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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
TRABAJO DE TITULACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO PARA
OPTAR POR EL TITULO DE:
INGENIERO COMERCIAL
TEMA:
ANÁLISIS DE LOS PROCESOS CONTABLES Y SU INCIDENCIA EN
LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA EMPRESA
INSHOSPUL
AUTOR
MIRABA FERNÁNDEZ JOHN ALEX
.
CONSULTOR ACADÉMICO
MGS. GUERRERO CORTEZ VLADIMIR ALEXANDER
PORTADA
GUAYAQUIL – ECUADOR
2018
II
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN
TÍTULO Y SUBTÍTULO: ANÁLISIS DE LOS PROCESOS CONTABLES Y SU
INCIDENCIA EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA EMPRESA INSHOSPUL
AUTOR(ES) (apellidos/nombres):
MIRABÁ FERNANDEZ JOHN ALEX
REVISOR(ES)/TUTOR(ES)
(apellidos/nombres):
QUIMI MACIAS RUBEN EDUARDO / GUERRERO CORTEZ
VLADIMIR ALEXANDER
INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
UNIDAD/FACULTAD: FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
MAESTRÍA/ESPECIALIDAD: INGENIERIA COMERCIAL
GRADO OBTENIDO: INGENIERO COMERCIAL
FECHA DE PUBLICACIÓN: SEPTIEMBRE, 2018 No. DE
PÁGINAS:
83
ÁREAS TEMÁTICAS:
PALABRAS CLAVES/
KEYWORDS: procesos contables, estados financieros, área contable,
gerencia, contabilidad
RESUMEN/ABSTRACT:
El objetivo del presente estudio de caso es el de analizar los procesos contables de la empresa
INSHOSPUL y su incidencia en sus estados financieros, a través de un enfoque de investigación
cualitativo y de tipo descriptivo en donde se entrevistó a cuatro miembros del personal del área
administrativa, además se identificaron múltiples procesos contable, como resultados se puedo
evidenciar que existe una desactualizada normativa para la gestión de los procesos contables en
la empresa y esta incide de forma negativa en los estados financieros, debido al uso de informacion
desactualizada y no registrada debidamente; esto a consecuencia de las acciones improvisadas por
su personal contable para el manejo de situaciones problemáticas. Además, se identificó que la
empresa en análisis mantiene una situación favorable en relación al crecimiento de sus ventas en
los últimos años, lo que extiende el interés por parte de las autoridades de gerencia administrativa
para la modernización de los procesos contables más antiguos, con relación al as las principales
características de los procesos contables estas se encuentran determinadas por la falta de
verificación y almacenamiento de la misma, lo que impide que se tomen acciones correctivas con
respecto al desarrollo de los estados financieros.
ADJUNTO PDF: SI NO
CONTACTO CON
AUTOR/ES:
Teléfono:
0967894727
E-mail:
CONTACTO CON LA
INSTITUCIÓN:
Nombre:
Teléfono:
E-mail:
x
III
CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD
Habiendo sido nombrado VLADIMIR ALEXANDER GUERRERO CORTEZ, tutor del
trabajo de titulación certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por
JOHN ALEX MIRABÁ FERNANDEZ, con mi respectiva supervisión como requerimiento
parcial para la obtención del título de INGENIERO COMERCIAL.
Se informa que el trabajo de titulación: “ANALISIS DE LOS PROCESOS CONTABLES
Y SU INCIDENCIA EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA EMPRESA
INSHOSPUL”, ha sido orientado durante todo el periodo de ejecución en el programa
antiplagio URKUND quedando el 0% de coincidencia.
https://secure.urkund.com/view/40028451-238740-
547849#q1bKLVayio7VUSrOTM/LTMtMTsxLTlWyMqgFAA==
VLADIMIR ALEXANDER GUERRERO CORTEZ
C.I. 0914205034
IV
Guayaquil, 16 de agosto del 2018
PHD (E) SOFIA LOVATO TORRES.
DIRECTOR DE CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
Ciudad.-
De mis consideraciones:
Envío a Ud. el Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación
“ANALISIS DE LOS PROCESOS CONTABLES Y SU INCIDENCIA EN LOS ESTADOS
FINANCIEROS DE LA EMPRESA INSHOSPUL” del estudiante JOHN ALEX MIRABÁ
FERNANDEZ, indicando ha cumplido con todos los parámetros establecidos en la
normativa vigente:
El trabajo es el resultado de una investigación.
El estudiante demuestra conocimiento profesional integral.
El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento.
El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.
Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del
trabajo de titulación con la respectiva calificación.
Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines
pertinentes, que el estudiante está apto para continuar con el proceso de revisión final.
Atentamente,
VLADIMIR ALEXANDER GUERRERO CORTEZ
C.I. 0914205034
V
RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTOR
Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en esta tesis son de
absoluta propiedad y responsabilidad de John Alex Mirabá Fernández con C.I.
0927411058 cuyo tema es:
TEMA: “ANÁLISIS DE LOS PROCESOS CONTABLES Y SU INCIDENCIA EN
LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA EMPRESA INSHOSPUL”
Derechos que renunciamos a favor de le Universidad de Guayaquil, para que haga uso como
a bien tenga.
JOHN ALEX MIRABÁ FERNÁNDEZ
C.I. 0927411058
VI
DEDICATORIA
Todo el tiempo y esfuerzo empleado a lo largo de mi carrera universitaria, no solo
lo dedico a mis padres y demás familiares que han estado al tanto de mi desarrollo
académico, más bien, lleva una dedicatoria especial para las generaciones futuras, mis
hijos, sobrinos, y demás personas que tengan que ver en mi entorno familiar y social.
VII
AGRADECIMIENTOS
El agradecimiento principal a Dios, por darme las fuerzas y sabiduría para enfrentar
día a día este camino, permitiendo tener mis objetivos claros.
A mis familiares por su comprensión y paciencia.
A mi tutor Mgs. Vladimir Guerrero Cortez y los Docentes que conforman esta
Honorable Institución, por brindar sus conocimientos e impartir experiencias como
profesionales.
Al Ing. Juan Pulido y la Ing. Verónica Vélez, Representantes de la Pymes
“INSHOSPUL”, por haber aceptado que realice este proyecto en su prestigiosa Empresa
familiar.
VIII
TABLA DE CONTENIDOS
PORTADA ......................................................................................................................... I
DEDICATORIA .............................................................................................................. VI
AGRADECIMIENTOS .................................................................................................. VII
TABLA DE CONTENIDOS ........................................................................................ VIII
ÍNDICE DE TABLAS ..................................................................................................... XI
ÍNDICE DE FIGURAS .................................................................................................... XI
RESUMEN ................................................................................................................... XIII
ABSTRACT ................................................................................................................. XIV
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 1
Delimitación del problema ........................................................................................ 3
Formulación del problema ..................................................................................... 4
Justificación ............................................................................................................... 4
Objeto de estudio ....................................................................................................... 5
Campo de investigación............................................................................................. 5
Objetivo general ........................................................................................................ 6
Objetivos específicos ................................................................................................. 6
MARCO TEÓRICO ........................................................................................................ 7
1.1 Antecedentes ........................................................................................................ 7
1.2 Teorías generales ................................................................................................. 9
1.2.1 Inicios de los procesos contables .................................................................. 9
1.2.2 Características y función de la información contable ................................. 11
1.2.3 La contabilidad ........................................................................................... 14
1.2.4 Procedimientos contables ........................................................................... 16
1.2.5 Ciclo contable ............................................................................................. 18
1.2.6 Control de procesos contables .................................................................... 21
1.2.7 Ventajas y desventajas de los procesos contables ...................................... 25
1.2.8 La ecuación contable .................................................................................. 26
1.2.9 Balance general........................................................................................... 27
IX
1.2.10 Estado de resultado ................................................................................... 32
1.2.11 Estado de cambios en la situación financiera ........................................... 34
1.3 Marco contextual ............................................................................................... 36
1.3.1 Actividades ................................................................................................. 37
1.3.2 Misión ......................................................................................................... 37
1.3.3 Visión.......................................................................................................... 37
1.3.4 Estructura organizacional ........................................................................... 37
1.3.5 Valores ........................................................................................................ 38
1.4 Marco conceptual .............................................................................................. 38
1.5 Marco legal ........................................................................................................ 40
MARCO METODOLÓGICO ...................................................................................... 44
2.1 Diseño de la investigación ................................................................................. 44
2.2 Enfoque de la investigación ............................................................................... 44
2.3 Tipos de investigación ....................................................................................... 45
2.3.1 Investigación exploratoria .......................................................................... 45
2.3.2 Investigación descriptiva ............................................................................ 46
2.4 Población y muestra........................................................................................... 46
2.4.1 Población .................................................................................................... 46
2.4.2 Muestra ....................................................................................................... 47
2.5 Técnicas de investigación .................................................................................. 48
2.5.1 La entrevista ............................................................................................... 48
2.5.2 La observación ............................................................................................ 49
2.6 Instrumentos de la investigación ....................................................................... 49
2.6.1 Cuestionario de preguntas .......................................................................... 49
2.6.2 Guía de observación ................................................................................... 50
PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS ............................................... 51
3.1 Resultados y análisis de las entrevistas ............................................................. 51
3.1.1 Entrevista realizada al gerente general ....................................................... 51
3.1.2 Entrevista realizada al Supervisor de Ventas y Compras ........................... 54
3.1.3 Entrevista realizada a la contadora ............................................................. 57
3.1.4 Categorización de las entrevistas ................................................................ 59
3.2 Resultados y análisis de guía de observación .................................................... 60
X
3.3 Resultado situacional ......................................................................................... 61
3.3.1 Matriz FODA .............................................................................................. 61
3.3.2 Fuerzas de PORTER ................................................................................... 62
3.4 Resultados de los procesos contables ................................................................ 65
3.4.1 Gestión financiera ....................................................................................... 65
3.4.2 Registro contable en el sistema de pagos ................................................... 65
3.4.3 Realización de los estados financieros ....................................................... 66
3.4.4 Aprobación de estados financieros ............................................................. 66
3.4.5 Diagrama de causa-efecto de las ventajas y desventajas del actual proceso
contable y su incidencia en los estados financieros ............................................. 67
3.5 Análisis general ................................................................................................. 68
3.6 Limitaciones ...................................................................................................... 70
PROPUESTA ................................................................................................................. 71
4.1.1 Proceso mejorado de la gestión financiera ................................................. 71
4.1.1 Proceso mejorado del registro contable ...................................................... 72
4.1.1 Proceso mejorado para la realización de los estados financieros ............... 73
4.1.2 Proceso mejorado para la aprobación de estados financieros..................... 74
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .......................................................... 76
5.1 Conclusiones ...................................................................................................... 76
5.2 Recomendaciones .............................................................................................. 77
REFERENCIAS ................................................................................................................... 78
APÉNDICES ................................................................................................................... 83
APÉNDICE A: TABLAS DE VIABILIDAD DEL ESTUDIO .................................. 83
XI
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Departamentos de la empresa (Población) ........................................................... 47
Tabla 2. Muestra ................................................................................................................. 48
Tabla 3. Parámetros de entrevista al gerente general ......................................................... 51
Tabla 4. Contenido de las preguntas de la entrevista al gerente general ............................ 51
Tabla 5. Parámetros de entrevista al Supervisor de Ventas y Compras ............................. 54
Tabla 6. Contenido de las preguntas de la entrevista al Supervisor de Ventas y Compras 54
Tabla 7. Parámetros de entrevista de la contadora ............................................................. 57
Tabla 8. Contenido de las preguntas realizadas a la contadora .......................................... 57
Tabla 9. categorización del análisis de las entrevistas ........................................................ 59
Tabla 10. Resultados ficha de observación......................................................................... 60
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1: Jerarquita de las cualidades de la información contable ..................................... 13
Figura 2: Fases del proceso contable.................................................................................. 17
Figura 3: Fases del proceso contable.................................................................................. 19
Figura 4: Ventajas y desventajas de los procesos contables .............................................. 25
Figura 5: Ecuación contable ............................................................................................... 27
Figura 6: Detalle de activos ................................................................................................ 29
Figura 7: Pasivos ................................................................................................................ 30
Figura 8: Capital Contable ................................................................................................. 31
Figura 9: Ejemplo de formato de un Balance General ....................................................... 32
Figura 10: Ejemplo de formato de un Estado de Resultados ............................................. 33
Figura 11: Ejemplo de formato de un Estado de Situación Financiera .............................. 36
Figura 12: Matriz FODA .................................................................................................... 61
Figura 13: Diamante de PORTER ...................................................................................... 62
Figura 14: Proceso actual para gestión financiera .............................................................. 65
Figura 15: Proceso para el registro contable de pagos ....................................................... 65
Figura 16: Proceso para la realización de los estados financieros ..................................... 66
Figura 17: Proceso para la aprobación de los estados financieros ..................................... 66
XII
Figura 18: Diagrama de causa y efecto .............................................................................. 67
Figura 19: Proceso mejorado para la gestión financiera .................................................... 72
Figura 20: Proceso mejorado para el registro contable ...................................................... 73
Figura 21: Proceso mejorado para la realización de los estados financieros ..................... 74
Figura 22: Proceso mejorado para la aprobación de estados financieros ........................... 75
XIII
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE INGENIERÍA COMERCIAL
TEMA: Análisis de los procesos contables y su incidencia en los estados financieros de la
empresa ISHOSPUL
Autor: John Alex Mirabá Fernandez
Tutor: Mgs. Guerrero Cortéz Vladimir Alexander
RESUMEN
El objetivo del presente estudio de caso es el de analizar los procesos contables de la empresa
INSHOSPUL y su incidencia en sus estados financieros, a través de un enfoque de
investigación cualitativo y de tipo descriptivo en donde se entrevistó a cuatro miembros del
personal del área administrativa, además se identificaron múltiples procesos contable, como
resultados se puedo evidenciar que existe una desactualizada normativa para la gestión de
los procesos contables en la empresa y esta incide de forma negativa en los estados
financieros, debido al uso de información desactualizada y no registrada debidamente; esto
a consecuencia de las acciones improvisadas por su personal contable para el manejo de
situaciones problemáticas. Además, se identificó que la empresa en análisis mantiene una
situación favorable en relación al crecimiento de sus ventas en los últimos años, lo que
extiende el interés por parte de las autoridades de gerencia administrativa para la
modernización de los procesos contables más antiguos, con relación al as las principales
características de los procesos contables estas se encuentran determinadas por la falta de
verificación y almacenamiento de la misma, lo que impide que se tomen acciones correctivas
con respecto al desarrollo de los estados financieros.
Palabras claves: procesos contables, estados financieros, área contable, gerencia,
contabilidad.
XIV
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE INGENIERÍA COMERCIAL
TITLE: Analysis of accounting processes and their impact on the financial statements of
the company ISHOSPUL
Author: John Alex Mirabá Fernandez
Advisor: Mgs. Guerrero Cortéz Vladimir Alexander
ABSTRACT
The objective of this case study is to analyze the accounting processes of the INSHOSPUL
company and its impact on its financial statements, through a qualitative and descriptive
research approach where four members of the staff of the administrative area were
interviewed In addition, multiple accounting processes were identified, as results can be seen
that there is an outdated regulation for the management of accounting processes in the
company and this has a negative impact on the financial statements, due to the use of
outdated information and not duly registered; this as a result of improvised actions by its
accounting staff to handle problematic situations. In addition, it was identified that the
company in analysis maintains a favorable situation in relation to the growth of its sales in
recent years, which extends the interest on the part of the administrative management
authorities for the modernization of the oldest accounting processes, with relation Thus, the
main characteristics of the accounting processes are determined by the lack of verification
and storage of the same, which prevents corrective actions from being taken with respect to
the development of the financial statements.
Keywords: accounting processes, financial statements, accounting area, management,
accounting.
