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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA DIRECCIÓN GENERAL FINANCIERA

PROCEDIMIENTO DE REINTEGRO POR PAGO DE SERVICIOS EDUCACIONALES

Guatemala, Mayo de 2018

DIRECTORIO

Dr. Carlos Alvarado Cerezo Rector

Dr. Carlos Enrique Camey Rodas

Secretario General

Dr. Luis Felipe Irías Girón Director General de Administración

Ing. Álvaro Amílcar Folgar Portillo

Director General de Extensión Universitaria

Dr. Axel Popol Oliva Director General de Docencia

Lic. Urías Amitai Guzmán García

Director General Financiero

Msc. Gerardo Leonel Arroyo Catalán Director General de Investigación

Licda. Betzy Elena Lemus de Bojórquez

Jefa División de Desarrollo Organizacional

Comisión de Elaboración

Lic. Eusebio Pirir Chamalé

Asistente, Dirección General Financiera Licda. Sandra Elizabeth Padilla Hernández

Auditoría Interna Lic. Luis Felipe Herrera Juárez Departamento de Contabilidad Inga. Mayra Guísela Corado

Departamento de Procesamiento de Datos M.Sc. Dennis Gerbert Arreaga Mejía.

Departamento de Presupuesto Lic. Milton Antonio Herrera Orozco

Departamento de Caja

Personal de Apoyo Licda. Gemma Gabriela González García

Sr. Jorge Francisco Antonio Lou Fernández Departamento de Contabilidad

Sr. Aldrin Orlando Fuentes Argueta Departamento de Procesamiento de Datos

Licda. Nohemí Marroquín Gómez Departamento de Presupuesto

Lic. Frank Emilio Barrios Terreaux División de Desarrollo Organizacional

ÍNDICE

Capítulos Página

ÍNDICE ............................................................................................................................. 3

I. AUTORIZACIÓN ....................................................................................................... 1

II. PRESENTACIÓN ...................................................................................................... 2

III. OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO .................................................................... 3

IV. NORMAS GENERALES DEL PROCEDIMIENTO. ................................................ 3

V. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................ 4

1

I. AUTORIZACIÓN

2

II. RESENTACIÓN

La Dirección General Financiera de la Universidad de San Carlos de Guatemala, es la

instancia responsable de coordinar las acciones de las unidades que la integran y debe

contar con las normas y procedimientos para facilitar el trabajo de las mismas en los

movimientos financieros.

Este Procedimiento se elaboró con el propósito de proporcionar al personal involucrado

en el proceso de reintegro por pago de servicios educacionales, que le sirva de guía y

orientación en el desarrollo de los pasos para tener el conocimiento de cómo, cuándo y

quien debe ejecutar las actividades.

El presente procedimiento tiene entre sus principales finalidades normar, estandarizar y

coordinar los diferentes pasos que se realizan en las unidades de la Universidad de San

Carlos de Guatemala, que intervienen en el procedimiento de devolución de reintegro

por pagos de servicios educacionales.

Este instrumento administrativo contiene además, información relacionada con los

objetivos del procedimiento, normas que regulan las actividades que se ejecutan en las

unidades que se involucran en el procedimiento y los diagramas de flujo que representan

gráficamente las actividades que se deben realizar.

Este procedimiento conlleva la realización del proceso administrativo de pago de los

derechos educacionales pagados de más.

3

III. OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

1) Proporcionar normas y procedimiento al personal de los departamentos de la Dirección General Financiera, involucrados sobre el proceso de reintegro de pagos por servicios educacionales.

2) Simplificar los procesos de trabajo de los departamentos involucrados en el reintegro de servicios educacionales.

