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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS

MODULO I

COMPRAS POR EL REGIMEN DE COMPRA DIRECTA

PROCEDIMIENTOS:

1) COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR CAJA CHICA

2) COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR FONDO ROTATIVO

3) COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR ORDEN DE COMPRA

Adquisición por Orden de Compra (Baja Cuantía)

Adquisición por Orden de Compra (Compra Directa)

Arrendamiento de Bienes Inmuebles

Arrendamiento de Bienes Muebles, Vehículos, Maquinaria y Equipo

para montos de baja cuantía o compra directa.

Pagos parciales para montos de baja cuantía o compra directa.

4) COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR CONTRATO ABIERTO

5) ORDEN DE PAGO (Viáticos al exterior y servicios básicos)

Guatemala, noviembre de 2019

DIRECTORIO

Ing. Murphy Olympo Paiz Recinos Rector

Arq. Carlos Enrique Valladares Cerezo

Secretario General

Dr. Olmedo España Calderón Director General de Docencia

MSc. Felix Aguilar Carrera

Director General de Investigación

Dra. Verónica de Jesús Paz de Brenes Directora General de Extensión Universitaria

Lic. Juan Carlos Palencia Molina

Director General Financiero

Inga. Wendy López Dubón Directora General de Administración

Elaboración, Comisión Actualización del Sistema Integrado de Compras -SIC-

Lic. Urias Amitai Gúzman García, Dirección General Financiera, Coordinador

Lic. Luis Alfredo Hernández Ortíz, Auditoría Interna

Licda. Marlen Lucrecia Gómez Scala, Dirección de Asuntos Jurídicos

Lic. Augusto Gómez y Gómez, División de Desarrollo Organizacional

Licda. Clara Fabiola de Lourdes Díaz Ixcó, Departamento de Proveeduría

Lic. José Alberto Rodríguez Melara, Departamento de Contabilidad

Inga. Mayra Grisela Corado García, Departamento de Procesamiento de Datos

Aldrin Orlando Fuentes Argueta, Departamento de Procesamiento de Datos

Inga. Leslie Yamilet Orozco Escobar, Representante de Servicios Generales

Licda. Dina Marlen González López, Representante de Tesoreros USAC

AUTORIZACIÓN

ÍNDICE

Contenido Página

I. PRESENTACIÓN .............................................................................................. 1

II. NORMAS GENERALES ................................................................................... 2

III. PROCEDIMIENTOS DE COMPRA “REGIMEN DE COMPRA DIRECTA” ....... 5

1) PROCEDIMIENTO “COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR CAJA CHICA”5

2) PROCEDIMIENTO “COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR FONDO

ROTATIVO” ..................................................................................................... 9

3) PROCEDIMIENTO DE “COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR ORDEN DE

COMPRA” ...................................................................................................... 18

4) PROCEDIMIENTO “COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR CONTRATO

ABIERTO” ...................................................................................................... 47

5) PROCEDIMIENTO DE PAGO Y LIQUIDACIÓN A TRAVÉS DE LA “ORDEN

DE PAGO” ..................................................................................................... 55

IV. ANEXOS ......................................................................................................... 59

1

I. PRESENTACIÓN

El Rector de la Universidad de San Carlos de Guatemala, por medio de Acuerdo No.

0330-2007 del 7 de marzo de 2007, nombró a la Comisión responsable para actualizar

el Sistema Integrado de Compras –SIC-, con el cambio de algunos integrantes, según

Acuerdo de Rectoría No. 1227-2018 del 27 de septiembre de 2018.

Después de analizar el contenido del referido Sistema y que cambios sustanciales en

las modificaciones a la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Legislativo No. 57-92

y su Reglamento, y al Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del

Estado -GUATECOMPRAS-, se actualizó el Módulo I denominado “Régimen de

Compra Directa”, para incluir en dichos procedimientos las reformas a la Ley de

Contrataciones y las necesidades institucionales detectadas durante la evaluación del

Sistema. En esta oportunidad se presentan las normas generales del Sistema, la

descripción de los procedimientos de Compra y pago por Caja Chica, Compra y pago

por Fondo Rotativo, Compra y pago por Orden de Compra, Compra y pago por Contrato

Abierto y Orden de Pago, normas específicas por procedimiento con su respectivo

diagrama de flujo, formularios que agilizarán el desarrollo de las actividades. Así como

la Guía del Sistema GUATECOMPRAS aplicable a este Módulo.

2

II. NORMAS GENERALES

1. Toda Unidad Ejecutora elaborará su Plan Anual de Compras -PAC- en donde se incluyan todas las compras a realizar durante el ejercicio fiscal correspondiente y deberá publicarlo en el Sistema de GUATECOMPRAS. El Tesorero o persona designada debe verificar que toda compra a realizar esté incluida en el PAC para su trámite, con excepción de las compras de baja cuantía.

2. El Tesorero de la Unidad Compradora, previo a iniciar el proceso de compra de bienes, suministros o servicios, es responsable de verificar que exista disponibilidad presupuestaria en el renglón de gasto correspondiente.

3. De conformidad con el Artículo 88 de la Constitución Política de la República de Guatemala y el Artículo 8 y 9 de la Ley del Impuesto al Valor Agregado -IVA-, por el monto del impuesto consignado en la factura, se entregará la Constancia de Exención de IVA (se exceptúa a los proveedores inscritos en el régimen de pequeño contribuyente).

4. Se entenderá como monto total de la negociación, el valor de contratación de obras, bienes, suministros o servicios con el Impuesto al Valor Agregado -IVA- incluido. Aplica para toda compra y su creación en el Sistema GUATECOMPRAS descritas en el presente módulo.

5. Todos los cheques con cargo a las cuentas de la Universidad por compras de bienes, suministros, servicios y obras se deben emitir a favor del proveedor adjudicado. En el caso de las comisiones oficiales, a nombre del trabajador universitario designado por la autoridad competente. Queda terminantemente prohibida la emisión de cheques al portador.

6. Si el proveedor utiliza facturas de tipo cambiario, o con la indicación "la factura se cancela únicamente con recibo de caja", debe exigirse por parte del personal responsable el recibo de caja correspondiente, al momento de efectuar el pago.

7. Todos los cheques de las cuentas de la Universidad de San Carlos de Guatemala, deben contener la frase "No negociable".

8. Los formularios incluidos dentro del Procedimiento de Compra por el Régimen de Compra Directa no pueden ser modificados por las unidades ejecutoras, siendo facultad exclusiva de la Dirección General Financiera, cualquier modificación a los mismos a propuesta de la Comisión del Sistema Integrado de Compras -SIC-.

9. En el caso de compra de equipo de cómputo, telecomunicaciones y programas a la medida (Software) incluidos en la página http://www.usac.edu.gt/solicitud, se debe contar con dictamen técnico favorable de las características descritas en la solicitud de compra, el cual se debe requerir a:

a. Departamento de Procesamiento de Datos: Unidades que no cuenten con personal de informática.

http://www.usac.edu.gt/solicitud

3

b. La persona responsable de informática en las Unidades Ejecutoras.

Es responsabilidad del Departamento Procesamiento de Datos la actualización de dicha información.

En el momento de la recepción de equipo de cómputo, telecomunicaciones y programas a la medida (Software), el Departamento de Procesamiento de Datos o el responsable de informática de la unidad ejecutora, según corresponda, debe emitir constancia, de que lo adquirido cumple con las características solicitadas.

10. En lo referente al fraccionamiento se debe observar lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado Decreto Legislativo 57-92 y su Reglamento Acuerdo Gubernativo 122-2016.

11. Las Unidades Ejecutoras deben generar la retención y pago del impuesto sobre la renta cuando corresponda.

12. Los servicios tipificados como “Mantenimiento y Reparación de Edificios”, en el renglón de gasto 171 del Manual de Clasificación Presupuestaria de renglones de gasto para la Universidad de San Carlos de Guatemala, deben contar con el aval de la División de Servicios Generales a través del Departamento de Diseño, Urbanización y Construcciones -DUC-, previo a la ejecución de los trabajos y certificación posterior de trabajos finalizados a requerimiento de la Unidad Ejecutora.

13. Cada unidad compradora es la responsable de la guarda y custodia de los expedientes de compras que se conformen en los procesos de adquisición de los bienes, suministros o servicios.

14. En el caso de las compras y recepción de reactivos, equipo especializado utilizado

para estudios específicos que por su naturaleza así lo requieran, la unidad ejecutora

debe requerir dictamen técnico para la compra y recepción de los mismos.

15. Toda publicación de GUATECOMPRAS debe realizarse de acuerdo a la guía

correspondiente. (Anexo 1 y 2)

16. Al iniciar un proceso de compra, la unidad compradora siempre debe consultar el

catálogo de Contrato Abierto en el Sistema GUATECOMPRAS (se exceptúa baja

cuantía).

17. Los Decanos, Directores o Jefes de cada Unidad Ejecutora, en forma escrita

definirán la responsabilidad de la persona designada para el manejo de los

procedimientos del presente módulo, tomando en cuenta la segregación de

funciones.

4

18. Control previo de Auditoría es el examen que se efectuará a los procesos

presupuestarios, financieros, administrativos y operativos durante el desarrollo de

sus diferentes fases y será imprescindible para una sana administración

universitaria, teniendo la característica de impedir un perjuicio antes de producirse.

5

III. PROCEDIMIENTOS DE COMPRA “REGIMEN DE COMPRA DIRECTA”

MODALIDAD BAJA CUANTÍA

1) PROCEDIMIENTO “COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR CAJA CHICA” 1.1 NORMAS ESPECÍFICAS

Norma 1. Autorización del Monto de la Caja Chica Los Decanos, Directores o Jefes de cada Unidad Ejecutora, en forma escrita autorizarán el monto de la caja chica de conformidad con las necesidades de la misma, hasta por un máximo de diez por ciento (10%) del monto asignado para fondo rotativo y a la persona designada para el manejo de la caja chica. Norma 2. Monto Máximo para Compras por Caja Chica y Publicación Se pueden efectuar compras por medio de Caja Chica hasta un monto máximo de Q. 1,000.00 (IVA incluido), no es necesaria la presentación de proformas. El documento de legítimo abono debe publicarse en GUATECOMPRAS en la modalidad de compras sin concurso. Norma 3. Adjudicación y Erogación del Gasto La adjudicación y erogación del gasto por medio de caja chica queda implícito con el nombre, la firma y páguese al reverso de la factura por lo autoridad correspondiente, según lo establecido por el artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Norma 4. Asignación de efectivo El tesorero o persona designada debe entregar el efectivo al solicitante mediante Vale -Form. -SIC-14-, el cual debe liquidarse con los respectivos documentos de legítimo abono, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes de haberse entregado el efectivo, debiéndose devolver el original del vale al solicitante. No debe emitirse un nuevo vale al trabajador universitario que tenga pendiente de liquidar uno anterior. Norma 5. Reintegro del Fondo de Caja Chica La persona designada liquidará los gastos pagados mediante el Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizada -SICOINDES-, para obtener la reposición del efectivo. Norma 6. Plazo para Liquidación de Facturas Para la liquidación de compras por medio de caja chica, se fija un plazo de hasta quince (15) días hábiles a partir de la fecha de pago. Caso contrario la liquidación queda bajo la responsabilidad de la autoridad competente de la Unidad Ejecutora. Norma 7. Actuación de Auditoría Interna Auditoría Interna evaluará permanentemente la estructura de control interno, derivado de la implementación del procedimiento de caja chica, a fin de brindar asesoría y aseguramiento en forma oportuna en cumplimiento al Artículo 131 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala

6

1.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


Título del Procedimiento: Compra, pago y liquidación por Caja Chica

MODULO I No. de Formas: 1 Hoja 1 de 1

Inicia: Solicitante Termina: Departamento de Caja

Unidad Puesto Responsable Paso No.

Actividad

Solicitante Persona Interesada 1 Establece la necesidad de adquirir bienes, suministros o servicios ante Autoridad Competente

Tesorería Persona Designada 2

Recibe instrucción de autoridad competente, verifica disponibilidad y elabora Vale de Caja Chica -Form.SIC-14- en el Sistema SIIF, imprime, solicita firma del interesado y entrega efectivo.

Solicitante Persona Interesada

3

Recibe efectivo y compra los bienes, suministros o servicios, verifica especificaciones (calidad, cantidad, garantía y volumen, etc.), revisa requisitos legales de la factura.