1
INTRODUCCIÓN
Los procesos contables son considerados como una serie de actividades financieras
que comienzan con una transacción y finaliza al cierre de los libros contables, que pueden
variar de acuerdo al ciclo establecido por una organización; gran parte de estos trabajos son
realizados a través de sistemas automatizados de contabilidad ya sea a mano o con ayuda
de sistemas computacionales siempre se crean al fin de un ciclo informes detallados o
conocidos también como estados financieros que son los registros que transmiten las
condiciones reales de una empresa con múltiples propósitos en donde se enmarcan las
tomas de decisiones para la planificación del siguiente periodo.
El manejo de los procesos contables dentro de una compañía se ha convertido en
parte sustancial y de importancia apremiante para una correcta gestión comercial en las
empresas en la actualidad, la interrupción o mal manejo de estos con certeza influye de
forma negativa en la salud comercial de cualquier entidad, el impacto de estas atribuciones
tendrá una marca con firmeza notable en los estados financieros, y estos a su vez
determinaran la posición que se deberá adoptar para el control y corrección de aquellos
procesos contables que estecen fuera de los objetivos de crecimiento y afecten los intereses
cooperativos.
El tema del presente trabajo abarca el análisis de los procesos contables y su
incidencia en los estados financieros dentro de una empresa de la ciudad de Guayaquil,
quien a través de los años ha experimentado un crecimiento importante pero aún conservan
ciertos procesos contables que son modificados a medida que las circunstancias lo exigen a
como solución momentánea. La afectación de estas pequeñas modificatorias no han sido
evaluadas lo que podría generar graves afectaciones a los estados financieros y a su vez
ocultar informacion sutil para la toma de decisiones por parte de las autoridades.
2
El método empleado para el presente trabajo se encuentra realizado en cuatro partes
descritos a continuación; la introducción contendrá informacion relacionada con el
planteamiento del problema en donde a través de una serie de puntos se demostrará la
necesidad de la investigación, este contendrá también los objetivos a seguir en conjunto
con la limitación.
En la primera parte se expondrá el marco teórico con los antecedentes de
investigaciones de similar carácter, pero con enfoques distintos que servirán de
complemento para la realización del trabajo de investigación, contendrá también un marco
contextual, conceptual y legal.
En la segunda parte se detallará la metodología utilizada para la consecución de los
objetivos planteados, así como el tipo de investigación con el se procederá, el enfoque,
población y muestra; en la parte final de este capítulo se expondrán los resultados y los
datos informativos de mayor importancia recolectados con las técnicas de investigación.
En la tercera parte se proyectará el análisis de los procesos contables que existen en
la empresa, los estados financieros de mayor relevancia y como estos dos factores
mantienen incidencia entre ellos; se realizará además un procesamiento, discusión para la
consecución de los objetivos. En la parte cuarta se presentará una propuesta que contendrá
la descripción y aportes del autor en base a los supuestos teóricos abordados, la quinta y
última parte contendrán las conclusiones y recomendaciones del estudio de caso.
3
Delimitación del problema
El ámbito en donde se encuentra determinado el problema de investigación
mantiene relación con la gestión eficiente de los procesos contables que dentro de una
empresa permiten planificar el presupuesto, rastreras los gastos, y cuentas por cobrar, entre
otros aspectos importantes. Los procesos contables también pueden manejar nómina,
impuestos y otras cuentas comerciales, pero el detalle de mayor importancia es su
procesamiento para la consecución de los estados financieros, un sistema contable
inadecuado puede generar una calamidad económica para cualquier empresa, en especial
las más pequeñas, la incidencia que estos tienen se ve reflejada en los estados financieros a
finales de ciclo, lo que para muchas organizaciones es el momento indicado para realizar
correcciones y toma de decisiones.
El establecimiento de nombre comercial INSHOSPUL, representada por el tipo de
contribuyente “persona natural” en el ciudadano Pulido Aspiazu Juan Carlos, cuenta con
procesos contables muy limitados tanto en operación como ejecución, existen
procedimientos improvisados que sustentan la actividad diaria, pero al mismo tiempo
forjan problemas de pagos y manejos de cuentas entre otros, todos estos en el largo plazo,
que al final del periodo contable se reflejan en los estados financieros.
La naturaleza de la investigación es de tipo contable y procesal porque desde su
fundación como establecimiento comercial, INSHOSPUL se ha venido manejando a través
de métodos improvisados y poco estudiados para el manejo de los procesos contables, pero
su continuo crecimiento y posicionamiento en el mercado sugiere que dichas estrategias no
prestan un cumplimiento eficiente o adecuado a los nuevos propósitos, lo que genera en
muchas ocasiones perdidas y complicaciones en las ventas.
4
La deficiencia en los procesos contables para las nuevas exigencias genera además
de pérdidas en las ventas el desarrollo de balances y estados financieros que no expresan la
situación real del negocio, la desorganización en la comunicación de las diversas áreas, y
que la información no se gestione dentro de los plazos pertinentes para que se tomen las
acciones correctivas necesarias. Los problemas antes mencionados limitan el crecimiento
sostenible de INSHOSPUL lo que podría ocasionar que el comercial no cumpla son sus
obligaciones contables y presente problemas de rentabilidad.
Formulación del problema
¿De qué manera inciden los procesos contables en los estados financieros en la
empresa INSHOSPUL?
Justificación
El desarrollo de la presente investigación mantiene un diseño orientado al
entendimiento y análisis de los procesos contables dentro de la empresa INSHOSPUL
dedicada a la venta al por mayor y menor de productos odontológicos, que con ayuda de
una revisión bibliográfica de artículos, publicaciones web y trabajos similares aportarán en
el análisis de estos y su incidencia en los estados financieros, beneficiando directamente al
manejo administrativo de la empresa y a la toma de decisiones ejecutivas.
El uso de técnicas de investigación como la entrevista se encuentra justificada bajo
la necesidad de recolectar información relacionada con el actual manejo y empleo de
procesos contables en el área de ventas de la empresa INSHOSPUL, la forma en que son
empleados y los resultados obtenidos bajo este sistema marcarán los puntos de partida para
el análisis integral de su incidencia en los estados financieros, además a través de una
entrevista a la gerente general se tendrá un visión de los procesos administrativos y como
estos se relacionan con los procesos contables en la toma de decisiones.
5
La importancia del desarrollo metodológico seleccionado para la elaboración de la
presente investigación mantiene relación con las necesidades y opiniones de los principales
actores de las diversas áreas y como cada uno identifica y visualiza los procesos contables
actuales, sus falencias y posibles beneficios en la incorporación de nuevos. Los
beneficiarios directos en este desarrollo son los empleados de INSHOSPUL quienes
contaran con un análisis sistemático de los procesos contables actuales y su incidencia en
los estados financieros.
La justificación práctica de esta investigación se encuentra determinada en el
análisis de la incidencia de los procesos contables en los estados financieros de la empresa
INSHOSPUL y a empresas con problemas similares para que realicen la gestión de
recursos necesarios para los cambios pertinentes en los procedimientos que les permitirá no
solo aliviar la carga administrativa en la toma de decisiones sino también crecer y
posicionarse mejor en el mercado.
Objeto de estudio
El presente desarrollo de estudio de caso promueve el análisis sistemático de los
procesos contables dentro de una empresa en particular y como estos inciden de forma
directa e indirecta en sus estados financieros; la forma procesa en concordancia con los
resultados finales, promueven el estudio integral de la problemática planteada que además
enriquecerán las cualidades, características y particularidades dentro del contexto teórico
manejado.
Campo de investigación
El campo en el cual se incurre para el desarrollo del presente estudio de caso es el
de los sistemas contables - procesales y la contabilidad de los estados financieros.
6
Objetivo general
Analizar los procesos contables de la empresa INSHOSPUL y su incidencia en sus
estados financieros.
Objetivos específicos
Sistematizar la fundamentación teórica necesaria para la compresión científica
y legal de los procedimientos contables de una empresa.
Evaluar la situación actual de la empresa INSHOSPUL
Identificar cuáles son las principales características de los procesos contables
actuales del establecimiento INSHOSPUL.
Diagnosticar el nivel de incidencia de los procesos contables en los principales
estados financieros de la empresa INSHOSPUL.
7
Marco teórico
1.1 Antecedentes
De acuerdo con Uribe (2016) en su artículo de título “La información y el control
en el proceso contable” establece que una adecuada medición, control y gestión de los
procesos contables dentro de una empresa que permiten sobrellevar de mejor forma los
problemas relacionados con las diversas áreas, además les brinda a los administradores la
posibilidad de tomar decisiones bajo un amplio panorama de información actualizada.
Como recomendación el autor propone que se actualicen y adapten a las necesidades
creciente de una empresa, para que los procesos contables no se vuelvan obsoletos.
Según Rodríguez (2015) en su trabajo sobre los procedimientos contables
aplicados, en donde se planteó como objetivo general el análisis sistemático de los
procesos contables aplicables en una asociación a través de un estudio cualitativo a 16
funcionarios de altos cargos administrativos de empresas, se determinó que al existir
procesos desactualizados o con etapas obsoletas estos retrasan el manejo de la información
lo que en múltiples ocasiones provocan que se tomen decisiones basadas en datos errados
en los estados financieros que promueve la generación de problemas aún mayores, por lo
que se recomienda el constante monitoreo de los mismos por parte de funcionarios internos
que garanticen la eficiencia y eficacia de los mismos.
Tutasig (2017) en su proyecto de “Modelo de procesos contables para mejorar la
gestión financiera” centro sus esfuerzos en el análisis de las actividades generadoras de
información contable, para lograr su objetivo de diseñar un modelo de procedimientos
contables que mejoren la gestión financiera de una empresa. Durante el proceso se
determinó que las empresas que mantienen una gestión empírica en el manejo de sus
procesos contables presentan y causan problemas en las diversas áreas, algunas veces no es
8
vista de forma inmediata pero su afectación es muy evidente. El diseño de nuevos y
actualizados procesos contables brindó soluciones que salvaguardaron los recursos
financieros de la empresa, y promovió correctivos importantes en el manejo y gestión de
las principales operaciones diarias.
Nuñez (2010) plantea en su investigación relacionada con la implementación de un
sistema contable cuyo objetivo principal es mejorar el ya existente y al mismo tiempo
obtener información confiable y actualizada que facilite el manejo de las tomas de
decisiones con ayuda de los estados financieros; fue realizado a través de encuestas,
entrevistas y observación del personal que labora en esta empresa, se logró determinar que
la empresa a pesar de tener procedimientos contables estos no brindan información
actualizadas al encontrarse obsoletos y desactualizados además que varios procesos no
tienen control alguno y lo que afecta directamente al control de mercadería. La propuesta
de nuevos procesos contable y control periódico podría brindar nuevas guías en la
definición de políticas de control y manejo de mercadería evitando retrasos en los
despachos o ventas de artículos inexistentes.
Según Vera & Alvarado (2017) en su trabajo de investigación cuyo objetivo general
fue el de diseñar procesos contables que garanticen información actualizada a través de los
estados financieros, con ayuda de técnicas de recolección de datos como la observación, y
encuestas se pudo demostrar que al diseñar nuevos procesos contables se pueden plantear
nuevas metas de cumplimiento que promuevan el crecimiento empresarial de la compañía,
este rediseño permitirá además fortalecer la estructura de los estados financieros, lo que
promoverá la toma adecuada de decisiones administrativas basados en informacion real.
9
1.2 Teorías generales
1.2.1 Inicios de los procesos contables
Mientras la revolución industrial se desarrollaba también lo hacia la necesidad de
establecer nuevos sistemas contables lo que estimuló el crecimiento de este sector. El
desarrollo de corporaciones creó grandes grupos que no formaban parte de la
administración de una empresa pero que tenían un interés personal en los resultados de
estas, es decir, accionistas y bonistas que proporcionaban financiamiento externo (Ariza,
2012). El aumento del estatus público de los contadores ayudó a transformar la
contabilidad en una profesión.
La Gran Depresión llevó a la creación de la Comisión de Mercados y Valores en los
Estados Unidos en 1934, en donde todas las empresas que cotizan en la bolsa fueron
obligadas a presentar informes periódicos ante la comisión, por medio de miembros
debidamente certificados (Marrero, 2014). La industria contable prosperó a fines del siglo
XX, cuando las grandes firmas contables expandieron sus servicios más allá de la función
de auditoría tradicional a muchas otras formas de consultoría.
Las empresas, deseosas de atraer más capital para expandir sus operaciones,
comenzaron a publicar sus estados financieros en forma de balance general, estado de
resultados y estado de flujo de efectivo, de esta forma demostraban cuan rentables eran sus
compañías y lo atractivo que sería invertir en ellas. El capital de inversión de fuentes
externas a la compañía se volvió más importante que el proporcionado por los propietarios
individuales que habían sido pioneros en el negocio.
Aunque el ingreso de este capital de inversión aumentó el rango de operaciones y
ganancias para la mayoría de las corporaciones, también aumentó la presión sobre la
administración en orden de complacer los nuevos jefes corporativos: los accionistas. Por su
10
parte a los accionistas se les hacía más difícil confiar completamente en la administración,
por lo que se hizo evidente la necesidad de una revisión financiera independiente de las
operaciones de una compañía.
Los contadores al inicio histórico de su gestión ya eran considerados como
personajes esenciales para la atracción de nuevos agentes de inversión, lo que los convirtió
en pilares fundamentales para mantener su confianza. La profesión de la contabilidad fue
reconocida en 1896 con una ley que establecía que el título de contador público certificado
(CPA) solo se otorgaría a personas que hubieran aprobado exámenes estatales y que
tuvieran tres años de experiencia en el campo (Carrizo, 2016).
La contabilidad moderna sigue los mismos principios establecidos por Luca Pacioli
quien es considerado como el padre de la contabilidad, ya hace más de 500 años (Sangster
& Scataglinibelghitar, 2010). Sin embargo, hoy en día es una profesión altamente
organizada, con un complejo conjunto de reglas para la divulgación justa y presentación
adecuada de información en los estados financieros.
El cambio más reciente en los últimos años ha sido uno de los paquetes de
contabilidad independientes a la contabilidad en la nube, donde los empleados, contadores
pueden acceder al software en línea al mismo tiempo. Este desarrollo permite a las
personas trabajar desde casa y compartir información con las personas relevantes, en
instantes de tiempo reducidos y también en tiempo real, lo que permite que se tomen
decisiones más acertadas al contar con información actualizada.
11
1.2.2 Características y función de la información contable
La información contable presenta cualidades específicas que hacen que lo que
representa sea útil, relevante y de alta confiabilidad, el conjunto de estos tres elementos se
debe complementar de forma adecuada, no importa cuán confiable puede llegar a ser, si la
información no es relevante para la decisión en cuestión, es inútil. Por el contrario, la
información relevante tiene poco valor si no se puede confiar en ella, también podemos
consideramos dos cualidades secundarias: comparabilidad y consistencia (FASB, 2008).
Relevante: la información que puede llegar a brindar debe influenciar de una forma
significante en el proceso de tomas de decisión, la información debe tener un valor
predictivo y / o un valor de retroalimentación. Generalmente, la información útil poseerá
ambas cualidades. Esta confirmación también podrá tener cualidades útiles para las
predicciones futuras en la generación de oportunidades con más altas expectativas
(Buelvas & Mejía , 2014).
La capacidad de predicción es fundamental para el concepto de "calidad de las
ganancias", la cual es destinada a predecir las ganancias futuras de una empresa. La
puntualidad también es un componente importante dentro del concepto de relevancia. La
información es oportuna cuando está disponible para los usuarios lo suficientemente
temprano como para permitir su uso en el proceso de decisión. La necesidad de
información oportuna sugiera que las compañías proporcionen información a sus clientes,
accionistas o usuarios externos de forma periódica continua (Buelvas & Mejía , 2014).
Confiabilidad. La fiabilidad es la medida en que la información es verificable,
representacionalmente fiel y neutral. La verificabilidad implica un consenso entre
diferentes medidores. El término objetividad a menudo está relacionado con la
12
verificabilidad. La fidelidad de representación es determinada tras la existencia de un
acuerdo entre una medida o descripción y el fenómeno que pretende representar.
