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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

Manual de Normas y Procedimientos para la “Contrat ación de Servicios Técnicos y Profesionales con cargo al Renglón Presupuestario 029”

Procedimientos:

1. Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales en dependencias de la administración central, con cargo al Renglón Presupuestario 029.

2. Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales en unidades académicas, con cargo al Renglón Presupuestario 029

Aprobado por: Acuerdo de Rectoría No. 1117-2009 De Fecha: 03 de Junio de 2009

Guatemala, Noviembre de 2008

DIRECTORIO

Lic. Estuardo Gálvez Barrios

Rector

Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo Secretario General

Lic. Olmedo España Calderón Director General de Docencia

Dr. Jorge Solares Aguilar

Director General de Extensión Universitaria

Dr. Antonio Mosquera Aguilar Director General de Investigación

Lic. Carlos René Sierra Romero

Director General de Administración

Lic. Miguel Ángel Lira Trujillo Director General Financiero

Licda. Rosa María Ramírez Soto Dirección de Asuntos Jurídicos

Lic. Abel Estuardo García Gaitán

Auditor General

Elaboración

Ing. Álvaro Amílcar Folgar Portillo Consejero del Rector Licda. Rosa María Ramírez Soto Directora de la Dirección de Asuntos Jurídicos Lic. Abel Estuardo García Gaitán Auditor General Lic. Carlos Augusto Pineda Ortiz Jefe, División de Administración de Recursos Humanos Licda. Lucrecia Rossal de Galvez Coordinadora, Sección de Sueldos, División de Recursos

Humanos Licda. Odilia Elizabeth Dávila Solares Profesional de la División de Desarrollo Organizacional

ÍNDICE

I. Presentación 1

II. Aprobación 2

III. Base Legal 4

IV. Objetivos 4

V. Requisitos 5

VI. Normas de Cumplimiento Interno 8

VII. Descripción de los Procedimientos 10

1. Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales en 10

dependencias de la administración central, con cargo al

Renglón Presupuestario 029.

VIII. Flujograma 14

2. Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales en

unidades académicas, con cargo al Renglón Presupuestario 029. 18

Flujograma 22

IX. Formularios 26

• Solicitud de Compra SIC -01- 27

• Orden de Compra SIC -07- 28

• Ficha Técnica de Hoja de Vida, Form. SIC.029 -01 29

• Certificación de Técnico o Profesional Calificado, Form. SIC.029 -02- 31

• Propuesta de Contrataciones, Form. SIC.029 -03- 32

• Control del Proceso, Form. SIC.029 -04- 33

X. Anexos 34

• Trascripción de la Circular Conjunta del Ministerio de 35

Finanzas Públicas, Contraloría General de Cuentas

y Oficina Nacional de Servicio Civil

• Proyecto de Acuerdo de Rectoría 39

• Proyecto de Punto Resolutivo (Juntas Directivas, 40

Consejos Directivos)

• Minuta de Contrato y Auténtica 41

• Aprobación del Contrato 49

1

I. Presentación

El Rector de la Universidad de San Carlos de Guatemala, ante la necesidad de agilizar los

procesos administrativos para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo

al Renglón Presupuestario 029, pone a disposición de las unidades académicas y

administrativas de la Universidad, el Manual de Normas y Procedimientos para la

“Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales con cargo al Renglón Presupuestario

029”.

Este Manual se elabora con el objetivo principal de normalizar este tipo de contrataciones y

orientar a funcionarios, trabajadores, técnicos y profesionales contratados en las unidades

administrativas y académicas de la Universidad de San Carlos de Guatemala, en el proceso

de contratación, pago y liquidación de expedientes de con cargo al renglón presupuestario

029, para la eficiente ejecución de las actividades que les corresponde realizar en el mismo.

Es importante considerar, que el Manual, unifica criterios y simplifica el desarrollo de las

actividades para la contratación, pago y liquidación de los expedientes de los servicios

técnicos y profesionales, contratados con cargo al Renglón Presupuestario 029, respetando

aspectos de orden legal que deben cumplirse, por parte de los responsables de la

ejecución del procedimiento.

El Manual contiene base legal, objetivos, requisitos, normas de cumplimiento interno,

descripción de los procedimientos indicados, flujogramas, formularios y los anexos

correspondientes que coadyuven a facilitar su efectiva ejecución.

2

II. Aprobación

4

III. Base Legal

1. Constitución Política de la República de Guatemala.

2. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, Decreto No. 57-92 del Congreso de la República.

3. Ley Orgánica de Presupuesto y su Reglamento.

4. Ley Orgánica de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

5. Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala (Nacional y Autónoma).

6. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala.

7. Manual de Renglones Presupuestarios de la Universidad de San Carlos de Guatemala, enero 2006.

8. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Contraloría General de Cuentas y Oficina Nacional de Servicio Civil; Diario Centro América; Marzo 5 de 1997. Publicaciones Varias.

9. Instrucciones Complementarias y Procedimientos para modificar y ejecutar el Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Universidad de San Carlos de Guatemala, inciso 2.1.5.1 “Ejecución a través de órdenes de compra”.

10. Acuerdo A-77-2006 de la Contraloría General de Cuentas.

11. Manual de Clasificación de Puestos y Administración de Salarios de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

12. Punto SÉPTIMO, Inciso, 7.7 del Acta No. 26-2008 de fecha 22 de octubre de 2008, del Consejo Superior Universitario.

IV. Objetivos

a. Orientar a funcionarios, trabajadores, técnicos y profesionales contratados en las unidades administrativas y académicas de la Universidad de San Carlos de Guatemala, en el proceso de contratación, pago y liquidación de expedientes de con cargo al renglón presupuestario 029.

b. Determinar los pasos, actividades y responsabilidades de las personas que ocupan los puestos involucrados en el proceso.

c. Simplificar, viabilizar y normalizar los procesos de contratación, pago y liquidación de expedientes de servicios técnicos y profesionales contratados con cargo al renglón presupuestario 029.

5

V. Requisitos

I. Servicios Profesionales

1. Primera contratación

Los profesionales contratados por primera vez en cada unidad, deberán cumplir con los requisitos siguientes:

a. Síntesis de Hoja de Vida, “Ficha Técnica de Hoja de Vida” Form. –SIC.029 -01-. (En sustitución del Currículum Vitae que se ha exigido).

b. Fotocopia completa de Cédula de Vecindad o del documento que se instituya en el futuro como documento de identidad.

c. Fotocopia de Constancia de Colegiado Activo. (Debe estar activo al momento de iniciar la prestación del servicio).

2. Recontratación

Los profesionales que han prestado sus servicios con anterioridad en la misma unidad, deberán cumplir con los requisitos siguientes:

a. Certificación de profesional calificado, Form. SIC.029 -02- extendido por el Decano o Director de la Facultad, Escuela no Facultativa o Centro Regional, según corresponda.

b. Fotocopia de Constancia de Colegiado Activo.

II. Servicios Técnicos

Los técnicos que presten sus servicios por primera vez o que sean recontratados, deben presentar:

a. Síntesis de Hoja de Vida, “Ficha Técnica de Hoja de Vida” Form. –SIC.029 -01-. (En sustitución del Currículum Vitae que se ha exigido).

b. Fotocopia completa de Cédula de Vecindad o del documento que se instituya en el futuro como documento de identidad.

c. Acreditación de preparación técnica o bien suficiente experiencia en la rama técnica de que se trate.

Todas las fotocopias deberán ser confrontadas con su original por personal de las facultades, escuelas no facultativas y centros universitarios, por lo que no es requisito que sean autenticadas.

3. Requisitos previo al inicio de la prestación de servicios

6

Los técnicos y profesionales previo a iniciar la prestación de servicios (primera contratación y recontratación), deberán contar con los requisitos siguientes: 3.1. Dependencias de la Administración Central

a. Acuerdo de Rectoría que autoriza la contratación.

b. Contrato suscrito entre el Rector de la Universidad de San Carlos de Guatemala y el técnico o profesional.

c. Presentación de fianza de cumplimiento.

d. Aprobación del Contrato por el Rector.

3.2. Unidades Académicas

a. Punto Resolutivo emitido por el órgano de dirección correspondiente.

b. Contrato suscrito entre el Decano de la Facultad, Director de Escuela no facultativa o Centro Universitario, según corresponda, y el técnico o profesional.

c. Presentación de fianza de cumplimiento.

d. Aprobación del Contrato por el Rector.

4. Requisitos para pago y liquidación del expedie nte

Para tramitar el pago, el técnico o profesional, deberá presentar los requisitos siguientes:

a. Para pagos parciales: Informe de labores elaborado por el técnico o profesional,

con el aval de la persona que supervisa los resultados esperados.