4

Entrega factura a persona designada, para emisión de exención de IVA, cuando corresponda y la entrega al proveedor. Firma de recibí conforme en factura y obtiene firma de autoridad competente en sello de páguese.

Tesorería

Persona Designada 5

Recibe factura, con el nombre y firma de páguese de la autoridad competente en reverso de la factura devuelve vale original a la persona interesada. Y cuando corresponda ingresa al libro de inventarios.

Operador GUATECOMPRAS

6 Publica factura en el Sistema GUATECOMPRAS según corresponda.

Operador SICOINDES

7 Opera en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-, documento de fondo rotativo.

Operador SICOINDES

8 Recibe, analiza y valida en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-, documento de fondo rotativo.

Operador SICOINDES

9 Consolida fondo rotativo en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-, documento de fondo rotativo.

Persona Designada 10 Conforma expediente y traslada

Auditoría Interna Profesional Designado

1-10 PUNTO DE CONTROL

Recibe expediente y revisa de conformidad a procedimiento de Auditoría Interna y traslada.

Tesorería

Jefe Inmediato Tesorero

11 Solicita reposición de fondo en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-.

Persona Designada 12 Resguarda expediente completo en original.

Departamento de Caja

Persona Designada 13 Realiza reintegro del efectivo.

7

1.3 DIAGRAMA DE FLUJO

Universidad de San Carlos de Guatemala

Sistema Integrado de Compras -SIC-

Título del procedimiento: Compra, pago y liquidación por Caja Chica

Elaborado por: Profesional DDO Página 1 de 1

Auditoría InternaDepartamento

de CajaTesoreríaUnidad Solicitante

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Persona

Designada

Recibe instrucción de

autoridad competente,

verifica disponibilidad y

elabora Vale de Caja

Chica -Form.SIC-14-

en el Sistema SIIF,

imprime, solicita firma

del interesado y

entrega efectivo.

INICIO

Realiza reintegro

del efectivo

Solicita reposición de

fondo en Sistema de

Contabilidad Integrada

Descentralizadas

-SICOINDES-.

Resguarda

expediente

completo en

original

Consolida fondo

rotativo en Sistema de


Descentralizadas

-SICOINDES-,

documento de fondo

rotativo

Establece la necesidad

de adquirir bienes,

suministros o

servicios ante

Autoridad Competente

FINAL

Recibe efectivo y

compra los bienes,

suministros o

servicios, verifica

especificaciones

(calidad, cantidad,

garantía y volumen,

etc.), revisa requisitos

legales de la factura

Pe

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a In

tere

sa

da

Entrega factura a

persona designada,

para emisión de

exención de IVA,

cuando corresponda y

la entrega al

proveedor. Firma de

recibí conforme en

factura y obtiene firma

de autoridad

competente en sello

de páguese

Recibe factura, con el

nombre y firma de

páguese de la

autoridad competente

en reverso de la

factura devuelve vale

original a la persona

interesada.

Y cuando corresponda

ingresa al libro de

inventarios

Pe

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on

a D

es

ign

ad

a

Publica factura en

el Sistema

GUATECOMPRAS

según corresponda

Opera en Sistema de


Descentralizadas -

SICOINDES-,

documento de fondo

rotativo

Recibe, analiza y

valida en Sistema de


Descentralizadas

-SICOINDES-,

documento de fondo

rotativo

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Conforma

expediente y

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PUNTO DE

CONTROL

Recibe expediente y

revisa de

conformidad a

procedimiento de

Auditoría Interna y

traslada

Profesional

Designado

8

1.4 FORMULARIO

1.4.1 Vale de Caja Chica -Form.SIC-14-

9

2) PROCEDIMIENTO “COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR FONDO ROTATIVO”

2.1 NORMAS ESPECÍFICAS Norma 1. Autorización del Monto de Fondo Rotativo La Dirección General Financiera es responsable de autorizar el monto de Fondo Rotativo para adquisiciones de baja cuantía de cada Unidad Compradora, de conformidad con lo solicitado por la autoridad competente. Norma 2. Ampliación del Monto del Fondo Rotativo Cualquier solicitud de ampliación al monto de Fondo Rotativo asignado será autorizado por la Dirección General Financiera, para lo cual debe considerar si la Unidad Ejecutora demuestra que los fondos asignados originalmente no son suficientes, cuenta con disponibilidad presupuestaria adicional suficiente y está cumpliendo con una rotación adecuada de fondos. Norma 3. Monto Máximo para Compras por Fondo Rotativo y Publicación Se pueden efectuar adquisiciones de baja cuantía por medio de Fondo Rotativo, hasta por un monto de Q.10,000.00 valor que incluye IVA. El documento de legítimo abono, proforma autorizada y solicitud de compra, se deben publicar en el Sistema de GUATECOMPRAS en la modalidad de compras sin concurso. Norma 4. Liquidación Anual del Fondo Rotativo El monto autorizado se debe liquidar al finalizar el ejercicio contable, caso contrario el Sistema de Contabilidad Integrado Descentralizado -SICOINDES-, no permitirá generar Solicitud de Asignación de Fondo Rotativo para el nuevo ejercicio contable. Norma 5. Adjudicación de la Compra La adjudicación de la compra se realiza con la firma y sello de visto bueno por la autoridad competente en la proforma presentada por la persona solicitante.

El tesorero o persona designada debe verificar que la proforma del proveedor adjudicado, incluya la siguiente información: Número de Identificación Tributaria -NIT-, Régimen de Impuesto Sobre la Renta -ISR- bajo el cual este sujeto, Nombre o Razón Social a quien debe emitirse el cheque, precios con Impuesto al Valor Agregado -IVA- incluido, plazo de entrega y características de los bienes, suministros o servicios a prestar, según la Solicitud de Compra, Form-SIC-01.

10

Norma 6. Autorización de la Erogación del Gasto

La erogación a través de Fondo Rotativo queda implícita con el nombre y firma de autorización de pago en la factura por la autoridad competente. Norma 7. Compra y liquidación de Activos Fijos Para adquirir propiedad, planta, equipo e intangibles, grupo 3, se debe adjuntar a la Solicitud de Compra Form-SIC-01, la correspondiente programación del Grupo 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles”. En la liquidación se debe adjuntar al expediente, fotocopia de la tarjeta de responsabilidad de bienes inventariables. Norma 8. Asignación de Fondos Las asignaciones de fondos para el manejo de fondos rotativos se deben realizar por medio de transferencia bancaria, de la manera siguiente: 8.1 Apertura de Cuentas. La Dirección General Financiera autorizará a las distintas

Tesorerías de las Dependencias de la Universidad el manejo de cuentas bancarias de la siguiente manera: a) Dos cuentas bancarias para la administración del Fondo Rotativo, una para el Plan de Funcionamiento y la otra para el Plan Autofinanciable, y b) Una cuenta para el manejo del Plan de Inversión o Fondo de Investigación según corresponda.

La cuenta bancaria de Fondo Rotativo de las distintas Unidades Compradoras de la Universidad, podrá estar integrada por el monto autorizado más las ampliaciones del monto constituido que soliciten las mismas, para cubrir necesidades prioritarias de las Dependencias. Los casos no previstos de cuentas bancarias para el manejo de fondos, serán resueltos por la Dirección General Financiera.

8.2 Reposición del Fondo Rotativo: El trámite de liquidación y reintegro de los

fondos rotativos deberá realizarse a través del Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizada -SICOINDES-.

8.3 Transferencias de Fondos: El Departamento de Caja transfiere los fondos a las

cuentas bancarias de las Unidades Compradoras, previo a la autorización de la Dirección General Financiera.

Norma 9. Plazo para Liquidación de Facturas Para la liquidación de compras por medio de fondo rotativo en el Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizada -SICOINDES-, se fija un plazo máximo de quince (15) días hábiles a partir de la fecha de pago. Caso contrario la liquidación queda bajo la responsabilidad de la autoridad competente de la Unidad Ejecutora.

11

Norma 10. Registro de Partidas Presupuestarias

El uso de las partidas presupuestarias es responsabilidad del Tesorero o Personal Designado.

Norma 11. Reposición del Fondo Rotativo La persona designada liquidará los gastos pagados mediante el Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizada -SICOINDES-, para obtener la reposición del fondo rotativo. Norma 12. Responsabilidad Son solidariamente responsables de cualquier situación que perjudique a la Universidad de San Carlos de Guatemala en el manejo del Fondo Rotativo, la Autoridad Competente y Tesorero o Persona Designada, según Artículo 13 de la Ley de Probidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados públicos. Norma 13. Hoja de control de mantenimiento

Cuando se realice mantenimiento a un equipo del grupo de gasto 3, se debe presentar

constancia de elaboración del mismo a través de hoja de control, la cual debe incluir

como mínimo el bien en el que se realizó el servicio, numero de inventario, firma de

recibí conforme de la persona que tiene a su cargo la custodia del bien, fecha, número y

monto de la factura (valor con IVA) y qué servicio se realizó.

Norma 14. Anulación de cheque El cheque inherente a una compra que pase de quince (15) días calendario, después de su emisión y que no sea retirado por el proveedor, debe ser anulado por el Tesorero. Su reposición debe ser a requerimiento del proveedor. Norma 15. Actuación de Auditoría Interna Auditoría Interna evaluará permanentemente la estructura de control interno, derivado de la implementación del procedimiento de fondo rotativo, a fin de brindar asesoría y aseguramiento en forma oportuna en cumplimiento al Artículo 131 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

12



Título del Procedimiento: Compra, pago y liquidación por Fondo Rotativo

MÓDULO I Hoja 1 de 2 No. de Formas: 2

Inicia: Solicitante

Termina: Departamento de Caja

Unidad Puesto Responsable Paso No.

Actividad

Solicitante Persona Interesada 1

Establece la necesidad de adquirir bienes,

suministros o servicios, procede de la forma

siguiente:

1.1 Elabora en el Sistema Integrado de

Información Financiera, la Solicitud de

Compra -Form.SIC.-01-, del bien, suministro

o servicio a adquirir, imprime y traslada.

1.2 Solicita certificación presupuestaria al tesorero

o persona designada y firma de Autoridad

Competente en Solicitud de Compra

-Form.SIC.-01-.

1.3 Solicita a la Autoridad Competente la

adjudicación por medio de sello y firma en la

proforma, traslada.

Tesorería Persona designada 2

Recibe expediente con proforma autorizada y procede de la manera siguiente:

a. Requiere y recibe producto o servicio, verifica cantidad, calidad, volumen, garantías, etc.

b. Revisa que la factura llene requisitos legales, o emite factura especial, si el caso lo amerita.

c. Elabora cheque, Retención del ISR, Constancia de Exención de IVA, cuando corresponda

d. Solicita firmas en cheque y en Constancia de Exención de IVA a las personas registradas en el Banco y Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-. respectivamente.

e. Entrega al proveedor cheque, Constancia de exención del IVA y Retención del ISR cuando corresponda, contra firma y fecha de recibido en factura (constancia de fecha de pago).

f. Adjunta factura (de ser factura cambiaria, se debe adjuntar Recibo de Caja) al expediente.

13


Hoja 2 de 2

Título del Procedimiento: Compra, pago y liquidación por Fondo Rotativo

Unidad Puesto

Responsable Paso No.

Actividad

Tesorería

Persona designada ..2

g. Tramita de la forma siguiente:

Requiere firma de "Recibí conforme" en factura (Aplica al grupo presupuestario 1) de la persona solicitante, nombre y Código Único de Identificación -CUI-.

Obtiene autorización de la erogación mediante firma, nombre, Código Único de Identificación -CUI- y páguese de la Autoridad Competente en factura.

Ingresa a tarjeta kardex de Almacén o Libro de Inventarios según corresponda.

Adjunta programación de propiedad, planta y equipo (Anexo B) en el caso de maquinaria y equipo y fotocopia de las tarjetas de responsabilidad de bienes inventariables.

Si es un servicio a un equipo del grupo de gasto 3, adjunta hoja de control de mantenimiento.


3 Publica en Sistema GUATECOMPRAS donde corresponda: factura, solicitud de compra y proforma autorizada.

Operador SICOINDES

4 Opera en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-, documento de fondo rotativo.

Operador SICOINDES

5 Recibe, analiza y valida en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-, documento de fondo rotativo.

Operador SICOINDES

6 Consolida fondo rotativo en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-, documento de fondo rotativo.

Persona Designada 7 Conforma expediente y traslada



Recibe expediente y revisa de conformidad a procedimiento de Auditoría Interna y traslada

Tesorería


8 Solicita reposición de fondo en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-.

Persona Designada 9 Resguarda expediente completo en original.