La confiabilidad de una medida se basa en la fidelidad con la que representa lo que
pretende informar, junto con una garantía para el usuario de que tiene esa calidad de
representación. Para ser útil, la información debe ser confiable y relevante, la confiabilidad
se basa en la medida en que la descripción es verificable y fiel. La neutralidad de la
información también interactúa con esos dos componentes de confiabilidad para afectar la
utilidad de la información (Ramirez, 2012).
• La verificabilidad: es una cualidad que se puede demostrar
asegurando un alto grado de consenso entre los medidores
independientes que usan los mismos métodos para realizar cualquier
medida. La fidelidad de representación, por otro lado, se refiere a la
correspondencia o acuerdo entre los números contables y los recursos o
eventos que dichos números que se pretende representar. Sin embargo,
un alto grado de correspondencia no garantiza que una medición
contable sea relevante para las necesidades del usuario (Ramirez,
2012).
• Neutralidad: significa que, al formular o implementar estándares, la
principal preocupación debería ser la relevancia y la confiabilidad de la
información resultante mas no el efecto que se tenga sobre una
preocupación particular. Una elección neutral entre alternativas de
contabilidad está libre de sesgo hacia un resultado predeterminado
(Rodríguez , 2015).
13
Comparabilidad y consistencia: La comparabilidad entre empresas y la
coherencia en la aplicación de métodos a lo largo del tiempo aumenta el valor informativo
de las comparaciones de conformidades económicas relativas o su utilidad. La importancia
de la información, especialmente la cuantitativa, depende en gran medida de la capacidad
del usuario para relacionarla con algún punto de referencia (Ramirez, 2012).
El gráfico a continuación describe y expone las principales características que se
desean de una información contable:
Figura 1: Jerarquita de las cualidades de la información contable
Fuente: Conceptos de la declaración financiera, (FASB, 2008)
Elaboración propia
CARACTERÍSTICAS
CUALITATIVAS
USUARIOS Y SUS
CARACTERÍSTICAS
COSTO -BENEFICIO
DECISIÓN ÚTIL
RELEVANCIA CONFIABILIDAD
VALOR PREDICTIVOVALOR DE
RETROALIMENTACIÓN
OPORTUNIDAD VERACIDAD
NEUTRALIDAD
FIDELIDAD
REPRESENTATIVA
COMPARABILIDAD CONSISTENCIA
USUARIOS DE LA
INFORMACIÓN
CONTABLE
CONTRASTE
PENETRANTE
CUALIDADES
PRIMARIAS
COMPONENTES
CUALIDADES
SECUNDARIAS
14
1.2.3 La contabilidad
Concepto
La contabilidad se considera como el registro sistemático y completo de las
transacciones financieras relacionadas con una empresa de cualquier tamaño, pero que esté
sujeta a manejo de dinero, y también se refiere al proceso de resumir, analizar e informar
estas transacciones a las agencias de supervisión y las entidades de recaudación de
impuestos. La contabilidad es una de las funciones clave para casi cualquier negocio;
puede ser manejado por un tenedor de libros y contable en pequeñas empresas o por
departamentos de finanzas encargados específicamente para esa actividad.
De acuerdo con Pereda (2015) la contabilidad es la “La doctrina o ciencia, rama de
las matematicas aplicadas a la administracion que, mediante anotaciones veraces,
completas, coordinadas, sistematizadas y resumibles permite definir y regular una
actuacion economica o administrativa” (p.13).
Importancia
La contabilidad generalmente se ajusta a esta necesidad del control y manipulación
de la información contable actualizada, porque permite a las compañías crear informes
financieros que se pueden comparar con otras empresas o algún estándar de la industria.
Los dueños y gerentes de negocios también usan la contabilidad para revisar la eficiencia
de las operaciones. Esta información puede ayudar a los propietarios y gerentes a tomar
decisiones comerciales que mejoren la rentabilidad de la empresa al reducir el mal manejo
en algún sector económico de la compañía (Buelvas & Mejía , 2014).
La contabilidad es considerada como una actividad de servicio. Es importante ya
que proporciona información cuantitativa de naturaleza financiera a varias partes
15
interesadas, la cual está destinada a ser utilizada para tomar decisiones económicas. Estas
partes interesadas incluyen inversores, administración, gobierno, proveedores, financieros,
reguladores, etc. La contabilidad empresarial ayuda a tomar una serie de decisiones
comerciales a corto y largo plazo ayudando al crecimiento de las empresas al mismo
tiempo que incrementa su penetración en el mercado.
Tipos
Existen dos tipos de métodos contables en el entorno empresarial: la base de
efectivo y la de acumulación. El método de base de efectivo reconoce y registra las
transacciones financieras cuando el efectivo cambia de manos entre las partes. Por su parte
la contabilidad de acumulación reconoce y registra las transacciones financieras a medida
que ocurren, independientemente del momento en que el efectivo cambie de manos durante
la transacción. Las pequeñas empresas a menudo utilizan contabilidad en efectivo porque
es un método de contabilidad más fácil. Las compañías más grandes generalmente usan
contabilidad de acumulación porque es requerida en muchas industrias y por agencias
gubernamentales (Figeroa, 2013).
Funcionalidad
Las empresas a menudo usan una combinación de administración y contabilidad
financiera en sus operaciones comerciales. La contabilidad de gestión es responsable de
realizar un seguimiento de los costes empresariales internos en lugar de asignar estos
costes a los bienes o servicios producidos por la empresa. La contabilidad administrativa
también puede ser responsable de pronosticar las ventas futuras y crear presupuestos para
administrar los gastos.
16
La contabilidad financiera es considerada como el proceso de creación de estados
financieros basados en la información contable de la compañía. Estos estados financieros
pueden ser utilizados por partes interesadas comerciales internas o externas para tomar
decisiones comerciales o de inversión orientados al sostenimiento o crecimiento de esta.
(Melchor, Lavín, & Pedraza, 2012)
1.2.4 Procedimientos contables
Los procedimientos contables financieros son utilizados como garantía para que
ciertos procesos se realicen de formas específicas para minimizar los errores y las pérdidas,
también ayudan a determinar cómo las compañías registran e informan sus estados
financieros. La estandarización es la clave para administrar la función de contabilidad,
asegurándose de que las tareas requeridas se realicen y no se olviden, además los
procedimientos también ayudan a capacitar al nuevo personal.
Cornejo (2012) considera a los procedimientos contables como “una herramienta
que brinda información importante sobre la conducción o manejo de un negocio, en lo que
aspecto financiero se refiere” (p.4). Lo que pone en manifiesto la importancia de la gestión
de los procesos contable y su implementación de cualquier empresa o negocio ya que de
esta forma la información contable se organiza y almacena de forma eficiente.
“El proceso contable surge en la contabilidad como consecuencia de reconocer una
serie de funciones o actividades eslabonadas entre sí, necesarias para la obtención de
información financiera útil y confiable” (Álvarez, 2012, p. 34). De acuerdo con lo
establecido por la referencia previa el proceso contable se puede distinguir por etapas o
fases que al trabajar juntas brindar un mejor respaldo y apoyo en la gestión documental
para la toma de daciones en base de documentación contable.
17
Se puede considerar que existen cuatro fases básicas en el proceso contable:
registrar, clasificar, resumir e interpretar datos financieros. Toda la información contable
debe ser comunicada adecuadamente a las partes apropiadas después del análisis. Los
informes contables deben prepararse y distribuirse, y deben incluir el estado de resultados
básico y el balance general, así como también información adicional que incluya índices
contables, diagramas, gráficos y estados de flujo de fondos, el gráfico a continuación
expone:
Figura 2: Fases del proceso contable
Fuente: Manual de procesos y procedimientos para el área contable (Alvarez, 2012)
Elaboración propia
Recolección o captura de la información: se considera como una fase básica del
proceso contable en donde todas las transacciones financieras se registran de forma
sistemática y cronológica en los libros o bases de datos correspondientes. Los registros
contables son aquellos documentos y libros que participan en la preparación de los estados
financieros. Estos también incluyen registros de activos, pasivos, libros mayores, diarios y
otros documentos de respaldo tales como facturas y cheques (Way, 2017).
Clasificación y registro: La fase de clasificación de la contabilidad implica
ordenar y agrupar elementos similares bajo el nombre, categoría o cuenta designada. Esta
1. RECOLECCIÓN O CAPTURA DE
LA INFORMACIÓN
2. CLASIFICACIÓN Y REGISTRO
3. RESUMEN
4. INTERPRETACIÓN
18
fase utiliza el análisis sistemático de los datos grabados en los que todas las transacciones
se agrupan en un solo lugar (Way, 2017).
Resumen: La fase de resumen del proceso contable implica sintetizar los datos
después de cada período contable, como un mes, un trimestre o un año. Los datos deben
presentarse de manera que sean fáciles de entender, además que puedan ser usados por los
usuarios externos e internos de los estados contables. Los gráficos y otros elementos
visuales a menudo se utilizan para complementar los datos textuales (Way, 2017).
Interpretación: La fase de interpretación del proceso contable mantiene relación
con el análisis de los datos financieros, es una herramienta crítica para la toma de
decisiones. Esta función final interpreta los datos registrados de una manera que permite a
los usuarios finales hacer juicios significativos sobre las condiciones financieras de una
cuenta comercial o personal, así como sobre la rentabilidad de las operaciones comerciales.
Esta información luego se usa para preparar planes futuros y enmarcar políticas para
ejecutar planes financieros, que promuevan el crecimiento empresarial (Way, 2017).
1.2.5 Ciclo contable
El ciclo contable es el nombre dado al proceso colectivo de registrar y procesar los
eventos contables dentro de una empresa o negocio. La serie de pasos comienza cuando se
produce una transacción y finaliza con su inclusión en los estados financieros. Los
registros contables adicionales utilizados durante el ciclo contable incluyen el libro mayor
y el saldo de prueba (Lasa, 2014).
Es considerado también como un conjunto metódico de reglas para garantizar la
exactitud y la conformidad de los estados financieros. Los sistemas computarizados de
contabilidad han ayudado a reducir los errores matemáticos en el proceso contable, pero el
19
proceso uniforme del ciclo contable también ayuda a reducir los errores, este se encuentra
altamente automatizado en la actualidad. La mayoría de las transacciones se ingresan
utilizando módulos específicos y el software correspondiente realiza las comprobaciones
de equilibrio (Lasa, 2014). El ciclo contable es considerado como un proceso holístico de
registro y procesamiento de todas las transacciones financieras de una empresa, desde el
momento en que se produce la transacción, pasando por su representación en los estados
financieros, hasta el cierre de las cuentas. El ciclo se repite todos los años fiscales mientras
la empresa siga en actividad.
Figura 3: Fases del proceso contable
Fuente: Manual de procesos y procedimientos para el área contable (Alvarez, 2012)
Elaboración propia
1. Transacciones
Las transacciones financieras son el punto de partida del ciclo contable. Las
transacciones pueden incluir la venta o devolución de un producto, la compra de
suministros para actividades comerciales o cualquier otra actividad financiera que implique
1. Trasacciones
2. Registro de entradas
3. Publicación
4. Balance de prueba
5. Hoja de trabajo
6. Ajustes de entradas
7. Estados financieros
8. Cierre de libros
20
el intercambio de los activos de la empresa, el establecimiento o el pago de una deuda, o el
depósito o el pago de dinero a los dueños de la compañía (Warren & Reeve, 2014).
2. Registro de entradas
Hace referencia cuando una transacción se enumera en el libro correspondiente,
manteniendo el orden cronológico de las transacciones dentro de los registros.
3. Publicación
Las transacciones se contabilizan en la cuenta que impacta. Estas cuentas forman
parte del Libro mayor, donde puede encontrar un resumen de todas las cuentas de la
empresa.
4. Balance de prueba
Al final del período contable (que puede ser un mes, un trimestre o un año, según
las prácticas de una empresa), se procede a calcular todos los saldos de las cuentas
(Haddosk, 2009).
5. Hoja de trabajo
Desafortunadamente, muchas veces el primer cálculo del saldo de prueba muestra
que los libros no están en equilibrio. Si ese es el caso se deben de buscar errores y realizar
correcciones comúnmente llamadas ajustes rastreable a través de una hoja de trabajo.
También se realizan ajustes para contabilizar la depreciación de los activos y para
ajustar los pagos únicos que deben asignarse mensualmente y también para que los gastos
mensuales sean más exactos y vayan de cuerdo a los ingresos mensuales. Después de
21
realizar y registrar los ajustes se realiza otro cálculo de tipo de prueba para asegurarse de
que las cuentas estén en equilibrio (Haddosk, 2009).
6. Ajuste de entradas
Al final del periodo contable de las empresas se deben de publicar as correcciones
necesarias en las cuentas afectadas una vez que el saldo de prueba muestra que las cuentas
se equilibrarán una vez que se realicen los ajustes necesarios. No es necesario realizar
entradas de ajuste hasta que se complete el proceso de balance de prueba y se hayan
identificado todas las correcciones y ajustes necesarios (Warren & Reeve, 2014).
7. Estados financieros
En este paso del ciclo contable se prepara el balance y el estado de resultados
usando los saldos de cuenta corregidos (Warren & Reeve, 2014).
8. Cierre de libros
Las cuentas de ingresos y gastos se cierran y se ponen a cero para el siguiente ciclo
contable. Esto se debe a que las cuentas de ingresos y gastos son cuentas del estado de
resultados, que muestran el rendimiento durante un período específico. Las cuentas de
balance no se cierran porque muestran la posición financiera de la compañía en un cierto
momento (Haddosk, 2009).
1.2.6 Control de procesos contables
A través de la gestión y control de procesos contable las compañías pueden
garantizar que los estados financieros se obtuvieron con ayuda de procesos adecuados de
alta precisión, exactitud y validez. Estos a su vez no garantizan el cumplimiento de las
normativas y leyes vigentes con relación a la administración financiera en un país, pero
22
ayuda a su complimiento. Los controles internos realizados protegen contra el abuso y el
fraude a las empresas, además asegura que toda la información se reciba de manera precisa
y oportuna. Para un control adecuado en el manejo interno de los procesos contables se
pueden sugerir la utilización de los siguientes puntos, cada uno direccionado para la
detección y prevención de los errores antes de su posible existencia (Etupiñan , 2015).
1. Separación de tareas y obligaciones:
La separación de funciones implica dividir la responsabilidad en el control de la
contabilidad, los depósitos, la presentación de informes y la auditoría. Para las pequeñas
empresas es recomendable contar con unos pocos empleados, con solo unos pocos
trabajadores, la tarea de compartir responsabilidades entre dos o más personas se vuelve
menos sistemática por lo que los requerimientos de tareas críticas son revisadas por varias
personas que siguen un propósito en común (Etupiñan , 2015).
2. Controles de accesos
Controlar el acceso a diferentes partes de un sistema de contabilidad a través de
contraseñas, bloqueos y registros de acceso electrónico puede mantener a los usuarios no
autorizados fuera del sistema al tiempo que proporciona una forma de auditar el uso del
sistema para identificar la fuente de errores o discrepancias (Suárez, 2013).
3. Auditorías Físicas
Las auditorías físicas incluyen el recuento manual de efectivo y cualquier activo
físico rastreado en el sistema de contabilidad, como inventarios, materiales y herramientas.
El recuento físico puede revelar discrepancias bien ocultas en los saldos de las cuentas al
pasar por alto por completo los registros electrónicos. El conteo de efectivo en los puntos
de venta se puede hacer diariamente o incluso varias veces por día. Los proyectos más
23
grandes, como el inventario de conteo manual, deben realizarse con menos frecuencia, tal
vez en forma anual o trimestral (Martínez, Blanco, & Marichal, 2012).
4. Documentación
La estandarización de los documentos utilizados para las transacciones financieras,
como facturas, solicitudes internas de materiales, recibos de inventario e informes de
gastos de viaje, puede ayudar a mantener la consistencia en el mantenimiento de registros a
lo largo del tiempo. El uso de formatos de documentos estándar puede facilitar la revisión
de registros pasados al buscar el origen de una discrepancia en el sistema. La falta de
estandarización puede causar que los elementos sean pasados por alto o malinterpretados
en dicha revisión (Suárez, 2013).