IV. NORMAS GENERALES DEL PROCEDIMIENTO.

a) Todo reintegro por pago de servicios educacionales, debe cumplir con las normas

de cumplimiento interno No. 9 y 10 del Sistema General de Ingresos.

b) El Departamento de Caja a requerimiento del estudiante puede abonar a su

cuenta de matrícula estudiantil el pago realizado demás para el año siguiente en

Form. SGI-07.

c) En el reintegro por pago de servicios educacionales en caso de matrícula

estudiantil no se devolverá el valor de Q. 31.00 que corresponde a la tasa

estudiantil, cuota papelería, tasa deportiva amateur y servicios bibliotecarios,

debido a que fueron distribuidos en su oportunidad.

d) En el caso de reintegros que correspondan a programas autofinanciables donde

se distribuye el 90% a Fondos Privativos y 10% a Ingresos Específicos,

únicamente se devolverá el 90% del pago realizado, por gastos administrativos.

e) El reintegro por pagos de servicios educacionales deben ser gestionados a través

del Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF-, que no deben ser

menores a Q60.00, por gastos administrativos.

f) El Departamento de Presupuesto certificara disponibilidad presupuestaria y

afectara las partidas de ingresos (año actual) y egresos (años anteriores) de las

unidades académicas por los reintegros y notificara al tesorero de la unidad

ejecutora para que realice la trasferencia presupuestaria automática cuando

corresponda.

g) Al ser incorporado el presente procedimiento al Sistema Integrado de Información

Financiera SIIF, su ejecución en el mismo será de carácter obligatorio para los

Departamentos involucrados en el proceso; lo cual será de su conocimiento

oportunamente.

4

V. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Nombre de la Unidad: Universidad de San Carlos de Guatemala.

Título del Procedimiento: REINTEGRO DE POR PAGO DE SERVICIOS

EDUCACIONALES Hoja 1 de 2

No. de formas: 4

Hoja No. 1

No. de Formas: 4

Inicia: Unidad Académica.

Termina: Departamento de Caja.

Unidad Puesto

Responsable Paso No.

Actividad

Unidad Académica Estudiante 1

Solicita al Departamento de Caja la devolución del pago por servicios educacionales e incluye la documentación siguiente: a) Original de las boletas de depósitos bancario u

orden pago debidamente certificada por el banco.

b) Fotocopia de Carnet Universitario. c) Fotocopia de Documento de Identificación

Personal –DPI- d) Oficio de la unidad académica donde conste

que no se ejecuto el servicio, a excepción de matricula estudiantil de pregrado.

Traslada.


Persona Designada Matricula Estudiantil 2

Recibe expediente y procede:

En el Sistema Integrado de Información Financiera –SIIF-:

a) Genera la Solicitud de Reintegro –Form. SGI - 04 y obtiene firma del Estudiante.

b) Emite Recibo de Reintegro por Pago de Servicios Educacionales, Form. SGI-05, si corresponde.

c) Imprime en el SIIF, Constancia de pago del Estudiante, certifica.

Traslada.

Cajero General 3 Recibe expediente, revisa, firma y traslada.

Departamento de Presupuesto

Profesional Designado

4

Recibe expediente revisa: a) Certifica disponibilidad presupuestaria de año

actual y traslada (continua paso 5).

b) En caso de año anterior, informa a través del sistema SIIF a tesorería para que realice la transferencia automática de gasto.

Traslada.

Unidad Ejecutora Tesorero 5 Recibe información a través de SIIF y elabora transferencia automática y traslada.

5

Nombre de la Unida Académica Hoja 2 de 2

Título del Procedimiento: REINTEGRO DE POR PAGO DE SERVICIOS EDUCACIONALES

Departamento de Presupuesto


6 Recibe información del SIIF, imprime póliza electrónica verificable y certifica disponibilidad presupuestaria, traslada.

Dirección General

Financiera Asistente Financiero 7

Recibe expediente, revisa y autoriza el proceso de reintegro, traslada.


Pagaduría Persona Designada

8

Recibe expediente, revisa, procede: a) Elabora cheque y firma con Cajero General, b) Elabora en el SIIF la liquidación de Reintegro

de Pago por Servicios Educacionales Form SGI-06.

c) Entrega cheque al estudiante.

9

Llena en el SIIF el Formulario de Planilla de Liquidación y Reintegro de Fondo Fijo Form. SIC-12, con base a los recibos de reintegros, consignando las partidas presupuestarias que afecta, imprime y distribuye. Continua paso 6 del procedimiento de Fondo Fijo del Modulo I.

6

Universidad de San Carlos de Guatemala

Nombre de la Unidad: Dependencias Universitarias.

Título del Procedimiento: Reintegro de Pago de Servicios Educacionales.

