCOMPONENTE: Recepción y Control de Materia Prima.

La entidad no mantiene un adecuado control de los Ingresos y Salidas de Materia

Prima

Conclusión: La falta de control, ocasiona que no se garantiza la debida utilización de la

materia prima en el Trabajo.

Recomendación: Se recomiendo al Supervisor de Producción, implementar un control

de Materia Prima por medio de un proceso de revisión al finalizar la jornada de trabajo.

COMPONENTE: Indu Colina Cía. Ltda.

INDU COLINA

143

SUBCOMPONENTE: Cuentas por Cobrar Clientes.

La falta de control, llevo a la empresa a perder sumas de dinero

Conclusión: Al no tener un programa especializado, la empresa no cuenta con la

información necesaria de sus cuentas y documentos por cobrar.

Recomendación: La empresa debe implementar un sistema contable que lleve los

registros diarios, que pueda existir cruce de información mediante el intranet, entre

Cuenca y Playas, que ayuden a mejorar la eficiencia, eficacia del control de cuentas y

documentos por cobrar

3.5 FASE V. SEGUIMIENTO Y MONITOREO

CRONOGRAMA DE CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES.

Nº Recomendaciones Responsables Plazo

1 1. Dispondrá a los servidores a

los cuales están dirigidas las

recomendaciones y solicitará que

se informe sobre su aplicación.

Gerente

Inmediato

2

1. Ordenará a la jefa contable,

preparar los indicadores de gestión

necesarios para la evaluación del

cumplimiento de los objetivos y

metas empresariales, de manera

que su aplicación permita la

generación de informes útiles para

mejorar la gestión de la Empresa.

2. Dispondrá al jefe de

Recursos Humanos la evaluación

de desempeño de los Trabajadores

Gerente

Inmediato

INDU COLINA

144

de la Empresa como un mecanismo

para asegurar la eficiencia en el

cumplimiento de sus labores, sobre

estándares e indicadores de

cumplimiento de tareas y objetivos

Presidenta

Inmediato

3 1. Mantendrá un registro

actualizado de clientes, para lo cual

convocará y calificará anualmente

a los clientes.

Administradora

Financiera /

Contadora

Hasta 30 de junio de

2013

4 1. Abrirá registros para el

control de la utilización de Materia

Prima, los que proveerán

información diaria sobre los

ingresos, salidas de Materia Prima

y las personas responsables.

2. Implementar un control

para el uso de materia prima por

medio de la revisión diaria.

Jefe de Producción

Jefe de Producción

Inmediato

Inmediato

INDU COLINA

145

CAPITULO IV

INTRODUCCIÓN

Al terminar la auditoría a la COMPAÑÍA INDU COLINA, es necesario que todas las

hojas de hallazgos se cumplan a cabalidad, con el único objeto que estos sean analizados

y revisados por las autoridades competentes ya que su finalidad es mejorar la gestión

dentro de la Empresa.

Es importante sugerir que todas las conclusiones y las recomendaciones estén basadas en

los análisis realizados en el transcurso de la auditoría tales como: observación,

entrevistas con los funcionarios, los papeles de trabajo y las hojas de hallazgos que

preceden este trabajo de investigación.

INDU COLINA

146

4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.1. CONCLUSIONES.- En el desarrollo del estudio, hemos visto que la empresa

adolece de problemas en diferentes departamentos que mencionamos a continuación:

En el departamento de Producción, si bien se encuentra constituido por personal

que goza de una capacitación continua, se evidencia falta de comunicación entre

sus miembros, ya que al existir turnos rotativos se genera una interrupción en la

línea de comunicación entre el personal saliente y el que ingresa a sus actividades,

provocándose retrasos en la producción y problemas colaterales como la pérdida

de control de la materia prima utilizada e incumplimientos de entrega al

departamento de ventas. Además, hemos podido analizar que al no existir un

sistema informático especializado que apoye el control de existencia de la materia

prima genera descuadres en el inventario y por consiguiente perdidas de material

no justificadas, siendo la empresa directamente perjudicada.