5. Balances de prueba
El uso de un sistema de contabilidad de doble entrada agrega confiabilidad al
garantizar que los libros estén siempre equilibrados. Aun así, aún es posible que los errores
hagan que un sistema de doble entrada se salga de balance en un momento dado. El cálculo
de los balances de prueba diarios o semanales puede proporcionar información periódica
sobre el estado del sistema, lo que le permite descubrir e investigar las discrepancias lo
antes posible (Martínez, Blanco, & Marichal, 2012).
6. Reconciliaciones
Las conciliaciones contables ocasionales pueden garantizar que los saldos de su
sistema de contabilidad coincidan con los saldos de las cuentas de otras entidades,
incluidos bancos, proveedores y clientes de crédito. Por ejemplo, una conciliación bancaria
implica comparar saldos de efectivo y registros de depósitos y recibos entre su sistema de
contabilidad y estados de cuenta bancarios. Las diferencias entre estos tipos de cuentas
24
complementarias pueden revelar errores o discrepancias en sus propias cuentas (Etupiñan ,
2015).
7. Autoridad de aprobación
Se recomienda que existan obligaciones hacia los gerentes durante la autorización
de cierto tipo de transacciones relacionadas con acciones de responsabilidad a los registros
contables demostrando que las mismas han sido vistas, analizadas y aprobadas por las
autoridades correspondientes. Exigir aprobación para grandes pagos y gastos puede evitar
que los empleados inescrupulosos realicen grandes transacciones fraudulentas con fondos
de la compañía.
25
1.2.7 Ventajas y desventajas de los procesos contables
La contabilidad financiera y sus procedimientos contables se consideran como una
práctica básica que la mayoría de las pequeñas y grandes empresas realizan en diferentes
niveles. Las empresas pequeñas y medianas tienen necesidades menores que una de mayor
tamaño, pero de forma similar necesitan información adecuada y actualizada para la toma
de sus decisiones. Sin embargo, la gestión de los procesos relacionados con la contabilidad
en ocasiones puede plantear problemas y desafíos, lo que representa un gran compromiso
de responsabilidad en el manejo de la información. A continuación, se exponen las
principales ventajas y desventajas de los procesos contables dentro de una empresa.
Figura 4: Ventajas y desventajas de los procesos contables
Elaboración propia
Aumenta la eficiencia de las empresas
VENTAJAS
Aumenta la rentabilidad
Simplifica la toma de decisiones
Permite la fluctuación de fondos
Transparencia de costos
Ayuda en la consecución de objetivos
Predicción de resultados
DESVENTAJAS
Dependencia de la exactitud de los registos
Interpretación sesgada
Dependencia de las habilidades del contador
Costos de implementación
Requerimiento de nuevos conocimientos para su manejo
Capacitación constante para nuevas actualizaciones
No recomendable para organizaciones pequeñas
26
1.2.8 La ecuación contable
De acuerdo con FAEDIS (2015) la ecuación contable muestra que todos los activos
se financian mediante préstamos de dinero o pagando con el dinero de los accionistas de la
compañía. Por lo tanto, la ecuación contable puede ser descrita como:
Activos = Pasivos + Patrimonio de los accionistas
A través del balance general se puede obtener una visualización un poco más
compleja de esta ecuación, ya que se muestran que los activos totales de una empresa son
iguales al total de los pasivos y el patrimonio de los accionistas.
Cualquier compra o venta por una equidad contable tiene un efecto igual en ambos
lados de la ecuación, o efectos de compensación en el mismo lado de la ecuación. La
ecuación contable también podría escribirse como Pasivos = Activos - Patrimonio de los
accionistas y Patrimonio de los accionistas = Activos - Pasivos.
Los activos son considerados como los recursos de una empresa, es decir cosas que
poseen, entre los ejemplos más relevantes se pueden encontrar: efectivo, cuentas por
cobrar, inventario, seguro prepagado, inversiones, terrenos, edificios, equipos y fondos de
comercio. Los pasivos son obligaciones de una empresa: montos que la empresa debe. Los
ejemplos de pasivos incluyen notas o préstamos por pagar, cuentas por pagar, salarios y
salarios a pagar, intereses pagaderos e impuestos a la renta pagaderos.
Si una empresa mantiene registros precisos, la ecuación contable siempre estará "en
equilibrio", lo que significa que el lado izquierdo siempre debe coincidir con el lado
derecho. El saldo se mantiene porque cada transacción comercial afecta al menos dos de
las cuentas de una empresa. Por ejemplo, cuando una compañía toma prestado dinero de un
banco, los activos de la compañía aumentarán y sus pasivos aumentarán en la misma
27
cantidad. Cuando una empresa compra inventario por efectivo, un activo aumentará y un
activo disminuirá. Por consecuencia de la afectación de dos o más cuentas durante cada
transacción, este sistema de contabilidad también es denominado como de doble entrada, la
figura a continuación describe de forma más ejemplar el concepto central de la
denominada ecuación contable.
Figura 5: Ecuación contable
Elaboración propia
Los estados financieros para las compañías generalmente incluyen el estado de
situación financiera o también conocido como balance general, el estado de resultado, el
estado de cambios en la situación financiera y el estudio de variación en el capital contable.
Los estados financieros a menudo son auditados por agencias de recaudación del gobierno,
contadores profesionales y con licencia, firmas auditoras, etc. para garantizar la precisión y
para propósitos de impuestos, financiamiento o inversión.
1.2.9 Balance general
El balance proporciona una descripción general de los activos, los pasivos y el
capital contable como una instantánea en el tiempo. La fecha en la parte superior del
balance el periodo de toma de datos para su elaboración, que generalmente es el final del
año fiscal. La ecuación del balance es el activo igual al pasivo más el capital contable,
ACTIVO = PASIVOS + PATRIMONIO ECUACIÓN CONTABLE
ACTIVO
PASIVOS
PATRIMONIO DE LOS ACCIONISTAS
BALANCE GENERAL
ESTADO DE RESULTADOS
UTILIDAD PÉRDIDA
INGRESOS – COSTOS = UTILIDAD
28
porque los activos se pagan con pasivos, como deuda o capital contable, tales como
utilidades retenidas y capital pagado adicional. Los activos se enumeran en el balance en
orden de liquidez. Los pasivos se enumeran en el orden en que se pagarán. Se espera que
los pasivos a corto plazo o actuales se paguen durante el año, mientras que los pasivos a
largo plazo o no corrientes son deudas que se esperan pagar después de un año (Gonzáles ,
2003).
Un Balance es una declaración de la posición financiera de una empresa que
establece los activos, pasivos y capital de los propietarios en un momento determinado. En
otras palabras, el balance ilustra el valor neto de su negocio. Las empresas incorporadas
están obligadas a incluir balances, estados de resultados y estados de flujo de efectivo en
los informes financieros a los accionistas y las autoridades tributarias y reguladoras. La
preparación de balances es opcional para propietarios únicos y sociedades, pero es útil para
monitorear la salud de la empresa.
Activos: Se considera como activos a los recursos de una empresa que poseen
algún valor económico, que son adquiridos con el objetivo de brindar algún beneficio en el
futuro. Los activos se informan en el balance general de una empresa y se compran o crean
para aumentar el valor de una empresa o beneficiar a las operaciones de esta. Un activo
puede considerarse como algo que en el futuro puede generar flujo de caja, reducir gastos,
mejorar las ventas, independientemente de si se trata de un equipo de fabricación de una
empresa o una patente sobre una tecnología en particular (Wadnipar & Cruz, 2008). La
figura a continuación expone la principal división de los activos dentro de las cuentas que
una empresa puede llegar a tener:
29
Figura 6: Detalle de activos
Fuente: Scala Higher Education, (INITELABS, 2012)
Elaboración propia
ACTIVOS
CIRCULANTE
EEFCTIVO
INVERSIONES
TEMPORALES
INVENTARIOS
PAGOS ANTICIPADOS
CLIENTES
NO CIRCULANTE
INVERSIONES A LARGO
PLAZO
ACCIONES
OTRAS
FIJO
TERRENOS
EDIFICIOS
MOBILIARIO
COMPUTADORAS
EQUIPOS DE
TRANSPORTE
INTABGIBLE
GASTOS DE
INSTALACIONES
PATENTES
30
Pasivos: Un pasivo es la deuda u obligaciones financieras de una compañía que
surgen durante el curso de sus operaciones comerciales. Los pasivos se liquidan a lo largo
del tiempo mediante la transferencia de beneficios económicos, incluidos dinero, bienes o
servicios. Registrado en el lado derecho del balance, los pasivos incluyen préstamos,
cuentas por pagar, hipotecas, ingresos diferidos y gastos acumulados. Se considera a los
pasivos como un aspecto vital dentro de una compañía, porque son los parámetros que
hacen posible el crecimiento y expansión de las mismas, además pueden ejercer eficiencia
en las transacciones de empresas, la figura a continuación muestra los pasivos mas
recurrentes dentro de las operaciones financieras (Moreno, 2014).
PASIVOS
A CORTO PLAZO
A LARGO PLAZO
PROVEEDORES
ACREEDORES
IMPUESTOS POR
PAGAR
PRÉSTAMOS
BANCARIOS A
CORTO PLAZO
OBLIGACIONES
POR PAGAR
PRÉSTAMOS
BANCARIOS A
LARGO PLAZO
Figura 7: Pasivos
Fuente: Scala Higher Education, (INITELABS, 2012)
Elaboración propia
31
Capital contable: Este término se refiere a aquellos recursos con que una empresa
cuenta, pero estos provienen de los aportes de los socios o propietarios de las compañías, o
aquellas personas que se han venido agregando al pasar del tiempo. El capital contable no
es más que el patrimonio es decir la diferencia entre los activos menos los pasivos, la
figura a continuación ejemplariza las cuentas relacionadas con la gestión del capital
contable (Moreno, 2014).
Figura 8: Capital Contable
Fuente:
Elaboración propia
Un balance actualizado y preciso es esencial para el propietario de una empresa que
está buscando financiamiento adicional de deuda o capital o desea vender el negocio y
necesita determinar cuánto vale. La figura expuesta a continuación representa un ejemplo
del formato sugerido para el manejo del Balance General dentro de una empresa:
CAPITAL
CONTABLE
CAPITAL
CONTRIBUIDO
CAPITAL GANADO
CAPITAL SOCIAL
APORTACIONES
FUTURAS
PRIMA EN VENTA DE
ACCIONES
DONACIONES
UTILIDADES
RETENIDAS
UTILIDADES DEL
EJERCICIO
PÉRDIDAS
ACUMULADAS
PÉRDIDAS DEL
EJERCICIO
32
xxxxxxxxxxxxxxxxx
BALANCE GENERAL
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE
ACTIVOS PASIVO
ACTIVOS CORRIENTES PASIVO LARGO PLAZO
CAJA xxxxxx
MATERIALES Y SUMINISTROS xxxxxx TOTAL PASIVO A LARGO PLAZO xxxxxxx
TOTAL ACTIVOS CORRIENTES xxxxxxxxx
ACTIVOS FIJOS PATRIMONIO
TERRENO xxxxxxxx CAPITAL SOCIAL xxxxxxxxx
CONSTRUCCIÓN xxxxxxxx UTILIDAD DEL EJERCICIO xxxxxx
VEHÍCULO xxxxxxxx TOTAL PATRIMONIO xxxxxxx
MAQUINARIAS xxxxxxxx
MUEBLES Y ENSERES xxxxxxxx
EQ. DE COMPUTACIÓN xxxxxxxx
TOTAL ACTIVO FIJO xxxxxxxx
TOTAL DE ACTIVOS xxxxxxxx TOTAL PASIVO + PATRIMONIO xxxxxxx
Figura 9: Ejemplo de formato de un Balance General
Elaboración propia
1.2.10 Estado de resultado
El estado de resultados presenta los resultados financieros de las acciones y
transacciones de una compañía durante un período de tiempo determinado. La declaración
cuantifica la cantidad de ingresos generados y los gastos incurridos, así como cualquier
ganancia o pérdida neta resultante. El estado de resultados es una parte esencial de los
estados financieros que publica una organización, porque representan de forma
generalizada las ganancias brutas y netas del año fiscal.
El estado de resultados puede presentarse en una sola página, o puede combinarse
con otra información integral de ingresos. En este último caso, el formato del informe se
llama un estado de ingresos comprensivos. Durante la elaboración de un estado de
resultado no se requieren plantillas específicas, lo que lo hace adaptable a los
requerimientos y necesidades de las diferentes compañías, aunque por lo general se debe
contar con información sobre: ingresos, gastos en impuestos, ganancias, ventas, etc.
33
Las necesidades de las empresas se encuentran focalizadas en generar ingresos para
mantenerse en el negocio. Los ingresos se utilizan para pagar los gastos, los pagos de
intereses sobre la deuda y los impuestos adeudados al gobierno. Una vez que se pagan
estos costos de hacer negocios, el monto restante se denomina ingreso neto. Los ingresos
netos están teóricamente disponibles para los accionistas, aunque en lugar de pagar
dividendos, la administración de la empresa a menudo elige retener las ganancias para
futuras inversiones en sus negocios.
De acuerdo con Bustamante (2011) “Los elementos del Estado de Resultados son
los ingresos, los costos y los gastos, los cuales son determinantes de la utilidad neta”
(p.108), entendiendo por ingresos cualquier incremento de activos o al mismo tiempo un
decrecimiento en los pasivos, de forma contraria los gastos o egresos son producidos por
una disminución en los activos o incremento en pasivos. La figura a continuación
ejemplariza un estado de resultados con los componentes básicos para su representación:
ESTADO DE RESULTADO
DEL1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL xxxx
INGRESO POR VENTAS xxxxxx
(=)TOTAL DE INGRESOS xxxxxx
COSTOS DE VENTAS
COMPRA DE MATERIA PRIMA xxxxxx
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS xxxxxx
GASTOS OPERACIONALES
GASTOS DE VENTAS
SUELDOS xxxxxx
OTROS GASTOS xxxxxx
TOTAL GASTOS DE VENTAS xxxxxx
GASTOS ADMINISTRATIVOS
SERVICIOS BÁSICOS xxxxxx
TOTAL DE GASTOS ADMINISTRATIVOS xxxxxx
TOTAL DE GASTOS OPERACIONALES xxxxxx
UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO xxxxxx
PARTICIPACIÓN DE TRABAJADORES 15% xxxxxx
IMPUESTO A LA RENTA xxxxxx
UTILIDAD NETA xxxxxx
Figura 10: Ejemplo de formato de un Estado de Resultados
Elaboración propia
34
1.2.11 Estado de cambios en la situación financiera
Para Álvarez (2013) “El estado de flujo de efectivo o estado de cambios en la
situación financiera (origen y aplicación de recursos) es un estado financiero que comunica
los cambios en los recursos de una entidad y sus fuentes en un periodo determinado,
mostrando las actividades de operación, financiamiento e inversión y su reflejo final en el
efectivo”
El estado de cambios en la situación financiera es considerado como uno de los
custro estados financieros de mayor importancia en el manejo de la contabilidad de una
compañía, y este puede ser publicado de forma trimestral y anualmente. También ayuda a
entender cómo y por qué una empresa comercial ha adquirido sus recursos y para qué se
usaron esos recursos.
Se puede preparar una declaración de cambios en la situación financiera usando
diferentes conceptos de fondos como base, por ejemplo, enfocarse en cambios en el capital
de trabajo, efectivo o recursos financieros totales de una empresa comercial.