Departamento de Caja Persona Designada 10 Realiza reintegro del fondo rotativo

14

2.3 DIAGRAMA DE FLUJO Universidad de San Carlos de Guatemala


Título del procedimiento: Compra, pago y liquidación por Fondo Rotativo




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Persona Designada

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Recibe expediente con

proforma autorizada y

procede de la manera

siguiente:

a. Requiere y recibe

producto o servicio,

verifica cantidad,

calidad, volumen,

garantías, etc.

b. Revisa que la factura

llene requisitos legales,

o emite factura especial,

si el caso lo amerita.

c. Elabora cheque,

Retención del ISR,

Constancia de Exención

de IVA, cuando

corresponda

FINAL


de adquirir bienes,

suministros o servicios,

procede de la forma

siguiente:

1.1 Elabora en el

Sistema Integrado de

Información Financiera,

la Solicitud de Compra -

Form.SIC.-01-, del bien,

suministro o servicio a

adquirir, imprime y

traslada.

1.2 Solicita certificación

presupuestaria al

tesorero o persona

designada y firma de


en Solicitud de Compra

-Form.SIC.-01-.

1.3 Solicita a la

Autoridad Competente la

adjudicación por medio

de sello y firma en la

proforma, traslada.

d. Solicita firmas en

cheque y en Constancia

de Exención de IVA a

las personas registradas

en el Banco y

Superintendencia de

Administración Tributaria

-SAT-. respectivamente.

e. Entrega al proveedor

cheque, Constancia de

exención del IVA y

Retención del ISR

cuando corresponda,

contra firma y fecha de

recibido en factura

(constancia de fecha de

pago).

f. Adjunta factura (de ser

factura cambiaria, se

debe adjuntar Recibo de

Caja) al expediente.

INICIO

Realiza reintegro

del fondo rotativo

Consolida fondo

rotativo en Sistema de


Descentralizadas

-SICOINDES-,

documento de fondo

rotativo

Solicita reposición de

fondo en Sistema de

Contabilidad

Integrada

Descentralizadas

-SICOINDES-.

Resguarda

expediente

completo en

original

Opera en Sistema de


Descentralizadas

-SICOINDES-,

documento de fondo

rotativo.

Recibe, analiza y

valida en Sistema de


Descentralizadas

-SICOINDES-,

documento de fondo

rotativo.

g. Tramita de la forma

siguiente:

Requiere firma de

"Recibí conforme" en

factura (Aplica al grupo

presupuestario 1) de la

persona solicitante,

nombre y Código Único

de Identificación -CUI-.

Obtiene autorización de

la erogación mediante

firma, nombre, Código

Único de Identificación -

CUI- y páguese de la


en factura.

Ingresa a tarjeta kardex

de Almacén o Libro de

Inventarios según

corresponda.

Adjunta programación

de propiedad, planta y

equipo (Anexo B) en el

caso de maquinaria y

equipo y fotocopia de las

tarjetas de

responsabilidad de

bienes inventariables.

Si es un servicio a un

equipo del grupo de

gasto 3, adjunta hoja de

control de

mantenimiento.

Publica en Sistema

GUATECOMPRAS

donde corresponda:

factura, solicitud de

compra y proforma

autorizada.O

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Profesional

Designado

PUNTO DE

CONTROL

Recibe expediente y

revisa de

conformidad a

procedimiento de


traslada

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Conforma

expediente y

traslada

15

2.4 FORMULARIO 2.4.1. Solicitud de Compra -Form.SIC.-01-

16

2.4.1. Solicitud de Asignación de Fondo Rotativo -Form.SIC.-10-

17

1/4 Expediente 2/4 Auditoría Interna 3/4 Dirección General Financiera 4/4 Tesorería.

Control de Entrega y/o Recepción

18

3) PROCEDIMIENTO DE “COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR ORDEN DE COMPRA”

3.1 NORMAS ESPECÍFICAS

Norma 1. Uso de la Orden de Compra

La Orden de Compra se utilizará para la adquisición de bienes, suministros y servicios cuando la compra sea mayor a diez mil quetzales (Q. 10,000.00) valor que incluye IVA.

Norma 2. Modalidades específicas de adquisición a través de Orden de Compra

Baja Cuantía: mayor a Q. 10,000.00 y que no supere los Q. 25,000.00 (valor que incluye IVA)

Oferta Electrónica: mayor a Q. 25,000.00 y que no supere los Q. 90,000.00 (valor que incluye IVA)

Norma 3. Reversión del gasto

Para efectuar una reversión del gasto, el Tesorero o persona designada de autorizar el

gasto, deben verificar que las operaciones estén respaldadas con documentos legales y

válidos para el registro presupuestario que corresponda en el Sistema de Contabilidad

Integrada Descentralizada -SICOINDES-, tales como: impresión original del CUR y del

expediente si fuera necesario y solicitud de la Unidad Compradora que genera la

reversión.

Norma 4. Adjudicación y Erogación del Gasto

Las autoridades competentes estipuladas en el Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala, son responsables de aprobar la adjudicación de la compra, así como la erogación del gasto.

Norma 5. Pagos Parciales

Toda contratación que implique pagos parciales sin importar el monto, se debe tramitar con Orden de Compra, sea por mantenimiento de equipo, arrendamientos, servicio de internet, entre otras. Se debe generar el CUR de Compromiso por el total del servicio a adquirir, luego debe generar mensualmente el CUR de Devengado para realizar los pagos respectivos.

No aplica para subgrupo de gasto 18 y el renglón de gasto 029. Se considera pago parcial, la contratación de un servicio que se cubrirá en dos (2) o más pagos dentro del mismo año fiscal, no importando el monto. Toda adquisición se sujetará a la modalidad de contratación que corresponda, según el monto de la negociación, debiendo realizar el debido proceso en el Sistema GUATECOMPRAS.

19

A. Pagos parciales para montos de baja cuantía o compra directa:

Se utilizará en los procesos de pagos parciales que no estén descritos en el

presente módulo, exceptuando los renglones 18 y 029

Cuando se realice mantenimiento a un equipo del grupo de gasto 3, se debe

presentar constancia de elaboración del mismo a través de hoja de control, la cual

debe incluir como mínimo el bien en el que se realizó el servicio, numero de

inventario, firma de recibí conforme de la persona que tiene a su cargo la custodia

del bien, fecha, número y monto de la factura (valor con IVA) y qué servicio se

realizó.

El expediente se conforma por:

a) Solicitud de Compra

b) Términos de referencia

c) Documento de adjudicación

d) Acta Administrativa que contenga todos los pormenores de la negociación, bajo la

responsabilidad de la autoridad competente de la unidad ejecutora.

e) Publicación de la documentación de respaldo en el Sistema GUATECOMPRAS.

f) Constancia de haber recibido de conformidad el servicio (hoja de control de

mantenimiento).

g) Factura, exención de IVA y retención de ISR cuando corresponda, constancia de

la publicación en GUATECOMPRAS de la factura.

B. Arrendamiento de bienes inmuebles

El arrendamiento de bienes inmuebles puede efectuarse siempre que la Universidad

careciere de ellos, los tuviere en cantidad insuficiente o en condiciones inadecuadas.

Si el monto del arrendamiento excede de Q. 100,000.00 (Valor con IVA), se debe

faccionar contrato, el cual debe cumplir con los requisitos, plazos y formalidades que

exige la Ley de Contrataciones del Estado.

Si el monto del arrendamiento no excede de Q. 100,000.00 (Valor con IVA), se puede

faccionar acta administrativa de acuerdo a lo indicado en el Artículo 50 de la Ley de

Contrataciones del Estado, debiéndose hacer constar en la misma, todos los

pormenores de la negociación.

La unidad contratante, para arrendar un bien inmueble debe solicitar al arrendatario

la constancia de la consulta del estado matricular en el sitio WEB de la Dirección de

Catastro de Bienes Inmuebles -DICABI- del Ministerio de Finanzas Públicas, para

cumplir con la conveniencia de la contratación a precio razonable en relación a los

existentes en el mercado.

20

El expediente para arrendamiento de bienes inmuebles, se conforma por:

a) Justificación de la necesidad de arrendar

b) Constancia de la consulta del estado matricular

c) Solicitud de Compra

d) Términos de referencia

e) Publicación en el Sistema GUATECOMPRAS

f) Documento de adjudicación

g) Contrato o Acta Administrativa según corresponda

h) Fianza o garantía de cumplimiento (para contrato y acta administrativa)

i) Aprobación del Contrato, cuando corresponda

j) Envío de contrato a la Contraloría General de Cuentas, cuando corresponda

k) Publicación de la documentación de respaldo en el Sistema GUATECOMPRAS.

l) Factura, exención de IVA y retención de ISR cuando corresponda, constancia de


C. Arrendamiento de bienes muebles, vehículos, maquinaria y equipo:

Si el monto del arrendamiento excede de Q. 100,000.00 (Valor con IVA), se debe faccionar contrato, el cual debe cumplir con los requisitos, plazos y formalidades que exige la Ley de Contrataciones del Estado.

Si el monto del arrendamiento no excede de Q. 100,000.00 (Valor con IVA), se puede faccionar acta administrativa de acuerdo a lo indicado en el Artículo 50 de la Ley de Contrataciones del Estado, debiéndose hacer constar en la misma, todos los pormenores de la negociación.

El expediente para arrendamiento de bienes muebles, vehículos, maquinaria y

equipo, se conforma por:

a) Justificación de la necesidad de arrendar

b) Solicitud de Compra

c) Términos de referencia

d) Publicación en el Sistema GUATECOMPRAS

e) Documento de adjudicación

f) Contrato o Acta Administrativa según corresponda

g) Fianza o garantía de cumplimiento (para contrato y acta administrativa)

h) Aprobación del Contrato, cuando corresponda

i) Envío de contrato a la Contraloría General de Cuentas, cuando corresponda

j) Publicación de la documentación de respaldo en el Sistema GUATECOMPRAS.

k) Factura, exención de IVA y retención de ISR cuando corresponda, constancia de


NOTA: En caso de contratación de bienes muebles e inmuebles, podrá prorrogarse por única vez, siempre que se establezca en los términos de referencia, de acuerdo a lo que

21

establece el artículo 43 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, al menos quince (15) días antes del vencimiento de la negociación, a requerimiento de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

Norma 6. Uso del Sistema GUATECOMPRAS

Debe realizarse según lo establecido en la guía. (Ver Anexo 2) Norma 7. Actuación de Auditoría Interna Auditoría Interna evaluará permanentemente la estructura de control interno, derivado de la implementación del procedimiento de orden de compra, a fin de brindar asesoría y aseguramiento en forma oportuna en cumplimiento al Artículo 131 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala

PROCEDIMIENTOS: a) Adquisición por Orden de Compra (Baja Cuantía).

b) Adquisición por Orden de Compra (Compra Directa).

c) Arrendamiento de Bienes Inmuebles

d) Arrendamiento de Bienes Muebles, Vehículos, Maquinaria y Equipo para

montos de baja cuantía o compra directa.

e) Pagos parciales para montos de baja cuantía o compra directa.

22

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-

Título del Procedimiento: Adquisición por Orden de Compra (baja cuantía).

Hoja No. 1 de 3 No. de Formularios:


Unidad Puesto


Actividad

Solicitante

Persona Interesada

1

Con base a la necesidad procede: a) Elabora en el Sistema Integrado de

Información Financiera -SIIF- la solicitud de compra, con las especificaciones técnicas.

b) Obtiene firmas. c) Presenta una proforma. Traslada


2 Recibe expediente, adjudica al proveedor con firma, nombre, número de -CUI- y sello en la proforma. Traslada.

Tesorería

Tesorero o Persona

Designada 3

Recibe expediente, certifica disponibilidad presupuestal en solicitud de compra. Traslada.


4

Recibe expediente, procede: a) Crea un evento por Excepción en el

Sistema de GUATECOMPRAS. b) Publica solicitud de compra y

proforma autorizada en el NPG creado.

Traslada

Operador SIGES

5

Recibe expediente, ingresa al Sistema Informático de Gestión -SIGES- según su perfil, crea, detalla, registra e imprime la Orden de Compra. Obtiene firma de Autoridad Competente, para autorización de la erogación del gasto, de acuerdo al Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

Operador SIGES

6 Valida en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- la orden de compra.

Operador SIGES

7

Analiza orden de compra, presupuesta, detalla y solicita el Comprobante Único de Registro -CUR- de Compromiso en el Sistema Informático de Gestión -SIGES-.