Para el último pago: certificación de entrega de equipo, si tuviera a su cargo y proyecto concluido, según especificaciones del contrato. Para el caso de profesionales que imparten docencia directa: copia del acta de entrega de calificaciones, con sello de recibido por la Unidad de Control Académico y el aval del Director o Coordinador.

b. Factura de persona individual con los timbres correspondientes, que contenga

autorización de pago emitida por autoridad competente, según Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

7

VI. Normas de Cumplimiento Interno

1. Quienes intervienen en los procedimientos para la “Contratación de servicios técnicos y profesionales en las dependencias de la administración central y en las unidades académicas de la Universidad de San Carlos de Guatemala, con cargo al Renglón Presupuestario 029”, deben cumplir con lo estipulado en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento y la Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Contraloría General de Cuentas y Oficina Nacional de Servicio Civil.

2. Las autorizaciones de contratación deberán ser emitidas, en caso de unidades académicas por las juntas directivas o consejos directivos, para las dependencias que dependen de Rectoría, por el Rector, para las dependencias que dependen de direcciones y coordinaciones generales de la administración central, los directores y coordinadores generales de las mismas y los directores de las unidades creadas para la ejecución de recursos provenientes de préstamos externos y donaciones.

3. De conformidad con lo estipulado en el Punto SÉPTIMO, Inciso, 7.7 del Acta No. 26-2008 de fecha 22 de octubre de 2008, del Consejo Superior Universitario, el Secretario General, los decanos de facultades o directores de escuelas no facultativas y centros regionales universitarios y centros universitarios, directores y coordinadores generales de la administración central, y los directores de las unidades creadas para la ejecución de recursos provenientes de préstamos externos y donaciones, suscribirán los contratos administrativos, en el renglón presupuestario 029.

4. Los directores, coordinadores y jefes de las escuelas, áreas y departamentos de las unidades administrativas y académicas, deben efectuar oportunamente la planificación y programación presupuestaria de las necesidades de contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 y trasladar las propuestas por lo menos con dos meses calendario de anticipación al órgano de dirección, quien deberá resolver y transcribir la resolución correspondiente, veinticinco días hábiles antes del inicio de la prestación del servicio.

5. El tesorero, auxiliar de tesorero, el oficinista o el trabajador que realiza la función de recibir los expedientes de técnicos y profesionales, contratados en el renglón presupuestario 029, es responsable de confrontar los originales de la documentación con las respectivas fotocopias, crear un archivo con la documentación que reciba y mantenerlo actualizado.

6. Los directores, coordinadores y jefes de las escuelas, áreas y departamentos de las unidades administrativas y académicas, deben verificar y certificar, bajo su entera responsabilidad, que el técnico o profesional, cumple con los requisitos para la contratación en el renglón presupuestario 029, una vez que se haya conformado el expediente correspondiente, lo que suplirá las fotocopias de la documentación en caso de recontratación.

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7. Los decanos de las facultades y directores de las escuelas no facultativas centros regionales universitarios y centros universitarios deberán suscribir el contrato con el técnico y profesional contratados con cargo al renglón presupuestario 029 y requerir fianza de cumplimiento en el plazo de tres días, previo a trasladar el expediente a la Dirección de Asuntos Jurídicos.

8. La Dirección de Asuntos Jurídicos es la responsable de revisar que los contratos que se elaboren en las unidades académicas cumplan con los requisitos para las contrataciones en el renglón presupuestario 029; elaborar los contratos de las dependencias de la administración central y en ningún caso requerirá la aprobación del contrato al Rector, si al mismo no se adjunta la fianza de cumplimiento.

9. Los directores, coordinadores y de las escuelas, áreas y departamentos de las unidades académicas y a la Dirección de Asuntos Jurídicos en el caso de la dependencias de la administración central, son los responsables de la custodia de los originales de los contratos administrativos con cargo al renglón presupuestario 029, de las fianzas de cumplimiento y de la aprobación de los mismos emitida por el Rector.

10. La Dirección de Asuntos Jurídicos es la responsable de ejecutar las fianzas de cumplimiento cuando exista alguna causante para hacerla efectiva, para lo cual deberá ser notificada oportunamente por las personas que tienen a su cargo la supervisión de los resultados esperados. En el caso de las unidades académicas, deberán remitir los originales del contrato administrativo y la fianza de cumplimiento.

11. La contratación de profesores con cargo al Renglón Presupuestario 029 del Sistema de Estudios de Postgrado, se regirán por su propio procedimiento.

12. La División de Administración de Recursos Humanos es responsable de verificar exclusivamente que los técnicos y profesionales contratados en el renglón presupuestario 029, no tengan relación de dependencia contratados con cargo a los renglones presupuestarios 011, 021, 022 o 023 en la Universidad de San Carlos de Guatemala, que el objeto del contrato no esté contemplado en la estructura de puestos de la Institución, y de llevar el registro y control de las contrataciones con cargo al renglón presupuestario 029.

13. En el caso de prestación de servicios por parte de técnicos y profesionales extranjeros, el pago se hará con cargo al renglón presupuestario 189, requiriéndose como comprobantes facturas especiales de conformidad a la Ley del Impuesto al Valor Agregado –IVA-, sin necesidad de estar colegiado en forma temporal.

14. Es responsabilidad de la persona contratada, cumplir con los requisitos establecidos por la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT-, en cuanto a aspectos de carácter tributario.

9

15. De conformidad a lo que estipula la Circular D.P. 9-98 de fecha 3 de agosto de 1998, para el caso de los proyectos o programas, cuyos ingresos no se perciben al inicio del año, la unidad ejecutora solicitará a la Dirección General Financiera la autorización para poder efectuar los gastos, siempre que estos se encuentren presupuestados. Para el efecto se adjuntarán las justificaciones e información que permita a dicha Dirección General determinar y aprobar el porcentaje máximo, en relación a lo presupuestado, que se podrá gastar sin haber percibido el ingreso.

16. Auditoria Interna es responsable de revisar todos los expedientes de la contratación de servicios técnicos y profesionales de la Universidad de San Carlos de Guatemala, con cargo al renglón presupuestario 029, así como brindar asesoría y acompañamiento en todo el proceso de contratación, pago y liquidación, efectuando las recomendaciones que considere pertinentes en forma oportuna, dejando constancia escrita de lo actuado, de acuerdo a los puntos de control establecidos.

17. Los casos no previstos en el presente procedimiento, serán resueltos por el Rector, previo dictamen técnico de la dependencia que corresponda.

10

VII. Descripción de los procedimientos 1. Contratación de Servicios Técnicos y Profesional es en dependencias de la administración central,

con cargo al Renglón Presupuestario 029

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS –SIC-

Título del Procedimiento : Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales en dependencias de la Administración Central, con cargo al Renglón Presupuestario 029.

Hoja 1 de 4 No. de formas: 6

Inicia: Unidad Solicitante Termina: Departamento de Contabilidad

Unidad Puesto Paso No. Actividad

Etapa I: Contratación

Dependencias de la Administración Central que no de penden de Rectoría

Direcciones y Coordinadores

Generales y directores de unidades ejecutoras

Directores y Coordinadores

Generales, directores unidades ejecutoras

1-A

Planifica necesidades de contratación, elabora términos de referencia donde especifica resultados esperados, entre otros aspectos, selecciona candidatos y conforma expediente con los requisitos establecidos. Elabora Acuerdo autorizando la contratación y adjunta a expediente. Traslada. (Continúa paso 3.)

Dependencias de la Administración Central que depen den de Rectoría

Solicitante Autoridad competente 1-B

Planifica necesidades de contratación, elabora términos de referencia donde especifica resultados esperados, entre otros aspectos, selecciona candidatos y conforma expediente con los requisitos establecidos. Elabora proyecto de Acuerdo. Traslada (Continúa paso 2).

Rectoría Secretario General 2

Recibe expediente con proyecto de Acuerdo, revisa, obtiene firma del señor Rector, autorizando la contratación de los servicios técnicos o profesionales en Renglón Presupuestario 029, anexa Acuerdo de Rectoría al expediente, traslada. (Continúa paso 3)

División de Administración de

Recursos Humanos Personal designado 3

Recibe expediente, verifica que el profesional no esté en relación de dependencia en la Universidad de San Carlos de Guatemala, en los renglones 011 ó 022 y que el objeto del contrato, no esté contemplado en la estructura de puestos de la Institución. Firma y sella en Acuerdo. Traslada.

Solicitante Persona designada 4

Recibe expediente, elabora Solicitud de Compra SIC- 01, anexa documentación, solicita certificación presupuestaria al tesorero o persona designada. traslada

Producción: Solicitud de Compra FORM. -SIC-01 - 1/4 Expediente 2/4 Unidad Solicitante 3/4 Auditoría Interna 4/4 Departamento de Proveeduría

Tesorería o Departamento de

Proveeduría Tesorero 5

Recibe Solicitud de Compra, numera correlativamente, procede de la forma siguiente: a. Certifica disponibilidad presupuestaria. b. Obtiene firma de Autoridad competente.