Para preparar un estado de cambios en la situación financiera sobre la base de
capital de trabajo, es obligatorio tener balances en dos momentos y un estado de ingresos
que cubra ese lapso. A continuación, se describen una serie de pasos recomendables a
seguir para una adecuada preparación de este tipo de estado financiero:
1. Determine el cambio (aumento o disminución) en capital de trabajo.
2. Determine la cuenta de ajustes que se hará a los ingresos netos.
3. Para cada cuenta no corriente en el balance, establezca el aumento o
disminución en esa cuenta. Analice el cambio para decidir si es una fuente
(aumento) o uso (disminución) del capital de trabajo.
35
4. Asegúrese de que el total de todas las fuentes, incluidas las operaciones menos
el total de todos los usos, sea igual al cambio que se encontró en el capital de
trabajo en el paso 1.
El estado de cambios en la situación financiera no es de ninguna manera un
reemplazo para la cuenta de pérdidas y ganancias, aunque la información que contiene es
una selección, reclasificación y resumen de la información comprendida en estas dos
declaraciones. El balance brinda una vista "instantánea" en un punto en el tiempo de las
fuentes de las cuales una firma ha adquirido sus fondos y los usos que la empresa ha hecho
de estos fondos.
El lado de las acciones del balance delinea estas fuentes, y el lado de los activos
muestra los usos. El estado de resultados es un estado de flujo; explica los cambios que
ocurrieron en la cuenta de pendientes retenidas al resumir los aumentos (ingresos) y las
disminuciones (gastos) en las ganancias retenidas durante el período contable.
Una declaración de flujo de fondos explica los cambios que tuvieron lugar en las
cuentas de balance o en el grupo de cuentas durante el período entre las fechas de dos
"instantáneas" del balance. Muestra además la manera en que las operaciones de una
empresa han sido financiadas y en cuales recursos financieros han sido utilizados. También
ayuda a distinguir el uso de fondos a largo plazo de corto plazo.
Dentro de las limitantes que se pueden encontrar en el desempeño y desarrollo de
este tipo de estado financiero mantiene relación con el concepto de capital circulante de los
fondos el cual aumenta el problema de la valoración porque incluye el inventario y los
artículos prepagos. Por lo tanto, la medición de los flujos de capital circulante es menos
36
precisa que para el efectivo. Una declaración de fondos basada en el concepto de capital
circulante suele ser una breve presentación, y muchas transacciones significativas entre
empresas no se divulgan. Por lo tanto, el estado de los fondos en esta presentación no
revelaría cambios estructurales en las relaciones financieras en la empresa o cambios
importantes en la política con respecto a las inversiones en activos corrientes y
financiamiento a corto plazo (Álvarez , 2013).
Figura 11: Ejemplo de formato de un Estado de Situación Financiera
Fuente: Instituto Nacional de Contadores Públicos
1.3 Marco contextual
El establecimiento matriz de nombre comercial INSHOPUL, perteneciente al
contribuyente de tipo persona natural promovida por el Sr. Pulido Aspiazu Juan Carlos,
tuvo sus comienzos en marzo del 2014 dedicada a la actividad de venta al por mayor y
menor de productos diversos para el consumidor, la promoción económica del
establecimiento ha sufrido cambios sustanciales a través del tiempo, desde las ventas en
menor escala en sus inicios, hasta ventas por mayor en la actualidad.
37
1.3.1 Actividades
La actividad principal que mantiene INSHOPUL, es la de venta al por mayor y
menor de productos diversos para el consumidor, con atención de lunes a sábados desde las
8:00 am hasta las 17:00, en los últimos años se ha focalizado en la venta de insumos
médicos y odontológicos, lo que le ha permitido crecer y acaparar mayor porción del
mercado Guayaquileño y de provincias cercanas. Está catalogado dentro de la condición de
Pymes como pequeña, con domicilio tributario en la ciudad de Guayaquil, parroquia
Tarqui, Urb. Veranda solar 22 Manzana 1206, la persona natural en donde descansan las
obligaciones tributarias de este establecimiento tiene obligación de llevar contabilidad, al
mantener relaciones de negocios por montos elevados, de acuerdo con el reglamento del
Servicio de Rentas Internas.
1.3.2 Misión
Ofrecer productos odontológicos e insumos médicos de alta calidad que satisfagan
las necesidades y expectativas de los clientes, a través de la promoción de los mismos con
altos estándares de calidad además de una atención personalizada durante el proceso de
adquisición.
1.3.3 Visión
Ser una empresa líder en la distribución de insumos medios y odontológicos y
variedad de productos a nivel nacional.
1.3.4 Estructura organizacional
INSHOPUL, no cuenta con una estructura organizacional definida, trabaja bajo
asignaciones de requerimientos, que son manejados por un personal dividido por áreas
improvisadas como el área de compras y ventas gestionada por una sola persona, otro
38
colaborador encargado de la contaduría con su asistente y una asistente administrativa del
gerente general, que es la cabeza de las operaciones ejecutadas dentro de la organización.
1.3.5 Valores
Honestidad:
Trabajo en equipo
Excelencia
Responsabilidad
Puntualidad
Compromiso
Transparencia
Amabilidad
1.4 Marco conceptual
Accionistas: “Persona física o jurídica, titular de acciones, que se la puede
considerar como propietario de una parte proporcional a su participación dentro de la
empresa” (IBERDROLA, 2016, p.3).
Activos: “Es el conjunto de bienes, derechos y otros recursos controlados
económicamente por las compañías, de los cuales se espera tener un beneficio en el futuro”
(EMPRENDELO, 2017, p.3).
Balance general: “Es el documento contable que representa la situación financiera
de un negocio a una fecha determinada” (Zavala, 2011, p.4).
39
Ciclo contable: “Comprende todas las actividades necesarias para proporcionar a
la administración la información cuantificada que requiere para planear, controlar y dar a
conocer la situación financiera y las operaciones de la empresa” (UNID, 2016,p.5).
Compras: “Es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al
precio, tiempo y lugar pactado” (UJMD, 2011,p.1).
Contabilidad: “La contabilidad es un sistema que suministra información
fundamental para la toma de decisiones empresariales. Conta de una serie conjunto de
documentos que reflejan la información relevante, expresada en unidades monetarias,
sobre la situación y la evolución económica y financiera de una empresa o unidad
económica” (FADE, 2010,p.4).
Estado de Resultado: “Es el estado financiero básico que representa información
relevante acerca de las operaciones desarrolladas por una entidad, durante un periodo
determinado, cuyo objetivo principal es evaluar la rentabilidad de las compañías” (Vallado,
2015,p.2).
Pasivos: “Es el conjunto de obligaciones actuales surgidas a consecuencia de
sucesos pasados, cuya extinción es probable que dé lugar a una disminución de recursos
que puedan producir beneficios económicos en el futuro” (EMPRENDELO, 2017, p.2).
Patrimonio Neto: “Es la parte residual de los activos de una compañía, una vez
deducidos todos sus gastos, es decir es la diferencia entre activos y pasivo”
(EMPRENDELO, 2017, p.2).
Proveedores: “Son todos aquellos que le proporcionan a la organización los
recursos, materiales, necesarios para su funcionamiento diario” (UJMD, 2011,p.4).
40
1.5 Marco legal
LEY DE COMPAÑÍAS DEL ECUADOR (SUPERCIAS, 2014)
Art. 80.- Los socios no administradores de la compañía tendrán derecho especial de
nombrar de su seno un interventor que vigile los actos de los administradores. El
interventor designado tendrá facultad de examinar la contabilidad y más documentos de la
compañía.
Art. 124.- Los administradores o gerentes estarán obligados a presentar el balance
anual y la cuenta de pérdidas y ganancias, así como la propuesta de distribución de
beneficios, en el plazo de sesenta días a contarse de la terminación del respectivo ejercicio
económico; deberán también cuidar de que se lleve debidamente la contabilidad y
correspondencia de la compañía y cumplir y hacer cumplir la Ley, el contrato social y las
resoluciones de la junta general.
Art. 289.- Los administradores de la compañía están obligados a elaborar, en el
plazo máximo de tres meses contados desde el cierre del ejercicio económico anual, el
balance general, el estado de la cuenta de pérdidas y ganancias y la propuesta de
distribución de beneficios, y presentarlos a consideración de la junta general con la
memoria explicativa de la gestión y situación económica y financiera de la compañía. El
balance general y el estado de la cuenta de pérdidas y ganancias y sus anexos reflejarán
fielmente la situación financiera de la compañía a la fecha de cierre del ejercicio social de
que se trate y el resultado económico de las operaciones efectuadas durante dicho ejercicio
social, según aparezcan de las anotaciones practicadas en los libros de la compañía y de
acuerdo con lo dispuesto en este parágrafo, en concordancia con los principios de
contabilidad de general aceptación.
41
Art. 290.- Todas las compañías deberán llevar su contabilidad en idioma castellano
y expresarla en moneda nacional. Sólo con autorización de la Superintendencia de
Compañías, las que se hallen sujetas a su vigilancia y control podrán llevar la contabilidad
en otro lugar del territorio nacional diferente del domicilio principal de la compañía.
Art. 293.- Toda compañía deberá conformar sus métodos de contabilidad, sus
libros y sus balances a lo dispuesto en las leyes sobre la materia y a las normas y
reglamentos que dicte la Superintendencia de Compañías para tales efectos.
Art. 300.- Si la Superintendencia de Compañías estableciere que los datos y cifras
constantes en el balance y en los libros de contabilidad de una compañía no son exactos o
contienen errores comunicará al representante legal y a los comisarios de la compañía
respectiva las observaciones y conclusiones a que hubiere lugar, concediendo el plazo de
hasta treinta días para que se proceda a las rectificaciones o se formulen los descargos
pertinentes.
Los artículos antes mencionados guardan relación con el control y desarrollo de las
actividades contables dentro de una compañía, así como las posibles sanciones que estas
pueden acarrear por un mal manejo de las mismas, la normativa legal además recomienda
la utilización de libros y procesos contables que le permitan no solo a la empresa cumplir
con sus obligaciones fiscales sino también llevar un control adecuado y actualizado de sus
transacciones económicas, para la correcta toma de decisiones.
42
LEY ORGÁNICA PARA EL FORTALECIMIENTO Y OPTIMIZACIÓN DEL
SECTOR SOCIETARIO Y BURSÁTIL (SUPERCIAS, 2014)
Intervención De La Superintendencia De Compañías y Valores A Los Entes Del
Mercado
3.- Si se comprobare ante una denuncia de parte interesada o de oficio, que en la
contabilidad de los entes regulados por esta Ley se ha ocultado información sobre activos o
pasivos, o se ha incurrido en falsedades u otras infracciones, y que estos hechos pudieran
generar perjuicios a los clientes, inversionistas, socios o accionistas, comitentes, partícipes,
constituyentes, beneficiarios de fideicomisos, originadores o terceros;
Art. 440.- La inspección de las compañías tiene por objeto establecer la correcta
integración del capital social, y verificar lo declarado al tiempo de la constitución y de los
aumentos de capital; verificar si la sociedad cumple su objeto social; examinar la situación
activa y pasiva de la compañía, si lleva los libros sociales, tales como los de actas de juntas
generales y directorios, el libro talonario y el de acciones y accionistas o de participaciones
y socios; y los documentos que exige la ley para registrar válidamente las transferencias de
acciones; si su contabilidad se ajusta a las normas legales; si sus activos son reales y están
debidamente protegidos; si su constitución, actos mercantiles y societarios, y su
funcionamiento se ajustan a lo previsto en las normas jurídicas relevantes vigentes y en las
cláusulas del contrato social, y no constituyen abuso de la personalidad jurídica de la
compañía, en los términos del Art. 17 de esta Ley.
El articulo y numeral antes mencionados indican los procedimientos y actos
posteriores al encuentro de inconformidades dentro de los registros contables de una
compañía, y lo que la ley exige que tengan registrado para evitar cualquier tipo de abuso
contractual, dentro del marco regulatorio de funcionamiento de las mismas.
43
LEY ORGÁNICA DEL RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO (SRI, 2015)
Capítulo VI CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS
Art. 19.- Obligación de llevar contabilidad. - Están obligadas a llevar contabilidad
y declarar el impuesto en base a los resultados que arroje la misma todas las sociedades.
También lo estarán las personas naturales y sucesiones indivisas que al primero de enero
operen con un capital o cuyos ingresos brutos o gastos anuales del ejercicio inmediato
anterior, sean superiores a los límites que en cada caso se establezcan en el Reglamento,
incluyendo las personas naturales que desarrollen actividades agrícolas, pecuarias,
forestales o similares.
Art. 20.- Principios generales. - La contabilidad se llevará por el sistema de partida
doble, en idioma castellano y en dólares de los Estados Unidos de América, tomando en
consideración los principios contables de general aceptación, para registrar el movimiento
económico y determinar el estado de situación financiera y los resultados imputables al
respectivo ejercicio impositivo.
Art. 21.- Estados financieros. - Los estados financieros servirán de base para la
presentación de las declaraciones de impuestos, así como también para su presentación a la
Superintendencia de Compañías y a la Superintendencia de Bancos y Seguros, según el
caso. Las entidades financieras, así como las entidades y organismos del sector público
que, para cualquier trámite, requieran conocer sobre la situación financiera de las
empresas, exigirán la presentación de los mismos estados financieros que sirvieron para
fines tributarios.
44
Marco metodológico
2.1 Diseño de la investigación
De acuerdo con Hernández, Fernández, & Baptista (2010) el diseño de una
investigación es “El plan o estrategia que se desarrolla para obtener la informacion que se
requiere en una investigación” (p.120). Es decir, contiene todo el proceso necesario que la
investigación ha optado por seguir, para poder recabar la mayor cantidad de informacion
que le sirva para poder lograr los objetivos antes planteados.
Salamanca & Martín (2007) mencionan que las características de un diseño de
investigación cualitativa podrían “Requerir de un análisis continuo de los datos, lo que
determinará las estrategias a seguir, es decir, puede adaptarse a lo que se descubre mientras
se recogen los datos” (p.2).
Lo anterior se podría describir como un tipo de diseño flexible para el caso de
análisis de gestión comercial dentro de una empresa, que es el caso particular del presente
trabajo, además un buen diseño podría brindar las herramientas necesarias para
diagnosticar la problemática y de forma adjunta proponer soluciones en base a hechos y
estudios de campo.
2.2 Enfoque de la investigación
El desarrollo investigativo para el presente desarrollo tiene un enfoque cualitativo
que, de acuerdo con Hernández, Fernández, & Baptista (2010) “Se selecciona cuando se
busca comprender la perspectiva de los participantes (individuos o grupos pequeños de
personas a los que se investigará) acerca de los fenómenos que los rodean” (p.364).
45
En enfoque cualitativo presenta al investigador varias sugerencias como la de
familiarizarse con el tema en cuestión a través del análisis de los individuos que lo
componen, las ventajas principales que nos brinda este enfoque es que es de tipo abierto a
la información que se pueda encontrar en el proceso, es expansivo que va de la mano con
la evolución del estudio, mantiene una fundamentación de acuerdo a la experiencia e
intuición del investigador y finalmente está orientado a aprender de las experiencias
vividas y diversos puntos de vista de los individuos dentro del proceso, lo que promueve la
generación de conocimiento y de teorías para la resolución de problemas de forma integral.
Uno de los elementos que también se utilizan dentro de las investigaciones bajo un
enfoque cualitativo es el uso de la revisión literaria porque ayuda a detectar conceptos que
no se habían pensado en primera instancia, además nutren de ideas diversas y puntos de
vistas variados con respecto a una problemática analizada, además ayuda a prever posibles
errores cometidos por otros investigadores.
2.3 Tipos de investigación
2.3.1 Investigación exploratoria
“Los estudios exploratorios se realizan cuando el objetivo consiste en examinar un
tema poco estudiado” (Hernández, Fernández, & Baptista, 2010, p. 79). Lo descrito
previamente puede ser redireccionado a la empresa INSHOSPUL la cual es una Pyme que
nunca ha sido objeto de investigación, además la normativa procesal contable es muy
limitada, por lo que una investigación explotaría permitirá al investigador, conocer a fondo
la naturaleza del fenómeno en un lugar poco o no explorado. Se opto por seguir este tipo de
investigación al constatar dentro de la revisión literaria que no existe informacion que
involucre directamente a empresa INSHOSPUL con cualquier análisis previo relacionado
con los procesos contables, bajo ningún ámbito, sea laboral o académico.