Tesorero o Persona

Designada 8

Aprueba en el Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso

23



Hoja No. 2 de 3

No. de Formularios:


Unidad Puesto


Actividad

Tesorería

Operador SIGES

9 Notifica al Proveedor para el despacho correspondiente.

Persona Designada

10

Recibe expediente y procede: a) Recibe el bien, suministro o servicio y

factura, ingresa al almacén o libro de inventario cuando corresponda, sella en reverso de la factura.

b) Obtiene autorización de la Autoridad Competente mediante firma, nombre, Código Único de Identificación -CUI- y sello en reverso de la factura.

c) Elabora Retención ISR, cuando corresponda.

d) Elabora constancia de exención del -IVA-, cuando corresponda.

e) Publica la Orden de Compra y factura en el mismo NPG creado en el Sistema GUATECOMPRAS.

Operador SIGES

11

Crea, detalla la factura en Sistema Informático de Gestión -SIGES- registra liquidación e imprime anexo de la Orden de Compra.

Operador SIGES

12

Valida liquidación de Orden de Compra en Sistema Informático de Gestión -SIGES-, en caso de compra de bienes, solicita al Encargado de Inventarios su debido registro en el libro correspondiente y fotocopia de las tarjetas de inventario y traslada al Tesorero para validar y dar alza al bien e imprime constancia de bienes inventariables.

Operador SIGES

13

Crea, presupuesta, detalla y solicita en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado, agrega bienes cuando corresponda.

Tesorero o Persona

Designada 14

Valida el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-

Persona Designada

15 Conforma expediente y traslada


1-15

PUNTO DE CONTROL Recibe expediente y revisa de conformidad a procedimiento de Auditoría Interna y traslada

24



Hoja No. 3 de 3

No. de Formularios:


Unidad Puesto


Actividad

Solicitante


16 Genera solicitud de pago en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES- (Continua paso No. 18)

Persona Designada

17 Resguarda expediente.


Persona Designada

18

Realiza pago a proveedor, escanea constancia y envía electrónicamente a la unidad compradora respectiva para que la imprima y adjunte al expediente de compra.

25



Título del procedimiento: Adquisición por Orden de Compra (baja cuantía)




INICIO

Pe

rso

na

In

tere

sa

da

Con base a la necesidad

procede:

a) Elabora en el Sistema

Integrado de Información

Financiera -SIIF- la

solicitud de compra, con

las especificaciones

técnicas.

b) Obtiene firmas.

c) Presenta una

proforma.

Traslada

Recibe expediente,

certifica disponibilidad

presupuestal en

solicitud de compra.

Traslada.

Recibe expediente,

procede:

a) Crea un evento por

Excepción en el Sistema

de GUATECOMPRAS.

b) Publica solicitud de

compra y proforma

autorizada en el NPG

creado.

Traslada

Te

so

rero

o P

ers

on

a

De

sig

na

da

Op

era

do

r

GU

AT

EC

OM

PR

AS

Recibe expediente,

adjudica al proveedor

con firma, nombre,

número de -CUI- y sello

en la proforma.

Traslada.Au

tori

da

d

Co

mp

ete

nte

Op

era

do

r

SIG

ES

Recibe expediente,

ingresa al Sistema

Informático de Gestión -

SIGES- según su perfil,

crea, detalla, registra e

imprime la Orden de

Compra.

Obtiene firma de

Autoridad Competente,

para autorización de la

erogación del gasto, de

acuerdo al Artículo 129

del Estatuto de la

Universidad de San

Carlos de Guatemala.

Valida en el Sistema

Informático de

Gestión -SIGES- la

orden de compra.

Op

era

do

r

SIG

ES

Analiza orden de

compra, presupuesta,

detalla y solicita el

Comprobante Único de

Registro -CUR- de

Compromiso en el

Sistema Informático de

Gestión -SIGES-.

Op

era

do

r

SIG

ES

Aprueba en el Sistema

de Contabilidad

Integrada

Descentralizadas -

SICOINDES- el


Registro -CUR- de

compromiso

Te

so

rero

o

Pe

rso

na

De

sig

na

da

Notifica al

Proveedor para el

despacho

correspondiente.

Op

era

do

r

SIG

ES

Pe

rso

na

De

sig

na

da

Recibe expediente y

procede:

a) Recibe el bien,

suministro o servicio y

factura, ingresa al

almacén o libro de

inventario cuando

corresponda, sella en

reverso de la factura.

b) Obtiene autorización

de la Autoridad

Competente mediante



CUI- y sello en reverso

de la factura.

c) Elabora Retención

ISR, cuando

corresponda.

d) Elabora constancia de

exención del -IVA-,

cuando corresponda.

e) Publica la Orden de

Compra y factura en el

mismo NPG creado en

el Sistema

GUATECOMPRAS.

Op

era

do

r

SIG

ES

Crea, detalla la factura

en Sistema Informático

de Gestión -SIGES-

registra liquidación e

imprime anexo de la

Orden de Compra.

Op

era

do

r

SIG

ES

Valida liquidación de

Orden de Compra en


Gestión -SIGES-, en

caso de compra de

bienes, solicita al

Encargado de

Inventarios su debido

registro en el libro

correspondiente y

fotocopia de las tarjetas

de inventario y traslada

al Tesorero para validar

y dar alza al bien e

imprime constancia de


Op

era

do

r

SIG

ES

Crea, presupuesta,

detalla y solicita en el


Gestión -SIGES- el


Registro -CUR- de

devengado, agrega

bienes cuando

corresponda.

Te

so

rero

o

Pe

rso

na

De

sig

na

da

Valida el Comprobante

Único de Registro -

CUR- de devengado

en Sistema de


Descentralizadas

-SICOINDES-

Je

fe In

me

dia

to

Te

so

rero

Genera solicitud de

pago en Sistema de


Descentralizadas -

SICOINDES-

Pe

rso

na

De

sig

na

da

Resguarda

expediente.

Realiza pago a

proveedor, escanea

constancia y envía

electrónicamente a la

unidad compradora

respectiva para que la

imprima y adjunte al

expediente de compra.

Persona Designada

FINAL

Profesional

Designado

Pe

rso

na

De

sig

na

da

Conforma

expediente y

trasladaPUNTO DE

CONTROL

Recibe expediente

y revisa de

conformidad a

procedimiento de


traslada

26




Título del Procedimiento: Adquisición por Orden de Compra (Compra Directa).



Unidad Puesto


Actividad

Solicitante Persona

Interesada 1

Con base a la programación presupuestaria y Plan Anual de Compras -PAC-, procede: a) Elabora en el Sistema Integrado de

Información Financiera -SIIF- la solicitud de compra, con las especificaciones técnicas.

b) Obtiene firmas. Traslada

Tesorería Operador

GUATECOMPRAS 2

Recibe solicitud de compra, procede: a) Consulta catálogo electrónico de

contrato abierto en el Sistema de GUATECOMPRAS.

b) Si el bien o servicio existe en el catálogo, pero no cumplen con todas las especificaciones, o no existe en el catálogo, se procede a crear el evento de oferta electrónica y se imprime la declaración del comprador.

c) Prepara en el Sistema GUATECOMPRAS las especificaciones técnicas de la compra y crea NOG.

d) Publica las especificaciones en el Sistema GUATECOMPRAS.

e) Imprime ofertas electrónicas. Traslada

Solicitante Autoridad

Competente 3

Recibe expediente, evalúa, adjudica y transcribe documento de adjudicación, traslada

Tesorería

Operador GUATECOMPRAS 4

Recibe expediente, publica documento de adjudicación en el Sistema GUATECOMPRAS y asigna estatus de “Terminado Adjudicado”.

Operador SIGES

5


27



Hoja No. 2 de 3

No. de Formularios:


Unidad Puesto


Actividad

Tesorería

Operador SIGES

6 Valida en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- la orden de compra

Operador SIGES

7

Analiza orden de compra, presupuesta, detalla y solicita el Comprobante Único de Registro -CUR- de Compromiso en el Sistema Informático de Gestión -SIGES-.

Tesorero o Persona

Designada 8

Valida en el Sistema de Contabilidad Integrada/Descentralizadas -SICOINDES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso

Operador SIGES


Persona Designada

10

Recibe expediente y procede: a) Recibe el bien, suministro o servicio y

factura, ingresa al almacén o libro de inventario cuando corresponda, sella en reverso de la factura.




e) Publica la Orden de Compra y factura en el mismo NOG creado en GUATECOMPRAS.

Operador SIGES

11

Crea liquidación, detalla la factura en Sistema Informático de Gestión -SIGES- registra liquidación e imprime anexo de la Orden de Compra. En caso de compra de bienes, solicita al Encargado de Inventarios su debido registro en el libro correspondiente y fotocopia de las tarjetas de inventario y traslada al Tesorero para validar y dar alza al bien e imprime constancia de bienes inventariables.

Operador SIGES

12

Valida liquidación de Orden de Compra en Sistema Informático de Gestión -SIGES-.

Operador SIGES

13

Crea, presupuesta, detalla y solicita en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado, agrega bienes cuando corresponda.

28



Hoja No. 3 de 3

No. de Formularios:


Unidad Puesto


Actividad

Tesorería

Tesorero o Persona

Designada 14

Valida el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-.

Persona Designada



1-15


Jefe Inmediato Tesorero 16

Genera solicitud de pago en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES- (Continua paso No. 18)

Persona Designada 17

Resguarda expediente.


Persona Designada

18


29

DIAGRAMA DE FLUJO Universidad de San Carlos de Guatemala


Título del procedimiento: Adquisición por Orden de Compra (Compra Directa).




Pe

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In

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Au

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do

r

SIG

ES

Je

fe In

me

dia

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Te

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rero

Pe

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na

De

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na

da

Persona Designada

Analiza orden de




Registro -CUR- de

Compromiso en el


Gestión -SIGES-.

INICIO

Recibe expediente,

ingresa al Sistema




imprime la Orden de

Compra.

Obtiene firma de





del Estatuto de la

Universidad de San



de Contabilidad

Integrada/

Descentralizadas -

SICOINDES- el


Registro -CUR- de

compromisoCon base a la

programación

presupuestaria y Plan

Anual de Compras -

PAC-, procede:




solicitud de compra, con

las especificaciones

técnicas.

b) Obtiene firmas.

Traslada

Resguarda

expediente.

Genera solicitud de pago

en Sistema de


Descentralizadas -

SICOINDES-

Recibe solicitud de

compra, procede:

a) Consulta catálogo

electrónico de contrato

abierto en el Sistema de

GUATECOMPRAS.

b) Si el bien o servicio

existe en el catálogo,

pero no cumplen con

todas las

especificaciones, o no

existe en el catálogo, se

procede a crear el

evento de oferta

electrónica y se imprime

la declaración del

comprador.

c) Prepara en el Sistema

GUATECOMPRAS las

especificaciones

técnicas de la compra y

crea NOG.

d) Publica las

especificaciones en el

Sistema

GUATECOMPRAS.

e) Imprime ofertas

electrónicas.

Traslada


Informático de

Gestión -SIGES- la

orden de compra

Realiza pago a

proveedor, escanea

constancia y envía a la

unidad compradora

respectiva

FINAL

Recibe expediente,

evalúa, adjudica y

transcribe documento

de adjudicación,

traslada

Op

era

do

r

GU

AT

EC

OM

PR

AS

Recibe expediente,

publica documento de

adjudicación en el

Sistema

GUATECOMPRAS y

asigna estatus de

"Terminado Adjudicado".

Notifica al

Proveedor para el

despacho

correspondiente

Recibe expediente y

procede:

a) Recibe el bien,


factura, ingresa al

almacén o libro de

inventario cuando




de la Autoridad

Competente mediante




de la factura.


ISR, cuando

corresponda.



cuando corresponda.



mismo NOG creado en

GUATECOMPRAS.

Pe

rso

na

De

sig

na

da

Crea liquidación, detalla

la factura en Sistema


SIGES- registra

liquidación e imprime

anexo de la Orden de

Compra. En caso de

compra de bienes,

solicita al Encargado de



correspondiente y








Orden de Compra en

Sistema Informático

de Gestión -SIGES-.

Crea, presupuesta,



Gestión -SIGES- el


Registro -CUR- de

devengado, agrega

bienes cuando

corresponda.


Único de Registro -CUR-

de devengado en

Sistema de Contabilidad

Integrada

Descentralizadas -

SICOINDES-.