Elaborado por: Comisión de Sistema General de Ingresos. Página 1 de 1

Departamento de

Presupuesto


Unidad Ejecutora

Tesorero

Persona Designada

Departamento de CajaEstudiante

Dirección General Financiera

Asistente Financiero

Solicita la devolución

del pago por servicios

educacionales.

Inicio

a) Genera la

Solicitud de Reintegro –

Form. SGI-04 y obtiene

firma del Estudiante.

b) Emite Recibo de

Reintegro, Form. SGI-05,

si corresponde.

c) Imprime en el

SIIF, Constancia de pago

del Estudiante, certifica.

Recibe expediente,

revisa y firma.

Ca

jero

Ge

ne

ral

Recibe expediente,

revisa y autoriza el

proceso de reintegro.

Pe

rso

na

De

sig

na

da

Ma

tric

ula

Estu

dia

ntil

Recibe expediente, revisa,

procede:

a) Elabora cheque y

firma con Cajero General,

b) Elabora en el SIIF

la liquidación de Reintegro

de Pago por Servicios

Educacionales Form

SGI-06.

c) Entrega cheque al

estudiante.

Pe

rso

na

De

sig

na

da

Pa

ga

du

ría

.

Llena en el sistema SIIF el

Formulario de Planilla de

Liquidación y Reintegro de

Fondo Fijo Form. SIC-12,

con base a los recibos de

reintegros, consignando las

partidas presupuestarias

que afecta, imprime y

distribuye. Continua paso 6

del procedimiento de fondo

fijo del Modulo I.

Fin

Pe

rso

na

De

sig

na

da

Pa

ga

du

ría

.

Recibe expediente revisa:

a) Certifica disponibilidad

presupuestaria de año actual

y traslada (continua paso 5).

b) En caso de año anterior,

informa a través del sistema

SIIF a tesorería para que

realice la transferencia

automática de gasto.

Recibe información a través

del SIIF y elabora

transferencia automática.

Recibe información del

SIIF, imprime póliza

electrónica verificable y

certifica disponibilidad

presupuestaria.

7

Guatemala, 10 de abril 2018

Form SGI-04

Señores


Direccion General Financiero

Universidad de San Carlos de Guatemala

Señores:

Sonia Melina Najera Flores

(f)

Nombre:

Cargo:

Registo personal:

Se hace constar que los datos que describe el estudiante son correctos, así como la justificación del reintegro

Razón por la cual solicito el reintegro del deposito bancario No. Xxxxxx del 10 de abril 2018 por Q.

1,031.00, que no incluya rubros ajenos a matrícula.

USO EXCLUSIVO DE LA UNIDAD ACADEMICA


"ID Y ENSEÑAD A TODOS"

CONTROL ACADEMICO

XXXXXXX BANRURAL 10/04/2018 Fondos Privativos Descentralizdos 1,031.00

XXXXXXX BANRURAL 10/04/2018 Fondos Privativos Descentralizdos 1,031.00

Fondos Privativos Descentralizdos 1,031.00

Banco Fecha Nombre Valor Q.

Hago constar que efectue pago de más por el concepto de Matrícula Estudiantial del ciclo lectivo 2018,

debido al pago incorrecto de inscripción por Q. 1,031.00, en lugar de Matrícula Consolidada por Q.

831.00, por tal razón presento la siguiente información y adjunto documentos para el proceso de

reintegro.

DATOS GENERALES:

Facultad de Medicina

Nombre:

Carnet:

Unidad Academica:

DPI-CUI

Extensión

200310204

Carrera:

Nacionalidad:

No. Cuenta bancaria:

DPI

(f)

Maestria en Medica Interna

Guatemalteco

BOLETA DE DEPOSITO BANCARIO

No.

XXXXXXX BANRURAL 10/04/2018

32-0000-01

Codigos:

Telefono:

Banco:

1597-92762-0301

Escueal de Postgrado

5.14.42

43866159

BANRURAL

8

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Form SGI-05

DIRECCION GENERAL FINANCIERO

DEPARTAMENTO DE CAJA No. ME 001-2018

Fecha

Q.

Sol ici tud del estudiante del 8 de marzo 2018

Boleta de deposito Bancario No. del por Q.