46
2.3.2 Investigación descriptiva
De acuerdo con Hernández, Fernández, & Baptista (2010) la investigación
descriptiva “Busca especificar propiedades, características y rasgos importantes de
cualquier fenómeno que se analice. Describe tendencias de un grupo o población” (p.80).
A través de este tipo de investigación se recolectará informacion de forma independiente
de acuerdo con las variables seleccionadas previamente, además nos permitirá identificar
todo aquello relacionado con los procedimientos contables y su incidencia en los procesos
contables dentro de la compañía INSHOSPUL.
Con relación a la investigación descriptiva Cazau (2006) menciona que “en este
tipo de investigación se seleccionan una serie de cuestiones, conceptos o variables y se
mide cada una de ellas independientemente de las otras, con el fin, precisamente, de
describirlas. Estos estudios buscan especificar las propiedades importantes de personas,
grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno” (p.27), este tipo de investigación
permitirá establecer el comportamiento del personal administrativo de INSHOSPUL.
2.4 Población y muestra
2.4.1 Población
“Es el conjunto de todos los casos que concuerdan con determinadas
especificaciones” (Hernández, Fernández, & Baptista, 2010, p. 174). Lo descrito por el
autor previo pone en manifiesto la importancia de que la población con la que se trabaje
tenga características específicas es decir que compartan cierto grado de similitud para
poder realizar los análisis necesarios. Estas características pueden situarlos de diversas
formas, como lugar y tiempo, en el caso de la presente investigación la población está
conformada por el personal administrativo de la empresa INSHOSPUL, detallada a
continuación:
47
Tabla 1. Departamentos de la empresa (Población)
DEPARTAMENTO CARGO FUNCIONES
Administración central
Gerente general
Encargado de direccionar y
controlar todas las áreas, además
de ser la persona encargada de
firmar papeles legales
Asistente administrativo
Es la persona que brinda soporte al
gerente en relación con los
tramites con las demás áreas
Área de compras y ventas Supervisor de compras y ventas
Mantiene el control sobre las
compras que la compañía realiza,
por parte de las importaciones y
además sobre las ventas tanto con
clientes medianos y pequeños
Contabilidad
Contadora
Encargada de registrar la
contabilidad, ingresos y egresos
respectivamente de todas las
transacciones
Asistente de contabilidad
Brinda la ayuda necesaria para
cumplir con las tareas de la
contadora
2.4.2 Muestra
“Es un subgrupo de la población del cual se recolectan los datos y deben ser
representativo de esta” (Hernández, Fernández, & Baptista, 2010, p. 173). A través de la
muestra se puede manejar información que sea representativa de la población que por
motivos diversos no puede ser consultada en su totalidad, ya sea por motivos de gran
cantidad de individuos o su difícil acceso.
Dentro del desarrollo de esta investigación y por motivos de acceso al personal se
realizaron tres entrevistas a los principales directores de cada área, por requerimiento de la
empresa los nombres de las personas no fueron expuestos, respetando la integridad
individual; la tabla a continuación expone la muestra a la cual se le aplicaron las diversas
técnicas e instrumentos para poder acceder a la información de los procesos contables en
INSHOSPUL.
48
Tabla 2. Muestra
ÁREA CARGO NOMBRE (restringido a petición
de la empresa)
Administración central Gerente general Ing. V. E.
Área de compras y ventas Supervisor de compras y ventas Sr. F.A
Contabilidad Contadora Srta. M. R
La muestra estará constituida por tres personas del área administrativa quienes de
manera directa se encuentran relacionados con los procedimientos contables y la
realización de los estados financieros la informacion proveniente de ellos permitirán al
investigador indagar y conocer más sobre la realidad de los hechos de la compañía y así
poder brindar un análisis integral.
2.5 Técnicas de investigación
“Las técnicas son los procedimientos e instrumentos que utilizamos para acceder al
conocimiento” (Monrone, 2010, p.2). A través de las diversas técnicas seleccionadas la
investigación podrá recolectar la informacion necesaria para cubrir las interrogantes y
además sustentar la propuesta de solución. Las técnicas seleccionadas para el proceso de
desarrollo informativo son la observación y la entrevista.
2.5.1 La entrevista
Dentro de una entrevista cualitativa “Pueden hacerse preguntas sobre experiencias,
opiniones, valores y creencias, emociones, sentimientos, hechos, historias de vida,
percepciones, atribuciones…” (Hernández, Fernández, & Baptista, 2010, p. 424).
Con lo expuesto anteriormente se justifica el uso de esta técnica de investigación
para poder establecer de parte de la muestra su opinión y punto de vista acerca de los
49
procesos contables que bajo su conocimiento tienden a tener diversas formas de desarrollo
y como estos podrían incidir en los estados financieros de la empresa.
2.5.2 La observación
De acuerdo con Hernández, Fernández, & Baptista (2010) “Un buen observador
cualitativo necesita saber escuchar y utilizar todos los sentidos, poner atención a los
detalles, poseer habilidades para descifrar y comprender conductas no verbales…” (p. 418)
De acuerdo con la definición anterior a través de la observación el investigador
puede identificar situaciones en donde los fenómenos se den forma gradual o sistemática,
además es muy útil para recolectar datos de situaciones que por la delicadez de su origen
no se pueden discutir de forma abierta ya que los individuos que son parte de la muestra
podrían sentir algún tipo de sesgo o segregación y se limitarían en sus repuestas. Con
ayuda de la observación de la situación actual la empresa se realizará un análisis de la
situación corporativa de la empresa INSHOSPUL a través de la matriz FODA y de las
fuerzas de Porter como medida de estudio sobre la situación actual de la organización.
2.6 Instrumentos de la investigación
2.6.1 Cuestionario de preguntas
“Los cuestionarios se basan en preguntas que pueden ser cerradas o abiertas”
(Hernández, Fernández, & Baptista, 2010, p. 197). Este instrumento consta de una serie de
preguntas con un objetivo en común, recolectar informacion sobre un tema en específico,
el tipo de preguntas seleccionadas durante esta investigación son de tipo abiertas, es decir
el o la persona entrevistada con ayuda del cuestionario podrá brindar su respuesta de forma
amplia, como estime más conveniente.
50
2.6.2 Guía de observación
De tal forma que se pueda recolectar y adquirir informacion que transcienda lo que
los entrevistados puedan proporcionar se optó por realizar una pequeña guía de
observación en donde se registraron los datos más relevantes del entorno laboral, cada
tema se encuentra relacionado de forma directa o indirecta con los procedimientos
contables de INSHOSPUL y su incidencia con los estados financieros.
51
Presentación y análisis de resultados
3.1 Resultados y análisis de las entrevistas
3.1.1 Entrevista realizada al gerente general
Tabla 3. Parámetros de entrevista al gerente general
PARÁMETRO INFORMACIÓN
Fecha 28 de diciembre del 2017
Entrevistador Mirabá Fernández
Entrevistado Ing. V. E.
Cargo Gerente general
Empresa INSHOSPUL
Objetivo de la entrevista Recopilación de información relacionada sobre los procesos
contables de la empresa Elaborado por: Mirabá John
Tabla 4. Contenido de las preguntas de la entrevista al gerente general
Pregunta No. Contenido
1 ¿Qué tiempo lleva desempeñando del cargo de Gerente general dentro
de INSHOSPUL?
Respuesta: Hasta la fecha llevo laborando alrededor de 4 años
Análisis:
El tiempo que lleva laborando es prolongado, es decir suficiente para poder
conocer en su totalidad como se maneja la empresa, las áreas y los
procedimientos contables dentro la empresa.
2 Podría indicarnos las funciones que tiene a su cargo
Respuesta:
Dentro de mis responsabilidades se encuentran principalmente el manejo y
toma de decisiones en base a los análisis de los principales departamentos,
la firma y aceptación de compras y ventas además del manejo de los
proveedores internacionales.
Análisis:
El gerente general toma a consideración lo que cada área realiza por su
cuenta para poder elaborar informes, y tomar decisiones con la mayor
certeza posible, además refleja una gran confianza en cada uno de los
elementos del área administrativa, ya que el nombre del gerente consta en
los papeles legales con la que la compañía realiza transacciones.
52
3 ¿Los estados financieros son entregados dentro de los plazos
establecidos para su correcta interpretación?
Respuesta:
Cada uno de los informes de las áreas a mi cargo son entregados a tiempo,
aunque en algunas ocasiones por causas externas a nuestro control ciertos
procedimientos se retrasan y como todo se encuentra conectado, retrasa los
tiempos de todos.
Análisis:
Por motivos ajenos a la empresa algunos procesos se retrasan en cumplirse,
a consecuencia de una variedad de motivos que en muchas ocasiones no son
previstos por los encargados, lo más relevante tiene relación con la
dependencia de los procesos, si uno se retrasa afecta al conjunto entero.
4
¿Considera usted que la empresa en la actualmente labora usted cuenta
con procesos contables bien definidos y entendibles por todo el personal
del área administrativa?
Respuesta:
Actualmente muchos de los procedimientos contables son implementados
por parte de cada persona encargada de su área, si bien pueden ser flexibles
y modificados a conveniencia, es notorio que muchos de los colaboradores
desconocen cómo son llevados a cabo.
Análisis:
Aunque el gerente general no lo expreso de forma directa, es notorio que la
empresa no cuenta con procesos contables bien definidos y conocidos por
el personal, lo que se puede interpretar es que cada colaborador realiza las
gestiones necesarias para el cumplimiento individual de sus tareas.
5
¿Considera usted que los estados financieros actualmente cumple todos
los requisitos para poder ser considerable como adecuada en las tomas
de decisiones dentro de la empresa?
Respuesta:
Toda la información suministrada por el personal del área administrativa es
tomada en cuenta y analizada de mejor forma, lo que nos ha permitido crecer
año tras año, y si considero que la informacion contable nos ha permitido
tomar las mejores decisiones
Análisis:
La informacion con la que cuenta la empresa en la materia contable, bajo
los términos básicos de elaboración ha permitido a lo largo de los años que
las decisiones de la empresa estén bien sustentadas, aunque actualmente
aquellos procedimientos poco a poco se ven mermados por el incremento en
las ventas y los nuevos requerimientos que esto atrae para un manejo
adecuado.
6 ¿Cree usted que la situación financiera en la que se encuentra
INSHOSPUL es la más optima?
Respuesta:
Puede ser no la óptima, pero en los últimos años se han conseguido grandes
resultados en materia contable, cada año se registran un incremento en las
ventas, y se invierten en nuevos materiales, si bien el incremento de ventas
genera nuevas necesidades que satisfacer a los nuevos clientes, estas se están
cumpliendo.
Análisis: Actualmente la empresa no posee grandes conflictos contables, registra
pocos problemas, pero todos dentro del campo de manejable
53
7 ¿Cuáles son los principales factores que considera usted que se pueden
mejorar en relación con los procesos contables dentro de la empresa?
Respuesta:
El ordenamiento de los papeles, el ingreso a tiempo en el sistema contable y
mantener todo actualizado, eso son los principales factores que considero
que se pueden mejorar.
Análisis:
Uno de los problemas que más le llamo la atención durante la entrevista es
el tema relacionado con la actualización de cuentas por lo que cada área
maneja sus procesos a conveniencia y en muchas ocasiones no brindar la
informacion a tiempo.
8
¿Considera usted que el personal que labora dentro del área a su cargo
cuenta con el conocimiento necesario para afrontar actualizaciones
dentro del sistema contable?
Respuesta:
Cada una de las personas que conforman las diferentes áreas ha demostrados
que son aptas para sus funciones y a través de las múltiples actualizaciones
que hemos tenido de igual forma han demostrado ser capaces de adaptarse a
los cambios.
Análisis:
Todas las personas que trabajan en la empresa son profesionales en sus
áreas y realizan de la forma más adecuado sus trabajos, y siempre están
predispuestos a recibir capacitaciones o actualizaciones de conocimiento,
ya que no solo le sirve dentro de la empresa sino también en su vida
profesional.
9
¿Cree usted que con una adecuación y actualización de los procesos
contables dentro de INSHOSPUL, se lograrán mejores resultados
eficientes en el manejo contable dentro de la empresa?
Respuesta: Cualquier proceso que nos permita ser más eficientes será bienvenido, de
igual forma si nos brinda soluciones será tomado en cuenta
Análisis: La dirección de la empresa siempre está abierta a nuevas metodologías que
colaboren con su crecimiento interno.
10 ¿Considera que la empresa donde labora usted invertiría en la
implementación de nuevos procedimientos contables?
Respuesta:
Dependería de la temporada en donde se estime conveniente la
implementación, se debería desarrollar un plan de ejecución e inversión para
poder decir de forma más certera si es viable o no. Pero si es un buen proceso
y los resultados prometen ser alentadores, es muy seguro que si lo haga la
empresa.
Análisis:
La inversión es un tema de alta consideración, pero dentro de INSHOSPUL
al ser una empresa en constante crecimiento es un factor que siempre se
encuentra en evaluación y si los beneficios son altos es muy probable que
procedan a realizar la inversión.
Elaborado por: Mirabá John
54
3.1.2 Entrevista realizada al Supervisor de Ventas y Compras
Tabla 5. Parámetros de entrevista al Supervisor de Ventas y Compras
PARÁMETRO INFORMACIÓN
Fecha 28 de diciembre del 2017
Entrevistador Mirabá Fernández
Entrevistado Sr. F.A
Cargo Supervisor de Ventas y Compras
Empresa INSHOSPUL
Objetivo de la entrevista Recopilación de información relacionada sobre los procesos
contables de la empresa Elaborado por: Mirabá John
Tabla 6. Contenido de las preguntas de la entrevista al Supervisor de Ventas y Compras
Pregunta No. Contenido
1 ¿Qué tiempo lleva desempeñando del cargo de Supervisor de Ventas y
Compras dentro de INSHOSPUL?
Respuesta: 3 años, seis meses
Análisis:
El tiempo que lleva desempeñando su cargo le brinda la experiencia
necesaria para poder tomar acciones y decisiones en relación con uno de
los pilares fundamentales de empresa que son las compras y ventas
2 Podría indicarnos las funciones que tiene a su cargo
Respuesta:
Mis funciones principalmente van desde que se realizan los requerimientos
con los proveedores extranjeros en su mayoría, el proceso en aduanas, el
transporte de la mercadería hasta las bodegas para su distribución a los
diferentes clientes a través de los pedidos
Análisis:
El entrevistado tiene a su cargo todas las responsabilidades que
fundamentan la principal actividad de la empresa, que van desde el manejo
de importaciones hasta cierre de ventas con diversos clientes, de manera
general en esta área se concentra la principal actividad financiera de
Inshospul
3 ¿Las actividades que usted realiza en su posición de trabajo se
encuentran relacionadas de acuerdo con su nivel de instrucción?
Respuesta: Si, en mi carrera profesional he tenido la oportunidad de colaborar en varias
compañías, pero Inshospul me ha permitido crecer profesionalmente.
Análisis:
De acuerdo con la experiencia adquirida en varios trabajos la persona a
cargo de la supervisión de compras y ventas maneja con gran destreza las
transacciones contables que su actividad involucra.
55
4
¿Considera usted que la empresa en la actualmente labora usted cuenta
con procesos contables bien definidos y entendibles por todo el personal
del área administrativa?
Respuesta:
En el área que laboro de compras y ventas adaptamos los procesos contables
de acuerdo con las necesidades y requerimientos de la empresa, siempre
tratamos cumplir los plazos establecidos, pero por razones externas en varias
ocasiones las importaciones de equipos médicos se han visto retrasadas, lo
que resta tiempo a otras áreas.