11


Hoja No. 2 de 4


Unidad Puesto Responsable Paso No. Actividad

Tesorería o Departamento de

Proveeduría Tesorero …5

c. Elabora Orden de compra -FORM.-SIC-07-, le asigna número de emisión. Producción Orden de Compra

1/7 Depto. de Contabilidad 2/7 Expediente 3/7 Auditoria Interna 4/7 Interesado 5/7 Depto. de Presupuesto 6/7 Unidad Solicitante

7/7 Depto. de Proveeduría

d. Llena Form. SIC-029. -04-. “Control del Proceso de Auditoría Interna”, y marca numerales del 1 al 8.

e. Traslada

Auditoría Interna Profesional Designado 1-5

Punto de Control

Recibe expediente, revisa, emite nota de auditoría a donde corresponda, de considerarlo necesario. Traslada

Departamento de Presupuesto Profesional designado 6

Recibe expediente, califica el gasto, certifica disponibilidad presupuestaria, retiene copia 5/7 de la Orden de Compra, traslada.

Asesor designado

7

Recibe expediente, elabora contrato. Obtiene firmas de la forma siguiente:

a) Dependencias que no dependen de Rectoría: a directores y coordinadores generales y directores de unidades ejecutoras y del interesado.

b) Dependencias que dependen de Rectoría:

Secretario General y del Interesado

Autentica firmas, traslada. Dirección de Asuntos Jurídicos

Secretaria 8

Recibe expediente, confronta copias con el original, sella de constancia de confrontado, entrega copia de contrato a interesado para la Compra de Fianza de Cumplimiento, traslada.

Producción del Contrato 1/6 Dirección de Asuntos Jurídicos 2/6 Expediente 3/6 Interesado 4/6 División de Administración de Recursos Humanos 5/6 Contraloría General de Cuenta 6/6 Unidad Solicitante

12


Hoja No.3 de 4

Título del Procedimiento : Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales en dependencias de la

Administración Central, con cargo al Renglón Presupuestario 029.


Asesor designado 9

Recibe expediente con contrato y fianza de cumplimiento, elabora aprobación de la contratación, obtiene firmas del señor Rector. Traslada.

Dirección de Asuntos Jurídicos

Secretaria 10

Reproduce copias de la aprobación de la contratación, hace constar por medio de sello y firmas que han sido confrontadas con el Original. Conserva para custodia original de contrato, fianza de cumplimiento y aprobación de contrato, llena numerales del 9 al 11 del Form SIC. 029 -04- Traslada expediente a Auditoría Interna (paso 12). Distribuye copias del Contrato aprobación y Control del Proceso, según producción.

Producción de Aprobación del Contrato 1/6 Dirección de Asuntos Jurídicos 2/6 Expediente 3/6 Interesado 4/6 División de Administración de Recursos Humanos 5/6 Contraloría General de Cuenta 6/6 Unidad Solicitante

División de Recursos Humanos Profesional Designado 11

Recibe copia del contrato, copia 4/6 de la aprobación del contrato y copia 4/4 del SIC.029- 04, traslada a operador de informática para registro de contratación.

Auditoría Interna Auditor designado 12

Punto de Control Recibe expediente, verifica Form, SIC. 029 -04-, retiene copia 2/4 del mismo, revisa conforme procedimiento interno, traslada.

Departamento de Contabilidad Profesional Designado 13

Recibe expediente, registra provisión de gastos. Distribuye copias de la Orden de Compra. Archiva expediente temporalmente.

Etapa II: Trámite de Pago

Interesado 14

De acuerdo a los plazos convenidos en el contrato, elabora informe de labores y factura, solicita aval de la persona que supervisa los resultados esperados, en el informe mediante firma de Visto Bueno. Unidad Solicitante

Autoridad competente (Art. 129 del Estatuto). 15

Recibe informe y factura, revisa, autoriza pago en el dorso de la factura mediante firma traslada.

Departamento de Proveeduría Tesorero 16

Conforma expediente de pago, verifica que la factura llene los requisitos legales, elabora formulario de Retención ISR, cuando corresponda, y extiende constancia de exención del -IVA-, adjunta copia de la orden de compra y traslada.

Auditoría Interna Auditor designado 17 Punto de Control

Recibe expediente de pago, actualiza SIC.029-04, revisaconforme procedimiento interno, traslada

Depto. de Contabilidad Profesional designado 18 Recibe expediente de pago realiza registro contable y oficio para emisión de cheque, traslada.

Departamento de Caja Personal responsable 19 Recibe expediente de pago, emite cheque, Traslada.

13


Hoja No. 4 de 4



Etapa III: Liquidación

Departamento de Proveeduría Tesorero 20

Recibe cheque y expediente de pago, entrega cheque al interesado, previa identificación y liquida expediente según procedimiento interno. Traslada

Auditoría Interna Profesional designado 21 Punto de Control

Recibe expediente de pago y liquidación, revisa, emite recomendaciones de ser necesario, traslada

Depto. de Contabilidad Profesional Designado 22 Recibe expediente de pago, lo anexa a expediente de la contratación, archiva.

14

VIII. Flujogramas

Universidad de San Carlos de Guatemala

Sistema Integrado de Compras

Título del Procedimiento: Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales

en dependencias de la administración central, con cargo al Renglón Presupuestario 029 Pág. 1/4

Elaborado por: Comisión de Sistema Integrado de Compras

Tesorero(Depto. de

Proveeduría)

Persona

Designada

(Solicitante)

Personal

Designado(División de

Administración de

Recursos

Humanos)

Secretario

General

(Rectoría)

Autoridad

competente(Unidad

Solicitante)

Direcciones y

Coordinaciones

Generales y

Direcciones de

Unidades

Ejecutoras)

Inicio

Planifica necesidades

de contratación,

elabora términos de

referencia, selecciona

candidatos y conforma

expediente con los

requisitos

establecidos.

Elabora Acuerdo y

traslada

Recibe expediente y

Proyecto de Acuerdo,

revisa, obtiene firma

del señor Rector,

autorizando la

contratación renglón

029, transcribe y

anexa Acuerdo de

Rectoría al expediente,

traslada

Recibe expediente,

elabora Solicitud de

Compra SIC-01,

anexa

documentación, solicita certificación

presupuestaria al

tesorero o persona

designada Recibe Solicitud de

Compra, numera

correlativamente,

certifica disponibilidad

presupuestaria,

obtiene firma de

Autoridad competente

Elabora Orden de

compra FORM SIC-

07, le asigna número

de emisión d. Llena

numerales de 1 al 10

del Form SIC-029-04

“Control del proceso

de Auditoria Interna”.

Traslada

Recibe expediente,

verifica que el

profesional no esté en

relación de dependencia

en la USAC, en los

renglones 011 ó 022 y

que sus atribuciones no

estén contempladas en

la estructura de puestos

de la Institución. Firma y

sella en Acuerdo.

Traslada

Planifica necesidades

de contratación,

elabora términos de

referencia, selecciona

candidatos y conforma

expediente con los

requisitos

establecidos. Elabora

Proyecto de Acuerdo y

traslada

A

15



Título del Procedimiento: Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales

en dependencias de la administración central, con cargo al Renglón Presupuestario 029 Pág. 2/4

Elaborado por: Comisión de Sistema Integrado de Compras.

Auditor

Designado (Auditoria

Interna)

Profesional

Designado (División de

Recursos

Humanos)

Secretaria (Dirección de

Asuntos Jurídicos)

Asesor Designado (Dirección de Asuntos Jurídicos)

Profesional

Designado (Depto. de

Presupuesto)

SíNo

Recibe expediente,

elabora contrato,

obtiene firmas

Llena numerales del

11 al 13 del Form SIC

029-04. Traslada

expediente a Auditoria

Interna. Distribuye

copias del Contrato y

aprobación, según

producción y traslada

PC-

AUD

Recibe expediente,

confronta copias con el

original, sella de

constancia de

confrontado, entrega

copia de contrato a

interesado para la

compra de Fianza de

Cumplimiento,

distribuye y traslada

B

¿Dependencia

de Rectoría?

Recibe Copia de

contrato, copia4/6 de

Aprobación del

Contrato, traslada a

operador de

informática para el

registro de la

contratación

Obtiene firma de

Directores y

Coordinadores

Generales y Directores

de Unidades

Ejecutoras y del

Interesado

A

Autentica firmas y

traslada

Reproduce copias de

la aprobación de la

contratación, hace

constar por medio de

sello y firmas que han

sido confrontadas con

el original. Conserva

para custodia original

de contrato, fianza de

cumplimiento y

aprobación de

contrato,

Recibe expediente con

contrato y fianza de

cumplimiento, elabora

aprobación de la

contratación, obtiene

firmas del Señor

Rector y traslada.

Recibe expediente,

verifica Form SIC 029-

04, revisa conforme

procedimiento interno,

traslada

Recibe expediente,

califica el gasto,

certifica disponibilidad

presupuestaria, retiene

copia 5/7 de la Orden

de Compra y traslada.