Te

so

rero

o

Pe

rso

na

De

sig

na

da

Pe

rso

na

De

sig

na

da

Conforma

expediente y

traslada

PUNTO DE

CONTROL

Recibe expediente

y revisa de

conformidad a

procedimiento de


traslada

Profesional

Designado

30


UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-

Título del Procedimiento: Arrendamiento de Bienes Inmuebles Hoja No. 1 de 4 No. de Formularios:


Unidad Puesto Paso No.

Actividad

Solicitante


1 Establece la necesidad del arrendamiento y elabora nota de justificación del bien inmueble. Traslada.

Persona Designada

2

Recibe justificación y procede de la manera siguiente: a) Elabora en el Sistema Integrado de

Información Financiera -SIIF- la “Solicitud de Compra (Form. SIC-01)“

b) Elabora los términos de referencia o bases de contratación, según sea el caso.

c) Solicita certificación presupuestaria al Tesorero o persona designada.

d) Requiere Visto Bueno de Autoridad Competente.

Traslada.

Tesorería Operador

GUATECOMPRAS 3

Recibe expediente, crea NOG en la

modalidad de arrendamiento de bienes

inmuebles (Artículo 43 literal e) LCE),

publica justificación del arrendamiento y

solicitud de compra (Form. SIC-01) en el

Sistema GUATECOMPRAS.

Traslada expediente.

Solicitante


4

Recibe expediente, adjudica al

arrendatario mediante documento de

adjudicación. Traslada

Tesorería

Operador GUATECOMPRAS 5

Recibe expediente, publica adjudicación en el Sistema GUATECOMPRAS y asigna estatus de “Terminado Adjudicado”.

Persona Designada

6

Recibe expediente, procede de la forma

siguiente:

a) Arrendamientos mayores de Q. 100,000.00 traslada a la Dirección de Asuntos Jurídicos. (Continua paso No. 7)

b) Arrendamientos menores de Q. 100,000.00 traslada a la Unidad Solicitante (Continua paso No. 8)

31




Título del Procedimiento: Arrendamiento de Bienes Inmuebles

Unidad Puesto


Actividad

Dirección de Asuntos Jurídicos

Asesor Jurídico 7

Recibe expediente y procede:

a) Revisa y facciona contrato de conformidad a la Ley y requiere firmas.

b) Entrega al arrendatario copia del contrato para trámite de la póliza de garantía, fianza o seguro de caución de cumplimiento.

c) Recibe fianza, elabora aprobación de contrato y obtiene firma de Rector.

d) Envía fotocopia de contrato, de la aprobación del contrato, de la fianza de cumplimiento y constancia del envío al Sistema del Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas con sello de la Dirección de Asuntos Jurídicos, para que procedan a publicar en el Sistema GUATECOMPRAS. (Continua paso No. 9)

Solicitante


8

Recibe expediente, elabora Acta Administrativa de conformidad a la Ley, anexa copia certificada del acta al expediente, entrega copia del acta al proveedor y solicita fianza de cumplimiento. Traslada expediente.

Tesorería


9

Recibe expediente y procede de la forma

siguiente:

En caso de contrato: Recibe contrato,

aprobación del contrato, fianza de

cumplimiento y constancia de envío al

Registro Electrónico de Contratos de la

Contraloría General de Cuentas y se

publican en el Sistema GUATECOMPRAS.

En el caso de Acta Administrativa:

Publica Acta Administrativa y fianza en el

Sistema GUATECOMPRAS.

Traslada Expediente

Operador SIGES 10


32





Unidad Puesto


Actividad

Tesorería

Operador SIGES

11 Valida en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- la orden de compra

Operador SIGES

12

Presupuesta, detalla y solicita el Comprobante Único de Registro -CUR- de Compromiso en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- y compromete presupuestalmente el período completo del arrendamiento sin exceder del ejercicio fiscal vigente.

Tesorero o Persona

Designada 13

Valida en el Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso

Operador SIGES

14 Notifica al Arrendador.

Persona Designada

15

Recibe expediente y procede: a) Recibe factura. b) Obtiene autorización de la Autoridad

Competente mediante firma, nombre, Código Único de Identificación -CUI- y sello en reverso de la factura.



e) Publica la Orden de Compra y factura en el mismo NOG creado en el Sistema GUATECOMPRAS.

Operador SIGES

16


Operador SIGES

17 Valida liquidación de Orden de Compra en Sistema Informático de Gestión -SIGES-

Operador SIGES

18

Crea, presupuesta, detalla y solicita en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado en cada mes que corresponda el pago.

Tesorero o Persona

Designada 19

Valida el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES- (cada mes se repite el procedimiento desde el paso 15 literal a).)

33





Unidad Puesto


Actividad

Tesorería Persona

Designada 20

Conforma expediente y traslada


1-20


Solicitante Jefe Inmediato

Tesorero 21

Genera solicitud de pago en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-

Tesorería Persona

Designada 22



Persona Designada

23


34



Título del procedimiento: Arrendamiento de Bienes Inmuebles


Dirección de Asuntos

JurídicosTesoreríaUnidad Solicitante

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INICIO

Recibe expediente,

publica adjudicación en

el Sistema

GUATECOMPRAS y

asigna estatus de

"Terminado Adjudicado".

Recibe expediente,

adjudica al

arrendatario mediante

documento de

adjudicación. Traslada

Recibe expediente, crea

NOG en la modalidad de

arrendamiento de bienes

inmuebles (Artículo 43

literal e) LCE), publica

justificación del

arrendamiento y solicitud

de compra (Form. SIC-

01) en el Sistema

GUATECOMPRAS.



del arrendamiento y

elabora nota de

justificación del bien

inmueble. Traslada.

Recibe justificación y procede

de la manera siguiente:



Financiera -SIIF- la "Solicitud

de Compra (Form. SIC-01)"

b) Elabora los términos de

referencia o bases de

contratación, según sea el

caso.

c) Solicita certificación

presupuestaria al Tesorero o

persona designada.

d) Requiere Visto Bueno de

Autoridad Competente.

Traslada.

Per

son

a D

esig

nad

a

Recibe

expediente,

procede de la

forma siguiente

Arrendamiento

mayor a

Q. 100,000.00

Traslada a la

Unidad Solicitante

Traslada a la

Dirección de

Asuntos Jurídicos

SíNo

Perso

na D

esign

ada

Recibe expediente y

procede:

a) Revisa y facciona

contrato de conformidad

a la Ley y requiere

firmas.

b) Entrega al

arrendatario copia del

contrato para trámite de

la póliza de garantía,

fianza o seguro de

caución de

cumplimiento.

c) Recibe fianza, elabora

aprobación de contrato

y obtiene firma de

Rector.

d) Envía fotocopia de

contrato, de la

aprobación del contrato,

de la fianza de

cumplimiento y

constancia del envío al

Sistema del Registro de

Contratos de la

Contraloría General de

Cuentas con sello de la


Jurídicos, para que

procedan a publicar en

el Sistema

GUATECOMPRAS.

Asesor Jurídico

Recibe expediente,

elabora Acta

Administrativa de

conformidad a la Ley,

anexa copia certificada

del acta al expediente,

entrega copia del acta al

proveedor y solicita

fianza de cumplimiento.


Au

tori

dad

Co

mp

eten

te

Recibe expediente y

procede de la forma

siguiente:

En caso de contrato:

Recibe contrato,


fianza de cumplimiento y

constancia de envío al

Registro Electrónico de

Contratos de la


Cuentas y se publican

en el Sistema

GUATECOMPRAS.

En el caso de Acta

Administrativa: Publica

Acta Administrativa y

fianza en el Sistema

GUATECOMPRAS.

Traslada Expediente

Recibe expediente,

ingresa al Sistema




imprime la Orden de

Compra.

Obtiene firma de





del Estatuto de la

Universidad de San

Carlos de Guatemala

1

Op

erad

or

SIG

ES

Operador

GUATECOMPRAS

35



Título del procedimiento: Arrendamiento de Bienes Inmuebles


Auditoría InternaDepartamento de

CajaTesorería Unidad Solicitante

1

Op

era

do

r

SIG

ES

Op

era

do

r

SIG

ES


Informático de

Gestión -SIGES- la

orden de compra

Presupuesta, detalla y

solicita el Comprobante


de Compromiso en el


Gestión -SIGES- y

compromete

presupuestalmente el

período completo del

arrendamiento sin

exceder del ejercicio

fiscal vigente.


de Contabilidad

Integrada

Descentralizadas -

SICOINDES- el


Registro -CUR- de

compromisoT

es

ore

ro

o

Pe

rs

on

a

De

sig

na

da

Notifica al

Arrendador

Op

era

do

r

SIG

ES

Recibe expediente y

procede:

a) Recibe factura.


de la Autoridad

Competente mediante




de la factura.


ISR, cuando

corresponda.



cuando corresponda.



mismo NOG creado en

el Sistema

GUATECOMPRAS.

Pe

rs

on

a D

es

ign

ad

a



de Gestión -SIGES-


imprime anexo de la

Orden de Compra.

Op

era

do

r

SIG

ES

Op

era

do

r

SIG

ES


Orden de Compra en


de Gestión -SIGES-

Op

era

do

r

SIG

ES

Crea, presupuesta,



Gestión -SIGES- el


Registro -CUR- de

devengado en cada mes

que corresponda el

pago.

Te

so

re

ro

o P

ers

on

a

De

sig

na

da



de devengado en


Integrada

Descentralizadas -

SICOINDES- (cada mes

se repite el

procedimiento desde el

paso 15 literal a).)

Conforma

expediente y

traslada

Pe

rs

on

a D

es

ign

ad

a

Genera solicitud de

pago en Sistema de

Contabilidad

Integrada

Descentralizadas

-SICOINDES-


Realiza pago a

proveedor, escanea

constancia y envía


unidad compradora



expediente de compra

FINAL

Persona

DesignadaProfesional

Designado

PUNTO DE

CONTROL

Recibe expediente

y revisa de

conformidad a

procedimiento de


traslada

Resguarda

expediente.

Pe

rs

on

a

De

sig

na

da

36



Título del Procedimiento: Arrendamiento de Bienes Muebles, Vehículos, Maquinaria y Equipo para montos de baja cuantía o compra directa.




Actividad

Solicitante


1 Establece la necesidad del arrendamiento y elabora nota de justificación. Traslada.

Persona Designada

2

Recibe justificación y procede de la manera siguiente: a) Elabora en el Sistema Integrado de




d) Requiere Visto Bueno de Autoridad Competente. Traslada.

Tesorería Operador

GUATECOMPRAS 3

Recibe expediente y crea NPG o NOG en

GUATECOMPRAS según corresponda, en

el cual se publica la solicitud de compra

(Form. SIC-01) y los términos de referencia

o bases de contratación. Traslada.


Competente 4

Recibe expediente y procede según

modalidad de compra:

a) Compras de Baja Cuantía: recibe proforma y adjudica con firma, sello, CUI, en la misma.

b) Compra Directa: recibe ofertas electrónicas y adjudica al arrendador mediante documento de adjudicación.

Traslada.

Tesorería Persona

Designada 5

Recibe expediente, procede de la forma

siguiente:

a) Arrendamientos menores de Q. 100,000.00 traslada a la Unidad Solicitante (Continua paso No. 6)

b) Arrendamientos mayores de Q. 100,000.00 traslada a la Dirección de Asuntos Jurídicos. (Continua paso No. 8)

37





Unidad Puesto


Actividad

Solicitante


6 Recibe expediente, facciona Acta Administrativa, anexa copia certificada del acta al expediente, traslada.

Tesorería Operador

GUATECOMPRAS 7

Recibe expediente, publica proforma o

documento de adjudicación en el Sistema

GUATECOMPRAS. (Continua paso 9)

Dirección de Asuntos Jurídicos

Asesor Jurídico 8

Recibe expediente y procede:

a) Revisa y facciona contrato de conformidad a la Ley y requiere firmas.

b) Entrega al arrendatario copia del contrato para trámite de la póliza de garantía, fianza o seguro de caución de cumplimiento.

c) Recibe fianza, elabora aprobación de contrato y obtiene firma de Rector.

d) Envía fotocopia de contrato, de la aprobación del contrato, de la fianza de cumplimiento y constancia del envío al Sistema del Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas con sello de la Dirección de Asuntos Jurídicos, para que procedan a publicar en el Sistema GUATECOMPRAS. (Continua paso No. 9)

Tesorería

Operador SIGES

9


Operador SIGES


Operador SIGES

11

Analiza orden de compra, presupuesta, detalla y solicita el Comprobante Único de Registro -CUR- de Compromiso en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- y compromete presupuestalmente el período completo del arrendamiento.