Análisis:
Se puede apreciar que dentro de esta área los procesos son adecuados para
las necesidades individuales, y en consecuencia por razones externas estos
pueden inclusive retrasar la elaboración de otros documentos lo que afecta
a las otras áreas de la empresa
5 ¿Cuáles son los problemas más comunes que se presentan en el área de
compras y ventas?
Respuesta:
Pues como en toda empresa uno de los principales problemas es el
desabastecimiento de mercadería a consecuencia de un retraso en los
pedidos internacionales, dentro de la compañía cuando existen devoluciones
inesperadas y retrasos en las cuentas por cobrar.
Análisis:
Los problemas que se presentan en esta área no representan grandes
amenazas de estabilidad de la empresa, ya que son comunes y pueden ser
resueltos dentro de las gestiones administrativas y sobrellevados de la mejor
forma dentro de las diversas cuentas.
6 ¿Cuáles son los principales factores que considera usted que se pueden
mejorar en relación con los procesos contables dentro de la empresa?
Respuesta:
Cuando se establecen procesos contables adecuados y bien definidos la
empresa y sus diversos departamentos pueden compartir informacion más
rápido, solicitar y actualizar informacion de manera confiable, y los
problemas pueden resolverse de forma integral.
Análisis:
Se repite una de las mejoras que en la anterior entrevista se evidenció, y que
mantiene relación con la actualización de la informacion, cada área maneja
la informacion a medida que llega lo que resta participación en la
elaboración de los informes, además cada uno de los procesos contables por
más mínimos que sean deben contener informacion confiable, ya que
múltiples decisiones dependen de la misma.
7 ¿El área donde labora usted cuenta con medidas preventivas o
estrategias para afrontar los riesgos contables?
Respuesta:
Lo ideal sería que existan medidas previas establecidas para determinar
responsabilidades o formas de actuar ante posible riesgo, pero cada área ha
optado por solucionar sus conflictos de forma independiente.
Análisis:
La falta de procesos contables establecidos provoca que las diversas áreas
se atribuyan procedimientos que son de mucha ayuda dentro de su sistema,
pero podrían ocasionar retrasos y malos funcionamientos en otras áreas.
56
8
¿Cree usted que con una adecuación y actualización de los procesos
contables dentro de INSHOSPUL, se lograrán mejores resultados
eficientes en el manejo de los estados financieros dentro de la empresa?
Respuesta:
Si, porque la empresa está experimentando un crecimiento no antes previsto
y los procesos, aunque son pocos, pero hay ayudado a lograr lo que es hoy
en día la compañía, de poco se van quedado obsoletos y es necesario
implementar nuevas estrategias para modernizarlos en función de las nuevas
necesidades.
Análisis:
El entrevistado coincide con los demás, ya que está abierto a recibir
cualquier ayuda que promueva la eficiencia de la compañía, cualquier
ayuda es bien recibida, ya que Inshospul está atravesando un crecimiento
sostenible y cada día es un desafío con procesos improvisados que antes
funcionaban a plenitud, pero en la actualidad necesitan modificaciones.
9 ¿Está dispuesto usted a realizar cambios dentro de sus procedimientos
contables, en medida de incrementar la eficiencia de su trabajo?
Respuesta:
Si, yo creo que es tiempo de que la empresa actualice no solo los procesos
contables sino varios procedimientos, porque la cartera de clientes se ha
incrementado y se deben aprovechar estas oportunidades de crecimiento y
no quedarnos con procesos anteriores.
Análisis:
Por parte del entrevistado existe interés por actualizar los procedimientos
contables que pueden incurrir su actividad dentro de la empresa, es
probable que con los que realice actualmente tenga muchas dificultades por
el incremento de ventas y los tiempos que tomaban realizarlos no basten
para el cumplimiento de los nuevos requerimientos.
Elaborado por: Mirabá John
57
3.1.3 Entrevista realizada a la contadora
Tabla 7. Parámetros de entrevista de la contadora
PARÁMETRO INFORMACIÓN
Fecha 28 de diciembre del 2017
Entrevistador Mirabá Fernández
Entrevistado Srta. H. P
Cargo Contadora
Empresa INSHOSPUL
Objetivo de la entrevista Recopilación de información relacionada sobre los procesos
contables de la empresa
Tabla 8. Contenido de las preguntas realizadas a la contadora
Pregunta No. Contenido
1 ¿Qué tiempo lleva desempeñando de contadora dentro de
INSHOSPUL??
Respuesta: Llevo trabajando en esta empresa 3 años
Análisis:
El tiempo de labores que lleva la contadora le brinda conocimientos amplios
suficientes para identificar los principales problemas que se puedan suscitar
dentro de la compañía, así como el manejo de los procedimientos contables
2 Podría indicarnos las funciones que tiene a su cargo
Respuesta:
A mi cargo se encuentran las tareas de cierre de caja diario, la realización de
los balances con el cruce de información del sistema contable y la
proporcionada por los compañeros de labores, además de las transacciones
y pagos directos a proveedores, servidores, impuestos y demás factores
involucrados con la contabilidad de Inshospul
Análisis:
3 ¿Las actividades que usted realiza en su posición de trabajo se
encuentran relacionadas de acuerdo con su nivel de instrucción?
Respuesta:
Si en su totalidad, cada actividad implica todos los conocimientos que poseo
y en el caso de no conocer sobre un tema se consulta para evitar cometer
errores
Análisis:
El entrevistado reveló que aprecia mucho lo que hace dentro de la empresa,
se siente muy confortable en su posición, y que de alguna u otra forma
cumple de la mejor manera las tareas asignadas a ella.
58
4
¿Considera usted que la empresa Inshospul cuenta con procesos
contables bien definidos y entendibles por todo el personal del área
administrativa?
Respuesta:
Los procesos que llevamos en el área a la que pertenezco se encuentran en
constante evolución, siempre se tratan de realizar toda la documentación en
los tiempos requeridos por gerencia u otras áreas, pero a pesar de esto cuando
existe informacion que un colaborador ajeno a nuestra área posee y por
motivos varios se retrasa, también retrasa nuestro trabajo.
Análisis:
Esta pregunta mantiene relación con los demás entrevistados, quienes
manifestaron que en sus áreas los procesos se encuentran bien
determinados, pero que por falta de comunicación en otras áreas se pueden
demorar ciertos procesos que complementan el correcto funcionamiento
contable en la compañía.
5
¿Considera usted que los estados financieros verificados por su área
cumple todos los requisitos para poder ser considerable como
adecuados en las tomas de decisiones dentro de la empresa?
Respuesta:
Toda la informacion que nuestra área proporciona es revisada al detalle para
evitar desajustes que puedan afectar la toma de decisiones, en el caso de
existir valores no justificables estos son corregidos casi de forma inmediata.
Análisis:
Existe una responsabilidad marcada por el cumplimiento de todos los
procesos contables encomendados al área de la contadora, porque es uno
de los ejes principales en la elaboración y control de la contabilidad de la
empresa.
6 ¿Cuáles son los principales factores que considera usted que se pueden
mejorar en relación con los procesos contables dentro de la empresa?
Respuesta:
Aunque los procesos con los que contamos hoy en día son en su casi
totalidad improvisados con el tiempo, han funcionado a la perfección y ha
hecho de la empresa lo que es hoy en día, pero como todo organismo siempre
puede sufrir modificaciones para bien, entre las principales mejoras estaría
el estandarizar algunos procesos para que entre áreas se comprenda de mejor
forma el actuar de cada uno, además de los tiempos de entrega de la
informacion.
Análisis:
De acuerdo con las entrevistas pasadas el factor puntualidad en la entrega
de informacion sigue siendo un factor que no solo afecta a un área en
especial, sino a toda la organización, además de la estandarización de
algunos procesos para que todos sigan un protocolo determinado y sepan
que hacer en casos de encontrarse con falencias contables.
7
¿Considera usted que el personal que labora dentro del área a su cargo
cuenta con el conocimiento necesario para afrontar actualizaciones
dentro del sistema contable?
Respuesta:
Si, siempre estamos a la expectativa de cualquier actualización o curso de
capacitación, para favorecer los intereses de la empresa además de los
intereses con profesional contable.
59
Análisis:
Una vez más se puede evidenciar que el personal de trabajo en el área
administrativa y contable siempre se encuentra predispuesta a actualizarse
más allá de los intereses de la empresa por el mismo interés profesional.
8
Cree usted que con una adecuación y/o actualización de los procesos
contables dentro de INSHOSPUL, se lograrán mejores resultados
eficientes en el manejo contable dentro de la empresa?
Respuesta:
Si, porque algunos procesos contables que son utilizados hoy en día son muy
antiguos y para el nivel de ingresos y gastos que manejamos no satisfacen
todos los requerimientos a tiempo.
Análisis:
El área contable de la empresa evidencia la necesidad de una
reestructuración y actualización de los procesos contables, debido al
incrementos de actividades y volumen de ventas.
Elaborado por: Mirabá John
3.1.4 Categorización de las entrevistas
La tabla a continuación expone de forma resumida los principales hallazgos durante
las entrevistas a tres de los principales directivos relacionados con los procesos contables
dentro de la compañía Inshospul.
Tabla 9. categorización del análisis de las entrevistas
Aspecto Descripción
Profesionalismo Se identificó que todas las áreas entrevistadas tienen el
conocimiento adecuado para el manejo de sus actividades
Procesos contables
Se determinó de acuerdo con la entrevista que los procesos
relacionados contabilidad en la empresa en su mayoría
fueron improvisados y se encuentran desactualizados
Capacitación Por parte del personal existe predisposición por actualizar
conocimientos
Puntualidad Algunos procesos y registros contables presentan retrasos
por falta de comunicación entre áreas
Evolución y dinamismo
La empresa actualmente experimenta un crecimiento, y los
procesos contables que esto involucran en varias ocasiones
no existen o no logran abastecer los nuevos requerimientos.
Elaborado por: Mirabá John
60
3.2 Resultados y análisis de guía de observación
A continuación, se expone la ficha de observación realizada dentro de la empresa:
Tabla 10. Resultados ficha de observación
No. Criterio Si No
1
El organigrama de la compañía esta visible para todos
los colaboradores X
2
Los colaboradores tienen conocimiento de sus
responsabilidades contables X
3 Existen procesos contables para cada área financiera X
4 Entre las áreas existe buena comunicación X
5 Existen retrasos en la entrega de la información contable X
6 Existen manuales de procedimientos contables X
7
Existen manuales de operacionales de funciones y
responsabilidades X
8
El personal trabaja con ayuda de un sistema informático
actualizado X
9
La empresa actualiza los procedimientos internos a
medida que crece X
10 Los procesos contables se actualizan constantemente X
Elaborado por: Mirabá John
61
3.3 Resultado situacional
3.3.1 Matriz FODA
En relación con la técnica de investigación de la observación a continuación se
detalla la matriz FODA como medida para la consecución del objetivo específico sobre
identificar la situación actual de la empresa INSHOSPUL.
Figura 12: Matriz FODA Elaborado por: Mirabá John
Equipo humano comprometido para la
ejecución de las funciones contables.
Experiencia en el área de ventas y
compras.
Incremento en las ventas
Buena relación y recomendaciones con los
clientes .
Buena organización en la cadena de
importación.
Entrega eficiente de los equipos médicos a
los clientes.
Incremento en la utilización de modernos
equipos médicos en la ciudad de
Guayaquil
Aumento de interés por parte de la
gerencia administrativa en modernizar los
procesos contables.
Reconocimientos por cumplimiento de
contratos de ventas en el sector público.
Competencia de compañías de mayor
tamaño y volumen de ventas.
Devoluciones por parte de los clientes.
Imitadores de marcas de equipos médicos
Limitados concursos para proveer equipos
médicos a instituciones públicas
Incrementos de impuestos en la aduana
Incremento en los costos de mantenimiento
de equipos antiguos
Bajo nivel de incentivos a los
colaboradores de la compañía
Falta de identidad corporativa que lo
distinga de la competencia
Demora en la entrega de información entre
las áreas que manejan información
contable
Toma de decisiones individuales en la
resolución de problemas relacionados con
los procesos contables.
Procedimientos contables desactualizados
OPORTUNIDADES
DEBILIDADES AMENAZAS
FORTALEZAS
62
3.3.2 Fuerzas de PORTER
Este modelo de análisis adaptado para una compañía muestra el nivel de éxito que
podría alcanzar a través de una serie de atributos relacionados directamente con las
acciones tomadas y enfocadas para un crecimiento óptimo. Brinda informacion sobre el
estado individual y en comparación a otros; así abarca de manera integral la situación de la
compañía en análisis.
Figura 13: Diamante de PORTER Elaborado por: Mirabá John
Análisis de las fuerzas de Porter
Amenaza de competidores entrantes: Al ser un sector que requiere gran cantidad de
inversión es complicado que una persona natural empieza un negocio similar, pero al
existir una empresa con actividades de importación y compra y venta, se le facilita ampliar
sus productos a insumos y equipos médicos, pero debido a los permisos necesarios para
proceder y las inversiones a la que está sujeta esta actividad se puede concluir que este tipo
de amenaza es baja.
Amenaza de nuevos
competidores entrantes
(BAJA)
DIAMANTE
DE PORTER
Poder de negociación con
los proveedores (BAJO)
Rivalidad entre
competidores existentes
(ALTO)
Poder de negociación con
los clientes (MEDIO)
63
Los grandes importadores mantienen un mercado establecido en la compra y venta de
mercadería variada hacia clientes previamente establecidos, lo que hace menos posible una
incursión en un mercado totalmente nuevo aun teniendo las posibilidades de importar los
equipos.
Amenaza de negociación con los proveedores:
El suministro de recursos en su gran mayoría casi totalidad proviene de las
importaciones que se realizan, ya que los materiales y equipos médicos que componen gran
porcentaje de las ventas son adquiridos en otros países como Estados Unidos, Alemania,
España, China, por lo que el poder de negociación con los proveedores es bajo.
La empresa está sujeta a disponibilidad de envió de los equipos y materiales, por lo
que tiene que anticipar cuales, y cuantos podrían ser vendidos durante las campañas de
ventas, además debe prever problemas en la aduana para poder sacar las importaciones. La
planeación de ventas es realizada primero en medida de las necesidades de los clientes,
pero además debe tener en consideración aquellos equipos que están próximos o podrían
ser adquiridos durante un periodo de tiempo prudencial. Al cliente se le ofrece lo que se le
pueda proporcionar.
Rivalidad entre competidores existentes:
Entre los competidores existentes se pueden encontrar a: BIOIN cuya matriz se
encuentra en la ciudad de Guayaquil, en el Centro Comercial Urdesa dedicados también a
la distribución de equipos médicos y materiales para diversos fines operatorios,
PERFECTECH es otro competidor directo quienes distribuyen equipos médicos a doctores
y clínicas en la ciudad de Guayaquil y el Ecuador. EQUIMEDIC quienes además de
importar equipos médicos también brindan asesoría para su uso y mantenimiento.
64
Por lo expuesto anteriormente se concluye que la rivalidad entre competidores es
alta por lo que es indispensable que la empresa INSHOSPUL se encuentre a la vanguardia
en todos sus procedimientos en especial los relacionados al área contable, ya que el
mercado en la ciudad de Guayaquil tiene gran demanda, pero existen múltiples empresas
dispuestas a saciarla. El buen manejo de estos procedimientos permitirá a la empresa
mantener y fortalecer un correcto y eficiente crecimiento, aprovechando de mejores formas
las oportunidades de ventas.
Poder de negociación con los clientes:
La empresa INSHOSPUL posee un poder de nivel medio de negociación con los
clientes, esto debido en gran parte a la alta rivalidad con los competidores quienes ofrecen
mejores ofertas o cumplimiento de ventas con paquetes atractivos, en muchas ocasiones al
borde de generar pocas ganancias para poder acaparar el mercado. A pesar de la gran
competencia INSHOSPUL siempre se ha caracterizado por brindar un servicio eficiente y
optimo cumpliendo dentro de los plazos establecidos las entregas, este es uno de los
factores diferenciadores que hacen que las ventas se hayan incrementado, debido al buen
trabajo realizado en campo, además de los concursos adjudicados con el sector público.