Obtiene firma de

Secretario

General y del

Interesado

Recibe expediente,

revisa, emite nota de

Auditoría, de

considerarlo

necesario.Traslada

18

2. Contratación de Servicios Técnicos y Profesio nales en unidades académicas, con cargo al Renglón

Presupuestario 029

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS

Título del Procedimiento : Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales en unidades académicas, con cargo al Renglón Presupuestario 029

Hoja No. 1 de 3

No. de Formas: 6

Inicia: Unidad Solicitante

Termina: Departamento de Contabilidad


Decanos, Directores, coordinadores, según estructura de puestos

1

Luego de planificar las necesidades de contratación, seleccionar candidatos y conformar expediente con los requisitos establecidos o certificación de los mismos en Form. SIC.029 -02-, traslada propuesta(s) ante Junta Directiva o Consejo Directivo, según el caso, en el Form.”Propuesta de Contratación de Servicios Técnicos o Profesionales con cargo al Renglón Presupuestario 029” SIC.029 -03-.

Facultad, Escuela no Facultativa o Centro

Universitario

Junta Directiva/Consejo Directivo 2

Conoce expedientes, emite punto resolutivo autorizando la contratación. Transcribe y notifica lo resuelto, anexa trascripción al expediente, traslada.

División de Administración Recursos

Humanos Profesional designado 3

Recibe expediente, verifica que el técnico o profesional, no esté en relación de dependencia en la Universidad de San Carlos de Guatemala, y que el objeto del contrato, no esté contemplado en la estructura de puestos de la Institución. sella Form. SIC .029 -01- ó SIC.029, -02-, según el caso y traslada.


Universitario

Persona designada 4

Recibe expediente, elabora Solicitud de Compra SIC-01-, anexa al expediente, solicita certificación presupuestaria al tesorero o persona designada Producción: Solicitud de Compra FORM.-SIC-01-

1/4 Expediente 2/4 Unidad Solicitante 3/4 Auditoría Interna 4/4 Agencia de Tesorería

Agencia de Tesorería Tesorero 5

Recibe Solicitud de Compra, numera correlativamente, procede de la forma siguiente: Programa ordinario: a. Certifica disponibilidad presupuestaria

Programa Autofinanciable: a. Certifica disponibilidad presupuestaria (sobre la

base del anteproyecto del presupuesto para los casos en los que se tramita la orden de compra en el año anterior, para un ejercicio presupuestario posterior).

b. Emite certificación de ingresos y egresos. En ambos casos obtiene firma de autoridad

solicitante.

19


Hoja No. 2 de 3

Título del Procedimiento : Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales en unidades académicas con cargo al Renglón Presupuestario 029.


Agencia de Tesorería Tesorero ….5

c. Elabora Orden de compra -FORM. -SIC-07-, le asigna número de emisión, firma y obtiene firmas de autorización de la erogación, según el Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

Producción Orden de Compra

1/7 Depto. de Contabilidad 2/7 Expediente 3/7 Auditoria Interna 4/7 Técnico o profesional 5/7 Depto. de Presupuesto 6/7 Unidad de Postgrado 7/7 Agencia de Tesorería

d. Llena Form. SIC-029. -04-. “Control del Proceso de Auditoría Interna”, y marca numerales del 1 al 8.

e. Traslada

Auditoría Interna Profesional Designado 1-5

Punto de Control Recibe expediente, revisa, emite nota de auditoría a donde corresponda, de considerarlo necesario. Traslada.

Departamento de Presupuesto Profesional designado 6

Recibe expediente, califica el gasto, certifica disponibilidad presupuestaria, retiene copia 5/7 de la Orden de Compra, traslada. En los casos de contrataciones efectuadas en un año anterior, para ejecutarse el gasto en un ejercicio presupuestario posterior, la certificación de disponibilidad presupuestaria, se hará en el momento en que el presupuesto de ingresos y egresos de la Universidad de San Carlos de Guatemala sea aprobado por el Consejo Superior Universitario. Traslada


Universitario

Decano o director 7

Recibe expediente, elabora contrato, obtiene firmas del Decano, Director, según el caso, y del técnico o profesional, solicita auténtica de firmas de notario, reproduce copias, y hace constar por medio de sello y firma que han sido confrontadas con el original.

Producción del Contrato 1/6 Unidad académica 2/6 Expediente 3/6 Técnico o profesional 4/6 División de Administración de Recursos Humanos 5/6 Contraloría General de Cuentas 6/6 Dirección de Asuntos Jurídicos

Entrega a técnico o profesional copia 3/6 del contrato para la compra de Fianza de Cumplimiento, traslada.

20


Hoja No. 3 de 3

Título del Procedimiento : Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales en unidades académicas con cargo al Renglón Presupuestario 029.



Asesor designado 8

Recibe expediente y copias del contrato y fianza de cumplimiento, verifica que cumpla requisitos, elabora aprobación de la contratación, obtiene firmas del Rector, reproduce copias de la aprobación, certifica de confrontado con el original, adjunta al expediente y traslada.

Producción de Aprobación de la Contratación 1/6 Unidad académica 2/6 Expediente 3/6 Técnico o profesional 4/6 División de Administración de Recursos Humanos 5/6 Contraloría General de Cuentas 6/6 Dirección de Asuntos Jurídicos


Secretaria 9

Recibe expediente, llena numerales del 9 al 11 del Form SIC. 029 -04- traslada expediente a Auditoría Interna (paso 11). Distribuye copias de contrato, aprobación y Control del Proceso, según producción y remite originales de contrato, fianza de cumplimiento y aprobación a la unidad de postgrado correspondiente.

División de Administración de Recursos Humanos Persona Designada 10

Recibe copia del contrato, copia 4/6 de la aprobación del contrato y copia 4/4 del SIC.029- 04, traslada a operador de informática para registro de contratación.


Punto de Control Recibe expediente, verifica formulario SIC.029 04, retiene copia 2/4 del mismo, visa conforme procedimiento interno, traslada.

Departamento de Contabilidad Profesional Designado 12

Recibe expediente, registra provisión de gastos. Distribuye copias de la Orden de Compra, según producción. Archiva expediente temporalmente.

Etapa II: Trámite de Pago

Técnico o Profesional 13 De acuerdo a los plazos convenidos en el contrato, elabora informe y factura, traslada. Facultad, Escuela no

Facultativa o Centro Universitario

Decano o Director 14

Recibe informe y factura, revisa informe, firma de Visto Bueno en el informe y solicita autorización de pago en el dorso de la factura conforme el artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala y traslada.

Agencia de Tesorería Tesorero 15

Conforma expediente de pago, verifica que la factura llene los requisitos legales, elabora formulario de Retención ISR, cuando corresponda, y extiende constancia de exención del IVA, adjunta fotocopia de la orden de compra y traslada. Al realizar el ultimo pago, deberá extender certificación de entrega de equipo, si tuviera a su cargo

21

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA DE COMPRAS

Hoja No. 3 de 3

Título del Procedimiento : Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales, en unidades académicas, con cargo al Renglón Presupuestario 029.


Punto de Control Recibe expediente de pago, actualiza formulario SIC.029 04, revisa conforme procedimiento interno, traslada.

Departamento de Contabilidad Profesional designado 17

Recibe expediente de pago realiza registro contable y oficio para emisión de cheque, traslada.

Departamento de Caja Persona responsable 18 Recibe expediente de pago, emite cheque, obtiene firmas, traslada.

Etapa III: Liquidación del Expediente

Tesorería Tesorero 19 Recibe cheque y expediente de pago, entrega cheque al técnico o profesional, previa identificación y liquida expediente según procedimiento interno. Traslada

Auditoría Interna Profesional designado 20 Punto de Control

Recibe expediente de pago y liquidación, revisa según procedimiento interno, traslada

Departamento de Contabilidad

Profesional Designado 21 Recibe expediente de pago, lo anexa a expediente de contratación y archiva.

22

Flujograma

24



Título del Procedimiento: Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales en unidades académicas,

con cargo al Renglón Presupuestario 029

Elaborado por: Comisión Sistema Integrado de Compras Pág.. 3/4

Decano o Director((Facultad, Escuela no

facultativa o Centro

Universitario)

Técnico o

Profesional(Facultad, Escuela no

facultativa o Centro

Universitario)

Profesional

Designado(Depto. de Contabilidad)

Auditor Designado(Auditoria Interna)

Persona Designada(División de

Administración de

Recursos Humanos)

B

Recibe copia De

contrato, copia 4/6

de Aprobación de

contrato y copia 4/4

del SIC.029-04, y

traslada a operador

de informática para

registro de

contrataciónRecibe expediente,

verifica formulario

SIC.029-04, retiene

copia 2/4 del mismo,

revisa conforme

procedimiento

interno y traslada

Recibe expediente,

registra provisión de

gastos. Distribuye

copias de la Orden de

Compra, según

producción. Archiva

expediente

temporalmente y

traslada

De acuerdo a los

plazos convenidos en

el contrato, elabora

informe y factura y

traslada

Recibe informe y

factura, revisa informe,

firma de Vo. Bo. en el

informe, solicita

autorización de pago en

el dorso de la factura y

traslada

C

26

IX. FORMULARIOS

27

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALASISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS FORM. SIC-01

No. Fecha

UNIDAD EJECUTORA

SUBPROGRAMA Código:

Atentamente se solicita comprar lo siguiente:

Unidad de

medida

Solicitante

(f) (f)Nombre: No. Registro de Personal: Nombre:

No. Registro de Personal:

(f)

Nombre:No. Registro de Personal:

Anexo: Bases de Cotización (Procedimientos Régimen de Cotización y Licitación) DDO abril-2009

SOLICITUD DE COMPRA

Lo cual será utilizado para:

Descripción de bienes, suministros, obras y servicios

Renglón del gastoCantidad

Existe disponibilidad presupuestal

1/4 Expediente de Compra 2/4 Unidad so licitante 3/4 A rchivo del Depto. Proveeduria o Agencia de Tesorería 4/4 Auditoría Interna

Vo.Bo. Autoridad solicitante

Agente de Tesorería

28

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA NIT 255117-9 Form. SIC-07

SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS Orden de Compra No.