38





Unidad Puesto


Actividad

Tesorería

Tesorero o Persona

Designada 12

Aprueba en el Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso.

Operador SIGES

13 Notifica al Arrendador.

Persona Designada /


14

Recibe expediente y procede: a) Recibe factura. b) Obtiene autorización de la

Autoridad Competente mediante firma, nombre, Código Único de Identificación -CUI- y sello en reverso de la factura.



e) Publica la Orden de Compra y factura en el mismo NOG o NPG creado en GUATECOMPRAS.

Operador SIGES

15


Operador SIGES


Operador SIGES

17

Crea en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado; de ser pagos parciales se realizará en cada mes que corresponda el pago.

Tesorero o Persona

Designada 18

Valida el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-; de ser pagos parciales, cada mes se repite el procedimiento desde el paso 14 literal a).

Persona Designada


39





Unidad Puesto


Actividad


1-19


Tesorería Persona

Designada 20 Resguarda expediente.

Solicitante

Jefe Inmediato Tesorero 21

Genera solicitud de pago en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-


Persona Designada

22


40



Título del procedimiento: Arrendamiento de Bienes Muebles, Vehículos, Maquinaria y Equipo para montos de baja cuantía o compra

directa.



JurídicosTesoreríaUnidad Solicitante

Au

tori

dad

Co

mp

eten

te

Op

erado

r

GU

AT

EC

OM

PR

AS

Au

tori

dad

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na

Des

ign

ada

SíNo

Perso

na D

esign

ada

Asesor Jurídico

Au

tori

dad

Co

mp

eten

te

Recibe expediente,

facciona Acta

Administrativa,

anexa copia

certificada del acta al

expediente, traslada.


del arrendamiento y

elabora nota de

justificación.

Traslada.

Recibe expediente y

crea NPG o NOG en

GUATECOMPRAS

según corresponda, en

el cual se publica la

solicitud de compra

(Form. SIC-01) y los

términos de referencia o

bases de contratación.

Traslada.

Recibe expediente,

publica proforma o

documento de

adjudicación en el

Sistema

GUATECOMPRAS.

Recibe expediente y

procede según


a) Compras de Baja

Cuantía: recibe

proforma y adjudica con

firma, sello, CUI, en la

misma.

b) Compra Directa:

recibe ofertas

electrónicas y adjudica

al arrendador mediante

documento de

adjudicación.

Traslada.

Recibe justificación y

procede de la manera

siguiente:




"Solicitud de Compra

(Form. SIC-01)"




caso.


presupuestaria al Tesorero

o persona designada.

d) Requiere Visto Bueno

de Autoridad Competente.

Traslada.

Recibe

expediente,

procede de la

forma siguiente

INICIO

Traslada a la

Unidad Solicitante

Recibe expediente,

ingresa al Sistema




imprime la Orden de

Compra.

Obtiene firma de





del Estatuto de la

Universidad de San


Arrendamiento

mayor a

Q. 100,000.00Recibe expediente y

procede:

a) Revisa y facciona

contrato de conformidad

a la Ley y requiere

firmas.

b) Entrega al

arrendatario copia del

contrato para trámite de

la póliza de garantía,

fianza o seguro de

caución de

cumplimiento.

c) Recibe fianza, elabora

aprobación de contrato

y obtiene firma de

Rector.

d) Envía fotocopia de

contrato, de la


de la fianza de

cumplimiento y

constancia del envío al

Sistema del Registro de

Contratos de la


Cuentas con sello de la


Jurídicos, para que

procedan a publicar en

el Sistema

GUATECOMPRAS.

Traslada a la

Dirección de

Asuntos Jurídicos

Op

erad

or

SIG

ES

1

Op

erado

r

GU

AT

EC

OM

PR

AS

41



Título del procedimiento: Arrendamiento de Bienes Muebles, Vehículos, Maquinaria y Equipo para montos de baja cuantía o compra directa.



de CajaUnidad SolicitanteTesorería

Op

era

do

r

SIG

ES

Op

era

do

r

SIG

ES

Te

so

re

ro

o

Pe

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Te

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ro

o P

ers

on

a

De

sig

na

da

Pe

rs

on

a D

es

ign

ad

a


Persona

Designada

Crea en el Sistema

Informático de Gestión

-SIGES- el


Registro -CUR- de

devengado; de ser

pagos parciales se

realizará en cada mes

que corresponda el

pago.

Recibe expediente y

procede:

a) Recibe factura.


de la Autoridad

Competente mediante




de la factura.


ISR, cuando

corresponda.



cuando corresponda.



mismo NOG o NPG

creado en

GUATECOMPRAS.

Conforma

expediente y

traslada


Informático de

Gestión -SIGES- la

orden de compra

Realiza pago a

proveedor, escanea

constancia y envía


unidad compradora



expediente de compra

Genera solicitud de

pago en Sistema de

Contabilidad

Integrada

Descentralizadas

-SICOINDES-

Notifica al

Arrendador


Orden de Compra en


de Gestión -SIGES-



de Gestión -SIGES-


imprime anexo de la

Orden de Compra.


Único de Registro -

CUR- de devengado en


Integrada

Descentralizadas -

SICOINDES-; de ser

pagos parciales, cada

mes se repite el


paso 14 literal a).

FINAL


de Contabilidad

Integrada

Descentralizadas -

SICOINDES- el


Registro -CUR- de

compromiso.

Analiza orden de




Registro -CUR- de

Compromiso en el


Gestión -SIGES- y

compromete



arrendamiento.

1

PUNTO DE

CONTROL

Recibe expediente y

revisa de

conformidad a

procedimiento de


traslada

Profesional

Designado

Resguarda

expediente

Pe

rs

on

a D

es

ign

ad

a

42



Título del Procedimiento: Pagos parciales para montos de baja cuantía o compra directa.




Actividad

Solicitante

Persona Interesada

1

Con base a la programación presupuestaria, procede: a) Elabora en el Sistema Integrado de




d) Requiere Visto Bueno de Autoridad Competente. Traslada.

Tesorería Operador

GUATECOMPRAS 2

Recibe expediente y crea NPG o NOG en

GUATECOMPRAS según corresponda, en

el cual se publica la solicitud de compra

(Form. SIC-01). Traslada.


Competente 3

Recibe expediente y procede según


a) Compras de Baja Cuantía: recibe proforma y adjudica con firma, sello, CUI, en la misma.

b) Compra Directa: recibe ofertas electrónicas, elabora nota de adjudicación.

Traslada.

Tesorería Operador

GUATECOMPRAS 4

Recibe expediente, publica proforma o nota

de adjudicación en GUATECOMPRAS.


Competente 5

Recibe expediente, facciona Acta Administrativa, anexa copia certificada del acta al expediente, traslada.

Tesorería Operador

GUATECOMPRAS 6

Recibe expediente, publica en

GUATECOMPRAS Acta Administrativa,

traslada

43





Unidad Puesto


Actividad

Tesorería

Operador SIGES

7


Operador SIGES


Operador SIGES

9

Analiza orden de compra, presupuesta, detalla y solicita el Comprobante Único de Registro -CUR- de Compromiso en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- y compromete presupuestalmente el período completo del servicio a adquirir.

Tesorero o Persona

Designada 10

Valida en el Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso.

Operador SIGES

11 Notifica al proveedor.

Persona Designada /


12

Recibe expediente y procede: a) Recibe factura. b) Obtiene autorización de la Autoridad

Competente mediante firma, nombre, Código Único de Identificación -CUI- y sello en reverso de la factura.



e) Si se recibió un servicio o mantenimiento de un bien, elabora Hoja de Control y obtiene firma de la persona que tiene a su cargo el bien.

f) Publica la Orden de Compra y factura en el mismo NOG o NPG creado en GUATECOMPRAS.

44





Unidad Puesto


Actividad

Tesorería

Operador SIGES

13


Operador SIGES


Operador SIGES

15

Crea, presupuesta, detalla y solicita en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado; por ser pagos parciales se realizará en cada mes que corresponda el pago.

Tesorero o Persona

Designada 16

Valida el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-; por ser pagos parciales, cada mes se repite el procedimiento desde el paso 12 literal a).

Persona Designada 17

Conforma expediente y traslada


1-17


Solicitante


18

Genera solicitud de pago en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-. (Continua paso No. 20)

Tesorería Persona

Designada 19 Resguarda expediente.


Persona

Designada 20


45



Título del procedimiento: Pagos parciales para montos de baja cuantía o compra directa.


TesoreríaUnidad Solicitante

Op

era

do

r

GU

AT

EC

OM

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Au

tori

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GU

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EC

OM

PR

AS

Au

tori

da

d C

om

pe

ten

te

Op

era

do

r

SIG

ES

Recibe expediente,

ingresa al Sistema




imprime la Orden de

Compra.

Obtiene firma de





del Estatuto de la

Universidad de San


Recibe expediente,

facciona Acta

Administrativa,

anexa copia

certificada del acta al

expediente, traslada.

Con base a la

programación

presupuestaria, procede:




"Solicitud de Compra

(Form. SIC-01)"




caso.


presupuestaria al Tesorero

o persona designada.

d) Requiere Visto Bueno

de Autoridad Competente.

Traslada.

Recibe expediente y

procede según


a) Compras de Baja

Cuantía: recibe proforma

y adjudica con firma,

sello, CUI, en la misma.

b) Compra Directa:

recibe ofertas

electrónicas, elabora

nota de adjudicación.

Traslada.

Recibe expediente y

crea NPG o NOG en

GUATECOMPRAS

según corresponda, en

el cual se publica la

solicitud de compra

(Form. SIC-01).

Traslada.

INICIO

Recibe expediente,

publica en

GUATECOMPRAS

Acta Administrativa,

traslada

Recibe expediente,

publica proforma o

nota de adjudicación

en

GUATECOMPRAS.


Informático de

Gestión -SIGES- la

orden de compra.Op

era

do

r

SIG

ES

Analiza orden de




Registro -CUR- de

Compromiso en el


Gestión -SIGES- y

compromete



servicio a adquirir.

Op

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do

r

SIG

ES


de Contabilidad

Integrada

Descentralizadas -

SICOINDES- el


Registro -CUR- de

compromiso.

Te

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De

sig

na

da

Notifica al

proveedor

Op

era

do

r

SIG

ES

Recibe expediente y

procede:

a) Recibe factura.

b) Obtiene

autorización de la


mediante firma,

nombre, Código Único

de Identificación -CUI-

y sello en reverso de la

factura.


ISR, cuando

corresponda.

d) Elabora constancia

de exención del -

IVA-, cuando

corresponda.

e) Si se recibió un

servicio o

mantenimiento de un

bien, elabora Hoja de

Control y obtiene firma

de la persona que

tiene a su cargo el

bien.

f) Publica la Orden de


mismo NOG o NPG

creado en

GUATECOMPRAS.

Pe

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na

De

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OM

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1

Op

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46



Título del procedimiento: Pagos parciales para montos de baja cuantía o compra directa.


Auditoría Interna Departamento de Caja Unidad EjecutoraTesorería

Op

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do

r

SIG

ES

Op

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do

r

SIG

ES

Op

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do

r

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ers

on

a

De

sig

na

da

Pe

rs

on

a D

es

ign

ad

a

Jefe Inmediato Tesorero Persona DesignadaConforma

expediente y

traslada

FINAL

Realiza pago a

proveedor, escanea

constancia y envía


unidad compradora




Genera solicitud de

pago en Sistema de

Contabilidad

Integrada

Descentralizadas

-SICOINDES-

Crea, presupuesta,



Gestión -SIGES- el


Registro -CUR- de

devengado; por ser

pagos parciales se

realizará en cada mes

que corresponda el

pago.



de devengado en


Integrada

Descentralizadas -

SICOINDES-; por ser

pagos parciales, cada

mes se repite el


paso 12 literal a).



de Gestión -SIGES-


imprime anexo de la

Orden de Compra.


Orden de Compra en


de Gestión -SIGES-

1

Profesional

Designado

PUNTO DE

CONTROL

Recibe expediente y

revisa de

conformidad a

procedimiento de


traslada

Resguarda

expediente

Pe

rs

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es

ign

ad

a

47

4) PROCEDIMIENTO “COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR CONTRATO ABIERTO”

4.1. NORMAS ESPECÍFICAS Norma 1. Obligatoriedad y Condiciones para Compras por Contrato Abierto Queda exonerada de los requisitos de licitación y cotización, la compra y contratación de bienes, suministros y servicios que se hagan directamente con los proveedores autorizados por el Ministerio de Finanzas Públicas para el uso de la modalidad de Contrato Abierto. La Universidad de San Carlos de Guatemala puede comprar por medio de Contrato Abierto sin necesidad de realizar concurso de compra de bienes, suministros y servicios, sin límite de montos, siempre y cuando cumplan con las condiciones y requisitos solicitados por las Unidades Ejecutoras.