En el departamento de Ventas, se ha detectado una falta de asesoramiento legal

para la recuperación de cartera vencida de una manera coactiva, además carece de

personal capacitado y técnicas que le permitan una adecuada administración de la

recuperación de cuentas por cobrar.

En el departamento de Recursos Humanos, evidenciamos existe una falta de

seguimiento y evaluación a los demás departamentos, con la finalidad de

capacitarlos en temas desconocidos por el personal, que son necesarios en las

diversas áreas de la empresa. También es importante mencionar que al momento

de la selección del personal, es fundamental basar la decisión de contratación en

características trascendentes como nivel de preparación, disponibilidad de

superación, buena voluntad, orden, responsabilidad, entre otros y no en aspectos

menos importantes como son las cargas familiares de los aspirantes, las

aspiraciones salariales, presencia, etc., ya que al conseguir buenos elementos, se

reducirá la rotación del mismo, y garantizará un excelente desempeño individual y

por ende colectivo.

También hemos visto que la empresa carece de un riguroso control de marcación del

personal en todas sus áreas, además no existe un registro de control de cumplimiento de

INDU COLINA

147

metas individuales, lo cual limita la evaluación continua que se debería realizar a cada

uno de los elementos de la empresa.

4.2. RECOMENDACIONES.

Departamento de Producción:

Se recomienda llevar un control minucioso en el proceso de producción, con el

documento acta entrega recepción, el mismo que debe contar con la firma de la persona

que estaba encargada de turno y de la persona quien recibe o quien ingresa a sus

actividades esto garantiza la continuidad del proceso de producción generando un mejor

control en la utilización de los recursos, lo homogeneidad y calidad del producto

terminado.

Departamento de Ventas:

Con suma urgencia recomendamos la incrementación de un sistema contable, el mismo

que nos asegura un mayor control en ventas a crédito, al Gerente sugerimos incremente

una asesoría legal en el área de coactivas y un personal mucho más especializado en este

tema o realizar una capacitación intensiva en esta área al ya existente.

Departamento de Recursos Humanos:

Incrementar un sistema de marcación electrónico, el mismo que controlará el

cumplimiento de ingreso y salida del personal de acuerdo al horario de labores

preestablecido.

Cambiar el idealismo de la persona encargada del departamento de Recursos Humanos

para que designe al personal adecuado de acuerdo a sus aptitudes, conocimientos y

destrezas principalmente, considerando en segundo plano condiciones menos

trascendentes como aspiración salarial, cargas familiares y otras condiciones de menor

importancia.

INDU COLINA

148

4.3. BIBLIOGRAFÍA

Contraloría General del Estado “Manual General de Auditoría de Gestión”

Acuerdo 031 CG – 2002

CUBEROABRL, Teodoro, “Manual de Auditoría de Gestión” ,Contraloría

General del Estado,Cuenca-Ecuador, 2009.

MALDONADO, Milton, “ Auditoría de Gestión”Tercera Edicion,Quito

2006,Quito-Ecuador, Primera Edición.

MEJIA Rubí “Administración de riesgos un enfoque empresarial”,

Primera edición, Bogotá-Colombia., 2006

MEJIA, Cuellar Guillermo, “Teoría General de la Auditoria”, Edición 2009,

Direcciones de Internet:

Contraloría General del Estado “Manual General de Auditoría de Gestión”

Acuerdo 031 CG – 2002 http://www.contraloria.gob.ec/normatividad_vigente.asp

CUBEROABRL, Teodoro, “Manual de Auditoría de Gestión” ,Contraloría

General del Estado, Cuenca-Ecuador, 2009.

[www.docstoc.com/docs/.../manual-específico-de-auditoria-de-gestión ]

MALDONADO, Milton, “ Auditoría de Gestión” Tercera Edicion,Quito 2006,

Quito-Ecuador, Primera Edición.

INDU COLINA

149

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0ECON%C3%93MICAS/CARRERA%20DE%20ADMINISTRACI%C3%93N%20DE%20EMPRESAS/07/

AUDITORIA/CAPITULO%201.pdf

MEJIA, Cuellar Guillermo, “Teoría General de la Auditoria”, Edición 2009,

http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/marcos.html

http://lacolinacialtda.jimdo.com/empresa/