Fecha

UNIDAD EJECUTORA O DEPENDENCIA:

Proveedor: NIT:

Dirección Solicitud de Compra Acta de Recepción Contrato Abierto Condiciones

No. No. de entrega:

fecha Acta de calif icación otros: de pago:

No.

Cant idadDescripción del bien o servicio Medida Unitario Valores en Q. Renglón

Total Presup.*

Total a pagar en letras: Subtotal Q.(-) IVA Q.Total a pagar Q.

Elaborado por : Se certifica que sí existe disponibilidad presupuestal en:Nombre: Partida (s) Valor (es) Q.

Registro de Personal:

Jefe Unidad Solicitante

Nombre:


Vo. Bo.:

Autoridad Responsable

fecha firma y sello Total Q.

Nombre: Nombre:

Registro de Personal: Registro de Personal:

Abono: Q.

(f) (f)Auditor Profesional de Contabilidad

Nombre Fecha Fecha Nombre

Registro de Personal Registro de Personal

No. de Emisión

Gestión de compra y solicitud de fondos para su pag o

(Según Art ículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala)

Uso Departamento de Contabilidad para Registro Con tableUso de Auditoria Interna

Se liquida ésta Orden de Compra y los fondos autorizados para la misma, para tal efecto se adjunta el expediente incluyendo la factura

(f) (f) Tesorero Jefe Unidad Solicitante

Fecha Nombre: Nombre:

Registro de Personal: Registro de Personal:

( f )

Fecha Auditor:

Nombre:


1/1 Expediente Abr-09

Liquidación de la Compra

Uso de Auditoría Interna

original No.

29

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS Form. SIC-029 - 01

FICHA TÉCNICA DE HOJA DE VIDA

DATOS GENERALES

Nombre: ______________________________________________________________________________

Edad: _______________________ Cédula de Vecindad No. de Orden ________ Registro ____________ Departamento___________________________ Municipio_______________________________

Teléfonos: _____________________ Correo electrónico: _______________________________

Dirección: _____________________________________________________________________________

FORMACIÓN PROFESIONAL

Título

Área

Institución/País

Año de Graduación

Nivel Medio

Licenciatura

Maestría

Doctorado FORMACIÓN ESPECIALIZADA

Cursos cortos, seminarios, talleres, especializaciones congresos relacionados con el objeto del contrato Actividad Institución Duración/horas

EXPERIENCIA LABORAL

(Últimos 5 años) Docencia Investigación Técnico ó Profesional

30


Form. SIC-029 -02-

No._____

CERTIFICACIÓN DE TÉCNICO O PROFESIONAL CALIFICADO

Por medio de la presente el (Autoridad competente)

___________________________________________ de la (dependencia, administración central,

Facultad, Escuela o Centro Universitario). CERTIFICA: que

___________________________________________________________________________

ha sido contratado anteriormente en esta Unidad Académica o Administrativa por lo que se da fe de contar con su expediente actualizado en el archivo correspondiente, en razón de lo cual se extiende la presente en una hoja de papel membretado, debidamente firmado y sellado a los _______ días del mes de ___________________ del _______________.

“Id y Enseñad a Todos”

________________________________ ____________________________ Nombre Cargo

Firma y sello ANEXO: Fotocopia de Colegiado Activo (profesionales)

31

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Form. SIC-029 – 03 SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS

No.____________

PROPUESTA DE CONTRATACION DE SERVICIOS TÉCNICOS Ó P ROFESIONALES CON CARGO AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 029

Guatemala,

Señor (es) Dependencia de la Administración Central / Facultad / Escuela / Centro Universitario Edificio Señores: Atentamente se somete a su consideración la contratación del servicio (Técnico ó Profesional) con cargo a la partida presupuestal _____________________ de los (Técnicos o Profesionales) siguientes:

Nombre Objeto del Contrato Honorarios Totales (sin IVA)

Período de Contratación

Número de pagos parciales

Quienes demuestran documentalmente que reúnen los requisitos académicos y/o la acreditación de preparación técnica y la experiencia necesaria en la rama para prestar sus servicios a fin de cumplir con las condiciones descritas en el cuadro anterior. Nombre_________________________________________ ___________________________ Autoridad Correspondiente Firma y sello ANEXO: cc:

32

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FORM. SIC-029-04

SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS

Unidad: ___________________________________________ ________________

Nombre: ___________________________________________ ________________

Período de Contratación: __________________________ __________________

Objeto del contrato

1 4

2 5

3 6

Transcripción del Punto de Acta de Junta Directiva del _____/_______/______

Punto ________ Inciso_______ Subinciso__________ Acta No. ____________ del _____/________/_______

Acuerdo de Rectoría No. _______________de fecha _____/______/_____

Ficha Técnica de Hoja de Vida (Form. SIC.029-01)

Certif iación de Técnico o Profesional Calif icado (Form. SIC.029-02)

Fotocopia Completa de Cédula de Vecindad (5 hojas)Número Orden__________ Registro_______________ extendida en: ____________________________________________

Constancia de Colegiado Activo (Profesionales)Número de Colegiado Activo ________________ Al mes de ______________________________

Solicitud de Compra No:_____________ del ____/____/______ Partida Presupuestaria _________________________

Certif icación de Ingresos y Egresos para Programas Autofinanciables

Orden de Compra No:_____________ del _____/_____/______Valor Total: Q.____________ Neto Q._____________ IVA Q._____________

Fotocopia de Contrato Administrativo Número: _______________ del _____/_____/______ Valor: Q._____________________

Fotocopia de Fianza de CumplimientoNúmero: _______________ del _____/_____/______ por: Q._____________________

Aprobación del Contrato Administrativo del _____/_______/________

Informe de Labores

Factura Número_______________ por Q._________________ Número_______________ por Q._________________ Número_______________ por Q._________________

Constancia de Exención de IVA Número_______________ por Q._________________ Número_______________ por Q._________________

Constancia de Retención de ISR Número_______________ por Q._________________ Número_______________ por Q._________________

Folios Adjuntos: ____________________

OBSERVACIONES GENERALES: __________________________ _____________________________________________________________________

PROFESIONAL DE AUDITORÍA TESORERO

Producción:

Control del Proceso

14

3

4

5

10

7

DOCUMENTOS QUE DEBEN CONTENER LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN

DE PROFESIONALES Y TÉCNICOS EN EL RENGLÓN 029

9

13

1

Si No N/AOrden Folio

2

6

8

Descripción

1/4 Expediente 2/4 Auditoría Interna 3/4 Unidad Ejecutora 4/4 DARH

11

Observaciones

15

12

Primera Contratación

Recontratación

33

X. ANEXOS

34

ANEXO 1

TRANSCRIPCIÓN CIRCULAR CONJUNTA

35

TRANSCRIPCIÓN CIRCULAR CONJUNTA

CIRCULAR CONJUNTA DEL MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLIC AS, CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Y OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL, q ue literalmente dice: “ Para la contratación de Servicios Técnicos y Profesionales con cargo al renglón presupuestario 029. “Otras remuneraciones de personal temporal”, por parte del Sector Público que comprende los Organismos del Estado, sus entidades autónomas y descentralizadas, las municipalidades del país, la Universidad de San Carlos de Guatemala, las empresas públicas, estatales o municipales, además de los requisitos que establece la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, y su Reglamento Acuerdo Gubernativo Número 1056-92, del 22 de diciembre de 1992, se observaran las siguientes normas. I. En ningún caso las personas a contratarse pueden iniciar la prestación del servicio antes de que el contrato haya sido aprobado por la autoridad superior que corresponda, de conformidad con lo preceptuado por el Artículo 26 del Reglamento de la Ley de contrataciones del Estado. No se reconocerá ni se legalizará pago alguno, si los servicios no hubieren sido prestados conforme a lo preceptuado por el Artículo 13, numeral 3 de la Ley Orgánica del Presupuesto. II En el texto de cada contrato suscrito deberá indicarse, que los servicios contratados son de carácter técnico o profesional universitario según el caso, haciendo una descripción detallada del objeto del contrato. Además que el acto contractual no crea relación laboral entre las partes, por cuanto la retribución acordada por los servicios no es para ningún puesto, empleo o cargo público, en concordancia a lo previsto por los Artículos 2027 y 2028 del Código Civil, Decreto de Ley Número 106. III Los profesionales universitarios que se contraten deben cumplir con la obligación de acreditar ser colegiado activo, de acuerdo con lo dispuesto por el Artículo 1. del Decreto Número 62-91 del Congreso de la República, “Ley de Colegiación Profesional Obligatoria”. IV Cuando no exista en el país disponibilidad de técnicos o profesionales universitarios en determinada rama científica o técnica, previa información recabada de la Universidad de San Carlos de Guatemala, de las demás universidades del país y del Colegio Profesional que corresponda, podrá contratarse a profesionales universitarios extranjeros, quienes deberán acreditar documentalmente, antes de la celebración del contrato, su calidad técnica o profesional. El documento respectivo deberá llenar los requisitos a que se refieren los Artículos 37 y 38 de la Ley del Organismo Judicial (Decreto Número 2-89 del congreso de la República) y sus Reformas. V Los técnicos no universitarios deberán acreditar, previamente el acto contractual, la preparación técnica recibida, mediante constancia certificada extendida por las instituciones tecnológicas autorizadas por el gobierno o bien acreditar satisfactoriamente suficiente experiencia en la rama técnica de que se trate. En el caso de técnicos extranjeros no universitarios se acreditará la preparación técnica recibida, legalizando el documento correspondiente en la forma prevista en los Artículos 37 y 38 de la Ley del Organismo Judicial (Decreto Número 2-89 del Congreso de la República) y sus Reformas. VI La contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario referido, solamente se autorizará cuando tales servicios no puedan ser desempeñados por empleados regulares y siempre que pueda determinarse su costo total, el plazo y el producto final y que la actividad a realizarse no tenga carácter de permanente, a criterio de la autoridad contratante. VII Con cargo al renglón presupuestario descrito únicamente pueden contratarse personas individuales para realización de trabajos o estudios específicos de naturaleza técnica o profesional. Para el cumplimiento de lo pactado, la persona contratada deberá prestar la “fianza de cumplimiento” a que se refiere el Artículo 65 de la Ley de Contrataciones del Estado, y Numeral 1) del Artículo 38 de su Reglamento. VIII Las personas contratadas con cargo al renglón presupuestario mencionado, no tienen el carácter de “servidores públicos” de conformidad con lo preceptuado por el Artículo 4 de la Ley de Servicio Civil, por lo que debe quedar claramente estipulado en el contrato respectivo que dichas personas no tienen derecho a ninguna de las prestaciones de carácter laboral que la Ley otorga a los servidores públicos, tales como: la indemnización, vacaciones, aguinaldo, bonificaciones, pago de tiempo extraordinario, licencias, permisos, etc.; además, no se les hará

36

ningún descuento para el fondo de Clases Pasivas Civiles del Estado del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, ni el descuento a que se refiere el Decreto Número 81-70 del Congreso de la República, exceptuándose las retenciones ordenadas por los tribunales de justicia, no estando en consecuencia amparadas por ninguna de las estipulaciones del Código de Trabajo. No obstante lo anterior, las personas contratadas, además de las retribuciones pactadas por sus servicios, tienen derecho a que se les pague los gastos en que incurran, cuando por motivo de los servicios prestados, tengan que trasladarse al interior o exterior del país, de conformidad con lo que estipula el artículo 2029 del Código Civil. IX El costo de la contratación, se hará por una cantidad global y su amortización puede hacerse mediante pagos parciales por períodos regulares, de acuerdo al avance de los trabajos circunstancias que deben quedar claramente establecidas en el contrato. X A las personas contratadas bajo el renglón presupuestario citado puede eventualmente asignárseles local, equipo y personal de apoyo para el mejor desempeño en la prestación de sus servicios y siempre que dichas circunstancias queden expresamente establecidas en el contrato respectivo. XI Las personas contratadas con cargo al renglón referido no necesariamente deben observar la jornada u horario de trabajo de la dependencia contratante, toda vez que la evaluación de sus servicios se hará en base a los resultados parciales o finales de su gestión. XII Debe establecerse en el texto del contrato, la obligación que tienen las personas contratadas de rendir informes periódicos del avance de los servicios encomendados, así como un informe final acompañado del producto o resultado de la prestación de su servicio. XIII Es responsabilidad de las autoridades contratantes, velar porque en los contratos que se suscriban, se estipule en cláusula especial que el impuesto al valor agregado (IVA), debe quedar incluido dentro del monto a que ascienda la prestación de los servicios contratados en dichos instrumentos, de conformidad con lo dispuesto en la ley de la materia. XIV Las personas contratadas para la prestación de servicios profesionales que tengan la calidad de universitarios, están obligados a pagar el timbre del Colegio de Profesional al que pertenezcan, el cual deberá adherirse al contrato que suscriban, en cumplimiento de la Norma III de esta Circular. XV El Estado o sus instituciones deben reservarse el derecho de rescindir unilateralmente el contrato sin ninguna responsabilidad de su parte, sin perjuicio de hacer efectiva la “fianza de cumplimiento” en caso de incumplimiento por parte de la persona contratada, de las obligaciones estipuladas en el Contrato. XVI No podrán celebrar contratos con cargo al renglón 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”, los servidores o trabajadores públicos del Estado o de las entidades a que se refiere el artículo 1, del Decreto 57-92 del Congreso de la República, así como sus parientes dentro de los grados de ley, cuando los contratos deban celebrarse con las dependencias en autoridad, tal como lo dispone el Artículo 80, numeral 3 del Decreto citado. XVII Los funcionarios o empleados que infrinjan las disposiciones contenidas en esta Circular y las disposiciones contenidas a este respecto en el Decreto Número 57-92, del Congreso de la República y su reglamento, quedan obligados a responder por el pago o por el compromiso que hubieren contraído, según el caso sin perjuicio de cualquier otra responsabilidad que les corresponda. En la ciudad de Guatemala a los dos días del mes de enero de mil novecientos noventa y siete”. Aparecen las firmas de Lic. José Alejandro Arévalo Alburez, Ministro de Finanzas Públicas, Lic. Luis Arturo Aguilar Solares, Contralor General de Cuentas, Licda. Mireya Barrera M. de Velásquez, Directora de la Oficina Nacional de Servicio Civil.

37

ANEXO 2

1. PROYECTO DE ACUERDO DE RECTORÍA (ADMINISTRACIÓN CEN TRAL)

2. PROYECTO DE PUNTO RESOLUTIVO (JUNTA DIRECTIVA, CONSEJO DIRECTIVO)

38

PROYECTO DE ACUERDO DE RECTORÍA No.___________

“EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEM ALA , de conformidad con las

atribuciones que le confiere el artículo 17 del Estatuto de la Universidad; ACUERDA: Primero:

Contratar los servicios técnicos o profesionales de __________________________________, en

el renglón presupuestario 029 “Otras Renumeraciones al Personal Temporal”, a efecto de que

desarrolle actividades que se detallan más adelante. Segundo: Los honorarios

de________________________________________________serán de ________________________

______________________( ), más ________________________ ( ), del Impuesto

al Valor Agregado (IVA), siendo el total mensual de __________________________( ). La

vigencia de la contratación es del ______________ al ______________, por lo que el monto total por

el período contratado es de: __________________________________________ ( ) y

_________________________________ ( ) del Impuesto al Valor Agregado (IVA), siendo el

total del contrato de __________________________ ( ). Tercero: El valor del contrato se

cargará a la Partida Presupuestal No.__________________ y el mismo no genera relación laboral

con la Universidad de San Carlos de Guatemala. El pago de los honorarios se hará efectivo contra

entrega de informes mensuales de las actividades realizadas las cuales deberán contar con el visto

buenode_____________________________________________________.Cuarto: El___________.

l___________________________________realizará las actividades siguientes:_________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Quinto: El _________________________________________deberá presentar Fianza de

Cumplimiento conforme a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado. Sexto: El contrato

que se suscriba, deberá contemplar, dentro de otros aspectos, que los documentos que se produzcan

como resultado de las actividades establecidas en el presente Acuerdo, serán propiedad intelectual

de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Séptimo: Se encargará a la Dirección General

Financiera y a la Dirección de Asuntos Jurídicos en lo que a cada uno corresponde, dictar las

medidas necesarias para el cumplimiento del presente Acuerdo y las que determinan al respecto las

leyes del país. COMUNÍQUESE. Dado en la ciudad de Guatemala, a los _______________ del mes

de _______________ de ________________. (ff) Lic. Carlos Estuardo Gálvez Barrios, Rector, Dr.

Carlos Guillermo Alvarado Cerezo, Secretario General.”