Norma 2. Vigencia del Contrato Abierto No se podrán hacer compras de productos en contrato abierto si éste no se encuentra vigente. Se pueden realizar compras por contrato abierto cuando el proveedor entrega los bienes, suministros y servicios en un período que no exceda cinco (5) días antes que la vigencia del Contrato Abierto finalice. Si la vigencia del Contrato Abierto, no abarca el período de entrega de los bienes y servicios sin importar el monto, se debe suscribir Contrato o Acta Administrativa en la que consten todos los pormenores de la negociación, para garantizar el cumplimiento por parte del proveedor. Norma 3. Responsabilidad Las autoridades competentes según el Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala, no deberán autorizar el pago de adquisiciones hechas por otras modalidades de compra, si los precios son iguales o superiores a los que figuren en los listados de bienes y suministros adjudicados, en contrato abierto, así como la compra de productos de contrato abierto, si estos no se encuentran vigentes; de efectuarse cualquiera de las acciones indicadas, será responsabilidad de la autoridad que lo autorice. Además deben velar porque las condiciones sean iguales o mejores a las requeridas en las bases de cotización o licitación solicitadas por las unidades ejecutoras de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

48

Las unidades ejecutoras, previo a emitir la orden de compra para adquisiciones por contrato abierto, debe verificar los precios de referencia que publica el Instituto Nacional de Estadística -INE-, y dejar constancia de dicha verificación para garantizar que en el mercado, los precios de los bienes a adquirir son iguales o mayores a los de contrato abierto. Norma 4. Solicitud de Compra por Contrato Abierto En la Solicitud de Compra Form.SIC-01-, deben detallarse las condiciones y requisitos de los bienes y servicios que se requieran. Para el caso de equipo de cómputo o bienes que por su naturaleza lo requieran deben contar con dictamen técnico. Norma 5. Presentación de Fianzas o Seguros de Caución

Al recibir los bienes, suministros y servicios, el Tesorero o persona designada, será responsable de solicitar las Fianzas o Seguros de Caución de Calidad y de Funcionamiento, de acuerdo a la naturaleza de los mismos. Norma 6. Recepción de los Bienes, Servicios o Suministros Para la recepción de los bienes, suministros o servicios adquiridos por Contrato Abierto y cuando la naturaleza del bien o servicio lo requieran, se debe elaborar Acta Administrativa de Recepción. Norma 7. Casos de incumplimiento y Sanciones Para los casos de incumplimiento de los contratos abiertos, en cuanto a la entrega y variación de las condiciones contratadas, deberá ser notificado a la autoridad que autorizó la adjudicación de la compra y erogación del gasto de acuerdo a lo que establece el Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala, quién podrá realizar la compra de bienes y suministros objeto del incumplimiento para que los mismos puedan ser adquiridos fuera del contrato abierto, siguiendo los procedimientos establecidos en la Ley. Para cualquiera de los supuestos establecidos en el párrafo anterior el expediente documentado deberá ser trasladado a la Dirección General de Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, para que apliquen las sanciones reguladas en la Ley. Los incumplimientos de calidad serán notificados a la Dirección General de Adquisiciones del Estado para que proceda de acuerdo a lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Legislativo 57-92, su Reglamento Acuerdo Gubernativo 122-2016 y resolución de la Dirección General de Adquisiciones del Estado 18-2019 para que aplique lo conducente.

49

Norma 8. Ejecución de la Fianza o Seguro de Caución de Cumplimiento del Contrato En caso de incumplimiento del contrato o acta administrativa elaborada por la Universidad de San Carlos de Guatemala, la Dirección de Asuntos Jurídicos hará la ejecución de la fianza o seguro de caución de cumplimiento. Norma 9. Actuación de Auditoría Interna Auditoría Interna evaluará permanentemente la estructura de control interno, derivado de la implementación del procedimiento de orden de compra por contrato abierto, a fin de brindar asesoría y aseguramiento en forma oportuna en cumplimiento al Artículo 131 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala

50



SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS

Título del Procedimiento: Compra, pago y liquidación por Contrato Abierto

MÓDULO I Hoja 1 de 3 No. de Formularios:

Inicia: Solicitante

Termina: Departamento de Caja

Unidad Puesto


Actividad

Solicitante

Persona Designada

1

Con base a la programación presupuestaria, Plan Anual de Compras -PAC- y Bases de Cotización o Licitación cuando corresponda, procede:

a) Consulta catálogo de Contrato Abierto en el Sistema GUATECOMPRAS; IMPRIME HOJA de consulta.

b) Si el bien o servicio existe en el catálogo y cumplen con todas las especificaciones, elabora constancia indicando que cumple con lo solicitado.

c) Elabora en el Sistema de Integrado de Información Financiera –SIIF-, la Solicitud de Compra -Form.SIC-01-, con la descripción de las características de bienes, servicios o suministros para compra por Contrato Abierto.

d) Solicita certificación de disponibilidad presupuestaria al Tesorero o persona designada. Traslada.

Autoridad

Competente

2

Recibe Solicitud de Compra -Form.SIC-01-, revisa descripción de características de bienes, servicios o suministros, autoriza la compra, traslada.

Tesorería Operador

GUATECOMPRAS 3

Recibe expediente, accede a página de contrato abierto, www.guatecompras.gt ingresa a contrato abierto, verifica vigencia e imprime contrato y solicita propuesta económica de los bienes, servicios o suministros firmada y sellada a la empresa designada, que incluya plazo de entrega y otras condiciones con el proveedor, traslada.

Solicitante

Autoridad

Competente

4

Recibe expediente, adjudica en la Propuesta Económica de los bienes, servicios o suministros. Traslada.

Tesorería Operador

SIGES 5


http://www.guatecompras/

51

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS –SIC-

Hoja No.2 de 3 No. de Formularios:


Unidad Puesto


Actividad

Tesorería

Operador SIGES


Operador SIGES

7 Analiza orden de compra, presupuesta, detalla y solicita el Comprobante Único de Registro -CUR- de Compromiso en el Sistema Informático de Gestión -SIGES-.

Tesorero o Persona

Designada 8

Aprueba en el Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso.


Competente 9

Recibe expediente y elabora Acta Administrativa cuando corresponda.

Tesorería

Operador SIGES


Persona Designada

11

Recibe expediente y procede: a) Recibe el bien, suministro o servicio y factura, ingresa al

almacén o libro de inventario cuando corresponda, sella en reverso de la factura.


c) Elabora Retención ISR, cuando corresponda. d) Elabora constancia de exención del -IVA-, cuando

corresponda.

Operador SIGES

12 Crea, detalla la factura en Sistema Informático de Gestión -SIGES- registra liquidación e imprime anexo de la Orden de Compra.

Operador SIGES

13

Valida liquidación de Orden de Compra en Sistema Informático de Gestión -SIGES-. En caso de compra de bienes, solicita al Encargado de Inventarios su debido registro en el libro correspondiente y fotocopia de las tarjetas de inventario y traslada al Tesorero para validar y dar alza al bien e imprime constancia de bienes inventariables.

Operador SIGES

14 Crea en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado.

Tesorero o Persona

Designada 15

Aprueba el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-.

Persona Designada




Recibe expediente y revisa de conformidad a procedimiento de Auditoría Interna y traslada

52

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS –SIC-

Hoja No.2 de 3 No. de Formularios:


Unidad Puesto


Actividad

Solicitante Jefe Inmediato de

Tesorero 17

Genera solicitud de pago en Sistema de Contabilidad Integrada / Descentralizadas -SICOINDES-

Tesorería Persona

Designada 18



Persona Designada

19


53



Título del procedimiento: Compra, pago y liquidación por Contrato Abierto


TesoreríaUnidad Solicitante

Per

sona

Des

igna

da

Operador

GU

ATE

CO

MP

RA

S

Aut

orid

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Com

pete

nte

Operador

SIG

ES

Operador

SIG

ES

Operador

SIG

ES

Aut

orid

ad

Com

pete

nte

Recibe expediente,

ingresa al Sistema




imprime la Orden de

Compra.

Obtiene firma de





del Estatuto de la

Universidad de San


INICIO

Con base a la

programación

presupuestaria, Plan

Anual de Compras -

PAC- y Bases de

Cotización o Licitación

cuando corresponda,

procede:

a) Consulta catálogo de

Contrato Abierto en el

Sistema

GUATECOMPRAS;

IMPRIME HOJA de

consulta.

b) Si el bien o servicio

existe en el catálogo y

cumplen con todas las

especificaciones,

elabora constancia

indicando que cumple

con lo solicitado.

c) Elabora en el Sistema

de Integrado de

Información Financiera -

SIIF-, la Solicitud de

Compra -Form.SIC-01-,

con la descripción de las

características de

bienes, servicios o

suministros para compra

por Contrato Abierto.

d) Solicita certificación

de disponibilidad

presupuestaria al

Tesorero o persona

designada.

Traslada.

Recibe Solicitud de

Compra -Form.SIC-01-

, revisa descripción de

características de

bienes, servicios o

suministros, autoriza la

compra, traslada

Recibe expediente y

elabora Acta

Administrativa

cuando corresponda.


Informático de

Gestión -SIGES- la

orden de compra

Analiza orden de




Registro -CUR- de

Compromiso en el


Gestión -SIGES-.

Recibe expediente,

accede a página de

contrato abierto,

www.guatecompras.gt

ingresa a contrato

abierto, verifica vigencia

e imprime contrato y

solicita propuesta

económica de los

bienes, servicios o

suministros firmada y

sellada a la empresa

designada, que incluya

plazo de entrega y otras

condiciones con el

proveedor, traslada.

Recibe expediente,

adjudica en la

Propuesta Económica

de los bienes,

servicios o

suministros. Traslada.

Aut

orid

ad

Com

pete

nte


de Contabilidad

Integrada

Descentralizadas -

SICOINDES- el


Registro -CUR- de

compromiso.

Tesorero o

Persona

Designada

Notifica al

Proveedor para el

despacho

correspondiente.

Operador

SIG

ES

Recibe expediente y

procede:

a) Recibe el bien,


factura, ingresa al

almacén o libro de

inventario cuando




de la Autoridad

Competente mediante


Único de Identificación

-CUI- y sello en reverso

de la factura.


ISR, cuando

corresponda.



cuando corresponda.

Persona D

esignada

1

54



Título del procedimiento: Compra, pago y liquidación por Contrato Abierto


Departamento de CajaUnidad SolicitanteTesorería Auditoría Interna

1



de Gestión -SIGES-


imprime anexo de la

Orden de Compra.

Op

era

do

r

SIG

ES


Orden de Compra en


Gestión -SIGES-. En

caso de compra de

bienes, solicita al

Encargado de



correspondiente y







Op

era

do

r

SIG

ES

Crea en el Sistema


-SIGES- el


Registro -CUR- de

devengado.

Op

era

do

r

SIG

ES

Aprueba el


Registro -CUR- de

devengado en Sistema

de Contabilidad

Integrada

Descentralizadas

-SICOINDES-.

Te

so

rero

o

Pe

rso

na

De

sig

na

da

Te

so

rero

o

Pe

rso

na

De

sig

na

da

Conforma

expediente y

traslada

Profesional

Designado

PUNTO DE

CONTROL

Recibe expediente y

revisa de

conformidad a

procedimiento de


traslada

Resguarda

expediente.

Genera solicitud de

pago en Sistema de

Contabilidad

Integrada /

Descentralizadas -

SICOINDES-

Jefe Inmediato de

Tesorero

Realiza pago a

proveedor, escanea

constancia y envía


unidad compradora




Persona Designada

FINAL

55

5) PROCEDIMIENTO DE PAGO Y LIQUIDACIÓN A TRAVÉS DE LA “ORDEN DE PAGO”

5.1 NORMAS ESPECÍFICAS Norma 1. Uso de la Orden de Pago La orden de pago se utilizará para tramitar el pago de gastos sin proceso competitivo en el Sistema GUATECOMPRAS, se origina desde el Sistema Informático de Gestión -SIGES- y se compromete y devenga en el Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-, esto se hace debido a que existen operaciones de las que se tiene conocimiento hasta que se reciben las facturas del gasto realizado en concepto de servicios básicos o bien los formularios V-3 de viáticos al exterior.