65
3.4 Resultados de los procesos contables
A continuación, se detallan cada uno de los procesos contables considerados como
prioritarios para el análisis de su incidencia en los estados financieros de la empresa
INSHOSPUL durante el periodo 2017.
3.4.1 Gestión financiera
Inicio ¿Liquidez?Realización de cierre
de cuentas
FIN
Toma decisionesGestión de cobros a
clientes
Solicitud de crédito
proveedores
NO
SI
Figura 14: Proceso actual para gestión financiera
Nota: el responsable del proceso es el gerente general
3.4.2 Registro contable en el sistema de pagos
InicioIngreso al sistema
contable
Verificación en el
documento emitido
Realización de loa
pagos
Ingreso al sistema de
la información
Fin
Figura 15: Proceso para el registro contable de pagos
Nota: el responsable del proceso es el asistente administrativo
66
3.4.3 Realización de los estados financieros
Inicio InconsistenciaRevisión de los
documentos contables
Solicitud de los
documentos
SI
Registrar los hechos
contable
Proceso de
mayorización
Inconsistencia de
saldos
Generación de los
estados financieros
Emisión de los
estados F.
Fin
NO
NO
Revisón
Figura 16: Proceso para la realización de los estados financieros
Nota: el responsable del proceso es la contadora y el asistente de contabilidad
3.4.4 Aprobación de estados financieros
A continuación, se exponen los principales procedimientos actuales que se manejan
en la compañía por parte del área denominada administración central y tienen relación con
los documentos contables que se manejan:
InicioEstablecimientos de
objetivos
Revisión de propuestas de
las demás áreas
Formulación de cargas
adicionales
Presentación de valores a
las autoridades
Modificación del
documento
¿Aprobación?Difusión entre todas las
áreas
Subirlo a la plataforma de
la super de compañias
Revisión de estados
financieros
SI
1
1
NO
Figura 17: Proceso para la aprobación de los estados financieros
Nota: el responsable del proceso es el gerente general
67
3.4.5 Diagrama de causa-efecto de las ventajas y desventajas del actual proceso contable y su incidencia en los estados financieros
CONFIABILIDAD
DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS
Falta de actualización
de la información
Falta de vinculación
entre el personal
Desconocimientos de
procesos individuales
No se percibe una de
dinámica de trabajo en grupo
Desorganización
de procedimientos
Ausencia de normativa
procesal
Desconocimiento
administrativo o contable
Inexistencia de
criterios contables
Falta de actualización
de herramientas
Carencia de mecanismos
de control y planificación
Utilización inapropiada
de los recursos tecnológicos
No confiabilidad en la
información financiera
Figura 18: Diagrama de causa y efecto
68
3.5 Análisis general
De acuerdo con los resultados obtenidos a través de las entrevistas al personal de la
empresa INSHOSPUL durante el periodo 2017, se los puede identificar como un personal
altamente profesional y esmerado en sus actividades y responsabilidades, que en el
conjunto de problemas lo resuelven a pesar de las complicaciones que se produzcan en el
proceso; aunque el personal se encuentre altamente predispuesto a aprender a través de
cualquier tipo de capacitación que se brinde.
Con relación a los procesos contables los entrevistados supieron manifestar que
estos no existen a nivel organizacional y que además se han venido realizando de forma
improvisada a través de los años, lo que es contraproducente en la actualidad porque han
experimentado un notable crecimiento en sus ventas. De acuerdo con Uribe (2016) la
improvisación en la gestión de los procesos contables es una actividad que conlleva a una
mala toma de decisiones financieras porque estas se basan en expectativas más que
realidades, en un ambiente en constante crecimiento esto puede coartarlo o suprimirlo
Se puede constatar varios de los principales problemas con ayuda de la guía de
observación, en donde se evidencia que los procesos contables son muy limitados y
adaptados para los demás departamentos; además el sistema informático que se pudo
observar no presta ayuda a las necesidades acordes a los procesos modernos, para
Rodríguez (2015) lo descrito previamente contrasta con las recomendaciones de monitoreo
y actualización constate para un correcto funcionamiento de los procesos contables.
69
El proceso actual que lleva la empresa INSHOSPUL en relación a la planeación de
los estados financieros elaborada por el departamento de administración central
conformada por el gerente general y un asistente, presenta pasos sólidos pero que en
diversas ocasiones retrasan la ejecución por no contar con informacion actualizada, además
no existen lazos de retroalimentación o control sobre las medidas de ajuste impuestas, en
otras palabras se aprueban y se toman decisiones tras una simple revisión de los estados.
Esta metodología se encuentra sobrevalorada ya que si existe algún error este pasa
desapercibido al no ser de alto impacto, pero al incrementarse las ventas los valores de
gastos e ingresos tienen a incrementarse también, promoviendo que los errores cometidos y
no llevados a los respectivos justes impacten durante todo el año.
Con referencia a los resultados situacionales de la empresa se determinaron las
principales afectaciones y ventajas que tiene en la actualidad la empresa INSHOSPUL
dentro de las cuales podemos destacar como una fortalece el equipo humano
comprometido con la misión de la empresa y también el encontrarse en un periodo de
crecimiento determinado por el incremento de las ventas.
Las oportunidades que se le han presentado a la compañía han sido en unos casos
aprovechadas oportunamente otras se encuentran en evaluación para su procesamiento,
dentro de las principales podemos mencionar al aumento de interés por parte del área
gerencial en actualizar procesos contables, esto debido al incremento de ventas y a la
observación de que algunos procedimientos están por ser obsoletos y no brindan las
facilidades con los nuevos requerimientos, lo que podría provocar que se generen estados
financieros que no reflejen la realidad de la compañía.
70
Dentro de las debilidades se menciona la demora en la entrega de informacion
dentro del mismo departamento contable, problema que se amplió durante las entrevistas
realizadas al personal, este retraso no solo afecta al proceso en la realización de los estados
financieros, también presenta inconvenientes en la toma de decisiones, lo que mantiene
relación con Nuñez (2010) que expone que una empresa con procesos contables
desactualizados y poco fiables, no podrá tomar decisiones acertadas para su crecimiento.
Las amenazas que enfrenta la empresa son varias, pero en particular se enfrenta no
solo al continuo crecimiento de mercado sino también al crecimiento de la competencia
con ofertas de menor precio, aunque su calidad no sea la adecuada, pero en diversas
ocasiones los clientes se sienten atraídos por estos precios, lo que podría restar
participación de INSHOSPUL en el nuevo mercado creciente.
En cada uno de los procesos contables en la sección de resultados, se identifican
inconsistencias en materia de revisión de datos y comprobación, estos son ejecutados de
manera arbitraria para la solución de los inconvenientes momentáneamente y no son
respetados en su orden, lo que incide de forma directa en la generación de los estados
financieros que son el reflejo de la situación real de la compañía y el punto de inicio para la
planificación y toma de decisiones (Vera & Alvarado, 2017)
3.6 Limitaciones
El estudio se encuentra limitado por su periodo temporal de análisis que fue
establecido para finales del semestre del año 2017, tiempo en el cual se contaba con un
numero de personal establecido; además los resultados y análisis se encuentran enfocados
directamente para la empresa compañía INSHOSPUL, dedicada a la actividad económica
de venta de equipos médicos, exponer o acondicionar los análisis y propuestas hacia otras
empresas podría representar un desajuste de los objetivos que se planteen.
71
Propuesta
Como aporte por parte del investigador, a continuación, se describen los procesos
contables antes expuestos con los acondicionamientos necesarios para que su afectación
sobre la realización y sustentación de los estados financieros dentro de la empresa
INSHOSPUL, tengan un impacto significativo y se puedan desarrollar bajo un ambiente de
control procesal eficiente, y de esta manera puedan reflejen la informacion en los tiempos
adecuados y con los datos reales para una correcta toma de decisiones por parte de los
directivos.
4.1.1 Proceso mejorado de la gestión financiera
A continuación, se describe el proceso mejorado para la gestión financiera, como
persona responsable para su ejecución se identifica al gerente general que deberá realizar
un cierre de cuentas y flujo de caja previamente la realización en el cierra de las cuentas,
esto como media para prevenir que se andan nuevas cuentas para la evaluación de la
liquidez.
Adicionalmente se recomienda que se realicen solicitudes de anticipo a clientes de
manera escrita o a través de algún medio electrónico, previamente se gestionaban los
cobros de manera telefónica y por parte de cualquier asistente, pero no se le realizaba
siguiente a través de reportes al gerente general, quien durante la revisión de los estados
financieros se percataba de la existencia de los valores adeudados por una gran cantidad de
clientes solicitantes de créditos.
72
InicioCierra de cuentas y
flujo de caja¿Liquidez?
Realización de cierre
de cuentas
FIN
Toma decisionesGestión de cobros a
clientes
Solicitud de crédito
proveedores
Solicitud de anticipo
a clientesNO
SI
Figura 19: Proceso mejorado para la gestión financiera
Nota: el responsable del proceso es el gerente general
4.1.1 Proceso mejorado del registro contable
Con relación a los registros contables en el sistema de pago se proponen diversas
modificaciones de verificación para que la informacion sea previamente comprobada y
clasificada; de acuerdo con los procesos observados no existe verificación en el proceso
sobre el origen de cómo se va a realizar el pago, por lo que se recomienda pre clasificarlo
de acuerdo si fue realizado en efectivo o no.
Saber si la forma de pago se realiza en efectivo y registrarla permitirá realizar una
verificación adicional a los procesos contables de salida de dinero, en donde se
determinarán si existen complicaciones durante este proceso que involucra varias cuentas
como la de bancos o la de caja chica; al fina la gestión documental doblemente verificada
permitirá identificar valores no correspondientes para la realización de los estados
financieros.
73
Inicio Tipo de pago EfectivoIngreso al sistema
contable
Contactar al
proveedor o cliente
Verificación en el
documento emitido
Realización de loa
pagos
Ingreso al sistema de
la información
Fin
SI
NO
Figura 20: Proceso mejorado para el registro contable
Nota: el responsable del proceso es el gerente general
4.1.1 Proceso mejorado para la realización de los estados financieros
La propuesta para una eficiente realización de los estados financieros propone en
concordancia a los procesos evidenciados en la compañía lo siguiente: después de hacer
notar una inconsistencia posterior a la revisión, se debe realizar una clasificación de
facturas, cheques y cualquier documento contable, esto como medida para que el desarrollo
del proceso sea mas acelerado y con menor probabilidad de errores.
Después de estar registrados se recomienda archivarlos y mantenerlos de similar
forma; como medida contable para evidenciar errores previos se propone la realización de
un balance de comprobación no ajustados, en el caso de existir inconsistencias se cambia la
revisión por un ajuste comprobado; sino se presentan inconsistencias en los saldos se
deben cerrar las cuentas para proceder con mayor confiabilidad a la generación de los
estados financieros, posterior a la emisión de los mismos aunque parezca evidente se debe
archivar la documentación en un sistema accesible para el generante general.
74
Inicio InconsistenciaRevisión de los
documentos contables
Solicitud de los
documentos
SI
Clasifica, facturas,
cheques, etc
Registrar los hechos
contable
Archivar la
documentación
Proceso de
mayorización
Balance de
comprobación no
ajustado
Inconsistencia de
saldos
Ajustes
SI
Cierre de cuentas
Generación de los
estados financieros
Emisión de los
estados F.
Archivo de
documentación
Fin
NO
NO
Figura 21: Proceso mejorado para la realización de los estados financieros
Nota: el responsable del proceso es el gerente general
4.1.2 Proceso mejorado para la aprobación de estados financieros
Se propone la revisión de puntos relevantes antes de la establecer las posibles
medidas de ajustes a las cuentas que se llevan en la compañía, así también como establecer
objetivos y la revisión de ingresos y gastos, además se discutirá la rentabilidad que se
proyecta y de ser el caso antes de presentarlo a las autoridades de debe de modificar para
que no contenga inconsistencias ante la Superintendencia de compañía.
75
InicioRevisión de estados
financieros
Revisión de puntos
relevantes
Medidas de ajustes a las
ctas revisadas
Establecimientos de
objetivos
Revisión de ingresos y
gastos previstos
Revisión de propuestas de
las demás áreas
Formulación de cargas
adicionales
Estimación de
rentabilidad
Presentación de valores a
las autoridades de control
Modificación del
documento presupuestario
¿Aprobación?
Difusión entre todas las
áreas
Subir a la plataforma de la
Super de compañías
SI
SI
NO
Figura 22: Proceso mejorado para la aprobación de estados financieros
Nota: el responsable del proceso es el gerente general
76
Conclusiones y recomendaciones
5.1 Conclusiones
La desactualizada normativa para la gestión de los procesos contables en la empresa
INSHOSPUL incide de forma negativa en los estados financieros, debido al uso de
informacion desactualizada y no registrada debidamente; esto a consecuencia de las
acciones improvisadas por su personal contable para el manejo de situaciones de no
concordancia de documentos o falta de los mismos.
El personal del área contable de la empresa INSHOSPUL es calificado como
profesional y adaptable a nuevos procesos contables para las mejoras con referencia a la
colaboración y elaboración de los estados financieros, lo que les permite aceptar cambios
de gran escala.
La empresa en análisis mantiene una situación favorable en relación al crecimiento
de sus ventas en los últimos años, lo que extiende el interés por parte de las autoridades de
gerencia administrativa para la modernización de los procesos contables más antiguos.
La demora en la entrega de los informes contables se identificó como una debilidad
de la empresa, lo que afecta no solo a un área en particular sino a la compañía en general,
porque las tomas de decisiones se realizan en reiteradas ocasiones bajo del concepto de
percepción sin la evaluación correcta de los estados financieros.
Las principales características de los procesos contables de la empresa
INSHOSPUL se encuentran determinadas por la falta de verificación y almacenamiento de
esta, lo que impide que se tomen acciones correctivas con respecto al desarrollo de los
estados financieros. Además, la falta de comunicación de las solucione tomadas por cada
departamento son un consecuente grave para que la informacion se comprometa.
77
5.2 Recomendaciones
Las siguientes recomendaciones hacen referencia a los procesos contables y su
incidencia en los estados financieros de empresa INSHOSPUL para el periodo 2017.
Implementar la propuesta del presente trabajo de investigación en relación con
la mejora de los procesos contables, para el beneficio y promoción en la
recolección de documentos, procesamiento, elaboración y aprobación de los
estados financieros.
A la empresa se le recomienda brindar integraciones a los equipos de trabajo
dentro de la empresa, para promover la solidaridad y compañerismo entre sus
miembros, esto como medida de la comunicación interna entre los
departamentos, y de esta forma ante la eventualidad de un problema contable
logren comunicar las soluciones que brindaron hacia los demás colaboradores.
Realizar eventualmente evaluaciones en el cumplimiento de los procesos
contables con el fin de actualizar las funciones que se encuentren obsoletas y se
deban ajustar para las nuevas condiciones empresariales con relación a su
actividad económica.
Anunciar la actualización de cada proceso o actividad contable a todo el
personal de la empresa por diferentes medios para que la informacion sea
compartida eficazmente y los procesos mantengan un alto grado de eficacia y
su impacto en los estados financieros sea mínimo.
78
Referencias
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83
APÉNDICES
APÉNDICE A: TABLAS DE VIABILIDAD DEL ESTUDIO
Materiales
Descripción Costo unitario Cantidad Total
Copias $0,03 200 $6,00
Hojas x resma $4,00 3 $12,00
Impresiones B/N $0,10 250 $25,00
Borrador $0,25 3 $0,75
Computador $600,00 1 $600,00
Impresiones COLOR $0,20 80 $16,00
Internet $30,00 2 $60,00
Empastados $15,00 3 $45,00
Plumas $0,30 4 $1,20
Lápices $0,25 2 $0,50
Anillados $1,50 3 $4,50
Humanos
Transporte 0,3 60 $18,00
Almuerzo 2,75 60 $165,00
TOTAL $953,95