39

PROYECTO DE PUNTO RESOLUTIVO (JUNTA DIRECTIVA, CONS EJO DIRECTIVO) PUNTO: _________ PROPUESTA DE CONTRATACIÓN DE SERVI CIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES CON CARGO AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 0 29 PARA LA FACULTAD, ESCUELA O CENTRO UNIVERSITARIO __________________________________________________, PARA EL PERÍODO COMPRENDIDO DEL ________________ AL _______________ __PRESENTADA POR ________________________________________________________________________. Se somete a consideración de Junta Directiva (Consejo Directivo) el Oficio No. _______ de fecha ________ del quien solicita se autorice la contratación de servicios técnicos o profesionales, con cargo al reglón presupuestario 029, para ______________________________________ conforme a los términos de referencia contenidos en el formulario SIC.029 -03 No. _________ de fecha ______________ que se presenta. Junta Directiva, (Consejo Directivo) con base en lo que para el efecto establece el Artículo 22 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala y Circular Conjunta suscrita por la Contraloría General de Cuentas, Ministerio de Finanzas Públicas y la Oficina Nacional de Servicio Civil, ACUERDA: A) AUTORIZAR la contratación de los servicios técnicos o profesionales, conforme lo solicitado en el Formulario SIC.029 -03- No._________ de fecha ______________________. B) Instruir al Decano de la Facultad o Director de la Escuela o del Centro__________________________________________________ para que proceda a la suscripción de los respectivos contratos dentro del plazo de diez días, que establece el artículo 47 de la Ley de Contrataciones del Estado.

40

ANEXO 3

MINUTA DEL CONTRATO Y AUTÉNTICA. “CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS Y PROFESIONALES CON CARGO

AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 029”

41

MINUTA DE CONTRATO

CONTRATO NÚMERO _______ -2008. En la ciudad de Guatemala, el día_________________ de dos mil

ocho, constituidos en ________________________ de la Universidad de San Carlos de Guatemala, nosotros

_____________________, de ___________________ años de edad,___________________________ (estado

civil y profesión), guatemalteco, de este domicilio, me identifico con la cédula de vecindad número de Orden

______ Guión ________y de Registro ___________ (en letras y en números), extendida por el Alcalde del

municipio de__________________ del departamento_____________________ ; actúo en mi calidad

de______________________________________de la Universidad de San Carlos de Guatemala, acreditando

mi cargo con certificación de lo conducente de las Actas de Elección y de Toma de posesión del cargo

números_____________ de fechas________________ respectivamente, de ____________________, y de

conformidad con lo preceptuado en el artículo 29 de la Ley Orgánica de la Universidad de San Carlos de

Guatemala (en el caso de Directores de Centros Universitarios la base legal es el artículo 20 del Reglamento

General de Centros Regionales Universitarios y 51 del Reglamento de Elecciones de la Universidad de San

Carlos de Guatemala) y 22 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala, a quién en el curso de

este instrumento denominaremos como “RECTOR”, “DECANO” o “DIRECTOR” y

__________________________________________, de ______ años de edad,________________(estado civil y

profesión), guatemalteco(a) de este domicilio, me identifico con la cédula de vecindad número de

Orden____________ y de Registro______________________ (en letras y números), extendida por el Alcalde

del municipio de _________________________ del Departamento de________________________________,

con residencia en __________________________________________________________________________ ,

lugar que señalo para recibir citaciones y notificaciones; actúo en nombre propio y en el curso de este

instrumento denominaremos: “EL PROFESIONAL O TÉCNICO”. Los otorgantes manifestamos ser de los

datos de identificación personal consignados, hallarnos en el libre ejercicio de nuestros derechos civiles

42

y que por este acto convenimos en celebrar CONTRATO ADMINISTRATIVO DE SERVICIOS

TÉCNICOS O PROFESIONALES, de conformidad con las siguientes cláusulas: PRIMERA: BASE

LEGAL: El presente contrato se suscribe con fundamento en el Artículo veintinueve (29) de la Ley

Orgánica de la Universidad de San Carlos de Guatemala y el artículo 22 de su Estatuto, (en caso de Director

de Centro Universitario 20 del Reglamento de Centros Regionales y 51 del Reglamento de Elecciones de la

Universidad de San Carlos de Guatemala) así como también el artículo 44 , inciso uno (1) , Sub inciso uno

guión punto nueve (1.9) y 47 de Ley de Contrataciones del Estado, Decreto cincuenta y siete guión noventa y

dos (57-92) del Congreso de la República de Guatemala y su respectivo Reglamento, la Circular Conjunta

suscrita por la Contraloría General de Cuentas, el Ministerio de Finanzas Públicas y la Oficina Nacional de

Servicio Civil, referida a la contratación con cargo al renglón cero veintinueve (029); específicamente sirve de

fundamento para la celebración de este contrato, ACUERDO DE RECTORÍA, PUNTO DE ACTA DE JUNTA

DIRECTIVA de Facultad o CONSEJO DIRECTIVO de Escuela No Facultativa o Centro Universitario de

_______________________________________ contenido en punto___________ del acta____________de

fecha___________________ y orden de compra No._________________. SEGUNDA: OBJETO DEL

CONTRATO: El (Rector, Decano o Director) expongo que por este acto “La (Dependencia Administrativa,

Facultad de, Escuela de o Centro Universitario de)________________________________________________

de la Universidad de San Carlos de Guatemala, contrata los servicios PROFESIONALES (O TÉCNICOS) de

__________________________________________________________ y quien cumplirá con lo siguiente:

(objeto del Contrato)_________________________________________________________________________,

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

por mi parte como “El PROFESIONAL (O TÉCNICO)” me comprometo a prestar mis servicios

PROFESIONALES (O TÉCNICOS) en (lugar)___________________________________________.

TERCERA: A) DE LOS HONORARIOS Y FORMA DE PAGO: La (Dependencia administrativa, Facultad,

Escuela No Facultativa o Centro Universitario)____________________________________ pagará a “EL

PROFESIONAL (O TÉCNICO)” por los servicios PROFESIONALES (O TÉCNICOS) prestados en

43

concepto de honorarios la cantidad de (letras y números)

__________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________que

incluyen el Impuesto al Valor Agregado -IVA- por la cantidad de

___________________________________(letras y números), monto que será cubierto por la Universidad de

San Carlos de Guatemala, mediante la respectiva Constancia de Exención, que se entregará debidamente

autorizada por la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-, siendo el total a facturar la cantidad

de (en letras y números) ___________________________________________________________ con cargo a

la Partida Presupuestaria No. __________________-029- contra la presentación de la factura correspondiente

e informe de las actividades realizadas durante el período que se cancela, así como aquellos otros informes

que le sean requeridos cuando se estime pertinente, los que deberán estar aprobados con la firma del Rector. ,

Director General, Jefe (dependencias administrativas) Decano de Facultad o Director de Escuela No

Facultativa o Centro Universitario ______________________________________________________. Dichos

servicios serán cancelados en___________pagos vencidos y consecutivos de

____________________________(Q.)______________); el último pago se hará efectivo contra entrega del

trabajo concluido. CUARTA: VIÁTICOS o GASTOS CONEXOS. Manifiesta “ (EL RECTOR, DECANO,

DIRECTOR, o CONTRATANTE) , que si para el cumplimiento de sus obligaciones,”El PROFESIONAL (O

TÉCNICO)” necesita trasladarse fuera del departamento o al extranjero de donde presta sus servicios, su

representada, la Universidad de San Carlos de Guatemala por medio de la Rectoría, Facultad de o Escuela de

o del Centro _______________________________________________, se obliga a reconocer, los gastos que se

originen, conforme al Reglamento de Gastos de Representación Viáticos y Gastos Conexos y Gastos de Atención

y Protocolo de la de la Universidad de San Carlos de Guatemala . QUINTA: VIGENCIA : esta contratación

tiene vigencia del__________________________________________________________al

__________________________________________ SEXTA : FIANZA DE CUMPLIMIENTO : Como “El

PROFESIONAL (O TÉCNICO)” me obligo a presentar FIANZA DE CUMPLIMIENTO a favor de “La

Universidad de San Carlos de Guatemala” equivalente al diez por ciento (10 %), del valor total del contrato,

44

lo que garantizará el fiel cumplimiento de las obligaciones contractuales, por el período de la vigencia

respectiva, de conformidad con lo establecido en los artículos sesenta y cinco y sesenta y nueve (65 y 69), de la

Ley de Contrataciones del Estado y treinta y ocho, inciso uno, y treinta y nueve de su Reglamento (38 inciso 1

y 39 ). Dicha fianza deberá ser emitida por una institución afianzadora debidamente autorizada para operar en