Elaboró (f) Reviso (f)

Carlos V. Calderón Cifuentes Msc. Milton A. Herrera Orozco

Oficinista Jefe Departamento de Caja

Registo de Personal Registro de Personal XXXXXXX

DPI -CUI xxxxxxxxx DPI - CUI XXXXXXX

Autorizo (f)

Dirección General Financiero

Registro de Personal XXXXXXX

DPI - CUI XXXXXXX

Nombre:

Cargo:

Registo personal: DPI

cc. archivo

13/03/2018

Por falta de información efectuó pago de inscripción como estudiante regular de la

Maestría de Medicina Interna y tenia que hacer el pago por concepto de Matrícula

Consolidada, realizó los pagos con boletas de deposito monetario No. Xxxxx y xxxxxx por Q.

xxx y Q. xxxx del xxx/xxx/2018 y xxxx/xxxx/ 2018, respectivamente.

1,000.00

Por motivo de:

Un mil quetzales exactos

Ref.AUTO.OF 18-2018 del 08 de marzo 2018, Escuela de Estudios de

Postgrado de la Facultad de Ciencias Medicas

29186202 10/01/2018 1,031.00

Extensión

RECIBO DE REINTEGRO DE PAGO POR SERVICIOS EDUCACIONALES


Firma:

Carnet:

Carrera:

200310204



DPI-CUI

Codigos:

Telefono:

Recibi la cantidad de:

Documentos

DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO

Banco:

13166

Nacionalidad: Guatemalteco

Unidad Academica:

No. Cuenta bancaria: 32-0000-01

1597-92762-0301


5.14.42

43866159

BANRURAL

Certifica que si existe disponibilida presupuestaria

Valor Q.

4.1.01.2.1.200 1,000.00

Partida (s)

(f)

9




Fecha




Guatemalteco

Recibi conforme: (f)


Guatemala, 10 de abril 2018

XXXXXXX BANRURAL 10/04/2018

Boleta Dep No. Banco

10/14/18 Sonia Melina Najera Flores

13/03/2018

LIQUIDACIÓN DE REINTEGRO DE PAGO POR SERVICIOS EDUCACIONALES

USO DE TESORERIA CAJA CENTRAL

200310204

Sonia Melina Najera Flores 1,000.00

Valor Q.

DEPOSITO A CUENTA DE ESTUDIANTE

Cheque No. Banco A favor deFecha

215155111 BANRURAL 1,000.00

Nombre:

Carnet:

Unidad Academica:

Carrera:

Nacionalidad:

1597-92762-0301

Escuela de Postgrado

5.14.42

43866159

DPI-CUI

Extensión

Codigos:

Telefono:

No. Cuenta bancaria: 32-0000-01 Banco: BANRURAL

Valor Q.A favor deFecha

10




Fecha




Guatemalteco

Elaboró (f) Reviso (f)

Carlos V. Calderón Cifuentes Msc. Milton A. Herrera Orozco

Que puesto ??????? Jefe Departamento de Caja

Registo de Personal Registro de Personal XXXXXXX

DPI -CUI xxxxxxxxx DPI - CUI XXXXXXX

cc. archivo

DPI-CUI

Extensión:

Valor Q.

101.00

CONSTANCIA DE PAGO POR SERVICIOS EDUCACIONALES

13/03/2018

43866159

5.14.42

1597-92762-0301


200310204

DATOS GENERALES

Carnet:

Nombre:

Unidad Academica:

Codigos:

Telefono:

Carrera:

Nacionalidad:

13166

BOLETA DE DEPOSITO BANCARIO

No. Banco

Se hace constar que el recibo No. 2 fue pagado de más el 14 de abril 2018 por Q. 101.00, a requerimiento

de la Estudiante Sonia Melina Najera Flores, el pago se abono para la Matrícula Estudiantil del ciclo

escolar 2019. Por tal razón se extiende la presente en una hoja simple.

2 BANRURAL 14/04/2018 Fondos Privativos Descentralizdos 101.00

1 BANRURAL 10/04/2018 Fondos Privativos Descentralizdos 101.00

3 BANRURAL 10/04/2018 Fondos Privativos Descentralizdos

Fecha Nombre

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