Norma 2. Autorización de la Orden de Pago

La erogación del gasto por medio de la orden de pago queda implícito con firma y sello en la factura por la autoridad competente, según lo establecido en el artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala, posterior a lo realizado en el Sistema de Contabilidad Integrada/Descentralizadas -SICOINDES-.

Norma 3. Plazo de Liquidación para viáticos al exterior

Para la liquidación del expediente de viáticos al exterior a través de orden de pago se deben tomar en cuenta los plazos establecidos en el procedimiento específico. Son solidariamente responsables por no cumplir esta disposición el Tesorero o Persona Designada y el Jefe de la Unidad Ejecutora.

Norma 4. Resguardo y custodia del expediente original

4.1 Para viáticos al exterior: El expediente original queda en resguardo y custodia de la unidad compradora que inicie el trámite de pago, debiendo adjuntar constancia de pago emitida por el Departamento de Caja y documentos de respaldo establecidos en el procedimiento específico. 4.2 Para servicios básicos:

El expediente original queda en resguardo y custodia de la unidad compradora que inicie el trámite de pago, debiendo adjuntar constancia de pago emitida por el Departamento de Caja, facturas o recibos y su respectivo comprobante de pago. Norma 4. Actuación de Auditoría Interna Auditoría Interna evaluará permanentemente la estructura de control interno, derivado de la implementación del procedimiento de orden de pago, a fin de brindar asesoría y aseguramiento en forma oportuna en cumplimiento al Artículo 131 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala

56



SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS

Título del Procedimiento: Pago de Servicios Básicos. MÓDULO I

Hoja 1 de 3 No. de Formularios:


Unidad

Puesto Responsable

Paso No.

Actividad

Solicitante Persona Interesada

1

Obtiene las facturas o recibos correspondientes, las clasifica por proveedor, verifica si están completas, elabora solicitud de compra en el Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF- y traslada.

Tesorería Persona Designada 2 Recibe, certifica disponibilidad presupuestaria y traslada.


Competente

3

Recibe y autoriza solicitud de compra.

4 Firma y sella de páguese en cada factura o recibo y traslada.

Tesorería

Persona Designada 5 Emite exención de IVA por cada factura, cuando corresponda y traslada.


6

Recibe expediente y procede a publicar cada factura en el portal de GUATECOMPRAS, en la modalidad de compras sin concurso NPG.

Operador SIGES

7

Recibe expediente, ingresa al Sistema Informático de Gestión -SIGES- según su perfil, crea, detalla, registra e imprime la Orden de Pago. Obtiene firma de Autoridad Competente, para autorización de la erogación del gasto, de acuerdo al Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

Operador SIGES

8 Valida en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- la orden de pago.

Operador SIGES

9

Analiza orden de pago, presupuesta, detalla y solicita el Comprobante Único de Registro -CUR- de Compromiso y Devengado simultaneo -CUR CYD- en el Sistema Informático de Gestión -SIGES-.

Tesorero o Persona Designada

10

Valida en el Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES- el Comprobante Único de Registro de compromiso y devengado -CUR CYD-.

57


Hoja No. 2 de 2

No. de Formularios:

Título del Procedimiento: Pago de Servicios Básicos.

Unidad

Puesto Responsable

Paso No.

Actividad

Tesorería Persona Designada 11 Conforma expediente y traslada

Auditoría Interna Profesional Designado 1-11


Solicitante


12

Genera solicitud de pago en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-. (Continua paso No. 14)

Tesorería Persona Designada 13


Departamento de Caja Persona Designada 14


58



Título del procedimiento: Pago de Servicios Básicos.




INICIO

Obtiene las facturas o

recibos

correspondientes, las

clasifica por

proveedor, verifica si

están completas,

elabora solicitud de

compra en el Sistema

Integrado de

Información Financiera

-SIIF- y traslada.

Pe

rso

na

In

tere

sa

da

Recibe, certifica

disponibilidad

presupuestaria y

traslada.

Pe

rso

na

De

sig

na

da

Recibe y autoriza

solicitud de

compra.

Au

tori

da

d C

om

pe

ten

te

Emite exención de

IVA por cada factura,

cuando corresponda

y traslada.

Te

so

rero

o

Pe

rso

na

De

sig

na

da

Recibe expediente y

procede a publicar

cada factura en el

portal de

GUATECOMPRAS, en

la modalidad de

compras sin concurso

NPG.

Op

era

do

r

GU

AT

EC

OM

PR

AS

Recibe expediente,

ingresa al Sistema


-SIGES- según su perfil,


imprime la Orden de

Pago.

Obtiene firma de





del Estatuto de la

Universidad de San


Op

era

do

r

SIG

ES


Informático de

Gestión -SIGES- la

orden de pago.

Op

era

do

r

SIG

ES

Analiza orden de pago,

presupuesta, detalla y

solicita el


Registro -CUR- de

Compromiso y

Devengado simultaneo

-CUR CYD- en el


Gestión -SIGES-.

Op

era

do

r

SIG

ES

Valida en el Sistema de


Descentralizadas

-SICOINDES- el


Registro de compromiso

y devengado -CUR

CYD-.

Te

so

rero

o P

ers

on

a

De

sig

na

da

Realiza pago a

proveedor, escanea

constancia y envía


unidad compradora




Resguarda

expediente

Persona

Designada

FINAL

Firma y sella de

páguese en cada

factura o recibo y

traslada.

Conforma

expediente y

traslada

Pe

rso

na

De

sig

na

da

Profesional

Designado

PUNTO DE

CONTROL

Recibe expediente y

revisa de

conformidad a

procedimiento de


traslada

Pe

rso

na

De

sig

na

da

Genera solicitud de

pago en Sistema de


Descentralizadas -

SICOINDES-.

Jefe Inmediato

Tesorero

59

IV. ANEXOS

ANEXO No. 1 UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS

GUÍA DE GUATECOMPRAS PARA BAJA CUANTIA MAYOR A Q.10,000.00 Y MENOR A Q.25,000.00

PROCEDIMIENTO

Publicación

Estatus NPG Momento en

que debe publicarse

Usuario Responsable

de la publicación

a) Al recibir la Solicitud de Compra, Form. SIC -01- con el detalle de la obra bien o servicio a requerir y proforma adjudicada con nombre, CUI, sello y firma de la autoridad competente, se crea un NPG en el Sistema GUATECOMPRAS.

Gestión

Al recibir la Solicitud de Compra, Form. SIC -01-, según Resolución 18-2019 de la DGAE

Usuario Comprador

Hijo Operador

b) Se publica orden de compra, factura y anexos si corresponde, entre la publicación y recepción de la obra bien o servicio a requerir de debe medir por lo menos 02 día hábiles siguientes a cuando se efectué el pago total del monto de la negociación en proceso.

Publicado y pagado

Al recibir la Solicitud de Compra, Según Resolución 18-2019 de DGAE

Usuario Comprador

Hijo Operador

c) Reversión de la compra, deber registrarse de forma manual como máximo a los dos días hábiles siguientes en que el pago haya sufrido una reversión dentro de los sistemas financieros.

d) Anulación, debe registrarse de forma manual, como máximo a los dos días hábiles siguientes que se haya tomado la decisión.

Revertido y anulado

Al recibir la disposición por escrito de realizar cambios, según Resolución 18-2019 de DGAE

Usuario Comprador

Hijo Autorizador

60

ANEXO No. 2


GUÍA DE GUATECOMPRAS EN COMPRA DIRECTA, MAYOR DE Q.25,000.00 Y MENOR DE Q.90,000.00

Previó a elaborar la solicitud de compra se debe revisar en el Portal de GUATECOMPRAS, página http://www.guatecompras.gt, la sección de contrato abierto: Productos en contrato abierto para verificar si dentro del mismo existe los productos o servicios que pretende adquirir, imprimiendo la hoja como constancia de la revisión, para luego proceder de la siguiente forma:

a) Si encuentra los productos o servicios en la consulta realizada, pero los mismos no cumplen con sus especificaciones, adjuntar a la solicitud de compra nota que justifique el no realizar la compra por contrato abierto firmada y sellada por autoridad competente.

b) Si no encuentra los productos o servicios en la consulta realizada, elaborar la solicitud de compra Form. SIC -01-, adjuntar la consulta realizada en contrato abierto y seguir con el procedimiento para publicar en GUATECOMPRAS.

PROCEDIMIENTO

Publicación Momento en que debe

publicarse

Usuario Responsable de la publicación

a) Al recibir la Solicitud de Compra, Form. SIC -01- con el detalle de la obra bien o servicio a requerir , así como las condiciones que rigen la adquisición, de acuerdo al formato que el Sistema GUATECOMPRAS requiera, se sube al sistema y automáticamente da un número de operación denominado NOG, que identifica todo el proceso.

Al recibir la Solicitud de Compra, Form. SIC -01-, según Resolución 18-2019 de la DGAE

Usuario Comprador Hijo

Operador

b) Se publica la Solicitud de Compra, Form. SIC -01- y anexos si corresponde, entre la publicación y recepción de ofertas debe medir por menos 01 día hábil.

Al recibir la Solicitud de Compra, Según Resolución 18-2019 de DGAE


Operador

http://www.guatecompras.gt/

61


publicarse


c) Modificación de Especificaciones, condiciones o requisitos, ya sea por iniciativa propia o derivado de una solicitud de aclaración.

Al recibir la disposición por escrito de realizar cambios, según Resolución 18-2019 de DGAE


Operador

d) Respuestas a preguntas comentarios o sugerencias planteadas en el Sistema GUATECOMPRAS: se realizarán por medio de GUATECOMPRAS en forma técnica y legal a los interesados. Las mismas deben responderse por la unidad solicitante firmada y sellada antes de concluir el evento.

Al recibir las respuestas firmadas y selladas por la dependencia solicitante, antes de emitir la resolución final del proceso según Resolución 18-2019 de DGAE


Operador

e) Al concluir el evento se procede a bajar la información del sistema e imprimirla para ser enviada a la Unidad Solicitante, quien procederá a realizar la evalúan y posterior adjudicación de la compra, de forma escrita con el nombre firma Registro de Personal y sello de la autoridad que adjudica, devolviendo el expediente a Tesorería o Proveeduría para hacer la Publicación de la adjudicación de la compra en el Sistema.

Al recibir la adjudicación con firma y sello de la Autoridad Solicitante a más tardar dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de adjudicación según Resolución 18-2019 de DGAE


Operador

f) Estatus del evento: se cambia estatus al evento que puede ser:

1 finalizado desierto, finalizado adjudicado, finalizado no adjudicado anulado.

2 Finalizado anulado *

Al recibir la adjudicación de la Unidad Solicitante según Resolución 18-2019 de DGAE

Usuario Comprador Hijo Operador. *Usuario Comprador Hijo Autorizador

g) Notificación por el Sistema GUATECOMPRAS: artículo 35 de la Ley de Contrataciones del Estado las notificaciones que provengan de actos en los que se aplique dicha Ley, serán efectuadas por vía electrónica a través de GUATECOMPRAS y surtirán sus efectos al día siguiente de su publicación en el sistema. Deben hacerse las notificaciones dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de emisión del acto o resolución que corresponda según Artículo 20 de la Resolución 18-2019 de DGAE.

Las notificaciones deberán hacerse dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de emisión del acto o resolución que corresponda Art. 20 Resolución 18-2019 de DGAE


Operador

62


publicarse


h) La factura es el documento que respalda que se recibió satisfactoriamente el bien, obra o servicio solicitado, indicando en el reverso que recibió conforme el solicitante, sello de páguese, valor y firma del Jefe inmediato

Al recibir la factura tiene dos (2) días hábiles para hacerlo Según Resolución 18-2019 de DGAE


Operador

Inhabilitación: Es la facultad que le compete a la Unidad Ejecutora afectada o al Registro General de Adquisiciones del Estado de sancionar a las personas individuales o jurídicas, de acuerdo a las causales establecidas en la Ley y su Reglamento. Concluido el procedimiento administrativo que corresponda respetando el derecho de defensa contemplado en el artículo 12 de la Constitución Política de la República de Guatemala. La inhabilitación podrá ser por tiempo definido o permanente. (Artículo 32 de la resolución 18-2019 de la Dirección General de Adquisiciones del Estado –DGAE-).

universidad de san carlos de guatemala ......la adjudicación y erogación del gasto por medio de...

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