Guatemala. La fianza anteriormente descrita se hará efectiva cuando ocurra el incumplimiento de

cualesquiera de las obligaciones que ahora contrae “El PROFESIONAL (O TÉCNICO) ” y para ello bastará el

simple requerimiento que “La Universidad” haga a la afianzadora, la cual efectuará el pago dentro de los

treinta días siguientes a dicho requerimiento, circunstancia que se hará constar en dicha póliza. La fianza

deberá mantenerse vigente hasta que “La Universidad” dé por recibido el trabajo y se declare conforme con el

mismo y extienda el finiquito respectivo a “EL PROFESIONAL (O TÉCNICO) ” SÉPTIMA:

DISPOSICIONES GENERALES: a) “EL PROFESIONAL (O TÉCNICO)” desarrollare mis actividades en

________________________ b) como “EL PROFESIONAL (O TÉCNICO)” presentaré para el pago de mis

honorarios la factura correspondiente y un informe que contenga las actividades realizadas, según lo estipulado

en la cláusula tercera del presente contrato, informe que deberá ser aprobado por quien supervisa dichas

actividades. OCTAVA: OTRAS CONDICIONES a) Los documentos e informes que se originen de este

contrato serán propiedad exclusiva de la Universidad de San Carlos de Guatemala, b) Los servicios que se

prestarán serán de carácter profesional (o técnico) y la persona contratada no tiene calidad de trabajador o

funcionario de la Universidad de San Carlos de Guatemala, por lo que tampoco tiene derecho a ninguna

prestación de carácter laboral, y el valor de los honorarios profesionales (o técnicos) pactados no tiene la

calidad de sueldo o salario, tal y como se estipula en la descripción del reglón de gasto cero veintinueve (029)

“Otras Remuneraciones de Personal Temporal”. c) “El PROFESIONAL (O TÉCNICO)” se somete a las leyes

de la República de Guatemala, en todo lo relacionado a este contrato, y renuncia al fuero de su domicilio y

reitera como lugar para recibir citaciones y notificaciones el indicado al principio de este documento,

aceptando como bien hechas las que ahí se le hagan, aún cuando hubiere cambiado de dirección sin haberlo

notificado previamente por escrito a la Dependencia Administrativa, Facultad, Escuela No Facultativa o

Centro Universitario__________________________________________ d) por convenio entre las partes, la

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universidad facilitará, cuando fuera necesario, al “PROFESIONAL (O TÉCNICO)” para el mejor desempeño

de la prestación de sus servicios, espacio físico, mobiliario y equipo , pudiendo éste desarrollar su actividad

conforme asignación especifica. NOVENA: DECLARACIÓN JURADA: Como “EL PROFESIONAL (O

TÉCNICO)” declaro bajo juramento que no soy deudor moroso del Estado, ni de entidades a las que se refiere

el artículo uno de la Ley de Contrataciones del Estado y sus Reformas, que no estoy comprendido en ninguna de

las prohibiciones establecidas en el artículo ochenta del mismo cuerpo legal y declaro que no laboro bajo otro

reglón presupuestario con relación de dependencia en la Universidad de San Carlos de Guatemala. DÉCIMA:

PROHIBICIONES: Los contratantes convenimos que a “El PROFESIONAL (O TÉCNICO)” le queda

expresamente prohibido ceder total o parcialmente los derechos y obligaciones provenientes del presente

contrato. DÉCIMA PRIMERA: TERMINACIÓN DEL CONTRATO: “La Universidad” a través del Rector,

Decano o Director ________________________________________, sin responsabilidad de su parte podrá

dar por terminado unilateralmente el presente contrato por las causas siguientes: a) en caso de evidente

negligencia por parte de “El PROFESIONAL (O TÉCNICO)” en la prestación de los servicios contratados o

negativa infundada de cumplir con sus obligaciones; b) por vencimiento de la vigencia estipulada; c) por

incumplimiento de las relaciones contractuales; d) Por rescisión acordada por mutuo acuerdo entre las

partes; y, e) por caso fortuito o fuerza mayor. Cuando “El PROFESIONAL (O TÉCNICO)” incurra en

cualquiera de las faltas previstas en las literales “a y c” de la presente cláusula. “La Universidad” a través de

(EL RECTOR, DECANO O DIRECTOR ) le dará audiencia por un plazo no mayor de diez días a efecto de que

exprese lo que considere conveniente en su defensa, acompañando las pruebas necesarias, vencido el plazo

indicado “La Universidad” a través de “(EL RECTOR, DECANO O DIRECTOR ) resolverá con base en las

pruebas presentadas, dando por terminado el presente contrato o por desvanecidos los cargos formulados.

DÉCIMA SEGUNDA: CONTROVERSIAS: Los otorgantes convenimos expresamente que cualquier

diferencia o reclamo que surja entre las partes derivado de la aplicación o interpretación del contrato será

resuelto directamente entre los mismos con carácter conciliatorio, pero si no fuere posible llegar a un acuerdo,

la cuestión o cuestiones litigiosas a dilucidarse se someterán a los Tribunales competentes de la República de

Guatemala que “La Universidad” elija, para cuyo efecto “El PROFESIONAL (O TÉCNICO)” renuncia al

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fuero de su domicilio y reitera como lugar para recibir citaciones y notificaciones el indicado al principio

de este documento aceptando como bien hechas las que ahí se le hagan, aún cuando hubiere cambiado de

dirección sin haberlo notificado previamente por escrito a la Universidad, con aviso de recepción. DÉCIMA

TERCERA: DE LA RELACIÓN CONTRACTUAL: queda expresamente estipulado que el presente

contrato no genera relación laboral entre “La Universidad” y “El PROFESIONAL (O TÉCNICO)”, por lo

tanto a éste no le asiste derecho presente ni ulterior para reclamar el pago de prestaciones de carácter laboral

que “La Universidad” otorga a sus trabajadores. DÉCIMA CUARTA: IMPUESTOS: el pago de honorarios

en general que “La Universidad” haga a “El PROFESIONAL (O TÉCNICO)” estará afecto a las retenciones o

impuestos que determinan las leyes fiscales correspondientes en lo que a éste compete, no así “La

Universidad” la cual está exenta del pago de toda clase de impuestos, arbitrios y contribuciones, sin excepción

alguna, al amparo de lo establecido en el artículo ochenta y ocho (88) de la Constitución Política de la

República de Guatemala. DÉCIMA QUINTA: GASTOS Y COSTAS: Todos los gastos que se ocasionen con

motivo del faccionamiento del presente contrato, así como los que se causen judicial o extrajudicialmente son

por cuenta de “El PROFESIONAL (O TÉCNICO)”. DÉCIMA SEXTA: Nosotros, los otorgantes,

manifestamos que hemos leído íntegramente el contenido del presente contrato e impuestos de su contenido,

objeto, validez y demás efectos legales, lo aceptamos, ratificamos y firmamos, haciendo constar que se

encuentra contenido en ( ) hojas de papel bond con el membrete de la Universidad de San Carlos de

Guatemala.

F) __________________________________________ F) _____________________________________ Rector, Decano o Director PROFESIONAL (O TÉCNICO).

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AUTÉNTICA:

En la ciudad de__________________el ________de_________________ dos mil ocho, como Notario (a) DOY FE que las firmas que anteceden son Auténticas, por haber sido puestas hoy en mi presencia por ______________________________________en su calidad de (Rector, Decano de la Facultad, Director de la Escuela No Facultativa o del Centro Universitario ________________________________ lo que acredita con la certificación de lo conducente de las actas de elección y de toma de posesión del cargo de fechas________________________y_____________________respectivamente , y por ______________________________________________el primero es persona de mi anterior conocimiento y el segundo se identifica con la cédula de vecindad número de orden____________________ y de registro______________________________extendida por el alcalde municipal de__________________________departamento de ______________________las firmas que se legalizan están puestas en el contrato administrativo de Servicios TÉCNICOS O PROFESIONALES No.__________ de esta misma fecha, contenido en _______________( ) páginas , impresas en igual número de hojas de papel membreteado de la Universidad de San Carlos de Guatemala, las cuales enumero, sello y firmo. F)_____________________________________ F) _______________________________________ Rector, Decano o Director Profesional o técnico

Ante Mí:

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ANEXO 4

APROBACIÓN DEL CONTRATO

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APROBACIÓN No. ____________

APROBACIÓN DE CONTRATO

EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEM ALA , de conformidad con lo preceptuado por el artículo 26 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, que literalmente prescribe “El contrato deberá ser aprobado en todos los casos, dentro de los diez (10) días calendario contados a partir de la presentación por parte del contratista de la garantía de cumplimiento a que se refiere el artículo 65 de la Ley”, hace constar que ha tenido a la vista el CONTRATO ADMINISTRATIVO DE SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES NÚMERO___________ de fecha ____________de _______________del _________, suscrito entre la Universidad de San Carlos de Guatemala y ______________________________y la póliza de cumplimiento CLASE: _______________No. _________de fecha_____________ de ____________del _________, en tal virtud APRUEBA el contrato antes indicado. En la ciudad de Guatemala, el día ___________de ____________del ________.

“ID Y ENSEÑAD A TODOS”

Lic. Carlos Estuardo Gálvez Barrios Rector

universidad de san carlos de guatemala -...

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